Atelier2 Odoo: Gestion des Ressources Humaines (installation, employés, contrats et salaires)

Université Sidi Mohammed Ben Abdallah de Fès

Faculté des Sciences Dhar El Mahraz

Atelier N°2 :

Gestion des Ressources Humaines

Prof : My Abdelouahed Sabri

Email : [email protected]

Masters M2ID & SIRM Odoo : GRH

Sommaire

I. Introduction....................................................................................................................... 3

II. Installation du module pour la GRH ................................................................................. 3

III. Gestion des employés .................................................................................................... 4

III.1 Définir les départements ........................................................................................ 4

III.2 Définir les employés .............................................................................................. 5

IV. Contrats de travail.......................................................................................................... 6

IV.1 Types de contrats ................................................................................................... 6

IV.2 Ajouter un contrat à un employé ........................................................................... 6

V. Demandes de congés ......................................................................................................... 8

V.1 Validation simple....................................................................................................... 8

V.2 Double validation ...................................................................................................... 9

VI. Gestion des salaires ..................................................................................................... 10

VI.1 Gestion simplifiée de la paie ............................................................................... 10

a Installation de la gestion de paie ............................................................................. 10

b Attacher la structure au contrat des employés ......................................................... 10

c Bulletin de paie d’un employé ................................................................................. 10

d Lots de bulletins de paie .......................................................................................... 11

VI.2 Gestion de la paie adaptée au pays ...................................................................... 11


I. Introduction

La gestion des ressources humaines (GRH), ou gestion du personnel, regroupe

l'ensemble des pratiques mises en œuvre pour administrer, mobiliser et développer les

ressources humaines dans une organisation.

Les ressources humaines peuvent être les collaborateurs attachés à

l’organisation (ouvriers, employés, cadres) mais aussi les collaborateurs des sous-

traitants.

Odoo propose un module (extensible) dédié à la GRH. Ce module permet entre

autres de gérer les salariés et leurs contrats, la paie, les congés, les feuilles de

présence, les notes de frais, les recrutements, ...

La première chose à faire est d’identifier la liste des collaborateurs (employés).

Surtout, il ne faut pas confondre entre utilisateurs de l’application et employés

(collaborateurs) ; un employé peut être un utilisateur mais un utilisateur ne peut pas

être forcement un employé. Ainsi, «Employé» représente toutes les personnes

physiques qui ont un contrat de travail avec l'entreprise. Cela comprend tous les types

de contrats. Alors qu’un utilisateur (du système) est une personne physique qui a

accès aux systèmes de l'entreprise.

II. Installation du module pour la GRH

Pour ajouter une interface de Gestion des Ressources Humaines à l’interface Odoo, il

faut installer le module « Répertoire des employés ».

Pour le faire, connectez vous en administrateur et cliquez « Configuration »

« Local Modules » ou « Application ». Cherchez le module « Répertoire des

employés » et cliquez « Installer ».

NB : Vous pouvez voir des informations détaillées sur ce module en l’affichant

en mode « Vue formulaire ».

- Pour afficher les informations sur ce module, cliquez l’onglet

« Information »

- Pour voir les menus ajoutés, cliquez l’onglet « Installed features »

- Pour voir les vues installées, cliquez l’onglet « Données

techniques »


Après installation, plusieurs menus ont été ajoutés :

Configuration/Configuration/Ressources humaines

Ressources humaines

Ressources humaines/Configuration

Ressources humaines/Configuration/Départements

Ressources humaines/Configuration/Étiquettes d'employé

Ressources humaines/Ressources humaines

Ressources humaines/Ressources humaines/Employés

Suivi d'activité/Ressources humaines

Suivi d'activité/Ressources humaines/Rapports

NB : Notez que, seule la gestion des employés et des départements sont installés

alors qu’il y a d’autres options si on veut faire une GRH complète, a savoir ; la

paie, contrat, ... Pour ajouter d’autres options de GRH, cliquez le menu en haut

« configuration » « Ressources humaines » et cochez les options à ajouter au

module de GRH.

