ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014 · Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik...
Transcript of ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN 2014 · Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik...
LAPORAN AKUNTABILITAS DAN KINERJA PEMERINTAH
(LAKIP)
ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN
2014
KATA PENGANTAR
Dalam rangka melaksanakan amanah Inpres Nomor 7 Tahun 1999,
Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan menyusun Laporan Akuntabilitas
Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Tahun 2014 sebagai bentuk komitmen
untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tujuan dan sasaran strategis
secara transparan dan akuntabel kepada publik.
LAKIP ini menyajikan informasi yang akurat tentang keberhasilan
dan/atau kegagalan pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) Tahun 2014
sebagai ukuran kinerja yang telah diperjanjikan dalam dokumen Penetapan
Kinerja yang ditunjang dengan pencapaian sasaran strategis, progam, dan
kegiatan.
Laporan ini juga menggambarkan implementasi manajemen kinerja
yang telah dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas sistem
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di Sekretariat Kabinet beserta
kendala yang dihadapi. Informasi tersebut juga ditunjang dengan analisis atas
akuntabilitas keuangan menyangkut keekonomisan, efisiensi, dan efektivitas
penggunaan anggaran yang dikaitkan dengan pencapaian sasaran strategis
Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan.
Kami mengharapkan informasi yang disajikan dalam LAKIP ini dapat
dijadikan masukan bagi perbaikan secara berkelanjutan untuk penguatan dan
peningkatan akuntabilitas kinerja di lingkungan Sekretariat Kabinet, guna
mewujudkan organisasi yang berorientasi pada hasil sejalan dengan tujuan
reformasi birokrasi.
Jakarta, Januari 2015
Abdul Muis
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (AKIP) pada intinya menegaskan bahwa untuk
meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdayaguna, berhasil
guna, bersih dan bertanggung jawab diperlukan adanya pelaporan
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah guna mengetahui kemampuannya
dalam mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi yang dikembangkan melalui
sistem pelaporan akuntabilitas kinerja yang mencakup indikator, metode,
mekanisme dan tata cara pelaporan kinerja instansi pemerintah.
Penyusunan LAKIP dalam Sistem AKIP, dilakukan melalui proses
penyusunan rencana strategis, penyusunan rencana kinerja, penetapan
kinerja, serta pengukuran dan evaluasi kinerja. Pelaporan akuntabilitas
kinerja yang dituangkan ke dalam bentuk LAKIP merupakan uraian
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka pencapaian
visi dan misi serta penjabarannya yang menjadi perhatian utama dari suatu
instansi pemerintah dan mencakup berbagai aspek yang meliputi uraian
pertanggungjawaban mengenai aspek keuangan, sumber daya manusia
(SDM), sarana dan prasarana, serta metode kerja, pengendalian manajemen
dan kebijakan lain yang mendukung pelaksanaan tugas utama instansi.
Dalam Sistem AKIP, rencana strategis, rencana kinerja dan penetapan
kinerja mempunyai keterkaitan yang sangat erat sebagai dokumen
perencanaan. Jika rencana strategis memberikan arah pembangunan
organisasi dalam jangka menengah, maka rencana kinerja dan penetapan
kinerja menetapkan target dan komitmen kinerja yang ingin diwujudkan pada
suatu tahun tertentu.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 2
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun
2014 merupakan bentuk pemenuhan kewajiban Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan
pelaksanaan visi dan misi dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan dalam dokumen Penetapan Kinerja Tahun 2014.
Pada prinsipnya, penyusunan LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan tahun 2014 merupakan umpan balik sebagai indikator pemicu
perbaikan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun yang akan
datang.
C. Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011
t e n t a n g O r g a n i s a s i d a n T a t a K e r j a S e k r e t a r i a t K a b i n e t ,
Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah unit kerja yang berada
dan bertanggung jawab secara langsung kepada Deputi Bidang
Persidangan Kabinet yang mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan-bahan sidang kabinet, penyiapan bahan-bahan rapat atau
pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil
Presiden.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan bahan-bahan sidang kabinet;
b. Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau
dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
c. Pelaksanaan koordinasi dengan Kementerian/Lembaga Non
Kementerian terkait dalam rangka penyiapan bahan persidangan;
d. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang
Persidangan Kabinet.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 3
BAB II
PENETAPAN KINERJA
DAN INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU) TAHUN 2014
A. Visi dan Misi
Visi adalah suatu peryataan tentang gambaran keadaan dan
karakteristik yang ingin di capai oleh suatu organisasi pada jauh dimasa yang
akan datang. Rumusan visi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah
“memberikan dukungan teknis administrasi yang tepat, cepat, aman dan
akurat melalui Sekretaris Kabinet dalam penyiapan bahan-bahan sidang
kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden
dan/atau Wakil Presiden secara tertib, aman, dan lancar.
