A

   

   

 

M

Th

 

At

 Prepa

 Sunlig

Mr.Saee

he Scho

SU

thle

ared by

ght Stee

ed Alza

ool Ge

UNLIGH

R

eti

y:  

ering C

harani

neral D

HT INTE

Riyadh, King

ics

Commit

  

Directo

 

 

ERNAT

gdom of S

 

 

 

s H

ttee  

r  

TIONAL

audi Arab

an

SCHO

ia

ndb

OL

bookk 

1  

PHYSICAL EDUCATION AND ATHLETICS TABLE OF CONTENTS 

CONTENT                       PAGE NO. 

INTRODUCTION                             2 

‐ Note to Parents                           3 

‐ Athletic Mission Statement                                                                                     4 

‐ Program Objectives 

PART I                          5‐8 

‐ Introduction to the Sunlight Scholastic Athletic Program 

‐ Principles of Coaching 

‐ Code of Behavior for Coaches 

PART II                                         9‐18 

      ‐    Athletic Coaches Job Description                                                                                                               ‐    Duties and Responsibilities  

‐ In‐ season Responsibilities 

‐ Post Season Responsibilities 

‐ Coaches evaluation System                                                                                                          

‐    Coaches checklists 

PART III                      19‐45 

‐ Code of Behavior 

‐ Administrator’s Responsibilities 

‐ Eligibility 

‐ Physical Examination 

‐ Changing Sports 

‐ Concussion Management Awareness 

‐ Firs Aid Procedures  

‐ Infection Control 

‐ Observation of Religious Holiday 

PART IV                      46‐50 

‐ Forms, Acknowledgements, Questionnaire and letters. 

2  

INTRODUCTION 

THE ATHLETIC PROGRAM IN SUNLIGHT INTERNATIONAL SCHOOL 

  The athletic program is an integral part of the Sunlight International School educational 

program and is organized to meet the needs and interests of our students.  The program 

has  as  its  major  goal  the  total  development  of  the  individual  through  wholesome 

competition. 

  This  handbook  has  been  prepared  for  use  by  all  Physical  Education  teacher  in  the 

Sunlight  International  School  Athletic  Department.    It  clearly  defines  all  policies  and 

procedures of the Sunlight International School. It has been written to ensure uniformity 

in the conduct of all sports and to serve as a basis for periodic re‐evaluation of the total 

program. 

  By agreeing with  the P.E.  teacher,  you have accepted  the  responsibility  to  familiarize 

yourself with the contents of this manual and to comply with all policies and procedures 

of the Sunlight International School, as well as the Sunlight Athletic Department. You are 

obligated  to uphold  them,  regardless of personal  feelings or differences of opinion.    In 

the event  that a policy proves undesirable or outmoded,  it can be  revisited,  revised or 

eliminated through careful review and shared dialogue.   

  Toward  this  end,  your  continued  input  is  vital  and  encouraged.      If  you  have  any 

suggestions  as  to  how we  can  improve  our  program,  please  feel  free  to  discuss  your 

concerns with me at your convenience. I will do everything in my power to make your job 

as a coach more enjoyable and rewarding.  

   

 

 

3  

NOTE TO PARENTS 

  The purpose of this handbook  is to provide students and their parents with a resource 

that  will  familiarize  them  with  the  athlete  rules,  policies  and  procedures  at  Sunlight 

International  School.  Keep  in mind  that  participation  in  athlete  is  privilege  and  not  a 

right. As privilege often athletics held to a higher standard of behavior. 

  We  encourage  you  to  support  your  child’s  decision  to  play  a  sport  and  attend  their 

contents.  You  are  the  key!  Please  help  them  to  understand  and  abide  by  the  rules, 

regulations, and policies  in  this handbook.  In a world  that  is  flooded with destructives 

alternatives we  strongly  feel  that with  the  support  of  education  system,  the  coaching 

staff and you, we can make difference. 

  As parent  you  can  set  your own academic  standards and behavioral  standards above 

and beyond  the  school  standards. As parent  you have  the  right  to  revoke  your  child’s 

privilege to participate on an interscholastic team if you so choose. Working together to 

develop responsible young people is a team effort, and we need you on our team.   

 

ATHLETICS MISSION STATEMENT 

   It  is privilege to be a student/athlete  in the athletic program at Sunlight  International 

School.  The  school  intends  to maintain  the  sports  program  that  is well managed  and 

meets the needs of the students and the school community.  

  The Scholastic Athletic Program, an integral part of the total educational plan, develops 

mature  and  responsible  young  adults.  Participation  in  sports  helps  to  enrich  personal 

growth and development. 

  Participation on a team requires dedication, hard work and commitment on the part of 

the student. Student athletes set forth standards that are representative of leadership, 

responsibility and excellence.

 

We would  like to welcome you to become  involved and meet the challenge. Enjoyment 

and a meaningful experience await you. GOOD LUCK! 

 

 

4  

PROGRAM OBJECTIVES 

To provide an opportunity to the students who have demonstrated a high level of 

athletic skill to complete on an interscholastic level. 

To provide fulfilling and positive experiences for students. 

To  foster  academic  and  athletic  achievement  through  the  development  of 

attitudes and values those motivate students to pursue excellence.  

To develop  increased knowledge of  skills needed  to achieve  individual and  team 

success through consistency and hard work. 

To  let  students develop  respect  for  teammates, opponents, coach by developing 

emotional control and cooperation.   

To  stress  the  importance  of  physical  fitness,  proper  conditioning,  good  health 

habits and safety. 

To create an atmosphere of team work and to generate school spirit by displaying 

a positive attitude and good sportsmanship 

To  provide  opportunities  to  develop  lasting  friendship  with  teammates  and 

opponents. 

To  provide  leadership  and  supervision  that  focuses  on  skill  development, 

motivation, sportsmanship and good work ethic  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

5  

PART I 

INTRODUCTION TO THE SUNLIGHT ATHLETIC PROGRAM 

 

PHILOSOPHY OF THE SUNLIGHT ATHLETIC PROGRAM 

 Athletics have had a significant influence all over the world, so all societies enjoy unique 

status in athletics program.  

 We believe  that participation  in an athletic  team  is a worthwhile experience, which all 

students should have the opportunity to pursue. In this case Sunlight International School  

affirms  the  right  of  every  student  to  participate  in  the  athletic  program  regardless  to 

gender, race or creed.   We support the regulations and spirit of enjoyment of any right, 

privilege,  advantage  or  opportunity.  Since  athletics  is  a  philosophical  extension  of  the 

physical  education  program  and  classified  as  co‐curricular  activities,  the  goals  and 

objectives  of  athletics  should  be  supportive  of  and  consistent  with  the  goals  and 

objectives  of    the  total  educational  program. When  conducted  properly,  athletics  can 

positively contribute to intellectual, physical, social and emotional development. Growth 

is accomplished when an athletic program, conducted by educationally oriented coaches, 

provides the means to achieving these ends. 

Students who choose to participate in our athletic program will be expected to conform 

to basic  standards of  conduct  and  to demonstrate  a degree of  self‐discipline  and  self‐

sacrifice  for  the welfare  of  their  team. Athletes will  also  be  expected  to  demonstrate 

respect  for  the  dignity  and  rights  of  others,  good  sportsmanship,  and  respect  for 

authority. 

In  order  to more  fully  realize  the  educational  value  of  athletics,  the  athletic  program 

should: 

Emphasize the 3 “C”s: Character, Citizenship and Civility. 

Promote the physical and emotional wellbeing of all participants. 

Be an integral part of the total education program. 

Be conducted within the letter and spirit of all applicable rules and regulations. 

 

 

6  

MIDDLE SCHOOL 

  The Middle School athletic program addresses the physical, social, and emotional needs 

of early adolescence.  The approach to athletics is less competitive, with opportunities to 

participate expanded  in  recognition of  the physical, mental, and  social  changes middle 

school students are experiencing. Participation  is not based on athletic ability; students 

are encouraged to participate in a program that includes:   

Four 10‐weeks seasons to allow for exposure to more athletic activities, 

Coaches who value playing all team members in each contest, 

Extended  time  contests    (5  period  format)    to  allow  for  more  individual 

participation, when possible,  

Voluntary participation in practices during vacation periods, and,  

A policy where league standings are maintained; however, no team championship 

or individual interscholastic honors are awarded.  

HIGH SCHOOL 

  Athletic participation at  the Varsity  level  is more  competitive  than  the Middle  School 

program, and the  junior varsity (JV) program functions as a transition between the two.  

Varsity  competition  is  based  on  ability  and  participation  in  this  program  requires  a 

significant commitment of time as well as adherence to more stringent team and Athletic 

Department rules.  Parents and athletes are advised to take this into consideration when 

deciding  whether  or  not  to  participate  at  the  JV  or  Varsity  level.    In  order  to  fully 

appreciate  a  family’s  commitment  to  JV/Varsity  competition  and  to  avoid 

miscommunication and unrealistic expectations, parents and students must understand 

that: 

Practices/contests are often scheduled on Saturdays and during vacation periods. 

Athletes are required to participate in all practices/contests unless excused by the 

coach. Excessive unexcused absences will result in disciplinary action, which might 

include dismissal from the team. 

Squad selection  is based on ability and “cuts” are made at  the discretion of  the 

coach. 

“Playing time”  is based on ability and substitutions are made at the discretion of 

the coach.  

Athletes who fail to complete a season may not be awarded a letter/certificate or 

receive credit for the season 3. 

7  

MIDDLE SCHOOL / HIGH SCHOOL ACADEMIC RESPONSIBILITIES 

  The Sunlight International School recognizes that a student’s first priority must be to the 

academic  program  and  so  it  always  gains  the  same  status.  Since  participation  in  the 

athletic program requires a significant commitment of time, parents are encouraged to 

monitor their child’s academic progress.  When required to do so, student athletes must 

attend after school make‐up classes, extra help sessions, or the Middle School homework 

center prior to practicing or competing with their team. 

PRINCIPLES OF COACHING 

The coach of a scholastic athletic team assumes a very responsible position in education. 

He has the unique opportunity to work with the students  in an activity that many times 

has a profound and  lasting  impact on  the  lives of  the athletes.   Coaches are viewed as 

role models  and  can  directly  influence  the  decisions made  by  athletes,  and  personal 

rapport can be quickly established.  Through this close association, coaches if they choose 

can  achieve  a  unique  and  seldom  attained  relationship  in  education,  a  personal 

involvement in the lives of students who willingly and eagerly seek guidance, advice and 

counsel.   The  sport  serves as  the vehicle  for  creating  this  climate.   Therefore,  coaches 

should  be  ever  mindful  of  this  role  and  conduct  themselves  accordingly.    No  other 

teachers enjoy so rich an opportunity for molding the character of our youth. 

