ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN · untuk mempelajari modul berikutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan...
31
Halaman | 1
Transcript of ASAS MANAJEMEN PERKANTORAN · untuk mempelajari modul berikutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan...
Halaman | 1
Halaman | 2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan
Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul “”.
Modul ini disusun guna memberikan informasi tambahan mengenai asas-asas manajemen
perkantoran, dan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar
ADP yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang sumbernya berupa buku,
artikel dan tulisan yang telah penulis jadikan referensi guna penyusunan modul ini.
Penulis menyadari bahwa modul ini masih jauh dari sempurna, banyak kekurangan dan
kesalahan. Penulis menerima kritik dan saran yang membantu guna penyempurnaan
modul ini.
Demikian modul ini penulis susun, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi penulis
khususnya, serta para pembaca pada umumnya.
Malang, 27 November 2018
Penulis
Halaman | 3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................... 2
DAFTAR ISI .......................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN
Deskripsi Umum .......................................................... 5
Prasyarat .......................................................... 5
Petunjuk Penggunaan Modul .......................................................... 5
Kompetensi Inti .......................................................... 6
Komptensi Dasar dan Indikator .......................................................... 7
Tujuan Pembelajaran .......................................................... 7
BAB II PEMBELAJARAN
Kedudukan Modul .......................................................... 10
Informasi Pendukung .......................................................... 11
Paparan Isi Materi .......................................................... 12
Sentralisasi .......................................................... 12
Desentralisasi .......................................................... 15
Dekonsentralisasi .......................................................... 17
Penggunaan Asas Manajemen .......................................................... 18
Ringkasan Pembelajaran ......................................................... 19
Halaman | 4
BAB III PENUTUP
Latihan Soal .......................................................... 24
Tugas Kelompok .......................................................... 27
Penilaian dan Evaluasi .......................................................... 28
Penilaian Ganda .......................................................... 28
Penilaian Esai .......................................................... 28
Penilaian Tugas Kelompok .......................................................... 29
DAFTAR PUSTAKA ................................................................... 31
Halaman | 5
BAB I PENDAHULUAN
Halaman | 6
Kompetensi asas-asas manajemen perkantoran merupakan kompetensi yang diisyaratkan
untuk mempelajari modul berikutnya. Dalam kompetensi ini siswa akan mempelajari
tentang pengertian asas-asas manajemen perkantoran, serta penggunaan asas-asas
manajemen perkantoran.
Kompetensi ini sangat penting untuk dipelajari oleh siswa pada kompetensi administrasi
perkantoran. Seorang administrator atau sekretaris harus dapat memahami asas-asas
manajemen perkantoran yang digunakan dalam sistem kantor.
Setelah mempelajari kompetensi penggunaan asas-asas manajemen perkantoran
diharapkan siswa dapat menguasai dengan baik tentang pengetahuan asas-asas
manajemen perkantoran dan mampu menerapkan atau mempraktekkannya dengan baik
pula dalam kegiatan sesungguhnya.
Kemampuan awal yang diisyaratkan sebelum mempelajari modul ini adalah peserta didik
harus mampu memahami manajemen dalam sistem perkantoran sehingga dapat
memahami asas-asas yang digunakan.
Petunjuk siswa
Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal, dalam menggunakan modul ini maka
langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain:
1. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada
cek kemampuan sebagai pegukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
2. Diskusikan dengan PD yang lain mengenai apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang
ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur
anda sampai dapat dipahami
Deskripsi Umum
Prasyarat
Petunjuk Penggunaan Modul
Halaman | 7
3. Bila anda mendapatkan kesulitan dalam proses memahami materi, diskusikan
dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur
4. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu atau pun kelompok dengan jujur
dan teliti serta bertanggung jawab.
5. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkn ke kegiatan belajar berikutnya, bila
belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya
6. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,
ajukan uji kompetensi dan sertifikasi
Petunjuk bagi Guru
Dalam setiap kegiatan belajar guru berperan untuk:
1. Informasikan kepada peserta didik tentang cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, serta waktu yang
dibutuhkan
2. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan tanggapan atas pencapaian
belajar peserta didik
4. Selama kegiatan belajar mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat
belajar
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli
(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang
kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
Kompetensi Inti
Halaman | 8
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
KD INDIKATOR MATERI
3.3 Memahami asas-
asas manajemen
perkantoran
4.3 Menggunakan
asas-asas
Manajemen
perkantoran untuk
memecahkan
masalah
manajemen
1. Asas-asas manajemen
perkantoran
Asas sentralisasi
Asas Desentralisasi
Asas
Dekonsentralisasi
(Gabungan)
2. Penggunaan Asas-asas
Manajemen
perkantoran dalam
kehidupan sehari-hari
Mendeskripsikan
pengertian asas
sentralisasi
Mendeskripsikan
pengertian asas
desentralisasi
Mendeskripsikan
pengertian asas
dekosentralisasi
Kegiatan Belajar 1: Asas-asas manajemen perkantoran
Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti pembelajaran siswa mampu:
1. Menjelaskan asas – asas manajemen perkantoran, asas sentralisasi, asas
desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi
2. Mengidentifikasi asas – asas manajemen perkantoranm, asas sentralisasi, asas
desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi
3. Mengidentifikasi fungsi dari asas-asas manajemen perkantoran
4. Mengindentifikasi komponen dalam asas-asas manajemen
Kompetensi Dasar dan Indikator
Tujuan Pembelajaran
Halaman | 9
Kegiatan Belajar 1: Penggunaan Asas-asas Manajemen perkantoran dalam
kehidupan sehari-hari
Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti pembelajaran siswa mampu:
1. Menjelaskan bantuk dari asas – asas manajemen perkantoran, asas
sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi
2. Mengidentifikasi asas – asas manajemen perkantoranm, asas sentralisasi, asas
desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi
3. Mengidentifikasi fungsi dari asas-asas manajemen perkantoran
4. Mengindentifikasi komponen dalam asas-asas manajemen
Halaman | 10
BAB II PEMBELAJARAN
Halaman | 11
Memahami asas manajemen perkantoran
Menggunakan asas manajemen perkantoran
1. Asas Sentralisasi
2. Asas Desentralisasi
3.Asas Dekonsentralisasi
KEDUDUKAN MODUL
Halaman | 12
Pekerjaan administratif baik yang
dilakukan secara manual maupun
komputer harus selalu terkoordinasi
dengan sistem pelayanan. Setiap
departemen tidak diperkenankan
merancang metode sendiri dan
beroperasi secara bebas. Data yang
digunakan oleh departemen adalah data
yang sama dengan data yang diperlukan untuk proses pelaporan dan perekaman pusat.
Untuk tujuan efesiesi, pekerjaan kantor harus dipandang sebagai satu kesatuan proses
administratif.
Kantor mempunyai kedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi.
Segenap kerja ketata usahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu
organisasi harus pula diorganisir, yaitu dibagi-bagi, disusun dalam kerangka hubungan-
hubungannya satu sama lain. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada
di dalam organisasi secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat
memakai asas:
ASAS DESENTRALISASI
ASAS SENTRALISASI
ASAS DEKONSENTRALIS
ASI
Informasi Pendukung
Gambar 1 Lingkungan Kerja Perkantoran Modern
Halaman | 13
Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan
dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri
disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama).
Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari
beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip, dan lain-lain
pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut
kantor, tata usaha, kesekretariat, dan sebuatan-sebutan lainnya.
Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani maka
satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu buah. Beberapa unit pelayanan yang
dapat dibentuk antara lain: bagian surat-menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian
penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan
dan pengembangan tenaga kerja, dan lain-lain.
