Sommaire

Annexe 1 : Note sur la méthodologie utilisée durant la mission d’audit 2

Annexe 2 : Echantillon de marchés audité 4

Annexe 3 : Liste des marchés passés en 2001 4

Annexe 4 : Les procédures de passation des marchés publics 4

Annexe 5 : Circuit de la passation des marchés publics 5

Annexe 6 : Les procédures d’exécution et de paiement des marchés publics 5

Annexe 7 : Circuit de l’exécution et de paiement 5

Annexe 8 : Typologie des anomalies relevées 5

Annexe 9 : Réponses aux observations de l’audit 6

Termes de référence de la mission 8

Liste des personnes rencontrées 8

Sigles et abréviations 18

Fiches des marchés audités ( 13 fiches) 19

 

Annexe 1 : Note sur la méthodologie utilisée durant la mission d’audit

 Au plan méthodologique, notre intervention a eu lieu selon les modalités suivantes : 

1. 1.      Prise de connaissance et évaluation des procédures d'élaboration des dossiers, de passation, d'exécution et de contrôle des marchés publics.

 Cette étape a consisté en une prise de connaissance et une évaluation du dispositif existant de l'élaboration des dossiers de passation, d'exécution et de contrôle des marchés publics, le contexte institutionnel existant afin d'en examiner les qualités, les performances et les faiblesses. Nous avons examiné particulièrement : 

- -          Les structures institutionnelles qui constituent le cadre d'exécution des marchés publics au Tchad dans toutes leurs phases ;

- -          L'organisation administrative, la réglementation, les procédures administratives et comptables en place pour la gestion des projets et des marchés ;

- -          Le processus d'exécution des marchés, de la constitution du dossier au contrôle à posteriori du marché comportant notamment, l'établissement des dossiers, les procédures et conditions de fonds et de forme de passation des marchés, l'exécution et la surveillance concomitante des marchés, les réceptions provisoires et définitives des marchés de fournitures et de travaux, les contrôles a posteriori des marchés publics.

 Plus généralement, nous nous sommes attachés à vérifier les insuffisances par rapport à la réglementation en vigueur des marchés passés au cours de l’exercice 2001.

 

2. 2.      Audit physique et financier des marchés 

Nous avons audité 5 appels d’offres ayant donné lieu à 13 marchés, passés au cours de 2001.

 

L'audit des marchés a été effectué sur la base des pièces prévues par les dispositions réglementaires et du dossier ayant servi au paiement par le comptable public assignataire de la dépense.

D'une façon générale, nous avons examiné l'application de la réglementation en vigueur et le respect des règles de bonne gestion des marchés publics ainsi que l'efficacité économique de ces procédures (recherche du meilleur rapport qualité/prix).

Nous avons vérifié tout particulièrement:

 

- -          La légalité, la régularité budgétaire et la bonne application de la réglementation des marchés publics;

- -          L'existence, la qualité et la validité des documents du marché (dossier d'appel d'offres, cahier des charges dont celui des clauses générales et celui des clauses particulières, devis descriptifs, estimatifs, situation d'exécution et procès-verbaux) ; la bonne application des prix (bordereaux des prix, mercuriales, références aux prix du marché, validité et régularité des décomptes) ;

- -          Les dépenses effectuées sur chaque marché, afin de s’assurer que celles-ci sont conformes aux dispositions contractuelles, et que les fonds ont été utilisés aux fins prévues.

 Nous avons demandé communication des pièces manquantes à la DGMP, à l’autorité contractante et dans certains cas au maître d’œuvre.

 L'audit physique des marchés a consisté à vérifier sur place et pour les marchés choisis la bonne réalisation qualitative et quantitative des travaux et fournitures et notamment : 

- -          La conformité quantitative et qualitative des travaux réalisés et des fournitures faites aux clauses des marchés, aux cahiers des charges, devis descriptifs et devis estimatifs et autres documents du marché ;

- -          La qualité, la véracité, la sincérité des contrôles sur place et la conformité des procès-verbaux de réception provisoire et définitive des travaux et des marchandises ;

- -          La situation des cautions et mains levées non délivrées.

 

Pour certains contrôles exigeant une technicité spécifique, nous nous sommes fait assister par des experts qualifiés indépendants.

 

3. 3.      Recommandations pour améliorer la passation et l’exécution des marchés publics

 Sur la base de l'analyse des marchés publics, nous nous sommes attachés à examiner les voies et moyens devant permettre :  

- -          Le renforcement des capacités de suivi de la réglementation sur les marchés publics ;

- -          L'amélioration des procédures de passation des marchés par toutes les mesures utiles (organisation, attributions, renforcement des capacités techniques, etc.) ;

- -          Le renforcement du suivi physique, financier, budgétaire des marchés publics et le contrôle concomitant des marchés,

- -          L'amélioration de l'efficience des contrôles à la fin ou à la livraison des marchés (réception définitive ou provisoire des marchés).

