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©Citur en línea 183

ISSN : 2244-8144

Dep. Legal: ppi 2011 02 NE 3970

Volumen 2, Numero 3, 2012

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE EVENTO. JORNADAS DE INVESTIGACIÓN DE

TURISMO SOSTENIBLE. CITUR 2013

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez

2 Jorge Calderón

3 y Cristina Marcano

4

Universidad de Oriente. Escuela de Hotelería y Turismo. Cursos Especiales de Grado.

Dpto. de Servicios Turísticos [email protected], [email protected],

[email protected], [email protected]

La Investigación que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Turísticas de realizar

para el próximo año 2013 unas Jornadas de Investigación de Turismo Sostenible a propósito de la V reunión

de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevará a cabo en la Escuela de Hotelería

y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela.

Las jornadas representan un evento de índole académico, donde los participantes podrán exhibir sus trabajos

de investigación acorde con el tema principal de dicho evento. Es un estudio netamente documental que se

encarga de dar propuestas a una necesidad especifica de planificación. Sus objetivos responden al mismo

proceso de Organización de un evento como son las las fases de Pre-evento, Evento y Post- Evento para asi

dar respuesta a dichas actividades. Se concluye la necesidad de seguir unos pasos organizados para el éxito de

las mismas.

Palabras Claves: Eventos, Organización, Jornadas


2 Jorge Calderón

3 : Licenciados en Hotelería de la Escuela de Hotelería

y Turismo. Integrantes de los Cursos Especiales de Grado.

Cristina Marcano4.

Licenciada en Turismo. Magister sciantiarum en Turismo. Doctora en Administración,

Coordinadora del Centro de Investigaciones Turísticas de la Escuela de Hotelería y Turismo de la Universidad

de Oriente

mailto:[email protected]





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PROPOSED ORGANIZATION OF THE EVENT. SUSTAINABLE TOURISM RESEARCH

CONFERENCE. CITUR 2013


2 Jorge Calderón Cristina Marcano and

3 4

Universidad de Oriente. School of hospitality and tourism. Special degree courses. Dept. of tourist services

[email protected], [email protected], [email protected], [email protected]

The research proposed responds to the need of the Centre for tourism research for a Conference on research of

sustainable tourism next year 2013 with regard to the fifth meeting of the International University network for

sustainable tourism, to be carried out at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente, in

Margarita Islandbeen new Sparta, Venezuela; Sessions represent an academic nature event, where participants may exhibit their work in line with the main

theme of the event. It is a purely documentary study dealing with proposals to one need specific planning. Its

objectives respond to the same process of organizing an event such as the stages of pre-event, event and post

event in order to respond to such activities. The need to follow a few steps organized for the success of the

same can be concluded. Keywords: Events, organization, Conference

1 Carla Rodriguez

2 Jorge Calderón Adela Gamousse

3 : Graduates in hospitality at the school of hospitality

and tourism. Members of the special degree courses. Cristina Marcano

4. A degree in tourism. Magister sciantiarum in tourism. PhD in management, Coordinator

of the Centre for tourism research at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente

Introducción






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El Centro de Investigaciones Turísticas de la Escuela de Hotelería y Turismo de la Universidad de Oriente, es

la unidad universitaria del Estado Nueva Esparta, dedicada al estudio de los factores relacionados con el

desarrollo de las actividades turísticas, donde docentes y estudiantes investigadores se conducen ajustados a

principios éticos y técnicos a fin de dar respuesta a los problemas concretos que afectan a la comunidad de

destinos turísticos de toda índole ( estadal, nacional o internacional).

La Investigación que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Turísticas de realizar

para el próximo año 2013 unas Jornadas de Investigación de Turismo Sostenible a propósito de la V reunión

de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevará a cabo en la Escuela de Hotelería

y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela.

Las jornadas representan un evento de índole académico, donde los participantes podrán exhibir sus trabajos

de investigación acorde con el tema principal de dicho evento.

Las jornadas son un evento que consiste en una serie de actividades, destinadas a impartir instrucciones o

información específica en sectores particulares de trabajo. Esta es utilizada para analizar problemas y buscar

soluciones, así como para motivar y estimular a los participantes hacia la acción, tiene como objetivo

principal analizar problemas laborales, gremiales o profesionales y proponer soluciones.

