Asli Semua
description
Transcript of Asli Semua
Wawancara (interview) merupakan cara yang paling umum
digunakan untuk mendapatkan informasi yang lebih kompleks dan
lebih akurat. Faktor penting yang harus diperhatikan untuk metode
wawancara adalah:
1. Orang yang akan diwawancarai merupakan orang yang
menguasai dan mengerti permasalahan yang ada.
2. Menggunakan cara – cara yang sesuai, untuk
mendokumentasikan hasil wawancara.
3. Buat daftar pertayaan sebelum melakukan wawancara. Jika
perlu buat sub pertanyaannya untuk memperjelas jawaban.
Selain factor-faktor penting tersebut diatas. Ada teknik-teknik
wawancara yang baik yang harus dikuasai. Dengan menguasai
teknik-teknik wawancara yang baik ini, orang yang diwawancarai
akan merasa nyaman ketika ditanya mengenai permasalah yang
ada dan menemukan solusinya. Teknik wawancara yang baik
adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan relasi atau hubungan yang baik dengan pelanggan.
18
2. Membuat janji terlebih dahulu dan membatasi jangka waktu
wawancara tidak lebih dari satu jam agar tidak mengganggu
waktu kerja.
3. Menciptakan suasana yang positif dan kondusif selama
wawancara.
4. Dalam bertanya sebaiknya digunakan kata – kata yang lebih
positif dan menghindari kalimat yang memojokan atau menjurus
untuk menyalahkan apalagi menunjukan kesan lebih pintar.
5. Hindari kesan computer dan teknologi dapat menyelesaikan
segalanya, tetapi tumbuhkan kesan bahwa dengan
menggunakan komputer dan teknologi dapat membantu
mengatasi permasalahan yang ada.
6. Mintalah usulan atau pendapat tentang apa yang harus
dilakukan dan tindak lanjutnya.
7. Pertayaan yang diajukan harus jelas, ringkas, langsung ke pokok
permasalahan segingga tidak menimbulkan kesan intepretasi
negative atau berkesan berputar – putar.
19
Gambar 3.1 Bentuk dasar suatu sistem
1. Mempunyai kendali ( control )
Komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja
sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing untuk
menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana
pencapaian sistem.
2. Mempunyai umpan balik ( feed back )
Umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran
dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang
mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasarnya konsep
umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan
untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi
inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi.
Informasi tentang mekanisme sistem atau tentang input sistem
jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan
rencana pencapaian sistem.
3.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan
dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai
berikut ini :
20
1. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak
(abstractsistem) dan sistem fisik (physical sistem). Sistem
abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide
yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem
komputer.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural
sistem) dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah
sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan
manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut
dengan human-machine sistem atau man-machine sistem.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic
sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem). Sistem
tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya didekteksi
dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat
diramalkan. Misalnya sistem pada komputer. Sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.
21
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem)
dan sistem terbuka (open sistem). Sistem tertutup adalah
sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis
sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem
yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively
closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan
dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang
lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh
lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai
suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup
karena sistem tertutup akan secara otomatis dan terbuka
hanya untuk pengaruh yang baik.
3.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi dibutuhkan manajemen untuk menghindari proses
enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu
sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak
menentu. Informasi adalah pengolahan data yang dapat digunakan
22
sebagai dasar pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku
informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka,
atau symbol tertentu memiliki arti.
Menurut Robert N.Anthony informasi adalah hasil olahan data
sehingga lebih memberikan arti bagi penerimanya, karena dengan
melihat data saja, seseorang tidak dapat menangkap arti yang
diberikan, oleh karena itu harus di olah. Sedangkan definisi dari data
tersebut adalah beberapa angka, huruf, simbol yang bisa mewakili
kenyataan yang sebenarnya (Jogiyanto, 2005)
3.2.1 Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil dari data yang di proses yang
berasal dari inputan suatu kejadian yang nyata yang berguna bagi
pemakainya. Menurut Abdul Kadir (2003:7) data adalah fakta
mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai
(angka, deretan karakter atau simbol).
Data yang telah diinputkan kemudian diproses
menghasilkan suatu informasi yang dapat bermanfaat bagi
penggunanya, adapun pengertian informasi menurut Abdul Kadir
(2003:7) adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan
kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah
diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseorang. Sedangkan menurut Jogiyanto (2005:8) menyatakan
23
bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dari
pengertian diatas informasi dapat disimpulkan sebagai kumpulan
data-data yang telah diproses dan memiliki arti bagi penggunanya.
3.2.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum
dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan
dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain
yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap
kembali disebut input, diproses kembali melalui model dan
seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan
Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data.
Berikut adalah gambar dari siklus informasi.
Informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data
dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerima nya yang menggambarkan suatu kejadian (Event) yang
nyata (Fact) yang di gunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi itu sendiri adalah data. Data merupakan
bentuk jamak dari bentuk tunggal datem atau data idem. Data
24
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan suatu
kenyataan.
Gamabar 3.2 Siklus Informasi
3.2.3 Kualitas Informasi
Agar informasi mempunyai manfaat sesuai dengan yang
diinginkan, maka informasi yang ada haruslah berkualitas.
Menurut Burch dan Grudtniski kualitas informasi dapat
dianalogikan sebagai pilar – pilar dalam bangunan dan
menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan. Menurut
Jogiyanto (2005:10) kualitas informasi yang di harapkan
tergantung 4 (empat) hal pokok yaitu:
25
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang
biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan
tujuannya dan tidak menyesatkan, selain itu akurat juga
berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya,
adapun alasan mengapa informasi harus akurat hal ini di
karenakan dari sumber informasi sampai ke penerima
informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan ( Noise )
yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut,
sehingga output (keluaran) bisa dipertanggung jawabkan.
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada konsumen selaku pemakai tidak
boleh terlambat karena informasi yang terlambat tidak akan
mempunyai nilai lagi dalam pengambilan suatu keputusan.
Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan
keputusan, dimana bila pengambilan keputusan terlambat
maka akan berakibat fatal untuk kelanjutan suatu organisasi.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang
diterima untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap
satu orang dengan yang lainnya berbeda. Dalam arti kata
26
setiap informasi yang ada bermanfaat bagi semua pihak yang
menerimanya. Informasi yang disajikan harus lengkap, efektif,
efisisien, dan yang pasti harus tepat dan benar.
4. Aman
Aman berarti informasi harus terbebas dari penyadapan oleh
pihak orang yang tidak berwenang dalam penggunaan
informasi tersebut.
3.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu
informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih
berharga dari biaya untuk mendapatkannya.
Keuntungan dari sebagian besar informasi tidak dapat
dihitung dengan suatu nilai uang. Tetapi dapat ditaksir nilai
efektifnya. Suatu informasi dikatakan baik apabila memiliki :
Informasi itu tepat guna.
Informasi tersebut akurat.
Informasi tersebut tepat waktu.
Informasi tersebut mampu mengurangi hal-hal yang tidak
mungkin.
Informasi tersebut dapat member manfaat yang besar.
27
Informasi tersebut dapat terpercaya.
Informasi tersebut dapat diukur.
Informasi tersebut dapat dibuktikan.
