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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 01-12/13

A.G.O.TEC

10 DE OCTUBRE, 2013

INFORME DEL FISCAL

Nov/2012- Oct/2013

INFORME DE FISCALÍA

Fecha de emisión: 10/Oct/2013 Período: Nov/2012-Set/2013 Código: CITEC-IFISC-01-2013

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Índice General Introducción 3 Alcances de Fiscalía

3

Junta Directiva de CITEC 4 Acuerdos 4 Manejo presupuestario 5 Participaciones internacionales 5 Comisiones del CITEC 5 Análisis de Resultados de Auditoría Interna

5

Régimen disciplinario 6 Resumen del Período 14 Estrategias

15

Asistencia 16 Asistencia a JD CITEC 16 Asistencia a Asamblea de Representantes

16

Planes Estratégicos

18

Aspectos Administrativos 18 Manejo de la información documental 18 Seguimiento de controles de Acuerdos

19

Conclusiones 19



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1. Introducción En el presente documento se muestran las labores realizadas por los miembros de la Junta Directiva (JD) del Colegio de Ingenieros Tecnólogos (CITEC), de la labor por parte de la fiscalía en términos de lo descrito en la Ley Orgánica y un análisis de la parte administrativa del CITEC. Cabe destacar que la JD del CITEC ha realizado grandes esfuerzos por proyectar este colegio y tratar de ubicarse a la cabeza dentro los colegios que componen al Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, y que a pesar de ser un trabajo que se realiza de manera voluntaria se busca el beneficio de los agremiados sobre el personal. Aunado a lo anterior, y con finalidad de aclarar al lector los deberes y atribuciones de la fiscalía, se muestra a continuación lo referente a la Ley Orgánica del CFIA a continuación: Artículo 45 - Son deberes y atribuciones del Fiscal:

a) Velar porque los miembros de su respectivo colegio cumplan las disposiciones de esta ley, sus reglamentos y el Código de Ética Profesional.

b) Poner en conocimiento de la Junta Directiva de su respectivo colegio cualquier falta en que incurran los miembros del mismo, para que la misma cumpla con su obligación de transmitir el conocimiento del hecho al Director Ejecutivo.

La finalidad de este documento es mostrar el comportamiento del CITEC y de sus miembros durante el

periodo comprendido entre Noviembre 2012 y Septiembre 2013, aunado a que sirva de herramienta de

mejora para los periodos futuros.



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2. Junta Directiva de CITEC

2.1. Acuerdos

2.1.1. Rendimiento por parte de la Junta Directiva

Durante el presente periodo se tomaron alrededor de 400 acuerdos, de los cuales alrededor de 60 se encuentran pendientes por ejecutar o cumplieron su plazo de ejecución, lo que equivale a un 87% de ejecución, como se muestra en la figura 1. Lo anterior evidencia una buena ejecución por parte de la Junta Directiva, así mismo, y como recomendación para que en el próximo periodo estos indicadores mejoren; el control de acuerdos y su revisión debe de realizarse al menos una vez cada trimestre y así mismo colaborar con los trabajos de la administración del CITEC.

Figura 1. Comportamiento de los acuerdos tomados en CITEC a la fecha del presente informe.

2.1.2. Manejo de acuerdos por correo electrónico

Parte de las mejoras que se deben realizar, es el tema de la aprobación de acuerdos por electrónico, como recomendación, si bien es cierto se pueden tratar los temas por medios electrónicos; los acuerdos deben ser ratificado o aprobados durante las sesiones de junta directiva e informar a la administración.

2.2. Manejo presupuestario

Como parte de las revisiones realizadas por parte de la fiscalía en materia presupuestaria, se debe tener especial cuidado en el manejo de las tarjetas de crédito, ya que las mismas en ocasiones se utilizan para realizar pagos que no son informados en reuniones de junta (pagos de cenas, telefonía celular no aprobada y gastos por conceptos de combustibles.



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En el caso de aquellos movimientos de cuantas por parte de la presidencia y la tesorería, como es el caso de las “Boletas”, o reglones designados como “Otros”, como recomendación deberían de ser informados por parte de la tesorería o la presidencia a los miembros de junta directiva.

