AUDITORÍAS INTERNAS. Que es una Auditoría? Una actividad independiente Tiene lugar dentro de la...

AUDITORÍAS INTERNAS

Que es una Auditoría?

Una actividad independiente

Tiene lugar dentro de la empresa

Está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra

naturalezaCon la finalidad de prestar un servicio a la dirección

Un medio para la identificación de oportunidades de mejoramiento

Un escenario de formación y acompañamiento, nunca de coerción.

Una herramienta de prevención

Una oportunidad de realizar seguimiento a los planes y/o proyectos institucionales.

¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?

¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?

• Definir si los procesos se cumplen según lo especificado en la documentación y criterios. Facilita la estandarización.

• Tener un diagnóstico institucional completo.

• Generar cultura.

Facilitar el control por parte de la dirección.

Evaluar la adecuación de las prácticas a las políticas y objetivos

¿A tener en cuenta en una auditoría…

No se auditan personas

Se auditan:

Procesos Procedimientos Proyectos Productos Resultados Organización Prácticas

PRINCIPIOS:

Tener amplio conocimiento de las preguntas preparadas

Mantener la objetividad

Separar hechos de conjeturas

Entrevistar en el ambiente apropiado

Adaptarse a las costumbres y requisitos de cada área

Auditoría Interna

La Auditoría interna es ejecutada por personal vinculado con la Institución.

Es una evaluación integral, objetiva, constructiva y sistemática del proceso de gestión de una organización, con el fin de determinar su grado de efectividad.

El alcance de la Auditoría es ilimitado.

Implica, la participación de un equipo interdisciplinario

que permita una visión globalizadora, en un ambiente constructivo de comprensión y formación.

¿Quiénes intervienen en la auditoría?

Cliente de la auditoría

Persona o cargo que solicita la auditoría de calidad

Auditado

Persona o cargo al cual se realiza la auditoría de Calidad

Auditor

Persona calificada para realizar auditorías de calidad e independiente de la actividad auditada

El auditor no es:

Un juez

Un verdugo

El que manda

Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la organización a mejorar su Sistema de Gestión.

El auditor es:

Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:

Objetividad

Comportamiento ético

Responsabilidad

Sentido institucional y compromiso

Capacidad de escucha

Actitud positiva

Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:

Estabilidad emocional

Imparcialidad

Respeto a las ideas y opiniones de los demás

Capacidad de análisis y negociación

Fluidez verbal y escrita

Capacidad de observación

Discreción y confidencialidad

ATRIBUTOS PERSONALES (7.2.5. ISO 19011)Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;Mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas;Observador – constante y activo del entorno físico y las actividades;Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las

situaciones;Versátil – capaz de adaptarse a situaciones diferentes;Tenaz - persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos;Decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y

razonamiento lógicos;Seguro de sí mismo - actúa de forma independiente a la vez que se relaciona

eficazmente con otros. ATRIBUTOS IMPORTANTESAmabilidad.Objetivo (juicio)No ser conflictivo o dominante, que suela imponer criterios.Actitud de mejoramiento (Ponerse en la situación del auditado).

CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR

Es equivocado ser un auditor:

DETECTIVECree que hay algo escondido

ARROGANTECree saberlo todo

CONSULTORRealiza recomendaciones y

sugerencias

DURO Ó BLANDORadical e intransigente ó

condescendiente y poco exigente

MALICIOSODuda de todo

Es equivocado como auditor:

Controvertir en exceso

Criticar todo

Ser negativo

Comparar al auditado

Ser sarcástico

Proceso de Auditoría: Sensibilizar sobre las auditorías

Programar auditoría

Preparar auditoría

Elaborarplan de auditoría

Instalarauditoría

Realizar auditoría

Analizarhallazgos

Elaborarinforme

Conciliar informe

Definir acciones de mejora

Hacer Seguimiento

Cerrar auditoría

EvaluarAuditoría

MejorarAuditoría

Seleccionar y formar auditores

Proceso de Auditoría:


Los auditores se seleccionan de acuerdo con el perfil elegido.

La formación es permanente.



Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

periodo de tiempo determinado.

Incluye las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.

El responsable de hacerlo es el administrador de Auditorías y lo aprueba el Representante por la Dirección y el Rector.