 

4. 4.      Réalisation de la mission et plan de travail La première phase de la mission ayant conduit à l'élaboration d'une version provisoire du rapport a duré environ 60 jours.  Les autorités Tchadiennes concernées ont ensuite eu délai de 10 jours après sa remise pour faire part de leurs observations sur le rapport provisoire. Le rapport définitif a été émis environ 15 jours après réception des commentaires des autorités sur le rapport provisoire. Nous avons attaché un soin tout particulier à la présentation de notre rapport et à sa lisibilité, notamment en insérant chaque fois que cela sera nécessaire des tableaux et visuels permettant une prise de connaissance synthétique et rapide de nos principales conclusions et recommandations. Les rapports ont été émis chaque fois en français. 

Annexe 2 : Echantillon de marchés audit

Annexe 3 : Liste des marchés en 2001

 

Annexe 4 : Les procédures de passation des marchés publics

Résumé des principales étapes dans la passation des marchés publics

 1. Identification et expression du besoin : autorité contractante (Ministère bénéficiaire des prestations)2. Préparation du DAO: Ministère bénéficiaire des prestations

3. Contrôle et validation du DAO: DGMP4. Lancement de l’appel d’offres : autorité contractante5. Dépouillement des offres: CAC6. Analyse des offres: Sous-commission technique d’évaluation des offres7. Proposition d’attribution du marché: CAC8. Souscription du contrat : titulaire9. Signature du contrat : titulaire, autorité contractante, Président de la CAC

         Si marché inférieur à FCFA 500 millions: Ministre des finances          Si marché compris entre FCFA 500 millions et FCFA 1 milliard: Premier

Ministre          Si marché supérieur à FCFA 1 milliard: Président de la République

10. Notification: autorité contractante 

Annexe 5 : Circuit de la passation des marchés publics

Annexe 6 : Les procédures d’exécution et de paiement des marchés publics

Résumé des principales étapes dans l’exécution et le paiement des marchés publics

 1. Notification du marché : autorité contractante2. Engagement : Contrôle financier et engagements ( DCFE)3. Cautionnement : titulaire du marché4. Réalisation du marché : titulaire du marché5. Réception : Comité de réception ( plusieurs membres)6. Attachements, factures, décomptes: titulaire du marché7. Liquidation : autorité contractante8. Ordonnancement: Ordonnateur délégué9. 9.       Paiement : Trésor10. 10.   Annexe 7 : Circuit de l’exécution et de paiement

Annexe 8 : Typologie des anomalies relevées

ANNEXE 8

ANOMALIES RELEVEES MINEDUC N°55

1. CONTRAT AUDITE  

31Différence entre les prix unitaires du détails estimatif et du bordereau des prix  Absence du CCAG et du CCTG  

33Retard dans la livraison par rapport aux délais contractuels  

34Délai de paiement anormalement long  

36Non respect des clauses contractuelles de remboursement des avances de démarrage du FER  

38Pénalités non décomptés  

39Faible Capacité d'absorption des ressources par le système  2. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE PASSATION DES MARCHES  

9Date d'ouverture des plis non respectée  

10Quorum non atteint lors de l'ouverture des plis. 4

11Absence de vérification par la CAC des documents administratifs à l'ouverture des plis  12Délai d'analyse des offres non respecté  

Analyse non équitable des offres  18Délai d'analyse des offres trop long  22Non-objection conditionnée du BDF  26

Non respect de la réglementation préalable aux négociations après attribution 

29Délai d'approbation du marché long

 

3. FONCTIONNEMENT DES INSTANCES DE PASSATION DES MARCHES  

13Présidence de la CAC assurée par le DG des Marchés Publics en lieu et place du SGG  15Présence irrégulière d'un membre dans la sous commission d'analyse  16Erreur d'analyse de la sous commission entérinée par le comité technique  17Irrégularités dans l'analyse des offres  

20Quorum non atteint lors de l'attribution du marché 4

21Fonctionnement de la CAC non-conforme à la réglémentation  

25Non prise en compte des critères techniques et absence d'une véritable négociation des prix par le comité de négociation  

35Surévaluation des prix 4

Prix anormalement bas  

40Archivage des documents insuffisant ou inadéquat 44. FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ET DES INSTANCES DE CONTRÔLE INTERNE  Insuffisances techniques significatives dans le DCE  Absence de contrôle sur les mentions obligatoires du DCE par la DGMP  

19Supervision insuffisante des travaux des sous-commissions par le comité technique.  