Coaches are also official representatives of the Sunlight  International School.    It  is their 

personal and professional obligation  to have a  thorough knowledge of  the policies and 

procedures of the Athletic Department and to vigorously enforce them. 

CODE OF BEHAVIOR FOR COACHES 

Set an example both on and off  the playing area.   Be a  living example of  sound 

personal values and good sportsmanship. 

Recognize that athletic competition is a means toward an end, not an end in itself.  

Specifically,  athletics  should  lead  to  the  development  of  healthy,  well‐adjusted 

young men and women. 

Approach  competition  as  a  healthy  and  constructive  exercise,  not  as  a  life  and 

death struggle that requires victory at any price.  It should be fun and enjoyable. 

Recognize  that  the participants  in  individual or  team  sports  are  young men  and 

women with human frailties and limitations who are capable of making mistakes. 

8  

Be  the  modest  in  victory  and  gracious  in  defeat  and  instruct  your  players 

accordingly. 

Be  sensitive  to  the  feelings  and  needs  of  your  players,  and  use  good  judgment 

when addressing  them, avoiding offensive or  sexist  comments, because  in doing 

this they may be disappointed and fill embarrassed before others.  

Be positive and nurturing, because if you nurture them very well is to let them gain 

your attention in coaching.   

By personal attitude and behavior, command the respect of the players. 

Be well groomed.   Personal appearance  is an  indication of self‐respect and helps 

set the tone for the individual or team performance. 

Do  not  use,  or  allow  the  others  to  use  profanity,  crude  or  abusive  language  to 

players, opponents, officials or  spectators, because  it’s  to  create hatred  to each 

other.  

Respect  the  judgment of  the officials.   Although  it  is reasonable  for  the coach  to 

question  an  official’s  decisions  or  even  disagree  with  decisions,  the  official’s 

decision must be accepted graciously. 

Instruct  the players  to  respect  the officials and not  to argue, demonstrate or be 

abusive.    Any  questions with  officials  concerning  rules  interpretation  should  be 

made by the captain or coach. 

Do not bait or harass officials by work or action.    If unhappy with an official, use 

the rating system to register your dissatisfaction. 

Avoid behavior that will incite players, opponents or spectators in game situations. 

Instruct players  in the elements of good sportsmanship and remove players  from 

competition who demonstrate un‐sportsmanlike behavior. 

Implement the rule of no cell phone use during practices and games by example. 

No  coach  should  use  alcohol,  tobacco,  or  other  drugs  before,  during  or 

immediately after any  interscholastic  contest until his/her  supervisory duties are 

completed for that contest. 

Emphasize the 3 “C”s: Character, Citizenship and Civility. 

Avoid biasness to players, opponents or spectators in selecting the team players. 

Embrace the core values of the “Positive Coaching Alliance”. 

Communicate often. Remember, communication is a two way street. Be willing to 

listen  to  players  and  parents  for  the  sole  purpose  of  creating  an  educational 

environment of growth and development and team play. 

 

9  

PART II 

ATHLETIC COACH 

Job Description 

All interscholastic athletic team coaches are directly responsible to the Athletic Director. 

In fulfilling their duties and responsibilities, all coaches are expected to: 

1. Assume complete responsibility for the conduct of their team. 

2. Establish training rules above and beyond the Athletic Department’s rules and ensure 

that these rules are fully explained to all athletes and that they are distributed to and 

signed by each athlete’s parents and returned to the Athletic Department. 

3. Establish positive relationships with coaches, athletes, parents and community 

members. 

4. Supervise the use, issuance, return, cleaning, inventory and storage of equipment, 

uniforms and supplies. 

5. Submit equipment and supply requests to the Athletic Director. 

6. Make recommendations for use and improvement of school facilities. 

7. Attend meetings called by the Athletic Director or Principal.   Attend league, section 

and coaches’ association meetings, and end of the season school and district culminating 

dinners/banquets when required. 

8. Support and conform to the Athletic Department policies and decisions (including First 

Aid, CPR, and concussion requirements), both in fact and spirit. 

9. Participate, when requested, to assist or supervise prospective athletes during school 

physicals. 

10. Prepare a schedule of scrimmages and non‐league contests and submit it to the 

Athletic Director prior to the start of the season. 

11. Administer first aid as required and report all serious injuries to the Health Office, 

Athletic Director and athletic trainer. 

10  

12. Update and monitor the Athletic Department’s Sport specific link to improve School 

District and community communications.13. Avoid cell phone usage while conducting 

practices except in emergency situations.   

      Require and expect the same from athletes. 

14. Schedule and conduct practices on a regularly scheduled basis. 

15. Supervise team members after practices/games until all have left the locker room, 

picked up by parents or left the parking lot side entrance to the gymnasium. 

16. Secure all offices, closets and building exits when leaving. 

17. Complete end of season reports. 

18. Conduct themselves in a professional manner during all practices and games, and 

notify the Athletic Director of any incident that occurs, including but not limited to, a 

coach or athlete being ejected from the competition and/or any other unsportsmanlike 

conduct on behalf of the Sunlight International School players or staff or the opposing 

team. 

19. Keep abreast of the latest development, changes and modifications in their sport. 

20. Make decisions regarding his/her particular team, in keeping with established policies 

and procedures. However, when decisions are of a broader scope and affect other 

coaches and other teams or when the problem clearly falls within the jurisdiction of the 

Athletic Director, action should be reserved for the Athletic Director to review and 

discuss the matter more fully. 

 

 

 

 

 

 

 

11  

COACHING DUTIES AND RESPONSIBILITIES 

I. Pre‐Season Responsibilities 

A. Planning 

Major planning should be meticulously developed before the season begins and should 

include: 

1. Knowing what equipment and supplies are available. 

2. Notifying the Athletic Director of any special or unique equipment needs. 

3. Outline of practice schedule and submit to Athletic Office. 

4. Completion of scrimmage and game schedule. 

5. Organizational meeting with assistant coaches. 

6. Establish criteria for awards. 

7. Outline Rubric for assessment when cuts are being made 

8. Plan end of season gathering 

9. Familiarize yourself with the highschoolsports.net Program 

B. Meeting with Athletes 

  It is recommended that coaches conduct pre‐season meetings with squad members to 

discuss tryouts, practice schedules, team and department rules, and other important 

matters.  Meetings should be publicized in the daily bulletin and by posters and should be 

coordinated with other coaches.  When a meeting is called, it should serve a purpose, be 

well planned and informative. 

C. Scheduling of Non‐League Games and Scrimmages 

  These schedules should be submitted to the Athletic Director well in advance of the 

season so that arrangements for officials and transportation can be made. 

D. Selection of Student Managers 

We encourage each team to appoint a student manager. 

12  

E. Secure Keys from Athletic Director 

Keys are available through the Athletic Department office.  

F. Facilities 

1. It  is the Athletic Director’s responsibility to schedule the use of all physical education 

and  athletic  facilities  for practices,  scrimmages  and  interscholastic  athletic  events.   All 

requests  for use of  facilities by coaches, as well as other organizations, must be made 

through the Athletic Director. 

2. Weekend and vacation practice schedules should be submitted to the  

Athletic Director at  the beginning of each season, and any changes should be  reported 

well in advance so that arrangements can be made to have a custodian on duty to open 

the building for teams when practicing/competing on days when school is not in session. 

3. The Athletic Director will arrange to have all fields and facilities prepared for practices, 

scrimmages  and  games  through  the maintenance  staff.    Coaches  are  responsible  for 

securing the services of a student manager to aid  in running a contest and setting up a 

field or court for play. 

4. The Athletic Director will arrange  for supervisors, scoreboard operators, ticket takers 

and ambulance/doctor coverage.9 

I. In ‐Season Responsibilities 

A. Code of Behavior 

Each coach is responsible for seeing that the Code of Behavior is fully explained  

(Not just merely distributed) and properly signed by each athlete’s parents.   

Athletes should not be allowed to practice with the team until a signed copy of the Code 

of Behavior  is  returned.   Signed copies  from all squad members should be kept on  file 

with the coach. 

B. Supervision of Squads 

1.  It  is  the  responsibility  of  each  coach  to  supervise  his/her  squad  members.  This 

responsibility begins when athletes enter the locker rooms and ends when athletes leave 

the  building  following  practices/games.    Upon  being  excused  from  practice  and  after 

13  

games,  team members  should  be  directed  to  quickly  change,  shower,  and  leave  the 

locker rooms. 

2. The coach shall be  the  last person  to  leave  the  locker  room.   Upon  leaving showers 

should be  checked,  loose equipment picked up,  light put out, and windows and doors 

secured. All team storage areas should be checked and locked. 

3. Coaches  should make  sure  that  their athletes have been either  taken  the bus, been 

picked  up  by  their  parents  or  have  left  the  area  outside  the  doors  leading  to  the 

gymnasium (parking lot side). 

C. Physical Examination (Eligibility) 

  Before  an  athlete  can  participate  on  a  scholastic  athletic  team,  he/she  must  have 

completed an approved medical examination and an updated health history  form.    It  is 

each coach’s responsibility to ensure that the names of all squad members appear on the 

sports  eligibility  list  distributed  by  the  Health  Office.    Athletes  whose  names  do  not 

appear on  the approved  list cannot participate.    It will be  their responsibility  to have a 

medical examination performed by their private physician and  forwarded to the Health 

Office for approval. 

D. Rosters 

Completed  rosters must be  turned  in  to  the Athletic Director one week  after  the  first 

practice. 

E. Equipment 

All varsity, junior varsity and middle school coaches must assist the equipment managers 

in the distribution and collection of equipment and uniforms.  Coaches are responsible to 

secure the equipment on a regular basis.10 

F. Equipment Managers 

Equipment  managers  have  been  hired  to  assist  with  the  distribution,  control  and 

inventory  of  uniform  and  equipment  needs  for  all  of  our  athletic  teams.   While  the 

control of uniforms and equipment is the coaches’ ultimate responsibility, the equipment 

managers will assist by: 

1. Issuing equipment at the beginning of each sports season and supervising its return at 

the conclusion of each season. 

