Aula 5 - A Energia Vital de Um Projeto
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5/28/2018 Aula 5 - A Energia Vital de Um Projeto
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Gesto de Projetos
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A energia
Vital
de um projeto
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A energia vital de um projeto
Sumrio
A energia vital de um projeto Listando os recursosos sete grupos de recurso
A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno eaprovisionamento de recursos
Calculando as necessidades de recursos Quantidade? Quanto custar?
O recurso financeirouma estimativa aproximada
Planejamento concorrencial de recursos
O cronograma dos recursos
Controle de estoque
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A energia vital de um projeto
Sumrio
Controle de estoque
Segurana e contabilidade do estoque
O custo do atraso na entrega
Tempo de resposta, ciclos do pedido e tempos de espera
Hedging Estudo de caso: o projeto de navegao area
Preciso das especificaes
Contratos para o fornecimento de recursos
Condies de pagamento
Equilibrando as alternativas
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Aula 5A energia vital de um projeto
Sumrio
Aprovisionamento de maquinrio e equipamentos
Decises sobre aluguel ou compra
Prevendo as necessidades da fora de trabalho
Etapas iniciais do planejamento da fora de trabalho
Balanceando as necessidades da fora de trabalho Assistncia do computador na programao da fora de
trabalho e outras necessidades de recursos
Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades de
mo-de-obra Levando em conta as condies locais e as caractersticas
da fora de trabalho
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A energia vital de um projeto
A energia vital de um projeto
Sucesso do projeto >> Recursos
>> Seu fornecimento > Sua administrao
Projeto >> Algo novo
Combinao nica de tipo, qualidade e volume de recursos
Projetos >> Precisam de/ou >> Energia vital > Recursos Recursos >> Capital, tecnologia, equipamentos, mo-de-
obra qualificada
Recursos necessrios >
Cuidadosamente escolhidos, aquisio planejada ecorretamente especificada
Disponvel quando necessrio >> Ser bem controlado
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A energia vital de um projeto
A energia vital de um projeto
Sucesso do projeto >> Recursos
Base da Adm Pjt >> Preciso, direo, tempo limitado
Importante prever e especificar necessidades do Pjt: corretos
Excesso de recursos > Prejudicial e provoca:
Desequilbrio, excesso de gastos, controle deficiente e fraude Recursos subdimensionados
Estrangulamento. Item essencial? >> Fracasso
Eficcia na administrao dos recursos
Prever itens menos bvios >>Podem ser aspectos cruciais noprocesso
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A energia vital de um projeto
A energia vital de um projeto
Andamento do projeto >> Decises de controle
Influenciadas pela disponibilidade e utilizao derecursos face a aspectos de custo, tempo e qualidade.
Etapa de planejamento
Definio das necessidades de recursos
Eliminar dificuldades possveis de ocorrncia no
desenrolar do projeto
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A energia vital de um projeto
Listando os recursosGrupos de recursos
Dinheiro
Financiamento do projeto e atividades de apoio
Materiais
MP e produtos manufaturados
Mercadorias Bens manufaturados de diversos tipos
Maquinrio
Inclui equipamento >> Do projeto ou para o Pjt
Fora de trabalho Pessoas habilitadas >> Trabalhos especficos
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A energia vital de um projeto
Listando os recursosGrupos de recursos
Administrao, profissionais e especialistas
Para administrao do projeto
Movimento Transporte de pessoal e material
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A energia vital de um projeto
Listando os recursosGrupos de recursos
Projetos podem necessitar: De itens nicos
Recursos dominantes >> Devido a sua quantidade oucomplexidade tcnica
Escassez ou atraso na entrega >> Itens que sofundamentais resultar em atraso do projeto, aumento dosseus custos ou at em seu fracasso
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A energia vital de um projeto
A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno eaprovisionamento de recursos
Funes de obteno de recursos incluem
Clculo das necessidades, quantidades e datas de entregasrequeridas pelo projeto
O que, quando e onde
Definio e confirmao de especificaes e qualidadestcnicas
Conferir / Confirmar os pedidos
Verificao da melhor forma de fornecimento, mtodo econdies de compra
Buscar a melhor opo para o projeto
