Auditoria de las Cuentas por CobrarContenidoIntroduccin3Generalidades4Naturaleza de las cuentas por cobrar5Importancia de las cuentas por cobrar5Responsabilidades globales de auditoria5Objetivos del examen6Sistemas de control7Control interno8Documentacin del control interno9Revision , observacin y verificacin9Auditora Operacional10Procedimientos de auditoria10Balance de comprobacin10Confirmacin de cuentas a cobrar11Procedimientos alternativos12Procedimientos especiales para cuentas con recursos12

Introduccin

Al hablar de la auditoria de las cuentas por cobrar estamos hablando de un examen a las mismas. La cuenta por cobrar es de origen deudor y est en el balance de comprobacin.

A continuacin veremos la naturaleza de las cuentas por cobrar su importancia, las responsabilidades globales de las auditorias, los objetivos del examen, sistemas de control y control interno. Tambin veremos la documentacin de control interno, revisin observaciones y verificaciones, adems encontraremos la auditoria operacional, los procedimientos de auditoria, los procedimientos especiales para cuentas con recursos y los procedimientos alternativos.

Generalidades

Concepto: "Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de prstamos o cualquier otro concepto anlogo". Dentro del concepto general anterior se incluyen los documentos por cobrar a clientes que representan derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagars. Las cuentas por cobrar se clasifican atendiendo a su origen, por ejemplo: a cargo de clientes, a cargo de compaas afiliadas, empleados, etc., separando los que provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen. Los derechos exigibles por los conceptos anteriores que forman parte del capital de trabajo, son aqullos que tienen vencimientos a corto plazo y que, por lo tanto, su cobro es en el trmino de un ao o dentro del ciclo financiero a corto plazo de la entidad, si ste es mayor a un ao. Las cuentas por cobrar representan aplicaciones de recursos de la empresa que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.Naturaleza de las cuentas por cobrar

En trminos generales, la partida cuenta a cobrar, se refiere a todos los derechos sobre otros convertibles en dinero, mercancas (es decir, depsitos correspondientes a compras) y servicios (es decir, gastos pagados previamente, como pliza de seguro). Las cuentas a cobrar se definen corrientemente como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo. Las cuentas a cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los efectos, constituyen los tipos de cunetas a cobrar ms corrientes.Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar generalmente representan una de las partidas del activo ms importantes de la empresa. Las cuentas a cobrar de clientes vencidas correspondientes a productos vendidos o servicios prestados constituyen las ms significativas. No es de extraar que las cuentas de clientes representen entre el 30% y el 50% de los activos circulantes de la empresa. De todas las partidas de activo, nicamente la de caja y bancos ofrece mayor liquidez. Por tanto, no es de extraar que los auditores independientes deban dedicar una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. Para el auditor interno como independiente, las cuentas a cobrar representan un reto constante, no solamente debido a su importancia y liquidez sino tambin al cambio continuo de su composicin bsica.Responsabilidades globales de auditoria

En el rea de las cuentas a cobrar, al igual que en muchas otras en la auditoria, existe un solapamiento de funciones entre en el trabajo del auditor interno y del independiente. El trabajo del auditor interno puede ser significativo para el estudio y evaluacin de control interno por parte del independiente, y aquel puede proporcionar una asistencia directa en una revisin. Sin embargo, el auditor interno mantiene siempre la responsabilidad global de asegurar una eficacia del control interno contable interno y la fiabilidad de los registros del cliente, la suficiencia de las pruebas llevadas a cabo, la importancia e imparcialidad de las cantidades correspondientes a las partidas de activo en el balance de situacin y la eficiencia de las reservas para fallidos y morosos. El grado en que se pueden usar y confiar en los procedimientos llevados a cabo por el auditor interno depender de las caractersticas de la situacin concreta.El auditor interno tiene dos funciones principales al efectuar el examen de las cuentas a cobrar. La primera es verificarlas. En este aspecto persigue los mismos objetivos que le auditor independiente y lleva a cabo procedimientos similares a los realizados por este, generalmente con mayor grado de detalle. La segunda funcin del auditor interno es estudiar los procesos y procedimientos de las cuentas a cobrar. Al estudiar estos procedimientos se habr interesado en saber si se han seguido las reglas y normas de la empresa, si se han incrementado los intereses de la empresa y si los procedimientos de contabilidad empleados presentan una asistencia ptima. El auditor independiente debe tener objetivos similares, con el fin de ofrecer sugerencias practicas a la direccin; sin embrago, tales objetivos deben ser secundarios ante la funcin de verificacin de las partidas de activo.Coordinacin de los auditores internos e independientes. Tanto el auditor interno como el independiente, consideran beneficioso coordinar sus trabajos tradicionales de auditoria en el rea de cuentas a cobrar. La confirmacin de dichas cuentas requiere una cantidad de trabajo considerable, especialmente en el caso de empresas que cuentan con filiales que mantienen sus propios registros. puede eliminarse una gran cantidad de trabajo duplicado y de tiempo haciendo que el auditor interno confirme las cuentas a cobrar para un grupo de filiales mientras que el auditor independiente confirma las de otro grupo diferente. Normalmente este procedimiento se lleva a cabo de forma cclica y los resultados obtenidos son comparados por ambos auditores. Por lo general, el auditor independiente determina el grado y base de las confirmaciones que se han de enviar y el interno las prepara.