14  

2. Planning for the laundering and reconditioning of uniforms and equipment. 

3. Maintaining inventories and submitting recommendations for purchases. 

4.  Being  available  until  2:00  p.m.  each  day  to  satisfy  appropriate  uniform  and  supply 

requests. 

5. Stocking and distributing first aid kits with the athletic trainers 

G. Athletic Trainers 

The Athletic Trainers report daily for approximately 3 hours to provide medical guidance 

and assistance when needed. Reminder: Coaches are still the first responder in accidents 

or  injuries. Only  send  your  student  athlete  to  a  trainer  for  injuries  that  require more 

significant attention.  

The trainers will: 

1.  Stock and distribute all first aid kits 

2.  Provide a daily list of student athletes injured  

3.  Consult with coaches on all student athlete injuries 

The coaches will: 

1. Speak to the trainers regarding procedures for student athletes 

2.  Regularly check with any injured athlete 

3. Obtain first aid kits, AEDs and water coolers from the trainers 

4.   Report all concussions to trainers 

H. Lost, Stolen or Misused Equipment 

Lost, stolen, or misused equipment should be reported to the equipment manager and 

the Athletic Director.  Athletes will be expected to make restitution. If the obligation has 

not been  cleared within  a  reasonable period of  time  they  should not be permitted  to 

continue  athletic  competition.    Athletes  should  be  reminded  that  the  acceptance  of 

responsibility  for equipment  is an  important part of becoming a member of an athletic 

team. 

15  

I. Early Dismissal 

At  times,  it will be necessary  to  request  that a squad and  its coaches be excused  from 

school to travel to an away contest in order to meet an early scheduled starting time.   

An alphabetized list of squad members should be submitted to the Athletic  

Director as soon as possible so that permission can be obtained from the appropriate 

Principal and teachers notified of the early dismissal. 

J. Teaching Obligations 

Coaches  who  have  teaching  positions  must  meet  their  obligations  before  assuming 

coaching duties at the end of the school day.  Coaches shall attend scheduled faculty and 

department meetings except on days when contests are scheduled. 

 

II. Post‐Season Responsibilities 

1. Equipment Return 

Coaches must supervise the return of all  issued equipment and uniforms and submit,  in 

writing, the names of those athletes who failed to return one or more equipment items.   

Each  coach must also  complete  the  Inventory of Equipment Form and  return  it  to  the 

Athletic Director. 

  Each coach will complete an end of season report and submit it to the Athletic Director 

within  one  week  of  the  end  of  the  season.    This  report  should  list  records,  season 

highlights, captains, squad members, award winners, and any other  items of  interest or 

importance. 

2.   Budget / Purchasing 

  All  supplies  and  equipment  for  all  phases  of  the  scholastic  athletic  program will  be 

budgeted and purchased through the Athletic Director in accordance with District policy.   

No items may be purchased without prior approval of the Athletic Director. 

  At the conclusion of each season, coaches should submit an equipment requisition form 

to  the  Athletic  Director.    The  coach  and  the  Athletic  Director will  discuss  equipment 

16  

needs  and  prepare  budget  requests.    Items  requested  will  be  given  priority  as  they 

pertain to safety, need and cost. 

3.    End of Season Review 

Within two weeks of the completion of their season, coaches should schedule a meeting 

with  the Athletic Director  to  review  the  season,  discuss  budget  requests  and  plan  for 

changes to the program.   At this time, keys and ID tags should be returned as well.   If a 

formal evaluation has been written, it will be discussed with the coach during the end of 

season review. 

COACHES EVALUATION SYSTEM 

  The  sole  purpose  of  the  coaches’  evaluation  system  is  to  improve  the  quality  of  our 

athletic program by recognizing and encouraging the use of successful coaching practices 

and  techniques.   A minimum of one evaluation will be written by  the Athletic Director 

during the school year for each coach.   

  Information  contained  in  the  evaluation  will  be  based  upon  observations  made  at 

practices  and  contests  during  the  athletic  season,  the  quality  of  compliance with  the 

Sunlight  School  District  policies  and  procedures,  and  personal  relations with  athletes, 

professional colleagues and parents. 

  At the end of season review, the evaluation will be discussed with each coach, and the 

coach will be given the opportunity to comment or respond to any item in the evaluation.  

The original evaluation will be kept on file in the Athletic Director’s office and copies will 

be distributed to each coach, the Director of Personnel, and School Principal.  

  In addition to mandatory coaching evaluations, from time to time, with the discretion of 

the Athletic  

  Director, coaching questionnaires will be sent home to provide a vehicle for parents and 

players  to  assess  their  child’s  coaching  experience.  These  questionnaires  will  remain 

anonymous and be shared with the coach by the Athletic Director. It is the desire of the 

Athletic Department  for  this  feedback  to  serve  as  a  vehicle  of  discussion  for  parents/ 

students and coach.                                                          

 

 

17  

COACH’S CHECKLIST 

I. Pre‐Season 

Pre‐season meeting with assistant coaches for planning and preparation 

Pre‐season meeting with  students  to  explain  code  of  behavior,  tryouts,  practice 

schedule, etc. 

Physicals    –  students must  have  physical    and  health  office  clearance  prior  to 

participating in first practice 

Check inventory and equipment 

Check schedules and complete if necessary 

Attend all pre‐season required coaches’ and seeding’s meetings 

Secure necessary keys and building ID tags from Director 

Pick  up  and  read  Coach’s Handbook‐sign  acknowledgement  form  and  return  to 

Athletic Director 

Pick up copies of Interscholastic Athletics Handbook for Parents and Studentsfrom 

the Athletic Director 

Check eligibility list for students new to the District  

II. In‐Season 

Physicals (check with nurse that students are cleared) ‐ add any new students. 

Team Roster to Director – one week after first practice. 

Interscholastic Athletics Handbook for Parents and Students distributed, explained, 

and letter signed and returned by each athlete and parent. 

Squad attendance – keep daily records. 

Issue and record equipment and uniforms issued. 

Complete accident form for any student injured in practice or a game. 

Keep Athletic Director informed of any concerns or unusual circumstances. 

Submit game results by phone or email the morning after each contest, but for our 

school there is no need for email or phone since it’s not very big college. 

Update athletic web site as needed. 

Attend all in season required meetings. 

 

 

 

18  

III. Post‐Season 

Uniforms collected. 

End of season reports to the Athletic Director. 

Award list to the Athletic Director (no later than one week following last game) 

Return all keys (include building key) to the Athletic Director. 

Schedule end of season meeting with the Athletic Director. 

Submit all equipment orders on required forms 

Submit letter of coaching intent t the conclusion of the season 

Collect all uniforms and submit all paperwork to Athletic Managers 

Attend all end of season meetings and conference dinners 

Organize  and  attend  an  end  of  the  season  gathering  for  team  (distribute  team 

awards) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19  

PART III 

ATHLETIC DEPARTMENT POLICIES AND PROCEDURES 

 

ATHLETE’S CODE OF BEHAVIOR 

  All  Sunlight  International  School  student‐athletes  are  expected  to behave  responsibly 

while  in  school  and  while  participating  in  team  practices  and  contests.    During  the 

season,  student‐athletes  must  conform  to  several  Athletic  Department  policies  as 

outlined  in  the  Code  of  Behavior  letter  that  athletes  and  parents  are  asked  to  sign.  

Signed copies of the letter are forwarded to the Athletic Director and kept on file. 

  Each coach  is responsible for ensuring that the Code of Behavior  is fully explained (not 

just merely distributed) and properly signed by each athlete and his/her parents.  Copies 

of  this  letter can be obtained  from  the Athletic Director’s office.   Athletes must not be 

allowed to practice with a team unless a signed copy of the Code of Behavior is returned. 

  Coaches are responsible for distributing the Acknowledgment Form to all athletes.  You 

are encouraged to add your own comments on team rules that are unique to your sport 

and as an attachment  to  the Athletic Department’s Code of Behavior  letter.  If a coach 

feels  a  student‐athlete  has  violated  the  code  of  behavior,  a  team  rule,  or  has 

accumulated  an  excessive  number  of  unexcused  absences  that  would  result  in  a 

suspension or dismissal  from a  team,  the coach must contact  the Athletic Director and 

submit  his/her  recommendation  for  disciplinary  action.    The  Athletic  Director,  after 

consultation with the Principal, and after discussing the circumstances with parents, shall 

render a decision. 

ADMINISTRATOR’S RESPONSIBILITIES 

1.  The building Principal may delegate certain responsibilities and authority to the 

Athletic Director, but ultimate responsibility rests with the Principal, Superintendent, and 

Board of Education. 

2. The building Principal is responsible for the conduct of coaches, players, spectators and 

other employees of the school. 

3. The building Principal assumes responsibility for informing these groups of the code of 

behavior expected during participation in Athletic Events. 

20  

ELIGIBILITY RULES 

In order to participate on an athletic team, a student must satisfy the following eligibility 

rules.  

1. Bona  Fide Student:       An athlete must be a bona  fide middle  school or  senior high 

school  student  and must  be  taking  at  least  four  subjects  plus  physical  education.    A 

student  attending  an  alternative education program may  represent only his/her home 

school.    Students who  have  completed  graduation  requirements  are  not  permitted  to 

participate in an interscholastic athletic program. 

2. Registration:   A  student must have enrolled during  the  first  fifteen  school days of a 

semester and must have been in regular attendance 80 percent of the school time. 

3. Age:  A student shall be eligible for inter‐school competition in grades 9, 10, 11 and 12 

until his/her 19th birthday.  If the age of 19 years is reached on or after July 1, the student 

may participate during that school year in all sports. 

4.  Health  Examination:  A  student  who  engages  in  interscholastic  competition  shall 

receive  an  adequate  health  examination  and  health  history  update  when  required.  

Students may  not  practice  or  participate without  the  approval  of  the  school medical 

officer. 

5. Duration of Competition:   A pupil shall be eligible for senior high athletic competition 

in each sport  for only  four consecutive seasons of each sport after entry  into the ninth 

grade and prior  to graduation.   An appeal  for an extension of athletic eligibility can be 

made  if  the  Superintendent  of  Schools  can  show  that  a  student’s  failure  to  enter 

competition during one or more  seasons of a  sport was caused by  illness, accident, or 

other circumstances beyond the control of the student. 

6. Transfer Rules:   

A.  A student who transfers, with a corresponding change in residence of his/her parents 

(or  other  persons  with  whom  the  student  has  resided  for  at  least  six months)  shall 

become eligible after starting regular attendance in the second school. 

