70 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Tentang PT. Asuransi Jasindo

3.1.1 Sejarah Organisasi

PT. Asuransi Jasa Indonesia (Asuransi Jasindo) adalah satu-satunya

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang begerak di bidang usaha asuransi

kerugian umum. Asuransi Jasindo berdiri pada 2 Juni 1973 sebagai hasil

penggabungan antara PT. Asuransi Bendasraya dengan PT. Umum

Internasional Underwriters serta tampil sebagai maskapai asuransi kerugian

umum terbesar nasional dengan total aset per akhir tahun 2004 sebesar Rp.

1,363 milyar.

Saat ini Asuransi Jasindo memiliki jaringan pelayanan yang terdiri dari

74 Kantor Cabang yang berlokasi di seluruh Indonesia dan 1 kantor cabang

di luar negeri serta berkantor pusat di Jl. MT Haryono kav. 61 Jakarta.

Keberadaan Asuransi Jasindo semakin solid sebagaimana tercermin dari

kinerja perusahaan yang terus mengalami peningkatan serta pengakuan mutu

melalui sertifikasi 9002 sejak tahun 1998. Asuransi Jasindo juga

mendapatkan dukungan reasuradur terkemuka di dunia seperti Swiss-ree dan

Partner-re sehingga memperkokoh posisi Asuransi Jasindo sebagai

perusahaan asuransi yang sustainable dan bertaraf internasional.

Melalui Keputusan Menteri Keuangan No. 764/MK/IV/12/1972, pada

tanggal 2 Juni 1973, PT. Asuransi Bendasraya yang bergerak dalam asuransi

71  

rupiah dan PT. Umum Internasional Underwriters (PT UIU) yang bergerak

dalam asuransi valuta asing dimerger menjadi PT. Asuransi Jasa Indonesia,

yang sekarang lebih dikenal sebagai Asuransi Jasindo. Pengalaman bidang

asuransi kerugian sejak era kolonial memberikan nilai kepeloporan tersendiri

bagi keberadaan dan tumbuh-kembang Asuransi Jasindo kini dan masa

mendatang.

Sebagai salah satu BUMN yang memiliki kinerja usaha gemilang di

Indonesia, seluruh saham PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dimiliki oleh

Negara Republik Indonesia. Apalagi, perjalanan waktu telah membuktikan

bahwa PT Asuransi Jasa Indonesia (Persero) atau dikenal dengan Asuransi

Jasindo, memang memiliki pengalaman yang mumpuni, panjang dan matang

di bidang Asuransi Umum bahkan sejak era kolonial. Pengalaman ini

memberikan nilai kepeloporan tersendiri bagi keberadaan dan pertumbuhan

kinerja Asuransi Jasindo hingga saat ini, sehingga berhasil dalam meraih

kepercayaan publik baik yang ada di dalam maupun di luar negeri.

Dalam menyuguhkan layanan profesional dan terbaiknya, Asuransi

Jasindo senantiasa memegang teguh nilai-nilai budaya perusahaan yang

ditanamkan yaitu Asah, Asih dan Asuh. Selain itu, Asuransi Jasa Indonesia

juga berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang prima demi memenuhi

kepuasan Tertanggung. Asuransi Jasindo juga banyak mendapatkan

dukungan reasuradur terkemuka dari belahan dunia, seperti Swiss Re dan

Partner Re, dalam memberikan back-up reasuransi, terutama pertanggungan

yang bersifat mega-risk.

72  

Dalam menyelesaikan klaim-klaim besar, komitmen atas ketepatan dan

kecepatan Asuransi Jasindo tak perlu diragukan lagi. Hal ini dibuktikan

dengan penyelesain klaim-klaim besar bahkan hingga bernilai triliunan

rupiah. Misalnya, klaim Apogee Kick Motor Satelit Palapa B2 sebesar US$

75 juta, BDC Failure Satelit Palapa C2 senilai US$ 31,2 juta, dan Loss of

DB Satelit Garuda milik Aces Internasional hingga senilai US$ 101,5 juta.

Pengalaman dan kemampuan Asuransi Jasindo yang mengundang decak

kagum ini, telah pula diakui oleh badan peringkat internasional yaitu

Standard and Poor’s untuk kategori “Claim Paying Ability” pada tahun

1997 dengan peringkat BBB. Selanjutnya, di tahun 2009, sebagai satu-

satunya perusahaan Asuransi Umum nasional yang memperoleh rating dari

badan pemeringkat nasional AM Best yang berbasis di Hongkong dan

Amerika Serikat, untuk kategori “Financial Strenght Ability” (Stable

Outlook) dengan peringkat B++ dan Issuer Credit Ability (Stable Outlook)

dengan peringkat BBB.

3.1.2 Visi dan Misi Organisasi

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan asuransi yang tangguh

dalam persaingan global dan menjadi market leader di pasar domestik.

Misi perusahaan adalah menyelenggarakan usaha asuransi kerugian

dengan reputasi internasional melalui peningkatan pangsa pasar, pelayanan

prima dan tetap menjaga tingkat kemampulabaan serta memenuhi harapan

stakeholders.

73  

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Asuransi Jasindo

74  

3.1.4 Kegiatan Bisnis Utama

PT. Asuransi Jasindo bergerak di bidang jasa asuransi yang terbagi

menjadi 2 produk yaitu :

1. Produk Korporasi

a) Asuransi Kebakaran

Meliputi asuransi kebakaran clan perluasan jaminannya terhadap

gempa bumi, badai, banjir, topan clan lain lain terhadap industri

hingga Asuransi Rumah Tinggal, Rumah Susun, Perkantoran, Show

Room Mobil, Toko, Gudang hingga Gangguan Usaha Akibat

Kebakaran, dll

b) Asuransi Penerbangan

Meliputi Asuransi Satelit, Rangka Kapal Pesawat Udara, Penumpang,

Liability, Third Party Liability, Cargo Liability, Baggage Liability,

Loss of License, Airport Owner Liability, Personal Accident Crew,

Pesawat Layang, Pesawat Ultra Light dll.

c) Asuransi Kecelakaan Diri

Meliputi Kecelakaan Diri Anak Sekolah, Lintasan, Pengunjung

Wisata, Deposan, Asuransi Keluarga, Tamu Hotel, Mubalig, Haji, dll.

d) Asuransi Aneka

Meliputi Workmens Compensation, Personal Effect, Moveable All

Risk, Commercial General Liability, Employer Liability, Freight

Forwarder Liability, Professional Liability, Public Liability, Product

Liability, Golf, Fidelity Guarantee, Directors and Officers, Bankers

Blanket Bond dll.