Dalam asas sentralisasi, misalnya jika ada penyimpanan arsip maka secara sentral semua
pekerjan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang
pemimpin bagian arsip
Paparan Isi Materi
Asas Sentralisasi
“Kantor yang menggunakan asas sentralisasi berarti bahwa
pengambilan keputusan, pengawasan, dan instruksi/perintah pada
kantor tersebut dilakukan secara rinci oleh sebuah satuan
organisasi yang berdiri sendiri. Sementara itu, satuan-satuan
organisasi melakukan pekerjaan-pekerjaan operatif “
Halaman | 14
Bagan 1 Sentralisasi Kantor
SENTRALISASI
KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Kegiatan kantor dipimpin oleh
seorang yang ahli dalam bidangnya.
2. Mesin-meisin kantor dapat
didayagunakan sepenuhnya.
3. Keseragaman dapat dicapai
4. Latihan-latihan pegawai kantor
dapat ditingkatkan
5. Biaya pekerjaan dantor dapat
dihemat
6. Adanya fleksibilitas dalam
organisasi.
7. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau
arsip
8. Dapat dipekerjakan kaum spesialis
yang cakap
9. Mudah melakukan pengawasan
10. Mudah meratakan beban kerja
pekerjaan kantor
1. Kegiatan kantor yang
disentralisasikan belum tentu dapat
menjamin dan melayani kebutuhan
khusus dari tiap unit atau tiap bagian
2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-
belit
3. Adanya pengawasan yang ketat dapat
menimbulkan frustasi
4. Dapat menambah pekerjaan tata
usaha dan surat menyurat
5. Lambat dalam pelaksanaan tugas
Halaman | 15
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing
bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas
desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian
organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian
organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap
manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada
dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya.
Misalnya kepala bagian keuangan hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada
bagian keuangan.
Dalam asas ini pula
masing-masing satuan
organisasi dan seluruh
organisasi selain
melaksanakan tugas-
tugas induknya juga
melaksanakan semua
kerja ketatausahaan
yang terdapaat dalam
lingkungan sendiri.
Misalnya bagian
produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi,
memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.
Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan
tugas-tugas induknya juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam
lingkungan sendiri. Misalnya bagian personalia suatu organisasi melaksanakan pula
pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan memperbanyak warkat dan
pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya. Pimpinan
Asas Desentralisasi
Bagan 2 Desentralisasi Kantor
Halaman | 16
masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian
mempunyai arsip sendiri pula.
Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping
melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan
ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor
terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab
atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian
pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian
pemasaran saja.
Pelayanan – pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan antara lain adalah:
1. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
2. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
3. Penerimaan tamu
4. Penggandaan surat termasuk fotokopi
5. Penyimpanan surat dan warkat
6. Pengetikan
7. Pekerjaan menghitung
8. Perlengkapan kantor dan alat tulis
9. Pengawasan formulir
10. Pembersihan kantor
11. Daftar hadir
“Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan
tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun
diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya
membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan,
menggandakan brosur dan lain-lain “
Halaman | 17
DESENTRALISASI
KELEBIHAN KELEMAHAN
1. Dapat memperlancar pekerjaan
pokok bagi instansi yang mempunyai
unit-unit yang tersebar di beberapa
tempat. dapat melayani kebutuhan-
kebutuhan khusus kegiatan masing-
masing unit organisasi yang
bersangkutan.
2. Lebih cocok bagi organisasi yang
lokasinya terpisah satu sama lain
3. Tidak tergantung dari unit organisasi
induk dalam hal pengadaan
perlengkapan, penomoran, dan
pengiriman surat, pencarian arsip dan
lain-lain.
1. Pemborosan biaya kantor
2. Sulit mengadakan pengawasan
pekerjaan kantor dari pihak pusat
3. Penyimpanan arsip tersebar di
berbagai lokasi Kelebihan Asas
Desentralisasi
Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan
kekeurangn masing-masing. Sebuah Organisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor
tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas
merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga
pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan
memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan
asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.
