Audit SI - Togaf - Politeknik Piksi Ganesha
-
Upload
nizar-radliya -
Category
Documents
-
view
389 -
download
0
description
Transcript of Audit SI - Togaf - Politeknik Piksi Ganesha
report.
AUDIT SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK TOGAF ADM
(STUDI KASUS: SISFO POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG) date created. 10-06-2013
subject.
Control Audit Information System – Imelda, S.T.,M.T.
by.
Nizar Rabbi Radliya NPM.57.101.11.075 Onah Siti Fatonah NPM.57.101.11.077 Mia Fitriawati NPM.57.101.11.086
Class.
MSI-2-BU/S2/Reguler/III
PROGRAM MAGISTER SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
Copyright © 2013 – MSI
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 1 of 48
KATA PENGANTAR
Penulisan dokumen ini merupakan dokumentasi dari kegiatan audit sistem informasi
pada Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Harapan penulis
terlepas dari memenuhi salah satu tugas perkuliahan Control Audit Information System,
dokumen ini dapat bermanfaat bagi siapa saja yang sedang mempelajari hal-hal yang
berkaitan dengan audit dan kontrol sistem informasi, khususnya pada sistem informasi
akademik.
Pada dokumen ini akan membahas beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan
audit yang sudah selesai dilakukan selama beberapa bulan ke belakang. Adapun bagian
yang dibahas dari dokumen tersebut diantaranya mengenai persiapan audit, pengenalan
objek yang akan diaudit, analisis enterprise, uraian hasil audit dan sampai pada pembuatan
rekomendasi yang mengacu pada hasil temuan audit.
Penulisan dokumen ini tidak lepas dari bantuan yang diberikan oleh dosen
perkuliahan yang bersangkutan. Oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih
kepada Imelda, S.T.,M.T.; yang telah memberikan banyak pengetahuan mengenai materi
Control Audit Information System.
Bandung, 10 Juni 2013
Penyusun
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 2 of 48
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... 1
DAFTAR ISI ......................................................................................................................... 2
OVERVIEW .......................................................................................................................... 4
I. PERSIAPAN AUDIT .................................................................................................... 5
1.1. Tujuan Audit ........................................................................................................... 5
1.2. Batasan Audit .......................................................................................................... 5
1.3. Parameter Audit ...................................................................................................... 5
1.4. Metodologi Audit .................................................................................................... 6
1.4.1. TOGAF ADM ................................................................................................. 6
1.4.2. Model Pemetaan McFarlan .............................................................................. 8
1.4.3. Mekanisme Audit .......................................................................................... 11
II. OBJEK AUDIT ........................................................................................................... 12
2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha ............................................................................ 12
2.2. Visi, Misi dan Sasaran .......................................................................................... 13
2.3. Struktur Organisasi ............................................................................................... 14
III. ANALISIS ENTERPRISE ....................................................................................... 16
3.1. Enterprise Business Modeling .............................................................................. 16
3.1.1. Aktivitas Utama ............................................................................................. 16
3.1.2. Aktivitas Pendukung ..................................................................................... 17
3.2. Portofolio Sistem .................................................................................................. 17
3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi ........................................................................... 17
3.2.2. Arsitektur Aplikasi ........................................................................................ 20
3.2.3. Arsiterkur Teknologi ..................................................................................... 22
IV. HASIL AUDIT ......................................................................................................... 25
4.1. Temuan dan Dampak ............................................................................................ 25
4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit ............................................................................. 27
4.3. Hasil Kuesioner ..................................................................................................... 30
4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner ............................................................... 31
4.5. Tabulasi Gap ......................................................................................................... 32
4.5.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi ..................................................................... 32
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 3 of 48
4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi ................................................................ 34
V. REKOMENDASI ........................................................................................................ 36
5.1. Uraian Rekomendasi ............................................................................................. 36
5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise ...................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... 43
LAMPIRAN ........................................................................................................................ 44
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 4 of 48
OVERVIEW
Dokumen ini membahas mengenai kegiatan audit sistem informasi pada Sistem
Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Adapun hal-hal yang menjadi fokus
pembasan pada dokumen ini diantaranya:
1. Persiapan audit berupa penentuan tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan
audit dan sampai pada metodologi audit yang digunakan.
2. Objek audit berupa informasi mengenai objek yang akan diaudit, meliputi profil
institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.
3. Analisis enterprise berupa pembahasan pemodelan bisnis pada perguruan tinggi
Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang
mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk
memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan
dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang
berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.
4. Hasil audit berupa pembahasan mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta
pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.
5. Rekomendasi berupa pemaparan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-
temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi
Informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan
strategi bisnis organisasi.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 5 of 48
I. PERSIAPAN AUDIT
Sebelum masuk pada tahap pelaksanaan audit, terlebih dahulu akan menentukan
tujuan audit, lingkup audit, parameter audit, batasan audit, serta metodologi yang akan
digunakan.
1.1. Tujuan Audit
Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan audit ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui proses bisnis yang dijalankan di Politeknik Piksi Ganesha
Bandung.
2. Untuk mengetahui peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam
mendukung proses bisnis organisasi.
3. Untuk menghasilkan temuan-temuan yang dapat memberikan dampak negative atau
menghampat peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dalam mencapai
strategi bisnis organisasi.
4. Untuk membuat solusi atas temuan-temuan yang didapat guna merealisasikan strategi
bisnis organisasi.
1.2. Batasan Audit
Batasan masalah dilakukan agar kegiatan audit yang dilakukan lebih fokus dan tidak
keluar dari tujuan semula. Berikut adalah batasan masalah dari audit ini diantaranya
adalah:
1. Framework yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group Architecture
Enterprise – Architecture Development Method (TOGAF – ADM) sebagai panduan
dalam melakukan audit.
2. Fase yang digunakan dalam framework TOGAF ADM adalah fase Opportunities and
Solutions, Migration Planning, dan Implementation Governance.
3. Studi kasus dilakukan di Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
1.3. Parameter Audit
Parameter yang digunakan untuk mengaudit dalam penelitian ini adalah fase kelima
dalam framework TOGAF ADM, yaitu fase Opportunities and Solutions.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 6 of 48
1.4. Metodologi Audit
1.4.1. TOGAF ADM
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah The Open Group
Architecture Enterprise (TOGAF). TOGAF memberikan metode yang detail bagaimana
membangun dan menerapkan arsitektur enterprise dan sistem infomrasi yang disebut
dengan Architecture Development Method (ADM) (Open Group, 2011b). ADM
merupakan hasil dari kontribusi secara terus menerus dari banyak pelaksana arsitektur.
ADM menggambarkan sebuah metoda untuk membangun sebuah arsitektur enterprise, dan
membentuk inti dari TOGAF. Metode ini menggabungkan elemen dari TOGAF dengan
kebutuhan bisnis dan TI organisasi (Open Group, 2011b). ADM juga bisa ditentukan
sebagai panduan atau alat untuk merencanakan, merancang, mengembangkan, dan
menerapkan arsitektur sistem informasi untuk organisasi. TOGAF ADM juga merupakan
metode yang fleksibel yang dapat mengidentifikasi berbagai macam teknik pemodelan
yang digunakan dalam perancangan, karena metode ini bisa disesuaikan dengan perubahan
dan kebutuhan selama perancangan dilakukan.
Gambar 1. TOGAF ADM
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 7 of 48
TOGAF ADM terdiri dari 8 (delapan) fase yang berbentuk siklus, yaitu architecture
vision, business architecture, information system architecture, technology architecture,
opportunities and solution, migration planning, implementation governance, dan
architecture change management.
