Auditoría administrativa

Autor: Yolanda JiménezOtros conceptos administración

11-2003

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INTRODUCCIÓN

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo

En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la

evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.

En nuestro caso concreto, se tratará la técnica de la auditoria, así como también se desarrollaran a lo largo de tres capítulos lo concerniente a ésta. En el capitulo I detallaremos la

Auditoria, comenzando por los antecedentes históricos de ésta, algunas definiciones dadas por diferentes autores y la que desarrolla el grupo, su finalidad y la clasificacion.

El capitulo II se desarrollará de forma amplia y detallada, lo concerniente a la Auditoria Administrativa, los fines, principios, objetivos, alcance y los métodos.

El capitulo III se dedicara al desarrollo del Auditor, resaltando sus funciones, habilidades y destrezas y algo muy importante como lo es la responsabilidad profesional.

CAPITULO I LA AUDITORIA

1.1. Antecedentes

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta

técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la

aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).

Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el “Railway Companies Consolidation Act” obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.

También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas

en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.

1.2. Definiciones

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

“... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales

demostraciones, registros y documentos.”

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

“... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen.”

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y

fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

1.3. Objetivo

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.

1.4. Finalidad

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

a. Exámenes de aspectos fiscales y legales

b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial) c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

1.5 Clasificación de la Auditoria Auditoria Externa 

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una

opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente

requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,

integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o

firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios

profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La

imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función

asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus

servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

· En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil. · En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la

empresa. · La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.   CAPITULO II  AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2.1. Antecedentes

Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la administración.

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."

Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el

significado esencial de la auditoría administrativa."

Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."

El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Análisis

Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización.

Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre de auditoría administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el

Manual of Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluación administrativa.

El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y

funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa.

Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administración del Instituto Politécnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teoría de la Administración, destina un espacio para presentar un trabajo de auditoría administrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México,

en su tesis profesional La Revisión del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección, financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como registro contable y estadístico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla

los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visión de la técnica.

Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes Ponce, en Administración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visión general de la auditoría

administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la práctica y, Jorge Álvarez Anguiano, en Apuntes de Auditoría Administrativa incluye un marco metodológico que

permite entender la auditoría administrativa de manera por demás accesible.

En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en organizaciones públicas y privadas.

Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente

de trabajo y sistemas de información.

En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorias en las oficinas públicas.

Al iniciarse la década de los noventa, la Secretaría de la Contraloría General de la Federación se dio a la tarea de preparar y difundir normas,

lineamientos, programas y marcos de actuación para las instituciones, trabajo que, en su situación actual, como Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, continúa ampliando y enriqueciendo.

2.2. Definiciones

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: “ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,

institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene

esta auditoria para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

2.3. Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de información respecto al desempeños de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de

reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar

a cabo el examen y evaluación de:

· La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional) · La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

2.4. Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del

manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

2.5. Principios de auditoria administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por

tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos

adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos

de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

· Naturaleza jurídica · Criterios de funcionamiento · Estilo de administración · Proceso administrativo · Sector de actividad · Ámbito de operación · Número de empleados · Relaciones de coordinación · Desarrollo tecnológico · Sistemas de comunicación e información · Nivel de desempeño · Trato a clientes (internos y

externos) · Entorno · Productos y/o servicios · Sistemas de calidad

2.7. Campo de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en:

1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)2. Entidad Paraestatal3. Organismos Autónomos4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)5. Comisiones Intersecretariales6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa2. Sector de actividad3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

1. Microempresa2. Empresa pequeña3. Empresa mediana4. Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en:

1. Telecomunicaciones2. Transportes3. Energía4. Servicios5. Construcción6. Petroquímica7. Turismo8. Cinematografía

9. Banca10. Seguros11. Maquiladora12. Electrónica13. Automotriz14. Editorial15. Arte gráfico16. Manufactura17. Autocartera18. Textil19. Agrícola20. Pesquera21. Química22. Forestal23. Farmacéutica24. Alimentos y Bebidas25. Informática26. Siderurgia27. Publicidad28. Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

1. Nacionales2. Internacionales3. Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

1. Exportación2. Acuerdo de Licencia3. Contratos de Administración4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas5. Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1. Tipo de organización2. Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:

1. Fundaciones2. Agrupaciones3. Asociaciones4. Sociedades5. Fondos6. Empresas de solidaridad7. Programas8. Proyectos9. Comisiones10. Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:

1. Educación2. Cultura3. Salud y seguridad social4. Política- Obrero- Campesino

- Popular5. Empleo6. Alimentación7. Derechos humanos8. Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las

relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

2.8. Factores y metodologías

1.- Planes y Objetivos. Examinar y dicutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2.- Organización.    a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

   b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa, (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización. 3.- Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4.- Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5.- Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6.- Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7.- Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8.- Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área

sujeta a evaluación. 9.- Equipo Físico y su Disposición. Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10.- Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes.   CAPITULO III EL AUDITOR

3.1 Definición

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre

ejercicio de una ocupación técnica.

