Audit Sdm Makalah

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIAMakalahDisusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan

Oleh : Agus Nugraha Bernard C Eva Astriana Krisfandi Setyo (0807149) (0807129) (0806275) (0807125) (0806265)

Wittya Aprodhita Kusumo

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

2010

2

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penyusun panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah SWT, karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga tetap terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat yang mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan, adapun judul makalah ini adalah AUDIT SDM. Penyusun menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya. Untuk itu penyusun menerima saran dan perbaikan. Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf atas segala kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi penyusun khususnya dan bagi pembaca umumnya. Alhamdullillahirrabibilaalamiin. Wassaalaamualaikum Wr. Wb. kritik yang membangun agar supaya adanya

Bandung, April 2010

Penyusun

Audit Sumber Daya Manusia

i

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .. i DAFTAR ISI . ii BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah .. 1 1.2. Rumusan Masalah 3 1.3. Tujuan .. 3 PEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit SDM .. 4 2.2. Latar Belakang Perlunya Audit.............. 14 2.3. Norma Audit ..... 17 2.4. Manfaat Audit SDM...... 36 2.5. Tujuan Audit SDM................... 37 2.6. Sumber data Audit SDM........... 43 2.7. Prospek Audit............................... 47 2.8. Pendekatan Riset Audit SDM.................. .57 2.9 Instrumen-instrumen Audit SDM ..61 2.10 Laporan Audit.................. .65 2.11 Rekomendasi Hasil Audit......................... 71

BAB II

BAB III SIMPULAN DAN SARAN 3.1. Simpulan ......... 72 3.2. Saran ... 72 DAFTAR PUSTAKA ... iii


ii

BAB I PENDAHULUAN1.1.

Latar Belakang Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya dan sasaran daya sumber untuk mendukung secara sejatinya tercapainya keseluruhan. tujuan Audit organisasi manusia

merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia


1

pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang terbaik. Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih umum dahulu serta mesti mengenal pengertian, manfaat, dengan supaya instrument-instrumen, dan bentuk laporan audit secara kemudian ini menghubungkannya sangatlah penting pengertian dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Hal penting lain adalah bahwa audit sumber daya manusia tidak mesti selalu ditekankan untuk mencari pelanggaran atau ketidaksesuaian. Akan tetapi, berguna juga mencari terobosan dan tantangan baru. Auditor memanfaatkan pengetahuan memotivasi dan kemampuan auditee guna yang dimilikinya prestasi untuk dengan menggali potensi nilai dari perspektif sumber daya manusia memacu melakukan berbagai perubahan atau inovasi. Sumber daya manusia akan bisa berkembang jika didukung oleh budaya dan iklim organisasi yang kondusif melalui habitat belajar yang dapat meningkatkan modal kredibilitas individu dan organisasi. Kompetensi individu dan organisasi saja tidak cukup jika tidak didukung oleh kredibilitas individu dan organisasi. Karena itu pula, audit sumber daya manusia perlu ditindaklanjuti oleh manajemen dengan melakukan perbaikan dan menghindari masalah yang sama di kemudian hari. Dan, peranan top management sangat diharapkan dalam keberhasilan audit ini. Caranya, dengan


2

memberikan disposisi atas laporan hasil audit sumber daya manusia yang dapat menimbulkan dampak psikologis bagi auditee. Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan (learning) dari juga kata mencoba. Dalam pembelajaran dan ini terdapat beberapa kesalahan

dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.1.2. Rumusan Masalah

Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu sebagai berikut:1. Bagaimana mendefinisikan Audit SDM. 2. Bagaimana tahapan dalam Audit SDM. 3. Bagaimana menentukan metode laporan Audit yang tepat. 4. Bagaimana mengevaluasi kegiatan SDM yang dilakukan SDM.

1.3. Tujuan

Setelah mempelajari makalah ini diharapkan mahasiswa mampu :1. Mendefinisikan Audit SDM 2. Mengerti tahapan dalam Audit SDM. 3. Menentukan jenis laporan audit yang tepat.

4.Dapat mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakukan dalam suatu perusahaan.


3

BAB II PEMBAHASAN Audit SDM : Pengertian Audit SDM Latar belakang perlunya audit SDM Norma Audit Manfaat Audit SDM Tujuan Audit SDM Sumber data Audit SDM Prospek Audit Pendekatan Riset Audit SDM Instrumen-instrumen Audit SDM


4

-

Laporan Audit Rekomendasi Hasil Audit

2.1

PENGERTIAN AUDIT SDMsatu fungsi manajemen adalah pengawasan.

Salah

Tujuannya antara lain untuk menjaga dan mengamankan harta milik perusahaan dari penyimpangan-penyimpangan baik oleh pihak intern perusahaan maupun ekstern. Untuk mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja, perlu didorong untuk mematuhi kebijakan manajemen, serta untuk menjaga agar tercapainya manajemen information system yang baik. Ada berbagai pendekatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan,yang salah satunya adalah Audit . Dengan demikian, pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas manajemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikat pengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar organisasi suatu perusahaan, biasanya mungkin beberapa perusahaan memiliki cabang yang tersebar diseluruh negeri dan bahkan hingga keluar negeri. Kegiatan Audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin. Dengan demikian, audit sebagai suatu proses dengan kemampuan dan independensi seseorang dapat menghimpun


5

dan mengevaluasi bukti-bukti dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan . Dengan demikian, audit adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/lembaga yang independen yang bertujuan untuk untuk mengevaluasi atau mengukur atau lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas

pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan. Menurut Gomez-Mejia (200 1 :28), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan. Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan startegi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Bila dilihat ruang lingkup kegiatan suatu perusahaan, sebagai contoh bank, perusahaan penerbangan, leasing, asuransi yang sangat luas dengan cabang yang tersebar di seluruh pelosok negeri dan bahkan keluar negeri, sehingga mulai dari kegiatan pengambilan keputusan dan penetapanAudit Sumber Daya Manusia 6

kebijakan oleh Top Manajemen persuahaan yang bersangkutan. Kemudian kegiatan pelaksanaan dari keputusan kebijakan tersebut , serta kegiatan membukukan dan melaporkan akibat dari kegiatan yang terjadi yang utamanya yang menyangkut SDM, semuanya perlu diaudit . Kembali kepada fungsi Audit ini sendiri dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utamanya yang tentu fokusnya ada pada audit sumber daya manusia, antaranya terdiri atas : 1. Policy audit/manajemen audit atau penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuana untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objective. 2. Performance/Operasional audit, merupakan suatu kegiatan

penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM. 3. dan Financial audit, yang mempunyai orientasi pengujian / kecermatan serta data keuangan untuk memberikan

penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya : 1. ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak


7

2. ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan. 3. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM 4. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm 5. ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem sdm perusahaan.Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan. Sedangkan, audit SDM adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan kegiatan. Audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Audit juga menciptakan citra departemen SDM yang profesional antara manajer dan spesialis SDM, membantu menjernihkan peran departemen dan menghasilkan keseragaman yang lebih besar. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan 8


memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangundangan dan rencana-rencana strategis perusahaan. Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsifungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang "terbaik". Lebih penting lagi, audit sumber daya manusia dapat dipandang sebagai proses pembelajaran yang merupakan perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik. Seperti aturan umum yang disampaikan oleh Warren Bennis


9

dan Burt Nanus untuk semua organisasi: reasonable failure should never be received with anger.

Secara garis besar, maka HR Audit terdiri dari beberapa area: Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, maka auditor melakukan analisa terhadap tujuan dari setiap aktivitas SDM, kemudian mengkaji kinerja mereka yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik, sehingga ini menghambat tujuan tercapai. Melalui audit SDM, maka masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.

Kedua, audit kepatuhan yang merupakan audit yang mengkaji kepatuhann perusahaan terhadap hukum, kebijakan maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, maka artinya perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain adalah masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.

