Arkheion 2004 - 1

I SKYGGEN AVMATTILSYNET

H V E M E I E R A R K I V E N E S I D E 8 - 9

ArkheionØSTFOLD I KAS • F Y LKESARK I VE T I OPPLAND • I K A KONGSBERG • AUST- AGDER -ARK I VE T • I K A VEST- AGDER • I K A ROGALAND • I K A HORDALAND • BERGEN BYARKIV • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • IKA MØRE OG ROMSDAL • IKA TRØNDELAG • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA F INNMARK

1#20

04

LES OGSÅ OM:KOMMUNALE GRÅSONEARKIVER SIDE 5

BARNEVERN OG RUSOMSORG SIDE 10

SKATTEOPPKREVEREN SIDE 18

KONSERVERINGSBEHOV SIDE 21

BERGEN BYARKIV SIDE 24

Særlig synes dette å ha vært tilfellet når det gjelder grense-dragning mellom kommune og fylkeskommune på den ene siden og staten på den andre siden. Men også i merkommuneinterne betraktninger kan man se/høre denne infallsvinkelen brukt for å støtte opp under standpunkter,eventuelt svekke synspunkter. Det kan derfor være hensikts-messig å se nærmere på hva dette begrepet bærer i seg av betydningsinnhold.

Proveniensprinsippet er internasjonalt anerkjent som detsentrale ordningsprinsippet for arkiv. Den internasjonale definisjonen av begrepet proveniens finner vi i ICA Dictionaryof Archival Terminology. Fritt oversatt til norsk blir den slik:"Organ, institusjon, organsisasjon eller person som har skaptarkiver i sammenheng med sin virksomhet, forut for avleve-ring til depotinstitusjon." Dette har også gitt opphavet til begrepet "functional provenance" som defineres som "denoppfatning at når et ansvarsområde overføres fra et organ til et annet organ, som følge av politisk eller administrativ endring, kan relevant arkivmateriale også overføres, for å sikre administrativ kontinuitet". Videre er også avledet begre-pet "territorial provenance", dvs. "den oppfatning at arkiverbør oppbevares hos eller tilbakeføres til den depotinstitusjo-nen som har jurisdiksjon innenfor det geografiske områdethvor de ble skapt". "Indre proveniens" er etter dette ikke endel av ICAs proveniensbegrep, men det er vanlig å ta dettemed som andre ledd i en definisjon av proveniens, jf. for eksempel J. H. Marthinsen: Arkivdanning, Oslo 1991, s. 320.

I utgangspunktet skulle ikke ovenstående definisjoner representere større utfordringer innenfor kommunal sektorenn hvor som helst ellers - definisjonene er nøytrale i forholdtil administrative nivåer. Vi ser også at administrativ tilknyt-ning eller forvaltningsnivå i seg selv ikke er et proveniens-kriterium. Det nærmeste man kommer dette, er dersom mantar med sidebegrepet geografisk proveniens (territorial prove-nance), og vil hevde at arkiv skal oppbevares innenfor det geografiske området hvor det er skapt. Men dette er etterdenne forfatterens oppfatning mer et pertinensprinsipp ennet proveniensprinsipp.

I forhold til proveniensbegrepet blir spørsmålet om hvemsom har hatt arbeidsgiveransvaret for leder eller person somhar ivaretatt en sekretariatsfunksjon for et organ i seg selvuten betydning. (Men i en administrasjonshistorisk redegjørel-se for arkivets opphavssituasjon vil dette naturligvis ha sinrettmessige plass.) Særlig hvis vi legger vekt på arkivets indresammenheng, indre proveniens, ser vi at det vil være lite hensiktsmessig å legge vekt på eventuelle endringer i administrativ tilknytning for det arkivskapende organet somsådan, dets leder eller dets sekretariat. Det er altså arkiv-skaperen i seg selv og arkivets indre sammenheng som utgjørden egentlige proveniens, eventuell overbygning er i dennesammenheng uten større interesse.

Når det noen ganger har oppstått diskusjon om et arkivsegentlige proveniens, har det ofte hatt sammenheng medspørsmålet om valg av depotinstitusjon for oppbevaring av eldre og avsluttet arkiv. Til en viss grad har det da vært bruktargumenter som refererer til geografisk proveniens, uten atbegrepet som sådan har vært brukt i større utstrekning.Bakgrunnen for disse diskusjonene har ofte vært det faktumat løsningen når det gjelder depotinstitusjon for eldre og avsluttede arkiver er forskjellig, avhengig av hvilket forvalt-ningsnivå vi snakker om. Det er også et faktum at nettet avgode depotinstitusjoner for forvaltningsnivåene kommune ogfylkeskommune har vært lite utbygget, og for noen distrikterer det fremdeles slik.

I forskrift 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 5-1 tredje ledd er kommuner og fylkeskommuner pålagt å opp-rette egne ordninger for arkivdepot. I den forbindelse vil detnaturligvis være nødvendig å avklare om det er kommunen,fylkeskommunen eller staten som skal ha ansvaret for et bestemt arkiv. Eventuelle uklarheter oppstår ikke som følgeav at vi befinner oss på kommunalt eller fylkeskommunalt forvaltningsnivå. Diskusjonene oppstår fordi en del adminis-trative oppgaver har vandret fram og tilbake mellom de for-skjellige forvaltningsnivåene, inkludert statlig nivå, til delsogså med hybride løsninger når det gjelder administrativ til-knytning. For denne forfatteren står det imidlertid klart at

Arkheion - 1#2004 3

INNHOLD

Nok en gang kan vi ønske nye medeiere velkomne til Arkheion-samarbeidet. Fra dette nummer vil vi ha med oss Bergen Byarkiv og Fylkesarkivet i Oppland.Bergen kommune er alene like stor som et IKA og Fylkesarkivet i Oppland representerer i tillegg til fylkeskommunen også mange kommuner i sitt fylke.

Fra og med kommuneloven 1992 har viljen og lysten til omstilling og om-organisering i kommunene vært formidabel. Den gamle etablerte fag- og utvalgs-strukturen vi kjenner fra de eldre kommunearkivene er praktisk talt helt borte ogerstattet av strukturer som varierer fra kommune til kommune. De senere år har viogså fått et vedvarende økonomisk press mot kommunene fra statens side. Jeg skalikke her bli politisk, men resultatet er at kommunene har svart med en rekke for-skjellige kreative løsninger. Disse omfatter diverse former for samarbeid samtkonkurranseutsetting og privatisering.

Hva med arkivene oppi alt dette? Omorganiseringer er teoretisk ganske greit(men kan gi mye bry i praksis), men hva med samarbeidsordninger, interkommu-nale selskaper, konkurranseutsetting og privatisering? Hvem eier arkivene? Dette er en nøtt som kan gi mye hodebry og/eller krangel senere. Jeg er redd forat de fleste kommuner som setter i gang slike prosjekter glemmer å tenke på arkivene. Hva vil da skje med disse hvis ordningen en dag opphører?

Det burde her være en selvsagt ting at forhold rundt arkivene må være med iplanleggingen før omorganisering. Disse forholdene må bli innbakt i selskaps-avtaler, samarbeidsavtaler og kontrakter med private firmaer. Vi vil i dette nummer av Arkheion presentere noen problemstillinger.

Elektronisk arkivplan er nå ferdig og er et resultat av et interkommunalt sam-arbeid mellom alle de store arkivinstitusjonene på arkivsektoren i Norge. Dette eret flott eksempel på styrken ved samarbeid i saker der ressursbehovet er størreenn hva hver enkelt av oss kan makte. Resultatet går tilbake til kommunene i formav et rimlig produkt som vi tror alle kan ha stor glede av i fremtiden.

I løpet av vinteren og våren er arkivene fra oppvekstsektoren vurdert etterRapport fra Bevaringsutvalget 2002. Det er meningen at prosjektet skal fortsettemed de andre delene av kommunene. På den måten vil vi få en grundig vurderingav kassasjon i hele den kommunale arkivmasse.

Jeg vil her beklage en glipp fra forrige nummer der jeg koplet ABM-utvikling til Bevaringsutvalget. Det er selvsagt Riksarkivaren som står bakBevaringsutvalget og videreføringen av det arbeidet.

Red

Redaksjonskomite:Ole Stian Hovland (FS&F) nestred.Hege Sætrum Kenny (IKAF)Harald Lindbach (IKAT)Nansy Schulzki (AiN)Jens Rønning (IKATrø)Mads Langnes (IKAM&R)Karin Gjelsten (BB)Åse Eikemo Strømme (IKAH)

Sigve Espeland (IKAR)Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA)Bård Raustøl og Berit Stie (AAA)Steinar Marvik (IKAK)Tormod Holbrekken (FiO)Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKAS)

Stort forsidefoto: OFGGrafisk formgivning: Karin Wiwe

PROVENIENS – ET PROBLEM I KOMMUNALE ARKIVER?

PROVENIENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

KOMMUNALE GRÅSONEARKIVER . . . . .5

I SKYGGEN AV MATTILSYNET . . . . . . . . .8

BARNEVERN OG RUSOMSORG

TIL STATEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

HVA ER EN SAMKOMMUNE . . . . . . . . .14

INTERVJUET: SOLFRID KJÆRRAN . . . . .16

ARKIVPROBLEMATIKK PÅ

KOMMUNEKASSA . . . . . . . . . . . . . . . . .18

BERGEN KOMMUNE -

HISTORISK ELEKTRONISK ARKIV . . . . . .20

KONSERVERINGSBEHOV . . . . . . . . . . .21

BERGEN BYARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . .24

INTERNSIDER:

ØSTFOLD IKAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

FYLKESARKIVET I OPPLAND . . . . . . . . .25

IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . .26

AUST-AGDER-ARKIVET . . . . . . . . . . . . .26

IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . . 28

BERGEN BYARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . .28

IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . . 29

FYLKESARKIVET I S & F . . . . . . . . . . . . .30

ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .30

IKA TROMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

ISSN 0809 -1145

LED

ER

RIKSARK IVETT E K S T : AV D.D I R . TO R B R E I V I K

ArkheionDeltakere:Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)Arkiv i Nordland (AiN)IKA Trøndelag Iks (IKATrø)Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKSFylkesarkivet i Sogn og FjordaneBergen Byarkiv (BB)Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH)Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR)Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)Aust-Agder-Arkivet (AAA)IKA Kongsberg (IKAK)Fylkesarkivet i Oppland (FiO)Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKAS)

Arkheion er medlemsblad for de interkommu-nale arkivene i Norge. Vi er 14 medeiere somrepresenterer 15 av landets fylker. Bladet tarsikte på å være fagtidsskrift for den kommu-nale arkivsektor i landet.

Proveniensprinsippet har av og til vært brukt som argument i diskusjoner om hvor bestemte arkiver bør oppbevares, eller når det gjelder hvem som skal bære

kostnadene med langtidsoppbevaring av materialet.

>>>

Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK)Nansensgate 13616 KongsbergTlf.: 32 86 63 79 Telefaks: 32 72 49 54

E-post: [email protected]

Arkheion - 1#2004 5

I KA MØRE OG R OMSDALT E K S T : M A D S L A N G N E S

dette egentlig ikke dreier seg om proveniensproblemer, menmer er spørsmål om hensiktsmessighet når det gjelder hvorarkivene skal oppbevares. Dette er en økonomisk problem-stilling, med islett av lokalpatriotisme (ære være den!), ogikke en prinsipiell diskusjon om forståelsen av proveniens-begrepet. Vi må passe oss for å la en slik teoretisk skinn-diskusjon komme i veien for de gode praktiske løsningene.

Men arkiver med såkalt "blandet proveniens" eller "sekundær proveniens" finnes. Etter det som er sagt ovenformå definisjonen på et arkiv med blandet proveniens bli "enarkivmengde som inneholder materiale fra flere arkivskape-re". Det følger av begrepet "functional provenance" at detat en oppgave overføres fra et organ til et annet organ,også kan medføre overføring av arkivmateriale. Men dettebehøver ikke nødvendigvis bety at det oppstår en ny prove-niens. Dersom overføringen er nødvendig for den adminis-trative sammenhengen, kan dette like godt sees som en fort-settelse av den opprinnelige proveniens. Begrepet sekundærproveniens kan da reserveres for situasjoner der materialehentes ut av et arkiv for å inngå i en helt ny sammenheng i et annet arkiv, og arkiver med blandet proveniens blir da arkiver som inneholder materiale med både primær og sekundær proveniens. Dagens regelverk for offentlige

arkiver har blant annet som siktemål å forhindre at slike arkiver oppstår i framtiden. I hvert fall skal man holde de enkelte delene atskilt fra hverandre.

Omorganiseringer i kommunal/fylkeskommunal sektor ogoverføring av oppgaver mellom våre tre forvaltningsnivåer,skal altså ikke behøve å representere prinsipielle problemer i forhold til proveniensprinsippet. Problemene kan med fordel reduseres til praktiske spørsmål, der det gjelder å finne gode løsninger. Det samme må gjelde for arkiver som i dag er avsluttet. Ansvaret for oppbevaringen må plasseres,men det er ikke et proveniensspørsmål. Så kommer i tilleggspørsmålene om arkivene som skapes i forbindelse med konkurranseutsetting av offentlige oppgaver, offentlig eideselskapskonstruksjoner av forskjellig slag og løsning av opp-gaver i fellesskap og/eller på tvers av forvaltningsnivåer.Men dette er heller ikke spørsmål om proveniens.Hovedproblemet er som regel også her heller hvilket regelverk som skal gjelde. Skapes det for eksempel offent-lige eller private arkiver? Og i noen tilfeller må det bareganske enkelt treffes et valg hvorvidt det er staten, fylkes-kommunen, eller kommunen, eventuelt hvilken fylkes-kommune eller kommune, som skal ha ansvaret for det arkivet som skapes. •

>>>

4 Arkheion - 1#2004

KOMMUNALE GRÅSONEARKIVERMange som arbeider med arkiv opplever at det kan vere problemstillingar knytte til arkivmateriale av

blanda eller skiftande proveniens. I denne artikkelen skal me sjå at dette ikkje er nye utfordringar

i våre dagar, men har vore aktuelle spørsmål også i tidlegare tider.

GRÅSONEARKIV

Me kan aller først gjere oss kjente med kva slags arkiv-materiale som er tema for denne artikkelen. Då kan detvere greitt å ty til Arkivlova, som kan gje oss nokre inn-leiande stikkord i så måte. § 19 tek for seg privatarkiv medoffentleg tilknyting, og me kan lese at Riksarkivaren harmynde til å fastsetje at arkivmaterialet etter private retts-subjekt som mottek faste offentlege tilskot skal følgje føre-segnene som gjeld offentlege arkiv. Vidare er det interes-sant å sjå på § 20. Der kan me lese at Riksarkivaren kanfastsetje at eit arkiv heilt eller delvis skal følgje dei reglanesom gjeld for tidlegare status, om eit arkivskapande organskiftar status frå statleg til kommunalt, eller frå offentlegtil privat. Når ein skal tolke desse paragrafane, forstår einat ein kan kome over i ei "gråsone" for enkelte arkiv, derdet kan vere problematisk å fastsetje status og arkivansvar.Likeeins forstår me at dette heller ikkje kan ha vore eitukjent problem tidlegare. I fagmiljøa har ein gjeve arkiv avein blanda proveniens namnet gråsonearkiv, og Riksarkivet(RA) sette også ned ei arbeidsgruppe for å arbeide medspørsmål knytte til proveniensen for slikt arkivmateriale. RAs arbeidsgruppe definerer arkiv av blanda proveniens,eller såkalla gråsonearkiv, som arkiv der det er vanskeleg åavgjere kva forvaltningsnivå som skal ha depotansvar. Deiskriv vidare at arkiv av blanda proveniens oppstår når kom-munal, fylkeskommunal og statlig verksemd (og ev. privat)har vakse fram i eit forvaltingsmessig/administrativt sam-spel om oppgåveløysingane. Arkivproblematikken er vidareat arkivdokumenta som er skapte i denne samanheng ikkjeer skilde i eigne kommunale, fylkeskommunale eller statli-ge seriar. Det kan også vere vanskeleg å avgjere kva statusarkivskaparen har hatt i den aktuelle verksemda.

Når det gjeld arkiv av blanda proveniens skriv RAs

arbeidsgruppe at dei er skapte fordi eit administrativt fellesskap av arkivskaparar, som utfører oppgåver med ulikforvaltningsmessig tilknyting parallelt i tid, har danna fellesarkivseriar. Arkiv av skiftande proveniens er i motsetnad tildette skapte av ulike arkivskaparar i ei tidsrekkjefølgje.

EI GAMAL PROBLEMSTILLING

Problematikken kring "gråsonearkiv" er på ingen måte nyi den kommunale sektoren, då kommunane heilt frå deivart oppretta etter formannskapslovene av 1837 har tekeopp i seg og skild ut frå seg ulike arkivskaparar. Eit dømeher kan vere fattig- og skulekommisjonane som hadde røter attende til 1700-talet, men som vart ein del av denkommunale oppgåveløysinga frå 1837. Skule- og fattigsa-kene vart etter 1837 handsama av dei såkalla kombinerteformannskapa, der det sat medlemar frå skule- og /ellerfattigkommisjonane saman med det ordinære formann-skapet, og med soknepresten som lovpålagt ordførar. Arkivsaker som gjeld skule- og fattigvesen vil difor vere åfinne i kommunearkiva. Likevel vil det ofte vise seg at ikkje"alt" er der, då desse arkivsakene dels kan reknast somgråsonearkiv dei første tiåra etter formannskapslovene.Prestanes leiande organisatoriske rolle i så vel skule- somfattigkommisjon innebar at dei mest var å rekne både somformenn, sekretær og rekneskapsførar. Når det gjeld for-handlingsprotokollane, er dei førte for seg sjølve og vil iutgangspunktet vere å finne i dei kommunale arkiva. Mennår det gjeld korrespondanse med tilhøyrande journalarog kopibøker, vart dei ofte førte saman med prestens øvri-ge korrespondanse. Ein manglar difor ofte desse arkivsake-ne for skule- og fattigkommisjonane i kommunearkiva,medan dei er å finne samanvevde med prestens embets-arkiv som ligg på Statsarkiva.