Pueden efectuarse por solicitudes internas o externas

Debe definir los procesos a auditar

establecer la frecuencia

En esta etapa se selecciona el equipo auditor


Preparar auditoría

Se define objetivo y alcance

Se establecen las listas de verificación

Se asignan responsabilidades

Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de

gestión.

Identificar indicadores, cargos, áreas, normas, registros, procedimientos, especificaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de la auditoría.


Preparar auditoría

LISTA DE VERIFICACIÓN

Es un documento de trabajo.

Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar.

Un soporte para realizar entrevistas.

Un instrumento para registrar hallazgos.

Una base para elaborar el informe de auditoría.


Preparar auditoría

Auditoria N° N 0001 Fecha Febrero 20PROCESO Proceso de Compras

Proceso de presupuesto de compras

02 PGAF-F-PC Descripción de presupuesto de compras

ELEMENTO DEL PROCESO

PREGUNTA (REQUISITO, ACTIVIDAD, REGISTRO)

OBSERVACIONES DEL AUDITOR

CUMPLE

SI NO

OBJETIVO DEL PROCESO

PLANEAR

• Como se conforma el comité de compras. • Documento del acta de reunión

DOCUMENTOS APLICABLES AL PROCESO

Como se solicitan las necesidad de compras

Formato preestablecido

Lista de verificación – Ej: Mariscal Robledo


Preparar auditoría

Lista de verificación – Ej: Mariscal Robledo

ELEMENTO DEL PROCESO

PREGUNTA (REQUISITO, ACTIVIDAD, REGISTRO)

OBSERVACIONES DEL AUDITOR

CUMPLE

SI NO

ENTRADAS DEL PROCESOPROVEEDORES Y SU INTERACCIÓN (COMUNICACIONES)

HACER

Como se hace la invitación publica a proveedores de servicio.

Publicación de la solicitud

MEDICION DEL PROCESO (V) (INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO)

VERIFICAR

Como se cancelan las facturas Descripción del procedimiento Copia de las ordenes de pago Copia de las facturas

MEJORAS DEL PROCESO (A) (ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA CONTINUA)

ACTUAR

Como se solicita la relación de inventarios de bienes o inmuebles

Copia de oficio de la solicitud Como se identifican los bienes

adquiridos Relación de inventario marcado


Elaborar plan de auditoría

Debe establecerse previo al inicio del ejercicio y ser

comunicado a los miembros de la alta

dirección, auditados y auditores

Se debe comunicar el alcance y objetivos de la

auditoría, para que su ejecución no sea una

sorpresa



Que debe tener el plan:

• Consecutivo – documentación• Proceso a auditar• Personal a auditar• Líder auditoria• Auditores• Objetivo de la auditoria• Alcance de la auditoria• Documentos de referencia• Itinerario• Nombre y firma del líder de la auditoria• Nombre y firma de la persona auditada• Fecha



Auditoría N° N 0001

Proceso Auditado Administrativo y Financiero – Recursos Financieros

Auditados Comité de Compras

Auditor Líder Nelcy Tavera

Auditores acompañantes

Adriana OrtizAlexander Duque

1. Objetivo de la auditoríaVerificar la eficacia y la eficiencia del subproceso de presupuesto de compras, mediante la comprobación del cumplimiento de los actividades del macro proceso administrativo y financiero, la documentación asociada y los requisitos legales aplicables.

2. Alcance de la auditoríaEl alcance de esta auditoria aplica solamente a los procedimientos y procesos de presupuesto de compras

Plan de Auditoría – Ej: Mariscal Robledo



Plan de Auditoría – Ej: Mariscal Robledo

3. Documentos de referencia

Nombre del documento

02 PGAF-F-PC Descripcion de presupuesto de compras 006 Formatos diligenciados con las necesidades presentadas. 008 Acta de reunión y cotizaciones analizadas. 010 Acta de recepción de productos o servicios. 012 Copia del oficio de solicitud de relacion inventario de bienes y muebles. 4. Itinerario de la Auditoría

ItinerarioFecha

día/mes/añoHora Duración Lugar

Cargo del Funcionario Auditado

Reunión de apertura

14/02/12 8:00 AM 10 minutos Salón de profesores

Comité de compras

Auditoría14/02/12 8:10 Am 2 Horas Salón de

profesores

Reunión de cierre14/02/12 9:00 AM 1 hora Salón de

profesoresFirma Auditor líderNombreFechaFirma representante proceso/área AuditadaNombreFecha



Preparar auditoría


Instalarauditoría

Realizar auditoría

Analizarhallazgos

Elaborarinforme

Conciliar informe


Hacer Seguimiento

Cerrar auditoría

EvaluarAuditoría

MejorarAuditoría


Instalarauditoría

Proceso de Auditoria:

Formal

Clara

Motivadora

Realizarauditoría

Proceso de Auditoria:

Observación del proceso(realidad)

Entrevistas

(conocimiento)

Análisis de

Registros (historia)

Las entrevistas deben:

• Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría.

• Realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual.

• Hacerse todo lo posible por tranquilizar a la persona que se va a entrevistar.

• Explicarse la razón de la entrevista.

• Evitarse preguntas que predispongan las respuestas (inductivas).

• Agradecer a las personas su participación y cooperación.

REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS

ACTITUD FRENTE AL AUDITADO

• Evitar dar sorpresas.• No emitir opiniones

personales.• No calificar ni descalificar.• Basarse en hechos y datos.• Ser claro en las

explicaciones.• Motivar a la mejora.• Muéstrese interesado.• Mantenga contacto cara a

cara.

• Respeto.• Escucha activa.• Cooperación.• Motivación.• Paciencia.


LO EQUIVOCADODETECTIVE: ¿Usted tiene algo que esconder o no?ARROGANTE: ¿Yo puedo encontrar lo que esta mal sin su ayuda?CONSULTOR: ¿Por qué no lo hace de este modo?DURO: No conformidades: Serios problemas, altos costosBLANDO: No conformidades: no es para preocuparse, no son

riesgosas.

MALICIOSO: Te pesque con las manos en la masa.

• Ser controvertido.• Ser criticón negativo.• Discutir personalidades.• Comparar al auditado.• Ser sarcástico.


LO ACERTADO:• Hacer buenas preguntas.

• Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.

• Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias.

• Cumplir con el propósito de la auditoría.

FORMULACIÓN DE PREGUNTAS

• CERRADAS: Suministrar información puntual: Un responsable, una fecha, un lugar. SI/NO

• ABIERTAS: Permite obtener descripciones de proceso o actividades.

Cerradas


Abiertas

¿En donde registra la información?¿Conoce la Misión de la Institución?

¿Cuál procedimiento?

5W/1H (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Porqué, Cómo, Cuánto, Cuál)

¿Cómo controla el proceso?¿Cómo planea el proceso?

¿Qué es una no conformidad?


Comprobación: Se utilizan

para verificar el grado de comprensión.

Sondeo: Utilizan supuestos con el

propósito de confrontar.

Opinión: Buscan información sobre

opiniones, creencias,

juicios del auditado.

¿Si le entendí bien, lo que usted dijo fue…?

¿En caso que se presente una demanda usted qué haría?

¿Como considera usted que esta actividad se debería hacer?

Evita malos entendidos.

Mejora notablemente el clima de la conversación (me preocupo por entenderlo)

Para la reunión de cierre y el informe de auditoría.


VENTAJAS DE PREGUNTAS DE COMPROBACIÓN / VERIFICACIÓN

Cuándo la cantidad de información es grande se registra lo esencial

CUANDO HAY UNA DESVIACIÓN PREGUNTAR

• ¿Qué pasó?

• ¿Por qué se presenta la desviación?

• ¿Qué problema se deriva de la desviación?

TENER EN CUENTA

• Si la información es legible.• Cumplimiento de criterios de edición.• Enmendaduras.• El logro de objetivos y metas.• La satisfacción del cliente.• El cumplimiento de la legislación. • La prevención de riesgos mayores.

TOMAR NOTA DE

• Los hechos observados.• Los documentos y registros evaluados.• Los resultados de las entrevistas.

NO CONFIE EN LA MEMORIA: ESTA PUEDE FALLAR

ES RECOMENDABLE

• Ser organizado.• Registrar los aspectos relevantes.• Utilizar frases cortas.

CONCEPTOS BASICOS

1. Las auditorias se realizan para generar cultura: Actitud amigable, cordial, avisar con tiempo.

2. De donde salen las preguntas: Documentos de procesos, requisitos de ley, requisitos de la norma.

3. Tipos de preguntas: Muchas abiertas, pocas cerradas.

4. A papaya puesta: Preguntar de acuerdo con las mismas respuestas que da el auditado.

5. Uso del dedo mágico: seleccionar aleatoriamente los registros a revisar.

CONCEPTOS BASICOS

6. Evitar el mal de vereda: buscar una muestra representativa, no es necesario mirar el 100% de los registros.

7. Trove, trove compañero: mantener la dinámica de la auditoría. Roles dentro de la auditoría.

8. De príncipe a sapo: No recomendar sin tener suficiente conocimiento. Nadie sabe tanto como el responsable del proceso.