3.2. Funciones generales

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.

Las funciones tipo del auditor son:

· Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo. · Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. · Definir los objetivos, alcance y

metodología para instrumentar una auditoria. · Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. · Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo. · Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información. · Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. · Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

· Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización · Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles · Revisar el flujo de datos y formas. · Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización. · Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina. · Evaluar los registros contables e información financiera. · Mantener el nivel de actuación

a través de una interacción y revisión continua de avances. · Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. · Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3.3. Conocimientos que debe poseer

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:

Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación

que les permita intervenir en el estudio.

Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Empírica

Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen.

También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

3.4. Habilidades y destrezas

En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento

y dones intrínsecos a su carácter.

La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:

· Actitud positiva. · Estabilidad emocional. · Objetividad. · Sentido institucional. · Saber escuchar. · Creatividad. · Respeto a las ideas de los demás. · Mente analítica.

· Conciencia de los valores propios y de su entorno. · Capacidad de negociación. · Imaginación. · Claridad de expresión verbal y escrita. · Capacidad de observación. · Iniciativa. · Discreción. · Facilidad para trabajar en grupo. · Comportamiento ético.

3.5. Experiencia

Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el

cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.

Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:

· Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización. · Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización. · Conocimiento de esfuerzos anteriores · Conocimiento de casos prácticos. · Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.

· Conocimiento personal basado en elementos diversos.

3.6. Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :

· Preservar la independencia mental · Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas

· Cumplir con las normas o criterios que se le señalen · Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:

·   Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a auditar · -Interés económico personal en la auditoría · -Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas · -Relación con instituciones que interactúan con la organización · -Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:

· Ingerencia externa en la selección o aplicación de

técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría. · Interferencia con los órganos internos de control · Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría · Presión injustificada para propiciar errores inducidos

En éstos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:

· Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. · Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. · Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. · Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. · Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios.

· Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos. · Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. · Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece. · Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. · Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva. · Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos,

conservando su objetividad al margen de preferencias personales. · Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.   CONCLUSIÓN

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidas.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del

tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda

empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.   BIBLIOGRAFÍA

Alvin A. Arens. Año 1995. Auditoria Un enfoque Integral Editorial Océano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gómez Rondon. Auditoria Administrativa Joaquín Rodríguez Valencia. Año 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Profesor A. López de SA. Año 1974. Curso de Auditoria

Víctor Lázzaro. Sistemas y Procedimientos William P. Leonard. Auditoria Administrativa

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Yolanda Jiménez

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Auditoria Administrativapartner-pub-8555 ISO-8859-1 Buscar

Definición.

Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a

cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente.

Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de

la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes

y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas,

procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en

que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La

auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de

empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado

en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas. El resultado de la

auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la

empresa o parte de ella.

Finalidad. Los fines de la auditoría son los aspectos bajo los cuales su objeto es

observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial. 2. Indagaciones y

determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre

el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6.

Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exámenes de aspectos fiscales

y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial). c. Examen para

la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Los variadísimos fines de la auditoría muestran, por sí solos, la utilidad de esta técnica.

Clasificación de la Auditoría.

Auditoría Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría

Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de

una unidad económica, realizado por un auditor sin vínculos laborales con la misma,

utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente

sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular

sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene

trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el

sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a

tener plena credibilidad en la información examinada.

w w w .mitecnolog w w w .mitecnolog

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional

reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y

profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho

de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y

concediendo que pueda expresarse una opinión basada evidencias y en que no se

imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

Auditoría Interna La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un

sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con

vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de

emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos

informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se

producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditorías internas son hechas por personal

de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control

de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los

métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más

eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso

del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de

la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser,

esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el

Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la

confianza del Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel

de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control,

por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la

empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría

interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de

los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para

que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La

auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina,

pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus

servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Diferencias entre auditoría interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa,

algunas de las cuales se pueden detallar así:

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,

mientras que en la Auditoría Externa la relación es de En la Auditoría Interna el

diagnóstico del auditor, esta destinadotipo civil. para la empresa; en el caso de la

Auditoría Externa este dictamen se destina La Auditoríageneralmente para terceras

personas o sea ajena a la empresa. Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido

a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal

de dar Fe Pública.