Informasi bernilai sempurna apabila [engambilan keputusan
dapat mengambil keputusan secara optimal dalam setiap hal,
dan bukan keputusan yang “rata-rata” akan menjadi optimal dan
untuk menghindari kejadian-kejadian.
3.3 Konsep Dasar Sistem InformasiMenurut Davis di dalam Jogiyanto 2005. Analisis dan
Desain Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari
suatu organisasi dan menyediakan pihak user tertentu dengan
laporan – laporan yang disediakan.
3.3.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi dapat terdiri dari komponen yang disebut
dengan istilah blok bangunan, komponen tersebut yaitu :
1. Blok masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem
informasi. Input di sini termasuk metode dan media untuk
menangkap data yang dimasukkan, yang dapat berupa
dokumen dasar.
Perangkat keras yang disediakan oleh blok input untuk
memasukkan data misalnya terminal, alat pembaca yang
28
dapat mengenal karakter OCR (Optical character
Recognition Reader) secara optic, optical mark reader untuk
membaca data yang ditandai dengan pensil 2b, MICR reader
untuk membaca data yang ditulis dengan tinta magnetic, bar
code wand untuk membaca kode batang, voice recognizer
untuk menerima input suara dan lain sebagainya.
2. Blok model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematika yang akan memanipulasi data input dan data
yang tersimpan di dasar data dengan cara yang sudah
tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok
model guna memproses berdasarkan model dibutuhkan alat
proses yang disebut dengan CPU (Central unit Processing).
3. Blok keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem. Untuk blok keluaran ini diperlukan
alat untuk menampilkan hasil pengolahan, dapat berupa
terminal, printer, plotter dan lain sebagainya.
4. Blok teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dari pekerjaan
sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima
input, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses
data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.
29
Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi
(Humanware atau Brainware), perangkat lunak (software),
perangkat keras(hardware).
5. Blok dasar data
Data dasar merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan diperangkat
keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam dasar data
untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok kendali
Sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang
diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian didalamnya.
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti
misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, dan
agalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase, dan
lain sebagainya.
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-
masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk
satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
3.3.2 Pengertian Sistem informasi
Sistem yang ada berfungsi sebagai penghasil suatu
keluaran, baik berupa informasi maupun berupa objek / benda.
30
Untuk keluaran berupa informasi, maka sistem tersebut dikatakan
sebagai sistem informasi.
Menurut Dr. Azhar Susanto (2007 : 55), Sistem informasi
adalah kumpulan dari sub sistem apapun baik fisik maupun non
fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah
data menjadi informasi yang berarti dan berguna.
Menurut Jogiyanto (2005:11) faktor – faktor yang menentukan
kehandalan dari suatu sistem informasi atau informasi dapat
dikatakan baik jika memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
1. Keunggulan (usefulness)
Yaitu suatu sistem yang harus dapat menghasilkan informasi
yang tepat dan relevan untuk mengambil keputusan
manajemen dan personil operasi dalam organisasi.
2. Ekonomis
Kemampuan sistem yang mempengaruhi sistem harus bernilai
manfaat minimal sebesar biayanya.
3. Kehandalan (Reliability)
Keluaran dari sistem harus mempunyai tingkat ketelitian tinggi
dan sistem tersebut harus beroperasi secara efektif.
31
4. Pelayanan (Customer Service)
Yakni suatu sistem memberikan pelayanan yang baik dan
efisien kepada para pengguna sistem pada saat berhubungan
dengan organisasi.
5. Kapasitas (Capacity)
Setiap sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai
untuk menangani setiap periode sesuai yang dibutuhkan.
6. Sederhana dalam kemudahan (Simplicity)
Sistem tersebut lebih sederhana ( umum ) sehingga struktur
dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan
prosedure mudah diikuti.
7. Fleksibel (Fleksibility)
Sistem informasi ini harus dapat digunakan dalam kondisi
sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi tersebut atau
pengguna tertentu.
3.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Analisis dan perancangan sangat diperlukan dalam melakuakan
sebuah penelitian. Adapun alasan penting mengawali analisis sistem :
32
1. Problem Solving : sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan
kebutuhan untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem
sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru, adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau
lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan
sistem informasi untuk mendukung organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru untuk meningkatkn
kinerja dari sistem tersebut agar dapat berfungsi dengan lebih
optimal.
3.5 Flow Map
Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan mengintusikan
organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk simbol-simbol yang
terdiri dari proses komputerisasi, proses manual, database, arus data,
dokumen dan arsip yang bertujuan untuk menjelaskn apa arti dari
gambar-gambar tersebut. Berikut ini gambar simbol-simbolnya :
33
Gambar 3.3 Simbol-Simbol Flow Map
3.6 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut D. Martin diagram aliran data merupakan salah satu
media analisis sistem yang menggunakan notasi untuk menggambarkan
arus data dari suatu sistem ke sistem lain secara terstruktur dan jelas
34
sehingga mempermudah pemahaman sistem secara logika. (Jogiyanto,
2005. Hal 699). Diagram aliran data atau DFD (Data Flow Diagram)
dibagi atas beberapa tingkatan yaitu:
3.6.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan tingkatan paling awal yang
menggambarkan ruang lingkup dari sistem yang digunakan,
selain itu juga menggambarkan arus atau aliran data dan
informasi antara sistem itu sendiri dengan unit satuan di luar
sistem tersebut.
3.6.2 Diagram Nol
Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan
subsistem dari diagram hubungan yang diperoleh dengan
memecahkan atau membuat lingkaran utama sistem pada
diagram hubungan dengan menggambarkan aliran data yang
dibutuhkan.
3.6.3 Diagram Rinci
Diagram rinci merupakan pecahan dari tiap proses yang
ada di diagram nol. Dimana diagram rinci ini dapat dipecah
menjadi proses yang tidak dapat dirinci lagi.
35
3.6.4 Simbol DFD
Adapun simbol yang digunakan di dalam data flow
diagram adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4Simbol-Simbol Data Flow Diagram
3.7 Konsep Dasar Absensi
Karyawan yang disiplin adalah karyawan yang mematuhi
peraturan yang dibuat oleh perusahaan sesuai dengan persetujuan
yang telah ditetapkan sebelum ia bekerja. Masalah terjadi akibat
36
malasnya pegawai itu bekerja, masalah lainnya yang membuat
karyawan tersebut menjadi tidak mau bekerja disebut juga dengan
absensi yang merupakan kurangnya disiplin kerja, yang juga dapat
merugikan perusahaan dan juga karyawan itu sendiri.
3.7.1 Pengertian Absensi
Suatu perusahaan yang memiliki tingkat absensi yang
tinggi adalah perusahaan yang tidak mampu melaksanakan
peraturan-peraturan yang dibuat. Absensi disebut gagal, dimana
ketidak hadiran ditempat kerjanya ketika mereka dijadwalkan
harus bekerja.
Pengukuran untuk menghitung persentase tingkat ketidak
hadiran yang biasa digunakan adalah :
Tingkat ketidak hadiran maksimum diperoleh 3% jika suatu
perusahaan memiliki tingkat kehadiran lebih tinggi 3%, maka
perusahaan tersebut dianggap tidak memiliki tingkat absensi
yang terlalu tinggi. Selain itu, absensi yang terlalu tinggi juga
dapat mengurangi jumlah tenaga kerja yang tersedia didalam
suatu perusahaan, ada juga yang akan menambah tingkat
37
produktifitas yang disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja yang
tersedia diperusahaan.