Ketiga, audit iklim SDM, dimana ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari motivasi, semangat hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.Audit Sumber Daya Manusia 10

Keempat, audit strategi perusahaan. Mengapa audit strategi perusahaan menjadi penting? Hal ini dikarenakan strategi perusahaan menentukan keunggulannya dalam bersaing di pasar. Melalui audit strategi, maka perusahaan akan mampu melakukan analisa SWOT yang dengan merupakan SDM? karena informasi penting SDM SDM dalam harus seperti menentukan strategi perusahaan ke depan. Kemudian bagaimana hubungannya memahami Tentunya segala fungsi strategi, aktivitas

rekrutmen, kompensasi, succession planning, dan lainnya harus selalu sesuai dengan strategi perusahaan. Audit juga merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta mengkomunikasikan hasilhasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang berkepentingan. Audit dapat dibagi dua berdasarkan siapa pelakunya yaitu: audit internal dan audit eksternal. Audit internal adalah audit yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi dalam hal ini Badan Pengawasan Internal oleh auditor internal yang juga karyawan sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan. Hasil kerja auditor untuk internal bukan untuk internal masyarakat umum, melainkan kepentingan

organisasi sendiri. Audit eksternal adalah audit yang dilaksanakan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal atau dari institusi independen. Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas formal/standar kriteria tertentu yang digunakan sebagai acuanAudit Sumber Daya Manusia 11

untuk

menilai.

Hasil

penilaian

dikeluarkan

oleh

institusi

independen tersebut berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dari proses audit. Pernyataan auditor eksternal itu adalah kesimpulan yang dijadikan dasar bagi institusi maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan. Contoh lembaga audit eksternal adalah akuntan publik. Audit eksternal juga bisa dilakukan oleh konsultan yang diminta Dewan Audit untuk melakukan audit sesuai lingkup permasalahan tertentu. Audit manajemen adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi manajemen benar secara apakah keseluruhan telah untuk menilai usur-unsur dan dapat direncanakan, melalui dijalankan

dikendalikan dengan prinsip-prinsip manajemen yang baik dan sehingga organisasi fungsi-fungsinya mencapai tujuan yang direncanakan yang mencakup dimensi PQCDSME (productivity, quality, cost, delivery, safety, morale, environment) merupakan organisasi secara efektif bagi secara dan efisien. Audit manajemen untuk instrumen manajemen puncak

membantunya dalam pemastian pencapaian visi, misi dan tujuan keseluruhan. Yang termasuk audit manajemen adalah audit manufaktur, audit mutu, audit keuangan, audit sistem informasi, audit infrastruktur, audit sumber daya manusia,audit tata pamong, audit komunikasi, audit lingkungan.

SEKILAS TENTANG AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA


12

Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal yang didesain untukmengukur biaya dan manfaat keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia dan untuk membandingkan efisiensi dan efektivitas keseluruhan program Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut dengan kinerja organisasi di masa lalu, kinerja organisasi lain yang dapat dibandingkan efektivitasnya, dan tujuan organisasi, merupakan suatu strategi proses sistematik dan formal fungsi untuk SDM, mengevaluasi kebijakan dan kompatibilitas fungsi Sumber Daya Manusia dengan tujuan dan implementasi berbagai prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM. Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan. Manusia merupakan sumber daya yang paling penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi. Tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi menjadi kumpulan resources yang tidak berguna. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi misi dan tujuan organisasi. Dan, persis seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu,


13

lingkungan, manajemen, operasional, internal dan eksternal, maka sumber daya manusia juga memerlukan audit untuk memeriksa dan melihat sejauh mana fungsi-fungsi sumber daya manusia dalam organisasi memenuhi azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi di dalam prakteknya untuk mendukung tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Audit sumber daya manusia sejatinya merupakan penilaian yang sifatnya komprehensif. Audit itu juga didesain untuk menentukan jika dan bagaimana suatu perusahaan memenuhi tanggung jawabnya yang berhubungan dengan aturan-aturan sumber daya manusia. Guna mengerti dengan benar akan budaya, dinamika internal, dan bagaimana fungsi-fungsi organisasi, maka porsi terbesar dari pekerjaan audit sumber daya manusia dilakukan on-site dan diikutsertakannya berbagai komponen audit. Kunci penilaian keseluruhan dalam audit ini adalah gap analysis yang mengukur aktivitas sumber daya manusia pada kondisi saat audit dengan praktek-praktek yang dipertimbangkan sebagai yang terbaik. Perlu juga dipahami, bahwasanya untuk lebih mengerti isi audit sumber daya manusia yang sebenarnya, siapapun terlebih dahulu mesti mengenal pengertian, tujuan, aktivitas, dan manfaat audit secara umum serta kemudian menghubungkannya dengan pengertian, tujuan, dan manfaat audit sumber daya manusia. Pemaparan pengertian ini sangatlah penting supaya pembaca tidak kehilangan makna dan maksud dari audit sumber daya manusia. Lebih dari itu, mengerti betul akan perbedaan audit sumber daya manusia dengan audit bersifat umum. Setelah itu, barulah beralih kepada sistem audit, prosedur dan perencanaan audit sumber daya manusia. Misal, dalam prosedur dan perencanaan audit.


14

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk: 1. Menilai efektivitas fungsi SDM 2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur 3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar 4. Memperbaiki mutu staff SDM 5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM 6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas 7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM 8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting 9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.


15

2.2 LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT

Audit menelaah seberapa baik manajer mematuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hubungan karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan-kesalahan ini sehingga tindakan korektif dapat segera diambil. Ketaatan terhadap hukum sangat penting. Di samping memastikan ketaatan, audit dapat

meningkatkan citra departemen SDM dan kontribusinya terhadap perusahaan. Manajer operasi dapat memperoleh respek yang lebih tinggi untuk departemen pada saat tim audit meminta pandangan mereka. Karena pada dasarnyadepartemen SDM merupakan departemen pelayanan. Tindakan ini dapat memperbesar kontribusinya terhadap tujuan-tujuan organisasional perusahaan. Departemen SDM yang efektif memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka frekuensi perputaran karyawan, ketidakhadiran dan aktivitas serikat pekerja kemungkinan akan terjadi. Untuk mempelajari seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai gaji, tunjangan, praktik kepenyeliaan, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka. Audit Sumber Daya Manusia merupakan suatu proses sistematik dan formal untuk mengevaluasi kopmpatibilitas fungsi


16

SumberDaya Manusia dengan tujuan dan strategi implementasi berbagai fungsi SDM, kebijakan dan prosedur SDM, serta kinerja setiap program SDM. Audit SDM dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi : 1. Ketika di rasa perlu oleh manajemen puncak 2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah dan lain-lain) 3. Ketika seorang manajer baru bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia. 4. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (contoh, penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman sedikit pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali. 5. Ketika suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan. Lebih dipandang penting lagi, audit sumber daya manusia dapat

sebagai

proses

pembelajaran

yang

merupakan

perluasan dari kata mencoba. Dalam pembelajaran (learning) juga terdapat beberapa kesalahan dan ini dipandang sebagai proses untuk lebih menghasilkan dan mencapai apa yang dipandang sebagai praktek terbaik.AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Audit Kompatibilitas: Audit Fungsi SDM: Audit Kepuasan Audit

Ketaatan Menilai alignment Dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM


17

dengan tujuan dan strategi perusahaan Mengevaluasi keefektifan dan efisiensi setiap fungsi SDM serta mengukur biaya dan kinerja setiap program dan fungsi MSDM Menganalisis tingkatan kepuasan penggunaan pelayanan fungsi SDM melalui pelaksanaan survei sikap karyawan Mengevaluasi penerapan berbagai kebijakan dan prosedur MSDM oleh para manajer lini Menentukan ketaatan terhadap peraturan dan regulasi yang berlaku

PROSES AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Proses audit sumber daya manusia terdiri atas enam langkah: a. Mengkomunikasikan gagasan dan makna audit SDM dan menekankan mendapatkan tim audit, serta berbagai manfat yang dapat diperoleh, serta dukungan memberikan dalam manajemen pelatihan yang puncak. dibutuhkan. organisasi. SDM. menindaklanjuti hasil evaluasi

b. Memilih personalia dengan berbagai ketrampilan dan menyusun c. Mengumpulkan data dari berbagai jenjang, fungsi dan unit yang berbeda departemen yang kemudian d. Menyiapkan laporan audit bagi para manajer lini dan evaluasi e. Membahas laporan dengan para manajer pengoperasian terkait f. Memasukkan berbagai tindakan korektif ke dalam proses penetapan sasaran operasi organisasi regular. Dalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya tujuan-tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya faktor manusia bagi perkembangan perusahaan. Dengan kata lain, pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan


18

pendekatan sistem yang ada secara keseluruhan. Dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju perbaikan yang terus-menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah-masalah sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut. Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub sistem atau departemen dari perusahaan cukup yang luas, efektif yaitu meliputi hanya rasional penilaian menguji yang komprehensif. melainkan dan Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit tidaklah subsistem, meyakinkan, bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan terhadap pembentukan pemberian pelayanan. Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manusia tidak ada yang sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan kegagalan atau terjadi penyimpanganpenyimpangan, baik penyimpangan yang disengaja maupun yang tidak disengaja, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk meminimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpanganpenyimpangan dikemudian hari. Demikian halnya dengan departemen SDM, tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya, manajemen SDM akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijakan-kebijakan


19

yang tidak tepat atau ketinggalan zaman. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatannya, departemen SDM dapat lebih dini menemukan masalah-masalah sebelum hal itu menjadi serius. Bila audit ini dilakukan dengan benar, departemen SDM akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar yang merugikan karyawan ataupun perusahaan di kemudian hari.