Su tiempo original de duración es de un día, pero en realidad pueden durar varios. Este puede ser un evento

interno o de un grupo específico con un interés común, el número de personas varían de acuerdo a las

expectativas que genere el tema a tratar. Su ejecución requiere de la ayuda de técnicas tales como:

disertaciones, charlas o conferencias complementándose, si se desea con mesas de trabajo.

Se tratan aspectos característicos de las jornadas de investigación. Se especifican las actividades que se

proponen ara el Pre evento, Evento y Post-Evento, tomando en cuenta las etapas de organización de las

Jornadas.

La planificación, organización, dirección y control de un evento requiere de un trabajo minucioso, ya que hay

que registrar cada detalle para poder alcanzar el éxito deseado. Es importante para la realización del mismo, la

aplicación de las tres fases: Pre-Evento, Evento y Pos-Evento, esto con la finalidad de alcanzar las metas y

objetivos propuestos por los organizadores. En estas etapas, es de suma relevancia, la delegación de funciones

para que cada integrante este consciente de las responsabilidades que recaen en él y que logre cumplir con las

mismas.

En este caso la realización de la I Jornada Internacional de Turismo Sostenible representa un reto para el

comité organizador, ya que es una idea que parte desde cero y hay que pensar e idear cada detalle.

Para esta Jornadas en la etapa del pre evento se tocaron contenidos como: la elección del tema, la designación

de cada comité, el diseño de la publicidad entre otros, que actúan como la base fundamental para la

organización efectiva de este evento.

En la fase de evento, se encuentran funciones de gran importancia como lo es: el recibimiento de participantes

e invitados, la ceremonia de apertura y la ceremonia de clausura. Esta es la imagen que percibe cada

participante e invitado sobre el éxito obtenido en el evento.

Y en último lugar se encuentra la etapa del post evento, donde se evaluará los resultados obtenidos y se

definirá si las metas propuestas fueron o no alcanzadas. Uno de los principales objetivos del post evento es la

realización de una memoria y cuenta en la cual se demostrará si la gestión organizativa del evento fue exitosa

y rentable.

La realización de las Jornadas representa una oportunidad para reunir personas interesadas en un tema en

común, con el fin de retroalimentarse e intercambiar ideas y teorías. En este caso el tema principal es el

Turismo Sostenible, tema de gran relevancia hoy en día para quienes trabajan en el sector turístico.

Metodología

Para la realización de este informe se trabajo con una metodología netamente documental, basándose en

revisiones bibliográficas (libros, revistas, trabajos de investigaciones, entre otros), y en revisiones

electrónicas, también se usaron como guía antecedentes de jornadas de investigación realizadas en el país con

anterioridad.

Resultados

FASES DEL PRE-EVENTO DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS JORNADAS


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La etapa del pre-evento está constituida por las fases de planificación y organización de dicho evento. Durante

esta fase, se realizan numerosas actividades, entre las cuales se encuentra la de designar un tema a tratar y

seguidamente, su respectivo título. Para efecto de la Primera Jornada Internacional de Turismo Sostenible de

CITUR, la selección del lugar donde se realizará el evento, la creación de diferentes comités, y la selección de

invitados especiales, abarcan solo algunas de las diversas actividades ligadas al proceso del pre-evento. A

continuación, se describen las diferentes diligencias necesarias para la organización y desarrollo del pre-

evento.

Selección de la Fecha y Hora del Evento

Se selecciona la fecha y hora del evento, y se asegura que esta no coincida con algún periodo vacacional u

otro evento de la misma categoría, lo cual podría presentar dificultades. Por ende, se ha seleccionada el día

Jueves 23 y Viernes 24 de Mayo del 2013, con el objetivo de contar con la presencia de las autoridades

universitarias y los distintos invitados especiales. Se estipula que el evento se realizara de 8 am a 6pm

aproximadamente, puesto que se planea cumplir con el itinerario efectivamente en ese lapso de tiempo.