27Non enregistrement du marché  

28Contrôle préalable précédent l'approbation du marché inexistant  30Garanties non-présentées par le titulaire du marché 437Contrôle a posteriori inexistant 4

Quantités livrées non conformes aux attentes  5. LE MAITRE D'OUVRAGE (AUTORITE CONTRACTANTE)  

1Délai de lancement de l'appel d'offres anormalement long  2 DCE mal élaboré ou non adapté 4

3Absence de mentions obligatoires sur le DCE 44Envoi tardif du DCE à la DGMP  6Demande de validation des frais de retrait du DCE auprès du SGG non effectuée 4

7Autorisation préalable de la CAC pour passer l' AOR non requise 48Liste restreinte non constituée conformément aux dispositions réglementaires 4

23Absence de retenue de garantie 430Garanties non-présentées par le titulaire du marché 4

Annexe 9 : Réponses aux observations de l’audit

Termes de référence de la mission

1.1 AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES

Termes de référence

l. ContexteDans le cadre du programme de réforme appuyé par le Fonds monétaire et la Banque mondiale, le Gouvernement de la République du Tchad a entrepris une réforme en profondeur du système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics. Pour marquer dès maintenant l'amorce d'un changement irréversible du système, plusieurs initiatives ont été prises. D'abord, le Président de la République a signé, le 17 juillet 2001, le décret N° 357/PR/PM/2001 portant définition des seuils de passation et de délégation de compétence d'approbation des Marchés Publics. De plus, la Direction des Marchés Publics (DGMP) a lancé le 1er août le premier numéro du Bulletin trimestriel des marchés publics, renforçant ainsi de façon très considérable la transparence du système de passation des marchés. Finalement, la DGMP a entrepris des démarches afin de lancer la rédaction d'un nouveau Code des Marchés Publics ayant pour objectif de définir un cadre juridique et institutionnel visant, d"une part, à garantir, grâce à une réalisation efficiente de la commande publique, la bonne gestion des fonds publics et, d'autre part, à assurer aux dépenses publiques, un impact effectif sur le développement socio-économique et la réduction de la pauvreté. Dans le cadre de la réforme des marchés publics il, est prévu également de renforcer le contrôle a posteriori de la passation des marchés. C’est ainsi que pour l'année budgétaire 2001, le gouvernement s’est engagé à réaliser des audits a posteriori pour les cinq marchés les plus importants autres que ceux portant sur les projets financés et suivis par la Banque mondiale, la Banque africaine de développement et l'Union européenne. Ces audits devront être réalisés par un Cabinet de réputation internationale. Les audits seront rendus publics, de même que les procédures de suivi après audit. Sur la base de l'expérience pour l'exercice de 2001, le gouvernement adoptera une méthodologie permanente d'audit a posteriori des marchés publics. 2. Objectifs de l’audit L'audit a posteriori de la passation des marchés a pour objectif de permettre aux autorités compétentes de se faire une opinion sur la pertinence des procédures de passation des marchés et des mécanismes de contrôle interne mis en place par l’Administration dans la gestion des

marchés publics afin de déterminer si les fonds mis à la disposition des entités contractantes ont été utilisés de façon efficace afin d'atteindre l'objectif cherché. A cet effet, l'Auditeur devra procéder à l'examen des procédures de passation, de signature, de mise en oeuvre et d'exécution des marchés. Cet examen visera entre autres, la cohérence de ces procédures avec la réglementation en vigueur, y compris le cas échéant, avec les dispositions des accords de financement régissant les marchés sur financement extérieurs.   En particulier, l'Auditeur indépendant devra: Donner son opinion sur les procédures de passation des marchés ainsi que sur le processus suivi pour I’exécution des contrats qui font l'objet de l'audit a posteriori; Vérifier que la procédure suivie est conforme aux dispositions de la réglementation en vigueur et que cette procédure est guidée par des principes d'économie, d'efficacité, de transparence et d’équité; Exprimer son opinion sur la qualité de l'exécution des contrats incluant les aspects techniques, la réalisation physique ainsi que le caractère compétitif des prix; Identifier les cas de passation des marchés non conformes à la réglementation en vigueur pour les marchés de travaux, fournitures et services, entre autres - et sans que la liste soit limitative - les cas où (a) la procédure de passation de marché n’est pas celle dictée par la législation - avec une attention particulière pour les contrats attribués selon une procédure de gré à gré; (b) l'offre évaluée la mieux-disante n'a pas été retenue; (c) le marché signé est différent des dispositions du projet de marché et du dossier d'appel d'offres; (d) l'attributaire est une compagnie “boite postale” ou “fantôme”- (e) les recommandations du rapport d'évaluation n'ont pas été suivis; (f) des éléments importants du contrat ont été négociés après, adjudication; (g) il existe des conflits d’intérêt entre l'adjudicataire et les instances d’évaluation des offres; et (h) si les cas relevés sont acceptables eu égard à la réglementation et aux dispositions des conventions de financements extérieurs; Procéder à la réconciliation et la comparaison des dépenses réellement effectuées pour les marchés de travaux, fournitures et services de consultants par rapport aux dispositions contractuelles de ces marchés afin de vérifier si les fonds ont été utilisés aux fins prévues; Evaluer si le Maître d'ouvrage a un dispositif de contrôle interne adéquat et efficace et que ledit système de contrôle permet d'assurer que (a) la procédure de passation des marchés suivie est conforme à la réglementation, (b) qu'elle est mise en oeuvre de manière efficace et dans des délais raisonnables, (c) que les paiements sont effectués dans les délais requis et uniquement pour les dépenses éligibles et pour des travaux, fournitures et services réellement effectués et réceptionnés; Faire des recommandations sur l’amélioration du système de passation des marchés, de la gestion, du suivi et du contrôle a posteriori des marchés ainsi que sur le système d’archivage de toute la documentation relative aux marchés publics. 3. Etendue de l’audit

