Aula 02 roselene candida arquivologia
-
Upload
kercia-silva -
Category
Documents
-
view
78 -
download
5
Transcript of Aula 02 roselene candida arquivologia
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 50
AULA 02: Arquivamento e ordenação de documentos
de arquivo. Tabela de temporalidade de documentos
de arquivo. Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo. Preservação e conservação de
documentos de arquivo.
SUMÁRIO PÁGINA
1. Apresentação
2. Conteúdo programático
3. Questões comentadas
4. Lista das questões apresentadas
AULA 02
1. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A classificação e a ordenação de documentos são etapas complementares no tratamento técnico-arquivístico. Ambas caminham
lado a lado e são fundamentais para que a informação desejada, justamente naquele momento, esteja disponível para o usuário final.
A ordenação é uma etapa complementar à da classificação de
documentos. Algumas pessoas confundem os termos ordenação com arranjo. Isto não pode ocorrer, pois o primeiro trata-se de ordenar os
documentos de forma que eles sejam pesquisados com agilidade pelos usuários. E o segundo é um plano de classificação adequado aos arquivos
permanentes, cujo acervo já passou por todas as etapas da gestão de documentos.
A disposição física dos documentos que pode facilitar a pesquisa é decidida pela forma mais frequentemente procurada pelos usuários.
Nisso, o arquivista deve possuir a devida sensibilidade a esta demanda, tendo em vista que a organização dos documentos deve atender às
necessidades dos usuários. Depende também da composição do conteúdo da documentação, pois pode ser adotada uma ou mais formas de
ordenação que melhor atenda a área.
E estes critérios são complementares à etapa de classificação e são
reunidos nos tão temidos métodos de arquivamento. Na realidade, eles
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 2 de 50
são necessários e importantíssimos para dispor os documentos. Padronizados ou básicos, tais métodos são facilitam a pesquisa da
informação. O documento está seguro se estiver bem classificado e bem ordenado.
A Marilena Leite Paes é uma das teóricas de maior respeito que domina bem esta parte de métodos de arquivamento. A obra dela é
referência aos arquivistas e demais profissionais que atuam na área. Tanto é que os princípios dela serão utilizados na explicação dos métodos
de arquivamento aqui nesta aula e são os mais cobrados em concursos. Vou expor bem aqueles que são mais cobrados em provas e os mais
utilizados na área. Conforme o sistema utilizado, ele pode ser:
Direto: quando a pesquisa ao documento é feita diretamente no
acervo;
Indireto: quando a consulta ao documento é feita inicialmente por
um código ou índice primeiro, para depois chegar ao objeto
desejado;
Semi-indireto: quanto há a utilização de um método alfa-numérico,
com a combinação de letras e números.
1.1. Método alfabético
O nome, seja construído por assunto, seja pela estrutura, seja pela função, é o principal elemento de busca deste método. A
organização dos dossiês ou pastas deve ser alfabética e de forma rigorosa. Podem existir notações abertas ou fechadas, com a indicação
do limite inicial (A, B, C, Ab, Ac...) ou do limite inicial e final (Aa-Ab; Ac-Ad). As notações servem de guia ao usuário que deseja pesquisar o
documento organizado por este método.
A vantagem deste método é que ele é simples, de busca
rápida, fácil e barato. Entretanto não pode ser utilizado em acervos cujo
conteúdo possui restrição de acesso aos usuários, como o acervo de assentamentos funcionais, por exemplo. Como a consulta ao documento é
feita de forma direta, este cuidado serve para que nenhum usuário estranho à repartição saiba localizar um documento que não lhe diga
respeito, tendo em vista que tal informação deve ficar resguardada durante muitos anos.
O cuidado também é de utilizar o método em acervos imensos, para evitar erros na ordenação alfabética dos dossiês. Este método
possui muitos detalhes que deverão ser observados tanto pelo arquivista, quanto pelo usuário. As regras básicas de alfabetação são estas:
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 3 de 50
a) Pessoas físicas: o último sobrenome deve ser considerado e depois o
prenome (o primeiro nome):
Os sobrenomes iguais ficam ordenados desta forma, privilegiando
a organização do prenome:
b) Sobrenomes compostos: com hífen ou não, eles não se separam. São considerados como um sobrenome simples.
c) Sobrenomes formados com São, Santo e Santa repetem a mesma
dinâmica do item anterior.
Francisco Alves
Vitor Andrade
Clayton Rodrigues
Alves, Francisco
Andrade, Vítor
Rodrigues, Clayton
Francisco Alves
Fernando Alves
Eduardo Alves
Alves, Eduardo
Alves, Fernando
Alves, Francisco
Heitor Villa-Lobos
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
Lucas Santa Maria
Pedro Santo Antônio
Valdo São João
Santa Maria, Lucas
Santo Antônio, Pedro
São João, Valdo
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 4 de 50
d) Abreviaturas de nomes: na classificação de nomes iguais, eles têm
precedência na organização.
e) Artigos e preposições: os artigos e preposições a, o de, d’, da, do, e,
um, uma, não são considerados na ordenação.
Os graus de parentesco serão considerados apenas quando
houver prenomes e sobrenomes iguais.
J. Silvestre
Joaquim Silvestre
Jaime Silvestre
Silvestre, J.
Silvestre, Jaime
Silvestre, Joaquim
Ana Luísa do Prado
Pedro de Lara
Julião da Cruz
Sônia d’Albuquerque
Lucas Silva e Sousa
Albuquerque, Sônia d’
Cruz, Julião da
Lara, Pedro de
Prado, Ana Luísa do
Sousa, Lucas Silva e
José Barbosa Sobrinho
Luís Felipe de Almeida Júnior
Joaquim Maria Machado Filho
Almeida Júnior, Luís Felipe de
Barbosa Sobrinho, José
Machado Filho, Joaquim Maria
José Barbosa Sobrinho
José Barbosa Neto
José Barbosa Filho
José Barbosa Júnior
Barbosa Filho, José
Barbosa Júnior, José
Barbosa Neto, José
Barbosa Sobrinho, José
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 5 de 50
f) Títulos: são colocados após o nome completo, entre parênteses, e não
são considerados na regra de alfabetação.
g) Nomes estrangeiros: possuem a mesma regra de alfabetação dos
nomes brasileiros. O último nome é considerado, com exceção dos
nomes orientais e espanhóis.
h) Partículas de nomes estrangeiros: Devem ser consideradas caso elas
sejam maiúsculas.
i) Nomes espanhóis: O penúltimo sobrenome deve ser considerado, pois
é o sobrenome paterno.
Presidente Humberto Castelo
Branco
Ministro César Peluso
Dr. Lídio Toledo
Castelo Branco, Humberto
(Presidente)
Peluso, César (Ministro)
Toledo, Lídio (Dr.)