GRÅSONEARKIVER

>>>

6 Arkheion - 1#2004 Arkheion - 1#2004 7

DØME FRÅ ROMSDAL

Ein kan også møte på andre proveniensproblem, der eitdøme kan hentast frå indre Romsdal. Grytten prestegjeld ut-gjorde eit prestegjeld og eit formannskapsdistrikt frå 1837,men allereie i 1840 vart Eid og Voll sokn utskild som eit eigeformannskapsdistrikt. Skule- og fattigstellet var likevel samsfor heile Grytten prestegjeld fram til 1860-talet. Ein vil diforikkje finne arkivsaker etter skule og fattigkommisjonane iEid og Voll formannskapsdistrikt frå perioden 1840 til 1863om ein ser i arkivmaterialet etter kommunen, sjølv om dettevar ein sjølvstendig kommune i denne perioden. Ein vil deri-mot finne skule- og fattigsaker som gjeld også for Eid ogVoll i arkivsakene etter dåverande Grytten formannskapsdis-trikt. Ein hadde altså det ein mest kan kalle eit "interkom-munal" skule- og fattigteneste for dei to herada i perioden1840 til 1860, der arkivsakene vart verande hjå Grytten for-mannskapsdistrikt, som jo Eid og Voll hadde vorte skild ut ifrå i 1840. Desse arkivsakene går forresten også attende til1700-talet, altså fleire tiår før formannskapslovene.

Dømet kan føre oss over på ei anna gråsone når det gjeldarkivproveniens: nemleg dei interkommunale selskapa.Interkommunale selskap av ymse slag kan i dag by på pro-blem når det kjem til arkivhandteringa, men dette er ikkjenoko nytt. Allereie tidleg fekk ein ymse interkommunale selskap. Mellom anna har eg sett arkivsaker frå 1930-taletder Ottadalen-Gerianger-Stryn interkommunale bilselskap er nemnt, som attpåtil femner om tre fylke. Korleis arkiv-ansvaret vart løyst her kjenner eg dessverre ikkje til.

KOMMUNAL NÆRINGSVERKSEMD

Gjennom tidene har kommunane også vore involverte i ymsenæringsdrift. Kjente døme ein finn i mange kommunar, kanvere kornmagasin og elektrisitetsverk. Ein har også andreverksemder som formelt sett ikkje har vore kommunale, mensom kommunane i praksis har fått arkivansvaret for, då deivar nært samanknytte. Når det gjeld lovgjevinga, var ikkjebestemmingar om kommunal næringsdrift direkte handsa-ma i formannskapslovene av 1837.

I mange kommunearkiv finn me materiale etter korn-magasina, eller bygdemagasina som dei også vart kalla.Kornmagasina fungerte som ein mellomting mellom bankog forsikringsselskap, der folk kunne setje inn og ta ut korn.

Lån skulle betalast attende med renter, til dømes ei skjeppepr. tynne. I mange bygder vart kornmagasina oppretta påslutten av 1700-talet av bygdas leiande menn. Etter for-mannskapslovene av 1837 vart kornmagasina lagt under detkommunale styret, men i løpet av 1830- og 1840-talet byrjaein i dei fleste kommunar å realisere verdiane i kornmagasi-na. Nye tider med større innslag av pengeøkonomi og betrehandelssamband ut i verda, gjorde det unødvendig å hakornmagasin kring om i bygdene.

Kornmagasin kunne altså ha vore i drift i fleire tiår før deivart lagde under kommunalt styre. Men sjølv om dei berrelåg under kommunane i nokre få år før dei vart nedlagde,ser me oftast at arkivmaterialet deira er å finne i kommune-arkiva. Av erfaring veit ein også at det ikkje er uvanleg å finne arkivmateriale etter kornmagasina i hendene til museum og historielag. Materialet høyrer heime i kommune-arkiva, men bør verkelig ikkje stuvast vekk, då desse proto-kollane er ei viktig og interessant kulturhistorisk kjelde. Imøtebøkene og rekneskapsprotokollane etter kornmagasinakan ein både finne opplysingar om gode kornår og reine svolt-år, samt anna interessant jordbruks- og kulturhistorisk stoff.

Annleis var det med sparebankane som vart oppretta imange landkommunar frå 1840 og utetter. Det var gjernedei realiserte midlane frå kornmagasina som vart nytta tilgrunnfond for sparebankane der det var kommunestyra somoppretta bankane. Eit døme her kan hentast frå Herøy for-mannskapsdistrikt på Sunnmøre. Der vart det skipa kornma-gasin i 1815, men utetter 1830-åra vart dette mindre bruktog meir og meir en Torn i de Flestes Øine, som det heiter segi forhandlingsprotokollen til formannskapet. I 1841 vart detdifor avvikla, og kommunestyret kom overeins med part-havarane om å bruke midlane etter kornmagasinet til skiping av ein sparebank. Men medan kornmagasina rettslegsett var kommunale, galdt ikkje dette for sparebankane. Ein vil difor ikkje finne arkivmateriale frå sparebankane i deikommunale arkiva, anna enn som eit særsyn.

Eit anna gråsonetilfelle mellom kommunalt/privat kanvere branntrygdelaga frå same tida. Også her kunne kom-munestyret vere skipar av verksemda, men utan at det varlovfesta. Ein finn likevel ikkje så rett sjeldan arkivmaterialefrå branntrygdelaga i saman med det kommunale arkiv-materialet. Arkivmaterialet er formelt sett ikkje kommunalt,og kan like godt høyre heime på museum eller i annan arkiv-institusjon.

AVSLUTTING

Spørsmål kring ansvaret for arkivmateriale av blanda ellerskiftande proveniens har lenge vore aktuelle. For gråsone-arkiv av nyare dato, der arkivskaparar til dømes har skifta fråkommunal/fylkeskommunal til statleg status, viser det seg fråseinare år at det kan oppstå tvistar og usemje kring arkiv-ansvaret. Ut av denne artikkelen, ser ein at slike spørsmål bådeer og har vore aktuelle også for det eldre arkivmaterialet.

Til dømes har det gjennom åra vore noko usemje om kvarkommisjonsarkiva (til dømes skulekommisjonen og fattig-kommisjonen) skulle deponerast. I praksis har det vel ikkjevore noko eins politikk på dette området, men ein har hellernærma seg dei einskilde sakene med ei pragmatisk instilling.Gnissingane som har oppstått i så måte, er til dømes nårArkivverket har bede om overføring til statleg depot av kom-misjonsarkiv. Dette har dels vorte oppfatta som eit trugsmålmot kommunanes eige arkivansvar, deira historiske doku-mentasjon og identitetsskapande arkivmateriale som deigjerne har lagt ned mykje arbeide i å sikre.

Me kan avslutte med å sjå på kva tilrådingar RAs arbeids-gruppe har å kome med for arkivmateriale av blanda prove-niens. Arbeidsgruppa ser pragmatisk på utfordringa, og meiner ein i første omgang må ta omsyn til i kva grad kom-munar og fylkeskommunar ivartek depotfunksjonane i deieinskilde fylke. Gråsonearkiv bør vidare i utgangspunktet definerast som kommunale, om dei er skapte som eit resultatav oppgåveløysing i eit kommunalt fellesskap, der depot-

ansvaret bør takast hand om kommunalt/fylkeskommunalt/-interkommunalt. Men der det har gått føre seg ei kommunaloppgåveløysing som ikkje kan skiljast frå ei samanrøring medei statleg oppgåveløysing, meiner arbeidsgruppa at Arkiv-verket skal ta hand om arkivmaterialet, om det ikkje strir mot sentrale arkivfaglege prinsipp. For arkiv av skiftandeproveniens er det i utgangspunktet enklare å avgjere depotansvar, då det skal tilleggast det forvaltningsnivå somhadde ansvaret for oppgåveløysinga fram til den tida då organet vart nedlagt eller overført til eit anna forvaltings-nivå. Her må likevel innvendast at dette berre er i utgangs-punktet – då det også her er ein god del men inne i biletet.Det får derimot bli omtala ved neste høve. •

Kjelder:Mykland og Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Kommunane. 1987.Arkivlova med forskrifter.Riksarkivet: Arkiv av blandet proveniens. Høring.

>>>

I KA KONGSBERGTE K S T : S T E I N A R M A RV I K

Ved kgl.res.20.12.2002 ble Mattilsynet opprettet som eget for-valtningsorgan administrativt underlagt Landbruks-departementet med virkning fra 01.01.2003.

Med dette vedtaket kom en av de største administrativeomveltningene i det offentlige de siste årene. Det nye tilsynetskulle ha ansvaret for oppgavene til Statens næringsmiddeltil-syn, de kommunale næringsmiddeltilsynene,Fiskeridirektoratets sjømatkontroll, Statens dyrehelsetilsyn ogStatens landbrukstilsyn. I alt 1300 arbeidsplasser ble samlet ien organisasjon med virkning fra 01.01.2004.

Det som er interessant for oss i saken er selvsagt at de kom-munale næringsmiddeltilsynene da sluttet å eksistere og vifikk en ny statlig organisasjon med til dels helt ny regionopp-deling. Det vil si; noen oppgaver ble ikke overtatt av Staten.Dette gjelder laboratoriedelen og miljøverndelen av de tidli-gere næringsmiddeltilsynene.

En slik stor omorganisering gjør noe med statusen til arki-vene! I løpet av våren 2003 ble det derfor satt i gang etarbeide i regi av konsulentfirmaet Brodd for åta tak i denne problemstillingen. Midt imai 2003 ble jeg gjort oppmerksompå at Brodd varslet om en størreinnsats på arkivsiden. Ved skriv12.05.2003 ser vi at nærings-middeltilsynene ble bedtom å kartlegge alle sinearkiver. Videre står det:"Til høsten eller nestevår skal arkivene klar-gjøres for avlevering tilkommunearkivet/by-arkivet eller interkom-munalt arkiv.

Klargjøring vil si årense, ordne, merke ogpakke arkivmaterialet påforeskreven måte, samt

lage avleveringsliste. Dette er en faglig oppgave som du ikkeskal gjøre selv.

Det er foreløpig ikke bestemt hvem som skal utføre jobbenmed klargjøring av arkivene. Det vil bli foretatt en offentligutlysing i Doffin-basen i juni om dette. Dersom kommunenønsker å gjøre klargjøringsarbeidet for deg, og få betalt fordet, må de gi tilbud i konkurranse med andre firmaer. Hvisdet inngås avtaler nå, er det kommunene selv som må betale.Gi i så fall tilbakemelding til Brodd!"

Næringsmiddeltilsynene ble også bedt om å ta kontaktmed vertskommunene for å høre med dem om deponering.

Det ble her lagt opp til et storstilt prosjekt med ordning avalle næringsmiddeltilsynenes arkiver betalt av Staten(?) forsenere deponering i vertskommunen. Dette var for så vidtgreit nok, men noe uklart i detaljene.Vi ved IKA Kongsberg informerte våre medlemskommunerom situasjonene og ba dem ta stilling til problematikken

rundt depot og vertskommuner. Vi fikk til svar at de flestevertskommunene kunne ta på seg ansvaret mot

en fordeling av kostnadene.Utlysningen av "Klargjøring av arkiv

for avlevering eller overføring til ar-kivdepot" er datert 03.07.2003, og

nå gikk det unna! Kartleggingenav 90 kommunale og interkom-

munale næringsmiddeltilsynviste en total arkivmengdepå 2330 hm. Anbyderneskulle innen 15.08.2003 lagespesifiserte tilbud på ord-ning av hele eller deler avdette med ferdigdato31.05.2004, altså ordning av2330 hm arkiv på 9 måne-

der! Intensjonen for de ferdig ordnede arkivene var at

de skulle overføres til kommu-

nale/interkommunale depot eller til Mattilsynet.I denne prosessen ble IKA Kongsberg forespurt om vi

kunne/ville ta imot arkivmateriale på vegne av vertskommune-ne. Vi ble også forespurt om vi kunne påta oss en del av ord-ningen. Begge deler ble besvart positivt, men vi sendte ikke inn et formelt anbud.

Den 17.09.2003 kom meldingen vi delvis hadde ventet på:Mattilsynet hadde bedt om at prosjektet med klargjøring av arkiv utsettes på gunn av endrede økonomiske betingelser. Deøkonomiske realitetene hadde tydligvis begynt å sige innoverde impliserte parter. Det endelige nådeskuddet fra Mattilsyneter datert 27.10.2003. Hele anbudskonkurransen ble da avlyst.Men hvordan gikk det med arkivene oppi alt dette? På henven-delse til Mattilsynet fikk vi som svar at de arbeidet med retningslinjer for arkivene for hver enkelt fusjonspartner.Denne fikk form av to interne notater sendt ut til arkivperso-nale, og til saksbehandlere og ledere den 24.11.2003. Det bleder tatt behørig hensyn til proveniensprinsippet med skarptperiodeskille og bortsetting av "historisk arkiv". Det nyeMattilsynet vil ha sentralt, fullelektronisk arkiv i Brummunddal.Blir dette notatet fulgt, skulle det ikke være noen umiddelbarfare for arkivene.

Når det gjelder depotspørsmålet har det kommet en uttalel-se fra Riksarkivet. Bodø kommune skrev 17.10.2003 til Brodd atde ikke så det som sitt ansvar å være depot for Nærings-middeltilsynet i Salten. En måned senere skrev Riksarkivet tilBrodd at etter Lov om samordnet næringsmiddelkontroll av17.mars 1978 og §27 i kommuneloven av 25.sept.1992 er næringsmiddelkontrollen et klart kommunalt ansvar. Om opp-bevaringen av arkivene sa Riksarkivet: "Kommuner som haroppfylt kravet om næringsmiddeltilsyn gjennom en felles kon-trollordning, vil måtte samarbeide om å løse denne siste opp-gaven for det organet man har opprettet". Det prinsippiellegrunnlaget burde derfor være fastslått.

Denne saken viser tydelig hvor dårlig det står til med arkive-ne våre selv i 2003. Det ble gjort forsøk på planlegging, men pået nivå uten klar ekspertise eller myndighet. Hvor varRiksarkivet i denne prosessen? Burde ikke de, i samarbeid medkommunesektoren, vært i en posisjon der de kunne gi fagligstøtte og veiledning til de rette instanser? En avklaring av an-svarsforhold og en faglig god instruks i god tid før 01.01.2004ville har fjernet noe av grunnlaget for denne artikkelen, og

gitt en overgang fra kommunale næringsmiddeltilsyn til statligmattilsyn uten dramatikk.

Det burde i forkant vært slått fast at arkivene etter næringsmiddeltilsynene er kommunale og skal til kommunalearkivdepoter. Eventuelle faglige behov for arkiv hosMattilsynet kan ordnes med kopiering eller utlån. De fleste avnæringsmiddeltilsynene var interkommunale. Det burde værtfastslått at vertskommunene/hovedkommunen har et ansvarher, men med rett til økonomisk kompensasjon fra de andredeltakerkommunene. Den faglige avslutningen av arkiveneskulle det heller ikke vært så vanskelig å lage med skarpt periodeskille og opprettelse av nytt elektronisk arkiv hosMattilsynet.

Ser vi litt bak de faktiske hendelsene finner vi at saken ogsåhandler om arkiver med interkommunalt opphav. Hvem eieregentlig slike arkiver? Rent formelt er eierne de kommunenesom deltar i det interkommunale samarbeidet, men de kan joikke ta med seg hver sin bit om selskapet skulle bli oppløst/-nedlagt. Det ble sagt noe om vertskommunens ansvar under-veis i denne saken, men kan de alltid opptre på vegne av et interkommunalt selskap? IKA Kongsberg har Kongsberg kom-mune som "vertskommune", men de deltar ikke i samarbeidet!Det ville være meningsløst om de skulle få et depotansvar forvåre arkiver om vi skulle bli oppløst.

Løsningen må være å få en bestemmelse om arkivet inn i selskapsavtalene. Denne må si noe om hvem som skal ha ansvaret for arkivene og også noe om fremtidig økonomisk ansvar. Dette gjelder ikke bare ved nedleggelse, men er ogsåaktuelt ved bortsetting til arkivdepot som etter arkivlovens forskrifter skal skje etter 25-30 år.

Lærdommen her må være at det er viktig med organisasjo-ner som kan ta seg av det arkivfaglige ved omorganiseringer.Vi trenger ikke gå lenger enn til enkeltkommuner for å se behovet. Jeg vil tro at arkivlederne ofte kan har problemermed å bli hørt når ledelsen lager nye organisasjoner. Men, påriksplan kan det være like vanskelig. La oss håpe Riksarkivetstår mer sentralt neste gang det skjer en slik omorganisering. •

I SKYGGEN AV MATTILSYNETHvem eier interkommunale arkiver?

Fotos: Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker/Kim Holthe

Arkheion - 1#2004 98 Arkheion - 1#2004

BARNEVERNOG RUSOMSORG TIL STATEN

FYLKESARKIVET I OPPLANDT E K S T : S V E I N A M B L I E

Fylkeskommunens ansvarsområde er de siste to åra blittsterkt redusert som følge av flere statlige reformer.Og som alltid har dette store konsekvenserfor arkivene. I denne artikkelen vil detbli redegjort litt om bakgrunnenfor reformene innen barnevernog rusomsorgen, de arkivmessi-ge konsekvensene, og hvordanprosessen forløp fram til statenovertok ansvaret 1.1. 2004.

Bakgrunnen for at departemen-tet igangsatte en utredning av frem-tidig organisering av de oppgavene fylkes-kommunen fram til nylig har hatt ansvaret for in-nen barnevern-, familievernområdet og rusomsorgen, varbl.a. at andre omfattende reformer hadde endret rammebe-tingelsene for disse tjenestene. Ansvaret for spesialisthelse-tjenesten, herunder barne- og ungdomspsykiatrien og delerav rusmiddelomsorgen, ble med virkning fra 1. januar 2002overført fra fylkeskommunen til statlig eide helseforetak.

BARNEVERN OG FAMILIEVERN

Inntil 2002 var fylkeskommunens ansvar og oppgaver på barnevernområdet i hovedsak de samme som ved inngangentil 1980-tallet. Da gjeldende barnevernlov ble forberedt ogsenere vedtatt i 1992, var det ingen uenighet om at barne-verninstitusjonene skulle være et fylkeskommunalt ansvar.Det var heller ingen uenighet om fylkeskommunens ansvarfor rekruttering og formidling av fosterhjem.