Asas Dekonsentralisasi
Halaman | 18
Bagan 3 Dekonsentralisasi Kantor
Pengkombinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang
maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk
melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit
pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat.
Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih
menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah
universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani
semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha
untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.
Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran
dipusatkan sepenuhnya ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi
sering dipakai secara bersama. Dengan tujuan untuk mengambil "keuntungan" dari
masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-masing, sehingga
dengan demikian akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan
desentralisasi, arsip pribadi pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang
ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip sentral" yang memuat semua bahan-
bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang besar,
dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya memerlukan
satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai
Halaman | 19
segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian
kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh
masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.
Satuan organisasi yang menanggani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai
tugas pokok sebagai berikut:
1. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang dipusatkan.
Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan
pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal
pembuatan formulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor
pada umumnya
Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman
baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan
biaya dalam pengerjaan pekerjaan.
Melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, blangko dan
sebagainya.
Pengadaan dan pembagian perabotan, peralatan, bahan dan mesin-mesin
kantor.
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja
perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.
Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaklah dipimpin oleh orang
yang benar-benar ahli dalam bidang adminitrasi perkantoran, yang disebut manajer
kantor. Seorang manajer seharusnyalah mempunyai pengetahuan yang luas
mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran. Misalnya: organisasi
kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor,
metode kerja perkantoran, pengawasan pekerjaan tata usaha.
Perlu diperhatikan bagi para manajer kantor yaitu masalah sampai seberapa jauh
penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas
yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah
pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan
hanya sekali saja bila ada akan tetapi dengan jangka waktu yang lama.
Halaman | 20
DEKONSENTRALISASI
KELEBIHAN KEKURANGAN
1. Secara politis eksistensi dekonsentrasi
akan dapat mengurangi keluhan di
daerah terhadap kebijakan pemerintah
pusat.
2. Memungkinkan terjadinya kontak
secara langsung antara pemerintah
dengan rakyat.
3. Kehadiran perangkat dekonsentrasi di
daerah dapat mengamankan
pelaksanaan kebijakan pemerintah
pusat atau nasional di bidang politik,
ekonomi dan administrasi.
4. Dapat menjadi alat yang efektif untuk
menjadmin persatuan dan kesatuan
nasional.
1. Struktur pemerintahan bertambah
kompleks sehingga koordinasi
semakin sulit.
2. Keseimbangan dan keserasian
antara bercamam – macam
kepentingan daerah lebih mudah
terganggu.
3. Mendorong timbulnya fanatisme
daerah.
4. Keputusan yang diambil relative
lama.
5. Biaya yang dibutuhkan besar.
Halaman | 21
•Menetapkan tujuan standar, penentuan aturan prosedurpembuatan rencana, peramalan apa yang terjadi.Perencanaan
•Pemberian tugas terpisah ,membentuk bagian - bagian,menetapakan jalur wewenang dan komunikasi,mendelegasikan wewenang kebawahan,mengkoordinasikan kerja bawahan.
Pengorganisasian
•Penentuan jenis organisasi yang tepat, menarik calonkaraywan, memilih karyawan, menentukan standarkerja, menilai hasil kerja , melatih danmengembangkan.
Pengadaan Staff
•Memberi pengarahan dari hari ke hari, menolongmemperbaiki keterampilanPengarahan
•Persiapan standar, melakukan monitoring, melakukanevaluasi melakukan tindakan koreksiPengawasan
•Mengemukakan ide - ide baru , mengkombinasikanide – ide lama dan baru , mengambil ide dari lapanganorang lain, bertindak sebagai katalisastor danstimulator .
Pembaharuan (Inovasi)
•Mewakili organisasinya dalam hubunganya dengankelompok luar,pegawai pemerintah , serikat kerja,lembaga – lembaga dan lainya.
