Asociación ICIAM 2019 Valencia Asamblea 31 enero 2013

Asociación ICIAM 2019 ValenciaAsamblea 31 enero 2013

Asamblea 31 enero 2013

1.- Informe de actuaciones. Preparación de la candidatura.

• Página web (BCAM).• Demanda de apoyos.• Folleto soporte (Turismo Valencia).

Obtención de la organización de ICIAM 2019. • ICIAM Board meeting. Pekín, mayo 2013.• Presentación de candidatura por T. Chacón, R. Donat, L. Vega.• Candidaturas concurrentes: ICBM (Brasil), ECMI (Holanda).

Otras actuaciones que iremos viendo.


Moroccan Society of Applied Mathematics (Morocco)

Société de Mathématiques Appliquées et Industrielles SMAI (France)

Società Italiana di Matematica Applicata e Industriale SIMAI (Italy)

Mediterranean Institute of Mathematical Sciences (Tunisia)

Sociedade Portuguesa de Matemática SMP (Portugal)

Société Mathématique du Cameroun SMC (Cameroun)

Universidad Marítima del Caribe, (Venezuela)

Sociedad Matemática Mexicana (Mexico)

CMM Centro de Modelamiento Matemático (Chile)

Société Mathématique Algérienne (Algeria)

Institute of Applied and Computational Mathematics IACM-FORTH (Greece)

Department of Mathematics, University of Ioannia (Greece)

Apoyos internacionales


Apoyos nacionales


2. Aprobación de los cargos. Presidente: Tomás Chacón. Vicepresidentes: Rosa Donat, Luis Vega. Secretario: Carlos Castro. Tesorero: Julio Moro. Vocales:

• María Paz Calvo, • Eduardo Casas, • Henar Herrero, • Inmaculada Higueras, • Juan I. Montijano, • Pablo Pedregal, • Peregrina Quintela, • Carlos Vázquez, • Elena Vázquez.


3. Responsables de Comités Temáticos Pablo Pedregal: Academic.

• Program Schedule, review applications of proposals for mini-symposia, contributed talks and posters.

Eduardo Casas: Finance.• Conference budget and expenditures as well as the management of registration

fee. Carlos Vázquez Cendón: Fundraising

• Funding opportunities from government and industry sources. Iidentify potential government and corporate sponsors, so a exhibitors.

Tomás Chacón: ICIAM Liaison.• Communication among the Congress and the ICIAM council as well as its

member societies.


3. Responsables de Comités Temáticos Peregrina Quintela: Industrial Advisory.

• Organize invited mini‐symposia, lectures, short courses, panel discussions, etc.• Attract participants from industry and to engage academic participants that

either work in industrial mathematics or wish to know more. Rosa Donat: Local Arrangements

• On-site logistics, venue management, registration management, housing arrangements.

• Collect information on local tourist attractions and events, coordinate the involvement of local institutions.

• Coordinate hospitality events, exhibitions and all other local arrangements.• Search for a Volunteer Coordinator, in charge of recruiting and managing local

volunteers.


3. Responsables de Comités Temáticos. Inmaculada Higueras: Publications and Promotions.

• in charge of publication including posters, flyers, brochures, calls for papers, conference booklets, and conference proceedings.

• Web page management. Henar Herrero: Public Relations.

• Develop ideas, contacts and materials to make the Congress a media event.• Publicity.

María Paz Calvo: Embedded and Satellite Meetings.• Promote the running of satellite meetings around ICIAM 2011. • Identify potential meetings and organizations to contact for potential

satellite/embedded meetings.• Liaise with organizers of proposed and planned satellite meetings as well as

math institutes and professional societies. • Ensure cross-promotion of both ICIAM 2019 and satellite meetings.


. Responsables de Comités Temáticos

Juan I. Montijano: Outreach.• Promote industrial and applied mathematics to the public. • Increase interest in both the scientific community and the public at large.

Elena Vázquez: Travel Support.• Managing of attendees from developping countries.• Search for funding.


4. Calendario de actuaciones Enero-marzo 2014:

• Elaboración de un programa de financiación plurianual Concertar con el MINECO. Identificar fuentes de financiación públicas: UE, Autonomías, Ayuntamientos,

Universidades,… Solicitar ayuda a las administraciones para enlazar con empresas

• Definición estrategia actuación Comités Temáticos y Ejecutivo Estrategia de cada comité Definición de funciones concretas Estrategia de interacciones y coordinación.