Frank Sinatra
George Benson
Ozzy Osbourne
Marie Curie
Benson, George
Curie, Marie
Osbourne, Ozzy
Sinatra, Frank
Peppino di Capri
Maria Sylvia Zanello Di Pietro
Scarlet O’Hara
Capri, Peppino di
Di Pietro, Maria Sylvia Zanello
O’Hara, Scarlet
Roberto Gomez Bolaños
Ramon Valdes y Castillo
Ruben Aguirre Fuentes
Aguirre Fuentes, Ruben
Gomez Bolaños, Roberto
Valdez y Castillo, Ramon
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 6 de 50
j) Nomes orientais e árabes: são ordenados em sua integridade, sem
serem desmembrados.
k) Instituições públicas e privadas: apenas os nomes são considerados,
colocando as partículas, tais como artigos e preposições, entre
parênteses.
l) Eventos em geral: congressos, seminários, simpósios, entre outros,
são ordenados por extenso. As numerações e quaisquer outras
partículas semelhantes deverão estar entre parênteses.
Kim Sun-il
Tomie Otakie
Kim Sun-il
Tomie Otakie
Associação Brasiliense de
Arquivologia
Câmara dos Deputados
Senado Federal
Fundação Nacional do Índio
Famiglia Mancini
Associação Brasiliense de
Arquivologia
Câmara dos Deputados
Famiglia Mancini
Fundação Nacional do Índio
Senado Federal
I Congresso Nacional de
Arquivologia
17º Simpósio de Direito
Administrativo Brasileiro
Sexto Encontro Nacional de
Estudantes de Geologia
Congresso Nacional de Arquvologia
(I)
Encontro Nacional de Estudantes de
Geologia (Sexto)
Simpósio de Direito Administrativo
Brasileiro (17º)
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 7 de 50
m) Nomes conhecidos: a critério do arquivista, tanto o nome conhecido,
quanto o nome completo podem ser utilizados. Se o critério do nome
conhecido for escolhido, a remissiva deve ser feita.
As remissivas devem ser feitas nos nomes completos:
Em qualquer método de arquivamento, a ordenação pode ser letra
por letra ou palavra por palavra. Se o arquivista escolhe um critério, o
outro deve ser excluído, para que haja padronização.
Mont Blanc
Monteiro
Montenegro
Montevergine
Mont Blanc
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
Renato Aragão
Regina Leclèry
Machado de Assis
Chico Anysio
Anysio, Chico
Aragão, Renato
Assis, Machado de
Leclèry, Regina
Antônio Renato Aragão
Regina Maria Rosemburgo Leclèry
Joaquim Maria Machado de Assis
Francisco Anysio de Paula Filho
Aragão, Antônio Renato
Leclèry, Regina Maria Rosemburgo
Assis, Joaquim Maria Machado de
Paula Filho, Francisco Anysio de
Ordenação letra por letra. Os
espaços entre as palavras são
desconsiderados e as palavras são
ordenadas por letras.
Ordenação palavra por palavra.
Neste caso, as palavras com espaço
são precedentes na ordenação
alfabética entre aquelas que não as
possuem.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 8 de 50
No método alfabético, existem outros tipos de ordenação que
devem ser consideradas pelo arquivista, como a ordem dicionária e a
ordem enciclopédica.
Humoristas masculinos
Carlos Villagrán
Mussum
Ramón Valdes
Renato Aragão
Roberto Gomez Bolaños
Humoristas femininos
Fafy Siqueira
Heloísa Perissé
Maria Antonieta de Las Nieves
Talita Carauta
Este exemplo agora é feito com nomes em ordem dicionária,
levando apenas em consideração a ordenação alfabética.
Carlos Villagrán
Fafy Siqueira
Heloísa Perrissé
Maria Antonieta de Las Nieves
Mussum
Ramón Valdes
Renato Aragão
Roberto Gomez Bolaños
Ordem enciclopédica: os nomes são
ordenados por títulos gerais e
dispostos alfabeticamente.
Ordem dicionária: os nomes são
ordenados alfabeticamente, sem um
título comum entre eles.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 9 de 50
Talita Carauta
1.2. Método Geográfico
Sistema direto de ordenação de documentos, de acordo com a procedência do acervo ou das peças documentais. Este método é fácil de
ser manuseado e permite ao usuário buscar os documentos com rapidez. A atenção a ser dada é no momento da referência à documentação, que
deve ser feita com, no mínimo, duas localidades.
A ordenação pode ser feita por:
Estado, cidade e correspondente: a organização deve ser feita primeiro pelo Estado, segundo pela cidade e, por fim, pelo documento
solicitado. As capitais terão precedência sobre as cidades, mesmo que elas não estejam em ordem alfabética.
Estado Cidade Correspondente
Amapá Macapá Barbosa Sobrinho,
José
Amazonas Tefé Alves, Fernando
Distrito Federal Brasília (capital) Alves, Eduardo
São Paulo São Paulo
(capital)
Mendes, Luís
Pereira
São Paulo Bragança Paulista Braga, Edgar Luís
Cidade, Estado e correspondente: a cidade terá preferência na ordenação alfabética, mesmo que seja uma capital. Desta forma,
primeiro, organiza-se a cidade, depois o Estado e, em seguida, o documento correspondente.
Cidade Estado Correspondente
Bragança Paulista São Paulo Braga, Edgar Luís
Brasília Distrito Federal Alves, Eduardo
Macapá Amapá Barbosa Sobrinho,
José
São Paulo São Paulo Mendes, Luís Pereira
Tefé Amazonas Alves, Fernando
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 10 de 50
Países, capitais e correspondentes: organiza-se primeiro o país,
segundo a capital e a cidade, caso exista, e em seguida o documento
correspondente.
País Cidade ou
capital
Correspondente
Brasil Distrito Federal (capital)
Alves, Roselene Candida
Brasil Bragança Paulista Braga, Edgar Luís
Espanha Madrid (capital) Fernández Abad, Angelines
México Cidade do México (capital)
Gomez Bolaños, Roberto
México Ciudad Juarez Valdes y Castillo,
Ramón
Portugal Lisboa (capital) Manoel, Abílio
1.3. Método Numérico
O método numérico requer um sistema indireto de busca aos
documentos e o principal elemento de busca do documento é o número, que se encontra no conteúdo documental. A metodologia é simples e pode
ser adotada pelas seguintes formas:
a) Numérico-cronológico: os documentos são ordenados a partir da
data de elaboração dos documentos. Em geral, a ordem é decrescente. Em geral, é aplicado em documentos textuais de mesma
espécie, como ofícios, memorandos, cartas, entre outros. Exemplo: Dossiê Memorandos; Agosto a Outubro de 2011.
b) Númérico simples: a ordenação dos documentos é feita a partir do número de cada peça documental. A Marilena Leite Paes explica um
exemplo que raramente é utilizado nos dias de hoje, então não vou
entrar em minúncias. Em geral, é feita em ordem decrescente também, devido à produção documental. Os dossiês podem conter
uma abrangência entre o números, como por exemplo, ofícios nº0 a 200.
c) Dígito-terminal: este método é utilizado quando o elemento de busca for, em geral, números com vários dígitos. Para facilitar o
aprendizado, vamos citar os números de matrícula dos servidores.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 11 de 50
A leitura de um número é feita da direita para a esquerda. Se, por exemplo, tivermos o número 230.361, ele será organizado assim: 23-03-
61 e será lido da direita para a esquerda. O número 61 é primário; o 03, secundário; e o 23, terciário. Assim, este dossiê será acondicionado nas
pastas terminadas em 61, em caixas finalizadas em 03 e nas estantes do grupo 23.