2.3. Participaciones Internacionales

En el caso de las participaciones internaciones la Junta Directiva actual ha realizado esfuerzos por concentrar estas participaciones en actividades que involucren los intereses de cada una de las figuras existentes en el CITEC (Asociaciones, comisiones, etc.). Parte de las opciones de mejora en este apartado radica en:

Mejorar la plantilla de informes de participaciones internacionales: en este caso este documento debe reflejar claramente los alcances y objetivos de dicha participación.

Establecer los beneficios que estas participaciones tendrán para el CITEC y sus agremiados: en este caso se recomienda la generación de una serie de metas que el beneficiario de esta participación deberá cumplir en función de esta participación y un mecanismo para lograr implementarlas.

2.4. Comisiones del CITEC

En el caso del trabajo de las comisiones se recomienda a la Junta Directiva del CITEC, que se realice un informe de desempeño y metas a seguir por las mismas, dado que a pesar del rendimiento de cuentas en los Planes Estratégicos de CITEC, las comisiones deberían ser un mecanismo de vinculación y análisis de las necesidades de los agremiados y de la realidad del país. Como recomendación se debe de generar una metodología de evaluación de desempeño que arroje indicadores, y no solo una revisión en términos presupuestarios.

2.5. Análisis de Resultados de Auditoría Interna (AI)

En reuniones realizadas entre la Fiscalía y el Auditora Interna se realizó una revisión del informe de la auditora (11 de setiembre, 2012, UCI-027-2012) y así mismo como la respuesta dada por el CITEC a dicho documento (12 de octubre 2012, CITEC No. 241-11/12). Como parte de los hallazgos de este ejercicio, se determinó por parte de la fiscalía que las auditorías internas que se realizan a los colegios, se dan en términos del manejo económico de los presupuestos, adicionalmente por parte del CITEC y a pesar de que se dio una respuesta al informe de la auditora, se le recomienda a la JD, revisar periódicamente tanto el informe de AI y su respuesta para evitar el reincidir en no conformidades o provocar nuevas. Se recomienda el realizar una Auditoria en la Gestión tanto Administrativa, como en la Gestión de la JD del CITEC, para tener propuestas concretas de mejora en futuras administraciones. Una de las principales preocupaciones radica en que ante cualquier incumplimiento o reincidencia a lo señalado por parte de la AI, no hay mayor re percusión hacia el CITEC, por ende la recomendación de que una vez superadas las diferentes Auditorías Internas, se solicite una Auditoria Externa que le dé realce a las labores de mejora y tratamiento de no conformidades por parte del CITEC y así este colegio sea una vez más ejemplo dentro del CFIA



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3. Régimen disciplinario

3.1. Casos Analizados por la Fiscalía En los cuadros que se muestran a continuación se detallan los casos para el período correspondiente entre noviembre 2012 a mediados de septiembre 2013 en términos de casos analizados por la fiscalía y suministrados por el Régimen Disciplinarios del CFIA y remitidos a la administración del CITEC:

Cuadro 1. Casos analizados por la fiscalía, Nov 2012.

N° Fecha de Recomendaciones

Expediente Ingreso del Informe Tribunales de Honor Archivo

3975-2012-DRD 05/11/2012 X

4063-2012-DRD 06/11/2012

X

4106-2012-DRD 14/11/2012 X

4108-2012-DRD 14/11/2012

X

4218-2012-DRD 29/11/2012 X

4220-2012-DRD 29/11/2012 X

4221-2012-DRD 29/11/2012 X

4222-2012-DRD 29/11/2012

X

4224-2012-DRD 30/11/2012

X

4225-2012-DR 30/11/2012 X

4226-2012-DRD 30/11/2012 X

4229-2012-DRD 30/11/2012 X

4231-2012-DRD 30/11/2012 X

4235-2012-DRD 30/11/2012 X

4241-2012-DRD 30/11/2012 X

4246-2012-DRD 07/11/2012 X

Figura 2. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Nov 2012.