3.7.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi
Pengaruh absensi yang tinggi akan berpengaruh terhadap
efektifitas dan efisiensi jalannya operasi perusahaan, karen
tingkat absensi dapat menyebabkan tertundanya jadwal kerja.
Untuk mencapai target dalam sebuah pekerjaan, pembuatan
jadwal mengenai ketidak hadiran biasanya mengandung unsure-
unsur sebagai berikut :
1. Nama Pegawai
2. Nomor Induk Pegawai
3. Bagian Karyawan
4. Tanggal
5. Alasan Tidak Hadir
6. Alamat
7. Jenis Kelamin
Dengan adanya penggolongan tersebut, manajer atau
kepala bagian akan dengan mudah mengetahui siapa-siapa yang
tidak hadir. Alasan-alasan yang diberikan oleh pegawai yang
sering melanggar, akan diberi sanksi sesuai dengan
pelanggarannya.
38
3.7.3 Alasan Ketidakhadiran
Berdasarkan alasan yang dapat mengakibatkan terjadinya
absensi seorang karyawan jika tidak masuk kerja antara lain :
1. Sakit, merupakan alasan yang paling sering digunakan
sehingga dapat mencapai jumlah yang paling tinggi
disbanding dengan alasan-alasan lain dan jumlahnya
mencapai 50%.
2. Terjadinya kecelakaan pada waktu kerja.
3. Jam kerja yang padat.
4. Pengawasan yang kurang baik.
5. Kurangnya minat dan tanggung jawab serta adanya
perasaaan yang tidak diperlukan atau tidak digunakan.
6. Kondisi yang terlalu berat dan upah yang menurun, setahun
menerima upah.
7. Transportasi jarak rumah yang terlalu jauh atau cuaca buruk,
kunjungan saudara diluar kota.
8. Sikap dan pikiran yang disebabkan oleh faktor lingkungan dan
fosikologis
Dengan alasan-alasan yang ada, sering kali perusahaan
lebih meningkatkan lagi kedisiplinan karyawan agar tidak
merugikan pihak perusahaan.
39
3.7.4 Fungsi Absensi
Fungsi absensi bukan hanya membantu administrasi untuk
membantu mencatat untuk menentukan jumlah kehadiran para
karyawan saja, tetapi masih ada fungsi-fungsi lain, yaitu :
a. Untuk membangun kedisiplinan para karyawan sebagai
modal utama dalam berorganisasi dalam perusahaan.
b. Untuk menentukan jumlah besar kecilnya pendapatan
karyawan.
c. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang
panjang.
3.7.5 Tujuan Absensi
Tujuan dari adanya absensi adalah untuk meningkatkan
kedisiplinan para karyawan dalam menjalankan tanggung
jawabnya sebagai pekerja sesuai peraturan-peraturan yang
berlaku di perusahaan tempat kerja mereka. Absensi juga dapat
menentukan jumlah pendapatan para karyawan dari total
kehadirannya.
3.8 Konsep Dasar Sidik Jari
Sidik jari, dalam bahasa Inggris disebut “Fingerprint” biasanya
berbentuk garis-garis horizontal dan vertical atau gabungan keduanya
40
dan juga ada bentuk lengkungan-lengkungan. Seluruh manusia di dunia
diciptakan dengan sidik jari yang berbeda satu sama lainnya. Karena
itu, setiap sidik jari digunakan untuk mengidentifikasi setiap manusia.
Karena keunikannya itulah, sidik jari saat ini sering digunakan untuk
memonitor kehadiran seseorang di sebuah kantor atau mungkin
sekolah. Dengan mesin absensi sidik jari maka kemungkinan adanya
penitipan absent maupun manipulasi data dapat diminimalisir.
Mesin absensi sidik jari kebanyakan dikenal Fingerprint
atau Fingerspot dan masih banyak lagi dalam penyebutanya. Mesin
absensi sidik jari adalah mesin yang digunakan untuk mendata
kehadiran dengan menggunakan sensor yang dapat membaca garis
atau image sidik unik.
Menggunakan identifikasi sidik jari untuk absensi suatu pilihan
yang tepat dibanding yang lain. Berikut ini akan menjelaskan beberapa
faktor mengapa memilih absensi menggunakan mesin absenis sidik jari
sebagai pilihan yang tepat dengan berbagai keunggulanya.
3.9 Pola Sidik Jari
Sidik jari merupakan identitas pribadi yang tak mungkin ada yang
menyamainya. Jika di dunia ini hidup 6 miliar orang, maka ada 6 miliar
pola sidik jari yang ada dan belum ditemukan seseorang yang memiliki
sidik jari yang sama dengan lainnya.
41
Sifat-sifat atau karakteristik yang dimiliki oleh sidik jari adalah
parennial nature yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat
pada manusia seumur hidup, immutability yang berarti bahwa sidik jari
seseorang tak akan pernah berubah kecuali sebuah kondisi yaitu terjadi
kecelakaan yang serius sehingga mengubah pola sidik jari yang ada
dan individuality yang berarti keunikan sidik jari merupakan originalitas
pemiliknya yang tak mungkin sama dengan siapapun di muka bumi ini
sekali pun pada seorang yang kembar identik.
Ilmu yang mempelajari sidik jari adalah Daktiloskopi yang berasal
dari bahasa Yunani yaitu dactylos yang artinya jari jemari atau garis
jemari dan scopein yang artinya mengamati. Sidik jari merupakan
struktur genetika dalam bentuk rangka yang sangat detail dan tanda
yang melekat pada diri manusia yang tidak dapat dihapus atau dirubah.
Gambar 3.5 Contoh Pola Sidik Jari
Sidik jari ibarat barcode diri manusia yang menandakan tidak ada
pribadi yang sama. Penelitian sidik jari sudah dilakukan sejak masa
lampau. Penelitian ini berkembang menjadi sebuah disiplin ilmu yang
42
disebut dengan dermatoglysphics, yakni ilmu yang mempelajari pola
guratan kulit (sidik jari) pada telapak, tangan dan kaki.
Dermatoglysphics berasal dari kata “derm” berarti kulit, dan “glyph”
berarti ukuran. Ketertarikan para ilmuwan melakukan penelitian
terhadap sidik jari disebabkan pola sidik jari manusia memiliki keunikan
karakteristik sebagai berikut :
a. Pertama, sidik jari bersiafat spesifik untuk setiap orang. Tidak ada
pola sidik jari yang sama antara satu individu dan individu lainnya,
bahkan pada anak kembar identik. Kemungkinan pola sidik jari
sama adalah 1:64.000.000.000, jadi tentunaya hampir mustahil
ditemukan pola sidik jari sama antara dua orang. Pola sidik jari di
setiap tangan seseorang juga akan berbeda-beda. Pola sidik jari di
ibu jari akan berbeda dengan pola sidik jari di telunjuk, jari tengah,
jari manis, dan kelinking.
b. Kedua, sidik jari bersiafat permanen, tidak pernah berubah
sepanjang hayat. Sejak lahir, dewasa, hingga akhir hayat, pola
sidik jari seseaorang bersifat tetap. Hal ini berbeda dengan anggota
tubuh lain yang senantiasa berubah. Sebagai contaoh, bentuk
wajah yang berubah seiring usia. pola sidik jari tidak akan berubah.
