KINNITATUD 09. aprill 2020

üldtegevuse käskkirjaga nr 1-3/7

ASJAAJAMISKORD

1. Üldsätted

1.1. Tallinna Õpetajate Maja asjaajamiskorras (edaspidi kord) reguleeritakse Tallinna Õpetajate Maja (edaspidi TÕM) asjaajamisele esitatavad nõuded ja määratakse kindlaks asjaajamistoimingute teostajad.

1.2. TÕM asjaajamises juhindutakse järgnevates õigusaktidest:

1.2.1. Arhiivieeskiri (vastu võetud 2011, viimati muudetud 2017).

1.2.2. Arhiiviseadus (vastu võetud 2011, viimati muudetud 2019).

1.2.3. Avaliku teabe seadus (vastu võetud 2000, viimati muudetud 2019).

1.2.4. Haldusmenetluse seadus (vastu võetud 2001, viimati muudetud 2019).

1.2.5. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (vastu võetud 2004,

viimati muudetud 2016).

1.2.6. Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused (2017).

1.2.7. Tallinna Haridusameti asjaajamise juhendid.

1.2.8. TÕM põhimäärus (2010).

1.3. TÕM asjaajamisperiood on kalendriaasta.

1.4. TÕM asjaajamine on üldjuhul elektrooniline.

1.5. TÕM asjaajamine tagab:

1.5.1. TÕM ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ette nähtud ulatuses.

1.5.2. Efektiivse töö ning kõrgetasemelise teenindamise.

1.5.3. Dokumentide kiire ringluse, lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile.

1.5.4. Dokumentide vastavuse õigusaktidele ja neile kehtestatud juurdepääsu-piirangutest kinnipidamise.

1.5.5. Dokumentide standarditega kehtestatud vorminõuete täitmise.

1.5.6. Ülesannete tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle.

1.6. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, e-posti või läbirääkimiste teel.

1.7. Asjaajamine ja dokumendihaldus tagavad asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilitamise selliselt, et oleks tagatud dokumendi autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende avalikku arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni.

1.8. TÕM asjaajamise eest vastutavad direktor ja vastava ülesande saanud töötaja.

2 (21)

2. Teabehaldus

2.1. Teabehaldus on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andme-, dokumendi- ja sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

2.2. Teabena käsitatakse Avaliku teabe seaduse § 3 lõikes 1 nimetatud teavet ning Arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teavet, mis on jäädvustatud mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale.

2.3. Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitletakse traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning mis korraldab Arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, failile või e-kirjana.

3. Töötajate vastutus

3.1. TÕM asjaajamise korraldamise tagab direktor.

3.2. TÕM asjaajamist korraldab vastava ülesande saanud töötaja.

3.3. TÕM töötaja vastutab oma tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh:

3.3.1. Temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh TÕM ülesannete täitmisega seotud e-kirja) registreerimise korraldamise eest.

3.3.2. Juurdepääsu- ja kasutuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ja teadmisvajadusest lähtuvalt selle edastamise eest teistele töötajatele ja isikutele.

4. TÕM sideandmed

4.1. TÕM postiaadress: Raekoja plats 14, 10146 Tallinn.

4.2. Veebilehe aadress: www.opetajatemaja.ee.

4.3. Üldinfo:

4.3.1. E-posti aadress: info@opetajatemaja.ee.

4.3.2. Telefoninumbrid: (+372) 615 5161 ja (+372) 554 8572.

4.4. Sotsiaalmeedia platvormide kontod:

4.4.1. Instagram: tallinnaopetajatemaja.

4.4.2. Facebook: Tallinna Õpetajate Maja.

5. Info haldamise platvormid

5.1. Dokumendi- ja personalihalduse korral:

5.1.1. Riigiportaal Eesti.ee – haiguslehed.

5.1.2. Eesti koolide haldamise infosüsteem (edaspidi EKIS) – elektroonne teabekandja asutusesisete ja -vaheliste dokumentide (käskkirjad, aktid, lepingud, arengukavade, aruannete jm) säilitamiseks ning edastamiseks. Veebilehe aadress: https://ekis.ee.

5.1.3. Linna töötaja portaal (edaspidi LTP) – puhkuste käskkirjad. Veebilehe aadress: https://linnatootaja.tallinn.ee/.

3 (21)

5.1.4. SAP Portali SAP-i veebiliides e-kanal – personalialase info ja dokumentide edastamiseks raamatupidajatele.

Veebilehe aadress: https://sapportal.tallinnlv.ee/.