Objetivos de la auditoría administrativa.

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los

siguientes:

1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. 2. De

productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los

recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. 3. De

organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,

competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de

autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede

constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y

cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. 5. De calidad.-

Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la

organización. 7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las

capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.-

Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al

proceso de gestión de la organización.

Principios de auditoría administrativa.

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorías

administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto

debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluación. La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad

técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus

respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la

calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables

de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos

pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que

asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los

planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación. Una responsabilidad de la auditoría

administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo realmente en los niveles

directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está

de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está

ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan técnicamente la

comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el

análisis y confirmación de Habilidad para pensar endatos, los cuales son necesarios e

imprescindibles. términos administrativos. El auditor administrativo, deberá ubicarse en

la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional

y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido

administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura,

niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales

como: • Naturaleza jurídica • Criterios de funcionamiento • Estilo de administración •

Proceso administrativo • Sector de actividad • Ámbito de operación • Número de

empleados • Relaciones de coordinación • Desarrollo tecnológico • Sistemas de

comunicación e información • Nivel de desempeño • Trato a clientes (internos y

externos) • Entorno • Productos y/o servicios • Sistemas de calidad 2.7. Campo de

Aplicación En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en

todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social. En el Sector Público se

emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de

autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.

Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia

del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos

Autónomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones

Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales En el Sector Privado se utiliza tomando en

cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación

comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: 1. Tamaño de

la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al

tamaño, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequeña 3.

Empresa mediana 4. Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se

refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente

en: 1. Telecomunicaciones 2. Transportes 3. Energía 4. Servicios 5. Construcción 6.

Petroquímica 7. Turismo 8. Cinematografía 9. Banca 10. Seguros 11. Maquiladora 12.

Electrónica 13. Automotriz 14. Editorial 15. Arte gráfico 16. Manufactura 17.

Autocartera 18. Textil 19. Agrícola 20. Pesquera 21. Química 22. Forestal 23.

Farmacéutica 24. Alimentos y Bebidas 25. Informática 26. Siderurgia 27. Publicidad 28.

Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse

en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas También tomando en cuenta las

modalidades de: 1. Exportación 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administración

4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas 5. Subsidiarias En el Sector

Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organización 2. Naturaleza de su

función Por su tipo de organización son: 1. Fundaciones 2. Agrupaciones 3.

Asociaciones 4. Sociedades 5. Fondos 6. Empresas de solidaridad 7. Programas 8.

Proyectos 9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su función se les ubica en las

siguientes áreas: 1. Educación 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Política - Obrero

- Campesino - Popular 5. Empleo 6. Alimentación 7. Derechos humanos 8. Apoyo a

marginados y discapacitados Podemos concluir, que la aplicación de una auditoría

administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción,

dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y

servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de

autoridad. La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos

y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y

mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de

acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para

que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

Factores y metodologías

1. Planes y Objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes

y objetivos. 2. Organización. a. Estudiar la estructura de la organización en el área que

se valora. b. Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de

organización de la empresa, (si es que la hay). c. Asegurarse de si se concede o no una

plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y

departamentalización. 3. Políticas y Prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción (en

el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y

prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los

reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y Procedimientos. Estudiar los

sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus

elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6. Controles.

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar

las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control,

comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar

las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a

evaluación. 9. Equipo Físico y su Disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo

mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo.

10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los

remedios convenientes.

Competencias Digitales (Tic’s Basicas) a construir:

Usar (click en )www.Google.com para buscar y localizar UN material academico

apropiado y que se pueda recomendar para el tema, ver VIDEO BUSQUEDAS abajo en

esta pagina.

En el post ( o tema ) apropiado en el Libro de Blogger, pegar el material localizado y

que se recomienda para este tema, ver VIDEO BLOGGER abajo en esta pagina.

pd: Recordar incluir la fuente del tema usando el formato de citacion apropiado, ver

VIDEO WIKIPEDIA abajo en esta pagina.

En el editor de Blogger usar colores para destacar los parrafos mas importantes y usar

subrayados para las citas mas relevantes.