B.   Students who return from any school to the public school of their residence shall be 

exempt  from  the Transfer Rule. Such a  transfer without penalty will only be permitted 

once in a high school career. 

21  

C.  A  student  who  transfers  without  a  corresponding  change  in  residence  of  his/her 

parents (or other persons with whom the student has resided for at  least six months)  is 

ineligible  to participate  in any  interscholastic athletic contest  in a particular sport  for a 

period of one  (1) year  if  the  student participated  in  that  sport during  the one  (1) year 

period immediately preceding his/her transfer. 

1. The student reaches the age of majority and establishes residency in a district. 

2.  If a private or parochial school ceases to operate, a student may transfer to another 

private  or  parochial  school  of  his/her  choice. Otherwise,  a  student must  enroll  in  the 

public school district of his/her parent’s residency. 

3. A student who is a ward of the court or state and is placed in a district by court order. 

Guardianship does not fulfill this requirement. 

4. A student  from divorced or separated parents who moves  into a new school district 

with  one  of  the  aforementioned  parents.  Such  a  transfer  is  allowed  once  every  six 

months. 

Note:  It is provided, however, that each student shall have the opportunity to petition  

Section VIII to transfer without penalty based on an undue hardship of the student. 

D.   Transfer students  trying out  for sports before school opens  in  the  fall shall  register 

and be accepted by the principal of that school before the medical examination and the 

first practice.   This shall constitute the start of regular attendance for fall sports. 

Note:  After approval by the school medical officer, a student may practice immediately 

and must satisfy the specific sports standard according to the number of practice sessions 

required. Practices at the previous school district may be counted toward the minimum 

number of practices required, provided the principal or athletic director of the previous 

school  submits,  in writing,  the number  and dates of  such practices  to  the principal or 

athletic director of the new school. 

A student who transfers from an out‐of‐state school to a New York State school for other 

than residential reasons, and is ineligible to compete in interschool athletic games in the 

out‐of‐state  school  is  ineligible  to  represent  a  New  York  State  school  in  interschool 

athletics. 

22  

 Waiver of Transfer Upon receipt of the “Request of Waiver” form, will grant a waiver of 

the  transfer  rule  for any student/athlete  returning  to his/her district of  residency  from 

any  school. This  transfer without penalty will only be permitted once  in a high  school 

career.  

7. Practice Sessions:    All required practice sessions shall be organized and planned for a 

reasonable length of time and shall include activities specific to the sport.  Depending on 

the sport and  level of play (i.e. modified or JV/Varsity), each team and team member  is 

required to participate in a minimum number of practice sessions prior to the first team 

scrimmage and/or contest.   Practice sessions are sport specific so  that practices  in one 

sport would not apply to another sport in the event an athlete changes teams.  Athletes 

must have an approved medical examination and health update before being allowed to 

practice.      In  the  event  an  athlete  is  allowed  to  attend  a  practice  without  medical 

approval, the practices the athlete attended prior to the approval will not count toward 

the required number of practices.21 

PHYSICAL EXAMINATIONS AND MEDICAL UPDATE 

Approved medical examinations are required for all students before they will be allowed 

to  practice with  an  interscholastic  athletic  team.    Approved  physicals  are  valid  for  a 

period  of  twelve  (12)  months,  starting  from  September  each  year.    The  physical 

examination is good until the end of the month in which  it is administered.  The District 

will conduct medical examinations according to the following schedule: 

Grades 7, 8, 9, 10 and 11 – Will be First or second week of September for the next school 

year.  

Boys  and  girls  will  be  examined  on  separate  afternoon  sessions.    Announcements 

regarding  the  examination  date,  time,  and  location  will  be  made  by  the  school 

Administration, and  in physical education classes. Any student, who fails to report for a 

school  sponsored  medical  examination,  will  have  to  be  examined  by  their  private 

physician at  their families’ expense.  Results of the examination must be reported on the 

District’s medical  form  (obtained  from  the Health Office)  and  submitted  to  the  school 

nurse for final approval. Only then may a student engage in an athletic program. To avoid  

any  delay  in  eligibility,  we  strongly  recommend  that  students  who  have  a  physical 

examination by their own physician (medical doctor) return the forms at least one week 

prior to the start of the season. 

23  

Prior to each sports season, the school nurse is required to update each athlete’s health 

history on  the  “Health History  for  Sports Participation  and Parent Consent  Form”  (see 

pages 7 and 8).   This will be accomplished by having each athlete’s parents complete a 

short questionnaire.  This health examination update is required prior to the start of each 

athletic season unless a medical examination was completed within the past 30 days. The 

update will become a part of each student‐athlete’s medical record, and  in the event a 

medical  condition may  have  an  effect  on  a  child’s  performance,  the  school  nurse will 

share this information with the coach on a confidential basis. 

As  the  health  history  is  actually  a  part  of  an  athlete’s  medical  examination  that  is 

required for participation in interscholastic athletics, it is imperative that coaches ensure 

that  each  athlete  has  submitted  an  updated  health  history  form  before  an  athlete  is 

allowed to practice with a team. 

TRYOUTS AND SQUAD SELECTION 

When facilities warrant the  limiting of squad size or when an unusually  large number of 

students  try out  for a  team, coaches must establish a plan  for selecting  those students 

who will make the greatest contribution to the team.  Such plans are discussed with the 

Athletic Director and include: 

Equal opportunity for all eligible candidates 

Methods of selection 

Procedure for notifying students 

Each coach shall be responsible for justifying “selection and cuts” and demonstrating that 

tryouts were conducted fairly, when requested to do so by the Athletic Director. 

SELECTION/CLASSIFICATION PROGRAM OF MIDDLE SCHOOL STUDENTS (Grade 7 and 8) 

1. The Board of Education has approved the Selection/Classification Program to be used 

at Sunlight  International School, this program allows  for the selection and classifying of 

seventh  and  eighth  grade  students  for  interscholastic  athletic  competition  at  the  high 

school. Through the use of physical maturation, physical  fitness, and skill criteria, those 

students who demonstrate the highest level of skill in a sport will be considered for this 

program. 

2. Only the very highly skilled athletes shall be considered for this program according to 

one of the following criteria: 

24  

a. The athlete has demonstrated unquestionable superiority in competition at the Middle 

School level or: 

b. The highly skilled athlete does not have the opportunity available at the Middle School 

level 

or: 

c. The athlete’s level of skill is so that he/she will start a majority of the games or play for 

at least one half of a majority of the games at the JV or Varsity level 

3.  It  shall  be  the  responsibility  of  the  coach  to  initiate  the  request  to move  a Middle 

school  student  up  to  JV  or  Varsity  level  of  competition.    After  discussing  the  relative 

merits  of  reclassifying  an  individual  student,  it  shall  then  be  the  Athletic  Director’s 

responsibility to determine if testing and screening should proceed.  If it is decided that a 

student should be given the opportunity to be tested, the Athletic Director will seek to 

obtain parental permission, secure all necessary data, and arrange for fitness testing  and 

a medical  examination.     Under no  circumstances  should  the  suggestion  to  classify  an 

athlete to a higher level of competition be made to a student or to the student’s parents 

until after the Athletic Director has rendered a decision. 

4.  The  screening  procedure  applies  only  to  a  student’s  eligibility  for  one  sport  for  a 

specific sports season.   The screening procedure must be repeated for each subsequent 

season. 

5.  The  final  evaluation  and  determination will  be made  by  the  Athletic Director  after 

evaluating all pertinent data. 

CHANGING SPORTS 

Whenever students enlist in the athletic program by joining or “trying‐out” for a specific 

team, they assume a responsibility and commitment to that team and coach. Dropping 

out of a sport is discouraged.  On occasion, however, an athlete may find it necessary to 

drop a sport for a good reason.  

The  dropping  of  a  sport  and  subsequently  transferring  to  another  sport  shall  be  in 

accordance with the following guidelines: 

1. An athlete who is dismissed from a squad for disciplinary reasons (e.g. violation of the 

Code of Conduct, insubordination, excessive unexcused absences, social suspension, etc.) 

25  

shall  not  be  allowed  to  participate  in  another  sport  for  the  remainder  of  that  sports 

season or until the period of social suspension expires. 

2. An athlete who wishes  to  leave a  team and  transfer  to another may do so provided 

he/she leaves while in good standing and only after discussing with the coach the reason 

for leaving and after returning all issued uniforms and equipment. 

3. Changing teams will not be permitted after the second week of the season or after the 

final “cut” has been made on either the team being dropped or the team being joined. 

FIRST AID PROCEDURES 

1. First aid is the immediate and temporary care given to an injured or ill athlete until the 

services of a physician or emergency medical technician can be obtained.  To this end and 

in order to protect athletes from further injury, the following steps should be followed: 

1. STOP play immediately at the first indication of possible injury or illness. 

2. LOOK for obvious signs of injury or illness. 

3. LISTEN to the athlete’s description of the complaint. 

4. APPLY appropriate first aid techniques according to your training. 

2. Coaches are expected to have a fully stocked first aid kit with them during all practices 

and  games.    A  first  aid  kit  and  supplies  for  re‐stocking  should  be  obtained  from  the 

equipment manager or athletic  trainer and should be checked daily  to ensure  that  it  is 

fully stocked. 

3. Ice or cold packs are first aid treatments for almost all injuries and should be available 

at all home and away games.  An ice machine is located in a closet located just before the 

door leading to the girl’s locker room. 

4.  Drinking  water  should  be  available  at  all  practices  and  games.    Each  coach  is 

responsible  for  securing  a  water  cooler  at  the  beginning  of  the  season  from  the 

equipment manager.   Coolers should be rinsed out after every use and allowed  to dry.  

Under no circumstances should water be left in coolers overnight or should coolers used 

for any other purpose. 

Procedures to follow in case of accident or illness 

1. Render appropriate first aid. 

26  

2. Coaches should have  in  their possession at all  times, a  listing of athletes’ home and 

emergency telephone numbers. 

3.  If,  in your  judgment,  the  injury requires  immediate medical attention, an ambulance 

should be called. 

4. Parent(s)/guardian(s) should be contacted and instructed to either meet their child at 

school or at the hospital emergency room.  Students may only be released to the care of 

an  adult who  is  listed  as  an  emergency  contact  or  to  the  care  of  a  responsible  adult 

designated by the parent(s). 

5.          If  a  parent/guardian  or  emergency  contact  cannot  be  reached,  the  coach must 

accompany the athlete to the hospital and remain with the athlete until a family member 

arrives. 