5.1.5. Bolt – transporditeenuse kasutajad. Veebilehe aadress: https://business.bolt.eu/.

5.2. Eelarvete ja arvete korral:

5.2.1. E-arvekeskus Omniva – sissetulevad arved. Veebilehe aadress: https://www.omniva.ee/.

5.2.2. KOMAKE – väljaminevad kursuste arved. Veebilehe aadress: komake.tallinn.ee.

5.2.3. ATOS TLV FIS VEEB – väljaminevad ruumirendi arved. Veebilehe aadress: https://sapveeb.tallinnlv.ee/.

5.2.4. SAP Portali – finants-, eelarve- ja personaliaruanded. Veebilehe aadress: https://sapportal.tallinnlv.ee/.

5.3. Andmete kogumiseks ja edastamiseks:

5.3.1. Outlook – asutusesisene ja -väline infovahetus.

Veebilehe aadress: https://kirjad.edu.ee/.

5.3.2. EPMS Parkimine – ajutise sissesõiduloa tõendite vormistamine vanalinna.

Veebilehe aadress: https://epms.parkimine.ee.

5.3.3. Public server – asutusesisene infovahetus.

5.3.4. Töötaja tööarvuti – töötlemisjärgus info.

5.3.5. Google Calendar – ürituste alane info. Veebilehe aadress: https://calendar.google.com/.

5.3.6. Google Drive – asutusesisene infovahetus kaugtöö korral. Veebilehe aadress: https://drive.google.com/.

6. Autentimine

6.1. Infosüsteemidesse võib dokumente sisestada, neid seal luua ja menetlusmärkeid teha TÕM töötaja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine).

6.2. Autentimine toimub vastavalt infosüsteemi põhimäärusele isikutunnistusele (ID-kaardile) kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil (nt Mobiil-ID, Smart-ID vm) või parooliga.

7. Dokumendiringlus

7.1. TÕM nimele saabunud posti sorteerib vastava ülesande saanud isik.

7.2. Kõik TÕM tegevuse käigus loodud ja saadud ametlikud dokumendid, mis kajastavad olulisel määral TÕM tegevust ja strateegilisi otsuseid vajadusel skaneeritakse, seejärel registreeritakse ja salvestatakse mõistliku aja jooksul EKIS infosüsteemis.

4 (21)

TÕM töö käigus

loodud ja saadud

dokumendid

Väärtuslikud dokumendid

Vähe-väärtuslikud dokumendid säilitatakse tööprotsessi lõppemiseni

Digitaal-dokumendid

Paber-

dokumendid

Digitaal-

dokumendid kustutatakse

Paber-dokumendid hävitatakse

paberi-purustajas

Registreeri-takse EKIS-s

Digiteeritakse ja registreeri-takse EKIS-s

Alaliselt alleshoitavad dokumendid säilitatakse süsteemis

Säilitus-tähtajaga

dokumendid säilitatakse

tähtaja möödumiseni

Arhiivi-väärtuslikud dokumendid saadetakse

avalikku arhiivi

Arhiivi-väärtuslikud dokumendid

arhiveeritakse arhiveerimis-

moodulis

Arhiivi-väärtuseta

dokumendid hävitatakse hävitamis-moodulis

Saadetakse avalikku arhiivi

Alaliselt alleshoitavad dokumendid säilitatakse

TÕM-s

Arhiivi-väärtuseta

dokumendid hävitatakse

purustamise teel

Säilitus-tähtajaga

dokumendid säilitatakse

TÕM-s tähtaja möödumiseni

Arhiivi-väärtuslikud dokumendid saadetakse

avalikku arhiivi

7.3. TÕM dokumendiringluse skeem:

5 (21)

7.4. Dokumentide säilitamine:

7.4.1. Alaliselt alleshoitavad dokumendid säilitatakse EKIS süsteemis.

7.4.2. Säilitustähtajaga (määratud dokumentide loetelus) arhiiviväärtuslikud dokumendid säilitatakse süsteemis kuni säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need arhiveeritakse EKIS arhiveerimismoodulis.

7.4.3. Säilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse kuni EKIS süsteemis säilitustähtaja möödumiseni.

7.4.4. Ametlike paberdokumentide originaalid säilitatakse TÕM-s kuni säilitustähtaja möödumiseni või avalikku arhiivi saatmiseni.

7.4.5. Ametlikud ja suletud pabertoimikuid (toimikuid, millesse enam dokumente ei lisata), hoitakse esialgu neid loonud töötajate juures. Kui neid enam ei vajata, viiakse pikaajalise säilitustähtajaga ja alaliselt alleshoitavad toimikud asutuse arhiivi.

