ASISTENCIA EN LA RECOLECCIÓN, REVISIÓN Y EDICIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA...
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ASISTENCIA EN LA RECOLECCIÓN, REVISIÓN Y EDICIÓN DE
INFORMACIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE
INTERVENTORIA No. 245 de 2014
LEIDY VENTO NUMPAQUE
COD: 20112079025
INFORME DE PASANTIA
Tutor:
HERNANDO ANTONIO VILLOTA POSSO
Ingeniero Civil
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
TECNOLOGÍA EN CONSTRUCCIONES CIVILES
BOGOTÁ
2015
INTRODUCCIÓN
En proyectos de Ingeniería es necesario tener control de todos los procesos
ejecutados para obtener la calidad proyectada y satisfacción de las necesidades
puntuales de la comunidad, lo anterior se genera realizando la verificación del
cumplimiento de las obligaciones adquiridas por cada una de las partes
comprometidas; en los procesos que lleva acabo la empresa Desarrollo en
Ingeniería S.A. se busca que las condiciones legales en las que se encuentra
relacionado se cumplan de manera efectiva.
La empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra dedicada a prestar
servicios de Consultoría, Interventoría y Diseño en proyectos de Ingeniería Civil.
Dentro de las contrataciones adquiridas por la empresa durante el año 2014 se
incluye un proyecto de Interventoría técnica, administrativa, financiera y
ambiental para el mejoramiento, mantenimiento y conservación de las vías –
Caminos de prosperidad, en el departamento de Santander.
El contrato descrito anteriormente tiene como plazo de liquidación un mes
después de ejecutadas las obras civiles supervisadas, dentro de los procesos
para realizar dicha liquidación, se encuentra la recolección, edición y verificación
de los documentos de cada uno de los contratos de obra supervisados por la
Interventoría, junto con la documentación solicitada por la entidad contratante.
Para el cumplimiento del proceso de liquidación, se tuvo el apoyo de una
estudiante de Tecnología en Construcciones civiles que estuvo durante todo el
proceso de liquidación y en el presente trabajo se describen las actividades y
aportes realizados durante el tiempo de pasantía junto con los resultados
obtenidos para el cierre del contrato de Interventoría.
OBJETIVOS
GENERAL:
Apoyar a la empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. en la liquidación del Contrato
de Interventoría No. 245 de 2014 a través de la recolección, revisión y edición
de la documentación solicitada por el Instituto Nacional de Vías INVIAS.
ESPECIFICOS:
- Conocer los procesos que se llevan a cabo en un Contrato de Ingeniería
Civil.
- Recolectar y revisar la documentación necesaria para el cierre del
contrato de Interventoría.
- Generar estrategias para la optimización de los procesos de liquidación
en Contratos de Ingeniería.
DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 245 DE 2014
OBJETO DEL CONTRATO:
Dentro del marco del programa “CAMINOS PARA LA PROSPERIDAD” realizado
por el Instituto Nacional de Vías INVIAS para la recuperación, mejoramiento y
mantenimiento de vías terciarias, se realizó el contrato de Interventoría técnica,
administrativa, financiera y ambiental para los convenios y contratos generados.
PLAZO: 6.0 MESES (5 MESES OBRA + 1 LIQUIDACIÓN)
ALCANCE DEL CONTRATO:
Supervisar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en los contratos de
Obra, verificando que plazos, especificaciones técnicas, ambientales,
económicas, jurídicas y sociales se cumplan de manera efectiva.
La supervisión de los contratos de obra debe garantizar el cumplimiento de los
objetivos y condiciones establecidas en los pliegos de condiciones, en el
contrato, en las especificaciones técnicas y demás documentos que hagan parte
del proyecto. Por esto, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Aspecto técnico: Para verificar que la parte técnica se cumpla de acuerdo a las
especificaciones dadas en los contratos de Obra, es necesario llevar un control
de los plazos, materiales, precios, cantidades y procesos de construcción. Por lo
que se deben tener en cuenta los siguientes soportes:
- A.P.U.: condiciones originales del presupuesto entregado por parte del
contratista.