Fijación del Límite de Cupos de Inscripción y Fecha de Inscripción

Se fijara el límite de números de cupos de inscripción, para evitar cualquier previsto o dificultad a la hora de

realizar el evento. Esto ayudara a obtener un estimado de personas a inscribirse, lo cual facilitara la selección

del lugar de evento. Se cuenta con un aproximado de 200 personas, los cuales podrían dividirse en 100 cupos

para público general y 11 para ponentes nacionales e internacionales y el resto de los cupos para invitados

especiales. Es necesario manejar el número exacto de personas inscritas para poder elaborar los respectivos

certificados. Por efecto, las inscripciones se cerrarán 5 días previos al evento.

Selección de Invitados y su Número

Consiste en confeccionar la lista de invitados, la cual incluye a autoridades representativas de la Universidad

de Oriente Núcleo Nueva Esparta, como la Decana, el Director de Escuela, los Jefes de Departamento y

Profesores de la Carrera de Hotelería y Turismo. También se incluyen personalidades del sector turístico y

hotelero de Nueva Esparta, tales como representantes de la Cámara Hotelera y la Cámara de Turismo del

estado, representantes de INATUR y CORPOTUR.

Selección del Lugar del Evento

EL lugar donde se desarrolla el evento, se escogió de acuerdo al número de personas estipuladas para asistir al

evento y cumple con los requisitos necesarios para realizarlo de una manera exitosa. Por eso se escogió como

lugar del evento el Centro de Artes Omar Carreño ubicado en La Asunción municipio Arismendi del Estado

Nueva Esparta. (Figura 1)

Figura 1 Centro de Artes Omar Carreño

Fuente Obtenida en www.centrovenezolano.com/centro-de-artes-omar-carreno/

Selección de los Comités

Los comités están constituidos por un grupo de personas designadas con diferentes labores y tareas para

contribuir con la realización de un evento. Por consiguiente, para el desarrollo de la Primera Jornada


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Internacional de Turismo Sostenible de CITUR, se designaron diez comités. Los cuales se describen a

continuación.

Comité de Programas

El comité de programa se encarga de prestar el apoyo al coordinador general en relación a la estructuración

del programa general del evento.

Diseño del Programa

Se diseña un programa acorde con las jornadas distribuyendo ergonómicamente las ponencias, para lograr la

satisfacción de los participantes, se dispondrán dos refrigerios en los que los ponentes y demás participes

podrán tomar un descanso para luego continuar con las actividades designadas. (Cuadro 1) Cuadro 1 Programa

I Jornada Internacional de Turismo Sostenible CITUR

Cronograma de Actividades

Hora Día 1 Día 2

8:00am Registro y entrega de material

9:00am Ceremonia de apertura Primera Ponencia

10:00am Primera Ponencia Dinámica Grupal

11:00am Coffee Break Coffee Break

12:00pm Presentación de Trabajo (2) Segunda Ponencia

1:00pm Almuerzo Almuerzo

3:00pm Segunda Ponencia Presentación de Trabajo (2)

4:00pm Presentación de Trabajo (2) Tercera Ponencia

5:00pm Coffee Break Ceremonia de Clausura

5:30pm Tercera Ponencia Coffee Break

6:30pm Cierre Elaboración Propia

Selección de Ponentes.

Después de recibir todas las posibles ponencias, se hace una selección muy rigurosa con los trabajos

seleccionados para la presentación.

Asignación de Asientos para Autoridades de la Universidad e Invitados Especiales

La primera fila corresponde a las Autoridades de la Universidad, y la siguiente para los invitados especiales.

Se identificaran estos puestos con una tarjeta de reservado que cuenta con el logo y el titulo de la Jornada.

(Figura 2)

Figura 2

Fuente: Elaboración propia

Comité de Finanzas

El comité de finanza se encarga de la distribución de los recursos necesarios para el evento, y su correcto

aprovechamiento.

Elaboración del Presupuesto

Se elabora el presupuesto de los gastos que se incurrirán en el evento. Figura 3


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(Figura 3)


Realización de Pagos

El comité de finanza se encarga de cumplir con todos los pagos que cubran los servicios contratados para el

evento. Como lo son, los viáticos de los ponentes internacionales, el alquiler de equipos, entre otros.

