Audit Trail - 1Life

NOTE TECHNIQUE

Audit Trail

(Nouveauté de la 16.08)

(Actualisé en 16.09)

Version 16.09 du 15/01/2021

Document Public

Note technique – Audit Trail / 26

Audit Trail

Sommaire

1. PRESENTATION ...................................................................................... 3

2. PARAMETRES ......................................................................................... 4

3. FONCTIONS DE SUIVI .............................................................................. 7

Directement dans la fiche concernée ............................................................................. 7

Au niveau de la fiche ..................................................................................................................................... 7

Au niveau du détail de la nomenclature ............................................................................................... 7

A partir d'un accès dédié ................................................................................................. 8

Recherche avancée ........................................................................................................................................ 8

4. LES ACTIONS POSSIBLES ........................................................................14

Historique des transactions........................................................................................... 14

Liste des tables .............................................................................................................................................. 14

Colonnes du tableau ................................................................................................................................... 15

Les filtres .......................................................................................................................................................... 16

Détail des transactions ................................................................................................... 17

Détail d'une création ................................................................................................................................... 17

Détail d'une modification .......................................................................................................................... 17

Les fonctions de tris, recherche et raccourcis clavier ................................................ 19

Gestion des identités orphelines .................................................................................. 20

Comparer ......................................................................................................................................................... 22

Associer ............................................................................................................................................................. 22

5. ARCHIVAGE DES DONNEES .....................................................................24

6. PASSAGE DES SCENARIIS .......................................................................26

Scénario d'installation................................................................................................................................. 26

http://www.cegid.com/


1. Présentation

Un Audit Trail est un enregistrement électronique sécurisé, généré par ordinateur, horodaté et qui permet de

reconstituer les événements relatifs à la création, à la modification ou à la suppression d’un enregistrement

électronique.

Un Audit Trail est une chronologie justifiant du “qui, quoi et quand” d’un enregistrement.

Cegid PMI trace automatiquement toutes les modifications, ce qui inclut l’enregistrement des anciennes

valeurs de champs, la date et l’heure du changement, le nom de la personne qui a effectué le changement.

Ces informations indispensables sont disponibles pour l’Audit Trail de façon automatique.

Cegid PMI conserve les informations de l’enregistrement d’origine, qui incluent les métadonnées

correspondantes. Les enregistrements sont conservés pendant une période définie.

Les bénéfices de l'Audit Trail sont en priorité de :

• Répondre aux normes qualité, notamment celles de la FDA et ISO.

o FDA est l'abréviation de Food and Drug Administration, service du gouvernement américain

responsable de la pharmacovigilance, c'est-à-dire des études, du contrôle et de la réglementation

des médicaments avant leur commercialisation.

o Norme ISO définie par l'Organisation internationale de normalisation et s'appliquant aux produits

et aux services pour nos clients.

• Permettre au support de connaître les modifications apportées en cas de problème.

Important

La mise en place de l'Audit Trail peut entrainer un allongement des temps de traitement lors

d'opérations volumineuses (intégration de données, configurateur, import Xml, etc …).

Notez

Le module "Audit Trail" est soumis à sérialisation (Code Module : 00484).



2. Paramètres

Module Paramètres, Paramétrage, Paramètres généraux

Paramètre 870 : Audit Trail

Ce paramètre permet de définir les tables à surveiller, ainsi que la durée de conservation des données.

Il convient de cocher celles pour lesquelles vous souhaitez mettre en place l'Audit Trail.

Les tables suivantes sont traçables :

• TIERS (Clients, Prospects et Fournisseurs),

• Contacts,

• Articles,

• Nomenclatures

• Paramètres généraux,

• Références externes,

• Tarifs A-Z.

Notez

Dès lors que vous avez activé l'Audit Trail pour une table, et que des données ont été enregistrées, il n'est plus

possible de désactiver l'option.



Conservation des données Choix de la durée de conservation des traces. Au vu de la volumétrie des

enregistrements, le curseur est positionné par défaut sur un historique d'un

mois. Libre à vous de changer cette valeur ; le nombre de mois historisés

peut être de 1, 3, 6, 9 ou 12 mois.

Attention cependant, il est toujours possible d'augmenter le nombre de

mois de conservation, par contre il n'est pas possible de revenir en arrière.

Appliquer à toutes les sociétés Case à cocher permettant de ne pas identifier les sociétés une par une, mais

de définir par défaut l'implémentation de l'Audit Trail sur l'ensemble des

sociétés.

Soit cette case est cochée à partir de la société principale (et toutes les

sociétés "filles" adoptent l'Audit Trail par défaut), soit il convient de mettre

en place l'Audit Trail à partir de chacune des sociétés concernées.