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A energia vital de um projeto
A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno eaprovisionamento de recursos
Funes de obteno de recursos incluem
Contratao e acordo, preos e prazos
Entrega no momento certo
Organizao de transporte e armazenamento Receber e controlar
Confirmao de entregas
Quantidades, qualidade, condio etc
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A energia vital de um projeto
A responsabilidade do gerente de projeto pela obteno eaprovisionamento de recursos
Funes de obteno de recursos incluem
Autorizaes de pagamento
Aps recebimento do produto / servio
Controle de uso, contabilidade e segurana dos depsitos Prevenir desvios
Eliminao de excedentes
Itens desnecessrios > Sem mais uso
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Aula 5A energia vital de um projeto
Calculando as necessidades de recursos
Qual a quantidade e quanto custar
Preldio: avaliar o escopo e os objetivos do projeto
Estudo da viabilidade >> Informaes sobre
Custos > Primeiros estudos > $$
Mtodos de operao, disponibilidade e fontes deabastecimento
Possveis vantagens de maquinrio X Mo-de-obra
Potenciais fornecedores
Possibilidade de oferta de cotaes Especificaes iniciais de equipamentos, bens e outros
servios
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Aula 5A energia vital de um projeto
O recurso financeirouma estimativa aproximada
Estimativa aproximada do custo total do projeto s seravaliada aps a disponibilidade de preos dos itensessenciais adicionada acrescida da fora de trabalho
Trabalhar com uma margem de capital
Adicionar ao projeto recurso a mais >> Cobrireventuais despesas
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A energia vital de um projeto
Quando o projeto comea
Obteno da aprovao? Aps aprovao:
Atividades de planejamento
Conduo dos detalhes sobre cada necessidade de recurso
Os detalhes de especificaes Qualidade, disponibilidade, tempo de entrega,
transporte e armazenamento sero esclarecidos
Seleo dos fornecedores:
Convidados a participar >> Avaliados e oscontratos negociados
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Aula 5A energia vital de um projeto
Finanas e fluxo de caixa
Definio do quadro de material, maquinrio, mercadoriase mo-de-obra >> Necessidades financeiras passam a terum contorno mais ntido
Um exame das atividades do projeto >> Confirma asdespesas maiores e estimativas de finanas
Detalhamento >> Aumento da preciso dos custos
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Aula 5A energia vital de um projeto
O cronograma dos recursos
Conhecendo necessidades >> Definio de cronograma
Abordar cada item
Seu custo e data de entrega esperado
Cronograma ser atualizado medida que cada item requisitado, seu pedido encaminhado, entregue e pago.
Se custos subestimados >>
Compensados por economias realizadas em outros itens
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Aula 5A energia vital de um projeto
Controle de estoques
Possibilitar abastecimento eficiente
Objetivo: atender as necessidades de recursos materiais
Necessita saber:
Onde, quando e como fazer um pedido
Levantamento de necessidades Existe histrico? Possibilidade de uso de ferramentas?
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Aula 5A energia vital de um projeto
Controle de estoques >> Abastecimento eficiente
Grandes estoques: difcil controle > Envolvem variveis
Diversos usurios >> Alguns temporrios
Importante:
Regular os nveis de estoque
Conhecer o tempo de resposta operacional entre opedido
Garantir itens que so regularmente utilizados
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A energia vital de um projeto
Segurana e contabilidade de estoques
Ativos fixos do projeto
Sujeitos perda e roubos
Efeitos
Perda de tempo administrativo na investigao
Substituio dos itens Possveis atrasos no cronograma
Administrao frouxa >> Conseqncias
Influncia no moral da equipe
Desmotivao
Desconfiana
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A energia vital de um projeto
Segurana e contabilidade de estoques
Corrupo ou nepotismo
Desconfianas atraindo suspeitas
Incio da implementao do projeto
Definio clara sobre autoridade do gestor
Em relao a desembolsar fundos e firmar contratos decompra
Auditagens promovem
Transparncia da administrao
Benefcio aos funcionrios do projeto
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A energia vital de um projeto
Atraso na entrega
Conseqncias
Quebra do cronograma
Fornecedores de recursos fundamentais
Cuidadosamente analisados
Observar Aspecto tcnico
Confiabilidade
Capacidade financeira e de desempenho
Responsabilidade s dos fornecedores?
rea financeira fez o pagamento previsto?