75  

e) Asuransi Pengangkutan

Meliputi Pengangkutan Darat, Udara, Antar Pulau, Impor, Ekspor,

Containers, Paket Pos, Pengangkutan Barang Pindahan, Pengiriman

Souvenir hingga Paket Pos Kilat Khusus, dll.

f) Asuransi Engineering

Meliputi Contractor All Risk (CAR), Erection All Risk, Contractor

Plant Machinery (CPM) atau Asuransi peralatan berat, Machinery

Breakdown (MB), Loss of Profit (LOP) Following MB, Electrical

Equipment Insurance, LOP following CAR, Deterioration of Stock,

CPM Non Project Civil Engineering Completed Risks,dll.

g) Asuransi Oil & Gas

Meliputi Oil and Gas on Shore Exploration, Oil and Gas on Shore

Production, Oil and Gas on Shore Construction, Oil and Gas off shore

Exploration, Oil and Gas off shore Production, Oil and Gas off shore

Construction, dll.

h) Asuransi Rangka Kapal

Meliputi Hull & Machinery, Etc. dari berjenis - jenis kapal

berkonstruksi besi baja, aluminium, dan fiberglass dengan tonnage >

100 GRT atau power > 250 BHP atau panjang > 20 meter, seperti :

Kapal LNG, Kapal LPG, Kapal VLCC, Kapal Oil Tanker, Kapal

Chemical Tanker, Kapal General Cargo, Kapal Bulk Carrier, Kapal

Kontainer, Kapal Passenger, Kapal Roro Passenger, Kapal Ferry,

Kapal Keruk (Dredger), Fishing Vessel, Supply Vessel, Kapal

Tugboat, Kapal Tongkang (Barge) dll. termasuk juga asuransi untuk

76  

resiko pembangunan kapal (builders' risks insurance) dari jenis kapal-

kapal tersebut diatas.

i) Asuransi Keuangan

Meliputi Custom Bond, Bid Bond, Performance Bond, Advance

Payment Bond, Maintenance Bond, Installment Sales Bond, dll.

2. Produk Unggulan Ritel

a) Jasindo Oto

Asuransi Kendaraan Bermotor dari Asuransi Jasindo yang membuat

aman di hati, ringan di premi.

b) Asuransi Keluarga

Asuransi Keluarga dari Asuransi Jasindo memberikan paket-paket

pilihan untuk pertanggungan keluarga sesuai dengan kebutuhan

keluarga.

c) Asuransi Karisma

Polis Karisma mengambil alih risiko yang dapat mengganggu

ketenangan karena musibah dengan jaminan yang luas.

d) Asuransi Lintasan

Asuransi Lintasan adalah Asuransi Perjalanan dari Asuransi Jasindo

yang memberikan proteksi dalam seluruh perjalanan Anda baik

melalui udara, laut maupun perjalanan darat selama masa

pertanggungan sesuai tertera di dalam Kartu Peserta Lintas Anda.

77  

e) Asuransi Pelangi

Jasindo Pelangi adalah Asuransi Penerbangan dan Pelayaran,

merupakan produk dari Asuransi Jasindo yang memberikan proteksi

dalam penerbangan dan pelayaran.

f) Asuransi Anak Sekolah

Asuransi Anak Sekolah adalah jaminan Asuransi bagi Siswa/Pelajar

atau Mahasiswa akibat suatu kecelakaan.

g) Jasindo Takaful

Jasindo Takaful merupakan salah satu Unit Usaha Asuransi Jasindo

yang berlandaskan kaedah atau hukum Islam dengan sistem

pengelolaan premi (dana peserta) yang ditempatkan terpisah dari

Asuransi Jasindo.

h) Inbound Travel

Jasindo Inbound Travel adalah produk asuransi untuk melindungi

perjalanan di Indonesia. Produk ini melindungi diri dari kematian,

cacat permanen, kesehatan, dan evakuasi.

i) Jasindo Graha

Asuransi Jasindo Graha merupakan kombinasi atau paduan antara

Asuransi Kebakaran, Asuransi kecelakaan diri dan Asuransi

Meninggal Dunia Biasa (Normally Death) yang ditujukan untuk

segment Debitur KPR Perbankan baik secara perorangan maupun

kumpulan.

78  

j) Jasindo Haji & Umroh

Jasindo Haji & Umroh adalah Asuransi Kecelakaan Diri Risiko

Perjalanan merupakan produk Asuransi Jasindo yang memberikan

proteksi dalam perjalanan Haji atau Umroh

3.1.5 Tugas dan Wewenang

3.1.5.1 Direktur Utama

Tugas dan tanggung jawab direktur utama :

a) Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan operasional

perusahaan khususnya dalam pengembangan pasar asuransi

kerugian.

b) Melakukan supersivisi dan koordinasi terhadap kegiatan dan

tugas-tugas anggota direksi.

c) Melakukan supervisi terhadap Satuan Pengawasan

Intern(SPI), Divisi SDM, Sekretaris perusahaan dan Biro

Program Kemitraan Bina Lingkungan(PKBL).

d) Pembinaan profesi bidang pengawasan, SDM, dan

pelayanan.

79  

3.1.5.2 Direktur Keuangan

Tugas dan tanggung jawab direktur Keuangan :

a) Bertanggungjawab terhadap pengembangan dana investasi,

kepatuhan pelaporan, tata kelola perusahaan dan

pengembangan sistem teknologi informasi.

b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Pendanaan

dan Investasi, Divisi Akuntansi dan Anggaran, Divisi

Teknologi Informasi, dan Divisi Perencanaan dan

Pengendalian Mutu.

c) Selain itu juga melakukan pembinaan profesi bidang

keuangan, akuntansi, tata kelola perusahaan dan teknologi

informasi.

3.1.5.3 Direktur Operasi Ritel

Tugas dan tanggung jawab direktur operasi ritel :

a) Bertanggungjawab dalam pengembangan produk dan

produksi bidang ritel.

b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Kendaraan Bermotor,

Divisi Non-Kendaraan Bermotor, Unit Usaha Takaful,

Kantor Cabang Ritel, dan Biro Keagenan/Supervisi Kinerja

Kantor Cabang Ritel.

c) Pembinaan profesi bidang pemasaran ritel.