 L’audit portera sur les cinq marchés les plus importants autres que ceux portant sur les projets financés et suivis par la Banque mondiale, la Banque africaine de développement et l’Union européenne. L'Auditeur constituera une liste exhaustive de tous les marchés de plus de 10 millions de FCFA passés par l'Administration au cours de l'année 2001, et identifiera les cinq marchés les plus importants. L'Auditeur procédera à un examen détaillé de la documentation et des pièces justificatives afférentes aux cinq contrats retenus. Pour certains contrats, et en cas de nécessité, il visitera les sites des services bénéficiaires pour y faire des inspections physiques sur la qualité et la quantité des biens, travaux et services fournis. En cas de besoin, et dans la mesure du possible, les prix unitaires seront comparés à ceux des contrats similaires financés dans d'autres secteurs et vérifiés par rapport aux prix pratiqués sur le marché international. L’examen des pièces justificatives se fera en conformité avec la réglementation en vigueur les dossiers d'appel d'offres, les marchés et les dispositions des conventions de financement extérieures, le cas échéant. Dans le souci de couvrir méthodiquement les différents objectifs, l'examen de l'Auditeur portera principalement sur les points suivants: Déterminer la conformité des procédures, du processus et de la documentation de passation des marchés ou de contrats avec la réglementation en vigueur et/ou les dispositions des conventions de financements extérieurs relatives à la passation des marchés. Apprécier le respect du souci d’efficacité et d’économie dans la passation des marchés. Vérifier dans la mesure du possible, l'existence éventuelle d'un lien entre les insuffisances relevées, les pratiques inappropriées, les décisions/actions douteuses et les pratiques de corruption ou de manœuvres frauduleuses. Evaluer la capacité du Maître d'ouvrage concerné à gérer efficacement la passation des marchés ; faire des commentaires sur la qualité de la passation des marchés, des contrats par structures compétentes y compris les délais à chaque étape du processus; et identifier les causes de retard, le cas échéant. Déterminer la conformité et la fiabilité du système de classement et d'archivage de la documentation relative à la passation des marchés par rapport aux normes minimales requises. Vérifier, autant que possible, la réception, la livraison et l'achèvement des travaux, biens et services, conformément aux spécifications du marché et aux normes techniques ; faire des commentaires sur le caractère raisonnable des prix. Identifier, à la lumière des écarts et insuffisances, les lacunes dans les contrats de passation des marchés et faire des recommandations pour améliorer le système, y compris pour le contrôle interne et le contrôle a posteriori. 4. Documentation Les documents servant de base aux décisions de la passation des marchés comprennent,sans que cette liste soit limitative : 

Les dossiers de présélection, d'appel d'offres et de consultation pour les biens, travaux et services;Les procès verbaux d’ouverture des plis;Les rapports d’évaluation pour la sélection des entreprises, fournisseurs et consultants; L'approbation des autorités compétentes, y compris le cas échéant des bailleurs de fonds, pour les marchés de gré à gré;Les recommandations d’attribution des marchés.Les procès verbaux de réception provisoire et définitive relatifs à la qualité et à la quantité des travaux et des biens objet du marché ainsi que les rapports validés des consultants pour les prestations de service.5. Méthodologie L'audit a posteriori s’articulera autour de trois phases principales: Avant le début des travaux, l’Auditeur aura pris soin de finaliser son plan de travail, la méthodologie utilisée et le calendrier de son intervention. Au préalable, il aura obtenu de l’Administration, la liste de tous les marchés supérieurs à 10 millions de francs CFA pour l’exercice 2001 et autres informations essentielles sur les marchés objet de l’audit a posteriori, la disponibilité des pièces justificatives, les lieux d’archivage de ces documents et les informations complémentaires auprès des bailleurs de fonds pour les contrats sur financements extérieurs; Sur le terrain, I’Auditeur travaillera avec la Chambre des Comptes et les Autorités responsables de la passation des marchés, la Direction Générale des Marchés Publics (DGMP), la Commission d'Appel à la Concurrence, les Commissions ministérielles, les Maîtres d'ouvrage concernés et les bénéficiaires. Il vérifiera la liste de tous les marchés supérieurs à 10 millions de francs CFA pour I’exercice 2001, identifiera les cinq marchés les plus importants, et complètera les informations requises; Au terme de sa mission, l'Auditeur soumettra un rapport d’audit dans les délais et en conformité avec les dispositions des présents termes de référence. L'Auditeur s’inspirera des notes jointes en annexe aux présents termes de référence comme canevas pour mettre en oeuvre sa méthodologie. 