III. Gestion des employés

Après avoir installé le module de GRH, la première chose à faire, est de créer les

départements (ce n’est pas obligatoire de les créer premièrement pour ajouter des

employés, il est possible de les créer à tout moment).

On va supposer la structure suivante des départements :

Département parent Département Responsable Employés

-- Direction générale et

stratégique

Anas el

Houari

Nada ahmed

-- Production et ingénierie Ilias

Sarmoudi

Khadija seqqeli

Production et ingénierie

Développement

informatique

Anas el

youssfi

Hamid nassih,

Younes daoud

Tests Zineb amine Zakaria chakib

-- Gestion de la chaîne

logistique

Yassmina

najib

Assia zaki, najat

ouchen

Gestion de la chaîne

logistique

Marketing, Achat et vente, Ilham raiis Noura selaoui, Saloua

bari

Logistique Said

Mahmoud

Hilal biad, Nadia

maha

-- Direction générale et

stratégique

Ressources humaines Youssef

belkadi

Meriam yhya, Nadia

chihab

III.1 Définir les départements

Pour créer un département dans Odoo ;


Utilisez le menu, en haut, « Ressources Humaines » « Départements ».

Cliquez le bouton « Créer » pour créer un nouveau département et procédez

comme sur le tableau en haut.

NB : En ce qui concerne les responsables, vous pouvez les créer directement dans

cette étape (Liste de choix « Responsable Créer et modifier ») ou bien le laisser

vider et l’affecter après création de l’employé responsable.

NB : Pour supprimer un département, sélectionnez le département et cliquez le

menu déroulant « Autres options » et cliquez « Supprimer »

III.2 Définir les employés

Comme déjà dit dans l’introduction, il faut faire différence entre employé et

utilisateur. Ainsi, pour chaque employé crée, vous pouvez lui associer un utilisateur

déjà existant ou en créer un autre pour lui permettre l’accès (si souhaitable) à

l’application.

Pour définir un nouvel employé dans Odoo,

Utilisez le menu, en haut, « Ressources Humaines » « Employés ».

NB : Par défaut, un seul employé est déjà crée, c’est l’administrateur alors que

vous avez (probablement) crée d’autres utilisateurs.

Cliquez le bouton « Créer » pour créer un nouvel employé.

Ajouter par exemple, l’employée « Nada ahmed, département « Direction

générale et stratégique », Job title « Secrétaire », ...).

NB : Pour le Job title (poste occupé) vous pouvez le créer en cliquant sur « créer

et modifier ».

Continuez la création des autres employés comme suit :

Nom et prénom Job title Département Responsable

Anas el Houari Directeur Direction générale et stratégique

Oui

Nada ahmed Secrétaire Non

Ilias Sarmoudi Ingénieur Production et ingénierie

Oui

Khadija seqqeli Secrétaire Non

Anas el youssfi Senior développeur Développement informatique

Oui

Hamid nassih Technicien Non


Younes daoud Technicien Non

Zineb amine Ingénieur Tests

Oui

Zakaria chakib Testeur Non

Youssef belkadi Directeur RH Ressources humaines Oui

IV. Contrats de travail

Le contrat de travail est un acte impliquant l’employeur et l’employé. Il décrit les

responsabilités, obligations légales et financières, ...

Par défaut, le module GRH est installé sans possibilité de gérer les contrats.

Pour l’ajouter (l’activer) cliquez le menu en haut « configuration » « Ressources

humaines » et cochez « Enregistrer les contrats par employé ».