7.4.6. Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni TÕM kohta, säilitatakse kuni tööprotsessi lõppemiseni.

7.4.7. Registreerimata e-kirjad, mis tõendavad teenuse ostmise (koolituse või ruumi rendi) soovi tuleb säilitada kuni teenuse eest tasumiseni või menetlemise lõpetamiseni.

7.5. Arhiiviväärtuslikud dokumendid (Tallinna Linnaarhiivi hindamisotsuse põhjal) saadetakse 10. aasta möödudes edasiseks säilitamiseks avalikku arhiivi.

7.6. Enne dokumentide avalikku arhiivi üleandmist valmistatakse pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumente sisaldavad toimikud säilitamiseks ette järgmiselt:

7.6.1. Toimikutest eemaldatakse koopiad, mustandid jms ning ka metallklambrid.

7.6.2. Dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise vm loogilise tunnuse alusel.

7.6.3. Kirjavahetuse toimikusse lisatakse kõigepealt esmane (algatus)kiri, seejärel lisatakse kronoloogilises järjekorras vastuskirjad ja muud asja lahendamise käigus tekkinud dokumendid, nii et need käsitleksid asja terviklikult. Kõige lõppu lisatakse asja lahendamise tulemusena viimasena koostatud või saadud dokument.

7.6.4. Dokumendid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse (mapp) ja kinnitatakse nii, et need sealt välja ei kukku. Soovi korral õmmeldakse dokumendid kaante vahele, vältimaks nende hõlpsat eemaldumist säilikust. Õmmeldakse nelja pistega. Säiliku ette ja taha tuleb lisada valge paberileht A4 formaadis.

7.6.5. Dokumentide kohta toimikus võib koostada sisukorra, mis paigutatakse säiliku algusesse, kusjuures sel juhul toimiku lehed nummerdatakse musta grafiitpliiatsiga lehe parempoolses ülanurgas ning seejärel koostatakse lehtede arvu tõestav kirje (A4).

7.6.6. Säilikule vormistatakse kaas, millele märgitakse arhiivimoodustaja nimi koos nime muudatustega asjaajamisperioodi jooksul, allüksuse nimi või funktsiooni nimetus ja selle muudatused koos kuupäevaga, sarja tähis, köite number (kui dokumente on nii palju, et ei mahu ühte mappi või kaante vahele, toimikusse ei panda üle 250 lehe), pealkiri, piirdaatumid (toimiku alustamise ja lõpetamise kuupäevad), tähis arhivaalide vms loetelu järgi ja säilitustähtaeg.

6 (21)

7.7. TÕM dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele hävitamisakti alusel.

7.7.1. Hävitamisele kuuluvad toimikud eraldatakse teistest ja neist koostatakse nõuetekohane nimekiri.

7.7.2. Arhiiviväärtuseta EKIS registreeritud digitaaldokumendid hävitatakse peale säilitustähtaja möödumist EKIS hävitamismoodulis.

7.7.3. Arhiiviväärtuseta paberdokumendid võib hävitada peale säilitustähtaja möödumist lähtudes Arhiivieeskirjast, lihtsustatud korras purustamise teel.

7.7.4. Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni TÕM kohta, peale tööprotsessi lõpetamist kas kustutakse või hävitatakse paberipurustajas.

8. Vastamistähtajad

8.1. Üldjuhul lahendatakse asi 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi

tähtaegu.

8.1.1. Teabenõue täidetakse viivitamatult või 5 tööpäeva jooksul (tulenevalt Avaliku

teabe seadusest).

8.1.2. Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul dokumendi registreerimisest.

8.1.3. Mõjuval põhjusel, täiendava uurimise vajaduse korral võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada 2 kuuni. Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.

8.2. Kui asja lahendamine ei kuulu TÕM pädevusse, edastatakse saabunud dokument (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue vm) vastavalt kuuluvusele ja teatades sellest saatjale kirjalikult 5 tööpäeva jooksul.

8.2.1. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale 5 tööpäeva jooksul dokumenti kohtule edastamata.