Familievernet derimot hadde bare vært et lovfestet fylkes-kommunalt ansvar siden 1998. I lovens forarbeider (Ot prp.nr. 6, 1996-97) ble det vist til at det var ett til seks familie-vernkontorer i hvert fylke, og at dette gjorde tjenesten velegnet for fylkeskommunal forvaltning.

En annen årsak til at departementet igangsatte utredningom en ny organisering av fylkeskommunens oppgaver påbarnevernområdet, var de problemer som er knyttet til endel av de oppgavene fylkeskommunen har ansvaret for etter

dagens barnevernlov. Disse problemene var nært knyttet tilfylkeskommunens ansvar for barneverninstitusjonene. I

mange fylker ble tilbudet sett på som mangel-fullt, både med hensyn til antallet institu-

sjonsplasser og til kvaliteten på tilbudet. Under Stortingets behandling av inn-stillingen om oppgavefordelingenmellom kommune, fylke og stat (St.meld. nr. 31, 2000-2001), ble fylkes-

kommunens fremtidige rolle inngåen-de diskutert. Det sentrale spørsmålet i

vurderingen av fremtidig organisering har,ifølge departementet, vært hvilket forvaltnings-

nivå som har de beste forutsetninger for å virkeliggjørede målene som er satt for virksomheten. Blant annet å eta-blere et likeverdig og godt tiltaksapparat i hele landet.Regjeringen og Stortinget har på sin side utalt at de ønsker åøke kvaliteten i alle ledd av barnevernet og familievernet. Helsereformen med innføring av helseforetak fra 1. januar2002, la altså avgjørende føringer for organiseringen av bar-nevernet og familievernet. Dette ble forsterket i oktober2002 da Regjeringa la fram en odelstingsproposisjon som innebar overføring av fylkeskommunens ansvar for spesiali-serte tjenester for rusmiddelmisbrukere som systematisk hø-rer inn under spesialisthelsetjenesten, samt eieransvaret forinstitusjonene, til de statlige regionale helseforetakene, Jf. Ot.prp.nr 3 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. og i enkelteandre lover. Hensynet til barnevernets og familievernets sam-arbeidsbehov med tjenester som er lagt til helseforetakene,talte mot fortsatt fylkeskommunal organisering av disse tjenestene, het det.

11. februar 2003 ble en merkedag for barnevernet og familievernet. Da vedtok et enstemmig Storting endringer ibarnevernloven og familievernkontorloven. Og 1. januar2004 var dagen da staten overtok ansvaret fra fylkeskommu-nene mht. drift av familievernkontorene, barneverninstitu-sjonene og viktige deler av fosterhjemsarbeidet.

STATLIG OPPNEVNT ARBEIDSGRUPPE

Det nye organet som ble opprettet som følge av den statligeovertagelsen fikk navnet Statens barnevern og familievern(SBF). Dette er organisert som et forvaltningsorgan underlagtBarne- og familiedepartementet. SBF er, foruten hovedkonto-ret, inndelt i fem regionkontorer. Hvert regionkontor har videre ansvaret for et visst antall driftsenheter, fagteam m.m.

Lenge før Stortinget formelt vedtok overføring av ansvaretfra fylkeskommunen til staten, hadde planleggingen foregått idepartementet. Flere arbeidsgrupper ble tidlig oppnevnt forat overtagelsen skulle skje mest mulig problemfritt. Også nårdet gjaldt arkiv ble det nedsatt ei arbeidsgruppe etter initiativfra Riksarkivaren. Her var Riksarkivaren representert fra star-ten av i 2002. Ellers hadde gruppa følgende sammensetning:Leder: Bjørg Torgersen, BFD, medlem: Tom Oddby, DorothyEngeseth (arkivleder Fylkesbarnevernet i Vest-Agder, IngerHåkestad (økonomileder Fylkesbarnevernet i Nordland),Ninnie Bjørnland (nestleder inntak Fylkesbarnevernet iBuskerud), Kristin Breda (leder Familievernkontoret iFredrikstad) og Kåre Olsen (RA). 1)

Gruppa hadde fått følgende mandat: 1. Utarbeide felles arkivnøkkel for SBF sine fagsaker

(klasse 3 og 4),2. utvikling av arkiv- og saksbehandlingssystemet

(Ephorte ble valgt), 3. felles arkivrutiner for SBF, 4. retningslinjer for overføring av arkivmateriale fra

fylkeskommunene til SBF, 5. generell rådgivning til fylkeskommunene, 6. og opplæring av ansatte i SBF.

I denne sammenhengen er det punkt 4 vi skal se nærmere på.Gruppa drøftet igjennom ulike arkivteoretiske problemstilling-er i forbindelse med overføringen av arkivmateriale (jfr arkiv-forskriften §3-23) fra fylkeskommunen til det nyopprettedestatlige organet, for derigjennom å legge fram konkrete for-slag til løsninger.

Sentrale problemstillinger var:• Hensynet knyttet til proveniensprinsippet.• Hvilket materiale skulle overføres, og hva skulle forbli i

fylkeskommunen og avleveres til depot?• Av det overførte materialet, skal noe eventuelt tilbakeføres

til fylkeskommunen?• Hvordan sette skille ved de saker som ikke skal overføres,

men forbli i fylkeskommunen?

I et brev fra BFD til landets fylkeskommuner, datert 3. sep-tember 2003, ble følgende anbefaling for håndtering av depapirbaserte arkivene gitt:• Barnevernmapper. Mapper vedrørende personer som fyller

20 år i 2003, og for eldre avslutta mapper, beholdes i fylkes-kommunen. Alle andre skal overføres til SBF.

• Familievernjournaler. Journaler for klientsaker avsluttet t.m. 31.12. 2000 beholdes i fylkeskommunen. Alle andre overføres SBF.

• Personalmapper. Personalmapper for ansatte som overføres,lånes ut til SBF for en periode på 3 mndr. Disse skal tilbakeføres til fylkeskommunen innen 31.3. 2004.

• Fosterhjemsmapper. Mapper som ikke lenger er aktuelle beholdes i fylkeskommunen. Alle andre overføres til SBF fra 1.1. 2004.

• Sakarkiv. Beholdes i fylkeskommunen for foregående periode. Inneværende periode overføres til SBF fra 1.1.2004.

>>>

Foto øverst: Lillehammer barnehjem ble offisielt åpnet i 1925.Mange i samtiden ga høylydt uttrykk for at dette var alt for stort og

dyrt for byen. Barnehjemmet ga rom for om lag 15 barn. Enkelteplasser ble fylt opp av barn fra andre byer.

Barnehjemmet på Lillehammer var under okkupasjonen hjem også for barn av ’’Lebensborn’’. Den tyske grunntanken bakLebensborn var å produsere det renrasete individ av arisk/germansk rase. I Norge ble det etter press fra tyske myndigheterbestemt at hvert barn, der en okkupasjonssoldat var far, skulle gis et Lebensborn-nummer og innordnes Lebensborn-organisasjonen. De aller fleste norske barn med tysk far, som ble født under krigen hadde derfor et slikt nummer.

1) I tillegg var noen av BFD sine prosjektfolk med fra tid til annen.Kåre Olsen møtte bare på det første møtet, og ble deretter kun holdtorientert om gruppas arbeid. Martin Bould møtte på gruppas sistemøte, som representant for RA når temaet var elektronisk arkiv.

10 Arkheion - 1#2004 11

Arkheion - 1#2004 13

Denne måten å løse håndteringen av arkivene var altså etanbefalt forslag, med unntak av personalmappene. Herhadde Riksarkivaren gitt klare føringer på at disse skulle leveres tilbake til fylkeskommunen.

Særlig når det gjelder sakarkivet er det nok valgt ulike løs-ninger. Enkelte har nok valgt å periodisere arkivene ved nytt-år, for dermed å beholde de saksdokumentene som er skapt ifylkeskommunen. Det største problemet for mange er atprinsippet om faste arkivperioder med periodisering ikke harvært fulgt. Å snakke om forrige periode blir dermed lite relevant.

Rent prinsipielt skal arkiver skapt i fylkeskommunen forblii fylkeskommunen, slik at arkiver som er overført av praktis-ke grunner, bør tilbakeføres om 25-30 år når de skal avleve-res til depot. Arbeidsgruppa argumenterer imidlertid for envarig overføring og viser til at dette er mest hensiktsmessig.

På dette grunnlaget søkte BFD Riksarkivaren om en per-manent overføring av fylkeskommunalt skapt arkivmateriale.I Riksarkivarens svar til BFD av 21.8.2003 presiseres det at slikoverføring i praksis som oftest skjer på permanent basis. Pågrunnlag av dette ga Riksarkivaren BFD full støtte til en permanent overføring, da med unntak av personalmappene.For å kunne bevare den indre proveniens støttetRiksarkivaren arbeidsgruppas forslag om at fylkeskommunaltskapte arkiver holdes adskilt fra det som er skapes i SBF.

De anbefalte løsninger, samt konklusjonen om en perma-nent overføring vil neppe ha full tilslutning i alle arkivmiljø-er, men det positive er at reformen ble grundig forberedtrent arkivmessig, og at de ulike berørte parter sammen komfram til et anbefalt forslag.

Det er allikevel en klar svakhet at det ikke ble gitt tilsvaren-de anbefalinger med hensyn til håndteringen av de elektronis-ke arkivene. Nærmere bestemt gjelder dette først og fremstde elektroniske fagsystemene IDA og ODA. Arbeidsgruppa harimidlertid jobbet videre med problemstillinger knyttet til elektroniske arkiver. I nærmeste framtid vil gruppa overfor de berørte komme med konkrete anbefalte løsninger.

Hva så med Rusreformen, som langt på vei foregikk paral-lelt? Hvordan ble de arkivmessige utfordringene ivaretatt.?Var det en tilsvarende prosess som ved overføringen av ansvaret for barne- og familievern?

RUSREFORM I OG II

Inntil januar 2003 var oppgavefordelingen knyttet tiltjenester overfor rusmisbrukere tredelt:Kommunen, som den primære velferdsprodusenten, haddedet gjennomgående ansvaret for å yte bistand til rusmiddel-misbrukere. Fylkeskommunen hadde ansvaret for etablering og drift avinstitusjoner for rusmiddelmisbrukere. Herunder spesialisertehelsetjenester, spesialiserte sosiale tjenester og omsorgs-institusjoner Staten, etter etableringen av de regionale helseforetakene,hadde ansvaret for spesialisthelsetjenesten for rusmiddel-misbrukere.

Rusreform IStortinget vedtok 28. januar 2003 forslagene i Ot.prp. nr. 3(2002-2003) endringer i lov 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. og i enkelte andre lover.Vedtaket innebar at ansvaret for spesialiserte helsetjenesterog ansvaret for institusjoner og tiltak som yter slike tjenestertil rusmiddelmisbrukere, skulle overføres til staten, mao. deregionale helseforetakene. Lovendringen trådte i kraft 1.januar 2004.

Rusreform IIDet som etter Rusreform I var igjen av fylkeskommunensopprinnelige ansvar overfor rusmisbrukere, var ansvaret foretablering og drift av institusjoner som tilbyr spesialiserte so-siale tjenester for rusmiddelmisbrukere og døgninstitusjonerfor omsorg for rusmiddelmisbrukere.

På 1800-tallet, før Vinsamlaget regulerte salget av vin ogbrennevin, florerte det med brennevinsutsalg og kneiper.Selv i en liten by som Lillehammer, som på den tida haddeunder 2000 innbyggere, var det om lag 10 steder med bevilg-ning for omsetning av vin og brennevin. Bildet er fra"Finstadsjappa" like ved brygga der Skibladner da som nålegger til kai.

Rusreform II, vedtatt i Stortinget 20.11.2003, innebar at ogsådette ansvaret skulle overført til staten. (Ot. Prp. 54 2002-2003) Argumentene bak var igjen ønsket om å samle alle typer institusjoner for rusmiddelmisbrukere på samme for-valtningsnivå. Noe som i prinsippet gir samme løsning somfør sykehusreformen.

Sett i sammenheng innebar reformene I og II at fylkes-kommunens ansvar for alle sider ved rusbehandling og -omsorg opphørte fra 1. januar 2004.

I likhet med barnevern og familievern, hadde de enkeltefylkeskommuner betydelige mengder arkivmateriale knyttettil de enkelte institusjonene. Både klientarkiver, personalar-kiver og sakarkiver. Felles for begge var at arkivene i storgrad var sensitive, underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Enkelte fylkeskommuner forventet derfor atRiksarkivaren skulle ta initiativ til at det ble nedsatt ei arkiv-gruppe slik det var gjort i forbindelse med reformen i barne-og familievernet. Enkelte fylkeskommuner, som f.eks.Akershus, etterlyste sågar et slikt initiativ overforRiksarkivaren i juni 2003.

Så sent som 17. september 2003 sendte Riksarkivaren etbrev til Helsedepartementet. Her ble omfanget og konse-kvensene for arkivene påpekt. Riksarkivaren anmodet i et-terkant av dette at det burde nedsettes ei arbeidsgruppesom skulle sørge for at de "arkivfaglige forholdene kommerpå plass".

I sitt svar på denne henvendelsen opplyste Helsedeparte-mentet i brev av 21.11. 2003 at de var tilstrekkelig kjent medregelverket gjennom de erfaringane overtagelsen av sykehu-sene hadde gitt. Helsedepartementet ville følgelig selv in-formere de berørte om de arkivmessige konsekvensene?!

På bakgrunn av den manglende klargjøringa, og det faktumat det ikke var satt ned ei arbeidsgruppe tilsvarende refor-men i barne- og familievernet, hadde de fleste fylkeskom-muner forholdt seg til dette, og mange hadde utarbeidetegne rutiner, gjerne basert på rutiner utarbeidet av arbeids-gruppa under BFD.

20. november 2003 mottok landets fylkeskommuner brevfra Helsedepartementet der man i detalj beskrev hvordan arkivene skulle håndteres. En ting var at dette kom lovligseint, med tanke på at reformen skulle tre i kraft vel en måned senere. Det som vakte størst oppsikt var alikevel atdette ’’pålegget" kom fra Helsedepartementet, og ikke fraRiksarkivaren.

Reaksjonene lot da heller ikke vente på seg. I brev fraOslo byarkiv til Helsedepartementet datert 26. november2003 ber byarkivet departementet klargjøre om Oslo kom-mune sin løsning 2) var å oppfatte som et vedtak kommunenvar pålagt å følge, og i så fall hvilken hjemmel som lå tilgrunn for et slikt vedtak. (Vel vitende om at en slik hjemmelikke fantes).

I sitt svarbrev til Oslo byarkiv, datert 18.12.2003 kommen-terte Helsedepartementet overhode ikke spørsmålet stilt avOslo byarkiv. Derimot poengterer departementet at de, i ut-arbeidelsen av rutiner, hadde hatt følgende utgangspunkt:"Overføringen av arkiv mellom to forvaltningsnivå bør ettervårt syn skje slik at institusjonene ikke trenger å be om utlånav saker fra depot"!!??.

Videre begrunnet de sin framgangsmåte i at reformenførst ble vedtatt 20. 11. 2003. En tilsvarende prosess som den som ble gjennomført i Barne- og familiedepartementetvar defror ikke mulig. Til det er det vel å si at departementetneppe var avhengig av et vedtak i Stortinget for å kunneforberede de arkivmessige konsekvensene i god tid, i samarbeid med de berørte partene.

Det som i ettertid blir interessant er å se hvordan reforme-ne gjennomføres og følges opp i de enkelte fylkeskommune-ne. For vi er på ingen måte i mål, selv om det i skrivendestund er gått vel to måneder siden reformen trådte i kraft.Særlig når det gjelder de elektroniske arkivene er mye uavklart og ugjort. Men dersom den nedsatte gruppa i for-bindelse med barnevernreformen følger opp arbeidet helt til mål, i tett samarbeid med Riksarkivet, vil erfaringane kunne danne et mønster andre kan ha stor nytte av. Så fårerfaringane med rusreformen og Helsedepartementets bidrag stå som et eksempel på de motsatte. •

Produktion av alkohol gjeng fyre seg paa den maaten at eivæte, som der er alkohol i, vert høveleg oppvermd soleis, at vatnet som er i væta, ikkje kokar, medan alkoholen kokar ogdermed eimar upp. Heile løyndommen er her den, at alkoholenhev eit laagare kokepunkt (78,4ºC)." Norske folkeskrifter.Alkoholen og helsa, Oslo 1904.

2) Oslo kommune var fritatt for barnevernsreformen, for Oslo sin delgjaldt kun familievernreformen.

>>>

12 Arkheion - 1#2004

Hedmark fylkeskommune overførte sine barnevernsarkiver til deponering vedFylkesarkivet i Oppland i februar 2004.


I KA TRØNDELAGT E K S T : J E N S R Ø N N I N G

• Sosialtjenesten (herunder rus) Det var også aktuelt å utvide oppgavenefor samkommunen i løpet av forsøksperio-den. Bl.a. er følgende oppgaver aktuellefor vurdering i løpet av 2004: • Brannvern og beredskap • Vann- og avløpstjenester • Veg, park og parkering • Andre stabsfunksjoner

I tillegg til selve hovedforsøket – samkom-munens politiske og administrative styring,ble det for de enkelte områder etablertprosjekter for å tilrettelegge virksomhetenog tjenesten i samkommunen. I periodenjanuar - oktober 2003 ble 16 prosjektermed involvering av over 70 personer gjen-nomført (i tillegg til at de ivaretok sine ordinære arbeidsoppgaver). Et av del-prosjektene var arkivplan for Innherredsamkommune. IKA Trøndelag var involvert i prosjektet. I realiteten var barnehager, skoler og pleie- og omsorgstjenester tilbake i kommunene. I løpet av høsten2003 trakk Frosta kommune seg ut av forsøket, uten at dette innvirket på forsøkets innhold.

VAR DET ENKELTE SAKSOMRÅDER SOM

SKILTE SEG UT SOM SPESIELT EGNET FOR ET

SAMARBEID?