Pada 4 (empat) fase pertama, yaitu architecture vision, business architecture,
information system architecture, dan technology architecture merupakan tahapan untuk
melakukan perancangan arsitektur enterprise dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
(requirement) dalam membangun suatu arsitektur enterprise. Sedangkan pada 3 (tiga) fase
berikutnya, yaitu opportunities and solution, migration planning, dan implementation
governance merupakan tahapan untuk merealisasikan arsitektur enterprise, dimana pada
fase ini dilakukan proses evaluasi/audit arsitektur enterprise yang telah dibuat pada fase
sebelumnya dengan melakukan analisis gap terhadap kondisi arsitektur yang lama dan
baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur bisnis, arsitektur data,
arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk
solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem
informasi. Hasil penilaian tersebut lalu diurutkan berdasarkan prioritas selanjutnya yang
akan menjadi dasar untuk penerapan dan migrasi dengan menggunakan matrik penilaian
dan keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap
penerapan sistem informasi, dan menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tata kelola
penerapan yang sudah dilakukan, meliputi tata kelola organisasi, tata kelola TI, dan tata
kelola arsitektur.
Fase terakhir, yaitu architecture change management merupakan tahapan monitoring
untuk memastikan aristektur yang dibangun mencapai target bisnisnya termasuk mengelola
perubahan terhadap aristektur dari sistem baru yang sedang berjalan dengan cara
melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan
organisasi, baik internal maupun ekternal, serta menentukan apakah akan dilakukan siklus
pengembangan arsitektur enterprise berikutnya atau tidak.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 8 of 48
1.4.2. Model Pemetaan McFarlan
Gambar 2. Model Pemetaan McFarlan
Model pemetaan McFarlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem
informasi di suatu operasional Organisasi berdasarkan kondisi saat ini, kondisi yang
direncanakan serta aplikasi-aplikasi yang dianggap berpotensi dalam menunjang bisnis
operasional organisasi. Pemetaan ini mempermudah operasional pihak manajemen untuk
mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi operasional
Organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan operasional Organisasi dalam
menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang tentunya disesuaikan
dengan kapabilitas dan visi serta misi operasional Organisasi di masa yang akan datang.
Pemetaan tersebut dibagi atas kategori yang didefinisikan sebagai berikut:
1. Kuadran Support.
Kuadran ini merupakan kuadran dimana setiap sistem informasi yang ada adalah
aplikasi-aplikasi yang mendukung terhadap aktifitas transaksi bisnis operasional
organisasi. Namun keberadaan sistem informasi ini tidak memberikan pengaruh yang besar
apabila terdapat kerusakan atau kegagalan pada sistem. Meskipun sistem informasi yang
terdapat pada kuadran ini bersifat penting bagi operasional Organisasi namun
ketergantungan operasional Organisasi terhadap aplikasi sangat kecil. Hal ini menunjukkan
bahwa operasional Organisasi tidak menganggap keberadaan teknologi informasi dalam
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 9 of 48
menjalankan bisnisnya. Dalam arti, bahwa keberadaan teknologi bagi operasional
Organisasi dianggap tidak mempengaruhi kelangsungan bisnis. Pada kuadran ini
operasional Organisasi masih menganggap teknologi informasi sebagai cost center.
Integrasi pada kuadran ini umumnya hanya dipentingkan untuk sistem informasi yang
berhubungan dengan transaksi pada proses bisnis keuangan dan akuntansi.
2. Kuadran Operational.
Kuadran ini merupakan posisi dimana, sistem informasi sangat memberikan
kemudahan pada operasional organisasi. Pada tahap ini sudah disadari bahwa
kelangsungan bisnis cukup dipengaruhi oleh keberadaan teknologi informasi, meskipun
kuadran ini masih belum menunjukkan bahwa teknologi informasi berperan utama dalam
mempengaruhi kelangsungan bisnis. Sehingga dapat dikatakan bahwa posisi ini merupakan
kumpulan sistem informasi yang dioperasikan dalam menjalankan aktifitas bisnis utama.
Dengan demikian pada kuadran operational ini, ketergantungan operasional Organisasi
terhadap penggunaan teknologi informasi sangat besar, namun penggunaan teknologi
informasi pada kuadran ini hanya untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis internal saja.
Integrasi pada kuadran ini sudah cukup dipertimbangkan dengan mengutamakan pada
informasi-informasi yang berhubungan dengan siklus pendapatan (Revenue Cycle) dan
siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) bagi operasional Organisasi tersebut.
3. Kuadran High Potential.
Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi bukan hanya dianggap
penting bagi kelangsungan dan proses bisnis internal, tetapi juga proses bisnis yang terjadi
pada transaksi atau aktifitas bisnis eksternal operasional organisasi. Pada kuadran ini pula,
kebutuhan terhadap sistem informasi atau teknologi informasi dianggap sebagai
competitive value bagi kelangsungan bisnis operasional organisasi, dengan demikian
sistem informasi ini berpotensi terhadap kesuksesan pada kelangsungan bisnis di masa
yang akan datang. Integrasi pada kuadran ini tidak hanya dipertimbangkan namun sudah
menjadi kebutuhan dalam mendukung kesuksesan bisnis yang sedang dijalankan. Dengan
demikian integrasi pada kuadran ini sudah melibatkan integrasi keseluruhan proses bisnis
operasional organisasi.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 10 of 48
4. Kuadran Strategic.
Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi dianggap berpengaruh
signifikan terhadap kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Bahkan kuadran ini
memungkinkan operasional Organisasi untuk mempertimbangkan dalam mempertahankan
kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis. Sistem informasi pada kuadran ini sangat
menentukan terhadap kesuksesan yang dicapai oleh operasional organisasi, sehingga
teknologi informasi dan sistem informasi tidak menjadi cost center tetapi sudah menjadi
service center, bahkan berperan utama dalam menentukan kesuksesan bisnis operasional
organisasi. Integrasi tidak hanya untuk mempermudah proses bisnis dan transaksi bisnis
namun juga digunakan untuk menentukan langkah bisnis dalam mempertahankan
kesuksesan di masa yang akan datang.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 11 of 48
1.4.3. Mekanisme Audit
Berikut adalah mekanisme audit yang dilakukan:
Gambar 3. Mekanisme Audit
Mulai
Studi Pustaka
Pengumpulan Data
Fase Opportunities and Solution
Evaluasi gap antara
kondisi as is dan
to be
Perbandingan Data
Perbandingan
Aplikasi
Perbandingan
Platform Teknologi
Architecture vision (as-is)
IS Architecture &
Technology Archcitecture
(to-be)
Information System
Architecture
Technology
Architecture
Fase Migration Planning
Prioritas
Project
Resourcing
dan Biaya
Mitigasi
Risiko
Fase Implementation Governance
Selesai
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 12 of 48
II. OBJEK AUDIT
Institusi yang akan dijadikan sebagai objek audit adalah Politeknik Piksi Ganesha.
Pada bagian ini akan disampaikan beberapa informasi mengenai objek yang akan diaudit,
meliputi profil institusi, visi, misi, sasaran, dan struktur organisasi.