2.3 Norma AuditLazimnya audit dilaksanakan secara intern oleh departemen audit yang ada di perusahaan. Audit dilaksanakan sebagai suatu fungsi penilaian yang bebas dibentuk dalam suatu organisasi perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatankegiatan perusahaan khususnya yang berkaitan dengan SDM. Tujuan dari audit adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan Departemen tanggung audit jawab mereka secara efektif. penilaian menyediakan analisis-analisis,

mengenai objek yang diperiksa. Auditor mempunyai tanggung jawab atas penyediaan informasi mengenai kecukupan dan efektivitas suatu system pengendalian intern dan mutu pekerjaan departemen SDM. Informasi untuk masing-masing mungkin berbeds-beda baik dalam bentuk maupun keterinciannya, tergantung dari kebutuhan-kebutuhan dan permintaan-permintaan manajemen. Departemen Audit adalah bagian integral dari organisasi

perusahaan dan fungsinya diatur menurut kebijakan manajemen. Tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen harus sejalan dengan norma audit.Audit Sumber Daya Manusia 20

Dalam

menyususn

norma-norma

ini,

hendaknya

telah

dipertimbangkan mengenai pengembangan berikut : Manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas

efektivitas system pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi perusahaan tersebut. Anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat untuk menyediakan analisis-analisis yang objektif, penilaian-penilaian, rekomendasi-rekomendasi, saran-saran dan informasi mengenai pengendalian dan prestasi organisasi perusahaan. Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil pekerjaan departemen audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit telah menyediakan bukti-bukti yang cukup dan independen. Tujuan dari norma audit adalah : Menanamkan pengertian atas peranan dan tanggung jawab departemen audit kepada semua level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang mempunyai hubungan dengan audit. Menetapkan dasar sebagai pedoman dan pengukuran tugastugas audit. Perbaikan atas pelaksanaan tugas-tugas audit. Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung : 1. Independensi departemen audit dari kegiatan-kegiatan

objek yang diperiksa dan objektivitas internal audit.Audit Sumber Daya Manusia 21

2. Kemahiran

jabatan auditor harus dipergunakan secara

seksama. 3. Ruang lingkup tugas departemen audit.4. Pelaksanaan tugas departemen audit.

5. Pengelolaan Departemen audit harus bertanggung jawab dan layak. Norma Audit Manajemen :1. Independensi/Kebebasan

Departemen audit dikatakan independen apabila mereka dapat melakukan pekerjaannya secara bebas dan objektif, tanpa pengaruh dan tekanan dari luar sehingga memungkinkan auditor memberikan pertimbangan yang tidak memihak. Ini dapat dicapai dengan menentukan status organisasi dan objektivitasnya.1. Status Organisasi

Status organisasi departemen audit harus cukup memadai untuk memungkinkan tercapainya tanggung jawab audit yang diembannya. Di sini auditor harus mendapat dukungan dari manajemen sehingga mereka dapat memperoleh kerja sama yang baik dari departemen SDM dan bebas dari campur tangan pihak lain. Manajer departemen audit harus bertanggung jawab kepada seseorang cukup yang mempunyai dalam organisasi22

wewenang

yang


perusahaan,

sehingga

memungkinkan

terjaminnya independensi dan ruang lingkup audit yang lebih luas, pertimbangan yang cukup atas laporan audit dan tindakan-tinadakan pelaksanaanya yang layak atas rekomendasirekomenadasi yang diberikan. Manajer departemen audit harus dapat berkomunikasi langsung dengan manajemen. Komunikasi yang teratur sangat membantu tercapainya independensi dan hambatanhambatan dan cara mengatasinya dapat segera disampaikan untuk tindakan selanjutnya. Independensi manajemen Tugas, dapat menyetujui dan ditingkatkan apabila atau jawab pengangkatan tanggung

penggantian manajer departemen audit. wewenang, departemen audit harus didefinisikan secara tertulis dan disetujui oleh manajemen. Manajer mendapat departemen kepada persetujuan audit manajemen harus untuk menyampaikan

menginformasikan

tentang ringkasan jadwal audit departemen audit, rencana SDM dan rencana biaya. Manajer departemen audit juga menyampaikan seluruh perubahan mendapat yang berarti (significant) sekaligus untuk sebagai persetujuan

informasi. Jadwal pelaksanaan audit, rencana SDM dan rencana biaya yang disampaikan kepada manajemen meliputi ruang lingkup


23

audit dan batasan-batasan yang ada dalam ruang lingkup audit. Manajer audit harus menyampaikan laporan kegiatan audit secara tahunan atau lebih sering (sesuai Laporan kebutuhan) kegiatan dan yang kepada manajemen. pada harus menekankan

penemuan-penemuan audit yang cukup berarti (significant) rekomendasi jadwal terdapat rekomendasisetiap SDM diberikan, audit, rencana

penyimpangan yang berarti (significant) dari pelaksanaan maupun anggaran keuangan dan penjelasan mengenai penyimpangan itu. 2. Objektivitas Objektivitas adalah kebebasan sikap mental yang harus dipertahankan oleh internal auditor dalam melakukan audit. Auditor tidak boleh membiarkan pertimbangan auditnya dipengaruhi oleh orang lain. Objektivitas mengharuskan auditor melakukan audit sedemikian rupa sehingga kejujuran hasil pekerjaan mereka dapat diyakini dan bukan merupakan hasil kompromi. Auditor tidak boleh ditugaskan pada situasi yang memungkinkan mereka tidak dapat memberikan pertimbangan jabatan yang objektif. Objektivitas auditor sama sekali tidak terpengaruh apabila mereka merekomendasikan suatu standar pengendalian untuk sistem-sistemAudit Sumber Daya Manusia 24

atau menelaah prosedur-prosedur sebelum hal itu dilaksanakan. Merancang, membuat dan melaksanakan system operasional dan juga membuat semacam konsep itu prosedur suatu system bukanlah fungsi audit. Melakukan pekerjaan dapat dianggap mengurangi objektivitas audit.

2. Kemahiran jabatan Kemahiran jabatan adalah tanggung jawab dari departemen audit dan setiap auditor. yang Departemen memiliki audit harus menugaskan auditor pengetahuan,

keterampilan, dan kecakapan ilmu yang diperlukan dalam melakukan audit yang layak. a. Departemen Audit Pengisian staff Departemen audit harus menjamin tersedianya auditor yang memiliki kecakapan yang teknis dan latarbelakang pendidikan sesuai dalam

melaksanakan audit. Manajer departemen audit harus membuat criteria yang sesuai dalam mengisi jabatan internal audit baik pendidikan maupun pengalamannya, mempertimbangkan dengan


25

seksama ruang lingkup pekerjaan dan tingkat tanggung jawab. Setiap calon auditor harus mempunyai kualifikasi dan kecakapan sesuai dengan criteria yang telah ditentukan. Pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu Departemen audit harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kecakapan ilmu yang diperlukan untuk memikul tanggung jawab audit. Auditor secara bersama-sama harus memikili pengetahuan dan keterampilan yang berguna dalam melaksanakan jabatannya di dalam organisasi perusahaan. Dalam hal ini termasuk kecakapan dalam melaksanakan norma audit, prosedur-prosedur dan teknikteknik audit. Departemen audit harus mempunyai auditor atau memakai tenaga konsultan yang mempunyai kecakapan ilmu seperti akunting, keuangan, statistic, EDP, perpajakan, hukum, dan keahlian lainnya sesuai dengan bidang bisnis perusahaan dalam mengembangkan tanggung jawab audit. Walaupun demikian, tidak berarti bahwa setiap auditor harus mempunyai semua kecakapan ilmu itu. Pengawasan


