Audit Financiar - Caiet de Seminar
-
Upload
saccontala -
Category
Documents
-
view
238 -
download
2
Transcript of Audit Financiar - Caiet de Seminar
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 1/233
- Caiet de seminar -
Dr. ec. Constantin Iaţco
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 2/233
Audit financiar –Caiet de seminar
2
CUPRINS
Capitolul 1 Planificarea auditului intern ……………………………………………………………………………31.1. Conceptul de planificare al auditului ………………………………….............................................. 31.2. Sistemul de planificare al activităţilor de audit intern ……………………………………………….31.3. Reglementări noi în evaluarea riscurilor în vederea planificării auditului anual …………………… 51.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru întocmirea planului de audit intern …………………….6
Capitolul 2 Metodologia derulării misiunii de audit pe exemplul activităţii serviciului juridic ………………...17
Capitolul 3 Auditul privind achiziţiile publice ……………………………………………………………………...973.1. Emiterea ordinului de serviciu ……………………………………………………………………….973.2. Declararea independenţei …………………………………………….................................................1003.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern …………….................................................1033.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor ………………………………………………………………104
3.4.1. Colectarea informaţiilor ………………………………………………………………………. 1043.4.2. Prelucrarea informaţiilor ………………………………………................................................ 105
3.5. Analiza riscurilor ……………………………………………………................................................. 1063.6. Întocmirea programului de audit intern …………………………………………............................... 1423.7. Întocmirea programului preliminar al intervenţiei la faţa locului …………………………………... 1463.8. Şedinţa de deschidere ………………………………………………………………………………. 1503.9. Intervenţia la faţa locului …………………………………………….................................................151
3.9.1. Colectarea dovezilor …………………………………………………………………………... 1523.9.2. Tehnici şi instrumente utilizate ……………………………………………………………….. 1523.9.3. Alte testări …………………………………………………………………………………….. 1533.9.4. Probele de audit intern ………………………………………………………………………… 1533.9.5. Eşantionarea ……………………………………………………………………………………1533.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern ………………………………………….. 1543.9.7. Formularele constatărilor de audit intern ………………………………………………………154
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern ………………………………………………………………2013.11. Revizuirea documentelor de lucru …………………………………................................................ 2013.12. Şedinţa de închidere ……………………………………………………………………………….. 2033.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern ……………………………………………………….2063.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern ……………………………...............................2233.15. Reuniunea de conciliere …………………………………………………………………………… 2233.16. Raportul de audit intern ……………………………………………………………………………. 2233.17. Difuzarea raportului de audit public intern …………………………………………………………226
3.18. Urmărirea recomandărilor …………………………………………………………………………. 2263.19. Supervizarea …………………………………………………………………….............................. 2293.20. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii …………………................................................ 230
3.20.1. Evaluarea internă ……………………………………………………………………………...2303.20.2. Evaluarea externă …………………………………………………………..............................232
Bibliografie ……………………………………………………………………………………………. 233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 3/233
Constantin I a ţ co
3
Capitolul 1
PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN
1.1. Conceptul de planificare al auditului
Activitatea de audit intern este o activitate planificată, proces care se realizează pe baza analizeiriscurilor asociate activităţilor şi este menită să adauge valoare entităţii auditate.
Auditorul trebuie să planifice auditul într-o manier ă care să asigure că misiunea va fi îndeplinită încondiţii de economicitate, eficienţă, eficacitate şi la termenul convenit.
Planificarea auditului constă în construirea unei strategii generale dar şi unor abordări detaliate cu privire la natura, durata şi gradul de cuprindere preconizat al auditului.
Activitatea de planificare a auditului comportă următoarele caracteristici:
● Raţionalitatea. Procesul de planificare şi rezultatele acestuia permit auditorului evaluarea logică aîndeplinirii sarcinilor, precum şi stabilirea de obiective clare;● Anticiparea. Procesul de planificare permite dimensionarea sarcinilor în timp, astfel încât priorităţile să fiemai clar scoase în evidenţă;● Coordonarea. Planificarea permite coordonarea, de către instituţiile de audit, atât a politicilor de audit, cuauditurile realizate efectiv, cât şi a activităţilor desf ăşurate de alţi auditori sau exper ţi. Activitatea de
planificare este funcţie de mărimea entităţii auditate, complexitatea auditului, experienţa auditorului şi gradulde cunoaştere a activităţii entităţii.
1.2. Sistemul de planificare al activităţilor de audit intern
Planificarea activităţii de audit intern se realizează pe trei nivele:
• planificarea strategica pe termen lung are în vedere activitatea de evaluare a funcţiei auditului intern astructurilor din subordine care şi-au organizat compartimente de audit, o dată la 5 ani, conform cadruluinormativ al auditului intern;
• planificarea strategică pe termen mediu are în vedere faptul că, conform legii, toate activităţileauditabile trebuie să fie auditate cel puţin o dată la 3 ani. În funcţie de importanţa unei activităţi în cadrulentităţii, de pericolul producerii unor evenimente sau chiar pagube, cât şi de gradul de apariţie şiimportanţă al riscului aceasta poate fi cuprinsă în auditare;
• planificarea anual ă cuprinde misiunile ce se vor realiza pe parcursul anului viitor ţinând cont de bugetulde timp disponibil în cadrul planului şi de resursele alocate anual. Fiecare misiune de audit va cuprindeobiectivele, identificarea activităţilor adiacente, orele lucrate, personalul şi planificarea orar ă pentruactivităţile şi departamentele entităţii publice supuse examinării.
Realizarea activităţii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale auditului. O planificare incorectă sau incompletă conduce la pierderea unor activităţi purtătoare de riscuri. Practica
impune selectarea cu atenţie a activităţilor din domeniile auditabile cu risc crescut pe baza analizei riscurilor asociate acestor activităţi.Tipologia riscurilor şi respectiv criteriile de evaluare a riscurilor trebuie să fie eficientă şi să ne asigure
păstrarea unei viziuni generale asupra ansamblului.Riscurile majore, de regulă, se concentrează spre vârful organizaţiei, aşa cum rezultă din Figura nr. 1.2.1. – Localizarea riscurilor majore, şi de aceea este recomandat să începem activitatea de planificare de sus în jos.Pornind de jos în sus vom constata că unele activităţi le vom repeta de mai multe ori. Totuşi nu există osoluţie garantată. Filing-ul şi experien ţă auditorilor interni r ămâne un element cu pondere în activitatea de planificare.
Important este să ne planificăm auditurile pentru riscurile majore, iar pe cele minore în mai micămăsur ă sau deloc.
Consider ăm că , orice planificare am face nu trebuie să uit ăm departamentele IT şi achizi ţ ii publicecare sunt, în general, purt ătoare de riscuri. Din practică rezultă că este necesar să ne hotărâm dacă integr ăm
activităţi IT şi achiziţii la toate domeniile auditate sau le audităm separat.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 4/233
Audit financiar –Caiet de seminar
4
Abordarea planificării auditului pe baza proceselor este bună pentru că ne spune ce se întâmplă de laînceput până la sfâr şitul respectivului proces. Aceasta implică IT, resurse umane, financiar-contabilitate,achiziţii, vânzări şi în consecinţă presupune utilizarea unui timp mai mare, deci sunt audituri complexe.
Standardele de audit intern recomandă ca pentru realizarea planificării trebuie să discutăm cumanagementul. Managerul entităţii publice este responsabil de planificarea activităţii de audit intern şitrebuie să aprobe planul de audit intern, dar aceasta nu înseamnă că poate influen ţ a eliminarea unui domeniu
sau a unui departament cuprins în plan.
MANAGEMENT
ENTITATE
Figura nr. 1.2.1. – Localizarea riscurilor majore
Practicienii recomandă auditorilor să consulte şi oamenii din organizaţii care au o viziune globalăasupra activităţilor şi pot sesiza riscuri, care altfel ar scă pa, ţinând cont că ei sunt acolo jos, pe teren,
implicaţi, iar noi şi chiar managerii suntem mai mult la birou. Odată stabilite riscurile se procedează laierarhizarea lor pe nevoile de sarcini şi pentru aceasta se pleacă de la obiectivele entităţii, la ţintele ce trebuieatinse.
Dacă volumul activităţilor auditabile pentru un an este foarte mare căutăm să vedem cât putem păstra în plan pentru auditarea în acel an, având în vedere şi informaţiile de care avem nevoie şi modul cum le putem procura. În acest caz, se impune să constituim o nouă listă cu activităţile auditabile în funcţie de informaţiiledisponibile şi de cei mai buni indicatori pe domenii de activitate.
La planificarea activităţilor auditabile în anul viitor trebuie să acordăm prioritate activităţilor cu valoareadăugată mare, ale căror rezultate vor fi relevante pentru cei auditaţi, deoarece aceasta creează un impactfavorabil auditorilor interni.
Planurile anuale de audit intern trebuie să fie adaptate în cursul exerci ţ iului ori de câte ori se modifică geografia riscurilor din cadrul entit ăţ ii şi de asemenea trebuie să aibă o rezervă pentru evenimente deosebitesau neprevăzute (concedii medicale ale auditorului intern, spre ex., în medie, 5 zile/an) şi timp pentru
acordarea de consultanţa managementului.Un plan de audit intern bun este acel plan care a fost testat în situaţii critice, când intervine o criză,
deoarece în situaţii normale totul decurge OK. Spre exemplu, ne aflăm în ultima zi de elaborare şi aprobare al planului şi proiectul planului de audit intern nu este gata, iar şeful structurii de audit intern sau cel care îlîntocmeşte sunt lipsă din entitate şi întrebarea firească este: Exist ă o procedur ă pentru asemenea situa ţ ii, sautrebuie să discut ăm cu oamenii şi să vedem ce se întâmpl ă? Evident se va elabora o procedur ă şi pentruaceastă situaţie specială.
În activitatea de planificare tot ce uităm nu se mai poate prinde şi r ămâne pentru o perioadă ulterioar ă,în cadrul celor trei ani stabiliţi prin lege.
Planificarea activităţii de audit intern trebuie să aibă în vedere şi zilele de pregătire profesională aleauditului stabilite, conform legii, şi zilele de concediu de odihnă. Apoi, în afara obiectivelor obligatorii sestabileşte bugetul de timp al auditorilor şi bugetul financiar aferent activităţilor planificate.
Un plan de audit este bine apreciat când 70 % din bugetul de timp este afectat pentru activit ăţi de audit
intern. Metoda de elaborare a bugetului este ca pentru fiecare obiectiv să calculăm de ce avem nevoie şi apoi
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 5/233
Constantin I a ţ co
5
prin însumare şi cu serviciile aferente să stabilim valoarea noastr ă. Raportarea să se facă având în vederescopurile stabilite, modalităţile utilizate şi rezultatele aşteptate.
Conform standardelor I.I.A. (2000, 2010) şeful auditului intern trebuie să realizeze o planificare bazată pe riscuri pentru a stabili priorităţile în acord cu obiectivele organizaţiei.
Programul misiunilor de audit intern trebuie la rândul lor să se bazeze pe o evaluare a riscurilor realizate cel pu ţ in o dat ă pe an şi să se ţ ină cont de punctul de vedere al managementului general.
În situaţiile în care avem propuneri de realizare şi a unei misiuni de consiliere, şeful structurii de auditintern înainte de a o accepta, trebuie să ia în calcul în ce măsur ă aceasta poate aduce un plus de valoare şicontribuie la îmbunătăţirea managementului riscurilor în funcţionarea organizaţiei. Misiunile de consilierecare au fost acceptate trebuie să fie integrate în planul audit intern anual, care va fi transmis apoi manageruluigeneral pentru aprobare.
1.3. Reglementări noi în evaluarea riscurilor în vederea planificării auditului anual
Obiectivul modelului de risc este să optimizeze alocarea resurselor de audit printr-o înţelegerecuprinzătoare a universului domeniului de audit şi riscurile asociate cu fiecare element al acestuia.
Bunele practici interna ţ ionale, adoptate de I.I.A., începând cu elaborarea Planului de audit pentru anul 2003, recomand ă un model de audit al riscului pentru a cuantifica nivelul de risc al fiecărei unităţi de audit,
în vederea programării auditurilor conform priorităţilor stabilite. Aceasta reprezintă o despăr ţire de practiciletrecute care se bazau mai puţin pe judecată formală a riscului şi mai mult pe perioada de timp scursă de laultimul audit.
Ultimul model de analiză a riscului, recomandat de I.I.A., în 2003, se bazează pe 6 factori de risc, şianume:
F1 - Constatările anterioare ale auditului;F2 - Sensibilitatea sistemului, aşa cum este percepută;F3 - Mediul de control;F4 - Încrederea în managementul operaţional;F5 - Schimbările de oameni sau de sisteme;F6 - Complexitatea.Fiecare element din universul de audit va fi cuantificat dup ă aceşti 6 factori folosind o scar ă numerică
de la 1 la 3, unde:
1 înseamnă ”probabil că nu prezint ă probleme”,2 înseamnă ”posibil o problemă”,3 înseamnă ”probabil o problemă”.Rezultatele acestor analize sunt totalizate şi apoi multiplicate cu un „ factor de vârst ă” a auditului, cum
ar fi:- 100 % dacă un audit similar a fost f ăcut în ultimele 24 de luni;- 125 % dacă auditul a fost f ăcut în urmă cu 25-36 luni;- 150 % dacă auditul a fost f ăcut în urmă cu 37/60 de luni;- 200 % dacă auditul e mai vechi de 60 de luni. Nivelele rezultatelor se vor întinde pe o plajă de valori cuprinse între 6-36, care după încheierea acestui
proces de notare vor fi grupate pe 4 categorii, în funcţie de factorul de risc prezentat, astfel:- stratul de 10%, de sus, reprezintă nivelul de risc maxim;- stratul de 30% reprezintă nivelul de risc sensibil;
- stratul de 40% reprezintă nivelul de risc moderat;- ultimul strat de 20% reprezintă nivelul de risc scăzut.Cadrul pentru planul anual de audit intern este apoi construit din mostre din cele 4 straturi folosind
următoarele ţinte de acoperire.- entităţile de audit considerate de risc mare vor fi auditate în propor ţie de 100 %;- stratul de risc sensibil va fi auditat în propor ţie de 50%;- mostr ă de 25% va fi auditată din stratul de risc moderat;- stratul de risc scăzut va fi auditat selectând elemente în propor ţie de 10 %.Grupurile de risc mai scăzut sunt eşantionate pentru a vedea dacă procesul de notare funcţionează şi
confirmă că nivelurile de risc sunt în mod corespunzător clasificate.În timp ce modelul de risc încă necesită judecăţi, nivelurile individuale sunt documentate şi pot fi
analizate critic şi polemizate.Modelul, de asemenea, promovează definirea uniformă a universului de audit al fiecărui segment.
Astfel, riscurile de audit la fiecare locaţie ale entităţii publice pot fi comparate cu cele de la celelalte loca ţii pe o bază obiectivă. Aceasta va ghida folosirea şi repartizarea geografică a personalului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 6/233
Audit financiar –Caiet de seminar
6
Definirea universului de audit este prima cerinţă prealabilă a ierarhizării riscurilor. Această determinarea domeniului auditului va fi bazată pe cunoaşterea planului strategic al organizaţiei şi activităţile acesteia şidiscuţiile cu responsabilul compartimentului de resurse umane.
Modelul de evaluare a riscurilor recomandă liniile directoare de stabilire a criteriilor de ierarhizare ariscurilor, care sunt:
i) Constat ările anterioare ale auditului – sunt un indicator al disciplinei de control intern. Problemele
sunt adeseori caracterizate de deficienţe semnificative ale controlului, modificări (ajustări) importante, unnumăr de constatări mai mare decât normal, iar constatările repetitive nu sunt fixe. Dimpotrivă, lipsa deconstatări şi corectarea periodică a constatărilor anterioare indică o disciplină a controlului.
ii) Sensibilitatea – reprezintă evaluarea riscurilor inerente asociate cu entităţile evaluate. Aceasta este oevaluare a ceea ce potenţial ar putea produce nereguli în viitor şi care va fi reacţia asociată, care poate ficonectată, din punct de vedere al riscului, cu pierderea sau descompletarea activelor, cu erorile nedetectate,cu datoriile nerecunoscute sau necuantificate exact sau riscul de publicitate adversă, obligaţii legale etc.Cuantificarea sensibilităţii va trebui să ţină seama şi de mărimea entităţii analizate, expunerea potenţială şi
probabilitatea.iii) Mediul de control – reprezintă politicile colective, procedurile, regulile obişnuite, măsurile de
protecţie fizică a patrimoniului şi personalul folosit în acest scop. Esenţial pentru un mediu favorabil decontrol este tonul de la vârf, aderenţa la politicile şi procedurile cuprinse în documente, sisteme sigure,
prompta detectare şi corectare a erorilor, dotarea adecvată cu personal şi asigurarea unui număr (de personal)
ţinut sub control. Dimpotrivă, lipsa de supraveghere, ratele mari de eroare, lipsa de documentare, cantităţimari de muncă nenormată, insuficient gestionată, un mare număr de personal şi operaţiuni nereglementate,sunt simptome ale unui mediu slab de control.
iv) Rela ţ ii bune, atmosfer ă destinsă cu managementul executiv - reflectă încrederea conducătorilor auditului în managementul direct responsabil cu unitatea auditată şi implicarea managementului în controlulintern. Confortul este caracterizat de factori cum ar fi colaborarea în auditurile anterioare, experienţamanagementului în mediul de muncă şi percepţiile privind calitatea şi nivelul de dotare cu personal.
v) Schimbări ale oamenilor/sistemelor. Practica indică faptul că schimbările au impact asupracontroalelor interne şi raportărilor financiare. Schimbări apar de obicei pentru a avea efect pe termen lung,dar adeseori schimbările pe termen scurt necesită o mai mare atenţie din partea auditului. Schimbărilecuprind reorganizări, modificări ale ciclurilor de afaceri, creşteri rapide, noi linii de produse, noi sisteme,achiziţii şi vânzări ale unor păr ţi din firmă (capital), noi reglementări sau legi şi fluctuaţia personalului.Unităţile de audit mai puţin afectate de schimbări vor fi mai puţin auditate.
vi) Complexitatea. Acest factor de risc reprezintă potenţialul pentru a comite erori sau inadecvări carear putea trece neobservate (nedetectate) din cauza complexităţii mediului. Cuantificarea şi nivelulcomplexităţii va depinde de mai mulţi factori. Extinderea automatizării, calculaţii complexe, activităţiinterdependente, număr mare de produse sau servicii, orizontul de timp al estimărilor, dependenţa de un ter ţ,cererile clienţilor, timpii de procesare, legile şi reglementările aplicabile şi mulţi alţi factori, unii dintre einecunoscuţi, influenţează judecăţile despre complexitatea unui anumit audit
Perfecţionarea modelului de cuantificare a riscurilor r ămân o prioritate permanentă a funcţiei audituluiintern.
Obiectivele auditorilor interni reprezintă alocarea de resurse de audit într-o manier ă optimă, cătreauditurile cu cel mai mare risc, pentru însănătoşirea activităţilor/subactivităţilor entităţii, iar economisirea deresurse pe baza analizei riscurilor să r ămână o prioritate..
1.4 Metodologia de evaluare a riscurilor pentru întocmirea planului de audit intern
Normele generale de aplicare a auditului public intern conţin o metodologie comună pentru evaluareariscurilor, atât pentru procedura de întocmire a Planului de audit public intern, cât şi pentru derularea uneimisiuni de audit în faza de elaborare a Programului de audit, şi presupun parcurgerea următoarelor etape:
1. Identificarea activităţilor auditabile;2. Identificarea riscurilor inerente asociate activităţilor;3. Stabilirea factorilor de analiză a riscurilor şi nivelele de apreciere ale acestora;4. Stabilirea nivelului riscului pe criteriile de apreciere;5. Determinarea punctajului total al riscului;6. Clasarea activităţilor pe baza analizei riscurilor;7. Ierarhizarea activităţilor care urmează a fi auditate;8. Elaborarea tematicii în detaliu a activităţilor auditabile;
9. Elaborarea planului de audit intern anual.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 7/233
Constantin I a ţ co
7
a) I dentificarea activit ăţ i lor auditabile se realizează pe baza analizei actului de înfiinţare,organigramei, ROF-ului, deciziilor de organizare a eventualelor noi activităţi s.a.
Etapa se concretizează prin întocmirea de către auditori a Listei activit ăţ ilor din cadrul entit ăţ ii,conform modelului prezentat în continuare pentru domeniul financiar-contabil.
Procedura : Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
LISTA ACTIVITĂŢILOR AUDITABILE
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Şeful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.crt. Activităţi identificate Observaţii
1 Activitatea de elaborare şi aprobare a bugetului
2 Întocmirea bilan ţ ului contabil şi a contului de execu ţ ie3 Contabilitatea, inclusiv angajamentele bugetare şi legale4 Calculul şi plata salariilor 5 Plata achizi ţ iilor publice6 Activitatea de inventariere a patrimoniului7 Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
În practică, în unele situaţii, se întâlnesc activităţi necuprinse în organigramă sau în ROF şi în acestecazuri auditorii interni trebuie să le aibă în vedere la întocmirea Listei activit ăţ ilor auditabile.
b) Identificarea riscurilor inerente asociate activit ăţ ilor Evaluarea riscurilor trebuie să aibă în vedere gestionarea schimbării: oamenii se schimbă, metodele se
schimbă, organizările şi politicile se schimbă şi ca atare şi riscurile se schimbă.Evaluarea riscului înseamnă identificarea şi analizarea riscurilor relevante în îndeplinirea obiectivelor, pentru a cunoaşte modul în care acestea trebuie să fie administrate.
Evaluarea riscului este o parte a procesului operaţional şi trebuie să identifice şi să evalueze factoriiinterni şi externi care ar putea afecta în mod negativ obiectivele organizaţiei.
Factorii interni şi externi trebuie să fie luaţi în considerare într-o abordare a evaluării riscului. Factoriiinterni sunt, de exemplu, natura activităţilor entităţii, calificarea personalului, schimbări majore în organizaresau randamentul angajaţilor. Factorii externi pot fi variaţia condiţiilor economice, schimbarea cadruluilegislativ, factorul politic sau schimbările intervenite în tehnologie.
Identificarea riscurilor asociate activităţilor trebuie să ţină seama de formele de control intern, respectivde existenţa şi funcţionalitatea procedurilor. Ştiind că pentru orice activitate se elaborează o procedur ă delucru care va conţine şi controalele interne, dacă aceasta lipseşte activitatea prezintă riscuri potenţial mai maridecât cele pentru care sunt elaborate proceduri. Aceasta se bazează pe faptul că personalul de execuţie,
neavând o procedura unitara va înţelege foarte greu activitatea şi implicit realizarea ei în practică.Etapa se concretizează prin întocmirea tabelului Identificarea riscurilor asociate activit ăţ ilor auditabile, conform modelului.
Procedura: Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
IDENTIFICAREA RISCURILOR ASOCIATE ACTIVITĂŢILOR
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual
Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit de: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 8/233
Audit financiar –Caiet de seminar
8
Nr.crt.
Activităţi auditabile Riscuri identificate Observaţii
1 Activitatea de elaborare şiaprobare a bilan ţ ului
- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli........................................................
2 Întocmirea bilan ţ ului contabil şia contului de execu ţ ie
- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele deverificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile..........................................................
3 Contabilitatea, inclusivangajamentele bugetare şi legale
- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile..........................................................
4 Calculul şi plata salariilor - acordarea incorect ă a elementelor salariale
- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii...........................................................
5 Plata achizi ţ iilor publice - neaplicarea corect ă a procedurilor de achizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie............................................................
6 Activitatea de inventariere a patrimoniului
- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urmainventarierii- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .............................................................
7 Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intr ărilor în contabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă.............................................................
c) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor şi ni velele de apreciere a acestora se realizează ţinândcont de recomandările din Normele generale pentru utilizarea factorilor privind: aprecierea controluluiintern, aprecierea cantitativa şi aprecierea calitativa, la care mai putem adaugă şi alţi factori specificiactivităţii. Spre exemplu, propunem pentru domeniul financiar-contabil sa utilizam şi factorii: modificărilegislative şi vechimea personalului.
Menţionăm că pentru stabilirea ponderii riscului se are în vedere importanţa şi greutatea factorului derisc în cadrul activităţii respective şi de asemenea, faptul că suma ponderilor factorilor de risc trebuie să fie
100. Funcţie de criteriile alese stabilim următoarele ponderi:- Aprecierea controlului intern…………40%;- Aprecierea cantitativă…………………25%;- Aprecierea calitativă…………………..20%;- Modificări legislative………………….10%;- Vechimea personalului………………….5%.
Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca evenimentele să aibă unimpact negativ asupra unei activităţi auditabile.
Nivelul factorului de apreciere a riscului reprezintă modificarea produsă de impactul riscului asupradomeniului auditabil.
Etapa se concretizează prin întocmirea tabelului Situa ţ ia privind factorii de analiză a riscurilor şinivelele de apreciere ale acestora, conform modelului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 9/233
Constantin I a ţ co
9
Procedura: Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
FACTORII DE ANALIZĂ A RISCURILOR ŞI NIVELELE DE APRECIERE
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nivelul/Criteriul
Nivelul 5 Nivelul 4 Nivelul 3 Nivelul 2 Nivelul 1
Apreciereacontroluluiintern
Nu exist ă proceduri
Exist ă proceduridar nu sunt actualizate şi nu
sunt cunoscute
Exist ă proceduridar nu sunt cunoscute
Exist ă proceduri sunt cunoscutedar nu se aplică
Exist ă proceduri şi se aplică
Apreciereacantitativă
Impact financiar foarte ridicat
Impact financiar important
Impact financiar mediu
Impact financiar slab
Impact financiar foarte scă zut
Apreciereacalitativă
Vulnerabilitate foarte ridicat ă
Vulnerabilitateridicat ă
Vulnerabilitatemedie
Vulnerabilitate scă zut ă
Vulnerabilitate foarte mică
Modificărilegislative
1 - 3 luni < 6 luni < 1 an < 1 2 ani > 2 ani
Calitatea personalului < 1 an < 3 ani < 5 ani < 6 ani > 6 ani
Notă: Din analiza documentului Factorii de analiz ă a riscurilor ş i nivelele de apreciere se constat ă că pentru evaluarea
riscurilor am utilizat cinci factori de risc pentru care vom avea cinci nivele de apreciere a riscurilor. Precizăm că factorii de risc pe care i-am ad ăugat fa ţă de cei stabili ţ i prin norme, respectiv modific ări legislative
şi calitatea personalului, vor diminua ponderile la factorii de risc aprecierea cantitativ ă şi corespunz ător aprecierea
calitativ ă , luând în considera ţ ie că suma acestora se recomand ă să fie tot 100.
d) Stabili rea nivelul ui ri scului pe cri teri il e de apreciere se realizează prin aplicarea la fiecare factor deanaliză a riscurilor a unui nivel de apreciere.
Etapa se concretizează prin întocmirea situaţiei Stabilirea nivelului riscului conform modelului.
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 10/233
Audit financiar –Caiet de seminar
10
Nr.crt.
Activităţiauditabile Riscuri identificate
P140%F1
P225%F2
P320%
F3
P410%
F4
P55%F5
1 Activitatea deelaborare şiaprobare a
bilan ţ ului
- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetuluinefundamentarea elementelor de
cheltuieli.....................................................
4 3 2 2 3
2 Întocmireabilan ţ uluicontabil şi acontului deexecu ţ ie
- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor şibilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ elede verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile.....................................................
3 2 2 2 2
3 Contabilitatea,inclusivangajamentelebugetare şi legale
- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice
- utilizarea incorect ă a conturilor contabile.....................................................
4 3 4 3 2
4 Calculul şi plata salariilor
- acordarea incorect ă a elementelor salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii.....................................................
5 4 5 4 4
5 Plata achizi ţ iilor publice
- neaplicarea corect ă a procedurilor deachizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor deachizi ţ ie.....................................................
4 5 4 4 3
6 Activitatea deinventariere a patrimoniului
- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatateîn urma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ....................................................
5 3 4 3 3
7 Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă.............................................................
2 2 3 2 2
e) Determinarea punctajului total se realizează prin aplicarea ponderii nivelului de apreciere fiecărui factor de risc pe nivele de riscuri în vederea stabilirii punctajului total pe baza formulei:
Pt = Pi * Ni
unde,Pt = punctaj total;Pi = ponderea riscurilor pentru fiecare factor;
Ni = nivelul riscului pentru fiecare factor utilizat.
Etapa se concretizează prin întocmirea situaţiei Determinarea punctajului total, conform modelului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 11/233
Constantin I a ţ co
11
Procedura: Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
DETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.crt.
Activităţiauditabile Riscuri identificate
P140%
F1
P225%
F2
P320%
F3
P410%
F4
P55%F5
Punctajtotal
1 Activitatea deelaborare şiaprobare a
bilan ţ ului
- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen abugetului
- nefundamentarea elementelor decheltuieli...........................................
4 3 2 2 3 3,00
2 Întocmireabilan ţ uluicontabil şi acontului deexecu ţ ie
- necorela ţ ii între situa ţ iaconturilor şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor dinbalan ţ ele de verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile...........................................
3 2 2 2 2 2,30
3 Contabilitatea,inclusivangajamentelebugetare şilegale
- inexisten ţ a documentelor ustificative privind opera ţ iile
efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile...........................................
4 3 4 3 2 3,55
4 Calculul şi plata salariilor
- acordarea incorect ă aelementelor salariale- gestionarea incorect ă adosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii............................................
5 4 5 4 4 4,60
5 Plata achizi ţ iilor publice
- neaplicarea corect ă arocedurilor de achizi ţ ii
- neîncadrarea în plafoaneleaprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie.............................................
4 5 4 4 3 4,20
6 Activitatea deinventariere a patrimoniului
- erori în efectuarea inventarieriiaptice
- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urma inventarieri
- neefectuarea inventarieriituturor bunurilor .............................................
5 3 4 3 3 4,00
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 12/233
Audit financiar –Caiet de seminar
12
Nr.crt.
Activităţiauditabile Riscuri identificate
P140%F1
P225%F2
P320%F3
P410%
F4
P55%F5
Punctajtotal
7 Plata facturilor urnizorilor şi
prestatorilor de
servicii
- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a
documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă..........................................
2 2 3 2 2 2,05
f) Clasarea activit ăţ ilor pe baza analizei riscurilor se realizează pe baza punctajelor totale obţinute anterior,stabilite în ordinea impactului produs asupra domeniului auditabil şi se departajează pe o scar ă cu trei nivele:mari, medii şi mici.
Etapa se concretizează prin întocmirea situaţiei Clasarea activit ăţ ilor conţine activităţile identificatedin cadrul domeniului financiar-contabil, în funcţie de riscuri , conform modelului:
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
CLASAREA ACTIVITĂŢILOR
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.crt.
Activităţiauditabile Riscuri identificate Clasare
1 Calculul şi plata salariilor
- acordarea incorect ă a elementelor salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii.........................................................
Mare
2 Plata achizi ţ iilor publice
- neaplicarea corect ă a procedurilor de achizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor de achizi ţ ie........................................................
Mare
3 Activitatea deinventariere a patrimoniului
- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate în urma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor .........................................................
Mare
4 Contabilitate,inclusiv
angajamentelebugetare şi legale
- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic
- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile........................................................
Mediu
5 Activitatea deelaborare şiaprobare abugetului
- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli..........................................................
Mediu
6 Întocmireabilan ţ ului contabil şi a contului deexecu ţ ie
- necorela ţ ii intre situa ţ ia conturilor şi bilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele de verificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile..........................................................
Mediu
7 Plata facturilor furnizorilor şi
prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intr ărilor în contabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i
- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă.......................................................... Mic
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 13/233
Constantin I a ţ co
13
Auditorii vor prelua din lista de Clasare a activit ăţ ilor şi riscurilor , toate activităţile, indiferent dacăriscul este mare, mediu sau mic, în vederea ierarhizării lor.
g) Ierarhizarea activit ăţ ilor care urmeaz ă a fi auditate se realizează pe baza situaţiei anterioare ţinând contşi de numărul personalului, timpul disponibil, alte activităţi care se desf ăşoar ă în cadrul structurii de audit
intern şi, în mod special, de analiza riscurilor identificate la celelalte domenii din cadrul entităţii.Etapa se concretizează prin elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe, document care prezintăsintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi în scopul elabor ării Planului de audit intern. Documentul conţineşi o opinie referitoare la nivelul impactului riscurilor activităţilor asupra domeniului auditabil şi a gradului deîncredere privind funcţionalitatea activităţii în cadrul domeniului, conform modelului:
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
TABELUL PUNCTE TARI (T) ŞI PUNCTE SLABE (S)
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit de: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.crt.
Activităţiauditabile
Riscuri identificate T/S Consecinţanefuncţio-
năriicontrolului
intern
Gradul de încredereal auditului în funcţio-
nalitatea
Controluluiintern
Obs.
1 Calculul şi plata salariilor
- acordarea incorect ă a elementelor salariale- gestionarea incorect ă a dosarului de personal - erori în întocmirea statelor de salarii……………………………….
S Scă zut
2 Plataachizi ţ iilor publice
- neaplicarea corect ă a procedurilor deachizi ţ ii- neîncadrarea în plafoanele aprobate- erori în atribuirea contractelor deachizi ţ ie.....................................
S Scă zut
3 Activitatea deinventariere a patrimoniului
- erori în efectuarea inventarierii faptice- nevalorificarea diferen ţ elor constatate înurma inventarieri- neefectuarea inventarierii tuturor bunurilor ……………............................
S
Comisiile deinventariere sunt constituitedin persoanede specialitate
Mediu
4 Contabilitate,inclusivangajamentelebugetare şilegale
- inexisten ţ a documentelor justificative privind opera ţ iile efectuate- neînregistrarea în mod cronologic- nerealizarea controalelor ierarhice- utilizarea incorect ă a conturilor contabile....................................
S Scă zut
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 14/233
Audit financiar –Caiet de seminar
14
Nr.crt.
Activităţiauditabile
Riscuri identificate T/S Consecinţanefuncţio-
năriicontrolului
intern
Gradul de încredereal auditului în funcţio-
nalitateaControlului
intern
Obs.
5 Activitatea deelaborare şiaprobare abugetului
- existen ţ a şi structura bugetului- neîntocmirea în termen a bugetului- nefundamentarea elementelor de cheltuieli....................................
S Scă zut
6 Întocmireabilan ţ uluicontabil şi acontului deexecu ţ ie
- necorela ţ ii între situa ţ ia conturilor şibilan ţ ul întocmit - erori în preluarea datelor din balan ţ ele deverificare- erori în efectuarea opera ţ iunilor contabile…....................................
T
Pentruaceastaactivitate estecontractat unaudit externcare vaefectuacertificarea
Ridicat
7 Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
- neoperarea tuturor intr ărilor încontabilitate- neînregistrarea corect ă a documentelor de pl ăţ i- inexisten ţ a documentelor justificative pentru plat ă............................................
S Scă zut
Din analiza Tabelului puncte tari şi puncte slabe se observă că datorită faptului că există contractat unaudit financiar extern care va efectua certificarea anuală a situaţiilor financiare finale, activitatea Întocmireabilan ţ ului contabil şi a contului de execu ţ ie este considerată ca fiind „punct tare”.
Notă:Activitatea Plata facturilor fur nizoril or ş i prestatorilor de servicii , de şi a fost clasat ă cu risc mic a fost cuprinsă
în Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi va intra şi în Programul de audit deoarece nu a fost auditat ă în ultimii doi ani şi în conformitate cu normele generale orice activitate, din cadrul entit ăţ ii, trebuie auditat ă cel pu ţ in o dat ă la trei ani.
În documentul Temati ca în detal iu vor fi preluate toate activit ăţ ile auditabile al domeniului financiar contabilitateîn conformitate cu rezultatele activit ăţ ii de clasare şi ierarhizare a lor.
h) El aborarea Tematicii în detali u Tematica de detaliu se realizează pe baza Tabelului puncte tari şi puncte slabe, şi cuprinde toate
activităţile domeniului auditabil şi se concretizează în documentul Tematica în detaliu a activit ăţ ilor auditabile, conform modelului.
Procedura : Analiza riscurilor
MINISTERUL FINANŢELOR PUBLICED.G.F.P. A JUDEŢULUI X
TEMATICA ÎN DETALIU A ACTIVITĂŢILOR AUDITABILE
Denumirea lucr ării: Elaborare plan activitate anual Domeniul: Financiar-contabilitateÎntocmit: Ş eful structurii de audit intern Data: 15.11.2003
Nr.crt.
Activităţi auditabile Observaţii
1 Calculul şi plata salariilor Risc mare2 Plata achizi ţ iilor publice Risc mare
3 Activitatea de inventariere a patrimoniului Risc mare4 Contabilitate, inclusiv angajamentele bugetare şi legale Risc mediu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 15/233
Constantin I a ţ co
15
5 Activitatea de elaborare şi aprobare a bugetului Risc mediu6 Întocmirea bilan ţ ului contabil şi a contului de execu ţ ie Punct tare7 Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii Risc mic.
Activitate neauditatăîn ultimii doi ani
Notă: În Planul de audit intern , pe anul curent, vor fi cuprinse în auditare pentru domeniul financiar-contabilitateactivit ăţ ile evaluate ca fiind cu risc mare şi activitatea care nu a fost auditat ă în ultimii doi ani, de şi a fost evaluat ă ca
fiind cu risc mic. În următorul plan de audit intern vor fi preluate celelalte activit ăţ i care nu au fost avute în vedere în planul de
audit intern curent.
i) Elaborarea planului de audit intern anual Pentru elaborarea Planului de audit intern anual este necesar să determinăm pentru fiecare obiectiv
perioada auditată, fondul de timp necesar pentru realizarea misiunilor şi numărul auditorilor implicaţi.Etapa se concretizează în elaborarea Planului de audit intern pe anul 2004, conform modelului.
Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului X Se aprobă,Nr…….din………………. Director Executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN – ANUL 2004
Nr.crt.
Scopulacţiunii
Obiectiv/Activitate
Identificăriiactivităţii
Identificareaunităţii
Perioadaauditată
Durataauditului
Nr.auditori
1. …… ……. …….. ……. ….. …. …..
2.…..7. Organizarea
şiconducereacontabilit ăţ ii
1. Calculul şi plata salariilor
2. Plataachizi ţ iilor publice
3. Activitateadeinventariere a
patrimoniului
4. Plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
……………………
……………………
…………………….
- dacă toateintr ările încontabilitate au fost operate;- dacă pentrucheltuielile pl ătiteau fost angajatelichidit ăţ i şiordonan ţ ate;- întocmireacorect ă a
documentelor de pl ăţ i;
………… ……..
01.01. – 31.12. 2003
………..
06.01. -28.02. 2004
……….
2
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 16/233
Audit financiar –Caiet de seminar
16
Nr.crt.
Scopulacţiunii
Obiectiv/Activitate
Identificăriiactivităţii
Identificareaunităţii
Perioadaauditată
Durataauditului
Nr.auditori
- existen ţ acreditelor bugetaredeschiserepartizate şi a
disponibilit ăţ ilor înconturi;- existen ţ adocumentelor ustificative pentru
plat ă;- întocmireacorect ă adocumentelor de pl ăţ i;
- dacă sumadatorat ă este cea
corect ă;- eficacitateacontroalelor interne privind pl ăţ ile;- dacă pl ăţ ile sunt înregistrate corect în contabilitate;…………………”…
8. ……”……. ………”……. ……..”………… ……………. ……….. ………. ……..… ……”…… ……..”……… ………”……….31.32.
Întocmit,Şeful serviciului de audit intern
Planul de audit întocmit de departamentul de audit intern pe baza analizei riscurilor se supune aprobăriiconducerii entităţii. Ulterior, în funcţie de necesităţi poate fi actualizat, dar tot pe baza analizei riscurilor şi cuaprobarea conducerii entităţii.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 17/233
Constantin I a ţ co
17
Capitolul 2
METODOLOGIA DERULĂRII MISIUNII DE AUDIT PE EXEMPLULACTIVITĂŢII SERVICIULUI JURIDIC
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern Se aprobă,Nr……….din…………… Director executiv
PLANUL DE AUDIT INTERN – ANUL 2005
Nr.crt.
Domeniulauditabil
Activităţileauditabile(din ROF)
Identificarea obiectivelorauditabile
(din cadrul normativsi din proceduri)
Stabilireastructuriiauditate
Perioadaauditată
Durataauditului
Numărauditori
1. Eviden ţ aobliga ţ iilor fiscale
- înregistrare fiscal ă şieviden ţ a pl ătitorilor de impozite şitaxe
- întocmireaîn ştiin ţărilor de plat ă
- urmărireacolect ăriiobliga ţ iilor bugetarerestante
- primirea declara ţ iilor deînregistrare fiscal ă şi a celor de men ţ iuni;- atribuirea codului deînregistrare fiscal ă;- emiterea certificatului deînregistrare fiscal ă;
- constituirea bazelor dedate;deschiderea dosarelor iscale şi transmiterea lor în
teritoriu;- modul de întocmire aîn ştiin ţărilor de plat ă pentrudiferen ţ ele de debite,major ări de întârziere şi penalit ăţ i aferente;- transmiterea acestora spreexecutare silit ă în cazul nepl ăţ ii;
modul de eviden ţă adebitorilor restan ţ i;- urmărirea şi încasareaveniturilor fiscale şinefiscale în cazul nerespect ării termenelor de plat ă;- calculul major ărilor deîntârziere şi penalit ăţ ilor (instituirea major ărilor deîntârziere şi a penalit ăţ ilor;urmărirea şi încasareamajor ărilor de întârziere şi a penalit ăţ ilor).
01.01 – 31.122004
06.01 - 28.022005
3
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 18/233
Audit financiar –Caiet de seminar
18
Nr.crt.
Domeniulauditabil
Activităţileauditabile(din ROF)
Identificarea obiectivelorauditabile
(din cadrul normativsi din proceduri)
Stabilireastructuriiauditate
Perioadaauditată
Durataauditului
Numărauditori
2. Executare silit ă
-recuperareaobliga ţ iilor
bugetarerestante prinaplicareamodalit ăţ ilor de executare silit ă
- întocmirea dosarelor deexecutare silit ă;
- parcurgerea procedeelor şietapelor de executare silit ă;modul de întocmire şicomunicare a documentelor de executare silit ă;- existen ţ a titlului de crean ţă şi a în ştiin ţării de plat ă;- modul de întocmire şicomunicare a soma ţ iilor şiînfiin ţ area popririlor;- modul de înfiin ţ are a sechestrelor şi identificare abunurilor imobile;
- modul de aplicare amă surilor asiguratorii;- organizarea publicit ăţ ii, alicita ţ iilor şi distribuirea sumelor încasate;
01.01.2004 –
30.06.2005
15.07 - 30.082005
2
3. Achizi ţ ii publice
………”……. …………………..”……………
…. ……”…… ……..”……… ………………….”……………
7. Organizarea şi conducereacontabilit ăţ ii
………”……
- calculul şi plata salariilor
- plata facturilor furnizorilor şi prestatorilor de servicii
inventarierea patrimoniului şivalorificarearezultatelor
……..”……
- angajarea, lichidarea şiordonan ţ area cheltuielilor;- existen ţ a creditelor şi a
disponibilit ăţ ilor în conturi;- existen ţ a documentelor justificative pentru plat ă;- întocmirea corect ă adocumentelor de pl ăţ i;- corectitudinea sumelor datorate;- eficacitatea controalelor interne privind pl ăţ ile;contabilizarea corect ă a pl ăţ ilor;- înregistrarea şi eviden ţ atuturor bunurilor;
- inventarierea patrimoniului;- valorificarea rezultatelor inventarierii;- completarea Registruluiinventar.…………..”……………… ……………
01.01.2004 – 31.03.
2005
01.01.2004 –
30.04.2005
01.04 – 15.052005
01.05.-15.06. 2005
2
2
31. Activitatea deeviden ţă şicontrol casede marcat
- activitateacomisiei cuatribu ţ ii îndomeniul caselor demarcat
- modul de eviden ţă laagen ţ ii economici;- modul de întocmire aactelor de control;modul de valorificare aactelor de control;
2
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 19/233
Constantin I a ţ co
19
Nr.crt.
Domeniulauditabil
Activităţileauditabile(din ROF)
Identificarea obiectivelorauditabile
(din cadrul normativsi din proceduri)
Stabilireastructuriiauditate
Perioadaauditată
Durataauditului
Numărauditori
32. Modul deorganizare a
activitatiiServiciului Juridic si dereprezentareininstanta invederea sustineriiintereselor societatii
Serviciul juridic
- Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a
ac ţ iunilor formulate- Reprezentarea societ ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă- Conducerea eviden ţ elor,cauzelor la care societateaeste parte- Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie- Solicitarea declan şăriialimentului în vederea
recuper ării debitelor - Investirea hot ărârilor
udecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare decătre organul de executare.
01.01.2005 –
30.11.2005
15.10. – 30.11. 2005
2
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern Se aprobă,Nr………..din………. Director executiv
IN FORMAREA –CADRU privind Activitatea juridic ă
Cadrul legal de reglementare:- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activit ăţ ii
de audit intern;- Dispozi ţ ia Directorului General al D.G.F.P. a judetului nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele
proprii de exercitare a auditului intern în cadrul societ ăţ ii şi a Planului de audit intern pentru anul 2005. Perioada de realizare a auditului: 15.07.2005 – 31.08.2005. Perioada auditat ă: 01.03.2004 – 30.06.2005. Număr de auditori repartiza ţ i: 2
I . Componen ţ a misiuni i de audit i ntern: 1. Scopul misiunii:
- de a da asigur ări că organizarea activit ăţ ii Serviciului Juridic şi reprezentarea în instan ţă învederea sus ţ inerii intereselor societ ăţ ii este în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ;
- de a da asigur ări că exist ă controale instituite pentru fiecare opera ţ ie/ activitate şi că acestea func ţ ionează.
2. Structuri le auditate: Serviciul Juridic.3. Documenta ţ ia general ă: a) Organigrama
- număr posturi prevă zute (conducere, execu ţ ie);- număr posturi ocupate (conducere, execu ţ ie);
b) Fi şa postului- întocmire, semnare pentru luare la cuno ştin ţă şi actualizare;- cuprinderea sarcinilor din R.O.F.
c) Structura pe grupe şi clase a personalului angajat;
d) Îndeplinirea atribu ţ iilor de serviciu conform R.O.F.;e) Obiectivele supuse audit ării:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 20/233
Audit financiar –Caiet de seminar
20
- Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;- Reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;- Conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;- Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;- Solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ării debitelor;- Investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de
executare.
Calendarul misiunii
Perioada Obiective Auditor i
30.06 –15.07.2005 1.Preg ătirea misiunii Tomescu Viorel
St ănescu Ioana
16.07 –15.08.2005 2.Efectuarea misiunii Tomescu Viorel
St ănescu Ioana
16.08 – 22.08.2005 3.Evaluarea par ţ ial ă Tomescu Viorel
St ănescu Ioana
23.08 – 31.08.2005 4.Evaluarea final ă Tomescu Viorel
St ănescu Ioana
Resursele umane afectate;- Tomescu Viorel - auditor A I/1 – coordonator - St ănescu Ioana – auditor A I/1
Proceduri recomandate:- documentare,- verificari,- analiză;- sinteză.
Fazele misiunii:- preg ătirea;- interventia pe teren,- elaborarea raportului ,- urmarirea recomandarilor.
Concluzii: ● Rezultatele auditului vor face obiectul unui Raport de audit intern;● Pentru explicitarea unor aspecte, acolo unde va fi cazul, vor fi solicitate note de relatii si interviuri
de la persoanele autorizate sau/sau copii dupa documentele în cauză. Respectarea termenelor şi perioadelor de întocmire a documentelor de lucru, inclusiv a raportului, este
obligatorie cu excep ţ ia cazurilor de întârziere temeinic justificate, în caz contrar se va considera că lucr ărilenu au fost realizate în termen.
Ş EF SERVICIU,Cristescu Gabriel
Procedura PO1 : Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit InternNr……. din………
ORDI N DE SERVI CIU
În conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activit ăţ ii de audit intern, a Dispozi ţ iei D.G.F.P. a judetului X nr. 111/2005 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului internîn cadrul societ ăţ ii şi a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern a
Serviciului juridic, în perioada 15.07.2005 – 31.08.2005.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 21/233
Constantin I a ţ co
21
Scopul misiunii de audit este de a da asigur ări asupra modului de desf ăşurare a activit ăţ i i
j ur i di ce şi reprezentar ea în in stan ţă în veder ea sus ţ inerii intereselor entitatii, în conformitate cucadrul legislativ şi normativ, iar obiectivele acestuia au în vedere:- cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;- reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;- conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;
- intocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;- solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ării debitelor;- investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de executare.
Men ţ ionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activit ăţ ii juridice şireprezentarii intereselor societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor.
Echipa de auditori interni este format ă din următorii auditori:1. Tomescu Viorel, coordonator 2. St ănescu Ioana
Ş ef Serviciu de Audit Intern,Cristescu Gabriel
Procedura PO2 : Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Tomescu ViorelMisiunea de audit intern: Serviciul juridic Data: 14.07.2005
Incompatibilit ăţ i în leg ătur ă cu entitatea/stru ctura auditat ă DA NU
A ţ i avut/ave ţ i vreo rela ţ ie oficial ă , financiar ă sau personal ă cu cineva care ar putea să vălimiteze mă sura în care pute ţ i să vă interesa ţ i, să descoperi ţ i sau să constata ţ i sl ăbiciuni deaudit în orice fel?
- X
Ave ţ i idei preconcepute fa ţă de persoane, grupuri, organiza ţ ii sau obiective care ar putea să văinfluen ţ eze în misiunea de audit?
- X
A ţ i avut/ave ţ i func ţ ii sau a ţ i fost/sunte ţ i implicat( ă ) în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă?
- X
Ave ţ i responsabilit ăţ i în derularea programelor şi proiectelor finan ţ ate integral sau par ţ ial deUniunea Europeană?
- X
A ţ i fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entit ăţ ii/structurii ceurmează a fi auditat ă? X -
Sunte ţ i so ţ /so ţ ie, rud ă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă sau cu membrii organului de conducere colectivă?
- X
Ave ţ i vreo leg ătur ă politică , social ă care ar rezulta dintr-o fost ă angajare sau primirea deredeven ţ e de la vreun grup anume, sau organiza ţ ie sau nivel guvernamental?
- X
A ţ i aprobat înainte facturi, ordine de plat ă şi alte instrumente de plat ă pentruentitatea/structura ce va fi auditat ă?
- X
A ţ i ţ inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat ă? - X Ave ţ i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fiauditat ă?
- X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal ă , externă sauorganiza ţ ional ă care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele deaudit impar ţ iale, notifica ţ i şeful Serviciului de audit intern de urgen ţă?
X -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 22/233
Audit financiar –Caiet de seminar
22
Auditor, Ş ef serviciu Tomescu Viorel Cristescu Gabriel
1. Incompatibilit ăţ i personale : Cu aproximativ 2 ani în urma am lucrat la compartimentul personal tinând evidenta căr ţ ilor de muncă.2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilit ăţ i le : Da
Dac ă da, explica ţ i cum anume : Misiunea planificat ă nu are nici o tangen ţă cu activitatea de personal,obiectivul său este modul cum este organizata activitate juridică şi cum sunt sus ţ inute interesele societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor. Data:14.07.2005 Semnătura: Cristescu Gabriel
Procedura PO2 : Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Stănescu Ioana Data: 14.07.2005Misiunea de audit: Activitatea juridică
Incompatibilit ăţ i în leg ătur ă cu entitatea/stru ctura auditat ă DA NU
A ţ i avut/ave ţ i vreo rela ţ ie oficial ă , financiar ă sau personal ă cu cineva care ar putea să vălimiteze mă sura în care pute ţ i să vă interesa ţ i, să descoperi ţ i sau să constata ţ i sl ăbiciuni deaudit în orice fel?
- X
Ave ţ i idei preconcepute fa ţă de persoane, grupuri, organiza ţ ii sau obiective care ar putea să văinfluen ţ eze în misiunea de audit?
- X
A ţ i avut/ave ţ i func ţ ii sau a ţ i fost/sunte ţ i implicat( ă ) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea
entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă? - X
Ave ţ i responsabilit ăţ i în derularea programelor şi proiectelor finan ţ ate integral sau par ţ ial deUniunea Europeană?
- X
A ţ i fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entit ăţ ii/structurii ceurmează a fi auditat ă?
- X
Sunte ţ i so ţ /so ţ ie, rud ă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entit ăţ ii/structurii ce va fi auditat ă sau cu membrii organului de conducere colectiva?
- X
Ave ţ i vreo leg ătur ă politică , social ă care ar rezulta dintr-o fost ă angajare sau primirea deredeven ţ e de la vreun grup anume, sau organiza ţ ie sau nivel guvernamental?
- X
A ţ i aprobat înainte facturi, ordine de plat ă şi alte instrumente de plat ă pentruentitatea/structura ce va fi auditat ă?
- X
A ţ i ţ inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat ă? - X Ave ţ i vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fiauditat ă? - X Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal ă , externă sauorganiza ţ ional ă care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele deaudit impar ţ iale, notifica ţ i şeful Serviciului de audit intern de urgen ţă?
X -
Auditor, Sef serviciu St ănescu I oana Cristescu Gabriel
1. Incompatibilit ăţ i personale :
2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilit ăţ i le :
Dac ă da, explica ţ i cum anume :
Data: 14.07.2005 Semnătura: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 23/233
Constantin I a ţ co
23
Procedura P03 : Iniţierea auditului
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
Nr……..din………….
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
C ătre: Serviciul JuridicDe la: Ş eful Serviciului de Audit InternReferitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activit ăţ ii Serviciului Juridic şi sus ţ inereaintereselor societ ăţ ii în fa ţ a instan ţ elor”
Stimate( ă ) domn/doamnă ..........................
În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează ca în perioada 15.07.2005-31.08.2005
să efectuăm o misiune de audit intern avand ca tema Serviciul juri dic. Echipa de auditori va examina responsabilit ăţ ile asumate de către Oficiul Juridic şi va determina dacă
acesta î şi îndepline şte obliga ţ iile în mod efectiv şi eficient.V ă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedin ţ a de deschidere în vederea discut ării
diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: Prezentarea auditorilor; Prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;Scopul misiunii de audit intern; Programul interven ţ iei la fa ţ a locului; Alte aspecte privind organizarea si desfasurarea misiunii. Pentru o mai bună în ţ elegere a activit ăţ ii dumneavoastr ă , vă rug ăm sa ne pune ţ i la dispozi ţ ie următoareadocumenta ţ ie necesar ă privind Activitatea juridică:
– cadrul legal si de reglementare aplicabil entitatii;
– organigrama serviciului; – Regulamentul de organizare şi func ţ ionare, – fi şele posturilor; – procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul compartimentului; – rapoartele de audit intern anterioare;
– alte rapoarte, note, dosarelor anterioare care se refer ă la aceasta temă. Dacă ave ţ i unele întrebări privind aceasta ac ţ iune, vă rog să contacta ţ i pe domnul Tomescu Viorel –
auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern.
Ş ef Serviciu de Audit Intern,Cristescu Gabriel Data: 30.06.2005
Procedura PO4 : Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 16.07.2005
Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.07.2005
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 24/233
Audit financiar –Caiet de seminar
24
Colectarea informa ţ i i lor
Oficiul Jur idic DA NU Observa ţ i i Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate X -Ob ţ inerea organigramei X -Ob ţ inerea Regulamentului de organizare şi func ţ ionare X -
Ob ţ inerea fi şelor posturilor X Nu exist ăOb ţ inerea procedurilor scrise XX Nu exista Identificarea personalului responsabil X -Ob ţ inerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -
Procedura PO5 : Analiza riscului
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obiective Obiecte auditabi le Observa ţ i i
1. Utilizarea tuturor căilor de atac2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru
solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei3. Formularea în termen a ac ţ iunilor în instan ţă4. Formularea în termen a apelului5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei6. Formularea clauzelor contractuale
1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a
ac ţ iunilor formulate
7. Formularea în termen a recursului8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ ineriicauzei9. Formularea contesta ţ iilor la executare10. Formularea în termen a ac ţ iunilor 11.Transmiterea hot ărârilor definitive în vedereavalorificării12. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate
2. Reprezentarea entitatii îninstan ţ ele de judecat ă
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate14. Conducerea Registrului de coresponden ţă15. Completarea cu toate documentele a dosarelor 16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie17. Constituirea dosarelor de instan ţă18. Repartizarea coresponden ţ ei în vederea solu ţ ionării
3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte
19. Eviden ţ a dosarelor finalizate20. Intocmirea lucr ărilor şi rapoartelor 4. Intocmirea lucr ărilor de
sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documentelor interne
22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt
insolvabili
5. Solicitarea declan şării
falimentului în vederearecuper ării debitelor 23. Înscrierea la masa credal ă cu toate debitele
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 25/233
Constantin I a ţ co
25
Obiective Obiecte auditabi le Observa ţ i i
24. Formularea contesta ţ iilor la deciziile nefavorabile
25. Investirea în termen a hot ărârilor executabile26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare
27. Solicitarea execut ării silite a debitorilor 28. Investirea în termen a biletelor la ordin
6. Investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea
punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare29. St ăruin ţ a în efectuarea în termen a execut ărilor
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif icative Observa ţ i i
1. Utilizarea tuturor căilor deatac
Neutilizarea tuturor căilor de atacatunci când hot ărârile sunt defavorabile
2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneprezent ării logice a faptelor şi sus ţ inerea acestora
3. Formularea în termen aac ţ iunilor în instan ţă
Întârzieri în recuperarea debitelor
4. Formularea în termen aapelului
Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneformul ării în termen a apelului
5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea
cauzei
Emiterea de hot ărâri nefavorabiledatorit ă necunoa şterii în totalitate
de către instan ţ a a adevărului6. Formularea clauzelor contractuale
Imposibilitatea solicit ării îninstan ţă a unor dobânzi, penalit ăţ ietc. deoarece nu sunt prevă zute încontract
1. Cauzele care audeterminat respingerea îninstan ţă a ac ţ iunilor formulate
7. Formularea în termen arecursului
Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneformul ării în termen a recursului
8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ ineriicauzei
Pierderea ac ţ iunii ca urmare aneprezent ării la instan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei
2. Reprezentareaentitatii în instan ţ elede judecat ă
9. Formularea contesta ţ iilor laexecutare
Nesolicitarea suspend ăriiexecut ării silite în cazul creditorilor care nu au respectat
procedurile de executare
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 26/233
Audit financiar –Caiet de seminar
26
Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif icative Observa ţ i i
10. Formularea în termen aac ţ iunilor
Prescrierea dreptului de a ac ţ ionaîn instan ţă
11.Transmiterea hot ărârilor
definitive în vedereavalorificării
Neluarea mă surilor de valorificare
şi executare a hot ărârilor judecatoresti12. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate
Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Admiterea par ţ ial ă a unor capetede acuzare cu toate că nu exist ă justificarea lor
14. Conducerea Registrului decoresponden ţă
Coresponden ţ a să nu fieînregistrat ă
15. Completarea cu toatedocumentele a dosarelor
Dosare de instan ţă incomplete
16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie
Necunoa şterea termenelor de judecat ă
17. Constituirea dosarelor deinstan ţă
Inexisten ţ a tuturor documentelor privind cauza
18. Repartizarea corespon-den ţ ei în vederea solu ţ ionării
Neefectuarea în termen alucr ărilor
3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor lacare entitatea este parte
19. Eviden ţ a dosarelor finalizate Nevalorificarea hot ărârilor ob ţ inute şi definitive
20. Întocmirea lucr ărilor şirapoartelor
Neîntocmirea lucr ărilor şirapoartelor sau întocmireaincomplet ă a acestora
4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şia rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documentelor
interne Avizarea unor documente care nuîndeplinesc cadrul legal
22. Solicitarea falimentului în
cazul debitorilor care sunt insolvabili
Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor
de recuperare a debitelor
23. Înscrierea la masa credal ăcu toate debitele
Înscrierea la masa credal ă cudebite mai mici decât cele reale derecuperat
5. Solicitarea
declan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor
24. Formularea contesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile
Acceptarea unor solu ţ ii nelegaleale instan ţ elor sau debitorilor
25. Investirea în termen ahot ărârilor executabile
Neluarea mă surilor de recuperarea crean ţ elor
26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare
Necombaterea cu toate elementelea contesta ţ iilor la executareintroduse de debitori
27. Solicitarea execut ării silite a
debitorilor
Neluarea mă surilor de
rerecuperare a debitelor 28. Investirea în termen abiletelor la ordin
Imposibilitatea valorificăriibiletelor la ordin ca urmare adepăşirii termenului
6. Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare
29. St ăruin ţ a în efectuarea întermen a execut ărilor
Intârzieri în recuperarea debitelor
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 27/233
Constantin I a ţ co
27
CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN
A. Într eb ăr i adresate managementului gener al DA NU Auditorii
Exist ă proceduri scrise privind activitatea Oficiului Juridic? X
Tomescu Viorel Stanescu Ioana
Exist ă proceduri scrise privind modul de reprezentare în instan ţă? X Tomescu Viorel Stanescu Ioana
Exist ă proceduri scrise privind modul de eviden ţ iere a dosarelor de judecat ă? X
Tomescu Viorel Stanescu Ioana
Exist ă proceduri scrise privind valorificarea hot ărârilor judecătore şti? X
Tomescu Viorel Stanescu Ioana
Exist ă concluzii scrise anexate la dosare? X
Tomescu Viorel Stanescu Ioana
Hot ărârile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate învederea punerii în aplicare?
X Tomescu Viorel
Stanescu Ioana Exist ă Registru de coresponden ţă?
X Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
S-au calculat dobânzi şi penalit ăţ i şi au fost înscrise la masa credal ă? X Tomescu Viorel Stanescu Ioana Investirea s-a realizat în termen?
X Tomescu Viorel
Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă biletele la ordin au fost investite cu formula executorie în cazul debitelor neachitate?
X Tomescu Viorel
Stanescu Ioana In protocol, s-a urmărit ca executorii să sechestreze şi să valorifice bunuriledebitorilor?
X Tomescu Viorel
Stanescu Ioana In instante, s-au sus ţ inut corect interesele societ ăţ ii referitoare la contesta ţ ii?