Apertura de Cuentas

Este comité hará la apertura de las cuentas que serán utilizadas para efecto del proceso de inscripción y pre-

inscripción.

En esta ocasión, se aperturará una cuenta en el Banco Mercantil

Comité de Seguridad

El comité de seguridad es aquel que se encarga de velar por la integridad física de los participantes e invitados

que asistirán al evento. Este comité esta conformado por personal capacitado y con experiencia previa en

trabajos de este tipo.

Organización del Operativo de Seguridad del Evento

Se selecciona el número de personal que se encargara de los operativos de seguridad del evento. En función

del espacio del lugar, se distribuirán los oficiales de seguridad necesarios para cumplir el objetivo del comité.

Comité de Servicios Generales

Las funciones de este comité yacen en la logística y planificación de las actividades a realizar en el evento.

Reservación del Lugar del Evento

Con un mes de anticipación se hará la reservación del lugar designado para la realización del evento. De

acuerdo a las normas estipuladas por la empresa propietaria de la sede, se cumplirá las normas acatadas por la

empresa para la reservación del espacio.

Ornamentación del Salón

Un día antes del evento, se procede a ambientar el lugar para cumplir con las exigencias del evento. Se

dispondrá de una mesa en el escenario para ubicar a las autoridades del evento. El lugar se adornara con

arreglos florales, se distribuirán los equipos audiovisuales en puntos estratégicos. El Montaje del salón será

tipo auditorio por las características del salón. (Figura 4)


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Figura 4


Alquiler de Equipos

Este comité velara por el alquiler de los equipos técnicos necesarios para la realización de las ponencias y

presentaciones.

Reproducción del material

En esta fase el comité se encargara de reproducir el material necesario que se le facilitara a cada participante,

este se encuentra conformado por: una carpeta con el logo y slogan de las jornadas, un cd con todas las

ponencias presentadas durante los días de exposiciones, un block y bolígrafo para las anotaciones que

requieran hacer los participantes. (Figura 5)

Figura 5


Comité de Promoción y Relaciones Públicas

Este comité se encarga de la imagen y aspectos formales de las jornadas, con esto se busca generar una

imagen atractiva, para así captar con más eficacia a los participantes.

Selección del Nombre y Logo del Evento

Una vez seleccionado el tema principal de la jornada, se prosigue a seleccionar un titulo adecuado, este debe

ser corto y llamativo para crear interés en los posibles participantes, derivado de ese titulo se pasa a la

creación del logotipo, igualmente debe ser alusivo al tema del evento. El logo debe tener un diseño creativo,

y usar colores que llamen la atención de los usuarios.

Para este evento se tomo como nombre del mismo “ I Jornada Internacional de Turismo Sostenible” Sostén el

planeta… Sostén el Futuro. Después de la selección del nombre se realizo el diseño del logo alusivo al tema

de la jornada utilizando colores verdes, azul y morados.( Figura 6)


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Figura 6 Logo del Evento

Elaboración propia

Diseño de la Papelería

La papelería para el evento se utilizara para el envío de cartas, comunicados y transmisión de información en

general, por lo cual debe ir correctamente identificada con el logo y el titulo de la jornada. Figura 4

Figura 7 Papelería

Elaboración propia

Diseño de la Invitación

El comité se encargara de diseñar las invitaciones que serán enviadas a los invitados especiales y

autoridades, esta debe ser lo suficientemente formal y llevar el logo y titulo de las jornadas, se implementaran

unas en formato electrónico para hacer llegar la invitación a personalidades internacionales. (Figura 8)

Universidad De Oriente

Núcleo Nueva Esparta

Centro de Investigaciones Turísticas

DEL PUEBLO VENIMOS/ HACIA EL PUEBLO VAMOS

AV. 31 De Julio, sector Guatamare, Isla de Margarita – Estado Nueva Esparta. Apartado de Correo 147- teléfono 0295- 4006614

http:/www.ne.udo.edu.ve/ - [email protected]