Si vous essayez de cocher cette case alors que la mise en place de l'Audit

Trail a déjà été effectuée sur certaines sociétés de manière individuelle, vous

obtenez ce message :



Notez

On ne choisit pas précisément les champs à analyser. Seuls les champs présents et modifiables au niveau des

écrans PMI sont traçables.

Les champs mis à jour automatiquement par l'application (stock article, champ en lecture, …) ne sont pas

tracés.



3. Fonctions de suivi

Le suivi de l'Audit Trail est réalisé à partir de différents accès.

Directement dans la fiche concernée

Au niveau de la fiche

Exemple avec une fiche article.

Le bouton [Audit Trail] ne devient actif que suite à l'appel d'un élément (client, prospect, fournisseur, …).

Il est accessible à partir de l'onglet Edition de la fiche.

Notez

Pour la table des Paramètres Généraux, le bouton est accessible pour tous les paramètres, SAUF pour le

paramètre 870 de mise en place de l'Audit Trail. Celui-ci ne peut pas être tracé !

Au niveau du détail de la nomenclature

Pour les articles de nature Produits Fabriqués, le bouton [Audit Trail] est accessible à partir de l'onglet

Recherche disponible au niveau du détail de la nomenclature.



A partir d'un accès dédié

Module Administration, Utilitaires, Audit Trail

Le menu spécifique est accessible à partir du module Administration, Utilitaires et disponible uniquement pour

le superviseur.

Recherche avancée

Sélection de la table

Table auditée Choix de la table parmi la liste proposée. Seules les tables mises en place pour

l'Audit Trail sont présentes au niveau de la liste (paramètre 870).

Selon la table sélectionnée, différentes options de recherche sont proposées.

Inclure les tables dépendantes dans la recherche

Les tables dépendantes sont les tables directement associées à la table sélectionnée (voir la Liste des tables

page 7).

Cette case à cocher s'affiche dès lors qu'une table est sélectionnée.

Ce choix est inaccessible pour les tables suivantes, du fait que celles-ci n'ont pas de tables associées.

• Contacts,

• Paramètres généraux,

• Références externes,

• Tarifs A-Z



Sélection des éléments

Sélections table Article

Code article Saisie du code article à analyser. La recherche dynamique est active.

Code complémentaire Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article. La saisie d'une étoile

(*) permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes

articles, tous codes complémentaires confondus.

Sélection table Nomenclature

Code produit fabriqué Saisie du code PF à analyser. La recherche dynamique est active sur ce champ.

Code complémentaire PF Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article nomenclature. La saisie

d'une étoile (*) permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou

les codes articles, tous codes complémentaires confondus.

N° ligne nomenclature Choix du numéro de ligne de la nomenclature. Si le numéro de ligne reste à

zéro, alors toutes les lignes modifiées de la nomenclature seront affichées.



Sélection table Client ou Fournisseur

Code client ou fournisseur Saisie du code tiers à analyser. La recherche dynamique est active sur ce champ.

Sélection table Contacts

Nom Saisie du nom du contact à analyser.

Prénom Saisie du prénom du contact à analyser.

Attention

Pas de recherche dynamique sur les contacts.



Sélection table Paramétrage

Etablissement Saisie éventuelle d'un code établissement.

N° de paramètre Saisie du numéro de paramètre à auditer.

Code paramètre Pour les paramètres qui ne sont pas des tableaux de paramètres, indiquer

impérativement une étoile (*).

Sélection table Références externes

Code article Saisie du code article à analyser. La recherche dynamique est active.

Code complémentaire Saisie, si nécessaire, du code complémentaire de l'article. La saisie d'une étoile (*)

permet d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes articles, tous

codes complémentaires confondus.

Type Tiers Au choix :

• 1 = Client,

• 2 = Fournisseur,

• 7 = Prospect



Sélection table Tarifs A-Z

Genre tiers Indiquer le type de tiers concerné par la consultation :

• 1 = Client,

• 2 = Fournisseur,

• 7 = Prospect

Code tiers Saisie du code tiers.

Code article Saisie du code article.

Code complémentaire Saisie du code complémentaire si nécessaire. La saisie d'une étoile (*) permet

d'obtenir toutes les modifications effectuées sur le ou les codes articles, tous

codes complémentaires confondus.

Code tarif Saisie du code tarif concerné par la recherche.

Date d'application Saisie de la date d'application du tarif. Pour obtenir toutes les dates

d'application, il convient de laisser le champ vide. Dans ce cas, sont listés tous

les tarifs existants ; ceux n'ayant pas de date d'application renseignée ainsi que

tous les autres tarifs ayant une date d'application.