A leitura não é habitual ao usuário, mas tal método é adequado em acervos cuja busca é feita por grandes números. As matrículas dos
servidores é um exemplo.
A ordenação dos documentos deve ser sempre pelo grupo
primário, ou seja, pelo último número. NUNCA deve ser feito pelo grupo terciário ou secundário primeiro, a não ser que existam dígitos iguais.
Vejamos os exemplos abaixo.
Matrícula Ordenação correta
051438 05-14-38
128763 28-76-50
287650 14-03-57
160557 16-05-57
140357 12-87-63
240681 24-06-81
d) Métodos duplex, decimal e bloco canadense: estes
métodos são utilizados atualmente nos planos de classificação
e não nos métodos de arquivamento. E eles foram explicados
nas últimas aulas. A orientação correta destas numerações é
manter a ordem crescente, para que a busca dos dossiês seja
rápida aos usuários.
e) Unitermo ou indexação coordenada: este método é empregado
desde 1950 e foi desenvolvido por Mortimer Taube nos Estados
Unidos. A aplicação deste método é feita em arquivos especiais ou
especializados, em razão do suporte não tradicional.
O método é aplicado aos documentos de acordo com a entrada
deles no arquivo. Atribui a cada peça documental um número em ordem
crescente, assinalado de forma visível. Cada documento possui uma ficha-
índice, com palavras-chave sobre cada documento, tendo em vista o
suporte diferenciado.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 12 de 50
Cada ficha-índice possui uma numeração, que é o controle de
entrada de cada documento no acervo. Neste caso, o fim de cada número
entra nas colunas de 0 a 9, como neste exemplo:
30 – Coluna 0
72 – Coluna 2
45 – Coluna 5
E desta forma, as fichas são organizadas em uma tabela com as
colunas. Cada tabela é oriunda de uma proveniência distinta. Por
exemplo, vamos montar uma tabelinha sobre as fotografias de um
Congresso:
Congresso Nacional de Arquivologia (I)
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 21 32 45 27
30 41 72 65
Notamos que a ordem aplicada não é a numérica, mas sim a do
fim de cada número de entrada do acervo.
1.4. Método ideográfico
O método ideográfico é a adoção de assuntos como critério de
entrada na ordenação dos documentos. Tal metodologia pode ser utilizada a partir da ordenação dicionária ou enciclopédica dos documentos.
Também podem ser adotados os métodos duplex, decimal ou o bloco canadense, caso adote o assunto.
A adoção deste método, como já abordei antes, requer muito cuidado do arquivista responsável, pois nem sempre um assunto pré-
concebido pode abranger a gama de documentos que podem ser abordados. Ou pode acontecer o pior, existirem dois assuntos para o
mesmo documento. Isso acontece muito, por isso nem sempre se
recomenda utilizá-lo em acervos grandes.
1.5. METODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO
1.5.1. Método Variadex
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 13 de 50
Acreditem ou não, existem métodos padronizados de arquivamento e são cobrados em provas. Um dos métodos o qual vou abordar é o
método variadex. Criado pela empresa Remington Rand, este método é a fusão de cores e letras para facilitar a busca pelos usuários.
Os arquivistas utilizam as cores no cotidiano para tornar o arquivo como um objeto fácil de ser pesquisado pelo usuário e de ser tratado. Este
método possui cinco cores:
Letras Cores
A, B, C, D e abreviações Ouro
E, F, G, H e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e
abreviações
Palha
Em seguida, após a ordenação dos nomes de entrada, o arquivista
ou o técnico deve escolher a cor a partir da segunda letra e nunca na primeira letra. Vamos aos exemplos dos nomes dos meus humoristas
favoritos, para facilitar a compreensão:
Nome Entrada Cor
Chico Anysio Anysio, Chico Verde
Roberto Gomez
Bolaños
Aragão, Renato Palha
Ramon Valdes y Castilho
Gomez Bolaños, Roberto
Azul
Carlos Villagrán Eslava
Valdes y Castillo, Ramón
Ouro
Renato Aragão Villagrán Eslava,
Carlos
Verde
Eu destaquei a cor da segunda letra do nome de entrada, para que vocês compreendam que é ela que escolhe a cor desejada.
Este método é muito bacana, pois evita o arquivamento incorreto
de documentos e torna-se como elemento de busca dos documentos. Se
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 14 de 50
eu quero um dossiê da cor verde, eu sei que ele abrange as letras contidas na tabela do método variadex.
Na atualidade, os métodos de arquivamento e os planos de classificação costumam usar cores, para que a pesquisa torne-se mais
rápida ao usuário. O Código de Classificação do Conarq, por exemplo, adotou as cores amarelo e vermelho para as classes 000 e 900,
respectivamente. E cada órgão atribui uma cor aleatória para cada classe, para as abrangidas pelos números 100 e 800.
As pastas miscelânea ou diversos é
abordada pela autora em vários
métodos, mas não é utilizada pela
técnica arquivística, justamente para
evitar que os documentos sejam
arquivados sem um critério adequado
de ordenação. Por este motivo, não é
aconselhado o seu uso no cotidiano de
um arquivo, muito menos abordei nos
tópicos da aula.
2. AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A avaliação de documentos é uma das principais atividades de um programa de gestão de documentos. Não há a possibilidade de conservar
todos eles para o resto da vida, em função de razões administrativas, culturais, jurídicas e financeiras. Todo documento cumpre seu curso na
instituição pública ou privada.
A avaliação visa estabelecer um prazo de guarda aos documentos, com vistas para eliminação ou recolhimento à guarda
permanente. Os principais objetivos da avaliação, descritos pelo Manual de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional, são:
Garantir a busca rápida da informação arquivística;
Reduzir a massa documental acumulada;
Garantir a proteção de documentos essenciais, em detrimento daqueles que serão eliminados;
Ampliar o espaço físico disponível;
Racionalizar o fluxo da documentação arquivística, a partir do
emprego adequado dos suportes;
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 15 de 50
Garantir o patrimônio arquivístico da instituição.