X Tomescu Viorel
Stanescu Ioana
B. Întrebari adresate managementului de l inie DA NU Auditor i i
Obiectivul 1. Cauzele care au determi nat respin gerea în in stan ţă a ac ţ iunilor formulate
Verifica ţ i toate ac ţ iunile pierdute X Tomescu Viorel Verifica ţ i întocmirea recursului X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă recursul este formulat în termen X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă recursul cuprinde toate exceptiile X Tomescu Viorel Verifica ţ i modul de formulare a ac ţ iunii X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă s-a staruit în sus ţ inerea intereselor X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă exist ă concluzii scrise X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă concluziile sunt formulate la obiect şi combat din toate punctele de vedere cauza
X Tomescu Viorel
Verifica ţ i dacă s-a insistat pe re ţ inerea de către instan ţă a anumitor aspecte în sus ţ inerea cauzei X
Tomescu Viorel
Verifica ţ i dacă la ac ţ iunile pierdute au fost utilizate toate căile de atac X Tomescu Viorel
Verifica ţ i dacă la ac ţ iunile pierdute în prima instan ţă s-a formulat apel X
Tomescu Viorel
Verifica ţ i dacă apelul este formulat în termen X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă apelul a fost înso ţ it de sus ţ inerea scrisă a men ţ iunilor X Tomescu Viorel
Obiectivu l 2. Reprezentar ea societ ăţ i i în i nstan ţ ele de judecat ăVerifica ţ i dosarele de instan ţă X Stanescu IoanaVerifica ţ i cita ţ iile primite X Stanescu IoanaVerifica ţ i hot ărârile emise la fiecare şedin ţă X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă institu ţ ia a fost reprezentat ă în instan ţă la fiecare şedin ţă X Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă au fost sus ţ inute interesele la fiecare şedin ţă X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă sunt formulate întâmpinări X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă întâmpinările combat în totalitate problemele X Stanescu Ioana
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 28/233
Audit financiar –Caiet de seminar
28
Verifica ţ i dacă toate ac ţ iunile în instan ţă au fost formulate în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă exist ă debite prescrise şi neac ţ ionate X Stanescu IoanaVerifica ţ i toate ac ţ iunile sunt finalizate X Stanescu IoanaVerifica ţ i ob ţ inerea hot ărârilor definitive X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă hot ărârile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate în vederea punerii în aplicare
X Stanescu Ioana
Obiectivul 3. Conducerea eviden ţ elor pri vind cauzele la care institu ţ ia este parte
Verifica ţ i dacă exist ă Registru de coresponden ţă X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă toate documentele primite sunt înregistrate X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă coresponden ţ a primit ă este repartizat ă în vederea solu ţ ionării X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă exist ă termene de solu ţ ionare stabilite X Tomescu Viorel Verifica ţ i ac ţ iunile în justitie X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă exist ă o eviden ţă a acestora X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă eviden ţ a este complet ă şi la zi X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă dosarele sunt finalizate X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă acestea au fost închise X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă acestea au fost arhivate X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă dosarele de instan ţă sunt repartizate X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă acestea cuprind toate documentele X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instan ţă sau întocmite ulterior
X Tomescu Viorel
Obiectivu l 4. Întocmi rea lucr ărilor de sintez ă şi a rapoartelor privind activitatea proprie
Verifica ţ i dacă toate tematicile sunt recep ţ ionate X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă sunt solu ţ ionate în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i lucr ările de sinteză sunt întocmite X Stanescu IoanaVerifica ţ i modul de întocmire a rapoartelor către conducere, Consiliul deadministra ţ ie etc.
X Stanescu Ioana
Verifica ţ i realitatea datelor din aceste rapoarte X Stanescu IoanaVerifica ţ i documentele emise în cadrul unit ăţ ii care trebuie avizate de Oficiul Juridic
X Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă acestea sunt avizate X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă avizele sunt date cu respectarea legii X Stanescu Ioana
Obiectivul 5. Solicitar ea declan şări i f ali mentul ui în vederea recuper ării debitelor
Verifica ţ i toate debitele X Tomescu Viorel Verifica ţ i ac ţ iunile formulate X Tomescu Viorel Verifica ţ i hot ărârile definitive ob ţ inute X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă acestea au fost executate X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă exist ă debitori care nu au putut fi executa ţ i din lipsă de bunuri X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă împotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar ă X Tomescu Viorel Verifica ţ i documentele de înscriere la masa credal ă X Tomescu Viorel
Confrunta ţ i datele din acestea cu cele din eviden ţ a contabil ă X Tomescu Viorel Verifica ţ i dacă s-au calculat dobânzi şi penalit ăţ i şi au fost înscrise la masacredal ă
X Tomescu Viorel
Obiectivul 6. I nvestir ea hot ărârilor judec ătore şti şi soli citarea punerii lor în apli care de c ătre organul de executare
Verifica ţ i toate hot ărârile definitive X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă acestea au fost investite cu formul ă executorie X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă investirea s-a realizat în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i toate biletele la ordin primite X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă acestea au fost investite cu formula executorie în cazul
debitelor neachitate X
Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă investirea s-a facut în termen X Stanescu Ioana
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 29/233
Constantin I a ţ co
29
Verifica ţ i dacă s-a solicitat la executorii judecătore şti executarea silit ă adebitorilor
X Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă aceasta solicitare este f ăcut ă în termen X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă s-a st ăruit pe lâng ă executori în vederea întocmirii la termena actelor procedurale
X Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă s-a urmărit ca executorii să sechestreze şi să valorifice
bunurile debitorilor X
Stanescu Ioana
Verifica ţ i dacă distribu ţ iile de pre ţ sunt corecte X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă exist ă contesta ţ ii la executare X Stanescu IoanaVerifica ţ i dacă s-au sus ţ inut corect interesele societ ăţ ii referitor la contesta ţ ii X Stanescu Ioana
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE ALRISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Nivelul de apreciere al ri scului (N i ) Factori de risc
(F i )
Ponderea
factori lor de risc (P i ) N 1 N 2 N 3
Aprecierea controlului intern –F 1
P1 –50% Exist ă proceduri şi se
aplică
Exist ă proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică
Nu exist ă proceduri
Aprecierea cantitativ ă - F 2
P2 –30% Impact financiar
scazut Impact financiar normal
Impact financiar ridicat
Aprecierea calitativ ă –F 3 P3 –20% Vulnerabilitate mică Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate
mare
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 30/233
Audit financiar –Caiet de seminar
30
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI DE APRECIERE AL RISCULUI PE FACTORI DE RISC ŞIDETERMINAREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
O biect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive P1
50%F 1
P2 30%F 2
P3 20%F 3
Punctaj total
1. Utilizarea tuturor
căilor de atac
Neutilizarea tuturor căilor
de atac atunci când hot ărârile sunt defavorabile
2 3 2 2,30
2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ăriilogice a faptelor şi sus ţ inerea acestora
3 2 2 2,50
3. Formularea întermen a ac ţ iunilor îninstan ţă
Întârzieri în recuperareadebitelor 2 2 1 1,80
4. Formularea întermen a apelului
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a apelului
2 2 2 2,00
5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei
Emiterea de hot ărârinefavorabile datorit ănecunoa şterii în totalitatede către instan ţ a aadevărului
2 1 2 1,70
6. Formulareaclauzelor contractuale
Imposibilitatea solicit ăriiîn instan ţă a unor dobânzi, penalit ăţ i etc.deoarece nu sunt prevă zute în contract
2 1 1 1,50
1. Cauzele care au
determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor formulate
7. Formularea în
termen a recursului
Pierderea ac ţ iunii ca
urmare a neformul ării întermen a recursului 3 2 3 2,70
8. Prezentarea la şedintele de judecat ă învederea sus ţ ineriicauzei
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ării lainstan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei
3 2 3 2,70
9. Formulareacontesta ţ iilor laexecutare
Nesolicitarea suspend ăriiexecut ării silite în cazul creditorilor care nu aurespectat procedurile deexecutare
2 1 1 1,50
2. Reprezentareaentitatii îninstan ţ ele de judecat ă
10. Formularea întermen a ac ţ iunilor
Prescrierea dreptului de aac ţ iona în instan ţă
2 3 2 2,30
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 31/233
Constantin I a ţ co
31
Obiect ive Obiect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive P1
50%F 1
P2 30%F 2
P3 20%F 3
Punctaj total
11.Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării
Neluarea mă surilor devalorificare şi executare ahot ărârilor judecătore şti
2 2 3 2,20
12. Formulareaîntâmpinărilor laactiunile ini ţ iate
Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare 3 2 2 2,50
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Admiterea par ţ ial ă a unor capete de acuzare cu toatecă nu exist ă justificarealor
1 2 1 1,30
14. Conducerea Registrului decoresponden ţă
Coresponden ţ a să nu fieînregistrat ă 3 2 2 2,50
15. Completarea cutoate documentele adosarelor
Dosare de instan ţăincomplete 2 1 2 1,70
16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie
Necunoa şterea termenelor de judecat ă
2 2 3 2,20
17. Constituireadosarelor de instan ţă
Inexisten ţ a tuturor documentelor privind cauza
2 2 2 2,00
18. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării
Neefectuarea în termen alucr ărilor 2 3 2 2,30
3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte
19. Eviden ţ a dosarelor finalizate
Nevalorificareahot ărârilor ob ţ inute şidefinitive
2 2 3 2,20
20. Intocmirea
lucr ărilor şirapoartelor
Neîntocmirea lucr ărilor şi
rapoartelor sauîntocmirea incomplet ă aacestora
2 3 2 2,30
4. Intocmirea
. lucr ărilor de sinteză şi arapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea
documentelor interne Avizarea unor documentecare nu îndeplinesccadrul legal
2 2 3 2,20
22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili
Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor derecuperare a debitelor
3 2 2 2,50
23. Înscrierea la masacredal ă cu toatedebitele
Înscrierea la masacredal ă cu debite mai micidecât cele reale de
recuperat
2 2 3 2,20
5. Solicitareadeclan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor
24. Formulareacontesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile
Acceptarea unor solu ţ iinelegale ale instan ţ elor sau debitorilor
2 2 1 1,80
25. Investirea în termena hot ărârilor executabile
Neluarea mă surilor derecuperare a crean ţ elor 3 2 3 2,70
26. Formulareaeventualelor contesta ţ iila executare
Necombaterea cu toateelementele a contesta ţ iilor la executare introduse dedebitori
2 2 1 1,80
6. Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare
27. Solicitareaexecut ării silite a
debitorilor
Neluarea mă surilor dererecuperare a debitelor 2 2 3 2,20
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 32/233
Audit financiar –Caiet de seminar
32
O biect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive P1
50%F 1
P2 30%F 2
P3 20%F 3
Punctaj total
28. Investirea întermen a biletelor laordin
Imposibilitateavalorificării biletelor laordin ca urmare a
depăşirii termenului
2 3 2 2,30
29. St ăruin ţ a înefectuarea în termen aexecut ărilor
Intârzieri în recuperareadebitelor 1 2 1 1,30
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
CLASAREA OPERAŢIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obiective Obiecte auditabi le Punctaj total Clasare Observa ţ i i
1. Utilizarea tuturor căilor de atac 2,30 Mare2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru
solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
2,50 Mare
3. Formularea în termen aac ţ iunilor în instan ţă
1,80 Mic Nu
4. Formularea în termen aapelului
2,00 Mediu
5. Prezentarea tuturor documentelor în sus ţ inerea cauzei
1,70 Mic Nu
6. Formularea clauzelor contractuale
1,50 Mic Nu
1. Cauzele care audeterminat respingerea în
instan ţă a ac ţ iunilor formulate
7. Formularea în termen arecursului
2,70 Mare
8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ inerii
cauzei
2,70 Mare
9. Formularea contesta ţ iilor laexecutare
1,50 Mic Nu
10. Formularea în termen aac ţ iunilor
2,30 Mare
11.Transmiterea hot ărârilor definitive în vederea valorificării
2,20 Mediu
12. Formularea întâmpinărilor laactiunile ini ţ iate
2,50 Mare
2. Reprezentareaentitatii în
instan ţ ele de judecat ă
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
1,30 Mic Nu
14. Conducerea Registrului decoresponden ţă
2,50 Mare3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte
15. Completarea cu toatedocumentele a dosarelor
1,70 Mic Nu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 33/233
Constantin I a ţ co
33
Obiective Obiecte auditabi le Punctaj total Clasare Obser va ţ i i
16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie 2,20 Mediu17. Constituirea dosarelor deinstan ţă
2,00 Mediu
18. Repartizarea coresponden ţ eiîn vederea solu ţ ionării
2,30 Mare
19. Eviden ţ a dosarelor finalizate2,20 Mediu
20. Întocmirea lucr ărilor şirapoartelor
2,30 Mare4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne
2,20 Mediu
22. Solicitarea falimentului încazul debitorilor care sunt insolvabili
2,50 Mare
23. Înscrierea la masa credal ă cutoate debitele
2,20 Mediu
5. Solicitareadeclan şării falimentului în
vederea recuper ăriidebitelor
24. Formularea contesta ţ iilor ladeciziile nefavorabile
1,80 Mic Nu
25. Investirea în termen ahot ărârilor executabile
2,70 Mare
26. Formularea eventualelor contesta ţ ii la executare
1,80 Mic Nu
27. Solicitarea execut ării silite adebitorilor
2,20 Mediu
28. Investirea în termen abiletelor la ordin
2,30 Mare
6. Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare
29. St ăruin ţ a în efectuarea întermen a execut ărilor 1,30 Mic Nu
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005
Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obiect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin ţ e
G r a d d e
î n c r e d e r e
Obs.
1. Cauzele careau determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor
formulate
1. Utilizarea tuturor căilor de atac
Neutilizarea tuturor căilor de atac atunci când hot ărârile sunt defavorabile
S Scă zut 1
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 34/233
Audit financiar –Caiet de seminar
34
O biect ive Obiect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin ţ e
G r a d d e
î n c r e d e r e
Obs.
2. St ăruin ţ a în
sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
Pierderea ac ţ iunii ca
urmare a neprezent ăriilogice a faptelor şi sus ţ inerea acestora
S Scă zut 2
4. Formularea întermen a apelului
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a apelului
S Scă zut 3
7. Formularea întermen a recursului
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neformul ării întermen a recursului
S Scă zut 4
8. Prezentarea la şedintele de judecat ă în
vederea sus ţ ineriicauzei
Pierderea ac ţ iunii caurmare a neprezent ării la
instan ţă în vederea sus ţ inerii cauzei
S Scă zut 5
10. Formularea întermen a ac ţ iunilor
Prescrierea dreptului de aac ţ iona în instan ţă
S Scă zut 6
11.Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării
Neluarea mă surilor devalorificare şi executare ahot ărârilor judecătore şti
S Scă zut 7
2.Reprezentareaentitatii în
instan ţ ele de judecat ă
12. Formulareaîntâmpinărilor laactiunile ini ţ iate
Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare
S Scă zut 8
14. Conducerea
Registrului decoresponden ţă
Coresponden ţ a să nu fie
înregistrat ă S Scă zut 9
16. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie
Necunoa şterea termenelor de judecat ă
S Scă zut 10
17. Constituireadosarelor de instan ţă
Inexisten ţ a tuturor documentelor privind cauza
S Scă zut 11
18. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării
Neefectuarea în termen alucr ărilor S Scă zut 12
3. Conducerea
eviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte
19. Eviden ţ a dosarelor finalizate
Nevalorificareahot ărârilor ob ţ inute şidefinitive
S Scă zut 13
20. Întocmirealucr ărilor şi rapoartelor
Neîntocmirea lucr ărilor şirapoartelor sauîntocmirea incomplet ă aacestora
S Scă zut 14
4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi arapoartelor privind activita-tea proprie
21. Avizareadocumentelor interne
Avizarea unor documentecare nu îndeplinesc cadrul legal
S Scă zut 15
22. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili
Neaplicarea tuturor modalit ăţ ilor derecuperare a debitelor
S Scă zut 16
5. Solicitareadeclan şării falimentului învederearecuper ării
debitelor
23. Înscrierea la masa
credal ă cu toatedebitele
Înscrierea la masa credal ă
cu debite mai mici decât cele reale de recuperat
S Scă zut 17
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 35/233
Constantin I a ţ co
35
Obiect ive O biect e au di tabi le Riscu r i sem nif icat ive T /S Con secin ţ e
G r a d d e
î n c r e d e r e
Obs.
25. Investirea în termen
a hot ărârilor executabile
Neluarea mă surilor de
recuperare a crean ţ elor S Scă zut 18
27. Solicitareaexecut ării silite adebitorilor
Neluarea mă surilor dererecuperare a debitelor S Scă zut 19
6. Investirea
hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor înaplicare de cătreorganul deexecutare
28. Investirea întermen a biletelor laordin
Imposibilitateavalorificării biletelor laordin ca urmare adepăşirii termenului
S Scă zut 20
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obiective Obiecte auditabi le selectate Paragraful
corespunzator din
RAI 1. Utilizarea tuturor căilor de atac 1.1.2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumenteesen ţ iale pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
1.2.1.2.1.1.2.2.
3. Formularea în termen a apelului 1.3.1.3.1.
1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate
4. Formularea în termen a recursului 1.4.5. Prezentarea la şedintele de judecat ă în vederea sus ţ inerii cauzei
2.1.2.1.1.
6. Formularea în termen a ac ţ iunilor 2.2.2.2.1.
7.Transmiterea hot ărârilor definitive în vedereavalorificării 2.3.
2. Reprezentarea entit ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă
8. Formularea întâmpinărilor la actiunile ini ţ iate 2.4.2.4.1.
9. Conducerea Registrului de coresponden ţă 3.1.3.1.1.
10. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie 3.2.11. Constituirea dosarelor de instan ţă 3.312. Repartizarea coresponden ţ ei în vederea solu ţ ionării
3.4.
3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte
13. Eviden ţ a dosarelor finalizate 3.5.14. Întocmirea lucr ărilor şi rapoartelor 4.1.4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză
şi a rapoartelor privind activitatea
proprie 15. Avizarea documentelor interne 4.2.4.2.1.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 36/233
Audit financiar –Caiet de seminar
36
Obiective Obiecte auditabi le selectate Paragraful
corespunzator din RAI
16. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care sunt insolvabili 5.1.
5. Solicitarea declan şării falimentului în vederea recuper ăriidebitelor 17. Înscrierea la masa credal ă cu toate debitele 5.2.
5.2.1.18. Investirea în termen a hot ărârilor executabile 6.1.
6.1.1.19. Solicitarea execut ării silite a debitorilor 6.2.
6.2.1.
6. Investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare de organul deexecutare
20. Investirea în termen a biletelor la ordin 6.3.
Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004 -30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 20.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 21.07.2005
Obiectivele auditului
Activit ăţ il e programate Durata (h)
Persoanele impl icate Locul desf ăşur ăr i i
Tema general ă: Activitatea juridică 386
841. Tipărirea şi procesareaOrdinului de serviciu
Ş ef serviciu SAI
2. Tiparirea şi procesarea Declara ţ iei deindependen ţă
2 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
3. Preg ătirea şitransmiterea Notificării privind declan şareamisiunii de audit interncătre păr ţ ile interesate
2 Tomescu Viorel Sef serviciu
SAI
4. Colectarea şi prelucrarea informa ţ iilor
16 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI AUDITAT
5. Întocmirea Listeicentralizatoare a obiectelor auditabile
16 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
6. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe
16 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
7. Întocmirea Programuluide audit intern
8 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
I. Preg ătireamisiunii de audit
8. Întocmirea Notei şi a
Programului preliminar al interven ţ iei la fa ţ a locului
8 Tomescu Viorel
St ănescu Ioana
SAI
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 37/233
Constantin I a ţ co
37
Obiectivele auditului
Activit ăţ il e programate Durata
(h ) Persoanele impl icate
Locul desf ăşur ăr i i
9. Ob ţ inerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor,
„Tabelul - Puncte tari şi puncte slabe“ şi Programul interven ţ iei la fa ţ a locului.
4 Tomescu Viorel St ănescu IoanaSef serviciu
SAI
10. Planificarea şiorganizarea Ş edin ţ ei dedeschidere cu Serviciul Contabilitate
8 Tomescu Viorel St ănescu IoanaSef serviciu
SAI şi AUDITAT
11. Redactarea Minutei şedin ţ ei de deschidere.Ob ţ inerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru
desf ăşurarea activit ăţ ii deaudit.
4 Tomescu Viorel Ş ef serviciuColectare Creante
AUDITAT
II. Interven ţ ia la fa ţ a locului 386
1.1 Efectuarea test ărilor 24 Tomescu Viorel AUDITAT 1.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu
4 Tomescu Viorel Ş ef serviciu
SAI
1.3 Elaborare FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI 1.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
Obiectivul nr. 1.Cauzele care audeterminat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor formulate 1.5 Revizuirea
documentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
6 Tomescu Viorel AUDITAT
2.1 Efectuarea test ărilor 26 Tomescu Viorel AUDITAT 2.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu
4 Tomescu Viorel Sef serviciu
SAI
2.3 Elaborarea FIAP -urilor
8 Tomescu Viorel SAI
2.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
Obiectivul nr. 2. Reprezentareaentit ăţ ii îninstan ţ ele de judecat ă
2.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
6 Tomescu Viorel AUDITAT
3.1 Efectuarea test ărilor 36 St ănescu Ioana AUDITAT 3.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu
4 St ănescu IoanaSef serviciu
SAI
3.3 Elaborarea F.I.A.P. -
urilor
8 St ănescu Ioana SAI
Obiectivul nr.3.Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este parte
3.4 Colectarea dovezilor 8 St ănescu Ioana AUDITAT
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 38/233
Audit financiar –Caiet de seminar
38
Obiectivele auditului
Activit ăţ il e programate Durata
(h) Persoanele impl icate
Locul desf ăşur ăr i i
3.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şi
întocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
6 St ănescu Ioana AUDITAT
Obiectivul nr. 4. Întocmirealucr ărilor de sinteză şi arapoartelor privind activitatea proprie
4.1 Efectuarea test ărilor 4.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu4.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al
con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
36 4
8
86
St ănescu IoanaSt ănescu IoanaSef serviciuSt ănescu Ioana
St ănescu IoanaSt ănescu Ioana
AUDITAT SAI
SAI
AUDITAT AUDITAT
Obiectivul nr. 5.Solicitareadeclan şării falimentului învederea recuper ăriidebitelor
5.1 Efectuarea test ărilor 5.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu5.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuireadocumentelor de lucru din
punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
36 4
8
86
Tomescu Viorel Tomescu Viorel Sef serviciu
Tomescu Viorel
Tomescu Viorel Tomescu Viorel
AUDITAT SAI
SAI
AUDITAT AUDITAT
6.1 Efectuarea test ărilor 6.2 Discutareaconstat ărilor cu şeful de serviciu6.3 Elaborarea F.I.A.P. -urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuireadocumentelor de lucru din punct de vedere al con ţ inutului şi al formei şiîntocmirea Noteicentralizatoare adocumentelor de lucru
424
8
86
St ănescu IoanaSt ănescu IoanaSef serviciu
St ănescu Ioana
St ănescu IoanaSt ănescu Ioana
AUDITAT SAI
SAI
AUDITAT AUDITAT
Obiectivul nr. 6. Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea puneriilor în aplicare decătre organul deexecutare
12. Planificarea şiorganizarea Ş edin ţ ei deînchidere
8 Tomescu Viorel Sef serviciu
AUDITAT
13. Discutareaconstat ărilor cu Oficiul Juridic
8 Tomescu Viorel St ănescu IoanaSef serviciu
AUDITAT
14. Concluzii 4 Ş ef serviciuTomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 39/233
Constantin I a ţ co
39
Obiectivele auditului
Activit ăţ il e programate Durata
(h ) Persoanele impl icate
Locul desf ăşur ăr i i
III. Raportul deaudit intern
82
15. Redactarea proiectuluide Raport de audit intern
24 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
16. Revizuirea Raportuluide audit intern
8 Sef serviciuTomescu Viorel
SAI
17. Ob ţ inerea proiectuluide Raport de audit internaprobat de conducere
8 Tomescu Viorel SAI
18. Transmiterea proiectului de Raport deaudit intern la auditat şi solicitarea de r ă spuns în 15 zile
2 Sef serviciuTomescu Viorel
SAI
19. Planificarea şiorganizarea Reuniunii deconciliere, dacă este cazul
8 Tomescu Viorel St ănescu IoanaSef serviciu
AUDITAT
20. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor re ţ inute din punct de vedereal auditatului
8 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
21. Finalizarea Raportu-luide audit intern
8 Tomescu Viorel St ănescu Ioana
SAI
22. Ob ţ inerea Raportuluide audit intern aprobat deconducerea institu ţ iei
8 Tomescu Viorel SAI
23. Transmiterearecomand ărilor aprobatecătre auditat
8 Tomescu Viorel
- IV. Urmărirearecomand ărilor Ini ţ ierea procesului deurmărire
Tomescu Viorel
Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit intern
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENŢIILOR LA FAŢA LOCULUI
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic
Perioada auditată: 01.03.2004 – 30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/St ănescu Ioana Data: 17.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2005
Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le T ipu l test ăr ii Locul
test ăr ii Durata test ăr ii
Nu m ăr list ă de
verificare
Nu m ăr test Auditori
1. Formularea întermen a recursului2. St ăruin ţ a în
sus ţ inerea unor argumente esen ţ iale
pentru solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
1. Cauzele careau determinat respingerea îninstan ţă aac ţ iunilor
formulate
3. Utilizarea tuturor căilor de atac
• Verificarea procedurilor • Examinarea întocmiriirecursurilor • Analiza întâmpinărilor • Examinarea cauzelor
formulatei şi adocumentelor
justificative
Structuraauditat ă
50
LV1 T1
TomescuViorel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 40/233
Audit financiar –Caiet de seminar
40
Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le T ipu l test ăr ii Locul
test ăr ii Durata test ăr ii
Nu m ăr list ă de
verificare
Nu m ăr test Auditori
4. Formularea întermen a apelului
• Examinareahot ărârilor şi formulareaapelurilor
5. Prezentarea la şedin ţ ele de judecat ă învederea sus ţ ineriicauzei6. Formulareaîntâmpinărilor laac ţ iunile ini ţ iate7. Formularea întermen a ac ţ iunilor
2.Reprezentareaentit ăţ ii îninstan ţ ele de
judecat ă
8. Transmitereahot ărârilor definitive învederea valorificării
• Verificarea existen ţ ei şicalit ăţ ii procedurilor • Analiza argumentelor de sus ţ inere a cauzei• Verificarea dosarelor de instan ţă• Analiza mă surilor
propuse pentru apărare şi sus ţ inerea cauzei îninstan ţă
Structuraauditat ă
52
LV2
St ănescu Ioana
9. Conducerea Registrului decoresponden ţă10. Repartizareacoresponden ţ ei învederea solu ţ ionării11. Eviden ţ a ac ţ iunilor în justi ţ ie12. Eviden ţ a dosarelor
finalizate
3. Conducereaeviden ţ elor cauzelor la careentitatea este
parte
13. Constituireadosarelor de instan ţă
• Verificarea existen ţ ei şicon ţ inutului procedurilor • Examinareaînregistr ării totale adocumentelor • Verificarea existen ţ eiregistrelor şi conducereaacestora• Analiza modului deînregistrare a dosarelor
Structuraauditat ă 62
LV3 T3 TomescuViorel
14. Întocmirealucr ărilor şi rapoartelor
4. Întocmirealucr ărilor de
sinteză şi arapoartelor
privind activita-tea proprie
15. Avizareadocumentelor interne
• Analiza existen ţ ei şicunoa şterii procedurilor • Urmărirea formalizării
şi comunicăriidocumentelor • Verificarea realit ăţ iidocumentelor
Structuraauditat ă 62
LV4 T4 St ănescu Ioana
16. Solicitarea falimentului în cazul debitorilor care nu pot
fi executa ţ i
5. Solicitareadeclan şării
falimentului învederearecuper ăriidebitelor
17. Înscrierea la masacredal ă cu toatedebitele
• Analiza procedurilor • Examinarea debitelor
şi a documentelor justificative• Examinareaeviden ţ elor contabile• Analiza ac ţ iunii derecuperare a debitelor
Structuraauditat ă 62
LV5 T5 TomescuViorel
18. Investirea în termena hot ărârilor executabile
19.Investirea în termena biletelor la ordin
6. Investireahot ărârilor
judecătore şti şi solicitarea
punerii lor înaplicare decătre organul de executare
20. Solicitareaexecut ării silite adebitorilor
• Examinarea procedurilor şi acuprinderii lor • Studierea modului de
recuperare a debitelor şirespectarea cadruluilegal • Analiza activit ăţ iiexecutorilor
judecătore şti
Structuraauditat ă 68 LV6 T6
St ănescu Ioana
Notă: Precizez ca în practica se impune un grad mult mai mare de detaliere al test ărilor care se vor efectua de către
auditorii interni în etapa de I nterven ţ i e l a fa ţ a locului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 41/233
Constantin I a ţ co
41
Procedura PO7: Şedinţa de deschidere
D.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Nicolae/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005
A. L ista participan ţ ilor :
Numele Funcţia Direcţia/
ServiciulNr.
telefon E-mail Semnătura
Cristescu Gabriel Auditor SAI
Tomescu Nicolae Auditor SAI
Stănescu Ioana Auditor SAI
Popescu Ion Şef serviciu Oficiul Juridic
Diaconescu Ion Inspector Oficiul Juridic
Voinescu Georgeta Inspector Oficiul Juridic
Vasilescu George Inspector Oficiul Juridic
B. Stenograma şedin ţ ei
În cadrul şedin ţ ei de deschidere s-a procedat la:- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea func ţ iei de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale ale audituluiintern, semnifica ţ ia auditului intern;
- Prezentarea Programului interven ţ iei la fa ţ a locului, obiectivele auditabile care se inten ţ ionează a firealizate, după analizele de risc efectuate. A fost cerut ă părerea audita ţ ilor cu privire la aceste obiective,unde s-au f ăcut remarci că acestea în general reprezint ă zone cu risc, dar s-au f ăcut şi unele comentarii cu privire la complexitatea activit ăţ ii Oficiului Juridic şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragereaunor speciali şti;- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colect ării informa ţ iilor, efectuării deteste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;- Stabilirea condi ţ iilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit
(spa ţ iu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedin ţ e intermediare în cursul auditului, informarea sistematică asupra constat ărilor.- Stabilirea Reuniunii de închidere, inclusiv a participan ţ ilor;- Stabilirea modalit ăţ ii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomand ările formulate, ca urmare a eventualelor disfunc ţ ionalit ăţ i constatate, vor fi discutate şi analizatecu structura auditat ă , inclusiv calendarul implement ării şi persoanele r ă spunzătoare cu implementarearecomand ărilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 42/233
Audit financiar –Caiet de seminar
42
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditata: 01.06.2004 - 30.11.2005Intocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectivul 1 Cauzele care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor formulate
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observaţii
1.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 1.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri aactivitatilor de formulare în instanţă a acţiunilor
a) aprobarea de catre persoanele competente; - - b) stabilirea modelelor de acţiuni de formulat în instanţă; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizareaobiectivului;
- -
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor deacţiuni;
- -
e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor; - -h) stabilirea responsabilitatilor formulare a actiunilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a acţiunilor formulate;
- -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în puntele cheieale activităţii juridice;
- -
1.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;
- -
1.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurilede lucru;
- -
1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;
- -
1.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;
- -
- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfunctionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -
1.5 Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate în instanţă X Test nr.1
- stabilirea listei acţiunilor respinse X- întocmirea recursului X- formularea în termen a recursului X- cuprinderea tuturor exceptiilor în recurs X- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii X- stăruirea în susţinerea intereselor X- formularea în scris a concluziilor X- formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctelede vedere
X
- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate însusţinerea cauzei
X
- utilizarea tuturor căilor de atac la acţiunile firmulate X- formularea apelului pentru actiunile pierdute în primainstanţă
X
- formularea în termen a apelului X
Foaie de lucru
Interviu
Notă de relaţii
FIAP 1.1
FIAP 1.2
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 43/233
Constantin I a ţ co
43
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observaţii
- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor XFIAP 1.3
1.6 Analiza modalităţilor de arhivare
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
TEST NR. 1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectul testul ui Cauzele care au determinat respingerea în instanţă a acţiunilor formulate.
Obiectivele testului Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate în instanţă care au fost respinse.
Descrierea testului Populaţia supusă eşantionării o reprezintă Lista ac ţ iunilor respinse în instan ţă, în 2004, respectiv 76 acţiuni.Eşantionul va fi de 10% din totalul populaţiei şi a fost constituit pe baza Foii de lucru nr. 1.Testarea a constat în verificarea modului cum au fost sustinute acţiunile în instanţă şi dacă au fost formulatecomplet şi corect, examinandu-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.1. poz. 1.5, şianume:
- stabilirea listei acţiunilor respinse;- întocmirea recursului;- formularea în termen a recursului;- cuprinderea tuturor excepţiilor in recurs;- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii;- stăruirea în susţinerea intereselor;- formularea în scris a concluziilor;- formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctele de vedere;- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate în susţinerea cauzei;- utilizarea tuturor căilor de atac la acţiunile firmulate;- formularea apelului pentru acţiunile pierdute în prima instanţă;- formularea în termen a apelului;
- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor.
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 1 privind Analiza modului de sus ţ inere aac ţ iunilor în instan ţă, care conţine pe orizontală elementele eşantionului, iar pe verticală elementele testate.
Constat ăr i Din verificarea efectuată s-au constatat mai multe nereguli şi anume: La susţinerea în instanţă a acţiunilor, nu au fost combătute toate capetele de acuzare, de exemplu, la
Dosarul nr. 345/2005 judecătoria a pronunţat o hotărâre prin care pe lângă amenda contravenţională amai dispus şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi stabilite nelegal nu erau prevăzute în nici un actnormativ, iar consilierul care a avut în sarcină cauza nu a contestat aceste dobânzi, formulând acţiuneadoar pentru amenda contravenţională.
Apelul a fost formulat cu întârziere în termen de respectiv 16 zile în loc de 15 zile de la primireahotărârii, tot la dosarul nr. 345/2005, cauza fiind respinsă de instanţă.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 44/233
Audit financiar –Caiet de seminar
44
La o acţiune formulată de un salariat asupra unei decizii de imputare, caz în care compartimentul juridicnu a depus la instanţă acest document, judecătoria a solicitat prin două citaţii să se depună spre exempluîntâmpinare în instanţă la dosarul nr.390/2005, astfel judecătoria a admis recursul pârâtului şi a anulatdecizia de imputare.
La anumite dosare nu s-a insistat în instanţă pentru susţinerea intereselor entităţii pe care o reprezintă, prin formularea detaliată a concluziilor, depunerea de documente justificative la cazuri în care instanţa a
pronunţat o hotărâre defavorabilă entităţii.
Concluzii Pe baza testului efectuat s-a constatat respingerea unor acţiuni în instanţă datorită nesusţinerii temeinice
a acestora, neformulării la obiect a acţiunilor, necombaterea tuturor capetelor de acuzare şi/sau a neformulăriiîn termen a apelurilor.
Concomitet pentru aceste probleme s-a solicitat şi Interviul nr.1 domnului Ionescu Adrian, şeful compartimentului juridic şi Nota de rela ţ ii nr.1 adresat ă domnului Rotaru Vasile, consilier juridic.
Pe baza acestor testări se va elabora FIAP-ul nr.1.
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 1
Obiectivul: Analiza cauzelor care au determinat respingerea în instanta a ac ţiunilor formulateConstituirea eşantionului în vederea testării s-a realizat prin parcurgerea următorilor paşi: documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în instan ţă; populaţia este reprezentată de numărul total al acţiunilor aflate pe rolul instanţei, respectiv 76 de
acţiuni; eşantionul va fi de 10%, respectiv 76 x 10% = 7,6 = 8 ac ţiuni ; pasul de selecţie va fi 76 : 8 = 9 ; eşantionul a fost format începând cu primul dosar pe 2005, respectiv dosarul 345 şi prin aplicarea
pasului de selecţie, stabilit mai sus, rezultând următoarea structur ă: 345, 354, 363, 372, 381, 390,
399, 408; eşantionul constituit va fi verificat în totalitate; verificarea se va realiza prin diverse testări.
Auditor intern, Data:În prezenţa,
LISTA DE CONTROL NR. 1privind Analiza modului de susţinere a acţiunilor în instanţă
Elementeleeşantionului
Elementeletestate
Dosarulnr.
345/2005
Dosarulnr.
354/2005
Dosarulnr.
363/2005
Dosarulnr.
372/2005
Dosarulnr.
381/2005
Dosarulnr.
390/2005
Dosarulnr.
399/2005
Dosarulnr.
408/2005
Stabilirea listei acţiunilor respinse
X X X X X X X X
Întocmirea recursului X X X X X X X XFormularea în termen arecursului
X X X X X X X X
Cuprinderea tuturor excepţiilor în recurs
X X X X X X X X
Cuprinderea tuturor aspectelor în formulareaacţiunii
X X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 45/233
Constantin I a ţ co
45
Stăruinţa în susţinereaintereselor
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X
Formularea în scris aconcluziilor
X X X X X X X X
Formularea la obiect şicombaterea tuturor capetelor de acuzare
FIAP X FIAP X X FIAP X FIAP
Reţinerea de către instanţă atuturor aspectelor formulateîn susţinerea cauzei
X X X X X X X X
Utilizarea tuturor căilor deatac la acţiunile formulate
X X X X X X X X
Formularea apelului pentruacţiunile pierdute în primainstanţă
X X X X X X X X
Formularea în termen aapelului
FIAP X X FIAP X X FIAP X
Însoţirea apelului desusţinerea în scris amenţiunilor
X X X X X X X X
Data:Auditor intern,Tomescu Viorel
Entitatea: DGFP a Judeţului X
INTERVIU NR. 1privind verificarea cauzelor care au determinatrespingerea în instanţă a acţiunilor formulate
adresat d-lui Ionescu Adrian, şefului compartimentului juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Nr.crt.
Întrebări DA NU Observaţii
1 Există registru de evidenţă a acţiunilor formulate în instanţă? X2 Există persoana responsabilizată cu completarea registrului? X Nota de relaţii
adresată unui consilier juridic
3 Evidenţa recursurilor este ţinută separat la nivelulcompartimentului? X
4 În cazul recursurilor există o verificare a conţinutului acestorarealizată de către şeful de serviciu?
X
5 La acţiunile formulate în instanţă există concluzii scrise lafiecare termen?
X
6 La toate acţiunile formulate de pârîţi s-a formulat şi depusîntâmpinări?
X FIAP
7 Cocluziile formulate cuprind toate capetele de acuzare? X Nota de relaţii,adresată unui consilier
juridic8 Pentru acţiunile pierdute în prima instanţă, dosarul este
preluat apoi de şeful compartimentului în vederea aplicării
căii de atac următoare?
X
9 Apelurile au fost formulate în toate cazurile în termen? X FIAP
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 46/233
Audit financiar –Caiet de seminar
46
10 Concluziile scrise sunt însoţite de documente justificative? X Nota de relaţii,adresată unui consilier
juridic11 S-a urmărit ca instanţa să reţină toate stăruinţele şi concluziile
formulate? Nota de relaţii,adresată unui consilier
juridic
12 Concluziile formulate sunt explicite şi detaliate în toatecazurile? X FIAP
13 Mai aveţi ceva de adăugat X
Auditor intern, Data:Şeful compartimentului juridic, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
NOTA DE RELAŢIIprivind susţinerea în instanţă acţiunilor formulate
adresată domnului Rotaru Vasile – consilier juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Înt rebarea 1 : Precizaţi dacă există proceduri scrise şi formalizate privind formularea acţiunilor în instanţă.R ăspuns 1 : Da.
Înt rebarea 2 : Precizaţi dacă această procedur ă v-a fost adusă la cunoştinţă.R ăspuns 2 : Da, şi am semnat procesul verbal.
Înt rebarea 3 : Cum explicaţi nesusţinerea în instanţă a acţiunii în dosarul nr.390, respectiv instanţa a solicitatde două ori depunerea de întâmpinări la recursul formulat de pârât, ceea ce nu s-a f ăcut şi aceasta a dus laadmiterea recursului formulat de pârît.Raspuns 3 : În aceste cazuri am considerat că concluziile verbale prezentate la termenele de judecată au fostcomplete şi suficiente pentru instanţă.
Înt rebarea 4 : În cazul dosarelor 345, 363, 390 şi 408 pe anul 2004 s-a constatat că acţiunea în instanţă a fostformulată, f ăr ă combaterea tuturor capetelor de acuzare, f ăr ă explicarea detaliilor şi depunerea documentelor
justificative şi f ăr ă formulări la obiect, ceea ce a dus la pierderea acestora. Cum explicaţi aceasta?R ăspuns 4 : În acele cazuri acţiunile erau simple şi am crezut că instanţa pronunţă o hotărâre favorabilă avândîn vedere că adevărul era în totalitate de partea noastr ă.
Înt rebarea 5 : Cum explicaţi că la un număr de trei acţiuni aflate pe rolul instanţei, respectiv dosarul nr. 345,372 şi 399, nu s-au formulat în termen apelul, astfel încât instanţa a admis acţiunea formulată de pârât?Raspuns 5 : În acea perioadă am fost în concediu medical şi am uitat să predau dosarele în cauză şi/saucitaţiile şefului de serviciu în vederea desemnări unei alte persoane.
Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:
Notă: Pentru r ă spunsurile de la întrebările nr. 3, 4 şi 5 se va elabora FIAP.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 47/233
Constantin I a ţ co
47
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a judetului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Susţinerea ineficientă a intereselor entităţii în instanţă.
Constatare Consilierii juridici nu au insistat în vederea susţinerii probelor în instanţă; astfel nu au fost depuse
întâmpinari care să cuprindă excepţiile de la procedur ă, explicarea detaliilor, formulari la obiect, r ăspunsul la
toate capetele de acuzare etc.Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societăţii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatată ca fiind pagubă în dauna societăţii, produsă de către acesta ca urmare aneglijenţei în serviciu, faptă constatată de organele cu atribuţiuni de control intern. Reclamantul a solicitatanularea acestui debit de către instanţă. Tribunalul a admis recursul în condiţiile în care societatea a fostanunţată prin două citaţii să depună întâmpinare la instanţă, privind cererea formulată de reclamant.
De asemenea, nu au fost susţinute interesele entităţii din aceleasi motive şi în dosarele nr. 345, 354,372, 381 pe anul 2005.
Cauze • Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate care să conţină activităţi de control şi
responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Inexistenţa unor proceduri de înlocuire a personalului care intr ă în concedii medicale sau de odihnă;
• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa sau nefuncţionarea unui sistem de control intern.
Consecin ţ a • Obţinerea unor hotărâri nefavorabile în instanţă, comparativ cu pertinenţa acţiunii introduse în
instanţă şi a documentelor justificative depuse;• Pierderea în instanţă a unor acţiuni, care implică recuperarea unor sume.
Recomandare • În toate cazurile în care acţiunile în instanţă necesită un plus de experienţă, acestea să fie susţinute
de şeful compartimentului juridic.• Concluziile scrise şi/sau întâmpinările să fie văzute şi vizate de şeful serviciului înainte de a fi
aprobate de conducere şi depuse la judecătorie.
• Elaborarea listei activităţilor şi aprecierea riscurilor specifice activitatii Serviciului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile pe nivele de execuţie.• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluarilor anuale cu
rezultatele acestor acţiuni.• Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu acţiunile pentru care s-a pledat
în instanţele judecătoreşti şi luarea măsurilor care se impun.• Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea
auditată.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Pentru conformitate, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 48/233
Audit financiar –Caiet de seminar
48
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.2
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Acţiunile în instanţă nu sunt susţinute prin depunerea concluziilor scrise şi a documentelor justificative
solicitate de aceasta.
Constatare
Acţiunile formulate în instanţă au fost f ăcute f ăr ă explicarea detaliilor şi depunerea documentelor justificative şi f ăr ă concluzii scrise. Spre exemplu în dosarele nr. 345, 363, 349 şi 408.
Cauza • Neconducerea unui Registru privind susţinerea acţiunilor în instanţă;• Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate care să conţină activităţi de control şi
responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa, în lipsa procedurilor, a unor evidenţe clare privind dosarele aflate pe rol şi nu s-au
urmărit soluţiile transmise de judecători.
Consecin ţ a • Respingerea unor hotărâri care dacă erau susţinute temeinic nu puteau fi pierdute existând
argumente;• Plata unor daune către ter ţe persoane;• Pierderea posibilitatii recuper ării sumelor solicitate în instanţă.
Recomandare • Verificarea dosarelor de catre structura de control intern a societatii pe ultimii trei ani, iar rezultatele
sa fie comunicate si serviciului de audit intern in vederea analizarii ulterioare.• Elaborarea listei activităţilor şi aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabilului pentru aceasta.• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile pe nivele de execuţie şi coroborarea cu procedurile.• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluarilor anuale cu
rezultatele acestor acţiuni.• Realizarea unui studiu pentru a stabili necesităţile reale de personal.
• Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificărilor realizate şi a studiului efectuat pentruimplementarea recomandarilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 49/233
Constantin I a ţ co
49
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.3
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Intocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Declararea apelului cu întârziere de peste 10 zile de la data comunicării hotărârii de către judecătorie.
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instan ţele judecătoresti a acţiunilor formulate privind solutionarea căilor administrative de atac a rezultat că, în unele cazuri, apelul s-a facut cuîntârziere.
Ex. La dosarul nr.345/2004 judecătoria pronunţă o hotărâre prin care pe lângă amenda contravenţionalăaplicată societăţii, mai dispune şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi nu erau prevăzute în nici un actnormativ, iar juristul entităţii în afar ă de faptul că a depus cu întârziere de 6 zile faţă de termenul legal nici nule-a contestat, ci doar a combătut legalitatea acordarii sancţiunii.
De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut şi în dosarele nr. 372 şi 399 din 2004.
Cauza • În cadrul serviciului nu există un sistem de urmărire şi depunere în instanţă a întâmpinărilor la
acţiunile reclamanţilor;• Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate care să conţină activităţi de control şi
responsabilitate pe nivelele de execuţie;• Lipsa de experienţă a persoanelor care susţin cauzele entităţii în instanţele judecătoreşti;• Inexistenţa, în lipsa procedurilor, a unor evidenţe clare privind dosarele aflate pe rol şi nu s-au
urmărit soluţiile transmise de judecători.
Consecin ţ a • Respingerea actiunii şi obligarea entităţii la plata unor sume nedatorate.• Obţinerea unor hotărâri nefavorabile, faţă de pertinenţa actiunii introduse în instanţă şi a
documentelor justificative depuse.• Pierderea în instanţă a unor acţiuni, care implică recuperarea unor sume.• Obligarea entităţii la plata unor sume nejustificate.
Recomandare
• Elaborarea listei activităţilor şi atasarea riscurilor specifice activitatilor Serviciului juridic;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor de procedur ă;• Actualizarea fişelor de post cu responsabilităţile şi nivelele de execuţie;• Implicarea personalului în acţiuni de pregătire profesională şi influenţarea evaluărilor anuale cu
rezultatele acestor acţiuni;• Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu acţiunile pierdute de entitate în
instanţele judecătoreşti şi luarea măsurilor care se impun;• Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditată.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 50/233
Audit financiar –Caiet de seminar
50
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR.2
Obiectivul 2. Reprezentarea entităţii în instanţele de judecatăMisiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observaţii
2.1 Examinarea procedurilor privind reprezentarea în instanţă.2.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri amodului de reprezentare în instanţă şi susţinere a cauzelor a) aprobarea procedurilor de către persoanele competente; - -
b) precizarea modalităţilor de reprezentare în instanţă; - -c) stabilirea modalităţilor de susţinere în instanţă a cauzelor - -d) solicitarea motivaţiilor pentru care nu există la dosar toatedocumentele prevazute de procedur ă;
- -
e) cuprinderea modalitatilor de reconstituire a documentelor care lipsesc de la dosare;
- -
f) reconstituirea documentelor emise de judecatorie ; - -g) reconstituirea documentelor emise la nivelul societăţii ; - -
h) reconstituirea documentelor emise de pârât ; - -i) stabilirea responsabilităţilor de reconstituire; - -
j) stabilirea responsabilităţilor de verificare; - -2.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele
cheie ale procesului de reprezentare a societăţii în instanţă;
- -
2.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de primire, repartizare, înregistrare, ataşarela dosar a documentelor;
- -
2.1.4 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurile de lucru;
- -
2.1.5 Examinarea cunoaşterii procedurilor de cătreresponsabilii cu realizarea activităţilor;
- -
2.2 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;
- -
- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfunctionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -
2.3 Examinarea modului de reconstituire a documentelor lipsă ladosar;
- -
2.4 Verificarea modului de reprezentare şi susţinere a intereselor entităţii în faţa instanţelor de judecată:
X TEST NR. 2
a) existenţa dosarelor de instanţă b) existenţa citaţiilor emise de instanţă;c) respectarea termenelor fixate de prezentare la instanţă;d) existenţa delegaţiei de reprezentare în dosar;e) cunoaşterea dosarului de instanţă;f) prezentarea la instanţă la termenele stabilite ;g) susţinerea intereselor la fiecare termen;h) formarea şi depunerea concluziilor scrise;
i) detalierea completă a cauzelor în concluziile formulate; j) cuprinderea în concluzii a tuturor capetelor de acuzare;k) staruinţa în cuprinderea de către instanţă a tuturor
XXXX
X
X
XX
X
X
Foaie de lucru
Lista de control
Nota de relaţii
FIAP 2.1
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 51/233
Constantin I a ţ co
51
solicitărilor facute în cauza respectivă;l) formularea în termen a concluziilor;m) formularea acţiunii în termenul de prescripţie ;n) obţinerea hotărârilor definitive;o) valorificarea hotărârilor definitive.
XXX
XX
FIAP 2.2
FIAP 2.3
2.5 Verificarea măsurilor propuse în cazurile în care în urma
solicitării, compartimentele în cauză nu au transmisdocumentele solicitate de serviciul juridic în vedere formulăriiapăr ării şi susţinerii cauzei la instanţă;
- -
2.6 Examinarea efectuării verificărilor respectării termenelor deconstituire a dosarelor de instanţă;
- -
2.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -
Auditor intern, Data,Supervizat, Data,
Entitatea: DGFP a judeţului X
TEST NR. 2
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectul testul ui Reprezentarea entităţii în instanţele de judecată.
Obiectivele testului Analiza modului în care sunt susţinute în instanţă interesele societăţii.
Descrierea testului Populaţia totală o reprezintă acţiunile formulate în anul 2005, existente pe rolul instantei, in numar de
54 de actiuni.Esantionul va fi de 7% din totalul populatiei, determinat pe baza Foii de lucru nr. 2.Testarea a constat în verificarea modului de reprezentare şi susţinere a intereselor entităţii în faţa
instanţelor de judecată, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.2. pozitia2.4, şi anume:
a. existenţa dosarelor de instanţă; b. existenţa citaţiilor emise de instanţă;c. respectarea termenelor de prezentare la instanţă ;d. existenta delegaţiei de prezentare în dosar ;e. cunoaşterea dosarului de instanţă;f. prezentarea la instanţă la termenele stabilite ;g. susţinerea intereselor la fiecare termen;h. formularea şi depunerea concluziilor scrise;i. detalierea completă a cauzelor în concluziile prezentate;
j. cuprinderea în concluzii a tuturor capetelor de acuzarek. staruinţa în cuprinderea de către instanţă a tuturor concluziilor formulate;l. formularea în termen a concluziilor;m. formularea acţiunii în cadrul termenului de prescripţie ;n. obţinerea hotărârilor definitive;o. valorificarea hotărârilor definitive.
Pentru efectuarea testarii a fost elaborată Lista de control nr.1 privind Analiza reprezent ării în instan ţă, prezentată în continuare, care conţine pe orizontală elementele selectate, iar pe verticală elementele analizate.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 52/233
Audit financiar –Caiet de seminar
52
Constat ăr i Din analiza Listei de control nr.1 au rezultat urmatoarele situatii:• nereprezentare în instanţă la termenele stabilite ;• necuprindere în concluzii a tuturor capetelor de acuzare ;• formularea acţiunilor după termenul de prescriptie ;Pentru aceste probleme a fost solicitată şi Nota de rela ţ ii nr.1 doamnei Iliescu Adriana, consilier
juridic.
Concluzii Acţiunile în cauză au fost pierdute în instanţă de către entitate ceea ce a condus la pierderea anumitor
sume de bani prin nerecuperarea lor de la persoanele care au produs pagube entităţii.În baza acestui test a fost elaborate FIAP nr. 2.1; 2.2 şi 2.3
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 2
Obiectivul nr . 1 Susţinerea intereselor societăţii în faţa instanţelor de judecată.
Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:• documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în preten ţ ii• populaţia totală este reprezentată de numărul total al acţiunilor în pretenţii aflate pe rolul instanţei,
respectiv de 54 acţiuni.• eşantionul va fi de 7%, respectiv 54 x7%= 7,7 = 8 ac ţiuni• pasul de selecţie 54 : 8 = 7• eşantionul va cuprinde acţiunile în instanţă începând de la acţiunea nr.345/2005 şi aplicând pasul
stabilit se obţine următoarea structur ă : 345, 365, 397, 415, 457, 503, 645 şi 695;
• eşantionul constituit va fi verificat în totalitate;• verificările se vor realiza prin diferite teste.
Auditor intern, Data:
LISTA DE CONTROL NR. 2privind analiza reprezentării în instanţă
Elemente
selectateElementetestate
Acţiuneanr.345/2005
Acţiuneanr.365/2005
Acţiuneanr.397/2005
Acţiuneanr.4015/2005
Acţiuneanr.457/2005
Acţiuneanr.503/2005
Acţiuneanr.645/2005
Acţiuneanr.695/2005
Existenţa dosarelor de instanţă
X X X X X X X X
Existenţa citaţiilor emise de instanţă
X X X X X X X X
Respectareatermenelor de
prezentare la instanţăX X X X X X X X
Existenţa delegaţieide prezentare îndosar
X X X X X X X X
Cunoaştereadosarului de instanţă
X X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 53/233
Constantin I a ţ co
53
Elementeselectate
Elementetestate
Acţiuneanr.
345/2005
Acţiuneanr.
365/2005
Acţiuneanr.
397/2005
Acţiuneanr.
4015/2005
Acţiuneanr.
457/2005
Acţiuneanr.
503/2005
Acţiuneanr.
645/2005
Acţiuneanr.
695/2005
Prezentarea lainstanţă la termenele
stabilite
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X
Susţinereaintereselor la fiecaretermen
X X X X X X X X
Formularea şidepunereaconcluziilor scrise
X X X X X X X X
Detalierea completăa cauzelor înconcluziile
prezentate
X X X X X X X X
Cuprinderea înconcluzii a tuturor
capetelor de acuzare
FIAP X X FIAP X FIAP X X
Stăruinţa încuprinderea de cătreinstanţă a tuturor concluziilor formulate
X X X X X X X X
Formularea întermen a concluziilor
X X X X X X X X
Formularea acţiuniiîn cadrul termenuluide prescripţie
FIAP X FIAP X FIAP X FIAP X
Obţinerea hotărârilor definitive
X X X X X X X X
Valorificareahotărârilor definitive
X X X X X X X X
Auditor intern, Data:
Entitatea: DGFP a judeţului X
NOTA DE RELATII NR. 2privind formularea acţiunilor în instanţă
adresat doamnei Iliescu Adriana – consilier juridicMisiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Întrebarea 1 : Precizati dacă există proceduri privind formularea acţiunilor în instantă.R ăspuns1 : Da.
Înt rebar e2 : Precizaţi dacă această procedur ă va fost adusă la cunoştinţă.R ăspuns 2 : Da, a fost instruită şi am semnat procesul verbal.
Întrebarea 3 : Cum explicaţi situaţiile de nereprezentare în instanţă la termenele stabilite, în 4 situaţii din cele8 dosare supuse testării?
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 54/233
Audit financiar –Caiet de seminar
54
Raspuns 3 : La termenele fixate din partea entităţii nu a fost prezent în sală nici un reprezentant, deoarecesubsemnata eram în concediu medical. Instanţa a r ămas în pronunţare, iar în urma formulării hotărârii aceastaa fost defavorabilă entităţii, având în vedere ca la dosar nu au existat concluzii scrise în susţinerea cauzei şinici documente care să combată susţinerile formulate la pârât. Mentionez ca la celelalte nu am putut să ajungla timp, având mai multe procese în aceeaşi zi.
Înt rebarea 4 : Cum explicaţi neabordarea tuturor capetelor de acuzare din cadrul unui dosar cu ocaziaformulării concluziilor?R ăspuns 4 : În majoritatea intâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a f ăcut la modul general. Spreexemplu, la dosarul nr. 415/2005 reclamatul debitor a contestat la judecătorie decizia de imputare a uneisume, stabilită ca fiind pagubă în dauna entităţii, solicitând anularea acestui debit de către instanţă. Înîntâmpinarea către instanţă nu am susţinut respingerea acestuia pe motiv că a fost depusă contestaţia cuîntârziere şi că susţinerile formulate nu sunt la obiect, ci doar respingerea recursului ca fiind neîntemeiat, iar instanţa i-a dat câstig de cauză.
Înt rebare 5 : Cum explicaţi că la un număr de patru acţiuni formulate instanţa le-a respins pe motiv de prescripţie ?R ăspuns 5 : Dosarele au fost întocmite şi primite de la compartimentele de specialitate dupa expirareatermenului de trei ani, deci după perioada termenului de prescripţie. Au fost formulate totuşi acţiuni în
instanţa pentru repunerea acestora pe rol, încercând a mai recupera unele debite. Instanţa însă a respinsactiunile la solicitarea păr ţi adverse, invocandu-se îndeplinirea termenelor de prescripţie.
Înt rebare 6 : Explicaţi de ce nu au fost întocmite în termen aceste dosare şi implicit acţiunea în instanţă.R ăspuns 6 : La comparimentele de specialitate nu a existat o evidenţă analitică a debitelor, această evidenţă s-a ţinut sintetic şi nu s-a ştiut de vechimea acestor debite.
Notă: Pentru r ă spunsurile de la întrebările 3, 4 şi 5 se vor elabora FIAP-uri.
Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Nereprezentarea în instanţă la termenele de judecată.
Constatare În unele cazuri, societatea nu a fost prezentă la termenele de judecată fixate de instanţă, cu toate că
procedura a fost îndeplinită. Astfel în dosarul 645/2005 instanţa a fixat ca teremen de judecată data de23.09.2005 în vederea formulării şi depunerii concluziilor, procedur ă realizată prin Citaţia nr.2345/03.09.2005. La termenul fixat din parte societăţii nu a fost prezent în sală nici un reprezentat, instanţa aramas în pronunţare, în urma formulării hoatărârii aceasta a fost defavorabilă societăţii, deoarece la dosar nuau existat concluzii formulate în susţinerea cauzei şi nici documente care să combată susţinerile formulate de
pârât.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 55/233
Constantin I a ţ co
55
Cauze • Inexistenţa unei proceduri scrise ;• Citatia nr. 2345/03.09.2005 ne-a provenit după trecerea termenului fixat de instanţă;• Lipsa unor acţiuni de control intern ierarhice.
Consecin ţ e În urma pronunţării hotărârii entitatea a fost obligată la plata către pârât a unor penalităţi de 1.239.870lei, penalităţi care nu erau prevazute în contractul încheiat între p ăr ţi, însă pe care pârâtul le-a obţinutdeoarece, entitatea nu a fost reprezentată la termenul fixat de instanţă şi astfel nu au fost contestate şi nici nuau existat concluzii scrise.
Recomand ăr i • Analiza cazurilor în care acţiunile au fost pierdute prin neprezentare în instanţă a entităţii, în anul
2005 şi luarea măsurilor care se impun;• Evaluarea necesităţilor reale de personal pentru realizarea atribuţiilor ce le revin;• Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate care să cuprindă activităţi de control şi un
responsabil, în care să fie incluse toate activităţile specifice şi în plus, obligaţia consilierilor juridicica după fiecare termen să prezinte şefului de compartiment concluziile;
• Fişele posturilor să fie coroborate cu procedurile;• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi modul de implementare alrecomandărilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.2
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Formularea acţiunilor în instanţă în afara termenului de prescripţie.
Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instanţele judecătoreşti a acţiunilor
formulate privind solutionarea căilor administrative de atac a rezultat că, în unele situaţii, acestea au fostrespinse pe motiv că nu au fost formulate în cadrul termenului de prescripţie.
Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judecătoria a respins acţiunea pe motiv că de la data faptei şi până la formularea acţiunii au trecut trei ani. În acest caz în anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscatecatre SC A&B SRL în valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloarea
bunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune în instanţă pentru recuperarea sumei, pe care instanţa, în modevident, a respins-o pe motiv de prescriptie.
Cauze • Inexistenţa unor proceduri de lucru ;• Lipsa unui sistem de control intern coerent ;
• În cadrul serviciului contabilitate nu a existat nici o evidenţă a debitelor, debitul în cauză a fostidentificat în 2005 când s-a solicitat la oficiul juridic recuperarea sumei în instanţă.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 56/233
Audit financiar –Caiet de seminar
56
Consecin ţ a • Entitatea a înregistrat o pagubă nerecuperabilă de 234.500 lei;• Imposibilitatea recuper ării sumelor datorate;• Inexistenţa unor atribuţii clare în fişele posturilor.
Recomandare • Informarea auditorilor interni despre măsurile stabilite pentru redresarea activităţii şi a modului lor de implementare.
• Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel putin lunar, pentruaceasta să fie responsabilizată o persoană. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30zile de la data scadenţei, să se întomească dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vedereaactionarii debitorului în instanţa;
• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;• Coroborarea fişelor posturilor cu procedurile;• Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoşterea şi respectarea procedurilor;• Realizarea unui sistem de pregătire a personalului de către şeful de compartiment;• Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2.3
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Neatacarea tuturor capetelor de acuzare în întâmpinările f ăcute către instanţa de judecată.
Constatare În intampinarea f ăcută către instanţă nu au fost cuprinse excepţiile de la procedur ă, r ăspunsul la toate
capetele de acuzare, dovezile etc. În majoritatea intâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a f ăcut lamodul general.
Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatată ca fiind pagubă în dauna entităţii, produsă de către acesta ca urmare aneglijenţei în serviciu, fapta constatată de organele cu atribuţiuni de control intern. Reclamantul a solicitatanularea acestui debit de către instanţă.
În întâmpinarea către instanţă reprezentanţii Serviciului juridic au susţinut doar respingerea recursuluica fiind neîntemeiat şi nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv că fost depus cu întârziere şi căsusţinerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instanţa nu a mai analizat aceste aspecte şi i-adat câştig de cauză reclamantului.
Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise şi formalizate;• Dosarul a fost repartizat către un salariat debutant, care nu a fost urmărit asupra modului de
întocmire şi depunere a recursului ;
• Inexistenţa unui sistem de control intern.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 57/233
Constantin I a ţ co
57
Consecin ţ e • Recursul formulat de catre pârât a fost admis, decizia de imputare a sumei emisă de entitate fiind
anulată de instanţă;• Societatea a suferit o pierdere datorită faptului că nu s-a apărat eficient.
Recomand ăr i
• Analiza activităţilor compartimentului juridic pe anul în curs, şi obţinerea unor concluzii pentrureorientarea activităţii viitoare cu scopul eliminării neregulilor şi disfuncţionalităţilor constatate.• Întocmirea unei liste a activităţilor specifice compartimentului juridic;• Ataşarea riscurilor asociate activităţilor şi stabilirea unui responsabil cu întocmirea şi întreţinerea
unui Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora;• Testarea sistematică a personalului pentru însuşirea procedurilor;• Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;• Urmărirea termenelor fixate de instanţă şi după fiecare termen să-i fie prezentate concluzile,
concluzii care pe scurt la va trece în Registrul de evidenţă al dosarului pentru termenul stabilit.• Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei şi măsurile programate pentru
implementarea recomandărilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08 : Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectivul 3. Modul de conducere al evidenţelor cauzelor la care entitatea este parte
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observatii
3.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 3.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a aactivitatilor de conducere a registrului de evidenţa acţiunilor
aflate pe rola) aprobarea registrului de către persoanele competente; - -
b) stabilirea formei registrului; - -c) verificarea listei activităţilor pentru conducerea acestuia; - -d) precizarea modalităţilor de completare; - -e) oferirea unor exemple de completare; - -f) solicitarea motivaţiilor pentru care nu se completează, cutoate dosarele constituite;
- -
g) cuprinderea modalităţilor de actualizare a registrului; - -h) stabilirea responsabilităţilor de completare; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare; - -3.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în puntele cheie
ale procesului de conducere şi a evidenţelor societăţii;
- -
3.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;
- -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 58/233
Audit financiar –Caiet de seminar
58
3.2 Conducerea registrului de intr ări/iesiria) verificarea conducerii anuale a registrului; - -
b) acordarea cronologică a numerelor de înregistrare; - -c) menţionarea corectă a datelor de înregistrare; - -d) stabilirea responsabilităţilor de conducere a registrului; - -e) înregistrarea tuturor documentelor intrate/ieşite; - -
3.3 Soluţionarea adreselor primitea) verificarea gradului de acoperire prin proceduri amodalităţii de soluţionare a adreselor primite;
- -
b) verificarea transmiteri spre solutionare a dreselor; - -d) modul de întocmire a r ăspunsurilor; - -e) verificarea transmiterii în termen a r ăspunsurilor; - -f) justificarea netransmiterii unor r ăspunsuri la adrese; - -g) existenţa copiei documentelor transmise ; -
3.4 Compararea atributiilor din fişele postului cele din procedurilede lucru
- -
3.5 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;
- -
3.6 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabiliiacestora;
- -
- se consider ă procedurile corespunzatoare; - -- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -
3.7 Conducerea evidenţelor privind cauzele aflate pe rol X TEST NR. 3a) primirea dosarelor în vederea formularii actiunii; X -Foaie de lucru
b) înregistrarea dosarelor în ordine cronologică; X -Lista de controlc) repartizarea dosarelor în vederea formulării acţiunii; X - Interviud) conducerea registrului de corespondenţă; Xe) conducerea registrului de evidenţă a dosarelor aflate pe rol; X - FIAPf) înregistrarea tuturor documentelor primite; Xg) stabilirea termenelor de soluţionare a corespondenţei; X
h) completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derularii acţiunii aflate pe rol ;
X
i) verificarea şi avizarea dosarelor constituite X j) operarea dosarelor închise ; Xk) arhivarea dosarelor închise ; Xl) conducerea anuală a registrelor X
3.8 Analiza modalităţilor de arhivare - -
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
TEST NR. 3.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectul testul ui Conducerea evidenţelor cauzelor la care entitatea este parte.