En el post ( o tema ) apropiado en el libro en Blogger, para incluir ecuaciones o

notacion matematica se debera usar el icono del editor de Blogger IMAGE y construir

esta notacion matematica con imagenes Latex, ver VIDEO LATEX ABAJO.

Construir al final y despues de la fuente del material, un breve resumen ( no mas de 2–

3 parrafos) explicando palabras propias el contenido del tema.

pd: Se pueden usar alguna de las citas que encontradas dentro del tema, solo recordar

encerrarla entre comillas.

pd: Se pueden usar tambien cambios en fonts para darle mas visibilidad, consistencia y

relevancia al resumen del tema.

PUNTOS EXTRAS Si se usa una segunda fuente valiosa de informacion y recordar

encadenar los dos materiales mediante uno o dos parrafos apropiados.

Enviar a el maestro o compañeros un correo electronico que incluya la liga a el tema

en blogger para revision, recomendacion, sugerencias y evaluacion, ver VIDEO LIGAS

GMAIL abajo.

Sacar una cuenta (click en)http://docs.google.com, usando el correo de Gmail y tratar

de conseguir el mismo usuario que se construyo en Gmail y Blogger ver VIDEO

GOOGLE DOCS abajo en esta pagina.

pd: Si ya se tiene una cuenta ignorar esta competencia digital.

pd: Google Docs es el equivalente a OFFICE pero con la caracteristica que todos sus

componentes ( procesador de palabras, presentacion electronica y hoja de calculo) estan

completamente en internet, es decir todos los archivos o material estaran en linea,

seguros y siempre disponibles, ademas de que se pueden trabajarlos desde cualquier pc,

ya sea la personal, la del laboratorio de la escuela o la de un lugar publico como la

biblioteca o un cafe internet.

Construir una Presentacion Electronica ( usando muy pocos slides) del tema en

GOOGLE DOCS e incrustrarla en el tema de bloger ver VIDEO GOOGLE DOCS en esta

pagina abajo.

pd: Recordar que una presentacion electronica, es solamente un resumen muy

condensado del tema ( o mapa o guia mental ), que ayuda a recordar los elementos y

conceptos mas basicos del tema, cuando se estan exponiendo frente a un grupo.

pd: No olvidar incluir un primer slide con el titulo de la presentacion electronica, un

segundo slide con un indice de la presentacion electronica y un ultimo slide con dos o

tres parrafos de conclusiones y bibliografia.

Buscar en Google Imagenes o www.Flickr.com o www.PhotoBucket.com una galeria

de fotos o de imagenes apropiadas al tema actual,

Para los casos de Photobucket y Flicker, ambos sitios proporcionan ligas a sus

imagenes y tambien objetos (los recuerdan??), que se pueden incluir en el tema del

libro apropiado en Blogger.

pd: para estos sitios deberan obtener una cuenta usando el correo de gmail y de

preferencia obtener el mismo usario que se ha venido manejando a lo largo del curso.

pd: Tratar de usar resoluciones y tamaños de imagenes chicos o medianos, recordar que

todo este material termina en el post del tema en Blogger y esa pagina no tiene mucho

espacio para desplegar fotos o imagenes.

pd: El formato apropiado para fotos o imagenes es JPG, tratar de no usar otros

formatos.

pd: Se puede construir y conseguir esta coleccion o galeria de imagenes con:

1) Usando Google Imagenes, recordar conseguir solo imagenes que tengan permiso de

publicacion abierto, no usar imagenes o fotos que tengan derechos reservados.

pd: Estas fotos almacenarlas en un folder en el desktop o escritorio de su computadora y

subirlas a el post en blogger usando el icono IMAGE del editor de Blogger.

2) Flickr y Photo Bucket tambien tienen una gran cantidad de imagenes que se pueden

usar o mejor dicho enlazar a el tema o post en Blogger.

3) Tambien se puede usar la camaras digitales o las camaras de sus telefonos celulares.

4) Tambien se puede usar el programa o aplicacion llamado Srip32.exe( solo buscar

srip32 en google) bajarlo e instalarlo, este programa permite capturar una pantalla de la

pc, es decir si se encuentra un sitio con imagenes o incluso texto apropiado o relevante

al tema, capturar la pantalla con srip32 y ya se tendra la imagen, ver VIDEO Srip32

abajo.

Incluir al menos una imagen de cada uno de los dos sitios (flickr y Photobucket) en el

tema o post que se esta construyendo en Blogger.

PUNTOS EXTRAS Si se incluyen una galeria completa de imagenes apropiadas desde

cualquiera de estos sitios de FLICKR o Photobucket.