6. Rapport de l’Auditeur 

6.1. A la fin de l'audit, et avant l'achèvement de son rapport final, l'Auditeur présenterases premières conclusions et recommandations à l'Administration et aux partenaires sousforme d’un rapport provisoire d’audit.

 6.2 Le résultat principal de l'audit sera le rapport final d’audit qui engage laresponsabilité du seul Auditeur et ne représente que les opinions de celui-ci.

 6.3 Le rapport final d’audit mettra en évidence les conclusions et recommandations de l'Auditeur, les détails de la méthodologie et des procédures suivies et les éléments qui soutiennent ses conclusions. Les précisions sur les recommandations seront traitées dans les annexes.

 6.4. Sauf justification contraire de l'Auditeur, la structure du rapport sera la suivante:

 - Résumé des conclusions et recommandations rédigé sous forme de note;- Description de l'audit : Objectifs ; Contexte, étendue, approche et type d'audit;- Conclusions sur :

Les contrats audités;Le fonctionnement du système de passation de marchés;Le fonctionnement des instances de passation des marchés;Le fonctionnement du système et des instances de contrôle interne et a posteriori; Les Maîtres d’Ouvrage ;Considérations générales.

- -                Recommandations sur l’amélioration du système, y compris contrô1e interne et

a posteriori.

Les ANNEXES comprendront entre autres:

Les Termes de Référence;

La liste des marchés audités;La méthodologie utilisée;Les résultats de l'Audit (par contrat) incluant les détails de toutes les conclusions de l'Auditeur avec les éléments justifiant chaque conclusion les tableaux et les graphiques illustrant l'analyse détaillée réalisée durant l'audit.

 6.5 L’Administration et les partenaires prendront connaissance du rapport d'audit provisoire, examineront toutes les conclusions et recommandations et feront part de leurs commentaires sur ce document. L'Auditeur n'est pas tenu de modifier ses conclusions ou d’intégrer les commentaires. En cas de désaccord entre les recommandations de l’Administration ou les partenaires et celles de l'Auditeur, il devra indiquer la position de l’Administration et des partenaires, textuellement.

 Tous les rapports seront rédigés en français.

 7. Calendrier 7.1. L'audit sera réalisé au Tchad et le rapport final soumis à l'Administration et aux partenaires dans un délai maximum de 90 jours calendaires à partir de la date de signature de contrat entre le Gouvernement du Tchad et l’Auditeur. 7.2 Le rapport provisoire de l'Auditeur sera soumis à l’Administration et aux partenaires dans un délai de 60 jours calendaires à partir de la signature de contrat entre le Gouvernement du Tchad et l'Auditeur. 7.3 L'Administration et les partenaires fourniront leurs commentaires par écrit sur le rapport provisoire d'audit dans les 20 jours calendaires dès réception du rapport. Le rapport final d'audit sera soumis à l'Administration et aux partenaires dans les 10 jours calendaires à compter de la réception des commentaires écrits sur le rapport provisoire d'audit. 7.4 Le début de la mission d"audit est prévu le : “ 15 mars 2002”. 