8.3. Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

9. Asja lahendamine

9.1. Asja lahendamiseks koostatakse uus dokument (nt vastuskiri, käskkiri vm).

9.2. Küsimus lahendatakse operatiivselt (isiklik kontakt, telefonikõne, e-kiri).

10. Dokumendi vormistamine

10.1. Dokumendi koostab töötaja, kelle ametiülesanne see on või kellele see on juhi poolt ülesandeks tehtud.

10.2. TÕM loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldjuhul elektrooniliselt.

10.3. Dokument vormistatakse paberil, kui:

10.3.1. Asjaomane nõue on sätestatud õigusaktis.

10.3.2. Adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või adressaat soovib paberdokumenti.

10.3.3. See tuleneb heast tavast.

7 (21)

10.4. TÕM digiteerib saadud paberdokumendi, välja arvatud juhul, kui:

10.4.1. Dokument ei ole digiteeritult kasutatav.

10.4.2. Dokumenti ei ole otstarbekas digideerida mahu tõttu või erandlikul põhjusel.

10.5. TÕM võib digiteeritud paberdokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

10.6. Dokumentidele esitatavad üldnõuded: 10.6.1. TÕM dokumendid tuleb koostada ja vormistada õigusaktide ja standardite

nõuete kohaselt.

10.6.2. Dokumendi tekst peab olema täpne ja lühike, vastama eesti kirjakeele normile, olema stiililt korrektne ja üheselt arusaadav.

10.6.3. Dokumendi keelelise korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja.

10.6.4. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

10.6.5. Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

10.7. TÕM dokumendid vormistatakse üldjuhul alljärgnevatele dokumendipõhjadele: 10.7.1. TÕM must-valge põhi– käskkiri, ametijuhend, tõend, TÕM sisene kokkulepe

jm (vt Lisa 1).

10.7.2. TÕM värviline põhi – kiri, sh garantiikiri, märgukiri, taotlus, teabenõue, teatis, volikiri jm (vt Lisa 2).

10.7.3. TÕM koolituse tunnistus (vt Lisa 3).

10.7.4. TÕM kursuse tõend (vt Lisa 4).

10.7.5. TÕM tänukiri (vt Lisa 5).

10.7.6. TÕM diplom (vt Lisa 6).

10.8. Dokumendipõhjade kasutamise, hoidmise ning säilitamise eest vastutavad direktor ja vastava ülesande saanud töötajad.

10.9. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:

10.9.1. Autor – dokumendi väljaandja ametlik nimetus nimetavas käändes.

10.9.2. Kuupäev (vt punkt 11).

10.9.3. Sisu.

10.9.4. Allkirjastaja(d) – allkiri, nimi ja ametinimetus.

10.10. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

10.11. Dokumendiliigist tulenevalt kasutatakse lisaks punktis 10.9 loetletud elementidele järgmisi elemente:

10.11.1. Aadress ja adressaat.

10.11.2. Koostaja.

10.11.3. Pealkiri.

10.11.4. Dokumendi number (ehk viit).

8 (21)

10.11.5. Pitsat – ajutiste Tallinna vanalinna sissesõidulubade tõenditel (vt Lisa 7), tunnistusel (vt Lisa 8), tõenditel vm paberdokumentidel (vt Lisa 9).

10.11.6. Muud dokumendi elemendid.

10.12. TÕM dokumentides kasutatakse üldjuhul alljärgnevaid kirja fonte:

10.12.1. Teksti põhiosa – püstkirjas Cambria, harilik fondilaad suurusega 12.

10.12.2. Pealkirjad – püstkirjas Cambria, paks fondilaad suurusega 14 ja 16.

10.12.3. Märge “allkirjastatud digitaalselt“ – kursiivis Cambria, allakriipsutatud harilik fondilaad suurusega 12.

10.12.4. Tunnistuse, tõendi ja diplomi elemendid – püstkirjas või kursiivis Cambria, harilik või paks fondilaad suurusega 12, 14, 18, 20 ja 40.

10.12.5. Märge „Tõend“ – püstkirjas Edwardian Script ITC, harilik fondilaad suurusega 120.

10.12.6. Tänukirjade elemendid – püstkirjas Edwardian Script ITC, harilik fondilaad suurusega alates 48; püstkirjas Vivaldi, harilik fondilaad suurusega alates 12; püstkirjas Cambria, harilik või paks fondilaad suurusega alates 12.

10.13. TÕM dokumentides kasutatakse üldjuhul alljärgnevaid värve:

10.13.1. Teksti põhiosa ja pealkirjad – RGB 0-0-0.

10.13.2. Mahukate dokumentide pealkirjad ning tunnistuse, tõendi, tänukirja ja diplomi elemendid – RGB 146-0-0.

10.13.3. Mahukate dokumentide alapealkirjad – RGB 192-0-0.

10.13.4. Värvilise dokumendipõhja esilehe jalus – RGB 153-51-0.

10.14. Mitmelehelise dokumendi puhul:

10.14.1. Esimene leht vormistatakse must-valgele või värvilisele dokumendipõhjale ja järgnevad lehed valgele paberile.

10.14.2. Leheküljed nummerdatakse alates teisest leheküljest. Soovitav on märkida leheküljenumbri järel sulgused kogu dokumendi lehtede arv.