I tillegg til de økonomiske grunner for nærmere samarbeid ble følgende sam-arbeidsområder fokusert i første omgang: Rusomsorg, Barnevern, Plan, landbruk ogmiljø, Samfunnsutvikling/regional planleg-ging og næringsutvikling

Et samarbeidsprosjekt om rus var allere-de i gang pga. det sterke politiske engasje-mentet og de store problemer rusmisbruket representerte i regionen. Det var derfor na-turlig at dette gikk inn i forsøket.Tilsvarende gjaldt også for barnevernet.Plan- og utviklingsprosjektene var å betrakte som mer strategiske satsnings-områder ut fra den omstillingssituasjon sombåde Levanger og Verdal var i. Blant annetinnenfor områdene barnevern og rusom-sorg var samarbeidet spesielt ønskelig for åkunne styrke den faglige kompetanse i ellers små fagmiljøer. Men også "stordrifts-fordeler" ble vurdert mht. felles økonomiog IKT-tjenester.At samkommunetenkning-en var ny i Norge var også en utfordring iforhold til de etablerte rutiner og tradisjo-

nelle løsningsmetoder i de samarbeidendekommuner.

KAN DU SI NOE OM PROSESSEN SOM HAR

FØRT FREM TIL SAMKOMMUNEN?

Forberedelsene til etableringen av samkom-muneforsøket – fra tanken ble sådd til denskulle realiseres - var om lag et år. Det omfattet om lag 250 personer i de 2 kommunene, men berørte langt flere.Tjenestetilbudet for innbyggerne skulle blibedre, det skulle utvikles bedre rutiner forå få effektiviseringsgevinst. Forskjeller i arbeidstid og avtaleverk skulle harmonise-res, kulturforskjeller skulle tilpasses, avtalersom regulerte forholdet mellom kommune-nes økonomiske bidrag og diverse regle-menter skulle utarbeides. Og ikke minst:Samkommunens administrasjon og resultat-enheter skulle gis en hensiktsmessig organi-sasjon og geografisk lokalisering/tilhørig-het.

Innenfor de politiske miljøer sto kampenom den partipolitiske fordeling og omkam-per om kommunene skulle være med påforsøket.

Tiden fra januar til oktober/november2003 ble en forholdsvis hektisk periode. Og det vil være usant å hevde at alt gikksom på skinner. For det første fantes ingen fasit. Dette var første gangen i norsk for-valtning at samkommunemodellen ble forsøkt, og tidsaspektet var meget kompri-mert. Uttrykket "Veien bygges mens vi går"ble endret til "Veien blir bedre etter at vihar gått den" og betegner egentlig bådetenkningen og deler av prosessene.

I ettertid kan en se at informasjon til ledere og medarbeidere, innbyggere ogmedia var for spinkel, og det ble lagt for liten vekt på mulige konfliktområder nnenfor rolle og maktfordeling. På den annen side ga ikke tiden rom for prosesserutover de som ble initiert av forsøket.

HVORDAN ER STATUS I DAG, ER DET

SPESIELLE UTFORDRINGER OG UTVIKLINGS-

MULIGHETER DU VIL PEKE PÅ?

Kommunal- og regionaldepartementet hargodkjente søknaden om forsøk medInnherred samkommune i perioden01.02.04 til 31.12.07. Innherred samkommu-nestyre konstituerte seg 28.01.04 med 18representanter, likt fordelt mellom med-lemmer fra kommunestyrene i Levanger og

Verdal, og med ordførerfra Verdal.Administrasjonen er eta-blert med rådmannen iLevanger som administra-sjonssjef. Ansvaret for deaktuelle områdene bleoverdratt til Innherredsamkommune pr. 01.02.04.

Samkommuneforsøketer i seg selv en utfordring,da denne form for organi-sering av kommunal virk-somhet er ny og uprøvd.Behovet for fleksible og til-pasningsmulige modellervil bli mere aktuelt også forkommunal sektor framover, og forsøket vilkunne avdekke om denne modellen er tjenelig i offentlig sammenheng. Her vilogså lovverk og "gamle" forskrifter og bestemmelser få en mulighet til fornyelse.

En viktig utfordring er å skape grunnlagfor bedre styring, raskere handling og bed-re framdrift i regionale saker, og som girpolitikerne makt og beslutningsmyndighetover de regionale oppgaver. Etter hvert vilen også bli bedre i stand til å ta over fylkeskommunale/statlige oppgaver, og der-ved oppnå desentraliseringsgevinster forregionen. Sist men ikke minst vil samkom-munen gi bedre forutsetninger for å oppnåkvalitet og effektivitet i tradisjonell admi-nistrasjon og tjenesteyting fordi det skapesbedre betingelser for å høste stordriftsfor-deler og utvikle sterke fagmiljøer. Den bidrar også til å vitalisere og skape trykk ien regional utviklingsstrategi på nær-regionnivå som er basert på kommunenesegenart og fortrinn.

Av spesiell interesse er kanskje å få nærmere kunnskap om arkivorganiseringav Innherred samkommune og de to eier-kommunene Verdal og Levanger. Som detfremgår av arkivforskriften er Innherredsamkommune å betrakte som eget organ.Hvert organ er egen arkivskaper med egnearkiver som gjenspeiler organets fag- ogansvarsområde.

I forsøksperioden vil de tre organisasjo-nene/arkivskaperne med tilhørende arkiverog journalenheter etableres i en felles database og felles systemløsning. •

HVA ER EN SAMKOMMUNE?Helt innledningsvis kan det være på sin plass å definere hva vi mener med en samkommune.

Begrepet kommer egentlig fra finsk forvaltning og betegner et forpliktende samarbeide innenfor

definerte tjenesteområder mellom flere kommuner.

Den viktigste prinsipielle forskjellen mel-lom samkommunen og "vanlig" interkom-munalt samarbeid er at en samkommunevil ha det hele og fulle ansvar for de opp-gaver den skal løse. Vanlige interkommu-nale løsninger betyr at oppgaver delege-res, mens det formelle ansvaret for opp-gaveløsningen beholdes av kommunesty-rene. I samkommunemodellen overføresbåde oppgavene og ansvaret i det omfangde samarbeidende kommuner bestemmer,

En samkommune har følgende viktigekjennetegn:• Den har et geografisk nedslagsfelt som

er større enn én kommune. • Den har et eget politisk styringsorgan

som er indirekte valgt fra kommunestyrene.

• Den har ansvar for å løse flere opp-gaver og er tillagt beslutningsmyndig-het over egne oppgaver.

• Den har selvstendig økonomi og er indirekte finansiert fra medlems-kommunene.

• Den er en egen juridisk enhet med ubegrenset deltakeransvar.

• Den har en egen administrasjon.

BAKGRUNN

Kommunene Levanger (18.000 innb.),Verdal (14.000 innb.) og Frosta (2300 innb.)har som nabokommuner lang tradisjon for ordinært interkommunaltsamarbeid. Imidlertid krevde en stadigtrangere kommuneøkonomi utradisjonelltenking for å sikre et framtidig tilstrekke-lig tjenestetilbud og et økonomisk hand-

lingsrom. Fellesmøter mellom formannska-pene og lederne våren 2001 pekte ut over60 områder og tjenester som kunne være"målgivende" i denne sammenheng, menfortsatt basert på IKS eller kommunesam-menslutning som organiseringsmodell.

I prosessen som fulgte ble kommuneneserfaringene med tradisjonelt inter-kommunalt samarbeid vurdert som:• lite effektivt• leder til lite handling og dårlig fram-

drift som følge av mangel på felles arenaer

• er ofte kjennetegnet av svak politisk styring som følge av mye selskaps-organisering og egne styrer

Samkommune-modellen kom først på banen høsten 2002, på bakgrunn av engjennomgang av mulige samarbeidsfor-mer for de tre kommunene. Det kanskjeviktigste argumentet er at samkommunener et forpliktende og vedtaksdyktig poli-tisk organ med egne oppgaver og beslut-ningsmyndighet. Dette ble raskt sett påsom en mulig vei ut av det økonomiskeuføret og et alternativ til kommunesam-menslutning, samtidig som det kunne giregionene et felles og tungtveiende utvik-lingspotensiale. De 3 kommunene ble nåbenevnt som FLV-kommunene

Felles formannskap formulerte følgendefelles visjon for FLV-samarbeidet: "Felles Livskvalitet og Vekst" (FLV). Visjonen ble konkretisert i følgende hovedmål:

• Bedre tjenester innenfor eksisterende økonomiske rammer

• Beredskap til å møte nye utfordringer • FLV skal være en drivkraft i utviklingen

av samarbeidet i Innherredsregionen • FLV skal være tyngdepunkt for regional

utvikling/kulturbasert forretnings-utvikling

• Skape et positivt bilde/image av regionen • Reduserte driftsutgifter på sikt

Høsten 2002 ble den første søknad omgodkjenning av forsøket sendt KRD. Positivtilbakemelding resulterte i felles søknadfra de 3 kommunestyrene høsten 2003 omforsøk iht. forsøksloven innenfor en langrekke kommunale områder og tjenesterog tilhørende lovverk, gjort gjeldende fra 01.01.04:• Landbruk • Miljøvern • Plan- og byggesaksadministrasjon • Kart og oppmåling • Næringsutvikling og markedsføring av

regionen • Skatteoppkreving • IKT • Økonomifunksjon • Lønn- og personal • Kommunehelsetjenesten/legevakttje

nesten, men med unntak av institu-sjons- og hjemmebaserte tjenester.

Fra 01.04.04 skulle følgende tjenester over-føres til samkommunen: • Barnevern • PP-tjeneste • Voksenopplæring


John RagnarSætherer erhoved-prosjektlederfor InnherredSamkommunesom ble etablert 1. februar i år.


Solfrid Kjærran har vært kommunearki-var i Bodø kommune siden 1.juli 2001.Hun kom fra stillingen som arkivlederhos Fylkesmannen i Nordland, og førden tid har hun vært arkivleder vedFylkeslandbrukskontoret og vedHøgskolen i Bodø. Hun har jobbet medarkiv i 19 år, derav 16 innenfor statligearkiv. Selve utdanningen er Arkiv-akademiet fra 1996, og nå ønsker hun åta påbygningsenheten for elektroniskarkiv. Langs veien har hun sittet i en rekke statlige utvalg for utarbeiding avarkivnøkler, vært med i prosjektgrupperfor vurdering av sikkerhetsaspekter iNoark 4 og konsesjonsvilkår fra Data-tilsynet. Hun har deltatt i prosjektgrup-per for vurdering/utvelgelse av nye/elek-troniske journalsystem og vært pilot ivisse sammenhenger. I tre år var hunmedlem av styret for fylkesmennenessentrale arkivforum, to av årene som leder. – Det høres derfor spennende ut å ta

steget inn i den kommunale sfære i enkommune som ikke tidligere har hattkommunearkivar. Vi spør om hvordanhun har funnet sin nye plass i eksisteren-de organisasjon i Bodø kommune?

– For meg var det tre ting som varsærlig viktig. Å bli kjent med organisa-sjonen Bodø kommune, å markere ogiverksette min faglige kunnskap, og ikkeminst søke samarbeid med arkivarenesom allerede jobbet i kommunen.

Det er viktig å lære en ny organisa-sjon å kjenne best mulig. Bodø kommu-ne er en rimelig stor kommune med endesentralisert kommuneadministrasjon,og det vanskeliggjør den samlede arkiv-tjenesten som Arkivloven etterspør. Vi erlikevel på god vei, ikke minst på grunnav alle de dyktige arkivmedarbeideresom kommunen allerede hadde i sin "arkivstall".

Bodø kommune hadde erkjent et arkivfaglig behov og utviklingspotensia-le rundt innføring av Noark4-system, ogdet var nok en av grunnene til at stil-lingen som kommunearkivar ble oppret-tet. Jeg kom derfor rett inn i prosessenmed innføring av Noark4 system.Systemet Ephorte ble valgt, og alle somhar deltatt i innføring av nytt sak/arkiv-system vet at det er etter systemvalg atselve jobben kommer! Det har vel værtnoe ruskevær på denne ferden, men jegtror at nå har systemet jobbet seg merog mer inn i vår arbeidsdag, og vi ser atverktøyet dekker mange områder avvåre saksbehandlingsbehov.

Jeg nevnte også at det er viktig å søkesamarbeid med eksisterende arkivarer ien organisasjon. Til tross for den førnevnte desentraliserte kommuneadmi-nistrasjonen har kommunen et godt ar-kivkorps som har tatt mange utfordring-er på strak arm.

Nå som min posisjon som kommune-arkivar er etablert, vil jeg si at arkivfag-

lig utviklingsarbeid er et viktig arbeids-område. Det er også svært viktig å skapepositiv tenkning rundt omorganisering,omstrukturering og krav om effektivise-ring. Her skjer det mye hele tiden, ognoen ganger virker det som det gårtemmelig fort i svingene. Arkivfagligeutfordringer blir kanskje ikke erkjentnår nye strukturer skal innføres, og fa-ren er da at man kommer hesblesende ietterkant... Da er det ei utfordring i åskape positiv tenkning rundt de nye tak-tene! Dette gjenkjennes nok i mange organisasjoner under omstilling. Det erderfor svært viktig at arkivorganisasjo-nens betydning i saksbehandlingenkommer sterkere fram. Jeg er uansettblitt tatt godt imot i Bodø kommune, og føler at jeg har funnet min plass istrukturen. – Du har jobbet 16 år i statlige arkiver.

Hvilke tanker har du gjort deg på for-skjellene på stat og kommune innfor arkiv?

Prinsippene er jo mye det samme. Den største forskjellen er nok at statligearkiv har tradisjon på å være regelstyrtog underlagt et overordnet Arkivverk,mens kommunene ikke har noen tradi-sjon på å være arkivfaglig underordnetet statlig organ. Arkivloven er rimeligung, og kommunen skal fremdeles bestyre sitt hus i forhold til både moder-ne og eldre arkiver. Jeg er f.eks vant til åse på Arkivverket som min forlengede

KOMMUNEARKIVAREN I BODØ

arm og støtte, mens kommunen til nå kanskje har sett på disse som en forstyr-rende faktor? Jeg bruker i dag IKAN om-trent som jeg tidligere støttet meg tilArkivverket.

Jeg syns generelt at kommunene kunnevært flinkere med faglige nettverk.Fylkesmennene, og mange andre statseta-ter jeg kjenner til, hadde felles arkivforumder bl.a felles arkivnøkkel og journalsy-stem og bruken av dem ble bestemt. Etnettverk kunne f.eks bestå av kommunermed like sak/arkivsystem. I tillegg oppfat-ter jeg arkivorganiseringen i staten somenklere strukturert, man kjenner igjen arkivet fra enhet til enhet, mens kommu-nene har løst arkivspørsmål på ulike måter.

– Bodø kommune har tatt steget inn iNoark4-verdenen, og tenker også full-elektroniske arkiv med tid og stunder.Hvilke andre prosjekt har denne prosessenfødt?

Da jeg begynte å jobbe i kommunen,var som sagt prosessen rundt valg av system i full gang. Etter spedbarnsstadietmed påfølgende barnesykdommer følerjeg at vi har fast grunn under føttene.Startvansker av dette slag er ikke spesieltfor Bodø kommune, det er vanskelig å sealle ringvirkningene av en så omfattendeomstilling, både i forhold til brukerne, eksisterende IT-materiell, tidligere arbeids-prosesser osv.

Kommunen arbeider for et fullelektro-nisk arkiv. Vi har derfor pilotprosjekt pådette også i forhold til saksbehandling iuteenhetene skole/barnehager, 50 enheter.Og det er ei utfordring å skape gode nokrutiner i forhold til en såpass desentralisertstruktur! Men vi har selvfølgelig enda pa-pirarkivet deres, både i forhold til barne-mapper, elevmapper og saksarkiv. Et samarbeidsprosjekt mellom Bodø og

Trondheim kommune setter oss i stand til åscanne hele eiendomsarkivet, fra tidenesmorgen og til i dag. Dette peker frem motdøgnåpen forvaltning og lettere tilgangbåde for saksbehandlere og publikum. Forulike saksbehandlere skal dette gi bestmulig grunnlag både for registrering iGAB, taksering av eiendommer og elektro-nisk saksbehandling av bygg/delingssaker.Vi håper dette på sikt bl.a. skal bidra bådetil forenklet og åpnere saksbehandling.

Jeg har et ønske om å få mest muligsamlet i et og samme journalsystem. Detscannede saksarkivet er en ting, men syste-met bør også kunne omfatte sensitive per-sonarkiv. Bedret sikkerhet og større trygg-het for langtidslagring gjennom hovedsys-temet vil være en viktig gevinst. Men det-te er vel ei stund til, og må selvfølgeligikke forringe saksbehandlers arbeidssitua-sjon! Og samtidig skal er vi jo helt klarover at det her finnes en del sikkerhets-messige utfordringer og krav i forhold tillovverket vårt.

Det er et viktig mål å samle arkivorgani-sasjonen i Bodø kommune i et sentralarkiv.Med innføringen av Ephorte og Noark-4standard åpnes mulighetene bedre, bådeelektronisk og fysisk. Kommunen er deltopp i tre "hovedhus" som ligger et stykkefra hverandre, og i et sentralarkiv må vienda ta høyde for en del papirarkiv – sådet er del forhold som enda er uklare. I til-legg har vi flere hundre meter eldre arkiv-materiale å ta vare på – og i dag har viikke godkjente lokaler til dette materialet!

I tillegg må jeg nevne at innføringa avEphorte har skapt et enda mer aktivt arkivforum, og et internt Ephorteforum. Vibruker mye energi på oppfølging av syste-met, med egne Ephorte-instruktører somgjennomfører jevnlige oppfriskingskurs ogkurs for nyansatte. Dette hjelper oss til å

opprettholde kvaliteten på journalsystemet. – Bodø kommune skal slås sammen med

en mindre kommune neste år. Hvor er ar-kiv i denne prosessen?

Ja, fra 01.01.05 innlemmes Skjerstadkommune i Bodø, og det er et stort pro-sjekt, ikke bare i forhold til arkiv. Jeg harvært med på å legge virksomheter sam-men i staten, så selve prosessen kjennerjeg. Utfordringen er jo alltid å gjøre detmest mulig knirkefritt, den minste en-heten må ikke bare føle seg "spist" av denstørste enheten.