Sacar una cuenta (click en)www.DivShare.com, usando el correo de Gmail y tratar de

conseguir el mismo usuario que se consiguio en Gmail y Blogger y Flickr ver VIDEO

DIVSHARE abajo en esta pagina.

pd: Si ya se tiene una cuenta ignorar esta competencia digital.

pd: Usar Divshare para almacenar material en audio (MP3) apropiado a el tema ( no

usarlo para almacenar material comercial o les suspenden la cuenta)

pd: El material en Audio, con formato MP3 se debera producir usando un microfono en

la pc y programas de aplicacion apropiados, llamados editores de audio, un ejemplo de

ellos es el SOUND RECORDER que ya viene en Windows, pero se recomienda usar

mejor AUDACITY ( solo buscar en google AUDACITY) bajarlo e instalarlo, ver

VIDEO AUDACITY abajo.

Crear al menos dos archivos de audio mp3:

1) El primero de ellos sera la lectura completa de este tema en voz apropiada. ( o

aprender a editar con audacity la voz)

2) El segundo de ellos sera un resumen del tema. ( buena voz o editarla con audacity)

3) Ambos archivos subirlos a Div Share (recordor que tienen que ser MP3) y el

reproductor que proporciona gratis Div Share, ver VIDEO DIVSHARE abajo e

insertarlo en el lugar apropiado del tema que se esta construyendo en Blogger.

4) Ejemplo del reproductor incrustado en una pagina:

Sacar una cuenta (click en)www.YouTube.com, usando el correo de Gmail y tratar de

conseguir el mismo usuario que se consiguio en Gmail y Blogger y Flickr.

pd: Si ya se tiene una cuenta ignorar esta competencia digital.

Para producir video se pueden usar tres fuentes:

1) Localizar Videos apropiados en Youtube.

2) Usar nuestras camaras digitales o nuestros telefonos celulares para producir video.

3) Producir un video de la propia pantalla de la computadora ( muy similar a lo que se

hizo con Srip32) pero usando un programa especializado en video, tal como

CAMSTUDIO (click en www.CamStudio.org) bajar e instalar ( no olvidar bajar e

instalar el CODEC que esta abajo en el mismo sitio.

3.1) para Usar Camstudio solo recordar que es muy similar a Srip32 Solo que el

resultado final es un archivo de video AVI.

Producir un video de resumen del tema (usar camstudio con el fondo de la pagina con

el tema e irlo comentando en voz apropiada)

Producir un video en vivo con la exposicion del tema ( pueden usar la presentacion

electronica de fondo o cualquier otro material, pizarron, filminas, rotafolios, etc.)

Subir los videos a su cuenta en Youtube e incluirlos o ligarlos en la pagina en Blogger,

tambien los pueden subir directamente a BLOGGER ver VIDEO BLOGGER VIDEO abajo.

Saludos y suerte prof Lauro Soto, Ensenada, BC, Mexico.

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Teoría de la auditoria administrativa

El concepto de eficiencia y eficacia está ligado a otros conceptos que tienen aceptación en todo pensamiento administrativo y económico con-temporáneo. Se le vincula a denominaciones tales como: racionalidad, rentabilidad, productividad, desarrollo, etc.’ En la teoría administrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Sin embargo, al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y sólo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto, se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.

En nuestro caso concreto se tratará la técnica de “auditoría administrativa”, para llevar a cabo un examen y una evaluación sistemáticos e integrales de los problemas administrativos, sus causas y las posibles soluciones` Por tanto, en lo sucesivo nuestro propósito será el de plantear una estructura teórica para la auditoría administrativa, que tanta falta hace en el quehacer de nuestra profesión, y se analizarán otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teoría.

Significado de “auditoría administrativa”

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. Así ha ocurrido específicamente con la auditoría: la extensión de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva área de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera, al término “auditoría” se ha adicionado la palabra “administrativa”, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional) .

El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la expresión auditoría administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la evaluación de la gestión administrativa de ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas2 se ha empleado con frecuencia el término.

El presente trabajo es producto de varios años de actuación profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema; es un intento de esquematizar el estado actual de la teoría de la auditoría administrativa con el fin de indicar vías a través de las cuales, en nuestra opinión, podría lograrse un principio de solución a las dificultades planteadas en la práctica. Con el propósito de que tenga sentido una teoría sobre auditoría administrativa es necesario presentar una clara definición del término. La expresión se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson3 nos dicen: “Los consultores administrativos han aludido a la auditoría administrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el propósito de definir y explicar áreas-problema”. Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditorías internas o auditorías operativas denominándolas en ocasiones “auditorías administrativas”.4 El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría (funcional, procesal o analítica) se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.A continuación se presentan las definiciones sobre auditoría administrativa expresadas por algunos autores.

