ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS PMI PACIFICO … · Vice Presidencia de Gobierno y Políticas Asamblea...

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOSPMI PACIFICO COLOMBIA CHAPTER

Asamblea de Socios

2018

AGENDA

Asamblea de Socios

2018

1. Verificación del quórum.2. Instalación de la Asamblea por parte de la Presidente del PMI Pacífico Colombia Chapter.3. Aprobación del orden del día.4. Designación del Presidente de la Asamblea5. Designación de la Comisión de Revisión y Aprobación del Acta6. Presentación del informe de gestión del año 2017 por parte de cada Vicepresidente y de la Presidente del PMI

Pacífico Colombia Chapter7. Lectura y consideración de los estados financieros individuales y consolidados a 31 de diciembre de 2017 por la VP

Financiera.8. Aprobación de los informes del capítulo y de los estados financieros 20179. Aprobación del presupuesto del 201810. Proposiciones y varios:

• Aprobación de ajuste de estatutos• Novedades de junta

11. Taller

El orden del día será el siguiente

Junta Directiva PMI Pacífico Colombia Chapter 2017 -2018

PlaneaciónEstratégica

2018

Liliana Patricia Henao

Yamileth Rodríguez

Carlos Humberto

Gómez

Margaret Florian

Luis Alfonso Aguirre

MiguelCardona

VP Comunicaciones

VP Financiera

VP Educación

VP Voluntarios

VP Membresías

VP Gobierno

Ingrid Lucia Muñoz

Presidente

Junta Directiva PMI Pacífico Colombia Chapter 2018 - 2019


2018

Asumido por Luis Aguirre

Deisy Jimenez

Voluntario desde 2016

Carlos Humberto

Gómez

Margaret Florian

Luis Alfonso Aguirre

Asumido por Margareth

Florian

VP Comunicaciones

VP Financiera

VP Educación

VP Voluntarios y Gobierno (E)

VP Membresías y Comunicaciones (E)

VP Gobierno

Ingrid Lucia Muñoz

Presidente

VP GOBIERNO y POLÍTICAS

Asamblea de Socios

2018

Vice Presidencia de Gobierno y Políticas

Asamblea de Socios

2018

Alcance

• Definición políticas• Seguimiento del cumplimiento de políticas• Seguimiento del cumplimento de estatutos• Política de seguridad de la información

Políticas

• Estandarización de procedimientos• Asegurar la definición de procedimientos• Seguimiento a procedimientosProcedimientos

• Sensibilizar y proporcionar formación sobre código de conducta / regulaciones / procesos

• Asegurar y supervisar el proceso de revisión éticaÉtica

* Todas las actividades van conforme con los lineamientos de PMI Global


Asamblea de Socios

2018

Nuestros Logros

ü Elaboración del mapa de procesos del capítulo

ü Misión y Visión

ü Coordinar la planeación estratégica anual

ü Versión preliminar de descripción de procesos, cargos, formatos y plantillas básicas


Asamblea de Socios

2018

Acciones 2018

01 02• Finalizar la

documentación de los procesos

• Estandarizar formatos de seguimiento y entregables

• Desarrollar guías de acción

• Definir las políticas internas para toma de decisiones y manejo de conflictos

VP VOLUNTARIOS

Asamblea de Socios

2018

Vice Presidencia Voluntarios

Asamblea de Socios

2018

Alcance


• Identificación oportunidades• Publicación oportunidades• Vinculación

Vinculación

• Manejo de expectativas• Revisión de actividadesSeguimiento

• Reconocimiento• Plan de beneficiosBienestar

Asamblea de Socios

2018

Nuestros Logros


ü Total Voluntarios a 31 Diciembre 2017: 30

3 39 6 4 3 20

123456789

10

Membresias

Voluntarios

Educación

Gobierno

Finan

ciero

Presidencia

Comunicacio

nes

Total Voluntarios

ü Definición de la Logística de los eventos presencialesü Organización de logística en eventosü Evento Anual de voluntarios y de cierre de año

ü Una encuesta de seguimiento

Asamblea de Socios

2018

A hoy Marzo 12 e 2018


Gobierno

Stephanie Alarcon Franco y Jefferson

Sanchez (líderes de calidad)

Estandarización

Financiera

Gestión de Patrocinios

Julián Quintian (Líder de Presupuesto)

Paola Andrea Montes Mendez (Lider de

Compras)

Comunicaciones

Mercadeo

David Camacho (Líder Social Media y Mailing)