2.1. Profil Politeknik Piksi Ganesha
Pada mulanya, tanggal 17 Juli 1993 di Bandung para sarjana berinisiatif untuk
membuka lembaga pendidikan dengan nama lembaga pendidikan Progress dengan ijin
Depdikbud No. 1197/KEP/MS/1994. Kemudian melihat perkembangan yang cukup baik
dari banyaknya minat masyarakat untuk mengikuti kursus singkat (training) maka mulai
dipikirkan secara matang dengan komitmen yang tinggi untuk terus meningkatkan kualitas
pendidikan dan peluang kerja bagi para lulusan, maka sejak tanggal 15 Desember 1997,
lembaga pendidikan Progress secara formal berganti nama menjadi Piksi Ganesha yang
berada dibawah naungan Yayasan Piksi Ganesha sesuai dengan akta notaris Ny. Martinah
Sumarno, SH. No.1 tanggal 17 November 2004.
Banyaknya lulusan yang bekerja dan tenaga dosen yang berkualitas menjadikan
bekal yang sangat berharga dan kemudian menjadi network dalam setiap konsep pemikiran
dan pengembangan pendidikan lebih lanjut. Dan alhamdulillah, kami bersyukur karena
dengan petunjuk dan karunia-Nya, upaya dari semua pihak mulai dari pengelola, staf,
dosen, mitra verja, mahasiswa dan alumni, akhirnya terhitung sejak 5 Januari 2004 telah
secara resmi menjadi perguruan tinggi dengan nama Politeknik Piksi Ganesha sesuai
dengan surat keputusan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia (MENDIKNAS
RI) Nomor 04/D/O/2004 tanggal 4 Januari 2004.
Dengan demikian tanggal 5 Januari 2004 merupakan tanggal berdirinya Politeknik
Piksi Ganesha sekaligus merupakan hari jadi, hari kebanggaan dan hari bersejarah bagi
Civitas Academika Politeknik Piksi Ganesha. Pemikiran dan konsep memilih Politeknik
dibandingkan dengan sekolah tinggi atau institut dikarenakan melihat sejarah konkrit
bahwa selama ini Politeknik Piksi Ganesha memiliki bekal dan pengalaman yang cukup
matang dalam hal pendidikan praktis. Pendidikan yang praktis merupakan terobosan yang
sangat baik dalam memenuhi kebutuhan lapangan kerja dimana keterampilan adalah modal
seseorang untuk dapat bekerja. Apalagi melihat persaingan kerja yang sangat ketat,
keterampilan adalah modal seseorang untuk dapat bekerja.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 13 of 48
Di akhir tahun 2007 Politeknik Piksi Ganesha berusaha untuk terus berkembang,
langkah nyata dari hal tersebut adalah Politeknik Piksi Ghanesa telah terakreditasi oleh
Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan nila “B” (baik) dan tahun
2008 telah membuka program Diploma IV (D-IV/S1) dengan jurusan KAT (Komputerisasi
Akuntansi), MIF (Manajemen Informatika), dan IRM (Informatika Medik). Pada tahun
2009 bekerja sama dengan Microsoft yang setiap lulusan diberikan sertifikasi internasional
Microsoft yang berlaku di seluruh dunia, hal ini terbukti bahwa Politeknik Piksi Ganesha
dari tahun ke tahunnya selalu dapat meningkatkan kualitas pendidikan bagi lulusannya.
Dengan dorongan segenap komponen pakar pendidikan yang tetap menjungjung
tinggi komitmen untuk meningkatkan kualitas pendidikan bagi bangsa dan negara, maka
civitas akademik senantiasa memacu dan mengukir prestasi yang lebih baik bagi
pengembangan SDM yang unggul, terampil, dan mudah bekerja.
Secara umum, program pendidikan yang diselenggarakan di lingkungan Politeknik
Piksi Ganesha adalah sebagai berikut:
1. Program Pendidikan Diploma III (DIII), meliputi jurusan:
a. Administrasi dan Keuangan (AKE)
b. Manajemen Informatika (MIF)
c. Rekam Medis dan Informatika Kesehatan (ARM)
d. Teknik Komputer (TIK)
e. Manjamen Pelayanan Rumah Sakit (MPRS)
2. Program Pendidikan Diploma IV (D-IV), meliputi jurusan:
a. Komputerisasi Akuntansi (KAT)
b. Manajemen Informatika (MIF)
c. Informatika Medis (IRM)
2.2. Visi, Misi dan Sasaran
Visi Politeknik Piksi Ganesha
Menjadi Lembaga Perguruan Tinggi Unggulan Yang Mampu Menjawab Tantangan
Di Era Globalisasi Dan Menghasilkan SDM Profesional, Beriman dan Bertaqwa Kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 14 of 48
Misi Politeknik Piksi Ganesha
Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan dan diterapkan agar tujuan
organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan visi yang telah
diterapkan. Dengan adanya misi sangat diharapkan seluruh civitas akademika Politeknik
Piksi Ganesha dan pihak lain dapat mengetahui peran dan program serta mewujudkan visi
tersebut di atas, maka misi Politeknik Piksi Ganesha adalah:
1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis link and match.
2. Menjalin kemitraan dan kerjasama dengan dunia usaha dan industri.
3. Menjalankan sistem pendidikan yang berkualitas nasional maupun internasional.
Sasaran Politeknik Piksi Ganesha
Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan secara terukur yang akan dicapai secara
nyata dalam jangka waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Berdasarkan pengertian
diatas Politeknik Piksi Ganesha menetapkan sasaran sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kompetensi secara professional dan
berkualitas serta sinergi dengan kebutuhan nyata di lapangan.
2. Menciptakan lulusan yang mampu dan terampil sesuai dengan bidang ilmu yang
dimiliki.
3. Menghasilkan penelitian dankarya ilmiah yang berbobot dan dapat
dipertanggungjawbkan.
4. Meningkatkan profesionalisme kerja yang tangguh dan diakui oleh masyarakat luas.
2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada di Politeknik Piksi Ganesha Bandung adalah sebagai
berikut:
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 15 of 48
Gambar 4. Struktur Organisasi Politeknik Piksi Ganesha
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 16 of 48
III. ANALISIS ENTERPRISE
Analisis enterprise akan membahas pemodelan bisnis pada perguruan tinggi
Politeknik Piksi Ganesha yang akan digambarkan menggunakan value chain yang
mencakup aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Hal tersebut bertujuan untuk
memahami proses bisnsi yang ada pada institusi tersebut. Pada bagian ini juga akan
dibahas mengenai portofolio sistem meliputi deskripsi sistem informasi yang sedang
berjalan, arsitektur aplikasi dan teknologi yang diterapkan.
3.1. Enterprise Business Modeling
Politeknik Piksi Ganesha Bandung sebagai salah satu perguruan tinggi memiliki
aktivitas utama yang berpedoman pada tri dharma perguruan tinggi yang mencakup
pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, aktivitas utama ini akan
memerlukan dukungan dari aktivitas lainnya seperti keuangan, administrasi umum, sumber
daya manusia. Identifikasi aktivitas utama dan pendukung di Politeknik Piksi Ganesha
dapat diuraikan dengan menggunakan rantai nilai (value chain) dari Michael E. Porter
yang tampak seperti gambar 2 di bawah ini:
Gambar 5. Value Chain Politeknik Piksi Ganesha
3.1.1. Aktivitas Utama
Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias utama pada proses bisnis
Politeknik Piksi Ganesha:
1. Penerimaan Mahasiswa Baru
Berhubungan dengan sistem penerimaan mahasiswa baru dari rencana penerimaan
sampai dengan registrasi mahasiswa baru.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 17 of 48
2. Proses Belajar Mengajar
Aktivitas proses belajar mahasiswa selama masa studi dari proses awal perkuliahan
sampai dengan ujian akhir/sidang.