Objetivos del examen

El auditor persigue fundamentalmente cuatro objetivos principales, que son los siguientes:1. Establecer la adecuacin sustancial de la cantidad que aparece en el balance de situacin que sirve para justificar los registros contables.2. Establecer la validez de las cuentas a cobrar, como demandas contra los deudores registrados. El auditor debe asegurarse de que las cuentas a cobrar constituyen obligaciones de buena fe de empresas o individuos existentes, segn sea el caso. Esto logra bsicamente estableciendo una correspondencia con los deudores (confirmacin de las cuentas).3. Establecer la viabilidad de cobro y determinar el valor realizado de las cuentas a cobrar. Este objetivo incluye la determinacin de la suficiencia de la provisin efectuada en concepto de los deudores morosos.4. Determinar que los saldos de cuentas a cobrar que aparecen en los estados financieros son los correctos. La presentacin de los estados financieros debe ser uniforme con los tres primeros objetivos.Sistemas de control

Frank H. Moeller, Jr., expone los sistemas empleados para desempear la funcin de registrar y controlar las cantidades que deben los clientes: sistemas manuales, de mquinas, de registros en los libros e informticos.Existen sistemas manuales bsicos: el sistema de tarjetas de Mayor y el de archivo de facturas abiertas al descubierto; estos conceptos pueden aplicarse tambin a los sistemas automatizados.El sistema de Mayor es el que ms se utiliza corrientemente y se basa en el mantenimiento de una tarjeta de Mayor para cada cliente, generalmente con un saldo corriente que se obtiene a partir de los cargos por ventas y abonos por pagos. Las fuentes de registro aparecen especificadas en una nueva columna de referencia. Al final de cada periodo contable se realiza un balance de comprobacin de las cuentas individuales que se compara con la cuenta de control del Mayor General.En el sistema de archivo de facturas al descubierto, las cuentas a cobrar aparecen representadas por un archivo de copias de todas las facturas impagadas, generalmente agrupadas por clientes, y a veces por fecha de venta o de vencimiento. Al final de cada periodo se totalizan y ajustan todas las cantidades del archivo correspondientes a factura impagadas con el saldo del Mayor General.El trabajo administrativo necesario para registrar y controlar las operaciones de cuentas a cobrar se ve considerablemente reducido si se emplean mquinas de registros en los libros. El control contable se mantiene en una forma similar en los sistemas manuales.Los sistemas de proceso de datos funcionan a gran velocidad y proporcionan la mayor exactitud debido a que se eliminan muchas de las operaciones necesarias en otros sistemas. En un sistema cclico, se efecta la transcripcin de la informacin a partir de documentos fuente de ventas, devoluciones de mercancas, descuentos de cajas y cobros, para convertirlos en tarjetas perforadas, o introducirlos directamente en el registro de cinta o disco magnticos , y, mediante operadores, exploradores o lectores pticos, permiten sus registro en las cuentas del clientes. Tambin puede tomar decisiones referentes a la aplicacin de cobros y ajustes (un procedimiento que en otros sistemas necesita el trabajo de un encargado). Los sistemas de proceso de datos proporcionan tambin un anlisis de vencimientos e indican el estado de las cuentas cuyas cantidades ya han vencido. Entre las ventajas de los sistemas de proceso de datos se incluyen:1. El ahorro de costos.2. Una mayor exactitud.3. Un envo ms rpido de recibos a los clientes.4. La obtencin ms rpida de las remesas de los clientes.5. La aplicacin imparcial de efectivo (especialmente en lo que se refiere a descuentos).6. Confeccin de recibos ms claros y precisos.7. Produccin del balance de comprobacin por antigedad de saldos en relacin con las cantidades establecidas.Control interno