Obiectivele testului Analiza modului de conducere al evidenţelor cauzelor aflate pe rol, în cadrul Serviciului juridic privind:• conducerea Registrului de corespondenţă;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 59/233
Constantin I a ţ co
59
• conducerea Registrului de evidenţă a dosarelor aflate pe rol;• repartizarea şi stabilirea termenelor de soluţionare.
Descrierea testului Populaţia totală este constituită din acţiunile formulate în 2005, respectiv 79 de dosare.Esantionul selectat va fi de 10 %, deci 8 dosare, din totalul populaţiei şi a fost constituit pe baza Foii de
lucru nr. 3, prezentată în continuare.Testarea a constat în verificarea modului în care sunt conduse registrele, înregistrarea documentelor în Registrul de coresponden ţă şi în Registrul de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instan ţ ei şi dacă adreselesunt solutionate în termen, examinandu-se urmatoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 3, pozi ţ ia 3.7, şi anume:
• primirea dosarelor în vederea formulării acţiunii;• înregistrarea dosarelor în ordine cronologică;• repartizarea dosarelor în vederea formulării acţiunii;• conducerea registrului de evidenţă a dosarelor;• conducerea registrului de corespondenţă;• înregistrarea tuturor documentelor primite;• stabilirea termenelor de soluţionare a corespondenţei;• completarea dosarelor cu toate documentele constituite pe parcursul derulării acţiunii aflate pe rol;
• verificarea şi avizarea dosarelor constituite;• operarea dosarelor închise;• arhivarea dosarelor închise;• conducerea anuală a registrelor.Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 3 privind Analiza modului de conducere a
eviden ţ elor , prezentata în continuare, care conţine pe verticală elementele testate, iar pe orizontală elementeleanalizate.
Constat ăr i Din analiza efectuată a rezultat că la nivelul Serviciului juridic, Registrul de coresponden ţă şi Registrul
de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instan ţ ei sunt ţinute într-un singur registru în care sunt menţionatedosarele pentru care s-au formulat acţiuni în instanţă. În registru sunt menţionate atât dosarele întocmite deentitate, cât şi dosarele formulate de pârâţi şi în care entitatea este parte.
Concluzii Din analiză a rezultat că nu se cunoaşte şi implicit nu se respectă modalitatea de soluţionare a
corespondenţei primite.În baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 3.1;
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU nr. 3
Obiectivul: Modul de conducere al evidenţelor cauzelor aflate pe rol.
Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:• Documentul analizat: Registrul de coresponden ţă şi Registrul de eviden ţă al dosarelor aflate pe
rol;• Populatia totală a fost stabilită având în vedere dosarele aflate pe rolul instanţei, respectiv 79 de
dosare. Dosarele au fost aşezate în ordinea constituirii lor şi s-au selectat 10% dintre ele, respectivun numar de 8 dosare ;
• Pasul de selectare 79 : 8 = 10 ;• Eşantionul va fi format din acţiunile cu nr.: 465, 968, 899, 405, 988, 1120,1256 şi 1345 din 2005.• Eşantionul constituit se va testa în totalitate ;• Verificarea se va realiza prin teste.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 60/233
Audit financiar –Caiet de seminar
60
Notă : Dosarele selectate se vor compara cu datele din Registrul de eviden ţă al dosarelor aflate pe rolul instantei.
În cazul corespondenţei nu s-a putut stabili un eşantion deoarece la nivelul serviciului nu exista unregistru de evidenţă care să poată fi comparat cu documentele selectate.
Auditor intern, Data:În prezenţa,
LISTA DE CONTROL NR. 3privind Analiza modului de conducere a evidenţelor cauzelor
Elementeeşantionate
Elemente
testate
Acţiunea456/2005
Acţiunea968/2005
Acţiunea899/2005
Acţiunea405/2005
Acţiunea988/2005
Acţiunea1120/2005
Acţiunea1256/2005
Acţiunea1345/2005
Primirea dosarelor în vedereaformulării acţiunii
X X X X X X X X
Înregistrarea dosarelor în ordinecronologică
X X X X X X X X
Repartizarea dosarelor în vedereaformulării acţiunii
X X X X X X X X
Conducerea registrului decorespondenţă
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Conducerea registrului de evidenţăal dosarelor
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Înregistrarea tuturor documentelor primite
X X X X X X X X
Stabilirea termenelor de soluţionare
a corespondenţei X X X X X X X X
Completarea dosarelor cu toatedocumentele constituite pe parcursulderulării acţiunii în instanţă
X X X X X X X X
Verificarea şi avizarea dosarelor constituite
X X X X X X X X
Operarea dosarelor închise X X X X X X X XArhivarea dosarelor închise X X X X X X X XConducerea anuală a registrelor FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
Auditor intern, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
INTERVIU NR. 3privind conducerea Registrului de corespondenţă
adresat domnului Protopopescu Eustaţiu, şeful compartimentului juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 61/233
Constantin I a ţ co
61
Nr.crt.
Întrebări DA NU Observaţii
1 Există registru de evidenţă a intr ărilor? X FIAP2 Există registru de evidenţă al ieşirilor? X FIAP3 Corespondenţă primită este repartizată în vederea
soluţionării?X
4 Aveţi stabilite termene de soluţionare a corespondenţei? X5 Termenele sunt menţionate în registru de corespondenţă sau
alt document?X FIAP
6 Urmăreste cineva modul de soluţionare al corespondenţei? X7 Adresele de înaintare către solicitant sunt formalizate de cel
care le-a întocmit?X
8 Adresele de înaintare a r ăspunsurilor către solicitant suntformalizate de seful serviciului? X
9 Corespondenţa primită este evidenţiată la nivel de serviciu? X FIAP10 Procedurile prevad conducerea unui registru al
corespondenţei?X
11 Procedurile sunt cunoscute la nivelul serviciului? X
12 Mai aveţi ceva de adăugat? X
Auditor intern, Data:Şef compartiment juridic, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 3
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Neconducerea registrelor de evidenţă prevazute de cadrul normativ.
Constatare • Din analiza efectuată a rezultat ca la nivelul serviciului este ţinut un singur registru în care sunt
menţionate dosarele pentru care s-au formulat acţiuni în instanţă. În registru sunt menţionate atâtdosarele întocmite de societate, cât şi dosarele formulate de pârâţi şi în care societatea este parte.
• În cadrul societăţii nu se ţine un registru de evidenţă al corespondenţei primite şi/sau ieşite. Precizăm că,zilnic în cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicită precizări cu privire lalegalitatea anumitor aspecte. Din verificări a rezultat faptul că corespondenţa nu este înregistrată lanivelul serviciului. Nici măcar r ăspunsurile transmise nu se îndosariază, ci doar sunt întocmite într-unsingur exemplar care este transmis solicitantului împreună cu adresa primită.
Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise şi formalizate ;• Salariaţii au considerat că activitatea serviciului este urmărirea dosarelor aflate pe rolul instanţelor şi
toată cealaltă corespondenţă este suplimentar ă şi nu mai este cazul să existe o evidenţă şi la nivelulserviciului ;
• Lipsa unui control intern adecvat.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 62/233
Audit financiar –Caiet de seminar
62
Consecin ţ a În anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiecţii cu privire la unele
r ăspunsuri nefundamentate, în special cele legate de legislaţia muncii. Serviciul juridic cu toate că a motivatca cele obiectate nu era în conformitate cu r ăspunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nuexistă la nivelul serviciului nici un exemplar din raspunsul transmis.
Recomand ăr i • Refacerea Registrului de corespondenţă şi al Registrului e evidenţă al acţiunilor aflate pe rol, de laînceputul anului;
• Analiza activităţilor din cadrul compartimentului juridic şi elaborarea unui sistem de organizare alacestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare;
• Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.• Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor şi monitorizarea implementării acestora.• Actualizarea fişelor de post în concordanţă cu procedurile elaborate.• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi a măsurilor convenite pentru organizarea
activităţii şi urmărirea implementării recomandarilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Pentru conformitate, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR. 4
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005
Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectivul 4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a raportărilor privind activitatea proprie
Nr. crt. Activitatea de audit DA NU Observaţii4.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor
4.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri aactivităţilor de raportarea) aprobarea de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de raportări de întocmit; - -d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor deraportări;
- -
e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a raportărilor; - -h) stabilirea responsabilităţilor de formulare a raportărilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a raportărilor întocmite;
- -
4.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheieale procesului de întocmire, formalizare şi comunicare araportărilor;
- -
4.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie,respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;
- -
4.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cu cele din procedurile de lucru;
- -
4.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii curealizarea activităţilor; - -
4.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora; - -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 63/233
Constantin I a ţ co
63
- se consider ă procedurile corespunzătoare; - -- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice; - -- există propuneri de perfecţionare a acestora; - -
4.5 Întocmirea şi comunicarea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor TEST NR. 4
a) stabilirea listei cu lucr ările de sinteză de întocmit ; X
b) stabilirea listei privind rapoartele de întocmit Xc) realizarea în termen a lucr ărilor şi rapoartelor; Xd) comunicarea rapoartelor către compartimentele în drept; Xe) cuprinderea în rapoarte a datelor reale rezultate din activităţiledesf ăşurate
X Lista de controlnr. 4
f) formalizarea rapoartelor şi lucr ărilor de cei în drept; X FIAP NR. 4g) înregistrarea rapoartelor şi lucr ărilor efectuate; -h) primirea şi înregistrarea tematicilor; -i) soluţionarea în termen a tematicilor -
j) raportarea modului de realizare a tematicilor -k) evidenţa documentelor primite spre avizare -l) documentele primate spre avizare sunt emise în cadrul
societăţii;
-
m) avizarea este realizată cu respectarea legii X4.6 Analiza modalităţilor de arhivare - -
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
TEST NR. 4
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectul testul ui Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie.
Obiectivele testului Analiza modului de întocmire a lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor.
Descrierea testului
• Populaţia este reprezentată de lucr ările de sinteză şi rapoartele de activitate, trimestriale şi anuale, care serealizează în cursul unui an.• Eşantionul a inclus verificarea tuturor lucr ărilor ăi rapoartelor elaborate în trimestrul II şi IV şi raportul
anual de activitate, deci un procent de 50% din totalul populaţiei.• Testarea a constat în analiza modului de întocmire a raportărilor, întocmirea în termen a acţiunilor,
formalizarea rapoartelor şi transmiterea acestora către factorii de decizie, examinându-se următoareleelemente stabilite prin Lista de verificare nr.4 pozi ţ ia 4.5, literele a-f si m, şi anume:- stabilirea listei cu lucr ările de sinteză de întocmit;- stabilirea listei privind rapoartele de întocmit- realizarea în termen a lucr ărilor şi rapoartelor;- comunicarea rapoartelor către compartimentele în drept;- cuprinderea în rapoarte a datelor reale rezultate din activităţile desf ăşurate;- formalizarea rapoartelor şi lucr ărilor de cei în drept;
- avizarea este realizată cu respectarea legii.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 64/233
Audit financiar –Caiet de seminar
64
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 4 privind Analiza sistemului de raportare alucr ărilor de sinteză, care conţine pe orizontală raportarile selectate, iar pe verticală elementele testate.
Constatare Nerespectarea procedurii de realizare a Raportului de activitate pe anul 2005 utilizând la intocmirea
acestuia rapoarte elaborate în cursul anului, aprobate numai de managementul de linie, f ăr ă aprobarea
managementului general.Spre exemplu: Raportul privind ac ţ iunile în preten ţ ii şi Raportul privind ac ţ iunile pierdute în instan ţăau fost transmise structurilor în drept doar cu semnătura şefului de serviciu. Ulterior, pe baza lor s-a elaboratRaportul anual de activitate pe anul 2005, care a fost aprobat de managementul general.
Concluzii Conducerea societăţii nu a respectat procedura stabilită de cadrul normativ privind raportarea activităţii
entitatii publice, datorită nerespectării procedurii legale de către noul şef al Serviciului juridic.În baza acestui test a fost elaborat FIAP nr. 4.1.
Notă: Echipa de auditori interni au solicitat un interviu şi o not ă de rela ţ ii şefului compartimentului juridic, dar acesta a
promis ini ţ ial, apoi a intrat în concediu medical şi nu a mai colaborat cu echipa de auditori.
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
LISTA DE CONTROL NR. 4privind Analiza sistemului raportare şi a lucrărilor de sinteză
Elementeeşantionate
Elementetestate
Raportanual deactivitate
Raport privindlitigiile
aflate perol
Trim II
Raport privindacţiunile
în pretenţiiTrim. II
Raport privindlitigiile
aflate perol
Trim IV
Raport privindacţiunile
în pretenţiiTrim. IV
Raport privinddebitele
incerte derecuperat
Raport privindacţiunile
îninstanţă
pierdute
Raport privindacţiunile
privindlitigii demuncă
Stabilirea listei culucr ările de sinteză deîntocmit ;
X X X X X X X X
Stabilirea listei privindrapoartele de întocmit;
X X X X X X X X
Realizarea în termen alucr ărilor şirapoartelor;
X X X X X X X X
Comunicarearapoartelor cătrecompartimentele îndrept;
X X FIAP X FIAP X FIAP X
Cuprinderea în rapoartea datelor reale rezultatedin activităţiledesf ăşurate
X X X X X X X X
Formalizarearapoartelor şi lucr ărilor de cei în drept;
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X
Avizarea este realizatăcu respectarea legii;
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
FIAP
Auditor intern, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 65/233
Constantin I a ţ co
65
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 4
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Neaprobarea şi neavizarea rapoartelor şi lucrarilor de sinteza elaborate de Serviciul juridic de către
managementul general.
Constat ăr i Din analiză a reieşit că Rapoartele privind ac ţ iunile în preten ţ ii pe trim. II şi III şi Raportul privind
ac ţ iunile pierdute în instan ţă nu au fost înaintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP şi au fost
transmise structurilor în drept doar cu semnatura sefului de serviciu.
Cauze • Inexistenţa unei proceduri de raportare;• Şeful serviciului juridic a fost angajat de circa 3 luni şi nu a ştiut circuitul documentelor emise în
cadrul serviciului;• Nerespectarea cadrului normativ sau evitarea respectării acestuia.
Consecin ţ e În şedinţele de conducere managementul general nefiind informat despre situaţia debitelor în litigiu şi
stadiul în care se află pe rolul instanţei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restanţelor de la debitori,cât şi cu privire la constituirea de provizioane.
Recomandare • Inventarierea şi analiza tuturor situaţiilor realizate şi transmise în afar ă f ăr ă aprobarea
managementului general pe anul 2005;• Stabilirea activităţilor şi riscurilor specifice asociate raportării;• Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor şi monitorizarea implementării acestora ;• Coroborarea fiselor posturilor cu procedurile;• Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaza în cadrul Serviciului juridic şi insuşirea
acestuia de întregul personal;• Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii şi a măsurilor stabilite pentru
implementarea recomandărilor.
Auditor intern, Data:
Supervizat, Data:Pentru conformitate Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR. 5
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005
Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 66/233
Audit financiar –Caiet de seminar
66
Obiectivul 5. Analiza solicitării declanşării procedurii falimentului în vederea recuper ării debitelor
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observaţii
5.1 Examinarea procedurilor privind întocmirea dosarelor
5.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activitătiia) aprobarea de către persoanele competente; - - b) stabilirea modelelor de raportări de întocmit; - -c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor de raportări; - -d) oferirea unor exemple de completare; - -e) cuprinderea modalităţilor de actualizare a raportărilor; - -f) stabilirea responsabilităţilor de formulare a raportărilor; - -g) stabilirea responsabilităţilor de verificare a raportărilor întocmite;
- -
5.1.2 Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului de întocmire, formalizare si comunicare a raportarilor;
- -
5.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;
- -
5.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cu cele din procedurilede lucru;
- -
5.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii curealizarea activităţilor;
5.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora;- se consider ă procedurile corespunzătoare;- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice;- există propuneri de perfecţionare a acestora;
5.5 Stabilirea obligaţiilor de plată- identificarea debitorilor care nu mai au bunuri în patrimoniu;- stabilirea debitelor restante ;- verificarea existenţei hotăr ării judecătoreşti definitive
- verificarea dacă aceasta este investită cu formulă executorie ;- verificarea dacă există acţiune în faliment a debitorilor f ăr ă bunuri în patrimoniu ;
5.6 Întocmirea dosarelor şi punerea pe rol a acţiunii ; X- actualizarea debitelor X X- constituirea documentelor justificative a debitului X X- formularea acţiunii; X- formalizarea acţiunii’; X- depunerea dosarului la instanţă; X- primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de judecată; X- înscrierea la masa credală; X- stăruinţa în numirea lichidatorului; X- stăruinţa în pronunţarea falimentului X
TEST NR. 5
Lista de controlnr. 5
FIAP nr. 5
5.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -
Auditor intern, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
TEST NR. 5
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditatp: 01.06.2004-30.11.2005
Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 67/233
Constantin I a ţ co
67
Obiectul testul ui Analiza solicitării declanşării procedurii falimentului în vederea recuper ării debitelor.Obiectivele testului Verificarea întocmirii dosarelor şi punerea pe rol a acţiunii de lichidare judiciar ă şi falimentului în
vederea recuper ării debitelor.
Descrierea testului Populaţia totală este reprezentată de dosarele aflate pe rolul instanţei, pentru care s-au obţinut hotărâri,r ămase definitive, investite cu formulă executorie în număr de 7 dosare, dar care nu au fost executate.
Eşantionul a fost constituit din cele 7 dosare care sunt prezentate în Registrul privind ac ţ iunile îninstan ţă care au fost valorificate în totalitate, deci în propor ţie de 100%.
Testarea a constat în analiza modului de valorificarea bunurilor din patrimoniul debitorilor în bazahotărârilor judecătoreşti şi pe calea executări silite şi apoi solicitarea lichidării judiciare şi falimentului
pentru debitele nerecuperate, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.4. poz.4.5 şi anume:
a) actualizarea debitelor; b) constituirea documentelor justificative a debitului;c) formularea acţiunii;
d) formalizarea acţiunii;e) depunerea dosarului la instanţă;f) primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de judecată;g) înscrierea la masa credală;h) stăruinţa în numirea lichidatorului;i) stăruinţa în pronunţarea falimentului.
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 5 privind Analiza procedurii de lichidare judiciar ă şi de faliment , care conţine pe orizontală dosarele cuprinse în eşantion, iar pe verticală elementeletestate.
Constat ăr i Din analiza dosarelor cuprinse în eşantion au rezultat debite neactualizate în dosarele nr. 449 si
617/2005, care au fost prinse şi în Raportul privind activitatea pe anul 2005. În celelalte dosare s-a constatatcă au fost respectate fazele procedurii de lichidare judiciar ă.
Concluzii Pe baza acestor constatări se va elabora FIAP.
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
LISTA DE CONTROL NR. 5privind A naliza procedurii de li chidare judiciar ă şi faliment
Elementeeşantionate
Elementetestate
Dosar nr 449/2005
Dosar nr 556/2005
Dosar nr 605/2005
Dosar nr 617/2005
Dosar nr 715/2005
Dosar nr 779/2005
Dosar nr 782/2005
- actualizarea debitelor FIAP X X FIAP X X X- constituirea documentelor
justificative a debitului X X X X X X X
- formularea acţiunii; X X X X X X X- formalizarea acţiunii; X X X X X X X- depunerea dosarului lainstanţă;
X X X X X X X
- primirea citaţiei şi prezentarea la termenul de
X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 68/233
Audit financiar –Caiet de seminar
68
Elementeeşantionate
Elementetestate
Dosar nr 449/2005
Dosar nr 556/2005
Dosar nr 605/2005
Dosar nr 617/2005
Dosar nr 715/2005
Dosar nr 779/2005
Dosar nr 782/2005
judecată- înscrierea la masa credală; X X X X X X X
- staruinţa în numirealichidatorului;
X X X X X X X
- staruinţa în pronunţareafalimentului
X X X X X X X
Auditor intern, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Tomescu ViorelSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Neactualizarea situaţiei debitorilor pentru raportările periodice.
Constatare Din analiza a reieşit că în două dosare debitele nu au fost actualizate cu dobânzile şi penalităţile pentru
neplata la termen, în cazul unor societăţi care au luat avans pentru efectuarea unor achiziţii.Pe baza dosarelor nr. 449 si 617/2005, Serviciul juridic a întocmit adresa de înscriere la masa credal ă şi
a înscris societăţile pentru următoarele creanţe: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru adoua societate a înscris-o cu suma de 345.500 lei, cât era în evidenţele Serviciului juridic. În realitate sumeledatorare de aceşti debitori societăţii erau de 250.000 lei si respectiv de 550.000 lei, la care se adăugaudobînzile şi penalităţile pentru neplata la termen.
Cauze • Inexistenţa procedurilor scrise;• Lipsa unui sistem de control intern eficient;• Serviciul juridic a luat în considerare debitul care se afla în litigiu pe rolul instanţei, însă societatea
avea şi debite curente restante pentru care nu se întocmise documentaţie de acţionare în instanţă.
Consecin ţ e Urmare pronunţării procedurii de faliment şi neînscrierii la masa credală în termenul fixat de instanţă,
entitatea a pierdut posibilitatea recuper ării în totalitate a debitelor.
Recomand ăr i • Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către
ceilalţi consilieri;• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;• Inventarierea debitelor ăi analiza situaţiei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005;
• Analiza cauzelor care au dus la neînscrierea la masa credală a tuturor debitelor, în cazul în care seconstată r ăspunderea anumitor persoane pentru neîndeplinirea sarcinilor, sumele să fie recuperate dela persoanele r ăspunzatoare;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 69/233
Constantin I a ţ co
69
• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii şi analiza situaţiei debitelor şi aneînscrierii la masa credală a acestora şi măsurile luate pentru implementarea recomandărilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
LISTA DE VERIFICARE NR. 6
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005
Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectivul 6 . Investirea hotărârilor judecătoreşti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul deexecutare
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Observaţii
6.1 Examinarea procedurilor privind conducerea evidenţelor 6.1.1 Verificarea gradului de acoperire prin proceduri a activităţilor a) aprobarea procedurilor de către persoanele competenţe; - -
b) stabilirea modelelor de acţiuni de formulat în instanţa privind punerea în executare a hotărârilor;
- -
c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor de acţiuni deexecutare şi punere în aplicare a hotărârilor;
- -
e) oferirea unor exemple de completare; - -f) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor; - -h) stabilirea responsabilităţilor în formularea acţiunilor; - -i) stabilirea responsabilităţilor de verificare a acţiunilor formulate; - -6.1.2 Înglobarea activitaţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului de conducere şi completare a registrului de evidenţă adosarelor fiscale;
- -
6.1.3 Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie, respectiv pe fazele de întocmire, avizare, aprobare;
- -
6.2 Compararea atribuţiilor din fişele postului cele din procedurile de
lucru;
- -
6.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabili curealizarea activităţilor;
6.4 Aprecierea calităţii procedurilor de către responsabilii acestora;- se consider ă procedurile corespunzătoare;- se constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării lor practice;
6.5 Analiza cauzelor respingerii acţiunilor formulate- stabilirea listei acţiunilor respinse- întocmirea recursului- formularea în termen a recursului- cuprinderea tuturor excepţiilor în recurs- cuprinderea tuturor aspectelor în formularea acţiunii- staruirea în susţinerea intereselor
- formularea în scris a concluziilor - formularea la obiect şi combaterea cauzei din toate punctele de
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 70/233
Audit financiar –Caiet de seminar
70
vedere- reţinerea de către instanţă a tuturor aspectelor formulate însusţinerea cauzei- utilizarea tuturor cailor de atac la actiunile firmulate- formularea apelului pentru acţiunile pierdute în prima instanţă- formularea în termen a apelului
- însoţirea apelului de susţinerea în scris a menţiunilor 6.6 Recuperarea pe calea executării silite a debitelor restante de la
diver şi debitoriTEST NR.6
- elaborarea listei hotărârilor r ămase definitive X- investirea în termen cu formulă executorie a hotărârilor definitive X- stabilirea debitelor restante la zi X- solicitarea punerii în aplicare de către executorii judecătoreşti ahotărârilor
X
- solicitarea puneri în executare în termen a hotărârii X- staruinţa pe lângă executori de a întocmi în termen actele
procedurale.X
- urmărirea valorificarii de către executori a tuturor bunurilor debitorului până la lichidarea debitului
X
- la eventualele contestaţii la executare, întocmirea documentelor de combatere şi respingere a acestora
X
- urmărirea respectării procedurilor la distribuţia preţului X- stabilirea tuturor cheltuielilor de judecată X- recuperarea în totalitate a cheltuielilor de judecată ; X- recuperarea în totalitate a restanţelor X
6.7 Analiza modalit ăţ ilor de arhivare - -
Foaie de lucrunr. 6
Lista de controlnr. 6
Interviu nr. 6
Nota de relaţiinr. 6
FIAP nr. 6.1FIAP nr. 6.2
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:
Entitatea: DGFP a judeţului X
TEST NR. 6
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Obiectul testul ui
Punerea în executie a hotărârilor judecătoreşti r ămase definitive.
Obiectivele testului Recuperarea pe calea executari silite a debitelor restante de la diver şi debitori.
Descrierea testului Populaîia este reprezentată de Lista hot ărârilor privind ac ţ iunile existente pe rolul instan ţ ei, în număr de 16.Eşantionul a fost constituit din 50 % din acţiunile aflate pe rol, din totalul populaţiei, conform Foii de lucrunr. 6 .Testarea a constat în analiza modului de investire cu formulă executorie a hotărârilor judecătoreşti r ămasedefinitive şi solicitarea la organele de executare silită de a le pune în practică în vederea recuper ării întotalitate a debitelor, întocmirea în termen a acţiunilor formulate la eventualele contestaţii la executare,stăruinţa în susţinerea intereselor privind punerea în practică a hotărârilor prin executarea bunurilor debitorului, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr.6. poz. 6.6. şi anume:
- elaborarea Listei hot ărârilor r ămase definitive;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 71/233
Constantin I a ţ co
71
- investirea în termen cu formulă executorie a hotărârilor definitive;- stabilirea debitelor restante la zi;- solicitarea punerii în aplicare de către executorii judecătoreşti a hotărârilor;- solicitarea puneri în executare în termen a hotărârii;- stăruinţa pe lângă executori de a întocmi în termen actele procedurale;- urmărirea valorificării de către executori a tuturor bunurilor debitorului până la lichidarea debitului ;
- la eventualele contestaţii la executare, întocmirea documentelor de combatere şi respingere aacestora;- urmărirea respectării procedurilor la distribuţia preţului;- stabilirea tuturor cheltuielilor de judecată;- recuperarea în totalitate a cheltuielilor de judecată;- recuperarea în totalitate a restanţelor.
Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control nr. 6 privind Situa ţ ia punerii în aplicare ahot ărârilor judecatore şti investite cu formula executorie şi aflate în procedura de executare a bunurilor debitorului.
Constat ăr i Din analiza rezultatelor testului efectuat s-a constatat:
• existenţa unui număr destul de mare din eşantionul selectat, respectiv 5 din 8 hotărâri, care nu aufost investite cu formulă executorie în termen. În acest fel hotărârile judecătoreşti respective nu aufost valorificate, deşi erau definitive, iar pentru unele chiar s-a pierdut termenul de recuperare prin
prescripţie.• neurmărirea valorificării de către executorii judecătoreşti a tuturor bunurilor debitorului până la
recuperarea integrală a acestora.
Concluzii Din testare au rezultat urmatoarele aspecte:
• 5 din cele 8 dosare din eşantionul selectat nu au fost investite cu formulă executorie în termen;• în 3 din cele 8 dosare ale eşantionului nu s-a urmărit recuperarea totală a debitelor.
În baza acestui test au fost elaborate FIAP nr. 6.1 si FIAP nr. 6.2
Auditor intern, Data:Supervizor, Data:
FOAIE DE LUCRU NR. 6
Obiectivul nr. 1 Punerea în executare a hotărârilor judecătoreşti r ămase definitive.
Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:
- documentul analizat: Lista ac ţ iunilor formulate în instan ţă;- populaţia este reprezentată de acţiunile în instanţă care au fost r ămase definitive şi au fost investite
cu formulă executorie, în număr de 16 dintr-un total de 79 de acţiuni în 2005;- eşantionul va fi de 50 %- pasul de selecţie va fi 2- hotărârile investite cu formula executorie în număr de 16 au fost asezate în ordinea crescătoare a
numărului de dosar, pe ani, din care a fost realizat eşantionul, şi anume: 345/2003, 365/2003,397/2003, 401/2004, 457/2004, 503/2004, 645/2005, 695/2005
- eşantionul constituit va fi verificat în totalitate;- verificarea se va realiza prin teste.
Auditor intern, Data:În prezenţa, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 72/233
Audit financiar –Caiet de seminar
72
LISTA DE CONTROL NR. 6privind Situa ţ ia pun eri i în apli care a hot ărârilor judec ătore şti investite cu formula executorie
Elementeselectate
Elementetestate
Acţiunea345/2003
Acţiunea365/2003
Acţiunea397/2003
Acţiunea401/2004
Acţiunea457/2004
Acţiunea503/2004
Acţiunea645/2005
Acţiunea695/2005
- cuprinderea în listă ahotărâri r ămasedefinitive
X X X X X X X X
- investirea în termencu formula executoriea hotărârilor r ămasedefinitive
FIAP X FIAP X FIAP FIAP X FIAP
- stabilirea debitelor restante la zi
X X X X X X X X
- solicitarea punerii înaplicare de cătreexecutorii
judecătoreşti ahotărârilor
X X X X X X X X
- solicitarea puneri înexecutare în termen ahotărâri
X X X X X X X X
- stăruinţa pe lângăexecutori de a întocmiîn termen actele
procedurale.
X X X X X X X X
- urmărirea
valorificării de cătreexecutori a tuturor bunurilor debitorului până la lichidareadebitului
X FIAP X FIAP X X FIAP X
- la eventualelecontestaţii laexecutare, întocmireadocumentelor decombatere şirespingere a acestora
X X X X X X X X
- urmărirea respectării procedurilor la
distribuţia preţului
X X X X X X X X
- stabilirea tuturor cheltuielilor de
judecatăX X X X X X X X
- recuperarea întotalitate acheltuielilor de
judecată ;
X X X X X X X X
- recuperarea întotalitate a restanţelor
X X X X X X X X
Auditor intern, Data:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 73/233
Constantin I a ţ co
73
Entitatea: DGFP a Judeţului X
INTERVIU NR. 6privind activitatea de investire cu formulă executorie
şi activitatea executorilor judecătoreşti
adresat domnului Popovici Sorin, şeful compartimentului juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Nr.crt.
Întrebări DA NU Observaţii
1 Există registru de evidenţă a acţiunilor investite cuformulă executorie
X
2 Există persoana responsabilizată cu investireahotărârilor judecătoreşti definitive
X
3 Există proceduri de lucru privind modul de investire cuformulă executorie a hotărârilor judecătoreşti.
X FIAP nr. 6.1
4 Aţi testat cunoaşterea sistemului de lucru la nivelulserviciului
X -Nota de relaţii adresatăunui consilier juridic
5 Hotărârile definitive au fost investite cu formulăexecutorie în termen
X FIAP nr. 6.1
6 După investire s-a procedat la valorificarea hotărârilor judecătoreşti
X
7 Există persoană responsabilizată cu punerea în aplicarea hotărârilor definitive şi investite X
8 S-a solicitat în toate cazurile la executorii judecătoreştisă pună în executare hotărârea judecătorească
X
9 Există responsabilităţi create pentru combatereaeventualelor contestaţii depuse la executare X10 Există un registru cu executarea hotărârilor
judecătoreşti şi bunurile care au fost sechestrate deexecutori
X FIAP nr. 6.1
11. Consideraţi că se realizează urmărirea valorificării decătre executorii judecătoreşti a bunurilor debitorilor
până la recuperarea totală a debitelor?
X FIAP nr. 6.2-Nota de relaţii adresatăunui consilier juridic
12 Mai aveţi ceva de adăugat? XAuditor intern, Data:Şeful compartimentului juridic, Data:
Entitatea: DGFP a Judeţului X
NOTA DE RELAŢII NR. 6privind activitatea de investire cu formulă executorie şi respectarea procedurilor de executare silită
adresat doamnei Rotaru Lenuţa – consilier juridic
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 74/233
Audit financiar –Caiet de seminar
74
Înt rebarea 1 : Precizati dacă există proceduri privind investirea cu formulă executorie a hotărârilor judecătoreşti r ămase definitive.R ăspuns 1 : Da.
Înt rebare 2 : Precizaţi dacă aceasta procedur ă va fost adusă la cunostinţă.
R ăspuns 2 : Da, am fost instruită şi am semnat procesul-verbal.
Înt rebare 3 : Cum explicaţi că la un număr de două hotărâri r ămase definitive încă din 2003 nu au fostinvestite cu formulă executorie.R ăspuns 3: Hotărârile judecătoreşti definitive nr. 345 şi 617 din 2003 au fost transmise la compartimentelede specialitate şi nu am primit nici un r ăspuns.
Înt rebare 4 : Hotărârile au fost transmise la compartimentele de specialitate în vederea informării, însăobligaţia investirii lor cu formula executorie era în sarcina serviciului juridic.Raspuns 4 : Da, însă investirea urma să o facem după ce primeam debitul la zi de la Serviciul contabilitate
Înt rebare 5 : Transmiterea debitelor la zi la Serviciul contabilitate a fost solicitată pe baza unei adrese cutermen.R ăspuns 5 : Nu, solicitarea a fost verbală.
Înt rebare 6 : Potrivit procedurilor de lucru investirea cu formulă executorie se face în termen de 15 zile de ladata obţineri hotărâri judecătoreşti investite cu formula executorie. Cum explicaţi ca în multe cazurihotăr ările definitive favorabile au fost investite cu întârziere cu formula executorie. În unele cazurirecuperarea debitelor a fost imposibilă deoarece debitorul şi-a vândut bunurile din patrimoniu, iar executorulnu a avut ce executa.R ăspuns 6 : Pe rolul instanţei se aflau multe dosare ceea ce a dus la întârzieri în formularea actiunilor inclusivîn investirea hotărârilor cu formula executorie.
Înt rebare 7 : Cum explicaţi că nu aţi urmarit valorificarea bunurilor debitorilor până la recuperarea totală adebitelor?Raspuns 7 : În mai multe situaţii am fost pe teren şi am inventariat bunurile pentru care puteam să punsechestru în vederea valorificării. Deoarece am avut multe dosare, debitorii în cauza au profitat şi auvalorificat o parte din bunuri. De asemenea, au fost situaţii când conducerea nu mi-a putut pune la dispozitieun mijloc de transport pentru a mă deplasa la acţiunile de sechestrare, motiv pentru care am pierdut aceastaoportunitate.
Înt rebare 8 : Mai aveti ceva de adăugat?R ăspuns 8 : Nu.
Notă: Pe baza acestei note de rela ţ ii se va elabora FIAP.
Auditor intern, Data:Consilier juridic, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 6.1
Misiunea de audit intern: Serviciul juridic
Perioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 75/233
Constantin I a ţ co
75
Problema Neinvestirea cu formula executorie a hotărârilor judecătoreşti definitive şi irevocabile şi netransmiterea
spre valorificare executorilor judecătoreşti.
Constat ăr i
În unele cazuri au fost obţinute hotărâri judecătoreşti definitive, dar nu au fost investite cu formulăexecutorie şi în consecinţă nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.Spre exemplu: În cazul hotărârii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a obţinut dreptul de
recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achiziţionat materiale consumabile de proastă calitateşi care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hotărârea nu a fost investită cu formulăexecutorie şi nu s-a solicitat la organele de executare judecătoreşti sechestrarea bunurilor debitorului şirecuperarea creanţei şi în acest fel s-a prescris.
Cauze • Hotărârea a fost depusă la dosarul acţiunii, dar aceasta nu a fost înregistrată în Registrul de
intr ări/ieşiri şi în acest fel nu a fost urmarită.• Şeful serviciului nu a verificat şi nu a analizat cauzele aflate pe rol sau cele soluţionate conform
atribuţiilor de serviciu.
Consecin ţ a Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.
Recomandare • Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situaţia în
care se află fiecare cauză şi pentru a se lua măsurile ce se impun;• Analiza cauzelor care au dus la investirea hotărârilor definitive cu formulă executorie în termen, pe
anul 2005;• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către
ceilalţi consilieri;• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;
• Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului şiinformarea managementului general;• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii şi analizei şi a măsurilor luate
pentru implementarea recomandărilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08: Colectarea informaţiilor
Entitatea: DGFP a Judeţului X
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 6.2
Misiunea de audit intern: Serviciul juridicPerioada auditată: 01.06.2004-30.11.2005Întocmit: Stănescu IoanaSupervizat: Cristescu Gabriel
Problema Neurmărirea valorificării integrale de către executorii judecătoreşti a bunurilor debitorilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 76/233
Audit financiar –Caiet de seminar
76
Constat ăr i Executorii judecătoreşti nu au urmărit cu insistenţă valorificarea tuturor bunurilor debitorilor până la
lichidarea debitelor.Spre exemplu: în dosarele nr. 365/2003, 401/2004 şi 645/2005 nu s-a urmărit recuperarea în totalitate a
debitelor, iar în prezent şansele sunt reduse, deoarece debitorii au reusit să înstr ăineze bunurile proprii.
Cauze • Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate clare şi complete;• Lipsa de insistenţă în urmărire a executorilor judecătoreşti;• Personal insuficient şi număr mare de cauze pe un executor judecătoresc.
Consecin ţ a • Există posibilitatea pierderii şanselor de recuperare în totalitate a debitelor, datorită faptului că deşi
bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiindcorect realizate, au favorizat, ulterior, înstr ăinarea acestora;
• Pierderea posibilităţilor de recuperare a unor sume cuvenite.
Recomandare
• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;• Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de cătreceilalţi consilieri;
• Corelarea fişelor posturilor cu procedurile;• Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului şi
informarea managementului general;• Analiza cauzelor care au dus situaţia pierderii posibilităţilor valorificării integrale a executărilor
judecatoreşti din anul 2005;• Analiza celor 16 dosare în care avem hotărâri definitive şi informarea conducerii pentru luarea
măsurilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evitării posibilelor prescripţii;
• Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor şi a măsurilor luate pentruimplementarea recomandărilor.
Auditor intern, Data:Supervizat, Data:Pentru conformitate, Data:
Procedura P08: Colectarea dovezilor
D.G.F.P al Judeţului XServiciul de Audit Intern
FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR
C ătre: Conducătorul Compartimentului de audit public intern
În urma misiunii de audit public intern privind activitatea Oficiului Juridic s-au constatat următoarele:
● CONSTATAREAServiciul Achizi ţ ii publice a întocmit o list ă cu societ ăţ ile care în baza contractelor încheiate
îndeplinesc condi ţ iile de a primi avans pentru achizi ţ iile ce urmează să le efectueze. Societatea X, pe bazacontractului nr. 456/2005, nu a efectuat achizi ţ iile prevă zute prin contract, la termenele stabilite. În acestecondi ţ ii Serviciul Achizi ţ ii publice întocme şte în data de 21.03.2005 adresa către Serviciul Juridic în vederea
ac ţ ionării în instan ţă pentru recuperarea debitului. Adresa şi documenta ţ ia este primit ă de şeful Serviciului Juridic, dar nu a fost înregistrat ă în Registrul de intr ări/ie şiri şi nici repartizat ă spre rezolvare unui consilier
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 77/233
Constantin I a ţ co
77
juridic. Urmare a solicit ării directorului executiv, în data de 15.07.2005, se formulează ac ţ iune în instan ţă ,dar aceast ă ac ţ iune a fost respinsă pe motiv că s-a prescris dreptul de a se solicita recuperarea debitului.
● ACTELE NORMATIVE Î NC Ă LCATE Regulamentul de Ordine Interioar ă şi Fi şa postului prevăd responsabilitatea şefului Oficiului Juridic
de a urmări formularea ac ţ iunilor în cadrul termenului de prescrip ţ ie.
● RECOMANDĂRI Revizuirea pe ultimii trei ani a tuturor cauzelor primite spre solu ţ ionare în cadrul Serviciului Juridic şi
luarea mă surilor de ac ţ ionare în instan ţă , atunci când cadrul legislativ şi normativ o impune, sau altemă suri legale aflate la dispozi ţ ia conducerii societ ăţ ii.
Stabilirea şi atribuirea responsabilit ăţ ii unei persoane din cadrul Serviciului Juridic pentru urmărireatuturor cauzelor care se primesc în cadrul acestuia.
Efectuarea unei inspec ţ ii de către structura de control intern privind stabilirea cauzelor de neac ţ ionareîn instan ţă şi a persoanelor responsabile, cu recomand ări specifice controlului intern pentru recuperareadebitelor şi/sau sanc ţ ionarea administrativă a persoanelor vinovate. Rezultatele inspec ţ iei se vor comunica şi Serviciului de audit intern spre informare şi analiză.
● ANEXE
Copiile xerox ale adresei şi documenta ţ iei primit ă de şeful Serviciului Juridic şi ale ac ţ iunii formulate şi respinsă de instan ţă;Copie xerox a adresei înaintat ă de Serviciul Achizitii publice în data de 21.03.2005 Serviciului Juridic.
Auditor intern, Data:
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului X
Serviciul de Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Activitatea juridică Numele auditorului: Tomescu ViorelData realizării: 23.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel
Exist ă Auditori
Constatarea Document justi f icativ Da Nu Sec ţ iunea E - Cauzelecare au determinat respingerea în instan ţă aac ţ iunilor formulate
- întâmpinarea nr. 3455/ 23.09.2004- Hot ărârea nr. 2345/ 23.09.2004
- ………………………….
X
X
TomescuViorel
Sec ţ iunea F – Reprezentarea societ ăţ iiîn instan ţ ele de judecat ă
- Hot ărârea nr. 4532/ 12.03.2005 din carerezult ă că societatea nu a avut reprezentant la sedin ţ a respectivă- ……………………………….
X
X
TomescuViorel
Sec ţ iunea G – Conducerea eviden ţ elor,cauzelor la care societatea este parte
- Bilan ţ ul de activitate pe anul 2004- Raportul privind ac ţ iunea în instan ţă derecuperare a debitului de la SC X SRL- ……………………………….
X
X
St ănescu Ioana
……………….
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 78/233
Audit financiar –Caiet de seminar
78
Sec ţ iunea L - Investireahot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de cătreorganul de executare.
- Hot ărârea nr. 8943/ 03.09.2004 investit ă cuîntârziere de 2 ani- Biletele la ordin emise de SC Z SRL expirate şi neinvestite cu formul ă executorie- ………………………….
X
X
TomescuViorel
Auditori,
Procedura P11: Şedinţa de închidere
D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
A. Men ţ iuni generale:
Misiunea de audit: Activitatea JuridicăPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Viorel/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005
Lista participan ţ i lor:
Numele F unc ţ ia Direc ţ ia/
Serviciul Nr.telefon
E-mai l Semn ătura
Cristescu Gabriel Auditor SAI
Tomescu Viorel Auditor SAI
St ănescu Ioana Auditor SAI
Popescu Ion Ş ef serviciu Serviciul Juridic
Diaconescu Ion Inspector Serviciul JuridicVoinescu Georgeta Inspector Serviciul Juridic
Vasilescu George Inspector Serviciul Juridic
B. Concluzii : În cadrul şedin ţ ei au fost prezentate obiectivele auditate şi constat ările pentru fiecare obiect auditat. De
asemenea, au fost discutate constat ările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizareadisfunc ţ ionalit ăţ ilor şi au fost comentate recomand ările care urmează a fi implementate pentru eliminareadeficien ţ elor constatate.
Pentru constat ările/deficien ţ ele prezentate nu au fost formulate obiec ţ ii, fiind însu şite în totalitate.
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit intern
Ministerul Finanţelor PubliceD.G.F.P. a Judeţului XServiciul de Audit Intern
PROIECT DE RAPORT DE AUDIT INTERN
I . DATE DE IDENTIF ICARE A MI SIUNI I DE AUDIT
Echipa de auditare - a fost format ă din:- Tomescu Viorel, auditor coordonator al misiunii- St ănescu Ioana, auditor
care fac parte din cadrul D.G.F.P. a Jude ţ ului X - Serviciul de Audit Intern.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 79/233
Constantin I a ţ co
79
Ordinul de efectuare a misiunii de audit - auditarea activit ăţ ilor cuprinse în Planul de audit intern pe anul 2005, s-a f ăcut în baza Ordinului de serviciu nr. 68/01.07.2005.
Baza l egal ă a ac ţ iuni i de auditare :- Planul de audit intern pe anul 2005, aprobat de conducerea societ ăţ ii;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr.
672/2002;- Dispozi ţ ia Directorului General al D.G.F.P. a Jude ţ ului X nr. 111/2004 prin care se aprobă Normele
proprii de exercitare a auditului intern în cadrul societ ăţ ii.
Dur ata misiuni i de audit: 15.10 -31.08.2005.
Peri oada auditat ă: 01.01.2005 - 30.11.2005
Scopul ac ţ iunii de auditare const ă în:- asigurarea conducerii corecte a eviden ţ elor şi întocmirii clare a sintezelor şi rapoartelor privind
activitatea proprie;
- asigurarea aplicării corecte a mă surilor de reprezentare în instan ţă a intereselor societ ăţ ii şirespectarea procedurilor în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ.
Obiectivele ac ţ iunii de auditare au urmărit dacă:- cauzele care au determinat respingerea în instan ţă a ac ţ iunilor formulate;- reprezentarea societ ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă;- conducerea eviden ţ elor, cauzelor la care societatea este parte;- întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie;- solicitarea declan şării procedurii falimentului pentru recuperarea crean ţ elor;- investirea hot ărârilor (biletelor la ordin) şi solicitarea execut ării lor de către executorii
judecătore şti.
Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate.
Tehnici de audit intern utilizate: • verificarea în vederea asigur ării validit ăţ ii, realit ăţ ii şi acurate ţ ei înregistr ărilor în contabilitate, cuurmatoarele tehnici de verificare:
- compara ţ ia: pentru debitele de plat ă şi cele efectiv încasate;- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea documentelor;- garantarea: pentru verificarea realit ăţ ii procedurilor şi a documentele ce au stat la baza justificării
acestora;- urmărirea: pentru a se constata dacă toate opera ţ iunile au fost real efectuate.
Alte tehnici de audit: • interviul: pentru l ămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desf ăşurarea activit ăţ ilor;• e şantionarea: pentru analiza întocmirii documentelor;
• observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere adocumentelor.
I nstru mentele de audit care s-au utilizat: Chestionarele - Listele de verificare pentru a stabili condi ţ iile pecare trebuie să le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.
Documente şi materi ale examinate în cadrul Serviciul ui Juri dic - verificarea la fa ţ a locului a vizat documenta ţ ia aferent ă perioadei auditate, respectiv 01.01.2005 - 30.11.2005, care a cuprins urm ătoarele:• registre de eviden ţă;• coresponden ţ a primit ă şi trimisă;• dosare de instan ţă constituite;• dosare solu ţ ionate şi închise.
M ateri ale întocmite pe timpul audit ăr i i : • foi de lucru privind descrierea activit ăţ ilor auditate;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 80/233
Audit financiar –Caiet de seminar
80
• fi şe de identificare a activit ăţ ilor privind principalele probleme constatate;• liste de verificare pe obiective;• fi şe de identificare şi analiza a riscurilor;• documente de lucru;• tabelele punctelor tari şi slabe, tematica în detaliu a misiunii de audit;• programul de audit, programul interven ţ iei la fa ţ a locului;
• chestionare - liste de verificare;• rapoarte preliminare de audit, minutele şedin ţ elor de deschidere, de închidere şi de conciliere.
Organizarea Serviciul ui Jur idic : serviciul a func ţ ionat în perioada supusă audit ării cu un număr de 5 salaria ţ i, din care un post de conducere - şef de serviciu. Organizarea şi func ţ ionarea serviciului sedesf ăşoar ă conform organigramei şi Regulamentului de organizare şi func ţ ionare.
Pentru to ţ i salaria ţ ii au fost întocmite fi şe ale posturilor prin care s-au stabilit rela ţ iile ierarhice de subordonare şi de colaborare, precum şi sarcinile de serviciu.
II. CONSTAT Ă RI
1. Cau zele car e au determi nat respin gerea în in stan ţă a ac ţ iunilor formulate
Util izarea tuturor c ăilor de atac În cazurile în care hot ărârea emisă de instan ţ a de judecat ă a fost favorabil ă entitatii, aceasta a fost
atacat ă în instan ţă şi a fost sus ţ inut ă până la finalizarea căilor de atac. În cazurile în care hot ărârea instan ţ ei a fost nefavorabil ă entit ăţ ii s-a uzat de celelalte căi de atac
(apel, recurs, contesta ţ ie ş.a.).
1.2. St ăruin ţ a în sus ţ inerea unor argumente esen ţ ial e pentr u solu ţ ionarea favorabil ă a cauzei
1.2.1. Sus ţ in erea inefi cienta a intereselor enti t ăţ i i în i nstan ţă –FI AP nr. 1.1.
Constatare
Consilierii juridici nu au insistat în vederea sus ţ inerii probelor în instan ţă , astfel nu au fost depuseîntâmpinari care să cuprind ă excep ţ iile de la procedur ă , explicarea detaliilor, formulari la obiect, r ă spunsul la toate capetele de acuzare etc.
Ex. La dosarul nr. 390/2004 reclamantul debitor, salariat al societ ăţ ii, a contestat la judecătoriedecizia de imputare a unei sume, constatat ă ca fiind pagubă în dauna societ ăţ ii, produsă de către acesta caurmare a neglijen ţ ei în serviciu, fapt ă constatat ă de organele cu atribu ţ iuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de către instan ţă. Tribunalul a admis recursul în condi ţ iile în care societateaa fost anun ţ at ă prin două cita ţ ii să depună întâmpinare la instan ţă , privind cererea formulat ă de reclamant.
De asemenea, nu au fost sus ţ inute interesele entit ăţ ii din aceleasi motive şi în dosarele nr. 345, 354,372, 381 pe anul 2005.
Consecin ţ a • Obtinerea unor hot ărâri nefavorabile în instan ţă , comparativ cu pertinen ţ a ac ţ iunii introduse în
instan ţă şi a documentelor justificative depuse;• Pierderea în instan ţă a unor ac ţ iuni, care implică recuperarea unor sume.
Recomandare • În toate cazurile în care ac ţ iunile în instan ţă necesit ă un plus de experien ţă , acestea să fie sus ţ inute
de şeful compartimentului juridic.• Concluziile scrise şi/sau întâmpinările să fie vă zute şi vizate de şeful serviciului înainte de a fi
aprobate de conducere şi depuse la judecătorie.• Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.• Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie.• Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu
rezultatele acestor ac ţ iuni.
• Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pentru care s-a pledat în instan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 81/233
Constantin I a ţ co
81
• Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitateaauditat ă.
1.2.2. Ac ţ iuni le în instan ţă nu sunt sus ţ inu te prin depunerea concluziilor scrise şi a documentelor justi f icative soli ci tate de aceasta –F I AP nr . 1.2.
Constatare Ac ţ iunile formulate în instan ţă au fost f ăcute f ăr ă explicarea detaliilor şi depunerea documentelor
justificative şi f ăr ă concluzii scrise. Spre exemplu în dosarele nr. 345, 363, 349 şi 408.
Consecin ţ a • Respingerea unor hot ărâri care dacă erau sus ţ inute temeinic nu puteau fi pierdute existand argumente;• Plata unor daune către ter ţ e persoane;• Pierderea posibilit ăţ ii recuper ării sumelor solicitate în instan ţă.
Recomandare • Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei ani, iar rezultatele
să fie comunicate şi serviciului de audit intern în vederea analizării ulterioare.
• Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice oficiului juridic.• Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabilului pentru aceasta.• Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie şi coroborarea cu procedurile.• Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.• Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu
rezultatele acestor ac ţ iuni.• Informarea echipei de auditori asupra rezultatelor verificarilor realizate şi a studiului efectuat pentru
implementarea recomand ărilor.
Ac ţ iunile înaintate ini ţ ial la instan ţă au fost formulate în scris, unde s-a prezentat doar aspectul pentrucare se introduce ac ţ iunea, ulterior fiind prezentate în instan ţă , pe parcursul judecării cauzei, şi celelaltedocumente în sus ţ inerea cauzei.
Analizând cauzele pierdute, s-a constatat că unul din elementele care ar fi putut duce la pierderea
acestora a fost acela că la toate şedin ţ ele de instan ţă planificate au fost formulate doar concluzii verbale,instan ţ a re ţ inând în hot ărârile emise doar o parte din aspectele prezentate verbal de consilierii juridici şi în special acelea care nu aveau implica ţ ii în posibila emitere a unei hot ărâri favorabile. De asemenea, unelecauze au fost pierdute, prin declararea apelului cu intarziere, datorit ă insuficien ţ ei personalului din cadrul serviciului, care nu a fost capabil să sus ţ ină toate ac ţ iunile în instan ţă.
1.3. For mul area în term en a apelul ui
1.3.1. Declararea apelul ui cu întârziere de peste 10 zile de l a data comunic ăr i i h ot ărârii de c ătr e judec ătorie –FIAP 1.3.
Constatare
Din analiza dosarelor privind cauzele ca au determinat anularea în instan ţ ele judecătore şti aac ţ iunilor formulate privind solu ţ ionarea căilor administrative de atac a rezultat că , în unele cazuri, apelul s-a f ăcut cu înt ărziere.
Ex. La dosarul nr.345/2004 judecătoria pronun ţă o hot ărâre prin care pe lâng ă amendacontraven ţ ional ă aplicat ă societ ăţ ii, mai dispune şi plata unor dobânzi. Aceste dobânzi nu erau prevazute înnici un act normativ, iar juristul entit ăţ ii în afar ă de faptul că a depus cu întârziere de 6 zile fa ţă de termenul legal nici nu le-a contestat, ci doar a combătut legalitatea acord ării sanc ţ iunii. De asemenea, termenul de 10 zile a mai fost pierdut şi în dosarele nr. 372 şi 399 din 2004.
Consecin ţ a Respingerea ac ţ iunii şi obligarea entit ăţ ii la plata unor sume nedatorate. Ob ţ inerea unor hot ărâri nefavorabile, fa ţă de pertinen ţ a ac ţ iunii introduse în instan ţă şi a documentelor
justificative depuse.
Pierderea în instan ţă a unor ac ţ iuni, care implică recuperarea unor sume. Obligarea entit ăţ ii la plata unor sume nejustificative.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 82/233
Audit financiar –Caiet de seminar
82
Recomandare Elaborarea listei activit ăţ ilor şi atasarea riscurilor specifice activit ăţ ilor Serviciului juridic; Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor de procedur ă; Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile şi nivelele de execu ţ ie; Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu
rezultatele acestor ac ţ iuni;
Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pierdute de entitate îninstan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun; Informarea echipei de auditori interni cu privire la rezultatele analizei efectuate de entitatea auditat ă.
În toate cazurile în care hot ărârea primei instan ţ e a fost defavorabil ă a fost formulat şi depus apelul. În prima fază s-a declarat apelul f ăr ă ca justificarea acestuia să fie concludent ă , pentru a nu pierde termenul de depunere şi a avea timpul necesar pentru formularea şi precizarea temeinică a apelului. Ulterior, l-a primul termen de judecat ă motivele apelului au fost precizate, concluziile fiind depuse în scris la instan ţă , înmajoritatea cazurilor înso ţ ite de documente justificative.
1.4. For mul area în termen a recur sul ui Din analiza rezulta ca toate recursurile au fost formulate în termen, cu respectarea prevederilor legale.
2. Reprezentarea enti t ăţ i i în i nstan ţ ele de judecat ă
2.1. Prezentarea la şedin tele de ju decat ă în vederea sus ţ in eri i cauzei
2.1.1 N ereprezentarea în i nstan ţă la termenele de judecat ă –FI AP nr. 2.1.
Constatare În unele cazuri, societatea nu a fost prezent ă la termenele de judecat ă fixate de instan ţă , cu toate că
procedura a fost îndeplinit ă. Astfel în dosarul 645/2005 instan ţ a a fixat ca teremen de judecat ă data de23.09.2005 în vederea formul ării şi depunerii concluziilor, procedur ă realizat ă prin Cita ţ ia nr.2345/03.09.2005. La termenul fixat din partea societ ăţ ii nu a fost prezent în sal ă nici un reprezentat, instan ţ a
a r ămas în pronun ţ are, în urma formul ării hoat ărârii aceasta a fost defavorabil ă societ ăţ ii, deoarece ladosar nu au existat concluzii formulate în sus ţ inerea cauzei şi nici documente care să combat ă sus ţ inerile formulate de pârât.
Consecin ţ e În urma pronun ţării hot ărârii entitatea a fost obligat ă la plata către pârât a unor penalit ăţ i de
1.239.870 lei, penalit ăţ i care nu erau prevazute în contractul încheiat între păr ţ i, însă pe care pârîtul le-aobtinut deoarece, entitatea nu a fost reprezentat ă la termenul fixat de instan ţă şi astfel nu au fost contestate şi nici nu au existat concluzii scrise.
Recomand ăr i Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a entit ăţ ii, în anul 2005
şi luarea mă surilor care se impun;
Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin; Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate care să cuprind ă activit ăţ i de control şi un responsabil,
în care să fie incluse toate activit ăţ ile specifice şi în plus, obliga ţ ia consilierilor juridici ca după fiecaretermen să prezinte şefului de compartiment concluziile;
Fi şele posturilor să fie coroborate cu procedurile; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi modul de implementare al
recomand ărilor.
Din analiză au rezultat mai multe situa ţ ii în care reprezentan ţ ii entit ăţ ii nu au participat în instan ţă ,cauza principal ă fiind lipsa de personal.
2.2. F ormu lar ea în t ermen a ac ţ iunilor
2.2.1. Formularea ac ţ iu ni lor în i nstan ţă în af ara term enu lu i de prescri p ţ ie –FI AP nr. 2.2.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 83/233
Constantin I a ţ co
83
Constatare Din analiza dosarelor privind cauzele ce au determinat anularea în instan ţ ele judecătore şti a ac ţ iunilor
formulate privind solu ţ ionarea căilor administrative de atac a rezultat că , în unele situa ţ ii, acestea au fost respinse pe motiv că nu au fost formulate în cadrul termenului de prescrip ţ ie.
Spre exemplu, la dosarul nr.695/2005 judecătoria a respins ac ţ iunea pe motiv că de la data faptei şi
până la formularea ac ţ iunii au trecut trei ani. În acest caz în anul 2002 au fost valorificate bunuri confiscatecătre SC A&B SRL în valoare de 234.500 lei cu plata la 30 zile, iar societatea nu a achitat contravaloareabunurilor. Dupa trei ani s-a formulat actiune în instan ţă pentru recuperarea sumei, pe care instan ţ a, în mod evident, a respins-o pe motiv de prescrip ţ ie.
Consecin ţ a Entitatea a înregistrat o pagubă nerecuperabil ă de 234.500 lei; Imposibilitatea recuper ării sumelor datorate; Inexisten ţ a unor atribu ţ ii clare în fi şele posturilor.
Recomandare Informarea auditorilor interni despre mă surile stabilite pentru redresarea activit ăţ ii şi a modului lor de
implementare.
Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel putin lunar, pentruaceasta să fie responsabilizat ă o persoană. Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zilede la data scaden ţ ei, să se întomeasca dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vedereaac ţ ionării debitorului în instan ţă;
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora; Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile; Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cuno şterea şi respectarea procedurilor; Realizarea unui sistem de preg ătire a personalului de către şeful de compartiment; Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.
În general, în termen de 30 zile de la primirea în formă complet ă a documenta ţ iei de ac ţ ionare îninstan ţă au fost formulate ac ţ iunile şi depuse la instan ţă. În multe cazuri la Serviciul juridic ini ţ ial setransmitea doar o adresă prin care se solicita ac ţ ionarea în instan ţă a unui debitor, f ăr ă a se ata şa şi
documentele justificative, respectiv contracte, facturi, fi şa contabil ă analitică cu debitul existent şi neachitat etc.
2.3. Transmiterea hot ărâri lor defi niti ve în vederea valori fi c ăr i i
Din analiz ă a rezultat c ă exist ă un sistem de transmitere al hot ărâri lor defi ni tive spre valori fi care în cadrul entit ăţ ii , sistem care fun ctioneaz ă.
2.4. F orm ul area întâmpin ăril or la ac ţ iunile ini ţ iate
2.4.1. N eatacarea tu tur or capetelor de acuzare în întâmpin ările f ăcute c ătre instan ţ a de judecat ă – F I A P
nr. 2.3.
Constatare În întampinarea f ăcut ă către instan ţă nu au fost cuprinse excep ţ iile de la procedura, r ă spunsul la toate
capetele de acuzare, dovezile etc. În majoritatea întâmpinărilor combaterea capetelor de acuzare s-a facut lamodul general.
Ex. La dosarul nr.415/2005 reclamantul debitor, salariat al societatii, a contestat la judecătorie deciziade imputare a unei sume, constatat ă ca fiind paguba în dauna entit ăţ ii, produsă de către acesta ca urmare aneglijen ţ ei în serviciu, fapt ă constatat ă de organele cu atribu ţ iuni de control intern. Reclamantul a solicitat anularea acestui debit de către instan ţă.
În întâmpinarea către instan ţă reprezentan ţ ii Serviciului juridic au sus ţ inut doar respingerearecursului ca fiind neîntemeiat şi nu s-a solicitat respingerea acestuia pe motiv ca fost depus cu întârziere şică sus ţ inerile formulate nu sunt la obiect etc., motiv pentru care instan ţ a nu a mai analizat aceste aspecte şi
i-a dat câ ştig de cauză reclamantului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 84/233
Audit financiar –Caiet de seminar
84
Consecin ţ e Recursul formulat de către pârât a fost admis, decizia de imputare a sumei emisă de entitate fiind
anulat ă de instan ţă; Societatea a suferit o pierdere datorit ă faptului că nu s-a apărat eficient.
Recomand ăr i
Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs, şi ob ţ inerea unor concluzii pentrureorientarea activit ăţ ii viitoare cu scopul eliminării neregulilor şi disfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate; Întocmirea unei liste a activit ăţ ilor specifice compartimentului juridic; Ata şarea riscurilor asociate activit ăţ ilor şi stabilirea unui responsabil cu întocmirea şi între ţ inerea unui
Registru al riscurilor pentru compartimentul juridic ; Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor acestora; Testarea sistematică a personalului pentru însu şirea procedurilor; Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile; Urmărirea termenelor fixate de instan ţă şi după fiecare termen să-i fie prezentate concluzile, concluzii
care pe scurt la va trece în Registrul de eviden ţă al dosarului pentru termenul stabilit. Informarea echipei de auditori cu privire la concluziile analizei şi mă surile programate pentru
implementarea recomand ărilor.