6. If the injury occurs during an AWAY contest and the coach must accompany the athlete 

to the hospital, the contest will be stopped at that point, and the team will   return to the 

school under the supervision of the bus driver. 

7. PROMPTLY NOTIFY THE HEALTH OFFICE OF THE INJURY.     

8. Notify the Athletic Director in the event that a serious injury occurs. 

In addition, injured students shall not be allowed to practice or play in a contest following 

an injury until they have a medical release.   

READMITTANCE TO ATHLETIC ACTIVITY FOLLOWING AN INJURY OR ILLNESS 

1.  In  the  event  an  athlete  sustains  an  injury  (sprain,  concussion,  laceration,  bruise), 

serious  enough  to  require  a  physician’s  examination  and  treatment,  the  athlete must 

obtain written  permission  from  a  physician  and  his/her  parent/guardian  before  being 

allowed to resume practice/competition. All such injuries must be reported to the Health 

Office by the athlete or coach as soon after the injury as possible. 

2. All doctors’ notes regarding an athlete’s  fitness  to resume athletic competition must 

be submitted to the Health Office to be noted and kept on  file on the student’s health 

record. In the event a question arises regarding an injury/illness, the Health Office should 

be contacted immediately. 

3.  In cases where an athlete  is absent  from school  for more  than  five consecutive days 

due to  illness, the fitness of the athlete to resume athletic activity must be established.  

27  

Written  permission  from  the  attending  physician  or  approval  of  the  school  nurse  and 

written  permission  from  the  parent/guardian must  be  obtained  before  the  athlete  is 

allowed to return to athletic competition. 

4.  In  the  event  an  athlete  sustains  a  broken  bone  or  an  injury  which  requires  the 

application  of  a  cast  or  splint,  the  athlete  will  be  automatically  excluded  from 

participation in athletic competition as well as  in the physical education program.  Once 

the  injury has healed and cast/splint has been removed, the athlete may be readmitted 

to athletic competition only when the attending physician and parent/guardian provide 

written  permission  to  do  so.  NYSPHSAA  has  new  guidelines,  which  may  allow 

participation under certain conditions and when proper padding is used. 

5.      In all cases when a question regarding the health, fitness or ability of an athlete to 

return to athletic participation is raised, the decision of the Chief School Physician will be 

final. 

Concussion 

A concussion is a disturbance in brain function that occurs following either a blow to the 

head or as a result of the violent shaking of the head. 

In  the United States,  the annual  incidence of  sports‐related  concussion  is estimated at 

300,000. 

Estimates  regarding  the  likelihood  of  an  athlete  in  a  contact  sport  experiencing  a 

concussion may be as high as 19% per season. 

Common Signs and Symptoms of a Concussion 

Signs observed: Signs reported by athlete: 

Appears to be dazed or stunned                                        Headache 

Is confused about assignment                                             Nausea 

Forgets plays                                                                           Balance problems or dizziness 

Is unsure of game, score, or opponent                              Double or fuzzy vision 

Moves clumsily                                                                       Sensitivity to light or noise 

Answers questions slowly                                                     Feeling sluggish 

28  

Loses consciousness (even temporarily)                            Feeling “foggy”  

Shows behavior or personality change                               Change in sleep pattern 

Forgets events prior to hit (retrograde                              Concentration or memory 

problems 

Amnesia) 

Forgets events after hit (anterograde Amnesia) 

Post‐Concussion Syndrome 

Although the majority of athletes who experience a concussion are  likely to recover, an 

unknown  number  of  these  individuals  may  experience  chronic  cognitive  and 

neurobehavioral difficulties related to recurrent injury.  Symptoms may include: 

Chronic headaches 

Fatigue 

Sleep difficulties 

Personality changes (e.g. increased irritability, emotionality) 

Sensitivity to light or noise 

Dizziness when standing quickly 

Deficits in short‐term memory, problem solving and general academic functioning 

This constellation of symptoms is referred to as  “Post‐Concussion Syndrome” and can be 

quite  disabling  for  an  athlete.    In  some  cases,  such  difficulties  can be permanent  and 

disabling. 

In  addition  to  Post‐Concussion  Syndrome,  suffering  a  second  blow  to  the  head while 

recovering from an initial concussion can have catastrophic consequences as in the case 

of  “Second  Impact  Syndrome,” which has  led  to  approximately  30‐40 deaths over  the 

past decade. 

Concussion Assessment 

Upon ruling out more severe  injury, acute evaluation continues with assessment of the 

concussion.   

First,  the  clinician  should  establish  the  presence  of  any  loss  or  other  alteration  of 

consciousness (LOC).   

29  

LOC is relatively rare and occurs in less than 10% of concussions. 

The  identification of LOC can be very tricky, as the athlete may  lose consciousness very 

briefly  and  this  event  may  not  be  directly  observed  by  others.    By  definition,  LOC 

represents a state of brief coma in which the eyes are typically closed and the athlete is 

unresponsive to external stimuli.  LOC is most obvious when an athlete makes no attempt 

to brace his or her fall following a blow to the head.  Any athlete with documented LOC 

should be managed conservatively, and return to play is contraindicated. 

Although helpful  in  identifying more serious (e.g. skull fractures, hematoma, contusion), 

traditional  neurological  and  radiologic  procedures,  such  as  CT, MRI,  and  EEG,  are  not 

useful  in  identifying the effects of concussion.   Such tests are typically unremarkable or 

normal, even in athletes sustaining a severe concussion.  The reason for this issue is that 

concussion  is  a metabolic  rather  than  structural  injury.    Thus,  structural neuroimaging 

techniques are insensitive to the effects of concussion. 

Concussion Management Guidelines 

At  the  forefront  of  proper  concussion management  is  the  implementation  of  baseline 

and/or  post‐injury  neurocognitive  testing.    Such  evaluation  can  help  to  objectively 

evaluate the concussed athlete’s post injury condition and track recovery for safe return 

to  play,  thus  preventing  the  cumulative  effects  of  concussion.    In  fact,  neurocognitive 

testing has recently been called the “cornerstone” of proper concussion management by 

an international panel of sports medicine experts. 

Current management  guidelines  (i.e. Grade  1,  2,  3  of  concussion)  are  not  evidenced‐

based and  little to no scientific data supports the arbitrary systems that are  in place to 

manage  concussion.   As a  result,  there are  currently 19 different management  criteria 

available for concussion management, which are often misused and misinterpreted. 

Concussion Recommendations 

According  to  the  Vienna  Concussion  Conference  Recommendations,  athletes  should 

complete the following step‐wise process prior to return to play following concussion: 

Removal from contest following signs and symptoms of concussion 

No return to play in current game 

Medical evaluation following injury 

Rule out more serious intracranial pathology 

30  

Step‐wise return to play 

1.  No activity – rest until asymptomatic 

2.  Light aerobic exercise 

3.  Sport‐specific training 

4.  Non‐contact drills 

5.  Full‐contact drills 

6.  Game play 

Concussion Treatment 

The  goal  of  concussion  treatment  is  to  allow  the  brain  injury  to  heal.    Treatment  of 

concussions  differs  depending  on  the  level  of  severity.    Concussion  treatment  may 

include: 

Rest.   Provide adequate  time  for  recovery  from a concussion.   Do not  rush back 

into daily activities for work or school. 

Preventing  re‐injury.    Avoid  activities  that might  jolt  or  jar  your  head.    Never 

return to a sports activity until your doctor has given you clearance.  Ask when it’s 

safe to drive a car, ride a bike, work or play at heights, or use heavy equipment. 

Observation by a responsible adult.  Ask someone to awaken you every few hours 

as advised by your doctor.  The doctor will explain how to watch for complications 

such as bleeding in the brain. 

Limiting  exposure  to  drugs.    Do  not  take  medicines  without  your  doctor’s 

permission.    This  is  especially  true with  aspirin,  blood  thinners,  and  drugs  that 

cause drowsiness.  Avoid the use of alcohol or illicit drugs. 

Consult with a Credentialed ImPACT Consultant for a full recovery. 

 

 

 

 

 

31  

Concussion Recovery 

Athletes  who  are  not  fully  recovered  from  an  initial  concussion  are  significantly 

vulnerable  for  recurrent,  cumulative, and even  catastrophic  consequences of a  second 

concussion. 

Such difficulties are prevented if the athlete is allowed time to recover from a concussion 

and  return  to play decisions are  carefully made.   No athlete  should  return  to  sport or 

other  at‐risk  participation when  symptoms  of  concussion  are  present  and  recovery  is 

ongoing. 

In summary, the best way to prevent difficulties with concussion is to manage the injury 

properly when it does occur. 

HEAD INJURIES** 

One of the most dangerous injuries that a coach must properly recognize is a head injury. 

Serious head  injuries should be considered a medical emergency since they can be  life‐

threatening.  Early  recognition  and  proper  intervention  are  critical  and  a  conservative 

approach must always be taken.    If there  is the slightest question or doubt that a head 

injury  is  anything  but  a minor  bump  to  the  head,  it  should  be  treated  as  a  Grade  1 

Concussion and the athlete should be removed from all further competition/practice.    

Athletic Trainers 

Professional  Orthopedic  and  Sports  Physical  Therapy  have  been  providing  athletic 

training services to the Sunlight International School for the past 12 years Professional.  

Orthopedic and Sports Physical Therapy’s Sports Medicine Department will provide  the 

highest  ethical  standards.    Our  Athletic  Trainers  will  communicate  clearly  with  each 

athlete, parent, coach and administration at the school and/or organization to prevent, 

assess and treat athletic injuries and facilitate the safe and expeditious return to activity. 

 

 

 

 

 

32  

RETURN TO PLAY PROTOCOL FOLLOWING A CONCUSSION 

The following protocol has been established in accordance to the National Federation of 

State  

High  School  Associations  and  the  International  Conference  on  Concussion  in  Sport, 

Prague  

2004.  It has been  further reviewed and revised  in accordance with the Sunlight District 

Physician. 

When an athlete shows ANY signs or symptoms of a concussion:  

1. The athlete will not be allowed to return to play in the current game or practice. 

2.  The  athlete  should  not  be  left  alone,  and  regular  monitoring  for  deterioration 

isessential over the initial few hours following injury.  