Aussi, pour spécifier la structure salariale, le type de paie, ... il faut activer le

système de paie. Pour le faire, cochez aussi « Gérer la paie »

IV.1 Types de contrats

Par défaut, Odoo propose trois types de contrats : « Employee », « Worker »,

« Subcontractor » que vous pouvez modifier et ajouter. Pour ajouter des types de

contrats ;

Cliquez le menu « Ressources humaines » « Contrat » « Types de

contrat »

Cliquez « Créer »

Ajoutez deux types de contrats : CDI (Contrat à Durée Indéterminée) et CDD

(Contrat à Durée Déterminée)

IV.2 Ajouter un contrat à un employé

Pour ajouter un contrat à un employé, Odoo propose plusieurs façons de le faire :

1- Le créer avec la création d’un employé

2- Le créer en modifiant les informations de l’employé :

3- L’ajouter utilisant le menu « Contrats » du menu en haut « Ressources

humaines »

Vous allez ajouter un contrat de travail de type CDI pour l’employé « Zakaria

chakib » utilisant la 3éme méthode.


NB : Pour le cas d’un contrat CDD, il faut préciser la durée du contrat et aussi la

durée de la période d’essai.

NB : Vous pouvez ajouter la possibilité de joindre un contrat de travail en

installant le module « Système de gestion documentaires »


V. Demandes de congés

Pour activer les demandes de congés à partir de l’interface Odoo, cliquez le menu en

haut « configuration » « Ressources humaines » et cochez « Gérer les demandes de

congés, d'absences et d'allocations ».

Pour la validation des demandes de congés formulées par les employés, il y’a

deux situations : 1- Le supérieur hiérarchique qui la valide ou non 2- validation du

congé par le supérieur hiérarchique et le directeur des ressources humaines.

V.1 Validation simple

On va supposer que l’employé « Younes daoud » fait une demande de congé d’une

semaine.

Nb : Normalement, pour pouvoir accéder à l’application Odoo en tant que

l’employé « Younes daoud » il faut qu’elle soit un utilisateur.

Se connecter en tant que l’employé « Younes daoud » pour faire une demande

de congé.

Cliquez le menu « Ressources humaines » « Demande de congé ». Utilisez la

vue « Liste » ou « Formulaire » pour créer une nouvelle demande de congé.

Après enregistrement, la demande est en état « A approuver » et un email sera

envoyé au demandeur.

Par défaut, Odoo propose quatre types de congés. Le type « Legal leaves

(congés légaux) » n’admet pas de dépassement de limitie autorisée. Il faut le

modifier.

Se connecter en tant que « Anas el youssfi » supérieur hiérarchique de « Younes

daoud ».


Nb : Pour donner le droit de validation à un utilisateur il faut qu’il responsable

d’un service « Officier ». Pour le faire, modifier l’utilisateur et affecter le rôle

« Officier » à la case « Ressources humaines » dans l’onglet « Droit d’accès »

Cliquer le menu « Ressource humaines » « Demandes de congés à

approuver » et cliquer sur la demande. Le responsable peut ici ; « Approuver »

ou « Refuser ».

Cliquez « Approuver »

Un email sera envoyé au demander du congé la réponse

V.2 Double validation

Dans ce cas, il faut activer pour un type de congé la double validation. Ainsi, le congé

sera approuvé par le responsable hiérarchique et le responsable du service des

ressources humaines.

La demande sera postulée par le même employé que l’exemple suivant : « Younes

daoud ». « Anas el youssfi » est son supérieur hiérarchique et « Youssef belkadi » est

le responsable des ressources humaines (modifier l’utilisateur pour lui donner ce

droit : onglet « Droits d’accès » et attribuez à « Ressources humaines » le rôle

« Responsable »

En tant qu’administrateur ; cliquez le menu « Ressources humaines »

« Configuration » « Type de congés »

Cliquez par exemple le type « Arrêts maladie » et cochez « Appliquer la double

validation »

Se connecter en tant que « Younes daoud » et ajouter une demande de congé de

type « Arrêts maladie ».

Se connecter en tant que « Anas el youssfi » pour approuver la demande.

Se connecter en tant que « Younes daoud » pour voir l’état de la demande ;

« Deuxième approbation »

Se connecter en tant que « Youssef belkadi » pour valider la demande.