Página Web

Diseño Gráfico

Asamblea de Socios

2018



Voluntarios

Seguimiento

Vinculación

Bienestar

EducaciónRaúl Collazos (Dirección de gestión de conocimiento)

Janneth Torres (Dirección Convenios instituciones)

Andrea Rodriguez (Líder de convenios educativos)

Tomas Liscano (Dirección Desarrollo Profesional)

Jairo Gómez Ortiz (Líder de eventos virtuales)

EducaciónNataly Hoyos (Líder de

educación del Valle)

Tatiana Yepes Montoya (Líder de gestores de conocimiento)

Carlos Velez (Líder de programas alternos)

Líder de educación del Cauca

Líder de administración del conocimiento

Asamblea de Socios

2018



Membresías

Tomas Liscano (CEGEPRO)

ChapterJobs

Virginia Cajiao ( Generación de valor)

Registro y Socios

Presidencia

Alexander Andrade (Secretario)

Oscar Zambrano (Líder Pasto)

Líder Cauca

Carlos Uriel Ramirez (PMIEF LIASION)

• Gloria Bazan (PMIEF áreas de foco)

Congreso 2018

David Camacho (Gerente del

Congreso)

Asamblea de Socios

2018

Acciones 2018


01 02• Actualización Plan

de Seguimiento

• Plan de reconocimientos

• Estructuración del voluntariado para agilizar metas

• Apertura de voluntariados temporales

VP COMUNICACIONES

Asamblea de Socios

2018

Asamblea de Socios

2018

Nuestros Logros en cuanto a utilización de herramientas de comunicación

Vice Presidencia Comunicaciones

se cuenta con un canal de MSM el cual fue donado por la VP de Membresías, lo cual ha dado un resultado positivo en la información que se desea transmitir a todos los miembros del Capítulo

962 seguidores

74 Seguidores

Nuestro email marketing, hoy el capítulo cuenta con mas de 2.000 contactos.

https://www.facebook.com/PMIPacifico/

https://www.linkedin.com/company/pmi-pacifico-colombia-chapter/61 seguidores

https://twitter.com/PMIPacifico @pmipacifico

http://www.pmipacificocolombia.org/

Herramienta para Inscripción a eventos

Asamblea de Socios

2018

Acciones 2018


ü Establecer costos de publicidad para convocar en otros medios (pautas en radio, prensa y por qué no en televisión).

ü Movilizar la página a través de contenido propio y no propio.

ü Involucrar a los socios del Capítulo para que movilicen la página, presentando sus contenidos, artículos, revistas etc).

ü Abrir suscripción paga en una herramienta de email marketing, toda vez que la actual llegó al límite sin costo (2.000 cuentas de correo)

ü Trabajar de la mano con la Vp. de Membresías, para llegar al sector de las Pymes, Grandes y Medianas empresas, toda vez que éstas nos desconocen.

ü Establecer estrategias para el posicionamiento de la marca, lo anterior con apoyo de la Presidencia y la Vp. Financiera.

Asamblea de Socios

2018


0

Acciones Generales – Posicionamiento

Identificación de Grupos de Interés

Despliegue de entrega de Contenidos, invitaciones,

etc.

Qué Somos?, Cómo queremos Proyectarnos?

Validar y sugerir con las VP, ideas, diseños y

estrategias, que permiten el posicionamiento de

marca

Que la comunidad identifique y compartan

los Canales de Comunicación

Diseños, Banner, Estándar de comunicación, colores,

letras, etc.

VP EDUCACIÓN

Asamblea de Socios

2018

Desarrollo Profesional y Educativo • Congreso

• Conferencias• Webinar

• Taller• Eventos

• Desarrollo profesional

Gestión de conocimiento

• Conferencistas• Talleristas• Conversatorios

• Acuerdo Marco • Lecciones aprendidas• Procedimientos• Históricos de Gestión de

conocimiento

Convenios Educativos

• Universidades• REPS• Otras instituciones• Docentes universitarios

Vice Presidencia de Educación y Desarrollo

Asamblea de Socios

2018

Alcance

Repositorio de información


Asamblea de Socios

2018

Dirección Educacion y Desarrollo

+ de 37 PDUs

+ 500 minutos de Networking

Congreso Internacional con Keynotes

Internacionales

10 Eventos con temas de tendencias

internacionales

80% de Eventos en Cali y 20% en Pasto y

Santander


Asamblea de Socios

2018

Dirección Gestión de Conocimiento

Cloud

Durante el año 2017 se registraron por mediodel formulario diseñado desde gestión deconocimiento 71 personas que estabaninteresadas en ser conferencista del capitulo.