În apărarea intereselor entit ăţ ii, ca urmare a ac ţ iunilor formulate de reclaman ţ i au fost, în general, formulate şi depuse întâmpinări la capetele de acuzare. Întâmpinările formulate au combătut capetele deacuzare, drept pentru care, în majoritatea cazurilor, ac ţ iunile introduse de reclaman ţ i au fost respinse deinstan ţă. Însa, au fost şi întâmpinări, care nu au fost formulate la obiect, justificate şi argumentate cu dovezi şi sus ţ inute şi în instan ţă la termenele de judecat ă.
3. Con ducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea este parte
3.1. Conducerea Registrului de coresponden ţă
3.1.1. Neconducerea r egistrelor de eviden ţă prevazute de cadrul normativ –FIAP nr. 3.
Constatare Din analiza efectuat ă a rezultat că la nivelul serviciului este ţ inut un singur registru în care sunt
men ţ ionate dosarele pentru care s-au formulat ac ţ iuni în instan ţă. În registru sunt men ţ ionate atât dosarele întocmite de societate, cât şi dosarele formulate de pârâti şi în care societatea este parte.
În cadrul societ ăţ ii nu se ţ ine un registru de eviden ţă al coresponden ţ ei primite şi/sau ie şite. Precizămcă , zilnic în cadrul serviciului sunt primite diferite adrese prin care se solicit ă precizări cu privire lalegalitatea anumitor aspecte. Din verificări a rezultat faptul că coresponden ţ a nu este întegistrat ă lanivelul serviciului. Nici măcar r ă spunsurile transmise nu se îndosariază , ci doar sunt întocmite într-un singur exemplar care este transmis solicitantului împreună cu adresa primit ă.
Consecin ţ a În anumite cazuri beneficiari adreselor au formulat ulterior diferite obiec ţ ii cu privire la unele
r ă spunsuri nefundamentate, în special cele legate de legisla ţ ia muncii. Serviciul juridic cu toate că a motivat
că cele obiectate nu erau în conformitate cu r ă spunsurile transmise nu a putut justifica aceasta deoarece nuexist ă la nivelul serviciului nici un exemplar din r ă spunsul transmis.
Recomand ăr i Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă al ac ţ iunilor aflate pe rol, de la
începutul anului; Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic şi elaborarea unui sistem de organizare al
acestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare; Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate. Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor şi monitorizarea implement ării acestora. Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate. Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi a mă surilor convenite pentru
organizarea activit ăţ ii şi urmărirea implement ării recomand ărilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 85/233
Constantin I a ţ co
85
Din analiză a rezultat lipsa de preocupare din partea conducerii serviciului pentru ţ inerea registrelor prevă zute de cadrul normativ.
3.2. Eviden ţ a ac ţ iu ni lor în j usti ţ ie
Din analiz ă a rezultat c ă exist ă un sistem de eviden ţă al ac ţ iu ni lor în i nstan ţă care este func ţ ional.
3.3. Constituirea dosarelor de instan ţă
Constituirea dosarelor de instan ţă s-a f ăcut numai în baza adreselor primite de la compartimentele specializate. Astfel compartimentul de specialitate, în spe ţă compartimentul desfacere, întocmea adresa cătreServiciul Juridic prin care solicita ac ţ ionarea în justi ţ ie a unui anumit debitor pe motiv că nu şi-a respectat clauzele contractuale de a achita în termen obliga ţ ia de plat ă. Cererea, astfel primit ă , era înregistrat ă în Registrul de coresponden ţă , apoi se întocmea un dosar care era înregistrat în Registrul special. În multecazuri cererea nu era înso ţ it ă şi de documentele justificative în sus ţ inerea cauzei, ceea ce a determinat Serviciul Juridic să solicite aceste docmente şi să constituie dosarul după intrarea în posesia lor.
În cazul ac ţ iunilor introduse de al ţ ii, la primirea cita ţ iei se constituia dosarul de instan ţă.
Toate dosarele de instan ţă erau completate pe parcurs cu documentele emise de instan ţă sau de ambele păr ţ i.
3.4. Repartizarea coresponden ţ ei în vederea solu ţ ion ăr i i
În cadru l servici ul ui sistemul de reparti zare al coresponden ţ ei pe comparti mentele de speciali tate exist ă şi func ţ ioneaz ă.
3.5. E viden ţ a dosarelor finalizate
Dosarele finalizate sunt pă strate în acelea şi locuri cu dosarele aflate pe rolul instan ţ elor de judecat ă.
Dosare finalizate de circa 3-4 ani de zile nu au fost transmise la arhiva entit ăţ ii.
4. Întocmi rea lucr ărilor de sintez ă şi a rapoartelor privind activitatea proprie
4.1. Întocmi rea lu cr ărilor şi rapoartelor
Ş efii compartimentelor de specialitate au repartizate lucr ările şi rapoartele specifice pe salaria ţ i şi sereg ă sesc şi în fi şele posturilor, ceea ce asigura monitorizarea elabor ării la termen.
4.2. Avizarea documentelor in tern e
4.2.1. Neaprobarea şi neavizarea rapoartelor şi lucr ărilor de sintez ă întocmite de Servi ciul ju ri dic de c ătr e managementul general –FIAP nr. 4.
Constat ăr i Din analiză a reie şit că Rapoartele privind ac ţ iu ni le în preten ţ i i pe trim. II şi I I I şi Raportul privind
ac ţ iu ni le pi erdute în in stan ţă nu au fost înaintate spre aprobarea directorului executiv al DGFP şi au fost transmise structurilor în drept doar cu semnătura şefului de serviciu.
Consecin ţ e În şedintele de conducere managementul general nefiind informat despre situa ţ ia debitelor în litigiu şi
stadiul în care se afla pe rolul instan ţ ei, a luat decizii incorecte privind recuperarea restan ţ elor de ladebitori, cât şi cu privire la constituirea de provizioane.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 86/233
Audit financiar –Caiet de seminar
86
Recomandare Inventarierea şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate şi transmise în afar ă f ăr ă aprobarea
managementului general; Stabilirea activit ăţ ilor şi riscurilor specifice asociate raport ării; Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate; Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor şi monitorizarea implement ării acestora ;
Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile; Stabilirea circuitului documentelor care se elaborează în cadrul Serviciului juridic şi însu şirea acestuiade întregul personal ;
Informarea echipei de auditori cu privire la rezultatele inventarierii şi a mă surilor stabilite pentruimplementarea recomand ărilor.
Raportul privind ac ţ iu ni le în preten ţ i i a fost înaintat instan ţ ei de judecat ă doar cu semnătura şefului de serviciu. Ulterior au fost luate o serie de decizii de către managementul general f ăr ă să ţ ină cont de situa ţ iaactual ă a debitelor şi pe baza acestora a fost elaborat Raportul de activitate pe anul 2005.
5. Solicitarea declan şări i f ali mentul ui în veder ea recuper ării debitelor
5.1. Soli citarea falimentul ui în cazul debitori lor care sunt i nsolvabili
În cadru l servi ciu lu i exi st ă un sistem de soli citare a fal imentulu i în cazul debitori lor in solvabili care func ţ ioneaz ă.
5.2. Înscri erea la masa credal ă cu toate debitele
5.2.1. Neactualizarea situa ţ iei debitorilor pentru raport ările periodice –FIAP nr. 5.
Constatare Din analiză a reie şit că în două dosare debitele nu au fost actualizate cu dobânzile şi penalit ăţ ile
pentru neplata la termen, în cazul unor societ ăţ i care au luat avans pentru efectuarea unor achizi ţ ii.
Pe baza dosarelor nr. 449 şi 617/2005, Serviciul juridic a întocmit adresa de înscriere la masa credal ă şi a înscris societ ăţ ile pentru următoarele crean ţ e: prima societate doar cu suma de 145.000 lei, iar pentru adoua societate a înscris-o cu suma de 345.500 lei, cât era în eviden ţ ele Serviciului juridic. În realitate sumeledatorare de acesti debitori societ ăţ ii erau de 250.000 lei şi respectiv de 550.000 lei, la care se ad ăugaudobânzile şi penalit ăţ ile pentru neplata la termen.
Consecin ţ e Urmare pronun ţării procedurii de faliment şi neînscrierii la masa credal ă în termenul fixat de instan ţă ,
entitatea a pierdut posibilitatea recuperarii în totalitate a debitelor.
Recomand ăr i Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către
ceilal ţ i consilieri; Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile; Inventarierea debitelor şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005; Analiza cauzelor care au dus la neînscrierea la masa credal ă a tuturor debitelor, în cazul în care se
constat ă r ă spunderea anumitor persoane pentru neîndeplinirea sarcinilor sumele să fie recuperate de la persoanele r ă spunzatoare;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele inventarierii şi analiza situa ţ iei debitelor şi aneînscrierii la masa credal ă a acestora şi mă surile luate pentru implementarea recomand ărilor.
Din ananliză a rezultat că s-a pierdut posibilitatea recuper ării dobânzilor şi penalit ăţ ilor aferente unor debite, deoarece acestea nu erau actualizate de către Serviciul contabilitate la momentul înscrierii la masacredal ă a debitelor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 87/233
Constantin I a ţ co
87
6. I nvestir ea hot ărârilor judec ătore şti şi soli citarea punerii lor în apli care de c ătre organul de executare
6.1. I nvesti rea în termen a hot ărârilor executabile
Hot ărârile judecătore şti definitive şi irevocabile au fost investite în general cu formul ă executorie.
Investirea s-a f ăcut în circa jumătate din cazuri în termen de circa 30 zile de la ob ţ inerea acesteia, iar în altecazuri investirea s-a f ăcut cu mult peste termenul de 30 zile, ajungând a fi investite şi la 2 ani de la ob ţ inerea sentin ţ elor.
După investire cu formula executorie acestea erau transmise compartimentelor de specialitate(financiar-contabil, desfacere, resurse umane, IT) în vederea valorificării sau, în cazurile în care prevedeaurecuperarea unor sume de la diver şi debitori, erau transmise la organele de executare în vederea aplicării procedurilor de executare silit ă.
6.1.1. Neinvestirea cu formul ă executorie a hot ărârilor judec ătore şt i definitive şi irevocabile şi netransmiterea spre valori fi care executori lor ju dec ătore şti –FI AP nr. 6.1.
Constat ăr i
În unele cazuri au fost ob ţ inute hot ărâri judecătore şti definitive, dar nu au fost investite cu formulaexecutorie si in consecinta nu au fost valorificate, iar unele chiar s-au prescris.Spre exemplu : În cazul hot ărârii definitive din dosarul nr.345/20.04.2003 s-a ob ţ inut dreptul de
recuperare a unui debit de la o societate de la care s-au achizi ţ ionat materiale consumabile de proast ăcalitate şi care au fost restituite, dar aceasta nu a restituit contravaloarea lor. Hot ărârea nu a fost investit ăcu formul ă executorie şi nu s-a solicitat la organele de executare judecătore şti sechestrarea bunurilor debitorului şi recuperarea crean ţ ei şi în acest fel s-a prescris.
Consecin ţ a Pierderea dreptului de a solicita recuperarea debitului, deoarece s-a prescris termenul de recuperare.
Recomandare Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situa ţ ia în
care se afl ă fiecare cauză şi pentru a se lua mă surile ce se impun; Analiza cauzelor care au dus la investirea hot ărârilor definitive cu formul ă executorie în termen, pe
anul 2005; Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către
ceilal ţ i consilieri; Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile; Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin compartimentului şi
informarea managementului general; Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizei şi a mă surilor luate pentru implementarea
recomand ărilor.
Din analiza situa ţ iei hot ărârilor judecătore şti r ămase definitive, în mod surprinzător, unele dintre ele nu
au fost investite cu formul ă executorie şi mai grav la unele s-a pierdut chiar termenul de prescriptie.
6.2. Solicitarea execut ări i sil ite a debitorilor
6.2.1. N eur m ărirea valorificarii integrale de c ătre executorii judec ătore şti a bunurilor debitorilor –FIAP nr. 6.2.
Constat ăr i Executorii judecatore şti nu au urmărit cu insisten ţă valorificarea tuturor bunurilor debitorilor până la
lichidarea debitelor.Spre exemplu: în dosarele nr. 365/2003, 401/2004 si 645/2005 nu s-a urmărit recuperarea în totalitate
a debitelor, iar în prezent şansele sunt reduse, deoarece debitorii au reu şit să înstr ăineze bunurile proprii.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 88/233
Audit financiar –Caiet de seminar
88
Consecin ţ a Exist ă posibilitatea pierderii şanselor de recuperare în totalitate a debitelor, datorit ă faptului că de şi
bunurile au fost identificate, nefiind pus sechestru pe ele la timp sau actele de sechestrare nefiind corect realizate au favorizat, ulterior, înstr ăinarea acestora;
Pierderea posibilit ăţ ilor de recuperare a unor sume cuvenite.
Recomandare Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate; Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de către
ceilal ţ i consilieri; Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile; Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului şi informarea
managementului general; Analiza cauzelor care au dus situa ţ ia pierderii posibilit ăţ ilor valorificării integrale a execut ărilor
judecătore şti din anul 2005; Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive şi informarea conducerii pentru luarea
mă surilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evit ării posibilelor prescrip ţ ii;
Informarea echipei de auditori interni cu rezultatele analizelor şi a mă surilor luate pentru
implementarea recomand ărilor.
Din ananliză a rezultat insuficien ţ a resurselor Serviciului juridic pentru a sus ţ ine activitatea deexecutare silit ă. În aceste condi ţ ii şi datorit ă neinterven ţ iei la momentul oportun s-a pierdut posibilitatearecuper ării în totalitate a debitelor, deoarece debitorii au reu şit să- şi înstr ăineze bunurile care trebuiau să fie sechestrate.
6.3. In vestir ea în termen a bil etelor la or din
În cadrul serviciului exist ă un sistem de investire în termen al biletelor la ordin care func ţ ionează.
I I I . CONCLUZII
Structura auditat ă are obliga ţ ia să întocmească Programul de ac ţ iune şi Calendarul implement ăr i i recomand ărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementarii acestora.
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a obiectelor auditabile selectate, a Programului de audit şi a Programului de interven ţ ie la fa ţ a locului, a constat ărilor efectuate în timpul etapei de colectarii şi prelucr ării informa ţ iilor şi în timpul Interventie la fa ţ a locului.Toate constat ările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, interviuri, liste de control, note derelatii şi în urma analizei şi interpret ării acestora s-au elaborat FIAP-uri şi FCRI-uri care au condus laconcluziile cuprinse în Raportul de audit intern.
Notă:
Precizăm că în practică , Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagină de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagină atât de auditorii interni cât şi de supervizor.
Auditor i inter ni, Supervizat,
Tomescu Viorel Cristescu Gabriel St ănescu Ioana
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 89/233
Constantin I a ţ co
89
Procedura P14: Reuniunea de conciliere
D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern
MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE
Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004-30.06.2005Întocmit: Tomescu Nicolae/Stănescu Ioana Data: 22.07.2005Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2005
A. Li sta participan ţ ilor :
Numele şi pr enumel e F unc ţ ia Direc ţ ia/
Serviciul N r. tel ef on E -mai l Semn ătura
Cristescu Gabriel Auditor SAI Tomescu Nicolae Auditor SAI
St ănescu Ioana Auditor SAI Popescu Ion Ş ef serviciu Oficiul Juridic Diaconescu Ion Inspector Oficiul JuridicVoinescu Georgeta Inspector Oficiul JuridicVasilescu George Inspector Oficiul Juridic
B. Rezultatele concilierii:
Structura auditată a adus în discuţie faptul că, în unele situaţii, anularea acţiunilor în instanţă s-a datoratmodului greşit de soluţionare a speţelor respective de către completele de judecată, în condiţiile în careinstrumentarea şi susţinerea cauzelor au fost corecte, iar în alte cazuri ac ţiunile au fost pierdute în instanţădeoarece contractele încheiate între păr ţi au avut puncte slabe pe care le-au valorificat partenerii nostri.
Cauzele pierdute s-au datorat faptului că nu existau contracte încheiate între păr ţi care să prevadă calcululde dobânzi şi penalităţi pentru neplata mărfurilor/serviciilor la termen. În aceste condiţii, instanţa nu a fost deacord cu calculul acestora, respingând acţiunea.
Auditorii interni pe baza documentelor şi-au însuşit punctul de vedere prezentat de structura auditată, cumenţiunea că acţiunile pierdute în prima instanţă ca urmare a intrepretării eronate de către completele de
judecată a litigiilor să fie sustinute în continuare la instanţa de judecată superioar ă.În urma concilierii, structura auditată a hotărât inventarierea tuturor acţiunilor judecătoreşti din punctul de
vedere al modului de formulare şi susţinere în instanţă, al urmăririi termenelor pentru asigurarea obţineriiunei hotărâri judecătoreşti favorabile. În acelaşi timp, şeful compartimentului juridic a realizat importanţa şinecesitatea procedurilor scrise şi formalizate pentru toate activităţile, cât şi actualizarea fişelor posturilor şi astabilirii responsabililor pentru toate activităţile specifice Serviciului juridic.
Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate structura auditată a întocmit şine-a prezentat Planul de ac ţ iune şi Calendarul de implementare al recomand ărilor , prin care s-au stabilit
persoanele responsabile pentru implementare, etapele şi termenele de realizare.
Notă: Pe baza discutiilor purtate cu cei audita ţ i pe parcursul derul ării misiunii de audit intern, dar şi ca rezultat al
dezbaterilor referitoare la modul de implementare al recomand ărilor pe care şi l-a stabilit structura auditat ă , proiectul Raportului de audit intern a devenit Raport de audit intern final.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 90/233
D.G.F.P. a Jude ţ ului X
PLANULDEACŢIUNE ŞICALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Nr .
obs. Recomandar ea Pl anul de ac ţ iune
Calendarul implement ăr i i R esp on sabi l cu
implementarea
1 - Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei
ani, iar rezultatele să fie comunicate şi serviciului de audit intern în vederea
analiz ării ulterioare.
- Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile
pierdute de entitate în instan ţ ele judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.- Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.
- Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă ş i influen ţ area
evaluărilor anuale cu rezultatele acestor ac ţ iuni;
- Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului
juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu
acestea.
- Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea
cu procedurile.
- Constituirea unei echipe de
inspec ţ ie
- Stabilirea unui colectiv delucru
- Plan de mă suri
- Plan de mă suri
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Ş ef serviciu
2 - Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a
entit ăţ ii, în anul 2005 şi luarea mă surilor care se impun;
- Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel
pu ţ in lunar, pentru aceasta să fie responsabilizat ă o persoană. - Lunar pentru toate
debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scaden ţ ei, să se întocmească
dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vederea ac ţ ionării debitorului în
instan ţă;
- Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise;
- Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs, şi ob ţ inerea unor
concluzii pentru reorientarea activit ăţ ii viitoare cu scopul eliminării neregulilor şidisfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate.
- Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin;
- Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoa şterea şi respectarea
procedurilor;
- Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului
juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu
acestea.
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Stabilirea unui colectiv de
lucru- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Plan de mă suri
- Plan de mă suri
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
Permanent
31.03.200631.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
Ş ef serviciu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 91/233
Nr .
obs. Recomandar ea Pl anul de ac ţ iune
Calendarul implement ăr i i R esp on sabi l cu
implementarea
- Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea
cu procedurile.
termen final
3 - Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă al ac ţ iunilor
aflate pe rol, de la începutul anului;
- Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic şi elaborarea unui sistem
de organizare al acestuia cu respectarea cadrului normativ în vigoare;
- Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.
- Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor şi monitorizarea
implement ării acestora.
- Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate.
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Ş ef serviciu
4 -
Inventarierea şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate şi transmise în afar ă f ăr ă
aprobarea managementului general;
- Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz ă în cadrul Serviciului juridic şi însu şirea acestuia de întregul personal ;
- St abilirea activit ăţ ilor şi riscurilor specifice asociate raport ării;
- Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;
- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor şi monitorizarea
implement ării acestora ;
- Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile;
- Stabilirea unui colectiv delucru
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Ş ef serviciu
5 - Inv entarierea debitelor şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul
anului 2005;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în
practică de către ceilal ţ i consilieri;
- Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Ş ef serviciu
6 - Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili
exact situa ţ ia în care se afl ă fiecare cauz ă şi pentru a se lua mă surile ce se impun;
- Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive şi informarea conducerii
pentru luarea mă surilor ce se impun pentru urmărirea recuper ării integrale a
debitelor în vederea evit ării posibilelor prescrip ţ ii;
- Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin
serviciului şi informarea managementului general;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate;
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în
practică de către ceilal ţ i consilieri;
- Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile;
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Stabilirea unui colectiv de
lucru
- Plan de mă suri
- Inventarierea procedurilor
specifice şi stabilirea
responsabililor
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Ş ef serviciu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 92/233
Audit financiar –Caiet de seminar
92
S I N T E Z ARAPORTULUI DE AUDIT INTERN
INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea Serviciului juridic din cadrul DGFP a jude ţ ului X s-adesf ăşurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile şicompletarile ulterioare, Normelor specifice aprobate de conducere şi a Planului de audit intern pe anul 2005, şi a fost realizat ă de:Tomescu Viorel, auditor intern;St ănescu Ioana, auditor internCristescu Gabriel, supervizor.
I I . CONCLUZII
Apreciere Nr.crt.
Obiective Func ţ i on al D e îm bu n ăt ăţ i t Cr itic
1. Cauzele care au determinat respingerea în instan ţăa ac ţ iunilor formulate
X
2. Reprezentarea entit ăţ ii în instan ţ ele de judecat ă X 3. Conducerea eviden ţ elor cauzelor la care entitatea
este parte X
4. Întocmirea lucr ărilor de sinteză şi a rapoartelor privind activitatea proprie
X
5. Solicitarea declan şării falimentului în vederearecuper ării debitelor
X
6. Investirea hot ărârilor judecătore şti şi solicitarea punerii lor în aplicare de către organul de
executare
X
7. Recomandare general ă X
II I. CONSTAT Ă RI SI RECOMAND Ă RI
Prezent ăm principalele constat ări şi recomand ări reie şite din evaluare:
1. Con statare: Sus ţ inerea ineficient ă a entit ăţ ii în instan ţă (FIAP nr. 1.1.).Recomand ăr i :
- Analiza pe ultimul an al ac ţ iunilor prestate în instan ţă pe baza carora să se stabilească cauzele şidisfunctionalitatile din sistem;
- Discutarea concluziilor analizei cu întreg colectivul;- Stabilirea de mă suri pentru îmbunăt ăţ irea activit ăţ ii şi informarea managementului şi al echipei de
auditori.
2. Con statare: Neprezentarea în instan ţă la termenele de judecat ă (FIAP nr. 2.1.).Recomand ăr i :
- Analiza încărcării personalului în vederea asigur ării serviciului;- Elaborarea listei activit ăţ ilor specifice şi încadrarea lor pe personalul existent;- Stailirea necesarului real de personal şi înaintarea analizei managementului general.
3. Con statare: Neconducerea registrelor prevazute de cadrul normativ (FIAP nr. 3)Recomand ăr i :
- Stabilirea unei comisii pentru refacerea registrelor specifice activit ăţ ii juridice de la începutul anului2005 până la zi;
- Numirea unor rsponsabili cu ţ inerea registrelor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 93/233
Constantin I a ţ co
93
4. Con statare: Neaprobarea şi neavizarea raporturilor şi lucr ărilor de sinteză (FIAP nr. 4).Recomand ăr i :
- Stabilirea unui colectiv pentru realizarea circuitului documentelor în cadrul serviciului;- Însu şirea circuitului documentelor de întreg personalul.
5. Con statare: Neactualizarea situa ţ iei debitelor (FIAP nr. 5).
Recomand ăr i : - Constituirea unei echipe de inventariere a tuturor debitelor, analiza stadiului recuper ării lor şi a sistemului de actualizare al acestora pe anul 2005;
- Informarea managementului general şi a echipei de auditori interni cu rezultatele analizei.
6. Constatare: Investirea, cu întarziere, cu formul ă executorie a hot ărârilor judecătore şti r ămase definitive(FIAP nr. 6.1.) .
Recomand ăr i : - Constituirea unei echipe pentru examinarea tuturor hot ărârilor definitive neinvestite cu formul ă
executorie pentru valorificare şi punere în aplicare;- Analiza structurii de personal a executorilor judecatore şti şi stabilirea necesarului în vederea acoperirii
atribu ţ iilor specifice şi evitarea disfunc ţ ionalit ăţ ilor de mai sus sau chiar şi a pierderii termenului de prescrip ţ ie.
7. Recomand ări generale: - Elaborarea listei activit ăţ ilor pe compartimente, ata şarea riscurilor atasate acestora şi între ţ inerea
procedurilor specifice;- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor şi monitorizarea implement ării şi aplicării lor;- Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile.
În încheiere, consider ăm necesar ă implicarea colectivului în analiza şi implementarea recomand ărilor propuse şi a ac ţ iunilor discutate şi informarea sistematică asupra evolu ţ iei acestora, atât a managementului general, cât şi a echipei de auditori interni.
Data: Echipa de auditor i interni:
Tomescu Viorel St ănescu Ioana
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 94/233
Procedura P17: Urmărirea recomandărilor
D.G.F.P. a Judeţului X
Serviciul de Audit Intern
FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
Misiunea de audit intern: Activitatea Oficiului Juridic şi reprezentarea intereselor societ ăţ ii în f a ţ a instan ţ elor
Raport de audit intern nr.……/ ……2005
Nr. crt. Recomandarea
I m p l e m e n t a t
P a r ţ i a l
i m p l e m e n t a t
N e i m p l e m e n t a
t
Data planificat ă /
Data implement ări i
1 - Verificarea dosarelor de către structura de control intern a societ ăţ ii pe ultimii trei ani, iar rezultatele să fie comunicate
şi serviciului de audit intern în vederea analiz ării ulterioare.
- Constituirea unei comisii pentru analiza tuturor celor 76 de dosare cu ac ţ iunile pierdute de entitate în instan ţ ele
judecătore şti şi luarea mă surilor care se impun.
- Realizarea unui studiu pentru a stabili necesit ăţ ile reale de personal.
- Implicarea personalului în ac ţ iuni de preg ătire profesional ă şi influen ţ area evaluărilor anuale cu rezultatele acestor
ac ţ iuni.
- Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.
- Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea cu procedurile.
X
X
X
X
X
X
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
2 - Analiza cazurilor în care ac ţ iunile au fost pierdute prin neprezentare în instan ţă a entit ăţ ii, în anul 2005 şi luarea
mă surilor care se impun.
- Instituirea unui sistem prin care toate debitele să fie urmărite pe fiecare client, cel pu ţ in lunar, pentru aceasta să fie
responsabilizat ă o persoană. - Lunar pentru toate debitele cu vechime mai mare de 30 zile de la data scaden ţ ei, să seîntocmească dosar, care să fie transmis la Serviciul juridic în vederea ac ţ ionării debitorului în instan ţă.
- Analiza debitelor existente care încă nu sunt prescrise.
- Analiza activit ăţ ilor compartimentului juridic pe anul în curs, şi ob ţ inerea unor concluzii pentru reorientarea activit ăţ ii
viitoare cu scopul eliminării neregulilor şi disfunc ţ ionalit ăţ ilor constatate.
- Evaluarea necesit ăţ ilor reale de personal pentru realizarea atribu ţ iilor ce le revin.
- Testarea sistematică a personalului, pentru a verifica cunoa şterea şi respectarea procedurilor.
- Elaborarea listei activit ăţ ilor şi aprecierea riscurilor specifice activit ăţ ii Serviciului juridic.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi stabilirea responsabililor cu acestea.
- Actualizarea fi şelor de post cu responsabilit ăţ ile pe nivele de execu ţ ie coroborarea cu procedurile.
X
X
X
X
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
Permanent
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 95/233
3 - Refacerea Registrului de coresponden ţă şi al Registrului de eviden ţă al ac ţ iunilor aflate pe rol, de la începutul anului.
- Analiza activit ăţ ilor din cadrul compartimentului juridic şi elaborarea unui sistem de organizare al acestuia cu
respectarea cadrului normativ în vigoare.
- Elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate.
- Stabilirea unor responsabili de actualizare a procedurilor şi monitorizarea implement ării acestora.
- Actualizarea fi şelor de post în concordan ţă cu procedurile elaborate.
X
X
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
4 - Inventarierea şi analiza tuturor situa ţ iilor realizate şi transmise în afara f ăr ă aprobarea managementului general.
- Stabilirea circuitului documentelor care se elaboreaz ă în cadrul Serviciului juridic şi însu şirea acestuia de întregul
personal.
- S tabilirea activit ăţ ilor şi riscurilor specifice asociate raport ării.
- Elaborarea de proceduri scrise şi formalizate;
- Stabilirea responsabililor cu actualizarea procedurilor şi monitorizarea implement ării acestora.;
- Coroborarea fi şelor posturilor cu procedurile.
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
5 - Inven tarierea debitelor şi analiza situa ţ iei aducerii la zi a acestora de la începutul anului 2005.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate.
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practica de către ceilal ţ i consilieri;
- Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
6 - Inventarierea tuturor celor 16 dosare în cadrul compartimentului pentru a se stabili exact situa ţ ia în care se afla fiecare
cauza şi pentru a se lua mă surile ce se impun.
- Analiza celor 16 dosare în care avem hot ărâri definitive şi informarea conducerii pentru luarea mă surilor ce se impun
pentru urmărirea recuper ării integrale a debitelor în vederea evit ării posibilelor prescrip ţ ii.
- Evaluarea numărului de consilieri necesari pentru a acoperi sarcinile ce revin serviciului şi informarea managementului
general.
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate.
- Stabilirea responsabilului cu actualizarea procedurii şi monitorizarea aplicării ei în practică de c ătre ceilal ţ i consilieri.
- Corelarea fi şelor posturilor cu procedurile.
X
X
X
X
X
X
31.03.2006
31.03.2006
31.06.2006
31.03.2006
termen intermediar
31.12.2006
termen final
Instruc ţ iuni
1. Introduce ţ i recomand ările de audit după cum sunt prezentate în Raportul de audit intern.2.Verifica ţ i coloana corespunz ătoare: implementat, par ţ ial implementat, neimplementat
3. Introduce ţ i data planificat ă pentru implementare în Raportul de audit intern şi data implement ării
Entitatea/structura auditat ă: Oficiul Juridic
Data şi semnătura conducătorului
Auditor:
Data şi semnătura
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 96/233
Audit financiar –Caiet de seminar
96
Procedura P18: Supervizarea
D.G.F.P.a Judeţului XServiciul de Audit Intern
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Misiunea de audit: Activitatea juridicăPerioada auditată: 01.03.2004- 30.06.2005Întocmit: Cristescu Gabriel
Nr .crt.
Lucrarea
Propunerea şefului structuri i de audit/
supervizorulu i misiunii , ca urmare a r evizuir ii
documentului
R ăspunsul auditorilor
Revizuirea r ăspunsurilor
auditori lor de c ătr e şeful structurii de
audit/supervizorului misiunii de audit intern
1. Declara ţ ia deindependen ţă
Nu exist ă incompatibilitate De acord
2. Programul de audit intern
În programul de audit nuapare obiectivul cu privirela conducerea eviden ţ elor
Programul de deaudit a fost ref ăcut,obiectivul privind modul de conducereal eviden ţ elor fiind cuprins în program
De acord
3. Constatarea privind nest ăruin ţ a în prezentarea unor aspecte sau argumenteîn fa ţ a instan ţ ei
Nu exist ă nici o dovad ă dincare să rezulte că s-a staruit în sus ţ inerea acestor cauze
S-au ata şat la dosar copii de peîntâmpinările f ăcute De acord
….….
….n Constatarea privind
interpretarea gre şit ăde instan ţă a unor litigii
Nu exist ă la dosar dovadadin care să rezulte că spe ţ aera reglementat ă prin legeîn alt mod
S-au depus la dosar toate copiile de pedocumentele care sustineau cauza şiactele normativecare reglementauaspectul respectiv
De acord
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 97/233
Constantin I a ţ co
97
Capitolul 3
AUDITUL PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE
În baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activităţii de audit public intern, a normelor proprii aprobate şia Planului de audit intern pentru anul 2005, în perioada 01.01.20052005 - 31.12.2005 s-a efectuat misiuneade audit intern “Activitatea de achizi ţ ii publice ”.
Structurile de audit intern efectuează misiuni pentru evaluarea sistemelor de management şi controlintern ale entităţii urmărind transparenţa şi conformitatea cu cadrul legal şi desf ăşurarea activităţii în condiţiide economicitate, eficienţă şi eficacitate.
Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt:- evaluarea managementului riscurilor aferente operaţiilor şi sistemelor privind respectarea principiilor,
cadrului general şi procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementărilor şi contractelor îndomeniu;- evaluarea funcţionalităţii sistemelor de control intern în acord cu obiectivele misiunii, în vederea
identificării disfuncţionalităţilor semnificative ale acestora.Membrii echipei de audit intern în cadrul şedin ţ ei de deschidere trebuie să se pună de acord cu entitatea
auditată şi să analizeze domeniul auditabil şi obiectivele stabilite.Pe parcursul derulării misiunii, echipa de auditori interni trebuie să înţeleagă specificul entităţii,
procesele şi riscurile cu care se confruntă aceasta prin verificarea oricăror documente de lucru, rapoartelealtor organe de control din anii precedenţi şi corespondenţa generală legate de activitatea de audit intern.
În cadrul şedinţei de deschidere se stabilesc responsabilităţile individuale, tehnicile şi instrumenteleutilizate pentru efectuarea testărilor pe teren, conţinutul şi formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate şidifuzate, personalul de contact din structura auditată şi accesul la sistemele informatice. Cu această ocazie, seanalizează împreună cu managementul entităţii, activităţile structurate pe obiectivele prestabilite şi modul de
abordare al lor pe parcursul derulării misiunii de audit intern. În acelaşi timp, se determină criteriile deapreciere a riscurilor asociate activităţilor şi gradul de realizare al obiectivelor.După terminarea testărilor şi verificărilor în etapa de intervenţie la faţa locului, auditorii interni
organizează o şedin ţă de închidere a misiunii de audit intern, în care prezintă constatările, recomandările şi principalele concluzii care vor fi cuprinse în proiectul raportului.
Ulterior, echipa de auditori interni va proceda la definitivarea proiectului de Raport de audit intern,care conţine constatările, cauzele, consecinţele, recomandările şi concluziile auditorilor interni, pe care leînaintează managementului de linie şi în funcţie de situaţiile care pot interveni, organizează şi o şedin ţă dereconciliere pentru lămurirea eventualelor probleme care apar cu factori de management.
Misiunea de audit intern se finalizează cu un Raport de audit intern şi cu o Sinteză a Raportului deaudit intern, care vor fi avizate de şeful compartimentului de audit intern şi transmise managementuluigeneral.
Desf ăşurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor şi procedurilor prevăzute de
normele metodologice generale şi specifice, în conformitate cu schema de derulare a misiunilor de auditintern, prezentată în Normele generale.
3.1. Emiterea ordinului de serviciu
Ordinul de serviciu se întocmeşte de către conducătorul compartimentului de audit intern pe bazaPlanului anual de audit intern, aprobat de conducătorul entităţii, având scopul de a repartiza sarcinileauditorilor nominalizaţi pentru efectuarea misiunii şi stabilirea supervizorului acesteia.
În cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conduc ătorul entităţii publice.
Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către structura de audit internauditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenţie şi
informarea responsabililor implicaţi în misiunea de audit intern şi cuprinde: cadrul juridic; domeniul auditului;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 98/233
Audit financiar –Caiet de seminar
98
obiectivele misiunii de audit intern; modalităţile de intervenţie la faţa locului; perioada efectuării misiunii de audit intern; numele şi prenumele auditorilor.
În sinteză, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezintă astfel:
Conducătorulcompartimentului de auditintern
- Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;- Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.
Personalul de secretariat - Alocă un număr Ordinului de serviciu;- Asigur ă copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de
audit.
Supervizorul - Avizează sau propune modificări la Ordinul de serviciu.
Auditorii - Iau la cunoştinţă de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate.- Îndosariază ordinul de serviciu în Dosarul permanent, Secţiunea A.
Modelul privind completarea Ordin ului de serviciu este următorul:
Procedura – P01: Iniţierea auditului
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 11/01.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu
modificările şi completările ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activităţii de audit publicintern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificările şi completările ulterioare şi cu Planul de audit publicintern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziţiile publice la DirecţiaAdministrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice, în perioada 1 februarie -15 aprilie 2006.
Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura că:- în adoptarea oricărei decizii în procesul de achiziţii publice s-au avut în vedere principiile general
acceptate în U E în acest domeniu;- activitatea de achiziţii este bine cunoscută şi stă pânită, din faza iniţierii şi lansării până la livrare şi
decontările finale;- controlul intern este funcţional;- exista exhaustivitatea înregistr ărilor;- documentele sunt corect certificate şi înregistrate ;- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat;
- programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor reale, justificate, bugetate şi programate.
Obiectivele misiunii de audit public intern sunt:
1. Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice2. Programul de achizi ţ ii publice3. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie
publică4. Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică5. Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică6. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie
publică7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică9. Administrarea contractului de achizi ţ ie publică10. C ăi de atac
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 99/233
Constantin I a ţ co
99
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achiziţii publice.
Perioada supusă evaluării este: 01.01.2005-31.12.2005.Echipa de audit intern este formată din Comănescu Cristian (coordonator) şi Popescu Maria. Supervizorulmisiunii este şeful structurii de audit intern.
Şef Serviciu Audit Intern,Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 12/02.02.2006
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cumodificările şi completările ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activităţii de audit publicintern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificările şi completările ulterioare şi cu Planul de audit publicintern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achiziţiile publice la DirecţiaAdministrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice, în perioada 2 februarie -15 aprilie 2006.
Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura că:- în adoptarea oricărei decizii în procesul de achiziţii publice s-au avut în vedere principiile general
acceptate în Uniunea Europeana în acest domeniu;- activitatea de achiziţii este bine cunoscută şi stă pânită, din faza iniţierii şi lansării până la livrare şi
decontările finale;- controlul intern este funcţional;- Programul anual al achiziţiilor publice corespunde necesităţilor reale, justificate, bugetate şi programate;- există exhaustivitatea înregistr ărilor;
- documentele sunt corect certificate şi înregistrate;- cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat.
Obiectivele misiunii de audit intern sunt:- Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice- Programul de achizi ţ ii publice- Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică- Administrarea contractului de achizi ţ ie publică
- C ăi de atac
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate privind achiziţiile publice de produse, executarelucr ări şi prestare servicii.
Perioada supusă evaluării este: 01.01.2005-31.12.2005.Echipa de audit public intern este formată din: Comănescu Cristian (coordonator) şi Băcescu Ana.Supervizorul misiunii este Petrescu Aurel.
Sef Serviciu Audit Intern,Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 100/233
Audit financiar –Caiet de seminar
100
3.2. Declararea independenţei
Independenţa auditorilor interni nominalizaţi pentru realizarea unei misiuni trebuie declarată, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va întocmi Declara ţ ia de independen ţă.
În vederea desemnării auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificateincompatibilităţile personale ale acestora.
Conducătorul compartimentului de audit intern va urmări să nu desemneze un auditor, acolo undeexistă incompatibilităţi personale, decât dacă aceasta devine imperios necesar ă şi pentru care trebuie săfurnizeze o justificare rezonabilă, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivităţii pentru entitatea auditată.
Dacă în timpul efectuării misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, reală sau presupusă,auditorii sunt obligaţi să informeze de urgenţă conducătorul compartimentului de audit intern.
În sinteză, procedura de elaborare a Declara ţ iei de independen ţă se prezintă astfel:
Auditorii - Completează Declaraţia de independenţă.Conducătorulcompartimentului de auditintern
- Verifică Declaraţia de independenţă;- Identifică incompatibilitatea semnalată de către auditori şi stabileşte
modalitatea în care aceasta poate fi atenuată sau eliminată;- Aprobă declaraţiile de independenţă.
Auditorii - Îndosariază Declaraţia de independenţă în Dosarul permanent, Secţiunea A;- Informează de urgenţă conducerea dacă, în timpul misiunii, apare o
incompatibilitate, reală sau presupusă.
Modelul privind completarea Declara ţ iei de independen ţă este următorul:
Procedura - P02: Iniţierea auditului
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vălimiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni în
misiunea de audit intern, în orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să văinfluenţeze în misiunea de audit intern?
X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitateaentităţii/structurii auditate?
X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structuriiauditate?
X
Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structuriiauditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţile dinsubordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la entitatea/Structura auditată?
X
Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate din
subordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 101/233
Constantin I a ţ co
101
Dacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele deaudit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?
X
Auditor internComănescu Cristian
În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern
1. Incompatibilităţi personale. Nu există.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile?Daca da, explicaţi cum anume
Nu este cazul.
Data Şef Serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vă
limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni înmisiunea de audit intern, în orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea săvă influenţeze în misiunea de audit intern?
X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entităţii/structurii auditate?
X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structuriiauditate?
X
Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorulentităţii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţiledin subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de
redevenţe de la entitatea/Structura auditată?
X
Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate dinsubordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? XDacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele deaudit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?
X
Auditor internPopescu Maria
În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern
1. Incompatibilităţi personale
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 102/233
Audit financiar –Caiet de seminar
102
D-ra Popescu Maria este rudă cu noul conducător al structurii auditate. Începând cu 25 ianuarie 2006 a fostnumit în funcţia de director la Direcţia Administrativă şi Patrimoniu domnul Popescu Laurenţiu, vărul d-reiPopescu Maria.
2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilităţile? Daca da, explicaţi cum anume.Incompatibilitatea este reală, nu se poate modifica. D-ra Popescu Maria este înlocuită cu d-na Băcescu Ana.
Data Şef serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
IncompatibilităţiÎn legătură cu Serviciul Achiziţii Publice Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar ă sau personală cu cineva care ar putea să vălimiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slă biciuni înmisiunea de audit intern, în orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar puteasă vă influenţeze în misiunea de audit intern?
X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat în ultimii 3 ani într-un alt mod înactivitatea entităţii/structurii auditate?
X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control aleentităţii/structurii auditate?
X
Sunteţi soţ, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorulentităţii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectivă din unităţiledin subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreo legătur ă politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea deredevenţe de la entitatea/Structura auditată?
X
Aţi fost implicat în activitatea financiar-contabilă la entitatea auditată sau la o unitate dinsubordinea/în coordonarea/sub autoritatea acesteia ?
X
Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditată? XDacă în timpul misiunii de audit intern, apare orice incompatibilitate personală, externăsau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a facerapoartele de audit impar ţiale, notificaţi de urgenţă conducătorul structurii de audit intern?
X
Auditor internBăcescu Ana
În continuare se completează de către conducătorul structurii de audit intern1. Incompatibilităţi personale
Nu există.
2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile? Daca da, explicaţi cum anume Nu este cazul.
Data Şef Serviciu Audit Intern,01.02.2006 Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 103/233
Constantin I a ţ co
103
3.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern
Compartimentul de audit intern notifică entitatea auditată cu 15 zile calendaristice înainte de data prevăzută în Planul anual de audit intern pentru declanşarea misiunii.
Misiunile de audit intern ad-hoc se desf ăşoar ă conform normelor generale, însă termenul de notificare
poate fi diminuat, dar nu mai puţin de 3 zile.Scopul notificării entităţii auditate despre declanşarea misiuni de audit intern are rolul de a asiguradesf ăşurarea corespunzătoare a acesteia.
Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern trebuie să cuprindă:- aria/domeniul entităţii auditate;- informaţii privind scopul misiunii de audit intern;- principalele obiective stabilite în vederea auditării;- durata misiunii de audit intern;- informarea cu privire la intervenţiile la faţa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern
şi al căror program va fi stabilit ulterior;- cereri de informaţii.
În sinteză, procedura de elaborare a Notificării privind declan şarea misiunii de audit intern se prezintă
astfel:
Auditorii - Pregătesc adresa de notificare către păr ţile interesate în vedereatransmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii deaudit public intern;
Conducătorul compartimen-tului deaudit intern
- Verifică adresa de notificare;- Semnează adresa de notificare.
Personalul de secretariat - Alocă un număr adresei de notificare şi o transmiteentităţii/structurii auditate.
Auditorii - Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul deaudit;
- Îndosariază copia adresei de notificare în Dosarul permanent -Secţiunea A.
Modelul Notific ări i pri vind declan şarea mi siuni i de audit i ntern este următorul:
Procedura – P03: Iniţierea Auditului
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit InternNr. 15/02.02.2006
NOTIFICAREasupra începerii misiunii de audit intern
Către: Direc ţ ia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achizi ţ ii PubliceDe la: Şeful Serviciului Audit intern
Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Stimate domn POPESCU Laurenţiu,
În conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cumodificările şi completările ulterioare, şi cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează ca în perioada 2februarie – 15 aprilie 2006 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema “Activitatea de achizi ţ ii publice” laDirecţia Administrativă şi Patrimoniu, Serviciul Achiziţii Publice.
Auditul intern va examina responsabilităţile asumate de către Serviciul Achiziţii Publice şi vadetermina dacă acesta şi-a îndeplinit obligaţiile în mod eficient şi efectiv.
Perioada supusă evaluării este 01.01.2005-31.12.2005.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 104/233
Audit financiar –Caiet de seminar
104
Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data şedinţei de deschidere, în cadrul căreiavor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumer ăm:- prezentarea auditorilor;- scopul şi obiectivele misiunii de audit intern;- calendarul preliminar al intervenţiilor la faţa locului;- persoanele de contact;
- alte aspecte organizatorice.Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastr ă, vă rugam să ne puneţi la dispoziţie în termende 10 zile de la data primirii prezentei adrese următoarea documentaţie necesar ă: legile şi reglementările cese aplică activităţii dumneavoastr ă, organigramele, regulamentele de organizare şi funcţionare, fişele
posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate în vederea desf ăşur ăriiactivităţii de achiziţii publice şi un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera laaceastă temă. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certificarealitatea documentelor transmise.
Detalii suplimentare puteţi obţine la telefonul 1234567, persoană de contact este: Comănescu Cristian,auditor intern, coordonatorul misiunii.
Cu stimă,Petrescu Aurel
Şef Serviciu Audit Intern
3.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
În etapa Pregătirii misiunii de audit intern, colectarea şi prelucrarea este, în fapt, faza de procurare ainformaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, fiabile,
pertinente şi utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.Activităţile realizate în această fază contribuie substanţial la cunoaşterea domeniului auditabil care îl
ajută pe auditor să se familiarizeze cu entitatea auditată.
3.4.1. Colectarea informaţiilor
În cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter general desprestructura auditată, informaţii care trebuie să se refere la activităţile ce vor fi examinate şi includ:- obiective, scopuri;- planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare;- informaţii organizaţionale cu privire la: numărul şi numele angajaţilor, fişele posturilor, schimbări recente
în cadrul entităţii auditate inclusiv în cadrul sistemului;- informaţii financiare despre activitatea ce va fi examinată;- rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara
entităţii;- dosare de corespondenţă.
Surse pentru colectarea informa ţ iilor:
a) dosare permanente ale entit ăţ ii auditate: organigrama, descrierea operaţiilor, informaţii despre personalulde conducere şi execuţie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;
b) dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, r ăspunsuri la observaţiile şirecomandările auditului, note de înştiinţare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control,diagrame de circulaţie etc.;c) registre de coresponden ţă: corespondenţa cu entităţi externe;d) interviuri cu managementul : interviurile sunt necesare pentru a furniza puncte de vedere cheie asupraoperaţiilor auditate şi a înţelege ansamblul mediului de control;
Pentru înţelegerea sistemului de procesare pot fi folosite metoda narativă şi diagrame de circula ţ ie(piste de audit):- metoda narativă presupune descrierea proceselor şi procedurilor şi furnizează inventarul şi explicaţiileactivităţilor de control intern utilizate;- diagramele de circulaţie descriu proceduri ale unui proces în format grafic şi facilitează înţelegerea şi
comunicarea de informaţii. Acestea permit auditorului să identifice particularităţile specifice domeniului,astfel încât să poată evalua importanţa acestora în atingerea obiectivelor sistemului de control intern.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 105/233
Constantin I a ţ co
105
Colectarea informa ţ iilor constă în:- identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea auditatăîşi desf ăşoar ă activitatea;- cunoaşterea organizării entităţii auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor nivele de administrareconform organigramei;
- identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii auditate şi ale activităţilor sale de control, pentru oevaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;- identificarea constatărilor semnificative şi recomandărilor din rapoartele de audit precedente care ar puteasă afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;- identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi să considerevaliditatea şi credibilitatea acestor informaţii;- identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern şi selecţionăriitehnicilor de investigare adecvate.
3.4.2. Prelucrarea informaţiilor
În această etapă auditorii interni realizează Studiul preliminar pentru prelucrarea de informa ţ ii, f ăr ă o
verificare detaliată a activităţilor ce urmează a fi auditate, ceea ce include:- deplasări la locul de desf ăşurare al auditului cu scopul de a obţine o privire de ansamblu a operaţiilor auditabile;
- studiul documentelor obţinute cu ocazia deplasării lor pentru a se determina modul cum este organizatauditatul şi cât de bine funcţionează procedurile;
- schiţarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaţiilor obţinute;- analiza procedurilor analitice pentru o mai bună înţelegere a operaţiunilor, avertizarea despre potenţialele
zone cu probleme specifice;- întocmirea de chestionare de control intern care conţin întrebări despre diferitele obiective şi componente
ale controlului;- testarea limitată a sistemului pentru a se obţine o înţelegere iniţială, generală a gradului de eficienţă în
operarea sistemelor şi funcţionarea controalelor interne.
Evaluarea preliminar ă a sistemului de control intern se realizează pe baza informaţiilor rezultate din:chestionare de control intern; diagrame de circulaţie; descrieri narative; testările limitate. Prelucrarea informa ţ iilor constă în:
- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate;- analiza entităţii auditate şi activităţile sale (organigrama, regulament de organizare şi funcţionare, fişe ale
posturilor, proceduri scrise);- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desf ăşurare a misiunii de audit public intern;- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă;- analiza rezultatelor controalelor precedente;- analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea auditată.
În sinteză, procedura de Colectare a informa ţ iilor se prezintă astfel:
Auditorii - Identifică legile şi regulamentele aplicabile entităţii auditate;- Obţin organigrama, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişe ale
posturilor, proceduri scrise ale entităţii auditate;- Identifică personalul responsabil;- Identifică circuitul documentelor;- Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;- Adună date statistice asupra performanţei pentru a-i sprijini în faza de analiză a
riscului;- Se familiarizează cu activitatea entităţii auditate;- Îndosariază documentele obţinute în aceasta fază a misiunii de audit public
intern în Dosarul permanent, Secţiunea C;
Supervizorul - Revede documentaţia
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 106/233
Audit financiar –Caiet de seminar
106
Conducătorulcompartimentului deaudit intern
- Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor auditabile şi a criteriilor de analiza de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi ametodologiei, după caz.
Modelul privind documentul Colectarea informa ţ i i lor este următorul:
Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publiceÎntocmit: Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Serviciul achiziţii publice DA NU ObservaţiiIdentificarea legilor si regulamentelor aplicabile structuriiauditate
X -
Obţinerea organigramei X -Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare X -Obţinerea fiselor posturilor X -Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Există doar par ţialIdentificarea personalului responsabil X -Obţinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost
realizate misiuni de auditinternRapoarte elaborate de alte instituţii X -
3.5. Analiza riscurilor
Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupracapacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.
Identificarea şi analiza riscurilor este o subetapă major ă în etapa de pregătire a derulării misiunilor deaudit intern şi presupune:- identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditată;- existenţa activităţilor de control intern sau a procedurilor entităţii auditate care previn riscurile;
- eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor;- evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii auditate.
Principalele categorii de riscuri sunt:a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa unor responsabilităţi precise,insuficienta organizare a resurselor umane, documentaţia insuficientă sau neactualizată;
b) Riscuri opera ţ ionale, cum ar fi: neînregistrarea în evidenţele contabile, arhivare necorespunzătoare adocumentelor justificative, lipsa unui control asupra operaţiilor cu risc ridicat;c) Riscuri financiare, cum ar fi: plăţi nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar;d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.
Auditul intern trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare al riscurilor semnificative şi pecele depistate cu ocazia altor misiuni.
Măsurarea riscului este determinată de cele două componente de bază ale acestuia şi anume: probabilitatea de apariţie a riscurilor; nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinţelor şi durată.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 107/233
Constantin I a ţ co
107
Măsurarea riscurilor are la bază următoarele criterii/factori de risc:a) aprecierea controlului intern care evaluează funcţionalitatea sistemului de control intern pe trei nivele:
CONTROL INTERN Dacă
Corespunzător(nivel 1)
- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine constructivă, existând preocuparea de a anticipa şi a înlătura problemele;- auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de
probleme;- analiza arată ca sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control
intern;- procedurile sunt bine susţinute de documente.
Insuficient(nivel 2)
- conducerea şi personalul demonstrează o atitudine cooperantă cu privire laconformitate, păstrarea dosarelor şi reviziilor externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere şi a r ăspunssatisf ăcător la recomandările auditului;
- analiza arată că sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.
Cu lipsuri grave(nivel 3)
- conducerea şi/sau personalul demonstrează o atitudine necooperantă şinepăsătoare cu privire la conformitatea, la păstrarea dosarelor sau lareviziile externe;
- auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit problemedeosebite;
- analiza dezvăluie că nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şisuficiente;
- procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.
b) aprecierea cantitativă se realizează prin analiza efectelor riscului în cazul reducerii sale şi exprimă nivelulimpactului pe o scar ă valorică, pe trei nivele:
- impact scă zut;- impact moderat;
- impact ridicat .
c) aprecierea calitativă se realizează prin examinarea tuturor factorilor cu incidenţă asupra domeniilor auditabile (resurse umane, complexitatea operaţiilor, mijloace tehnice etc.) şi se exprimă prin probabilitateaapariţiei, respectiv vulnerabilitatea pe trei nivele:
VULNERABILITATE Dacă
M ic ă(nivel 1)
- resursele umane sunt suficiente;- complexitatea operaţiunilor este redusă;- mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt
suficiente;
Medie (nivel 2)
- resursele umane nu sunt suficiente;
- ori complexitatea operaţiunilor este ridicată;- ori mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt
insuficiente.
Mare (nivel 3)
- resursele umane nu sunt suficiente;- complexitatea operaţiunilor este ridicată;- mijloacele tehnice existente necesare desf ăşur ării activităţii sunt
insuficiente.
P- 05. PROCEDURA ANAL I ZA RI SCURIL OR din cadrul etapei de preg ătire a misiunii de audit intern presupune parcurgerea unor pa şi pornind de la obiectivele misiunii stabilite anticipat, dup ă cum ur meaz ă: - identificarea obiectelor auditabile;- identificarea riscurilor asociate operaţiilor/obiectelor auditabile;- stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului şi a ponderilor acestora;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 108/233
Audit financiar –Caiet de seminar
108
- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc şi determinarea punctajului total al criteriuluiutilizat;
- clasarea riscurilor;- ierarhizarea activităţilor/operaţiilor ce urmează a fi auditate;- elaborarea Tematicii în detaliu a activităţilor selectate.
Identificarea obiectelor auditabile ;
Obiectul auditabil, reprezintă activitatea elementar ă a domeniului auditat ale cărei caracteristici pot fidefinite teoretic şi comparate cu realitatea practică.
Identificarea obiectelor auditabile se realizează astfel:- detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până
la înregistrarea ei, circuitul auditului;- definirea pentru fiecare operaţie în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească, din punct de
vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente;- determinarea modalităţilor de funcţionare a controalelor necesare atingerii obiectivului şi pentru limitarea
riscurilor.
Notă:
Precizăm că aceast ă activitate are o importan ţă covâr şitoare asupra desf ăşur ării misiunii de audit intern. Dinacest motiv trebuie realizat ă cu toat ă responsabilitatea pornind de la analiza Li stei activit ăţ i lor entit ăţ ii auditate ,realizat ă încă din etapa de planificare a activit ăţ ii de audit intern.
Pe baza evaluării de mai sus, auditorii interni întocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile,care reprezintă primul pas, din procedura Analiza riscurilor prin definirea sub toate aspectele acaracteristicilor specifice ale activităţilor şi riscurilor asociate şi care vor constitui suportul analizei riscurilor.
Modelul privind completarea L istei centr ali zatoare a obiectelor auditabil e este următorul:
Procedura – P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE Nr.crt.
Obiective Obiecte auditabi le Obs.
1. Procedurile specifice care reglementează activitatea de
achiziţii publice2. Resursele umane ale Serv. Achiziţii Publice
3. Dotarea cu tehnică de calcul a Serv. Achiziţii Publice
I. Organizarea activit ăţ ii de
achizi ţ ii publice
4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii delucr ări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate
5. Fundamentarea Programului de achiziţii publice II. Programul de achizi ţ ii publice 6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de
achiziţie publică
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 109/233
Constantin I a ţ co
109
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă Nr.crt. Obiective Obiecte auditabi le Obs.
7. Anunţul de intenţie8. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi
prezentarea ofertei (DEPO)
III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pentru atribuirea
contractului de achizi ţ ie publică 9. Constituirea comisiilor de evaluare
IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
10. Anunţul de participare
11. Completările la Documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicitaclarificări12. Deschiderea şi calificarea ofertelor 13. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare14. Încheierea contractului de achiziţie publică15. Anunţul de atribuire
V. Derularea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
16. Dosarul achiziţiei publice
C. CERERE DE OFERTE Nr .crt. Obiective Obiecte auditabi le
Obs.
17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date
18. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentruelaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)
VI. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere deoferte pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie publică
19. Constituirea comisiilor de evaluare
20. Anunţul/Invitaţia de participareVII. Lansarea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
21. Dreptul de a solicita clarificări la DEPO
22. Deschiderea şi calificarea ofertelor
23. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare24. Încheierea contractului de achiziţie publică
VIII. Derularea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
25. Dosarul achiziţiei publice
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr.
crt.
Obiective Obiecte auditabi le Obs.
26. Calea de atac administrativă IX. C ăi de atac
27. Calea de atac în justiţie
28. Dosarul de urmărire a derulării contractului încheiat
29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie
X. Administrarea contractuluide achizi ţ ie publică
30. Certificarea şi verificarea facturilor
Notă:Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint ă primul document care se elaborează în cadrul procedurii
Analiza ri scurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 30 de obiecte auditabile, structurate pe 10 obiective.
Identificarea riscurilor asociate operaţiunilor/obiectelor auditabile reprezintă al doilea pas al Analizei riscurilor şi constă în ataşarea riscurilor asociate fiecărui obiect auditabil, după cum urmează:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 110/233
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice sunt insuficiente
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiilede conformitateProcedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt actualizate funcţiede modificările legislative
1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nuse aplică
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţile compartimentuluiExistenţa unui număr mare de posturi neocupate
2. Resursele umane ale ServiciuluiAchiziţii Publice
Insuficienţa unor programe de pregătire profesională
Dotarea cu hard şi soft insuficientă3. Dotarea cu tehnică de calcul aServiciului Achiziţii Publice
Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea de achiziţii publice
Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii şi preţurile
practicate
I. Organizarea activit ăţ ii deachizi ţ ii publice
4. Baza de date cu furnizorii de
produse/executanţii de lucr ări/ prestatorii de servicii şi preturile practicate Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/executanţi de lucr ări/ prestatorii de
servicii şi a preţurilor practicate
Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual
Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica de realizarea a obiectivelor entităţii publice
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile
II. Programul de achizi ţ ii publice
5. Fundamentarea Programului deachiziţii publice
Depăşirea bugetului alocat
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 111/233
Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.
Programul nu îndeplineşte condiţiile de conformitateProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor Corespondenta produselor, serviciilor şi lucr ărilor cu sistemul de grupare şi de codificare utilizat înClasificarea produselor şi serviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă în Programul de achiziţiiProgramul de achiziţii nu a avut în vedere contracte posibil de atribuit unei întreprinderi din categoriaîntreprinderilor mici şi mijlocii (IMM)Estimarea eronată a valorii contractelor de furnizare/lucr ări/servicii
Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică este stabilită f ăr ă respectarea pragurile valorice prevăzute în ordonanţă
Alegerea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţii publice
Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă
Nr .
crt.
Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Riscuri semni ficati ve Obs.
Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţiiOmiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoare estimată egală sau mai mare de 750.000 euroAnunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse, lucr ări şi servicii
7. Anunţul de intenţie
Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal
DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitateDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic
ConstituireaDocumentaţiei pentru elaborarea şi
prezentarea ofertei (DEPO) DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de către toţi ofertanţiiDecizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile de conformitateMembrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniu
Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare şi ofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de evaluare)
III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie
publică
9. Constituirea comisiilor deevaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achizi ţii
Anunţurile de participare nu respectă condiţiile de conformitate IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
10. Anunţul de participare
Anunţurile de participare publicate în alte mijloace de informare con ţin informaţii diferite de cele apăruteîn M. Of. al României
Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO către toţi ofertanţii care au înaintat o solicitare înacest sensOferirea de informaţii în avans unui agent economic
V. Derularea procedurii delicita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
11. Completările la Documentaţia pentru elaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 112/233
Nr .
crt.
Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Riscuri semni ficati ve Obs.
Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertan ţilor care au primit documentaţiainiţialăProcesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitateOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPOOferta depusă nu este autorizată (scrisoarea de înaintare şi împuternicire)Acceptarea ofertei nedepuse la termenOferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participareRestricţionarea numărului ofertelor depuseModificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate
Acceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitate tehnică ş i economico-financiar ă
12. Deschiderea şi calificareaofertelor
Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic de două
Examinarea ofertelor nu se realizează la sediul autorităţii contractante
Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarcini
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor
Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate
Contractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarată câştigătoare
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiatGaranţiile de participare nu se returnează la termen
14. Încheierea contractului deachiziţie publică
Garanţia de buna execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile de conformitate
Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate
Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal
16. Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 113/233
C. CERERE DE OFERTE Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni fi cati ve. Obs.
17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative
DEPO nu respectă condiţiile de conformitate18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO)
DEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile de conformitateMembrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniuIncompatibilitate între membri comisiei de evaluare şi ofertanţi (nu sunt semnate toate declaraţiile de
confidenţialitate şi impar ţialitate)
VI. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere deoferte pentru atribuireacontractului de achizi ţ ie
publică
19.Constituirea comisiilor deevaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achizi ţiiAnunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile de conformitate
Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă o selectare prealabilă a pieţei
20. Anunţul/Invitaţia de participare
Transmiterea unei singure invitaţii de participareTermenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate
VII. Lansarea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
21. Dreptul de a solicita clarificărila DEPO Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanţilor care au primit documentaţia
iniţială
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitateOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPOOfertele nu respectă termenul de depunereAcceptarea ofertelor care nu-şi dovedesc calificarea, daca este cazulOferta depusă nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare, dacă este cazul
22. Deschiderea şi calificareaofertelor
Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitateEvaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarciniStabilirea eronată a clasamentului ofertelor Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitateContractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarată câştigătoare
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiat
Garanţiile de participare nu se returnează la termen
VIII. Derularea procedurii decerere de oferte pentruatribuirea contractului deachizi ţ ie publică
Încheierea contractului deachiziţie publică
Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 114/233
Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte audi tabi l e Ri scur i semni fi cati ve. Obs.
Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitateDistrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal
25.Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte auditabi l e Ri scur i semni f i cati ve Obs.
Acceptarea contestaţiilor care nu îndeplinesc condiţiile de conformitateAnaliza contestaţiei nu se realizează în conformitate cu termenii din caietul de sarcini
Rezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat în termenRezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat tuturor participanţilor încă implicaţi
26. Calea de atac administrativă
Contestatorul nu-şi notifică poziţia faţă de rezoluţia şi măsurile corective decise
IX. C ăi de atac
27. Calea de atac în justiţie Fundamentarea insuficientă a reprezentării în instanţă a cauzei
28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat
Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenele stabilite29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate
X. Administrarea contractuluide achizi ţ ie publică
30. Certificarea şi verificareafacturilor
Neconcordanţă între conţinutul facturilor (preţ, cantitate) şi termenii contractului
Notă:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la opera ţ iile stabilite în Lista
centralizatoare a obiectelor auditabil e . De regul ă , se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reie şitedin propria experien ţă. În situa ţ ia în care la opera ţ iile auditabile se ata şează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total obiect auditabil.