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Figura 8 Invitaciones

Elaboración propia

Diseño de Certificados

Las jornadas por ser un evento académico debe conferir a los participantes un certificado que haga constar su

participación en dicho evento, el certificado debe llevar aparte del logo y titulo del evento, los datos

personales de cada participante. El tema principal de las jornadas es el turismo sostenible por lo que el

certificado será confeccionado con material de reciclaje. Figura 9

Figura 9 Certificado

Fuente Elaboración propia

Diseño de la Credencial

Para esta jornada las credenciales se presentaran de dos maneras, la primera será para el comité organizador y

será en forma de carnet para que seas visible y los participantes pueden diferenciar quienes conforma este

comité y la segunda credencial será en forma de brazalete y será para los participantes e invitados. (Figura

10)


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Figura 10

Fuente: Elaboración Propia

Diseño de la Publicidad

El comité de promoción y relaciones públicas se encargara de crear una imagen fresca e innovadora para

publicitar el evento a nivel regional y nacional, además de elaborar una publicidad electrónica para

promocionar las jornadas en el exterior. (Figura 11)

Figura 11 Publicidad

Elaboración Propia

Selección del Uniforme

Para darle prestancia y formalidad al evento se designara un uniforme alusivo al evento para el comité

organizador, para los hombres un pantalón de vestir negro y una camisa diseñada especialmente para las

jornadas, las mujeres vestirán una falda negra a la altura de las rodillas y la camisa diseñada para el evento.

El equipo de protocolo deberá vestir mas formal, los caballeros con traje y corbata y las damas con un vestido

tipo coctel y una bufanda para el cuello. Los ponentes y demás invitados especiales tendrán a su juicio la

elección de su vestimenta, pero previamente se recomendara usar traje formal (Figura 12)


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Figura 12 Diseño de Uniformes

Elaboración Propia tomando como fuente tiendasrubios.com

Organizar los actos de Inauguración y Clausura

Este comité se encargara de organizar la ceremonia de apertura y clausura. La ceremonia de inauguración dará

inicio a las jornadas, por ende esta comisión se debe encargar de contratar los servicios de un coro para la

interpretación del himno nacional y regional. Este también se encargara de ubicar el acto cultural que será

ofrecido a las personas asistentes. Para la ceremonia de clausura igualmente se debe presentar algún acto

cultural para despedir y agasajar a las personas presentes.

Comité de Alojamiento

El comité de alojamiento se encarga de la organización del alojamiento de los ponentes e invitados

especiales. Su principal función es encontrar un establecimiento hotelero que se adapte a las necesidades de

estos.

Selección de Hospedaje

En esta fase del pre- evento el comité de alojamiento selecciona, entre una gama de posibilidades de

establecimientos, el más adecuado a los requerimientos tanto de la jornada como de los ponentes e invitados

especiales.

En este caso el comité tomo como opción de alojamiento el Hotel Boutique La Plazuela, ya que está ubicado

en el corazón de la capital del estado y está próximo al lugar donde se desarrollará la jornada, facilitándoles el

traslado a lugar del evento. (Figura 13)


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Figura 13 Hotel La plazuela

Fuente Obtenida de www.laplazuelahotel.com.ve

Contratar los Servicios de Alojamiento

Una vez seleccionado el establecimiento de alojamiento, el comité procede a hacer la gestión para adquirir el

servicio de hospedaje y así asegurar la vacante del mismo.

En esta ocasión se realizará la operación a través del departamento de reservación del Hotel Boutique La

Plazuela de un total de veinte (20) habitaciones para distribuirla entre los ponentes e invitados especiales a la

jornada.

Comité de Alimentos y Bebidas

Este comité se encarga de todo lo relacionado con lo referente a los refrigerios de la jornada y la comida del

equipo de trabajo que labora en el evento.

Para este evento se contrato el servicio de la compañía Margarita Evento y Banquete, está se encargara de

suministrar los insumos a lo largo de la jornada. (Figura 14)

Figura14

Fuente: Obtenida de Margarita eventos Y Banquetes

Seleccionar lo referente a los Coffee Break

En las jornadas se estila ofrecer coffee break a los asistentes al evento para hacer más placentera su

participación en el evento.