Sebagai contoh, bentuk wajaah yang berubah seiring usia. Pola
sidik jari tidak akan berubah walaupun seseorang dalam kondisi
43
gemuk atau kurus, sehat atau sakait, dan dalam segala bentuk
kondisi emosional apapun.
c. Ketiga, pola sidik jari relatif mudah diklarifikasikan. Walaupun sidik
jari bersifat spesifik, bentuknya tidak acak. Dalam sidik jari, ada
pola-pola yang dapat diklarifikasikan sehingga untuk berbagai
keperluan, misalnya pengukuran, mudah dilakukan. Berdasarkan
struktur sidik jari bersidat unik itulah sidik jari dapat diklasifikasikan.
Dari hasil tersebut dewasa ini banyak sekali teknologi mutakhir
menggunakan hasil identifikasi sidik jari. Mulai aplikasi sederhana
sampai sistem yang sangat besar tentu saja berorentasi pada
securitas atau keamanan. Seperti sistem yang di kembangakan oleh
perusahaan di bidang biometrik dengan merk Fingerspot yang mulai
mengembangkan dari Absensi, Akses Kontrol, Aplikasi Retail, Sistem
Payment bahkan dikombinasikan dengan teknologi biometrik lain
seperti Face.
3.10 Jenis-Jenis Sistem Pembaca Sensor Sidik Jari
Sensor sidik jari yang kita gunakan untuk absensi, verifikasi
password, manajemen akses atau perangakat mesin yang
mengkombinasikan dengan perangkat kunci seperti akses kontrol
menggunakan beberapa tehnik pembacaan sidik jari. Masing-masing
tekhnikpun berbeda-beda.
44
Berikut ini kami uraikan beberapa sistem pembacaan sensor
sidik jari elektronik, yaitu :
3.10.1 Optical (Optis)
Gambar 3.6 Sensor Optical
Teknik pembacaan sidik jari dengan optical atau optis
mempunyai sistem merekam pola sidik jari dengan menggunakan
blitz (cahaya). Alat pembaca sidik jari atau fingerprint scanner
yang digunakan adalah berupa digital cammera (kamera digital).
Untuk lapisan paling atas area untuk meletakkan ujung jari atau
permukaan sentuh (scan area).
Di bawah scan area, terdapat lampu blitz atau pemancar
cahaya yang difungsikan untuk menerangi permukaan ujung jari.
Karena sidik jari terkena cahaya maka akan menghasilkan
pantulan dari ujung jari yang selanjutnya ditangkap oleh alat
penerima. Data tersebut selanjutnya disimpan ke dalam memori.
45
Kelemahan :
Metode ini adalah hasil scanning sangat tergantung dari
kualitas sidik jari. Jika kualitas sidik jari rusak atau luka,
maka kualitas hasil pembacaan akan tidak bagus.
Kelemahan lain adalah tehnik ini bisa diakali dengan jari
palsu.
Kelebihan :
Tehnik ini mempunyai keuntungan mudah dilakukan dan
tidak membutuhkan biaya yang cukup mahal dalam
pengimplementasiannya.
3.10.2 Ultrasonik
Gambar 3.7 Sensor Ultrasonik
Ultrasonik adalah suara atau getaran dengan frekuensi
yang sangat tinggi dan tidak bisa didengar oleh telinga manusia,
yaitu kira-kira di atas 20 kilo Hertz. Gelombang ultrasonik dapat
merambat dalam medium padat, cair dan gas.
46
Dalam tehnik ini, digunakan suara berfrekuensi sangat
tinggi untuk menembus lapisan epidermal kulit. Suara frekuensi
tinggi tersebut dibuat dengan menggunakan transduser
piezoelektrik. Pantulan frekuensi tersebut diterima
menggunakan alat yang sejenis. Selanjutnya pola pantulan ini
dipergunakan untuk menyusun citra sidik jari.
Dengan Pembacaan ultrasonik, tangan yang kotor tidak
menjadi masalah. Demikian juga dengan permukaan scanner
yang kotor tidak akan menghambat proses pembacaan.
Kelemahan:
Sistem teknologi ultrasonik ini mempunyai keunggulan
yang lebih maka biaya produksi untuk membuat sistem
ini lebih mahal.
Kelebihan:
Sistem Ultrasonik tidak hanya mendeteksi permukaan
atau tekstur sidik jari namun lebih detail sampai ke
dalam epidermal kulit, sehingga jari kering atau kulit
mengelupas tidak terlalu menjadi masalah.
47
3.10.3 Capacitive (Kapasitans)
Gambar 3.8 Sensor Kapasitans
Tehnik Kapasitans menggunakan cara pengukuran
kapasitant untuk membentuk citra sidik jari. Scan area dan kulit
ujung jari yang bersentuhan sebagai kapasitor dari sistem ini.
Karena tekstur sidik jari mempunyai ridge (gundukan) dan valley
(lembah) pada maka kapasitas dari kapasitor masing-masing
orang akan berbeda.
Kelemahan:
Sistem pembacaan kapasitans adalah adanya listrik statis
pada tangan. Untuk menghilangkan listrik statis ini, tangan
harus ditanahkan atau grounding.
Kelebihan:
Sistem ini mempunyai pembacaan permukaan sidik jari yang
detail sehingga dibutuhkan waktu yang relatif lebih lama dari
pada sistem pembacaan lainya. Namun, dewasa ini sistem
48
ini dikembangkan dengan tingkat akurasi pembacaan yang
dapat diatur.
3.10.4 Thermal (Suhu)
Gambar 1.9 Sensor Suhu
Tehnik Thermal sistem pembacaan dengan menggunakan
perbedaan suhu antara ridge (gundukan) dengan valley (lembah)
tekstur sidik jari untuk mengetahui pola sidik jari. Cara yang
dilakukan adalah dengan menggeser ujung jari (swap) diatas
lapisan scan area. Apabila ujung jari hanya diletakkan saja,
dalam waktu singkat, suhunya akan sama karena adanya proses
keseimbangan.
Kelemahan:
Karena sistem ini membaca suhu dari ujung jari
maka dibutuhkan jari yangmempunyai kondisi yang
49
normal dan waktu untuk menggeser atau menggosok jari
agar di dapat data yang falid
Kelebihan:
Dewasa ini sistem pembacaan sidik jari ini banyak
diminati dan dikembangkan karena scan area yang
dibutuhkan relatif lebih kecil dibanding dengan
sistem pembacaan lainya.
Demikian beberapa tehnik sistem yang digunakan
pembacaan sensor sidik jari berikut kelebihan dan
kekurangannya.
3.11 Sidik Jari dan Keunggulannya
Mengingat penggunaan teknologi di bidang absensi maupun
sistem keamanan semakin meningkat dewasa ini. Hal ini dikarenakan
efisiensi, efektifitas, dan skalabilitas teknologi jauh lebih tinggi dibanding
sistem manual. Salah satu teknologi absensi yang handal dan populer
adalah sistem absensi berbasis sidik jari (fingerprint).