4. Calendario de actuaciones Enero-julio 2014:

• Contratar una PCO. Acuerdo global hasta 2019 Preparar concurso Procedimiento de selección Selección

• Preparar dossier oficial Contenido de interés para administración e industria Llevar a entrevistas Actualizar dinámicamente


4. Calendario de actuaciones Enero-julio 2014

• Puesta en marcha de Comités Temáticos Búsqueda de miembros Diseño de programa de actuaciones

• Diseño de coordinación con Comité Ejecutivo

Presentación de solicitudes de financiación oficial Acciones complementarias o FECYT Autonomías Universidades Unión europea Programas internacionales


4. Calendario de actuaciones Enero-julio 2014

• Presentación informe en reunión ICIAM Board (16-17 mayo 2014)

• Elección del SPC Chair (Obligatorio) Elegido por ICIAM Board: 17 mayo en Columbus, Ohio.


4. Calendario de actuaciones Septiembre 2014-julio 2015

• Preparación Stand en ICIAM Pekín Solicitar a organizadores Preparar publicidad para stand Preparar publicidad para participantes (flyer) Buscar persona(s) adecuada(s) que lo lleven

• Preparación recepción en ICIAM Pekín Invitar a delegados de sociedades, organizadores de ICIAMS Definir formato Contactar con organizadores de ICIAM2015


4. Calendario de actuaciones Septiembre 2014-julio 2015

• Preparación publicidad• Preparación satellite/embedded meetings• Preparación págs web• Búsqueda financiación• Contactos con países en desarrollo• Formación del SPC (Obligatorio)

Aprobado por ICIAM Board. ICIAM Pekín, aprox. 15 agosto. Consulta con SPC Chair

• Recepción en ICIAM Pekín• Presentación Stand en ICIAM Pekín


5. Presupuesto: Asociación.

Viajes (6 Comité Ejecutivo, 2x10 Junta Directiva, 21 para asamblea)

14.000€

Viajes de representación 8.000€

Material de oficina 2.000€

Otros gastos 1.000€

TOTAL 25.000€


6. Comité de Honor Enero-marzo 2014:

• Formación de un Comité de Honor. Príncipe (Presidente). Ministros. Primeras autoridades regionales. Primeras autoridades locales


7. Estrategias de financiación Enero-marzo 2014:

• Elaboración de un programa de financiación plurianual Concertar con el MINECO. Identificar fuentes de financiación públicas: UE, Autonomías, Ayuntamientos,

Universidades,… Solicitar ayuda a las administraciones para enlazar con empresas.


8. Discusión sobre Organizador Profesional de Congresos

• Contactos con Grupo Pacífico Sedes en Barcelona, Madrid Sevilla. Estudio de viabilidad del congreso. Presupuesto inicial Coste OPC: 21E/delegado + 5% sponsors privados Pre-financiación del congreso. Valor añadido: Acuerdo con SEMA. Referencias.

• Mantener ronda de entrevistas en Oficina Turismo


9.Reunión en Mayo del Comité de ICIAM Normativa para organizadores de Congresos ICIAM


11. Financiación etapa inicial ¿Alguna idea?


12. Ruegos y preguntas


6 – BUDGET INCOMING BUDGET

EXPECTED COSTS

Registration 950.000€ (1.235.000$)Sponsorship and grants 250.000€ (325.000$)TOTAL 1.200.000€ (1.560.000$)

Congress Venue (rent and equipment) 120.000€ (156.000$)Catering 260.000€ (338.000$)Professional Congress Organizer (*) 350.000€ (455.000$)License Fee ICIAM 28.500€ (37.000$)Plenary Speakers 90.000€ (117.000$)Support Developing countries 100.000€ (130.000$)Other expenses 251.500€ (327.000$)TOTAL 1.200.000€ (1.560.000€)

(*) Includes website and promotions


6 – BUDGET REGISTRATION FEES (DETAIL)

Registration type Early bird Advance On-site

Faculty 400€ (520$) 500€ (650$) 600€ (780$)

Industry 400€ (520$) 500€ (650$) 600€ (780$)

Government 400€ (520$) 500€ (650$) 600€ (780$)

Not-for-Profit 400€ (520$) 500€ (650$) 600€ (780$)

Other 400€ (520$) 500€ (650$) 600€ (780$)

Student 150€ (195$) 150€ (195$) 200€ (260$)

One day 250€ (325$) 250€ (325$) 250€ (325$)

Accompanying person

80€ (104$) 80€ (104$) 80€ (104$)


6 – BUDGET

AVERAGE COST PER PARTICIPANT Assuming a 5 days stay• Inscription (Early): 400€• Lodging (3 stars hotel): 264€ = 52,28 €/night x 5 nights• Food: 125€ = 25 €/day x 5 days

• Total: 789€ (1028 $).

NUMBER OF DELEGATES To break even: 2.375 Target: 3.400 (10% of increment with respect to

ICIAM 2007, Zurich) Reference: 2012 SIAM Linear Algebra Meeting (Valencia): Expected Delegates: 375, Registered Delegates:535


6 – BUDGET: AVERAGE TRAVEL COST

300 €

500 €

800 €

800 €1500 €

1500 €

2000 €

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