El grado en que deben aplicarse los procedimientos de auditoria y sus periodificacion dependen de la evaluacin de los controles contables internos existentes.Separacin de responsabilidad u obligaciones. La separacin de responsabilidades constituye un elemento clave de todo procedimiento de control interno. A continuacin se presenta una lista de una buena relacin de las funciones relacionadas con las cuentas a cobrar que deberan mantenerse separadas: 1. No debera permitirse que el cajero acceda a los mayores de cuentas a cobrar.2. La direccin del departamento de crditos y la de ventas deberan estar completamente separadas.3. Los recibos a los clientes deben ser enviados por una persona que no tenga acceso a la caja o bancos y que sea tambin independiente de los empleados de cuentas a cobrar y facturacin.4. Las conciliaciones debe realizarlas alguien no perteneciente al departamento de cuentas a cobrar.5. No debera permitirse el acceso a los recibos a aquellos empleados que se encargan del mantenimiento de Mayores de clientes.Procedimientos correctos de autorizacin. Entre las operaciones de cuentas a cobrar que requiere una debida autorizacin se encuentran:1. Los pedidos de ventas deben ser aprobados por el departamento de crdito antes de que puedan ser aceptados.2. Las cancelaciones por impagados y otros abonos que no sean en efectivo y los pagos a clientes para compensar saldos acreedores, deberan ser aprobados por un ejecutivo que no tenga ninguna otra responsabilidad fundamental en el departamento de cuentas a cobrar.3. Todas las cuentas nuevas deberan ser aprobadas por el departamento de crdito.

Documentacin del control interno

Las actualizaciones de procedimientos de control interno, diagramas de flujo donde se reflejan los puntos de control o cuestionarios pueden, si se usan debidamente, ser muy tiles para el auditor a la hora de determinar la suficiencia del sistema de control interno sobre las cuentas a cobrar. Los cuestionarios y diagramas de flujo deberan estar complementados por descripciones los sistemas y comentarios adecuados, especialmente en lo que a respuestas desfavorables se refiere. La revisin del control interno no se puede cumplir nicamente mediante la documentacin del sistema obtenida por el auditor. Este debe asegurarse tambin de la eficacia del sistema de control interno mediante observaciones y verificaciones.

Revision , observacin y verificacin

La documentacin de control interno que se ha facilitado anteriormente debera permitir al auditor indicar la forma en que obtuvo la informacin, a saber, mediante: 1) revisin; 2) observacin; 3) verificacin.El auditor puede obtener una interpretacin del sistema de control contable interno realizando una investigacin con la ayuda de diversos empleados con responsabilidades en el departamento de cuentas a cobrar (por ejemplo, el director de crditos, el de ventas, el encargado de cuentas a cobrar y al cajero). Es posible que alguna de las respuestas no se ajuste a lo que realmente se hace, sino a lo que debera hacerse. Para justificar la respuesta, el auditor debera observar la ejecucin de los deberes del departamento de cuentas a cobrar y como estn organizadas las actividades del mismo. Debera revisar los manuales de procedimientos y descripciones de trabajos pertinentes a las cuentas a cobrar. Por ltimo, las diferentes pruebas sobre los registros de contabilidad que forman parte de los procedimientos regulares de auditora de cuentas a cobrar permitirn conocer el grado de eficacia del sistema de control interno y la necesidad de ampliar los sistemas de auditora. Auditora Operacional

El auditor independiente puede prestar servicios especiales a la direccin ampliando algunas partes de sus trabajos corrientes de auditora de cuentas a cobrar. El auditor debera revisar brevemente el sistema de crditos y cobros a la vez que revisa las cancelaciones por deudas incobrables o comprueba el vencimiento de las deudas. En consecuencia, tal revisin permitira conocer las deficiencias de control que han ocasionado prdidas. Otra deficiencia que el auditor independiente podra encontrar es la existencia de una poltica de restriccin de crditos. En este punto el auditor puede ser til revisando la administracin de crditos de una empresa orgullosa de presentar un ratio de deuda incobrable a ventas bajo. El auditor podra encontrarse con que no solamente est perdiendo beneficios debido a que el volumen de ventas es reducido como resultado de una poltica de restriccin de crditos, sino tambin que se est incurriendo en unos costos elevados en la administracin de los crditos.Procedimientos de auditoria

Dentro de los procedimientos de la auditoria tenemos: balance de comprobacin y confirmacin de las cuentas a cobrar.