Sistem sidik jari lebih baik dibanding sistem kartu, baik kartu yang
lebih kuno (punch card) ataupun kartu modern (proximity card). Sistem
kartu lebih mudah dimanipulasi karena kartu yang dipakai tidak benar-
benar mewakili identitas pemiliknya. Kartu bisa dibawa oleh siapa saja
50
yang bukan pemiliknya. Sedangkan sidik jari benar-benar dapat
mewakili pemiliknya karena melekat pada si pemilik dan sulit
dimanipulasi.
Seperti kita ketahui, sidik jari telah menjadi tanda pengenal yang
paling populer dan handal dalam dunia keamanan selama puluhan
tahun. Bahkan dibanding sistem pengenal lain yang lebih kompleks,
seperti retina mata, telapan tangan, atau sistem pengenal suara (voice
recognizing), sistem sidik jari tetap jauh lebih ekonomis.
Sistem pengenal retina memang lebih akurat untuk tujuan-tujuan
khusus, namun biaya implementasinya juga lebih besar. Disamping itu,
dalam prakteknya sehari-hari sistem retina tidak praktis. Dengan
demikian, sistem sidik jari menjadi pilihan yang paling tepat. Berikut
kami urai manfaat atau benefit dan keunggulan dari penggunaan sistem
absensi sidik jari ini diantaranya :
a. Kenyamanan
Dimulai dari registrasi yang simple, karyawan tidak perlu repot
membawa kartu karyawan maupun kertas atau kartu. Setiap karyawan
tidak akan lupa membawa alat absensinya atau jari yang telah di
registrasi. Dalam berabsensi kita tidak pelu menekan password atau pin
yang merepotkan. Yang kita lakukan hanya menaruh jari kita tepat
diatas sensor sidik jari. Atau tinggal “Place Finger!”
51
b. Elegan
Merupakan sistem absensi yang elegan dan praktis dibanding
sistem manual, yang meminimalkan peran manusia, sehingga
menghindarkan human error.
c. Akurat
Sidik jari adalah tanda pengenal yang akurat, yang telah
digunakan selama puluhan tahun. Sistem pengenal sidik jari memiliki
akurasi yang tinggi dibanding pengenal lainnya, misalnya telapak
tangan (palm system), atau pengenal suara (voice recognizing).
d. Securitas Tinggi
Dibanding sistem kartu, baik yang kuno (punch card) dan yang
modern (proximity card), sistem sidik jari memiliki resiko paling kecil
untuk dimanipulasi. Hal ini karena sidik jari benar-benar mewakili
identitas pemiliknya. Sedangkan sistem kartu mudah dimanipulasi
karena sifat kartu yang bisa dibawa oleh orang yang tidak berhak.
e. Ekonomis
Sistem sidik jari jauh lebih ekonomis dibanding sistem pengenal
lainnya seperti pengenal retina, telapak tangan, ataupun sistem
pengenal suara. Dibandingkan harga absensi amano maupun card,
52
barcode, harga absensi sidik jari lebih murah. Bahkan absensi sidik jari
pada akhir-akhir ini berkisar dibawah 1.5 juta pun ada.
f. Skalabilitas Tinggi
Satu perangkat absensi ini memiliki penyimpan data internal (built
in) yang dapat menampung ribuan record (log transaksi) dan
penggguna(sidkk jari). Dalam artian tanpa bantuan komputer, sistem itu
sendiri mampu menyimpan data yang lumayan besar. Selain itu, mesin
absensi ini dapat bersifat multi sistem, dimana beberapa mesin absensi
dapat dipasang secara bersamaan untuk menangani ruangan yang
berbeda. Dengan demikian, kapasitasnya akan semakin besar.
g. Terintegrasi dengan Sistem Perangkat Lunak
Sistem absensi sidik jari memiliki perangkat lunak bawaan (built
in) yang berfungsi untuk mengatur koneksi jaringan antara basis data
dengan media penyimpan internal mesin, mengupload data pengguna
ke mesin absensi, mendownload data absensi dari mesin ke komputer,
mengolah data, dan mencetak laporan.
h. Efektivitas Waktu
Perubahan pertama ketika perusahaan anda menggunakan
absensi sidik jari. Karyawan atau pengguna akan datang lebih tepat
waktu beda dengan hari sebelum menggunakan absensi sidik jari.
53
Dalam penggunaan absensi lebih cepat dari pada amano, barcode
apalagi tanda tangan manual. Absensi sidik jari pada umumnya
mempunyai kecepatan pambacaan <= 0.5 detik.Absensi sidik jari
mempunyai tingkat akurasi yang tinggi. Dalam pendataan dapat
terpusat dalam satu database. Dengan mesin absensi sidik jari data
dapat terpusat walau diluar kota tanpa menunggu terlalu lama karena
dalam pembuatan laporan kita tidak perlu repot merekap manual satu
persatu..
Dengan sistem absensi sidik jari kita dapatkan berbagai benefit
yang memuaskan sistem ini jauh lebih sesuai untuk berbagai
perusahaan, instansi, sekolah atau kampus dsb. Tapi perlu berhati-hati
pula dalam memilih mesin absensi.
54
BAB IV
PENGUMPULAN DATA
4.1 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penulis menggunakan
beberapa cara untuk memperoleh data yang dibutuhkan agar
laporan yang dibuat dapat mencapai hasil yang maksimal. Adapun
metode-metode yang digunakan dalam penulisan ini, diantaranya :
4.1.1 Observasi
Observasi ini dilakukan dengan tujuan pengumpulan data
dengan cara pengamatan terhadap objeknya baik secara langsung
maupun tidak. Dalam observasi ini membahas tentang sistem
absensi dalam sebuah perusahaan swasta dibidang agency. Selain
itu penulis juga mengamati secara langsung seperti pencatatan data
fakta yang mendukung dalam penyusunan laporan yang di dapat
selama melaksanakan kerja praktek dengan bimbingan dan arahan
dari pendamping baik pendamping dalam teori dan pendamping di
lapangan, tentunya juga dengan pihak yang terkait sehingga data
yang didapatkan akurat dan lengkap.
55
4.1.2 Wawancara
Bertanya langsung kepada pendamping dan pihak-pihak
yang terkait dari CV. Agency Damai, dimana penulis melakukan
kerja praktek untuk mendapatkan informasi serta penjelasan
terhadap masalah-masalah yang dianggap perlu dan relevan.
Wawancara (interview) merupakan cara yang paling umum
digunakan untuk mendapatkan informasi yang lebih kompleks dan
lebih akurat. Faktor penting yang harus diperhatikan untuk metode
wawancara adalah:
4. Orang yang akan diwawancarai merupakan orang yang
menguasai dan mengerti permasalahan yang ada.
5. Menggunakan cara – cara yang sesuai, untuk
mendokumentasikan hasil wawancara.
6. Buat daftar pertayaan sebelum melakukan wawancara. Jika
perlu buat sub pertanyaannya untuk memperjelas jawaban.
Selain factor-faktor penting tersebut diatas. Ada teknik-teknik
wawancara yang baik yang harus dikuasai. Dengan menguasai
teknik-teknik wawancara yang baik ini, orang yang diwawancarai
akan merasa nyaman ketika ditanya mengenai permasalah yang
56
ada dan menemukan solusinya. Teknik wawancara yang baik
adalah sebagai berikut:
8. Menciptakan relasi atau hubungan yang baik dengan pelanggan.
9. Membuat janji terlebih dahulu dan membatasi jangka waktu
wawancara tidak lebih dari satu jam agar tidak mengganggu
waktu kerja.