3. Pelepasan Mahasiswa (wisuda)
Aktivitas pelepasan mahasiswa setelah menempuh seluruh mata kuliah, seminar kerja
praktek, dan sidang tugas akhir, di mana mahasiswa mengikuti wisuda.
3.1.2. Aktivitas Pendukung
Berikut adalah uraian penjelasan beberapa aktivias pendukung pada proses bisnis
Politeknik Piksi Ganesha:
1. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas utama yang
berhubungan cash in flow, cash out flow dan investasi serta pendanaan pemeliharaan
infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi.
2. Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
Aktivitas untuk memberikan dukungan administrasi, layanan bagi seluruh unit yang
ada dan pengelolaan infrastruktur, sarana dan prasarana (aset-aset organisasi).
3. Program Studi dan Bagian Akademik
Aktivitas yang bertujuan memberikan layanan akademik dana administrasi akademik
khususnya bagi mahasiswa.
3.2. Portofolio Sistem
Portofolio sistem merupakan gambaran dari pemanfaatan sistem informasi, arsitektur
aplikasi dan teknologi yang sedang berjalan pada Politeknik Piksi Ganesha.
3.2.1. Deskripsi Sistem Informasi
Sistem Informasi (SISFO) Politeknik Piksi Ganesha terbagi ke dalam tiga bagian
sistem informasi yang diantaranya adalah:
1. Sistem Informasi Akademik
Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik Politeknik Piksi
Ganesha. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan
dan pengelolaan data mahasiswa, kegiatan belajar mengajar, kegiatan ujian,
pengelolaan nilai dan sebagainya.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 18 of 48
2. Sistem Informasi Keuangan
Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi keuangan. Fungsi-fungsi
yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan
pembayaran biaya pendidikan mahasiswa, pengelolaan kas, pengelolaan piutang serta
pembuatan laporan keuangan seperti arus kas, buku besar dan sebagainya.
3. Sistem Informasi SDM & Umum
Aplikasi ini digunakan untuk mengelola SDM dan Umum. Fungsi-fungsi yang
disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan kehadiran staf dan dosen,
penghitungan honor staf dan dosen, serta pembuatan laporan kehadiran staf dosen,
Administrasi ATK dan sebagainya.
Dokumen aplikasi yang telah disebutkan di atas didefinisikan secara lengkap dan
menjadi katalog yang mendeskripsikan aplikasi, pengelola dan penggunaan aplikasi yang
disajikan dalam Information Resource Catalog (IRC) di bawah ini:
Tabel 1. IRC Sistem Informasi Akademik
Nama Lengkap Sistem Informasi Akademik
Kategori Proses informasi akademik
Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur I
Unit Pengguna Bagian Akademik
Deskripsi Digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik.
Fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya:
pencatatan & pengelolaan data mahasiswa/i, dosen
pengajar, penjadwalan kuliah, kegiatan ujian,
pengelolaan nilai, alumni dan sebagainya.
Status Operasional Operasional
Penggunaan Jam kerja (Senin-Sabtu)
Mulai Implementasi 2008
Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi)
Perangkat Lunak Delphi, MySQL
Perangkat Keras PC Standar (Intel)
Jaringan LAN, RJ-45, UTP cable
Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi keuangan akan memudahkan
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 19 of 48
pemeriksaan kondisi keuangan mahasiswa/i.
Tabel 2. IRC Sistem Informasi Keuangan
Nama Lengkap Sistem Informasi Keuangan
Kategori Proses informasi keuangan
Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II
Unit Pengguna Unit pengguna Bagian Keuangan
Deskripsi Sistem ini digunakan untuk mengelola data keuangan dan
pembayaran mahasiswa. Fungsi-fungsi yang disediakan
oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan pendapatan,
pengeluaran, pembayaran tunggakan mahasiswa dan
sebagainya.
Status Operasional Operasional
Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)
Mulai Implementasi 2007
Pengembang Bagian Laboratorium (Sistem Informasi)
Perangkat Lunak Delphi, SQL Server
Perangkat Keras PC Standar (Intel)
Jaringan LAN, RJ-45, UTP cable
Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi akademik akan memeberikan
informasi secara langsung mengenai jumlah SKS yang
diambil mahasiswa sehingga total pembayaran yang
harus dibayarkan dapat diketahui tanpa input data baru
secara manual.
Tabel 3. IRC Sistem Informasi SDM & Umum
Nama Lengkap Sistem Informasi SDM & Umum
Kategori Proses informasi staf dan dosen
Penanggung Jawab/ Pengelola Pembantu Direktur II
Unit Pengguna Bagian SDM & Umum
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 20 of 48
Deskripsi Aplikasi ini digunakan untuk pencatatan kehadiran staf
dan dosen, penghitungan honor staf dan dosen, serta
pembuatan laporan kehadiran staf/ dosen dan
Administrasi ATK
Status Operasional Operasional
Penggunaan Jam Kerja (Senin-Sabtu)
Mulai Implementasi 2008
Pengembang Bagian Laboratorium
Perangkat Lunak Visual Basic, MS. Access
Perangkat Keras PC Standar (Intel)
Jaringan LAN, RJ-45, UTP cable
Isu Jangka Panjang Integrasi dengan aplikasi keuangan akan memudahkan
akses informasi mengenai jumlah honor yang harus
dibayarkan kepada staf dan dosen.
3.2.2. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi bertujuan untuk mengidentifikasi aplikasi apa saja yang
dibutuhkan arsitektur enterprise secara utuh. Arsitektur aplikasi ini didefinisikan sebagai
kandidat aplikasi berdasarkan model pemetaan McFarlan yang mengacu pada deskripsi
sistem informasi yang sudah dipaparkan diatas.
1. Kuadran I, Straegic Application :
a) Analisis PMB
b) Penyusunnan anggaran PMB
c) Analisis anggaran
d) Analisis keuangan
e) Analisis PBM
f) Manajemen Kurikulum
g) Administrasi alumni
h) Pelaporan akademik
i) Manajemen Anggaran Penerimaan dan Belanja Organisasi (APBO)
j) Manajemen Aktiva
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 21 of 48
k) Pelaporan Anggaran
l) Laporan Keuangan
m) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja SDM
n) Pengembangan Skill dan Pengetahuan
o) Pelaporan SDM
2. Kuadran II, Key Operasional Applications :
a) Administrasi Cuti Akademik
b) Administrasi Kemahasiswaan
c) Administrasi PBM
d) Administrasi Seminar KP
e) Administrasi Sidang TA
f) Administrasi Ujian (UTS/UAS)
g) Manajemen Perwalian
h) Pembuatan Transkrip Nilai
i) Pembuatan Ijazah
j) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on place
k) Penetapan Status Mahasiswa
l) Pengolahan Hasil TKU
m) Penyusunan Jadwal Mata Kuliah
n) Penyusunan Kalender Akademik
o) Registrasi Mahasiswa Baru
p) Rencana Studi dan Perubahan Rencana Studi
q) Seleksi Tes Kemampuan Umum (TKU)
3. Kuadran III, Support Application :
a) Manajemen Sumber Daya Manusia
b) Manajemen Aset Organisasi
c) Pelaporan Aset Organisasi
d) Manajemen Penerimaan Kas
e) Manajemen Alat Tulis Kantor (ATK)
f) Pelaporan ATK
g) Pengelolaan Transaksi
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 22 of 48
h) Penjurnalan
i) Neraca Saldo
4. Kuadran IV, High Application :
a) Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru on line
b) Perpustakaan on line
c) Sistem Informasi Akademik on line
d) Sistem Informasi Akademik Mobile
e) E-Learning
Lebih jelasnya pengelompokan aplikasi-aplikasi tersebut berdasarkan pada:
1. Aplikasi-aplikasi yang telah teridentifikasi di atas, berdasarkan aktivitas utama dan
pendukung yang digambarkan dengan value chain.