10.14.3. Jaotatakse tekst peatükkideks (1.), jagudeks (1.1.) ja punktideks (1.1.1.).

10.14.4. Kasutatakse soovitatavalt ühtset stiili.

11. Kuupäeva ja märkimine

11.1. Dokumendi kuupäev on:

11.1.1. Õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev.

11.1.2. Protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev.

11.1.3. Lepingu allkirjastamise kuupäev.

11.1.4. Väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev.

11.1.5. Dokumendi registreerimise kuupäev, juhul kui dokumenti ei allkirjastata.

11.1.6. Saabunud kirja (sh garantiikiri, märgukiri, taotlus, teabenõue, teatis, volikiri jm) registreerimise kuupäev.

11.1.7. Muu dokumendi menetlemise toiminguid kajastav kuupäev.

11.2. Dokumendipõhjal tuleb kuupäeva märkimisel kasutada kindlaks määratud vormingut. Õigusaktides ja välisriikides peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalist-numbrilist märkimisviisi.

9 (21)

11.3. Ka digitaalselt allkirjastatud dokument hakkab kehtima dokumendis määratud kuupäevast digitaalse allkirja kuupäevast sõltumatuna.

12. TÕM sisene kooskõlastamine

12.1. Dokumendi koostaja:

12.1.1. Vormistab dokumendi nõuetekohaselt (vt punkt 10).

12.1.2. Määrab TÕM sisese kooskõlastuse ringi.

12.1.3. Suunab dokumendi kooskõlastamisele koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud või mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab või viitega eelnimetatud dokumentidele.

12.1.4. Edastab väljasaadetava dokumendi TÕM siseseks kooskõlastamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne täitmise tähtpäeva lõppemist.

12.2. TÕM sisene viimane kooskõlastaja kõikides asutustust puudututavates strateegilistes otsustes ja lepingutes on direktor.

12.3. TÕM kooskõlastusringid:

12.3.1. Asjaajamise ja personalivaldkonna puhul: koostaja – müügijuht – direktor.

12.3.2. TÕM VÕS lepinguga administraatorite ja koristajate aktide korral: koostaja – tugiteenuste juht – direktor.

12.3.3. Haridustöötajate koolituste ja õpilasvõistlustega seotud lepingute korral: koostaja – õpetajate koolitusjuht – direktor.

12.3.4. Eestikeelsete avatud koolituste korral: koostaja – koolitustjuht 1 või 2 – vajadusel koolitusjuht 2 või 1 – tugiteenuste juht – direktor.

12.3.5. Venekeelsete avatud koolituste korral: koostaja – tugiteenuste juht – vajadusel koolitusjuht 1 ja/või 2 – direktor.

12.3.6. Ruumide müügitegevuse korral: koostaja – müügijuht – vajadusel teenuste juht – vajadusel tugiteenuste juht – direktor.

12.3.7. Teenuste korral: koostaja – teenuste juht – vajadusel teised töötajad – direktor.

12.3.8. Turunduse korral: koostaja – tugiteenuste juht – vajadusel teised töötajad – direktor.

12.4. Dokument kooskõlastatakse TÕM siseselt vastavalt määratud tähtajale.

12.4.1. Mõjuvatel põhjustel võib tähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat.

12.5. Kui kooskõlastamise tähtaega ei ole määratud, siis kooskõlastatakse dokument ühe nädala jooksul.

12.6. Kooskõlastaja:

12.6.1. Kiidab dokumendi heaks märkusteta ja edastab selle järgmisele kooskõlastajale.

12.6.2. Kiidab dokumendi heaks, kuid teeb selles sisulise tähtsuseta muudatusi ning edastab dokumendi järgmisele kooskõlastajale, teavitades ühtlasi dokumendi koostajat ja järgmist kooskõlastajat tehtud muudatustest.

12.6.3. Teeb sisulisi muudatusi ja tagastab dokumendi koostajale seisukoha võtmiseks, kes vajadusel saadab dokumendi uuele kooskõlastusele.

10 (21)

12.6.4. Ei kiida dokumenti heaks, tagastab selle dokumendi koostajale ja põhjendab millega ja miks ei olda nõus ning teeb konkreetse ettepaneku muudatuste kohta, misjärel kinnitusring algab otsast peale.

12.7. Menetletud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul (näiteks PDF).

13. Allkirjastamine

13.1. Isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi (vt punkt 6.2) abil saavad töötajad infosüsteemides dokumente digitaalselt allkirjastada.