În acest studiu de caz, au fost identificate 30 de obiecte auditabile, c ărora le-au fost asociate 102 riscuri.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 115/233
Constantin I a ţ co
115
Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI În practică, în această fază a procedurii Analiza riscurilor , se elaborează şi Chestionarul de control
intern prin intervievarea managementului general şi a managementului de linie, dar şi pe baza observăriifizice şi a analizei documentelor colectate în procedura PO4 – Colectarea informa ţ iilor.
Chestionarul de control intern reprezintă documentul de bază pentru aprecierea nivelului riscurilor, pe
factori de risc, în faza următoare, împreună cu documentele colectate până în acest moment, din careauditorul intern, prin întrebările formulate şi r ăspunsurile primite, se asigur ă de existenţa şi funcţionalitateacontroalelor interne.
Auditorii interni vor elabora chestionarul de control intern prin formularea de întrebări referitoare laexercitarea controalelor şi funcţionalitatea factorilor de management, la care cei auditaţi vor r ăspunde prinDA sau NU, conform modelului.
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
Activitatea de audit DA NU Obs.1. Procedurile specifice care reglementează activitatea de achiziţii publicea) există un sistem de proceduri specifice care să reglementeze activitatea
de achiziţii publice?
X Cadrul legal
b) procedurile specifice existente sunt scrise şi formalizate? X Testul nr. 1c) procedurile specifice existente sunt cunoscute şi aplicate de personalulcompartimentului ?
X Par ţial
d) atribuţiile cuprinse în procedurile specifice se regăsesc în fişele posturilor?
X
e) dacă da, furnizaţi-ne un exemplar din proceduri. Xf) aveţi stabilit responsabil cu elaborarea şi actualizarea
procedurilor specifice?X
g) daca da, persoana responsabilă are pregătirea şi experienţa necesar ă? Xh) vă rugam să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
2. Resursele umane ale Serviciului Achiziţii Publicea) există o politică privind recrutarea personalului? X
b) aveţi toate posturile ocupate? X 10% neocupatec) daca nu, care sunt cauzele? Blocarea posturilor d) aveţi un plan în ceea ce priveşte pregătirea profesională a personalului? Xe) există un sistem de fundamentare a planului Xf) dacă da, vă rugam să ne prezentaţi planul şi fundamentarea acestuiag) aveţi o persoană responsabilă cu realizarea şi actualizarea planului de
pregătire profesionalăX
h) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. X
3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serviciului Achiziţii Publicea) dispuneţi de dotare hard şi soft suficientă şi corespunzătoare activităţii
pe care o desf ăşuraţi?
X
b) programele informatice utilizate au licenţă şi sunt actualizate ? X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 116/233
Audit financiar –Caiet de seminar
116
Activitatea de audit DA NU Obs.
4. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii delucrări/prestatorii de servicii şi preturile practicatea) dispuneţi de o bază de date în ceea ce priveşte furnizorii de
produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii şi preţurile practicate,
foarte utilă desf ăşur ării activităţii dumneavoastr ă?
X
b) aveţi personal responsabil de specialitate pentru întreţinerea şiactualizarea sistematică a bazei de date?
X
c) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.d) există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şimodificărilor neautorizate în sistem ?
X
e) utilizaţi programe antivirus? X
5. Fundamentarea Programului de achiziţii publicea) există un sistem procedural complet pentru realizarea obiectivului ? X Cadrul legal
b) daca da:- exista procedura specifică scrisă, formalizată, actualizată şi se aplică;- exista procedur ă specifică scrisă, formalizată, actualizată, este
cunoscută, dar nu se aplică;- există procedur ă specifică scrisă, formalizată, actualizată, dar nu este
cunoscută;- există o procedur ă specifică cunoscută, dar neformalizată?- nu există întocmită procedur ă specifică.
Cadrul legal
c) dacă există, va rog să ne furnizaţi această procedur ă.d) activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă pe bază de plan? Xe) dacă da, există o fundamentare detaliată a acestuia? Xf) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi un exemplar.g) există persoana responsabilă cu fundamentarea şi elaborarea Programului?
X
h) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
i) există persoană responsabilă cu actualizarea Programului? X j) vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei ăi fişa postului. Programul îndeplineşte condiţiile de conformitate Xk) Programul are toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate? X
6. Alegerea procedurii de achiziţie publicăa) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru estimarea valoriicontractelor de achiziţie?
X Cadrul legal
b) aveţi persoană responsabilă pentru această activitate? Xc) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
7. Anunţul de intenţiea) există un sistem bine definit pentru desf ăşurarea activităţilor privind
realizarea obiectivului?
X Cadrul legal
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de intenţie?
X
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există persoană responsabilă cu publicarea anunţurilor de intenţie? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.f) este respectat principiul dublei semnături? X
8. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)a) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru elaborareaDEPO ?
X Cadrul legal
c) daca «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu elaborarea DEPO? Xe) DEPO este întocmită de personal din cadrul Serviciul Achiziţii publice? X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 117/233
Constantin I a ţ co
117
Activitatea de audit DA NU Obs.f) dacă da, acesta beneficiază de pregătire profesională continuă? Xg) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate. Xh) DEPO este întocmită de consultanţi angajaţi dinafar ă ? Xi) în cazul cererii de ofert ă există responsabilizarea transmiterii DEPOcătre toţi solicitanţii ?
X
j) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişele posturilor persoanelor responsabile.
9. Constituirea comisiilor de evaluarea) există lista activităţilor privind constituirea comisiilor de evaluare? X Cadrul legal
b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată privind emiterea şicomunicarea deciziilor de numire?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există stabilită persoana responsabilă cu emiterea şi comunicareadeciziilor de numire?
X
e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia. Xf) sunt numiţi în comisiile de evaluare şi persoane dinafara entităţii? X Foarte rar funcţie de
natura achiziţieig) membrii comisiilor de evaluare sunt remuneraţi ? X Numai cei aduşi
dinafara entităţii
10. Anunţul de participarea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de participare?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog sa ne-o furnizaţi.d) există persoană responsabilă cu publicarea anunţurilor de participare? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.f) este respectat principiul dublei semnături? X
11. Completările la Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificăria) există un sistem procedural de lucru pentru eventualele completări şir ăspunsuri la solicitările de clarificare privind DEPO?
X Cadrul legal
b) daca «da», vă rog să ni-l furnizaţi.c) există persoană responsabilă cu efectuarea completărilor a DEPO? X Persoana care a
elaborat DEPOiniţială
d) daca da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.e) este stabilit responsabil privind clarificările la DEPO şi transmitereaacestora către solicitanţi?
X Persoana care aelaborat DEPOiniţială
f) vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
profesională necesare postului.g) persoana responsabilă are experienţa şi pregătirea necesare? Xh) vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului. Fiecare salariat al
serv. participă laelaborarea dedocumentaţii
i) este respectat principiul dublei semnături ? X
12. Deschiderea şi calificarea ofertelora) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru deschiderea şicalificarea ofertelor?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesare? Xe) este asigurată compatibilitatea acestor persoane cu activitatea X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 118/233
Audit financiar –Caiet de seminar
118
Activitatea de audit DA NU Obs.desf ăşurată?f) este asigurată fidelitatea şi completitudinea conţinutului proceselor verbale încheiate la deschiderea ofertelor?
X
13. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare
a) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru parcurgerea paşilor privind examinarea şi evaluarea ofertelor şi stabilirea oferteicâştigătoare?
X Cadrul legal
c) persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesare? Xd) există siguranţa corectitudinii calculelor în ceea ce priveşte stabilireaofertei câştigătoare?
X
e) este respectat principiul celor “patru ochi”? Xf) este asigurată legalitatea rapoartelor încheiate în urma examinăriiofertelor şi stabilirii ofertei câştigătoare?
X
14. Anunţul de atribuirea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată pentru publicareaanunţurilor de atribuire?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) există persoana responsabilă cu publicarea anunţului de atribuire? Xe) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de datea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată privind studiul pieţei? Xc) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu studiul pieţei şi stabilireaofertelor reprezentative?
X
e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişele posturilor acestora.f) există creată o bază de date proprie, care să pună la dispoziţie cea mailargă ofertă?
X
g) dacă da, ea este permanent actualizată?h) există persoană responsabilă cu crearea şi actualizarea bazei de date ? Xi) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia.
j) există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor simodificărilor neautorizate ?
X
k) utilizaţi programe antivirus ? X
16. Anunţul/Invitaţia de participarea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedur ă specifică scrisă şi formalizată privind emiterea şicomunicarea invitaţiilor de participare cu ofertă?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.d) sunt stabilite persoane responsabile cu redactarea şi comunicareainvitaţiilor de participare cu oferta?
X
e) vă rugăm să ne furnizaţi numele şi fişa postului acesteia.f) este respectat principiul dublei semnături? X
17. Încheierea contractelor de achiziţii publicea) există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului? X Cadrul legal
b) aveţi procedura specifică scrisă şi formalizată pentru încheiereacontractelor de achiziţii publice?
X Cadrul legal
c) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.
d) este stabilit responsabil pentru încheierea contractelor de achizi ţie publică?e) vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 119/233
Constantin I a ţ co
119
Activitatea de audit DA NU Obs. profesională necesare postului.f) persoana responsabilă are experienţa şi pregătirea necesare?g) dacă da, vă rugam să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.h) este utilizat principiul celor «patru ochi» ?
18. Dosarul achiziţiei publicea) aveţi procedur ă de lucru scrisă şi formalizată pentru întocmireadosarelor fiecărei achiziţii publice?
X Cadrul legal
b) dacă «da», vă rog să ne-o furnizaţi.c) există persoană responsabilă cu întocmirea dosarelor fiecărei achiziţii
publice?X Unul dintre salariaţii
serv. care participăla desf ăşurarealicitaţiei
d) dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.e) spaţiul destinat depozitării dosarelor achiziţiilor publice corespundecerinţelor?
X
19. Administrarea contractelor de achiziţii publicea) după încheierea contractelor de achiziţie publică mai este urmărităadministrarea acestora?
X
b) dacă da, există persoana responsabilă cu această activitate? X În principiu şefulechipei, care acontribuit ladesf ăşurarea
procedurii deatribuire acontractului deachiziţie
c) există lista activităţilor pentru realizarea recepţiei bunurilor/serviciilor/lucr ărilor care fac obiectul contractelor de achiziţii publice
încheiate?
X Cadrul legal
d) aveţi proceduri specifice scrise şi formalizate pentru numirea comisieişi realizarea recepţiei bunurilor/serviciilor/ lucr ărilor care fac obiectulcontractelor de achiziţii publice încheiate?
X Cadrul legal
e) dacă «da», vă rog să ni le furnizaţi.
Notă : Prin întrebările formulate şi r ă spunsurile primite ne asigur ăm de existen ţ a şi func ţ ionalitatea controalelor interne.
Stabil ir ea cri teri il or/factori lor de apreciere a r iscului ş i a ponderi lor acestora , reprezintă al treilea pasal Anali zei ri scuril or .
Normele generale recomandă utilizarea următoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern,
aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă, însă în practică pot fi utilizate şi alţi factori de risc, dar suma ponderilor acestora trebuie să fie 100.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2004
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 120/233
Audit financiar –Caiet de seminar
120
Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)Factori de risc(Fi)
Pondereafactorilor de risc
(Pi) N 1 N 2 N 3
Apreciereacontroluluiintern F1
P1 – 55% Există proceduri
şi se aplică
Există proceduri, suntcunoscute, dar nu seaplică
Nu există proceduri
ApreciereacantitativăF2
P2 – 25% Impact financiar
scăzut Impact financiar mediu
Impact financiar ridicat
ApreciereacalitativăF3
P3 – 20% Vulnerabilitate
mică Vulnerabilitate medie Vulnerabilitate mare
Notă: Prin acest document se stabilesc, în func ţ ie de importan ţ a şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de
apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabili ţ i prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să
eviden ţ iem şi al ţ i factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu şi determinarea punctajului total al criteriului utilizat , reprezintă al patrulea pas al Procedurii - Analizei riscurilor.
Punctajul total al riscului se realizează prin înmul ţ irea, pe fiecare risc identificat, a nivelului şi ponderilor factorilor de risc şi însumarea acestora pe baza formulei de calcul prezentate în normele generale, şi anume:
P t = Σ P i x N i ,unde: P t – punctaj total; P i – ponderea riscurilor pentru fiecare factor; N i – nivelul de apreciere a riscului pentru fiecare factor utilizat
Pe baza informaţiilor anterioare, această fază se concretizează în elaborarea documentului Stabilirea nivelului de apreciere al riscului pe factori de risc şi determinarea punctajului total al riscului , prezentat încontinuare.
Modelul privind Stabilirea nivelului riscului şi determinarea punctajului total este următorul:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 121/233
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Com
ănescu Cristian, B
ăcescu Ana Data:
Avizat: Petrescu Aurel Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE
Criterii deanaliz ă a riscurilor
Aprecierea controlului
intern F 1
Aprecierea
cantitativ ă F 2
Aprecierea
calitativ ă F 3
Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ect e au di tabi le Ri scu ri sem ni fi cati ve
P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii
publice sunt insuficiente0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii
publice nu îndeplinesc condiţiile deconformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Procedurile specifice elaborate pentrureglementarea activităţii de achiziţii
publice nu sunt actualizate funcţie demodificările legislative
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
1. Procedurile specificecare reglementează
activitatea de achiziţii publice
Procedurile specifice elaborate pentru
reglementarea activităţii de achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nu se aplică
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,30
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Existenţa unui număr mare de posturineocupate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
I. Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice
2. Resursele umane aleServ. AchiziţiiPublice
Insuficienţa unor programe de pregătire profesională
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 122/233
Dotarea de hard şi soft insuficientă 0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,203. Dotarea cu tehnică decalcul a Serv. AchiziţiiPublice
Inexistenţa unui sistem informatic care să
asiste activitatea de achiziţii publice0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatoriide servicii şi preţurile practicate
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,004. Baza de date cufurnizorii de
produse/executanţii delucr ări/prestatorii deservicii şi preţurile
practicate Neactualizarea sistematică a bazei de datecu furnizorii de produse/ executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi a preturilor
practicate
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Corelarea insuficientă între Programul deachiziţii şi politica de realizarea aobiectivelor entităţii publice
0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,35
Lipsa referatelor de necesitate privindachiziţiile
0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80
Depăşirea bugetului alocat 0,55 3 0,25 3 0,20 3 3,00Programul nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Programul nu este actualizat pe parcursulderulării achiziţiilor
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Corespondenţa produselor, serviciilor şilucr ărilor cu sistemul de grupare şi decodificare utilizat în Clasificarea
produselor şi serviciilor asociateactivităţilor (CPSA) nu este cuprinsă înProgramul de achiziţii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
5. FundamentareaProgramului deachiziţii publice
Programul de achiziţii nu a avut în vederecontracte posibil de atribuit uneiîntreprinderi din categoria întreprinderilor mici şi mijlocii (IMM)
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Estimarea eronată a valorii contractelor de produse/lucr ări/servicii
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Procedura de atribuire a contractului deachiziţie publică este stabilită f ăr ărespectarea pragurilor valorice prevăzuteîn ordonanţă
0,55 3 0,25 1 0,20 1 2,10
II. Programul de achizi ţ ii publice
Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice
Divizarea achiziţiei publice astfel încât să
se obţină plafoane par ţiale mai mici0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,80
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 123/233
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă Criterii deanaliz ă a riscurilor
Aprecierea controlulu i
intern F 1
Aprecierea
cantitativ ă F 2
Aprecierea
calitativ ă F 3
Nr .
crt. Obi ect ive Obi ecte a udi tabi le Ri scu ri semn if icat ive
P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
Anunţul de intenţie nu respectă conţinutulminim de informaţii
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
Omiterea din anunţul de intenţie acontractelor cu o valoare estimată egalasau mai mare de 750.000 euro
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Anunţul de intenţie cuprinde în comunachiziţii de produse, lucr ări şi servicii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
7. Anunţul de intenţie
Anunţul de intenţie nu este publicat întermenul legal
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
DEPO nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
DEPO cuprinde specificaţii redactate înfavoarea unui anumit agent economic
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
8. ConstituireaDocumentaţiei pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO)
DEPO restricţionează posibilitateadepunerii ofertelor de către toţi ofertanţii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 155
Decizia de numire a comisiei de evaluarenu îndeplineşte condiţiile de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă
relevantă în domeniu
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Incompatibilitate între membri comisiei deevaluare şi ofertanţi (nu toate declaraţiilede confidenţialitate şi impar ţialitate ausemnătura membrilor comisiei deevaluare)
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
III. Preg ătirea aplicării
procedurii de licita ţ iedeschisă pentru
atribuirea
contractului de
achizi ţ ie publică
9. Constituirea comisiilor de evaluare
Constituirea unei singure comisii deevaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Anunţurile de participare nu respectă
condiţiile de conformitate0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80 IV. Lansarea procedurii
de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea
contractului de
achizi ţ ie publică
10. Anunţul de participare
Anunţurile de participare publicate în altemijloace de informare conţin informaţiidiferite de cele apărute în M. Of. alRomâniei
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 124/233
Autoritatea contractantă nu transmite întermen DEPO către toţi ofertanţii care auînaintat o solicitare în acest sens
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Oferirea de informaţii în avans unui agenteconomic
0,55 3 0,25 3 0,20 2 2,55
Termenele de r ăspuns la solicitările declarificări nu sunt respectate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
11. Completările laDocumentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei(DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări
Clarificările şi completările la DEPO nusunt transmise tuturor ofertanţilor care au
primit documentaţia iniţială
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,10
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depusă nu este autorizată(scrisoarea de înaintare şi împuternicirea)
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea ofertei nedepuse la termen 0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Oferta nu este însoţită de dovadaconstituirii garanţiei pentru participare
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
Restricţionarea numărului ofertelor depuse 0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55Modificarea/retragerea ofertei în perioadade valabilitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea oferteineeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitatetehnică şi economico-financiar ă
0,55 1 0,25 3 0,20 1 1,50
12. Deschiderea şicalificarea ofertelor
Procedura nu se repetă în cazul în carenumărul ofertelor depuse este mai mic dedouă
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Examinarea ofertelor nu se realizează lasediul autorităţii contractante
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Evaluarea ofertelor nu se realizează înconcordanţă cu termenii prevăzuţi în
caietul de sarcini
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75Raportul de evaluare a ofertei şi
propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
V . Derularea procedurii
de licita ţ ie deschisă pentru atribuirea
contractului de
achizi ţ ie publică
13. Examinarea şievaluarea ofertelor învederea stabilirii oferteicâştigătoare
Rezultatul evaluării nu se comunică
participanţilor 0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 125/233
Încheierea contractului de achiziţie nurespectă condiţiile de conformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Contractul nu se încheie cu ofertantul acărei ofertă a fost declarată câştigătoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Garanţiile de participare nu se returnează
la termen0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
14. Încheiereacontractului de achiziţie
publică
Garanţia de bună execuţie este sub nivelulimpus sau nu este constituită
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile
de conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Dosarul achiziţiei publice nu respectă
condiţiile de conformitate0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05
Distrugerea dosarului achiziţiei publiceînaintea limitei minime a termenului legal
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
16. Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţiinecorespunzătoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
C. CERERE DE OFERT Ă Criterii deanaliz ă a riscurilor
Aprecierea controlului
intern F 1
Aprecierea
cantitativ ă F 2
Aprecierea
calitativ ă F 3
Nr .
crt. O bi ect ive O bi ect e au di tab il e R iscu r i sem ni f icat ive.
P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date
Sistem de informare insuficient, carenu permite consultarea ofertelor reprezentative
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
DEPO nu respectă condiţiile deconformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,5518. Constituirea şitransmitereaDocumentaţiei pentru
elaborarea şi prezentareaofertei (DEPO)
DEPO cuprinde specificaţiiredactate în favoarea unui anumitagent economic
0,55 3 0,25 1 0,20 2 2,05
Decizia de numire a comisiei deevaluare nu îndeplineşte condiţiilede conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
VI. Preg ătirea aplicării
procedurii d e cerere de
oferte pentru atribuirea
contractului de achizi ţ ie publică
19. Constituireacomisiilor de evaluare
Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă
relevantă în domeniu
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 126/233
Incompatibilitate între membricomisiei de evaluare şi ofertanţi (nutoate declaraţiile de confidenţialitateşi impar ţialitate au semnăturamembrilor comisiei de evaluare)
0,55 1 0,25 1 0,20 3 1,40
Constituirea unei singure comisii deevaluare pentru atribuirea maimultor contracte de achiziţii
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Anunţul/Invitaţia de participare nurespectă condiţiile de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 2 1,75
Invitaţia de participare se transmiteîntâmplător, f ăr ă o selectare
prealabilă a pieţei
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
20. Anunţul/ Invitaţia de participare
Transmiterea unei singure invitaţiide participare
0,55 2 0,25 3 0,20 3 2,45
Termenele de r ăspuns la solicitărilede clarificări nu sunt respectate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
VII. Lansarea procedurii de
cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de
achizi ţ ie publică
21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO
Clarificările şi completă ile la DEPOnu sunt transmise tuturor ofertanţilor care au primit documentaţia iniţială
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Procesul-verbal de deschidere aofertelor nu respectă cerinţele deconformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depusă nu corespundecerinţelor prevăzute în DEPO
0,55 1 0,25 2 0,20 1 1,25
Ofertele nu respectă termenul dedepunere
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Acceptarea ofertelor care nu-şidovedesc calificarea, dacă este cazul
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
Oferta depusă nu este însoţită dedovada constituirii garanţiei pentru
participare, dacă este cazul
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
22. Deschiderea şicalificarea ofertelor
Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Evaluarea ofertelor nu se realizează
în concordanţă cu termenii prevăzuţiîn caietul de sarcini
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Stabilirea eronată a clasamentuluiofertelor
0,55 2 0,25 2 0,20 2 2,00
VIII. Derularea procedurii de
cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de
achizi ţ ie publică
23. Examinarea şievaluarea ofertelor învederea stabilirii oferteicâştigătoare
Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire acontractului nu îndeplineştecondiţiile de conformitate
0,55 2 0,25 1 0,20 1 1,55
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 127/233
Rezultatul evaluării nu se comunică
participanţilor 0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Încheierea contractului de achiziţienu respectă condiţiile deconformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Contractul nu se încheie cuofertantul a cărei ofertă a fostdeclarată câştigătoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şitermenii cuprinşi în contractul deachiziţie încheiat
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Garanţiile de participare nu sereturnează la termen
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Încheiereacontractului de achiziţie
publică
Garanţia de buna execuţie este subnivelul impus sau nu este constituită
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Dosarul achiziţiei publice nurespectă condiţiile de conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime atermenului legal
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
25. Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii si/saucondiţii necorespunzătoare
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE
Criterii deanaliz ă a riscurilor
Aprecierea controlului
intern F 1
Aprecierea
cantitativ ă F 2
Aprecierea
calitativ ă F 3
Nr .
crt. Obi ecti ve Obi ecte a udi tabi le Ri scu ri sem ni fi cat ive
P1 55% Ni P2 25% Ni P3 20% Ni
Punctaj total
Acceptarea contestaţiilor care nuîndeplinesc condiţiile de
conformitate
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Analiza contestaţiei nu se realizează
în conformitate cu termenii dincaietul de sarcini
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
Rezoluţia autorităţii contractante nus-a comunicat în termen
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
IX. C ăi de atac 26. Calea de atac
administrativă
Rezoluţia autorităţii contractante nus-a comunicat tuturor participanţilor încă implicaţi
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 128/233
Contestatorul nu-şi notifică poziţiafaţă de rezoluţia şi măsurilecorective decise
0,55 1 0,25 1 0,20 1 1,00
27. Calea de atac în justiţie
Fundamentarea insuficientă areprezentării în instanţă a cauzei
0,55 1 0,25 1 0,20 2 1,20
28. Dosarul de urmă ire aderulării contractuluiîncheiat
Dosarul de urmărire a derulăriicontractului de achiziţie publice nuîndeplineşte condiţiile deconformitate
0,55 3 0,25 2 0,20 2 2,55
Acceptarea nejustificată de devieride la cantitatea, calitatea sautermenele stabilite
0,55 3 0,25 2 0,20 1 2,3529. Constatareaminusurilor sau
plusurilor la recepţieAcceptarea la plată a unor activităţinefinalizate
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
X. Administrarea contrac tului
de achizi ţ ie publică
30. Certificarea şiverificarea facturilor
Neconcordanta între conţinutulfacturilor (preţ, cantitate) şi termeniicontractului
0,55 2 0,25 2 0,20 1 1,80
Notă:Stabilirea nivelului riscului ş i a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiz ă a riscurilor în care auditorii evalueaz ă riscurile şi determină punctajul total pe
baza documentelor în posesia cărora au intrat până în acest moment, dar şi pe baza expertizei personale în domeniu. Totu şi, Chestionarul de control intern – CCI, prezentat anterior, este
documentul, cel mai important pe care auditorul intern îl are în vedere pentru aprecierea nivelului riscurilor în aceast ă faz ă.
Auditorii in terni au împăr ţ it riscurile în următoarele trei categorii :
- ri sc uri mi ci 1, 00 – 1,20 ;
- ri sc ur i m ed ii 1 ,25 – 2 ,0 0 ;
- ri sc uri ma ri 2, 05 – 3,00.
Elaborarea a cestui document are un oarecare grad de subi ectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunăt ăţ iri acestei lucr ări pe toata durata misiunii de audit în func ţ ie de
informa ţ iile privind activit ăţ ile auditate şi a riscurilor ata şate acestora, pe care le constat ă.
E. Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale ob ţ inu te în: ri sc mare, risc mediu şi risc mic, este al cincilea pas al procedurii Analiza riscurilor .
Împăr ţirea riscurilor în cele trei categorii se realizează ţinând cont de importanţa riscurilor şi de resursele de audit de care dispunem, respectiv numărul de auditori internişi numărul de ore efectuate pentru desf ăşurarea misiunii.
În studiul de faţă riscurile au fost împăr ţite astfel:Riscuri mici 1,00 - 1,20Riscuri medii 1,25 - 2,00Riscuri mari 2,05 - 3,00
Aceasta fază se finalizează prin elaborarea documentului Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscului, prezentat în continuare.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 129/233
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
CLASAREA RISCURILOR PE BAZA PUNCTAJELOR TOTALE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE
Nr .
crt. Domeni u Obiecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total
Clasare
risc Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicesunt insuficiente
2,10 Mare
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu îndeplinesc condiţiile de conformitate
1,55 Mediu
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu sunt actualizate funcţie de modificările legislative
2,10 Mare
1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de achiziţii publicenu sunt cunoscute şi nu se aplică
2,30 Mare
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului
1,55 Mediu
Existenţa unui număr mare de posturi neocupate 1,55 Mediu
2. Resursele umane aleServ. Achiziţii Publice
Insuficienţa unor programe de pregătire profesională 1,55 Mediu
Dotarea de hard şi soft insuficientă 1,20 Mic Nu3. Dotarea cu tehnică decalcul a Serv. AchiziţiiPublice
Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea de achiziţii publice 1,25 Mediu
Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatoriide servicii şi preşurile practicate
2,00 Mediu
I. Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice
4. Baza de date cu furnizoriide produse/executanţii delucr ări/ prestatorii de serviciişi preturile practicate Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii de
lucr ări/prestatorii de servicii şi a preţurilor practicate2,00 Mediu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 130/233
Nr .
crt. Domeni u Obiecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total
Clasare
risc Obs.
Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui program anual 2,55 Mare
Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica de realizarea aobiectivelor entităţii publice
2,35 Mare
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile 2,80 Mare
Depăşirea bugetului alocat 3,00 MareProgramul nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 1,55 MediuProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor 1,55 MediuCorespondenţa produselor, serviciilor şi lucr ărilor cu sistemul de grupare şi decodificare utilizat în Clasificarea produselor şi serviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă în Programul de achiziţii
1,55 Mediu
5. FundamentareaProgramului de achiziţii
publice
Programul de achiziţii nu a avut în vedere contracte posibil de atribuit uneiîntreprinderi din categoria întreprinderilor mici şi mijlocii (IMM)
1,00 Mic Nu
Estimarea eronată a valorii contractelor de furnizare/lucr ări/servicii 2,55 Mare
Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică este stabilită f ăr ărespectarea pragurile valorice prevăzute în ordonanţă
2,10 Mare
II. Programul de achizi ţ ii publice
6. Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice
Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici 2,80 Mare
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă Nr .
crt. Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total
Clasare
r isc Obs.
Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţii 1,75 MediuOmiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoare estimată egală sau maimare de 750.000 euro
1,80 Mediu
Anunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse, lucr ări şi servicii 1,55 Mediu
7. Anunţul de intenţie
Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal 1,55 Mediu
DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 1,75 MediuDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic 1,55 Mediu
8. ConstituireaDocumentaţiei
pentru elaborarea şirezentarea ofertei (DEPO)
DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de către toţi ofertanţii 155 Mediu
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
1,55 Mediu
Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevanţă
în domeniu1,55 Mediu
III. Preg ătirea aplicării
procedurii d e licita ţ iedeschisă pentru
atribuirea contractului de
achizi ţ ie publică
9. Constituirea comisiilor deevaluare
Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare şi ofertanţi (nu toatedeclaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate au semnătura membrilor comisieide evaluare)
2,55 Mare
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 131/233
Nr .
crt. Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total
Clasare
r isc Obs.
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii
1,55 Mediu
Anunţul de participare nu respectă condiţiile de conformitate 1,80 Mediu IV. Lansarea procedurii de
licita ţ ie deschisă pentru
atribuirea contractului de
achizi ţ ie publică
10. Anunţul de participare
Anunţurile de participare publicate în alte mijloace de informare con ţin informaţiidiferite de cele apărute în M. Of. al României
1,55 Mediu
Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO către toţi ofertanţii care auînaintat o solicitare în acest sens
2,55 Mare
Oferirea de informaţii în avans unui agent economic 2,55 Mare
Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate 1,80 Mediu
11. Completările laDocumentaţia pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul dea solicita clarificări
Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertan ţilor care au primit documentaţia iniţială
2,10 Mare
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţele de con fo rmi tate 1 ,55 Medi uOferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO 1,55 MediuOferta depusă nu este autorizată (scrisoarea de înaintare şi împuternicirea) 1,00 Mic NuAcceptarea ofertei nedepuse la termen 1,25 MediuOferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare 2,00 MediuRestricţionarea numărului ofertelor depuse 1,55 MediuModificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate 1,00 Mic NuAcceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitate tehnica şi economico-financiar ă
1,50 Mediu
12. Deschiderea şicalificarea ofertelor
Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic dedouă
1,55 Mediu
Examinarea ofertelor nu se realizează la sediul autorităţii contractante 1,00 Mic Nu
Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordan ă cu termenii prevăzu i în caietulde sarcini
1,80 Mediu
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 1,75 MediuRaportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate
1,20 Mic Nu
13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor 1,00 Mic NuÎncheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate 2,55 Mare
Contractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei oferta a fost declarată câştigătoare 1,00 Mic Nu
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat
1,80 Mediu
Garanţiile de participare nu se returnează la termen 1,00 Mic Nu
14. Încheierea contractuluide achiziţie publică
Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituit ă 1,80 Mediu
V. Derularea procedurii de
licita ţ ie deschisă pentru
atribuirea contractului de
achizi ţ ie publică
15. Anunţul de atribuire Anunţul de atribuire nu respectă condiţiile de conformitate 1,00 Mic Nu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 132/233
Nr .
crt. Obiecti ve Obi ecte auditabil e Riscur i semni f icati ve Punctaj total
Clasare
r isc Obs.
Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate 2,05 MareDistrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu
16. Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare 1,00 Mic Nu
C. CERERE DE OFERT Ă Nr .
crt. Obi ective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve. Punctaj total
Clasare
risc Obs.
17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultarea ofertelor reprezentative
1,75 Mediu
DEPO nu este întocmită conform prevederilor legale 1,55 Mediu18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) DEPO are specificaţii redactate în favoarea unui anumit agent economic 2,05 Mare
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineşte condiţiile deconformitate
1,55 Mediu
Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şi experienţă relevanţă
în domeniu1,00 Mic Nu
Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare şi ofertanţi (nu toatedeclaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate au semnătura membrilor comisieide evaluare)
1,40 Mediu
VI. Preg ătirea aplicării
procedurii d e cerere
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achizi ţ ie publică 19. Constituirea comisiilor deevaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuirea mai multor contracte de achiziţii
1,20 Mic Nu
Anunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile de conformitate 1,75 Mediu
Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă o selectare prealabilă a pieţei 2,00 Mediu
20. Anunţul/Invitaţia de participare
Transmiterea unei singure invitaţii de participare 2,45 Mare
Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt respectate 1,80 Mediu
VII. Lansarea procedurii
de cerere de oferte
pentru at ribuirea
contractului de
achizi ţ ie publică 21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO
Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmise tuturor ofertanţilor careau primit documentaţia iniţială
1,55 Mediu
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţel e d e con formi tat e 1 ,55 Medi u
Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO 1,25 MediuOfertele nu respectă termenul de depunere 1,00 Mic NuAcceptarea ofertelor care nu-şi dovedesc calificarea, dacă este cazul 1,55 MediuOferta depusă nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare,dacă este cazul
1,00 Mic Nu
VIII. Derularea proceduriide atribuire a
contractului de
achizi ţ ie publică
22. Deschiderea şi calificareaofertelor
Modificarea/retragerea ofertei în perioada de valabilitate 1,00 Mic Nu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 133/233
Nr .
crt. Obi ective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve. Punctaj total
Clasare
risc Obs.
Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi încaietul de sarcini
1,80 Mediu
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor 2,00 MediuRaportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire a contractului nuîndeplineşte condiţiile de conformitate
1,55 Mediu
23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Rezultatul evaluării nu se comunică participanţilor 1,00 Mic Nu
Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile de conformitate 2,55 MareContractul nu se încheie cu ofertantul a c ărei ofertă a fost declarata câştigătoare 1,00 Mic NuExistenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul de sarcini şi termeniicuprinşi în contractul de achiziţie încheiat
1,80 Mediu
Garanţiile de participare nu se returnează la termen 1,00 Mic Nu
24. Încheierea contractului deachiziţie publică
Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nu este constituită 1,80 Mediu
Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile de conformitate 1,20 Mic Nu
Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limitei minime a termenului legal 1,80 Mediu
25. Dosarul achiziţiei publice
Păstrarea dosarelor în locaţii şi/sau condiţii necorespunzătoare 1,00 Mic Nu
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE
Nr .
crt. Obiective Obiecte auditabi le Riscuri semnif i cati ve
Punctaj
total
Clasare
risc Obs.
Acceptarea contestaţiilor care nu îndeplinesc condiţiile de conformitate 1,00 Mic NuAnaliza contestaţiei nu se realizează în conformitate cu termenii din caietul desarcini
1,00 Mic Nu
Rezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat în termen 1,20 Mic NuRezoluţia autorităţii contractante nu s-a comunicat tuturor participan ţilor încă
implicaţi1,20 Mic Nu
26. Calea de atacadministrativă
Contestatorul nu-şi notifica poziţia faţă de rezoluţia şi măsurile corectivedecise
1,00 Mic Nu
IX. C ăi de atac
27. Calea de atac în justiţie Fundamentarea insuficientă a reprezentării în instanţă a cauzei 1,20 Mic Nu
28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat
Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nuîndeplineşte condiţiile de conformitate
2,55 Mare
Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitatea sau termenelestabilite
2,35 Mare29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie
Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate 1,80 Mediu
X. Administrarea
contractului de
achizi ţ ie publică
30. Certificarea şi verificareafacturilor
Neconcordanţă între conţinutul facturilor şi termenii contractului 1,80 Mediu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 134/233
Notă: Pe baza punctajelor totale ob ţ inute anterior, riscul se poate clasa pe baza unei sc ări de valori predeterminate în: risc mic, risc mediu, risc mare.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri mici, nu vor intra în etapa de ierarhizare, respectiv nu vor fi cuprinse în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe. Riscurile prezint ăun nivel scă zut, iar importan ţ a lor este redusă pentru moment.
Obiectele auditabile clasate ca fiind cu riscuri semnificative (mari şi medii), vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari ţ i puncte slabe .
F. I erarhi zarea opera ţ iunilor ce urmează a fi auditate, este al şaselea pas al Analizei riscurilor şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe unde se prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei operaţiuni analizate şi ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit intern în vederea stabilirii tematicii în detaliu.
„Un punct tare” sau „un punct slab” trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urm ărită, pentru a asigura buna funcţionare astructurii auditate.
Modelul elabor ării Tabelului puncte tari şi puncte slabe este următorul:
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
IERARHIZAREA RISCURILOR TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE
Nr .
crt. Domeniu Obi ecte auditabil e Ri scuri semnif i cative
Punct
T/ S
Consecin ţ a
func ţ ion ăr i i /
nefunc ţ ion ări i
controlului intern
Grad de încredere
al auditor ulu i în
controlul intern
Obs.
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice sunt insuficiente
S Scăzut I. Organizarea
activit ăţ ii de achizi ţ ii publice
1. Procedurile specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii
de achiziţii publice nu îndeplinesc condiţiile de conformitateS Scăzut
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 135/233
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice nu sunt actualizate func ţie de modificărilelegislative
S Scăzut
Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţiide achiziţii publice nu sunt cunoscute şi nu se aplică
S Scăzut
Neadecvarea structurii profesionale a personalului cunecesităţile compartimentului
T Problemele legate deneadecvare ale
personalului vor firezolvate prin
programe de pregătire profesională
Mediu
Existenţa unui număr mare de posturi neocupate S Scăzut
2. Resursele umane ale Serv.Achiziţii Publice
Insuficienţa unor programe de pregătire profesională S Scăzut3. Dotarea cu tehnică de calcula Serv. Achiziţii Publice
Inexistenţa unui sistem informatic care să asiste activitatea deachiziţii publice
T Aplicaţia informatică
este în faza de testareRidicat
Inexistenţa bazei de date cu furnizorii de produse/executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi preţurile practicate
T Baza d e date est econstituită, dar neactualizată
Mediu4. Baza de date cu furnizoriide produse/ executanţii delucr ări/ prestatorii de servicii şi
preţurile practicate Neactualizarea sistematică a bazei de date cu furnizorii de produse/ executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii şi a preţurilor practicate
S Mediu
Activitatea de achiziţii nu se desf ăşoar ă pe baza unui programanual
S Scăzut
Corelarea insuficientă între Programul de achiziţii şi politica derealizarea a obiectivelor entităţii publice
T Sistemul de controlintern este coerent şisuficient
Ridicat
Lipsa referatelor de necesitate privind achiziţiile S Scăzut
Depăşirea bugetului alocat S ScăzutProgramul nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S MediuProgramul nu este actualizat pe parcursul derulării achiziţiilor S Scăzut
II. Programul de
achizi ţ ii publice
5. Fundamentarea Programuluide achiziţii publice
Corespondenţa produselor, serviciilor şi lucr ărilor cu sistemulde grupare şi de codificare utilizat în Clasificarea produselor şiserviciilor asociate activităţilor (CPSA) nu este cuprinsă înProgramul de achiziţii
T Sistemul de controlintern este eficient
Ridicat
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 136/233
Estimarea eronată a valorii contractelor defurnizare/lucr ări/servicii
S Scăzut
Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică estestabilită f ăr ă respectarea pragurilor valorice prevăzute înordonanţă
S Mediu
6. Alegerea procedurii deatribuire a contractelor deachiziţii publice
Divizarea achiziţiei publice astfel încât să se obţină plafoane par ţiale mai mici
S Scăzut
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă Nr .
crt. Obiecti ve Obiecte auditabil e Ri scuri semnif i cative
Punct
T/S Consecin ţ a G r ad d e în cr ed er e O bs.
Anunţul de intenţie nu respectă conţinutul minim de informaţii S
Omiterea din anunţul de intenţie a contractelor cu o valoareestimată egală sau mai mare de 750.000 euro S
Anunţul de intenţie cuprinde în comun achiziţii de produse,lucr ări şi servicii
S
7. Anunţul de intenţie
Anunţul de intenţie nu este publicat în termenul legal S
DEPO nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S MediuDEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui anumitagent economic
S Scăzut8. Constituirea Documentaţiei
pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)
DEPO restricţionează posibilitatea depunerii ofertelor de cătretoţi ofertanţii
S Scăzut
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineştecondiţiile de conformitate
S Scăzut
Membrii comisiei de evaluare nu au pregătire profesională şiexperienţă relevantă în domeniu
S Mediu
Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare şiofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de evaluare)
S Scăzut
III. Preg ătirea aplicării
procedurii d e licita ţ iedeschisă pentru
atribuirea contractului
de achizi ţ ie publică
9. Constituirea comisiilor deevaluare
Constituirea unei singure comisii de evaluare pentru atribuireamai multor contracte de achiziţii
S Scăzut
Anunţul de participare nu respectă condiţiile de conformitate S Scăzut IV. Lansarea procedurii
de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea
contractului de
achizi ţ ie publică
10. Anunţul de participare
Anunţurile de participare publicate în alte mijloace deinformare conţin informaţii diferite de cele apărute în M. Of.al României
S Scăzut
Autoritatea contractantă nu transmite în termen DEPO cătretoţi ofertanţii care au înaintat o solicitare în acest sens
S Scăzut
Oferirea de informaţii în avans unui agent economic S Scăzut
V. Derularea procedurii
de licita ţ ie deschisă pentru atribu irea
contractului de
achizi ţ ie publică
11. Completările laDocumentaţia pentruelaborarea şi prezentareaofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu sunt
respectateS Scăzut
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 137/233
Nr .
crt. Obiecti ve Obiecte auditabil e Ri scuri semnif i cative
Punct
T/S Consecin ţ a G r ad d e în cr ed er e O bs.
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă cerinţelede conformitate
S Mediu
Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO S Scăzut
Acceptarea ofertei nedepuse la termen S Scăzut
Oferta nu este însoţită de dovada constituirii garanţiei pentru participare
S Scăzut
Restricţionarea numărului ofertelor depuse S Mediu
Acceptarea ofertei neeligibile/neînregistrate/f ăr ă capacitatetehnică şi economico-financiar ă
S Mediu
12. Deschiderea şi calificareaofertelor
Procedura nu se repetă în cazul în care numărul ofertelor depuse este mai mic de două S Scăzut
Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cu termenii prevăzuţi în caietul de sarcini
S Scăzut13. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor T Există o procedur ăscrisă, dar neformalizată, care serespectă
Ridicat
Încheierea contractului de achiziţie nu respectă condiţiile deconformitate
S Scăzut
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul desarcini şi termenii cuprinşi în contractul de achiziţie încheiat
S Scăzut
14. Încheierea contractului deachiziţie publică
Garanţia de buna execuţie este sub nivelul impus sau nu esteconstituită
S Mediu
Dosarul achiziţiei publice nu respectă condiţiile deconformitate
S Mediu16. Dosarul achiziţiei publice
Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limiteiminime a termenului legal
T P ro cedu ra scri săcuprinde şi arhivarea
dosarelor de achiziţii publice
Ridicat
C. CERERE DE OFERTE
Nr .
crt. Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.
Punct
T/S Consecin ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.
VI. Preg ătirea aplicării
procedurii de cerere
17. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date
Sistem de informare insuficient, care nu permite consultareaofertelor reprezentative
S Scăzut
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 138/233
Nr .
crt. Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.
Punct
T/S Consecin ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.
DEPO nu respectă condiţiile de conformitate T Există un sistem decontrol intern eficient
Ridicat18. Constituirea şi transmitereaDocumentaţiei pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) DEPO cuprinde specificaţii redactate în favoarea unui
anumit agent economicS Scăzut
Decizia de numire a comisiei de evaluare nu îndeplineştecondiţiile de conformitate
T Există un sistem decontrol intern eficient
Ridicat
de oferte pentru
atribuirea
contractului de
achizi ţ ie publică19. Constituirea comisiilor deevaluare
Incompatibilitate între membri comisiei de evaluare şiofertanţi (nu toate declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate au semnătura membrilor comisiei de
evaluare)
T Există un sistem decontrol intern carefuncţionează
Mediu
Anunţul/Invitaţia de participare nu respectă condiţiile deconformitate
S Scăzut
Invitaţia de participare se transmite întâmplător, f ăr ă oselectare prealabilă a pieţei
S Scăzut
20.Anuntul/ Invitaţia de participare
Transmiterea unei singure invitaţii de participare S Scăzut
Termenele de r ăspuns la solicitările de clarificări nu suntrespectate
S Scăzut
VII. Lansarea procedurii
de cerere de oferte
pentru atribui rea
contractului de
achizi ţ ie publică
21. Dreptul de a solicitaclarificări la DEPO
Clarificările şi completările la DEPO nu sunt transmisetuturor ofertanţilor care au primit documentaţia iniţială
S Mediu
Procesul-verbal de deschidere a ofertelor nu respectă
cerinţele de conformitateS Mediu
Oferta depusă nu corespunde cerinţelor prevăzute în DEPO S Scăzut
Acceptarea ofertelor care nu-si dovedesc calificarea, dacaeste cazul
T Există un sistem decontrol intern carefuncţionează
Ridicat
22. Deschiderea şi calificareaofertelor
Oferta depusă nu este însoţită de dovada constituiriigaranţiei pentru participare, dacă este cazul
S Mediu
Evaluarea ofertelor nu se realizează în concordanţă cutermenii prevăzuţi în caietul de sarcini
S Scăzut
VIII. Derularea procedurii
de cerere de oferte
pentru atribui rea
contractului de
achizi ţ ie publică
23. Examinarea şi evaluareaofertelor în vederea stabiliriiofertei câştigătoare
Stabilirea eronată a clasamentului ofertelor S Scăzut
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 139/233
Nr .
crt. Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icative.
Punct
T/S Consecin ţ a Gr ad de în cr eder e Ob s.
Raportul de evaluare a ofertei şi propunerea de atribuire acontractului nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
S Scăzut
Încheierea contractului de achiziţie nu respecta condiţiile deconformitate
S Scăzut
Existenţa diferenţelor între termenii prevăzuţi în caietul desarcini şi termenii cuprinşi în contractul de achiziţieîncheiat
S Scăzut
24. Încheierea contractului deachiziţie publică
Garanţia de bună execuţie este sub nivelul impus sau nueste constituită
S Mediu
25. Dosarul achiziţiei publice Distrugerea dosarului achiziţiei publice înaintea limiteiminime a termenului legal
T Există o procedur ăscrisă, care conţinereguli de arhivare şicare se respectă
Ridicat
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE
Nr .
crt. Obiective Obi ecte auditabi le Riscur i semni f icati ve
Punct
T/S Consecin ţ a G rad de în cr ed er e O bs.
28. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat
Dosarul de urmărire a derulării contractului de achiziţie publice nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
S Mediu
Acceptarea nejustificată de devieri de la cantitatea, calitateasau termenele stabilite
S Scăzut29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie
Acceptarea la plată a unor activităţi nefinalizate S Scăzut
X. Administrarea
contractului de
achizi ţ ie publică
30. Certificarea şi verificareafacturilor
Neconcordanţa între conţinutul facturilor şi termeniicontractului
S Scăzut
Notă:Ierarhizarea riscurilor realizat ă prin documentul Tabelul puncte tari ş i puncte slabe a contribuit la identificarea a 12 riscuri, ata şate unor obiecte auditabile, care au fost evaluate ca
fiind pun cte tari, iar diferen ţ a de 63 de riscuri au fost identificate ca fiind puncte slabe.
Evaluarea opera ţ iilor identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora a avut loc ca urmare a unor controale interne func ţ ionale care limiteaz ă apari ţ ia riscurilor.
În u rma i erarhi z ării obiectelor auditabile î n documentul Tematica î n detaliu a misiunii de audit intern au fost preluate obiectivele şi obiectele auditabile, considerate ca fiind puncte
slabe, ocazi e cu care vor fi renumerotat e, şi ulterior stabilit ă coresponden ţ a cu paragrafele din Raportul de audit intern.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 140/233
Audit financiar –Caiet de seminar
140
G. Elaborarea Tematicii în detaliu a opera ţ iil or auditabile este al şaptelea şi ultimul pas al Analizeiriscurilor . Tematica în detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate în vederea audit ării şireprezintă scopul final al Analizei riscurilor . Aceasta este adusă la cunoştinţă responsabililor structuriiauditate în cadrul Şedinţei de deschidere.
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data :Avizat: Petrescu Aurel Data :
A. OBIECTIVE GENERALE INI Ţ IALE
Nr.crt.
Domeni u Obi ecte audi tabi le sel ectate Paragraful
corespunz ător din RAI
1. Procedurile specifice care reglementeazăactivitatea de achiziţii publice
1.1.
2.Resursele umane ale Serviciului Achiziţii Publice 1.2.
I. Organizarea activit ăţ iide achizi ţ ii publice
3. Baza de date cu furnizorii de produse/ executanţiide lucr ări/ prestatorii de servicii şi preţurile
practicate
1.3.
4. Fundamentarea Programului de achiziţii publice 2.1. II. Programul de achizi ţ ii publice
5. Alegerea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice
2.2.
B. LICITAŢ IE DESCHIS Ă
Nr.crt.
D omeni u Obi ecte audi tabi le sel ectate Paragraful
corespunz ător din RAI
6. Anunţul de intenţie 3.1.
7. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi
prezentarea ofertei (DEPO)
3.2.
III. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ iedeschisă pt. Atribuirea
contractului deachizi ţ ie publică
8. Constituirea comisiilor de evaluare 3.3.
IV. Lansarea procedurii delicita ţ ie deschisă pt.atribuirea contractuluide achizi ţ ie publică
9. Anunţul de participare 4.1.
10. Completările la Documentaţia pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicitaclarificări
5.1.
11. Deschiderea şi calificarea ofertelor 5.2.12. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare
5.3.
13. Încheierea contractului de achiziţie publică 5.4.
V. Derularea proceduriide licita ţ ie deschisă pt.atribuirea contractuluide achizi ţ ie publică
14. Dosarul achiziţiei publice 5.5.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 141/233
Constantin I a ţ co
141
C. CERERE DE OFERTE
Nr .crt.
Domeniu Obiecte auditabi le Paragraful
corespunz ător din RAI
15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date 6.1.VI. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere
de oferte pt.atribuireacontractului deachizi ţ ie publică
16. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentru
elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)
6.2
17. Anunţul/Invitaţia de participare 7.1.VII Lansarea proceduriide cerere de oferte pt. atribuireacontractului deachizi ţ ie publică
18. Dreptul de a solicita clarificări la DEPO 7.2.
19. Deschiderea si calificarea ofertelor 8.1.20. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare
8.2.VIII Derularea procedurii
de cerere de oferte pt. atribuireacontractului de
achizi ţ ie publică
21. Încheierea contractului de achiziţie publică 8.3.
D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr.crt. Domeniu Obiecte auditabi le
Paragraful corespunzator din RAI
22. Dosarul de urmărire a derulării contractuluiîncheiat
9.1.
23. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recepţie 9.2.
IX. Administrareacontractelor deachizi ţ ii publice
24. Certificarea şi verificarea facturilor 9.3.
Notă:
Precizăm, faptul că , în acest caz, în coloana de „Observa ţ ii” am trecut numărul paragrafului corespunzător din Raportul de audit intern, în care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate.
Analiza riscurilor a pornit de la Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 10obiective şi 30 de operaţii, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern , în care au fostselectate numai 9 obiective şi 24 de obiecte auditabile.
În continuare, doar acestea, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezint ă riscurisemnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programuluiinterven ţ iei la fa ţ a locului, care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul, şi în finalvor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii deaudit.
În sinteză, procedura Analiza riscurilor se prezintă astfel:
Auditorii Pregătesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile în timpulcolectării şi prelucr ării informaţiilor activităţii desf ăşurate;
Identifică ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi; Stabilesc criteriile de analiză a riscurilor; Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului; Determină nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Determină punctajul total al criteriului utilizat; Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute; Ierarhizează operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv
elaborează „Tabelul puncte tari şi puncte slabe”; Transmit „Tabelul puncte tari şi puncte slabe” şi constatările f ăcute către
conducătorul compartimentului de audit intern.
Supervizorul Organizează o şedinţă pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilor de analiză de risc. Reevaluează stabilirea obiectivelor, a scopului şi
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 142/233
Audit financiar –Caiet de seminar
142
metodologiei auditului, după caz; Supervizează elaborarea „Tabelului puncte tari şi puncte slabe”, întocmirii
Fişelor de Identificare şi Analiză a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniţiate pentrutestările şi verificările efectuate şi a Fişelor de Constatare şi Raportare aIregularităţilor (F.C.R.I.-uri).
Auditorii Îndosariază „Tabelul puncte tari şi puncte slabe” în Dosarul permanent,
Secţiunea C.
Pe baza documentelor de mai sus se elaborează Tematica în detaliu a misiunii de audit care sesemnează de şeful serviciului de audit intern şi este adusă la cunoştinţă principalilor responsabili ai entităţiiauditate în cadrul şedinţei de deschidere. Acest document conţine, de regulă, un număr mai redus de obiecteauditabile faţă de cele conţinute în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece, în urma analizeiriscurilor au fost eliminate o serie de obiecte auditabile la care au fost asociate riscuri evaluate ca fiindscăzute şi, în consecinţă, nu au intrat în preocupările auditorilor interni momentan.
3.6. Întocmirea programului de audit intern
Scopul elabor ării Programului de audit este acela de a oferii, atât şefului compartimentului de audit
intern asigurarea că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de auditintern, cât şi supervizorului asigurarea repartizării sarcinilor şi planificării activităţilor pe auditori interni.
Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care seîntocmeşte având la bază Tematica în detaliu a obiectelor auditabile selectate în procedurile de Analiză ariscurilor . Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliată, cuprinzând acţiunile concrete deefectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea,evaluarea şi înregistrarea informaţiei în timpul misiunii. În practică el reprezintă un ghid cu care estecomparat în final modul de desf ăşurare al misiunii, şi confer ă siguranţa că domeniul de aplicare al activităţii a
primit atenţia corespunzătoare, că aspecte importante ale auditului nu au fost omise.Programul de audit trebuie să includă detaliile necesare executării muncii de audit intern respectiv:
pregătirea auditului intern, studiul iniţial, obiectivele auditului intern, procedurile şi testele de audit intern,metodele şi tehnicile utilizate, locul testării, instrucţiunile de raportare, procedurile de încheiere şi sistemul de
urmărire al recomandărilor.Programul de audit este finalizat înainte de intervenţia la faţa locului şi este aprobat de conducătorul
compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat în timpul derulării misiunii de audit, motivat deapariţia unor schimbări neprevăzute în natura şi domeniul auditului.
Programul de audit presupune un plan detaliat al activităţii ce trebuie realizată în faza de intervenţie lafaţa locului şi care trebuie să specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.
În sinteză, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezintă astfel:
Auditorii Pregătesc Programul de audit intern, incluzând următoarele elemente:- obiectivele auditului;- testările care se vor efectua;- alte proceduri de audit şi teste, după caz.
Pregătesc o Notă cu următoarele anexe:- Colectarea şi prelucrarea datelor;- Tabelul puncte tari şi puncte slabe;- Programul preliminar al intervenţiilor la faţa locului.
Conducătorulcompartimentului de auditintern
Organizează şedinţa de analiza. Verifică Nota şi anexele acesteia. Analizează şi modifică după caz documentele prezentate. Aprobă Nota şi anexele.
Auditorii Îndosariază programul de audit. Utilizează Programul de audit în efectuarea misiunii.
Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este următorul:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 143/233
Procedura – P06: Elaborarea programului de audit intern
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
PROGRAM DE AUDIT
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Com
ănescu Cristian, B
ăcescu Ana Data:
Avizat: Petrescu Aurel Data:
Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf ăşurăriiTema: Activitatea de achizi ţ ii publice 400
1521. Întocmirea şi aprobarea Ordinului de serviciu 4 Petrescu Aurel SAI2.Întocmirea şi validarea Declaraţiei de independenţă 4 Comănescu Cristian
Băcescu AnaSAI
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit interncătre păr ţile interesate
4 Comănescu CristianBăcescu AnaPetrescu Aurel
SAI
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 40 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAIStructura auditată
5. Elaborarea Chestionarului de control intern 8 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
6. Elaborarea Listelor de verificare 32 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
7. Analiza riscurilor 32 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
8. Întocmirea Programului de audit 8 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
9. Întocmirea Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului 8 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
10. Organizarea Şedinţei de deschidere cu serviciul auditat 4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae
SAIStructura auditată
A. Pregătireamisiunii de audit
11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. 4 Comănescu CristianBăcescu Ana
Structura auditată
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 144/233
Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf ăşurării12. Organizarea Şedinţei de închidere cu serviciul auditat. 4 Comănescu Cristian
Băcescu AnaRadu Nicolae
Structura auditată
13. Redactarea Minutei şedintei de închidere. 4 Comănescu CristianBăcescu Ana
Structura auditată
180
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţalocului)
16 Comănescu Cristian Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu Cristian/Petrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 Comănescu Cristian SAI4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată
I. Organizareaactivităţii deachiziţii publice
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4 Comănescu Cristian Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţa locului) 16 Băcescu Ana Structura auditată2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu Ana
Petrescu AurelSAI
3. Elaborare FIAP - urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată
II. Programul deachiziţii publice
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4 Băcescu Ana Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)
16 Comănescu Cristian Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP-urilor 8 Comănescu Cristian SAI4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată
III. Pregătireaaplicării proceduriide licitaţie deschisă
pentru atribuireacontractului deachiziţie publică
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4 Comănescu Cristian Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata in Programul intervenţiei la faţa locului) 16 Comănescu Cristian Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborare FIAP – urilor 8 Comănescu Cristian SAI
B. Intervenţia lafaţa locului
IV. Lansarea procedurii delicitaţie deschisă
pentru atribuireacontractului deachiziţie publică
4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 145/233
Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf ăşurării5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi alformei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
4 Comănescu Cristian Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)
16 Comănescu Cristian Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP -urilor 8 Comănescu Cristian SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu Cristian Structura auditată
V. Derularea procedurii delicitaţie deschisă
pentru atribuireacontractului deachiziţie publică
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4 Comănescu Cristian Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului)
16 Băcescu Ana Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată
VI. Pregătireaaplicării proceduriide cerere de oferte
pentru atribuireacontractului deachiziţie publică
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formeişi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4 Băcescu Ana Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata în Programul intervenţiei la faţalocului)
16 Băcescu Ana Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată
VII. Lansarea procedurii de cererede oferte pentruatribuireacontractului deachiziţie publică
Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al con ţinutului şi al formei şiîntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
4 Băcescu Ana Structura auditată
361. Efectuarea testărilor (prezentare detaliata in Programul intervenţiei la faţalocului).
16 Băcescu Ana Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Băcescu AnaPtrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Băcescu Ana SAI4. Colectarea dovezilor 4 Băcescu Ana Structura auditată
VIII. Derularea procedurii de cererede oferte pentruatribuireacontractului deachiziţie publică
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi alformei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
4 Băcescu Ana Structura auditată
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 146/233
Etapele misiunii Domeniul Activităţi Durata (h) Persoane implicate Locul desf ăşurării36
1. Efectuarea testărilor (prezentare detaliată în Programul intervenţiei la faţalocului).
16 Comănescu CristianBăcescu Ana
Structura auditată
2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Comănescu CristianBăcescu AnaPetrescu Aurel
SAI
3. Elaborarea FIAP –urilor 8 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
4. Colectarea dovezilor 4 Comănescu CristianBăcescu Ana
Structura auditată
X. Administrareacontractului deachiziţie publică
5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al
formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru.
4 Comănescu Cristian
Băcescu Ana
Structura auditată
C. Raportul de audit intern 6414. Redactarea şi revizuirea proiectului de Raport de audit intern 24 Comănescu Cristian
Băcescu AnaPetrescu Aurel
SAI
15. Transmiterea proiectului de Raport la structura auditat ă şi solicitarea de r ăspunsîn 15 zile
4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae
SAI
16.Organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul 4 Comănescu CristianBăcescu AnaRadu Nicolae
Structura auditată
17.Includerea în Raportul de audit intern a punctului de vedere al structurii auditate,finalizarea şi întocmirea sintezei raportului
4 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
18. Obţinerea avizării Raportului de conducerea structurii de audit 8 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
19. Obţinerea aprobării Raportului de audit de conducerea entităţii 16 Comănescu CristianBăcescu Ana
SAI
20. Transmiterea recomandărilor aprobate, către structura auditată 4 P etrescu Au rel SAID. Urmărirea recomandărilor 4
21. Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor 4 Petrescu Aurel SAI
3.7. Întocmirea programului preliminar al intervenţiei la faţa locului
Programul preliminar al interven ţ iilor la fa ţă locului se întocmeşte în baza Programului de audit intern şi prezintă detaliat lucr ările pe care auditorii interni îşi propun săle efectueze, respectiv studiile, cuantificările, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţă locului.