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A i i l d j
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A energia vital de um projeto
Tempos de resposta
Tempo de resposta
Tempo total entre a transmisso do pedido original e omomento em que os bens so recebidos
Tempo de resposta administrativo
bens Tempo entre a definio da necessidade e orecebimento
Tempo de ciclo
Tempo que o fornecedor leva para obter ou produzir
Gerente do projeto Confirmar a capacidade do fornecedor em cumprir
contratos
Recesso X Aquecimento da economia
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Aula 5A energia vital de um projeto
Hedging
Aes desenvolvidas com o intuito minimizar riscos defixao de preos Negociao de padro monetrio
Compra a preos futuros
Tempo de resposta longo Pesados riscos nos custos >> Afetando projeto
Diminuio dos riscos dos preos:
Comprar os bens e armazen-los at que sejam
necessrios Contratar por um preo fixo
Contratar a compra em dlares norte-americanos ououtra unidade monetria estvel
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A i it l d j t
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A energia vital de um projeto
Preciso das especificaes
Especificao dos materiais >> Atender as necessidades
Qualidade
Preo
Prazo
Para os itens criticos do projeto prever Clusulas de penalidade
Obs: Proteo real contra atraso ou falha
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A i it l d j t
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A energia vital de um projeto
Preciso das especificaes
Para:
Os itens principais
Qualidade, local e data de entrega, especificaotcnica, preo, condio de pagamento
Todo o trabalho do contrato Qualidade, extenso, data de concluso e custo
Todo o suporte tcnico
Natureza extenso, qualidade e custo
Todos os postos-chave Durao do trabalho, responsabilidades, capacidade,
qualificaes, experincias e remunerao
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A energia vital de um projeto
Preciso das especificaes
Para
Todo o treinamento para os funcionrios do projeto
Nmero de treinandos e padres mnimos dedesempenho
Padres de atendimento na manuteno para maquinrio eequipamento alugado ou com garantia de assistncia nocontrato
Especificao das condies de permanncia doequipamento
Padres mnimos de manuteno a serem fornecidos paramaquinrio ou equipamento comprado
Idem ao alugado
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Aula 5A energia vital de um projeto
Contrato para o fornecimento de recursos
Efetivados aps
Convite, tomada de preo ou concorrncia
Recomendvel buscar especialista em Direito
Prtica contratual em legislao alfandegria
Critrios para contratao Manifestao de inteno
Oferta e aceitao
Considerao
Forma de pagamento ou remunerao
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Aula 5A energia vital de um projeto
Contrato para o fornecimento de recursos
Critrios para contratao
Capacidade para contratar
Representante legal da empresa?