Dalam mewujudkan visi tersebut, dirumuskan misi organisasi yang
merupakan upaya-upaya yang akan dilaksanakan guna pencapaian visi
tersebut. Misi Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah
“melaksanakan dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan
sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh
Presiden dan/atau Wakil Presiden”.
B. Tujuan Strategis
Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai dan sebagai pernyataan
misi dari suatu organisasi. Oleh karena itu, tujuan merupakan hasil akhir
yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka panjang. Dengan adanya
tujuan, maka fokus organisasi dapat lebih dipertajam dan diarahkan kepada
sasaran yang akan dicapai.
Perumusan tujuan menjadi pijakan dalam perumusan sasaran dan
kebijakan serta program dan kegiatan yang akan dilakukan. Dalam Rencana
Strategis (Renstra) Sekretariat Kabinet Tahun 2011–2014 telah
digambarkan mengenai tujuan strategis organisasi ”meningkatkan kualitas
dalam penyiapan analisis dan pelaporan materi bahan-bahan sidang kabinet,
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 4
rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden
dan/atau wakil Presiden”
C. Sasaran Strategis
Sasaran merupakan hasil yang ingin dicapai secara nyata oleh
suatu organisasi dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun
waktu yang lebih pendek dari tujuan. Sasaran merupakan penjabaran dari
tujuan yang akan dicapai atau dihasilkan oleh organisasi dalam jangka waktu
tertentu.
Pada Penetapan Kinerja (PK) Tahun 2014, Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan telah menetapkan sasaran strategisnya yaitu
”Terwujudnya peningkatan kecepatan dan ketepatan penyiapan dan
pelaporan bahan materi sidang kabinet” yang dijabarkan dalam 1 (satu)
program dan 4 (empat) kegiatan. Sasaran dan program yang tertuang dalam
Penetapan Kinerja (PK) 2013 merupakan acuan bagi unit kerja Asisten
Deputi Bidang Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya
dalam kurun waktu satu tahun.
D. Program dan Kegiatan
Dalam mencapai tujuan dan sasaran, maka ditentukanlah arah
pencapaian yang dituangkan dalam bentuk kebijakan. Arah kebijakan
Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah ”penyusunan Materi Sidang
Kabinet/Briefing Sheet yang tepat waktu”. Untuk dapat mengoperasionalkan
kebijakan tersebut, perlu diformulasikan dalam bentuk program-program.
Rumusan program-program diorientasikan pada pencapaian tujuan dan
sasaran. Adapun program Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan adalah
”penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku Kepala
Pemerintahan”. Agar program tersebut dapat diimplementasikan secara
optimal, maka program perlu dioperasionalkan dalam bentuk kegiatan-
kegiatan yang dinilai dapat memberikan kontribusi langsung terhadap
pencapaian tujuan dan sasaran. Kegiatan-kegiatan yang dinilai dapat
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 5
memberikan kontribusi langsung terhadap pencapaian program Asisten
Deputi Bidang Materi Persidangan adalah sebagai berikut:
1. Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan
bahan materi paparan Sidang Kabinet.
2. Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet.
3. Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet .
4. Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet.
E. INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU)
Indikator Kinerja Utama (IKU) atau Key Performance Indicator
adalah tolak ukur yang ditetapkan dalam menilai keberhasilan dari suatu
sasaran dan tujuan strategis organisasi. Keberhasilan Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang
tertuang dalam tujuan dan sasaran strategis dipengaruhi oleh 2 (dua) IKU
yaitu:
Tabel 1
Indikator Kinerja Utama (IKU) Asdep Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
No No. Uraian Alasan
1. Tingkat kecepatan penyelesaian briefing sheet sidang kabinet
Mengukur kinerja organisasi dalam melakukan penyiapan bahan materi sidang Kabinet yakni Briefing Sheet. Salah satu indikator keberhasilan pelaksanaan Sidang Kabinet adalah tersedianya Briefing Sheet tepat waktu.
2. Tingkat Kecepatan dalam
pendistribusian bahan materi
paparan Sidang Kabinet
Mengukur kinerja organisasi dalam melakukan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 6
F. PENETAPAN KINERJA TAHUN 2014
Penetapan kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
merupakan ikhtisar kesepakatan rencana kinerja yang akan dicapai pada
tahun 2014 oleh unit di lingkungan Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan.