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Cuadro 2. Casos analizados por la fiscalía, Dic 2012.



4250-2012-DRD 07 de diciembre x

4272-2012-DRD 14 de diciembre X









Figura 3. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Dic 2012.



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Cuadro 3. Casos analizados por la fiscalía, Ene 2013.



0264-2013-DRD 29 de enero X



Para el caso del cuadro 3, los casos analizados fueron referentes a empresas constructoras (3 empresas en total),

en las que los profesionales involucrados no correspondían a miembros del CITEC.

Cuadro 4. Casos analizados por la fiscalía, Feb 2013.



0442-2013-DRD 11 de febrero X









Figura 4. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Feb 2013.



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Cuadro 5. Casos analizados por la fiscalía, Mar 2013.



1120-2013-DRD 21 de marzo 2013 X

0911-2013-DRD 20 de marzo 2013 X

1122-2013-DRD 22 de marzo 2013 X

0913-2013-DRD 20 de marzo 2013 X

Figura 5. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Mar 2013.

Cuadro 6. Casos analizados por la fiscalía, Abr 2013.



1419-2013-DRD 24 de abril 2013 X

1423-2013-DRD 26 de abril 2013 X

1416-2013-DRD 22 de abril 2013 X

1424-2013-DRD 26 de abril 2013 X

1602-2013-DRD 30 de abril 2013 X

1603-2013-DRD 30 de abril 2013 X

1598-2013-DRD 30 de abril 2013 X

1605-2013-DRD 30 de abril 2013 X

1596-2013-DRD 26 de abril 2013 X

1606-2013-DRD 30 de abril 2013 X

1608-2013-DRD 30 de abril 2013 X



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Figura 6. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Abr 2013.

Cuadro 7. Casos analizados por la fiscalía, May 2013.



1887-2013-DRD 22 de mayo 2013 X

1892-2013-DRD 23 de mayo 2013 X

1891-2013-DRD 23 de mayo 2013 X

Figura 7. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, May 2013.



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Cuadro 8. Casos analizados por la fiscalía, Jun 2013.



3369-2013-DRD 25 de junio 2013 X

3370-2013-DRD 25 de junio 2013 X

3371-2013-DRD 25 de junio 2013 X

3374-2013-DRD 25 de junio 2013 X

3378-2013-DRD 27 de junio 2013 X

3379-2013-DRD 27 de junio 2013 X

3381-2013-DRD 27 de junio 2013 X

3386-2013-DRD 28 de junio 2013 x

3387-2013-DRD 28 de junio 2013 X

3389-2013-DRD 28 de junio 2013 X

3390-2013-DRD 28 de junio 2013 X

3391-2013-DRD 28 de junio 2013 X

Figura 8. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, May 2013.



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Cuadro 9. Casos analizados por la fiscalía, Jul2013.



3824-2013-DRD 29 de julio 2013 X

3825-2013-DRD 29 de julio 2013 X

3826-2013-DRD 30 de julio 2013 X

3831-2013-DRD 31 de julio 2013 X

Figura 9. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Jul 2013.

Cuadro 10. Casos analizados por la fiscalía, Ago 2013.



4139-2013-DRD 22 de agosto 2013 X

4136-2013-DRD 22 de agosto 2013 X

3978-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

3980-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

4214-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

4215-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

4218-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

4219-2013-DRD 30 de agosto 2013 X

4217-2013-DRD 29 de agosto 2013 X

4221-2013-DRD 30 de agosto 2013 X

4224-2013-DRD 30 de agosto 2013 X

4220-2013-DRD 30 de agosto 2013 X

4225-2013-DRD 30 de agosto 2013 X

3993-2013-DRD 30 de agosto 2013 X



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Figura 10. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Ago 2013.

Cuadro 11. Casos analizados por la fiscalía, Sep 2013.


Expediente Ingreso del Informe Tribunales de

Honor Archivo

4361-2013-DRD 24 de setiembre 2013 X

4357-2013-DRD 24 de setiembre 2013

X





4359-2013-DRD 24 de setiembre 2013

X


Figura 11. Comportamiento de casos de Tribunales de Honor a nivel Profesional, Sep 2013.