Em cada órgão deve conter uma equipe técnica de avaliação
multidisciplinar, devido às particularidades do conteúdo da documentação. Trata-se da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, imposta após a Resolução nº7 do CONARQ, de 20 de Maio de 1997. A Comissão determina os prazos a partir de reuniões e estudos
por profissionais de diversas formações, como advogados, historiadores, administradores, engenheiros, médicos, profissionais diversos que tenham
contato com a documentação a ser avaliada. Além disso, a autoridade administrativa da área deve também estar presente, por conhecer toda a
rotina da documentação.
Antes disso, deve ser feito o diagnóstico da situação
arquivística. O diagnóstico é um levantamento realizado antes de qualquer tratamento técnico arquivístico. Este assunto será explicado
em maiores detalhes na próxima aula, mas vou adiantar algumas coisas
para vocês. Em geral, levantam-se os seguintes dados no diagnóstico para a avaliação:
O estudo do fluxo da informação arquivística, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais;
O conhecimento da organização, a partir do estudo das funções exercidas e da rotina da documentação analisada;
A análise da organização analisada, a partir da pesquisa das
funções exercidas, da evolução e da história da pessoa física ou jurídica;
A quantidade da documentação, medida em massa documental
acumulada;
As características diplomáticas e tipológicas dos documentos
arquivísticos;
A característica dos acervos relacionada ao estado de conservação e preservação;
Estes dados podem ser coletados a partir de um formulário
padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratégicas da organização, que conheçam bem as atividades, a
missão e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fácil repassar estes dados num relatório específico, que deve especificar as
soluções a serem aplicadas e que estejam relacionadas à avaliação dos documentos.
Após a coleta destes dados, os prazos de guarda da documentação devem ser estabelecidos a partir da análise da legislação relacionada aos
documentos, da frequência de uso da documentação, a existência de
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 16 de 50
fontes que reproduzem resumidamente o mesmo conteúdo do documento (documentos recapitulativos) e a necessidade de prazos precaucionais da
documentação.
2.1. Tabela de temporalidade
Todo procedimento já descrito no item anterior serve para confeccionar a tabela de temporalidade, que é um instrumento de
destinação dos documentos. Neste documento, haverá as informações sobre o prazo de guarda, destinação e informações. São os campos mais
básicos. Vou colocar aqui um exemplo de tabela de temporalidade, elaborada por Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Público do Estado de
São Paulo.
Retirado da publicação “Gestão Documental Aplicada”, de Ieda Pimenta Bernardes e Hilda
Delatorre, São Paulo, 2009.
No exemplo acima, a tabela é baseada em funções. Nela, a autora colocou a descrição da atividade, os documentos expressos em tipologias
documentais com uma classificação pré-estabelecida em um plano, o prazo de guarda em anos, o prazo de guarda (eliminação ou guarda
permanente) e as observações. A tabela de temporalidade pode ser estruturada também em estrutura organizacional ou por assuntos,
além do critério funcional.
Não há nenhuma tabela de temporalidade sem que exista um
diagnóstico completo da instituição, um plano de classificação pré-estabelecido, um levantamento dos prazos de guarda e as
propostas de destinação. A avaliação de documentos é uma atividade séria, que implica responsabilidade legal do profissional responsável pelo
estabelecimento de diretrizes técnico-arquivísticas.
Além disso, nenhum programa de avaliação funciona sem o estudo
dos valores primário e secundário, que já foi explicado a todos na aula 01. Para a avaliação, este conceito é importante. O valor primário ou
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 17 de 50
imediato é o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este
valor é predominante nas fases corrente e intermediária.
Já o valor secundário ou mediato é o que o documento obtém
após o valor primário e que obterá outros objetivos além daqueles
que guiaram a sua criação. Outros usuários, além daqueles iniciais, terão interesse neste tipo de documentação. Neste caso, este valor é
característico da idade permanente.
Dentro do valor secundário, há duas subdivisões estabelecidas por
Schellemberg. O valor probatório decorre da prova contida sobre a organização e as funções exercidas. A manutenção destes documentos
servirá para a continuidade das atividades das pessoas físicas ou jurídicas. Em geral, os tipos de documentos de valor probatório são diretrizes,
normas, regulamentos, pareceres ou qualquer documento que mostre a que deve o aparecimento de tais programas.
Já o valor informativo é a informação referente a pessoas,
problemas, condições, e outros relacionados à organização, que não
tenham caráter probatório. Em geral, aplica-se uma amostragem seletiva nesta documentação, que consiste selecionar uma porcentagem que será
conservada para fins informativos. Em geral, selecionam-se de 5% a 10% do acervo total.
Muito cuidado com os termos
destinação, seleção e avaliação.
Como já estudamos, a avaliação é o
estabelecimento de prazo de guarda
dos documentos. A destinação é a
decisão sobre quais documentos irão à
eliminação ou à guarda permanente. A
seleção é a triagem, de forma
mecânica, dos documentos a serem
eliminados ou transferidos ou
recolhidos.
Mais uma questão, que vai tirar um pouco de sossego de vocês.
(CESPE – MPS - AGENTE – 2009)
JULGUE O ITEM A SEGUIR:
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 18 de 50
Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência
permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.
Comentários: Esta foi uma das provas mais difíceis de arquivologia elaborada pelo Cespe. A portaria normativa do MPOG afirma que nenhum
documento deve ficar mais de 24 horas no setor de protocolo. Porém, não foi a lei quem determinou isso. Aliás, a Lei 9784/99 defende apenas a
celeridade da documentação, o que nós já estudamos. Tomem muito cuidado com este item, que é uma verdadeira casca de banana. A
resposta é FALSA.
Resposta: FALSA
2.2. Procedimentos de eliminação de documentos arquivísticos
A avaliação e eliminação de documentos na Administração Pública Federal segue um rito ditado pela Resolução nº 7 do CONARQ, de 20 de
maio de 1997. Esta norma é a diretriz que deve ser seguida em toda a Administração Pública Federal e pelos Três Poderes. Todo órgão que
queira proceder à eliminação de documentos deve constituir uma Comissão de Avaliação de Documentos, que foi explicada no tópico
anterior. E os documentos a serem criados para este procedimento deverão ser a Listagem de Eliminação e o Termo de Eliminação de
Documentos. Para isto, deverão seguidos estes passos de forma mais
sucinta.
A primeira etapa é selecionar os documentos a serem eliminados,
conforme o prazo ditado pela Tabela de Temporalidade. Esta etapa é
fundamental, para formar a Listagem de Eliminação, que será a próxima etapa.
Em seguida, os dados dos documentos a serem eliminados
deverão ser preenchidos na Listagem de Eliminação, cujo modelo deve ser
elaborado, em conformidade com a Resolução nº7. Os campos a serem inseridos são, de acordo com o art. 3º são:
Art. 3º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo
registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:
I - cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da
unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem
e o número da folha;
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 19 de 50
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o
número de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a
serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea
anterior;
d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observações complementares úteis ao esclarecimento das
informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se
tratar dos órgãos e entidades aos quais se refere o art. 5º desta resolução; e
III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do
titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da
Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 20 de 50
Modelo da Listagem de Eliminação do CONARQ
O próximo passo é elaborar o Termo de Eliminação de
Documentos, que deve conter os seguintes dados a serem transcritos pelo
art. 4º da seguinte resolução:
Art. 4º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter
essencialmente: I - data da eliminação;
II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;
III nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação; V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na
Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela
eliminação.