80  

3.1.5.4 Direktur Teknik dan Luar Negeri

Tugas dan tanggung jawab direktur teknik dan luar negeri :

a) Bertanggungjawab dalam kualitas lingkup underwriting dan

peningkatan laba dari aspek underwriting.

b) Bertugas melakukan supervisi terhadap Divisi Underwriting

Marine and Aviation, Divisi Underwriting Non-Marine,

Divisi Klaim, Divisi Reasuransi, Divisi Oil and Gas.

c) Pembinaan kompetensi profesi bidang Undewriting.

3.1.5.5 Direktur Pemasaran Korporasi

Tugas dan tanggung jawab direktur pemasaran korporasi :

a) Bertanggungjawab dalam pengembangan produk dan

produksi bidang korporasi.

b) Melakukan supervisi terhadap Divisi Pemasaran Usaha

Korporasi, Divisi Pemasaran Perbankan, Kantor-kantor

cabang Korporasi, Kantor-kantor cabang Bauran.

c) Pembinaan profesi bidang pemasaran korporasi.

3.1.5.6 Kepala Divisi Kendaraan Bermotor

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi kendaraan bermotor:

a) Mencapai sasaran/target yang telah ditetapkan

b) Mengevaluasi usul rancangan Kebijakan Akseptasi Asuransi

Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat Bermotor)

c) Menyusun dan mengusulkan Program Kerja dan Anggaran

81  

d) Melakukan supervisi kantor cabang, keagenan dan broker

untuk produksi kendaraan bermotor, sebagai jalur distribusi

kendaraan bermotor

e) Memberikan keputusan akseptasi dan atau menetapkan suatu

terms & conditions pertanggungan dalam penutupan

Asuransi Pos Ritel (Kendaraan Bermotor dan Alat Berat

Bermotor)

3.1.5.7 Kepala Subdivisi Akseptasi KBM

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi KBM:

a) Menetapkan terms & conditions pertanggungan (kondisi

polis, tarif premi, brokerage/diskon/komisi, small claim

bonus) terhadap akseptasi Asuransi Kendaraan Bermotor.

b) Melakukan koordinasi dengan seluruh staf di bawah sub

divisi Akseptasi KBM

c) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu

terms & conditions

d) Memberikan tugas-tugas kepada staff bawahannya dan

mengevaluasinya

e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms &

conditions pertanggungan (kondisi polis, tarif premi,

brokerage/diskon/komisi, small claim bonus) yang berkaitan

dengan akseptasi dan lain-lain

82  

3.1.5.8 Kepala Divisi Non Kendaraan Bermotor

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi non kendaraan

bermotor:

a) Mengevaluasi usul rancangan kebijakan akseptasi asuransi

produk ritel non kendaraan bermotor

b) Melakukan pembinaan dan bimbingan teknis kepada kantor

cabang mengenai aplikasi kebijakan akseptasi asuransi

produk ritel non kendaraan bermotor

c) Melaksanakan penempatan reasuransi fakultatif

d) Memberikan keputusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu

terms & conditions pertanggungan dalam penutupan

asuransi sesuai dengan limit wewenang akseptasi sendiri

serta kewenangan dalam tanggung jawab mutu dan

wewenang kepala divisi non kendaraan bermotor

e) Menandatangani korespondensi keluar tentang terms &

conditions pertanggungan yang berkaitan dengan akseptasi,

penempatan dalam reasuransi fakultatif, bordero, dan slip

reasuransi fakultatif, dll.

3.1.5.9 Kepala Subdivisi Akseptasi Non Kendaraan Bermotor

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akseptasi non

kendaraan bermotor:

a) Negosiasi dan evaluasi mengenai terms & conditions

pertanggungan terhadap suatu rencana akseptasi asuransi

83  

dalam limit wewenang akseptasi dan/atau dalam

kewenangan sendiri

b) Komunikasi dan korespondensi dengan reasuradur fakultatif,

broker reasuransi, tertanggung tertentu serta dengan unit-

unit di kantor pusat/kantor cabang PT Asuransi Jasindo,

sepanjang mengenai terms & conditions pertanggungan

c) Penetapan tarif premi yang diberlakukan

d) Memberikan putusan akseptasi dan/atau menetapkan suatu

terms & conditions pertanggungan sesuai dengan limit

wewenang akseptasi sendiri serta kewenangan dalam

tanggung jawab mutu dan wewenang kepala subdivisi non

kendaraan bermotor

e) Melakukan potongan tarif premi hingga 30% dari premi

bruto menurut pedoman akseptasi, pedoman tarif atau

kebijakan akseptasi bisnis asuransi yang bersangkutan atau

melakukan penerapan tarif premi khusus terhadap penutupan

asuransi di dalam limit wewenang akseptasi sendiri serta

kewenangan sendiri.

84  

3.1.5.10 Kepala Sub Divisi Klaim Non KBM

Tugas dan tanggung jawab kepala sub divisi klaim non KBM:

a) Menyusun usul rancangan kebijakan klaim asuransi produk

ritel non kendaraan bermotor

b) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan

wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan

fungsional adjuster kantor cabang

c) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment

klaim dari fungsional adjuster

d) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit

wewenangnya

e) Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian

klaim ke kantor cabang

3.1.5.11 Kepala Divisi Underwriting Marine & Aviation

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting marine

& aviation:

a) Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada

kantor cabang

b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya

c) Mengkoordinasikan perumusan kebijakan baru bagi

perusahaan dalam lingkup kerjanya

d) Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah

disetujui

85  

e) Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di

atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit

wewenang

f) Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi

3.1.5.12 Kepala Subdivisi Marine

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi marine:

a) Memberikan quotation rate

b) Mengaplikasikan ketentuan Treaty Reasuransi dan

mengusulkan back-up reasuransi fakultatif

c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi

marine

d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai

limit wewenangnya

e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun

extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya

3.1.5.13 Kepala Subdivisi Aviation/Satelite

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi aviation/satelite:

a) Memberikan quotation rate

b) Mengaplikasikan ketentuan Treaty Reasuransi dan

mengusulkan back-up reasuransi fakultatif

c) Merancang terms & conditions atas akseptasi asuransi

aviation/satelite

86  

d) Memberikan persetujuan di atas limit kantor cabang sesuai

limit wewenangnya

e) Menandatangani seluruh dokumen baik intern maupun

extern yang berhubungan dengan tugas dan kewenangannya

3.1.5.14 Kepala Divisi Underwriting Non Marine

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi underwriting non

marine:

a) Memberikan bimbingan dan pembinaan teknis kepada

kantor cabang

b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya

c) Mengkoordinasikan penyusunan sistem prosedur akseptasi

d) Melaksanakan program kerja dan anggaran yang telah

disetujui

e) Memberikan persetujuan penutupan akseptasi asuransi di

atas limit wewenang kantor cabang sesuai dengan limit

wewenang

f) Memberikan otorisasi atas pengeluaran divisi

3.1.5.15 Kepala Subdivisi Underwriting Non Marine

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi underwriting non

marine:

a) Mengaplikasikan ketentuan treaty reasuransi dan

mengusulkan back-up reasuransi fakultatif

87  

b) Memberikan bimbingan teknis kepada kantor cabang

c) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya

d) Memberikan persetujuan pennutupan di atas limit kantor

cabang sesuai limit wewenang

e) Memberikan penilaian prestasi kerja terhadap para

underwriter dan fungsional underwriter di dalam sub

divisinya

3.1.5.16 Kepala Divisi Pendanaan dan Investasi

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi pendanaan dan

investasi:

a) Membuat, melaksanakan dan mengealuasi program dan

sasaran divisi

b) Mengkoordinasikan operasional Subdivisi Piutang &

Factoring, Subdivisi Perbendaharaan & Pajak, serta Sub

Divisi Investasi

c) Memutuskan segala hal sesuai yang berada dalam batas

wewenangnya yang menyangkut kegiatan penyelesaian

hutang piutang & factoring, kegiatan perbendaharaan dan

pajak, serta kegiatan investasi

88  

3.1.5.17 Kepala Subdivisi Perbendaharaan dan Pajak

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi perbendaharaan

dan pajak:

a) Membuat rencana program kerja dan anggaran

b) Administrasi kas dan bank

c) Penerimaan kas dan bank

d) Menandatangani tanda terima penerimaan uang

e) Menolak, menunda dan menyetujui pembayaran

3.1.5.18 Kepala Divisi Reasuransi

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi reasuransi:

a) Mengkoordinasikan pembuatan program kerja dan anggaran

divisi reasuransi

b) Mengkoordinasikan pelaksanaan akseptansi reasuransi

treaty/fakultatif masuk dan penanganan klaimnya

c) Mengkoordinasikan dan melakukan pembinaan relasi

d) Memutuskan akseptasi reasuransi/fakultatif masuk dan

penyelesaian klaimnya sesuai dengan limit wewenang yang

telah ditetapkan dalam SK Direksi PT Jasindo

e) Melakukan otorisasi pembayaran-pembayaran hutang

piutang reasuransi, cash loss, dan biaya yang bersifat

mendukung tugas-tugas fungsional sesuai limit wewenang

otorisasi yang telah ditetapkan

89  

3.1.5.19 Kepala Subdivisi Treaty

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi treaty:

a) Membuat program kerja dan anggaran sub divisi program

treaty dan bisnis luar negeri

b) Menganalisa kebutuhan program reasuransi treaty dan

program retrosesi keluar secara treaty

c) Melakukan seleksi dan evaluasi kinerja broker reasuransi

dan reasuradur

d) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat

fungsional dan fungsionaris pada sub divisi program treaty

dan luar negeri

e) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim reasuransi

treaty/fakultatif masuk sesuai limit wewenang yang telah

ditetapkan

3.1.5.20 Kepala Subdivisi Incoming Business Dalam Negeri

Tugas dan tanggung jawab kepala incoming business dalam

negeri:

a) Membuat program kerja dan anggaran subdivisi incoming

business

b) Mengkoordinasikan pelaksanaan retrosesi atas

treaty/fakultatif masuk dari dalam negeri

c) Pembinaan relasi

90  

d) Memutuskan akseptasi dan penyelesaian klaim incoming

business sesuai limit wewenang yang telah ditetapkan

e) Memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para pejabat

fungsional dan fungsionaris pada subdivisi incoming

business

3.1.5.21 Kepala Divisi SDM

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi SDM:

a) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pembinaan

dan pengembangan pegawai, kesejahteraan pegawai,

organisasi dan hubungan kerja, serta pengeluaran biaya

divisi SDM

b) Mengkoordinasikan program kerja dan anggaran divisi SDM

c) Mengevaluasi seluruh kegiatan divisi SDM

d) Menandatangani dokumen dan surat-surat yang

berhubungan dengan bidang tugasnya

e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan

yang berlaku

f) Melakukan rotasi pegawai pada divisi SDM untuk tingkat

fungsional

91  

3.1.5.22 Kepala Subdivisi Hubungan Kerja & Pengembangan Pegawai

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi hubungan kerja &

pengembangan pegawai:

a) Mengkoordinasikan fungsi-fungsi bidang organisasi dan

hubungan kerja

b) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja bidang

organisasi dan hubungan kerja

c) Mengembangkan dan memantapkan organisasi perusahaan

sesuai kebutuhan perusahaan

d) Menyusun dan mengevaluasi sistem rekrutmen

e) Menandatangani surat-surat rutin yang berhubungan dengan

tugasnya

3.1.5.23 Kepala Subdivisi Kesejahteraan Pegawai

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi kesejahteraan

pegawai:

a) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan

anggaran biaya bidang kesejahteraan pegawai

b) Memberikan usulan peningkatan kesejahteraan pegawai

c) Mengembangkan sistem penggajian dan kesejahteraan

pegawai

d) Menandatangani surat-surat rutin yang berkaitan dengan

tugasnya

92  

e) Menandatangani surat perjalanan dinas dalam negeri bagi

pegawai dengan pangkat spesialis tingkat III ke bawah

f) Menandatangani surat ijin cuti tahunan untuk pegawai

dengan pangkat spesialis tingkat II ke bawah

3.1.5.24 Kepala Biro Hukum

Tugas dan tanggung jawab kepala biro PKBL:

a) Meneliti dan menganalisa klaim-klaim bermasalah yang

diajukan dari divisi klaim/unit terkait/KC berdasarkan

tuntutan dari tertanggung dan panggilan pengadilan

b) Melakukan negosiasi untuk penyelesaian klaim bermasalah

c) Membantu kantor cabang dalam penyelesaian klaim

bermasalah di luar pengadilan

d) Memutuskan permohonan pengajuan kasus dari unit terkait

di kantor pusat maupun kantor cabang

e) Menandatangani seluruh dokumen, baik intern maupun

ekstern yang berhubungan dengan tugasnya

3.1.5.25 Kepala Divisi Akuntansi dan Anggaran

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi akuntansi &

anggaran:

a) Keakuratan RKAP serta ketepatan waktu penyampaiannya

b) Kewajaran laporan keuangan perusahaan dan ketepatan

waktu penyampaiannya

93  

c) Ketepatan penyelesaian utang piutang R/A

d) Mengesahkan RKAP yang akan disampaikan kepada direksi

e) Menetapkan alokasi anggaran berpedoman pada RKAP

f) Mengesahkan laporan keuangan yang akan disampaikan

kepada direksi

3.1.5.26 Kepala Subdivisi Akuntansi R/A

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi akuntansi R/A:

a) Mengkoordinasikan tugas-tugas para pegawai di dalam

unitnya

b) Melakukan pembinaan SDM di dalam unitnya

c) Melakukan modifikasi sistem dan prosedur di dalam unitnya

agar berjalan dengan lebih baik

d) Mereview dan memberikan paraf atas Surat Permintaan

Pembayaran utang reasuransi

e) Memberikan penilaian prestasi kerja terhadap para pegawai

di dalam unitnya

f) Merekomendasikan atas usulan mutasi, promosi, demosi dan

pengembangan para pegawai di dalam unitnya

94  

3.1.5.27 Kepala Divisi Klaim

Tugas dan tanggung jawab kepala divisi klaim:

a) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment

klaim dari kepala subdivisi klaim dan/atau dari fungsional

adjuster

b) Pengenalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi divisi

klaim

c) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan

wawasan personil yang ada di divisi klaim dan fungsional

adjuster kantor cabang

d) Menunjuk Loss Adjuster, sesuai dengan bidang/keahliannya

e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan limit

wewenang

3.1.5.28 Kepala Subdivisi Klaim

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi klaim:

a) Mengkoordinir tugas-tugas, membina pengetahuan dan

wawasan personil yang ada di subdivisi klaim dan

fungsional adjuster kantor cabang

b) Meneliti dan menyetujui usulan analisa dan adjustment

klaim dari fungsional adjuster

c) Pengendalian terhadap pelaksanaan fungsi dan realisasi

anggaran divisi klaim

d) Menunjuk Loss Adjuster atas persetujuan Kepala Divisi

95  

e) Memutuskan penyelesaian klaim, sesuai dengan Limit

Wewenangnya

f) Menandatangani korespondensi persetujuan penyelesaian

klaim ke kantor cabang

3.1.5.29 Kepala Subdivisi Manajemen Mutu Pelayanan

Tugas dan tanggung jawab kepala subdivisi manajemen mutu

pelayanan:

a) Menyusun dan melaksanakan RKAP subdivisi MMP

b) Melaksanakan tugas sebagai management representatice ISO

9001:2000

c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan bidang pelayanan

keluhan pelanggan, sertifikasi, service quality management

d) Menandatangani dokumen dan surat-surat yang

berhubungan dengan bidang tugasnya

e) Melakukan otorisasi atas pengeluaran biaya sesuai ketentuan

yang berlaku

f) Memberikan persetujuan cuti tahunan

3.1.5.30 Sekretaris Perusahaan

Tugas dan tanggung jawab sekretaris perusahaan:

a) Mengkoordinasikan penyusunan program kerja dan

anggaran sekretaris perusahaan

96  

b) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan bidang

sekretaris perusahaan

c) Mengendalikan biaya-biata bidang sekretaris perusahaan

d) Menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan

tugas-tugasnya

e) Memberikan otorisasi atas pengeluaran belanja biaya dan

belanja modal sesuai dengan ketentuan yang berlaku

f) Memonitor jadwal kegiatan direksi

3.1.5.31 Kepala Biro Sekretariat, Prasarana, & Kearsipan

Tugas dan tanggung jawab kepala biro sekretariat, prasarana,

& kearsipan:

a) Mengkoordinir fungsi-fungsi kesekretariatan, prasarana, dan

kearsipan

b) Menyusun rencana kerja dan anggaran biaya biro sekretariat,

prasarana dan kearsipan

c) Mengkoordinir pembuatan action plan triwulan

d) Melakukan surat menyurat yang berkaitan dengan tugasnya

e) Menyetujui pengadaan barang dan jasa kantor pusat dan

kantor cabang

f) Mengadakan komunikasi dengan fungsional yang terkait

97  

3.2 Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.1 Pegawai

1. Penerimaan

Tahap pertama penerimaan pegawai harus melewati seleksi terlebih

dahulu yang diselenggarakan oleh Konsultan. Seleksi tahap pertama

adalah Tes Pengetahuan Umum. Kemudian apabila tes yang pertama lolos

dilanjutkan dengan Psikotes. Setelah keduanya lolos maka dilanjutkan

Tes Wawancara dengan Direksi. Setelah calon pegawai dinyatakan

diterima, calon pegawai harus mengikuti Pre-entry Training di LPPA

(Lembaga Pendidikan dan Pelatihan Asuransi) di Cisarua selama 1 Bulan.

Kemudian selesai melakukan Pre-entry Training akan diberikan SK

Penempatan yang akan disebar di seluruh kantor cabang Jasindo dengan

status kepegawaian masih calon pegawai selama 1 tahun dengan gaji

sebesar 80%. Penempatan dan pengangkatan pegawai dilakukan dengan

diadakannya Rapat Direksi, apabila Direksi menyetujui maka akan

diberikan SK Penempatan atau SK Pengangkatan Pegawai Tetap. Data

pegawai diperoleh dari data sementara ketika berstatus calon pegawai dan

akan ditambah atau diubah datanya setelah status kepegawaiannya

sebagai pegawai tetap. Proses input dan update ini dilakukan oleh bagian

Hubungan Kerja (SDM).

98  

Gambar 3.2 Proses Penerimaan Pegawai

2. Mutasi

Setiap 3 tahun pegawai harus melakukan mutasi. Mutasi dilakukan

setelah cabang yang bersangkutan melakukan permintaan kepada SDM

kantor pusat. Lalu SDM melakukan pengecekan terhadap pegawai.

Setelah pegawai yang akan dimutasikan ditentukan, kemudian dilakukan

Rapat Direksi dan diajukan rencana mutasi. Apabila mutasi disetujui akan

99  

dibuat SK Mutasi dan akan dikonfirmasikan ke cabang dan pegawai yang

bersangkutan.