8. Profil de l'Auditeur 8.1. L'audit sera réalisé par un Cabinet de réputation internationale. Le personnel clé de l'Auditeur devra justifier d’une grande expérience dans ce domaine. Les curriculum vitae du personnel clé de l'Auditeur seront vérifiés et acceptés par l’Administration lors de l'évaluation des offres techniques du Consultant et ce dernier ne sera pas autorisé à modifier la composition de l’équipe proposée pour assurer cet audit. Ce personnel devra avoir une très bonne connaissance du français. 9. Informations et documents mis à la disposition de l'Auditeur par l'Administration 9.1 Les documents et pièces justificatives énumérés en annexe aux présents termes de référence seront obtenus auprès de la DGMP, du Maître d'ouvrage concernés par cet audit et/ou par toute autre source. La plupart de ces informations seront disponibles dans les dossiers de la DGMP et l’Auditeur devrait vérifier et consulter ces informations dans les bureaux de cette institution. 9.2. L’Auditeur travaillera en collaboration étroite avec le personnel de la Chambre des Comptes, de la DGMP et des Maîtres d’ouvrage concernés pour effectuer les vérifications quotidiennes et les travaux d'audit à réaliser. Autant que faire se peut, l’Auditeur fournira au Maître d'ouvrage, un délai pour lui permettre de rassembler les informations et documents dont il aura besoin ainsi que pour planifier les visites sur le terrain. 9.3 L’Administration désignera un interlocuteur à la Chambre des Comptes et à la DGMPqui aura pour rô1e de faciliter le travail de l’Auditeur et d'assurer la liaison, l'appui etla coordination avec les Maîtres d'ouvrage et les services administratifs impliqués dans la liste des marchés à auditer. Ces personnes seront le point focal de communication entre les Auditeurs, I’Administration et les Maîtres d’ouvrage. 9.4 L'Administration ne fournira pas le logement, le transport et autres services à l’Auditeur, mais ce dernier aura accès à tous les dossiers des marchés à auditer et aux sites d’exécution de ces marchés.                  

        ANNEXE 1 NOTE SUR LES MARCHES A AUDITER  1. Sur la base des informations fournies par l'Administration et autres sources disponibles, l’Auditeur est entièrement responsable de ]’établissement de la liste des cinq contrats à auditer. 2. L'Auditeur devra vérifier les dossiers des marchés objet de l'audit avec une attention particulière sur les aspects, la documentation et les procédures suivantes: · Capacité du Maître d’Ouvrage : qualification du personnel, rô1e du personnel chargé de

la passation de marchés.· La publicité (avis et rectificatifs éventuels).· La pré/post qualification.· L'ouverture des offres (date réelle par rapport à date prévue).· Les dossiers d'appel d'offres.· L’évaluation des offres et I’attribution des marchés.· La prorogation de la validité des offres.· Les contrats signés.· Les avenants aux contrats et ordres de service modifiant les quantités.· Les paiements réellement effectués par rapport au montant du contrat.· Les garanties (caution provisoire et définitive, avances, retenue de garantie, etc.).· Les plaintes et/ou réclamations des entrepreneurs, fournisseurs, consultants.· Les pénalités de retards, la non conformité avec les garanties exigées, etc.· Les protestations des soumissionnaires/contractants.· Les raisons des retards dans l'achèvement des contrats.· Les délais de paiement, le cas échéant.· Les litiges contractuels et leur résolution.· Les commentaires/vérification/interventions de l'Administration à chaque étape ; durée

d’intervention et efficacité.· Tout autre sujet pertinent. 3. Vérification de la documentation et de l’exécution des marchés En plus de la vérification des documents mentionnés ci-dessus, des vérifications spécifiquesdes dossiers doivent être réalisées dans les locaux des Maîtres d'Ouvrage. Ce contrôle supplémentaire a pour but d'évaluer la performance des contrats attribués ainsi que leur niveau de conformité avec les exigences et les spécifications techniques (ex. test, certificats d’inspection), les conditions de paiement et le respect des délais d'exécution. Cette revue mettra l'accent sur :

 i) les modifications qualitatives et quantitatives de I’étendue du contrat : sur la base de la soumission et du marché, les modifications seront vérifiées en vue d’évaluer leur conformité par rapport à la réglementation en vigueur.

 li) situation des livraisons : les dates convenues pour les différentes livraisons dans chaque contrat seront vérifiées et tout écart relevé. Dans certains cas, la destination finale des livraisons devra également être vérifiée.iii) situation des paiements : les éléments justifiant les paiements par les Maîtres d'Ouvrage devront être vérifiés. Les informations sur les paiements devront également servir à vérifier et à confirmer la date d'achèvement.

 iv) disponibilité de la documentation : l'Auditeur devra aussi vérifier la disponibilité de la documentation relative à chaque contrat, tel que les procès verbaux de réception, les inspections réalisés et les tests de laboratoire, et des polices d"assurance et les garanties diverses.

 4. Des inspections physiques devront couvrir les contrats de chaque catégorie de biens, travaux, fournitures y compris l’installation et les prestations de service, (peu importe la méthode de passation des marchés). Les types d’inspections suivants s’appliqueront pour les marchés de biens et de travaux: 

i) inspections physiques des biens : contrôle qualité (conformité avec lesspécifications techniques stipulées dans le contrat) et confirmation des livraisons;

 i) inspections physiques ponctuelles des biens livrés : ce type d’inspection

devra être complété par la vérification des pièces justificatives afin de confirmer la livraison des quantités spécifiées dans le marché et d'évaluer le respect de la qualité.

  iii) inspections physiques inopinées des biens livrés : ce type d’inspection devra

être complété par la vérification des pièces justificatives sur l’utilisation/l’installation des biens reçus à des points géographiques différents.

iv) les visites de chantier : des descentes sur le terrain devront être effectuées afin de vérifier la situation des travaux et de confirmer leur achèvement. Les vérifications des pièces (procès verbal de réception provisoire, liste des réserves, procès verbal de réception définitive, etc.) seront également effectuées.