Daglige arkivrutiner i Skjerstad vil nokbli lagt om i forhold til hvilke system ogrutiner vi har i Bodø. Men det historiskearkivet etter kommunen Skjerstad er eteget arkiv med sin egen identitet, og detmå vi ta vare på. Også i dette spørsmåletser jeg det som naturlig å samarbeide medIKAN.

– (Ja, sånn sett – ) er det noen vits medet IKA i forhold til en bykommune medegen kommunearkivar…?

Absolutt! Det linker jeg mye opp til detvi har snakket om å bruke Arkivverket somressurs i statlige arkiv. Jeg føler det sammefor IKAN, som en arkivfaglig støttespillerog en inngangsport til ulike faglige nett-verk. Selv om jeg har svært flinke arkivareri min stab, er det greitt å kunne diskuterefaglige spørsmål som kommer i tillegg til"daglige arkivdriftspørsmål". Som kom-munearkivar ønsker jeg i tillegg å se påmuligheten til å utvide samarbeidet til åomfatte flere deponitjenester.

Ellers diskuterer vi med jevne mellom-rom, kasserer i arkiv og kikker på ymse arkivlokaler rundt om i kommunen, så jegføler vi har et godt og konstruktivt samar-beid. Det er mye gjensidig lærdom å hente ut. Vi takker for en hyggelig prat, ogmøtes igjen ved neste arkivfaglige korsvei.

SOLFRID KJÆRRANINTERVJUET:

ARKIV I NORDLANDT E K S T : N A N S Y M. S C H U L Z K I

18 Arkheion - 1#2004 Arkheion - 1#2004 19

KARTLEGGING OG NYE RUTINER

Under vår prosjektperiode ble det nødvendig å kartlegge oppbe-varing av dokumenter samt å kartlegge behandlingen av disse. Vioppdaget relativt raskt store forskjeller på måten dokumenter blehåndtert på. Utfordringen ble å finne en felles arkivnøkkel oghvordan arkivene skulle sammenstilles. Status for skatteavdelinge-ne i Øvre og Nedre Eiker før sammenslåingen 1. januar 2003 var:

Journalføring:ØVRE EIKER NEDRE EIKER

Journalføring av inngående post Ingen journalføring

Arkivsystem sporadisk i bruk Arkivsystem aldri i bruk

Følte liten egennytte av journalføring Sterk motstand og uvilje

Oppbevaring:

ØVRE EIKER NEDRE EIKER

Saksbehandlere med egne arkivskap Arkivskap i fellesområde

Arkivnøkkel; f.nr./org.nr. Arkivnøkkel: Alfabetisk og

emne

Maskinskrevne hengemapper Håndskrevne stående mapper

Noen brannsikre skap Brannsikre skap

I tillegg til å sy sammen en ny rutine og nytt system, ble det gjen-nomført en omfattende ryddeprosess. Samtlige klientmapper blegjennomgått for å vurdere om saken kunne avsluttes. Store meng-der ble fjernarkivert som avsluttet og en annen andel fikk nyemapper og tatt med inn i det nye kontoret i Hokksund.

Med bakgrunn i ovennevnte utfordringer dannet vi, sammenmed arkivtjenesten i Øvre Eiker kommune, en ny rutine for jour-nalføring og oppbevaring. I korthet går den ut på følgende:

1. Skatteoppkreveren i Eiker er en egen journalførende enhet medeget emnearkiv, dvs. egen postjournal og egen kopibok.

2. Alle saker vedr. skattytere føres på objektserie, dvs. personlige skattytere og arbeidsgivere/ bedrifter. Disse arkivene er skilt på Øvre Eiker (ØEK) og Nedre Eiker (NEK).

3. Arkivkode: Løpenummer, dvs. fødsels- og personnummer og organisasjonsnummer. Kommunale krav føres på k-kode.

4. Inngående post åpnes og journalføres av sentralarkivet.

5. Saksomslag merkes med arkivkode, sakstittel, og saksnummer. Saksomslagene har hver sin fargekode, ØEK blått og NEK rødt.

6. Skatteoppkrever sjekker postlista og fordeler posten.

7. Posten behandles i eget fagsystem, men

journalføres i Forum Winsak.8. Saksomslaget legges i egen mappe som er merket med løpe

nummer, navn og fargegode. Etiketter skrives ut på fargeskriver.9. Saksbehandler registrerer tilsvarende ved åpning av ny sak.

Saksmappene står i felles arkivpaternoster, men står atskilt med vi-suelle skiller. På den måten kan en se feilarkiveringer samt skillekommunene fra hverandre. Skatteregnskapene for kommuneneføres med egne bilagserier og holdes fysisk atskilt fra hverandre.Også her er alle permer og stempler farge- og tallkodet.

Den største utfordringen er imidlertid å holde kommunene og tilhørende skattytere atskilt. Selv om skatteoppkreverfunksjonenfor Øvre og Nedre Eiker er slått sammen, må det føres atskilteregnskaper. Dette gjelder også for øvrige saksbehandlersystemer.Gjennom den nye arkivrutinen tilfredsstiller vi dette behovet i tillegg til at skattyters rettssikkerhet blir ivaretatt på en tilfreds-stillende måte.

Før vi flyttet til Hokksund "rensket" begge kommunene arkiv-skapene og sendte det til fjernarkiv. Det er i fremtiden lagt opp tilat depot skal ivaretas av Øvre Eiker kommune, vi ser det som naturlig at arkivtjenesten der har det formelle ansvaret. Skulle detoppstå en situasjon hvor kontoret blir delt igjen, vil det nok værenaturlig at både aktive saker samt avsluttet materiale ble flyttet dadet stadig er behov for å gjenoppta gamle/avsluttede saker.

Min oppfordring er at kommunene må påser at skatteområdettilfredsstiller arkivlovens bestemmelser slik at skattyters rettssikker-het blir ivaretatt. På den måten slipper en ubehag knyttet til bort-komne brev, henvendelser fra Sivilombudsmannen og ettersyn fraSkattefogden. En kommune er en kompleks organisasjon hvor alletjenestestedene er unike og benytter egne fagsystemer.Skatteoppkreverkontoret er i så måte ikke unik. •

Bakgrunn for artikkelen er egen erfaring fra arbeid ved flerekemner- og kommunekassererkontorer. Jeg har selv vært en avdem som ikke har sett nødvendigheten av å ha et tilfredsstil-lende arkiv- og journalsystem, og har arbeidet mot innblan-ding fra andre. De fleste av mine kollegaer rundt om i Norgeser fortsatt ikke nødvendigheten eller nytten av det og menerat arkivloven ikke kommer til anvendelse på skatteområdet.Som en følge av det har ikke kommunale arkivmedarbeidereklart å innlemme fagområdet i sine arkivplaner og retnings-linjer. Poenget er ikke at kommunens arkivansvarlige nødven-digvis må eller skal utføre dette rent praktisk, men så lengekommunekassa ikke selv kan stille med tilfredsstillende rutiner,må en finne seg i innblanding fra andre.

Høsten 2001 bestemte rådmennene i kommunene Øvre ogNedre Eiker å igangsette et prosjekt på skatteområdet. Tidlig iprosjektfasen ble arkivproblematikk et tema som skulle gåigjen helt frem til etablering av nytt felles skatteoppkreverkontor. Fortsatt er dette et tema, men det synes at de flesteansatte har forsonet seg med den nye arkivrutinen. Kontoret i Hokksund på 13,5 årsverk håndterer i dag en innbyggermassepå ca. 37.000 og ca. 1.400 foretak. Dette innebærer nødven-digvis store papirmengder og mye korrespondanse.

I dag, etter et drøy års drift av et sammenslått skatteopp-kreverkontor, har vi langt bedre oversikt over all dokument-produksjon, så vel inngående som utgående. I tillegg til egennytte ivaretar vi skattyters rettssikkerhet på en langt bedremåte enn tidligere. Gjennom den nye arkivrutinen sammenmed nytt arkivskap, blir samtlige klientmapper merket og fargekodet og vi har til en hver tid full oversikt over inn- og utgående korrespondanse.

MOTSTAND

Hvorfor er dette et stridstema i så mange kommuner? Jeg trorsvaret er todelt. For det første ligger det faglige ansvaret forskatteoppkreveren hos staten ved Skattefogden. Selv omSkattedirektoratet har uttalt at skatteoppkreverkontorene skal

følge de kommunale retningslinjene, søker en å skjule seg bakde overordnede myndighetene. Skattedirektoratet har utar-beidet egen kassasjonsbestemmelse, som ikke må forvekslesmed journalføring og arkivering.

For det andre er det iboende hos oss som driver med skatte-innfordring, at arkivrutiner er arbeidsoppgaver som ikke harnoen faglige skjæringspunkter med kontorets øvrige arbeids-oppgaver. De blir derfor ansett som unødvendige oppgaversom stjeler mye tid og ressurser fra daglig drift. Med dette somutgangspunkt har det fremkommet mange typiske argumen-ter mot tilfredsstillende rutiner på arkivområdet:

KARTLEGGING OG NYE RUTINER

Under vår prosjektperiode ble det nødvendig å kartlegge oppbevaring av dokumenter samt å kartlegge behandlingenav disse. Vi oppdaget relativt raskt store forskjeller på måten dokumenter ble håndtert på. Utfordringen ble å finne en felles arkivnøkkel og hvordan arkivene skulle sammenstilles.Status for skatteavdelingene i Øvre og Nedre Eiker før sammenslåingen 1. januar 2003 var:

• Vi benytter eget fagsystem. • Vi passer godt på alle brev i egne skap.• Vi lagrer alle utgående brev i fagsystemet.• Vi har ikke tid til å journalføre.• Vi er faglig underlagt skatteetaten som kommunen ikke har

noe med å gjøre.• Vi jobber med saker som er unntatt offentlighet.

Dette er typiske argumenter som benyttes og som ble brukt ivår prosess. De vanligste fagsystemene på skatteområdet leveres av IBM og Ephorma. Ingen av disse leverandørene harsystemer som tillater journalføring av inn- eller utgående dokumenter. Nytt felles system for alle landets kommuner utvikles i disse dager av Skattedirektoratet og skal lanseres omfå år. Heller ikke her er arkivproblematikken noe tema.

SKATTEOPPKREVEREN I E IKERT E K S T : S K AT T E O P P K R E V E R J O H N DA N I E L S E N

ARKIVPROBLEMATIKK PÅ KOMMUNEKASSA

"Få kemner- og kommunekassererkontorer tilfredsstiller arkivlovens

bestemmelser mht. journalføring og arkivsystem"

Artikkelforfatteren John Danielsen til venstre ogSkattefogden i Buskerud Bjørn Olsen til høyre.


I KA R OGALANDT E K S T : A N N E L I S E K I R K E R U D O G S I G V E E S P E L A N D

1. BAKGRUNN

Etter et par år med planleggingsarbeider begynte Interkom-munalt Arkiv i Rogaland (IKA) i 2002 å bygge opp en sentral arkivdepotfunksjon for sine medlemskommuner innen for de føringer som ligger i arkivforskriften (§ 5-1). Dette skjedde undersamme tak som Statsarkivet i Stavanger og den 8. april 2003 ble"Arkivenes Hus" i Stavanger offisielt åpnet med pomp og prakt."Arkivenes Hus" i Stavanger huser to arkivinstitusjoner som harsamarbeidet lenge, men som nå har fått utvidet grunnlaget forsamarbeidet sitt.

Mesteparten av det kommunale arkivmaterialet i Rogaland eldre enn 1965 var ferdig ordnet og katalogisert til 150-årsjubile-et for Formannskapslovene i 1987. Det var altså for det mesteferdig ordnet og katalogisert materiale og litt tilvekster vi begynte å ta inn til et sentralt arkivdepot i 2002. I alle de årenematerialet har stått i kommunale bortsettingsarkiver har vi værtklar over at det har knyttet seg ulik grad av konserveringsbehovtil en god del av dette arkivmaterialet, men pga. desentral opp-bevaring har det vært vanskelig å danne seg et inntrykk av volumet. Samtidig visste vi at når vi fikk samlet våre medlems-kommuners eldre og avsluttede arkivsaker i et felles arkivdepot,ville det være enklere å danne seg et bilde av størrelsen på konserveringsbehovet og de kostnader som vil følge av dette.For ikke å vanskeliggjøre planleggings- og etableringsprosessenav et interkommunalt arkivdepot for kommuner i Rogaland iårene før 2002, ble konserveringsbehovene holdt utenfor etableringsprosessen, men vi viste at de var der.

Omtrent samtidig med at IKA begynte å bygge opp en arkiv-depotfunksjon for sine medlemskommuner, begynte man iArkivverket et arbeide med å sentralisere og omorganisere kon-serveringsressursene i etaten. En konsekvens av dette arbeidet vilbli en langsom avvikling av regional konserveringskompetanse.Et resultat av denne omorganiseringsprosessen har blitt at regio-nale konserveringsstillinger som har blitt og blir ledige etterpensjonering ikke blir utlyst som ledige. Dette vil bl.a. føre til enlangsom avvikling av konserveringsmiljøet ved Statsarkivet iStavanger etter hvert som personalet der går av med pensjon.Denne kompetansen ved Statsarkivet i Stavanger har IKA i en årrekke hatt tilgang til og en del kommunale arkivstykker er restaurert/konservert. Regningen for slikt arbeid har hittil blitt

sendt den kommunen som eier arkivstykket. Men dette konser-veringsarbeidet har vært ad-hoc-preget, dvs. relativt lite og plan-løst. Det er fortsatt mange kommunale arkivstykker i Rogalandsom har ulike skader og derav behov for en eller annen form forkonservering.

De ovenfor skisserte utviklingsprosesser reiser en del problem-stillinger: Trenger IKA en konserveringstjeneste? Hvis svaret er ja,hvordan er da dette hjemlet i det offentlige regelverket? Hvorstort er volumet av kommunale arkivsaker i Rogaland som treng-er konservering? Hvilken type arkivsaker er det? Hvordan skal vipå en enkel og representativ måte skaffe oss oversikt over dettematerialet? Bak dette lurer det nok et spørsmål: Hva kan IKAgjøre for å beholde konserveringskompetanse i nærmiljøet sam-tidig som Arkivverket bygger ned den regionale kompetansen?

2. JURIDISK GRUNNLAG

I "Forskrift om offentlege arkiv" i § 5-6 heter det bl.a.:"Materiale som er under ordning eller konservering, eller som eri ein fysisk tilstand som gjer hyppig bruk utilrådeleg, kan mel-lombels sperrast for publikumsbruk". I "Normalinstruks for arkiv-depot i kommuner og fylkeskommuner" heter det videre i pkt.3.2.4: "Materiale som er skadet på en slik måte at det kan væretil hinder for framtidig bevaring og bruk, skal repareres før av-levering. Dette skal skje i samråd med arkivdepotet, som måpåse at reparasjonene utføres faglig forsvarlig". Dette betyr atdet er eierkommunen som i utgangspunktet er ansvarlig for bevaring og evt. konservering av sine eldre og avsluttede arkiv-saker i samarbeid med sin faginstans på arkiv, som for eksempelkan være et interkommunalt arkiv. Når en kommune overførerarkivdepotoppgaver til et interkommunalt arkiv iht. arkivfor-skriften § 5-1 så betyr dette at det interkommunale arkivet ogsåovertar konserveringsansvaret hvis dette da spesifikt ikke undrasi deponeringsavtalen. Dette er forholdet hos oss. I vår standarddeponeringskontrakt har vi ingen formuleringer som holderkonservering utenfor. Saksfeltet fanges opp av følgende gene-relle formulering: IKA forplikter seg til " å oppbevara materialeti tråd med krava i Forskrift om offentlege arkiv av 11. des. 1998nr. 1193", altså alle depotrelaterte bestemmelser i arkivforskriftaog regelverk utledet av denne.

Riksarkivet anbefaler at en trekker de dataene som skal arkiveres ut fra de opprinnelige systemene (lagrene) og konverterer de til flate filer (ISO 8859-1). Videre at en opp-bevarer dataene sammen med en dokumentasjon av det opprinnelige systemet. I tillegg skal det utarbeides en struk-tur- og innholdsbeskrivelse (metadata) av de konverterte dataene. Denne operasjonen eller migreringen, kan sammen-lignes med å demontere et byggverk for så å lagre inventarog materialer sammen med arkitekttegningene.Dokumentasjonen eller metadataene er dermed nøkkelen tilall senere gjenskaping og bruk av informasjonen. Ved avleve-ring til en depotinstitusjon må den være fullstendig og eksakt. Hvis ikke, vil de data som bevares være uhåndterligeog uten praktisk verdi.

VERKTØY OG METODE

Før forprosjektet ble satt i gang hadde Byarkivet anskaffetData Junction, med tanke på å benytte dette til bruk i depo-neringsarbeidet. Data Junction er et dataverktøy/ programfor å trekke ut, omforme og levere data på et annet formateller på en annen form enn det dataene opprinnelig befantseg på. Det ble gitt som føring at prosjektet skulle vurdereData Junction og benytte dette verktøyet dersom det er hen-siktsmessig.

Den metoden vi anbefaler, er utviklet gjennom å deponeredata fra systemet Royal lønn. Royal lønn ble benyttet somlønnssystem i Bergen kommune i perioden 1990 til 1999.

Royal lønn inneholder svært mye informasjon som det erviktig å ta vare på som dokumentasjon for ettertiden: Dette

gjelder dokumentasjon av de ansattes lønn, ansiennitet ogpensjonsrettigheter i forhold til Bergen kommune. Sentraltlønnskontor gjør regelmessige oppslag i Royal lønn, blant annet i forbindelse med spørsmål om ansiennitet, attester ogpensjonsrettigheter. Både kompetanse, dokumentasjon ogdet tekniske miljøet som Royal lønn går på er meget sårbartog i ferd med å gå tapt.

Etter ønske fra sentralt lønnskontor har vi som del av prosjektet utviklet en løsning for tilgjengeliggjøring av datafra Royal lønn. Etter anbefaling fra Bergen kommune IT avdelingen, er data fra Royal lønn lagret i en Oacle database.Spørringer/skjermbilder er gjort tilgjengelig via OracleReport.

Ved å gjøre data tilgjengelig, har vi hatt mulighet til å teste datakvalitet og metode for deponering.