Gambar 3.3 Proses Mutasi Pegawai

3. PHK

Pemutusan Hubungan Kerja dilakukan apabila pegawai melanggar

peraturan perusahaan. Kebanyakan PHK dilakukan secara tidak

terhormat. Proses PHK dimulai dari pengajuan SK dari Direksi, kemudian

dibentuk Tim Penyelidikan untuk melakukan investigasi lebih lanjut.

Setelah selesai penyelidikan Rapat Direksi akan dilakukan untuk

100  

menentukan tindakan selanjutnya. Apabila pegawai terbukti bersalah akan

diberikan SK PHK.

Gambar 3.4 Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

4. Sub Proses Promosi

Proses promosi pegawai di PT.Asuransi Jasindo diawali dari penilaian

pimpinan bagian terkait atas kinerja pegawai yang dipimpinnya.Jika

seorang pegawai dinyatakan layak mendapatkan promosi maka pimpinan

bagian terebut akan membuat surat rekomendasi promosi jabatan yang

101  

akan kemudian akan diberikan kepada Kepala Divisi Sumber Daya

Manusia (Kadiv SDM). Setelah surat rekomendasi diterima oleh Kadiv

SDM maka akan diadakan rapat direksi untuk menentukan layak atau

tidaknya pegawai tersebut untuk mendapat promosi. Jika layak,maka akan

dikeluarkan Surat Keputusan(SK) promosi bagi pegawai yang

bersangkutan dan baru dilakukan promosi jabatan.

Gambar 3.5 Sub Proses Promosi Jabatan

102  

5. Sub Proses Pensiun

Pegawai akan memasuki masa pensiun pada umur 55 tahun.Pada

saat pegawai berusia 54 tahun,pegawai tersebut akan memasuki Masa

Memasuki Cuti Besar(MMCB).Dua bulan sebelum MMCB , Divisi SDM

akan meminta surat rekomendasi perpanjangan masa kerja kepada kepala

bagian yang bersangkutan.Jika kepala bagian memberikan rekomendasi

maka selanjutnya akan dibawa ke rapat pimpinan direksi untuk

menentukan apakah pegawai yang bersangkutan diperpanjang masa

kerjanya atau menjalani MMCB.

103  

Gambar 3.6 Sub Proses Pensiun

104  

3.2.2 Penggajian

1. Proses Penggajian

Proses penggajian dimulai dengan dilakukannya pengecekan terhadap

perubahan status pegawai (status keluarga, pangkat, cabang/mutasi,

cuti), input potongan utang pegawai (seperti pinjaman koperasi,

multiguna) dan absensi. Absensi berpengaruh pada potongan gaji dan

uang transport. Jika pegawai telat, gaji akan dipotong sesuai dengan

berapa menit pegawai tersebut telat dalam sebulan. Jika pegawai tidak

masuk sama sekali, maka pegawai tidak akan mendapat uang transport.

Kemudian SDM melakukan entri gaji pokok, tunjangan rumah,

tunjangan KS, dan tunjangan peningkatan produktivitas. Setelah semua

dihitung dan dikalkulasikan, daftar gaji dan potongan tersebut dibuat kas

kredit. Kas kredit yang telah lengkap dikirim ke Divisi Pendanaan dan

Investasi untuk kemudian ditransfer ke rekening pegawai masing-

masing.

105  

Gambar 3.7 Proses penggajian

2. Proses Bonus

Proses bonus diawali dengan adanya keputusan dari direksi. SDM lalu

membuat kas kredit bonus yang kemudian diberikan kepada Divisi

Pendanaan dan Investasi. Divisi Pendanaan dan Investasi kemudian

mentransfer bonus kepada rekening pegawai masing-masing.

106  

Gambar 3.8 Proses Bonus

3. Proses Keluaran Daftar Potongan

Proses keluaran daftar potongan meliputi potongan Jamsostek, Pensiun,

YKK (Yayasan Kesejahteraan Pegawai) dan Koperasi. SDM membuat

kas kredit untuk pembayaran potongan ke Divisi Pendanaan dan

Investasi yang kemudian dibayarkan langsung ke masing-masing

institusi.

107  

Gambar 3.9 Proses Keluaran Daftar Potongan

4. Pajak

Setelah proses penggajian dilakukan pada tanggal 15-20 tiap bulannya,

proses berikutnya adalah pajak. Jika penghitungan gaji sudah selesai,

maka pajak dihitung. Setelah pajak dihitung, dibuat kas kredit yang

kemudian dikirim ke Divisi Pendanaan dan Investasi untuk dibayarkan

langsung ke Dirjen Pajak.

108  

Gambar 3.10 Proses Pajak

3.2.3 Absensi

1. Sub Proses Absensi Harian

Sistem absensi di PT.Asuransi Jasindo menggunakan sistem sidik

jari.Setelah para pegawai melakukan tap di alat absensi maka data dapat

langsung diproses oleh divisi SDM untuk membuat catatan absensi

pegawai.Data yang sudah masuk dapat dibuat laporan dalam bentuk file

microsoft excel.

2. Sub Proses Cuti

Jika seorang pegawai ingin mengambil cuti maka ia harus mengisi

forrmulir permohonan cuti dan menyerahkannya ke divisi SDM.Setelah

109  

itu Divisi SDM akan melihat sisa cuti pegawai tersebut dan mengirim

permohonan cuti ke pimpinan bagian terkait dan Kadiv SDM.Setelah

dilakukan verifikasi oleh pimpinan bagian dan Kadiv SDM maka cuti

boleh diambil.

Gambar 3.11 Sub Proses Cuti

3. Sub Proses Izin

Jika seorang pegawai ingin mengambil izin maka ia harus mengisi

formulir permohonan izin lalu menyerahkannya ke divisi SDM dan akan

diverifikasi oleh pimpinan terkait.Dalam proses perijinan proses

110  

verifikasi hanya akan dilakukan oleh pimpinan terkait.Jika pimpinan

tersebut setuju maka izin boleh diambil.

Gambar 3.12 Sub Proses Izin

111  

3.3 Analisis Sistem yang Berjalan

Gam

bar

3.13

Sch

ema

Rel

atio

nshi

p Pe

gaw

ai

112  

Gam

bar

3.14

Sch

ema

Rela

tions

hip

Peng

gajia

n da

n Pa

jak 

113  

Gambar 3.15 Schema Relationship Absensi

3.3.1 Subyek Data

Subyek data adalah sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data

yang dibutuhkan dalam sebuah sistem yang dikelompokkan menjadi suatu

kelompok tertentu. Berikut adalah tabel subyek data yang terdapat pada PT.