 

ANNEXE 2 

Liste non exhaustive des documents et informations que l’Administrationdoit mettre à la disposition de l'Auditeur pour les marchés objet de l’audit

Publicité dans la presse nationale et autres publications

Marchés de biens et travaux Invitation à la présélection (le cas échéant).Date et publication Dossier de présélection (le cas échéant)Demande(s) d'éclaircissementsAdditifsProcès - verbal de visite du siteRapport d'évaluation Avis d'appel d'offresDate et publication Dossiers d'appel d'offresDemande(s) d’éclaircissementsAdditifsProcès-verbal de la conférence préalable (le cas échéant) Procès-verbal de l'ouverture des plis (qualité et contenu du PV)Rapport d’évaluation de la sous-commission d'analyse ,Demande(s) d'éclaircissements et réponse de l'AdministrationPlainte(s) des soumissionnaires et réponse de l’Administration Lettre de notification Marché signé (et toute explication sur les écarts entre le contrat signé, d'offre retenue et les dispositions du dossier d'appel d’offres). Contrats de consultants Sollicitation d’expressions d’intérét (le cas échéant)Date et publication Dossier de consultationListe restreinte des consultants Rapport d'évaluation des offresProcès-verbal des négociationsContrat signé ANNEXE 3

INFORMATION SUR LES MARCHES

I. Général:l. Financement2. Nom du Maltre d’Ouvrage3. Intitulé du marché4. Numéro du marchéS. Description des biens, travaux ou services6. 6.             Nom de I’attributaire du marché 7. 7.             Nombre d'offres reçues8. Date de signature 9. Date de l'attribution/signature10. 10.         Délai d’exécution11. 11.    Date de réception12. 12.    Lieu de livraison ou de construction

II. Procédure de passation des marchés:l. Désignation et numérotation des lots2. Type de marchés : travaux fournitures, services, autres3. Méthode de passation des marchés (Appel d’offres international, appel d’offres national, consultation restreinte, gré à gré, etc.)4. Présélection (Oui/Non) :S. Simple ou double enveloppe6. 'Préférence nationale (Oui/Non)7. Examen préalable par le bailleur de fonds (Oui/Non). Si oui date et référence

  III. Coûts en F CFA    Prix de l’offee évaluée la moin-disante    Montant du marché à l’attribution    Montant final du marché      IV. Date Prévue RéelleAvis de présélection    Avis d’appel d’offres    Signature du marché    Notification de l’approbation du marché    Réception/Fin du contrat          V. Gestion financière du marché 1. Avenants au marché

Numéro Description Date Incidencefinancière

       

                       2. Paiements

Numéro Montant Date facture

Date de paiement

              

Final      Total      

  VI. Autres informations         

Liste des personnes rencontrées

AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS DU TCHAD

LISTE DES PERSONNES RENCONTREESNom Fonction ou organisme

1 M. ABBA Alhadji DAOUD Société EDAH2 Dr ABDERAMAN CHOUKOU Directeur des établissements sanitaires au Ministère de la santé3 M. ABDOULAYE Directeur Général de Ets SAUVAGINE6 M. ABOUNA OUMAR MAHAMAT Conseiller Technique à la Cour Suprême 8 M. AHMAT AWAD SAKINE Directeur du Trésor

11 M. ANNOUR MAHAMAT HASSAN Directeur Général des Marchés Publics16 M. BELLO Idriss Haman Directeur Général Adjoint des Marchés Publics17 M. BILAL Conseiller à la Chambre des Comptes20 M. CHEVALIER Jérôme Mission Résidente Banque Mondiale23 M. DJOGOYE BAD24 M. DJON FAMBE Directeur de l'Ordonnancement25 M. DOLOTAN NOUDJALBAYE Président de la Chambre des Comptes

65 M. SECK ABDOULAYE Ingénieur de SONED AFRIQUE ( Maitre d'œuvre du projet PDIS)75 M. Directeur du Contrôle Financier et des Engagements