2. Aplikasi-aplikasi strategis yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis pada masa
mendatang dimasukkan pada kuadran strategic application. Aplikasi-aplikasi yang
sudah ada dan mendukung operasional organisasi dimasukkan pada kuadran key
operational.
3. Aplikasi-aplikasi yang sifatnya hanya mendukung dikelompokkan pada kuadran
support Apllication. Aplikasi-aplikasi yang bersifat inovatif yang mungkin dapat
memperbesar peluang peningkatan keuntungan dimasa yang akan datang, terdapat
pada kuadran high potential.
3.2.3. Arsiterkur Teknologi
Arsitektur teknologi menggambarakan pemanfaatan teknologi dalam
mengintegrasikan sistem yang diterapkan meliputi perangkat lunak, perangkat keras dan
jaringan. Berikut adalah table-tabel yang memaparkan pemanfaatan dari masing-masing
komponen tersebut.
Tabel 4. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Lunak
No. Kategori Software Produk
1. Sistem Operasi
a. Ms. Windows XP Professional
b. Ms. Windows 2003 Server
c. Mikrotik Router
2. DBMS (Database Management System) a. Ms. Excel
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 23 of 48
No. Kategori Software Produk
b. MySQL
c. Ms. SQL
3. Server a. PHP
b. Borland Delphi
c. Ms. Visual Basic
4. Bahasa Pemrograman a. Ms. Office (Word, Excel, Powerpoint,
Outlook)
b. Adobe Reader
5. Office Automation a. Adobe Photoshop CS
b. Corel Draw
c. Macromedia Flash MX
d. Macromedia Dreamweaver MX
e. Macromedia Director
Tabel 5. Pemanfaatan Teknologi Perangkat Keras
No. Kategori Perangkat Keras Produk
1. PC (Personal Computer) Standar (Compatible)
2. Storage a. Flashdisk
b. Harddrive
c. CD/DVD
3. Input Output Device
a. CD/DVD Drive
b. Mouse
c. Keyboard
d. Scanner
e. Monitor
f. Printer (Laser, Ink)
Tabel 6. Pemanfaatan Teknologi Jaringan
No. Kategori Jaringan Produk
1. Networking a. Internet
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 24 of 48
No. Kategori Jaringan Produk
b. Intranet (LAN)
2. Telephone PABX
3. Network Device a. Switch HUB
b. Router
c. Access Point
d. Rj45 (UTP)
Berikut adalah arsitektur jaringan yang ada pada SISFO Politeknik Piksi Ganesha:
Gambar 6. Arsitektur Jaringan SISFO Politeknik Piksi Ganesha
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 25 of 48
IV. HASIL AUDIT
Pada bagian ini akan membahas mengenai hasil audit yang telah dilakukan beserta
pembahasan terhadap hasil audit yang diperoleh.
4.1. Temuan dan Dampak
Berikut adalah hasil temuan masalah dan dampak yang diperoleh pada saat
pemeriksaan:
Tabel 7. Temuan dan Dampak
Temuan Dampak
Manajemen Kurikulum :
- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam
semester yang sama terkadang tidak sama.
- Untuk mahasiswa : mendapatkan mata
kuliah yang sama 2 (dua) kali, atau kelas
dibiarkan kosong selama 2/3 sks.
- Untuk dosen : pengurangan jadwal
mengajar dari jumlah yang seharusnya.
Administrasi Alumni :
Belum ada aplikasi yang mengolah data
alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan
masih adanya nama mahasiswa yang telah
lulus dalam absensi perkuliahan.
Administrasi Kemahasiswaan :
- Banyak mahasiswa yang telah
melakukan registrasi ulang tetapi datanya
tidak tercatat di akademik.
- Banyak mahasiswa yang sudah
konfirmasi ke bagian keuangan dan
akademik tetapi namanya masih tetap
tidak tercatat di absensi.
- Tidak ada sub sistem yang mengelola
data mahasiswa dengan absensi khusus
(absus)
- Pengawasan pihak akademik terhadap
- Mahasiswa tersebut tercatat ke dalam
daftar mahasiswa yang cuti.
- Mahasiswa tersebut tidak dapat
mengikuti ujian.
- Duplikasi data (untuk mahasiswa absus)
pada setiap lembar absensi.
- Mahasiswa melakukan tindakan curang
seperti meniru tanda-tangan dosen dari
mata kuliah yang bersangkutan agar
presensi kehadirannya memenuhi syarat
yang telah ditetapkan.
- Banyak mahasiswa yang sering tidak
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 26 of 48
Temuan Dampak
presensi kehadiran mahasiswa absus
sangat kurang.
- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak
kampus ketika syarat minimum
kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi
tidak sesuai dengan kenyataan di
lapangan. (minimum kehadiran 70%,
apabila kurang dari 70% tidak
diperbolehkan ikut ujian).
masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian
saja.
- Tingkat kemampuan / mutu mahasiswa
terhadap mata kuiah yang bersangkutan
kurang.
Administrasi PBM :
- Beberapa dosen sering terlambat
mengumpulkan berkas nilai akhir.
- Tidak ada pembatasan user untuk
mengelola berkas nilai.
- Tidak ada komunikasi antara tim dosen
dengan koordinator mata kuliah.
- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok
antara dosen yang satu dengan dosen
yang lain.
- Waktu belajar disamaratakan untuk
semua mata kuliah.
- Jumlah komputer yang tersedia di lab
tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa
per kelasnya.
- Banyak komputer di lab yang tidak dapat
digunakan.
- Kebijakan kampus yang menganak-
emaskan kelas weekend perlu dikaji
ulang (dalam hal presensi kehadiran dan
pemberian tugas besar untuk UTS dan
- Proses pengolahan data untuk KHS
terhambat
- Miscommunication antara dosen,
mahasiswa, dan bagian akademik.
- Misscommunication antara tim dosen
dan koordinator mata kuliah.
- Waktu belajar terpotong karena harus
mencari ruangan atau kampus lain yang
kosong.
- Tidak semua materi kuliah tersampaikan
kepada mahasiswa, waktu untuk
praktikum kurang.
- Waktu praktikum untuk satu kelas dibagi
menjadi 2 (dua) sesi.
- Praktikum tidak efektif karena 1 (satu)
komputer dipegang oleh 2 (dua) orang
mahasiswa.
- Banyak mahasiswa yang sering tidak
masuk kuliah, dan hanya mengikuti ujian
saja.
- Tingkat kemampuan / mutu mahasiswa
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 27 of 48
Temuan Dampak
UAS). terhadap mata kuiah yang bersangkutan
kurang.
Administrasi Cuti Akademik :
Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti
akademik masih dicatat dalam buku
“pengajuan cuti akademik”
Bagian akademik kesulitan untuk mencari
data mahasiswa yang akan aktif kembali.
Administrasi Sidang TA :
Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang
tugas akhir masih dicatat dalam buku
“pengajuan sidang TA”
Petugas akademik sering kali kesulitan
mencari buku tersebut karena tercecer
dengan file/buku yang lain.
Administrasi Ujian (UTS/UAS) :
- Soal ujian yang disamaratakan untuk
setiap kelas dan terkadang sama untuk
setiap tahunnya.
- Beberapa dosen sering terlambat
mengumpulkan berkas nilai ujian.
- Terjadi kecurangan pada saat ujian.
