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Departamento de Sistemas de Información Administración Central
Asesoría Académica Selección de Cursos
E-Advising
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Introducción Esta aplicación provee al usuario todas las herramientas necesarias para la asesoría académica de los estudiantes. Le permite crear
programas de estudios personalizados, usando de base la estructura de cursos del secuencial del programa académico. En adición,
le permite a la institución entre otros; (1) monitorear la efectividad de los planes creados por los asesores académicos y (2)capturar
toda la información referente a la necesidad académica de los estudiantes para así poder planificar de forma específica la oferta
académica necesaria.
¿Quién debe leer este manual?
Todo personal cualificado y autorizado por la institución para proveer asesoría académica a los estudiantes. Todo aquel
personal de supervisión autorizado y relacionado a la asesoría académica de los estudiantes.
¿Qué cubre este manual?
Este manual cubre todo lo relacionado al proceso a llevar a cabo por el usuario para el buen funcionamiento de la aplicación. Éste puede
resumirse en varios temas:
Evaluación del récord académico del estudiante
Ver requerimientos del programa académico
Uso del “Course Planning Wizard”
Modificar plan de estudios
¿Qué no cubre este manual?
Este manual no cubre los procedimientos previos y manuales, estrategias y políticas institucionales.
Asesoría Académica (E-Advising)
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¿Dónde está WebAdvisor? Entrar a la página de www.caribbean.edu, en la sección de Centro de Recursos seleccionar “WebAdvisor”.
Seleccionar
“WebAdvisor”
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Inicio
Para entrar al sistema deberá utilizar su navegador de internet. Utilizará la dirección proporcionada por el Departamento de IT. Si tiene dudas
sobre la utilización de su navegador de internet o quiere saber la compatibilidad de su navegador con el sistema, comuníquese con Sistemas de
Información para proveerle ayuda. Debe presionar y seleccionar “Log In” para comenzar su entrada.
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Entrada de Usuario
En esta forma usted debe entrar su identificación de usuario y su código secreto.
Debe entrar su identificación de usuario
(User ID) y su contraseña (Password). Al
terminar oprima “SUBMIT”.
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Menú Principal
Seleccione la opción “Faculty” del menú principal.
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Menú de Facultad
Menú de opciones disponibles para el personal de facultad. Seleccione la opción “Student educational
planning”.
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Acciones Disponibles
Add or Change Plan – Añadir o cambiar un plan de estudio para el estudiante. (pags. 18-33)
Evaluate Program – (EVAL) -Informe de Evaluación de los requerimientos académicos y logrados por el estudiante. (pags. 10-16)
View Student Schedule – Ver itinerario del estudiante.
View Student Test Summary – Resumen de pruebas del estudiante.
View Student Plan – Ver plan del estudiante.
View Retention Cases – Ver casos de retención del estudiante.
SUBMIT – para continuar luego de seleccionada una acción.
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Evaluación del récord académico del estudiante
** Si no desea correr el informe del EVAL, favor de pasar a la página 18 para entrar el plan de
estudios y utilizar el “Course Planning Wizard”. **
Entrar el número de estudiante que se
le desea crear o modificar su plan de
estudios
Escoja “Evaluate Program” para ver ó
imprimir informe de la evaluación del
estudiante. (EVAL)
Oprima “Submit” para continuar…
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Correr informe de evaluación para el programa activo del estudiante:
Oprima “Submit” para continuar…
Seleccione el programa activo que
desea evaluar.
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Correr informe de evaluación, si el estudiante decide cambiar de programa de estudios:
Informe de Evaluación del Estudiante:
Nota: No seleccione el
programa activo del estudiante En esta sección
seleccione el programa
al que el estudiante
quiere cambiar.
Oprima “SUBMIT” para
continuar.
Seleccione el
catálogo Oprima “SUBMIT” para
continuar.