10.Menciptakan suasana yang positif dan kondusif selama
wawancara.
11.Dalam bertanya sebaiknya digunakan kata – kata yang lebih
positif dan menghindari kalimat yang memojokan atau menjurus
untuk menyalahkan apalagi menunjukan kesan lebih pintar.
12.Hindari kesan computer dan teknologi dapat menyelesaikan
segalanya, tetapi tumbuhkan kesan bahwa dengan
menggunakan komputer dan teknologi dapat membantu
mengatasi permasalahan yang ada.
13.Mintalah usulan atau pendapat tentang apa yang harus
dilakukan dan tindak lanjutnya.
14.Pertayaan yang diajukan harus jelas, ringkas, langsung ke pokok
permasalahan segingga tidak menimbulkan kesan intepretasi
negative atau berkesan berputar – putar.
57
Dengan menggunakan hasil wawancara informasi yang
diperoleh akan lebih jelas dan lebih mendetail, dan dengan hasil
tersebut penulis dapat melakukan penulisab laporan kerja praktek
ini.
4.1.3 Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan ini dilakukan dengan cara mempelajari teori-
teori dan membaca buku-buku imiah serta dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembahasan-pembahasan dalam penulisan
laporan kerja praktek ini agar dapat memperoleh gambaran teknis
tentang sistem yang dibahas dan teori-teori yang mendukung
penulisan laporan kerja praktek ini.
4.2 Hasil Pengumpulan Data
Hasil pengumpulan data dari kerja praktek ini adalah sebagai
berikut:
1. Mendapatakn data-data tentang sistem absensi yang sedang
digunakan, yaitu :
Data Absen
Yaitu data yang digunakan sebagai catatan kehadiran
karyawan sehari – sehari pada hari wajib kerja.
58
Data Izin
Yaitu data yang digunakan sebagai surat keterangan
karyawan karena tidak dapat masuk di hari kerja dikarenakan
suatu hal yang tidak diduga.
Contoh : Urusan keluarga, cuaca yang buruk yang
mengakibatkan akses untuk ke tempat kerja tidak
dapat dilakukan.
Data Cuti
Yaitu data yang digunakan sebagai surat keterangan
karyawan tidak dapat masuk kerja dikarenakan suatu hal
yang sangat penting yang mengakibatkan tidak dapat masuk
kerja dalam waktu yang lama.
Contoh : Kecelakaan, melahirkan atau sakit berat.
Data Tanpa Berita
Yaitu data yang menerangkan bahwa karyawan tersebut tidak
masuk kerja tanpa ada kabar atau penjelasan.
2. Mengetahui waktu dan cara proses pengabsenan para karyawan
sampai pembuatan laporan absensi, yaitu :
Karyawan mengambil kartu absensi di tempat penyimpanan
rak kartu absensi.
Karyawan memasukan kartu absensi ke dalam alat pencetak
tanggal dan waktu konvensional untuk mencetak tanggal dan
waktu pada kartu absensi tersebut.
59
Setelah melakukan absensi, kemudian karyawan menaruh
kembali kartu absensi tersebut ke tempat rak penyimpanan
kartu absensi.
Pada periode tertentu bagian Administrasi mengambil semua
kartu untuk dilakukan pencatatan.
Setelah dilakukan pencatatan, kemudian kartu absensi
tersebut di simpan kembali ke dalam rak penyimpanan.
Kemudian hasil pencatatan di buat rekapitulasi absensi
karyawan yang nantinya akan menghasilkan laporan absensi
karyawan.
3. Dapat mengetahui kelemahan sistem pengabsenan yang sedang
berjalan agar dapat dicari solusi untuk menutupi kelemahan pada
sistem tersebut.
Karyawan dapat melakukan kecurangan dengan
menitipkan absen kepada karyawan lain.
Dapat menyebabkan hilangnya kartu absensi tersebut pada
waktu pencatatan.
Terjadinya kesalahan dalam pencatatan oleh bagian
Administrasi.
BAB V
PEMBAHASAN
60
5.1 Analisis
Analisis adalah melakukan desain pemecahan masalah secara
rinci. Analisis ini bertujuan untuk menjelaskan atau menjabarkan cara
kerja dan proses yang terjadi pada Sistem Informasi yang ada. Hasil
analisis ini merupakan gambaran awal yang nantinya akan digunakan
sebagai pemecahan masalah.
5.1.1 Permasalahan Pada Sistem Yang Berjalan
Masalah yang ditemukan pada sistem yang berjalan
antara lain, sulitnya bagian Administrasi dalam melakukan
perhitungan data kehadiran karyawan dikarenakan masih
menggunakan sistem manual sehingga menyebabkan ketidak
efisiensi waktu dan keakuratan dalam perhitungannya, adanya
karyawan yang melakukan kecurangan dengan melakukan
penitipan absen karyawan lain yang terlambat atau tidak masuk,
seringnya data – data yang hilang disebabkan sistem absensi
yang manual dan sistem informasi independen karena
menggunakan sistem file (non database) yang menggunakan
aplikasi Microsoft Word dan Exel sehingga diperlukan perbaikan
sistem.
5.1.2 Analisis Dokumen
Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui
dokumen apa saja yang menjadi input, proses, dan output dari
61
sistem ini. Dokumen input adalah dokumen yang akan diproses
oleh sistem yang bisanya dilakukan oleh entitas luar sistem.
Dokumen proses adalah dokumen yang diperlukan oleh sistem
dalam melakukan kegiatan absensi, sedangkan dokumen output
adalah dokumen yang dihasilkan oleh proses olahan sistem,
yang biasanya dari dalam sistem ke entitas luar.
5.1.3 Sistem Absensi Yang Berjalan
Adapun sistem absensi pada CV. Agency Damai yaitu
masih dengan menggunakan sistem absensi manual atau
konvensional yaitu karyawan yang datang mengambil kartu
absensi dari rak kartu, kemudian memasukkan kartu tersebut ke
dalam mesin pencetak waktu dan tanggal pada kartu tersebut
dan selanjutnya menyimpannya kembali dirak kartu. Setiap
periode tertentu pegawai administrasi mengambil kartu-kartu
absensi tersebut dan mentabulasikan data-data absensi tersebut
dalam spreadsheet dikomputer dan menyimpan kembali kartu-
kartu tersebut pada rak ditempatnya masing-masing. Prosedur
tersebut dilakukan berulang – ulang tanpa mengalami perubahan.
5.1.4 Analisis Sistem Absensi Yang Berjalan
Analisis Sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk
memahami sistem yang ada yaitu sistem informasi absensi.
62
Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem informasi absensi,
flow map sistem informasi absensi, dan analisa dokumen data
absensi. Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data
sesuai hal yang ditentukan :
1. Nama Karyawan
2. Nomor Induk Karyawan
3. Bagian Karyawan
4. Jam Masuk Karyawan
5. Jam Pulang Karyawan
6. Tanggal Kerja Karyawan
7. Keterangan
Prosedur Melakukannya adalah :
1. Setiap hari kerja karyawan mengisi form absensi yang telah
disediakan kepada setiap bagian Administrasi oleh dan
bagian Administrasi merekap semua data kehadiran karyawan
dan mengisi semua kartu absensi karyawan yang ada di
bagian unit pengamanan, semua data-data absensi karyawan
setiap hari akan dijadikan laporan oleh bagian Administrasi.