Perwakilan (Representasi)
Penggunaan Asas-Asas Manajemen
Perkantoran
Halaman | 22
1. Pekerjaan administratif baik yang dilakukan secara manual maupun komputer
harus selalu terkoordinasi dengan sistem pelayanan.
2. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi
secara keseluruhan, maka pengorganisasian pekerjaan kantor dapat memakai
asas
a. Asas Sentralisasi
Dalam pelaksanaan asas ini, semua pekerjaan kantor dalam organisasi
yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan
organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang
memikul pekerjaan operatif (tugas utama).
b. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana
masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang
seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya
kegiatan kantor terdapat di seluruh unit atau bagian organisasi
c. Asas Dekonsentralisasi
Pengkombinasian kedua asas yaitu asas sentralisasi dan desentralisasi
yang sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.
3. Penggunaan asas- asas manajemen
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengadaan Staff
d. Penentuan
e. Pengarahan
f. Pengawasan
g. Pembaharuan (Inovasi)
h. Perwakilan (Representasi)
Ringkasan Pembelajaran
Halaman | 23
BAB III PENUTUP
Halaman | 24
UJI KOMPETENSI
Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang paling tepat!
1. Asas organisasi yang pengawasannya dari pusat dan dinyatakan dengan istruksi-
instruksi secara rinci mengenai pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan disebut…
a. Asas sentralisasi
b. Asas desentralisasi
c. Asas campuran
d. Asas dekonsentralisasi
e. Asas partisipasi
2. Salah satu keuntungan menggunakan Asas desentralisasi adalah…
a. Dapat melayani segala keperluan dari masing-masing unit
b. Adanya keseragaman kerja di seluruh organisasi
c. Pengawasan secara terpusat
d. Instruksi langsung dari kantor pusat
e. Pekerjaan dibebankan hanya pada bagian pusat
3. Dibawah ini merupakan keuntungan Asas sentralisasi, kecuali…
a. Pengawasan lebih mudah dilakukan
b. Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
c. Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
d. Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut
e. Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang
ditangani
4. Pelayanan kantor yang dapat di desentralisasikan adalah, kecuali…
a. Surat – surat yang akan diterima dan yang akan dikirim
b. Telepon, faximile, dan metode komunikasi lainnya
c. Penerimaan tamu
d. Penggandaan surat termasuk fotokopi
e. Daftar agenda perjalanan dinas
Latihan Soal
Halaman | 25
5. Asas gabungan sering disebut juga sebagai Asas…
a. Asas sentralisasi
b. Asas desentralisasi
c. Asas dekonsentralisasi
d. Asas campuran
e. Asas partisipasi
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar!
1. Jelaskan kegunaan Asas sentralisasi!
2. Jelaskan kegunaan Asas desentralisasi!
3. Sebutkan kelebihan Asas sentralisasi!
4. Sebutkan kelebihan Asas desentralisasi!
5. Sebutkan kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi!
Halaman | 26
KUNCI JAWABAN
Jawaban Pilihan Ganda:
1. A
2. A
3. E
4. E
5. C
Jawaban Soal Esai:
1. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam
organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh sebuah satuan
organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan
pekerjaan operatif
2. Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-masing satuan
organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan
pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor.
3. Kelebihan asas sentralisasi adalah:
Pengawasan lebih mudah dilakukan
Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut
4. Kelebihan asas desentralisasi adalah
Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing-masing unit organisasi
yang bersangkutan
Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain
Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan,
penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain.
5. Kelemahan asas sentralisasi adalah
Banyak pekerjaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang
ditangani
Kebutuhan khas dari masing – masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat.
Kelemahan asas desentralisasi adalah
Pemborosan biaya kantor
Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor dari pihak pusat
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi
Halaman | 27
Diskusikan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan berikut dalam kelompok kecil (4 orang)
Tulis Hasil Diskusi dalam bentuk mind mapping pada kertas A3
1. Gambar bagan asas -asas manajemen perkantoran
2. Kelebihan dan kekurangan masing-masing asas
3. Pentingnya sebuah perusahaan memerlukan penerapan asas-asas manajemen
perkantoran
4. Penggunaan asas manajemen dalam kehidupan sehair-hari
Sampaikan hasil tugas yang anda kerjakan di depan kelas!