Gambaran mengenai Penetapan Kinerja Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan Tahun 2014 dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
Tabel 2
Penetapan Kinerja (PK) Asdep Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Program Utama
Sasaran strategis
Indikator Sasaran Satua
n
Target 2014
Target Anggaran (Rupiah)
1 2 3 4 5
Program penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintahan
Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
1. Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang kabinet
Jam 1 -
2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Hari 2 -
3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
% 90
4. Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet
menit 50
5. Kecepatan inventarisir materi sidang kabinet
menit 50
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 7
G. TARGET CAPAIAN KINERJA TAHUN 2014
Keberhasilan implementasi Rencana Kinerja Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan Tahun 2014 dapat diukur dengan cara menetapkan
indikator kinerja dan target yang hendak dicapai untuk masing-masing
sasaran yang dapat digambarkan sebagai berikut:
Tabel 3
Indikator Kinerja dan Target Capaian Asdep Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Sasaran strategis
Indikator Kinerja Satuan Target
Capaian 2014
Ket.
1 2 3 4 5
Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
1. Jumlah laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang kabinet
Berkas 82 -
2. Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan
Berkas 30 -
3. Jumlah materi paparan Sidang Kabinet yang terdistribusi
Berkas 3000 -
4. Jumlah laporan hasil inventarisir materi sidang cabinet
Berkas 82 -
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 8
BAB III
AKUNTABILITAS KINERJA
Penerapan manajemen pemerintah berbasis kinerja pada dasarnya
adalah mengubah mindset dari sistem yang birokratis ke arah sistem yang
bertujuan untuk lebih mewirausahakan birokrasi pemerintah. Dalam bahasa
yang lain, transformasi sektor pemerintahan yang mengubah fokus
akuntabilitas dari orientasi pada masukan-masukan (Inputs-Oriented
accountability) dan proses ke arah akuntabilitas pada hasil-hasil (Results-
Oriented Accountability), terutama berupa outcomes.
Salah satu cara yang tepat untuk dapat meningkatkan efektivitas
pengelolaan manajemen pemerintahan adalah dengan melakukan reformasi
pengelolaan dan pertanggungjawaban kinerja instansi pemerintah. Prioritas
strategis pemerintah harus ditetapkan berdasarkan kebutuhan masyarakat.
Instansi pemerintah berdasarkan prioritas-prioritas tersebut menetapkan
sasaran-sasaran strategis di instansi masing-masing dengan ukuran-ukuran
kinerja yang jelas dan terukur.
Ukuran-ukuran kinerja atau yang kemudian dikenal sebagai indikator
kinerja merupakan alat atau media yang digunakan untuk mengukur tingkat
keberhasilan suatu instansi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Indikator
kinerja akan memberikan rambu atau sinyal apakah kegiatan atau sasaran
yang diukurnya telah berhasil dilaksanakan atau dicapai sesuai yang
direncanakan. Indikator kinerja yang baik akan menghasilkan informasi
kinerja yang memberikan indikasi yang lebih baik dan lebih menggambarkan
mengenai kinerja organisasi. Selanjutnya apabila didukung dengan suatu
sistem pengumpulan dan pengolah data kinerja yang memadai maka kondisi
ini akan dapat membimbing dan mengarahkan organisasi pada hasil
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 9
pengukuran yang andal (reliable) mengenai hasil apa saja yang diperoleh
selama periode aktivitasnya.
Penetapan indikator kinerja pada tingkat sasaran dan kegiatan
merupakan prasyarat bagi pengukuran kinerja yang hasilnya dituangkan
dalam LAKIP tahun 2014. Indikator kinerja sasaran diperlukan dalam
mengukur tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang akan diwujudkan
pada tahun yang bersangkutan. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai
dalam kurun waktu tertentu (tahunan) secara berkesinambungan sejalan
dengan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis.
Indikator Kinerja Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun
2013 terdiri dari indikator kinerja masukan (input), keluaran (output) dan
hasil (outcome). Keseluruhan indikator kinerja tersebut telah dapat
dirumuskan walaupun untuk indikator kinerja hasil belum seluruhnya dapat
diukur tingkat pencapaiannya.
Indikator kinerja input memberikan gambaran mengenai sumber daya
yang digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Indikator input
sebaiknya dibedakan dengan inputnya sendiri. Input adalah segala hal yang
digunakan untuk untuk menghasilkan output dan outcome, sedangkan
indikator input adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana
input itu digunakan untuk menghasilkan output dan outcome.
Output adalah segala hal yang dihasilkan oleh suatu aktivitas/kegiatan.
Sedangkan indikator output adalah alat untuk menggambarkan bagaimana
organisasi mengelola input yang digunakan untuk mengahasilkan output,
misalnya jumlah laporan pelaksanaan program dan kegiatan.