13.2. Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkirja või talle on antud volituse alusel õigus anda teise füüsilise isiku või organisatsiooni nimel allkirja.

13.3. Allkirjastaja element on kohustuslik kõikidel dokumentidel, sõltumata allkirja kohustuslikkusest.

13.4. Allkiri on dokumendi sisu allkirjastajaga siduv element, mis on allkirjaandja omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud ees- ja perekonnanimi (tavaliselt lühendina) või digitaalallkiri, mis seob allkirjastatavad andmed andmetega allkirjaandja kohta. Allkiri ei ole kohustuslik informatiivse sisuga kirjadel, nt teadetel. Sellisel juhul esitatakse ainult allkirjastaja andmed.

13.5. Digitaaldokument allkirjastatakse digitaalselt ühes eksemplaris.

13.6. Allkirja element ja allkirja andja andmed peavad jääma samale lehele.

13.7. Paberdokumendi puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, nimetades dokumendis nende arvu ja jaotuse. Paberdokumendi eksemplaride identsuse eest vastutab allkirjastaja.

13.8. Kui dokument vormistatakse nii paberil kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena või võimaluse korral allkirjastatakse digitaaldokument ja paberdokument ühel ajal. Digitaal- ja paberdokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.

13.9. Dokumendid allkirjastab üldjuhul direktor või tema volitatud asendaja. Kui allkirjastaja on määratud asendaja, tuleb seda märkida ka elementides.

13.9.1. TÕM puhkusereservi allkirjastab müügijuht.

13.9.2. Haridustöötajatele suunatud koolituste ja õpilasvõistluste läbiviijate lepingute juurde kuuluvad tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid allkirjastab õpetajate koolitusjuht.

13.9.3. Ajutisi Tallinna vanalinna sissesõidulubade tõendeid allkirjastavad teenuste juht, tugiteenuste juht ja müügijuht.

14. Kooskõlastamine teise asutusega

14.1. Kui dokumendi jõustumine on seotud seaduses või Haridusameti poolt ettenähtud juhtudel kohustusliku kooskõlastamisega teise organisatsiooni või ametiisikuga, saadetakse allkirjastatud dokumendi originaal kooskõlastamiseks koos kaaskirjaga teisele organisatsioonile või ametiisikule.

14.1.1. Uued õigusaktid kooskõlastab jurist.

14.1.2. Võõrkeelsed dokumendid kooskõlastab tõlk või dokumendi keelelise korrektsuse eest vastutav isik.

11 (21)

14.1.3. Rahaliste kohustustega seotud dokumendid kooskõlastab raamatupidaja.

15. Toimingud enne registreerimist

15.1. Enne dokumendi registreerimist kontrollib TÕM töötaja dokumendi registreerimise vajalikkust (vt punkte 7.2, 15.3, 15.4 ja 16.5), selle terviklikkust, allkirja(de) ja dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.

15.2. Isiklikud ja valele adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile ning neid EKIS-s ei registreerita.

15.3. Registreerimisele ei kuulu:

15.3.1. Ajutised Tallinna vanalinna sissesõidulubade tõendid.

15.3.2. Allkirjastamata dokumendid.

15.3.3. Informatiivse sisuga trükised.

15.3.4. Kirjad märkega ISIKLIK.

15.3.5. Kutsed, tänukirjad, õnnitlused ega kaastundeavaldused.

15.3.6. Reklaamväljaanded ega trükised.

15.3.7. Rämpspost ega anonüümkirjad.

15.4. Dokumendi, mis ei vasta punktis 15.1 sätestatud nõuetele, võib registreerida, kui see sisaldab olulist teavet.

16. Registreerimine

16.1. Kõik punktis 7.2 ja 15.4 nimetatud dokumendid registreeritakse EKIS-s vastavalt dokumentide loetelule olenemata dokumendi loomise, saamise või saatmise viisist ja teabekandjast. Registreerimise käigus antakse dokumendile dokumendi number.

16.2. Dokumendi number koosneb TÕM dokumentide loetelu sarja tähisest ja dokumendiregistri järjekorranumbrist, vajadusel lisatakse sellele dokumendi individualiseeriv number.

16.2.1. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamis-perioodi algul numbrist 1 (välja arvatud isikukaardid, praktika-, VÕS- ja töölepingud, juhendamisdokumendid, tööõnnetused ja kutsehaigused ning tervisekontrolli otsused, mis on seotud lepingu numbriga).