5; 7%

66; 93%

Mujeres Hombres

16 personas de la base de datos deconferencistas están interesadosen participar en el congreso delaño 2018

El 14% de los registradosparticiparon ya en eventosrealizados por el capitulo. Loscuales fueron atendidos por estadirección.

WEBINAR


Asamblea de Socios

2018

Dirección de convenios educativos

15 Universidades interesadas pararealizar convenios en el Valle,Cauca y Nariño, mas tres sesiónales

Dos Universidades han sido patrocinadores Oro de los congresos y eventos insignia 2017 y 2016

Dos Universidades tienen ya alianzas Firmadas con el CapituloPróximas dos Universidades confirmadas que firmaran alianzas educativas con el Capitulo

Acercamiento permanente con las universidades, Diez de ellas participaron activamente en el Día del Conocimiento

Universidades participaron en la reunión del PMI el 27 de Febrero donde se socializo los beneficios de tener convenios con PMI


Asamblea de Socios

2018

Acciones 2018

01 02 03 04• Mejorar las

habilidades

técnicas y

conceptos

relacionados con la

Gerencia de

Proyectos.

• Desarrollar grupos

focalizados en

temáticas e

impulsar eventos

de reuniones.

(Infraestructura)

• Desarrollar 17

eventos en la

región:

o 6 en Valle

o 2 en Nariño

o 2 en Cauca

o 7 Virtuales

• Se empezará a

estructurar el

modelo de

convenio con

Universidades

Públicas.

Universidad de

Nariño,

Universidad del

Cauca y

Universidad del

Valle

• Se gestionará la

participación de

Universidades con

conferencistas

Internacionales en

eventos del

Capítulo.

• Cerrar las alianzas

educativas con las

universidades que

aun no lo han

realizado


Asamblea de Socios

2018

Eventos para el 2018Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Eventos VirtualesExclusivo miembros sin costo

Exclusivo miembros sin costo

Miembros con descuento


Gratis TodosDía de GP social

Gratis Todos

Gratis Todos



Asamblea Exclusivo miembros sin costo

Miembros con descuento. Encuentro de GP Certificados


Asamblea de Socios

2018

Eventos para el 2018Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

Eventos VirtualesExclusivo miembros sin costo

Miembros con descuentoCongreso Internacional


II Congreso Internacional de Proyectos del Capitulo

Pacifico Colombia


Exclusivo Miembros


VP MEMBRESIAS

Asamblea de Socios

2018

AsambleaSocios

2018

PMI Pacífico Colombia en cifras

72 PMP

53 No Certified

2 PMI-RMP 2 CAPM

126

20 años+100

Miembros12 Meses

Capítulo Líder en la

Región

Record

69%Retención

129 Socios a 31diciembre

Nuestros Logros

Vice Presidencia de Membresías

EventoExclusivo

Socios PMI Pacífico

Fecha PDUCosto

Socios PMI Pacífico

Costo en General

Conferencia Internacional con Liliana Buchtik 2 de Febrero 1 Estrategia Gratis

Valor Ganado En Portafolios, Programas Y Proyectos Solo Socios 22 Febrero 1 Estrategia Gratis

Por qué fallan los proyectos? ¿Ley de Murphy? Santander de Quilichao 25 de Mayo 1 Estrategia Gratis

Negocios primero, Dirección de proyectos después 23 Junio 1 PDU Estrategia 1 PDU Técnica $70.000 $100.000

Primer Congreso Internacional en Gerencia de Proyectos Cali 23 y 24 Julio 11 PDU Estrategia,

Liderazgo y Técnica $200.000 $290.000

Webinar “Desafíos y Oportunidades de la Moderna Gestión de Proyectos" Solo Socios Julio 27 1 Estrategia Gratis

Día del conocimiento12 conferencias

15 Noviembre

11 PDU Estrategia,Liderazgo y Técnica Gratis $50.000

Webinar "AGILE PRACTICE GUIDE CON ENFOQUE PMI" 5 Diciembre 1 PDU Técnica Gratis

Evento de cierreBourbon Street Solo Socios 14 Diciembre Gratis

Nuestros Logros


AsambleaSocios

2018

Capítulos del PMI Aliados

Nuestros Logros


AsambleaSocios

2018

PMI Pacífico Colombia en cifras

Lanzamiento en Junio 2018

Nuestros Logros


VP FINANCIERO

Asamblea de Socios

2018

Vice Presidencia Financiera

Asamblea de Socios

2018

Alcance

• Eficiencia, transparencia y cumplimiento de normasestablecidas alrededor de los recursos financieros del PMIPacifico Colombia Chapter.Velar

• Los recursos financieros generados a partir de las actividadesdesarrolladas por el capitulo con el objetivo de satisfacer lasnecesidades de los miembros, junta directiva, clientes,proveedores, voluntarios y otros interesados por medio deprocesos financieros óptimos, transparentes y agiles.

