Atelier documentaire du chercheur à l'INRIA
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L’atelier documentaire du chercheur
Julie Bonnet et Martine Courbin-Coulaud(Service IST INRIA Bordeaux – Sud-Ouest)
« 5 à 7» ADBS Aquitaine
10 février 2011
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Fil conducteur
• Le cadre institutionnel et le réseau IST INRIA
• Le projet (2008-2009), les résultats et les suites
• Le portail netvibes et zoom sur des réalisations
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LE CADRE INSTITUTIONNEL ET LE RÉSEAU IST
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Un budget de 217 M€ HT
Dont ~21 M€ HT de ressources propres
3 150 scientifiques
dont 1000 doctorants100 post-doc300 ingénieurs R&D
950 ingénieurs, techniciens et administratifs
8 centres de recherche
4 100 personnesdont 2500 rémunérées par l'INRIA
Janvier 2004INRIA - contexte national - chiffres clés
Données 01/2011
5
INRIA NancyGrand Est
INRIA Grenoble Rhône-Alpes
INRIA Sophia AntipolisMéditerranée
INRIA RennesBretagne Atlantique
INRIA BordeauxSud-Ouest
INRIA LilleNord Europe
INRIASaclayÎle-de-France
INRIA ParisRocquencourt
Localisations
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La recherche à l’INRIA autour des sciences numériques
• 165 Équipes-projets (EPI) et 39 Équipes de Recherche
• Mathématiques appliquées, calcul et simulation
• Modèles et méthodes stochastiques
• Modélisation, simulation et analyse numérique
• Optimisation, apprentissage et méthodes statistiques
• Modélisation, optimisation et contrôle de systèmes dynamiques
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L’IST à l’INRIA
• Un service IST dans chaque Centre de Recherche
• Un réseau IST regroupant 32 personnes au niveau local et au siège
• Nos principales missions :
• faciliter l’accès à l’information
• faciliter la diffusion
• « faire savoir »
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Localisation sur sites et hors sites
Équipes de recherchehors site
Centres de recherche
INRIA LorraineNancy
INRIA Rhône-AlpesGrenoble
INRIASophia Antipolis
INRIARennes
INRIA BordeauxSud-Ouest
Metz
INRIA Lille Nord Europe
Lannion
Marseille
Lyon
INRIA Saclay Ile- de- France OrsayCachan
Siège
Nantes
Besançon
Strasbourg
INRIARocquencourt
Paris
Pau
Montpellier
10
La Direction Générale de l’INRIA
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Campus STIC à BordeauxLaBRILaBRI
ModulairesModulairesA29A29
IMBIMB
Futur bâtimentFutur bâtiment INRIAINRIA
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LE PROJET
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Avant…
Catalogue INRIA: http://opac.inria.fr
Fonds papier (ouvrages, périodiques) Fonds électronique (périodiques, actes de conférences)
LIBRE ACCESArchives ouvertes
Scopus, Google scholar,
Sudoc, Web 2.0 …
Magazine de Veille: ORS
Livres électroniques (Safari)
Actes de conférences(CD-Rom)
Banques de données bibliographiques
JCR, WOK…
Eurydice
Services d’alertes
Abonnements électroniquespropres aux
CR
Plate-forme éditoriale de périodiques: IEEE, ACM, Springer, …
Google Google
+ à la demandeTous documents
hors INRIA
Sites web IST
Auteur : service IST Rhône Alpes
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Cadrage du projet• Note d’opportunité -> objectifs
• Simplifier l’accès aux documents et permettre une recherche simultanée sur l’ensemble des ressources en texte intégral de l’INRIA
• Proposer le lancement d’une étude d’avant projet pour étudier les usages et les besoins des utilisateurs à l’INRIA pour l’accès à l’IST
• Cadrage : Direction de la Recherche
• L’Atelier Documentaire du Chercheur vise à donner des « outils » aux chercheurs pour l’accès et la gestion de l’information scientifique
• Il s’agit d’un éventail de services correspondant à des besoins exprimés par plusieurs chercheurs
• Ces services sont testés par les chercheurs avant d’être proposés à l’ensemble de la communauté
• L’Atelier est proposé par les services IST des CR INRIA
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Les acteurs
• Chefs de projets : Kumar Guha (Resp. IST Rocquencourt) et Jacques Millet (Délégué à l’IST INRIA)
• Au cœur des actions :
• 15 documentalistes du réseau IST,
• 4 ingénieurs SEISM (Service E-information scientifique et multimédia),
• 1 consultant,
• 1 société prestataire
• 40 chercheurs des EPI INRIA en « testeurs »
• A partir de mi 2008-> lancement fin octobre 2009 pour la page Netvibes, mais ce n’est pas une finalité
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Etude d’avant projet (été 2008)
• 13 entretiens individuels avec le même consultant dans le bureau du chercheur de 2 heures en moyenne
• Panel représentatif : typologie, age, thèmes de recherche, type d’EPI, CRI