E por último, a autoridade competente deve publicar o Edital de Ciência de eliminação de documentos, para que os principais interessados
pela documentação a ser eliminada verifiquem as informações que lhe sejam de interesse antes de ocorrer o descarte. Entre 30 e 45 dias após
a publicação do edital, os documentos podem ser eliminados. Vou
mostrar os modelos dos documentos, para que vocês tenham ideia do quanto a forma deles é importante a ser seguida pelo profissional do
arquivo.
ANEXO 1
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, o (indicar
o nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação), de acordo
com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo
Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituição arquivística), por intermédio do (indicar o
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 21 de 50
documento de aprovação), e publicada(o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à
eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes
do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos
eliminados).
(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)
ANEXO 2
(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nº ______/____
O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado
pela Portaria nº _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o periódico
oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituição
arquivística), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por
extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico
oficial), se não houver oposição, o(a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar
os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as
datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).
Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas
expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e
demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do(a) (indicar o órgão ou entidade).
(Local e data)
(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de
Avaliação)
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 22 de 50
3. ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
Os termos acondicionamento e armazenamento possuem diferenças terminológicas e fazem parte de um projeto de conservação e
restauração de documentos. Existem recomendações técnicas para cada
uma destas atividades.
O acondicionamento é a forma como os documentos arquivísticos
são conservados ou preservados. Trata-se também do formato ou da apresentação física dos documentos, que podem ser encadernados, em
brochura, reunidos em dossiês.
O acondicionamento dos documentos arquivísticos é outra etapa
importante da conservação e preservação de documentos, pois o material precisa garantir a preservação do documento a longo prazo, sobretudo se
for de idade permanente. Deve-se evitar perfurar os documentos para colocar qualquer grampo trilho, utilizando envelopes, camisas (ou capas)
neutras ou alcalinas. As caixas devem ser de papelão de uma gramatura durável, geralmente de 0,13 m de largura. Se houver necessidade, os
grampos trilhos devem ser confeccionados em plástico, pois os de metal podem cortar os dedos dos usuários, além de correr o risco de enferrujar-
se. O material adequado para o acondicionamento dos documentos é:
• papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas;
• papelões de diversas gramaturas;
• filmes de poliéster;
• fita adesiva dupla neutra;
• tiras ou cadarços de algodão;
• tubos de PVC;
• tecido de linho.
O armazenamento refere-se ao mobiliário em que os documentos estarão conservados e também deve estar de acordo com a política de
conservação e preservação do órgão ou entidade arquivística. Desta forma, o mobiliário adequado para o armazenamento da documentação
arquivística são as estantes de metal esmaltado, devido à facilidade de limpar e de conservar o acervo por mais tempo. Se o mobiliário for de
madeira, deve ser revestida ou fórmica, pois a conservação e a limpeza
também são facilitadas.
Deve-se evitar pisos com carpetes, que acumulam poeira,
microorganismos, além de serem de alta combustão. Evita-se também o uso de ceras e outros produtos de limpeza que podem interferir nas
condições ambientais do arquivo e no contato com a documentação, pois
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 23 de 50
o cheiro e a fórmula utilizada por tais produtos podem influenciar na conservação dos documentos arquivísticos.
4. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
As medidas relativas à conservação e preservação de documentos
são adotadas de forma preventiva em grande parte das instituições arquivísticas brasileiras, pois não há ainda uma tradição forte em
restaurar documentos. Conservar sai mais barato que restaurar. Além disso, nem todos estes procedimentos ocorrem de forma satisfatória,
devido a condições ambientais e à introdução tardia da Arquivologia no país.
Desta forma, vou abordar os pontos mais cobrados em prova e adotar mais a linha preventiva, para que vocês tenham ideia dos
procedimentos que são adotados pelos profissionais da área arquivística.
4.1. Fatores de deterioração
Norma Ciaflone Cassares lista cinco elementos de deterioração do
acervo arquivístico.
4.1.1. Fatores ambientais
A temperatura e a umidade relativa do ar é um dos itens considerados como fator ambiental de conservação dos documentos. Se
ambos estiverem baixos, os documentos em suporte papel estarão quebradiços e distorcidos. Se eles estiverem altos, haverá a possibilidade
de proliferação de microorganismos, como bactérias e fungos. Segundo Cassares, à medida em que aumenta 10 ºC de
temperatura, dobra a velocidade das reações químicas do papel. O ideal é
que a temperatura esteja o mais próximo de 20 ºC e a umidade entre 45% a 55%. Devem ser evitadas oscilações frequentes da temperatura e
da umidade, principalmente se elas excederem a mais de 3ºC e 10% de umidade. Além disso, estes dois fatores devem ser medidos por um
aparelho chamado termohigrômetro, que registra de forma milimétrica qualquer alteração de temperatura e umidade.
Outro fator ambiental considerável é a radiação da luz. A luz é o principal elemento que contribui para a detorioração dos documentos,
quando estes estiverem expostos de forma frequente. A radiação UV, encontrada na luz natural e nas lâmpadas fluorescentes devem ser
evitadas. O aparelho que mede a quantidade de luz é chamado de luxímetro
ou fotômetro. Deve-se evitar que os documentos fiquem expostos diretamente à luz natural e às lâmpadas fluorescentes. Além disso, as
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 24 de 50
janelas devem conter filmes especiais para diminuir a incidência de raios UV.
Os documentos em exposição não podem ficar muito tempo sob os raios luminosos e devem ser protegidos por filtros especiais. O nível de
luz deve ser o mais baixo possível, para evitar a deterioração rápida do documento.
Deve-se considerar também a qualidade do ar como fator ambiental. Os poluentes externos são os gases químicos, especialmente o
dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). Com eles, o papel fica quebradiço e descolore-se rapidamente, e o
couro fica deteriorado. O próprio ambiente onde encontram-se os documentos pode contribuir também para a qualidade do ar, sobretudo
madeira, adesivos, vernizes que liberam substâncias tóxicas ao acervo.
(Senado Federal – FGV – 2008) Assinale a
alternativa correta:
Considerando-se a conservação dos documentos, o bom controle do clima de uma área de guarda de documentos em um arquivo deve:
(A) manter a umidade relativa do ar baixa para que a temperatura diminua.
(B) estabilizar a temperatura e diminuir ao máximo a umidade relativa do ar.
(C) manter a temperatura um pouco mais alta que a umidade relativa do ar.
(D) manter a temperatura e a umidade relativa do ar moderadas e
estáveis. (E) manter a temperatura baixa para que a umidade do ar diminua.