Se connecter en tant que « Younes daoud » pour voir l’état de la demande ;

«Approuvée»


VI. Gestion des salaires

La gestion des salaires est une fonctionnalité très intéressante pour la bonne gestion

d’une société. Ainsi, il est possible à la fin de chaque mois de générer d’une manière

automatique les fiches de paies de chaque employé.

VI.1 Gestion simplifiée de la paie

a Installation de la gestion de paie

Par défaut, la gestion de paie n’est pas activée sur Odoo. Pour l’activer ;

Cliquez le menu « configuration » Ressources humaines »

Cochez « Gérer la paie »

Après installation, une structure de base de paie « Base for new structures » a été

ajoutée : menu « Ressource humaines » « Paye » « Structure des salaires». Les

règles de base (vous pouvez ajouter vos propres règles) de cette structure sont :

« Basic », « Gross » et « Net ». Cette structure peut être utilisée comme structure de

base pour créer d’autres structures de paie.

b Attacher la structure au contrat des employés

Il faut, pour chaque employé, affecter une structure salariale a son contrat de travail ;

Cliquez le menu « Ressources humaines » « Contrats »

Sélectionnez le contrat et cliquez modifier

Affectez dans le champ « Structure salariale » la structure « Base for new

structures »

NB : Donnez un salaire, si ce n’est pas encore fait.

c Bulletin de paie d’un employé

Le bulletin de paie est un document que chaque société doit fournir à ces employés

chaque mois.

Pour créer le bulletin de paie pour un employé (il faut qu’un contrat soit affecté

à cet employé et que le contrat soit lié à une structure salariale) ;

Cliquez le menu « Ressources humaines » « Paye » « Bulletins de

l’employé »


Cliquez « Créer ». Par défaut, le bulletin sera crée pour le mois courant (du

premier jour au dernier jour)

Cliquez le bouton « Calculer la feuille »

Cliquez l’onglet « Calcul de salaire » pour voir le détail

Cliquez « Enregistrer »

Pour imprimer (l’enregistrer en format pdf) la fiche de paie, cliquez

« Imprimer » « Feuille de paie »

d Lots de bulletins de paie

Dans la précédente section, vous avez crée un bulletin de paie pour un employé, chose

qui n’est pas pratique si vous avez 100 employés dans votre entreprise. Une des

possibilités offertes avec Odoo est de créer des lots de bulletins de paie pour un

ensemble (la totalité) d’employés.

Cliquez le menu « Ressources humaines » « Paye » « Lots de bulletins de

paie »

Cliquez « Créer »

Donnez un nom à votre lot

Cliquez le bouton « Générer les bulletins de paie »

Dans la partie « Employés » cliquez « Ajouter un élément »

Vous pouvez cochez tout les employés (cochez la case « Nom »ou bien cocher

quelques employés

Cliquez le bouton « Sélectionner » et cliquez le bouton « Générer »

Cliquez « Enregistrer »

VI.2 Gestion de la paie adaptée au pays

Odoo propose des modules pour la gestion de la paye adaptée aux pays ; Paie

Marocaine, Française, Belge, ..... Pour le cas marocain, il est possible de télécharger

une version adaptée de la gestion de « La paie marocaine », malheureusement, jusqu’à

l’écriture de ces lignes, ce module n’est pas adapté à la version 8 de Odoo. De ce fait,

on va utiliser la gestion de la paie française.

Pour ajouter un module de gestion de la paie adaptée à un pays ;

Cliquez le menu « configuration » Ressources humaines »

Cochez « Gérer la paie »


Et cliquez sur « Installer la paye de votre pays » et installez le module « Paie

française »

NB : Si le module de la « Paie française » n’est pas visible, lancez une

recherche, en haut à droite, pour le mot « Paie française »

Cliquer le menu « Ressource humaines » « Paye » « Structure des

salaires» pour voir apparaitre d’autres structures des salaires que vous pouvez

utiliser.

Testez la création d’un bulletin de paie pour un employé en se basant sur une

des structures salariales ajoutées.

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