• Principales phases de l’entretien :
• ressources utilisées pour suivre l’actualité scientifique de son/ses domaine(s)
• ressources utilisées pour rechercher une référence bibliographique, un document
• manipulation et gestion des ressources bibliographiques et des documents
• usages d’outils collaboratifs
• attentes
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Les constats suite à l’enquête utilisateurs
• Passage de plus en plus du papier vers l’électronique
• Multiplication des sources d’informations
• Complexification du parcours de recherche de documents
• Méconnaissance des contenus accessibles
• Offre de service floue
D’où le besoin de :
• Simplifier et « fluidifier » l’accès au document primaire
• Clarifier l’offre de service
• Rendre un service plus performant pour le chercheur, lui faire gagner du temps et efficacité
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« L’esprit » de l’atelier… les enseignements de l’enquête »
• L’expert, c’est l’utilisateur
-> Impliquer l’utilisateur dans l’élaboration du (des) service(s)
• Une seule solution ne peut répondre à la diversité des attentes
-> Proposer des services adaptés à chacun
• Les utilisateurs ont des environnements techniques divers
-> Proposer des services multi-environnements
• Nous (IST) avons une aide à apporter en gestion de l’information
-> Proposer des solution pour organiser sa documentation
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Premières actions à mener à partir des besoins exprimés
• Accès aux ressources documentaires payantes contractées par l’INRIA depuis n’importe quel lieu (Proxy IST)
• (Re)Développer le service d’alertes de sommaires avec Eurydice
• Service de veille-alerte sur les nouvelles publications des chercheurs
• Accès aux listes des revues, ouvrages (liste AtoZ), bases de données
• Information sur les derniers ouvrages acquis (fils RSS)
• Recherche d’articles via Google, limité au corpus des revues payantes
• Outils d’indexation et de recherche de documents archivés sur son disque dur
• Constitution d’une logithèque d’utilitaires de gestion documentaire
• Création d’un site web unique pour l’ensemble des services IST INRIA
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« Méthodologie inspirée Agile »Identification du
besoin
Suivi et évolution
Diffusion du service
Evaluation par l’utilisateur
Recherche d’une solution
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Aujourd’hui, un site web unique, avec netvibes
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Mise en œuvre et premier bilan
• 9 actions de dimension réduite
• Appel à volontaire dans le réseau
• Souplesse du calendrier pour mener plusieurs actions en //
• Coordination forte et un accompagnement de projet
• Montée en compétence du réseau IST (recherche de solutions)
• La moitié du personnel du réseau IST impliquée
• Très bon accueil de la part des chercheurs
• Un résultat motivant et gratifiant pour tous les acteurs
• Une communication (affiches, cartes, infos dans les « news », présentations, sites web IST revus….)
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un projet fédérateur
• C’est le chercheur qui est l’acteur et le moteur de la démarche : un service n’est mis en place que s’il répond à un besoin identifié
importance du recueil des besoins
• Le documentaliste écoute, propose des solutions, met en place un service ; il se place en « Consultant » pour l’accès et la gestion de l’information, en interaction constante avec l’utilisateur.
• La synergie avec les ingénieurs / services informatiques assure la cohérence du système d’information dans ce domaine.
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Les suites du projet
Mise en place de deux cellules pour pérenniser les compétences, les techniques et les méthodes (2010)
• Anim’IST : méthodologie de communication sur un nouveau service avec un rôle de coordination pour proposer des supports et des messages de communication communs
• Méthod’IST : pilotage de l'offre de services du réseau IST à l'INRIA :
• mission 1 : assurer la cohérence des services
• mission 2 : recenser les besoins des chercheurs, analyser les évolutions des usages et des technologies
• mission 3 : instruire les dossier de services à développer
• mission 4 : accompagnement méthodologique des groupes de travail (1 référent pour chaque nouveau GT)
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ZOOM SUR DES RÉALISATIONS
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Un point d’entrée unique pour tous les services de l’IST, avec netvibes
Une page publique, avec une même identification LDAP sécurisée pour accéder ensuite à chaque service
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Qu’est-ce que Netvibes?