Balance de comprobacin

El primer paso de la auditora de cuentas a cobrar es obtener o preparar un balance de comprobacin de las cuentas auxiliares de cuentas a cobrar. El balance de comprobacin puede efectuarse en la fecha del balance de situacin o en la correspondiente a la confirmacin y preferentemente el personal del cliente debera ser el encargado de prepararlo. En el caso de que se disponga de un ordenador, es mejor obtener un informe impreso.Cuando el cliente prepare el balance de comprobacin, el auditor debera revisar las sumas verticales y horizontales, a modo de comprobacin y conciliar el total con el saldo de la cuenta de control del mayor general. El alcance de las pruebas depender de las suficiencias del control interno sobre las cuentas a cobrar. Puede eliminarse el clculo de los totales en los impresos del ordenador cuando los controles del centro de proceso de datos del cliente hayan sido revisados y verificados por separado y el auditor considere que puede fiarse de la exactitud matemtica de los informes preparados por el ordenador. Si existe una diferencia entre la cuenta de control y el total de las cuentas individuales, debera comunicarse el cliente; los empleados del cliente 8(y no el auditor) deberan detectar la diferencia (el trabajo que esto implica es ms administrativo y no de auditora). Donde exista una diferencia y el control interno sea dbil, el auditor debera considerar la posibilidad de que exista un fraude, especialmente si el saldo de la cuenta de control, es superior al total de las cuentas individuales.En la verificacin de las cantidades del balance de comprobacin es importante que el auditor efecte seguimiento desde este hasta las cuentas individuales u otros documentos fuente, por dos razones: 1. El propsito de la verificacin es probar que todas las cantidades del balance se corresponden con cuentas reales en los auxiliares. 2. Si existen irregularidades, es ms probable que la cuenta de control de cuentas a cobrar aparezca sobrevalorada antes que infravalorada.El auditor, como parte del trabajo que afecta al balance de comprobacin, debera obtener la informacin pertinente de la segregacin de cuentas, si es significativa, en el balance de situacin, mediante saldos acreedores, cuentas a cobrar a directivos, empleados, consejeros, accionistas importantes y empresas afiliadas, depsitos o adelantos y cuentas que estn garantizadas o han sido depositadas como fianza. Confirmacin de cuentas a cobrar

La confirmacin de cuentas a cobrar constituye probablemente el procedimiento ms importante de este tipo de auditora. El procedimiento de confirmacin proporciona una verificacin de la eficacia de control interno y la existencia de las cifras efectivas correspondientes a las cuentas a cobrar.En casos excepcionales, como en la periodificacin de la auditoria, podra ser practicable o imposible que el auditor obtenga una confirmacin de los saldos de cuentas a cobrar. En tales casos, el auditor puede obtener esta confirmacin mediante procedimientos alternativos, no existe una limitacin significativa sobre el alcance de su trabajo y no es necesario el informe emitido haga referencia a la omisin del procedimiento o empleo de procedimientos alternativos. Sin embargo, cuando el cliente imponga restricciones que limiten considerablemente el alcance de la auditoria, el auditor debe por lo general renunciar a emitir una opinin sobre los estados financiero.

Procedimientos alternativos

Es necesario emplear procedimientos alternativos de auditoria cuando no sea practico o razonable confirmar las cuentas a cobrar, o cuando no pueden obtenerse respuestas para importes elevados. Deben emplearse procedimientos alternativos, cuando la experiencia indique que las solicitudes de confirmacin pueden ser destinadas (por ejemplo, en el caso del gobierno, o cuando se trata de cadenas de supermercados). Dado que ha aumentado el nmero de empresas que no responden a solicitudes de confirmacin se ha agravado el problema de encontrar procedimientos alternativos adecuados. Algunos auditores creen que el procedimiento alternativo de revisar los cobros durante perodos posteriores a la fecha de confirmacin resulta suficiente por si mismo, este procedimiento incluye: la inspeccin de los cheques entrantes o avisos de remesas de pago; el establecimiento de un correspondencia, entre los nmeros de facturas y la cuenta del cliente; y la asignacin de la cantidades cobradas a la cuenta del cliente, el registro de los cobros y el deposito en el banco. Estos procedimientos pueden llevarse a cabo de forma muy eficaz si se seleccionan las cantidades de las facturas para su confirmacin. Otros auditores creen que basarse nicamente en las cantidades cobradas puede ser demasiado arriesgado, ya que no justifica suficientemente el saldo de cuentas a cobrar. Es posible que se haya hecho un pago correspondiente a mercanca enviadas despus de la fecha de confirmacin, o que el pago registrado no sea legtimo. Procedimientos especiales para cuentas con recursos

Existen tres tipos de cuentas a cobrar con recurso: la venta de documentos por cobrar con un descuento sin recurso al vendedor, la venta con recurso a este si no paga y la entrega de determinadas cuentas a cobrar como colateral en donde el prestatario conserva el ttulo de posesin. Estos dos ltimos mtodos, en los que el prestatario mantiene el riesgo de crdito, son ms comunes que el primero. Las transferencias de cuentas a cobrar con recurso y el reconocimiento de los beneficios de tales ventas se exponen en la seccin R20 de las Normas de Contabilidad Texto actual de Congreso de Normas de Contabilidad Financiera.