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**Ir a la próxima página para saber cómo guardar el informe de Evaluación antes de oprimir OK para salir **
Oprima “OK”
para Salir
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Guardar Informe de Evaluación
Para guardar el reporte de evaluación deberá seguir los siguientes pasos:
1. Al terminar el reporte y aparecer en pantalla, proceda a grabar. 2. Al aparecer el menú en pantalla (ver figura a la izquierda), seleccione la opción “Save as…”
Presione
“Save As…”
Si no le aparece este menú
en la pantalla. En esta área
presione el botón derecho
del “Mouse” y marque
“Menu bar” (Opción en
Internet Explorer)
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3. En “Save As…” debe grabar la evaluación en “ My Documents” en formato de HTML
Ponga el nombre de la
evaluación y en el “ Save as
Type” seleccionar “HTML only”
Grabarlo en “ My Documents”
Oprimir “Save”
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Crear o Modificar un Plan
Add or Change Plan Crear o modificar un plan
Entrar el número de estudiante
Oprima “Submit” para continuar…
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Seleccionar Programa
Esta forma aparecerá solamente si el estudiante tiene más de un programa activo.
Seleccione el programa activo del estudiante.
Oprima “Submit”
para continuar…
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Crear un Plan
Cando se va a hacer un plan por primera vez aparece la siguiente pantalla:
Próxima acción
(ver página 22)
Área para documentar
el plan. NO UTILIZAR
ACENTOS.
Area de Planificación de
cursos adicionales.
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Modificar un Plan - Si el plan ya está creado y se va a modificar, aparece la siguiente pantalla:
Cursos planificados por
términos y opción para eliminar
curso planificado.
Opción para
cambiar el
término.
Próxima acción (ver próxima
página)
Área para documentar el plan.
NO UTILIZAR ACENTOS.
No tiene que
entrar el Course ID
Área de Planificación manual
ó planificar electivas dirigidas.
Información del estudiante, programa
académico, asesor y opción para
eliminar plan de estudios completo.
Área para enviar
notificación por e-mail.
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Course Planning Wizard En esta forma debe seleccionar “Course Planning Wizard”
“Submit” para
continuar…
Seleccione
esta opción.
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Seleccione Requerimientos El usuario debe seleccionar los requerimientos de cursos según el secuencial del programa académico.
Oprima “Submit”
para continuar…
Si aquí dice “ Yes”
significa que tiene
que planificar ese
bloque.
View All Planned Courses Forma que presenta todos los cursos planificados al estudiante. (Ver pág.
32 para el detalle)
Vuelve a la pantalla
donde comienza a
crear/modificar el plan.
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Seleccione Sub-requerimientos
El usuario debe seleccionar el sub-requerimiento ó término según establece el secuencial.
Yes = Esta sección del secuencial requiere
planificación.
Status: Pending – Matriculado en todos los cursos pero ninguno completado. In Progress – matriculado ó completado por lo menos uno de los cursos requeridos. Planning – Planificados pero no matriculados. Not Started – No planificados, ni matriculados.
Oprima “Submit” para
continuar…
Seleccione el sub-requerimiento a planificar
o revisar
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Si el estudiante cumplió con todos los requisitos:
Le aparece la siguiente pantalla donde muestra todos los cursos que tiene aprobado el estudiante con sus notas. Solo tiene que analizar y salir de la pantalla .
Para salir de esta
pantalla, presione
OK
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Selección de Cursos
Esta forma despliega lo que requiere el término del secuencial seleccionado anteriormente. Seleccione aquellos cursos a ser planificados indicando el término.
What is Required/Applied Forma que presenta de los
requerimientos, los cursos ya tomados o en proceso. (Ver pág. 31 para el detalle)
Si selecciona esta opción le van a aparecer los cursos
que ya tomó el estudiante para ese término.
Solamente se marcará para cursos que se obtuvo D,
F, AD y se necesite volver a planificar. (Ver prox.
Página para el detalle)
View All Planned Courses Forma que presenta todos los cursos planificados al estudiante. (Ver pág.
32 para el detalle)
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Pantalla si el estudiante tiene un AD o F:
Cuando le salga el siguiente Mensaje: “No courses are available to plan which are not taken. Courses may need to be repeated”:
Revisar lo que queda por
planear. El sistema le dice
cual /cuales cursos el
estudiante tiene que repetir
Marcar: “ Show
courses alredy
taken”
OPRIMIR “ SUBMIT”
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Pantalla si el estudiante tiene un AD o F: (Continuación)
Le aparece los cursos que el estudiante ya ha tomado en ese bloque y usted selecciona el que tiene que repetir.
2. Seleccione el
término que
desea planificar
para el curso a
repetir.
3. OPRIMIR “ SUBMIT”
1. El sistema le dice
cual /cuales cursos el
estudiante tiene que
repetir.