Asuransi Jasindo :

114  

Tabel 3.1 Subyek Data pada PT. Asuransi Jasindo

Subyek Data Keterangan

Pegawai Pegawai yang bekerja di perusahaan Karir Pegawai Jenjang karir pegawai yang bekerja di perusahaan

Prestasi Pegawai Prestasi yang diraih oleh pegawai Gaji Pegawai Gaji yang diperoleh pegawai

Absensi Pegawai Absensi pegawai yang bekerja di perusahaan

3.3.2 Fungsi Bisnis

Fungsi bisnis adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh sebuah

perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.Berikut ini adalah tabel

fungsi bisnis divisi Sumber Daya Manusia pada PT. Asuransi Jasindo :

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis pada PT. Asuransi Jasindo

Fungsi Bisnis Keterangan

Penerimaan Pegawai baru Melakukan seleksi dan penerimaan pegawai baru

Mutasi Pegawai Pengaturan mutasi pegawai Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan hubungan kerja bagi

pegawai bermasalah Promosi Pegawai Promosi kenaikan jabatan bagi

pegawai berprestasi Penggajian dan Pajak Pegawai Penggajian dan pemotongan pajak

setiap pegawai Absensi, Cuti, Izin, dan Pensiun

Pegawai Menangani absensi, cuti, izin dan

pensiun setiap pegawai

Formatted: Centered, Level 1, Indent:Hanging: 0,73 cm

115  

3.3.3 Analisis Matriks

3.3.3.1 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara unit

organisasi dan lokasinya.Lokasi terbagi menjadi dua bagian yaitu Jakarta

dan luar Jakarta.

Tabel 3.3 Matriks Unit Organisasi vs Lokasi

Unit Organisasi Lokasi

Jakarta Luar Jakarta Direktur Utama Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi Direktur Teknik & Luar Negeri Direktur Keuangan Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor Divisi Pemasaran Korporasi Divisi Underwriting Non Marinal Divisi Pendanaan & Investasi Divisi Non Kendaraan Bermotor Divisi Asuransi Keuangan Divisi Underwriting Marine Divisi Akuntansi & Anggaran Divisi Satuan Pengawasan Divisi SDM Divisi Teknologi Informasi Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu

116  

3.3.3.2 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data

Tabel matriks di bawah ini menunjukkan hubungan antara unit

organisasi dengan subyek data yang berkaitan dalam menjalankan tugas-

tugasnya.

Tabel 3.4 Matriks Unit Organisasi vs Subyek Data

Unit Organisasi

Subyek Data

Pega

wai

Kar

ir

Pega

wai

Pres

tasi

Pe

gaw

ai

Gaj

i Peg

awai

Abs

ensi

Pe

gaw

ai

Direktur Utama  

Direktur Operasi Ritel  

Direktur Pemasaran Korporasi

 

Direktur Teknik & Luar Negeri

 

Direktur Keuangan  

Sekretaris Perusahaan  

Divisi Kendaraan Bermotor  

Divisi Pemasaran Korporasi  

Divisi Underwriting Non Marinal

 

Divisi Pendanaan & Investasi  

Divisi Non Kendaraan Bermotor

 

Divisi Asuransi Keuangan  

Divisi Underwriting Marine  

Divisi Akuntansi & Anggaran  

Divisi Satuan Pengawasan  

Divisi SDM  

Divisi Teknologi Informasi    

Divisi Oil & Gas  

117  

Unit Organisasi

Subyek Data

Pega

wai

Kar

ir

Pega

wai

Pres

tasi

Pe

gaw

ai

Gaj

i Pe

gaw

ai

Abs

ensi

Pe

gaw

ai

Divisi Pemasaran Perbankan  

Divisi Klaim    

Divisi Reasuransi    

Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu

 

3.3.3.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Tabel matriks di bawah ini menggambarkan hubungan antara

fungsi binis yang berjalan di PT. Asuransi Jasindo dan unit

organisasi yang bertanggungjawab untuk menanganinya.

118  

Tabel 3.5 Matriks Unit Organisasi vs Fungsi Bisnis

Unit Organisasi

Fungsi Bisnis

Pene

rim

aan

Pega

wai

B

aru

Mut

asi P

egaw

ai

PHK

Prom

osi P

egaw

ai

Peng

gajia

n &

Paj

ak

Pega

wai

Abs

en,Iz

in, C

uti

Pega

wai

Direktur Utama D E

D E

D E

D E

D E

D E

Direktur Operasi Ritel Direktur Pemasaran Korporasi

Direktur Teknik & Luar Negeri

Direktur Keuangan D E

Sekretaris Perusahaan Divisi Kendaraan Bermotor

Divisi Pemasaran Korporasi

Divisi Underwriting Non Marinal

Divisi Pendanaan & Investasi

I

Divisi Non Kendaraan Bermotor

Divisi Asuransi Keuangan

Divisi Underwriting Marine

Divisi Akuntansi & Anggaran

I

Divisi Satuan Pengawasan

I I I I I I

119  

Unit Organisasi

Fungsi Bisnis

Pene

rim

aan

Pega

wai

Bar

u

Mut

asi

Pega

wai

PHK

Prom

osi

Pega

wai

Peng

gajia

n &

Pa

jak

Pega

wai

Abs

en,Iz

in,

Cut

i Peg

awai

Divisi SDM D I T A

D I T A

D I T A

D I T A

D I T A

D I T A

Divisi Teknologi Informasi

Divisi Oil & Gas Divisi Pemasaran Perbankan

Divisi Klaim Divisi Reasuransi Divisi Perencanaan & Pengendalian Mutu

I I I I I I

D (Direct Management Responsibility) : menunjukkan unit

organisasi yang bertanggungjawab secara langsung atas fungsi

bisnis yang dijalankan.

E (Executive or Policy Making Authority) : menunjukkan unit

organisasi yang mempunyai wewenang dalam menentukan

kebijaksanaan terhadap fungsi bisnis yang dijalankan.

I (Involved in the Function) : menunjukkan unit

organisasi yang menjalankan fungsi bisnis namun tidak

bertanggungjawab secara langsung dan tidak memiliki wewenang

atas fungsi bisnis tersebut.

120  

T (Technical Expertise) : menunjukkan unit

organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan

fungsi bisnis.

A (Actual Execution of the Work) : menunjukkan unit

organisasi yang secara langsung menjalankan fungsi bisnis.