26

Departemen audit harus dapat menjamin bahwa auditor diawasi sebagaimana mestinya. Manajer secara proses departemen layak. yang audit bertanggung adalah suatu diawali

jawab dalam melakukan pengawasan audit Pengawasan berkesinambungan,

dengan perencanaan dan diakhiri dengan penyimpulan tugas audit. Bukti-bukti Luasnya pengawasan pengawasan yang yang memadai dibutuhkan harus didokumentasikan dan disimpan. tergantung pada kecakapan internal auditor dan sulitnya tugas audit. Semua tugas yang dilakukan oleh auditor tetap menjadi tanggung jawab manajer departemen audit. b. Internal auditor Ketaatan pada kode etik, seorang auditor dituntut kejujuran, objektif, tekun dan loyalitasnya tinggi pada perusahaan, sehingga seorang auditor harus bertindak sesuai dengan kode etik. Memiliki pengetahuan, keterampilan dan kecakapan ilmu yang memadai sebagai modal dalam melakukan audit. Memiliki kemampuan dalam melakukan hubungan manusiawi dan komunikasi, sehingga diperlukan keluwesan dalam menghadapi berbagai watak manusia dan dapat berkomunikasi secara efektif.


27

Kontinuitas kemampuan kontinu.

belajar,

adanya

keinginan belajar

untuk secara

senantiasa mempertahankan serta meningkatkan teknisnya dengan

Memiliki kemahiran jabatan secara seksama.

3. Ruang Lingkup audit a. Ruang lingkup audit hanya mencakup pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan efektivitas system pengendalian intern perusahaan dan kualitas manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Ruang lingkup tugas auditor seperti dijelaskan pada norma internal audit ini, mencakup tugas audit yang harus dilaksanakan. Hal ini cukup diketahui, akan tetapi biasanya manajemen memberikan pengarahan secara umum mengenai ruang lingkup pekerjaan dan kegiatan yang akan diperiksa. Maksud penelaahan atas kecukupan pengendalian intern (internal control) adalah untuk memastikan apakah system yang dibuat dapat memberikan keyakinan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan dapat dicapai secara efisien dan efektif. Maksud bahwa penelaahan system itu atas efektivitas seperti system yang pengendalian intern adalah untuk memastikan berfungsi diharapkan.


28

Tujuan utama pengendalian intern adalah untuk menjamin : Kepercayaan informasi Ditaatinya rencana, berlaku. Perlindungan atas harta perusahaan. Penggunaan sumber-sumber daya secara efisien dan efektif. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan usaha atau program-program perusahaan. kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, rencanaketentuandan integritas terhadap

ketentuan, dan peraturan-peraturan yang

b. Tingkat kepercayaan dan integritas informasi Auditor harus menelaah tingkat kepercayaan, integritas informasi keuangan maupun operasional, sarana serta cara-cara yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengukur, menggolongkan dan melaporkan informasi tersebut. System informasi menyediakan data untuk pengambilan keputusan, pengendalian dan kebutuhan pihak ekstern. Oleh karena itu, auditor harus memeriksa kelayakan system informasi dan memastikan apakah : Laporan-laporan dan catatan-catatan keuangan dan operasional benar-benar akurat, dapat dipercaya, tepat waktu, lengkap dan berguna. Kecukupan dan efektivitas pengawasan terhadap pencatatan dan pelaporan.Audit Sumber Daya Manusia 29

c. Ditaatinya

kebijakan-kebijakan,

rencana-rencana,

prosedur-prosedur yang berlaku. d. Perlindungan atas harta perusahaan. Auditor harus menguji cara-cara untuk melindungi harta perusahaan dan sedapat mungkin menguji kebenaran harta tersebut. Auditor harus menelaah cara-cara yang

dipergunakan untuk melindungi harta perusahaan dari segala bentuk kerugian seperti pencurian, kebakaran, dll. Auditor dalam menguji kebenaran ada tidaknya harta perusahaan haruslah mempergunakan prosedur audit. e. Penggunaan sumber-sumber daya secara efesien dan efektif Auditor harus menilai tingkat efektif dan efisiensi penggunaan sumber-sumber daya yang ada. Disamping itu, manajemen bertanggung jawab menyusun suatu standar-standar kegiatan usaha untuk mengukur kegiatan-kegiatan penggunaan sumber-sumber daya secara efektif dan efisien. Auditor bertanggung jawab menentukan apakah : Standar-standar kegiatan usaha untuk

mengukur tingkat efektif dan efisiensi ini telah dibuat atau belum. Standar-standar kegiatan yang dibuat dapat dimengerti dan dapat dicapai.


30

-

Penyimpangan dari standar-standar kegiatan usaha itu diketahui, dengan jawab dianalisis, mereka untuk dan yang tindakan dibicarakan bertanggung perbaikan.

Tindakan perbaikan telah diambil.

Audit yang berhubungan dengan tingkat efektif dan efisiensi penggunaaan sumber-sumber data harus mengetahui kondisi-kodisi berikut : Fasilitas yang tidak dipergunakan secara maksimal Pekerjaan tidak produktif Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak dapat diterima akal sehat Kelebihan atau kekurangan staff

f. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan atas kegiatan usaha atau program perusahaan. Auditor harus menguji setiap kegiatan atau program untuk memastikan dengan yang apakah tujuan dilakukan hasil-hasil dan sasaran yang yang dicapai telah yang konsisten program

ditetapkan, dan apakah kegiatan usaha atau programsesuai dengan direncanakan. 4. Pelaksanaan audit


31

Pelaksanaan audit harus mencakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit, dan penindaklanjutan hasil audit. a. Perencanaan audit Auditor harus merencanakan terlebih dahulu setiap tugas audit yang akan dilakukan dan perencanaan harus didokumentasikan dan harus mencakup : Menentukan tujuan dan lingkup audit Mendapatkan latar belakang informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang akan diperiksa Menentukan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit Membicarakan dengan mereka yang terlibat audit Melakukan pemahaman dan survey lapangan mengenai kegiatan-kegiatan dan pengendalianpengendalian yang akan diperiksa, menetapkan titik berat audit dan minta saran atau komntar dari departemen yang diperiksa Membuat program audit Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan disampaikan Mendapatkan persetujuan atas perencanaan audit

b. Pengujian dan evaluasi terhadap informasi Auditor harus mengumpulkan, dan menganalisis,

menginterprestasikan informasi-informasi

mendokumentasikan

yang diperoleh guna menunjang


32

hasil-hasil audit. Proses pengujian dan evaluasi informasi adalah sebagai berikut : 1) Mengumpulkan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan tujuan dan lingkup audit. 2) Informasi harus cukup, kompeten, relevan, dan berguna audit. Informasi yang cukup adalah berdasarkan fakta, memadai, meyakinkan sehingga orang yang diberi informasi akan mempunyai dapat untuk dengan untuk dan kesimpulan yang sama dengan auditor. Informasi dipercaya, yang dan kompeten cara adalah relevan adalah audit dan adalah terbaik untuk menyusun rekomendasirekomendasi secara baik atas temuan-temuan

memperolehnya Informasi mendukung yang

mempergunakan teknik audit yang tepat. temuan-temuan

rekomendasi-rekomendasi, dengan sasaran audit.

konsisten

Informasi yang berguna adalah informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasarannya.

3) Prosedur-prosedur

audit,

termasuk

teknik

pengujian dan sampling yang dipergunakan, harus dipilih terlebih dahulu, apakah dapat dipraktikan atau tidak, apakah harus diperluas atau diubah bila diperlukan.