2. Bagian Administrasi merekap semua data absensi karyawan
yang diterima sebagai bukti kehadiran karyawan setiap hari
dan menyusun laporan absensi karyawan untuk memberikan
63
laporan absensi karyawan kepada Direktur dan di simpan di
arsip.
3. Direktur perusahaan menerima laporan absensi karyawan
setiap bulan sebagai data untuk diolah dalam penilaian kinerja
karyawan dalam perusahaan. Dalam analisa prosedur sistem
informasi absensi karyawan terdapat tiga entitas, yaitu :
Karyawan, Administrasi dan Pimpinan.
CV. Agency Damai mempunyai jadwal kerja sebagai
berikut :
Hari : Senin s/d Minggu ( Kecuali Hari Libur Nasional )
Waktu Sip 1 : WIB 04.30 - 07.30
Waktu Sip 2 : WIB 13.30 – 16.30
Keterangan absensi karyawan sebagai berikut , dimana :
I = Izin
S = Sakit
TB = Tanpa Berita
C = Cuti
5.1.5 Flow Map Sistem Yang Berjalan
Bagian dokumen merupakan diagram yang menunjukkan
aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa
dokumentasi yang mengalir dalam suatu sistem. Adapun fungsi
dari flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran
64
data yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan dapat
dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 5.1. Flow Map Sistem Yang Berjalan
5.1.6 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
65
Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan aliran-
aliran data ke dalam dan keluar sistem atau keluar entitas
eksternal yang terletak diluar sistem, tugasnya untuk
mempresentasikan keseluruhan sistem dan pembuatan program
aplikasi sistem informasi absensi. Secara garis besar di rancang
dengan memperhatikan masukan yang akan dihasilkan sistem
sebagai berikut.
Gambar 5.2. Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan
5.1.7 Data Flow Diagram Sistem Yang Berjalan
66
Data Flow Diagram digunakan untuk menentukan arus
data yang masuk dan keluar, serta aliran dan tahapan dari
proses perjalanan aplikasi absensi karyawan. Berikut adalah
rancangan Data Flow Diagram pada sistem yang berjalan :
Gambar 5.3. Data Flow Diagram Sistem Yang Berjalan
5.1.8 Evaluasi Sistem yang Berjalan
67
Dari sistem yang sedang berjalan adalah berupa sistem
yang manual dan kurang baik dalam proses mengontrol
kehadiran karyawan sehingga di dapati karyawan yang kurang
disiplin dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab bekerja
dalam perusahaan, maka dapat dihubungkan menjadi sistem
tertentu yang bisa dipahami dengan modul dan data kehadiran
karyawan yang dapat dikelola dengan baik.
5.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan
prosedur dari proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem
yang baru atau memperbaharui sistem yang sudah ada untuk
meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat member hasil yang sesuai
tujuan yang diharapkan dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas
yang tersedia. Rancangan sistem yang baru akan ditempatkan suatu
kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode atau
prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat
tercapai suatu perancangan sistem yang diinginkan.
Sistem informasi yang dirancang dengan sistem komputerisasi
akan menjadi optimal untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang
berhubungan dengan perancangan sistem ini. Sistem informasi yang
dirancang dan diusulkan ini bertujuan untuk membantu pihak
68
perusahaan member suatu alternative rancangan sistem informasi yang
diharapkan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada.
5.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan utama dari perancangan proses sistem secara
umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum
kepada pemakai (user) mengenai sistem yang sedang baru.
Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan
dari perancangan sistem secaara terperinci. Pada tahap
perancangan proses, menjelaskan komponen-komponen yang
terkait di dalam sistem yang dirancang dengan tujuan untuk
dikomunikasikan kepada pemakai.
5.2.2 Perancangan Prosedur yang di Usulkan
Perancangan prosedur bertujuan untuk memperbaiki
sistem yang ada. Adapun prosedur perancangan seperti
penjelasan berikut :
1. Karyawan memasukan data karyawan ke bagian
Administrasi.
2. Administrasi memasukan data pegawai (nama,nip,jabatan)
3. Administrasi memberikan id pada karyawan
4. Karyawan mendaftarkan sidik jarinya ke administrasi/sistem
69
5. Karyawan memasukan id plus melakukan sidik jari (finger
scan)
6. Sistem memverifikasi, bila berhasil akan menyimpan
otomastis waktu/jam pada saat melakukan finger scan
tersebut di database.
7. Administrasi mengambil data absensi dari mesin sidik jari
8. Administrasi memasukan data tersebut ke database
rekapitulasi
9. Administrasi menentukan tanggal awal dan akhir yang akan
dibuat rekapitulasi
10.Administrasi membuat rekapitulasi untuk Direktur dan setiap
pegawai.
5.2.3 Flow Map yang Diusulkan
Dalam merancang suatu flow map harus dianalisa
prosedur yang sedang berjalan, setelah melakukan analisa
terhadap sistem yang sedang berjalan maka perlu adanya
perancangan aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang
baru dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
70
Gambar 5.4. Flow Map Sistem Yang Diusulkan
71
5.2.4 Diagram Konteks yang diusulkan
Diagram kontek adalah suatu diagram yang
menggambarkan suatu arus data sistem. Untuk memahami suatu
sistem yang menggambarkan secara keseluruhan, diagram
kontek usulan dari sistem informasi absensi karyawan di CV.
Agency Damai.
Gambar 5.5. Diagram Konteks sistem yang diusulkan
5.2.5 DFD (Data Flow Diagram) yang diusulkan.
Data flow diagram atau diagram aliran data ini merupakan
penjabaran sistem dari diagram konteks, diturunkan menjadi
beberapa proses yang terjadi antara entitas yang terlibat dengan
72
sistem. DFD juga memperjelas dokumen-dokumen yang mengalir
dalam sistem. Data Flow Diagram yang diusulkan di bagi menjadi
dua, yaitu :
a. Diagram 0 Sistem Yang Diusulkan
Pada proses ini menjelaskan alur data mulai dari proses
penginputan data karyawan, pemrosesan absen
karyawan, sampai proses pelaporan absen.
Gambar 5.6 Diagram 0 Sistem Yang Diusulkan
73
b. Diagram Rinci Level 1 Sistem Yang Diusulkan
Pada proses ini menjelaskan bagaimana proses
perekaman data sidik jari karyawan dan data karyawan
sampai penyimpanan data sidik jari dan data karyawan
tersebut dan memberikan hasil perekaman tersebut kepada
karyawan sebagai data absensi karyawan.
Gambar 5.7 Diagram Rinci Level 1 Sistem Yang DIusulkan
c. Diagram Rinci Level 2 Sistem Yang Diusulkan
Pada proses ini menjelaskan bagimana proses
pengabsenan karyawan yang dilakukan dengan sistem
fingerprint mulai dari penginputan sidik jari sebagai data
absen, mengidentifikasi sidik jari apakah benar atau salah,
74
kemudian hasil identifikasi dijadikan sebagai data absen
karyawan.
