ARIANE VERSION 5.6 Ariane V.5.6. - amig.fr · PDF fileARIANE VERSION 5.6 AMIG 1 Ariane V.5.6....

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  • ARIANE VERSION 5.6

    AMIG 1

    Ariane V.5.6.

    PROGICIEL DE GESTION DARCHIVES BANCAIRES

    DOSSIERS DE PRETS

    Amig27, rue des Bergers

    75015 PARISTl. : 01 45 79 11 20

    Ml : infos@amig-group.comWeb : www.amig-group.com

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    AMIG 2

    Table des matiresAMIG ET LES ARCHIVES BANCAIRES

    1 - PRINCIPALES CARACTERISTIQUES

    2 - LES LISTES D'AUTORITE

    3 - LA SAISIE DES DOSSIERS DE PRETS

    4 - LA GESTION VISUELLE DES MAGASINS

    5 - LA RECHERCHE DE DOCUMENT ET DE DOSSIER DE PRET

    6 - LES COMMUNICATIONS DE DOSSIERS

    7 - LES EDITIONS ET STATISTIQUES

    8 - INTRANET

    9 - CARACTERISTIQUES TECHNIQUES

    OPTION - GESTION DES PALETTES

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    AMIG 3

    Amig et les archives bancairesen questions - rponses

    Que sont les archives ?

    Daprs la loi 79-18 du 3 janvier 1979, cest lensemble des documents, quels quesoient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toutepersonne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv,dans lexercice de leur activit . Cependant, on dsigne de mme le btiment o sontconservs ces documents, ainsi que le service qui en est charg.

    Mais que fait ce service ?

    Ce service est charg (daprs le dcret 79-1037 du 3 dcembre 1979) du contrle :1. de la conservation des archives courantes (documents quotidiennement utiliss dansles services et/ou agences).2. de la conservation des archives intermdiaires (documents qui ne sont plus utilissfrquemment, mais que lon doit conserver temporairement - en gnral dans un localdistinct des services o on les a produits - pour des raisons administratives oujuridiques).3. de la conservation, du tri, du classement, de linventaire et de la communication desarchives dfinitives (documents conservs sans limitation de temps, aprs avoir subi untri au terme de lge intermdiaire, par exemple pour leur tmoignage sur lhistoire delentreprise).Ces trois tapes forment ce que lon nomme le cycle de vie des archives.

    Et quels sont les diffrents types darchives bancaires ?

    Les archives bancaires sont divises en trois types :1. Les archives comptables, caractrises par une date comptable unique (par exempleles chques, les remises de chques ou les compensations).2. Les archives des services, ensemble de documents gnrs par les services de labanque, caractrises par une fourchette de dates comptables ; les botes darchives necontiennent alors quun ensemble homogne de documents (une bote contiendra parexemple les dossiers dimmobilisation pour lanne 1991).3. Les dossiers de prts ou de crdits.

    Pourtant, les dossiers de prts sont bien caractriss par une fourchette dedates comptables, et devraient donc figurer parmi les archives des services...

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    En effet, mais leur caractre confidentiel leur confre une plus grande importance. Cestpourquoi ils sont gnralement classs dans un endroit lcart et sont sous laresponsabilit directe du service des prts. En outre, ils sont souvent rangs dans desdossiers individuels (selon le nom du client) et tris en fonction de la date de destruction(dix ans aprs la date de fin de prt).

    Mais pourquoi devrait-on conserver tous ces documents devenus inutiles ?

    Tout dabord, dun point de vue historique, il faut souligner que cette tradition de toutconserver est inscrite dans les racines de la France : ainsi, les premires archives dEtatfurent cres par Philippe le Bel, afin de garder une trace des actes de proprit, etsurtout des impts (dj lpoque...) ; de plus, la France est clbre par son Ecole desChartes, qui forme les conservateurs darchives, principalement destins grer lesarchives nationales et dpartementales, dont la longue tradition de gestion permet larussite des recherches gnalogiques et historiques.

    Dautre part, conserver est un impratif juridique : en effet, la loi impose darchiverles documents dans des dlais de conservation assez longs (par exemple dix ans), quelon peut consulter dans louvrage du CFONB (Comit Franais dOrganisation et deNormalisation Bancaires) ; en outre, ces dlais sont dautant plus importants quen droitcivil, la preuve crite est la rgle : ainsi, il est dj arriv quune banque perde plusieursdizaines de millions de francs parce quelle navait pas su retrouver lacte de cautionoriginal dun prt !

    Et en quoi la gestion informatise des archives permet-elle alors dtre plusefficace ?

    La gestion informatise des archives permet avant tout plus de clart et detransparence.

    En effet, est rvolu le temps o les archives se devaient de ressembler la cave ou augrenier, et o tout tait archiv en vrac sans tenir compte des dlais de conservation : onconservait, certes, mais sans pouvoir ni restituer, ni liminer !