33

4) Proses informasi ini

pengumpulan, dan diawasi harus

penganalisisan, pendokumentasian guna menjamin

penginterpretasian,

terpeliharanya objektivitas internal auditor dan tercapainya sasaran audit. 5) Kertas kerja audit harus dibuat oleh auditor dan diperiksa kembali oleh atasan auditor. Kertas kerja audit ini harus mencatat semua informasi yang diperoleh dan analisis-analisis yang dibuat dan harus mendukung penemuan-penemuan audit dan rekomendasi-rekomendasi yang dilaporkan.

c. Penyampaian hasil-hasil audit Auditor harus melaporkan hasil-hasil audit yang

dilakukannya/ Laporan hasil audit setelah tugas audit selesai, harus disusun secara tertulis dan ditandatangani. Laporan intern baik secara tertulis maupun lisan dapat diterima. Auditor harus mendiskusikan teman-teman audit, kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi yang diusulkan hasil audit. Laporan harus objektif, jelas, singkat tapi padat, membangun dan tepat waktu. dengan manajemen pada tingkat tertentu sebelum mengeluarkan laporan resmi


34

Laporan harus menyajikan tujuan, lingkup dan hasil audit, dan bila mungkin laporan harus berisi pernyataan pendapat auditor.

Laporan dapat berisi rekomendasi-rekomendasi atas perbaikan-perbaikan yang masih dapat dilakukan, pernyataan kepuasan atas prestasi yang dicapai dan tindakan perbaikan.

Pandangan/pendapat unit kerja yang diperiksa mengenai rekomendasi kesimpulan yang atau rekomendasidapat juga diberikan

dimasukkan dalam laporan. Manajer Departemen audit atau yang ditugaskan untuk itu, terlebih dahulu harus menelaah kembali dan menyetujui laporan audit itu sebelum dikeluarkan, harus menentukan kepada siapa saja laporan itu akan diedarkan. d. Tindak lanjut audit Auditor harus melakukan tindak lanjut audit untuk memastikan bahwa tindakan-tindaka perbaikan yang memadai telah dilakukan sesuai laporan hasil temuan audit. Disini auditor harus menetapkan bahwa tindakan perbaikan telah dilakukan dan berhasil dengan baik, atau manajemen diasumsikan telah mengetahui resiko bila tidak dilakukan tindakan perbaikan sesuai laporan hasil audit. 5. Pengelolaan Departemen Audit Manajer departemen audit harus mengelola dan

bertanggung jawab secara layak, sehingga :Audit Sumber Daya Manusia 35

-

Pekerjaan audit harus dapat memenuhi tujuan umum perusahaan, dan tanggung jawabnya disahkan oleh manajemen puncak.

a.

Sumber daya yang ada di departemen audit harus digunakan secara efektif dan efisien. Pekerjaan audit dilakukan menurut norma audit.

Tujuan, wewenang dan tanggung jawab Manajer departemen audit harus mempunyai pernyataan yang lengkap mengenai tujuan, wewenang departemen departemen mendapatkan dan audit tanggung Selain juga jawab itu untuk manajer jawab Top audit.

bertanggung dukungan

persetujuan,

Manajemen dalam lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen audit. b. Perencanaan Manajer departemen audit harus menyusun rencana-rencana dalam melaksanakan tanggung jawab departemen audit. 1) Rencana-rencana ini harus sejalan dengan lingkup tugas dan audit tanggung dan jawab sasaran departemen perusahaan. 2) Proses perencanaan meliputi penetapan: Sasaran-sasaran Jadwal pelaksanaan audit


36

-

Perencanaan staff dan anggaran biaya Laporan kegiatan

3) Sasaran departemen audit harus mampu dicapai sesuai dengan rencana-rencana kegiatan usaha, dan sedapat mungkin harus dapat diukur. Sasaran tersebut harus disertai dengan criteria pengukuran dan tanggal penyelesaian yang ditargetkan. 4) Jadwal pekerjaan audit harus: Kegiatan-kegiatan diperiksa Kapan audit itu akan dilakukan Perkiraan waktu yang dibutuhkan, dengan memperhitungkan lingkup audit yang direncanakan, sifat dan luasnya audit yang dilakukan oleh yang lain. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan yang akan

dalam menetapkan prioritas dalam audit harus termasuk : Tanggal dan hasil audit yang lalu Pengungkapan kondisi keuangan Potensi kerugian dan resiko Permintaan manajemen


37

-

Perubahan kegiatan

yang

besar

dalam program-

operasional, untuk

program, system dan pengendalian. Kesempatan mencapai manfaat kegiatan operasional Perubahan dan kemampuan auditor

Jadwal pekerjaan auditor harus cukup fleksibel dapat sehingga diduga dapat memenuhi kepada kemungkinan permintaan jasa yang tidak sebelumnya departemen audit. 5) Perencanaan staff dan anggaran biaya, termasuk dibutuhkan jumlah dan pengetahuan, melaksanakan keterampilan dan kecakapan ilmu yang untuk pekerjaannya harus ditetapkan dari jadwal pekerjaan, kegiatan-kegiatan administrasi, pendidikan dibutuhkan, 6) Laporan secara kegiatan berkala dan latihan kerja yang dan penelitian harus kepada ini (a) prestasi dengan

pengembangan audit. disampaikan manajemen. harus dengan jadwak dengan

Laporan-laporan membandingkan sasaran audit, harus dan (b) departemen

pengeluaran

anggaran biaya audit. Departemen audit menjelaskan yang sebab-sebab mencolok dan penyimpangan


38

menyatakan tindakan yang diambil atau diperlukan. c. Kebijakan dan prosedur Manajer departemen audit harus membuat

kebijakan dan prosedur secara tertulis yang akan digunakan sebagai pedoman kerja oleh auditor. Bentuk dan isi kebijakan dan prosedur tertulis tersebut harus sesuai dengan ukuran dan struktur departemen audit dan tingkat kesulitan (kompleksitas) pekerjaannya. Departemen audit yang kecil mungkin dapat dikelola secara informal. Para auditor mungkin dapat diperintahkan dan diawasi secara harian, pengawasan tertutup dan pembuatan memo saja. Sedangkan departemen audit yang besar harus dikelola secara lebih formal dan harus ada kebijakan dan prosedur audit yang lengkap (comprehensive) sebagai pedoman bagi auditor.

d.

Manajemen dan Pengembangan Karyawan Manajer departemen audit harus membuat

suatu program untuk melakukan seleksi dan pengembangan SDM dalam departemen audit. Program tersebut harus dilengkapi dengan : 1) Uraian jabatan secara tertulis untuk setiap tingkatan auditor


39

2) Seleksi SDM yang cakap dan memenuhi syarat 3) Pelatihan melanjutkan auditor 4) Menilai prestasi setiap auditor paling tidak sekali setahun 5) Memberikan bimbingan bagi auditor atas prestasi mereka e. Jaminan mutu audit Manajer departemen audit harus mengusahakan dan mempertahankan mutu program pengawasan audit guna terhadap pekerjaan dan pengembangan jabatan kerja dan kesempatan bagi setiap pendidikan

mengevaluasi kegiatan departemen audit. 1) Tujuan program ini adalah menjamin

pekerjaan audit sesuai dengan standar, lingkup tugas, dan wewenang auditor, dan standar lain yang mutu ada. harus Program mencakup pengawasan

elemen-elemen berikut : o Supervisi o Penelaahan kembali secara internal o Penelaahan eksternal 2) Supervise pekerjaan auditor harus kembali secara

dilaksanakan secara terus-menerus guna


40

menjamin pelaksanaan pekerjaan audit sesuai dengan norma audit, kebijakan departemen audit, dan program audit. 3) Pekerjaan audit harus ditelaah (review) secara dari periodic yang ini oleh telah karyawan di departemen audit untuk menilai kualitas audit dilaksanakan. dilakukan oleh Penelaahan harus

karyawan yang tidak melakukan audit. 4) Pekerjaan audit ditelaah kembali secara eksternal oleh orang independen yang tidak dalam norma mempunyai konflik kepentingan harus untuk perusahaan. audit dan Laporan

menyatakan pendapat atas dipatuhinya rekomendasi perbaikan.