Realidade da inteno
Inexistencia de erros ou de coero Legalidade do propsito
Contrato destinado ao legal
Formalidades
Acordo deve seguir todos os requisitos formais legais
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Aula 5A energia vital de um projeto
Contrato para o fornecimento de recursos
Administrao Pblica
Seguir preceitos da Lei 8.666 que regula a aquisiopara o fornecimento de bens e servios para rgospblicos
Os contratos para fornecimento dos projetos se baseiam emduas proposies:
Preo global >> Por empreitada
Preo global com incentivo
Cost-plus >> Por administrao (Lei 8666 >> Veta)
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A energia vital de um projeto
Contrato para o fornecimento de recursos
Caractersticas dos contratos
Contratos por preo global com incentivo
Variante do preo global
Partes concordam com:
Custo-alvo Lucro-alvo do contratado
Se custo for menor que o previsto
Contratato recebe bonificao
Se o custo extrapola o previsto
Diferena bancada pelo contratante e contratado
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A energia vital de um projeto
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A energia vital de um projeto
Contrato para o fornecimento de recursos
Caractersticas dos contratos
Contratos por administrao
Reembolsa o contratado pelo trabalho efetuado
Lucro do contratado
Percentagem do custo total Concorrncia pode tomar menos tempo
Necessidades do projeto vagamente definidas
Evitar aumento de preos >> Monitoramento eficaz
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Equilibrando as alternativas
Avaliao das necessidades >> Atividade complexa
Possibilidades oferecidas
Mo de obra X Maquinrio
Aplicao de prticas em outros locais
Atividades que vislubram economia podem ser revestidasde mais gasto e perda de tempo
Analisar / estudar todas as variveis que envolvem oprojeto
Cultura, economia Poltica, seguranaetc
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A energia vital de um projeto
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A energia vital de um projeto
Maquinrio e equipamentos
Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem
informaes sobre: Custo inicial do equipamento
Durao da vida til
Valor estimado de revenda Custos de manuteno e reparo
Custos de operao de mquinas
Custos de mo-de-obra para a atividade
Custo de treinamento especial relativo mquina ou aomtodo
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A energia vital de um projeto
Maquinrio e equipamentos
Decises entre custos de maquinrio e mo-de-obra exigem
informaes Estudos devem considerar
Qualidade do trabalho produzido pelas mquinas
Valor de revenda da mquina Diminuio de impostos >> Depreciao
Incentivos fiscais
Verificar ainda
Custo ao longo do ciclo de vida Utilizao do maquinrio em outros projetos
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Aluguel ou compra?
Aluguel pode ser atraente se a aquisio do equipamento
for muito cara Essas decises sero basedas:
Disponibilidade de fundos para compra
Custo do financiamentoda compra Aplicar $ ou adquirir equipamento
Vida til da mquina
Custo de possvel quebra e/ou manuteno
Valores atuais de pagamentos futuros Valor provvel de revenda do ativo quando o projeto
for concludo
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Prevendo as necessidades da fora de trabalho
Mo de obra >> Avaliar
Disponibilidade, qualidade e custo da fora de trabalho
Variaes entre regies
Objetivo do Gerente
Buscar melhor qualidade com a menor quantidade defora de trabalho
Prever tempo e dificuldades para
Recrutamento, testes, seleo e treinamento
Atentar para possveis acordos sindicais Tudo deve estar previsto no oramento do projeto
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Aula 5A energia vital de um projeto
Balanceando as necessidades da fora de trabalho
Reprogramar atividades >> Tarefas sequenciadas
Alocar mo-de-obra de acordo com a capacidade tcnica
Aproveitar os recursos humanos em outras frentes do
projeto Trocar tempo por mo de obra
Evitar a rotatividade da mo-de-obra
Diminuio de despesas adicionais ao projeto
Diminuio da necessidade de treinamento Diminuio da rotatividade >> Aumento da satisfao
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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades demo-de-obra
Baseia-se na Lei de Wright ilustra a relao entrerepetio, velocidade e o modo pelo qual a produoaumenta com a prticaela aplicada para situaes onde
a velocidade de resultados fator importante.Seus efeitos podem ser observados em uma gama de tarefascientficas, escriturais e administrativas, em que afamiliaridade e a prtica resultam em reduo do tempo
exigido para uma atividade ou operao
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Efeito da curva de aprendizagem sobre as necessidades demo-de-obra
Durao da aprendizagemTempo
Durao
daatividade
Produo
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Levando em conta as condies locais e caractersticas dafora de trabalho
Recrutamento apressado Sinnimo de dificuldades para o projeto
Conforme as caractersticas da localidade dever serformulado plano alternativo de modo a propiciar aosfuncionrios do projeto melhores condies de ambientao Habitao, assistncia mdica
Adiantamentos, recreao...etc
Se uma determinada especialidade ou categoria de fora detrabalho for empregada dever ser observada legislaoespecfica de maneira a preservar a integridade e preverseus custos
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A energia vital de um projeto
Concluso
Recursos
Responsabilidades do gerente
Clculo das necessidades
Provimento dos meios
Cuidados com estoques
Caractersticas da localidade