Notez (général à toutes les tables auditées)

Pour toutes les tables, sur les champs de sélection, les caractères "joker" suivants sont utilisables :

* (étoile) permet d'obtenir toutes les valeurs possibles de type Texte,

0 (zéro) permet de lister toutes les valeurs possibles de type Numérique.

L'appui sur le bouton [Ajouter à la liste] permet de renseigner les éléments clés saisis au niveau de la liste.

L'appui sur le bouton [Supprimer de la liste] en étant positionné sur un élément, permet de l'effacer de la

sélection.



Sélection avancée

Utilisateur concerné Permet de visualiser les modifications effectuées par un

utilisateur précis.

Période incluse du … au … Choix de la période de visualisation des modifications.

Ne voir que les historiques non-identifiés Case à cocher permettant de ne visualiser que les historiques

n'étant pas rattachés à un utilisateur.

Ne voir que les historiques altérés Case à cocher permettant de ne visualiser que les historiques

altérés.

Les deux cases peuvent être cochées en même temps.

Zone modifiée Facultatif. Choix d'un champ précis à vérifier.



4. Les actions possibles

L'écran d'historique de l'Audit Trail se présente en deux parties distinguées par un séparateur.

• La partie haute présente l'historique des transactions par table,

• La partie basse présente le détail de la transaction sélectionnée.

Le séparateur peut, quant à lui être déplacé afin de moduler la hauteur de l'espace attribué à chacune des

parties.

Historique des transactions

La partie haute de l'écran liste les transactions effectuées (Création, Modification et Suppression).

Notez

Une ligne par date et heure, par table et par transaction (création, modification ou suppression).

Chaque libellé complémentaire (onglet Libellé de la fiche article) fait l'objet d'un évènement distinct, donc

d'une ligne distincte (table Libellés RTF Article).

Liste des tables

Les tables suivantes sont traçables (tables principales et tables dépendantes) :

Paramètres généraux

Paramètres Table principale

Clients et Prospects

Client Table principale

Libellés RTF Client Onglet Commentaires de la fiche client

Zones Utilisateurs Client Onglet Perso (Zones utilisateurs)

Fournisseurs

Fournisseur Table principale

Libellés RTF Fournisseur Onglet Commentaires de la fiche fournisseur

Zones Utilisateurs Fournisseurs Onglet Perso (Zones utilisateurs)



Contacts

Contact Table principale

Articles

Article Table principale

Libellés RTF Article Onglet Libellé (Libellés complémentaires)

Zones Utilisateurs Article Onglet Perso (Zones utilisateurs)

Nomenclatures

Nomenclature Table principale

Libellés RTF Nomenclature Onglet Général du composant, zone Commentaires

Références externes

Références Table principale

Tarifs A-Z

Tarifs Table principale

Colonnes du tableau

Date Date et heure de l'évènement.

Utilisateur PMI Nom de l'utilisateur PMI qui a effectué la modification.

Utilisateur Windows Nom de l'utilisateur Windows à partir duquel l'accès à Cegid PMI a été réalisé.

Domaine Nom du domaine.

Application Application au travers de laquelle, l'évènement a été réalisé.

Poste Nom du poste.

Eléments Clé Code de la société, suivi du code fiche (client, prospect, fournisseur, contact ou article).

Table Origine Nom de la table impliquée par l'évènement.

Type Transaction Type de la transaction : Création, Modification ou Suppression.

Identifié Case à cocher (non modifiable) précisant si l'utilisateur qui a effectué cet évènement à

bien été identifié. Si ce n'est pas le cas, la ligne est présentée en rouge et il est indiqué

Utilisateur inconnu.

Ces enregistrements non identifiés peuvent être traités, à partir d'un utilisateur

Superviseur, et rapprochés des identités orphelines. Ce sont des identités qui ont

pu identifier l'utilisateur mais qui n'ont pas pu être rapprochées avec le déclenchement

des données de l'Audit Trail. Cela peut être le cas, par exemple, de perte de connexion

lors de traitements complexes et volumineux.

Altéré Case à cocher (non modifiable) permettant d'identifier si la trace de l'évènement a été

altérée via un accès autre que l'application (Requêteur SQL, …). Dans ce cas, la case est

cochée et l'ensemble de la ligne est présenté en rouge.



Les filtres

Des filtres existent permettant de n'afficher que certaines données.

Notez

Par défaut, l'affichage est positionné sur Toutes les valeurs.



Détail des transactions

La sélection d'une ligne au niveau de l'historique permet d'obtenir plus d'informations sur la transaction en

question. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans la partie basse de l'écran, avec le détail des actions.