2.4 Manfaat Audit SDM1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi 2. Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia 3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota dan departemen jawab sumber daya manusia 4. Menjernihkan tugas-tugas tanggung departemen sumber daya manusiaAudit Sumber Daya Manusia 41

5. Merangsang

keseragaman

berbagai

kebijakan

dan

praktek sumber daya manusia 6. Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis 7. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal 8. Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif 9. Menciptakan peningkatan yang penerimaan dibutuhkan di terhadap dalam perubahan-perubahan 10.

departemen sumber daya manusia Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi departemen Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan diantaranya : 1. pemeriksaan fisik perusahaan 2. konfirmasi 3. dokumentasi 4. observasi 5. pertanyaan pada klien berbagai sumber data yang ada

2.5 Tujuan Audit SDMTujuan audit sistem informasi adalah untuk meninjau dan mengevaluasi pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut. Ketika melakukan audit sistem informasi, seorang auditor harus memastikan tujuan-tujuan ini terpenuhi:Audit Sumber Daya Manusia 42

o

untuk untuk

membantu

MSDM nilai

memberikan (value)

kontribusi

yang

signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasio

menciptakan

sehingga

organisasi

bertanggung jawab secara sosial, etikal, dan kompetitifo

untuk mendapatkan umpan balik (feedback) dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal yang berkaitan dengan efektivitas MSDM untuk memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat keputusan ketika akan mengurangi dan menambah kegiatan-kegiatan SDM menilai efektifitas SDM mengenali aspek-aspek yang masih dapat di perbaiki mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam menunjukkan rekomendasi Pelaksanaan kemungkinan untuk audit ini perbaikan serta membuat tersebut. evaluasi pelaksanaan hendaknya perbaikan mencakup

o

o o o o

terhadap fungsi SDM, penggunaan prosedur oleh para manajer, dan dampak kegiatan tersebut pada sasaran dan kepuasan kerja.o

Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada. o Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program,

o

o

o


43

komunikasi, dan data dari akses yang tidak sah, modifikasi atau penghancuran. o Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan otorisasi khusus dan umum dari pihak manajemen o Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan dari pihak manajemen o Pemrosesan transaksi, file laporan dan catatan komputer lainnya telah akurat dan lengkap. o Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang tepat diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. o File data komputer telah akurat, lengkap dan dijaga kerahasiaannya. Tujuan audit tersebut diatas berkaitan dengan komponen dari sistem informasi. Keterkaitan antara tujuan audit dan komponen sistem informasi dapat dilihat pada


44

gambar 1.

Feed back dari suatu pelaksanaan audit adalah :


45

1. Mengidentifikasi kontribusi dep. SDM terhadap perusahaan 2. meningkatkan citra professional dep. SDM 3. mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan dep. SDM 4. memperjelas tugas dan tanggung jawab dep. SDM. 5. menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM 6. menemukan masalah SDM yang kritis 7. menyelesaikan keluhan-keluhan dengan peraturan yang berlaku 8. mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang efektif 9. meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan dalam dep. SDM 10. memberikan informasi yang cermat atas sistem informasi dep.SDM

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia : Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Rencana-rencana sumber daya manusia : pemberian kompensasi Taksiran-taksiran permintaan dan suplai Persediaan keahlian Bagan penggantian dan ringkasan penggantian

Pemberian Kompensasi :Audit Sumber Daya Manusia 46

Tingkat gaji dan upah Paket tunjangan karyawan Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan Informasi analisis pekerjaan : Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Standar kinerja pekerjaan

Penyusun Staf dan Pengembangan Rekrutmen : Sumber-sumber rekruitmen

Ketersediaan calon pelamar Lamaran-lamaran pekerjaan Seleksi : Rasio-rasio seleksi Prosedur-prosedur seleksi

Adanya peluang kerja yang sama Pelatihan dan Orientasi : Program-program orientasi Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur Tingkat proses belajar


47

Pengembangan Karier : Keberhasilan penempatan internal Program perencanaan karier Upaya-upaya pengembagan SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi Penilaian Kinerja : Standar-standar dan ukuran kinerja Prosedur-prosedur disiplin Prosedur perubahan dan pengembangan Hubungan manajemen-karyawan : Kepatuhan legal Manajer-manajer pelaksana Umpan balik karyawan atas personalia

Ada tiga faktor yang membatasi pemeriksaan manajemen yaitu:

Pengetahuan audit manajemen. Waktu audit. Biaya audit


48

2.6 Sumber data Audit SDM

Sumber data yang dapat digunakan untuk keperluan audit, dapat diperoleh Dari berbagai sumber, antara lain yaitu: 1.Pemeriksaan fisik 2.Konfirmasi 3.Dokumentasi 4.Observasi 5.Pertanyaan pada klien. Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

SOP, aturan dan prosedur yang ada Pimpinan Departemen SDM atau personalia Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM Bagaimana struktur organisasi SDM ?

di organisasi (termasuk pelatihan)?


49

Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

Bagaimana

mencari

sumber

daya

untuk

calon

karyawan ?

Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ? Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan

perekrutan?

jabatan dan semua lokasi ?

konsisten ? Tentang kompensasi dan manfaat

Apakah

ada

kebijakan

kompensasi

untuk

setiap

tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?

Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? Apakah uraian jabatan selalu diupdate? Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam

pelaksanaannya?

Bagaimana penentuan kenaikan gaji? Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian

kinerja ?

Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi

dan regulasi yang berlaku ?

persyaratan yang berlaku ?

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua

jabatan dan semua lokasi ?Audit Sumber Daya Manusia 50

Apakah

proses

dan

prosedur

dijalankan

dengan

konsisten ?

Tentang ketenagakerjaan

Bagaimana

mengidentifikasi

ketrampilan

tenagakerja ?

Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan

kerja ?

berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?

?

jabata dan semua lokasi ?

konsisten ? Tentang Pelatihan dan Pengembangan

Bagaimana pelatihan diberikan ? Bagaimana program pelatihan dikelola ? Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua

pelatihan ?



51

Apakah

proses

dan

prosedur

dijalankan

dengan

konsisten ?

Tentang Hubungan Industrial

Apakah serikat pekerja ada di organisasi ? Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ? Apakah ada demo yang luar biasa ?

disini ? Kapan kadaluarsanya?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian Apakah ada proses litigasi ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan

dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku?


konsisten ? Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ? Seberapa update teknologi sistem informasi ? Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat Apakah ada proses review terhadap teknologi

dan valid ?

informasi SDM secara periodik ?


52

Tentang Strategi SDM

Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor? Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap

isu-isu SDM ?

2.7 Prospek AuditPROSPEK AUDIT 1. Audit Strategi Perusahaan Strategi perusahaan tidak dibentuk oleh profesional SDM, melainkan kekuatannya sendirilah yang menentukan kesuksesannya. Strategi perusahaan memberi perhatian pada bagaimana perusahaan bekerja untuk memperoleh keuntungan ancaman kompetitif. eksternal. Misalnya Memahami dengan strategi menilai akan kekuatan dan kelemahan internal serta peluang dan memberikan implikasi yang kuat bagi perencanaan,


53

pengadaan staf, kompensasi, hubungan karyawan dan kegiatan SDM lainnya, yang dapat menjadi efektif hanya jika mereka memberikan kontribusi terhadap tujuantujuan strategis perusahaan. Kecocokan antara lingkungan dan strategi tidak dapat diabaikan. dengan yang Karyawan pada departemen tinjauan SDM dapat jangka mempelajari strategi perusahaan melalui wawancara eksekutif didesain utama, untuk rencana panjang bisnis, dan pengamatan lingkungan sistemik menemukan perubahan trend/kecenderungan. Mereka memeriksa fungsi, kepatuhan terhadap

manajerial dan penerimaan karyawan terhadap kebijakan dan praktik SDM dalam hubungannya dengan rencana strategi perusahaan. Dengan demikian, melalui audit akan mengingatkan karyawan dari departemen SDM dan yang lainnya tentang kontribusi tersebut dalam menciptakan sebuah image yang lebih profesional dari departemen itu di antara para manajer dan para ahli. Selain itu, dengan audit akan membantu menjelaskan tentang peranan departeman desentralisasi SDM dari ini, khususnya mengenai fungsi besar. perusahaan-perusahaan

Barangkali hal yang lebih penting bahwa audit ini menemukan masalah-masalah dan membuat rencana dari perusahaan. 2. Audit Strategi Kerja Sama


54

Strategi kerja sama tidaklah ditata oleh para profesional SDM, akan tetapi mereka menentukan kesuksesannya. Strategi kerja sama ini menekankan pada bagaimana agar perusahaan terus memperoleh keuntungan kompetitif, dengan melaluinuji kekuatan dan kelemahan internal perusahaan serta ancaman eksternal (melalui analisis SWOT). implikasi yang Memahami kuat bagi strategi ini mempunyai kompensasi penyusunan

hubungan antara pekerja dan aktivitas SDM lainnya di dalam perusahaan itu yang dapat dikatakan efektif apabila mereka memberikan kontribusi kepada tujuan strategi perusahaan. Strategi kecocokan lingkungan tidak dapat diabaikan. Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan melalui interview eksekutif-eksekutif kunci mempelajari rencana bisnis jangka panjang dan sistem lingkungan yang telah tersusun. mereka dalam Untuk harus mengetahui mengaudit trend-trend fungsi perubahan Fungsi mereka.

manajerial kebijakan dan praktik penerimaan karyawan hubungannya dengan rencana perusahaan. Sebagai contoh terjadi pertukaran karyawan yang tinggi.