Controlar

Vice Presidencia Financiera

Asamblea de Socios

2018

Nuestros Logros

01 02 03 04• Recuperación de la

cartera de un 92%

Cartera pendiente por recaudar a Dic31/2017$4.518.004 (Corresponde al 8% de la facturación)

• Como entidad sin animo de lucro, los excedentes generados en el año 2017, se deben reinvertir en el siguiente año que permitan la continuidad del capitulo

• Contribuir con el manejo eficiente de los recursos económicos que le permitan al capitulo una sostenibilidad en el tiempo

• Compra de Activos Fijos

ü Stand Membresías (1)

ü Pendones Genéricos (2)

ü Mantelería (4) ü Apuntadoresü Computador

portátil ü Impresora (1)

Multifuncional (1)

PRESIDENCIA

Asamblea de Socios

2018


2018

Estado según el Business Plan AÑO 1Objetivo Estado Apoyo de VPConformación jurídica como ESAL de PMI Pacífico Colombia Chapter CUMPLIDO Gobierno

Creación de cuenta corriente y portal CUMPLIDO Financiera

Creación de estatutos CUMPLIDO Gobierno

Aprobación de estatutos CUMPLIDO Gobierno

Tener un teléfono celular CUMPLIDO Financiera

Contratación de asistente administrativa CUMPLIDO Financiera

Crear cuentas de correo con dominio pmipacificocolombia.org CUMPLIDO Comunicaciones

Tener presencia en la web, facebook, linkedin CUMPLIDO Comunicaciones

Firma y gestión del Charter del PMI para operar como Capítulo CUMPLIDO Presidencia

Desarrollar las elecciones oficiales a través de Votnet del PMI CUMPLIDO Gobierno

Alcanzar 50 miembros CUMPLIDO (129) Membresía

Realizar 9 eventos en el año CUMPLIDO (12) Educación

Planeación estratégica CUMPLIDO Gobierno

Informe de presidencia

Corte 31-ene-18

Estado según el Business Plan AÑO 1Objetivo Estado ApoyoAsistencia obligatoria a la REM (Reuniones regionales de la zona 13 norte del PMI)

CUMPLIDO (2) – 5 MIEMBROS DE JD PMI Global *

Asistencia obligatoria a la LIM (Reuniones NA del PMI) CUMPLIDO (1) – 3 MIEMBROS DE JUNTA PMI Global *

Alianzas entre capítulos nacionales e internacionales CUMPLIDO (5) Membresías, Educación

Asistencia a reuniones de JD mensual CUMPLIDO (2) Todos

Establecer el manual operativo de cada VP EN PROCESO Todos

Desarrollar procedimiento de comunicación de ofertas laborales

EN PROCESO Membresías

Desarrollar procedimiento de bienvenida a socios EN PROCESO Membresías

Desarrollar procedimiento de retención EN PROCESO Membresías

Crear una alianza con patrocinadores EN PROCESO Dirección Comercial

Establecer oficina NO CUMPLIDO, se utilizan las oficinas de los miembros de junta

* PMI entrega TRAVEL GRANT y cada miembro de Junta aporta el excedente de sus ingresos personales. Corte 31-ene-18


2018


PMI 2.0Asamblea de Socios

2018


“Playing to Win”

PMI´s Winning Aspiration:

“Empoderar a las personas para convertir las ideas en realidad”

“Empoderar as pessoas para que transformem ideias em realidade”

2017- 2018

LA RENOVADA ESTRATEGIA DE PMI

ESTADOS FINANCIEROS 2017

Asamblea de Socios

2018

Asamblea de Socios

2018

Balance General a Diciembre 31 de 2017

Balance General Capitulo 2017.xlsx

ACTIVOACTIVO CORRIENTE 28.558.362,77 Efectivo y equivalentes de efectivo 24.040.358,77 Cuentas por cobrar 4.518.004,00

TOTAL ACTIVO 28.558.362,77

PASIVOPASIVO CORRIENTE 2.097.143,00 Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar

284.127,00

Pasivos por Impuestos Pendientes 1.085.498,00 Pasivos por Beneficios a Empleados 727.518,00