Sigles et abréviations

AUDIT A POSTERIORI DE LA PASSATION DES MARCHES PUBLICS DU TCHAD

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

SIGLE /ABREVIATION SIGNIFICATION

AFD Agence Française de DéveloppementAOC Appel d'Offres sur ConcoursAOR Appel d'Offres RestreintBAD Banque Africaine de DéveloppementBDF ou BdF Bailleur de FondsCAC ou CaC Commission d'Appel à la ConcurrenceCCAG Cahier des Clauses Adminstratives GénéralesCCAP Cahier des Clauses Adminstratives ParticulièresCCTP Cahier des Clauses Techniques ParticulièresCPC Cahier des Prescriptions CommunesDAO Dossier d'Appel d'OffresDCE Dossier de Consultation des EntreprisesDCFE Direction du Contrôle Financier et des EngagementsDGMP Direction Générale des Marchés PublicsFCFA Franc CFAFER Fonds d' Entretien RoutierFMI Fonds Monétaire InternationalIGF Inspection Générale des FinancesMEE Ministère de l'Eau et de l' EnvironnementMEN Ministère de l' Education NationaleMINAGRI Ministère de l'AgricultureMINEDUC Ministère de l' Education NationaleMINSANTE Ministère de la Santé PubliqueMO Maître d'ouvrageMSP Ministère de la Santé PubliqueMTPTHU Ministère des Travaux Publics du Travail de l'Habitat et de l'Urbanisme

N/A Non ApplicableP.V. Procès Verbal

PASS Projet d'Appui au Secteur SantéPM Premier MinistrePR Président de la RépubliqueSGG Secrétariat Général du Gouvernement

Fiches des marchés audités ( 13 fiches)

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Définitions relatives aux marchés publics

  Marchés de fournitures. Les marchés de fournitures sont des marchés ayant pour objet l’achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location vente avec ou sans option d’achat de produits ou matériels entre une personne publique et un fournisseur. La livraison de produits peut comporter à titre accessoire des travaux de pose et d’installation.

La notion de marchés de fournitures recouvre :- les marchés de fournitures courantes, qui sont des marchés de fournitures ayant pour objet l’acquisition par l’acheteurde produits déjà existants et qui ne sont pas fabriqués sur spécifications techniques particulières ;- les marchés industriels, qui sont des marchés de fournitures non courantes ayant pour objet principal l’achat de produits qui ne se trouvent pas dans le commerce et que le titulaire doit réaliser sur spécifications techniques propres à l’acheteur public. Il peut s’agir de contrats de nature diverse, par exemple de contrats de recherche, d’études, de faisabilité, de définition ou de conception (d’un système, d’un ouvrage, d’un produit ou d’un procédé) ou bien encore de contrats d’exploitation y compris la prospective ;- les contrats de crédit bail, de location ou de location vente, avec ou sans option d’achat. En revanche, la notion de marché public de fournitures se limite aux marchés portant sur des objets mobiliers ; elle ne couvre pas les ventes, locations-ventes ou contrats de crédit-bail relatifs à des biens immobiliers.(Source : IACMP § 1.1.5.2)

Définitions relatives aux marchés publics

  Marchés de fournitures. Les marchés de fournitures sont des marchés ayant pour objet l’achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location vente avec ou sans option d’achat de produits ou matériels entre une personne publique et un fournisseur. La livraison de produits peut comporter à titre accessoire des travaux de pose et d’installation.

La notion de marchés de fournitures recouvre :- les marchés de fournitures courantes, qui sont des marchés de fournitures ayant pour objet l’acquisition par l’acheteurde produits déjà existants et qui ne sont pas fabriqués sur spécifications techniques particulières ;- les marchés industriels, qui sont des marchés de fournitures non courantes ayant pour objet principal l’achat de produits qui ne se trouvent pas dans le commerce et que le titulaire doit réaliser sur spécifications techniques propres à l’acheteur public. Il peut s’agir de contrats de nature diverse, par exemple de contrats de recherche, d’études, de faisabilité, de définition ou de conception (d’un système, d’un ouvrage, d’un produit ou d’un procédé) ou bien encore de contrats d’exploitation y compris la prospective ;- les contrats de crédit bail, de location ou de location vente, avec ou sans option d’achat. En revanche, la notion de marché public de fournitures se limite aux marchés portant sur des objets mobiliers ; elle ne couvre pas les ventes, locations-ventes ou contrats de crédit-bail relatifs à des biens immobiliers.(Source : IACMP § 1.1.5.2)

Dans la liste de Nomenclature visée par l'Article 27 du code des marchés publics relative aux fournitures et prestations de services homogènes, les fournitures sont visées par les codes allant de 10 à 37. 

(Voir également : marchés de services, prestations de services, marchés de prestations intellectuelles, marchés de fournitures courantes, marchés industriels, marchés de travaux)

Dans la liste de Nomenclature visée par l'Article 27 du code des marchés publics relative aux fournitures et prestations de services homogènes, les fournitures sont visées par les codes allant de 10 à 37. 

(Voir également : marchés de services, prestations de services, marchés de prestations intellectuelles, marchés de fournitures courantes, marchés industriels, marchés de travaux)