3. Audit Fungsi SDM Audit ini mengadakan evaluasi tentang seberapa jumlah para manajer yang SDM. hukum mampu melaksanakan para yang segala manajer ada atau selayaknya kebijakan dan prosedur yang telah digariskan oleh departemen mengabaikan melanggar Seandainya kebijakan-kebijakan

ketenagakerjaan,


55

penilaian

ini

mampu

mengungkapkannya.

Dengan

demikian, tindakan-tindakan perbaikan segera dapat dilakukan sebelum permasalahan berkembang terlalu jauh. Dalam pelaksanaan audit fungsi SDM ini, auditor harus: a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab

terhadap aktivitas/kegiatan. b. Menetapkan sasaran-sasaran yang dicari dari setiap kegiatan. c. Meninjau kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut. d. Mengambil catatan-catatan dalam sistem informasi SDM untuk mempelajari apabila kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur telah diikuti dengan tepat. e. Menyiapkan laporan yang sebenarnya tentang

sasaran, kebijakan dan prosedur. f. Mengembangkan prosedur. g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat jika sasaran, kebijakan dan prosedur memecahkan masalah yang ditemukan dalam audit. 4. Audit Kepuasan Kerja Departemen yang efektif pasti mampu memenuhi kebutuhanrencana tindakan untuk

memperbaiki kesalahan dalam sasaran, kebijakan dan

sasaran-sasaran

perusahaan

maupun

kebutuhan karyawan. Ketika kebutuhan karyawan tidak


56

terpenuhi, mempelajari

maka

pergantian, jauh

ketidakhadiran

dan

aktivitas serikat kerja kemungkinan besar terjadi. Untuk seberapa kebutuhan-kebutuhan karyawan dipenuhi, auditor mengumpulkan data dari para karyawan. Auditor akan mengumpulkan informasi tentang upah, tunjangan, praktik-praktik pengawasan, bantuan perencanaan karier dan feed back yang diterima karyawan atas prestasi kerjanya. 5. Prospek Audit SDM di Masa Mendatang. Audit memang diperlukan bagi suatu perusahaan,

namun itu hanyalah merupakan tindakan untuk melihat keadaan di masa lalu. Audit hanyalah mengungkap tentang keberhasilan suatu keputusan di masa lalu. Departemen SDM seharusnya menatap jauh ke depan, karena tanpa pandangan jauh ke depan bidang SDM hanyalah akan menjadi reaktif dan tidak proaktif. Adapun tantangan yang akan menghadang dalam

manajeman SDM di masa datang diperkirakan, antara lain tentang: a. Globalisasi, keanekaragaman dan kaitannya dengan lingkungan b. Hak-hak pekerjac. Performance pekerja dan produktivitasnya

d. Hambatan-hambatan SDM.

H. PENDEKATAN RISET AUDIT SDM


57

Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut. Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. yang Setiap alat menyajikan pandangan berbeda mengenai

aktivitas SDM sebuah perusahaan. Seandainya dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut: 1. Interview atau wawancara Wawancara terhadap karyawan dan manajer

memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada maslah pergantian karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan, kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu Format Wawancara Langsung persepsi dan menunjukkan dengan tepatNama karyawan : Tanggal Dihubungi : tindakan ke departemen tersebut. Demikian pula saran

penyebab yang dapat menyusun dasar bagi tindakan-

dari manajer-manajer Wawancara Pewawancara : lain dapat mengungkap cara untuk pada : memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. KetikaNama Pengawas : Departemen kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka : 1. Apakah tugas dan wewenang jabatan Anda saat ini sesuai dengan harapan Anda ? Audit Sumber Daya Manusia 2. Berikan pendapat Anda denga jujur tentang: a. Pekerjaan Anda ?

perubahan harus segera dilakukan. Melalui wawancara

58

langsung dapat pula dilakukan dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-pandangan yang telah mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan dipersiapkan oleh auditor, seperti contoh berikut ini:

Gambar Langsung

21.1.

Format

Pertanyaan

Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari lainnya. Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara harus pandai menggunakan waktu untuk penyebab masalah pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan masalah-masalah


59

menggali tanggapan

dan

mendengarkan dengan

pandangan hati-hati, di

atau antara

karyawan

departeman, divisi atau manajer. 2. Informasi Eksternal Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit diperoleh. Sumber informasi Melalui yang signifikan ini adalah secara dari rutin pemerintah. Departemen

mempublikasikan informasi tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau pembanding. 3. Survei Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang SDM saja, sehingga untuk ini banyak untuk departemen menggunakan kuesioner

memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti berikut ini :


60

SIKAP KARYAWAN 1. Apakah pekerjaan para supervisor sangat memuaskan atau sangat tidak memuaskan ? Apakah para supervisor tertentu memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kualitasnya ? Sudah diperbaik i sikap-sikap tersebut semenjak survey terakhir.

2.

3. 4.

SIKAP KARYAWAN TENTANG PEKERJAAN 1. Apa saja unsur-unsur yang umum dalam pekerjaan yang dapat menimbulkan sikap negatif ? dan apa yang dapat menimbulkan sikap positif ? Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulkan sikap negatif didesain ulang untuk meningkatkan kepuasan kerja ? Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulakan sikap negative diberikan jadwal kerja alternatif (misalnya hari minggu kerja hanya 6 jam atau waktu kerja yang fleksibel)

2.

3.

PERSEPSI KEEFEKTIFAN DEPARTEMEN SDM 1. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka bekerja untuk perusahaan yang bagus atau buruk

Gambar 21.2 Masalah Penting yang Perlu Dijawab Melalui Survei Sikap

4. Eksperimen SDM


61

Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian, kepuasan SDM kerja, kompensasi, keselamatan program kerja latihan karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh: departemen mengimplementasikan keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan, karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih untuk mengikuti eksperimen. 5. Analisis sejarah Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja, dengan contoh seperti halaman berikut: 6. Audit Internasional Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, Kesulitan kebudayaan, bagi tradisi, sikap dan pada harapan. masalah auditor terletak

pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dariAudit Sumber Daya Manusia 62

praktik-prakrik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur semua kegiatan untuk memastikan dan Di dari kepatuhan lain, pada kompetisi, dan kebijakan budaya hukum, prosedur perusahaan perusahaan. perbedaaan perusahaan. menjamin pihak keseragaman

kebudayaan dan kepuasan karyawan dapat menuntut kebijakan, praktik

CATATAN KESELAMATAN KERJA 1. Menentukan perbedaan-perbedaan sebelum dan sesudah program dilaksanakan untuk menurunkan tingakat kecelakaan kerja 2. Adakah sebab-sebab terpola atau sebabsebab yang dapat diamati ? Menurut pekerjaan ? Menurut shift ? 3. Apakah perusahaan telah patuh pada peraturan ? CATATAN KELUHAN 1. Adakah pola keluhan yang timbul karena pernyataan kontrak tertentu ataukah karena pengawasan ? 2. Adakah klaususl-klausul dari persetujuan yang tidak jelas bagi serikat pekerja atau bagi manajer ? STUDI KOMPENSASI 1. Apakah upah yang diberikan adil, baik secara eksternal maupun internal ? 2. Apakah perhitungan tunjangan dimengerti Audit Sumber Daya Manusia oleh karyawan ? 3. Apakah paket tunjangan tambahan lebih banyak dibandingkan dengan perusahaan 63


64

SKOR PRETEST PRO TEST 1. Menentukan bilamana program pengenalan atau pendidikan meningkatkan skor tes atau kinerja 2. Seberapa jauh skor tes memengaruhi kinerja ? CATATAN PENEMPATAN INTERNAL 1. Apakah presentase pekerjaan terpenuhi secara internal ? 2. Secara internal, seberapa jauh penyelenggaraan calon keryawan dipromosikan ? 3. Apakah grafik penempatan menunjukkan kekurangmampuan mempromosikan bakat/talenta karyawan ? CATATAN SELEKSI 1. Apakah kinerja karyawan lebih baik, daripada menurut sumber tempat dimana mereka direkrut ? 2. Apakah biaya perekrutan dan seleksi dapat dibandingkan dengan biaya perekrutan dan seleksi dari perusahaan lain? DATA KARYAWAN 1. Apakah data karyawan telah dilengkapi dengan benar ? 2. Apakah catatan tersebut berisi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bagi karyawan ? 3. Apakah karyawan ini membuat kemampuan karier yang layak ? 4. Apakah karyawan ini merupakan sumber masalah kedisiplinan atau interpersonal ?