Jangan lupa untuk melaksanakan tugas di atas, silakan kelompok Anda mencari informasi
sebanyak-banyaknya melalui internet
Tugas Kelompok
Halaman | 28
Penilaian Pilihan Ganda
Skor
B x 1 : (hasil)
Keterangan B = Benar
Penilaian Esai
No Kriteria Penilaian Skor
1
Siswa menyebutkan dengan benar dan sesuai jawaban ideal. 20
Siswa menyebutkan kurang lengkap 15
Siswa menjawab namun tidak sesuai jawaban ideal. 10
Siswa tidak menjawab. 0
2
Siswa menyebutkan dengan lengkap sesuai dengan jawaban ideal 20
Siswa menyebutkan kurang lengkap 15
Siswa menyebutkan namun tidak sesuai jawaban ideal 10
Siswa tidak menjawab 0
3
Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa
lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
20
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10
Siswa tidak menjawab 0
4
Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa
lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
20
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10
Siswa tidak menjawab 0
5
Siswa menjawab sesuai kunci jawaban atau menjawab dengan bahasa
lain namun intinya sesuai dengan jawaban ideal
20
Siswa menjawab kurang sesuai dengan kunci jawaban 15
Siswa menjawab tidak sesuai dengan kunci jawaban 10
Siswa tidak menjawab 0
Jumlah Skor 95
Nilai: Jumlah benar soal pilihan ganda + jumlah perolehan skor esai
Penilaian dan Evaluasi
Halaman | 29
Penilaian Tugas Kelompok
Petunjuk:
Lembaran ini diisi oleh guru saat siswa praktek mengerjakan unjuk kerja dalam modul
pembelajaran ini. Lembaran ini merekam keterampilan peserta didik secara perseorangan.
Tulislah angka-angka yang tepat di kolom sesuai peserta didik, dengan kriteria sebagai
berikut:
5 = sangat baik
4 = baik
3 = cukup
2 = kurang
Lembar Observasi Siswa
Kelas : .....................................
Kegiatan : Mengklasifikasikan produk sesuai dengan jenisnya
Tema : Klasifikasi Produk
No
Nama
Peserta
Didik
Aspek Penilaian Jumlah
Skor Kerapian Kreativitas Presentasi
1
2
3
4
5
Halaman | 30
Kriteria Penilaian
Aspek Penilaian Indikator
Kerapian Kolom yang digambar di kertas manila rapi
Potongan gambar produk yang didapat rapi
Kreativitas
Kolom yang digambar di kertas manila di kreasikan
oleh siswa
Penataan gambar pada kolom-kolom menarik dan tidak
monoton
Presentasi
Kecepatan dalam mengklasifikasi gambar
Pemahaman materi
Kecakapan dalam menyampaikan materi
Tepat dan meyakinkan saat menjawab pertanyaan dari
kelompok lain
Nilai kuantitatif dengan skala 1-4 (berlaku kelipatan 0,33) digunakan untuk nilai
pengetahuan (KI 3) dan nilai keterampilan (KI 4). Sedangkan nilai kualitatif digunakan
untuk nilai sikap spiritual (KI 1), sikap social (KI 2), dan kegiatan ekstra kulikuler, dengan
kualifikasi SB (Sangat Baik), B (Baik), C (Cukup), dan K (Kurang).
Halaman | 31
DAFTAR PUSTAKA
Priansa, Donni Juni. (2014). Kesekretarisan. Bandung: Alfabeta.
https://www.kel5mengoperasikanaplikasigg.files.wordpress.com\
https://elqorni.wordpress.com/category/manajemen-kantor/