16.2.2. Sarja tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.

16.2.3. Dokumentide registreerimise süsteem on kindlaks määratud TÕM dokumentide loetelus.

16.3. Dokumendi registreerimise tähtaeg:

16.3.1. Saabuvad dokumendid registreeritakse üldjuhul nende saabumise päeval.

16.3.2. TÕM sisesed ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.

16.3.3. Kui dokumendil on märge „KIIRE”, siis see registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks esimesel võimaluse.

16.3.4. Mõjuval põhjusel võib dokumendid registreerida mõistliku aja jooksul peale seda, üldiselt 5 tööpäeva jooksul, aga mitte hiljem kui 30 päeva jooksul.

12 (21)

16.4. Dokumendi registreerimise nõuded:

16.4.1. Iga dokument registreeritakse üks kord. Ühes asutuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti teises asutuses.

16.4.2. Sama teemat korduvalt käsitlev dokument (nt algatus- ja vastuskiri ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega nagu memod, ette-panekud, arvamused jms) registreeritakse üldjuhul ühe järjekorranumbriga, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.

16.4.3. Iga dokumendi kohta kantakse EKIS-sse antud dokumendiliigi puhul nõutavad andmed.

16.4.4. Failide lisamisel EKIS-sse ei ole lubatud kasutada CDOC-vormingut.

16.4.5. Paberdokumendid tuleb EKIS-sse kanda skaneeritult.

16.4.6. Dokumendid tuleb EKIS-sse salvestada muutmata kujul.

16.5. Registreerida tuleb järgmised TÕM-s koostatud dokumendid:

16.5.1. Käskkirjad.

16.5.2. Protokollid.

16.5.3. Aktid.

16.5.4. Lepingud, lepingulisad ja nende juurde kuuluvad aktid.

16.5.5. Saabunud ja väljasaadetavad kirjad.

16.5.6. Avaldused, märgukirjad ja teabenõuded.

16.5.7. Aruanded ja selgitused.

16.5.8. Muu dokument, mille registreerimise kohustus tuleneb õigusaktidest või käesolevast asjaajamiskorrast.

16.6. Dokumente registreerivad direktor ja vastava ülesande saanud töötaja(d).

16.7. Dokument on registreeritud, kui sellele on antud dokumendi number vastavalt dokumentide loetelule ja selle kohta on EKIS-sse kantud antud dokumendiliigi puhul nõutavad identifitseerimist võimaldavad andmed.

16.7.1. Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse templiga (vt Lisa 10) saabumismärge, mis sisaldab asutuse nimetust, saabumise kuupäeva ja dokumendi numbrit (ehk viita) ning vajaduse korral juurdepääsupiirangut.

17. Juurdepääsupiirangu seadmise nõue

17.1. TÕM ametlikud kinnitatud dokumendid on üldjuhul avalikud ja kättesaadavad EKIS-e kaudu läbi TÕM kodulehe.

17.2. Seaduses sätestatud juhul kehtestatakse dokumendile või selle osale juurde-pääsupiirang.

17.3. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarjad määratakse kindlaks TÕM dokumentide loetelus.

17.4. Kui dokument ei kuulu juurdepääsupiiranguga dokumendisarja, kuid sisaldab teavet, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb juurdepääsu-piirang kehtestada eraldi.

17.5. Juurdepääsupiiranguga elektroonilistele dokumentidele või dokumendisarjale seatakse juurdepääsupiirang EKIS-e tehniliste võimalustega märkides juurde-pääsupiirangu aluseks olev seadusesäte ja piirangu kehtivuse tähtaeg.

13 (21)

17.6. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava paberdokumendile tehakse märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ või lühend AK, koos viitega asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.

17.7. Juurdepääsupiiranguga dokumendi või dokumendisarjaga võib tutvuda töötaja, kellele see on vajalik tööülesannete täitmiseks.

18. Dokumentide välja saatmine

18.1. Kui dokument tuleb kellelegi teatavaks teha või kätte toimetada, on dokumendi koostaja kohustus tagada selle nõude tulemuslik täitmine.

18.2. Dokument saadetakse välja peale kooskõlastusringi läbimist ja allkirjastamist vastavalt seadusest tulenevalt või punktis 8.2 määratud tähtaegadega.

18.3. TÕM vahetab Tallinna Haridusametiga dokumente dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu.

18.4. Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.

18.4.1. Kui dokumendil on palju adressaate, võib need üldistada. Seda on lubatud teha juhul kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele või inimrühmale.

18.4.2. Dokumendi adressaatide hulgas nimetatakse võimaluse korral dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.