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Planificación de Cursos
**Ir a la próxima página para saber cómo ver el informe de Evaluación que guardó y ésta pantalla a la vez **
Oprima “Submit” para planificar otros
términos ó para finalizar la planificación al
estudiante. Ir a la pág. 33 para documentar
plan y enviar por e-mail.
Seleccione el término para el
cual será planificado el curso.
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Si quisiera ver el informe de Evaluación que guardo puede abrir el documento en My Documents y aparece otro Tab al lado del que esta utilizando: Select Courses. Haga “click” en el tab para moverse de uno al otro.
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¿Qué se Necesita/Aplica?
Esta forma muestra lo que se requiere, los cursos planificados, completados y en progreso que aplican para el bloque del secuencial
seleccionado. Para los cursos en progreso aparecerá la nota de “Midterm” (si fue sometida por el profesor). Para los cursos completados
aparecerá la nota final. También mostrará los cursos planificados del bloque del secuencial. Esta forma es sólo para proveer información y no
para cambios o modificaciones.
Oprima “OK” para regresar a
la pantalla anterior “SELECT
COURSES”
Cursos planificados en el
bloque del secuencial
seleccionado.
Nota de “midterm” y/o nota
final para los cursos en
progreso o completados.
Cursos que se requieren en el
bloque del secuencial
seleccionado.
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Pantalla que muestra todos los cursos planificados al estudiante.
Oprima “CLOSE WINDOW”
para salir de la pantalla
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Modificar un Plan (Finalizar)
Entrar comentarios del expediente sólo visto por el
asesor. Comenzar cada comentario con la fecha
mm/dd/yy y sus iniciales. NO UTILIZAR ACENTOS.
Entrar comentarios del expediente público visto por el
asesor y estudiante. Comenzar cada comentario con la
fecha mm/dd/yy y sus iniciales. NO UTILIZAR ACENTOS.
Dirección electrónica del estudiante para notificar
creación de un plan o modificación.
Texto del mensaje a enviar al estudiante
en la dirección especificada. (Ej: Ver por
My Educational Plan en Web Advisor).
Enviar un mensaje a otros asesores
Próxima acción (ver próxima página
para otras acciones disponibles)
“Submit” para enviar finalmente el email de
notificación al estudiante o guardar cambios.
Marcar para enviar el email
03/17/14- wvr
03/17/14- wvr
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Otras acciones disponibles de Próxima Acción (“Next Action”)
Abajo se definen las diferentes acciones.
Evaluate Program - Generar reporte de evaluación View Student Schedule - Ver itinerario del estudiante View Student Test Summary - Ver resumen de pruebas del estudiante View Student Transcript - Ver notas de los cursos completados y convalidados Special Services - N/A Additional Entries - Añadir cursos adicionales al plan Catalog Search and Add - Añadir cursos manualmente por catálogo Course Planning Wizard - Asistente para planificación de cursos View Retension Cases - Ver casos de retención Work with Another Student - Pasar a trabajar con otro estudiante
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Informes de E-Advising
Se crearon dos informes que proveen la información necesaria para monitorear la asesoría académica y planificar la programación de los cursos.
En el ambiente de Colleague se puede acceder a los siguientes informes:
1) XAMR – Informe de Monitoreo de Asesoría Académica
-Si se corre en modo de detalle muestra por localización, término y programa académico los estudiantes a los que se les ha planificado
cursos con su total de cursos planificados y créditos.
-Si se corre en modo de resumen muestra por localización, término y programa académico el total de estudiantes a los que se les ha
planificado cursos, total de estudiantes con creditaje óptimo (estudiantes con doce créditos o más) y total de estudiantes con creditaje
bajo (estudiantes con menos de doce créditos).
2) XED4 - Informe de Planificación de Cursos
-Muestra por localización, término y departamento académico un listado de los cursos planificados a los estudiantes y la cantidad de
estudiantes a los que se les planificó ese curso.
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¿Qué ve el estudiante?
1. En WebAdvisor el estudiante escogerá la opción de “ My educational Plan” y luego “Student Plan
Inquiry”:
En ésta sección el
estudiante verá los
cursos que usted le
planificó.
Aquí verá los
comentarios públicos
que usted hizo.
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2. Register from My Worksheet:
En WebAdvisor el estudiante se registrará en los cursos planificados por el asesor y acordados
con él.