En estas jornadas se estima ofrecer cuatro (4) Coffee Break a los asistente intercalándoles en la mañana y en

la tarde a lo largo de los dos días del evento. En la mañana el Coffee Break está compuesto por comida salada

jugos, agua y café y en la tarde dulces, jugos, agua y café, por otra parte se siniestrará al comité organizador y

demás trabajadores en el eventos el almuerzo por los días de la duración del evento.

Comité de Registro


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Este comité tiene como función controlar el proceso de registro e inscripción, tanto de los participantes como

los ponentes en el evento.

Diseño del Formato de Inscripción

Para el evento se diseño un formato de inscripción donde se recaudan los datos más importantes de los

participantes. Este formato se realizo de dos maneras, la primera mediante la página web de la jornada y la

segunda de manera directa con los organizadores del evento. (Figura 15)

Figura 15


Confirmación de Asistencia

Tantos los asistentes al evento como los participantes y ponentes deberán confirmar en un lapso no menor a

dos (2) semanas antes del día del evento su participación para poder organizar todo lo referentes a los

certificados y números de asistentes a la jornada.

Comité de Transporte

El comité de transporte vela por el traslado óptimo de los ponentes e invitados desde los diferentes puntos de

acceso de la Isla de Margarita.

Coordinación de la llegada y salida de los Ponentes Nacionales e Internacionales

Al momento de la llegada de los ponentes e invitados especiales al estado Nueva Esparta, por cualquier

entrada ya sea marítima o aérea, se dispondrá de un servicio de traslado hasta el lugar de alojamiento, de igual

manera se contará con este servicio al momento de retorno. Se contratará un servicio de taxis ejecutivo para

garantizar que cada ponente e invitado reciba trato profesional y así evitar cualquier contratiempo al momento

de su llegada y partida. (Figura 16)

Figura 16 Compañía de Transporte

Fuente obtenida www.taxiluxor.blogspot.com

Traslado de los Ponentes

Se designara una Coaster para el traslado de los ponentes e invitados a la jornada del sitio de alojamiento,

hasta el lugar donde se desarrollará el evento. (Figura 17)

http://www.taxiluxor.blogspot.com/


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Figura 17 Traslado de Ponentes

Fuente Obtenida en www.Toyota.com.ve

Comité de Limpieza

Se encarga del aseo y acondicionamiento previo del lugar donde se desarrollara la jornada.

Acondicionamiento del Lugar del Evento

La persona encargada de la limpieza del lugar deberá velar por que recinto quede totalmente pulcro, de igual

manera deberá cerciorarse de que los baños estén en optimas condiciones para su uso.

ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO

A continuación, se describirá las actividades presentes en la fase del evento y las acciones a efectuar por cada

comité.

Comité de Registro

Una vez ubicados en el lugar del evento el comité de registro procederá a hacer efectiva la formalización de la

inscripción de los participantes del evento y la entrega del material a utilizar durante toda la jornada.

Formalización de la Inscripción

Cada participante, deberá entregar un boucher o un comprobante de transferencia en la mesa de registro.

Luego el comité buscará al participante en la lista para poder formalizar su asistencia.

Entrega del Material, Certificado y Credencial

A todos los participantes, se les entregará la carpeta con el material para las ponencias, su credencial y su

certificado respectivamente.

Comité de Recepción

Los participantes serán bienvenidos por un grupo de protocolo designado a atender cualquier duda y

requerimiento del mismo.

Recibimiento y ubicación de los Invitados

La Lic. Cristina Marcano será acompañada por un grupo de protocolo, quienes darán la bienvenida a los

invitados a las jornadas. Esta recepción será pautada entre las 8:00 am y 8:45 am. a fin de dar inicio de

manera puntual a las jornadas.

Ceremonia de Apertura

La Ceremonia de Apertura se realizará a las 9:00 am, en la cual el maestro de ceremonia, Cristina Marcano,

dará la bienvenida formalmente a las jornadas y algunas palabras de agradecimiento. Luego de esto, se

entonará las letras del himno nacional, por parte de La Coral Inocente Carreño. Finalmente el maestro de

ceremonia abrirá paso a las autoridades universitarias a que tomen la palabra.