- acta de fijación de precios no previstos: Cambio de presupuesto inicial de
acuerdo a variaciones presentadas durante el transcurso del proyecto.
(aprobación por entidad Contratante)
- acta de modificación de cantidades: Cambio de cantidades (disminución
o aumento de cantidades originales) de acuerdo al proceso constructivo.
- acta de entrega y recibo de obra: Formato Invias en el que se hace
entrega de las obras ejecutadas por parte del contratista junto al resumen
financiero final.
- acta de inicio / acta de recibo final: Documentos en los que se evidencian
las fechas de ejecución de la obra contratada, para la verificación de los
plazos establecidos.
- actas parciales: Evidencia del avance que se presenta en las cantidades
de obra ejecutada de acuerdo a la programación y condiciones
establecidas en el contrato de Obra.
- Informe de imprevistos: Evidencia de los contratiempos presentados
durante la ejecución de la obra.
- Informe ejecutivo: Documento en el que se realiza la entrega por parte del
Contratista de Obra de las obras ejecutadas, con registros fotográficos y
descripción del contrato de Obra.
- Bitácora: documento en el que se deben describir las actividades,
novedades y acuerdos que se tengan durante la ejecución de la obra civil,
dicho documento debe permanecer a cargo de la Interventoría y debe ser
firmado por los residentes encargados de Obra e Interventoría.
- Ensayos de calidad: Verificación del uso adecuado del material para la
obra y cumplimiento de los estándares establecidos en el contrato Civil.
- Manual de mantenimiento: Descripción del cuidado y mantenimiento que
se debe realizar a las construcciones entregadas por parte del Contratista.
Aspecto financiero: Dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la
Interventoría, se encuentra la supervisión del manejo presupuestal entregado por
parte del Instituto Nacional de Vías INVIAS a las alcaldías y a los contratistas de
Obra. Por lo cual para la verificación de dichos procesos es necesario tener en
cuenta la siguiente información:
- Comprobante presupuestal: Documento entregado por parte del Invias,
en el que se rectifican las condiciones finales de cada uno de los
contratos y convenios realizados.
- Copia de los pagos: Soporte de la entrega y recibo del valor ejecutado por
parte de los contratistas de Obra.
- Cancelación de la cuenta bancaria: Cierre de la cuenta bancaria del
convenio realizado entre el INVIAS y las alcaldías, teniendo como
intermediario a la Interventoría el cual verifica la transparencia del manejo
del dinero.
- Devolución de los recursos no ejecutados y no comprometidos: Entrega
del valor no utilizado en la ejecución de la obra.
- Extractos bancarios: Soporte de los movimientos realizados en la cuenta
bancaria del Convenio.
- Balance financiero: Cierre de los valores ejecutados, entregado por la
alcaldía, en el que se reportan los valores ejecutados, los rendimientos
bancarios, los dineros no comprometidos y los no ejecutados.
Aspecto ambiental: Dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la
empresa Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra la supervisión del manejo
ambiental que se esté llevando por parte de los contratistas de Obra, los
documentos que permiten verificar el buen proceso ambiental son:
- Informe ambiental: Descripción de las actividades ambientales realizadas
por parte del contratista durante la ejecución del contrato.
- Exoneración de P.A.G.A.: Documento en el que se da aprobación de
acuerdo a las obras y ubicaciones de los proyectos de construcción
generados de la no generación del documento P.A.G.A.
- Licencia ambiental y Permisos mineros: Documentos en los que se
evidencia que las canteras de las que se extrae el material para la obra
están certificados y cumplen con las normativas.
- Permisos de botaderos: Documento en el que se evidencia que el manejo
de los escombros fue correcto, señalando los lugares en los que se
depositaron dichos escombros.