- Proses pengolahan data untuk KHS
terhambat.
Manajemen Perwalian :
Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /
weekend
Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :
Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas
karyawan dan weekend tidak sesuai dengan
perjanjian yang ada.
- Banyak mahasiswa yang tidak hadir pada
saat perkuliahan.
- Banyak mahasiswa yang harus mengulang.
- Beberapa mahasiswa mengundurkan diri
karena jadwal kuliah yang tidak sesuai
dengan jam kerja.
4.2. Penjelasan Pihak yang Diaudit
Berikut adalah penjelasan dari pihak auditi untuk temuan masalah yang diperoleh:
Tabel 8. Temuan dan Penjelasan
Temuan Penjelasan
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 28 of 48
Temuan Penjelasan
Manajemen Kurikulum :
- Kurikulum untuk satu angkatan dan dalam
semester yang sama terkadang tidak sama.
Belum ada penjelasan
Administrasi Alumni :
Belum ada aplikasi yang mengolah data
alumni dengan baik. Hal ini terbukti dengan
masih adanya nama mahasiswa yang telah
lulus dalam absensi perkuliahan.
Pihak kampus sedang melakukan perbaikan
dan pengembangan sistem informasi yang
lebih baik dan terintegrasi.
Administrasi Kemahasiswaan :
- Banyak mahasiswa yang telah
melakukan registrasi ulang tetapi datanya
tidak tercatat di akademik.
- Banyak mahasiswa yang sudah
konfirmasi ke bagian keuangan dan
akademik tetapi namanya masih tetap
tidak tercatat di absensi.
- Tidak ada sub sistem yang mengelola
data mahasiswa dengan absensi khusus
(absus)
- Pengawasan pihak akademik terhadap
presensi kehadiran mahasiswa absus
sangat kurang.
- Konsekuensi yang ditetapkan oleh pihak
kampus ketika syarat minimum
kehadiran mahasiswa tidak terpenuhi
tidak sesuai dengan kenyataan di
lapangan. (minimum kehadiran 70%,
apabila kurang dari 70% tidak
diperbolehkan ikut ujian).
- Kelengkapan administrasinya tidak
lengkap.
- Data dari bagian keuangan belum sampai.
- Sistemnya sedang bermasalah / sedang
dalam perbaikan.
- Sudah ada sistem yang mengelola data
mahasiswa dengan absensi khusus.
- Sudah ada aturan yang jelas mengenai
presensi untuk mahasiswa absus, yaitu
mahasiswa absus bebas untuk mengikuti
perkuliahan di kelas manapun dengan
membawa lembar absensi khusus yang
disediakan oleh akademik. Mahasiswa
absus juga dibebaskan untuk mengikuti
ujian di kelas manapun dengan membawa
fotokopi absensi khusus.
- Jumlah minimum untuk presensi
kehadiran mahasiswa dikembalikan
kepada tim dosen / dosen mata kuliah
yang bersangkutan.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 29 of 48
Temuan Penjelasan
Administrasi PBM :
- Beberapa dosen sering terlambat
mengumpulkan berkas nilai akhir.
- Tidak ada pembatasan user untuk
mengelola berkas nilai.
- Tidak ada komunikasi antara tim dosen
dengan koordinator mata kuliah.
- Sering terjadi jadwal kuliah yang bentrok
antara dosen yang satu dengan dosen
yang lain.
- Waktu belajar disamaratakan untuk
semua mata kuliah.
- Jumlah komputer yang tersedia di lab
tidak sesuai dengan kapasitas mahasiswa
per kelasnya.
- Banyak komputer di lab yang tidak dapat
digunakan.
- Berkas nilai yang harus diperiksa sangat
banyak dan tidak memungkinkan untuk
diproses dalam waktu yang singkat.
- Soft copy nilai akhir yang diberikan
terkena virus.
- Petugas yang mengolah nilai akhir
berhalangan hadir.
- Fasilitas untuk komunikasi antar dosen
dilakukan di milis dosen.
- Selain keterbatasan ruangan, waktu
belajar yang disamaratakan untuk semua
mata kuliah adalah kebijakan dari
direktur.
- Keterbatasan ruangan.
- Komputer yang tidak berfungsi di lab
sedang dalam perbaikan.
Administrasi Cuti Akademik :
Daftar mahasiswa yang mengajukan cuti
akademik masih dicatat dalam buku
“pengajuan cuti akademik”
Meskipun terkadang kesulitan untuk
mencari data mahasiswa yang akan aktif
kembali, tetapi kesulitan tersebut masih
dapat ditangani oleh petugas di bagian
akademik.
Administrasi Sidang TA :
Daftar mahasiswa yang mengajukan sidang
tugas akhir masih dicatat dalam buku
“pengajuan sidang TA”
Pengadaan sistem untuk data sidang TA
sedang masih dalam proses pengembangan.
Administrasi Ujian (UTS/UAS) :
- Soal ujian yang disamaratakan untuk
setiap kelas dan terkadang sama untuk
setiap tahunnya.
- Untuk memudahkan mahasiswa dan dosen
dalam memberikan penilaian.
- Soft copy nilai akhir yang diberikan
terkena virus.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 30 of 48
Temuan Penjelasan
- Beberapa dosen sering terlambat
mengumpulkan berkas nilai ujian.
Manajemen Perwalian :
Tidak ada perwalian untuk kelas karyawan /
weekend
Belum ada penjelasan
Penyusunan Jadwal Mata Kuliah :
Penyusunan jadwal mata kuliah untuk kelas
karyawan dan weekend tidak sesuai dengan
perjanjian yang ada.
Belum ada penjelasan.
4.3. Hasil Kuesioner
Kuesioner dilakukan guna mencari temuan-temuan yang terlewatkan pada saat
pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan analisis dokumen). Selain itu, kuesioner dilakukan
guna memverifikasi hasil temuan yang didapat sebelumnya. Kuesioner dilakukan terhadap
beberapa mahasiswa Piksi Ganesha dan stakeholder (Anggota Piksi Tech Center, Staf
Dosen, Staf Akademik, Staf Keuangan) dengan karakterisitik kuesioner yang berbeda.
Detail kuesioner dan hasil perhitungan kesioner dilampirkan pada dokumen ini.
Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan
kepada mahasiswa menyangkut sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB):
1. PMB yang dilakukan sudah sesuai dengan aturan pemerintah.
2. Biaya untuk PMB terjangkau.
3. Proses PMB tidak menggunakan sistem/aplikasi online.
4. Pelaksanaan PMB menghabiskan banyak waktu
5. Jadwal kuliah tidak diberikan pada saat registrasi ulang.
Berikut adalah beberapa temuan yang diperoleh dari hasil kuesioner yang diberikan
kepada stakeholder:
1. Pekerjaan / layanan yang diberikan telah mengacu kepada SOP.
2. Jumlah komputer yang ada sudah mencukupi
3. Dibutuhkan adanya aplikasi tambahan untuk mendukung visi dan misi Politeknik Piksi
Ganesha.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 31 of 48
4. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai aturan mengenai siapa saja yang dapat
mengoperasikan komputer.
5. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai bagian khusus yang bertanggungjawab dalam
memelihara penggunaan komputer.
6. Politeknik Piksi Ganesha mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam penggunaan
komputer.