Palabras de la Decana y del Director de CORPOTUR

Se fundamenta en la presentación tanto de las autoridades de la UDO como de la corporación de turismo.

Estas palabras deben ser breves y alusivas a las jornadas a presentar donde se destaque la importancia del

turismo sostenible.

Desarrollo del Programa Establecido

En este lapso de tiempo se desarrollará el contenido programado para esta jornada.

Ceremonia de Clausura

El grupo de danza de la UDONE realizara un acto en la ceremonia de clausura de las jornadas.

Palabras de Agradecimiento del Coordinador General de CITUR

La Lic. Cristina Marcano dará por culminado oficialmente las jornadas de investigación, invitando a los

presentes a un compartir.


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ACTIVIDADES DURANTE EL POS-EVENTO

A continuación se describirá las actividades presentes en la fase del pos-evento.

Traslado de los Ponentes

Las Coaster estarán ubicadas a las afueras del Centro de Artes Omar Carreño, en donde podrán ser abordadas

por los visitantes para ser trasladados de vuelta al Hotel La Plazuela. Luego, la compañía de transporte Luxor

será encargada del traslado desde el hotel hasta puertos y aeropuerto.

Desmontaje de la Ornamentación y Equipos

Luego de finalizar el evento, el comité de servicios se moviliza al Centro de Artes Omar Carreño para recoger

y desmontar todo los equipos utilizados en las Jornadas.

Limpieza del Lugar del Evento

El Comité de Limpieza se encarga de la limpieza y orden del lugar luego culminado el evento.

Entrega de Balance Final

Finalizada las jornadas, el Comité de Finanzas hace entrega al comité organizador, un balance final donde se

muestran todas los movimientos financieros, además de un estimado de las ganancias obtenidas.

CONCLUSIONES

La planificación y organización de las Primeras Jornadas de Turismo Sostenible de CITUR, cumple con las

etapas de pre-evento, evento y pos-evento, cada una con sus diferentes actividades.

La Organización de estas Jornadas implican tres (3) etapas en la Organización de un evento que no se

pueden manejar por separado, este sistema funciona igual que una cadena, donde cada eslabón es primordial

para alcanzar el objetivo planteado.

Las fases del pre-evento implica las siguientes acciones: la selección de la fecha y lugar del evento, la

elección de los invitados especiales, el diseño de las invitaciones y otro tipo de material, selección de los

recursos necesarios para el desarrollo del evento.

En relación a la fase del evento, incluye el desarrollo de las ceremonias de apertura, la recepción de los

invitados, ceremonia de clausura, y otros aspectos que permitan la ejecución exitosa del evento.

La etapa del pos-evento permite la evaluación de la efectividad con que se desarrolló las Primeras Jornadas

Internacionales de Turismo Sostenible y su impacto en el ámbito turístico y hotelero.

Es necesario mantener el orden y la ejecución de todas actividades presentes en cada fase de la planificación,

organización y ejecución de un evento de esta índole, para lograr el éxito y cumplir las metas propuestas.

Para los organizadores es de suma importancia llevar cada uno de los pasos a seguir dentro de las fases del

evento, para no ignorar detalles que puedan afectar el desarrollo de la Jornada.

Precisar un número exacto de invitados con el fin de prever los recursos y el espacio necesario para el óptimo

aprovechamiento de los mismos.

Efectuar con puntualidad la ceremonia de apertura y clausura es elemento de éxito y permite evitar pérdidas

de tiempo innecesarias que puedan afectar el itinerario establecido, teniendo como consecuencia la pérdida

del control de la actividad.

Bibliografía

FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organización Exitosa. Editorial McGraw-

Hill. México 1997

FRAGE, Etna de. “Eventos Universitarios y Sociales. Fondo Editorial Universidad

Pedagógica Experimental Libertador, 1998

GHERARDI, Eliana. “Cómo hacer eventos exitosos”. Colección Quirón No 36,


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Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela, 2000

GÓMEZ, Carlos. “Gerencia de Eventos Especiales”. Editorial Panapo. Venezuela, 1995

GÓMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. “La Gerencia de Eventos Especiales en las

Relaciones Públicas”. Editorial Panapo. Venezuela, 1989

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