- Permisos de suministro de agua y servicios sanitarios: autorización del
consumo de dichos servicios.
Aspecto legal: Los documentos necesarios para realizar el seguimiento de las
obligaciones del contratista son:
- Contrato y pólizas: Documentos en los que se encuentran las condiciones
legales del contratista; es importante realizar la verificación de los
amparos, plazos establecidos y aprobaciones de las pólizas durante todo
el proceso.
- Modificaciones al contrato: Cambios que se pueden realizar al contrato
inicial (cantidades, plazos de ejecución, lugares de ejecución, valor del
contrato, etc.).
- Pago de seguridad social y parafiscal: Soportes en los que se compruebe
que el contratista está cumpliendo con las afiliaciones del personal y los
pagos del SENA Y FIC (fondo nacional de formación profesional de la
construcción).
- Paz y salvo (proveedores, trabajadores): Documento en el que se
comprueba que el contratista ha realizado los pagos por los servicios
prestados de mano de obra, material y equipo, cumpliendo con las
obligaciones adquiridas.
Aspecto social: Ya que los procesos constructivos que se realizan son para
mejorar las condiciones de la comunidad relacionada es importante tener los
siguientes soportes para verificar el cumplimiento:
- Acta de entrega a la comunidad: Documento en el que se compruebe la
entrega de las obras ejecutadas a las personas afectadas por dicho
proceso constructivo.
PROCESO DE LIQUIDACIÓN:
Ya que dentro de las obligaciones adquiridas por parte de la empresa de
Interventoría se encuentra la verificación del avance y cumplimiento de las
obligaciones contraídas en el contrato Inicial de Obra y sus relacionados, es
necesario recolectar toda la información que dé soporte al seguimiento realizado
por parte de la empresa interventora; la anterior información se debe entregar en
el trascurso del proceso constructivo y recopilar para la liquidación del contrato
de Interventoría.
Los documentos descritos anteriormente hacen parte de los requerimientos para
la liquidación del Contrato de Interventoría adquirido por la empresa Desarrollo
en Ingeniería S.A.; estos fueron solicitados por parte de la pasante a cada uno
de los contratistas de Obra y las alcaldías.
A continuación se relacionan los Convenios Interadministrativos y sus
respectivos Contratos de Obra. Seguidos de una breve descripción de las metas
físicas de cada una de las obras.
Convenio Partes contrato Partes Objeto Actividades Realizadas
2231/2013
Instituto nacional de vías INVIAS 011/2014
Municipio de Galán Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía la virgen quebrada la vitoca del municipio de galán del departamento de Santander.
2 Tramos de placa huella con una longitud total de 249.2 ml
Municipio de Galán
Consorcio la Virgen 2014
2233/2013
Instituto nacional de vías INVIAS 02 de 2014
Municipio de Gambita Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Gámbita - El tablón - Moscachoque - La princesa - El taladro, del Municipio de Gámbita, Departamento de Santander.
4 Tramos de placa huella con una longitud total de 400 m y Construcción de 2 alcantarillas de 36”
Municipio de Gambita
Sandra Milena Sarmiento Bueno
2141/2013
Instituto nacional de vías INVIAS
147/2013
Municipio de Hato Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía los fiques vereda salitre y la vía vereda paramo sector lagunas en el municipio de Hato, departamento de Santander
2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”, con 6 tubos y 4 Tramos de placa huella con una longitud total de 416,0 ml.
Municipio de Hato
Corporación integral de servicios y asesorías Corpoinsa
1877/2014
Instituto nacional de vías INVIAS 133/2014
Municipio de Oiba Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Oiba-Poazaque-la charca-Matadero en el municipio de Oiba del departamento de Santander
3 Tramos de placa huella con una longitud total de 166.6 ml y 2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”, con 6 tubos.