Indikator outcome memberikan gambaran mengenai hasil aktual atau
manfaat yang diharapkan dari barang atau jasa yang diproduksi oleh suatu
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 10
organisasi. Dalam banyak kondisi, hasil atau manfaat baru akan diperoleh
setelah rentang waktu yang cukup lama. Indikator kinerja outcome sebaiknya
mengukur outcome-outcome yang lebih controllable, misalnya persentase
program dan kegiatan yang telah dievaluasi keberhasilannya.
Keberhasilan program-program kerja Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan sampai saat ini lebih banyak diukur dengan menggunakan
indikator kinerja output, namun secara bertahap akan terus dilakukan
berbagai tindakan penyempurnaan agar program tersebut dapat diukur
keberhasilannya dari sisi manfaat (outcome).
A. Analisis atas Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Capaian Kinerja Tahun
2014
Indikator Kinerja Utama (IKU) merupakan ukuran keberhasilan tujuan
dan sasaran strategis organisasi. IKU Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan ditetapkan melalui pemilihan indikator sasaran yang dianggap
paling mencerminkan core business organisasi.
IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 ditetapkan
dengan berpedoman pada Rencana Strategis organisasi 2011-2014 dengan
sasaran strategis yang mengarah pada terwujudnya peningkatan kualitas
pengelolaan persidangan kabinet.
IKU Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan tahun 2014 yaitu:
1. Kecepatan penyelesaian briefing sheet sdiang kabinet
2. Ketepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet
Capaian IKU di atas dapat tercermin dari capaian 5 (lima) indikator sasaran
yang berhubungan langsung dengan IKU tersebut. Berikut adalah gambaran
capaian dari masing-masing indikator sasaran:
Tabel 4
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 11
Persentase Capaian Target untuk masing-masing Indikator Sasaran Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
No. IKU Sasaran Indikator Sasaran Target Realisasi % Capaian Ket.
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Kecepatan
pengkoordinasia
n terkait
penyiapan bahan
materi Sidang
Kabinet
Terwujudnya
peningkatan kualitas
pengelolaan
persidangan kabinet
1. Kecepatan
pengkoordinasian terkait
penyiapan bahan materi
Sidang Kabinet
1 jam 1 jam 100% -
2 Ketepatan
pendistribusian
bahan materi
paparan sidang
kabinet
2. Kecepatan penyelesaian
briefing sheet Sidang
Kabinet
2 hari 2 hari 100% -
3. Ketepatan enyelesaian
briefing sheet Sidang
Kabinet
90% 90% 100% -
4. Kecepatan
pendistribusian materi
paparan Sidang Kabinet
50
menit
50
menit
100% -
5. Kecepatan inventarisir
bahan materi Sidang
Kabinet
50
menit
50
menit
100%
Berikut adalah penjelasan tentang capaian berdasarkan masing-
masing indikator sasaran:
Indikator Sasaran 1:
Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet
Tabel 5
Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase
Capaian Target Keterangan
1 2 3 4 5
Kecepatan
pengkoordinasian terkait
penyiapan bahan materi
Sidang Kabinet
1 jam 1 jam 100% -
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 12
Sidang Kabinet selama tahun 2014 dilaksanakan sebanyak 89 kali.
Capaian target dari indikator sasaran diatas adalah 82 kali sebesar 108,54%,
dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran 1 yaitu
”Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang
Kabinet” dikategorikan baik. Terpenuhinya target dikarenakan telah
terlatihnya sumber daya manusia untuk melakukan koordinasi dengan
instansi terkait berkenaan dengan penyiapan bahan materi Sidang Kabinet
secara baik, tepat, dan cepat.
Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 1 kegiatan yang
dilakukan adalah pengkoordinasian terkait penyiapan bahan materi Sidang
Kabinet Tahun 2014, dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang
dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 6
Capaian Output dan Outcome Kegiatan Pertama Sasaran 1 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
Kinerja
1 2 3 4 5
Output: Jumlah laporan hasil koordinasi terkait penyiapan bahan materi bahan sidang kabinet
berkas 82 89 108,54%
Outcome: Kecepatan pengkoordinsian terkait penyiapan bahan materi sidang kabinet
Jam
1
1
100%
Penentuan indikator kinerja output pada indikator sasaran 1
ditetapkan berdasarkan pada asumsi bahwa sebelum diselenggrakann sidang
kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin/dihadiri Presiden/Wakil
Presiden, Sekretariat Kabinet dalam hal ini Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan perlu melakukan koordinasi dengan pihak terkait berkenaan
dengan ketersediaan bahan materi paparan Sidang Kabinet .
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 13
Sebagaimana diketahui bahwa sidang kabinet pada prinsipnya
dilakukan guna membahas permasalahan aktual yang terjadi di dalam negeri.