Modelul privind elaborarea Programului de interven ţ ie la fa ţ a locului este următorul:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 147/233
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
Nr .
crt. Obi ecte auditabile Ti pul test ări i
Locul
test ări i
Durata test ări i
(h) Nr. test
Nr. list ăde verifi care
Auditori
T O T A L G E N E R A L - 120 oreObiectivul I. ORGANIZAREA ACTIVITĂŢII DE ACHIZIŢII PUBLICE1. Procedurile specifice care reglementează
activitatea de achiziţii publice- Analiza procedurilor existente- Interviu adresat şefului Serviciului Achiziţii
Publice
12 Interviu
2. Resursele umane ale Serviciului AchiziţiiPublice
- Analiza statului de funcţii 8 -
3. Baza de date cu furnizorii de produse/executanţii de lucr ări/prestatorii de servicii şi
preţurile practicate
- Studierea bazei de date de care dispune ServiciulAchiziţii Publice
ServiciulAchiziţiiPublice(SAP)
4 -
LV 1 ComănescuCristian (CC)
Obiectivul II. PROGRAMUL DE ACHIZIŢII PUBLICE4. Fundamentarea Programului de achiziţii publice - Examinarea Referatelor de necesitate
- Analiza fundamentării Programului de achiziţii publice
- Observarea directă a respectării sumelor dinProgram cu bugetul alocat
SAP 16 T 2a LV 2 Băcescu Ana(BA)
5. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică
- Verificarea modului de calcul a valorii estimative acontractului de achiziţie şi alegerea procedurii deatribuire
- Eşantionul va fi de 25% din populaţia totală,respectiv 5 achiziţii publice
SAP 8 T 2b LV2 BA
Obiectivul III. PREGATIREA APLICĂRII PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ
6. Anunţul de intenţie - Consultarea anunţului de intenţie- Garantarea publicării anunţului
4 Obs.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 148/233
Nr .
crt. Obi ecte auditabile Ti pul test ări i
Locul
test ări i
Durata test ări i
(h) Nr. test
Nr. list ăde verifi care
Auditori
7. Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)
- Verificarea conţinutului Documentaţiei pentruelaborarea şi prezentarea ofertei
- Eşantionul s-a stabilit la 30% din populaţia totală,respectiv 3 licitaţii
16 T 3a
8. Constituirea comisiilor de evaluare - Examinarea deciziilor de numire- Verificarea declaraţiilor de confidenţialitate şi
impar ţialitate- Note de relaţii privind respectarea cadrului
normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare
SAP
4 T 3b
LV3 CC
Obiectivul IV. LANSAREA PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ
9. Anunţul de participare - Examinarea anunţului de participare, examinareaconţinutului
SAP 16 T 4 LV4 CC
Obiectivul V. DERULAREA PROCEDURII DE LICITAŢIE DESCHISĂ PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ
10. Completările la Documentaţia pentru elaborareaşi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de asolicita clarificări
- Examinarea DEPO transmisă
- Analiza solicitărilor şi r ăspunsurilor pentruclarificări la DEPO, verificarea transmiterii la to ţi
participanţii
SAP 8 T 5a
11. Deschiderea şi calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale încheiate în urmaşedinţelor de deschidere a ofertelor
8 T 5b
LV5 CC
12. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare
- Analiza Rapoartelor de stabilire a oferteicâştigătoare
- Analiza documentaţiilor aferente- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare
8 -
13. Încheierea contractului de achiziţie publică - Examinarea conformităţii, verificarea legalităţiisemnăturilor
4 -
14. Dosarul achiziţiei publice - Verificarea existenţei, conţinutului şi locului dedepozitare a dosarelor
SAP
4 T 5c
LV5 CC
Obiectivul VI. PREGATIREA APLICĂRII PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ15. Studiul pieţei, crearea bazei proprii de date - Studierea bazei de date de care dispune serviciul
achiziţii publice- Interviu adresat sefului Serviciului Achiziţii
Publice, privind realizarea unui studiu al pieţei şicrearea bazei de date proprii
8 -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 149/233
Nr .
crt. Obi ecte auditabile Ti pul test ări i
Locul
test ări i
Durata test ări i
(h) Nr. test
Nr. list ăde verifi care
Auditori
16. Constituirea şi transmiterea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)
- Analiza documentaţiei- Verificarea şi transmiterea documentaţiilor către
toţi solicitanţii- Eşantionul s-a stabilit la 20% din populaţia totală,
respectiv 2 licitaţii
SAP16 T 6
LV6 BA
Obiectivul VII. LANSAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ17. Anunţul/Invitaţia de participare - Examinarea anunţului, verificarea publicării 8 T 7
18. Dreptul de a solicita clarificăr i la DEPO - Analiza solici tărilor şi r ăspunsurilor pentru
clarificări la DEPO, verificarea transmiterii la to ţi participanţii
SAP16 -
LV7 BA
Obiectivul VIII. DERULAREA PROCEDURII DE CERERE DE OFERTE PENTRU ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ
19. Deschiderea şi calificarea ofertelor - Examinarea Proceselor verbale încheiate în urmaşedinţelor de deschidere a ofertelor
SAP 4 - - BA
20. Examinarea şi evaluarea ofertelor în vedereastabilirii ofertei câştigătoare
- Analiza rapoartelor de stabilire a oferteicâştigătoare
- Analiza documentaţiilor aferente contractelor deachiziţii încheiate
- Examinarea Procesului-verbal de adjudecare
12 T 8a LV8
21. Încheierea contractului de achiziţie publică - Examinarea conformităţii, verificarea legalităţiisemnăturilor, actualizarea şi/sau revizuirea
preţurilor din contractele încheiate
SAP
8 T 8b LV8
BA
Obiectivul X. ADMINISTRAREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE PUBLICĂ
22. Dosarul de urmărire aderulării contractului încheiat
23. Constatarea minusurilor sau plusurilor larecepţie
24. Certificarea şi verificarea facturilor
- Analiza documentelor - Verificarea corectitudinii decontării
- Analiza adendum-urilor - Examinarea diferenţelor şi soluţionarea lor - Verificarea conformităţii facturilor - Interviu privind administrarea contractelor de
achiziţii publice, adresat unui salariat din cadrulServiciului Achiziţii Publice
SAP
Serv. Contb.Internă
24 Interviu LV9 CC
BA
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 150/233
Audit financiar –Caiet de seminar
150
3.8. Şedinţa de deschidere
Şedinţa de deschidere intervenţiei la faţă locului serveşte ca întâlnire de început al misiunii de audit, se planifică şi se derulează la structura/entitatea auditată şi la această participă auditorii interni desemnaţi pentruefectuarea misiunii, şeful structurii de audit intern şi personalul entităţii structurii auditate.
Scopul principal al Şedinţei de deschidere îl reprezintă discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea
misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii în detaliu a opera ţ iilor auditabile şi a modalităţilor de lucru, precum şi acceptării Programului de interven ţ ie la fa ţ a locului în vederea stabilirii calendarului întâlnirilor.Şedinţa de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi:
- prezentarea auditorilor;- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;- prezentarea în detaliu tematicii;- acceptarea calendarului întâlnirilor;- prezentarea pentru luare la cunoştinţă a Cartei auditorului;- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii;- comunicarea modului de realizare a intervenţiei la faţa locului.
Şedinţa de deschidere se finalizează prin Minuta şedin ţ ei de deschidere în care se consemnează:
perioada auditului; data şedinţei de deschidere; descrierea generală şi concisă a naturii testelor ce vor trebuiefectuate; participanţii; alte aspecte importante discutate, printre care şi eventualele aşteptări din partea celor auditaţi.
În sinteză, procedura Ş edin ţ a de deschidere se prezintă astfel:
- Auditorii Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru astabili data întâlnirii.
- Şeful compartimentu-lui de audit intern- Auditorii- Reprezentanţii entităţii/ structurii auditate
Participă la desf ăşurarea şedinţei de deschidere.
- Auditorii Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere cu următoareastructur ă:
A. Menţiuni generale- tema misiunii de audit intern;- perioada auditată;- numele celor care întocmesc Minuta şedinţei dedeschidere;- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmiriiMinutei şedinţei de deschidere;- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionareanumelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de telefon.
B. Stenograma Şedinţei de deschidere:- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Şedinţei dedeschidere.
- îndosariază Minuta şedinţei de deschidere în Dosarul permanent, Secţiunea B
Modelul privind elaborarea M inutei şedin ţ ei de deschidere este următorul:
Procedura – P07: Şedinţa de deschidere
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Public Intern
MINUTA ŞEDINTEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 151/233
Constantin I a ţ co
151
Întocmit: Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
Lista participanţilor:
Nume şi prenume Funcţia/Direcţia/Serviciul Nr.
telefon
E-mail Semnătura
Tanase Dumitru Director Ec.Popescu Laurenţiu Director Adm. Patr.Radu Nicolae Sef Serv. Achiziţii Publice
Nicolescu Mircea Director Audit InternPetrescu Aurel Sef Serv. Audit InternComănescu Cristian Auditor internBăcescu Ana Auditor intern
Stenograma şedinţei:
prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern; prezentarea funcţiei de audit intern de către auditori, în special a obiectivelor generale ale auditului
intern, din care să rezulte semnificaţia auditului intern; prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi
realizate, după analizele de risc efectuate. A fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective,unde s-au f ăcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc;
stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării deteste asupra muncii lor şi pentru interviuri. A fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentrurealizarea acestor proceduri;
stabilirea condiţiile pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu delucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
stabilirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii,informarea sistematică asupra constatărilor. A fost stabilita Şedinţa de închidere, inclusiv lista
participanţilor; stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
Recomandările formulate ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate vor fi discutate şianalizate cu structura auditată, inclusiv calendarul implementării şi persoanele r ăspunzătoare cuimplementarea.
3.9. Intervenţia la faţa locului
Interven ţ ia la fa ţ a locului sau munca pe teren reprezintă un proces sistematic de colectare obiectivă a probelor, de analiză şi de evaluare a acestora.
Probele de audit trebuie să fie competente, adică suficiente şi adecvate, relevante şi să ofere o bazărezonabilă pentru constatările şi concluziile auditorilor.
Auditorii în etapa intervenţiei la faţa locului au în vedere, f ăr ă a se limita, următoarele aspecte:- cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus(e) verificării şi studierea procedurilor aferente;- intervievarea personalului alocat;- verificarea înregistr ărilor contabile;- analiza datelor şi informaţiilor;- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controalelor interne;- realizarea de testări;- verificarea modului de îndeplinire a recomandărilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.
De asemenea, în cadrul etapei de intervenţie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit în baza cărora să formuleze constatări, recomandări şi concluzii.
Prezentăm în continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem în vedere înetapa intervenţiei la faţa locului, după cum urmează:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 152/233
Audit financiar –Caiet de seminar
152
3.9.1. Colectarea dovezilor
În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanţă cuProgramul de audit aprobat. Rezultatele activităţii în această fază se concretizează în producerea de dovezi deaudit pentru constatările auditorilor pe baza cărora formulează recomandări şi concluzii.
În sinteză, procedura privind Colectarea dovezilor se prezintă astfel:
Auditorii Efectuează testările şi procedurile stabilite în Programul de audit;Apreciază dacă dovezile obţinute sunt competente, suficiente, adecvate, relevante şirezonabile;Colectează documente pentru toată misiunea de audit;Etichetează şi numerotează toate documentele;Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;La sfâr şitul fazei de colectare a dovezilor, finalizează FIAP-urile;Transmit FIAP-urile Şefului compartimentului de audit intern;Îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.
Supervizorul Analizează şi aprobă testele;Revede şi aprobă Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor
Auditorii Etichetează, numerotează şi îndosariază testele şi Fişele de Identificare şi AnalizaProblemelor, în Dosarul permanent, Secţiunea A.
3.9.2. Tehnici şi instrumente utilizate
Tehnicile de audit intern se aplică în funcţie de subiectul auditării şi pot fi utilizate individual sau încombinaţie, atunci când auditorii efectuează evaluări, astfel: Observarea fizică: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaţia cu standardele. Reprezintă omodalitate prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie; Chestionarea sau interviul , reprezintă tehnica cea mai r ăspândită, poate fi orală sau scrisă şi foloseşteîntrebări: cum?, de ce? etc. Se realizează prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate; Verificarea presupune confirmarea adevărului, acurateţei, sincerităţii sau actualităţii subiectului,
compararea declaraţiilor unei persoane cu discuţiile avute cu alte persoane, a concordanţei cu legile şiregulamentele, precum şi a eficacităţii controalelor interne.
Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt:- comparaţia pentru confirmarea identităţii unei informaţii după obţinerea acesteia din cel puţin două surse
diferite;- examinarea presupune urmărirea detectării erorilor sau a iregularităţilor;- recalcularea presupune verificarea calculelor matematice;- confirmarea presupune solicitarea informaţiei din cel puţin două surse independente în scopul validării
acesteia;- punerea de acord reprezintă procesul de potrivire a doua categorii diferite de înregistr ări;- garantarea presupune verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor de la
articolul înregistrat spre documentele justificative;- urmărirea reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat.
Scopul este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate.
Investigarea reprezintă ancheta efectuată pentru descoperirea de fapte ascunse şi pentru stabilireaadevărului şi presupune o cercetare aprofundată pentru a detecta neregulile. Analiza constă în descompunerea unei entităţi în elemente identificabile, cuantificabile şi măsurate distinctîn vederea unei examinări detaliate şi selectării aspectelor ce necesită o atenţie ulterioar ă. Evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judecăţi profesionale în vedereastabilirii unor concluzii şi va constitui baza formulării recomandărilor şi concluziilor auditului intern.
Instrumentele de audit intern se utilizează în funcţie de situaţiile întâlnite pe teren şi pot fi: Chestionare şi liste de verificare: reprezintă seturi de întrebări adresate celor auditaţi şi se pot grupa astfel:a) chestionarul de luare la cuno ştin ţă (CLC) cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic,organizarea internă, funcţionarea entităţii sau structurii auditate;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 153/233
Constantin I a ţ co
153
b) chestionarul de control intern (CCI) este o metodă de descriere şi analiză a controalelor, conţine întrebăridespre diferitele obiective şi componente ale controlului. Ghidează auditorii interni în activitatea deidentificare obiectivă a disfuncţiilor şi a cauzelor reale ale acestora;c) lista de verificare (LV) este utilizată pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecaredomeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile şimetodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.
3.9.3. Alte testări
În funcţie de specificul fiecărei misiuni de audit intern pot fi solicitate şi alte informaţii, respectiv pot fiefectuate şi alte testări.
Pentru efectuarea acestor testări este necesar a fi definit obiectul testării şi ce fel de testare trebuie să fieutilizată. Auditorii nu trebuie să verifice toate tranzacţiile, auditările trebuie să se bazeze pe evaluareasistemului de control. În cazul în care sistemul de control pare în regulă se parcurg teste pentru a se verificadacă sistemul funcţionează corespunzător
Obiectivele acestor test ăr i trebuie să asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acurate ţ ea(cantitatea, calitatea, clasificarea etc.), conformitatea (normelor, regulamentelor, legilor etc.) şi competen ţ acontroalelor (gradul în care riscurile sunt neutralizate).
3.9.4. Probele de audit intern
Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constat ărilor efectuate şi trebuie să fie adecvate,convingătoare, concrete şi de încredere.
Probele de audit intern pot fi:- dovezi fizice: obţinute în urma observării;- dovezi testimoniale: reprezentând declaraţia ca r ăspuns la interviuri sau anchete;- dovezi documentare: forma cea mai des întâlnită îl reprezintă documentul în baza căruia s-a realizat
constatarea de audit;- dovezi analitice: reprezintă comparaţii cu operaţiuni similare, cu operaţiuni efectuate anterior, cu
raţionamente.
3.9.5. Eşantionarea
E şantionarea reprezintă procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o populaţie pentru a trage concluzii asupra întregului, ceea ce permite obţinerea unui volum mare de informaţii prin analiza unui număr mic de date. Tehnica eşantionării este utilizată pentru obţinerea siguranţei asuprafuncţionalităţii activităţilor de control.
Pentru alegerea eşantioanelor există două modalităţi de eşantionare:- e şantionarea orientat ă , când auditorii suspectează existenţa unor erori sau fraude şi îndreaptă eşantionarea
pentru a găsi cât mai multe dovezi în acest sens;- e şantionarea statistică , care poate permite formularea unei concluzii asupra întregii popula ţii cu o marjămică de eroare şi permite auditorilor să măsoare riscurile eşantionării.
Pentru obţinerea unui eşantion reprezentativ trebuie să fie cunoscută populaţia, să fie definită unitateaeşantionată în funcţie de obiectivele auditului şi fiecăruia dintre elementele populaţiei să-i fie acordate şanseegale de a fi selectate.
Exemple de tipuri de e şantionare: e şantionarea numeric aleatorie, care conduce la obţinerea unor eşantioane reprezentative deoarece
fiecare eşantion are aceeaşi şansa de a fi selectat; e şantionarea aleatorie stratificat ă , când populaţia este compusă dintr-o mare varietate de componente; e şantionarea în mănunchi, când se selectează unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet; e şantionarea la întâmplare selectează elemente f ăr ă a fi influenţată de idei preconcepute; e şantionarea ra ţ ional ă , utilizată în cazurile în care exista anumite motive şi suspiciuni.
Dimensionarea e şantioanelor în sondajul statistic urmăreşte obţinerea unei estimări credibile, nu a unor
rezultate exacte. Nivelul de încredere (probabilitatea ca o anumită concluzie să fie corectă) creşte în funcţie
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 154/233
Audit financiar –Caiet de seminar
154
de dimensiunile eşantionului. Cu cât se cere ca precizia să fie mai mare, cu atât va fi mai mare dimensiuneaeşantionului.
Decizia referitoare la dimensiunile eşantioanelor se bazează pe obiectivele auditului, iar eşantioanele pot fi de tip raţional dacă evaluarea preliminar ă indică faptul că sistemul de control este adecvat sau de tipstatistic dacă sistemul de control pare neadecvat.
3.9.6. Tabloul de prezentare al circuitului auditului intern
Tabloul de prezentare al circuitului auditului (pista de audit) permite:- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor ;- stabilirea documentaţiei justificative complete;- reconstituirea operaţiilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers;
3.9.7. Formularele constatărilor de audit intern
Formularele constatărilor de audit public intern se utilizează pentru prezentarea fundamentată aconstatărilor auditului intern.
a) Fi şa de identificare şi analiză a problemelor – F.I.A.P. - se întocmeşte pentru fiecaredisfuncţionalitate/iregularitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele, consecinţele, precum şirecomandările pentru rezolvarea deficienţelor constatate. F.I.A.P.-ul trebuie să fie supervizat şi adus lacunoştinţa reprezentanţilor entităţii structurii auditate.
Auditorii trebuie să raporteze constatările semnificative realizate ca r ăspuns la fiecare obiectiv de audit.La raportarea constatărilor, informaţiile trebuie să fie suficiente, competente şi relevante pentru susţinereaînţelegerii adecvate a aspectelor raportate şi pentru a furniza o prezentare convingătoare.
Auditorii trebuie să raporteze concluziile care sunt formulate pe baza constatărilor. Valabilitateaconcluziilor depinde de puterea de convingere a dovezilor care sus ţin constatările şi de logica folosită pentruformulare.
Auditorii formulează şi raportează recomandări pentru acţiuni necesare corectării problemelor şiîmbunătăţirii operaţiunilor. Recomandările sunt formulate atunci când constatările raportate prevăd o
potenţiala îmbunătăţire a operaţiunilor şi a activităţii, când s-au observat nerespectări ale legilor sau puncteslabe ale controalelor.Recomandările trebuie să fie constructive, să se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor
identificate, să fie specifice şi orientate pe acţiuni, să fie adresate păr ţilor care au autoritatea să acţioneze, săfie fezabile.
b) Formularul de constatare şi raportare a iregularit ăţ ilor - F.C.R.I. - se întocmeşte în cazul în care seconstată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale şi care ar putea
produce prejudicii pe seama fondurilor publice.Iregularitatea constatată se raportează, cel mai târziu, a doua zi de către auditor şefului structurii de
audit intern, prin transmiterea formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor. Acesta va informa întermen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor.
În sinteză, procedura Constatarea şi raportarea iregularit ăţ ilor este următoarea:
Auditori/Supervizor Raportează, cel mai târziu, a doua zi, conducătorului compartimentului deaudit public intern orice iregularitate constatată reprezentând abateri de laregulile procedurale şi metodologice respectiv de la prevederile legale şi carear putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice prin transmitereaFormularului de constatare şi raportare a iregularităţilor.
Conducătorulcompartimentului de auditintern
Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura decontrol abilitată pentru continuarea verificărilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 155/233
Constantin I a ţ co
155
P – 08 PROCEDURA COLECTAREA DOVEZILOR
În cadrul etapei de Interven ţ ie la fa ţ a locului prezentăm testările efectuate pentru obţinerea probelor deaudit, care vor susţine constatările şi recomandările auditorilor interni, şi care vor fi realizate pe structuraobiectivelor misiunii de audit intern, stabilită în Tematica în detaliu a misiunii de audit.
Notă: Din analiza probelor de audit care sus ţ in constat ările prezentate de auditorii interni, în cadrul misiunilor efectuate, s-a observat că multe constat ări nu sunt prezentate ca rezultat al test ărilor şi interviurilor realizate în etapa deI nterven ţ i e l a fa ţ a locului , ci pe baza filling-ului şi expertizei auditorilor interni.
Din aceste motive, dar şi datorit ă solicit ărilor auditorilor interni din sistem de a le oferi modele pentru efectuareatest ărilor pe teren în etapa de Interven ţ ie la fa ţ a locului vă prezent ăm o serie de documente specifice metodologiei deaudit intern şi modului de întocmire a al acestora.
Desigur că acesta este o experien ţă care va trebui să fie îmbunăt ăţ it ă în permanen ţă pentru atingerea obiectivelor auditului intern de a „ad ăuga valoare” managementului riscului şi organizării entit ăţ ii.
În etapa de Preg ătire a misiunii de audit intern au fost elaborate două documente: Chestionarul de control intern – CCI, în procedura de Analiză a riscurilor pentru efectuarea unei evaluări
primare a entităţii auditate în vederea stabilirii direcţiei de acţiune a echipei de auditori interni pe teren. Programul intermediar de internven ţ ie la fa ţ a locului, prin care auditorii interni îşi organizează activitatea
de intervenţie pe teren şi pentru care îşi elaborează listele de verificare, de regulă pe fiecareobiectiv/subobiectiv/ activitate/operaţie în parte şi pe baza acestora tipurile de testări pe care le vor realiza şimodul cum vor efectua eşantionarea; care vor fi prezentate în continuare.
Pe baza acestor documente, prezentate, dar şi a celorlalte realizate în cadrul procedurii de Analizariscurilor auditorii interni derulează, conform metodologiei, misiunea de audit intern în Etapa de interven ţ iela fa ţ a locului.
Deoarece documentele realizate în această etapă reprezintă un volum însemnat, vom prezenta selectiv o parte din listele de verificare, testele, centralizatoarele, listele de control, foile de lucru, interviurile, notele derelaţii, ş.a întocmite pentru fiecare obiectiv al misiunii, cuprinse în Chestionarul de control intern şi în Programul intermediar de interven ţ ie la fa ţ a locului.
În continuare, pe baza acestor documente şi a testărilor efectuate, se vor întocmi Fi şele de analiză şiidentificare a problemelor – FIAP-uri şi dacă se impune, chiar şi Fi şa de constatare şi raportare airegularit ăţ ilor – FCRI, care vor fi astfel susţinute de probe de audit elocvente în faţa managementului de
linie.Etapa de intervenţie la faţa locului se finalizează cu Ş edin ţ a de închidere a misiunii de audit intern.În continuare, prezentăm testările efectuate pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern în
conformitate cu ceea ce ne-am propus în Programul intermediar de interven ţ ie la fa ţ a locului.
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul I. Organizarea activităţii de achiziţii publice
Nr.crt.
Activitatea de auditDA NU Obs.
1.1. Examinarea procedurilor specifice care reglementează activitatea deachiziţii publice1.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin proceduri specifice aactivităţilor aferente compartimentului de achiziţii publicea) existenţa unui sistem de proceduri specifice pentru realizareaobiectivelor în domeniul achiziţiilor publice
X
b) aprobarea procedurilor de către persoanele competente Xc) stabilirea modelelor de formulare Xd) precizarea modalităţilor de completare a modelelor Xe) oferirea unor exemple în acest sens Xf) cuprinderea modalităţilor de actualizare a procedurilor X
1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie aleactivităţilor/operaţiilor X
1.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie X
TESTULnr. 1
Interviu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 156/233
Audit financiar –Caiet de seminar
156
1.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -1.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din
procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilii
cu realizarea activităţilor - -
Aprecierea calităţii procedurilor specifice:
a) consider ă procedurile specifice corespunzătoare ? - - b) constata disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
1.4.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -Analiza resurselor umane ale Serviciului Achiziţii publice
a) număr mare de posturi neocupate; - - b) corelarea structurii profesionale a personalului cu necesităţilecompartimentului de achiziţii publice - -
1.5.
c) existenţa şi analiza formelor de pregătire profesională; - -
Examinarea bazei de date existentea) existenţa bazei de date cu furnizorii/executanţii/ prestatorii şi
preţurile practicate;- -
1.6.
b) existenta modalităţilor de actualizare a bazei de date. - -1.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
INTERVIUprivind procedurile specifice care reglementează activitatea de achiziţii publice,
adresat domnului Radu Nicolae, Şef serviciu, Serviciul Achiziţii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Nr.crt.
Întrebare DA NU Obs.
1. Pentru activitatea de achiziţii publice aveţi un sistem de proceduri? X Cadrulnormativ
2.. Există corespondenţă între prevederile procedurilor şiresponsabilităţile stabilite prin fişele posturilor? X
3. Există stabilit prin procedur ă modul de soluţionare al abaterilor? X4. Aveţi stabiliţi responsabili pentru procedurile de lucru? X5. Procedurile sunt scrise şi formalizate? X6. Sunteţi de acord cu importanţa elabor ării procedurilor specifice în
vederea îmbunătăţirii mediului de control?X
7. Mai aveţi ceva de adăugăt referitor la acest subiect? X
DataAuditor, Intervievat,
Comănescu Cristian Radu Nicolae
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 157/233
Constantin I a ţ co
157
Notă: În aceast ă situa ţ ie nu se va elabora FIAP, de şi s-ar impune, având în vedere că problema întocmirii şi formalizării
procedurilor specifice va fi abordat ă la toate obiectivele misiunii de audit intern. Informa ţ iile ob ţ inute în cadrul interviului vor fi luate în considera ţ ie la redactarea Raportului de audit intern.
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Obiectivul II. Programul de achizi ţ ii publice
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs.
Examinarea procedurii specifice privind Programul de achiziţii publice:
- -
2.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică a activităţilor aferente fundamentării şiîntocmirii Programului de achiziţii publice:
- -
a) existenţa procedurii specifice privind fundamentarea si întocmirea
Programului
- -
b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente; - -c) stabilirea modelului Programului de achiziţii publice şi precizareamodalităţilor de completare
- -
d) existenţa unui sistem de prioritizare al solicitărilor compartimentelor funcţionale
- -
e) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Programului pe parcursul derulării achiziţiilor
- -
2.1.2.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului
- -
2.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -
2.1.
2.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -2.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din
procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -2.3. Examinarea cunoaşterii proceduri specifice de către responsabilul cu
realizarea activităţii- -
Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilulacesteia:
- -
a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - - b) constata disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -
2.4.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -Analiza fundamentării Programului de achiziţii publice X Xa) existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate alecompartimentelor funcţionale
X
b) existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele
funcţionale
X
c) existenţa aprobărilor pe referatele de necesitate X d) existenţa notelor de fundamentare la referatele utilizate laelaborarea Programului
X
e) existenţa centralizatorului necesităţilor -f) încadrarea necesarului în norme şi normative -g) corelarea necesarului cu stocul existent în depozit -
TEST NR. 2A
Lista de
controlnr. 2a
FIAP nr. 2a
h) respectarea conţinutului minim de informaţii al Programului deachiziţii publice- cuprinde cele trei păr ţi: furnizare produse, prestare servicii,executare lucr ări
X
- fiecare articol are prevăzut codul CPSA? X - există prevăzută valoarea estimată f ăr ă TVA a fiecărei achiziţii ? X - există procedur ă de atribuire a fiecărui contract de achiziţie ? X
2.5.
- este precizată suma totală estimată a Programului X
Observaredirectă
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 158/233
Audit financiar –Caiet de seminar
158
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs.
i) încadrarea Programului în bugetul aprobat X
j) existenţa actualizărilor pe parcursul derulării Programului XAnaliza alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii
publicea) respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, f ăr ăTVA, a achiziţiilor cuprinse în Program
X
b) respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii deatribuire a contractelor de achiziţie publică
X
2.6.
c) alegerea corectă a procedurii de atribuire a contractelor deachiziţie publică
X
TEST NR. 2B
Foaie de lucru
Lista decontrolnr. 2b
FIAP nr. 2b
2.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data :
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 2A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.
OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziţii publice.
OBIECTIVUL TESTULUI: Fundamentarea Programului de achiziţii publice.
DESCRIEREA TESTULUI:Pentru efectuarea testului s-au analizat referatele de necesitate ale compartimentelor func ţionale ale
entităţii şi notele de fundamentare ale acestora, utilizate pentru întocmirea Programului de achizi ţ ii publice pentru anul 2004.
Populaţia este reprezentată de documentele privind întocmirea Programului, elaborate de cele 8compartimente funcţionale ale entităţii, ceea ce reprezintă un număr redus de documente, motiv pentru carele vom analiza în totalitate pentru a conduce la o concluzie pertinentă.
În consecinţă, eşantionul va fi constituit din referatele de necesitate şi notele de fundamentare alecompartimentelor funcţionale din cadrul entităţii, deci în propor ţie de 100% din populaţie.Testarea a urmărit analiza modului de fundamentare a Programului anual de achizi ţ ii publice, pe baza
elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2, poz. 2.5., literele a – d, astfel: Analiza fundamentării Programului de achizi ţ ii publice:- existenţa adresei de solicitare a referatelor de necesitate către toate compartimentele funcţionale;- existenţa referatelor de necesitate transmise de compartimentele funcţionale;- existenta aprobărilor pe referatelor de necesitate;- existenţa notelor de fundamentare ataşate la referatele utilizate la elaborarea Programului de achizi ţ ii
publice.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 2a privind analiza fundament ării Programului de achizi ţ ii publice pe baza referatelor de necesitate.
CONSTATĂRI:Din analiza listei de control putem remarca următoarele:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 159/233
Constantin I a ţ co
159
- compartimentele funcţionale nu au transmis în totalitate referate de necesitate;- inexistenţa unei persoane nominalizate cu responsabilitatea fundamentării, întocmirii şi actualizării
Programului de achizi ţ ii publice;- înscrierea în Programul de achizi ţ ii publice a unor achiziţii cuprinse în referate, dar care nu au fost
fundamentate şi/sau aprobate.
CONCLUZII: În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2a.
Data:
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
LISTA CONTROL NR. 2Aprivind analiza fundamentării Programului anual de achizi ţ ii publice,
respectiv a referatelor de necesitate
Elementetestate
Populaţia
Solicitareareferatelor denecesitate ale
compartimentelorfuncţionale ale
entităţii
Compartimentelefuncţionale au
transmis referate denecesitate
Referatele denecesitate au
avizele persoanelorresponsabile
Referatele denecesitate au
ataşate note defundamentare
Compartiment func ţ ional 1
X X FIAP FIAP
Compartiment func ţ ional 2
X X X X
Compartiment
func ţ ional 3
X FIAP _ _
Compartiment func ţ ional 4
X FIAP _ _
Compartiment func ţ ional 5
X X FIAP FIAP
Compartiment func ţ ional 6
X X X X
Compartiment func ţ ional 7
X X X X
Compartiment func ţ ional 8
X FIAP _ _
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.
PROBLEMA:Elaborarea Programului de achiziţii publice anual, f ăr ă realizarea unei fundamentări temeinice, conformcadrului normativ în vigoare.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 160/233
Audit financiar –Caiet de seminar
160
CONSTATARE:Activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă pe baza unui Program anual de achiziţii publice, nefundamentatcorespunzător, respectiv f ăr ă referatele de necesitate şi notele de fundamentare ale tuturor compartimentelor entităţii publice, pentru toate necesităţile de produse, lucr ări şi servicii ale acestora.
CAUZE:
Nerespectarea prevederilor art. 2, alin. (1) din Normele de aplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice aprobate prin HG nr. 461/2001. Neasigurarea prin fişa postului a responsabilităţilor, delegării competenţelor şi separ ării sarcinilor. Efectuarea fundamentării şi elabor ării Programului de către persoane f ăr ă o pregătire corespunzătoare
(pentru primirea propunerilor de la compartimente, centralizarea şi prioritizarea necesităţilor a fost numitun funcţionar debutant).
Inexistenţa unor proceduri scrise şi formalizate.
CONSECINŢE: Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesităţilor entităţii şi a gradului de
prioritate al acestora, rezultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi servicii indispensabile desf ăşur ăriiactivităţii curente în favoarea altora care nu erau strict necesare.
Crearea de stocuri supranormative şi imobilizare de fonduri financiare.
RECOMANDĂRI: Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizi ţ ii publice. Existenta listelor de verificare ataşate Programului, cu atribuţiile persoanelor implicate în elaborarea şi
aprobarea acestuia. Întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi elaborarea programelor de
achiziţii publice şi actualizarea sistematică a acestora. Completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind conţinutul
referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi sistemul de centralizare şi prioritizareal achiziţiilor solicitate.
Instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în munca de planificare.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 2B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Programul de achiziţii publice.
OBIECTIVUL TESTULUI: Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice.
DESCRIEREA TESTULUI: Eşantionul pentru verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţie s-
a stabilit la 25% din populaţia totală, respectiv 5 proceduri, conform Foii de lucru nr. 2 anexate, la care seadaugă o achiziţie realizată prin cumpărare direct ă.
Testarea a urmărit corectitudinea paşilor parcur şi în vederea alegerii procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie publică pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 2, poz. 2.6. şi anume:
Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie:- respectarea calculelor pentru determinarea valorii estimative, f ăr ă TVA, a achiziţiilor publice cuprinse în
Program;
- respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică;- alegerea corectă a procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 161/233
Constantin I a ţ co
161
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 2b privind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţ ie publică.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control s-a constatat: nerespectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii
publice; nerespectarea cadrului normativ în ceea ce priveşte alegerea procedurii de atribuire a contractelor deachiziţie publică.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2b.
Data:
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
FOAIE DE LUCRU NR. 2B
Obiectivul II : Programul de achiziţii publice
Eşantionul pentru testarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţie a fostconstituit astfel: populaţia totală este reprezentată de 20 achiziţii publice (9 licitaţii deschise; 10 cereri de ofertă; 1
negociere cu o singur ă sursă) ; eşantionul s-a stabilit la 25% din populaţia totală, respectiv 5 achiziţii publice (2 licitaţii deschise, 2
cerere de oferta şi 1 negociere cu o singur ă sursă); selectarea celor 5 proceduri s-a realizat prin alegerea din fiecare tip de procedur ă, cuprins în Programul
de achizi ţ ii publice, a procedurilor cu valoarea estimată cea mai mare:- achiziţia publică 1, licitaţie deschisă (servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare);- achiziţia publică 2, licitaţie deschisă (achiziţionare 3 autoturisme)- achiziţia publică 3, cerere de oferta (achiziţionare 1 unitate exterioar ă de aer condiţionat)- achiziţia publică 4, cerere de ofertă (achiziţionare mobilier birouri)- achiziţia publică 5, negociere cu o singura sursă (prestare servicii unitate exterioar ă aer condiţionat)- eşantionul constituit din cele 5 achiziţii va fi verificat integral;- verificarea eşantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, În prezenţa,Băcescu Ana
LISTA CONTROL NR. 2Bprivind verificarea modului de alegere a procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice
Elementetestate
Eşantion
Respectarea calculelor pentru determinarea
valorii estimative, f ăr ăTVA, a achiziţiilor
cuprinse în Program
Respectarea pragurilor valorice pentru stabilirea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie
publică
Alegerea corectă a procedurii de
atribuire acontractelor de
achiziţie publică
Achiziţia publică 1, licitaţie
deschisă(servicii întreţinere şi reparaţiiascensoare)
X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 162/233
Audit financiar –Caiet de seminar
162
Achiziţia publică 2, licitaţiedeschisă(achiziţionare 3 autoturisme)
X X X
Achiziţia publică 3, cerere deoferta(achiziţionare 1 unitate
exterioar ă de aer condiţionat)
X FIAP FIAP
Achiziţia publică 4, cerere deofertă(achiziţionare mobilier birouri)
X X X
Achiziţia publică 5, negocierecu o singură sursă(prestare servicii unitateexterioar ă aer condiţionat)
X X FIAP
Achiziţia publică 6,cumpărare directă(achiziţionare consumabileunitate exterioar ă aer condiţionat)
_ _ FIAP
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005.
PROBLEMA:Analiza respectării cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie
publică.
CONSTATARE: Schimbarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică din «licitaţie deschisă» prin
divizarea acesteia în alte tipuri de proceduri cu plafoane par ţiale mai mici. Spre exemplu: Investiţia privind unitatea exterioar ă de aer condi ţ ionat , a fost divizată în 3 achiziţii, astfel: Achiziţia privind unitatea exterioar ă de aer condiţionat pentru 200 unităţi interioare, în valoare de 90.000
euro, f ăr ă TVA, a fost atribuita prin procedur ă «cerere de ofert ă» (achiziţia publică nr. 3); Demontare/montare şi probe instalaţie exterioar ă de aer condiţionat, în valoare de 12 000 euro, f ăr ă
TVA, a fost atribuită prin procedura «negociere cu o singura sursă» (achiziţia publică nr.5); Achiziţionare consumabile, în valoare de 1.500 euro, f ăr ă TVA, a fost realizată prin «cumpărare
direct ă» (achiziţia publică nr. 6). Echipa de auditori a constatat că prin divizarea investiţiei privind instalaţia exterioar ă de aer condiţionat
în valoare de 103.500 euro, f ăr ă TVA, a reuşit să schimbe procedura de «licita ţ ie deschisă» care trebuiaaplicată conform cadrului normativ, în alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de facilităţi.
CAUZE: Scopul divizării valorii achiziţiei a fost acela de a diminua costurile investiţiei prin executarea unor
lucr ări în regie proprie. Încercarea de a diminua costurile şi timpul aferent achiziţionării. Înţelegerea eronată a legislaţiei privind achiziţiile publice.
CONSECINŢE: Încălcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertanţi. Nerespectarea prevederilor legislaţiei privind achiziţiile publice şi concurenţa. Prelungirea duratei de execuţie prin încheierea mai multor contracte.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 163/233
Constantin I a ţ co
163
Posibilitatea realizării unor cheltuieli mai mari cu achiziţia respectivă, încălcându-se astfel principiulutilizării eficiente a fondurilor publice.
RECOMANDĂRI: Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică şi
asigurarea pregătirii profesionale corespunzătoare a acestuia.
Elaborarea listelor de verificare ataşate la Nota privind estimarea valorii contractelor , în vederea precizării elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziţie pentru atribuirea acestora. Elaborarea unei proceduri specifice scrisă şi formalizată, privind alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziţie publică şi actualizarea acesteia. Asigurarea corobor ării atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului cu procedura. Asigurarea pregătirii profesionale a salariaţilor în vederea însuşirii procedurilor şi influenţarea
evaluărilor anuale cu rezultatele acesteia. Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacă
această divizare a valorii totale a achiziţiei este o întâmplare sau se prezintă deja ca o practica în cadrulServiciului Achiziţii Publice.
Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul III: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.
crt.
Activitatea de auditDA NU Obs.
Examinarea procedurii specifice privind pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică
- -
3.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente pregătirii aplicării procedurii de licitaţiedeschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
- -
a) existenţa procedurii specifice - - b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv şimodalităţile de completare
- -
3.1.2.Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului
- -
3.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -
3.1.
3.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -3.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din
procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora- -
3.3. Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de cătreresponsabilul cu realizarea activităţii
- -
Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:
- -
a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -
3.4.
c) exista propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
Analiza anunţului de intenţie3.5. a) existenţa solicitării scrise autorizate pentru publicare, cuindicarea temeiului legal
X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 164/233
Audit financiar –Caiet de seminar
164
Nr.crt.
Activitatea de auditDA NU Obs.
b) verificarea publicării anunţului de intenţie în 30 de zile de ladata aprobării bugetului propriu autorităţii contractante
X
c) respectarea modelului general, cuprins de prevederile legale, Xd) cuprinderea tuturor contractelor estimate la cel puţin 750.000
Euro, f ăr ă TVA
X
e) verificarea publicării separate a achiziţiilor de produse/lucr ări/servicii
X
Observare directă
Verificarea constituirii Documentaţiei privind elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO)a) Verificarea cuprinderii în DEPO a elementelor: X- adresa la care se depune oferta X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X- cerinţe minime de calificare X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,modul de constituire)
X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul deconstituire)
X
- caietul de sarcini X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO de către oricarefurnizor/executant/ prestator care a înaintat o solicitare în acestsens, respectiv transmiterea în cel mult 6 zile de la primireasolicitării, dacă aceasta s-a f ăcut în timp rezonabil
X
3.6.
c) Preţul de vânzare al unui exemplar DEPO nu depăşeşte costulmultiplicării acestuia plus costul transmiterii, dacă este cazul
- -
TEST nr. 3aFoaie de lucru
Lista de controlnr. 3a
Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluarea) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate X
b) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3 Xc) membrii comisiilor de evaluare sunt independenţi de
participanţii la procedur ăX
d) membrii comisiilor sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şiexperienţa în domeniu
X
e) declaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate sunt semnatede toţi membrii comisiei
X
f) semnarea declaraţiilor se face înainte de deschiderea ofertelor Xg) constituirea pentru atribuirea fiecărui contract de achiziţie în
parte a unei comisii de evaluareX
h) existenţa unui corp al membrilor de rezervă - -
i) sunt numiţi în comisia de evaluare şi consultanţi externi? - -
3.7.
j) membrii comisiilor de evaluare sunt remuneraţi ? - -
TEST nr. 3b
NOTE DERELATIIadresate d-neiLuiza Marin şi d-lui Andrei Bratu,membri aicomisiilor deevaluare
Lista de controlnr. 3b
FIAP nr. 3b3.8. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:Auditor intern, Supervizor,
Comănescu Cristian Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 165/233
Constantin I a ţ co
165
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 3A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.
OBIECTIVUL TESTULUI: Constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO).
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia totală este reprezentată de cele 9 achiziţii, prin licitaţie deschisă, realizate în 2005 în cadrul
entităţii. Eşantionul pentru testarea constituirii DEPO, privind achiziţiile publice atribuite prin licita ţ ie deschisă ,
având în vedere numărul redus al contractelor de achiziţii publice încheiate în anul 2005, s-a stabilit la30% din populaţia totală, respectiv 3 achiziţii, conform Foii de lucru nr. 3a anexate. Testarea a urmărit existenţa unor indicatori în conţinutul DEPO, sugestivi în derularea ulterioar ă a
procedurii de atribuire a contractelor de achiziţii publice, pe baza elementelor stabilite în Lista deverificare nr. 3, poz. 3.6., literele a– b, şi anume:
a) Verificarea conţinutului DEPO:- adresa la care se depune oferta;- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei;- ora, data şi locul deschiderii ofertelor;- cerinţe minime de calificare;- garanţia pentru participare (cuantum, perioada de valabilitate, modul de constituire);- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului;- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de constituire)
- caietul de sarcini. b) Verificarea asigur ării obţinerii unui exemplar DEPO de către oricare furnizor/executant/ prestator care a înaintat o solicitare în acest sens.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 3a privind constituirea DEPO.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control nu s-au constatat nereguli în conţinutul Documentaţiei
pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi în transmiterea documentelor solicitanţilor şi din acestemotive nu se va elabora FIAP.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
FOAIE DE LUCRU NR. 3A
Obiectivul III : Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Eşantionul pentru testarea constituirii DEPO a fost realizat astfel: Populaţia totală este reprezentată de achiziţiile realizate, în 2005, prin licitaţie deschisă, respectiv 9
licitaţii.
Eşantionul s-a stabilit la 30 % din populaţia totală, respectiv 3 licitaţii. Pasul de selecţie va fi 3.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 166/233
Audit financiar –Caiet de seminar
166
Eşantionul s-a constituit pornind de la primul element şi va cuprinde prima, a patra şi a şaptea licitaţiedeschisă, respectiv:-prima licitaţie deschisă - achiziţionare copiatoare;-a patra licitaţie deschisă - achiziţionare servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare;- a şaptea licitaţie deschisă - achiziţionarea unui număr de trei autoturisme.
Eşantionul va fi testat în totalitate.
Verificarea eşantionului constituit se va realiza pe baza unui test.
Auditor, În prezenţa,Comănescu Cristian
LISTA DE CONTROL NR. 3Aprivind constituirea Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei
Elemente testate(cuprins DEPO) Prima licitaţiedeschisă(achiziţionare
copiatoare)
A patra licitaţiedeschisă(servicii întreţinere
şi reparaţiiascensoare)
A şaptealicitaţiedeschisă
(achiziţionareaunui număr de
trei autoturisme)a) Indicatori cuprinşi în DEPO:- adresa la care se depune oferta X X X- data limita şi modalităţi pentru depunerea ofertei X X X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X X X- cerinţe minime de calificare X X X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadade valabilitate, modul de constituire)
X X X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X X X- garanţia de buna execuţie a contractului(cuantum, modul de constituire)
X X X
- caietul de sarcini X X X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO decătre oricare furnizor/ executant/prestator care aînaintat o solicitare în acest sens, respectivtransmiterea în cel mult 6 zile de la primireasolicitării, dacă aceasta s-a f ăcut în timp rezonabil
X X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 3B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare.
DESCRIEREA TESTULUI:
Populaţia, pentru efectuarea testării reprezintă documentele aferente constituirii, componentei şi acompatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare pentru licita ţ iile deschise, organizate în 2005.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 167/233
Constantin I a ţ co
167
Eşantionul s-a constituit din documentele celor 9 achiziţii prin licita ţ ie deschisă, prevăzute în Program,respectiv 100 %. Echipa de auditori interni a considerat necesar ă testarea întregii populaţii pentruobţinerea unei concluzii de ansamblu, având în vedere faptul că populaţia totală a fost rezonabilă camărime.
Testarea a urmărit analiza constituirii, componenţei şi a compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 3, pozi ţ ia 3.7, literele a-g , şi anume:
- Verificarea constituirii, componenţei şi a compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare:a) Ordinele de numire ale comisiilor de evaluare sunt aprobate; b) numărul membrilor comisiei este de cel puţin 3;c) membrii comisiilor de evaluare sunt independenţi de participanţii la procedur ă;d) membrii comisiilor sunt eligibili în ceea ce priveşte studiile şi experienţa în domeniu;e) declaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate sunt semnate de toţi membrii comisiei;f) semnarea declaraţiilor se face înainte de deschiderea ofertelor;g) constituirea pentru atribuirea fiecărui contract de achiziţie în parte a unei comisii de evaluare.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 3b privind Analiza modului de constituire acomisiilor de evaluare.
De asemenea, au fost solicitate note de rela ţ ii de la salariaţi din cadrul Serviciului Achiziţii Publice,membri ai comisiilor de evaluare, pentru problemele legate de declaraţiile de confidenţialitate şi
impar ţialitate.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza Notelor de rela ţ ii şi a listei de control s-a constatat că:- declaraţiile de confidenţialitate şi impar ţialitate nu au fost semnate de toţi membrii comisiilor de
evaluare;- unele declaraţii de confidenţialitate şi impar ţialitate ale membrilor comisiilor de evaluare au fost
semnate după deschiderea ofertelor.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3b
Data,
Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
NOTĂ DE RELAŢIIprivind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat doamnei Luiza Marin, consilier în cadrul Serviciului Achiziţii Publice
Întrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziţii Publice există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privindasigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare?R ăspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal şi în plus există în fişele posturilor principalele elemente care trebuierespectate pentru asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare.
Întrebare 2: De câţi ani participaţi în calitate de membru în comisiile de evaluare?R ăspuns 2: Lucrez în acest serviciu de numai 10 luni.
Întrebare 3: Aţi fost numit membru titular sau eraţi în corpul de rezervă?R ăspuns 3: Membru de rezervă.
Întrebare 4: Cunoaşteţi prevederile legale privind de asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare?
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 168/233
Audit financiar –Caiet de seminar
168
R ăspuns 4: Da, cunosc prevederile Ordonanţei nr. 60 şi Normelor de aplicare în domeniul achiziţiilor publice.
Întrebare 5: Atunci, cum explicaţi nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate?R ăspuns 5: Fiind membru de rezerva, membrul comisiei de evaluare pe care l-am înlocuit a intrat înconcediu medical în ziua Şedinţei de deschidere a ofertelor, şi acest aspect a fost omis.
Întrebare 6: Mai aveţi ceva de adăugat?R ăspuns 6: Nu.
Notă: Pentru întrebarea şi r ă spunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Auditor, Consilier,Comănescu Cristian Luiza Marin
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
NOTA DE RELAŢIIprivind respectarea cadrului normativ referitor la compatibilitatea membrilor comisiilor de evaluare,
adresat domnului Andrei Bratu, consilier în cadrul Serviciului Achiziţii Publice
Întrebare 1: La nivelul Serviciului Achiziţii Publice există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privindasigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare?R ăspuns 1: Nu, dar avem cadrul legal şi în plus există în fişele posturilor principalele elemente care trebuierespectate pentru asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor de evaluare.
Întrebare 2: De câţi ani participaţi în calitate de membru în comisiile de evaluare?R ăspuns 2: Având 15 ani vechime în acest domeniu sunt numit frecvent în comisii de evaluare.
Întrebare 3: Aţi fost numit membru titular sau eraţi în corpul de rezervă?R ăspuns 3: Membru titular.
Întrebare 4: Cunoaşteţi prevederile legale privind de asigurarea compatibilităţii membrilor comisiilor deevaluare?R ăspuns 4: Da şi consider că am acumulat şi multă experienţă practică în domeniul achiziţiilor publice.
Întrebare 5: Atunci, cum explicaţi nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate?R ăspuns 5: În ziua întrevederii membrilor comisiei de evaluare am întârziat, declaraţiile erau semnate de
ceilalţi membri şi, în continuare, s-a pierdut din vedere acest aspect. Semnarea s-a facut ulterior, dupădeschiderea ofertelor.
Întrebare 6: Mai aveţi ceva de adăugat?R ăspuns 6: Nu.
Notă: Pentru întrebarea şi r ă spunsul nr. 5 se va elabora FIAP-ul nr. 3b.
Auditor, Consilier,Comănescu Cristian Andrei Bratu
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 169/233
Constantin I a ţ co
169
LISTA DE CONTROL NR. 3Bprivind Analiza modului de constituire a comisiilor de evaluare
Elemente testate
Licita ţ i i deschise pentru achizi ţ ii publice cupr in se în Program
Ordinelede numire
alecomisiilor
deevaluare
suntaprobate
Numărul
membrilorcomisiei
este de celpuţin 3
persoane
Membrii
comisiilor deevaluare suntindependenţi
departicipanţiila procedură
Membrii
comisiilor sunteligibili în ceeace priveştestudiile şi
experienţa îndomeniu
Declaraţiile de
confidenţialitateşi imparţialitatesunt semnate detoţi membriicomisiei
Semnarea
declaraţiilorse face înainte
dedeschiderea
ofertelor
Constituireapentru
atribuireafiecăruicontract deachiziţie în
parte a uneicomisii deevaluare
Licitaţie deschisă 1 X X X X X X XLicitaţie deschisă 2 X X X X FIAP X XLicitaţie deschisă 3 X X X X X X XLicitaţie deschisă 4 X X X X X X XLicitaţie deschisă 5 X X X X FIAP FIAP XLicitaţie deschisă 6 X X X X X X XLicitaţie deschisă 7 X X X X X X XLicitaţie deschisă 8 X X X X X X XLicitaţie deschisă 9 X X X X X X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 3B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA: Nerespectarea condiţiilor de constituire, competenţa şi compatibilitatea privind comisiile de evaluare.
CONSTATARE: Din examinarea notelor de relaţii şi a declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate ale membrilor
comisiilor de evaluare, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achizi ţie publică prin licita ţ iedeschisă, organizate în anul 2004, respectiv 9 achiziţii, s-a constatat că acestea nu erau semnate de toţimembri comisiei.
De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser ă aceste declaraţii după deschiderea ofertelor,încălcându-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor deaplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
CAUZE:Interpretarea superficială a legislaţiei privitoare la respectarea condiţiilor de constituire, competenţa şicompatibilitatea comisiilor de evaluare.
CONSECINŢE: Favorizarea potenţialilor ofertanţi privind atribuirea unor contracte de achiziţie publică; Nedelimitarea clar ă a competenţelor şi responsabilităţilor membrilor comisiilor de evaluare în
eventualitatea apariţiei unor litigii.
RECOMANDĂRI: Ordinul de numire al comisiei de evaluare să aibă în anexă atribuţiile şi responsabilităţile membrilor
comisiei, ale secretarului comisiei care are sarcina verificării semnării declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate înainte de deschiderea ofertelor.
Elaborarea unei proceduri specifice, scrisă şi formalizată, care să cuprindă şi modul de lucru almembrilor comisiilor de evaluare în activitatea practică. Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii şi actualizarea sistematică a acesteia.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 170/233
Audit financiar –Caiet de seminar
170
Coroborarea atribuţiilor prevăzute prin fişele posturilor cu procedurile realizate. Realizarea unor perfecţionări profesionale de către şeful de compartiment pentru cunoaşterea cadrului
normativ şi procedural cu personalul implicat în activitatea de achiziţii publice şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestora.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Comănescu Cristian Petrescu Aurel
LISTA DE VERIFICARE NR. 4
Obiectivul IV. Lansarea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs
4.1. Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de licitaţiedeschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
- -
4.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedur ă specifică a
activităţilor aferente întocmirii şi publicării anunţului de participare
- -
a) existenţa procedurii specifice privind lansarea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică
- -
b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelului general al anunţului de participare precizareamodalităţilor de completare
- -
d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice - -4.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului- -
4.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -4.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -
4.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora
- -
4.3. Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilii curealizarea activităţii
- -
4.4. Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilii acestora: - -a) consider ă procedura corespunzătoare ? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
4.5. Examinarea anunţurilor de participarea) existenţa solicitării scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal,
pentru publicareX
b) conţinutul standard de informaţii, conform prevederilor legale:- Data limită pentru solicitarea clarificărilor X- Data limită pentru depunerea ofertelor X
- Adresa la care trebuie transmise/depuse ofertele X- Data, ora şi locul deschiderii ofertelor X- Garanţiile pentru participare solicitate X- Perioada pentru care ofertantul trebuie să îşi menţină oferta valabilă X- Criteriul care va fi utilizat pentru atribuirea contractului de furnizare X- Alte informaţii (utilizarea căilor de atac etc.) X- Data transmiterii anunţului de participare către RA Monitorul Oficial Xc) verificarea similitudinii conţinuturilor anunţurilor publicate înmijloace de informare diferite
- -
TEST
NR. 4
Lista decontrolnr. 4
4.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor
Data,Auditor intern, Supervizor,
Comanescu Cristian Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 171/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 172/233
LISTEI DE CONTROL NR. 4
privind Analiza întocmirii şi publicării anunţurilor de participare
Cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale, dintre care:Elemente testate
Anun ţ
ur i
de
participare
pentru
licita ţ i i le
deschise
Existenţasolicitării
scrise
autorizatecu indicarea
temeiuluilegal,
pentru
publicare
Data limită pentru
solicitarede
clarificări
Data limită pentru
depunereaofertelor
Adresa
la care
trebuietransmise/
depuse
ofertele
Data, ora şi
locul
deschideriiofertelor
Garanţiile
pentru
participaresolicitate
Perioada
pentru care
ofertantultrebuie sa
îşi menţină
oferta
valabilă
Criteriul care
va fi utilizat
pentruatribuirea
contractului
de furnizare
Alte
informaţii
(utilizareacailor deatac etc.)
Data
transmiterii
anunţului de participare
către RA
Monitorul
Oficial
Anunţ de participare- licitaţia deschisă 1
X X X X X X X X X X
Anunţ de participare- licitaţia deschisă 2
X X X X X X X X X X
Anunţ de participare- licitaţia deschisă 3
X X X X X X X X X X
Anunţ de participare
- licitaţia deschisă 4 X X X X X X X X X X
Anunţ de participare
- licitaţia deschisă 5 X X X X X X X X X X
Anunţ de participare
- licitaţia deschisă 6 X X X X X X X X X X
Anunţ de participare- licitaţia deschisă 7 X X X X X X X X X X
Anunţ de participare
- licitaţia deschisă 8 X X X X X X X X X X
Anunţ de participare- licitaţia deschisă 9
X X X X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 173/233
Constantin I a ţ co
173
LISTA DE VERIFICARE NR. 5
Obiectivul V. Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.
crt. Activitatea de audit DA NU Obs.
5.1. Examinarea procedurilor specifice privind derularea procedurii delicitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
- -
5.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente derulării procedurii de atribuire a contractului deachiziţie publică
- -
a) existenţa procedurilor specifice privind derularea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică
- -
b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente - -c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizarea modalităţilor de completare
- -
d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice - -5.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului
- -
5.1.3.Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -5.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -
5.2. Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor - -5.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor specifice de către responsabilul
cu realizarea activităţii- -
5.4. Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabilulacesteia:
- -
a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -
5.5. Verificarea respectării prevederilor privind completările la DEPO şi
dreptul de a solicita clarificăria) respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 8 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor
X
b) respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 6 zileînainte de data limita pentru depunerea ofertelor
X
c) transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială
X
d) transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială
X
e) existenţa înregistr ării şi confirmării primirii oricărui documenttransmis
TEST nr. 5aLista decontrolnr. 5a
FIAP nr. 5a
5.6. Analiza deschiderii si calificarea ofertelor a) respectarea termenului şi adresei de depunere al ofertelor X
b) deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare
X
c) calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare Xd) calificarea ofertelor înregistrate ca persoane juridice sauînregistrate/atestate/apartenenţă din punct de vedere profesional
X
e) calificarea ofertelor eligibile Xf) calificarea ofertelor cu capacitatea tehnică Xg) calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar ă Xh) numărul ofertelor depuse este mai mare de 2 - -i) daca nu, existenţa deciziei de repetare a procedurii - -
j) existenţa şi conţinutul Procesului-verbal al şedinţei de deschidere alofertelor
X
TEST nr. 5b
Lista decontrolnr. 5b
FIAP nr. 5b
5.7. Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii oferteicâştigătoarea) existenţa similitudinii între oferte şi cerinţele prevăzute în DEPO - -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 174/233
Audit financiar –Caiet de seminar
174
b) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor - -c) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit înDEPO, pe tot parcursul derulării procedurii
- -
d) existenta hotărârii comisiei de evaluare cu privire la rezultatulaplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
- -
e) existenţa comunicării, în scris, simultan, a rezultatului aplicării
procedurii respective către toţi ofertanţii
- -
f) existenţa, în cazul anularii procedurii pentru atribuirea contractuluide achiziţie publică, a deciziei de anulare
- -
5.8. Analiza încheierii contractului de achiziţie publicăa) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil
pentru disponibilitatea fondurilor - -
b) contractul are viza de control financiar preventiv - -c) contractul are viza serviciului juridic - -d) contractul are viza managerului - -e) contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare - -f) în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentruîncheierea contractului, autoritatea contractantă îl invita pe următorulclasat sau anulează aplicarea procedurii
- -
g) contractul se încheie în perioada de valabilitate a ofertelor, - -h) contractul se încheie numai după 7 zile de la data transmiteriicomunicării privind rezultatul aplicării procedurii - -i) existenţa, ca parte integrantă a contractului, cel puţin a următoarelor documente:
- -
- Caietul de sarcini - -- Propunerea tehnică şi propunerea financiar ă - -- Graficul de îndeplinire a contractului - -- Graficul de plăţi - -- Informaţii/clauze privind modul de actualizare şi/sau revizuire a
preţurilor contractelor - -
j) constituirea garanţiei de bună execuţie de ofertantul invitat pentru
încheierea contractului de achiziţie publică
- -
k) legalizarea, la cerere, a asocierii în cazul unei oferte depuse încomun de mai mulţi ofertanţi
- -
l) existenţa contractelor încheiate între viitorul contractant şisubcontractanţii săi, dacă este cazul
- -
5.9. Analiza dosarelor achiziţiilor publicea) verificarea existenţei dosarelor achiziţiilor publice X
b) verificarea conţinutului dosarului achiziţiei publice, care săcuprindă cel puţin:- Nota privind determinarea valorii estimative, f ăr ă tva, a contractuluide achiziţie publică
X
- Anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz X- DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente
transmise de autoritatea contractantă;
X
- Decizie de numire a comisiei de evaluare X- Procesul-verbal întocmit cu ocazia deschiderii ofertelor X- Hotărârea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării
procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică X- Contestaţiile primite, rezoluţiile şi, după caz, măsurile corectiveadoptate de autoritatea contractantă şi comunicate, precum şihotărârile comisiilor de conciliere şi, respectiv, hotărârile
judecătoreşti irevocabile
X
- Copia contractului de achiziţie publică X- Anunţul de atribuire a contractului de achiziţie publică Xc) dosarul achiziţiei publice se păstrează cel puţin 5 ani de la data
finalizării contractului respectiv
- -
d) dosarul achiziţiei publice este pus la dispoziţia oricărei autorităţi publice interesate, spre consultare
- -
TEST nr. 5c
Lista decontrolnr. 5c
FIAP nr. 5c
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 175/233
Constantin I a ţ co
175
e) dosarul achiziţiei publice este păstrat în locaţii/condiţiicorespunzătoare
- -
5.10 Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:Auditor intern, Supervizor,
Comănescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 5A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.20052005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
OBIECTIVUL TESTULUI: Verificarea respectării prevederilor privind completările la Documenta ţ ia pentruelaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) şi dreptul de a solicita clarificări.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia pentru realizarea testului o constituie documentele aferente, completările la DEPO, solicitările
de clarificări şi transmiterea r ăspunsurilor la acestea. Eşantionul va fi constituit din documentele de la o singur ă achiziţie publică, din cele 9 achiziţii, respectiv
un procent de 11% din populaţie, la care s-a aplicat procedura licita ţ ie deschisă şi unde au existat astfelde solicitări, respectiv „ Achizi ţ ia de servicii între ţ inere şi repara ţ ii ascensoare”. Pentru participarea lalicitaţie cei trei ofertanţi au solicitat câte un exemplar DEPO, dintre care, ulterior, unul a solicitatclarificări.
Testarea a urmărit analiza respectării prevederilor privind completările la DEPO şi dreptul de a solicita
clarificări, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5a, pozi ţ ia 5.5., literele a-d, astfel:Verificarea respect ării prevederilor privind complet ările la DEPO dreptul de a solicita
clarificări:- respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 8 zile înainte de data limită pentru
depunerea ofertelor;- respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 6 zile înainte de data limită pentru
depunerea ofertelor;- transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care au solicitat documentaţia
iniţială;- transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care au solicitat documentaţia iniţială.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 5a pentru Verificarea respect ării prevederilor privind complet ările la DEPO şi dreptul de a solicita clarificări.
CONSTATĂRI:Pe baza testării efectuate şi a listei de control s-a constatat:
- nu au existat completări la DEPO;- r ăspunsul la solicitarea de clarificări la DEPO s-a transmis numai solicitantului, iar ceilalţi competitori nu
au fost informaţi.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5a
Data,
Auditor intern, Supervizor,
Comănescu Cristian Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 176/233
Audit financiar –Caiet de seminar
176
LISTA CONTROL NR. 5Apentr u Verif icarea r espect ării prevederilor privind complet ăril e la DEPO şi dreptul de a solicita clari fi c ăr i
Eşantion : Achiziţia de servicii întreţinere şi reparaţii ascensoare – licitaţie deschisă
Ofertanţi
Elementetestate
SC Ascensorul SRL SC Liftul Service
SRL
SC Elevatorul SRL
Respectarea termenului desolicitare clarificări, de cel puţin 8zile înainte de data limită pentrudepunerea ofertelor
X X X
Respectarea termenului der ăspuns la solicitări, de cel puţin 6zile înainte de data limită pentrudepunerea ofertelor
X X X
Transmiterea completărilor laDEPO către toţi ofertanţii care au
solicitat documentaţia iniţială
Nu a fost cazul Nu a fost cazul Nu a fost cazul
Transmiterea clarificărilor laDEPO către toţi ofertanţii care ausolicitat documentaţia iniţială
X FIAP FIAP
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA:Respectarea prevederilor ordonanţei privind dreptul de a solicita clarificări la conţinutul Documenta ţ iei
privind elaborarea şi prezentarea ofertei - DEPO.
CONSTATARE: Din testul efectuat a rezultat faptul că la solicitarea de clarificări din partea SC Elevatorul SRL r ăspunsul
a fost transmis numai acesteia şi nu şi celorlalţi doi competitori. R ăspunsul la clarificările solicitate de unul dintre ofertanţi ar fi trebuit transmis tuturor ofertanţilor, cu
protejarea identităţii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
CAUZE:
Inexistenţa unor proceduri specifice scrise şi formalizate referitoare la transmiterea r ăspunsurilor lasolicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi. Efectuarea acestei activităţi de către persoane care nu au atribuţii şi competenţe stabilite prin fişa
postului.
CONSECINŢE: Posibilitatea respingerii unor oferte datorita neînţelegerii complete a cerinţelor prevăzute în DEPO. Încălcarea principiului “transparen ţ ei”, respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a
informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Încălcarea principiului “tratamentului egal", respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de
selecţie şi a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică, astfel încât oricefurnizor/executant/prestator să aibă şanse egale de a i se atribui contractul respectiv.
Posibilitatea informării suplimentare a unor competitori în defavoarea altora.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 177/233
Constantin I a ţ co
177
RECOMANDĂRI: Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la transmiterea r ăspunsurilor la
solicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi. Stabilirea prin procedur ă a unui responsabil cu transmiterea r ăspunsului la clarificările la DEPO
solicitate de ofertanţi. Coroborarea conţinutului procedurilor cu responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor.
Efectuarea de instruiri profesionale în cadrul serviciului pentru însuşirea legislaţiei şi a cadrului procedural, cunoaşterea şi interpretarea corectă a acestora şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultateleobţinute.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 5B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza deschiderii şi calificării ofertelor.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia pentru efectuarea testului o reprezintă licitaţiile deschise, în număr de 9, realizate în anul 2005
în cadrul entităţii. Eşantionul a fost constituit din documentele aferente unei singure licitaţii deschise, unde numărul
ofertelor depuse a fost cel mai mare, respectiv Achizi ţ ia de calculatoare, cu 8 oferte depuse, carereprezintă 11% din populaţia totală.