William P. LeonardEs un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.

E. HefferonEs el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.

Chapman y AlonsoEs una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.

Fernández Arena J. A.Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución. En este contexto, la auditoría administrativa se halla más en el carácter de una auditoría de la dirección superior. En consecuencia, se percibe a la auditoría administrativa en el campo de auditorías independientes de la administración; se usan términos que tienen la intención de connotar el contexto de atestiguación de la auditoría administrativa. Atestiguación se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la acción de una tercera: el atestiguador. El autor E. Salomon ha colocado la función de atestiguación sobre una base firme al expresar lo siguiente: “La atestiguación como tal, posee un sentido social. . . porque tiene una utilidad fundamental”. Esta idea sobre utilidad de la atestiguación, surge del complejo medio ambiente económico que genera requisitos de información respecto a las operaciones de un organismo. Tal información la requieren

diversas personas, tanto internas como externas, a una organización determinada, con el propósito de tomar decisiones bien informadas con respecto a tal organismo.

Cabe aclarar que no en todos los casos existe claridad respecto a la auditoría administrativa; ésta, como herramienta de control y evaluación, comenzó a difundirse en nuestro medio hace algunos años y ya se advierten algunos indicios de aplicación integral. Sin embargo, la terminología utilizada procede de la lengua inglesa y no existe uniformidad en la traducción de algunos términos, el alcance no se halla estrictamente delimitado y, además, en algunas reuniones internacionales especializadas se ha empleado dicha terminología sin definir adecuadamente el concepto. La mayoría de los trabajos en inglés no distinguen entre auditoría gerencial (management auditing) y auditoría operativa (operational auditing), se utilizan ambas expresiones como sinónimos. Sin embargo, ya hemos analizado contribuciones destacadas, donde las denominaciones sí responden a en-foques y concepciones aplicadas a nuestro medio.

En resumen, el aditamento “administrativa” a la palabra auditoría que, aun con los problemas conocidos, cuenta con la aceptación general dentro del ambiente profesional, ha traído como resultado un concepto anfibológico, fuente de discusiones y confusiones tanto para los versados como para los neófitos en el tema.

Necesidad de la auditoría administrativa

En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Además de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:

• la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría administrativa funcional, procesal),• la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información, métodos de control, etc.

Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situación. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les

impone la realidad. Y no son sólo los periodos de crisis sino también los de éxito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.

Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.

La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. Una gestión deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posición difícil; si todavía hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditoría administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la función social, etc. En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas. En cada tipo de auditoría administrativa (funcional, analítica o del medio ambiente) y según sea quien la aplique, habrá una metodología por seguir, también podrán variar el alcance y la profundidad del examen, que dependerán básicamente del objetivo de la auditoría. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un análisis sistemático e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si consideramos a los organismos sociales como entes dinámicos, con sus problemas de crecimiento y adaptación al medio ambiente, comprenderemos entonces por qué a ese examen y evaluación se le denomina auditoría administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

MARCO GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El autor J. C. Burton dice: “Aun cuando ya se ha escrito sobre auditoría administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoría”. Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.2. Establecer normas de desempeño.3. Elaborar informes sobre auditoría administrativa.4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

A continuación profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administración.

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la

calidad de la función social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podrían obtener de una auditoría resultados levemente distintos; pero la variación no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional.

La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditoría administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administración del presente, debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro. Esto implica una auditoría de procedimientos, que constituye con toda claridad una porción de la auditoría administrativa. Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente, y en la evaluación de los mismos.

La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. Una información que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor sólo obtiene un éxito relativo, no porque no conozca todos los datos sino porque no dedicó el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la dirección superior. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor, es trasmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la administración. El texto de un informe debe ser interesante, trasmitir el mensaje de una manera objetiva y fácil de entender, y debe presentarse a la mayor brevedad posible para que la dirección pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye bastante en la decisión que se tome.

2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido. Un primer paso para la creación de medidas de control podría consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa.

Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administración y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera .El último factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, económico y político en el cual opera la empresa.

Por tanto se podrán ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo.