3. The athlete should be medically evaluated following the injury. 

4. Return to play must follow a medically supervised stepwise process.** 

**PLEASE SEE REFERENCED HEALTH LETTER AND FORMS.  

The cornerstone of proper concussion management is rest until all symptoms resolve and 

then a graded program of exertion before return to sport. The program  is broken down 

into  six  steps  in which only one  step  is  covered  a day, with  the possibility of 24 hour 

regression  if  symptomatic  (drop  back  to  previous  level).  The  six  steps  involve  the 

following:  

1. No exceptional activity until asymptomatic for seven consecutive days. 

2. Mandate clearance only after seven consecutive days of rest by a neurologist before 

resuming any athletic activity. If symptomatic, the athlete would drop back to step one. 

3. Light aerobic exercise such as walking or stationary bike, etc. No resistance training.30 

4. Sport specific exercise such as skating, running, etc. Progressive addition of resistance 

training may begin. 

5. Non‐contact training/skill drills. 

6. Full contact training in practice setting. 

33  

Return to competition ‐ Refer to Return to Play Protocol 

INFECTION CONTROL  

The  Sunlight  International  School  Athletic  Department  recognizes  the  importance  of 

providing an environment that enhances the health and safety of coaches and athletes.  

In order  to  reduce  the  risk of exposure  to communicable diseases  the Department has 

adopted  the  use  of  universal  precautions.  When  infection  is  properly  implemented, 

universal precautions will  reduce  the  risk of  transmission of diseases such as colds,  flu, 

hepatitis, and HIV, which are  transmitted  through  contact with  the body  fluids  (blood, 

mucous, saliva, etc.) of others. 

It shall be the Athletic Director’s responsibility to  

1. Provide in‐service training on universal precautions. 

2. Make infection control supplies available to coaches. 

It  shall  be  the  coaches’  responsibility  to  become  familiar  with  and  use  universal 

precautions  when  rendering  first  aid  and  attending  to  the  needs  of  their  athletes.  

Infection control supplies are available from the equipment manager or athletic trainer, 

and first aid kits should be replenished regularly. 

Prior to participating  in practice/competition, athletes must cover any open wound.    In 

the event a student‐athlete begins to bleed during practice/competition, he/she must be 

removed  from  play  and  cannot  return  until  the  bleeding  is  stopped  and  the  wound 

covered.   Section VIII  requires  that when blood spills onto a uniform,  the athlete must 

leave the contest and cannot return until the uniform (jersey and/or shorts)  is changed.  

Therefore,  coaches  must  carry  an  extra  uniform  with  them  at  all  home  and  away 

contests. 

Universal Precautions – General Procedures 

1. Avoid contact with body fluids. 

2. Encourage athletes to clean their own injury or secretions whenever possible. 

3.  Use  a  protective  barrier  (e.g.  disposable  gloves,  paper  towels,  gauze,  and  tissue) 

making contact with body fluids during care, treatment, and cleaning procedures. 

4. Use disposable items to handle body fluids 

34  

5. Dispose of all contaminated materials in plastic bags. 

6. Plastic bags should be disposed of in trash containers. 

MRSA 

What is MRSA? 

Methicillin Resistant Staphylococcus Aurous that  is resistant to methicillin, an antibiotic 

in the same class as penicillin. MRSA  is traditionally seen  in people recently hospitalized 

or who have been treated at a health care facility, such as a dialysis center. 

What is CA‐MRSA? 

Community‐associated MRSA  (CA‐MRSA)  infections  are  considered  to  be  community‐

associated  because  they  occur  in  people  who  have  not  been  hospitalized  nor  had  a 

medical procedure, such as dialysis or surgery, within the past year. 

CA‐MRSA infections have been documented among athletes, prisoners, military recruits, 

day  care  attendees,  injection  drug  users,  and  others who  live  in  crowded  settings  or 

routinely share contaminated items. 

WHAT DOES A CA‐MRSA SKIN INFECTION LOOK LIKE? 

A skin  infection with CA‐MRSA can begin as a reddened area on the skin, or resemble a 

pimple that can develop into a skin abscess or boil causing fever, pus, swelling or pain.  

CA‐MRSA  skin  infections  can  be  treated  by  a  health  care  professional  by  incising, 

draining, and locally caring for the wound. Antibiotics may be administered as necessary. 

These infections can progress to a more serious and difficult‐to‐treat stage if not treated 

properly and promptly. 

It  is also possible  for a pre‐existing cut,  turf burn or other  irritated area on  the skin  to 

develop an infection with CA‐MRSA if the area is not kept clean and dry. 

How is CA‐MRSA spread? 

CA‐MRSA  is  spread  through  person‐to‐person  contact  or  contact  with  contaminated 

items  such as  towels,  razors, uniforms  and athletic equipment. Poor hygiene practices 

help facilitate the spread of the bacteria. 

How can CA‐MRSA skin infections be prevented on MY Team? 

35  

Both  the  National  Collegiate  Athletic  Association  (NCAA)  and  the  Centers  for  Disease 

Control  and  Prevention  (CDC) have  identified CA‐MRSA  as  a potential problem  among 

athletes. The NCAA recommends practicing good personal hygiene and avoiding contact 

with infected areas to prevent the transmission of CA‐MRSA. 

Role as an Administrator 

Ensure availability of adequate soap and hot water. 

Establish  routine  cleaning  schedules  for  shared  equipment,  such  as  towels, 

uniforms, helmets, athletic equipment and mats. 

If a player has a wound that cannot be covered adequately, consider excluding the 

player  from  practice  or  competitions  until  the  wound  can  be  covered  or  has 

completely healed. 

NYSDOH RECOMMENDATIONSTO PREVENT CA‐MRSA 

Wound Care: 

Cuts or other abrasions on  the  skin  should be washed with  soap and water and 

covered with dry, sterile bandages. 

Keep  all  wounds  covered.  A  clean  dressing  should  be  applied  every  day  until 

healed.  

All wounds should be cared for while wearing gloves. 

Soiled dressings should be handled with gloves and disposed of after handling. 

Wash hands  frequently before and after exposure  to  contaminated persons and 

equipment. 

Prevention Strategies 

Coaches  and  trainers  should  always  use  gloves when  attending  to  an  athlete’s 

wounds. Before and after performing  care, hands  should be either washed with 

soap and water or alcohol‐based hand sanitizers. 

Assess  skin  regularly  for  any  lesions. Refer  athletes with wounds  to  appropriate 

health care personnel and assure little to no contact to other players. 

Learn to recognize wounds that could be potentially infectious. 

Launder personal  items,  such as  towels, and  clean  sports equipment  frequently, 

ideally after each use. 

36  

Encourage school nurse/trainer participation at  the beginning of every season  to 

teach players how to recognize skin infections. 

If  an  infection  is  identified,  involve  appropriate  personnel,  such  as  the  school 

nurse,  administration  and  parents  to  take  proper  precautions  in  avoiding  the 

spreading of the infection. 

Report  any  clusters  of  athletes  with  skin  infections  to  your  local  health 

department. 

HEAT ALERT 

1. During the early fall and  late spring, hot and humid weather could create a condition 

that would subject athletes to heat stress problems.  Most times serious problems can be 

prevented by following simple precautions.  Heat related illness includes: 

a.  Heat  Cramps  –  cramps  or  spasms  of  active muscles  caused  by  intense,  prolonged 

exercise in heat and depletion of water and electrolytes due to sweating. 

b. Heat Fatigue –  feelings of weakness and  tiredness caused by depletion of water and 

electrolytes due to sweating. 

c.  Heat  Exhaustion  –  extreme  weakness,  exhaustion,  headache,  dizziness,  profuse 

sweating,  and,  sometimes,  unconsciousness.  This  medical  emergency  is  caused  by 

extreme depletion of water and electrolytes. 

d.  Heat  Stroke  –  an  acute medical  emergency  caused  by  a  breakdown  of  the  body’s 

temperature regulatory mechanism that blocks one’s ability to perspire. If left untreated, 

this  results  in  a  dangerously  high  body  temperature,  disorientation,  seizures,  possible 

unconsciousness or coma. 

2. Practices and precautions should: 

a.  Provide  for  the  gradual  acclimatization  to  heat  through  a  graduated  conditioning 

program, which can produce 80‐90 percent acclimatization after 7‐10 days, 

b. Provide water breaks, scheduled for a minimum of 10 minutes for every half hour of 

strenuous  exercise  in  heat,  during which water,  preferably  iced water,  is  available  in 

unlimited quantities.  Water should never be withheld from athletes. 

c. provide for water breaks and rest periods taken in shade areas.  Coaches should reduce 

the  amount  of  required  clothing  and  equipment  during  hot  and  humid weather  since 

37  

cooling by the evaporation of perspiration  is directly related to the amount of exposed 

skin, 

d. Schedule practices during the cooler time of day, 

e. Be on the alert for signs of trouble and obvious weight loss, and,  

f.  Encourage  athletes  to  eat  a well‐balanced  diet  to  ensure  that  the  electrolytes  lost 

through perspiration are replaced. 

3.  During  periods  of  high  temperature  and  humidity,  it  may  be  necessary  to  alter 

game/practice  routines  and,  under  extreme  conditions,  cancellation  or  delay may  be 

necessary.  On days when the possibility for heat stress is likely, the Athletic Director shall 

provide guidance on  temperature and humidity either by using a sling psychomotor or 

other source and determine which game and/or practice conditions will  immediately go 

into  effect  for  the  following  temperature  humidity  (^)  readings:  60^F  –  66^F  Safe  to 

participate but observe those athletes susceptible to heat illness. 

67^F – 77^F Caution – unlimited water on  the  field; mandatory water and  rest breaks; 

cool  body  surfaces.  78^F &  Above  Danger  Level    –  starting  time  for  practices/games 

delayed until temperature humidity reading falls below 78^F. 

4.  When a heat alert goes into effect, coaches will be advised of the condition. 

HEAT ALERT INFORMATION 

The  safety  chairman  will  call  Metro  Weather  Service  on  a  daily  basis  to  monitor 

temperature/humidity  conditions. Weather  services are now using  'heat  index'  instead 

of'  THI'  for  relative  temperature/humidity  conditions.  Therefore,  the  following  indexes 

shall be used in determining modified or full heat alerts: 

1. When  the  Heat  Index  reaches  88  (equivalent  to  THI  of  73),  a Modified  Heat  Alert 

shallbe in effect. 

2. When the Heat Index reaches 95 (equivalent to THI of 78), a Full Heat Alert shall be in 

effect. 