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3.2. Resumen del Período: A continuación se detalla en el cuadro 12 y 13, y en la figura 12, el comportamiento de

Tribunales de Honor para los profesionales involucrados en los casos reportados:

Cuadro 12. Casos analizados por la fiscalía.

Meses Tribunales de Honor Archivados Total

Noviembre 12 3 15 Diciembre 9 2 11 Enero 3 0 3 Febrero 5 4 9 Marzo 3 1 4 Abril 9 2 11 Mayo 2 1 3 Junio 5 7 12 Julio 3 1 4 Agosto 12 2 14 Setiembre 4 4 8 Total 67 27 94

Cuadro 13. Total de Empresas y Profesionales.

Donde:

ICOs: Ingenieros en Construcción

MI: Ingenieros en Mantenimiento Industrial

Empresas: este análisis contempla tanto empresas consultoras como

constructoras

Casos analizados

ICOS 37

IMI 12

EMPRESAS 79

TOTAL 128



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En la figura 12, que se muestra a continuación el 62% de los profesionales que llevaron algún

proceso disciplinario, fueron ingenieros en Construcción y un 29% ingenieros en Mantenimiento

Industrial.

Figura 12. Comportamiento de Profesionales y empresas.

El análisis anterior, refleja que los problemas recurrentes para los profesionales son los

siguientes:

Ingenieros en Construcción:

o Problemas con el uso de la Bitácora en Obra.

o Procesos inadecuados de renuncia a los proyectos.

o Malos controles de calidad durante los procesos constructivos.

o Irrespeto de la materia ambiental en los proyectos

o Mal manejo de la materia contractual (cliente-Profesional Responsable)

o Poca o nula supervisión por parte del profesional.

Ingenieros en Mantenimiento Industrial:

o Problemas la apertura de los proyectos y su firma en la Bitácora en Obra.

o Mala supervisión de los sistemas eléctricos.

o Firmas sin un diseño formal de los sistemas eléctricos

3.3. Estrategias de mejora del trabajo de Fiscalía

Como parte de las estrategias para mejorar el accionar de la fiscalía, se debe mejorar la

metodología de revisión de los casos mediante la creación de una comisión de fiscales, que,

como propuesta debería de estar formada por los fiscales de las especialidades que más caso

disciplinarios tienen y liderada por la fiscalía y vocalías del CITEC.

Actualmente se están realizando una serie de reuniones con miembros del Régimen

Disciplinario, Tribunales de Honor y Centro de Resolución de Conflictos, con el fin último de crear

29%

9%

62%

Resumen del comportamiento del Período

ICOS

IMI

EMPRESAS



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una serie de cursos, charlas para colaborar con los agremiados en el debido proceso para dar

tratamiento a cualquier clase de conflicto y así mismo, a partir del análisis estadísticos de estos

entes buscar la solución a la recurrencia de los problemas.

4. Asistencias

4.1. Asistencia a JD CITEC

Para los miembros de Junta Directiva (JD), la temática de las asistencias se rige de acuerdo a lo estipulado por la Ley Orgánica, la cual expresa lo siguiente: “Artículo 48 - Perderá la condición de miembro de la Junta Directiva de su respectivo colegio: a) El que faltare a cuatro sesiones consecutivas sin justificación. b) El que faltare a doce sesiones en el curso de un año con justificación o sin ella”.

El comportamiento en términos de las asistencias por parte de los miembros de Junta Directiva se muestra en el cuadro a continuación:

Cuadro 14. Estatus de la asistencia por parte de los miembros de JD.

Miembro de JD Puesto Asistencias Ausencias Total de reuniones

Ing. José Guillermo Marín Rosales Presidente 20 1

21

Ing. Rodolfo Cárdenas Silva Vicepresidente 18 2

Ing. José Pablo Rivera Quevedo Secretario 18 2

Ing. Randall Mora Delgado Tesorero 20 0

Ing. Rommel Cuevas Kauffmann Fiscal 4 4

Ing. Diógenes Álvarez Solórzano Vocal 1 20 0

Ing. Natalia Miranda Rodríguez Vocal 2 18 2

Fuente: Datos suministrados por la administración.