3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar los aspectos siguientes:

Planeación del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:

• ¿Quién lo va a leer?• ¿Qué uso va a tener?

Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:

a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:• Portada• Carta de presentación• Prefacio• Sumario

b) Informe (contenido principal)En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:

• Deficiencias de las áreas funcionales.• Deficiencias de la administración general.• Apreciación de la empresa.• Conclusiones y recomendaciones.

c) Material complementario.En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos más comunes están los siguientes:• Gráficas

• Cuadros• Formas• Diagramas de flujo• Cuestionarios• Hojas de trabajo• Hojas de datos (entrevistas)• Programas de trabajo

El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado. El autor W. P. Leonard plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas:

¿Se exponen todos los hechos de importancia?¿Está redactado el informe con claridad?¿Las recomendaciones son oportunas, fáciles de realizar, convenientes para la dirección v el éxito de la empresa?¿Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y útil para la dirección?

Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podrá estar seguro de que el informe, tal como está concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan.

Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:• Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.• Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.• Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.

4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.

En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se re-quieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se

pueden combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”.

Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. Naturaleza de los procedimientos de auditoría. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.

Procedimientos de auditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicación de una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION1. Investigación documental (de hechos y registros)2. Observación directa

CUESTIONARIOS1. Cuestionario general2. Cuestionario por áreas funcionales3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo4. Cuestionario de análisis de procedimientos5. Cuestionario de análisis del sistema de información6. Cuestionario de análisis de formas7. Hoja de análisis8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)

ENTREVISTAS1. Entrevistas a funcionarios y gerentes2. Entrevistas a jefes de departamento3. Entrevistas a personal operativo

Tipos de Auditoria

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Fiscal

Social

Sistemas

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Riesgos

Cuentas de los estados financieros se pueden clasificar en dos categorías:

1. del auditor externo / auditor de cuentas es una firma independiente de contabilidad pública contratada por el CLIENTE, sujeta a la auditoria, para expresar una opinión sobre si los estados financieros de la compañía están exentos de errores significativos, ya sea por fraude o error. Para las empresas que cotizan en bolsa, los auditores externos también pueden ser llamados a expresar una opinión sobre la eficacia de los controles internos sobre los informes financieros. Los auditores externos también puede ser contratado para la realización de otros procedimientos acordados, relacionados o no con los estados financieros. Más importante aún, los auditores externos, aunque comprometidos y pagados por la empresa objeto de la auditoria, son considerados como auditores independientes. Los referentes más utilizados son los de auditoria externa NAGA EE.UU. del Instituto Americano de Contadores Públicos, y las Normas Internacionales de Auditoria ISA desarrollado por el Internacional de Auditoria y Aseguramiento de la de la Federación Internacional de Contadores

2. Los auditores internos son empleados por la organización de la auditoria. Llevan a cabo diversos procedimientos de auditoria, sobre todo relacionados con los procedimientos sobre la eficacia de los controles internos de la empresa sobre los informes financieros. Debido a los requerimientos de la Sección 404 de la Ley la gerencia también evaluar la eficacia de sus controles internos sobre la información financiera (como también se requiere del auditor externo), los auditores internos son utilizados para esta evaluación. Aunque los auditores internos no se consideran independientes de la sociedad que llevan a cabo procedimientos de auditoria de los auditores internos de las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a informar directamente a la junta directiva, o un sub-comité de la junta directiva, y no a la gestión, a fin de reducir el riesgo de que los auditores internos se las presiona para que las evaluaciones favorables. Los más utilizados Interior normas de auditoria son los del Instituto de Auditores Internos.

Consultor auditores son personal externo contratado por la empresa para realizar una auditoria siguientes normas de auditoria de la empresa. Esto difiere del auditor externo, que sigue sus propias normas de auditoria. El nivel de independencia por lo tanto en algún lugar entre el auditor interno y el auditor externo. El auditor consultor podrá trabajar de forma independiente o como parte del equipo de auditoria que incluye los auditores internos. Auditores Consultores se utilizan cuando la empresa carece de experiencia suficiente para auditar ciertas áreas, o simplemente para el aumento de personal cuando el personal no están disponibles. auditores de calidad pueden ser consultores o empleados por la organización.

LA AUDITORÍA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA La Auditoría Financiera

Es un examen sistemático de los libros y registros de un organismo social; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas para poder informar sobre los mismos.

La auditoría financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta técnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situación financiera.

ObjetivoSu objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero.

La Auditoría Administrativa.