Oleh karena itu, ketersediaan bahan materi sidang kabinet merupakan hal
yang mutlak.
Persoalan yang sering dijumpai dalam penyiapan materi paparan
sidang kabinet adalah seringkali sidang kabinet dilakukan secara mendadak,
sehingga ketersediaan waktu dalam menyiapkan bahan materi sidang kabinet
menjadi sangat terbatas. Seringnya sidang kabinet yang dilakukan secara
mendadak berimplikasi kepada kurang optimalnya bahan materi yang
disiapkan oleh instansi (Kementerian/Lembaga).
Peran penting koordinasi adalah untuk menyinkronkan antara
bahan materi paparan yang disiapkan oleh Kementerian/Lembaga dengan
topik/permasalahan yang dibahas dalam Sidang Kabinet. Hal ini dimaksudkan
agar Presiden dapat melihat secara cermat permasalahan yang dibahas untuk
kemudian diambil keputusan (arahan) sebagai suatu kebijakan nasional.
Dengan demikian, pemaksimalan koordinasi terkait penyiapan
bahan materi paparan sidang kabinet yang dilakukan oleh Asisten Deputi
Bidang Materi Persidangan merupakan hal yang penting guna menjaga
keberlangsungan kualitas dari optimalisasi pelayanan sidang kabinet.
Target kinerja output yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan pada tahun 2014 terkait koordinasi yang dilakukan
adalah sebanyak 82 laporan hasil koordinasi. Dan realisasi sebanyak 89
laporan hasil koordinasi atau sebesar 108,54% dari target. Capaian target ini
dikarenakan jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2014 sebanyak 89 kali
atau menurun dari jumlah sidang yang dilakukan pada tahun 2013 yakni 125
kali. Penurunan jumlah sidang, disebabkan bertambahnya jumlah kunjungan
kerja yang dilakukan oleh Presiden baik didalam negeri maupun di luar
negeri, selain itu juga pada tahun 2014 akan memasuki masa pemilu baik
legislatif maupun pemilu presiden sehingga sidang kabinet lebih banyak
dirubah menjadi pertemuan rahasian yang bersifat internal. Fenomena Ini
menjadi semacam tren menjelang tahun politik sehingga kegiatan cabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 14
lebih diokuskan kepada persiapan pemerintah menjelang pelaksanan
pemilihan Umum tahun 2014.
Terkait dengan perhitungan persentase capaian kinerja output
jumlah laporan hasil koordinasi digunakan metode penghitungan sebagai
berikut :
Tidak jauh berbeda dengan metode penghitungan capaian kinerja
outcome berupa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan koordinasi
menggunakan metode sebagai berikut:
Indikator Sasaran 2:
Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Tabel 7
Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 2 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase
Capaian Target Keterangan
1 2 3 4 5
Tingkat Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
2 hari 2 hari 100% -
realisasi jumlah laporan hasil koordinasi X 100 target jumlah laporan hasil koordinasi
Σ (waktu pelaksanaan koordinasi+ hari penyelesaian koordinasi + …….. n n = jumlah koordinasi
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 15
Jika melihat persentase capaian target dari indikator sasaran 2
yaitu ”Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet” sebesar 100%,
maka dikategorikan sangat baik, karena sesuai dengan target.
Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 2 kegiatan yang
dilakukan adalah Penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet Tahun 2014,
dengan capaian kinerja output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada
tabel berikut:
Tabel 8
Capaian Output dan Outcome Kegiatan Kedua Sasaran 2 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
Kinerja
1 2 3 4 5
Output: Jumlah briefing sheet yang terselesaikan Berkas 30 92 340,74%
Outcome: Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Hari
%
2
90%
2
90%
100%
100%
Tugas Sekretariat Kabinet adalah memberikan dukungan
dukungan staf, administrasi, teknis dan pemikiran kepada Presiden selaku
Kepala Pemerintahan. Berdasarkan hal tersebut, dalam rangka memberikan
dukungan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan
khususnya dalam Sidang Kabinet, oleh karena itu penyiapan materi/briefing
sheet sidang kabinet harus dilakukan secara cermat.
Briefing sheet sidang kabinet adalah merupakan intisari dan
analisis dari pelbagai materi yang disampaikan oleh Kementerian/Lembaga
terkait, yang disajikan dalam rumusan executive summary.
Capaian indikator kinerja output jumlah briefing sheet sidang
kabinet yang terselesaikan ditargetkan sebanyak 30 berkas. Dan realisasi
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 16
selama tahun 2014 sebanyak 89 berkas atau sebesar 306,67% Capaian
outcomes baik kecepatan maupun ketepatan penyelesaian briefing sheet
yang mencapai 100%.