Municipio de Oiba
Corporación Ingesem
2326/2013
Instituto nacional de vías INVIAS
037/2014
Municipio de Palmas del Socorro
Mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Tres esquinas-Limite El topon y la vía Laja de sapos-Tres esquinas, en el municipio de Palmas del Socorro del departamento de Santander
6 Tramos de placa huella con una longitud total de 587.95 ml
Municipio de Palmas del Socorro
Consorcio C&C
2783/2013
Instituto nacional de vías INVIAS
053/2014
Municipio de Simacota mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía santana de las flores – los Alpes y la vía Simacota – la batalla el salto en el municipio de Simacota del departamento de Santander
7 Tramos de placa huella con una longitud total de 785,35 ml y 1 Alcantarilla en tubería de concreto reforzado de 36”
Municipio de Simacota
Coingco Ingenieros civiles y ambientales s.a.s.
2492/2013
Instituto nacional de vías INVIAS
058/2014
Municipio de Simacota municipio de Simacota y consorcio vial de Simacota, cuyo objeto es mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía la curva – cinco mil – palmar en el municipio de Simacota del departamento de Santander
2 Tramos de placa huella con una longitud total de 484,5 ml, 1 Box Coulvert de 6m x 2m x 2m en concreto reforzado y 1 Batea con una longitud de 18.5 m y espesor de 0,18 m.
Municipio de Simacota
Consorcio Vial de Simacota
933/2013
Instituto nacional de vías INVIAS
14060066/2014
Municipio de Socorro mantenimiento y mejoramiento de la vía socorro – alto de la cruz – Buenavista en el municipio de socorro departamento de Santander
6 Tramos de placa huella con una longitud total de 755.95 ml., 2 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36” y 1 Filtro
Municipio de Socorro
Consorcio Mantenimiento y mejoramiento Vías Socorro
2131/2013
Instituto nacional de vías INVIAS 14060067/2014
Municipio de Socorro mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía Buenavista – hacienda Rovira en el municipio de socorro departamento de Santander
9 Tramos de placa huella con una longitud total de 1059,2 m y 3 Alcantarillas en tubería de concreto reforzado de 36”
Municipio de Socorro
Surtiobras H y C
2069/2013
Instituto nacional de vías INVIAS 14070069/2014
Municipio de Socorro mejoramiento, mantenimiento y conservación de la vía socorro – alto de reinas en el municipio de socorro departamento de Santander
4 Tramos de placa huella con una longitud total de 321,9 m
Municipio de Socorro
Consorcio Hebron 2014
2274/2013
Instituto nacional de vías INVIAS 063/2014
Municipio de Suaita mantenimiento y mejoramiento de la vía alto del cristal barajas, municipio de Suaita, departamento de Santander
3 Tramos de placa huella con una longitud total de 446,49 m
Municipio de Suaita
Brayco S.A.S.
ACTIVIDADES
SEMANA 1 (09/12/2014 – 12/12/2014)
- Se realizó una reunión entre la pasante y el director de Interventoría para
brindarle información sobre el alcance del contrato, el porcentaje de
avance y los contratistas relacionados, además de las actividades y
funciones que se efectuarían durante el tiempo contratado.
- El proceso de liquidación se inició en la segunda semana del contrato de
pasantía debido a que la entrega de las obras vigiladas no se había
realizado, por ende la información que se encontraba en la oficina
principal de la Interventoría era muy poca. Ante esta situación la pasante
inició relacionándose con las condiciones contractuales de cada uno de
los convenios realizados entre el INVIAS y los municipios, los contratos
de obra efectuados entre los municipios y los contratistas y el Contrato de
Interventoría.
- Ya que la Interventoría no había culminado en campo, se presentaban
dificultades para relacionar la información que se encontraba en el
departamento de Santander y la oficina principal ubicada en Bogotá, por
lo cual se decidió efectuar el almacenamiento y la sincronización de
archivos en un sistema virtual (Dropbox), para tener informado al personal
de la oficina principal sobre los procesos que se estaban llevando a cabo
en campo, además de obtener una copia de seguridad de la información
en caso de pérdida, por lo cual, la pasante se comunicó con el personal
que se encontraba en Santander con el fin de solicitar el almacenamiento
de la información en la plataforma virtual.