Fokus i dette oppdraget har vært rettet mot å utvikle en generell metode for deponering (uttrekk av data og etable-ring av metadata) og tilgjengeliggjøring av data. Den metoden som presenteres er utarbeidet med utgangspunkt ideponering av data fra Royal lønn. De øvrige arbeidsproses-sene som inngår i en komplett deponering, er kommentert utfra generell erfaring og de erfaringene som er gjort gjennom deponering og tilgjengeliggjøring av data fra Royal lønn.

Neste steg vil være å bruke samme metode for å sikre informasjon som er produsert og lagret på andre måter:

Nettverksbaserte systemer, énbrukerløsninger og enkle registre. Målet er å prøve ut så mange variasjoner som muliginnen 2004. •

BERGEN KOMMUNE OG PROSJEKTET HISTORISKE ELEKTRONISKE ARKIV

BERGEN BYARKIVT E K S T : K A R I N G J E L S T E N

>>>

ARTIKKELEN BYGGER TIL DELS PÅ RAPPORT FRA WEBSTEP AS, AV KNUT ARILD ANDERSEN

Som arkivmyndighet for Bergen kommune, er Byarkivet også ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv,

på lik linje med de papirbaserte arkivene. I dette ligger at Byarkivet er ansvarlig for å sikre at all den

informasjonen som i dag kun er lagret elektronisk, også er tilgjengelig i fremtiden, selv om

maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut.

KONSERVERINGSBEHOVKNYTTET TIL KOMMUNALE ARKIVER


Boken øverst har mistet hele permen. Det er også skjolder etter vannskade.Ved fuktig oppbevaring over lengere tid kan det bli soppskader. Soppen bryter først og fremst ned limstoffene slik at limte flater faller fra hverandre og papiret mister sin styrke. I de verste tilfellene pulveriseres papiret helt.

FOTO: STEINAR MARVIK


>>> 3. ARKIVFAGLIGE FØRINGER – ASTA

I det databasebaserte katalogsystemet ASTA som brukes vedsvært mange arkivdepot-institusjoner i Norge ligger følgendebruks-, bevarings- og konserveringskriterier innbakt på doku-mentnivå i systemet:1. Ok. kan brukes2. Skader, men kan brukes3. Dårlig, ikke brukes uten restaurering

Disse pkt. harmonerer godt med de juridiske føringene somligger i arkivforskriften og regelverket utledet av denne. Detforholdet at disse 3 pkt. ligger innbakt i et så sentralt arkivfag-lig datasystem som ASTA gjør dem også arkivfaglig normeren-de når det gelder bevaring og konservering. Ved IKA har vi derfor valgt å nyansere pkt. 2 og 3 i vårt arbeid med å spesifise-re tellingskriterier for å skaffe oss oversikt over konserverings-behovet knyttet til kommunale arkiver i Rogaland.

4. TELLINGSKRITERIER - METODE

Med utgangspunkt i de ovenfor skisserte juridiske og arkivfag-lige føringene har IKA sammen med konserveringspersonaletved Statsarkivet i Stavanger satt opp følgende 3 tellingskriteri-er. Disse er som nevnt en nyansering av pkt. 2 og 3 i ASTA. Sliketellingskriterier representerer en metodikk som det implisittligger valg, definisjoner og begrensninger i. I det følgende skalvi derfor etter beste evne skissere denne og de avvik og forholdsom den ikke fanger opp:

Nr. Beskrivelse: Utdyping:1 Noe/lett skadd Protokoller: Lette skader i rygg

kan brukes. og/eller perm uten att dette går ut over stivhet eller funksjonalitet. Ingen løse ark.Dokumenter: Revner knekker eller liknende som er av en slik karakter at dokumentet fortsatt kan leses og brukes uten at skaden vil øke nevneverdig i omfang, men samtidig bør dokumentet behandles med en viss forsiktighet.

2 Skade som Protokoller: Skader i perm, rygg eller akselererer ved innbinding. Løse ark og legg ibruk, bør protokollen. Skadene er av en slikbrukes lite. karakter at en del bruk av arkivstykket

vil øke skadens omfang.

Dokumenter: Dokumentet "henger i hop" men er noe sprøtt, gulnet, har knekker og liknende på en slik måte at mye bruk av dokumentet vil bidra til å svekke det ytterligere.

3 Sterkt skadd, Protokoller: Omfattende skader i perm, trenger rygg eller innbinding. Løse ark og legg i konservering, protokollen. Arkivstykket kan også skal ikke brukes. være vannskadd, muggskadd eller

skadd av parasitter/gnagere. Ark i protokollen kan også være så skadd at informasjon står i fare for å gå taptDokumenter: Sprøtt, gulnet, knekker ogliknende på en slik måte at dokumentet"nesten ikke holder sammen" eller informasjon er eller holder på å gå tapt.

Følgende forhold er verd å merke seg:• Tellingen er utført på store volumer. Noen arkivstykker med

skader kan være oversett.• Tellingskriteriene ovenfor åpner for tolkinger. Muligheten

for ulike tolkinger av et arkivstykkes tilstand øker med antall personer som deltar i tellingen.

• Pr. 13.02.2004 er konserveringsbehovet talt opp i 12 av de 22 kommunene som IKA oppbevarer arkivsaker for.

• Protokoller hvor det er limt inn materiale, ofte referater el. skrevet på maskin, er ikke talt. Slike er det en god del av fra 1950-tallet av og fram til omkring 1980. Dette er arkivsaker som normalinstruksen for arkivdepot i fylker og kommuner vier ekstra oppmerksomhet i pkt. 3.2.1. Her heter det: "Møtebøker, kopibøker, journaler og registre som er produsert i løsbladform, skal være bundet inn før avleverering, jf. arkivforskriften § 3-14 fjerde ledd og forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566, kapittel VII. Møtebøker der referatene er limt inn i protokoll, er ikke arkivholdbare. Av disse skal det derfor tas sikkerhetskopi somavleveres sammen med originalen". Slike protokoller som dette vil IKA få betydelige oppgaver med i framtiden.

• Arkivbokser som inneholder dokumenter er det tatt relativt lett på i tellingen for disse inneholder i det alt vesentlige ordnet og katalogisert arkivmateriale i syrefri emballasje. Tilstanden på dette materialet er jevnt over god. Evt. skader på enkeltdokumenter er det altså i liten grad lett etter.

• Tallmaterialet som framkommer i denne tellingen er derfor i

stor grad knyttet til tilstanden til de protokollene som IKA oppbevarer for sine medlemmer. Dette er en betydelig del av materialet.

5. FUNN OG KOMMENTARER

Denne artikkelen baserer seg altså på telling av deponert arkiv-materiale hos IKA fra 12 av 22 kommuner. IKA har også planerom å telle materialet til de resterende 10 medlemskommunenesom deponerer arkivmateriale hos oss. En oppsummering avgrunnlagsmaterialet viser følgende konserveringsbehov:

Kommune: Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Antall Derav Totalt % rep./skadd skole antall konserv.

Bjerkreim 7 41 3 51 19/37,2% 566 9,01

Finnøy 12 42 4 58 26/44,8% 1023 5,67

Hå 10 70 11 91 46/50,5% 1803 5,05

Lund 4 50 0 54 17/31,4% 657 8,2

Sandnes 27 104 7 138 34/24,6% 4314 3,19

Suldal 7 105 2 113 71/62,8% 1431 7,89

Kvitsøy 7 7 3 17 519 3.3

Sola 32 10 13 55 538 10.2

Gjesdal 14 6 4 24 681 3,5

Hjelmeland 54 - - 54 889 6.1

Forsand 27 2 - 29 471 6.2

Eigersund 94 18 - 112 1996 5.6

Sauda 40 10 4 54 1443 3.7

Sokndal 42 6 8 56 26/46,4% 1057 5.2

Sum: 377 461 59 906 17388 5,21

6. NOEN INNTRYKK BASERT PÅ GRUNNLAGSMATERIALET:

Skolesektoren ser ut til å være "overrepresentert" på konserve-ringsfronten. Enkelte skoleprotokoller ved mindre skoler harvært i bruk i flere decennier og har da vært særlige sår-bare for slitasje. Eks. Sokndal: Av levert materiale til depot er det 166 arkivstykker som er skolemateriell,av disse må 26 konserveres (19 stk i kategori 1, 3 stki kategori 2 og 4 stk i kategori 3) dvs. 15.6 % (skole-materialet utgjør 15.7 % av kommunens innlevertemateriale totalt) mot 5.2 % av kommunens materia-le samlet, som trenger konservering. Det er altså ofteskolearkiver som har det største volumet av arkivstyk-ker som trenger konservering. Eksemplene fra tabellenviser at skolesektoren alene står for mellom 24,6% og62,8% av hele det opptalte konserveringsbehov.Tallforhold som dette kan også settes opp for arkivsaker

etter andre sektorer i kommunal forvaltning, skadeprosentenfor disse vil da selvsagt ikke bli så høy.

Ligningsarkiv og kommunekassearkiver har også en del skaddmateriale. Dette er protokoller som har vært hyppige i bruk oghar blitt ansett for å være et "redskap" snarere enn arkivalie.Dette ser også ut til å gjelde for hyppige brukte protokoller et-ter fattigvesenet.

Møtebøker for kommunestyrene generelt ser ut til å være isvært god stand. Man kan her tydelig se at det svarer seg å in-vestere i kvalitetsprotokoller, særlig har protokollene fra firmaetBeyer i Bergen vist seg å tåle tidens tann godt, protokoller fraFredrikshald kommer som en god nummer to. Dess nærmere"sentralmakten" jo bedre bevarte protokoller ser så langt ut tilå stemme. Men dette betyr ikke at det ikke er skader på proto-koller etter kommunale formannskap. Inntrykket her er at myeav materialet er bra, men de aller eldste protokollene har oftestørre slitasje og en del skader og derav behov for konservering.Slike bør derfor prioriteres tidlig i et konserveringsarbeide.Formannskapets møtebøker er jo en type arkivsaker som brukesmye – en sentral kilde til lokalhistorie.

7. AVSLUTNING

Konsekvensen av disse undersøkelsene i eget magasin er at IKAarbeider med å knytte til seg egen konserveringskompetansesom skal samarbeide med det konserveringsfaglige miljøet påStatsarkivet i Stavanger og bruke ledige arbeidsplasser og utstyrder til å arbeide med kommunalt arkivmateriale. Dette for atvernearbeidet knyttet til kommunalt arkivmateriale i Rogalandikke skal bli svekket pga. den statlige sentraliseringen, vi ønskerfaktisk heller å styrke dette arbeidet. •

sopp i arkivet?22 Arkheion - 1#2004

Slitte og løse rygger er en av de vanligste problemene med eldre arkivsaker.

FOTO: STEINAR MARVIK


ØSTFOLDI N T E R K O M M U N A L E A R K I V S E L S K A P

Adresse:Postboks 220, 1702 SarpsborgBesøksadresse: Fylkeshuset, OscarPedersensv. 39, 1706 SarpsborgTlf: 69 11 70 00 E-post: [email protected]

Personale:Vigdis Bjørnstad, daglig lederTlf: 69 11 73 36 Mobil: 906 414 89E-post: [email protected] Bjerketvedt, arkivfaglig kons.Tlf: 69 11 73 37 Mobil: 958 94 291E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Østfold fylkeskommune

KURS I 2004Vi kan tilby forskjellige kurs for våre medlemmer og deres utevirksomheter. Følgende kurs er utført iløpet av høsten 2003, grunnkurs i arkiv, elevmapper, personalmapper, klientmapper og periodisering.

ARKIVLEDERFORUMPå det siste møtet i Arkivlederforum viste vi frem noe av det vi kan tilby av kurs og fikk positive tilbakemeldinger på at dette ville være aktuelt for mange av medlemskommunene og deres ansatte.

BESØKSRUNDEVi vil også i år foreta en besøksrunde til alle våre medlemmer i løpet av våren. Besøksrundene ser vipå som meget nyttige, da vi både får gitt mye informasjon og mottar viktig informasjon fra våre medlemmer. Vi treffer også ledelsen i kommunen og vi får en oversikt over arkivene og deres tilstand.

INNBINDINGVi mottar stadig nye innbindingsoppdrag og oppfordrer våre medlemmer til å fortsette med dette.

ELEKTRONISK ARKIVPLANVi vil før sommeren prøve å få noen fra utviklingsgruppen til å komme til oss for å vise fram den elektroniske arkivplanen. På dette møtet må dere gjerne ta med IT personell slik at de kan få svar på eventuelle spørsmål rundt den elektroniske arkivplanen. Vi satser på å arrangere kurs i arkivplan-arbeide til høsten.

Den lange tiden med drømmer, ønsker og planer er over. I maistarter Bergen Byarkiv innflyttingen i sine nye lokaler. Den nye adressen er Kalfarveien 76. Den tilhører et stort byg-ningskompleks som tidligere huset Hansa Bryggeri AS. Førstevirksomhet på plass i bygget er NITH – Norges Informasjons-teknologiske Høyskole, et nabolag vi setter stor pris på. Lokalhistorisk Arkiv i Bergen, som vi har et nært organisatoriskog lokalmessig fellesskap med, flytter også.

Planløsningen kombinerer arbeids- og ekspedisjonslokaler i entidligere lagerbygning med magasiner i fjellhaller umiddelbartbak bygningen. Hansa hadde der store deler av sitt produksjons-anlegg. Vi skal benytte de hallene som ligger nærmest inngang-en. Alle lokaler blir totalrenovert.

Lagerbygningen ligger mot en bratt fjellvegg, med vinduerkun på en vegg. Vi har derfor lagt alle arbeidsplasser mot denneveggen, og nærmagasiner ol langs bakveggen. Bygningen har 5etasjer, og vi skal disponere de tre nederste. Alle rørledninger tilog fra de de øverste etasjene føres utenom våre lokaler. I 1. etasje har vi plassert mottak av arkivsaker, ordningsrom og loka-ler for bokbinding og konservering samt andre tekniske rom.

I 2. etasje blir det publikumsarealer pluss en del kontorer ogmagasiner. Publikumsarealene omfatter vestibyle, ekspedisjons-areale/bokhandel, utstillingsområde, lesesal med arbeidsrom forgrupper og en forskercelle, møterom/kursrom samt garderobe/-toaletter. Dette blir spesielt tilrettelagt for handikappede, bl.a.med lese-TV for svaksynte. I denne etasjen blir det også kontorerfor ansatte med arbeidsoppgaver i tilknytning til formidling ogpublikumsbetjening. Det blir også et ordningsrom, bokmagasin(i tilknytning til lesesalen) og nærmagasiner. De fleste kontorene,møterom, fotoatelier samt flere nærmagasin kommer i 3.etasje.

Gjennom alle etasjene går ett høydemagasin som er 12 meterhøyt. Her skal alle tegninger og kart i storformat oppbevares i en"dokumentheis" som er elektronisk betjent, en såkalt"Tornado". Den vil kunne betjenes fra 1. og 2. etasje og skal eliminere adskillig slitasje både på rygger og arkivmateriale.Prinsippet er velkjent fra lagerstyring, men er – så vidt vi vet –ikke tatt i bruk i arkivvirksomhet før nå.

Hovedmengdene av magasiner er plassert i fjellhallene, enstor og tre mellomstore over to etasjer og tre mindre over enetasje. I tillegg til reoler for "vanlige" arkivsaker vil det bli en delspesialmagasin. En hall skal inneholde to klimasoner, en for fotoog en for mikrofilm og CD’er. En hall skal være for spesialforma-ter og storformater: faner, lange kartruller, malerier, store modeller og plansjer. En annen hall skal ha reoler spesialdimen-sjonert for oppbevaring av flyttekartonger. To av hallene vil idenne omgang bli stående uinnredet. De øvrige vil få en totalkapasitet tilsvarende over 30.000 hyllemeter.

Reolene i de toetasjes magasinene er av typen med et messa-ningulv innebygget i selve reolkonstruksjonen. I det store magasinet er det to heiser mellom etasjene, i de mellomstore en.Det vil bli innredet arbeidsplasser i magasinene, og delvis lagtopp til et trådløst datasamband.

Til sammen skal vi benytte vel 6000 kvm av anlegget, og vi haropsjon på ytterligere noen tusen kvm til senere bruk. Vi har enleiekontrakt på 20 år, med opsjon på videre leie eller evt kjøp etter den tid.

Etter planen starter vi innflyttingen 10.mai. Da flytter vi førstog fremst oss selv og kontorfunksjonene samt bokbinderverkste-det. Den 26. mai åpner vi for en provisorisk lesesalstjeneste i denye lokalene. Innflytting av vanlige arkivalier til fjellhallene ikkekunne starte før i slutten av juli. I løpet av høsten vil vi tømmemagasinene i Allehelgensgt pluss to andre. Vi regner med at flyttingen av arkiver vil være slutt utpå høsten 2005. Da har viflyttet ca 16.000 hyllemeter arkiv og 1.000 hyllemeter litteratur. Siden januar 2003 har vi hatt en dobbel organisasjon ved by-arkivet. I tillegg til driftsorganisasjonen har alle vært tilknytteten flytteorganisering. Vi har en Romgruppe som har hånd omhvordan de nye lokalene skal se ut, være utstyrt osv, og vi har enFlyttegruppe som har hånd om å flytte alt på en ordnet måte. Vi er overbevist om at vi etter flyttingen vil ha arkivlokaler somfullt ut oppfyller Riksarkivarens krav og alle andre krav, samt legger til rette for gode arbeidsmiljø både for ansatte og bruke-re. Vi er overbeviste om at vi i fellesskap skal skape et bemerkel-sesverdig godt nytt byarkiv for Bergens by og innbyggere. •

BERGEN BYARKIV TIL NYE LOKALER

BERGEN BYARKIVT E K S T : A R N E S K I V E N E S

25

F Y L K E S A R K I V E T I

OPPLANDFylkesarkivet i Oppland er en fylkeskommunal depotinstitusjon. Arkivet ble opprettet i 1995 med hovedoppgave å være fylkeskommunens fjernarkiv og depot for arkivene etter Lillehammer- OL.Siden opprettelsen er aktivitetene utvidet og spredt over flere områder. Vi har inngått samarbeidmed kommuner i Oppland og Hedmark. Dette har ført til at flere kommuner vurderer å overføre sinehistoriske arkiver til oss for ordning og oppbevaring. Også enkelte statlige organer leier depotplasshos oss. Som et resultat av dette, bygget vi nytt depot som sto ferdig i 2002. Totalt har vi nå ca 5000hyllemeter depotplass hvorav i overkant av 2000 er disponert.