65

Gambar 21.3 Beberapa Catatan Sebagai Bagian dari Audit SDM

2.8 Pendekatan Riset Audit SDMMengaudit SDM dengan riset, ada enam pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu :1. Riset Terapan (Applied Research)

Riset

ini

digunakan

untuk

mengevaluasi

aktivitas-

aktivitas SDM. Kadang kala risetnya mungkin canggih, tergantung pada desain dan statistik yang digunakan. Melaui riset ini berupaya untuk memperbaiki kinerja departemen.

2. Pendekatan Komparatif (Comparative Approach)

Bentuk

riset

ini

adalah

bentuk

yang

sederhana.

Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan yang dari perusahaan lain tersebut. Pendekatan karyawan, komparatif maslah data dan kerap gaji. digunakan ini untuk dapat membandingkan ketidakhadiran, Pendekatan perputaran


66

membantu

dalam

mendeteksi

bidang-bidang

yang

memerlukan perbaikan. Tim audit sumber daya manusia membandingkan perusahaan (divisi) dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap bidang-bidang yang berkinerja buruk. Pendekatan lini lazimnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil dari aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia spesifik. Pendekatan ini membantu mendeteksi bidang-bidang yang membutuhkan pembenaran

3. Pendekatan otoritas pihak luar (Outside Authority

Approach) Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan sebagai standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi. Dalam hal ini konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab timbulny masalah. Tim audit sumber daya manusia bergantung pada keahliankeahlian konsultan dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan sebagai suatu standar terhadapnya aktivitas-aktivitas atau program sumber daya manusia dievaluasi. Konsultan ataupun temuan-temuan riset dapat membantu mendiagnosis penyebab masalahmasalah yang timbul

4. Pendekatan Statistik (Statistical Approach)


67

Melalui pendekatan ini adalah dengan mengembangkan ukuran statistical kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada. Sebagai contoh, dari catatan yang ada dalam perusahaan mengungkapkan tingkat ketidakhadiran dan operasi dalam ini perputaran karyawan. Data ini permasalahan dilengkapi ini.

menunjukkan seberapa baik aktivitas SDM dan manajer mengendalikan biasanya Pendekatan dengan

perbandingan terhadap informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari perusahaan lain. Informasi ini sering dinyatakan juga sebagai rasio yang mudah dihitung dan digunakan. Dengan standar statistik ini, dapat ditemukan kesalahan-kesalahan sebelum kejadian tersebut menjadi berlarut ke arah yang merugikan perusahaan. Dari catatan-catatan yang ada, tim audit sumber daya manusia sumber menghasilkan daya manusia saat standar-standar dievaluasi. Dengan statistical standar tersebut terhadapnya aktivitas-aktivitas dan program-program matematis ini, tim audit dapat menemukan kesalahankesalahan pada kesalahan-kesalahan masih kecil, berupa Data yang dikumpulkan per tahun, metode kuantitatif seperti :

Regresi

: memanfaatkan hubungan antara dua

atau lebih variabel kuantitatif sehingga satu variabel dapat diprediksikan dari variabel lainnya

Korelasi Diskriminan

: mengukur tingkat asosiasi yang ada : mengidentifikasi faktor-faktor yang

antara dua atau lebih variabel

membedakan antara dua atau lebih kelompok dalam suatu populasiAudit Sumber Daya Manusia 68

5. Pendekatan Kepatuhan (Compliance Appoach)

Pendekatan kegiatan ini adalah strategi audit SDM lainnya. Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan, atau bahkan terjadi penyimpangan hukum. Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin, dan penilaian kerja. Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan Dengan apakah para manajer patuh terhadap system peraturan dan ketentuan yang berlaku di perusahaan. mengambil sample elemen-elemen informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan-penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur-prosedur perusahaan, melalui upaya-upaya menemukan pencarian apakah fakta, tim audit dapat terdapat kepatuhan berbagai

kebijakan dan peraturan perusahaan6. Pendekatan

Manajemen

Berdasarkan

Sasaran

(Management by Objective Approach) Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka. Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur. Selanjutnya diteliti kinerja aktual dan membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.


69

Dalam praktiknya pendekatan di atas tidak semuanya diterapkan sekaligus pada semua departemen SDM. Lazimnya, hanya menggunakan beberapa dari pendekatan tersebut, tergantung pada aktivitas-aktivitas SDM yang diaudit. Di sini auditor biasanya memberikan umpan balik terhadap temuan-temuan yang ada di dalam departemen tersebut, demikian pula kepada para manajer dan para karyawan. Umpan balik yang tidak menguntungkan akan menyebabkan tindakan korektif yang membenahi kontribusi aktivitas-aktivitas SDM. Pada saat pendekatan manajemen berdasarkan tujuan digunakan terhadap bidang-bidang sumber daya manusia, tim audit dapat membandingkan hasil-hasil actual dengan tujuan-tujuan yang dinyatakan. Bidangbidang berkinerja buruk dapat dideteksi dan dilaporkan. Dari hasil perhitungan dan penggunaan alat-

alat/instrumen-instrumen audit SDM yang dilakukan oleh tim Audit terhadap Auditee, maka dapat dianalisa bahwa auditee menyatakan Manajemen SDM sudah tidak maksimal dalam kinerjanya.

Proses audit manajemen SDM seperti yang dijelaskan di atas akan dikemukakan dalam Gambar 21.4 berikut ini:


70

Gambar 21.4. Proses Audit MSDM

2.9 INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIAAda beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya : - Wawancara Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik. - Kuisioner


71

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka. Metode metode untuk menganalisa temuan 1. Membandingkan program SDM dengan organisasi 2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas 3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total 4. Menggunakan aktifitas SDM audit apakah ketaatan sesuai untuk dengan mengukur kebijakan,

prosedur dan peraturan 5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

SOP, aturan dan prosedur yang ada Pimpinan Departemen SDM atau personalia Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)? Bagaimana struktur organisasi SDM ?Audit Sumber Daya Manusia 72

Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ? Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ? Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang kompensasi dan manfaat

Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja? Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok? Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan? Apakah uraian jabatan selalu diupdate? Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya? Bagaimana penentuan kenaikan gaji? Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ? Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ? Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang ketenagakerjaan


73

Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ? Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ? Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ? Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Pelatihan dan Pengembangan

Bagaimana pelatihan diberikan ? Bagaimana program pelatihan dikelola ? Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ? Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Hubungan Industrial

Apakah serikat pekerja ada di organisasi ? Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya? Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ? Apakah ada demo yang luar biasa ?

Tentang aspek hukum tenaga kerja

Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku? Apakah ada proses litigasi ?Audit Sumber Daya Manusia 74

Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ? Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ? Seberapa update teknologi sistem informasi ? Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ? Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ?

Tentang Strategi SDM

Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor? Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?

- Informasi Eksternal Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandinganperbandingan dinilai. - Eksperimen-eksperimen Riset luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat

2.10 LAPORAN AUDITLaporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-

aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasirekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasiAudit Sumber Daya Manusia 75

rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif. 1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan. 2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik. 3.Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusiao

Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai : Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen sumber daya manusia Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk

o

o

mencapai tujuan tersebuto o

Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.


76

Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia. laporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas : Judul Daftar Isi Ringkasan dan kesimpulan Masalah-masalah pokok Kesimpulan dan saran Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan ) Sumber data Lampiran yang dianggap penting.

Adapun bentuk laporan audit dapat dibagi menjadi 2 bagian :

LAPORAN AUDIT BENTUK TABEL Divisi : Personalia


77

Tanggal Audit : Auditor : URAIAN TEMUAN BUKTI BUKTI REFERENS

Audit Sdm Makalah

Documents

Transcript of Audit Sdm Makalah