ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - gob.mx · medio digital de almacenamiento masivo, ... El...
18
OCT/2008 LAM 1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Reunión Nacional de Archivos 2008
Transcript of ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - gob.mx · medio digital de almacenamiento masivo, ... El...
OCT/2008 LAM 1
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Reunión Nacional de Archivos2008
OCT/2008 LAM 3
¿Qué es la digitalización?Es el proceso con el que seobtienen imágenes electrónicas a partir de sus documentosfísicos y se resguardan en un medio digital de almacenamiento masivo, con el propósito de recuperar estas imágenesmediante la búsqueda de los documentos a las que están asociadas.
El almacenamiento se refiere alos medios y los métodos usadospara guardar y mantener la información digital disponiblepara usarla más adelante.Algunas serán necesarias de inmediato, mientras que otras no serán requeridas durante largo tiempo.
OCT/2008 LAM 4
Objetivo de esta ponencia Dar a conocer los aspectos generales del proceso dedigitalización para que los asistentes conozcan los elementos que deben tomar en cuenta en la realización de un proyecto de este tipo.
Presentaciones relacionadas:Reunión Nacional de Archivos 2007
• Consejos prácticos para la digitalización de archivos históricosSegunda Reunión de Archivos del Gobierno Federal 2007
• Autenticación y preservación de documentos electrónicos que son creados durante los flujos de trabajo propios de las actividades delBanco
• Proceso de digitalización mediante un tercero• Proceso de digitalización con recursos propios• Autenticación de documentos creados digitalmente• Autenticación de documentos digitalizados
OCT/2008 LAM 5
Proceso de digitalización masiva, mediante un tercero
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
Si no lo mides, no lo controlas
Si no lo controlas, no lo mejoras
Políticas Procedimientos Instructivosde trabajo
Indicadoresdel proceso
Rastreabilidadde los
documentos
ScannersEquipo de almacena-
mientoSoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 6
Recepción y preparación
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Recepción y cotejo de la documentación
• Identificación• Expurgo• Foliación• Liberación de los elementos de
sujeción
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 7
Digitalización
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Selección de scaners de acuerdo a la documentación a digitalizar
• Obtención de imágenes digitales• Realizar tratamientos
automatizados a las imágenes: recortar, alinear, acomodo
• Almacenamiento
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 8
Reintegración
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Re-armado de la documentación• Reintegración de fojas que se
digitalizaron en un scanner diferente
• Dejar la documentación en el mismo estado como se entrego en la recepción
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 9
Indexación y asociación de imágenes
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Captura de índices de expediente o documento
• Grabar la imagen digital a la estructura de directorios especificada
• Asociar la imagen con su expediente o documento correspondiente
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 10
Control de calidad del proveedor
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Verificar la calidad en las diferentes etapas del proceso de digitalización:
• Control de avance• Calidad de documentos
• Registro de parámetros de revisión
• Emisión de informe de revisión.
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 11
Control de calidad del cliente
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
• Verificación del volumen de producción de imágenes solicitado
• Muestro de– Asociación correcta
con los documentos– Calidad de imágenes
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 12
Entrega de la documentación
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Entrega
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente• Se devuelve la documentación al Cleinte, junto con:
• Formato de entrega-recepción.
• Inventario.• Transferencia de imágenes
digitales al equipo de almacenamiento del Cliente.
Tipos de scanners
Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 13
Tipos de scanners
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
SoftwareAlmacena-mientoScanners
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
Servidores e instalaciones
OCT/2008 LAM 14
Equipos e instalaciones
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Reintegración
Control de calidad del
Cliente
Entrega
de la documentación
ScannersAlmacena-
miento SoftwareServidores e instalaciones
OCT/2008 LAM 15
Software
Preparación DigitalizaciónIndexación y asociación
de imágenes
Control de calidad del proveedor
Recepción
de la documentación
Control de calidad del
Cliente
Reintegración
Para administración de imágenes (Indexación)– LaserFiche– Documentum
Archivístico (Cuadro General de Clasificación Archivística)– Albala– Corte ingles– Archivo 3000– Sistema de Administración de
Archivos del AGN
Entrega
de la documentación
Scanners Almacena-miento SoftwareServidores e
instalaciones
OCT/2008 LAM 16
Como seleccionar al proveedor de servicios de digitalizaciónPrincipales requisitos que debe cumplir el proveedor
• Visita a las instalaciones del Archivo, para dimensionar el proyecto tanto en equipos como en todo tipo de recursos.
• Elaborar un programa de producción con base en un proyecto pormonto mínimo y máximo en pesos.
• Proporcionar el hardware, software, mobiliario, accesorios,instalaciones eléctricas, de red y equipos de corriente ininterrumpida.
• Efectuar pruebas de rendimiento para garantizar la calidad del servicio y el volumen de producción.
• Aceptar que los pagos se harán por servicio devengado, a completa satisfacción del Archivo.
• Contar con su proceso de digitalización certificado bajo la norma ISO 9001:2000.
A manera de ejemplo se anexan bases de licitación del AGN
OCT/2008 LAM 17
Principios de los sistemas de gestión de la calidad
• Enfoque basado en el proceso• Enfoque en el cliente• Liderazgo• Participación del personal• Sistema enfocado a la gestión• Mejora continua• Toma de decisiones basadas
en hechos• Relaciones mutuamente
benéficas
9001:2000
OCT/2008 LAM 18
Trabajos previos para iniciar un proyecto de digitalización
Organizar y describir los documentos con base en el Cuadro General de ClasificaciónArchivísitica (CGCA) y en la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD-G), con el propósito de crear elexpediente electrónico(Archivístico).
El Sistema de Administración deArchivos es una herramienta para el manejo de expedientes electrónicos.