- Durante el transcurso de la semana la pasante resolvió las dudas que
tenía con el Director de Interventoría sobre cada uno de los contratos y
convenios relacionados para la liquidación.
SEMANA 2 (15/12/2014 – 19/12/2014)
- Con el objetivo de tener un orden en la revisión de los documentos
requeridos por el INVIAS para la liquidación del contrato de Interventoría,
se realizó una matriz en el Programa Microsoft Excel señalando la
información requerida, faltante y tenida, manteniendo actualizados los
requerimientos de la Interventoría con Alcaldías y Contratistas.
- Se realizó una reunión entre la pasante y el Inspector de Interventoría en
la oficina principal, en la que el Inspector entregó toda la documentación
que se encontraba en campo para la revisión por parte del personal de la
oficina principal, informó sobre el estado en el que se encontraba cada
uno de los contratos y convenios, entregando los datos de contacto de
contratistas y alcaldías para posteriores requerimientos por parte de la
pasante.
- Los documentos entregados por el Inspector incluían información de
liquidación dada por algunos contratistas en el Departamento de
Santander, los demás contratistas tenían la obligación de hacer llegar los
archivos a la oficina principal de la Interventoría, por lo cual se procedió a
informar a los contratistas faltantes que el envío de los documentos se
debía realizar a la Ciudad de Bogotá.
- Se revisaron todos los documentos entregados por el Inspector y se
organizó dicha documentación en la plataforma digital y en las carpetas
físicas (A-Z), actualizando la información en la matriz de Microsoft Excel
y en la plataforma Dropbox.
SEMANA 3 (22/12/2014 – 26/12/2014)
- De acuerdo a los documentos que la interventoría tenía hasta el momento,
se verificó la información que se encontraba y se solicitó a los contratistas
completar y/o corregir la documentación.
- Dando seguimiento a la revisión de archivos solicitados la semana
anterior, se evidenció que no todos los contratistas entregaron la
información, por lo cual se pidió nuevamente la documentación para la
respectiva aprobación.
- Se examinaron las pólizas de los contratos de obra, verificando las
condiciones de amparo, fechas, duraciones, valores y datos de los
asegurados. Se encontró que varias pólizas entregadas por los
contratistas no especificaban el Asegurado, por lo cual se realizó la
solicitud de aclaración.
SEMANA 4 (29/12/2014 – 02/01/2015)
- Se inició con la verificación de las actas de Recibo de Obra, encontrando
que algunas de estas contaban con un valor ejecutado que superaba al
contratado, generando inconvenientes a la hora de realizar el balance
financiero. Por lo anterior, se modificaron algunas cantidades de obra
ejecutada para eliminar el valor superado o en algunos casos el contratista
a través de una carta asumió el valor restante. Dichas modificaciones
fueron comunicadas al Ingeniero de Apoyo del INVIAS quien aprobó los
cambios, procediendo a realizar la respectiva firma de las actas.
- Se inició la elaboración de los Informes de Interventoría para los
convenios que tenían la suficiente información, de acuerdo al manual de
Interventoría de Obra Pública (MSE-MN-01), los cuales incluyen
información del convenio, del contrato de obra derivado y del contrato de
Interventoría.
- Debido a que sólo dos convenios tenían la información suficiente para la
elaboración del informe de Interventoría, se hizo la entrega de estos al
Ingeniero de Apoyo del INVIAS, quien realizó las observaciones y
correcciones pertinentes para la posterior elaboración de los demás
informes de Interventoría.
SEMANA 5 (05/01/2015 – 09/01/2015)
- Durante el periodo de ejecución del contrato de obra se realizaron los
registros fotográficos en los que se reflejaba el avance y resultado de las
obras realizadas, al momento de la revisión de estos documentos se
evidenció la falta de 2 registros fotográficos, por lo cual se procedió a su
elaboración.