Netvibes
Netvibes est une plate-forme qui permet de créer une page web composée de blocs personnalisables
agrège le contenu de plusieurs sites web, des services,… sur une même page
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Qu’est-ce qu’un widget?
un Widget (web + gadget) = un élément de votre page
Chaque module ou widget est personnalisable et repositionnable à volonté
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Qu’est-ce qu’un widget?
Un widget peut présenter :
- Certaines infos d’un autre site web (météo, les derniers tweets, courriels)- Un outil à utiliser sur le tableau de bord lui-même (calendrier,…)- Le contenu d’un fil RSS- …
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Qu’est-ce qu’un widget?
Un widget peut aussi présenter :- Un contenu créé sur mesure
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Pourquoi Netvibes pour les services IST à l’INRIA ?
• Tous les services sur une même page
• Souplesse : chacun doit pouvoir prendre ce qui l’intéresse pour l’intégrer dans son environnement
• Faire découvrir ce genre de plateformes aux chercheurs
• Plateforme très répandue et déjà utilisée pour la documentation (INIST, Esc Lille …).
• Possibilité de faire une page publique (à la différence d’i-google où l’on doit avoir un compte)
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L’atelier documentaire : 3 catégories de services
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1- Rechercher
Rechercher dans des ressources en ligne ou des BDD
Rechercher dans le catalogue et les abonnements électroniques (congrès, revues…)
Rechercher dans la photothèque et la vidéothèque INRIA
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Le catalogue INRIA
Pour rechercher un document papier (livre, un congrès, une revue) dans tous les Centres de Recherche INRIA
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Les ressources électroniques
Pour rechercher dans tous les abonnements électroniques par titre de revue ou par bouquet d’éditeurs
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Faciliter l’accès aux ressources : le résolveur de lien
Son objectif : lier les bases de données bibliographiques (= uniquement des références) aux
ressources en texte intégral auxquelles l’INRIA est abonné.
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Exemple : le Web of Science
Bouton d’accès vers le texte intégral ou la page rebond
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La page rebond
Lien vers le formulaire de demande de document
Lien vers le catalogue papier INRIA
Elle est proposée quand il n'y a pas d'accès direct au PDF et pointe principalement vers un formulaire de demande de document
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Le formulaire de demande de document
Prérempli avec les données de l’article. Il suffit de saisir son login pour remplir automatiquement ses coordonnées personnelles
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2- Les services personnalisésÊtre alerté sur les nouveautés livres et revues, les actualités de l’IST
Faire une suggestion d’achat / abonnement
Interroger les documentalistes (copie d’article…)
Prolonger un prêt
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Recevoir des alertes de sommaires de revues
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Recevoir des alertes sur les nouvelles acquisitions Le flux RSS des nouvelles acquisitions
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Voir ses prêts en cours et les prolonger
Faire une suggestiond’achat
Sauvegarder des recherches et recevoir une alerte sur ce thème pour chaque nouveauté entrée dans le catalogue
Accéder à son compte lecteur
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Faire une demande de réservation, depuis la consultation du catalogue…
… et recevoir directement le document en prêt par courrier, quelle que soit sa localisation
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3- Diffuser
L’outil Fabrica
Aide pour publier
Astuces et outils pour mieux utiliser HAL-INRIA
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Fabrica
un service qui présente un ensemble de logiciels et de bonnes pratiques pour gérer sa bibliographie, organiser une veille, gagner du temps dans une recherche sur le web...
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Fabrica
Pour chaque catégorie…
…une liste d’outils testés
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Fabrica
Les caractéristiques techniques, le coût
La description des fonctionnalités
La possibilité d’ajouter une astuce et de donner son avis
Pour chaque fiche outil :
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HAL-INRIA : page dynamique des publications
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Page dynamique (2)
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Un outil dérivé…Le bureau virtuel du documentaliste : un netvibes pour les
documentalistes de l’INRIA
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Je voudrais retrouver tout ce dont j’ai besoin en tant que chercheur comme sur l’Atelier
Cela va dans le bon sens
En guise de conclusion : la parole aux usagers…
Enfin une communauté qui utilise les outils existants !
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Merci pour votre attention.
L’Atelier documentaire du chercheur :
http://petitlien.com/atelierdoc
Contact :