4.4. Verifikasi Hasil Temuan dan Kuesioner
Verifikasi hasil temuan yang diperoleh dari pemeriksaan (wawanca, obeservasi, dan
analisis dokumen) dan hasil temuan kuesioner dilakukan sebelum masuk pada tahapan
tabulasi gap. Hal ini bertujuan untuk memastikan temuan yang diperoleh sudah dapat
dijamin kebenarannya, karena terkadang dalam kegiatan audit sering didapat adanya hal-
hal yang tidak valid antara kenyataan dilapangan dengan temuan yang didapat. Hal
tersebut terkadang disebabkan oleh tidak adanya komitmen dari pihak auditi dalam
memberikan informasi seutuhnya atas keadaan yang sebenarnya. Akan tetapi hal tersebut
juga dapat disebabkan karena kesalahan dari pihak yang mengaudit dalam melakukan
pemeriksaan.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 32 of 48
4.5. Tabulasi Gap
Tabulasi gap dilakukan terhadap kondisi arsitektur yang lama dan baru. Kemudian dilakukan evaluasi gap yang meliputi arsitektur aplikasi,
dan arsitektur teknologi untuk selanjutnya membuat strategi untuk solusi, serta melakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi terhadap
sistem informasi yang direkomendasikan.
4.5.1. Tabulasi Gap Sistem Informasi
Pada tahap ini diidentifikasikan peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan.
Berikut adalah Tabulasi Gap Arsitektur Sistem Informasi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing
condition) dengan kondisi di masa depan (future condition). Pada existing condition terdapat sistem-sistem yang ada di SISFO PIKSI Ganesha
merupakan system yang masih dipakai hingga saat ini namun untuk menyesuaikan dengan keadaan di masa yang akan datang diperlukan sebuah
system yang akan menggantikan (replace), menambah (add) maupun menghapus (removed) system yang memang tidak diperlukan lagi. Sistem
yang akan menggantikan, menambah maupun menghilangkan tersebut digambarkan dengan kondisi di masa depam (future):
Tabel 9. Tabulasi Gap Sistem Informasi
Future Eliminate
d
Penyusuna
n
Anggaran
PMB
Analisis
Anggara
n
Analisis
Keuanga
n
Manajeme
n APBO
Pengawasa
n Dan
Evaluasi
Kinerja
SDM
Administrasi
Kemahasiwaa
n
SI
Akademi
k Mobile
Manajeme
n SDM
Manajeme
n Aset
Organisasi
Manajeme
n ATK
Existin
g
Administras
i Alumni
Pelaporan
Akademik
Laporan
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 33 of 48
Keuangan
Administras
i Cuti
Akademik
Administras
i PBM
Replace
Manajemen
Perwalian
Replace
Pembuatan
Transkip
Nilai
Replace
Penetapan
Status
Mahasiswa
Replace
Penyusunan
Jadwal
Matkul
Replace
Rencana
Studi Dan
FRS
Replace
SI
Akademik
Online
Pelaporan
Aset
Organisasi
Replace
Manajemen
Penerimaan
Kas
Removed
Pelaporan
ATK
Replace
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 34 of 48
Pengelolaan
Transaksi
Removed
New Add Add Add Add
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan
(future condition) yang memberikan ghasil sebagai berikut:
1. Sistem yang ditambahkan (Add): Penyusunan Anggaran PMB, Analisis Anggaran, Manajemen APBO, SI Akademik Mobile
2. Sistem yang diganti (Replace): Pelaporan ATK, Pelaporan Aset Organisasi, Rencana Studi dan FRS, Penyusunan Jadwal Matkul, Penetapan
Status Mahasiswa, Pembuatan Transkip Nilai, Manajemen Perwalian, Administrasi PBM
3. Sistem yang dihilangkan (Removed): Pengelolaan Transaksi dan Manajemen Penerimaan Kas.
4.5.2. Tabulasi Gap Teknologi Informasi
Pada tahap ini diidentifikasi peluang dari pemanfaatan aset TI yang ada dan solusi baru yang harus dikembangkan oleh perusahaan. Berikut
adalah Tabulasi Gap Arsitektur Teknologi yang memperlihatkan ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan
kondisi di masa depan (future condition):
Tabel 10. Tabulasi Gap Teknologi Informasi
Future Eliminated
Ms. Windows
XP
Professional
Mikrotik Router My SQL Adobe Reader PABX Acces Point Router Switch Hub
Existing MS.
Windows
2003
Server
Replace
Ms. Excel Replace
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 35 of 48
Intranet
Internet
RJ45
New Add Add Add Add Add Add
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa ada ketidaksesuaian (gap) antara kondisi sekarang (existing condition) dengan kondisi di masa depan
(future condition) yang memberikan hasil sebagai berikut:
1. Sistem yang ditambahkan (Add): Mikrotik Router, Adobe Reader, PABX, Acces Point, Router, Switch Hub
2. Sistem yang diganti (Replace): Ms. Windows XP Professional dan My SQL
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 36 of 48
V. REKOMENDASI
Pada bagian ini akan dipaparkan rekomendasi yang akan menjadi solusi atas temuan-
temuan yang didapat guna memperbaiki peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
dalam mendukung proses bisnis organisasi; serta untuk merealisasikan strategi bisnis
organisasi.
5.1. Uraian Rekomendasi
Berikut adalah uraian rekomendasi berdasarkan dampak dari temuan-temuan hasil
pemeriksaan terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha:
1. Membuat sistem informasi akademik yang terintegrasi, sehingga masalah-masalah
yang berkaitan dengan administrasi kemahasiswaan, alumni, kurikulum, proses belajar
mengajar, cuti akademik, pengajuan sidang, hingga penyusunan jadwal kuliah dapat
diminimalisir atau bahkan dihilangkan sama sekali.
2. Memberikan peraturan yang jelas mengenai hak akses ke dalam sistem untuk masing-
masing bagian.
3. Membuat atau menambahkan menu untuk mengelola data mahasiswa dengan absensi
khusus (absus) untuk memudahkan pendataan dan pengawasan.
4. Mengkaji kembali peraturan mengenai syarat minimum kehadiran dalam perkuliahan.
5. Mengaktifkan forum atau milis dosen agar terjalin komunikasi antara tim dosen dan
koordinator mata kuliah.
6. Membuat sub sistem untuk mengelola jadwal perkuliahan dan ruang yang kosong
untuk masing-masing kampus apabila ada jadwal tambahan sehingga tidak ada jadwal
kuliah yang bentrok satu sama lain.
7. Memanfaatkan ruangan yang kosong di kampus 9 untuk dijadikan laboratorium
komputer.
8. Mengganti komputer yang rusak dan tidak dapat digunakan.
9. Mengkaji kembali kebijakan untuk kelas weekend.
10. Mengevaluasi soal ujian yang digunakan untuk UTS dan UAS apakah sudah pernah
digunakan pada semester sebelumnya atau tidak.
11. Membuat sistem untuk perwalian online.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 37 of 48
Berdasarkan hasil evaluasi kondisi saat ini (as-is) dan kondisi yang diinginkan (to-
be) terhadap SISFO Politeknik Piksi Ganesha secara keseluruhan didapatkan rumusan
rekomendasi sebagai berikut:
1. Menambahkan aplikasi untuk penyusunan anggaran PMB, analisis anggaran,
manajemen anggaran penerimaan dan belanja organisasi (APBO), dan sistem
informasi akademik mobile.
2. Mengganti aplikasi laporan keuangan dengan aplikasi analisis keuangan.
3. Mengganti aplikasi administrasi PBM dan manajemen perwalian dengan aplikasi
pengawasan dan evaluasi kinerja SDM.
4. Mengganti aplikasi pembuatan transkrip nilai, penetapan status mahasiswa,
penyusunan jadwal mata kuliah, dan rencana studi dan FRS dengan aplikasi
administrasi kemahasiswaan.