Testarea a urmărit analiza deschiderii ofertelor şi stabilirea ofertelor calificate pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, pozi ţ ia 5.6, literele a-g si j, astfel:Verificarea desf ăşur ării deschiderii şi calificării ofertelor:
- respectarea termenului şi adresei de depunere al ofertelor;- deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate în anunţul de participare;- calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare;- calificarea ofertelor înregistrate ca persoane juridice sau înregistrate/ atestate din punct de
vedere profesional;- calificarea ofertelor eligibile;- calificarea ofertelor cu capacitatea tehnică;- calificarea ofertelor cu capacitatea economico-financiar ă;- existenta şi conţinutul Procesului-verbal al sedinţei de deschidere a ofertelor.
Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 5b privind Analiza deschiderii şi calificăriiofertelor.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control întocmite s-a stabilit:- data indicată în anunţul de participare nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor;- ofertanţi înscrişi la licitaţie care nu au depus garanţia de participare;- ofertanţi descalificaţi incorect.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5b.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 178/233
Audit financiar –Caiet de seminar
178
LISTA DE CONTROL NR. 5Bprivind Analiza deschiderii şi calificării ofertelor
Eşantion: Achiziţia de calculatoare
Ofertele depuse
Elemente testate
Oferta 1
Oferta 2
Oferta 3
Oferta 4
Oferta 5
Oferta 6
Oferta 7
Oferta 8
Verificarea desf ăşurării deschiderii şi calificării ofertelor respectarea termenului şi
adresei de depunere alofertelor
X X X X X X X X
deschiderea ofertelor la data,ora şi locul indicate înanunţul de participare
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
calificarea ofertelor care audepus garanţia pentru
participare X X X X FIAP X X X
calificarea ofertelor înregistrate ca persoane
juridice sau înregistrate/atestate din punct de vedere
profesional
X X X X X X X X
calificarea ofertelor eligibile X X X X X X X X calificarea ofertelor cu
capacitatea tehnică FIAP X X X X X X X
calificarea ofertelor cucapacitatea economico-financiar ă
X X X X X X X X
existenţa şi conţinutulProcesului-verbal al şedinţei
de deschidere a ofertelor X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind deschiderea si calificarea ofertelor.
CONSTATARE: Data precizata în anunţul de participare la licitaţie nu a coincis cu data deschiderii propriu-zise a ofertelor. În urma aplicării procedurii, ofertantul SC STYLE SRL a fost descalificat pentru nedepunerea garanţiei
de participare, deşi în Procesul verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor “comisia de evaluare atest ăexisten ţ a garan ţ iilor de participare pentru toate firmele ofertante”.
În cazul licita ţ iei deschise organizate pentru «Achizi ţ ia de calculatoare», autoritatea contractantă a dispusca propunerile tehnice să fie depuse, în vederea analizării, la un termen limită anterior celui al depuneriiefective a ofertelor. În aceste condiţii, constituirea garanţiei de participare la procedura de achiziţie a
devenit obligatorie doar pentru ofertanţii calificaţi din punct de vedere al îndeplinirii condiţiilor tehniceminimale.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 179/233
Constantin I a ţ co
179
CAUZE: Neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elabor ării DEPO. Inexistenţa unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte deschiderea şi calificarea ofertelor.
CONSECINŢE:
Descalificarea incorectă a unui ofertant poate conduce la atribuirea contractului de achiziţie publică la un preţ mai mare. Posibilitatea contestării şi anularii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Nerespectarea caracterului confidenţial al informaţiilor prezentate de către ofertanţi după prima etapă de
verificare a îndeplinirii condiţiilor de calificare. Apariţia riscului de a efectua verificări inutile, în contextul în care cei declaraţi calificaţi din punct de
vedere al condiţiilor tehnice minimale, nu îndeplinesc condiţiile de eligibilitate impuse prin DEPO.
RECOMANDĂRI:Întocmirea procedurii specifice scrisă şi formalizată referitoare la deschiderea şi calificarea ofertelor.Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor şi actualizarea sistematică a acestora.Coroborarea fişelor posturilor salariaţilor cu atribuţiile stabilite prin procedurile elaborate.Asigurarea însuşirii cadrului normativ şi procedural de către salariaţii serviciului şi influenţarea evaluării
anuale cu rezultatele activităţilor practice.
Data :
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 5C
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza dosarelor achiziţiilor publice.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia pentru efectuarea testului a fost reprezentată de totalitatea dosarelor achiziţiilor atribuite prin
licitaţie deschisă. Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 9 achiziţii realizate prin licita ţ ie deschisă, prevăzute în
Program, respectiv 100%, deoarece numărul achiziţiilor în 2004 este rezonabil şi în acelaşi timp ne vor conduce la obţinerea unor rezultante concludente.
Testarea a urmărit analiza constituirii şi conţinutului dosarelor achiziţiilor publice pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, pozi ţ ia 5.7, literele a si b, şi anume:
Analiza dosarelor achiziţiilor publice: verificarea existenţei dosarelor achiziţiilor publice verificarea conţinutului dosarului achiziţiei publice, care va cuprinde cel puţin:
- Nota privind determinarea valorii estimative, f ăr ă TVA, a contractului de achiziţie publică;- anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz;- DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente transmise de autoritatea contractantă;- Decizie de numire a comisiei de evaluare;- Procesul-verbal întocmit cu ocazia deschiderii ofertelor;- Hotărârea comisiei de evaluare cu privire la rezultatul aplicării procedurii pentru atribuirea
contractului de achiziţie publică;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 180/233
Audit financiar –Caiet de seminar
180
- contestaţiile primite, rezoluţiile şi, după caz, măsurile corective adoptate de autoritatea contractantăşi comunicate, precum şi hotărârile comisiilor de conciliere şi, respectiv, hotărârile judecătoreştiirevocabile;
- copia contractului de achiziţie publică;- anunţul de atribuire a contractului de achiziţie publică.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 5c privind Analiza dosarelor achizi ţ iilor publice.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control întocmite s-a constatat:
existenţa în dosarele de achiziţii 1, 3 si 9 a contractelor de achiziţie publică în original, deşi originaleletrebuie să se regăsească la Direc ţ ia Buget şi Contabilitate;
unele dosare sunt incomplete deoarece:- în dosarele achiziţiilor 2, 3 şi 7 nu există Notele privind determinarea valorii estimative, f ăr ă TVA, a
contractului de achizi ţ ie publică ;- în dosarul achiziţiei 4 nu există constituit DEPO, inclusiv clarificările solicitate şi r ăspunsurile aferente
transmise de autoritatea contractantă ;- în dosarul achiziţiei 8 nu există Decizie de numire a comisiei de evaluare;
- în dosarele achiziţiilor 2 şi 6 nu există copii ale contractelor de achizi ţ ii publice.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 5c.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
LISTA DE CONTROL NR. 5Cprivind analiza dosarelor achiziţiilor publice
Dosarele achizi ţ iilor publice
El emente testate
Dosarachiziţiepublică
1
Dosarachiziţiepublică
2
Dosarachiziţiepublică
3
Dosarachiziţiepublică
4
Dosarachiziţiepublică
5
Dosarachiziţiepublică
6
Dosarachiziţiepublică
7
Dosarachiziţiepublică
8
Dosarachiziţiepublică
9Constituirea dosarelor achiziţiilor publice
FIAP X FIAP X X X X X FIAP
Conţinutului dosarului achiziţiei publice, care să cuprindă cel puţin: Nota privind determinareavalorii estimative, f ăr ăTVA, a contractului deachiziţie publică
X FIAP FIAP X X X FIAP X X
Anunţul şi/sau invitaţia de participare, după caz
X X X X X X X X X
DEPO, inclusivclarificările solicitate şir ăspunsurile aferentetransmise de autoritateacontractantă
X X X FIAP X X X X X
Decizie de numire acomisiei de evaluare
X X X X X X X FIAP X
Procesul-verbal întocmit cuocazia deschiderii ofertelor
X X X X X X X X X
Hotărârea comisiei deevaluare cu privirela rezultatul aplicării
procedurii pentruatribuirea contractului deachiziţie publică
X X X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 181/233
Constantin I a ţ co
181
Contestaţiile primite,rezoluţiile şi, după caz,măsurile corective adoptatede autoritatea contractantăşi comunicate, precum şihotărârile comisiilor deconciliere şi, respectiv,
hotărârile judecătoreştiirevocabile
Nu afost
cazul
Nu afost
cazul
Nu afost
cazul
Nu afost
cazul
Nu afost
cazul
Nu afost
cazulX X X
Copia contractului deachiziţie publică
X FIAP X X X FIAP X X X
Anunţul de atribuire acontractului de achiziţie
publică X X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 5C
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA: Neîntocmirea completă a dosarelor achiziţiilor publice pentru toate contractele încheiate.
CONSTATARE:Din analiza echipei de auditori interni au reieşit o serie de nereguli privind:
existenţa de dosare care conţin originalele contractelor de achiziţii publice care în mod normal ar trebui săse regăsească la Direcţia Buget şi Contabilitate;
unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conţin documente prevăzute de cadrul normativ,nerespectându-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,alin 3 din normelor de aplicare, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv:
notele privind determinarea valorii estimate a achiziţiei, f ăr ă TVA; DEPO; Decizia de numire a comisiei de evaluare; copiile contractelor de achiziţii.
CAUZA Efectuarea par ţiala a îndosarierii documentelor aferente desf ăşur ării procedurilor de atribuire a
contractelor de achiziţie, aceasta fiind considerată de către şeful serviciului ca o operaţiune neimportantă. Inexistenţa unui responsabil cu activitatea de îndosariere care să aibă atribuţiile stabilite prin fişa postului. Până la data acestei misiuni întocmirea dosarelor achiziţiilor publice s-a realizat prin rotaţie de salariaţii
Serviciului Achiziţii Publice, f ăr ă a se efectua verificarea ulterioar ă a integralităţii conţinutului dosarelor; Inexistenţa procedurii specifice privind dosarele achiziţiilor publice.
CONSECINŢE: Dificultate în găsirea unor documente datorită dosarelor incomplete; Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente; Imposibilitatea urmăririi respectării procedurilor de achiziţie publică, fapt care conduce la nerespectarea
cadrului legal în domeniu, f ăr ă a putea constata şi/sau preveni asemenea situaţii.
RECOMANDARE: Elaborarea procedurii specifice scrise şi formalizate pentru întocmirea dosarelor achiziţiilor publice, care
să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice, prin completarea fişei postului, care va
avea atribuţii şi competenţe pentru constituirea dosarelor achiziţiilor publice. Coroborarea atribuţiilor stabilite prin proceduri cu cele din fişele posturilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 182/233
Audit financiar –Caiet de seminar
182
Păstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziţie încheiate, cu specificarea “conform cuoriginalul ”.
Reconstituirea dosarelor pentru achiziţiile efectuate şi completarea acestora cu documentele prevăzute decadrul normativ şi procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultateleacţiunii de reconstituire a dosarelor de achiziţii de către persoanele responsabile cu aceste activităţi.
Data:
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
LISTA DE VERIFICARE NR. 6
Obiectivul VI. Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.crt. Activitatea de audit DA NU Obs.
Examinarea procedurii specifice privind pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică
- -
6.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente pregătirii aplicării procedurii de atribuire acontractului de achiziţie publică
- -
a) existenţa procedurii specifice - - b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelelor documentelor aferente acestui obiectiv şimodalităţile de completare
- -
6.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului
- -
6.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -
6.1.
Modalitatea arhivării documentelor - -6.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din
procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora - -6.3. Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabilul
cu realizarea activităţii- -
Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:
- -
a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -
6.4.
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
Studiul pieţei, crearea bazei proprii de datea) asigurarea de persoane care să realizeze un studiu al pieţei X b) existenţa unei bazei de date proprii X
6.5.
c) daca da, actualizarea continuă a bazei de date proprii X
Interviuadresat şefuluiServiciuluiAchiziţiiPublice
Analiza constituirii şi transmiterii DEPOa) Verificarea cuprinderii in DEPO a elementelor: X- adresa la care se depune oferta X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X- cerinţe minime de calificare X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,modul de constituire)
X
6.6.
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului X
TESTUL nr. 6
Foaie de lucru
Lista de control
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 183/233
Constantin I a ţ co
183
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs.
- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum şi mod deconstituire)
X
- caietul de sarcini X b) Asigurarea obţinerii unui exemplar DEPO de către toţi
furnizorii/executanţii/prestatorii care au primit invitaţie de participare la licitaţie, şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în celmult doua zile de la solicitare
X
c) Preţul de vânzare al unui exemplar DEPO nu depăşeşte costulmultiplicării acestuia plus costul transmiterii, dacă este cazul
- -
nr. 6
FIAP nr. 6
6.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
INTERVIUprivind realizarea unui studiu al pieţei şi crearea bazei de date proprii,adresat domnului Radu Nicolae, şef serviciu, Serviciul Achiziţii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
Nr.crt. Întrebări R ăspunsuri
1. Activitatea de studiere a pieţei şi realizarea bazei de date proprii este repartizată prinfişa postului unei persoane din cadrulServiciului Achiziţii Publice?
Nu, dar în urma discuţiilor cu auditorii a fostelaborată o decizie prin care este numită o persoanăcu această responsabilitate, cu pregătire în marketing,şi urmează a se actualiza corespunzător fişa postului.
2. Există procedur ă specifică, scrisă şiformalizată, privind studierea pieţei şirealizarea bazei de date proprii.
Nu, dar persoana care a primit această responsabilitateva avea sarcina elabor ării procedurii, în termen detrei luni.
3. Există o bază de date proprie actualizatăcare să pună la dispoziţie cea mai largăofertă.
Da, şi o consider suficient de completă şi acoperitoarenevoilor entităţii noastre.
4. Exista un istoric pe fiecare furnizor/executant/prestator din baza de date.
Da, şi cu ocazia actualizărilor sistematice sunteliminate informaţiile mai vechi de doi ani.
5. Se folosesc şi alte mijloace de informare, de
moment?
Da, Serviciul Achiziţii Publice dispune continuu de
diverse materiale publicitare, dar baza o constituie publicaţia Pagini aurii, şi informaţiile ce se găsesc pe Internet .
6. Aveţi cunoştinţe privind studiul pieţei? Nu am de pregătire de specialitate, ci doar cunoştinţegenerale, dar persoana responsabilă, care a fostdesemnată, are studii de marketing.
7. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acestsubiect?
Nu.
Data:Auditor intern, Intervievat,
Băcescu Ana Radu Nicolae
Notă: Informa ţ iile primite în cadrul interviului vor fi cuprinse în Raportul de audit intern. Pe baza r ă spunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 184/233
Audit financiar –Caiet de seminar
184
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 6
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza constituirii şi transmiterii Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO).
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia este reprezentată de numărul achiziţiilor realizate, în anul 2005, pentru care procedura de
atribuire a contractelor este cererea de oferte, cuprinse în Program, respectiv un număr de 10 achiziţii. Eşantionul pentru testarea constituirii şi transmiterii DEPO reprezintă 20% din populaţia totală, conform
Foii de lucru nr. 6 anexate. Testarea a urmărit existenţa unor indicatori în conţinutul DEPO, sugestivi în derularea ulterioar ă a
procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractelor de achiziţii publice şi verificarea transmiteriiDEPO, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 6, poz. 6.5, literele a şi b, astfel:
Verificarea cuprinderii în DEPO a următoarelor elemente:- adresa la care se depune oferta- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei- ora, data şi locul deschiderii ofertelor
- cerinţe minime de calificare- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate, modul de constituire)- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de constituire)- caietul de sarcini. Asigurarea ob ţ inerii unui exemplar DEPO de către to ţ i furnizorii/ executan ţ ii/prestatorii care au primit
invita ţ ie de participare la licita ţ ie, şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în cel mult două zile de la solicitare.Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 6 privind Analiza constituirii şi transmiterii
DEPO.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control s-a constatat :- lipsa criteriului aplicat pentru atribuirea contractului ;
- specificaţii nelegale în conţinutul caietului de sarcini.
Datorită acestor constatări s-a elaborat FIAP nr. 6.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 185/233
Constantin I a ţ co
185
FOAIE DE LUCRU NR. 6
Obiectivul III: Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Eşantionul pentru testarea elabor ării şi transmiterii DEPO a fost constituit astfel: Populaţia totală este reprezentată de cele 10 achiziţii realizate prin procedura de cerere de oferte, în anul
2005 în cadrul entităţii. Eşantionul s-a stabilit la 20% din populaţia totală, respectiv două licitaţii. Determinarea eşantionului s-a realizat prin alegerea primei şi ultimei licitaţii, în ordinea înscrierii în
Programul achizi ţ ii publice. Eşantionul a fost constituit astfel cu scopul de a verifica modul cum oeventuală neregulă constatată la început a fost remediată pe parcursul derulării achiziţiei, respectiv:
- Achizi ţ ionare software de protec ţ ie antivirus;- Achizi ţ ionare unit ăţ i interioare aer condi ţ ionat.
Eşantionul va fi testat în totalitate. Verificarea eşantionului constituit se va realiza prin testări succesive.
Data:
Auditor, În prezenţa,Băcescu Ana
LISTA DE CONTROL NR. 6privind Analiza constituirii şi transmiterii Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei
Elemente testate(cuprins DEPO)
Cerere de oferte
privindAchiziţionareasoftware de
protecţie antivirus
Cerere de
oferte privindAchiziţionarea
unităţi interioareaer condiţionat
a) Verificarea cuprinderii în DEPO:- adresa la care se depune oferta X X- data limită şi modalităţi pentru depunerea ofertei X X- ora, data şi locul deschiderii ofertelor X X- cerinţe minime de calificare X X- garanţia pentru participare (cuantum, perioadă de valabilitate,
modul de constituire)X X
- criteriul aplicat pentru atribuirea contractului FIAP X- garanţia de bună execuţie a contractului (cuantum, modul de
constituire)X X
- caietul de sarcini FIAP Xb) Asigurarea ob ţ inerii unui exemplar DEPO de către to ţ i furnizorii/executan ţ ii/prestatorii care au primit invita ţ ie de participare la licita ţ ie şi au f ăcut o solicitare în acest sens, în cel mult două zile de la solicitare
X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 186/233
Audit financiar –Caiet de seminar
186
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 6
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA:Constituirea incompletă a Documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO).
CONSTATARE:Din analiza DEPO a rezultat:
neprecizarea criteriului aplicat pentru atribuirea contractului de achiziţii; specificaţii nelegale în caietul de sarcini, respectiv în cazul achiziţionării de software de protecţie
antivirus, prin DEPO s-a specificat denumirea produsului, respectiv Symantec AntiVirus, GFI Download
Security ver.6, sau similar, ceea ce contravine prevederilor art.37, alin.(2) din O.U.G. nr.60/2001 privindachiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare, care „interzice definirea în caietul de sarcinia unor specifica ţ ii tehnice care indică o anumit ă origine/sursă de produc ţ ie, procedee speciale, mărci de fabrică sau de comer ţ (…) care au ca efect favorizarea unuia sau mai multor ofertan ţ i”.
CAUZE: DEPO sunt elaborate de salariaţi care nu au întotdeauna pregătirea corespunzătoare specificului achiziţiei. DEPO sunt elaborate de salariaţi, posibili membri în comisia de evaluare, interesa ţi de calificarea
anumitor oferte. Inexistenţa unor proceduri specifice.
CONSECINŢE: modificarea criteriilor după termenul de depunere al ofertelor în favoarea unui anumit ofertant;
restrângerea ariei ofertanţilor; posibilitatea apariţiei de contestaţii şi eventuale litigii cu ofertanţii.
RECOMANDĂRI: Elaborarea de proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora comisia de evaluare va verifica dacă
DEPO a fost realizată în conformitate cu prevederile OMFP 1012/2001, OMFP 1013/2001 sau ale OMFP1014/2001 privind achiziţiile publice.
Stabilirea unor responsabili cu realizarea şi actualizarea procedurilor. Coroborarea atribuţiilor stabilite în proceduri cu cele atribuite prin fişele posturilor. Elaborarea proiectului DEPO de către persoane cu pregătire corespunzătoare şi care nu vor face parte din
comisia de evaluare. Instruirea personalului cu atribuţii în domeniul achiziţiilor publice în vederea:
- constituirii şi transmiterii DEPO
- însuşirii şi aplicării corecte a legislaţiei privind achiziţiile publice în spiritul eliminării caracteruluiinterpretabil al acesteia.
Data:
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 187/233
Constantin I a ţ co
187
LISTA DE VERIFICARE NR. 7
Obiectivul VII. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs.
7.1. Examinarea procedurii specifice privind lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuireacontractului de achiziţie publică
- -
7.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedura specifică aactivităţilor aferente lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică
- -
a) existenţa procedurii specifice privind lansarea procedurii deatribuire a contractului de achiziţie publică
- -
b) aprobarea procedurii specifice de către persoanele competente - -c) stabilirea modelului general al invitaţiei de participare şi
precizarea modalităţilor de completare- -
d) existenţa componentei de actualizare a procedurii specifice - -7.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului
- -
7.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -7.1.4. Modalitatea arhivării documentelor - -
7.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele posturilor cu cele din procedura specifică şi evaluarea completitudinii preluării acestora
- -
7.3. Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabiliicu realizarea activităţii
- -
7.4. Aprecierea calităţii procedurii specifice de către responsabiliiacestora:
- -
a) consider ă procedura corespunzătoare ? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
7.5. Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participarea) invitaţia de participare a fost transmisă la cel puţin 5furnizori/executanţi/prestatori de la care există premisele obţineriicelor mai bune oferte
X
b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale
X
c) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de un exemplar alcaietului de sarcini
X
d) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de informaţiireferitoare la condiţii considerate relevante pentru îndeplinireacontractului
X
e) existenţa anunţurilor privind aplicarea procedurii de cerere deofertă într-o publicaţie de circulaţie naţională
X
TESTUL NR.7
Lista decontrolnr. 7
FIAPNR. 7
7.6. Dreptul de a solicita clarificări la DEPO - -a) respectarea termenului de solicitare clarificări, de cel puţin 3 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor - -
b) respectarea termenului de r ăspuns la solicitări, de cel puţin 2 zileînainte de data limită pentru depunerea ofertelor - -c) transmiterea completărilor la DEPO către toţi ofertanţii care auobţinut documentaţia iniţială
- -
d) transmiterea clarificărilor la DEPO către toţi ofertanţii care auobţinut documentaţia iniţială
- -
7.7. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 188/233
Audit financiar –Caiet de seminar
188
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 7
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Lansarea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică.
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia a reprezentat-o anunţurile/invitaţiile de participare existente în cele 10 dosare de achiziţii,
efectuate prin cerere de oferte, în anul 2005. Eşantionul a fost constituit din totalitatea anunţurilor/invitaţiilor de participare, respectiv 100%, datorită
numărului redus de documente, dar şi pentru obţinerea unor concluzii pertinente prin testarea întregii
populaţii. Testarea a urmărit analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare la procedura de cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de achiziţie publică, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 7, pozi ţ ia 7.5., literele a-e, şi anume:
Verificarea anun ţ urilor/invita ţ iilor de participare:a) invitaţia de participare a fost transmisă la cel puţin 5 furnizori/executanţi/ prestatori de la care există
premisele obţinerii celor mai bune oferte; b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, cuprins de prevederile legale;c) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de un exemplar al caietului de sarcini;d) invitaţiile de participare sunt transmise însoţite de informaţii referitoare la condiţii consideraterelevante pentru îndeplinirea contractului;e) existenţa anunţurilor privind aplicarea procedurii de cerere de ofertă într-o publicaţie de circulaţienaţională.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 7 privind Analiza anun ţ urilor/invita ţ iilor de participare.
CONSTATĂRI:În urma verificării şi pe baza listei de control s-a constatat:
invitaţiile de participare nu au fost transmise la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte
invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limita pentru depunerea ofertelor; publicarea anunţurilor de participare s-a realizat pentru toate achiziţiile în acelaşi cotidian.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 7.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 189/233
Constantin I a ţ co
189
LISTA DE CONTROL NR. 7privind Analiza anunţurilor/invitaţiilor de participare
Ofertele
depuse Elemente testate
Cerere
de ofert ă 1
Cerere
de ofert ă 2
Cerere
de ofert ă 3
Cerere
de ofert ă 4
Cerere
de ofert ă 5
Cerere
de ofert ă 6
Cerere
de ofert ă 7
Cerere
de ofert ă 8
Cerere
de ofert ă 9
Cerere de
ofert ă10
invitaţia de participare afost transmisă la cel puţin 5furnizori/executanţi/prestatoride la care există premiseleobţinerii celor mai buneoferte
FIAP X X X X FIAP FIAP FIAP X X
cuprinderea conţinutuluistandard de informaţii,cuprins de prevederile legale FIAP X X X FIAP X X X X X
invitaţiile de participaresunt transmise însoţite de unexemplar al caietului desarcini
X X X X X X X X X X
invitaţiile de participaresunt transmise însoţite deinformaţii referitoare lacondiţii considerate relevante
pentru îndeplinireacontractului
X X X X X X X X X X
existenţa anunţurilor privind aplicarea proceduriide cerere de oferta într-o
publicaţie de circulaţienaţională
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 7
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA:Sistemul de prezentare al anunţurilor/invitaţiilor de participare la licitaţii.
CONSTATARE: Invitaţiile de participare nu au fost transmise în toate cazurile la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori
de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte. Invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limită pentru depunerea ofertelor. Publicarea anunţurilor de participare pentru toate achiziţiile s-a f ăcut în acelaşi cotidian. De asemenea, echipa de audit intern a constatat că, în toate cazurile, în aplicarea procedurii de cerere de
oferta s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achizi ţ iile publice, cu modificările şi complet ărileulterioare, conform căruia autoritatea contractantă trebuie să publice anunţul privind aplicarea proceduriide cerere de ofertă şi într-o publicaţie de circulaţie naţionala, caz în care poate atribui contractul deachizi ţ ie publică şi în situa ţ ia prezent ării unui singur ofertant .
CAUZE:
Nu a existat un control privind corectitudinea întocmirii şi publicării anunţurilor/ invitaţiilor de participare la licitaţii.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 190/233
Audit financiar –Caiet de seminar
190
Inexistenţa unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte întocmirea şi publicarea anunţurilor/invitaţiilor de participare
CONSECINŢE: Baza de selecţie a ofertelor este mai mică, (de regulă nefiind mai mult de doi ofertanţi pentru fiecare
achiziţie), reducându-se posibilitatea asigur ării unui preţ mai bun/performanţe tehnice mai mari pentru
subiectul achiziţiei. Posibilitatea limitării numărului ofertanţilor, respectiv aria lor restrângându-se propor ţional cu cota de piaţă a acestui cotidian.
Posibilitatea contestării şi anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
RECOMANDĂRI: Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la anunţurile/ invitaţiile de participare Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurii. Asigurarea corobor ării responsabilităţilor din fisele posturilor cu procedura elaborată. Realizarea verificării de către şeful Serviciului Achiziţii Publice a însuşirii cadrului normativ de către
salariaţii serviciului şi influenţarea evaluării anuale cu rezultatele practice obţinute de aceştia.
Data:
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
LISTA DE VERIFICARE NR. 8
Obiectivul VIII. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
Nr.
crt. Activitatea de audit DA NU Obs.
8.1. Examinarea procedurii specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică
- -
8.1.1.Verificarea gradului de acoperire prin procedurilespecifice a activităţilor aferente derulării procedurii decerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică:
- -
a) existenţa procedurilor specifice privind derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului deachiziţie publică:
- -
b) aprobarea procedurilor specifice de către persoanele competente - -c) existenţa modelelor aferente activităţilor şi precizareamodalităţilor de completare
- -
d) existenţa componentei de actualizare a procedurilor specifice - -8.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului- -
8.1.3. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de execuţie - -8.1.4.Modalitatea arhivării documentelor - -
8.2. Compararea atribuţiilor din procedura specifică cu fişele posturilor - -
8.3. Examinarea cunoaşterii procedurii specifice de către responsabiliicu realizarea activităţii
- -
8.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: - -a) consider ă procedura specifică corespunzătoare ? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice ? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii specifice? - -
8.5. Analiza deschiderii şi calificarea ofertelor a) respectarea termenului şi adresei de depunere ale ofertelor - -
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 191/233
Constantin I a ţ co
191
b) deschiderea ofertelor la data, ora şi locul indicate înanunţul/invitaţia de participare
- -
c) calificarea ofertelor care au depus garanţia pentru participare - -d) existenţa şi conţinutul Procesului-verbal al şedinţei de deschidereal ofertelor
- -
8.6. Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei
câştigătoarea) conformitatea propunerii tehnice cu cerinţele prevăzute în DEPO X
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinţele prevăzute înDEPO
X
c) existenţa clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor Xd) existenţa corecţiilor aritmetice în textul ofertelor Xe) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit înDEPO, pe tot parcursul derulării procedurii
X
f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor,în cazul aplicării criteriului “oferta cea mai avantajoasă din punct devedere tehnico-economic”
X
g) existenţa hotărârii comisiei de evaluare cu privire la rezultatulaplicării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie
publică- -
h) existenţa comunicării, în scris, simultan, a rezultatului aplicării procedurii respective către toţi ofertanţii
- -
i) existenţa, în cazul anulării procedurii pentru atribuireacontractului de achiziţie publică, a deciziei de anulare
- -
TEST nr. 8a
Lista de controlnr. 8a
FIAPnr. 8a
8.7. Analiza încheierii contractelor de achiziţii publicea) contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil
pentru disponibilitatea fondurilor X
b) contractul are viza de control financiar preventiv Xc) contractul are viza serviciului juridic Xd) contractul are viza managerului Xe) contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare X
f) în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentru încheierea contractului, autoritatea contractantă îl invită peurmătorul clasat sau anulează aplicarea procedurii
X
g) contractul s-a încheiat în perioada de valabilitate a ofertelor Xh) contractul s-a încheiat după 7 zile de la data comunicării privindrezultatul aplicării procedurii
X
i) existenţa informaţiilor/clauzelor privind modul de actualizareşi/sau revizuire a preţurilor contractelor X
j) constituirea garanţiei de bună execuţie invitat pentru încheiereacontractului de achiziţie publică
X
k) legalizarea, la cerere, a asocierii în cazul unei oferte depuse încomun de mai mulţi ofertanţi
- -
l) existenţa contractelor încheiate între viitorul contractant şi
subcontractanţii săi, dacă este cazul
- -
TEST nr. 8b
Lista de controlnr. 8b
FIAPnr. 8b
FCRI
8.8. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 192/233
Audit financiar –Caiet de seminar
192
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 8A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de oferta pentru atribuirea contractului de achizitie publica
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia este reprezentată de documentele aferente ofertelor depuse pentru licitaţiile realizate în cadrul
entităţii în anul 2005. Eşantionul va fi constituit din documentaţiile numai a 5 din cele 10 achiziţii prin cerere de oferte,
prevăzute în Program, respectiv achiziţiile cu poziţiile numerelor f ăr ă soţ, care reprezintă 50% din totalul populaţiei. Testarea a urmărit analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare pe baza
elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 8, pozi ţ ia 8.6, literele a-f, şi anume:Verificarea examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câ ştig ătoare documenta ţ iei :a) conformitatea propunerii tehnice cu cerinţele prevăzute în DEPO;
b) conformitatea propunerii financiare cu cerinţele prevăzute în DEPO;c) existenta clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor;d) existenţa corecţiilor aritmetice în textul ofertelor;e) păstrarea criteriului pe baza căruia se atribuie contractul stabilit in DEPO, pe tot parcursul derulării
procedurii;f) corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor, în cazul aplicării criteriului “ofertacea mai avantajoasă din punct de vedere tehnico-economic”.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 8 pentru Analiza examinării şi evaluăriiofertelor în vederea stabilirii ofertei câ ştig ătoare.
CONSTATĂRI:Pe baza testării efectuate şi a listei de control s-a constatat:nesolicitarea clarificărilor necesare pentru evaluarea ofertelor;calcule eronate pentru stabilirea clasamentului ofertelor, în cazul aplicării criteriului “oferta cea maiavantajoasă din punct de vedere tehnico-economic”
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 8a.
Data,
Auditor intern, Supervizor,Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 193/233
Constantin I a ţ co
193
LISTA DE CONTROL NR. 8Aprivind Analiza examinării şi evaluării ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare
Dosarele
achizi ţ iilor publice
El emente testate
Dosar
achizi ţ ie public ă 1
Dosar
achizi ţ ie public ă 3
Dosar
achizi ţ ie public ă 5
Dosar
achizi ţ ie public ă 7
Dosar
achizi ţ ie public ă 9
conformitatea propunerii tehnice cucerinţele prevăzute în DEPO X X X X X conformitatea propunerii financiarecu cerinţele prevăzute în DEPO X X X X X existenta clarificărilor necesare
pentru evaluarea ofertelor X X FIAP X X existenţa corecţiilor aritmetice întextul ofertelor
X X X X X
păstrarea criteriului pe baza căruia seatribuie contractul stabilit în DEPO, pe
tot parcursul derulării procedurii X X X X X corectitudinea calculelor pentrustabilirea clasamentului ofertelor, încazul aplicării criteriului “oferta ceamai avantajoasă din punct de vederetehnico-economic”
X X FIAP X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 8A
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA:Clasificarea ofertelor în vederea stabilirii ofertei câştigătoare.
CONSTATARE:În conţinutul DEPO aferent Dosarului nr. 5 al achizi ţ iei de servicii de între ţ inere şi repara ţ ii
climatizoare au fost constatate unele deficienţe: În Fi şa de date a achizi ţ iei pentru factorul financiar de evaluare „tariful manoperei/ora de lucru laintervenţiile accidentale/lot” au fost acordate 300 puncte, iar în algoritmul de calcul prezentat în DEPO
punctajul maxim a fost de 150 de puncte.De asemenea, pentru valoarea minima a criteriului „eşantion de piese de schimb/unitate de aer
condiţionat” s-a acordat punctajul maxim de 150 de puncte. În formula de calcul a punctajelor intermediareacestei valori minime a factorului financiar i-au fost acordate 300 de puncte.
Datorită diferenţelor mari dintre valorile înscrise în Fi şele de date prezentatele de ofertanţi, erorile decalcul nu au influenţat clasificarea ofertelor în funcţie de acest criteriu. Pentru valoarea maximă a factorului tehnic de evaluare „asigurarea cu piese de schimb pe perioadăîndelungată (minim 9 luni)” au fost acordate 150 de puncte. În oferta tehnico-economică SC AER COM SA aofertat termenul de 120 de luni, adică 10 ani, pentru care a primit punctajul maxim.
De subliniat ca, oferta SC AER COM SA privind manopera/ora servicii prestate a fost substan ţial maimică decât a celorlalţi ofertanţi şi în final nu a câştigat licitaţia.
CAUZA Interpretarea eronată a prevederilor DEPO în privinţa calculelor necesare pentru stabilirea ofertei
câştigătoare.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 194/233
Audit financiar –Caiet de seminar
194
Inexistenţa procedurii scrise şi formalizate pentru evaluarea ofertelor în vederea stabilirii oferteicâştigătoare.
Necunoaşterea prevederilor legale în ceea ce priveşte obligativitatea solicitării de clarificări în cazul uneioferte cu un preţ neobişnuit de scăzut.
CONSECINŢE:
Depunctarea nefondată a unor ofertanţi care au respectat cerinţa minimă din DEPO care duce lafavorizarea celorlalţi. Echipa de audit îşi exprimă rezerve cu privire la exactitatea informaţiilor prezentate la a doua constatare,
având în vedere faptul că nici o societate comercială nu îşi gestionează ineficient lichidităţile financiareinvestind în stocuri şi influenţând negativ indicatorii viteza de rotaţie a activelor circulante, lichiditateaglobală şi rata de finanţare a activelor circulante pe baza fondului de rulment.
Posibilitatea apariţiei de contestaţii şi eventuale litigii cu ofertanţii.
RECOMANDARE: Elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte aplicarea prevederilor DEPO pentru
stabilirea ofertei câştigătoare şi actualizarea sistematică a acesteia. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea procedurilor. Coroborarea responsabilităţilor stabilite prin proceduri cu cele atribuite prin fişele posturilor.
Realizarea unui sistem de pregătire profesională cu personalul Serviciului Achiziţii Publice, viitorimembrii în comisiile de evaluare, în ceea ce priveşte aplicarea prevederilor DEPO pentru stabilirea oferteicâştigătoare.
Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să se poată verifica respectarea prevederilor DEPO privind stabilirea clasamentului ofertelor şi implicit stabilirea câştigătorului.
Realizarea unei instruiri periodice cu personalul de execuţie de către seful serviciului şi influenţareaevaluărilor anuale cu rezultatele acestora.
Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacăaceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei câştigătoare au fost o întâmplare sau se prezintă deja ca o
practică în cadrul Serviciului Achiziţii Publice. Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control, luarea masurilor care se impun şi informarea echipei de
auditori interni.
Data:
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
TESTUL NR. 8B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
OBIECTUL TESTULUI: Derularea procedurii de cerere de ofertă pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza încheierii contractelor de achiziţii publice.
DESCRIEREA TESTULUI: Populaţia este reprezentată de documentele care stau la baza încheierii contractelor de achiziţii publice în
anul 2005. Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 10 achiziţii prin cerere de oferte, prevăzute în Programul de
achizi ţ ii publice, respectiv 100%. Procedăm astfel, deoarece fiind un număr redus de documente amconsiderat necesar ă testarea întregii populaţii pentru obţinerea unor rezultate concludente.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 195/233
Constantin I a ţ co
195
Testarea a urmărit analiza conformităţii încheierii contractelor de achiziţii publice pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 8, pozi ţ ia 8.7, literele a-j, şi anume:
Analiza încheierii contractelor de achizi ţ ii publice:- contractul are avizul favorabil al serviciului financiar-contabil pentru disponibilitatea fondurilor;- contractul are viza de control financiar preventiv;- contractul are viza serviciului juridic;
- contractul are viza managerului;- contractul se încheie cu oferta declarată câştigătoare;- în cazul în care ofertantul stabilit câştigător nu s-a prezentat pentru încheierea contractului,
autoritatea contractantă îl invită pe următorul clasat sau anulează aplicarea procedurii;- contractul s-a încheiat în perioada de valabilitate a ofertelor;- contractul s-a încheiat după 7 zile de la data comunicării privind rezultatul aplicării procedurii;- existenţa, ca parte integrantă a contractului şi a informaţiilor/clauzelor privind modul de actualizare
şi/sau revizuire a preţurilor contractelor;- constituirea garanţiei de bună execuţie pentru încheierea contractului de achiziţie publică.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr. 8b pentru Analiza încheierii contractelor deachizi ţ ii publice.
CONSTATĂRI: Pe baza testării efectuate şi a listei de control echipa de audit a constatat nerespectarea clauzelor existente
la contractul de achiziţie publică privind modul de actualizare şi/sau revizuire a preţurilor contractelor. În mod surprinzător, la contract se mai încheie un act adiţional cu acelaşi număr şi dată, dar cu conţinut
diferit în ceea ce priveşte preţul, rezultând un prejudiciu adus entităţii.
CONCLUZII:În baza acestui test s-a elaborat atât Fi şa de identificare şi analiză a problemei (FIAP nr. 8b) cât şi
Formular de Constatare şi Raportare a Iregularit ăţ ilor (FCRI).
Data,
Auditor intern, Supervizor,
Băcescu Ana Petrescu Aurel
LISTA DE CONTROL NR. 8Bprivind Analiza încheierii contractelor de achiziţii publice
Dosarele achizi ţ i i lor
publice Elemente
testate
Dosarachiziţiepublică
1
Dosarachiziţiepublică
2
Dosarachiziţiepublică
3
Dosarachiziţiepublică
4
Dosarachiziţiepublică
5
Dosarachiziţiepublică
6
Dosarachiziţiepublică
7
Dosarachiziţiepublică
8
Dosarachiziţiepublică
9
Dosarachiziţiepublică
10
contractul areavizul favorabilal serviciuluifinanciar-contabil pentrudisponibilitateafondurilor
X X X X X X X X X X
contractul areviza de controlfinanciar
preventiv
X X X X X X X X X X
contractul areviza serviciului
juridicX X X X X X X X X X
contractul areviza managerului
X X X X X X X X X X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 196/233
Audit financiar –Caiet de seminar
196
contractul seîncheie cu ofertadeclaratăcâştigătoare
X X X X X X X X X X
în cazul în careofertantul stabilitcâştigător nu s-a
prezentat pentruîncheiereacontractului,autoritateacontractantă îlinvită peurmătorul clasatsau anuleazăaplicarea
procedurii
X X X X X X X X X X
contractul s-aîncheiat în
perioada devalabilitate a
ofertelor
X X X X X X X X X X
contractul s-aîncheiat după 7zile de la datacomunicării
privind rezultatulaplicării
procedurii
X X X X X X X X X X
existenţainformaţiilor/clauzelor privindmodul deactualizare şi/saurevizuire a
preţurilor
contractelor
X X X X X X X FIAP
FCRI X X
constituireagaranţiei de bunăexecuţie pentruîncheiereacontractului deachiziţie publică.
X X X X X X X X X X
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 8B
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
PROBLEMA:Încălcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preturile din contractele de achiziţii publice.
CONSTATARE:Din analiza Dosarului de achiziţie publică nr. 8 s-a constatat:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIA SRLau fost încheiate clauze privind actualizarea şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitare agunoiului menajer, pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuala a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi
menajer, f ăr ă TVA).
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 197/233
Constantin I a ţ co
197
În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.
Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional prin care se stabileşte catariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cuianuarie 2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.
Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate a
contractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA. De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un act adi ţ ional cu acelaşi număr şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.
În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată prin clauzele contractuale a fost de 37.000 lei/mcgunoi menajer, f ăr ă TVA.
Din verificarea efectuată de către echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat că în anul 2005,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea institu ţiilor
publice s-a practicat tariful maxim.
CAUZA Inexistenţa procedurii scrise privitoare la încheierea contractului de achiziţie publică şi derularea
ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an. Necunoaşterea temeinică a prevederilor legale în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie
publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an. Lipsa controlului intern, neexercitarea corespunzătoare a vizei controlului financiar preventiv propriu şi
delegat.
CONSECINŢE:Posibilitatea prejudicierii entităţii prin inexistenţa unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre
exemplu în situaţia de mai sus autoritatea contractantă a plătit în plus în anul 2005 suma de 45.000.000 lei.
RECOMANDARE: Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să se poată verifica respectarea
prevederilor contractuale. Elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie
publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.
Asigurarea responsabilităţilor prevăzute în proceduri prin fişele posturilor. Realizarea unui sistem de pregătire profesională cu personalul Serviciului Achiziţii Publice şi influenţarea
cu rezultatele acestuia a evaluărilor anuale.
Data:
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Băcescu Ana Petrescu Aurel
Prezentam documentul Formular de constatare şi raportare a iregularit ăţ ilor – FCRI, conformmodelului de mai jos.
Procedura – P08: Colectarea dovezilor
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR
C ătre:
domnul NICOLESCU Mircea, conducătorul structurii de audit intern
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 198/233
Audit financiar –Caiet de seminar
198
CONSTATAREÎn urma misiunii de audit intern, efectuată la Serviciul Achizi ţ ii Publice din cadrul Direc ţ iei
Administrative şi Patrimoniu, în perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achizi ţ iei publice nr. 8, s-au constataturmătoarele:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIA
SRL au fost încheiate clauze privind actualizarea şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitarea gunoiului menajer, pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).
În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.
Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional prin care se stabileşte cătariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.
Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un act adi ţ ional cu acelaşi număr şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.
În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
Datorit ă acestor iregularit ăţ i, autoritatea contractant ă a pl ătit în plus în anul 2005 suma de45.000.000 lei .
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuată la firma prestatoare a constatat că, în anul 2003,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituţiilor
publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanţilor.
ACTE NORMATIVE INCĂLCATE: OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 41, alin (3) si
(7).
HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 51^2, alin. (3).
RECOMANDARE:Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de
45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. În eventualitatea în care suma nu se poate recupera de la SCECOLOGIA SRL, directorul Direcţiei Administrativ şi Patrimoniu va stabili, în vederea recuper ării,
persoanele responsabile de derularea contractului care, deşi aveau cunoştinţă de prima formă a contractului,au înaintat, spre aprobare conducerii autorităţii contractante un act adiţional cu acelaşi număr şi dată, dar cutarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul că a fost aprobat, conduce la ideea că nu există o procedur ă pentru această activitate, astfelconducerea a semnat pe încredere, f ăr ă a verifica contractul.
De asemenea, recomandăm elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate şi stabilirea unui responsabil
de procedur ă.
ANEXE:- copie contract achiziţie servicii de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer;- copie Memoriu justificativ, depus la autoritatea contractantă;- copii acte adiţionale înregistrate la autoritatea contractantă.
Data:
Auditor, Supervizor:Băcescu Ana Petrescu Aurel
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 199/233
Constantin I a ţ co
199
LISTA DE VERIFICARE NR. 9
Obiectivul X. Administrarea contractelor de achiziţii publice
Nr.crt.
Activitatea de audit DA NU Obs.
9.1. Monitorizarea atribuirii contractelor de achiziţie publică - -
9.2. Eliberarea/restituirea garanţiei de bună execuţie - -9.3. Verificarea dosarului de urmărire a derulării contractului de
achiziţie publică încheiata) verificarea existenţei devizului de lucr ări şi conformitatealui cu condiţiile contractuale
X
b) verificarea existenţei situaţiilor de lucr ări periodice înainteafiecărei tranşe de plată
X
c) existenţa adendum-urilor la contract şi conformitate cu prevederile contractuale
X
d) verificarea existenţei certificatelor de calitate pentru bunurişi materiale
X
e) verificarea existenţei Proceselor-verbale de atestare acalităţii executării lucr ărilor/prestării serviciilor, conformnormativelor prevăzute în contract
X
9.4. Constatarea minusurilor şi plusurilor la recepţiea) existenţa notelor de recepţie semnate de comisia de recepţief ăr ă rezerve
X
b) pentru note de recepţie cu rezerve, verificarea Proceselor-verbale de soluţionare a minusurilor şi/sau plusurilor constatate
X
9.5. Certificarea şi verificarea facturilor a) existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cu cele dindevize şi condiţiile contractuale
X
b) valoarea facturii este materializată şi susţinută de Procesul-verbal de recepţie Xc) existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cu cele dineventualele acte adiţionale la contract
X
d) verificarea sumelor din facturi cu sumele din ordinele de plată
X
e) verificarea încadr ării sumelor din facturi în plafoanele prevăzute în contract
X
Interviuadresat dl. VictorUNGUREANU,
salariat în cadrulServiciuluiAchiziţii Publice
9.6. Analiza sistemului de arhivare a documentelor - -
Data:
Auditori interni: Supervizor:
Comănescu Cristian Petrescu AurelBăcescu Ana
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
INTERVIUprivind administrarea contractelor de achiziţii publice
adresat domnului Victor UNGUREANU,salariat în cadrul Serviciului Achiziţii Publice
Misiunea de audit intern: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 200/233
Audit financiar –Caiet de seminar
200
Nr.crt.
Întrebări R ăspunsuri
1. Cum este asigurată administrareacontractelor de achiziţii publice,ulterior încheierii acestora ?
- Urmărirea derulării unui contract de achiziţie publică, ulterior încheierii lui, se face de către un salariat responsabil cuurmărirea respectării clauzelor contractuale, respectiv şefulechipei care a contribuit la desf ăşurarea întregii proceduri pentru
atribuire a acestui contract.- Completez cu faptul că funcţie de specificul contractului,responsabilul are pregătirea profesională corespunzătoare.
2. Cum urmăriţi corectitudineaetapelor de decontare?
- Verificarea corectitudinii decontării presupune mai multeetape, funcţie şi de specificul contractului de achiziţie publică,dintre care enumăr :
verificarea existenţei devizului de lucr ări şiconformitatea lui cu condiţiile contractuale;
verificarea existenţei situaţiilor de lucr ări periodiceînaintea fiecărei tranşe de plată;
existenţa adendum-urilor la contract şi conformitateacu prevederile contractuale;
verificarea existenţei certificatelor de calitate pentru
bunuri şi materiale; verificarea existenţei Proceselor-verbale de atestare a
calităţii executării lucr ărilor/prestării serviciilor,conform normativelor prevăzute în contract.
3. Se face recepţia obiectuluicontractului de achiziţie publică ?
Da, şi se finalizează prin întocmirea Notelor de recepţie semnatede comisia de recepţie f ăr ă rezerve.
4. Cum procedaţi în cazul Notelor derecepţie cu rezerve ?
Se soluţionează eventualele minusuri sau plusuri constatate larecepţie, conform prevederilor contractuale, şi se încheie unProces-verbal de soluţionare a minusurilor şi/sau plusurilor constatate.
5. Ce presupune plăţile intermediarela contract?
Se verifică existenţa şi conformitatea articolelor din facturi cucele din devize şi condiţiile contractuale, existenţa şi
conformitatea articolelor din facturi cu cele din eventualele acteadiţionale la contract.6. Cum verificaţi conformitatea
facturilor?Valoarea facturii este materializată şi susţinută de Procesul-verbal de recepţie.
7. În baza căror acte sunt întocmiteordinele de plată în derulareacontractului?
Fiecare ordin de plată are în spate o factur ă, care presupune osumă identică cu cea trecută ulterior în ordin.
8. Verificaţi nedepăşirea valoriicontractului?
Da, se verifică încadrarea sumelor din facturi în plafoanele prevăzute în contract. În caz de depăşire, se corecteazăeventualele erori de calcul sau se cer justificări suplimentarecelui care a emis factura.
9. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la acest subiect?
Nu.
Data:
Auditori interni, Intervievat,Comănescu Cristian
Băcescu Ana
Notă: Informa ţ iile primite în cadrul interviului vor fi cuprinse în Raportul de audit intern. Pe baza r ă spunsurilor celui intervievat, nu s-a elaborat FIAP.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 201/233
Constantin I a ţ co
201
3.10. Constituirea dosarelor de audit intern
După finalizarea intervenţiei la faţa locului, se constituie Dosarele de audit intern în vederea asigur ăriiunei legături între obiectivele stabilite prin programul de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit
public intern. Documentele culese şi/sau întocmite pe timpul misiunii de audit se constituie în următoarele
dosare:
A. Dosaru l permanent, care cuprinde:a) Sec ţ iunea A – Raportul de audit intern şi anexele acestuia:- Ordinul de serviciu;- Declaraţia de independenţă;- Rapoartele de audit intern (intermediar, final, sinteza Raportului de audit intern);- teste;- Fişele de identificare şi analiză a problemelor;- Formularele de constatare a iregularităţilor;- Programul intervenţiei la faţa locului;
b) Sec ţ iunea B – administrativă:
- Notificarea privind declanşarea misiunii de audit;- Minuta şedinţei de deschidere;- Minuta reuniunii de conciliere;- Minuta şedinţei de închidere;- Corespondenţa cu entitatea structurii auditate;
c) Sec ţ iunea C - documenta ţ ia misiunii de audit public intern:- strategii interne;- reguli, regulamente şi legi aplicabile;- proceduri de lucru;- materiale despre entitatea/structura auditată;- rapoarte de audit public intern anterioare ;- informaţii privind fluxul de informaţii;
- documentaţia analizei riscului;- documentaţia privind sistemul de control intern (aprobări, autorizări, separarea sarcinilor, supervizarea,reconcilierea, rapoarte etc.).
d) Sec ţ iunea D - supervizarea şi revizuirea desf ăşur ării misiunii şi a rezultatelor acesteia şi cuprinde Lista desupervizare a documentelor;
B. Dosarul documentelor de lucru cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, care confirmăşi sprijină concluziile. Dosarul se indexează prin atribuirea de litere şi cifre pentru fiecare secţiune/obiectivdin cadrul programului.
Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entităţii publice şi sunt confidenţiale şi se pă strează până la îndeplinirea recomand ărilor din raportul de audit intern, după care se arhivează potrivitreglementarilor legale privind arhivarea.
3.11. Revizuirea documentelor de lucru
Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de auditintern pentru a se asigura că documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător şi că acesteafurnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de auditintern.
Auditorii revăd F.I.A.P.-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formei şi al conţinutuluiasigurându-se că dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenţă. Pentru a trecetestul de evidenţă, documentele de lucru trebuie să fie suficiente, concludente şi relevante.
În faza de revizuire a documentelor de lucru auditorii întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru elaborate în totalitate pe parcursul misiunii de audit.
În sinteză, procedura de revizuire a documentelor de lucru şi de elaborare a Notei centralizatoare adocumentelor de lucru de către auditorii interni, se prezintă astfel:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 202/233
Audit financiar –Caiet de seminar
202
Auditorii Etichetează şi numerotează toate documentele pe măsur ă ce misiunea de audit progresează.
Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigur ă un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit intern.
Revizuiesc lucr ările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază
dacă FIAP-urile şi documentele de lucru sunt suficiente, concludente şi relevante. Efectuează modificările necesare în documente. Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru. Îndosariază Nota centralizatoare a documentelor de lucru în Dosarul permanent,
Secţiunea C.
Modelul privind întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru este următorul:
Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
NOTĂ CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Misiunea de audit: Activitatea de achiziţii publice
Perioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian, Băcescu Ana Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
ExistăConstatarea Document justificativ
DA NU
La nivelul Serviciului Achizi ţ ii Publice sistemulde control intern este în subordineaconducătorului acestei structuri.
Activităţile de control intern nu sunt formalizate,sub forma unor proceduri scrise detaliate.
- ROF-ul Direcţiei X
Nu există o persoană nominalizată curesponsabilitatea fundamentării, întocmirii şiactualizării Programului;
Nu toate compartimentele funcţionale au transmisreferate de necesitate.
Înscrierea în Program a unor achiziţii cuprinse înreferate neaprobate şi nefundamentate.
- fişele posturilor din cadrul ServiciuluiAchiziţii Publice- Programul de achizi ţ ii publice pentruanul 2005- referatele de necesitate
X
X
Nerespectarea cadrului normativ în ceea ce priveşte alegerea procedurii de atribuire acontractelor de achiziţie publică.
- Programul de achizi ţ ii publice pentruanul 2005
X
Nesemnarea declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate de toţi membrii comisiilor deevaluare.
Semnarea declaraţiilor de confidenţialitate şiimpar ţialitate după deschiderea ofertelor.
- declaraţiile de confidenţialitate şiimpar ţialitate aferente fiecărei comisiide evaluare- interviuri
X
X R ăspunsul la solicitarea de clarificări la DEPO s-
a transmis numai solicitantului.- r ăspunsurile la adresele de solicitareclarificări
X
Data indicată în anunţul de participare nu acoincis cu data deschiderii propriu-zise a
ofertelor.
- anunţurile de participare- procesele-verbale ale şedinţelor de
deschidere a ofertelor
XX
Dosare ale achiziţiilor publice incomplete saugreşit alcătuite.
- dosarele achiziţiilor publice X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 203/233
Constantin I a ţ co
203
Lipsa criteriului aplicat pentru atribuireacontractului
Specificaţii nelegale în conţinutul caietului desarcini
- DEPO pentru achiziţiile analizate X
Invitaţiile de participare nu au fost transmise lacel puţin 5 furnizori/ executanţi/prestatori de la
care există premisele obţinerii celor mai buneoferte Invitaţiile de participare nu informeazţ
întotdeauna cu privire la data limită pentrudepunerea ofertelor;
Publicarea anunţurilor de participare în acelaşicotidian.
- invitaţiile de participare existente îndosarele achiziţiilor publice
- copii ale anunţurilor publicate X
X
Calcule eronate pentru stabilirea clasamentuluiofertelor
- DEPO pentru achiziţiile analizate- Ofertele depuse- Rapoartele întocmite pentru atribuireacontractelor
X
XX
Auditori interni,
Comănescu CristianBăcescu Ana
3.12. Şedinţa de închidere
Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, aconstatărilor şi recomandărilor finale, din proiectul Raportului de audit intern, precum şi discutarea unui plande acţiune însoţit de un calendar de implementare a recomandărilor.
În cadrul acestei şedinţe se urmăreşte faptului ca, atât constatările, cât şi recomandările, să fie uşor deînţeles, să nu permită interpretări şi să nu fie părtinitoare. De asemenea, constatările trebuie să aibă la bazădocumente doveditoare, iar aspectele semnalate să ajute conducerea entităţii auditate în luarea unor deciziimanageriale în vederea eliminării deficienţelor constatate.
Şedinţa de închidere se finalizează prin Minuta şedin ţ ei de închidere, în care se consemnează dataşedinţei, participanţii, discuţiile efectuate şi concluziile finale.
În sinteză, procedura Ş edin ţ a de închidere se prezintă astfel:
Auditorii Planifică şedinţa de închidereConducătorul compartimentuluide audit internAuditoriiReprezentanţii entităţii auditate
Participă la desf ăşurarea şedinţei de închidere, conducătorii structuriiauditate îşi declar ă părerile în privinţa constatărilor şi recomandărilor,
precum şi a corecţiilor de efectuat.
Auditorii Fac rezumatul discuţiilor într-o Minută a şedinţei de închidereConducătorul compartimentuluide audit internAuditoriiReprezentanţii entităţiiauditate
Cad de acord asupra modificărilor propuse, dacă este cazul.
Auditorii Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările propuse.
Îndosariază toate modificările aprobate, Minuta şedinţei de închidereîn Dosarul permanent - Secţiunea B.
Modelul privind întocmirea M inutei şedin ţ ei de înch idere este următorul:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 204/233
Audit financiar –Caiet de seminar
204
Procedura – P11: Şedinţa de închidere
ENTITATEA PUBLICĂServiciul de Audit Intern
MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Întocmit: Comănescu Cristian Data:Avizat: Petrescu Aurel Data:
Lista participanţilor:
Numele Funcţia/Direcţia/Serviciul Nr. telefon E-mail SemnăturaTănase Dumitru Director Ec.Popescu Laurenţiu Director Adm. Patr.
Radu Nicolae Sef serv. Achiziţii Publice Nicolescu Mircea Director AIPetrescu Aurel Sef serv. AIComănescu Cristian Auditor Băcescu Ana Auditor
Stenograma şedinţei: Prezentarea obiectivelor auditate şi constat ărilor pentru fiecare obiect auditat; a fost discutat ă fiecare
deficien ţă în parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunc ţ ionalit ăţ ii, au fost prezentate recomand ările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficien ţ elor constatate.
În cadrul Ş edin ţ ei de închidere structura auditat ă şi-a însu şit în totalitate constat ările şi recomand ările formulate de echipa de auditori.
În consecin ţă , proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi preg ătit pentru aprobare şi transmitere structurii auditate. Raportul de audit intern va fi înso ţ it de oSINTEZ Ă care va con ţ ine concluziile echipei de auditori interni cu prezentarea principalelor recomand ări şiopinia general ă a acesteia.
Structura auditat ă se angajează să completeze Planul de ac ţ iune şi calendarul implement ăriirecomand ărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu implementare acestora, pe care îl vor discuta cu echipa de auditori.
În acelaşi timp, entitatea auditată a prezentat Planul de ac ţ iune şi Calendarul de implementare al recomand ărilor, prin care au stabilit acţiunile ce le vor avea în vedere, pentru soluţionarea recomandărilor,termenele care au fost discutate cu echipa de auditori şi acceptate, şi persoanele responsabile.
Modelul privind întocmirea Planului de acţiune şi a Calendarului implementării recomandăriloreste următorul:
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
PLANUL DE ACŢIUNE ŞICALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Nr.crt.
Recomandarea Plan de acţiune Calendarul
implementăriiResponsabil cuimplementarea
1. Elaborarea procedurilor specifice care
reglementează activitateade achiziţii publice
- desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea
procedurilor specifice carereglementează activitatea deachiziţii publice
31.12.2006 Radu Nicolae,Sef Serviciu
Achiziţii Publice
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 205/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 206/233
Audit financiar –Caiet de seminar
206
întocmirea dosarelor achiziţiilor publice;
10. Reconstituirea dosarelor pentru achiziţiile efectuateîn ultimii trei ani.
- emiterea deciziei pentruconstituirea echipei de verificarea dosarelor achiziţiilor publice
31.12.2006Mircea Tudoran,salariat ServiciulAchiziţii Publice
11. Realizarea verificării decătre şeful Serviciuluiachiziţii publice a însuşiriicadrului normativ de cătresalariaţii serviciului şiinfluenţarea evaluăriianuale cu rezultateleinstruirilor periodice.
- supervizarea respectăriilegislative şi normative
- întocmirea unui plan de evaluaresistematică a personalului
- organizarea unor aplicaţii practice cu personalul responsabil
30.09.2006Radu Nicolae,Sef ServiciuAchiziţii Publice
12. În cazurile în care în urma procedurii de licitaţie princerere de oferte nu se
primesc cel puţin 2 oferte
corespunzătoare, să serepete procedura
- la toate contractele achiziţii publice încheiate în 2005 princerere de ofertă se va urmări săexiste cel puţin 2 oferte
corespunzătoare- completarea fişelor posturilor cuaceastă atribuţie
31.07.2006Mircea Tudoran,salariat ServiciulAchiziţii Publice
13. În toate cazurile în care sefac achiziţii publice să seurmărească elaborarea unuicaiet de sarcini care săcuprindă toatecaracteristicile tehnice şialte caracteristici, astfelîncât produsul achiziţionatsă corespundă necesităţilor
- pentru toate achiziţiile publice sevor elabora caiete de sarcini
- caietele de sarcini vor cuprinde înmod obligatoriu toatecaracteristicile, astfel încât
produsul să corespundănecesităţilor
- completarea atribuţiilor din fişele posturilor
31.12.2006Ion Pienaru,salariat ServiciulAchiziţii Publice
… ……. ………….. ….. ……
Auditori interni, Director,Directia Administrativ si Patrimoniu
3.13. Elaborarea proiectului raport de audit intern
Raportul de audit intern concretizează activitatea auditorilor interni prin prezentarea cadrului general dedesf ăşurare a activităţii entităţii, obiectivelor, constatărilor, concluziilor şi recomandărilor obţinute în urmamisiunii realizate. Auditorii interni trebuie să pregătească rapoarte scrise de audit intern, prin care săcomunice rezultatele auditului. Rapoartele scrise se emit în mod corespunzător pentru a face informaţiiledisponibile pentru utilizarea la timp de către conducere.
Auditorii interni trebuie să raporteze obiectivele auditului, aria şi metodologia de audit, tehnicile de
colectare şi de analiză a dovezilor de audit utilizate, constatările, recomandările şi concluziile raportului.La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul foloseşte dovezile de audit raportate în
Fişele de Identificare şi Analiză a Problemelor şi în Formularul de Constatare şi Raportare a Iregularităţilor şiîn celelalte documente de lucru.
Raportul de audit intern trebuie să fie complet, exact, obiectiv, convingător, clar şi concis.Complet, în sensul ca raportul să conţină toate informaţiile necesare pentru îndeplinirea obiectivelor de
audit, promovarea unei înţelegeri corecte şi adecvate a aspectelor raportate şi să respecte toate cerinţelereferitoare la conţinut.
Exact, face referire la dovezile prezentate care trebuie să fie adevărate şi constatările să fie descrisecorect.
Raportul trebuie să includă informa ţ ii, constat ări şi concluzii care să fie susţinute cu dovezi competenteşi relevante din documentele de lucru.
Dovezile de audit raportate trebuie să demonstreze corectitudinea şi rezonabilitatea aspectelor
raportate, prin descrierea precisă a metodologiei auditului şi prezentarea constatărilor şi concluziilor într-omanier ă conformă cu scopul auditului.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 207/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 208/233
Audit financiar –Caiet de seminar
208
Obiectivele misiunii de audit intern: Organizarea activităţii de achiziţii publice Programul de achiziţii publice Pregătirea aplicării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă
Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin licitaţie deschisă Pregătirea aplicării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă Lansarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă Derularea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică prin cerere de ofertă Căi de atac Administrarea contractului de achiziţie publică
Tipul de auditare – Echipa de auditori interni a efectuat un audit de conformitate privind respectarea principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în ceea ce priveşte activitatea de achiziţii publice.