- Debido a que algunos contratistas no respondieron a la solicitud realizada
por la Interventoría del envío de los documentos faltantes se realizó el
contacto con el departamento de planeación de las alcaldías solicitando
los documentos o la intervención para el cumplimiento de las obligaciones
del Contratista.
- Con el fin de completar la documentación para la liquidación, se procedió
a realizar el acta de Entrega y Recibo definitivo y el acta de liquidación de
cada uno de los convenios, posteriormente se realizó la entrega de dichos
documentos al Ingeniero de Apoyo del INVIAS para la respectiva revisión
y aprobación para dar inicio al trámite de las firmas necesarias.
SEMANA 6 (13/01/2015 – 16/01/2015)
- Los soportes financieros en su mayoría no se encontraban en la oficina
principal de Interventoría, por lo cual se realizó la solicitud a las
dependencias de la Alcaldía involucradas en los procesos de los
convenios y contratos de Obra para que se realizara el envío de dichos
documentos.
- Ya que la mayoría de los contratos de Obra se habían liquidado, se realizó
la solicitud por parte de la Interventoría al departamento de Tesorería de
los municipios, el cierre de la cuenta bancaria del convenio y las
respectivas devoluciones (valores no comprometidos, valores no
ejecutados y rendimientos generados por la cuenta bancaria) al INVIAS.
- Después de la revisión de los documentos enviados al Ingeniero de Apoyo
del INVIAS, se informó a la oficina principal de Interventoría sobre los
errores presentados en la información, por lo cual se procedió a realizar
las respectivas correcciones y se volvió a realizar el envío de los
documentos para la aprobación por parte del INVIAS.
SEMANA 7 (19/01/2015 – 23/01/2015)
- Se realizó una reunión entre el Director de Interventoría y la pasante con
el fin de informarle sobre los procesos que se estaban llevando a cabo por
parte de la pasante y con ello crear estrategias para cumplir el objetivo
inicial de reunir toda la documentación en el tiempo establecido.
- Después de varias solicitudes realizadas al Ingeniero de Apoyo del
INVIAS para la revisión de las actas realizadas por la pasante, se efectuó
la aprobación por parte de éste y se procedió a solicitar las firmas de los
Representantes de las Alcaldías y del Gestor técnico de los convenios
(funcionario del INVIAS)
- En una de las pólizas generadas por los contratistas se evidenció que la
información con la que contaba este documento no especificaba la
vigencia del amparo, por lo cual se procedió a informar al contratista
relacionado sin obtener resultados, llevando a la pasante a comunicarse
directamente con la Aseguradora de Riesgos para la aclaración de la
póliza.
SEMANA 8 (26/01/2015 – 30/01/2015)
- Debido a que el contratista del Contrato de Obra Pública No. 033 de 2014
tuvo algunos inconvenientes en la entrega de los documentos y la
Interventoría realizó repetidas solicitudes sin tener respuesta alguna, el
Ingeniero de apoyo realizó una intervención para la entrega de estos
documentos, por lo cual la revisión y corrección de la documentación se
vio atrasada y se tuvo que centrar la mayor parte de esfuerzos para
realizar las respectivas correcciones a los documentos y realizar el
Informe final de Interventoría.
- Durante el transcurso de la semana se siguieron redactando los Informes
de Interventoría adelantando el proceso de recolección de información.
SEMANA 9 (02/02/2015 – 06/02/2015)
- El cierre de la cuenta Bancaria realizada por las alcaldías tenía que ser
justificado con un certificado de Cierre de Cuenta en el que se
especificaran los valores de los rendimientos generados por ésta, ya que
en algunos casos no se entregaba la información requerida, la pasante
tuvo que comunicarse en repetidas oportunidades con el Departamento
de Tesorería de los municipios para solicitar la corrección de dicho
documento.