Capaian yang sangat baik ini dapat terwujud mengingat kami
banyak menurunkan target briefing sheet pada tahun ini selain itu, pada
masa persidangan tahun ini ada hal yang tidak biasa dimana para menteri
lebih antusias memberi paparan atau laporan Presiden, meskipun tidak
berada didalam jadualnya....kejadian seperti ini yang membuat naikknya
angka briefing sheet tersebut. Sejatinya, jumlah briefing sheet berbanding
lurus dengan jumlah Sidang Kabinet yang dilakukan. Namun berdasarkan
kebiasaan yang terjadi pada tahun sebelumnya, tidak semua Sidang Kabinet
dilakukan dengan proses yang normal dalam artian tidak mendadak.
Dalam hal Sidang Kabinet yang dilakukan dengan tidak mendadak
(tidak terjadual), Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dapat
menyiapkan briefing sheetnya, namun terhadap Sidang Kabinet yang
dilakukan secara mendadak, briefing sheet tidak dapat disiapkan.
Metode penghitungan capaian kinerja output berupa jumlah
briefing shet yang disajikan menggunakan metode perhitungan sebagai
berikut:
Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome kecepatan
penyelesaian penyiapan briefing sheet, digunakan metode sebagai berikut:
jumlah realisasi briefing sheet yang diselesaikan X 100 jumlah target briefing sheet yang diselesaikan
Σ (waktu penyelesaian briefing sheet1 + waktu penyelesaian2 + …….. n n = jumlah briefing sheet yang terselesaikan
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 17
Indikator Sasaran 4: Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet
Tabel 9
Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 4 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase Capaian
Target Keterangan
1 2 3 4 5
Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet
50 menit
50 menit
100% -
Dilihat dari angka persentase capaian target indikator sasaran 3
sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa capaian untuk indikator sasaran 3
dikategorikan sangat baik.
Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 3, kegiatan yang
dilakukan adalah Penyelenggaraan pendistribusian bahan materi paparan
Sidang Kabinet Tahun 2014, dengan capaian output dan outcome seperti
yang dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 10
Capaian Output dan Outcome Kegiatan Ketiga Sasaran 3 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
Kinerja
1 2 3 4 5
Output: Jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan
Berkas
3000
7.187
239,57%
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 18
Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
Kinerja
1 2 3 4 5
Outcome: Kecepatan pendistribusian materi paparan Sidang Kabinet
menit
50
50
100%
Pada tahun 2014, target jumlah kegiatan pelaksanaan
pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet berjumlah 3.000
berkas laporan dan yang terealiasi berjumlah 7.187 berkas atau sebesar
239,57%. Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output
jumlah kegiatan pelaksanaan pendistribusian materi paparan sidang kabinet,
digunakan metode penghitungan sebagai berikut :
Terkait dengan indikator sasaran 3, indikator kinerja outcome
kecepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet dengan
realisasi sebesar 100%.
Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome berupa
persentase kecepatan pendistribusian bahan materi sidang kabinet sebagai
berikut:
jumlah bahan materi paparan yang didistribusikan X 100 target bahan materi paparan yang didistribusikan
realisasi ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet
X 100 Target ketepatan pendistribusian bahan materi paparan sidang kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 19
Indikator Sasaran 5: Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet
Tabel 11
Persentase Capaian Target Indikator Sasaran 5 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun 2014
Indikator Sasaran Target Realisasi Persentase Capaian
Target Keterangan
1 2 3 4 5
Kecepatan Inventarisir bahan materi sidang Kabinet
50 menit
50 menit
100% -
Dilihat dari angka pesentase capaian target indikator di atas
sebesar 100%, dapat dinyatakan bahwa pencapaian untuk indikator sasaran
5 ”Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet” dikategorikan sangat
baik.
Terkait dengan pencapaian indikator sasaran 5, kegiatan yang
dilakukan adalah Pelaksanaan inventarisasi bahan materi sidang kabinet,
dengan capaian output dan outcome seperti yang dapat dilihat pada tabel
berikut:
Tabel 12
Capaian Output dan Outcome Kegiatan Keempat Sasaran 5 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan Tahun 2014
Indikator Kinerja Satuan Target Realisasi % Capaian
Kinerja
1 2 3 4 5
Output: Jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet
Berkas
82
89
108,54%
Outcome: Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet
Menit
50
50
100%
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 20
Kegiatan pelaksanaan inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet
bertujuan untuk mengumpulkan dan memilah bahan materi Sidang Kabinet
yang masuk ke Sekretariat Kabinet yang berasal dari seluruh kementerian
dan lembaga sebagai bahan laporan kepada Presiden di luar materi paparan
Sidang Kabinet. Kecepatan pemilahan diperlukan agar kegiatan Sidang
Kabinet dapat berjalan dengan baik tanpa harus terganggu dengan
ketersediaan bahan materi sidang kabinet.