Principalele tehnici şi instrumente de audit utilizate: interviul pentru lămurirea de aspecte legate de organizarea şi desf ăşurarea activităţilor; testarea pentru urmărirea detectării erorilor sau a iregularităţilor;
eşantionarea pentru analiza întocmirii documentelor şi efectuarea plăţilor; observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a
documentelor; liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil; liste de control; chestionare; FIAP-uri întocmite pentru fiecare disfuncţionalitate constatată; FCRI-uri întocmite în cazul în care se constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi.
Documente şi materiale examinate în cadrul Serviciului Achiziţii Publice - verificarea la faţa locului avizat următoarele materiale şi documente întocmite pentru anul 2004: Programul de achiziţii publice întocmit şi aprobat; ROF-ul şi fişele posturilor;
legislaţia în vigoare privind achiziţiile publice; contractele de achiziţii publice încheiate şi documentaţia aferentă care a stat la baza întocmirii lor; rapoartele de audit anterioare; rapoartele altor structuri de control sau audit.
Materiale întocmite pe timpul auditării au fost întocmite următoarele materiale: teste şi foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate; fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP); liste de verificare pe obiective (LV); documente de lucru; tabel Puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu; Programul de audit, Programul intervenţiei la faţa locului;
Chestionarul de control intern; raport de audit, minutele şedinţelor de deschidere, închidere etc.
Organizarea Serviciului Achiziţii Publice - serviciul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 9 salariaţi, din care un post de conducere - şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea serviciului au fostconforme organigramei şi Regulamentului de organizare şi funcţionare.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişele posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice desubordonare şi sarcinile de serviciu.
Activităţi desf ăşurate în cadrul Serviciului Achiziţii Publice stabilirea necesarului de achiziţii publice; elaborarea Programului anual de achiziţii publice efectuarea licitaţiilor;
încheierea contractelor de achiziţie; urmărirea executării contractelor de achiziţii.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 209/233
Constantin I a ţ co
209
Echipa de auditori interni pentru realizarea derulării etapelor specifice misiunii de audit intern a avut învedere obiectivele misiunii, prezentate mai sus, pentru evaluarea funcţionalităţii sistemului de control interncare se desf ăşoar ă în cadrul Serviciului Achiziţii publice, Direcţia Administrativă şi Patrimoniu, în bazaROF-ului entităţii.
II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI
Activitatea de auditare privind achiziţiile publice a pornit de la organizarea Serviciului Achizi ţ ii Publice, respectiv resursele umane de care dispune, existenţa şi gradul de actualizare a bazelor de date pecare le utilizează şi a Programului de achizi ţ ii publice elaborat. În acest sens, s-au inventariat achiziţiile
publice pe cele 6 categorii de achiziţii, realizate în 2005.Evaluarea respectării condiţiilor de conformitate şi regularitate pornind de la iniţierea şi derularea
achiziţiilor publice şi până la concretizarea efectivă a acestora şi s-a materializat în elaborarea listelor deverificare, testelor bazate pe eşantionare, verificărilor prin listele de control, observări fizice pe teren,interviurilor care au condus la solicitarea unor note de relaţii, prin care s-au identificat o serie de probleme şiiregularităţi care au fost înscrise în formularele de constatare (FIAP-uri şi FCRI-uri).
Analiza activităţii de achiziţii publice a impus evaluarea cadrului procedural existent care sta la baza
organizării şi funcţionării sistemului.În continuare, prezentăm principalele constatări, consecinţele care s-au produs sau care ar putea săapar ă în perioada imediat următoare, precum şi recomandările formulate în vederea corectăriidisfuncţionalităţilor semnalate sau ale celor care pot să survină urmare acestora, diminuării riscurilor existente şi îmbunătăţirii sistemelor de management şi control intern al activităţilor auditate cu scopulfacilitării atingerii obiectivelor prestabilite.
1. Organi zarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice
1.1.Procedurile specifice care reglementeaz ă activitatea de achizi ţ ii publice
Pentru realizarea obiectivelor trebuie să se asigure un echilibru între sarcini, competente (autoritate
decizională conferită prin delegare) şi responsabilităţi (obligaţia de a realiza obiectivele) şi să se defineascăproceduri. Procedurile reprezint ă pa şii ce trebuie urma ţ i şi cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor,
exercitarea competen ţ elor, existen ţ a activit ăţ ilor de control în punctele cheie şi angajarearesponsabilit ăţ ilor.
Pe baza procedurilor, se monitorizează existenţa şi funcţionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea să constatam dacă:- este integrat în sistemul de management al fiecărei componente structurale a entităţii publice;- intr ă în grija personalului de la toate nivelurile;- ofer ă o asigurare rezonabilă atingerii obiectivelor, începând cu cele individuale şi terminând cu cele
generale.În practică, există două categorii de proceduri:
procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice,
precizări/instrucţiuni, elaborate de către entitatea publică, în vederea organizării aplicării unor reglementări de rang superior, aprobate de către conducătorul entităţii publice sau chiar de către Guvern;
proceduri specifice pentru fiecare activitate a entităţii publice sub forma metodologiilor de lucru, caretrebuie să fie:
- scrise şi formalizate pe suport de hârtie şi/sau electronic, care să conţină pe fluxurile operaţiilor,activităţi de control, responsabilităţi, modele de documente cu exemplificări respectiv formalizate,cunoştinţele individuale şi colective care trebuie stocate şi puse în ordinea care să corespundăscopurilor entităţii publice şi aprobate de management ;
- simple şi specifice, pentru ca executanţii să le poată utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentrufiecare domeniu al entităţii publice;
- completate şi actualizate în mod permanent , în funcţie de evoluţia reglementărilor şi practicii înmaterie;
- aduse la cuno ştin ţ a executan ţ ilor pentru a putea fi discutate, însuşite şi aplicabile în mod uniform.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 210/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 211/233
Constantin I a ţ co
211
2.1.1. Elaborarea Programului de achizi ţ ii publice anual, f ăr ă realizarea unei fundament ări temeinice,conform cadru lu i n ormativ în vigoare –FI AP nr . 2.a.
Constat ăr i : Activitatea de achiziţii publice se desf ăşoar ă pe baza unui Program anual de achiziţii publice,
nefundamentat corespunzător, respectiv f ăr ă referatele de necesitate şi notele de fundamentare ale tuturor
compartimentelor entităţii publice, pentru toate necesităţile de produse, lucr ări şi servicii ale acestora.
Consecin ţ e: Imposibilitatea oferirii unei imagini de ansamblu asupra volumului necesităţilor entităţii şi a gradului de
prioritate al acestora, rezultând de aici neachiziţionarea unor bunuri şi servicii indispensabile desf ăşur ăriiactivităţii curente în favoarea altora care nu erau strict necesare.
Crearea de stocuri supranormative şi imobilizare de fonduri financiare.
Recomand ăr i : Stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului anual de achizi ţ ii publice. Existenţa listelor de verificare ataşate Programului, cu atribuţiile persoanelor implicate în elaborarea şi
aprobarea acestuia. Întocmirea procedurilor scrise şi formalizate privind fundamentarea şi elaborarea programelor de achiziţii
publice şi actualizarea sistematică a acestora. Completarea fişelor posturilor cu atribuţii clare, coroborate cu procedurile elaborate, privind conţinutul
referatelor de necesitate, modul de încadrare în cadrul normativ şi sistemul de centralizare şi prioritizareal achiziţiilor solicitate.
Instituirea unui sistem de asigurare a pregătirii profesionale a salariaţilor implicaţi în munca de planificare.
Pentru organizarea activităţii se impune, în primul rând, să se treacă la elaborarea procedurilor de lucruspecifice entităţii pe baza cadrului normativ în vigoare.
În acest sens, auditorii interni recomandă elaborarea listei activităţilor din cadrul serviciului şi asalariaţilor responsabili cu elaborarea şi ulterior actualizarea procedurilor fiecărui post de lucru.
În al doilea rând, se impune stabilirea unui sistem de pregătire profesională pentru elaborarea, însuşirea,respectarea şi monitorizarea aplicării procedurilor de lucru de către toţi salariaţii serviciului.
2.2. Alegerea proceduri i de atri buir e a contractelor de achizi ţ ii publice
De la început trebuie subliniat că decizia entităţii, ca autoritate contractantă, privind aplicarea uneia dincele 6 proceduri legale pentru atribuirea contractului de achiziţie publică nu este decât o consecinţă arezultatului la care se ajunge în urma parcurgerii obligatorii, în succesiune logică, a două etape importante înefectuarea achiziţiilor şi anume: estimarea valorii contractului de achiziţie publică pe care entitatea intenţionează să îl atribuie; selectarea procedurii legale ce urmează a fi aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
Din evaluare, echipa de auditori interni a constatat deturnarea printr-o serie de mecanisme a achiziţieide la procedura „licitaţie deschisă” la o procedura mai simplă şi mai rapidă „cumpărare directă”.
2.2.1. Nerespectarea cadrului normativ privind alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achizi ţ ie public ă - F I AP nr. 2.b.
Constat ăr i : Schimbarea procedurii de «licitaţie deschisă» în alte tipuri de proceduri, prin divizarea valorii acesteia
în plafoane par ţiale mai mici, spre exemplu :- Investiţia privind unitatea exterioar ă de aer condi ţ ionat , a fost divizată în 3 achiziţii, astfel:
a) Achiziţia privind unitatea exterioar ă de aer condiţionat pentru 200 unităţi interioare, în valoare de90.000 euro, f ăr ă TVA, a fost atribuită prin procedura «cerere de ofert ă» (achiziţia publică nr. 3);
b) Demontare/montare şi probe instalaţie exterioar ă de aer condiţionat, în valoare de 12.000 euro, f ăr ăTVA, a fost atribuită prin procedura «negociere cu o singur ă sursă» (achiziţia publică nr.5);
c) Achiziţionare consumabile, în valoare de 1.500 euro, f ăr ă TVA, a fost realizată prin «cumpărare
direct ă» (achiziţia publică nr. 6).
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 212/233
Audit financiar –Caiet de seminar
212
Echipa de auditori a constatat că prin divizarea investiţiei privind instalaţia exterioar ă de aer condiţionatîn valoare de 103.500 euro, f ăr ă TVA, a reuşit să schimbe procedura de «licita ţ ie deschisă» care trebuiaaplicată conform cadrului normativ, în alte trei tipuri de proceduri care presupun o serie de facilităţi.
Consecin ţ e: încălcarea principiului tratamentului egal al posibililor ofertanţi.
nerespectarea prevederilor legislaţiei privind achiziţiile publice şi concurenţa. prelungirea duratei de execuţie prin încheierea mai multor contracte. posibilitatea realizării unor cheltuieli mai mari cu achiziţia respectivă, încălcându-se astfel principiul
utilizării eficiente a fondurilor publice.
Recomand ăr i : Stabilirea unui responsabil cu alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziţie publică şi
asigurarea pregătirii profesionale corespunzătoare a acestuia. Elaborarea listelor de verificare ataşate la Nota privind estimarea valorii contractelor , în vederea
precizării elementelor verificate cu ocazia stabilirii procedurii de achiziţie pentru atribuirea acestora. Elaborarea unei proceduri specifice scrisă şi formalizată, privind alegerea procedurii de atribuire a
contractelor de achiziţie publică şi actualizarea acesteia. Asigurarea corobor ării atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prin fişa postului cu procedura.
Asigurarea pregătirii profesionale a salariaţilor în vederea însuşirii procedurilor şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acesteia. Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacă
această divizare a valorii totale a achiziţiei este o întâmplare sau se prezintă deja ca o practică în cadrulServiciului Achiziţii Publice.
Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control. Luarea măsurilor care se impun şi informarea echipei deauditori interni.
În general, schimbarea procedurii de atribuire a achiziţiilor publice este o tehnică frecventă printre practicieni cu scopul de a scurta perioada de derulare a procedurilor şi realizarea mai rapidă a achiziţiilor dorite. Însă, aceasta poate conduce în cele mai multe cazuri la cre şterea costurilor de achiziţie şi deci lautilizarea neeficientă a fondurilor, dar şi la nerespectarea prevederilor legale de alegere a procedurilor deachiziţii.
Din aceste considerente, echipa de auditori interni recomandă: În primul rând, elaborarea unor proceduri de lucru, scrise şi formalizate, specifice entităţii, pe cele 6 tipuri
de proceduri prevăzute de cadrul normativ şi stabilirea responsabililor cu monitorizarea aplicării şiactualizării lor sistematice.
În al doilea rând, recomandarea de elaborare a listelor de verificare care se vor ataşa la Notele privind estimarea valorii contractelor, va contribui la responsabilizarea persoanelor care participă la derularealicitaţiilor şi astfel va ajuta la respectarea cadrului normativ.
În al treilea rând, recomandarea privind instituirea unui sistem de pregătire profesională al salariaţilor încadrul serviciului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele însuşirii şi aplicării procedurilor vacontribui la eficientizarea activităţilor serviciului.
3. Preg ătirea apli c ări i procedurii de li cita ţ ie deschis ă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publi c ă
3.1.Anun ţ ul de inten ţ ie
În general, anunţurile de intenţie au fost emise şi publicate cu respectarea cadrului normativ din punctde vedere al structurii acestora şi modului de transmitere.
3.2. Constitui rea şi transmiterea Documenta ţ iei pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DE PO)
Entitatea, în calitate de autoritate contractantă, în vederea lansării procedurilor pentru atribuireacontractelor de achiziţii publice, are obligaţia întocmirii Documenta ţ iei pentru elaborarea şi prezentareaofertei – DEPO, care este structurată pe mai multe secţiuni astfel:Secţiunea I – Informaţii generale;
Secţiunea II – Fişa de date a achiziţiei;Secţiunea III – Caietul de sarcini;
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 213/233
Constantin I a ţ co
213
Secţiunea IV – Formulare;Secţiunea V – Contractul de achiziţie publică – model.
La întocmirea DEPO, autoritatea contractantă va utiliza documentaţia standard, conform cadruluinormativ.
Echipa de auditori interni au testat, pe baza Listei de control nr. 3a privind constituirea şi transmiterea
DEPO, conţinutul DEPO, la 30% din populaţia totală, respectiv achiziţiile publice realizate în anul 2004 şi nuau constatat nereguli.
3.3.Comisia de evaluare
Entitatea are obligaţia de a constitui comisii de evaluare formate din cel puţin 5 membri cu pregătire profesională şi experienţă relevantă în domeniu şi cu probitate morală recunoscută pentru atribuirea fiecăruicontract de achiziţie publică. Membrii comisiilor de evaluare trebuie să îndeplinească anumite condiţii,conform cadrului normativ.
3.3.1. Nerespectarea condi ţ ii lor de constituir e, competen ţ a şi compatibilitatea privind comisiile de evaluare
pentru atribuirea contractelor de achizi ţ ii publice - FI AP nr. 3.b.
Constat ăr i : Din examinarea declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate ale membrilor comisiilor de evaluare,
aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică prin licita ţ ie deschisă, organizate înanul 2004, respectiv 9 achiziţii şi pe baza notelor de relaţii, s-a constatat că acestea nu erau semnate detoţi membri comisiei.
De asemenea, membrii unei comisii de evaluare semnaser ă aceste declaraţii după deschiderea ofertelor,încălcându-se astfel prevederile art. 22, alin. 1 din HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor deaplicare a OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
Consecin ţ e: Favorizarea potenţialilor ofertanţi privind atribuirea unor contracte de achiziţie publică;
Nedelimitarea clar ă a competenţelor şi responsabilităţilor membrilor comisiilor de evaluare îneventualitatea apariţiei unor litigii.
Recomand ăr i : Ordinele de numire ale membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea contractelor de achiziţii
publice să aibă, în anexă, atribuţiile şi responsabilităţile membrilor comisiilor, ale secretarului comisieicare are sarcina verificării semnării declaraţiilor de confidenţialitate şi impar ţialitate înainte dedeschiderea ofertelor, pe care să o semneze pentru luare la cunoştinţă.
Elaborarea unei proceduri specifice, scrisă şi formalizată, care să cuprindă şi modul de lucru al membrilor comisiilor de evaluare în activitatea practică.
Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea procedurii şi actualizarea sistematică a acesteia. Coroborarea atribuţiilor prevăzute prin fişele posturilor cu procedurile realizate. Realizarea unor perfecţionări profesionale de către şeful de compartiment pentru cunoaşterea cadrului
normativ şi procedural cu personalul implicat în activitatea de achiziţii publice şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestora.
Echipa de auditori interni, pe baza testărilor efectuate, a constatat nerespectarea procedurii legale privind înlocuirea membrilor din comisiile de evaluare şi recomandă elaborarea de urgenţă a procedurilor delucru specifice pentru activitatea de constituire a comisiilor de evaluare, stabilirea responsabilului şiasigurarea însuşirii lor de toţi salariaţii implicaţi.
4. Lansarea procedurii de licita ţ ie deschi s ă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie public ă
4.1. Anun ţ ul de participare
În cazul aplicării procedurii de licitaţie deschisă, entitatea ca autoritate contractantă, are obligaţia sătransmită spre publicare la Monitorul Oficial al României, un anunţ de participare.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 214/233
Audit financiar –Caiet de seminar
214
Autoritatea contractantă, pentru asigurarea unei transparenţe maxime, are dreptul să facă cunoscutanunţul de participare şi prin alte mijloace de informare locală, naţionale sau internaţionale, dar numai după
publicarea în M.Of. şi cu obligaţia respectării întocmai a conţinutului şi formei anunţului iniţial.Pentru aprecierea corectitudinii conţinutului şi publicării anunţurilor de participare, echipa de auditori
interni a testat anunţurile de participare existente în dosarele pentru toate cele 9 achizi ţii încheiate prinlicitaţie deschisă şi a verificat:
a) existenţa solicitării scrise autorizate, cu indicarea temeiului legal, pentru publicare; b) cuprinderea conţinutului standard de informaţii, prevăzut de prevederile legale.În urma verificării şi pe baza Listei de control nr. 4 privind Analiza anun ţ urilor de participare nu s-au
constatat disfuncţionalităţi în conţinutul anunţurilor de participare şi publicarea acestora.
5. Derularea procedurii de licita ţ ie deschis ă pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie public ă
5.1. Complet ări le la Documenta ţ ia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei (DE PO) şi dreptul de a solicita clarific ăr i
Orice furnizor, executant sau prestator, care a obţinut un exemplar al DEPO, are dreptul de a solicita, înscris, clarificări despre elementele cuprinse în aceasta.
Entitatea publică, în calitate de autoritate contractantă, are obligaţia de a r ăspunde la orice solicitare pentru eventuale clarificări, respectând condiţiile prevăzute de cadrul normativ.De asemenea, autoritatea contractantă are dreptul de a completa DEPO din proprie iniţiativă, ori de cate
ori consider ă că este necesar. Aceste completări trebuie comunicate, în scris, tuturor celor cărora li s-atransmis un exemplar al documentaţiei respective.
5.1.2. Nerespectarea prevederi lor ordonan ţ ei privind dreptul de a solicita clarif ic ăr i l a c on ţ inutul Documenta ţ iei privind elaborarea şi prezentarea ofertei (DEPO) –FIAP nr. 5.a.
Constat ăr i : Din testul efectuat a rezultat faptul că la solicitarea de clarificări din partea SC Elevatorul SRL r ăspunsul a
fost transmis numai acesteia şi nu şi celorlalţi doi competitori.
R ăspunsul la clarificările solicitate de unul dintre ofertanţi ar fi trebuit transmis tuturor ofertanţilor, cu protejarea identităţii celui care le-a solicitat, conform prevederilor art. 38, alin. 4 din OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
Consecin ţ e: Posibilitatea respingerii unor oferte datorită neînţelegerii complete a cerinţelor prevăzute în DEPO. Încălcarea principiului “transparen ţ ei”, respectiv punerea la dispoziţie tuturor celor interesaţi a
informaţiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică. Încălcarea principiului “tratamentului egal", respectiv aplicarea în mod nediscriminatoriu a criteriilor de
selecţie şi a criteriilor pentru atribuirea contractului de achiziţie publică, astfel încât oricefurnizor/executant/prestator să aibă şanse egale de a i se atribui contractul respectiv.
Posibilitatea informării suplimentare a unor competitori în defavoarea altora.
Recomand ăr i : Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la transmiterea r ăspunsurilor la
solicitările de clarificări primite din partea unor ofertanţi. Stabilirea prin procedur ă a unui responsabil cu transmiterea r ăspunsului la clarificările la DEPO solicitate
de ofertanţi. Coroborarea conţinutului procedurilor cu responsabilităţile stabilite prin fişele posturilor. Efectuarea de instruiri profesionale în cadrul serviciului pentru însuşirea legislaţiei şi a cadrului
procedural, cunoaşterea şi interpretarea corectă a acestora şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultateleobţinute.
Echipa de auditori interni a examinat respectarea prevederilor legale privind completările la DEPO şidreptul de a solicita clarificări şi au constatat faptul că în urma unei solicitări pentru o clarificare, r ăspunsulnu a fost transmis decât solicitantului, nu şi celorlalţi competitori. Această acţiune contravine cadrului
normativ, având drept consecinţă respingerea unor oferte datorită neînţelegerii complete a cerinţelor prevăzute în DEPO, sau informarea suplimentar ă a unor competitori în defavoarea altora.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 215/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 216/233
Audit financiar –Caiet de seminar
216
5.4. Încheierea contr actul ui de achizi ţ ie publi c ă
Concomitent cu efectuarea celorlalte testări, echipa de audit a examinat respectarea prevederilor legaleîn ceea ce priveşte existenţa avizelor (ştampile şi semnături) din partea autorităţii contractante şi acontractantului, pe ultima pagină a contractului.
Din evaluare a reieşit că deşi, prevederile legislative în vigoare nu stipulează obligativitatea semnării
contractului pe fiecare pagină, există riscul de a fi modificat conţinutul anumitor file cu consecinţa diminuăriiobligaţiilor contractantului. În caz de litigiu, autoritatea contractantă nu ar putea demonstra că furnizorul nuşi-a îndeplinit obligaţiile asumate, deoarece aceste obligaţii sunt cuprinse în paginile nesemnate alecontractului, care, eventual ar putea fi întocmite. În acest context, recomandăm introducerea în procedurilecare se vor elabora a obligativităţii semnării contractelor pe fiecare pagină.
De asemenea, s-a constatat existenţa unor copii ale contractelor care nu au men ţiunea „conform cuoriginalul”. Această situaţie conduce la apariţia riscului de a se difuza copii neconforme. Deoarece urmărireacontractelor şi/sau certificarea pentru „bun de plată” se face pe baza copiilor, recomandăm necesitateaasigur ării conformităţii acestora prin elaborarea normelor de lucru.
Aceste aspecte prezentate se încadrează în prevederile legale în vigoare privind desf ăşurarea activităţiide achiziţii publice, dar bună practică în domeniu recomandă elaborarea procedurilor de lucru pentru toateactivităţile desf ăşurate în cadrul entităţii şi prin acestea să se completeze punctele slabe ale cadrului normativcu elemente specifice entităţii.
5.5. Dosarul achizi ţ iei publice
În urma analizei efectuate cu privire la întocmirea dosarelor de achiziţie publică, pentru fiecare contractatribuit, s-a constatat că la nivelul serviciului au fost constituite dosare care se completează pe măsuraîntocmirii, transmiterii sau primirii unor documente referitoare la atribuirea contractului de achiziţie.
5.5.1. Neîntocmi rea complet ă a dosarelor achizi ţ ii lor publi ce pentru toate contractele încheiate –F I AP n r.5.c.
Constat ăr i :
Din analiza echipei de auditori interni au reieşit o serie de nereguli privind: existenţa de dosare care conţin originalele contractelor de achiziţii publice care în mod normal ar trebui să
se regăsească la Direcţia Buget şi Contabilitate; unele dosare sunt incomplete, deoarece nu conţin documentele prevăzute de cadrul normativ,
nerespectându-se astfel OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, art. 52, alin. 2, coroborat cu art. 50,alin 3 din normelor de aplicare, cu modificările şi completările ulterioare, respectiv:
notele privind determinarea valorii estimate a achiziţiei, f ăr ă TVA; DEPO; Decizia de numire a comisiei de evaluare; copiile contractelor de achiziţii.
Consecin ţ e: Dificultate în găsirea unor documente datorită dosarelor incomplete;
Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente; Imposibilitatea urmăririi respectării procedurilor de achiziţie publică, fapt care conduce la nerespectarea
cadrului legal în domeniu, f ăr ă a putea constata şi/sau preveni asemenea situaţii.
Recomand ăr i : Elaborarea procedurii specifice scrise şi formalizate pentru întocmirea dosarelor achiziţiilor publice, care
să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate. Desemnarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice, prin completarea fişei postului, care va
avea atribuţii şi competenţe pentru constituirea dosarelor achiziţiilor publice. Coroborarea atribuţiilor stabilite prin proceduri cu cele din fişele posturilor. Păstrarea la dosare numai a copiilor contractelor de achiziţie încheiate, cu specificarea “conform cu
originalul ”. Reconstituirea dosarelor pentru achiziţiile efectuate şi completarea acestora cu documentele prevăzute de
cadrul normativ şi procedural, pentru ultimii trei ani. Informarea echipei de auditori interni cu rezultateleacţiunii de reconstituire a dosarelor de achiziţii de către persoanele responsabile cu aceste activităţi.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 217/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 218/233
Audit financiar –Caiet de seminar
218
Datorită constatării privind constituirea incompletă a DEPO, echipa de audit intern recomandăorganizarea de instruiri periodice cu personalul serviciului privind această activitate şi elaborarea unor
proceduri de control care să vină în sprijinul comisiei de evaluare care verifică respectarea conformităţiirealizării DEPO.
7. L ansarea proceduri i de cerere de oferte pentr u atri buir ea contractul ui de achizi ţ ie public ă
7.1. Anun ţ ul/Invita ţ ia de participare
În cazul aplicării procedurii de cerere de ofertă în vederea achiziţionării de produse/servicii/lucr ăritrebuie transmise invitaţii de participare la cel puţin 5 furnizori, invitaţii care să cuprindă elemente deidentificare a produsului, data limită pentru depunerea ofertelor etc.
7.1.1. Nerespectarea sistemului de prezentare al anun ţ urilor/invita ţ iilor de participare la li cita ţ i i – F I A P nr. 7.
Constat ăr i : Invitaţiile de participare nu au fost transmise în toate cazurile la cel puţin 5 furnizori/executanţi/prestatori
de la care există premisele obţinerii celor mai bune oferte. Invitaţiile de participare nu informează întotdeauna cu privire la data limită pentru depunerea ofertelor. Publicarea anunţurilor de participare pentru toate achiziţiile s-a f ăcut în acelaşi cotidian. De asemenea, echipa de audit intern a constatat că, în toate cazurile, în aplicarea procedurii de cerere de
ofertă s-a uzitat de art.28 din OUG nr.60/2001 privind achizi ţ iile publice, cu modificările şi complet ărileulterioare, conform căruia autoritatea contractantă trebuie să publice anunţul privind aplicarea proceduriide cerere de ofertă şi într-o publicaţie de circulaţie naţională, caz în care poate atribui contractul deachizi ţ ie publică şi în situa ţ ia prezent ării unui singur ofertant .
Consecin ţ e: Baza de selecţie a ofertelor este mai mică, (de regulă nefiind mai mult de doi ofertanţi pentru fiecare
achiziţie), reducându-se posibilitatea asigur ării unui preţ mai bun/performanţe tehnice mai mari pentrusubiectul achiziţiei. Posibilitatea limitării numărului ofertanţilor, respectiv aria lor restrângându-se propor ţional cu cota de
piaţă a acestui cotidian. Posibilitatea contestării şi anulării procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
Recomand ăr i : Întocmirea procedurii specifice, scrisă şi formalizată, referitoare la anunţurile/invitaţiile de participare Stabilirea unui responsabil cu elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurii. Asigurarea corobor ării responsabilităţilor din fişele posturilor cu procedura elaborată. Realizarea verificării de către şeful Serviciului Achiziţii Publice a însuşirii cadrului normativ de către
salariaţii serviciului şi influenţarea evaluării anuale cu rezultatele practice obţinute de aceştia.
În urma analizei efectuate, auditorii interni au depistat disfuncţionalităţi privind sistemul de prezentareal anunţurilor/invitaţiilor de participare, şi anume faptul că nu este respectat numărul minim de posibiliofertanţi invitaţi, astfel încât oferta câştigătoare să poată fi una dintre cele mai avantajoase de pe piaţă, iar multiplele posibilităţi de publicitate sunt reduse la minimum prevăzut de cadrul normativ, care, de asemenealimitează numărul ofertanţilor înscrişi în competiţie.
În consecinţă, recomandarea auditorilor interni a fost de responsabilizarea realizării acestei activităţi, prin întocmirea unei proceduri de lucru specifice şi asigurarea corobor ării sarcinilor din fişele posturilor cu procedurile elaborate.
7.2.Dreptul de a solicita clarific ări la DEPO
În perioada auditată nu au existat solicitări privind unele clarificări asupra DEPO întocmită de entitatea
contractantă.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 219/233
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 220/233
Audit financiar –Caiet de seminar
220
Constituirea unei echipe de control şi verificarea tuturor licitaţiilor din ultimul an, pentru a constata dacăaceste erori de calcul pentru stabilirea ofertei câştigătoare au fost întâmplătoare sau se prezintă deja ca o
practică în cadrul compartimentului achiziţii. Analiza rezultatelor acestei acţiuni de control, luarea măsurilor care se impun şi informarea echipei de
auditori interni.
Echipa de auditori interni a constat nereguli în stabilirea clasamentului ofertelor participante la licitaţiişi a recomandat o pregătire susţinută şi continuă a salariaţilor serviciului, ca potenţiali membrii în comisiilede evaluare.
De asemenea, pentru a uşura şi asigura corectitudinea calculelor efectuate în vederea stabilirii oferteicâştigătoare s-a recomandat întocmirea de proceduri de control, scrise şi formalizate, şi stabilirearesponsabilităţilor adecvate pentru monitorizarea implementării acestora.
8.3. Încheierea contr actul ui de achizi ţ ie publi c ă
În legătur ă cu întocmirea contractelor de achiziţii publice, echipa de auditori interni a constatat o problemă, cu posibile consecinţe negative asupra fondurilor publice alocate achiziţiilor. Din acesteconsiderente, în afar ă de elaborarea unui FIAP (Fi şa de identificare şi analiza a problemei) s-a procedat şi la
întocmirea unui FCRI (Formular de constatare şi raportare a iregularit ăţ ilor), problemă care fiind o potenţială iregularitate care a fost comunicată şefului structurii de audit intern în termenul prevăzut de cadrulnormativ, respectiv 24 de ore, iar acesta, la rândul său, a comunicat conducerii în următoarele 48 de ore.
8.3.1. Înc ălcarea clauzelor pri vind actuali zarea/revizui rea pre ţ urile din contractele de achizi ţ i i public – FIAP nr. 8b.
Constat ăr i : Din analiza Dosarului de achiziţie publică nr. 8 s-a constatat:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIA SRLau fost încheiate clauze privind actualizarea şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitare agunoiului menajer, pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creşterea
anuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urma
căruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional prin care se stabileşte că
tariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.
Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un act adi ţ ional cu acelaşi număr şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.
În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
Din verificarea efectuată de către echipa de audit la firma prestatoare, s-a constatat că în anul 2005,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc. Pentru majoritatea instituţiilor publices-a practicat tariful maxim.
Consecin ţ e: Posibilitatea prejudicierii entităţii prin inexistenţa unor clauze de actualizare/revizuire adecvate. Spre
exemplu în situaţia de mai sus autoritatea contractantă a plătit în plus în anul 2005 suma de 45.000.000 lei.
Recomand ăr i : Întocmirea unor proceduri de control (check-list) cu ajutorul cărora să se poată verifica respectarea
prevederilor contractuale. Elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate în ceea ce priveşte încheierea contractului de achiziţie
publică şi derularea ulterioar ă a contractelor ce depăşesc perioada unui an.
Asigurarea responsabilităţilor prevăzute în proceduri prin fişele posturilor.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 221/233
Constantin I a ţ co
221
Realizarea unui sistem de pregătire profesională cu personalul compartimentului achiziţii şi influenţareacu rezultatele acestuia a evaluărilor anuale.
Echipa de auditori interni, în baza acestui FIAP, a elaborat şi FCRI, pe care l-a transmismanagementului general în vederea acţionării în timpi reali, şi prezentat în cele ce urmează.
FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR
Constatare: În urma misiunii de audit intern, efectuată la Serviciul Achizi ţ ii Publice din cadrul Direc ţ iei
Administrative şi Patrimoniu, în perioada 01.03-05.05.2005, la Dosarul achizi ţ iei publice nr. 8, s-au constataturmătoarele:
La contractul de servicii nr. X/2001, atribuit de autoritatea contractantă ofertantului SC ECOLOGIASRL au fost încheiate clauze privind actualizarea şi/sau revizuirea valorii prestaţiei de evacuare şi depozitarea gunoiului menajer, pentru întreaga perioadă de valabilitate a contractului, 2003-2005, respectiv creştereaanuală a tarifului pe mc cu 5% (tariful de pornire, pentru anul 2003, a fost de 80.000 lei/mc gunoi menajer,f ăr ă TVA).
În anul 2004, societatea prestatoare înaintează autorităţii contractante un memoriu justificativ, în urmacăruia stabileşte tariful prestaţiei lunare la 100.000 lei/mc f ăr ă TVA, începând cu ianuarie 2005.Tot în 2004 se înregistrează pe adresa autorităţii contractante un act adi ţ ional prin care se stabileşte ca
tariful prestaţiei de evacuare şi depozitare a gunoiului menajer să fie de 100.000 lei mc începând cu ianuarie2005, f ăr ă TVA. Actul adiţional a fost găsit semnat doar de prestator.
Corespunzător clauzelor contractuale, pentru anul 2005, al treilea an din perioada de valabilitate acontractului, tariful trebuia să fie de 88.000 lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
De asemenea, la contract, în mod inexplicabil, se mai încheie un act adi ţ ional cu acelaşi număr şi dată,dar cu conţinut diferit în ceea ce priveşte tariful pentru anul 2005, respectiv 125.000 lei/mc, f ăr ă TVA.
În consecinţă, pentru anul 2005, diferenţa nejustificată prin clauzele contractuale a fost de 37.000lei/mc gunoi menajer, f ăr ă TVA.
Datorit ă acestor iregularit ăţ i, autoritatea contractant ă a pl ătit în plus în anul 2005 suma de
45.000.000 lei .
Echipa de auditori interni, din verificarea efectuată la firma prestatoare a constatat că, în anul 2003,aceasta a practicat mai multe tarife de la 75.000 lei la 125.000 lei mc, iar pentru majoritatea instituţiilor
publice a practicat tarife maximale, evident cu acordul contractanţilor.
Acte nor mati ve înc ălcate: OUG nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 41, alin (3) si
(7). HG nr. 461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.
60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare – art. 51^2, alin. (3).
Recomand ăr i :
Deoarece au fost angajate cheltuieli suplimentare nejustificate, propunem recuperarea sumei de45.000.000 lei, de la SC ECOLOGIA SRL. În eventualitatea în care suma nu se poate recupera de la SCECOLOGIA SRL, directorul Direcţiei Administrativ şi Patrimoniu va stabili, în vederea recuper ării,
persoanele responsabile de derularea contractului care, deşi aveau cunoştinţă de prima formă a contractului,au înaintat, spre aprobare conducerii autorităţii contractante un act adiţional cu acelaşi număr şi dată, dar cutarife diferite de cele stabilite prin contract.
Faptul ca a fost aprobat, conduce la ideea că nu există o procedur ă pentru această activitate, astfelconducerea a semnat pe încredere, f ăr ă a verifica contractul.
De asemenea, recomandăm elaborarea unei proceduri scrise şi formalizate şi stabilirea unui responsabilde procedur ă.
9. Administrarea contractului de achizi ţ ie public ă
9.1. Dosarul de urm ări re a derul ări i contractulu i încheiat
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 222/233
Audit financiar –Caiet de seminar
222
9.2. Constatarea minusurilor sau plusurilor la recep ţ ie
9.3. Certi fi carea şi veri fi carea facturil or
Pentru evaluarea administr ării contractelor de achiziţii publice încheiate, auditorii interni au procedat la
intervievarea unui salariat din cadrul Serviciului Achiziţii Publice. S-a constatat astfel, că responsabilitateaurmăririi derulării unui contract, ulterior încheierii lui, este a şefului echipei care a contribuit la desf ăşurareaîntregii proceduri pentru atribuirea acestui contract. Acesta are ca responsabilităţi:- verificarea corectitudinii etapelor de decontare, funcţie de specificul achiziţiei contractate;- recepţia obiectului contractului de achiziţie publică şi întocmirea documentelor justificative;- urmărirea respectării termenelor plăţilor intermediare la contract şi conformitatea facturilor şi ordinelor de
plată;- nedepăşirea valorii contractului etc.
Din analiză, auditorii interni au evaluat ca funcţională activitatea de administrare a contractelor deachiziţii publice încheiate de entitatea publică.
III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a Programului de audit şi a Programului de intervenţie la faţa locului, a constatărilor efectuate, întimpul colectării şi prelucr ării informaţiilor, şi în timpul muncii pe teren. Toate constatările au la baza probede audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru (liste de control, foi de lucru,interviuri, note de relaţii) întocmite de auditorii interni şi însuşite de factorii de management ai entităţii.
Echipa de auditori interni pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea de achiziţiipublice conform grilei:
ApreciereNr.crt.
ObiectivulFuncţional De îmbunătăţit Critic
1. Organizarea activităţii de achiziţii publice X
2. Programul de achiziţii publice X3. Pregătirea aplicării procedurii de licitaţie deschisă
pentru atribuirea contractului de achiziţie publică X
4. Lansarea procedurii de licitaţie deschisă pentruatribuirea contractului de achiziţie publică
X
5. Derularea procedurii de licitaţie deschisă pentruatribuirea contractului de achiziţie publică X
6. Pregătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achiziţie publică
X
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică
X
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achiziţie publică X
9. Cai de atac - - -10. Administrarea contractului de achiziţie publică X
Evaluarea are la baza discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, înşedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi fezabile.
De asemenea, consider ăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea de achiziţiipublice se înscriu în parametri normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern înentităţile publice.
În consecinţă, apreciem că prin implementarea recomandărilor echipei de audit intern activitatea deachiziţii va cunoaşte o ameliorare semnificativă.
Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de ac ţ iune în vederea implement ăriirecomand ărilor şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul de implementare al acestora.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 223/233
Constantin I a ţ co
223
Data:
Auditori interni, Supervizat,Comănescu Cristian Petrescu Aurel
Băcescu Ana
3.14. Transmiterea proiectului raportului de audit intern
Proiectul Raportului de audit intern se prezintă structurii auditate care poate r ăspunde în termen de 15zile de la primirea raportului.
Scopul înaintării proiectului este de a da posibilitate entităţii auditate să analizeze proiectul şi săformuleze un punct de vedere asupra constatărilor şi recomandărilor auditului.
Proiectul de Raport de audit intern transmis la entitatea auditată trebuie să fie complet, cu toate dovezileasupra faptelor, constatărilor, recomandărilor şi concluziilor la care se face referire.
În sinteză, procedura Transmiterea proiectului de Raport de audit intern se prezintă astfel:
Conducătorul
compartimentului de auditintern
- Transmite proiectul Raportului de audit intern la entitatea auditată.
Entitatea/structura auditată - Analizează proiectul de Raport de audit intern.- Solicită, dacă este cazul, o Reuniune de conciliere.- Transmite punctul de vedere la proiectul Raportului de audit intern în termen
de 15 zile de la primirea Proiectului.AuditoriiConducătorulcompartimentului de auditintern
- Revăd r ăspunsurile de la entitatea auditată.- Discută, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.
Auditorii - Precizează în Raportul de audit intern aspectele reţinute din punctul devedere al entităţii auditate, dacă este cazul.
- Îndosariază punctul de vedere al entităţii auditate, în Dosarul permanent,
Secţiunea B.
3.15. Reuniunea de conciliere
La solicitarea entităţii auditate auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere, în vederea reanalizăriiconstatărilor şi recomandărilor formulate.
Scopul Reuniunii de conciliere este acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de cătreauditori în proiectul Raportului de audit intern şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.
În sinteză, procedura Reuniunii de conciliere se prezintă astfel:
Auditorii - Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere alentităţii auditate, Reuniunea de conciliere.
- Informarea entităţii auditate asupra locului şi datei Reuniunii deconciliere
- Întocmesc Minuta reuniunii de conciliere.AuditoriiEntitatea auditată
- Analizează constatările şi concluziile din Proiectul raportului de audit învederea acceptării recomandărilor formulate.
3.16. Raportul de audit intern
Fiecare misiune de audit intern se finalizează prin întocmirea unui Raport de audit intern, care este adusla cunoştinţa celor auditaţi şi este semnat de către conducătorul care a aprobat misiunea de audit.
Raportul de audit intern se întocmeşte pe baza proiectului de Raport de audit intern
şi trebuie s
ăincludă eventualele modificări discutate şi convenite în cadrul Reuniunii de conciliere.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 224/233
Audit financiar –Caiet de seminar
224
Raportul de audit intern va fi însoţit de Sinteza constat ărilor şi recomand ărilor , care se recomandă săcuprindă 3-7 pagini, funcţie de volumul acestuia.
Raportul de audit intern în formă finală, incluzând şi punctele de vedere ale entităţii auditate seconsider ă complet şi se pregăteşte pentru tipărire şi difuzare.
Auditorii interni r ămân responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înaltă calitate a Raportului deaudit intern şi întocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare.
În sinteză, procedura P15 privind elaborarea Raportului de audit intern final , este următoarea:
Supervizorul - Supervizează activităţile realizate de către auditori.- Semnează Raportul de audit intern pe ultima pagină.
Auditorii - Constată că toate modificările aprobate la proiectul de Raport suntefectuate;
- Finalizează Raportul de audit intern;- Constată dacă lista de difuzare este completă şi corectă.- Semnează Raportul de audit intern pe fiecare pagină.
Notă: Datorit ă faptului că , în cadrul Ş edin ţ ei de conciliere , constat ările şi recomand ările echipei de auditori interni au
fost acceptate de cei audita ţ i, dar şi datorit ă faptului că ace ştia au prezentat Planul de ac ţ iune şi Calendarul de implementare al recomand ărilor care a fost discutat şi agreat de echipa de auditori interni, proiectul Raportului de audit intern a r ămas definitiv şi a devenit Raport deaudit intern f inal.
În aceste condi ţ ii, echipa de auditori interni a preg ătit Raportul de audit intern pentru managementul general, dar şi o Sinteza a r aportului de audit intern pe care o prezentam în cele ce urmează.
S I N T E Z ARAPORTULUI DE AUDIT INTERN
I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern privind Activitatea de achizi ţ ii publice din cadrul entităţii publice s-adesf ăşurat conform prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activit ăţ ii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 şi a Normelor specificeaprobate de conducerea entit ăţ ii. Misiunea a fost cuprinsă în Planul de audit intern pe anul 2005, şsi a fostrealizată de auditorii interni: Comănescu Cristian, auditor superior şi Băcescu Ana, auditor principal.
II. CONCLUZII
Echipa de auditori interni în baza Programului de audit intern, a testărilor şi analizei efectuateevaluează Activitatea de achizi ţ ii publice din cadrul entităţii, după cum urmează:
OpinieNr.crt.
ObiectivulFuncţional De îmbunătăţit Critic
1. Organizarea activit ăţ ii de achizi ţ ii publice X2. Programul de achizi ţ ii publice X3. Preg ătirea aplicării procedurii de licita ţ ie deschisă
pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică X
4. Lansarea procedurii de licita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică
X
5. Derularea procedurii de licita ţ ie deschisă pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică
X
6. Preg ătirea aplicării procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizi ţ ie publică
X
7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentruatribuirea contractului de achizi ţ ie publică
X
8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru
atribuirea contractului de achizi ţ ie publică X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 225/233
Constantin I a ţ co
225
9. C ăi de atac - - -10. Administrarea contractului de achizi ţ ie publică X
III. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI
Principalele constatări şi recomandări rezultate din evaluare sunt:
Constatare 1: Programul de achiziţii publice al entităţii, pe anul 2005, este fundamentat necorespunzător.(FIAP nr. 2.a.)
Recomandar e 1: Echipa de auditori interni propune stabilirea unui responsabil cu elaborarea Programului de achizi ţ ii
publice, care să aibă atribuţii clare privind solicitarea referatelor de necesitate de la structurile din cadrulentităţii, verificarea conformităţii, centralizarea şi prioritizarea achiziţiilor din cadrul acestora.
De asemenea, auditorii interni consider ă necesar ă implementarea unui sistem de pregătire profesionalăa personalului implicat în activitatea de planificare, care să fie realizat de responsabilul cu elaborarea Programului de achizi ţ ii publice.
Constatare 2: Schimbarea procedurii de licita ţ ie deschisă în alte tipuri de proceduri, cum ar fi: cererea de oferte,
negocierea cu o singur ă sursă sau chiar cumpărare direct ă, prin divizarea plafonului în sume par ţiale maimici. Din analiză a reieşit că aceasta este o practică frecventă în cadrul entităţii auditate. (FIAP nr. 2.b.)
Recomandar e 2: Numirea unei persoane care să aibă responsabilitatea verificării timp de 6 luni, de la data finalizării
misiunii de audit intern, a sistemului de selectare al procedurilor de atribuire a contractelor de achizi ţii publice.
Constituirea unei echipe de control pentru verificarea pe ultimul an a licitaţiilor realizate, în vedereaevaluării consecinţelor care au afectat entitatea în cazurile de divizare a valorii totale în sume par ţiale maimici şi schimbarea tipului de licitaţie.
Constatare 3: Unele persoane numite prin ordin, de conducere, pentru a face parte din comisiile de evaluare pentru
atribuirea contractelor de achiziţii publice, nu au participat în comisii şi nu au semnat declaraţiile deconfidenţialitate şi declaraţiile de impar ţialitate, sau le-au semnat ulterior, după deschiderea ofertelor. (FIAP nr. 3.b.)
Recomandar e 3: Ataşarea unei anexe, la ordinul de numire al membrilor comisiilor de evaluare pentru atribuirea
contractelor de achiziţii publice, cu atribuţiile ce le revin în această calitate, pe care să le semneze de luare lacunoştinţă.
Constatare 4: Întocmirea incompletă a dosarelor de achiziţii publice pentru toate contractele încheiate. (FIAP nr. 5.c.)
Recomandar e 4: Desemnarea unui salariat care să aibă prin fişa postului responsabilitatea de a verifică completitudinea
dosarelor privind achiziţiile publice întocmite în cadrul compartimentului, conform legii.Stabilirea unei echipe pentru verificarea dosarelor achiziţiilor publice constituite în ultimii trei ani şi
asigurarea completării acestora într-un termen rezonabil, dacă este cazul.
Constatare 5: Încălcarea clauzelor privind actualizarea/revizuirea preţurilor din contractele de achiziţii publice
încheiate. (FIAP nr. 8b)
Recomandar e 5: Completarea procedurilor existente cu prevederi clare şi responsabilităţi adecvate pentru a evalua
nerespectarea acestora.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 226/233
Audit financiar –Caiet de seminar
226
Stabilirea unei persoane pentru elaborarea procedurilor, monitorizarea respectării şi actualizăriisistematice a acestora.
Recomandar e general ăElaborarea procedurilor, scrise şi formalizate, pentru toate activităţile care se desf ăşoar ă în cadrul
Serviciului Achizi ţ ii Publice prin dezvoltarea si completarea cadrului normativ. De asemenea, pentru
activităţile de elaborare a procedurilor să se stabilească responsabilii cu realizarea, monitorizareaimplementării lor şi actualizarea periodică.
Precizam că în Sinteza au fost prezentate FIAP-urile reprezentative, în număr de cinci, dar Raportul deaudit intern cuprinde 10 FIAP-uri şi un FCRI care a fost transmis managerului general, pentru instrumentare,înainte de finalizarea misiunii de audit intern.
Data:
Auditori interni, Supervizat,Comănescu Cristian Petrescu Aurel Băcescu Ana
3.17. Difuzarea raportului de audit public intern
Şeful compartimentului de audit intern transmite raportul de audit intern finalizat, împreună curezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii auditate conducătorului entităţii publice care a aprobatmisiunea, pentru analiză şi avizare. După avizare, raportul de audit intern, în copie va fi comunicat structuriiauditate.
Curtea de Conturi a României are acces la rapoartele de audit intern în timpul verificărilor pe care leefectuează.
Raportul de audit intern trebuie să fie însoţit şi de o Sinteză a constatărilor şi recomandărilor.Pentru instituţia publică mică, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conducătorului
acesteia.În sinteză, procedura P16 privind Difuzarea Raportului de audit intern este următoarea:
Auditorii - Transmit Raportul de audit intern, rezultatele concilierii şi punctul de vedere alentităţii auditate la conducătorul compartimentului de audit intern care a aprobatmisiunea.
- Pentru instituţia publică mică Raportul de audit intern se transmiteconducătorului acesteia spre avizare.
Conducătorulcompartimentului deaudit intern
- Semnează şi transmite Raportul de audit intern conducătorului entităţii auditate.
Conducătorul entităţiicare a aprobat misiuneade audit intern
- Analizează şi avizează Raportul de audit intern.
Auditorii - Transmit entităţii auditate o copie a Raportului de audit intern.- Transmit la U.C.A.A.P.I. sau la organul ierarhic superior o informare despre
recomandările care nu au fost avizate, însoţită de documentaţia de susţinere.
3.18. Urmărirea recomandărilor
Obiectivul acestei etape este asigurarea că recomandările din raportul de audit intern sunt aplicateîntocmai la termenele stabilite şi în mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.
Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracteruladecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entităţii auditate pe bazarecomandărilor din Raportul de audit intern.
Structura de audit intern va comunica conducătorului entităţii publice stadiul implementăriirecomandărilor şi va raporta progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.
În sinteză, procedura privind Urmărirea recomand ărilor se prezintă astfel:
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 227/233
Constantin I a ţ co
227
Auditorii - Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor;- Verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.
Entitatea/structura auditată - Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not ă de informare cu privirela stadiul implement ării recomand ărilor din Raportul de audit intern;
Conducătorul
compartimentului de auditintern
- Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor
înregistrate în implementarea recomandărilor;- Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează
conducătorul entităţii publice.
Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor constă în:- elaborarea unui Plan de ac ţ iune, însoţit de un Calendar privind implementarea acestuia;- transmiterea la structura de audit a Planului de ac ţ iune şi a Calendarului privind implementarea acestuia:- nominalizarea activităţilor ce se vor realiza pentru a asigura implementarea recomandărilor;- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;- stabilirea termenelor de realizare a recomandărilor;- punerea în practică a recomandărilor;- comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor.
- evaluarea rezultatelor obţinute.Structura de audit intern verifică şi raportează la organul ierarhic imediat superior sau la U.C.A.A.P.I.asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor şi, de asemenea, comunică stadiulimplementării recomandărilor conducătorului entităţii publice.
Modelul privind întocmirea F i şei de urm ărire a recomand ărilor este următorul:
Procedura P17: Urmărirea recomandărilor
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR
ENTITATEA PUBLICĂ Serviciul Achiziţii Publice Data: 31.08.2006
Serviciul Audit Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea de
achizi ţ ii publiceRaport de audit nr.
X/ ......2006RecNo.
Recomandarea Implementat Parţial
implementat Neimplementat
Data planificată/Data implementării
1. Elaborarea procedurilor specificecare reglementează activitatea deachiziţii publice
X31.12.2006
2. Asigurarea corobor ării atribuţiilor şi responsabilităţilor stabilite prinfişele posturilor cu procedurilespecifice
X
31.12.2006
3. Stabilirea unui responsabil cuelaborarea Programului de achiziţii
publice.X
Data scadentă legală pt.elaborare plan
4. Ordinul de numire al comisiei deevaluare să aibă în anexă atribuţiileşiresponsabilităţile fiecărei funcţiidin comisie, implicit alesecretarului comisiei cu sarcinaverificării semnăriideclaraţiilor de confidenţialitate şi
impar ţialitate înainte dedeschiderea ofertelor.
X
15.07.2006
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 228/233
Audit financiar –Caiet de seminar
228
5. Existenţa unei proceduri privindmodul de lucru al membrilor comisiilor deevaluare în activitatea de achiziţii
publice.
X
31.08.2006
6. Stabilirea unui responsabil cutransmiterea r ăspunsului la
clarificările la DEPO solicitate deofertanţi.
X
31.07.2006
7. Efectuarea de instruiri, de cătreşeful Serviciului achiziţii publicecu
personalul, pentru cunoaşterea şiinterpretarea corectă a legislaţiei.
X31.07.2006
8. Stabilirea unui responsabil cutransmiterea r ăspunsului laclarificările la DEPO solicitate deofertanţi.
X 30.06.2006
9. Desemnarea unui salariat dincadrul Serviciului achiziţii publice,
prin completarea fişei postului,
care va aveaatribuţii şi competenţe înîntocmirea dosarelor achiziţiilor
publice;
X
30.09.2006
10. Reconstituirea dosarelor pentruachiziţiile efectuate în ultimii treiani.
X 31.12.2006
11. Realizarea verificării de către şefulServiciului achiziţii publice aînsuşirii cadrului normativ de cătresalariaţii serviciului şi influenţareaevaluării anuale cu rezultateleinstruirilor periodice.
X
30.09.2006
12. În cazurile în care în urma
procedurii de licitaţie prin cererede oferte nu se primesc cel puţin 2oferte corespunzătoare, să se repete
procedura
X 31.07.2006
13. În toate cazurile în care se facachiziţii publice să se urmăreascăelaborarea unui caiet de sarcinicare să cuprindă toatecaracteristicile tehnice şi altecaracteristici, astfel încât produsulachiziţionat să corespundănecesităţilor
X
31.12.2006
n. ………………. …. …. …… ……
Instruc ţ iuni 1. In troduce ţ i recomand ări le deaudit dup ă cum sunt prezentate în Raportu l de audit
2.Verifica ţ i coloana corespunz ătoare: implementat, par ţ ial implementat, neimplementat
3. In troduce ţ i data planificat ă pentr u implementare în Raportu l de audit şi data implement ăr i i
Entitatea/structura auditat ă: Serviciul Achizi ţ ii Publice
Data şi semn ătura conduc ătorului: Radu Nicolae
Auditor :Comanescu Cristian, Bacescu Ana
Data şi semn ătura :
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 229/233
Constantin I a ţ co
229
3.19. Supervizarea
Supervizarea reprezintă activitatea de îndrumare, consiliere, supraveghere şi verificare efectuată decătre supervizor asupra activităţii echipei de audit, se realizată pe tot parcursul derulării misiunii de auditintern prin semnarea documentelor întocmite.
Scopul activităţii de supervizare este asigurarea că obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse în
condiţii de calitate, şi se materializează în:- ofer ă instrucţiunile necesare derulării misiunii de audit intern;- verifică executarea corectă a programului misiunii de audit intern;- verifică existenţa elementelor probante;- verifică dacă redactarea Raportului de audit intern (atât cel intermediar, cât şi cel final) este concisă, clar ă
şi se efectuează la termenele fixate.Conducătorul compartimentului de audit intern sau persoana desemnată de către acesta, este responsabil
cu supervizarea misiunii de audit intern.
În sinteză, procedura privind Supervizarea se prezintă astfel:
Auditorii - Prezintă conducătorului compartimentului de audit intern documentele dinDosarul permanent al misiunii de audit intern.
Conducătorulcompartimentului deaudit intern
- Ofer ă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit intern;- Verifică executarea corectă a Programului de audit intern;- Verifică existenţa elementelor probante;- Supervizează FIAP-urile;- Verifică dacă redactarea Raportului de audit intern este exactă, clar ă, concisă;- Verifică dacă Raportul de audit intern este elaborat la termenul fixat.
Procedura de supervizare se concretizează în elaborarea Listei de supervizare a documentelor , conformmodelului.
Procedura P18: Supervizarea
ENTITATEA PUBLICĂServiciul Audit Intern
LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Avizat: Petrescu Aurel
Nr.
crt.
Lucrarea Propunerea sefului structurii de
audit/supervizorului misiunii, caurmare a revizuirii documentului
R ăspunsul auditorilor
interni
Revizuirea de către seful
structurii de audit/supervizorul misiunii de
audit a răspunsurilorauditorilor
1. Declaraţia deindependenţă
Există o incompatibilitate. Este propusă o altă persoană în echipa deaudit.
De acord
2. Programulintervenţiei la faţalocului
Nu există concordanţă la obiectivulnr. 5 faţă de Tematica în detaliu
Obiectivul a fostref ăcut în program De acord
3. FIAP nr. 8b Se constată o pagubă şi nu existăfişa de iregularitate
S-a întocmit FCRIDe acord
… …n. Proiect de Raport
de audit intern
La pag. 7, alin. «constatarea nu are
la bază dovezi». Se solicităreanalizarea constatărilor.
S-au reanalizat
constatările şi paragraful a fosteliminat
De acord
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 230/233
Audit financiar –Caiet de seminar
230
3.20. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii
Conducătorul compartimentului de audit intern trebuie să elaboreze Programul de asigurare şiîmbunăt ăţ ire a calit ăţ ii sub toate aspectele activităţii de audit, prin respectarea normelor metodologicegenerale şi specifice, a Codului etic al profesiei, a Standardelor şi a bunei practici internaţionale de către toţi
auditorii interni. Programul de asigurare şi îmbunăt ăţ ire a calit ăţ ii realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale şi a activităţii de calitate.
Activitatea de evaluare a funcţionalităţii auditului intern se realizează sistematic şi periodic prinevaluări interne şi evaluări externe.
3.20.1. Evaluarea internă
Evaluarea internă constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către conducătorul compartimentului de audit intern, prin care acesta examinează eficacitateanormelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în modcorespunzător, garantând calitatea raportului de audit intern.
Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape/proceduri din derularea misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor implicaţi prin planificarea unor acţiuni de pregătire profesională.
Evaluarea internă a auditorilor se realizează după fiecare misiune de audit intern. Aceasta seformalizează prin întocmirea Fi şei de evaluare a misiunii de audit intern, conform modelului de mai jos şi searhivează în Dosarul permanent, Secţiunea D, Supervizarea.
Modelul privind întocmirea F i şei de evaluare a misiunii de audit intern este următorul:
Procedura – P18: Supervizarea
ENTITATEA PUBLICĂ
Serviciul Audit Intern
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-3112.2005Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006Auditor evaluat: Comănescu Cristian/Băcescu AnaLuat la cunoştinţă:Întocmit: Petrescu AurelData: 15.04.2006
Bugetul de timp planificat: 255 Bugetul de timp efectiv: 255 ore
1 2 3 4 5 Observa ţ i i În etapa de preg ătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şicontroalele prevă zute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activit ăţ ii
X
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndepliniriiobiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat
X
A fost necesar să se lucreze peste orele de program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficient ă folosire aresurselor de audit
X
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;
X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 231/233
Constantin I a ţ co
231
Bugetul de timp planificat: 255 Bugetul de timp efectiv: 255 ore
1 2 3 4 5 Observa ţ i i A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structuriide audit intern
X
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile audita ţ ilor în procesul de audit
X
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manier ă eficient ă şi la timp X Audita ţ ii au avut posibilitatea să revad ă constat ările şirecomand ările când au fost identificate problemele
X
Normele de audit intern, au fost respectate X Constat ările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii,respectiv sunt formulate recomand ări practice pentru problemeidentificate
X
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte X Exist ă probe de audit care să sus ţ ină concluziile auditorului X Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,competente, relevante şi folositoare
X
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în
conformitate cu normele de audit intern
X
Bugetul de timp a fost respectat X Nivel de productivitate personal ă al auditorului intern. X
Evaluarea internă a misiunii de audit intern mai poate fi realizată şi de conducerea entit ăţ ii auditatecăreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o apreciere asupradesf ăşur ării misiunii de evaluare şi a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii.
Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin Fi şa de evaluare amisiunii de audit intern întocmită de către entitatea/structura auditată. De asemenea, acest document searhivează în Dosarul permanent, Secţiunea D, Supervizarea.
Modelul privind întocmirea F i şei de evaluare a misiunii de audit intern de c ătre structura auditat ăeste următorul:
Misiunea de audit: Activitatea de achizi ţ ii publicePerioada auditată: 01.01.2005-31.12.2005Perioada misiunii: 01.02.2006-15.04.2006Auditor evaluat: Comănescu Cristian/Băcescu AnaLuat la cunoştinţă:Întocmit: Radu Nicolae, sef Serviciu Achiziţii PubliceData: 15.04.2006
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ
NoteNr.crt.
Obiectiv auditat1 2 3 4 5
Obs.
1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutulmisiunii
X
2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea deefectuat
X
3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau laîmbunătăţirea unora deja existente
X
4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privindmodul de desf ăşurare
X
5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanţă cuactivităţile desf ăşurate
X
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 232/233
Audit financiar –Caiet de seminar
232
6. Constatările au fost prezentate într-o manier ă logică,structurată, dinamică şi interesantă
X
7. S-a r ăspuns în toate cazurile la întrebările legate demisiunea de audit, iar r ăspunsurile au condus la obţinereade concluzii relevante
X
8. Misiunea a fost desf ăşurată adecvat, intervenţia la fata
locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate X9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acestaa fost util în găsirea de soluţii la probleme X
10. Cum evaluaţi în general misiunea de audit X11. Consideraţi că obiectivele de audit stabilite au privit
activităţile cu riscuri majoreX
12. În desf ăşurarea misiunii de audit au fost prezentateconstatările şi recomandările când au fost identificate
problemeX
13. A existat o bună comunicare între auditor şi auditat X14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional X
15. Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut
cel mai mult- claritatea recomand ărilor - conduita auditorilor interni- calitatea discu ţ iilor
16. Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcutcel mai puţin
Întâlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu întotdeauna din vina auditatului.
17. Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii.
18. Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de auditCalitatea procedurilor privind achizi ţ iile publice elaborate în urma recomand ărilor.
19. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:1 pentru nesatisf ăcător;2 pentru slab;3 pentru satisf ăcător;4 pentru bine;5 pentru foarte bine.
Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explica ţ ii scrise
3.20.2. Evaluarea externă
Evaluarea externă a funcţionalităţii activităţii de audit intern se realizează de U.C.A.A.P.I., D.A.P.I. şiorganul ierarhic superior pentru structurile din subordine prin verificarea respectării normelor metodologicegenerale şi specifice, a Standardelor de audit intern, a bunei practici recunoscute în domeniu şi a Codului etical profesiei.
Activitatea de evaluare externă a activităţii de audit intern, în România, conform cadrului normativgeneral, se realizează o dată la 5 ani, ocazie cu care, în funcţie de necesităţi, se iniţiază măsuri corective încolaborare cu conducătorul entităţii evaluate în cauză.
7/22/2019 Audit Financiar - Caiet de Seminar
http://slidepdf.com/reader/full/audit-financiar-caiet-de-seminar 233/233
Constantin I a ţ co
BIBLIOGRAFIE
1) BOULESCU MIRCEA, GHIŢĂ MARCEL, MAREŞ VALERICĂ – Controlul fiscal şi auditul financiar-fiscal , Editura CECCAR, Bucureşti, 2003.
2) BOULESCU MIRCEA, GHIŢĂ MARCEL, MAREŞ VALERICĂ - Fundamentele auditului, EdituraDidactică şi Pedagogică, Bucureşti, 2001
3) GHIŢĂ MARCEL - Auditul intern, Editura Economică, Bucureşti, 20054) GHIŢĂ MARCEL, CORNELIA NECULAU – Ghid practic privind activitatea de achizi ţ ii publice,
Editat de Unitatea Centrală pentru Armonizarea Auditului Public Intern, Ministerul Finanţelor Publice,Bucureşti, 2006