Gambar 5.8 Diagram Rinci Level 2 Sistem Yang Diusulkan
d. Diagram Rinci Level 3 Sistem Yang Diusulkan
Pada diagram ini menjelaskan bagaimana proses
prosedur pembuatan keterangan izin atau cuti apabila
karyawan tersebut tidak dianggap tidak ada keterangan
mulai dari pengisian formulir izin atau cuti, lampiran
formulir tersebut yang kemudian direkap ke dalam rekap
absensi dan kemudian di simpan oleh bagian Administrasi.
75
Gambar 5.9 Diagram Rinci Level 3 Sistem Yang Berjalan
e. Diagram Rinci Level 4 Sistem Yang Diusulkan
Pada diagram ini menjelaskan bagaimana proses
pembuatan laporan yang dibuat oleh bagian Adminstrasi
dan akan di laporkan kepada Direktur mulai dari proses
pembuatan laporan absensi yang dibuat dari hasil data
absen, baik itu berupa data sidik jari karyawan maupun
data izin atau cuti karyawan yang di ambil dari hasil
rekapan absensi yang kemudian dibuat catatan laporan
absensi yang menghasilkan laporan absensi karyawan
dan selanjutnya laporan tersebut disampaikan kepada
Direktur.
76
Gambar 5.10 Diagram Proses Level 4 sistem Yang Diusulkan
5.2.6 Kamus Data yang diusulkan
Kamus data menggambarkan data (dokumen) yang
mengalir dari suatu proses ke proses lainnya, dari entitas luar ke
proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data ini dibutuhkan
baik oleh sistem maupun entitas. Berikut ini adalah kamus data
dari masing-masing arus data yang mengalir pada Sistem
Informasi Absensi Karyawan :
1. Nama arus data : Fingerprint absensi karyawan
77
Bentuk data : ID Sidik Jari
Arus data : Dari karyawan ke proses input data
Deskripsi : Finger Scan
Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam
keluar, lama izin atau cuti, keterangan.
2. Nama arus data : Data absensi karyawan
Bentuk data : Dokumen
Arus data : Dari proses input data ke file absensi
Deskripsi : Memberikan data absensi
Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam
keluar, lama izin atau cuti, keterangan.
3. Nama arus data : Lap. absensi karyawan
Bentuk data : Dokumen
Arus data : Dari proses rekap ke lap. absensi karyawan
Deskripsi : Mencetak laporan absensi
Struktur data : nik, nama, nama bagian, jam masuk, jam
keluar, lama izin atau cuti, keterangan.
5.2.7 Evaluasi Terhadap Sistem yang diusulkan
Dari sistem yang baru didapat kelebihan-kelebihan yang
cukup signifikan terutama dalam rekapitulasi penghitungan
jumlah hadir dan sistem yang baru di buat lebih simple karena
78
dalam sistem baru menggunakan fingerprint yang mana dalam
prosesnya sistem ini si-karyawan dapat bertindak/berlaku lebih
disiplin karena apabila terlambat beberapa menit sistem ini akan
mencetak sesuai dengan keadaan di lapangan dan tidak dapat di
manipulasi karena rekapitulasi absensi langung di monitor oleh
pimpinan.
5.3 Pemecahan masalah
Sistem pencatatan kehadiran berbasis biometrics (sidik jari)
mampu menjawab permasalahan absensi diatas. Berdasarkan
perbandingan dengan sistem lain, sistem berbasis biometrics
mempunyai keunggulan sbb:
Sidik jari tidak dapat dipalsukan dan digandakan.
Karyawan yang mencatatkan kehadirannya di sistem biometriks ini
adalah benar-benar karyawan yang namanya tercantum dalam
record komputer di database kepegawaian.
Kesalahan pencatatan dan manipulasi data dapat diminimalkan.
Data absensi karyawan menjadi sangat akurat. Semuanya
terautomatisasi dengan sistem kepegawaian sehingga intervensi
manual oleh unauthorized user dapat dihindari.
Sistem pelaporan terintegrasi dengan sistem informasi karyawan.
Pencatatan absensi, pelaporan, dst. Dapat diintegrasikan bersama
79
- sama. Sistem terpadu menghasilkan laporan yang akurat, cepat,
dan efisien.
Sangat mudah digunakan
User hanya perlu menekan sensor dengan salah satu jari (misal
jempol atau telunjuk) dan proses sisanya ditangani oleh sistem ini.
Tampilan di layar monitor menggunakan grafis dan sangat
informatif. Misalnya photo akan muncul, berikut nomor pegawai,
dan waktu kehadiran secara singkat dan jelas.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Dari proses pembuatan abalisis sistem absensi ini, dapat
diketahui bahwa untuk menyusun sebuah informasi yang baik, tahap-
tahap yang perlu dilakukan adalah dengan mempelajari sistem yang
80
ada atau yang berlaku saat ini, merumuskan permasalahan yang ada.
Mencari alternatif penyelesaian untuk masalah yang ada, kemudian
menganalisis suatu sistem yang dapat mengatasi masalah serta
mengimplementasikan sistem yang dianalisis.
Data kehadiran karyawan kian hari terasa penting bagi
perusahaan. Tidak satu perusahaan pun akan sukses tanpa adanya
pengaturan sistem kehadiran yang baik. Melihat pentingnya laporan
kehadiran maka perusahaan yang baik akan menjalankan pengendalian
intern yang memadai. Sebagai penutup dari laporan kerja praktek ini,
maka diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem informasi absensi ini dirancang dengan tujuan untuk
mengganti pencatatan data absensi secara manual menjadi
terkomputerisasi yaitu untuk meminimalisasi tingkat kesalahan
dalam pencatatan dan mengelola data absensi karyawan.
2. Sistem informasi absensi ini dapat mempermudah dan mempercepat
waktu memperoses data absensi karyawan.
3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi untuk mendorong
karyawan lebih disiplin dalam peningkatan kinerja karyawan dalam
kemajuan perusahaan.
4. Dengan menganalisis dan memperbaiki sistem kehadiran, maka
data-data karyawan akan lebih terorganisir dan rapi, sehingga tidak
81
akan menyulitkan para karyawan yang memerlukan data-data
karyawan.
5. Hasil analisis dapat meningkatkan keamanan terhadap sistem yang
berjalan.
6.2 Saran
Selain kesimpulan penulis juga mencoba memberikan saran yang
sekiranya dapat bermanfaat bagi pihak perusahaan. Saran-saran
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Agar pihak perusahaan mengaplikasikan sistem informasi ini dalam
memudahkan karyawan dalam mencatatkan absensi dan
menghemat waktu admin dalam mengolah data absensi.
2. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan unit pengamanan
untuk mengawasi dan menjaga, supaya tidak terjadi manipulasi
karyawan dalam pencatatan absensi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Kadir, Abdul. “Pengenalan Sistem Informasi”, 2005,
Yogayakarta, Andi.
82
2. Jogiyanto.”Analisa dan Desain Sistem Informasi”, 2005
Yogyakarta, Andy Offset.
3. Bahra Al-, Ladjamudin Bin. “Analisis dan Desain Sistem
Informasi”, 2005, Yogyakarta, Graha Ilmu.
4. Chirillo John, Blaui Scott, “Implementing Biometric Security”,
2000, Printice Hall.
5. http://www.fingerprint.com
6. http://www.indoskripsi.com/pedkng-jl.html/
7. http://www.isl-biometris.com
83