Pada tahun 2014, target indikator kinerja output berupa jumlah
laporan hasil inventarisasi bahan/materi Sidang Kabinet terealisasi
sebanyak 89 berkas atau 108,54%.
Terkait dengan penghitungan persentase capaian kinerja output
jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi Sidang Kabinet, digunakan
metode penghitungan sebagai berikut :
Terkait dengan indikator sasaran 5, indikator kinerja outcome
berupa kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet terealisasi
selama 50 menit atau 100% dari target yang diperlukan dalam melakukan
kegiatan inventarisasi bahan materi sidang kabinet.
Adapun metode penghitungan capaian kinerja outcome hasil
inventarisir bahan materi sidang kabinet, menggunakan metode sebagai
berikut:
realisasi jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang X 100 target jumlah laporan hasil inventarisasi bahan materi sidang
realisasi waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet X 100 target waktu inventarisir bahan materi sidang kabinet
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 21
B. REVIEW ATAS PERENCANAAN KINERJA DAN CAPAIAN KINERJA
Secara keseluruhan capaian kinerja atas perencanaan kinerja yang
telah dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan (RKT) dan Penetapan
Kinerja (PK) 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan telah dapat
dilakukan dengan baik meskipun masih terdapat berbagai kendala yang
mempengaruhi kinerja organisasi. Kendala yang dihadapi Asisten Deputi
Bidang Materi Persidangan dapat ditinjau dari berbagai aspek antara lain:
1. Aspek Organisasi
Masih adanya tumpang tindih kewenangan dalam penentuan
penjadualan Sidang Kabinet;
2. Aspek Teknis.
Secara umum dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Asisten
Deputi Bidang Materi Persidangan telah menunjukkan peningkatan,
namun terdapat beberapa kendala teknis, antara lain:
a. Sumber daya manusia yang ada masih terbatas dari segi jumlah dan
kualitasnya sehingga perlu di tambah dan terus-menerus
ditingkatkan kemampuannya;
b. Sarana dan prasarana dalam mendukung pelaksanaan kinerja sangat
terbatas, sehingga hasilnya kurang maksimal;
c. Informasi pelaksanaan Sidang Kabinet yang sering mendadak
berpengaruh kepada ketersediaan materi sidang maupun briefing
sheet.
3. Aspek Anggaran.
Sebagaimana diketahui bahwa anggaran merupakan salah satu faktor
pendukung yang sangat menentukan untuk keberhasilan suatu kegiatan.
Dukungan anggaran tersebut sampai saat ini masih menjadi masalah
utama yang dihadapi oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan,
adalah masih terbatasnya anggaran yang tersedia.
Untuk menghadapi kendala tersebut di atas, langkah-langkah yang telah
dan akan dilakukan Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 22
diantaranya melakukan koordinasi dan sinkronisasi baik di lingkungan
Sekretariat Kabinet maupun Kementeriaan/lembaga lain.
C. AKUNTABILITAS KEUANGAN
Di dalam menyusun dan menetapkan anggaran, Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan telah berusaha dengan berdasarkan pada pendekatan
prestasi kerja yang akan dicapai atau dengan kata lain menyusun anggaran
yang berorientasi pada penganggaran berbasis kinerja. Penganggaran
berbasis kinerja merupakan penyusunan anggaran dengan memperhatikan
keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan.
Pada tahun 2014, Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
mendapatkan alokasi anggaran sebesar Rp. 744.654.000. Dana yang diperoleh
dialokasikan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan untuk melakukan
kegiatan-kegiatan seperti :
a. Penyiapan Bahan-Bahan Sidang Kabinet;
b. Rapat terkait Sidang Kabinet/Rapat Terbatas;
c. Rapat terkait rapat kerja (retreat);
d. Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau
dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
e. Pengumpulan dan Pengolahan Data untuk penyiapan bahan-bahan rapat
atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau
Wakil Presiden;
f. Rapat Koordinasi untuk penyiapan bahan-bahan rapat-rapat atau
pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil
Presiden
g. Rapat Koordinasi di Lingkungan Asdep Bidang Materi Persidangan
h. Persiapan Rapat/Pertemuan yang dihadiri Presiden dan/atau Wakil
Presiden pada saat kunjungan kerja di daerah
Untuk lebih jelasnya, kami sajikan informasi tersebut dalam bentuk tabel di
bawah ini.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 23
Realisasi Anggaran Tahun 2014 Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Berdasarkan Detail Kegiatan
Uraian Kegiatan Pagu (RP) Pagu Revisi Realisasi %
1 2 3 3 4
Penyiapan Bahan-bahan Sidang Kabinet 900.000.000 744.654.000 694.031.012 93,20
Penyiapan bahan-bahan rapat atau pertemuan
120.832.000 59.309.000 55.543.686 93,65
Rapat Koordinasi untuk pelaksanaan koordinaterkait penyiapan bahan persidangan di bidang polhukam, perekonomian dan Kesra
68.410.000 66.110.000 63.489.400 96,03
Pelaksanaan fungsi-fungsi lain 536.253.000 97.676.500 465.133.126 92,46
TOTAL 900.000.000 744.654.000 694.031.012 93,20
Dengan memperhatikan angka realisasi penyerapan anggaran yang
mencapai 93.20% maka dapat kami simpulkan bahwa penggunaan anggaran
yang dilakukan oleh Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan dalam
pelaksanaan tugas dan fungsinya telah dilakukan dengan baik, walaupun
dengan adanya penghematan berimplikasi pada beberapa kegiatan Presiden
khususnya beberapa bulan terakhir di luar kota maupun luar negeri yang
tidak terfasilitasi oleh Asisten Deputi bidang Materi Persidangan.