9. Se auditan proceso y no personas: No referirse con nombre propio en los informes de auditoría.

Cerrarauditoría


Formal

Clara

Motivadora

Cerrarauditoria


Los hallazgos se clasifican:

Oportunidades de mejora: aspectos que el auditor recomienda sean solucionadas para fortalecer el proceso y la mejora continua.

No conformidades: se incumple el procedimiento, la norma o el criterio ya establecido y documentado.

Elaborarinforme

Cerrarauditoria


Procesos Auditados Área y cargos auditados Equipo auditor Objeto y alcance de la auditoría Aspectos relevantes (fortalezas) Aspectos por mejorar (debilidades) Resultados (número de conformidades, descripción breve, procesos, área, numeral) Eficacia de no conformidades pendientes otras auditorias Observaciones generales o aclaraciones

Elaborarinforme

Cerrarauditoria


NO INCLUIR

Opiniones subjetivas ni críticas a los individuos

Información confidencial

Detalles triviales

Observaciones ambiguas

Conformidades no discutidas en reunión de cierre

Elaborarinforme

Cerrarauditoria


Elaborarinforme

Auditoría N°:Proceso auditado:Auditor LíderAuditor (es) Acompañante (es)AuditadosAspectos relevantes (Fortalezas):_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Oportunidades de mejora (Debilidades)_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cerrarauditoria


Elaborarinforme

N°Requisito, Norma o

DocumentoDescripción de la No Conformidad

Riesgo Asociado

Acción

1 Correctiva

2 Preventiva

3 Mejora

AUDITOR LÍDER AUDITADO

Nombre: Nombre:

Fecha: Fecha:

Cerrarauditoria


El auditado debe estar de acuerdo con las no conformidades y oportunidades de mejora señaladas y debe firmar aceptando el informe.

Es posible hacer modificaciones y aclaraciones al informe por solicitud de auditado.

Cuando no se logra conciliar el informe líder de auditoria toma decisiones.

Conciliarinforme

Cerrarauditoria


El auditado debe especificar las acciones a realizar y las fechas propuestas para la solución de las no conformidades.


HALLAZGO

REF

4.2.3

NC

xOBS

ACCIÓN INMEDIATA

CAUSASACCIONES CORRECTI

VAS

Fecha Planeada

SEGUIMIENTO

Seguimiento

Día MesAño

DíaMes

Año

No se evidenció el plan de área de sociales, área indispensable para la

operación de la educación en la institución

Cerrarauditoria



HALLAZGO

REF

NC

OBS

xACCIÓN

INMEDIATACAUSAS

ACCIONES CORRECTI

VAS

Fecha Planeada

SEGUIMIENTO

Seguimiento

Día MesAño

DíaMes

Año

Al auditar el grupo 502 de la profesora Elizabeth Palacio en la sección

“colinas”, se evidenció en la planillas de evaluación

y seguimiento algunos espacios sin marcar



Preparar auditoría


Instalarauditoría

Realizar auditoría

Analizarhallazgos

Elaborarinforme

Conciliar informe


Hacer Seguimiento

Cerrar auditoría

EvaluarAuditoría

MejorarAuditoría



Intervalos de tiempo acordados.

Verificar que se implementó la acción correctiva y especificar.

El proceso de auditoría no termina, hasta cuando no se hayan

corregido de forma eficaz las no conformidades identificadas.

Acordar la fecha de la auditoría de seguimiento.

Hacer seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas.

Presentar el informe sobre los resultados

Hacer Seguimiento


Los auditados o líderes de auditoría deben evaluar a los auditores de acuerdo con su perfil.

Se pueden llevar indicadores como:

No de auditorías realizadas/No de auditorías planeadas.

No de acciones ejecutadas/No de acciones propuestas.

No de auditores que cumplen el perfil/No de auditores evaluados.

EvaluarAuditoría


A partir de la evaluación definir acciones preventivas, correctivas o de mejoramiento.

MejorarAuditoría

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