19. Asja lahendatuks lugemine

19.1. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud ja vastus või teade on vajadusel EKIS-s registreeritud.

19.2. Asi loetakse lahendatuks, kui õigusaktide kohaselt ei ole vaja asja lahendamiseks koostada eraldi dokumenti, siis tehakse EKIS-s algatusdokumendi väljale „Sisu” täitmismärge, näidates kes, millal ja kuidas asja lahendas.

19.3. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollib direktor.

20. Arvete menetlemise kord

20.1. Arvete kinnitusringi algatab üldjuhul tugiteenuste juht, tema puudumisel müügijuht või direktor.

20.2. Arved kinnitatakse valdkondade kaupa: 20.2.1. Kommunaalarved ja personaliga seotud arved – müügijuht.

20.2.2. Haldusalased arved va kommunaalarved – teenuste juht.

20.2.3. Koolitustega seotud arved – vastava koolituse eest vastutaja, kas koolitusjuht või tugiteenuste juht.

20.2.4. Turundusalased arved – tugiteenuste juht.

20.3. TÕM sisene lõplik kinnitaja on direktor, misjärel kinnitatakse arve ostuarvetega tegeleva Tallinna Linnakantselei raamatupidaja poolt.

20.4. Koolitustel osalejatele koostatakse arved läbi KOMAKESE platvormi.

14 (21)

20.5. Ruumi rendi müügiarvete alginfo kogutakse peamiselt müügijuhi, erandjuhul teenuste juhi või tugiteenuste juhi poolt ning edastatakse müügiarvetega tegelevale Tallinna Linnakantselei raamatupidajale hiljemalt ürituse toimumise nädalal.

20.6. Arvete tähtaeg on üldjuhul 21 päeva, erandjuhtudel 14 päeva või muu ning sellest antakse vastavale raamatupidajale teada.

20.7. Koolituste ja rendiarvete laekumist kontrollib üldjuhul müügiarvetega tegelev Tallinna Linnakantselei raamatupidaja.

20.8. Koolituse läbiviija:

20.8.1. Edastab arve kuude lõikes 5 päeva enne jooksva kuu lõppu.

20.8.2. Sõlmib TÕM-ga töövõtulepingu, mis tasustatakse töö teostamise järel kuu 05. kuupäevaks (kui see jääb nädalavahetusele, siis eelmiseks tööpäevaks enne seda).

21. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine

21.1. Töösuhte lõppemise või peatumise korral annab töötaja asjaajamise üle selle vastuvõtjaks määratud töötajale hiljemalt töölt lahkumise päevaks.

21.2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui seda nõuab direktor, üleandja või vastuvõtja.

21.3. TÕM tegevuse lõpetamise või ümberkorraldamise korral antakse asjaajamine üle õigusaktide kohaselt.

21.4. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama:

21.4.1. Täitmisel olevate lepingute loetelu.

21.4.2. Kehtivate lepingute loetelu.

21.4.3. Lahendamisel olevate ülesannete ja asjaomaste dokumentide loetelu.

21.4.4. Üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu.

21.5. Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti vorminõuded:

21.5.1. Akti märgitakse asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja ametikoha nimetused ning akti eksemplaride arv ja jaotus.

21.5.2. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja töötajad, kes viibivad asjaajamise üleandmise juures. Akti kinnitab direktor.

21.5.3. Akt registreeritakse EKIS-s.

21.5.4. Kui üks pool ei ole asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist põhjendatud eriarvamus, mis lisatakse aktile.

22. Korra ülevaatamine ja uuendamine

22.1. Kord vaadatakse üle üldjuhul iga kolme aasta tagant.

22.2. Erandjuhtudel vaadatakse kord üle oluliste asutust puudutavate arengute ja muudatuste korral.

22.3. Oluliste arengute ja muudatuste korral kord uuendatakse.

15 (21)

Lisa 1. TÕM must-valge põhi koos juhendiga

16 (21)

Lisa 2. TÕM värvilise põhi koos juhendiga

17 (21)

Lisa 3. TÕM koolitusel osalemise tunnistuse põhi koos juhendiga

18 (21)

Lisa 4. TÕM kursusel osalemise tõendi põhi koos juhendiga

19 (21)

Lisa 5. TÕM tänukirja põhi

20 (21)

Lisa 6. TÕM diplomi põhi

21 (21)

Lisa 7. Ajutiste Tallinna vanalinna sissesõidulubade tõenditel kasutatav pitsat

Lisa 8. Tunnistustel kasutatavad pitsatid

Lisa 9. Asutuse pitsat

Lisa 10. Asutuse tempel