    Dsormais, la gestion informatise permet de mieux ordonner les documents, et donc deles retrouver plus rapidement. Cette diminution du temps dattente, et par voie deconsquence cette meilleure qualit de service, sont bien entendu apprcies de laclientle.Mais il savre quelles motivent aussi le personnel : tandis quauparavant, aller chercherun document aux archives constituait presque une punition, celui qui reoit sur fax unecopie du document quelques minutes aprs lavoir demand apprcie sa juste mesure laporte de cette gestion informatise des archives.

    De plus, long terme, on saperoit que la centralisation des demandes permet dedcouvrir des erreurs de fonctionnement, parce quil est alors possible danalyser unensemble plus cohrent de demandes ; alors quauparavant, une agence recevait uneplainte sur un sujet prcis une fois tous les 6 mois, un service o ces plaintes sont

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    centralises les recevra toutes les semaines, et par consquent cherchera plus srement lasource de lerreur.

    Enfin, et cest un des points les plus importants, il est clair que le nombre de demandesde documents est li au nombre de rclamations. Par consquent, quantifier lesrecherches aux archives revient quantifier la qualit du service ; les statistiques desrecherches, gnres par la gestion informatise des archives et gnralement transmises la direction gnrale, constituent ds lors un lment quantitatif de qualit.

    Mais quand la gestion informatise devient-elle urgente ?

    Le problme apparat de diverses faons : les locaux sont saturs et les botes darchivesarrivent sans cesse ; il ny a pas assez de personnel qualifi pour grer un systmedarchives de plus en plus complexe ; les clients attendent trop longtemps les rponses etlimage de la banque souffre de cette mauvaise qualit de service ; ou encore, suite unefusion, la dispersion gographique rend difficile la coordination de la gestion desarchives.

    Et, face ces problmes, pourquoi ne pas numriser tous les documents, cequi permettrait leur destruction immdiate, ainsi quun accs direct linformation recherche ?

    Numriser est une solution trs allchante, mais quivaut concrtement choisir entrelutopie et le cauchemar, en regard du caractre titanesque du travail accomplir : nul nesaurait accepter lide de numriser des millions de documents alors que la consultationne dpasse pas les trois pour mille des documents conservs !

    De plus, il faut tre courageux, mais non tmraire : une fois les documents numriss,qui prendra la responsabilit de les supprimer, connaissant les obligations juridiquesvoques ci-dessus ?

    De quelles comptences doit disposer une entreprise charge de cetteinformatisation ?

    Cest une lapalissade daffirmer quune entreprise charge de linformatisation desarchives doit disposer dune double comptence archivistique et informatique : elledoit connatre tous les aspects du mtier darchiviste, et matriser les techniquesinformatiques modernes ; en somme, elle doit tre au croisement des voies littraires etscientifiques.

    Et Amig possde-t-elle cette double comptence ?

    Oui, notre savoir-faire est double.

    Notre quipe a ainsi dvelopp le premier logiciel darchives publiques apparu surle march en 1989 (selon une tude dvaluation du bureau indpendant Van Dijk), etpossde par consquent une trs longue exprience dans le domaine archivistique. De

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    mme, notre entreprise a t la premire en France tablir des liens avec ARMA(American Records Management Association) International et mettre en uvre dessystmes de Records Management en France, depuis 1996.

    En ce qui concerne notre exprience informatique, notre quipe de dveloppement aadopt en 1993 un cadre de travail agrable et chaleureux avec Windows : le bureau VanDijk affirme mme que la convivialit est le grand point fort dAriane . De plus,nous avons t parmi les premiers en France utiliser Access (de Microsoft), toutesbranches confondues. Nos solutions sont dailleurs entirement dveloppes enarchitecture Client/Serveur.

    Plus concrtement, pouvez-vous citer quelques unes de vos ralisations ?

    Bien entendu ; voici un ventail de quelques systmes installs par nos soins :

    Archives dEntreprises :

    Aroports de Paris Archives des services et Archives historiques. EDF GDF Archives - Archives des services. M.G.E.N. Archives de la Mutuelle Gnrale de lEducation Nationale. I.P.S.N. - Archives de lInstitut de la Protection et Sret Nuclaire. Groupe Usinor - Archives Industrielles. Saint-Louis-Sucre - Archives Industrielles. Groupe Servier - Archives Industrielles. RMC Groupe Services Archives des services. Socit dArchivage du Groupe Rhne-Poulenc - Archives Industrielles. Compagnie des Transports Strasbourgeois Archives des services et historiques.

    Archives Hospitalires :

    Centre Hospitalier Rgional Universitaire de Dijon Archives des Dossiers Mdicaux. Centre Hospitalier Rgional de Valenciennes - Archives des Dossiers Mdicaux. Centre Hospitalier Rgional Universitaire de Tours Archives des Dossiers Mdicau