I tillegg til ordningsoppdrag, inngår arkivfaglige tjenester ( konsulentoppdrag, innbinding, befaring,formidling, betjening osv…) som en naturlig del av driften , og hvert år arrangerer vi kurs i forskjel-lige arkivrelaterte emner.

Opplandsarkivet er en viktig samarbeidspartner og sammen står vi for driften av Arkivnett Oppland(www.arkivnett.ol.no). Arkivenes dag inngår også som en del av dette samarbeidet.Ellers har vi utstrakt kontakt med andre arkivinstitusjoner og bibliotek/ museer.

Siste tiden har vi også vært engasjert i et prosjekt omkring sikring og formidling av digitalt bilde-materiale. Her er vi nå inne i sluttfasen og resultatet ser lovende ut.

Når det gjelder andre former for elektronisk arkivmateriale har vi til nå kun mottatt uttrekk fraOppland fylkeskommunes Noark-3 journal, men vi holder oss oppdatert og prøver å være forberedtpå det som kommer.

Adresse: Fylkesarkivet i OpplandVormstuguvegen 40, Fakkelgården2624 LillehammerTlf. 61 25 79 68 Faks. 61258038Epost: [email protected]: www.farkiv.ol.no

Personale:Svein Amblie, arkivleder([email protected])Kirsti Sletten, arkivar ([email protected])Tormod Holdbrekken, arkivar([email protected])Rolf Anfinsen, arkivar ([email protected])Reidar Sandin, bokbinder([email protected])

Depotarkiv for :Oppland fylkeskommune.Hedmark fylkeskommune, Lillehammer kommune(Fåberg kommune), Gausdal kommune(Vestre Gausdal, Østre Gausdal), Åsneskommune (Hoff kommune), Søndre Landkommune (Fluberg kommune)

Statlige:Sykehuset innlandet HFSykehuset Innlandet HF, LillehammerSykehuset innlandet HF, Reinsvol Habiliteringstj.e for voksne i OpplandKringsjåtunet ungdomspsykiatrisk behandlingsenhet i OpplandForsvaret (Utdannings- og kompetanse-senter for hærens samband, SBUKS)Annet: Norsk fredssenter

Foreløpig fasadeskisse til nytt Byarkiv. Det vil bli byggeten glassheis med publikumsinngang helt til venstre.


Adresse:Bergelandsgt. 30, 4012 StavangerTlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40E-post: [email protected]: http://www.ikarogaland.no

Personale:Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulentTlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397E-post:[email protected] Bergstad, arkivsjefTlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712E-post: [email protected] Espeland, arkivkonsulentTlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965E-post: [email protected] Hertaas, arkivsekretærTlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025Hallgeir Olsen, arkivkonsulentTlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Bjerkreim, Bokn, Eigersund,Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland,Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund,Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda,Sokndal, Sola,Suldal, Time, Tysvær,Utsira, Vindafjord, Ølen

Interkommunale selskaper:Ryfylke Miljøverk IKS, Dalane MiljøverkIKS, Interkommunalt Vann-, Avløp- ogRenovasjonsverk IVARFaste abonnenter: Helse Stavanger og Helse Fonna

AUST-AGDER-ARKIVET

Adresse:Ekspedisjon og lesesal på Langsæ:

Postadr.: Parkveien 16, 4838 ArendalTlf.:37073500, Faks: 37073501

E-post: [email protected]: www.aa-arkivet.no

Åpningstider:Ekspedisjon: Man-fre: 8-15

Lesesalen: 15.9-14.5Ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20

Lesesal 15.5.-14.9: ma-fr: 9-15.Personale:

Kjell-Olav Masdalen, styrerBrit Østerud, bibl./leder formidl.avd.

Ann Carol Endresen, sekr.Anne Møretrø, sekr.

Kjell Knudsen, arkivarAnne Tone Aanby, arkivar (p.t. i bokprosj.)

Berit Stie avd.leder depot og veiledn.Vidar Hauge, ikt-arkivarTore Knutsen, fototgraf

Bård Chr. Raustøl, arkivarGro Stormoen Nilsen, registrator

Claus Å. Gramm, bokbinderIsmail Rafieh, bokbinder

Hanne Kaastrup, bokbinderlærling.Engasjementer:

Anette Walmann, arkivar Jerry Aas, ekstrahjelp ordningsarbeid

Gustav Sætra, bokprosjektMedlemskommuner:

Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle,Evje og Hornes, Froland, Gjerstad,

Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand,Valle, Vegårshei, Åmli,

Aust-Agder fylkeskommune

I N T E R K O M M U N A LT A R K I V I

VEST-AGDERAdresse:Märthas vei 1, 4633 KristiansandTlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92E-post: [email protected]: www.ikava.no

Personale:Kjetil Reithaug, arkivsjefE-post: [email protected]ørn Tore Rosendahl, rådgiverE-post: [email protected] D.Stensgård, sekretær

Medlemskommuner:Audnedal, Farsund, Flekkefjord,Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal,Lindesnes, Lyngdal, Mandal,Marnardal, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vennesla,Åseral, Vest-Agder fylkeskommune

DEPOTSAKENStyret i IKAVA IKS har kommet til å ville anbefale at et interkommunalt depot for kommunene i Vest-Agder blir samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. Styret fikk i begynnelsen av 2003 i oppdrag frakommunene å vurdere forskjellige plasseringsalternativer for et depot og har lagt vekt på både fagligeog økonomiske kriterier ved valg av plassering. En samlokalisering vil gi faglige gevinster med hensyn tilsamarbeid om tilgjengeliggjøring og formidling og ikke minst kompetanseoppbygging, mens det økono-misk bør kunne gi besparelser med hensyn til lesesalsutbygging, møterom og andre fellesarealer.Kommunene er bedt om å gjøre forpliktende vedtak om deltakelse i depotet innen mai 2004. En langprosess er i ferd med å gå over i en avgjørende fase: skal vi fortsette å arbeide for fellesløsning eller må visette vår lit til at kommunene realiserer lovverkets pålegg om depotordning hver for seg?

ORDNINGSARBEIDVi har fremdeles tilgang på kvalifisert ordningspersonale og vi har fremdeles oppdrag som venter. Det erfortsatt mulighet for kommunene å kjøpe ordningstjenester slik at de får ordnet eldre og avsluttet arkiv,eller kanskje personregistrene som skal avleveres blir for mye for kommunene å greie selv?

IKA

PERSONALNYTTAust-Agder kulturhistoriske senter har vært en realitet fra og 1.9.2003. Fylkeskultursjef Per Norstrøm harfungert i stillingen som direktør, og det er han fram til15. mars 2004. Da tiltrer Liv Jorunn Ramskjær direktør-stillingen ved Aust-Agder kulturhistoriske. Hun er i dag leder for seksjon for forskning og dokumentasjon vedNorsk Teknisk Museum i Oslo.

EYDEHAVNPROSJEKTETEydehavnportalen: "Industrihistorie gjennom 100 år" er et samarbeidsprosjekt mellom Aust-Agder kulturhistoriske senter (Aust-Agder-Museet, Aust-Agder museumtjeneste og Aust-Agder-Arkivet), Eydehavn Museetog Høgskolen i Agder. Eydehavnportalen skal bli en kunnkapsdatabase som bygger på arkivmateriale fraStokken kommune, Arendal smelteverk, kraftverksarkivene, fotoarkiv fra smelteverket, intervjudatabase,gjenstandsdatabase og aktuell litteratur om industristedet Eydehavn. Prosjektet går over tre år og skal være ferdigstilt i 2006. Prosjektet støttes økonomisk av ABM-utvikling.

PERIODISERINGSPROSESSENHøsten 2003 har vært har vært preget av periodiseringsproblematikken gjennom kurs og møter. Mange av kommunene i Aust-Agder er i ferd med eller planlegger overgang til NOARK 4 systemer hva gjelder journal/sak/arkivsystemer. Ventelig vil dette skje i siste halvdel av 2004 eller ved årsskifte 2005. Disse kommunene har valgt å utsette periodiseringen til dette skjer.

ARKIVPLANARBEID, KURS OG SEMINARER Arkivfaglig fylkesforum hadde møte 10.2.2004. Kurs, møter og andre aktiviteter ble diskutert. Det er foreløpig bestilt to kurs i K-koder. Revisjon av arkivplaner er tenkt startet i flere av kommunene i løpet avåret. Foreløpig er det bare Froland som har valgt å ta i bruk det web-baserte programmet "Arkivplan.no" i dette arbeidet.

MÅL FOR 2004For året som er godt i gang allerede, vil det overordnede målet være å best mulig kunne bistå kommune-ne med oppstart av elektroniske arkivplaner. Den første kommunen er snart i mål (Hå), og de andre følgertett på i løpet av våren. Foruten dette, ser det ut til at opprettelsen av arkivdepotet har resultert i flerestore ryddeprosjekter i kommunene i Rogaland. Vi har nemlig aldri tidligere fått så mange henvendelserom å bistå med ordningsarbeide som dette året! Flere store deponeringer er meldt, og også som en følgeav depotet: De fleste kommuner ønsker Asta-kataloger over deponert arkivmateriale.

KURS OG KONTAKTKONFERANSE Første felleskurs er allerede avholdt; det tok for seg offentlighetsloven (inkludert nytt lovutkast), forvaltningsloven og arkivloven. Vi hadde over 50 deltakere, noe som illustrerer det stadig tilbake-vendende behovet for oppdatering på lovverket. De neste kursene vil ta for seg post- og ekspedisjons-rutiner, arkivplanlegging, og ett om spesialarkiver innen teknisk sektor. I tillegg skal vi arrangere kontaktkonferanse 4. og 5. mai 2004, der tema foreløpig er tiltenkt å ha følgende problemstillinger: "Når private aktører utfører tjenester for kommunen – hva da med arkivene?" og "Samarbeid om innkjøp av arkivsystemer: tips, råd og erfaringer".

FORMIDLINGSARBEIDETVi har utviklet en standard mal for omvisninger i Arkivenes Hus, dvs. i samarbeid med Statsarkivet iStavanger. Malen er en oversikt over hva en omvisning i bygget skal inneholde og forslag til hva den kan inneholde. Vi har også et tett samarbeid med Varhaug ungdomskole, der vi bidrar med kilder og historiske opplysninger som skolen og elevene benytter av i sitt undervisningsopplegg. Dette arbeidet vil legge grunnlaget for annet formidlingsarbeid.


INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER

I N T E R K O M M U N A LT A R K I V F O R B U S K E R U D , V E S T F O L D O G T E L E M A R K I K S

IKA KONGSBERGAdresse:

Nansensgate 1, 3616 KongsbergTlf.: 32 86 63 78 Faks: 32 72 49 54

E-post: [email protected]:

Wenche Risdal Osen, daglig lederTlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615E-post: [email protected]

Torleif Lind, rådgiverTlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635

E-post: [email protected] Halle-Knutzen, rådgiver

Tlf.: 32 86 63 86 Mob.: 481 75 837E-post: [email protected]

June Wahl, rådgiverTlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57

E-post: [email protected] Marvik, rådgiver

Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627E-post: [email protected]

Gunnar Aulesjord, prosjekt Tlf.: 32 86 63 78

E-post: [email protected] Fønset, prosjekt

Tlf.: 32 86 63 78E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole,

Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker,Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag,Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof,Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy,Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg,

Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden,Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje,

Buskerud fylkeskommune

NYTT ARKIVMAGASINDen 1. mars overtok vi ca.400 m2 arkivlokale 3-4 minutter gangavstand fra våre kontorer. Vi har allerede hyllene på plass og var klare for å ta imot arkiver fra midten av mars. Med nye 1100 hm plass i før-ste omgang vil vi nesten doble kapasiteten. Tilbud om deponering vil gå ut i nærmeste tid.

ARKIVLEDERSEMINARVårens arkivlederseminar vil bli holdt på erverdige Dalen hotell i Tokke kommune 4.-5.mai. Temaet er beva-ring og kassasjon med utgangspunkt i de resultater som har kommet gjennom bevaringsutvalgets arbeid ogdet prosjektet som er igangsatt.

ARKIVLEDERKURSDet gjenstår i skrivende stund to moduler av arkivlederkursserien. 15. og 16. mars går modul 4 av stablen. Tema for kurset er vår elektroniske arkivhverdag. Kurset avsluttes i Risør den 2.-3. juni. Den avsluttende delen tar for seg arkivenes vei til og liv i depot.

KOMMUNEBESØKVi har planlagt å gjennomføre besøk i alle våre komuner i løpet av året. Hensikten med besøket er å informere om vår virksomhet og planlegge videre vidre arbeid for kommunen.

NY VEILEDNINGVeiledning i personopplysningsloven er nå klar! Tanken bak denne veiledningen er å gi kommunene en kortfattet oversikt over de mest sentrale bestemmelsene i loven, og å gi tips til hva man må sette segnærmere inn i for å oppfylle lovbestemmelsene.

REPRESENTANTSKAPSMØTEÅrets representantskapsmøte blir den 22. april. Statsarkivar Nils Johan Stoa vil etter avsluttet møteholde et foredrag om digitalarkivet.


ROGALAND IKS



TRØNDELAG IKSAdresse:Interkommunalt arkiv Trøndelag iksMaskinistgata 1(Varelevering kjørebro G)7042 TRONDHEIMTlf: 73 50 18 90www.ika-trondelag.no

Personale:Kari Remseth, daglig lederTlf: 73 50 18 90/ 92 60 61 18e-post: [email protected] Merete Løkvoll, arkivkonsulentTlf: 73 50 18 92/ 90 04 58 99e-post: [email protected] Øiesvold, konsulent/ prosjektmedarbeiderTlf: 73 50 18 92e-post: [email protected]åle Prestøy, IKT-rådgiverTlf: 73 50 18 91/ 90 05 57 08e-post: [email protected] Rønning, arkivar / rådgiverTlf: 73 50 18 93/ 92 28 73 51e-post: [email protected]

Medlemskommuner:Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra,Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger,Lierne, Malvik, Melhus, Meråker,Midtre-Gauldal, Mosvik, Namsskogan,Oppdal, Orkdal, Røros, Røyrvik, Selbu,Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal,Verdal, Ørland

Adresse hovudkontor:Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 ÅlesundTlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26e-post: [email protected] Heimeside: http://www.ikamr.no/Adresse avdelingskontor:Rådhuset, Kaibakken 2, 6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39E-post:[email protected]

Personale:Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiarMob: 971 88 903E-post: [email protected] Segtnan Soknes, arkivkonsulentE-post: [email protected] Mads Langnes, arkivkonsulentE-post: [email protected] Petter Waage, IKT-arkivarE-post: [email protected] Ramse Trædal, arkivkonsulent,E-post: [email protected]

Medlemskommunar:Aukra, Aure, Averøy, Frei, Giske,Gjemnes, Halsa, Haram, Hareid,Herøy, Kristiansund,Midsund, Nesset,Norddal, Rauma, Rindal, Sande,Sandøy, Skodje, Smøla, Stordal,Stranda, Sula, Sunndal, Surnadal,Sykkylven, Tingvoll, Tustna ,Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda, Ørskog, Ørsta, Møre og Romsdal fylke

ARKIVDEPOTArbeidet med nytt magasin på 3000 hyllemeter er ferdigstilt. 12 kommunar vil deponere både papir- ogel-arkiv, medan 8 kommunar avleverer sine el-arkiv.

ELEKTRONISK ARKIVPLAN OG BEVARING AV EL-ARKIVIKA Møre og Romsdal har hatt nasjonalt prosjektleiaransvar for utarbeiding av elektronisk arkivplan.Fleire kommunar er no i gang med å leggje inn informasjon i den elektroniske arkivplana. IKA Møre ogRomsdal har også gjennomført uttrekk frå it-system i fleire kommunar det siste halvåret.

AVLEVERINGSPROSJEKTET – PERSONARKIVAvleveringa av personarkiv til IKA Møre og Romsdal går kontinuerlig føre seg.

KURS OG INFORMASJONSVERKSEMDI tillegg til kursverksemda me jamleg driv i kommunane, blir det i april arrangert ein kontaktkonferansei Ålesund for alle medlemskommunane.

PRIVATARKIVPROSJEKTETIKA Møre og Romsdal har vorte utpeika som koordinerande organ for privatarkiv i Møre og Romsdal, ogvil i løpet av 2004 gjennomføre eit privatarkivprosjekt.

ELDRE ARKIVDei eldre protokollane i arkiva til kommunane Vanylven og Averøy har vorte ordna, og registrerte.

HEIMESIDE PÅ INTERNETTMe har no lagt ut ei ny og betre heimeside med meir oppdatert og relevant informasjon.

NYE MEDLEMSKOMMUNARFrå nyttår har kommunane Frei og Hareid vorte medlemar av IKA Møre og Romsdal.

PERSONALETTonje Ramse Trædal er tilsett i eit halvt års engasjement frå byrjinga av mars og vil arbeide med ordningav eldre arkiv.

DEPOT ELETRONISKE ARKIVERDepot for mottak og testing av elektroniske arkiver er etablert. Kartleggingen av elektroniske fag-systemer er på det nærmeste ferdig, og vi har startet arbeidet med å ta imot elektroniske arkiver.

DEPOT PAPIRBASERTE ARKIVERBestanden av papirbaserte arkiver er nå kommet opp i omkring 1850 hyllemeter. I tillegg til arbeidetmed formidling fra dette materialet, vil vi konsentrere ressursene om å hente inn resterende materialesom er modent for avlevering og fremdeles befinner seg i kommunene. Prosjektet med ordning avHemne kommunes arkiver er godt i gang, og grovordning og listeføring av arkiver tilhørende Orkdal,Midtre Gauldal og Levanger utføres som del av det daglige arbeidet.

KURS OG INFORMASJONSVIRKSOMHETI løpet av første kvartal avholdes temadager for medlemskommunene om webbasert arkivplan og elektroniske arkiver med mer. For kurstilbud og planer vises til våre hjemmesider. Kontaktseminaret avholdes 19. og 20. april i Trondheim. Tema er innsyn i arkiver, elektronisk kommunikasjon og elektroniske arkiver.