Comentários: Esta questão pode cair na prova de vocês e nós já vimos
bem o que pode acontecer se houve aumento ou queda bruscas de temperatura e umidade no ambiente onde os documentos se encontram.
Se a temperatura e a umidade caírem, os documentos podem ficar quebradiços e distorcidos. Se houver o contrário, pode gerar a proliferação
de fungos e bactérias. O ideal é que ocorra a moderação entre os dois fatores ambientais, para que o ambiente esteja equilibrado e que haja a
conservação dos documentos. Neste caso, o item correto é a Letra D.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 25 de 50
Resposta: Letra D
4.1.2. Fatores biológicos
O controle do ambiente onde os documentos se localizam deve
ser feito para evitar a proliferação de insetos, roedores e microorganismos danosos aos documentos. O contrário desta iniciativa é chamado por
Cassares de conforto ambiental, onde há pouca circulação de ar, umidade alta, falta de higiene e outros fatores que contribuem para o surgimento
destas pragas.
b) Fungos: surgem em ambientes de umidade alta, mediante esporos. Eles atacam os substratos dos suportes em papel, causando
manchas de difícil remoção. Quando a umidade é baixa, os esporos
ficam dormentes e podem voltar à atividade, caso as condições ambientais lhes sejam favoráveis. O aconselhável é que haja uma
política de controle da umidade e da temperatura, higienização frequente e adequada dos documentos, instruir os funcionários nas
tarefas de higienização e secar os documentos adequadamente caso haja acidentes com água. Não se deve usar, de forma alguma
fungicidas sobre os documentos. Profissionais habilitados devem ser chamados no caso de infestação por fungos. Além disso, deve ser
usado aspirador de pó em caso de higienização mecânica, pois os esporos podem proliferar-se no ambiente;
c) Insetos e roedores: as baratas, brocas e cupins devem ser
exterminadas por especialistas em zoonoses, desde que não causem danos à documentação infestada. A temperatura e ambiete
controlados, além da higienização constante do local e do acervo
são medidas que devem ser adotadas antes de qualquer medida protetiva. No caso das baratas, o alvo são os ambientes mal
higienizados e com pouca ventilação. Já as brocas, os acervos e as coleções sem higienização constante são os alvos destes insetos,
que desde o nascimento já causam danos. Como as brocas gostam de materiais à base de celulose, o ideal é que a higienização seja
feita em local separado da do acervo, para que os ovos não se espalhem no local e não reproduzam mais brocas. Já os cupins
(térmitas) são muito organizados em sociedades e oferecem risco tanto nos acervos, quanto nos mobiliários e prédios das instituições.
O ideal que, em todos os casos, haja a intervenção de um profissional especializado em zoonoses, além de profissionais
especializados em conservação de acervos.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 26 de 50
4.1.3. Intervenções inadequadas
Muitas vezes, na tentativa de ajudar, acabamos atrapalhando e é a
mesma coisa com os acervos documentais. Tenho visto coisas horrorosas, como grampear várias vezes o mesmo documento, grudar com durex as
partes soltas de uma peça documental, entre outras coisas. Não custa nada o profissional do arquivo ter uma informação básica de conservação
e preservação de documentos, mesmo que seja preventiva. Até mesmo as medidas mais simples de acondicionamento de documentos preservam
informações por décadas. Por isso, na hora da dúvida, torna-se importante consultar um profissional experiente na área, para que ele dê
dicas importantes a respeito destas intervenções.
4.1.4. Manuseio inadequado de documentos e vandalismo
Outro problema que vemos no cotidiano dos arquivos e bibliotecas em geral é o manuseio inadequado de livros e documentos. Torna-se
comum comermos ao lado dos documentos (baratas e formigas adoram comida!), dobrarmos os documentos e se esquecendo que eles têm fibras
de celulose, não manusearmos os documentos com as mãos limpas ou com materiais descartáveis, tais como luvas e toucas, separar as páginas
com a saliva entre os dedos, entre outras ações que vemos com frequência.
Fora isso, as ações de vandalismo são comuns nos acervos. O furto e o extravio de documentos e processos também são frequentes, o
que torna essencial a adoção de medidas de segurança. Criar uma sala específica para consulta é uma delas, justamente onde o funcionário do
arquivo tenha a visão do usuário que manuseia o documento. Alarmes e
políticas de segurança ao acervo são fundamentais para que o acervo torne-se seguro.
4.2. PROCEDIMENTOS TÉCNICOS DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
4.2.1. Higienização
A higienização é realizada de forma preventiva nos documentos,
sem a utilização de solventes. Isto ocorre devido à forma como a sujeira acumulada nos documentos causa danos a curto e a longo prazo. Sempre
de forma mecânica e de acordo com o material, a técnica permite remover a sujeira que se acumula nos documentos, para evitar que eles fiquem
quebradiços, pois os poluentes são ácidos, o escurecimento e o
aparecimento de manchas nos documentos.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 27 de 50
Não é em qualquer documento que deve ser aplicada a higienização. Antes disso, o profissional deve avaliar o material utilizado,
para que seja aplicada a técnica adequada. Desta forma, suportes frágeis com o tempo, no caso de documentos antigos, peças documentais de
papel japonês (muito poroso), ou aqueles atacados por fungos ou molhados não podem sofrer a higienização por meio de pó de borracha ou
pincel adequado. Os materiais utilizados em geral para os procedimentos de
higienização são: Pincéis de cerdas macias e de vários tipos;
Flanelas, para remover sujeiras de encadernações; Aspirador de pó;
Bisturi, pinça, espátula, agulha, cotonete; Papel mata-borrão;
Pesos;
Luvas de látex ou algodão; Fita-crepe;
Folhas de papel siliconado; Máscaras;
Fita-crepe;
Muito cuidado com documentos arquivísticos manuscritos, especialmente aqueles com tinta ferrogálica, que destrói as fibras do papel
com o tempo. Aqueles também com tintas a carbono também borram facilmente e, nestes casos, o auxílio de um especialista na área de
conservação é adequado para este trabalho de higienização. Documentos grandes, como mapas e projetos de arquitetura,
podem ter a sujeira removida com pó de borracha, aspirador de pó ou um pincel macio. Obviamente que todas estas iniciativas devem ser
analisadas antes de começar qualquer trabalho, devido ao estado do
acervo. O piso e os mobiliários dos acervos arquivísticos também devem
merecer uma atenção especial dos profissionais da área. Eles devem ser limpos periodicamente, para evitar que a sujeira invada o conteúdo dos
documentos. A utilização de aspiradores de pó e flanelas embebidas com álcool e água é a mais adequada para limpar pisos e estantes.
O mobiliário adequado para o armazenamento da documentação arquivística são as estantes de metal esmaltado, devido à facilidade de
limpar e de conservar o acervo por mais tempo. Se o mobiliário for de madeira, deve ser revestida ou fórmica, pois a conservação e a limpeza
também são facilitadas. Deve-se evitar pisos com carpetes, que acumulam poeira, microorganismos e são de alta combustão. Evita-se
também o uso de ceras e outros produtos de limpeza que podem interferir nas condições ambientais do arquivo.