3.3.3.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

Tabel matriks berikut ini menunjukkan hubungan antara fungsi

bisnis yang berjalan pada PT. Asuransi Jasindo dan subyek data

yang terlibat di dalamnya.

121  

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data

Unit Organisasi

Subyek Data

Pega

wai

Kar

ir

Pega

wai

Pres

tasi

Pe

gaw

ai

Gaj

i Peg

awai

Abs

ensi

Pe

gaw

ai

Penerimaan Pegawai Baru C R U

C R U

C R U

C R U

C R U

Mutasi Pegawai C R U

C R U

C R U

C R U

C R U

PHK D R U

D R U

D R U

D R U

D R U

Promosi Pegawai C R U

C R U

C R U

C R U

C R U

Penggajian dan Pajak Pegawai

C R U

C R U

C R U

C R U

C R U

Absensi,Izin,Cuti Pegawai

C R U

C R U

C R U

C R U

C R U

C (Create) : menunjukkan subyek data yang dihasilkan dalam

menjalankan fungsi bisnis.

D (Delete) : menunjukkan subyek data yang dihapus dalam

menjalankan fungsi bisnis.

R (Read) : menunjukkan subyek data yang dibaca dalam

menjalankan fungsi bisnis.

122  

U (Update) : menunjukkan subyek data yang diubah dalam

menjalankan fungsi bisnis.

3.3.4 Analisis Critical Success Factor

a) Leadership (Kepemimpinan)

Kinerja divisi SDM dengan para manajer untuk melihat pegawai di dalam

perusahan sebagai aset utama perusahaan tersebut, yang dimana

dibutuhkan investasi dan pengembangan sebagai kunci sukses di masa

depan.

b) Talents

Biasanya tiap tahun PT. Asuransi Jasindo membutuhkan pegawai di tiap

cabangnya. Divisi SDM mampu menyediakan calon pegawai yang

berpotensi untuk bekerja di dalam perusahaan dengan baik serta

memajukan perusahaan tersebut ke arah lebih baik lagi.

c) High Performance Corporate Culture

Pengalihan tanggung jawab dari tingkat manajer kepada pegawai secara

individual agar mendukung pegawai bertindak secara individual secara

maksimal tetapi tetap bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut.

Divisi SDM juga harus mampu mendukung hubungan antara manajer dan

pegawai.

d) Strategic Planning

Segala perencanaan di dalam perusahaan harus diorganisir agar tetap

sesuai dengan bisnis utama dan Divisi SDM harus mengikuti apa yang

telah didefinisikan oleh manajer perusahaan. Divisi SDM juga harus

Formatted: Indent: Left: 0 cm,Hanging: 2,5 cm

123  

mampu menyebarkan pegawai ke seluruh cabang PT. Asuransi Jasindo

secara merata.

3.3.5 Teknologi Informasi pada PT. Asuransi Jasindo

3.3.5.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo

adalah:

a) IBM iSeries Server 2464 Model 800 processor

b) 2048MB RAM

c) HD 30GB dan 17GB 10K RPM Disk Unit

3.3.5.2 Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan pada PT. Asuransi Jasindo

adalah:

a) Database IBM AS400

b) User interface COBOL

Tapi saat ini PT. Asuransi Jasindo sedang melakukan

pergantian sistem database menjadi:

a) Database SQL Server 2005

b) User interface VB.NET

Formatted: Left, Indent: Left: 1,27cm, Line spacing: single, Tab stops:Not at 0,25 cm

124  

3.4 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Data dan informasi yang dibutuhkan oleh divisi SDM PT. Asuransi Jasindo

adalah sebagai berikut:

1. Data Pegawai

a. Mengetahui histori data pegawai pada PT. Asuransi Jasindo.

b. Mengetahui histori jumlah pegawai, jumlah pensiun, jumlah promosi, dan

jumlah mutasi pada PT. Asuransi Jasindo.

c. Eksekutif dapat melihat laporan histori pegawai berdasarkan pangkat,

jabatan, status karyawan, bidang, divisi, cabang, provinsi, dan negara.

2. Gaji

a. Mengetahui histori gaji pegawai pada PT. Asuransi Jasindo.

b. Mengetahui pengeluaran perusahaan melalui total gaji bersih pegawai PT.

Asuransi Jasindo.

c. Eksekutif dapat melihat laporan histori gaji berdasarkan jabatan, pangkat,

status karyawan, cabang, dan provinsi.

3. Absensi

a. Mengetahui rekapitulasi absensi bulanan pegawai yang kemudian akan

berpengaruh pada perhitungan gaji bulanan pegawai tersebut.

b. Mengetahui histori absensi pegawai sehingga dapat melihat seberapa rajin

pegawai tersebut masuk kerja yang kemudian bisa mempengaruhi prestasi,

karier, dan promosi pegawai tersebut.

c. Eksekutif dapat melihat laporan absensi berdasarkan cabang, divisi, provinsi,

cuti, jenis cuti, izin, dan mangkir.

Formatted: Left, Line spacing: single,Tab stops: Not at 0,75 cm + 2 cm + 3,5 cm

125  

3.5 Masalah yang Dihadapi

Masalah-masalah yang dihadapi oleh divisi SDM pada PT. Asuransi Jasindo

adalah sebagai berikut:

1. Direksi merasa kesulitan untuk melihat laporan pegawai. Maksudnya, jika direksi

meminta laporan pegawai kepada SDM, staf SDM harus meminta data dahulu,

print, periksa data tersebut, lalu jika semuanya sudah benar baru diberikan

kepada direksi.

2. Laporan penggajian dan pajak serta absensi selama ini masih dibuat secara

manual oleh pihak SDM. Data yang dibutuhkan untuk diolah selama ini

dikerjakan secara manual. Hal ini cenderung membuang-buang waktu dan

tenaga.

3. Belum tersedianya informasi yang fleksibel dan terintegrasi untuk membantu

pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.

3.6 Pemecahan Masalah

Setelah melakukan analisis terhadap masalah yang dihadapi oleh divisi SDM

pada PT. Asuransi Jasindo, pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan

membuat perancangan data warehouse sebagai berikut:

1. Data warehouse dibuat dengan menggunakan data warehouse terpusat.

2. Membuat aplikasi Business Intelligence dan VB.Net yang dapat membantu

pimpinan dalam melakukan analisis terhadap data pegawai pada PT.

Asuransi Jasindo.