TOTAL PASIVO 2.097.143,00

PATRIMONIOExcedente neto del ejercicio 26.461.219,77

TOTAL PATRIMONIO 26.461.219,77

TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO 28.558.362,77

PMI PACIFICO COLOMBIA CHAPTERNIT. 901.062.868

ESTADO DE SITUACION FINANCIERAA DICIEMBRE 31 DE 2017

Balance%20General%20Capitulo%202017.xlsx

Asamblea de Socios

2018

Estado de Resultados a Diciembre 31 de 2017

INGRESO POR CAPACITACIONES 50.266.680,00

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 50.266.680,00

COSTOS Y GASTOSGastos de Personal 9.094.615,23 Publicidad 7.475.300,00 Servicios 20.553.724,00 Diversos 5.861.003,00 -

TOTAL COSTOS Y GASTOS 42.984.642,23

OTROS INGRESOS Y GASTOS - Ingresos por donacion 20.433.914,00 Otros gastos 1.254.732,00

TOTAL OTROS INGRESOS Y GASTOS 19.179.182,00-

EXCEDENTES DEL EJERCICIO 26.461.219,77

PMI PACIFICO COLOMBIA CHAPTERNIT. 901.062.868

ESTADO DE RESULTADOA DICIEMBRE 31 DE 2017

Asamblea de Socios

2018

Concepto Año 2018

Gastos de Operación $22.479.011Compra de Activos Fijos (*) $2.068.328

Total $24.547.339

(*) Activos Fijos adquiridos en el 2018Mes Adquisición Activo Fijo Costo

Febrero/2018 Computador Portátil Lenovo $1.649.000Febrero/2018 Impresora Multifuncional $ 419.328

Total $2.068.328

Reinversión de Excedentes en el 2018

Asamblea de Socios

2018

Presupuesto 2018

INGRESOS2018

FLUJO INGRESO

Etiquetas de fila Suma de TOTALAUXILIOS PMI $ 8,700 EVENTOS $ 133,700 MEMBRESIAS $ 11,760 PATROCINIOS $ 10,000 Total general $ 164,160

GASTOS 2018 Suma de TOTAL EVENTOS $ 93,840 MIEMBROS $ 4,130 OPERACIÓN DEL CAPITULO $ 23,640 EDUCACIÓN $ 1,500 PATROCINIOS. EMPRESAS $ 300 COMUNICACIONES $ 2,400 GOBIERNO $ 800 PRESIDENCIA $ 25,150 VOLUNTARIOS $ 400 Total general $ 152,160 Ppto Global Capitulo 2018.xlsx

Ppto%20Global%20Capitulo%202018.xlsx

APROBACIÓN DE PRESUPUESTO 2018

Asamblea de Socios

2018

APROBACIÓN DE AJUSTE DE ESTATUTOS

Asamblea de Socios

2018

Asamblea de Socios

2018

- RIESGO 1 : Debido a no tener una transición adecuada de junta directiva saliente y junta directiva entrante puede ocurrir que nose tenga continuidad de la planeación estrategica, además se muestre desconocimiento ante el PMI, resultando en reprocesos queno permitan avanzar a la Junta directiva entrante consiguiendo logros esperados sino que sea un desgaste operativo y no pudiendoasí mostrar resultados ante el PMI Global.

- ESTRATEGIA 1: Las elecciones deben realizarse al menos con 4 meses (en nuestro caso primera semana de octubre 2018) antesde que llegue la fecha de entrega de la junta saliente para que haya un tiempo de al menos 3 meses para realizar transición entreroles.

- ESTRATEGIA 2 : Disminuir a 1 año la permanencia del rol de presidente, el VP de Gobierno es el Shadow del presidente creandouna nueva posición de junta llamada presidente ELECTO. Cada año hay elección de presidente y cada dos años el resto de la junta.

- ESTRATEGIA 3: El past President asume el rol de Liaison PMIEF.

Ajuste de estatutos


Asamblea de Socios

2018

- RIESGO 2: Debido a que se permita el ingreso de una junta entrante sin ningún conocimiento del capítulo puede ocurrir que no seconozca la operación del capítulo, sus procesos, procedimientos resultando en una inadecuada operación que afecte los beneficiosde los miembros

- ESTRATEGIA 1 : Se puede ser presidente si se ha participado como voluntario al menos 12 meses de forma continua.

- ESTRATEGIA 2: Se puede ser vicepresidente si se ha participado como voluntario al menos 6 meses de forma continua.

Ajuste de estatutos


CIERRE

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2018

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