Les champs indiqués en rouge au niveau de la colonne Désignation sont ceux ayant subis des modifications.

Par défaut, le filtre est positionné sur les lignes ayant le statut Modifiées.

Détail d'une création

Dans le cas d'une transaction de création, deux colonnes sont présentes sur l'écran :

• Une colonne Désignation précisant tous les champs de la fiche sans exception (exemple ci-dessous

avec la fiche article).

• Une colonne APRES indiquant les valeurs renseignées par l'utilisateur lors de la création.

Détail d'une modification

Dans le cas d'une modification, trois colonnes sont présentes sur l'écran :

• Une colonne Désignation précisant les champs de la fiche qui ont été modifiés (exemple ci-dessous

avec la fiche article).

• Une colonne AVANT indiquant les valeurs d'origine des champs modifiés.

• Une colonne APRES indiquant les valeurs renseignées par l'utilisateur lors de la modification.



Détail d'une modification de nomenclature

Lors de la visualisation du détail de l'historique de l'Audit trail SANS être positionné sur une ligne particulière,

toutes les lignes impactées par des modifications sont proposées.

La colonne Eléments clé indique précisément les numéros de lignes impactés par les modifications (25,10, …).

Lors de la visualisation du détail de l'historique de l'Audit trail APRES avoir sélectionné une ligne particulière,

seules les modifications de cette ligne sont affichées.

Exemple ici avec la ligne 10 (numéro de ligne indiqué au niveau de la colonne Eléments Clé).

Notez

Lors d'une renumérotation de lignes, les modifications correspondantes sont exclusivement attachées à la

première ligne de la nomenclature. Les lignes impactées par ce changement de numéro n'auront pas (à leur

niveau) de détail d'historique correspondant.

Les filtres

Des filtres sont disponibles permettant d'afficher toutes les valeurs, les valeurs modifiées ou celles non

modifiées.

Notez

L'affichage par défaut est positionné sur Uniquement les valeurs modifiées.



Les fonctions de tris, recherche et raccourcis clavier

Le Tri

Chaque colonne peut être triée par ordre chronologique des champs et/ou valeurs, en cliquant sur l'entête de

la colonne.

Les recherches

Sur une colonne précise en cliquant sur le bouton [Loupe] présent à droite de chaque entête de colonne.

Sur l'ensemble des colonnes, avec les touches de raccourci [Ctrl] + [F].

Raccourcis clavier applicables

Au niveau de de l'Audit Trail, différents raccourcis clavier peuvent être utilisés :

Agrandir le détail

La fenêtre de détail s'affiche sur tout l'écran. Elle vient en superposition de la fenêtre d'historique.

Agrandir l'historique

La fenêtre d'historique s'affiche sur tout l'écran. Elle vient en superposition de la fenêtre de détail.

Rétablir l'affichage

Les fenêtres se repositionnent à leur affichage normal.



Gestion des identités orphelines

Lorsque des enregistrements non identifiés sont présents dans la base (présentés en rouge), il est possible de

les analyser afin de les rapprocher d'identités orphelines.

Notez

• Seul un utilisateur Superviseur peut accéder à cette fonctionnalité.

• La multi sélection est possible lors du traitement des identités orphelines.

L'accès s'effectue à partir de la fiche concernée, bouton [Audit Trail].

Dès lors que des enregistrements non identifiés sont présents sur la base, une nouvelle coche apparaît "Traiter

les identités orphelines".

Sur l'écran apparaissent, de base :

• En rouge : les enregistrements non identifiés,

• En noir les enregistrements identifiés.

Lorsque la case est cochée, les enregistrements identifiés sont enlevés de la liste et remplacés par les identités

orphelines (présentées en bleu).

Notez

S'il n'existe que des enregistrements non identifiés, mais aucune identité orpheline, alors la case est décochée

automatiquement et le message suivant est affiché :



L'affichage revient à l'affichage de base.

Les actions possibles :

• [Clic droit] sur une ou plusieurs identités orphelines permet de la ou les supprimer.

• Si je sélectionne un enregistrement non identifié (en rouge) et une identité orpheline (en bleu), le

[Clic droit] permet de les comparer et/ou de les associer.



Comparer

Les différents éléments des enregistrements non identifiés et des identités orphelines sélectionnés sont

comparés.

La dernière colonne permet de mettre en évidence les éléments similaires de ceux qui diffèrent.

A l'utilisateur de déterminer ensuite s'il effectue l'association ou non de ces éléments, en appuyant sur le

bouton [Associer] ou [Fermer] pour n'effectuer aucun traitement.