MØRE OG ROMSDAL IKS

29

Adresse:Årstadveien 22, 5009 Bergen

Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95E-post: [email protected]

Heimeside: www.hordarkiv.hl.no

Personale:Jorunn Dobbe, arkivsjef

Tel. 55 30 60 91E-post: [email protected]

Jan Tore Helle, arkivar Tlf. 55 30 60 90E-post: [email protected]

Randi Krüger, arkivkonsulentTlf. 55 30 60 97

E-post: [email protected]Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent

Tlf. 55 30 60 93E-post: [email protected]

Medlemskommunar:Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo,

Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa,Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad,

Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen,Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger,Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang,

Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden


HORDALAND IKS

BERGEN BYARKIV

REPRESENTANTSKAPSMØTE OG KONTAKTSEMINARKontaktseminaret i år går føre seg på Hotell Vøringfoss i Eidfjord 28.-29. april. Representantskapsmøtetblir same stad torsdag 29. april.

ARKIVDEPOTIKA Hordaland har arbeidd lenge med å kunne tilby kommunane våre å vere depot for papirarkiv og for elektronisk arkiv. No nærmar vi oss og vi vil få ut depottilbodet til kommunane før påske.

ARKIVPLANFleire kommunar er interesserte i å få utarbeidd arkivplan i år. IKAH er i ferd med å lage eit opplegg for å lage og presentere elektroniske arkivplan i kommunane.Dersom fleire av kommunane ønskjer å få laga arkivplan eller revidert den gamle i samarbeid med IKAH,så ta kontakt med oss.

PERSONALNYTTGudmund Valderhaug har sagt opp stillinga si som arkivsjef ved IKAH. Jorunn Dobbe blei på styremøte 24. februar 2004 tilsatt i stillinga etter han.

Adresser etter 10.mai;Kontoradresse:

Kalfarveien 76, 5018 BergenTelefon: 55 56 62 83Telefax: 55 56 62 82

Epost: [email protected]

Nettsider:http://www.bergen.kommune.no/byarkivet/

http://www.oppslagsverket.noPersonale:

Administrasjon:Arne Skivenes, byarkivar

Bjørg Sørhage, konsulent Moderne arkiv:

Karin Gjelsten, fagsjefFoto og digitalisering:

Anne Louise Alver, rådgiverFormidling og publikumsbetjening:

Mona Nielsen, arkivarÅsta Vadset. arkivar

Marit Haugland, konsulentDepot og katalog:

Knut Geelmuyden, arkivarPaul Lossius, bokbinder

Per Meyer, typografBjørn Borlaug, saksbehandler

Privatarkiver/LAB:Terje Haram, arkivar

Birger Haugdal, arkivarSivilarbeidere:

Ivan Andre Paulsen, Odin Lekve Alsåker,Trond Solsvik

Prosjektmedarbeidere:Rolf Braadland, Aslak Wiik,

Ingfrid Bækken, Nora Sætersdal,Alexander Larsen, Roy Hovden

ÅRET 2003 VED BERGEN BYARKIVHøsten 2002 ble det vedtatt at byarkivet skal leie nye lokaler hos Hansagårdene AS, med arbeidslokaler iHansas gamle lagerbygg og magasiner i fjellhallene bakenfor. Byggearbeidene til det nye byarkivet startet ijuni 2003, på høsten ble det forhandlet frem kontrakt på kjøp av reoler. Flytting starter sommeren 2004.Byarkivet har satt i verk en ny organisasjonsstruktur, basert på 5 enheter, for Moderne arkiv, Foto og digitalisering, Formidling, Depot, og Privatarkiver.

Det er startet opp forprosjekt for arbeidet med å sikre historiske elektroniske arkiv i Bergen kommune. Som et resultat er system og data fra Dana-Lønn/Royal-Lønn nå sikret for ettertiden. Byarkivet deltar i et nasjonalt samarbeid for å utvikle en elektronisk arkivplan for kommunene, basert på web-løsninger. Det er holdt en betydelig aktivitet med arkivkurs og Arkivforum.

Byarkivet har tatt på seg systemeierskap til kommunens nye arkivsystem for foto, Fotoweb. Det er også bygget opp rutiner og systemer for digitaliseringstjenester ved byarkivet.

Det er stor pågang etter materiale fra byarkivet. Særlig merkbar har økning i etterspørsel etter dokumentasjon fra tidligere barnehjemsbarn vært. I april ble <oVe>, det nye oppslagsverket for informasjonfra Byarkivet lansert (www.oppslagsverket.no) , sammen med en nyutgivelse av de regulære nettsidene.Byarkivet har deltatt i internettproduksjonen "Vegen til ABM-kildene" sammen med andre institusjoner iBergen. Med støtte fra ABM-utvikling er det satt i gang et prosjekt for tilrettelegging av arkivinformasjonfor funksjonshemmede.

Arbeidet med å forberede flytting av 16000 hyllemeter arkivsaker til nye lokaler har startet. Det er mottattca 270 hyllemeter arkivsaker. Byrådet Strøm-Erichsen har avlevert sine interne drøftelser til Byarkivet, det erden første avlevering av byrådsarkiv i landet. Det er brukt adskillige ressurser på å ordne opp i arkivsituasjo-nen etter omorganiseringene i 1999 og 2000, men mye står ennå igjen.



TROMS (IKAT)


FINNMARKARKIVOPPLÆRINGDenne våren vil IKAF utarbeide og arrangere arkivkurs for Helse- og Sosialsektoren.

ARKIVPLANVi håper å få startet utarbeidelse av elektronisk arkivplan som prøveprosjekt i ett par kommuner i løpet av våren.

ARKIVDEPOTPROSJEKTIKAF kartlegger medlemskommunenes interesse for samarbeid om arkivdepot. På bak-grunn av tilbakemeldingen vi får fra kommunene vil vi jobbe videre med utredning av mulige lokaler og kostnader.

PERSONALEBåde daglig leder og arkivkonsulent er tatt opp på delemne i elektronisk arkiv ved Universi-tetet i Oslo denne våren. Dette er ledd i en nødvendig kompetanseheving av IKAFs ansatte.

UTADRETTET VIRKSOMHET - NY HJEMMESIDEIKAF jobber for tiden med å utarbeide ny hjemmeside. Til dette arbeidet har vi fått assis-tanse fra Måsøy kommunes IT-konsulent, som lager siden for IKAF. Vi håper å ha hjemmesi-den med innhold klar i løpet av våren.

MEDLEMSVERVINGVi vil i løpet av våren kontakte de kommunene i Finnmark som ikke er medlemmer hos ossog tilby kommunebesøk for å orientere om medlemskap i IKAF.

SKÅNLAND KOMMUNE ER MED I IKATFra 1.1.2004 gikk Skånland kommune inn som ny deltaker i IKAT. Vi ønsker kommunenvelkommen, og vil gi den nye deltakeren en del ekstra oppmerksomhet i 2004.

ARKIVDEPOTDeltakende kommuner kan nå bruke IKAT som arkivdepot for papirbaserte arkiver.Foreløpig har bare en kommune gjort vedtak i kommunestyret om å benytte seg av denne tjenesten, men flere har signalisert at de ønsker å ta i bruk ordningen.

ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIVArkivmateriale fra Målselv, Trondenes/Harstad, Gáivuona/Kåfjord, Lyngen, Berg ogSalangen er hentet inn til ordning. I løpet av året vil arkiver bli hentet fra Lavangen,Dyrøy og Storfjord..

ARBEID MED PERSONREGISTREIKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter i samme spor. Det arbeides med å utvikle arkivfaglige rettledninger for alle kommunalearkivskapere som har personregistre. Rettledningene skal legges ut på våre nettsider.

ARKIVPLANLEGGINGIKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i 3 kommuner: Lenvik, Målselv og Kåfjord.Lavangen, Bjarkøy, Balsfjord og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp prosjekter såsnart IKAT har ledig kapasitet. Systemet Elektronisk arkivplan vil bli prøvd ut i løpet av 2004.

KURS OG OPPLÆRINGKontaktseminaret vil denne våren bli arrangert i månedsskiftet april/mai. Tema vil væreInnføring av elektronisk arkiv i kommunen. De regional felleskursene til høsten vil ha antakelig ha behandling av personalarkiv eller bruk av k-koder som tema.

Adresse:c/o Statsarkivet i Tromsø 9293 TromsøTlf: 77 67 69 80Faks: 77 67 65 20E-post: [email protected]:http://www.ikatroms.no

Ansatte:Hilde E. Bjørnå (arkivsjef)Mobil: 90 13 75 35E-post: [email protected]

Harald H. Lindbach (arkivar)Mobil: 91 81 33 15E-post: [email protected]

Frøydis Antonsen (arkivkonsulent)Mobil: 91 81 06 49E-post: [email protected]

Medlemskommuner:Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy,Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord,Gratangen, Harstad, Ibestad,Karlsøy, Kvænangen, Lavangen,Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Skånland,Storfjord, Sørreisa, Torsken, Tranøy

Postadressec/o Porsanger kommune, Rådhuset, 9712 Lakselv

KontoradresseGamle herredshuset,Meierivn. 2, 9700 LakselvTlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60 Telefaks 78 46 47 55 E-post [email protected]://home.c2i.net/ika.finnmark

Personale Hege Sætrum Kenny, daglig lederMarion J. Sørensen, arkivkonsulent

MedlemskommunerBerlevåg, Båtsfjord, Gamvik,Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok,Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp,Porsanger, Unjargga - Nesseby,Vadsø, Vardø

Adresse: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, Askedalen 2,

6863 LeikangerTlf: 57656400 Faks: 57656101

E-post: [email protected]:

Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar, tlf 57656401, e-post [email protected]

Randi Melvær, sekretær/stadnamn, tlf: 57656400,e-post: [email protected]

Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/fotovern, tlf: 57656405,

e-post: [email protected] Kleppa, Kulturhistorisk Atlas ogLeksikon, møtebokregister, tlf: 57656402,

e-post: [email protected]Øystein Åsnes, musikkarkivar, tlf 57656404 ,

e-post: [email protected] Øverbø, fagleiar og arkivar –

fylkeskommunale arkiv, tlf: 57656403, e-post: [email protected]

Karianne Schmidt Vindenes, arkivar - kommunale arkiv, tlf: 57656406,

e-post: [email protected] Stian Hovland, arkivar - kommunale arkiv,

tlf: 57656409, e-post: [email protected]

Gunnar Yttri, arkivar - fylkeskommunale arkiv,(permisjon ut 2005)

Berit Selseng, registrator, tlf: 57656407, e-post: [email protected]

Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar, tlf: 57865124,e-post: [email protected]

Kjerstin Risnes, ordningsarbeid, møtebokregister(engasjement), tlf: 57 65 64 00

e-post: [email protected]. i kommunearkivorninga:

Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid,Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen,

Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje,

Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune.

Adresse:Høgskolen i Bodø, 8049 BODØ

E-post: [email protected]: http://ain.hibo.no

AnsatteInge Strand, leder

Ketil J. Alsos, privatarkivarKari A. Kleve, kommunearkivar

Nansy M. Schulzki, kommunearkivarHege Sofie Bull, arkivar/it-ansvarlig

Tone-Lise Fische, arkivar for fylkeskommunenEllen Moland, stadnamnkonsulent/arkivar

Finn Myrvang, prosjektleder stadnamnprosjektet

Hanne O. Johansen, sekretær

Medlemskommuner:Alstahaug, Ballangen, Bodø, Beiarn, Evenes,

Fauske, Gildeskål, Grane, Hamarøy, Lurøy,Lødingen, Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad, Steigen, Sørfold, Tjeldsund,

Træna, Tysfjord, Værøy

Interkommunalt selskap:Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL)

F Y L K E S A R K I V E T I

SOGN OG FJORDANEFylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar medvern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer viainternett, www.sffarkiv.no, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivetsitt eige tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, ogarbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket.

AKTUELT FRÅ KOMMUNEARKIVORDNINGAI vår vil kommunearkivordninga skipa til årets kontaktkonferanse for medlemskommunane. Dennegår av stabelen 20. og 21. april på Hotell Alexandra i Loen. Temaet for årets konferanse er depotog depotenester. Arkivplan.no er eit sentralt arbeidsfelt i tida frametter. I alt 8 kommunar er peikaut som pilotkommunar, og desse har allereie vore med på kurs i verktyet. Det vert skipa til regiona-le kurs i avlevering av personregister i mai for alle kommunane. Kommunearkivordninga arbeiderkontinuerleg med problemstillingar knytt til elektroniske arkiv, og i hovudsak avlevering av elek-troniske arkiv.

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er arrangør av årets KAI-konferanse. Dette er ein konferanse foralle kommunearkivinstitusjonane i landet. Konferansen vert halden 7. – 9. september på Kvikne`shotell i Balestrand.

IKAN er en interkommunal samarbeidsordning, organisert etter § 27 i kommuneloven. IKAN ledesav et styre, valgt av representantskapet der alle medlemmene kan delta. Kommuner og interkom-munale selskap kan bli medlem. I dag er 22 kommuner og ett selskap medlem i IKAN.

IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) som er en driftsenhet vedkulturetaten i Nordland fylkeskommune. AiN yter i tillegg arkivfaglige tjenester til fylkeskommunenog privat sektor i Nordland, og rommer også Stadnamnprosjektet i Nordland. AiN har sete vedHøgskolen i Bodø hvor institusjonen disponerer kontorlokaler og to arkivmagasiner.Stadnamnprosjektet har sete i Bø i Vesterålen. AiN har til sammen åtte ansatte, og leder for AiN erogså leder for IKAN. IKAN kjøper tjenester tilsvarende ca. to årsverk fra AiN og disponerer arkivma-gasin etter behov.

ABM – UTVIKLINGI beste ABM-ånd har Nordland fylkesbibliotek, museumskonsulenten i Nordland fylkeskommune ogArkiv i Nordland inngått ett utvidet samarbeid. På et ABM-seminar i februar satte vi hverandre istevne for å bli bedre kjent og finne naturlige samarbeidsområder. Samlingen var svært vellykket,og et konkret samarbeidsprosjekt som kom ut av seminaret er neste års markering av hundreårsju-bileet for løsrivelsen fra Sverige.

KONTAKTSEMINARAiN avholder kontaktseminar 31.mars-1.april. Årets tema er "Langtidslagring av elektroniske arkiv",foredratt av Jan Tore Helle, og "Overgang fra Koark til Noark4" som Hallgeir Olsen gir oss innblikki. I forbindelse med seminaret avholdes også representantskapsmøte i IKAN.

PERSONALETMangeårig fylkesarkivar ved AiN, Ketil J. Alsos, har gått over i stillingen som privatarkivar ved AiN.Stillingen som privatarkivar er et vikariat etter Inge Stand, som fungerer som leder ved AiN i SveinFygles permisjon. Tone Lise Fische er ansatt i vikariatet som fylkesarkivar. Ellen Moland er engasjertsom prosjektkonsulent i stadnamnprosjektet, der hun skal støtte prosjektleder i innsamlingen avstedsnavn i kommunene.

A R K I V I

NORDLAND

E T S A M A R B E I D M E L L O M N O R S K A R K I V R Å D O G R I K S A R K I VA R E N O M A R K I V U T D A N N I N G

MÅLGRUPPE OG TEMA

Utdanningstilbudet er beregnet på personale som arbeider med arkiv i offentlig forvaltning og i privatebedrifter og organisasjoner. Studiet konsentrerer segom den administrative prosess hvor arkiver blir til, detvi til daglig kaller arkivdanning. Riksarkivaren har detfagligeansvaret for utdanningen.

OPPLEGG OG TIDSPUNKT

Arkivakademiet omfatter 175 timers undervisningsom gis konsentrert i 5 adskilte uker over 2 semestre fra september til juni. Pensum er på ca. 2000 sider.Undervisningen foregår i Oslo. Kurset avsluttes med skriftlig eksamen.

OPPTAK OG SØKNADSFRIST

Det stilles ikke spesielle kvalifikasjonskrav for å blitatt opp som student, men søkerne rangeres etter opptakskriterier hvorav arkiverfaring er viktig.

Kriteriene er trykt på baksiden av søknadsskjemaet. Det vil bli tatt opp 65 studenter. Tidligere søkere måsøke på nytt. Søknadsfristen er 1. august 2004.

KOSTNADER

Stiftelsen Arkivakademiet er selvfinansierende, ogdeltakeravgiften som er på kr. 30 000,- dekker undervisning, pensumlitteratur, lunsj i kursukene og eksamen med vitnemål.

INTERESSERT?

Søknadsskjema, studieplan og ytterligere opplysning-er får du ved å kontakte:Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 UllevålStadion, 0806 OSLO. Tlf.22022760, faks: 22237489

ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:

http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/arkivakademiet.html

ARKIVAKADEMIET STARTER UNDERVISNING FOR NYTT KULL HØSTEN 2004

For dem som har gjennomført Arkivakademiet(Semesterenhet i arkiv- og informasjonsforvaltning),tilbys høsten 2004 en påbyggingsenhet tilsvarendefemten studiepoeng. Undervisningen vil foregå iOslo over to adskilte uker, en uke i høstsemesteretog en uke i vårsemesteret og behandler elektroniskarkiv arkivteoretisk, teknologisk, juridisk og praktiskarkivfaglig. Pensum blir på ca 1000 sider, hvorav noeer på engelsk. Eksamen holdes tre til fire uker ettersiste kursuke. Deltakeravgiften er kr. 12.000,- somdekker undervisning, lunsj i kursukene og pensum-litteratur.

SØKNADSFRISTEN ER 1. AUGUST 2004.

TIDLIGERE SØKERE KAN SØKE PÅ NYTT.

Søknadsskjema og ytterligere opplysninger får duved å kontakte: Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013Ullevål Stadion, 0806 OSLO, tlf: 22022760.

ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:

http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/arkivakademiet.html

SEMESTERENHET I ARKIV- OG INFORMASJONSFORVALTNING

ET SAMARBEID MELLOM NORSK ARKIVRÅD OG RIKSARKIVAREN

PÅBYGGINGSENHET I ELEKTRONISK ARKIV

Arkheion 2004 - 1

Documents

Transcript of Arkheion 2004 - 1