5. Mengganti aplikasi pelaporan aset organisasi dengan aplikasi manajemen aset
organisasi.
6. Mengganti aplikasi pelaporan ATK dengan aplikasi manajemen ATK.
7. Menghilangkan aplikasi manajemen penerimaan kas dan pengelolaan transaksi.
5.2. Rekomendasi Arsitektur Enterprise
Pada penggunaan TOGAF ADM memungkinan melakukan perubahan dari arsitektur
enterprise yang lama menuju arsitektur enterprise yang baru. Maka dari itu pada bagian ini
akan dipaparkan rekomendasi arsitektur enterprise yang baru guna menyelesaikan
permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama, diantaranya:
1. Pemanfaatan SISFO-PIKSI belum dapat dilakukan secara optimal, hal ini disebabkan
penggunaan SISFO-PIKSI belum lama dilakukan. Sosialisasi terhadap sistem ini perlu
dilakukan secara intensif.
2. SISFO-PIKSI merupakan sistem yang relatif baru di lingkungan Politeknik Piksi
Ganesha sehingga memerlukan infrastruktur penunjang lainnya, sehingga perlu waktu
dan biaya untuk diterapkan secara optimal.
3. Sebagai sistem yang masih baru, SISFO-PIKSI masih harus didukung data manual
untuk mengantisipasi kegagalan dari sistem ini.
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 38 of 48
4. Beberapa aplikasi masih dalam tahap pembangunan atau masih dalam tahap rancangan
seperti pengelolaan data perpustakaan, penyusunan anggaran atau inventarisasi aset
organisasi dan masih banyak lagi aplikasi lain yang perlu pengembangan.
5. Pengolahan data masih ada yang mengalami redudansi seperti data mahasiswa disetiap
bagian berbeda, dikarenakan belum adanya sistem yang terintegrasi secara
keseluruhan.
Dikarenakan permasalahan yang ditemukan pada arsitektur enterprise yang lama
berkaitan dengan pengelolaan data, maka rekomendasi atas arsitektur enterprise yang baru
sebatas pada rancangan arsitektur data. Berikut adalah rancangan arsitektur data guna
menciptakan arsitektur enterprise yang baru:
1. Class Diagram Penerimaan Mahasiswa Baru
Gambar 7. Class Diagram PMB
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 39 of 48
2. Class Diagram Proses Belajar Mengajar
Gambar 8. Class Diagram PBM
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 40 of 48
3. Class Diagram Manajemen Keuangan
Gambar 9. Class Diagram Manajemen Keuangan
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 41 of 48
4. Class Diagram SDM dan Umum
Gambar 10. Class Diagram SDM dan Umum
Adapun spesifikasi teknis untuk SISFO-PIKSI yang akan di kembangkan dalam
arsitektur enterprise yang baru memiliki kriteria teknis sebagai berikut:
1. User Friendly
a. Pembangunan sistem yang disesuaikan dengan kebiasan user.
b. Penyususan efektif dan efisien
c. Penggunaan icon-icon untuk mempercepat proses
d. Petunjuk pengoprasian terdapat pada aplikasi yang akan digunakan untuk
mempermudah apabila terjadi troubleshooting
2. Flexible dan Kompatibilitas basis data
a. Mampu menangani dan mengolah data dalam jumlah besar namun tetap bias
bekerja secara cepat
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 42 of 48
b. Mengolah data ke dalam basis data yang saling terintegrasi
c. Basis data yang dirancang dapat digunakan untuk jaringan client-server
d. Tidak memerlukan spesifikasi hardware yang tinggi
e. Mampu menampilkan laporan dalam bentuk numerik, tabel dan grafik
3. Keamanan Basis Data
a. Memberikan hak akses user sesuai dengan tugas dan fungsinya
b. Memberikan hak akses penuh untuk pengelola data (admin)
c. Mempunyai data password untuk membatasi hak akses
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 43 of 48
DAFTAR PUSTAKA
Cakrayana, Iwan. 2011. Perancangan Enterprise Architecture Menggunakan TOGAF
ADM untuk Penerapan Standar Nasional Pendidikan di Sekolah Menengah Atas.
Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor.
J. Ward and J. Peppard, Strategic Planning for Information Systems, Third Edition ed. John
Wiley and Sons Ltd, 2002.
Lambart, Mike. 2008. “TOGAF™ and The Open Group Architecture Forum”. Jurnal of
extension 28 (January). E-Journal on-line. Melalui:
https://www.opengroup.org/conference-live/uploads/40/15719/togaf-tutorial-
jan2008.pdf [28/05/2013]
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 44 of 48
LAMPIRAN
Lampiran 1. Formulir Survey Kondisi Sekarang
Organisasi :
Nama Responden :
Jabatan Responden :
E-Mail :
1. Visi dan Misi Organisasi :
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
2. Sasaran :
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
3. Tujuan :
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
4. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi :
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
5. Jenis Pekerjaan atau Layanan yang diberikan :
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
6. Apakah Jenis Pekerjaan atau layanan yang diberikan mengacu pada SOP :
Ya
Tidak
7. Jumlah Pegawai dalam organisasi :
Koordinator : ...... orang Dosen Honorer : ...... orang
Dosen Tetap : ...... orang Staff Karyawan : ...... orang
8. Berapa jumlah pegawai yang memahami tentang komputer :
Software : .......... orang
Hardware : .......... orang
Jaringan : .......... orang
Internet : .......... orang
9. Apakah jumlah komputer yang dimiliki sudah mencukupi ?
Sudah
Belum
10. Di dalam mendukung visi dan misi, apakah masih dibutuhkan adanya software
aplikasi tambahan ?
Ya
Tidak
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 45 of 48
11. Bila ya, software aplikasi apa yang dibutuhkan ?
Sebutkan :
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
12. Apakah instansi yang Bapak/Ibu pimpin mempunyai peraturan siapa saja yang dapat
mengerjakan komputer ?
Ya
Tidak
13. Apakah organisasi Bapak/Ibu sudah mempunyai bagian/bidang organisasi yang
bertanggungjawab dalam memelihara penggunaan komputer dan internet ?
Ya
Tidak
14. Apakah organisasi Bapak/Ibu mempunyai staf pegawai yang kompeten dalam
penggunaan komputer dan internet?
Ya
Tidak
15. Jika ya, berapa jumlah pegawai tersebut? .......... orang
16. Apa saja tugas staf bagian IT tersebut?
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 46 of 48
Lampiran 2. Formulir Survey PMB
Nama Responden :
E-Mail :
1. Nama Mahasiswa : .....................................................
2. Jurusan : .....................................................
3. Apakah PMB yang dilakukan sesuai dengan aturan pemerintah?
Ya
Tidak
4. Apakah biaya pendaftaran untuk PMB terjangkau?
Ya
Tidak
5. Apakah proses PMB menggunakan aplikasi online?
Ya
Tidak
6. Apakah waktu pelaksanaan PMB lama?
Ya
Tidak
7. Bagaimana pendapat Anda mengenai materi seleksi?
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
8. Apakah ketika registrasi ulang sudah diberikan jadwal kuliah?
Ya
Tidak
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 47 of 48
Lampiran 3. Data Tabulasi Hasil Kuesioner
1. Hasil Survey Kondisi Sekarang (nomor 6, 9, 10, 12, 13, 14)
2. Hasil Survey PMB (nomor 2, 3, 4, 5, 6, 8)
Audit Sistem Informasi Menggunakan TOGAF ADM 10 Juni 2013
Copyright © 2013 - MSI |UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Page : 48 of 48