Lakip 2013 Asdep Materi Persidangan Page 24
BAB IV
P E N U T U P
Secara umum sasaran strategis yang ditetapkan oleh Asisten Deputi Bidang
Materi Persidangan sudah tercapai dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat dari
pencapaian kinerja sesuai dengan yang telah diperjanjikan dalam dokumen
Rencana Kinerja Tahunan dan Penetapan Kinerja Tahun 2014. Namun di masa
yang akan datang perlu dirumuskan indikator-indikator yang lebih berorientasi
kepada outcomes bukan hanya terpaku pada output.
Penyempurnaan dan perbaikan akan terus dilakukan baik dari sisi kinerja
maupun penyusunan laporan sehingga LAKIP Asisten Deputi Bidang Materi
Persidangan ini dapat dimanfaatkan oleh pejabat/pegawai di lingkungan Asisten
Deputi Bidang Materi Persidangan sendiri maupun oleh para pengambil
keputusan sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan untuk
meningkatkan kinerja organisasi.
Lampiran 1
PENGUKURAN KINERJA KEGIATAN (PKK)
ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN
KEGIATAN
Program Uraian Indikator Kinerja Satuan Rencana Tingkat Capaian
Realisasi Presentase
capaian target
keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 Penyelenggaraan dukungan kebijakan kepada Presiden selaku kepala pemerintahan
Penyelenggaraan koordinasi dengan instansi terkait dengan penyiapan bahan materi paparan Sidang Kabinet
Input : Dana Output : Jumlah laporan hasil koordinasi penyiapan bahan materi paparan sidang cabinet Outcomes:
Kecepatan pengkoordinasian dan penyiapan bahan materi sidang cabinet
Berkas
Jam
82
1
89
1
108,54%
100%
Penyelesaian materi Briefing Sheet Sidang Kabinet
Output :
Jumlah briefing sheet Sidang Kabinet yang terselesaikan Outcomes:
Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet
Berkas
Hari
%
30
2
90
92
2
90
306,67%
100%
100%
Pelaksanaan pendistribusian bahan materi paparan Sidang Kabinet
Input : Dana Output : Jumlah bahan materi paparan yang terdistribusi Outcomes: Kecepatan pendistribusian materi paparan sidang kabinet
Berkas
menit
3.000
50
7.187
50
239,57%
100%
Pelaksanaan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet
Input : Dana Output : Jumlah laporan hasil inventarisir bahan materi sidang kabinet Outcomes: Kecepatan inventarisir bahan materi sidang kabinet
Berkas
menit
82
50
89
50
108,54%
100%
Lampiran 2
PENGUKURAN KINERJA
ASISTEN DEPUTI BIDANG MATERI PERSIDANGAN
Unit Organisasi : Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan
Tahun Anggaran : 2014
SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET REALISASI %
1 2 3 4 5 Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet
1. Kecepatan pengkoordinasian terkait penyiapan bahan
materi Sidang Kabinet
1 jam 1 jam 100%
2. Kecepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet 2 hari 2 hari 100%
3. Ketepatan penyelesaian briefing sheet Sidang Kabinet 90% 90% 100%
4. Kecepatan pendistribusian bahan materi paparan Sidang
Kabinet
50 Menit 50 Menit 100%
5. Kecepatan inventarisir bahan materi Sidang Kabinet 50 Menit 50 Menit 100%
Jumlah anggaran tahun 2014 : Rp. 744.654.000
Jumlah Realisasi Anggaran Kegiatan Tahun 2014 : Rp. 694.031.012