4.2. Asistencia a Asamblea de Representantes de Miembros de Junta directiva de CITEC.

La Asamblea a de representantes del CITEC se encuentra conformada por un grupo de Delegados de los colegios más los miembros de la Junta Directiva en cuestión según lo descrito en el siguiente artículo de la Ley Orgánica: “De los Delegados a la Asamblea de Representantes Artículo 49 - Los Delegados de los Colegios que integrarán junto con los miembros de sus Juntas Directivas la Asamblea de Representantes, no necesitarán ningún requisito especial para ser nombrados como tales, salvo el de ser miembros activos”.

Para este particular dentro de lo descrito en la orgánica, para los miembros de los colegios, no existes mención alguna de que los mismos pierdan su participación en las Asambleas de Representantes por la temática de ausencias, como recomendación de la fiscalía, este tema debe de tratarse en sesión de Junta Directiva para revezar si existe un acuerdo que enmarque este tema o tomar uno en el que se determine a consideración de la junta si esta participación puede perderse por un miembro de la JD.



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“Artículo 50 - Los delegados tendrán la obligación de asistir a las Asambleas de Representantes, tanto ordinarias como extraordinarias. Perderá su credencial el que deje de asistir a una de cualquiera de las asambleas, a menos de que compruebe satisfactoriamente ante la Junta Directiva correspondiente que su ausencia se debió a enfermedad o a motivos de fuerza mayor. Sin embargo, el que faltare a dos sesiones de cualquiera de las Asambleas, aunque justifique sus ausencias por alguno de los motivos antes mencionados, perderá su credencial. En cualquiera de estos casos, la Asamblea General respectiva procederá a nombrar otro Delegado antes de que se celebre la siguiente Asamblea de Representantes.”

A continuación se muestra en el cuadro 15, la asistencia tanto por parte de los delegados del

CITEC como de los miembros de las JD de CITEC.

Cuadro 15. Estatus de la asistencia por parte de los miembros de JD en Asamblea de representantes

Fuente: Datos suministrados por la administración.

Miembros

Asamblea General de Representantes

N° 01-12/13-AOR N° 02-12/13-AER N° 03-12/13-AER

27 nov 2012 05 mar 2013 23 abril 2013

JUNTA DIRECTIVA

ING. JOSÉ GUILLERMO MARÍN ROSALES Presente Presente Presente

ING. RODOLFO CÁRDENAS SILVA Presente Presente Presente

ING. JOSÉ PABLO RIVERA QUEVEDO Presente Presente Presente

ING. RANDALL MORA DELGADO Presente Presente Presente

ING. DIÓGENES ÁLVAREZ SOLÓRZANO Presente Presente Presente

ING. NATALIA MIRANDA RODRÍGUEZ Presente Presente Presente

ING. ROMMEL CUEVAS KAUFFMANN AUSENTE SIN EXCUSA AUSENTE SIN EXCUSA Presente

DELEGADOS

ING. FERNANDO ORTIZ RAMÍREZ Presente Presente Presente

ING. OMAR SOLANO SANCHEZ Presente Presente Presente

ING.CARLOS ALVARADO BRICEÑO Presente Presente Presente

ING. TATIANA BERMÚDEZ ANGULO Presente Presente Presente

ING. GEISEL MADRIGAL MORALES Presente Presente Presente

ING. ROBERTO PALACIOS ÁLVAREZ Presente Presente Presente

ING. MYRIAM ZAMORA HIDALGO Presente Presente AUSENTES CON LICENCIA

ING. ARNALDO RAMÍREZ SILVA Presente Presente AUSENTES SIN EXCUSA

ING. DENNIS MORA MORA Presente Presente AUSENTES CON LICENCIA

ING. CRISTIAN MORA PICADO SIN JURAMENTAR Presente Presente



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5. Planes estratégicos

Hasta la fecha los planes estratégicos realizados por el CITEC, se nutren de las labores realizadas y las propuestas de las asociaciones y comisiones propias de este colegio, sin embargo no hay un planteamiento concreto por parte del CITEC o aporte del mismo dentro de estas estrategias. En estos planes se abordan temas como:

Proyección y Mercadeo

Desarrollo Científico y Tecnológico

Ejercicio Profesional

Gestión y desarrollo organizacional, entre otros.