O acondicionamento dos documentos arquivísticos é outra etapa
importante da conservação e preservação de documentos. Deve-se evitar
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 28 de 50
perfurar os documentos para colocar qualquer grampo trilho. Se houver a necessidade, os grampos devem ser confeccionados em plástico. O
material adequado para o acondicionamento dos documentos é: • papéis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas
gramaturas; • papelões de diversas gramaturas;
• filmes de poliéster; • fita adesiva dupla neutra;
• tiras ou cadarços de algodão; • tubos de PVC;
• tecido de linho.
4.2.2. Liofilização
A liofilização é um processo de secagem dos documentos em um
equipamento específico, uma câmara a vácuo, que extrai a água em forma de vapor. O documento é congelado em freezer e é inserido neste
equipamento para o processo. Em geral, isto acontece quando ele é molhado devido a vários problemas, como o incêndio ou até um descuido
ou vandalismo.
4.2.3. Encapsulação
A encapsulação é um processo é em que um documento é
inserido em uma cápsula ou um envelope de poliéster, para ser conservado por mais tempo. As bordas do envelope são seladas de forma
hermética (a quente) ou costuradas a mão. Nos casos de documentos impressos, manuscritos e fotografias, a técnica é adequada. Entretanto,
em outros documentos, tais como desenhos feitos a carvão ou pastel, a
técnica é desaconselhada, pois as partículas soltas podem aderir-se ao filme de poliéster.
4.2.4. Fumigação
A fumigação é uma técnica utilizada para exterminar fungos e
mofos no acervo com a utilização de produtos químicos. A técnica tem sido desaconselhada, devido à segurança que deve ser proporcionada ao
acervo, usuários e profissionais da área. Além disso, por mais que um profissional adequado trabalhe com isso, a interferência a ser causada no
acervo será grande.
4.2.5. Proteção do ambiente
O ambiente destinado à conservação dos documentos deve
possuir um programa de proteção contra desastres, seja de que espécie
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 29 de 50
for (incêndios, enchentes). Isto se deve à facilidade com que o documento arquivístico sofre com tais problemas.
Um plano de desastres deve contemplar a natureza do local, o clima, as instalações físicas e estruturais da área, os possíveis obstáculos
para o salvamento das pessoas, a ventilação disponível e dispositivos de salvamento do acervo possíveis. Isto deve ser feito com o auxílio de
profissionais especializados na área de desastres, para que sejam mensurados todas as características possíveis para salvar o acervo.
4.2.6. Alisamento
A técnica é muito utilizada, principalmente em países tropicais,
devido às variações de temperatura. Quando um documento está quebradiço ou duro, ele é inserido em um ambiente úmido, para recuperar
a flexibilidade das fibras de celulose. Em seguida, são feitos outros
procedimentos no documento, para eliminar as eventuais distorções. Este procedimento é chamado de alisamento.
4.2.7. Conservação de substituição
A conservação de substituição é um procedimento que visa copiar
o documento original a um outro suporte que possa ser consultado pelo usuário, para preservá-lo do manuseio frequente. Com o tempo, a maior
parte dos documentos torna-se frágil ao acesso do usuário e substituí-lo tem sido a forma mais adequada para tornar o acesso mais fácil e
conservar o documento original. As instituições brasileiras têm adotado a microfilmagem de
substituição nos casos de documentos históricos de grande relevância. Na realidade, nenhum documento permanente pode ser eliminado após a
microfilmagem e os arquivos públicos adotam usam os microfilmes destes
documentos para que o público tenha acesso a eles. A Carta de Pero Vaz de Caminha é um dos exemplos mais clássicos desta iniciativa. Como o
original não pode ser eliminado e a consulta a ele pode danificar sua estrutura, o microfilme tem sido um aliado aos pesquisadores brasileiros.
A técnica não se restringe ao microfilme, mas também à digitalização, à reprodução de cópias, entre outros.
QUESTÕES COMENTADAS
JULGUE OS ITENS A SEGUIR:
1. (CESPE – MPS – AGENTE - 2009) Fase corrente é a fase em que os
documentos estão ativos, em curso ou que, mesmo sem
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 30 de 50
movimentação, ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.
Comentários: o arquivo corrente possui esta definição do item. Os
documentos são ativos e frequentemente consultados, mesmo que não haja movimentação deles na instituição. Eles são conservados junto aos
órgãos produtores, tendo em vista a necessidade de consulta pelo usuário. Neste caso, o item é VERDADEIRO.
Resposta: VERDADEIRO.
2. (CESPE – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – 2006) Assinale a
alternativa correta:
A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse
sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos itens abaixo.
I - Campos, Milton de Sousa Ferreira, André
Muller, Paul Sousa, Antônio José
II - Almeida, Pedro de
Almeida Filho, João Almeida São Paulo, Carlos
Braga Sobrinho, Antônio
III - I Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação
Segundo Congresso Nacional de Arquivologia Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos
Assinale a opção correta. A Apenas um item está certo.
B Apenas os itens I e II estão certos. C Apenas os itens I e III estão certos.
D Todos os itens estão certos.
Comentários: Que casca de banana! Vamos analisar item por item?
Item I: Correto. A ordenação foi feita conforme a regra, isolar o último
nome e ordená-los em ordem alfabética;
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 31 de 50
Item II: Incorreto. Embora os sobrenomes tenham sido separados corretamente, a ordem alfabética está incorreta. O terceiro deveria ser o
“Braga Sobrinho, Antônio” e depois o “São Paulo, Carlos”;
Item III: Incorreto. Todos os itens deveriam ser corrigidos. O primeiro deveria ser “Congresso de Gestão de Documentos (I)”. O segundo,
“Workshop sobre Avaliação (Quarto)”. O terceiro, “Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo)”. E o último, “Seminário sobre Preservação de
Documentos (Terceiro)”. E em seguida, cada item seria colocado em ordem alfabética.
Neste caso, apenas um item está correto.
Resposta: LETRA “A”
3. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. Quando os objetivos pelos quais os documentos
foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos
interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados
(A) arquivos de custódia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentação e de memória.
(C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermediários.
(E) arquivos intermediários e permanentes.
COMENTÁRIOS: Nós já estudamos com profundidade os conceitos referentes aos arquivos correntes e intermediários. Em geral, os
documentos são acumulados em razão de seus interesses imediatos e
determinam a frequência pela qual eles são consultados. Neste caso, a resposta certa é a letra D.
Resposta: LETRA “D”.
4. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Julgue o item a seguir: A expressão unidade protocolizadora identifica qualquer unidade
organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, entre suas competências, exista a de autuar/numerar
processos e(ou) documentos.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 32 de 50
Comentário: a questão pode envolver uma certa polêmica, por afirmar que é irrelevante a posição hierárquica do protocolo na organização. Em
geral, o protocolo está subordinado ao órgão de documentação, mas não são todos as organizações que agem assim. O que importa aqui é o
candidato identifique o conceito-chave da questão: o protocolo é a unidade responsável pela entrada e saída de documentos, além de autuar
e numerar processos ou documentos. Neste caso, a resposta é VERDADEIRA.
Resposta: VERDADEIRO.
5. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a
alternativa correta. O principal instrumento de destinação de documentos é:
(A) o guia de fundos. (B) a tabela de equivalência.
(C) a tabela de temporalidade. (D) o plano de classificação.
(E) o inventário topográfico.
Comentários: a questão é muito simples. Expliquei que a destinação é uma atividade relacionada à decisão de encaminhar os documentos à
eliminação ou à guarda permanente. E neste caso, tal decisão é reforçada pela tabela de temporalidade, que é um instrumento de apoio para
executar a avaliação dos documentos. Neste caso, o item correto é a letra “C”.
Resposta: Letra “C”.
6. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. A principal atribuição da Comissão de Avaliação
é:
(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituição.
(B) atender à consulta de agentes administrativos e de pesquisadores. (C) programar ações educativas e de difusão do acervo.
(D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo intermediário.
(E) proceder ao registro e classificação dos documentos produzidos e
recebidos pela Câmara.
Comentários: A Comissão Permanente de Avaliação é uma equipe de caráter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a
temporalidade dos documentos arquivísticos. Neste caso, o item correto é a letra A.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 33 de 50
Resposta: Letra “A”.
7. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos,
estamos falando de:
a) Classificação funcional. b) Classificação por assuntos.
c) Classificação decimal. d) Classificação organizacional.
e) Classificação temática.
Comentários: nós estudamos com profundidade os três tipos de
classificação que podem ser adotadas pelas organizações. Quando a estrutura organizacional é a base de um plano de classificação, nós nos
referimos à classificação organizacional ou estrutural. Desta forma, o item correto é a Letra D.
Resposta: LETRA D.
8. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Há três elementos principais a serem
considerados na classificação de documentos públicos; assinale a opção correta.
a) Função, organização e assunto.
b) Conteúdo, estrutura e função. c) Atividade, conteúdo e assunto.
d) Estrutura, assuntos e competência.
e) Atribuição, conteúdo e rotina.
Comentários: estudamos na classificação que os elementos que podem ser utilizados para elaborar um plano são a função, a estrutura
organizacional e o assunto. E verificamos que a função é a que permite uma aplicação melhor do plano de classificação ao acervo. Nesta questão,
verifica-se que o termo organização é semelhante à estrutura organizacional. Neste caso, o item correto é a letra A.
Resposta: Letra A.
9. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a
alternativa correta. A principal atribuição da Comissão de Avaliação é:
(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituição.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 34 de 50
(B) atender à consulta de agentes administrativos e de pesquisadores.
(C) programar ações educativas e de difusão do acervo. (D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo
intermediário. (E) proceder ao registro e classificação dos documentos produzidos
e recebidos pela Câmara.
Comentários: A Comissão Permanente de Avaliação é uma equipe de caráter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a
temporalidade dos documentos arquivísticos. Neste caso, o item correto é a letra A.
Resposta: Letra “A”.
QUESTÕES PROPOSTAS
JULGUE OS ITENS A SEGUIR:
1. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Os documentos de valor
mediato poderão ser eliminados após a realização do registro interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de
tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de documentos.
ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA:
2. (CESGRANRIO – TÉCNICO – BNDES – 2008). No mundo moderno, a informação analisada adquire enorme valor como um
recurso caro, de poder, e que é esgotável. Em uma instituição privada ou pública, é necessário identificar as informações que
devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são
basicamente codificações para o acesso às informações contidas nos documentos, pois somente a partir de um índice remissivo é
possível recuperar documentos em sistemas indiretos, como no método:
(A) alfabético.
(B) geográfico.
(C) enciclopédico.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 35 de 50
(D) dicionário. (E) numérico.
3. (CESGRANRIO – TÉCNICO DE ARQUIVO – BNDES – 2008) Os dossiês do Departamento de Pessoal do Banco Valparaíso estão
completamente desorganizados, e vários usuários desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais. Sabe-se
que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações que não estão disponíveis em nenhum outro suporte.
Uma sugestão para a organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as regras de alfabetação. Dessa forma, as
pastas dos funcionários com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moysés Souza
Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5)
Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação: (A) 1,5,4,2,3
(B) 1,3,2,5,4 (C) 2,5,3,4,1
(D) 3,5,2,1,4 (E) 3,2,5,4,1
4. (SRH – ARQUIVISTA – 2006) Com relação aos métodos de
arquivamento, julgue os itens apresentados.
( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados.
( ) O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.
( ) Uma das vantagens do método numérico cronológico é permitir maior
grau de sigilo. ( ) O método alfabético é um método direto que dispensa índices
auxiliares para a localização dos documentos.
A quantidade de itens corretos é igual a a) 0.
b) 1. c) 2.
d) 3. e) 4.
5. (FCC – Arquivista – Câmara dos Deputados, 2007) Sequência de
operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de
um arquivo. Essa definição corresponde a:
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 36 de 50
a) Ordenação. b) Sistema de arquivamento.
c) Macro-avaliação. d) Classificação.
e) Avaliação funcional.
6. (VUNESP – BNDES – 2002) O nome do propositor e do sistema, formulado no séc XIX, que teve fundamental importância no
arquivamento temático é:
(A) Elio Lodolini – vincolo archivistico informazionale. (B) Hilary Jenkinson – official custody.
(C) Jean Mabillon –provenance archivistique. (D) Melvil Dewey – decimal classification.
(E) Natalis de Wailly – respect des fonds.
7. (STM – CESPE – 2010) Transferência é o conjunto de operações
relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso.
8. (STM – CESPE – 2010) A teoria das três idades refere-se à
sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.
9. (STM – CESPE – 2010) O ciclo vital dos documentos é composto pelas
seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura
(os documentos são armazenados no sistema e organizados), uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a
vigência, os documentos devem ser eliminados).
10. (STM – CESPE – 2010) A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência
formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.
11. (STM – CESPE – 2010) As atividades do protocolo podem incluir
recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e acompanhamento da tramitação.
12. (STM – CESPE – 2010) A fase de utilização refere-se às atividades
de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e
Informações.
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 37 de 50
13. (STM – CESPE – 2010) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases
corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.
14. (STM – CESPE – 2010) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos,
formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para
área arquivística.
GABARITO
1. E
2. E
3. D
4. D
5. D
6. D
7. E
8. C
9. E
10. C
11. C
12. E
13. E
Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados
Prof Roselene Candida – Aula 02
Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 38 de 50
14. C