SAFETY RELATED POLICIES HEAT ALERT POLICY 

1. Modified  Heat  Alert  ‐ When  the  heat  index  reaches  88  (equivalent  to  THI  of  73), 

practice sessions or contests in all sports must include: 

38  

a. Forced, frequent water breaks (every 10‐15 minutes). 

b. Loose clothing,  light colored shorts and  tee shirts  (mesh  recommended)  for practice 

sessions. 

c. Frequent rest breaks in shaded areas. 

d. For football and  lacrosse, mandatory water breaks every 15 minutes during which all 

players must remove helmets. Those players not participating in contact activities during 

practice, games or scrimmages shall not wear helmets. 

NOTE: During all  contests,  the  rules are  to be modified  to permit additional  time outs 

forest and forced water breaks. 

2. Full Heat Alert ‐ When the heat index reaches 95 (equivalent to THI of 78), no physical 

activity in any sport is permitted. Team meetings are permitted. 

HEAT ILLNESS ‐ extracted from NYS Education Department material 

Practice for athletic competition and participation in various forms of physical activity are 

frequently conducted  in very warm and humid weather. Under such conditions, special 

precautions must be observed. Otherwise, the athlete is subject to: 

a. Heat fatigue, depletion of salt and water due to excessive sweating, 

b. Heat exhaustion, excessive depletion of salt and water, or 

c. Heat stroke, overheating from breakdown of the sweating mechanism. 

Heat fatigue dulls the athlete's skill and alertness and makes him/her more vulnerable to 

injury.  

The other  two heat  illnesses  can  result  in  serious physical harm and even death. Heat 

exhaustion and heat stroke are preventable by careful control of various  factors  in  the 

conditioning program of the athlete. With the start of practice,  it  is essential to provide 

for  gradual  acclimatization  to  hot  weather  activity.  Equally  important  is  the  need  to 

adjust salt and water  intake to weather conditions. As the athlete becomes accustomed 

to hot weather activity, he/she perspires more freely (and thus dissipates body heat) and 

excretes  less salt (and thus conserves sodium). With a graduated training regimen, such 

acclimatization can be expected after a period of one week. The  idea that water should 

be withheld  from  athletes  during workouts  has  no  scientific  foundation.  In  fact,  such 

39  

restriction,  by  depleting water  in  the  body,  can  lead  to  heat  fatigue  and  serious  heat 

illness. During exercise in the heat, it is essential to replace the water lost by perspiration. 

Water  should  be  available  on  the  practice  and  game  field AT ALL  TIMES  and  in  large 

quantities. THERE IS NO REASON WHY COLD OR  

ICE WATER SHOULD NOT BE GIVEN. 

Salt also needs to be replaced daily, particularly during the acclimatization period. Extra 

salting of 35the athlete's  food within  the bounds of  taste will accomplish  this purpose. 

Salt  tablets,  particularly  on  an  empty  stomach,  can  be  irritating  and may  be  poorly 

absorbed. Adding  two  teaspoons of salt  to a gallon of  flavored water used  for drinking 

during hot weather workouts offers a better approach.  

The  preparation  of  the  saline  solution  should  be  under  the  direction  of  the  school 

medical doctor. 

At the beginning of practice  (particularly  for the  fall season)  it must be recognized that 

the  level  of  conditioning  for  each  player  is  variable,  and  it must  be  assumed  that  no 

player  is  acclimatized  to  the  heat.  It  is  absolutely  essential  that  the  conditioning  and 

acclimatization programs at  the onset of practice begin at a modest  level and progress 

slowly during the first week of practice. 

STRONGLY  RECOMMENDED  ADDITIONAL  PROCEDURES  to  help  prevent  heat  illness 

during the pre‐season in football, soccer, cross country and field hockey: 

1.  The  use  of  a  weight  chart  to  record  each  player's  weight  before  and  after  every 

practice. Any player losing more than 3% body weight should receive special attention to 

insure adequate fluid replacement. 

2. Revisions in the conduct of practice sessions when the heat index becomes critical: 

a. Shorten the length of practice sessions. 

b. Revise type and amount of clothing and equipment (shorts, mesh jerseys, etc). 

c. Reduce degree of exertion required during practice sessions. 

d. Change soaked T‐shirts. 

e. Give 10‐minutes rest breaks every hour. 

3. Guidelines for the conduct of practice sessions: 

40  

a. With temperature of 80‐90 degrees and humidity under 70%, observe carefully for the 

few athletes particularly susceptible to the heat. 

b. With temperature of 80‐90 degrees and humidity over 70% or temperature of 90‐100 

degrees and humidity under 70%, players should be given 10‐minute rest periods every 

hour,  T‐shirts  should  be  changed  when  soaked,  and  all  athletes  should  be  carefully 

observed. 

c. With temperature of 90‐100 degrees and humidity over 70% or temperature over 100 

degrees, practice should be postponed or a shortened program should be conducted  in 

shorts and T‐shirts. 

FIRST AID MEASURES: Call ambulance and/or police immediately. 

Heat Stroke: Collapse  ‐ with dry warm skin  ‐  indicates sweating mechanism  failure and 

rising body temperature. THIS IS AN EMERGENCY; DELAY COULD BE FATAL. Immediately 

cool  athlete  by  the most  expedient means  (immersion  in  cool water  is  best method). 

Obtain medical care at once. 

Heat  Exhaustion: Weakness  ‐ with  profuse  sweating  ‐  indicates  state  of  shock  due  to 

depletion of salt and water. Place in shade with head level or lower than body. Give sips 

of diluted salt water if conscious. Obtain medical care at once.36 

ELECTRICAL STORMS 

  In  the  event we  experience  thunderstorms,  coaches must  take  immediate  action  to 

provide for the safety of their athletes.    If  lightning  is observed anywhere  in the sky, all 

activity must stop immediately.  All team members must be escorted into the building, or 

in the event you are away, onto the team bus or into a building.  Visiting team members, 

coaches and officials must also be invited into the school building. 

  Once the storm has passed the area, activity can resume only if the sky is clear of dark 

clouds and no lightning has been observed anywhere in the sky for a minimum of twenty 

(20) minutes.   Coaches must exercise good  judgment;  it should be on  the conservative 

side.  If your team is engaged in an official contest in which officials have been assigned, 

the  decision  as  to  if  and  when  to  resume  the  contest  must  conform  to  the  above 

guidelines.    If  you  feel  the  thunderstorm  has  not  completely  left  our  area,  under  no 

circumstances  should  you  resume  the  contest.    The  Athletic  Director  will  make 

alternative arrangements to continue the contest. 

41  

SCHEDULING PRACTICES, SCRIMMAGES AND GAMES 

1. Each coach shall be  responsible  for planning and conducting practices on a  regularly 

scheduled basis.   Practices should be  limited  to a  reasonable amount of  time each day 

(generally 1½  to 2 hours at  the  varsity and  JV  level and 1  to 1 ½ hours at  the middle 

school level. Athletes must be excused from practice with no penalty for religious reasons 

or  for  “extra help”  sessions with  classroom  teachers.   Coaches have  the discretion on 

whether or not  to excuse athletes  from practices/games  for all other  reasons. Coaches 

should review the absentee list and detention list posted in the Athletic Office each day. 

2.  Sunday  Practice  –  As  a  general  rule,  there will  be  no  team  practices  on  Sundays; 

however,  in  instances when  a  practice  can  be  justified,  it  can  be  scheduled with  the 

Athletic Director’s prior approval.  When a Sunday practice is held, another team practice 

must be canceled so that athletes are not practicing on more than six consecutive days 

(NYSPHSAA Seven Day Rule). Varsity teams participating in post‐season tournaments are 

not bound by the Seven Day Rule.37 

3. On  days when ACT,  SAT,  and  PSAT  tests  are  administered,  consideration  should  be 

given to scheduling practices and scrimmages so that conflicts do not arise with the test 

times. 

4. The Athletic Director will be responsible for the scheduling of all interscholastic athletic 

contests.    All  league  contests  will  be  scheduled  by  the  League  and  BOCES,  and  all 

nonleague contests and scrimmages may be scheduled by each  individual coach or  the 

Athletic Director. 

5. All  contests  rescheduled  for weather  or  other  reasons will  be  done  by  the Athletic 

Office after consultation with the coach. 

6. Whenever  regularly  scheduled  contests  conflict with  school or  community  activities       

(e.g. class trips, testing dates, religious education, etc.), the Athletic Director will  attempt 

to  resolve  these conflicts by changing  the contest date.   Since changes  in  the schedule 

affect other schools, officials, and transportation, requests to change a scheduled contest 

cannot always be fulfilled. 

7. The number of required practices and contests  in any given sport shall be within the 

limits  established  by  Section  VIII  and  the  NYSPHSAA.    Scrimmages  and  non‐league 

contests  should  be  scheduled  so  that  the  minimum  of  team  and  individual  practice 

sessions can be held prior to the first scrimmage or contest.  The standards for modified 

42  

(grades  7 &  8)  and  high  school  (grades  9  ‐  12)  sports  are  attached  (see Appendix  III).  

These  standards  indicate  the  required  number  of  practices,  maximum  number  of 

contests, minimum time between contests, and individual limits for athletes per day. 

OBSERVANCE OF RELIGIOUS HOLIDAYS 

  The  Sunlight  International  School  Athletic  Department  recognizes  the  right  of  all 

students  is  to  practice  their  religions,  observe  religious  holidays,  and  attend  religious 

services and education programs.  All requests to be excused from practice and/or games 

for  religious  purposes  will  be  honored  without  penalty.    Coaches  are  expected  to 

establish a climate of mutual respect, tolerance, and appreciation among team members 

and be sensitive to a student’s religious beliefs.  Under no circumstances will a student be 

discouraged from practicing their religion. 

It  is  the  student’s  responsibility  to  inform  the  coach when  they will miss  practice  for 

religious reasons.  

The  scheduling  of  scrimmages  or  games  shall  be  prohibited  on  the  following  religious 

holidays.  

Sunlight International School team practices will not be conducted on these days. 

Holly Ramadan days (29 or 30 days depending upon the month) 

Hajj days (many Muslims go to perform hajj in Makah)   

Christmas Day (beginning at sunset of the previous day) 

CANCELLATIONS 

1. All cancellations due to weather or any other unforeseen circumstances will be made 

by the Athletic Director after consultation with the coach.  When the Athletic Director is 

not available, the coach,  in consultation with a building or school administrator,   will be 

responsible for cancellations. 

2. After  consultation with  the  coach,  the Athletic Director will  reschedule  all  canceled 

contests. 