Se recomienda evaluar la efectividad de los planes estratégicos realizados y adicionalmente proponer como Colegio un plan integrador que relacione cada una de las especialidades que enmarcan el quehacer de este colegio.

6. Aspectos Administrativos

6.1. Manejo de la información documental. La Administración del CITEC, realiza un gran esfuerzo como figura de colaboración tanto en los quehaceres propios concernientes con la dinámica intrínseca en el CFIA, como en el CITEC; pero se debe mejorar en los siguientes aspectos:

Manejo documental: Como recomendación se debe realizar un procedimiento para el manejo documental, el cual permita llevar una traza más eficiente de los acuerdos y directrices a lo interno del CITEC, así mismo cualquier formulario, o plantilla que se genere debería ser codificada con el fin de brindar una adecuada referencia a dicha documentación.

Respaldo de la documentación Historia del CITEC: La administración de implementar estrategias eficientes de redundancia del respaldo de la información del CITEC, para que en momentos de falla de uno de los mecanismos entre a operación uno de los otros, con la finalidad de que los acuerdos y cualquier documentación de gran importancia sea accesible en todo momento.

6.2. Puestos Administrativos y de Directivos A pesar de que existes una serie de responsabilidades por parte de los funcionarios administrativos del CITEC, no existe hasta la fecha un “Manual descriptivo de Puestos”, revisado y aprobado por JD, en el cual quede claramente establecidos los alcances de estos funcionarios. Así mismo como recomendación a la JD, estos puestos deberían ser revisados con una serie de indicadores de desempeño para sí valorar tangiblemente el “staff” existente, su contratación y su eventual crecimiento. Aunado a lo anterior, a pesar de que existe una serie de responsabilidades establecidas en la Ley Orgánica del CFIA, existen una serie de responsabilidades “históricas” establecidas a lo interno del CITEC, a las cuales hasta fecha del presente documento no se les puede dar una traza adecuada. Por lo anterior se le recomienda a la administración realizar un “Manual de puestos para los Directivos del CITEC”, en el que se incluya todos aquellos acuerdos que afecten las funciones de los Directivos.



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6.3. Seguimiento de Controles de Acuerdos A pesar de que la administración suministra un control de acuerdos, la JD como se mencionó anteriormente, debería de realizar una serie de sesiones para realizar un seguimiento y actualización de estos controles.

7. Conclusiones

Junta Directiva de CITEC:

Mejorar el seguimiento de los acuerdos.

Implementar auditorias adicionales para mejorar el desempeño del CITEC

Evaluar el desempeño del personal administrativo

Mejorar los procedimientos en el manejo las tarjetas de crédito.

Generar informes de manejo de las “Boletas”

Detallar las partidas generalísimas como los renglones de “Otros”

Evaluar a las comisiones y tener claro sus orígenes.

Fiscalía de CITEC:

Se debe mejorar la metodología de revisión de los casos disciplinarios

Crear un grupo que colabore con la revisión de casos.

Generar vínculos con los entes dentro del CFIA que analizan los casos disciplinarios

Incentivar en las especialidades del CITEC, la realización de una serie de actividades que

mitiguen la mala praxis profesional.

Administración del CITEC:

Crear procedimientos para el manejo del sistema documental y acuerdos del CITEC

Realizar la propuestas de Manuales Descriptivos de Puestos, para ser analizados por JD

Mantener el debido respaldo de la documentación del CITEC.

Realizar encuestas de satisfacción y evaluación de despeño del personal administrativa

Proponer objetivos de mejora para la administración del CITEC

Agradeciendo:

Ingeniero Rommel Lezing Cuevas Kauffmann

ICO 18425

Fiscal CITEC

Oct 2013

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