En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona tina evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección de la empresa. Por ejemplo, las políticas inadecuadas en relación con la función de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditoría financiera.

Objetivo do In Auditoría Administrativa.

Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la dirección a lograr y mejorar la posición de la empresa.

1. No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa.2. No controla los elementos esenciales de la administración, fuera de los fiscales.3. Se orienta más hacia el pasado que al futuro.4. Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa, ni de sus habilidades para hacer frente a una obligación contraída

recientemente.5. No lleva a cabo un análisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes, procedimientos y operaciones de la empresa en comparación con los competidores),6. Carece de análisis de integración evaluando la eficiencia de la interacción funcional dentro de la empresa.7. Falta de análisis interpretativo relacionando importantes datos fiscales con decisiones recientes.

NECESIDAD DE QUE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y LA FINANCIERA SE COMPLEMENTEN.

La auditoría financiera cubre exclusivamente un aspecto particular y concreto de lo que debe ser una auditoría integral, como lo es la auditoría administrativa.

Cuando se lleva a cabo exclusivamente la auditoría financiera, se está dirigiendo únicamente a una parte mínima de la función general de la empresa, y por tanto, al no contemplar el todo simplemente se están viendo efectos y no causas.

Cuántas veces los informes de auditoría de estados financieros culminan con un dictamen de razonabilidad dichos estados; pero casi nunca aportan las causas administrativas que están provocando una mala o deficiente administración.Los estados financieros son el producto de un proceso de información debidamente integrado y, desde luego, la información y la comunicación en una empresa no son materia del área administrativa.

Cuántas veces el manejo inadecuado de políticas es consecuencia de una información financiera deficiente, La propia organización administrativa, y el desconocimiento de ésta ocasiona el manejo inadecuado de la estructura contable y financiera. Muchos problemas ocasionan a la empresa un deficiente sistema de control y su aplicación al ámbito financiero.

Partiendo de una adecuada selección e integración de recursos humanos, habrá que determinar la habilidad y la capacidad requerida de éstos, para alcanzar los objetivos y planes fijados. Además esta integración es importante para el éxito en la elaboración y manejo de los estados financieros. La mayoría de las veces, los problemas de información financiera no son del manejo numérico y especifico de la información, sino de la persona que es incapaz de manejar esos números.

Actualmente, la elaboración de estados financieros está basada en métodos coma la guía de contabilización, instructivos de operación, diseño y planeación de formas, etc., que son fruto de la actividad administrativa y no contable. Ahora bien, si recordamos la definición de la auditoría administrativa, podremos opinar que al compararla con el concepto de auditoría financiera no existirá ninguna confusión, ya que esta última se refiere sólo a registros, libros • informes de contabilidad; sin embargo, si revisamos el programa clásico de una auditoría financiera, encontramos la necesidad de realizar un examen del control interno, y éste es un aspecto de confusión que es necesario aclarar.

Esto es precisamente el control interno: el punto de coincidencia de

ambas auditorías, pero con distintos usos. La auditoría financiera se aboca a analizar el control interno, exclusivamente para determinar las pruebas y procedimiento que ésta utilizará. En cambio, la auditoría administrativa se aboca a analizar y evaluar el control interno, para determinar los grados de eficiencia y eficacia que la administración de una empresa tiene.

En términos generales, podemos resumir las relaciones entre la auditoría financiera y la administrativa, señalando que:

La primera trabaja principalmente sobre el examen de registros y libros de carácter contable, o sea, examina los' efectos de las decisiones administrativas, pero sin llegar a hacer un análisis exhaustivo de sus causas.

En cambio la segunda pretende un conocimiento integral de la empresa determinando el porqué, o sea, la causa de los fenómenos que afectan los resultados reflejados en los estados financieros y que, como ya sabemos, son motivo de un examen por parte de la auditoría financiera.

RELACIÓN ENTRE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y LA FINANCIERA.De lo anterior deducimos que quien realiza una auditoría financiera, sólo podrá detectar en esa investigación simples efectos y visualizar exclusivamente una parte del problema, por lo que se hace necesario que la auditoría financiera sea tina parte mis de la auditoría administrativa; para que al ver el todo se puedan determinar las causas, y efectuar un juicio completo de un problema que no puede ser resuelto simplemente a través del análisis de una de sus partes.

Con esto queda de manifiesto que ambas auditorías deben complementarse con la intención de conseguir un objetivo que sea común a ambas técnicas, y con el de proporcionar la información necesaria para que la dirección pueda llevar a cabo una adecuada toma de decisiones.