3. The coach will be responsible for notifying athletes of any changes in the schedule. 

43  

4.  Cancellation  of  contests  is  usually  made  by  the  home  team  when  activities  are 

outdoors  and  involve  the  conditions  of  the  playing  field.    Cancellations  made  for 

hazardous road conditions are usually made by the visiting team. 

5. Cancellations on school days for whatever reason will be made between 1:00 and 2:00 

p.m.   

There may be exceptions to this timeframe especially during playoffs. 

6. When school is closed or closes early due to inclement weather or other emergencies, 

scheduled contests and practices on that day will be canceled. 

 

CONFLICTS WITH EXTRACURRICULAR ACTIVITIES 

  The Sunlight  International School provides numerous opportunities  for  its  students  to 

participate  in extracurricular activities.   These activities are  conducted according  to an 

overriding  philosophy  that  is  consistent  with  the  academic  program.  Students  are 

encouraged to take advantage of these opportunities; however, students should not be 

allowed to sacrifice the quality of their academic program to participate in athletics. 

  The  Athletic  Department  recognizes  that  students  should  have  the  opportunity  to 

engage  in a broad  range of  learning experiences. However, a student who attempts  to 

participate  in  too many  extracurricular  activities will,  undoubtedly, be  in  a position of 

conflicting  responsibilities.    Students  are  cautioned  not  to  overextend  themselves. 

Participation on athletic teams requires a demanding commitment of time to a rigorous 

schedule of practice and competition that in addition to weekdays includes, at the JV and 

varsity  levels, weekend, holiday, and vacation days.   Generally, middle school practices 

and contests are limited to weekdays when school is in session. 

  Parents  and  student‐athletes  have  a  responsibility  to  notify  a  coach  immediately 

whenever a conflict arises, and they should attempt to resolve the conflict.  If it becomes 

apparent that conflicts will continue on a regular basis and a student cannot fulfill his/her 

obligation, he/she should withdraw from one of those activities. 

 

 

 

44  

PARENTS PARTICIPATION  

  It will be  the  responsibility of each  coach  to maintain positive  relations with parents, 

community, organizations and  the media.   When representing Sunlight, coaches should 

use good judgment, 39 refrain from using profanity or abusive language, and should not 

lose  their  temper.    Parents  are  entitled  to  answers  to  legitimate  questions,  regarding 

their child’s performance or status; however, coaches should not be subjected to verbal 

abuse.    In  the  event  that  hostile  feelings  or  arguments  ensue,  the meeting  should  be 

immediately terminated and another meeting scheduled with the Athletic Director. 

 

AWARDS SYSTEM 

  A  system  of  awards  has  been  established  to  recognize  the  contributions  and 

achievements of all members of Sunlight athletic teams.  It is the coach’s responsibility to 

establish criteria  for the awarding of participation credit at the varsity,  junior varsity or 

middle  school  levels.  The  criteria  shall  be  explained  to  all  squad  members  at  the 

beginning  of  a  sport  season.    It  should  take  into  consideration  an  athlete’s  level  and 

quality  of  participation  during  a  season  as  well  as  during  his/her  previous  years’  41 

contributions in that particular sport.  A record of each student’s participation on athletic 

teams will be maintained by the Athletic Director. 

1. Varsity ‐ First‐time varsity award winners will receive an eight‐inch chenille  letter and 

pin  insert.    For  subsequent  varsity  awards,  athletes will  only  receive  a  pin  insert.  All 

awards will be distributed at the culminating end of season dinner/gathering. 

2. Junior Varsity – Award winners will be recognized at their end of the season gathering 

by the coach. 

3. Middle School – Participants will be recognized at their end of the season gathering by 

the coach. 

4. Special Awards 

a. The following awards are presented annually to players in their respective sports who 

approach  the ultimate  in  attitude, effort,  sportsmanship  and performance.   Recipients 

are selected by coaches and/or squad members and their names are placed on plaques 

that permanently remain in the school: 

45  

b.      Sunlight International School Sports Award 

  This is awarded annually to the winning team which has made outstanding progress in 

athletic accomplishment and has demonstrated the greatest improvement in ability and 

performance during the interschool competition. The winning team will receive a medal 

  To each player and the certificate of appreciation which will be provided by School 

General Manager.  Their names will be placed on a school sports board, which remains in 

the school.  

c. Best player Award: 

The selection of the best player:  

This is always done by the coachers under the following qualifications; 

o Skill Ability 

o Love of the Game  

o Dedication  

o Sportsmanship  

o Citizenship  

o Ability to Sustain in the Heat of Competition 

o Respect  

o Contribution to the school 

o Athletic participation 

o Shown citizenship throughout the school years 

o Punctuality in academic program  

Presentation of these awards will be made in the school closing days Ceremony. 

 

 

 

 

 

 

46  

PART IV 

FORMS 

The following pages are to include sample copies of: 

a. Acknowledgement  Form  must  be  signed  by  the  student/athlete  and  his/her 

parent/guardian  and  returned  to  the  coach.    This  form  is  a  declaration  that  all 

concerned  have  read  the  handbook  and  understand  the  rules  and  regulations 

governing the Athletic Program.   

b. Student/athletes who participate on one of our athletic teams will not be allowed 

to participate in a game until the signed form has been returned to the coach prior 

to each sport season they participate in. Once the coach has collected all of his/her 

forms, the coach will submit them to the Athletic Department to be kept on file. 

c. Code  of  Behavior  Letter  to  be  signed  and  submitted  by  each  athlete  to  his/her 

coach, prior to each sports season 

d. Health History Update  to  be  signed  and  submitted  by  a  parent/guardian  to  the 

Health Office, prior to each sports season 

e. Health Appraisal Form to be signed and submitted by the attending physician and 

returned  to  the Health Office.  The physical  exam must be performed  after May 

31st.  

f. Guidance  Letter  must  be  signed  by  the  student/athlete  and  his/her 

parent/guardian and returned to the coach. The signed  letters will be kept on file 

in the Athletic Office. 

g. Alternate  Transportation  Request  Form  to  be  signed  and  submitted  by  a 

parent/guardian  to  obtain  permission  for  students  to  travel  to/from  games  via 

personal  transportation,  instead  of  traveling  on  busses  provided  by  the  school 

district 

h. Acknowledgement  Form  that must  be  signed by  all  coaches  at  the beginning of 

their season and submitted to the Athletic Department 

i. Coach Evaluation Questionnaire – for Parents 

j. Coach  Evaluation Questionnaire  –  for Athletes  to  be  used  as  an  evaluation  tool 

under the supervision of the Athletic Director 

k. Coaches  Evaluation  Form  to  be  used  as  a  guide  for  the  coach’s  season  and  the 

Athletic  

l. Director’s end of season meeting. 

47  

Here is the end of Sunlight International School athletic handbook, it our hope that 

the book has become as green light to everyone who ever read it, since it includes 

everything required to be included in the athletic handbook. The book can also be 

used by anyone who is willing to create any athletic program to get the guidelines 

for the best athletic program perfection. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

48  

ATHLETIC PREPARTICIPATION QUESTIONNAIRE 

 

ATHLETE'S Name: _____________________________Age: ______ Sex: _________  

Athlete’s Directions: Please review all questions with your parent or legal 

custodian and answer them to the best of your knowledge.  

Parent’s Directions: Please assure that all questions are answered to the best of 

your knowledge. Not disclosing accurate information may put your child at risk 

during sports activity.  

Physician’s Directions: We recommend carefully reviewing these questions and 

clarifying any positive answers.  

Say: Yes, No, Don’t know beside each question 

1.  Has the athlete ever been hospitalized or had surgery?  _________      

2. Is the athlete presently taking any medications or pills?   ________     

3. Does the athlete have any allergies (medications, bees or other stinging insects, 

latex)?  ________      

4. Does the athlete ever passed out or nearly passed out DURING exercise, 

emotion or startle?  ________      

5. Has the athlete ever fainted or passed out AFTER exercise? __________       

6. Has the athlete had extreme fatigue associated with exercise (different from 

other children)? _________       

7. Has the athlete ever had trouble breathing during exercise, or a cough with 

exercise?       __________ 

8. Has the athlete ever been diagnosed with exercise‐induced asthma? ________       

9. Has a doctor ever told the athlete that they have high blood pressure? 

_________        

10. Has a doctor ever told the athlete that they have a heart infection? _________       11. Has a doctor ever ordered an EKG or other test for the athlete’s heart, or has 

the athlete ever been told they have a murmur? ________ 

     12. Has the athlete ever had discomfort, pain, or pressure in his chest during or 

after exercise or complained of their heart “racing” or “skipping beats”? ________  

     13. Has the athlete ever had a head injury, been knocked out, or had a concussion?  

     

49  

14. Has the athlete ever had a seizure or been diagnosed with an unexplained 

seizure problem? ________      

15. Has the athlete ever had a stinger, burner or pinched nerve?  ________     

16. Has the athlete ever had a heat injury (heat stroke) or severe muscle cramps 

with activities?  _______    , 

17. Has the athlete ever had any problems with their eyes or vision? ________       

18. Has the athlete ever sprained/strained, dislocated, fractured, broken or had 

repeated swelling or other injury of any bones or joints? ________  

 

Tick an appropriate gape 

Head   �Shoulder   �Thigh   �Neck   �Elbow   �Knee   �Chest  �Hip �Forearm   

�Shin/calf    

�Back   �Wrist   �Ankle   �Hand    �Foot  

     19. Has the athlete ever had an eating disorder, or do you have any concerns about 

your eating habits or weight? _________ 

     20. Does the athlete have any chronic medical illnesses (diabetes, asthma, kidney 

problems, etc.)?  ________     

21. Has the athlete had a medical problem or injury since their last evaluation?       

22. Does the athlete have the sickle cell trait? ________       FAMILY HISTORY  

23. Has any family member had a sudden, unexpected death before age 50 

(including from sudden infant death syndrome [SIDS], car accident, drowning)? 

________ 

     24. Has any family member had unexplained heart attacks, fainting or seizures? 

_____       

25. Does the athlete have a father, mother or brother with sickle cell disease?  

______     26. Does the athlete have any family members with Hypertrophic 

Cardiomyopathy? ___        

Elaborate on any positive (yes) answers: 

____________________________________________________________________ 

50  

____________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________   

 

I have reviewed and answered each question above, and assure that all are 

accurate responses. Furthermore, I give permission for my child to participate in 

sports.  

Signature of parent/legal custodian: ________________________ Date: 

____________  

Signature of Athlete: ______________________Date: _________ Phone : 

___________  

Physician Signature: _________________________    Review date: 

_________________