- Después de haber reunido la información bancaria del contrato de Obra y
del Convenio de Cada uno de los frentes de Obra, se procedió a entregar
la información al Ingeniero de apoyo para la revisión de la documentación,
con ánimo de realizar las correcciones finales y gestionar la terminación
del contrato de Interventoría.
SEMANA 10 (09/02/2015 – 11/02/2015)
- De acuerdo a las correcciones entregadas por parte del Ingeniero de
Apoyo del INVIAS, se realizaron las respectivas modificaciones y se hizo
la entrega final de la documentación necesaria para la liquidación del
contrato de interventoría, cumpliendo con el objetivo inicial del contrato de
pasantía.
APORTE DE LA PASANTIA A LA EMPRESA DIN S.A.
Dentro de las obligaciones adquiridas por la estudiante con la empresa
Desarrollo en Ingeniería S.A. se encuentra la recolección de la información
solicitada por el Instituto Nacional de Vías INVIAS para el cierre del contrato de
interventoría, verificando el cumplimiento de los contratistas y alcaldías de
acuerdo a los contratos y convenios realizados.
Dentro del proceso de liquidación realizado por la pasante se encontraron
inconvenientes como:
- Demora en el envío de la información: ya que la interventoría se realizó
en el departamento de Santander y la sede principal de la empresa
Desarrollo en Ingeniería se encuentra en la ciudad de Bogotá, el empalme
de información no era el adecuado y existían demoras en el envío de la
documentación.
- Baja protección de la información: al momento del traslado de la
documentación de Obra desde el departamento de Santander a la oficina
principal existía un riesgo en cuanto a la pérdida de documentación ya
que no se tenía una copia de seguridad.
- Falta de cumplimiento para la entrega de documentación: Las peticiones
realizadas a los contratistas de obra y alcaldías en ocasiones eran
omitidas por lo que el proceso de liquidación se veía retrasado.
- Bajo control de avance en recolección de información: la cantidad de
documentación requerida para la liquidación del Contrato de Interventoría
era grande, por lo que en ocasiones era dificultoso el manejo de ésta,
teniendo un bajo control sobre este proceso.
Tratando de optimizar el tiempo y calidad de los procesos, se realizaron los
siguientes ajustes al procedimiento de recolección, verificación y edición de la
información requerida:
- Creación de matriz en el programa Microsoft Excel: Para mantener un
control sobre la información entregada por los contratistas de Obra y las
alcaldías, se realizó un documento en el programa Microsoft Excel
indicando los detalles de cada documento (errores, falta de información,
revisado, entregado, etc.).
- Almacenamiento de información: Para tener un fácil acceso a la
información de obra y realizar una copia de seguridad, se realizó el
almacenamiento de la información de manera virtual en la plataforma
Dropbox (acceso para director, monitores y demás miembros de la
empresa Desarrollo en Ingeniería S.A.).
- Respaldo de solicitudes: Para evidenciar el proceso realizado por la
interventoría para la recolección de la documentación se hizo el envío de
correos electrónicos evidenciando la negligencia por parte de contratistas
y alcaldías, recibiendo el apoyo por parte del INVIAS para la recolección
de la documentación.
Para la organización de la información en la plataforma Dropbox se crearon
carpetas para dividir los documentos del proceso en el que estuvo involucrado la
empresa Desarrollo en Ingeniería S.A., dentro de esta información se encuentra:
- Informes mensuales de Interventoría.
- Documentación interna de la interventoría (Documentación del contrato
de Interventoría, registro fotográfico realizado por la Interventoría,
memorandos realizados, contratos de arrendamiento, pago de servicios
públicos, etc.).
- Documentación de los contratos de Obra supervisados: Dentro de esta
carpeta se separaron cada uno de los contratos supervisados (carpetas
distintas) y posteriormente se realizó la inclusión de la documentación
recopilada de cada uno de los contratos.