Après validation du choix [Associer], une ultime confirmation est demandée.

Associer

Le choix "Associer les éléments sélectionnés" ne propose pas le tableau de comparaison, mais affiche

néanmoins les éléments qui diffèrent.

Il convient de confirmer ou non l'association.



Notez

Il est possible d'associer plusieurs enregistrements non identifiés à une seule et même identité orpheline

(l'inverse n'est pas possible). Dans ce cas, il n'est pas possible d'effectuer une comparaison des éléments ; seul

le choix Associer est possible.

Une fois l'association effectuée, les enregistrements associés sont supprimés de la liste.



5. Archivage des données

La conservation des données de l'Audit Trail est directement impactée par la mise en place du paramètre 750.

Paramètre 750 : Serveur d'archives

Si le module Audit Trail est sérialisé ET que le nom du serveur d'archives est différent du nom du serveur SQL

sur lequel se trouve la base, de nouveaux champs de mise en place du serveur d'archives sont présentés.

Instance SQL Serveur Indiquer l'instance SQL Serveur du serveur d'archives ou "local" si pas d'instance

nommée.

Login Login d'un compte d'authentification SQL Serveur ; en s'assurant bien que celui-

ci ait les droits nécessaires pour écrire au niveau de la base Archives.

Mot de passe Mot de passe associé au compte d'authentification SQL Serveur.

Une fois les données renseignées, cliquer sur le bouton [Ajouter la liaison avec l'instance] afin de lier cette

instance avec votre serveur.

Lorsque les éléments sont liés correctement, l'image passe d'un verrou ouvert à un verrou fermé.

Le passage de la souris sur le bouton d'aide permet d'obtenir les précisions nécessaires.

Notez

Pour le superviseur uniquement, un contrôle de cohérence est effectué à la connexion à la base.

Si le paramètre 750 n'est pas renseigné correctement ou l'est partiellement, un message est affiché :



Fonctionnement

A l'échéance de la durée de conservation des données définie au niveau du paramètre 870 Audit Trail, deux

comportements sont possibles :

Sans serveur d'archives Les données sont supprimées de la base.

Avec un serveur d'archives Les données sont déplacées dans la base Archives.

Concrètement

Lors d'une connexion avec un utilisateur (Superviseur ou non Superviseur)

Dès que celui-ci effectue une transaction suivie par l'Audit Trail (modification de tiers, modification d'articles,

…), les tâches suivantes sont exécutées :

✓ Vérification du paramètre 870 afin de contrôler la durée de rétention des données et définir les

éléments à traiter (archive ou suppression selon si un serveur d'archives est défini ou non au niveau du

paramètre 750).

o Si pas de serveur d'archives : suppression des données définies, dont la date est antérieure à la

durée de rétention prévue.

o Si un serveur d'archives est défini :

▪ Copie dans une table Audit Trail temporaire, des données définies dont la date dépasse

la durée de rétention prévue,

▪ Suppression de ces mêmes données de la table Audit Trail standard.

Lors d'une connexion avec un utilisateur Superviseur

En plus des tâches effectuées lors de la saisie d'une transaction.

Dès la connexion à la base :

✓ Copie des éléments de la table Audit Trail Temporaire de la base principale vers la table Audit Trail

Archive de la base Archives.

✓ Suppression des éléments de la table Audit Trail Temporaire de la base principale.

✓ Copie des éventuels éléments de la table Traçabilité vers cette même table sur la base Archives (en

respectant la société et la date de rétention des données).

✓ Au niveau du serveur d'archives : un déclencheur se charge de copier, puis supprimer les éléments de

la table Audit Trail Archive vers la table Audit Trail de la base Archives.

Notez

En cas d'erreur, les éléments sont conservés au niveau de leur table respective.

Les tables Audit Trail Temporaire de la base principale et Audit Trail Archive de la base Archives sont en principe

vides. Les éléments ne font que transiter par ces tables.



6. Passage des scenariis

Module Administration, Utilitaires, Audit Trail

Un menu spécifique est accessible à partir du module Administration, Utilitaires et disponible uniquement

pour le superviseur.

Il permet d'adapter la société pour la mise en place de l'Audit Trail.

Scénario d'installation

Notez

• Cet accès Scénario d'installation n'est présent que lorsque la sérialisation du module Audit Trail a été

effectuée après l'installation d'une nouvelle version.

• Seuls les scénariis concernant l'Audit Trail sont exécutés.

• Si une base archive est définie au niveau du paramètre 750, celle-ci est prise en compte au niveau du

passage des scénariis.

Personne ne doit être connecté pendant le passage des scénariis.


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