En la matriz realizada en el programa Microsoft Excel se realizó la descripción
de cada documento solicitado por parte de la entidad contratante (INVIAS), los
datos de los contratistas y la condición en la que se encontraba cada documento
revisado por parte de la pasante.
CONCLUSIONES
- De acuerdo a las condiciones del contrato de obra que se realiza entre partes, es
necesario tener en cuenta los valores ejecutados, para que el análisis
presupuestal que se genere cumpla con las condiciones originales.
- El plazo establecido por parte del personal de Interventoría para el proceso de
liquidación no tuvo en cuenta los percances que se encontraron debido al
incumplimiento de algunos contratistas de Obra, por lo cual se extendió el
proceso de liquidación, evidenciando los tipos de contratiempos que no pueden
ser manejados ni proyectados al momento de realizar la programación en un
proyecto de Ingeniería.
- Dentro del proceso de supervisión de la parte ambiental, se evidenció la
importancia de verificar que la disposición de los residuos sólidos se efectuara
en condiciones óptimas y que los proveedores de material de cantera cumplieran
con las licencias ambientales y permisos mineros, de tal manera de que no se
generara ningún tipo de perjuicio a la comunidad ni al medio ambiente.
- La verificación de la actualización del valor y plazo del amparo de Estabilidad y
calidad de Obra de acuerdo a lo establecido en el contrato es de suma
importancia, ya que dicha póliza cubrirá los daños que se generen durante la vida
útil de la construcción.
- Es de suma importancia verificar que los contratistas de Obra se encuentren a
paz y salvo con proveedores y trabajadores, además de que las obras ejecutadas
sean aceptadas por parte de la comunidad relacionada, lo anterior, es necesario
para evitar inconvenientes futuros en los que no se tenga respaldo por parte de
los contratistas.
- Debe tener concordancia la documentación contractual y las obras que se
ejecuten, es decir, se debe actualizar y realizar las respectivas modificaciones en
documentos como Otrosí o adicionales de Obra para no tener atrasos con la
aceptación de las obras civiles realizadas.
- Es necesario que los acuerdos realizados entre los responsables de los
convenios y/o contratos con entidades financieras queden claros para evitar
descuentos o retenciones que no se deben realizar a éste tipo de contratos.
RECOMENDACIONES
- Realizar la revisión de la documentación al momento de su recepción
puede evitar atrasos en el proceso de liquidación de cada uno de los
contratos, por lo que se recomienda verificar y corroborar la
documentación antes de darse por aceptada, para su oportuna corrección
por parte de alcaldías y/o contratistas.
- Informar a contratistas y alcaldías sobre la documentación que debe ser
entregada junto con los plazos para dichas entregas.
- Realizar la firma de las actas de entrega de obra, una vez sea entregada
toda la documentación por parte de contratistas, evitando evasiones por
parte de éstos al momento de la entrega de documentación solicitada.
- Verificar en cada uno de los documentos recibidos que las fechas, plazos,
firmas y demás datos correspondan con lo establecido en los contratos
de obra.
- Solicitar desde el inicio del contrato la lista de documentación requerida
por parte de la entidad contratante para el proceso de liquidación, con el
fin de recolectar la información de manera ordenada e ir adelantando el
proceso de recopilación de información.
- Referenciar en los registros fotográficos las obras realizadas
especificando los puntos intervenidos durante el periodo de ejecución
obteniendo un mayor orden para la edición de los informes de
interventoría.
- Se recomienda dejar claras las condiciones legales de las cuentas
bancarias al momento de la apertura, para evitar inconvenientes al
efectuar devoluciones y cierres de cuentas.
BIBLIOGRAFIA
- Manual de Interventoría INVIAS
- Documentación de Contrato de Interventoría (Archivo DIN S.A.)
- Documentación de Contratos de Obra (Archivo DIN S.A.)
-
ANEXOS
- Acta de Inicio de Pasantía
- Acta de Finalización de Pasantía