ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËNARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTENTABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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ARCHIVES DUSERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

SPF FEDICT

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2008

par

Sébastien SOYEZ

Bruxelles2009

ARCHIVES DUSERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

SPF FEDICT

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

2008

par

Sébastien SOYEZ

Bruxelles2009

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REMERCIEMENTS

La préparation et la conception d’un tableau de tri pour l’ensemble des directions et des services du Service public fédéral Technologie de l’Information et de la Communication (SPF-Fedict) ainsi que pour l’asbl e-Gov a pu aboutir grâce à l’appui total des membres impliqués, et plus particulièrement à celui de Katrien Steurtewagen en coordonnant l’aspect pratique tant au cours de l’enquête que lors de mes visites d’inspection. Conscient de la problématique de l’archivage et de son importance, notre démarche a pu s’inscrire dans un réel esprit collaboratif en nous appuyant sur des agents soucieux des objectifs de notre mission et disposés à mettre en application nos éventuelles recommandations. Nous tenons également à remercier tout particulièrement Rolande Depoortere, chef de la section « Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection » aux Archives de l’État, pour ses conseils avisés, sa disponibilité et son professionnalisme ainsi que les membres de cette même section pour la mutualisation des savoirs et des bonnes pratiques.

Sven Forster, directeur de la DG Gestion de l’Information, pour son travail de coordination et de relais.

Et bien sûr tous les autres membres du personnel du SPF-Fedict et de l’asbl e-Gov rencontrés lors de nos visites d’inspection pour leur disponibilité et leur coopération.

Nous espérons que ce tableau de tri deviendra un outil qui facilitera le travail quotidien de l’ensemble des agents de cette administration et pourra notamment servir de base à la conception d’un système de gestion de leurs connaissances.

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TABLE DES MATIÈRES

LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE..........................................................................................................11LISTE DES ACRONYMES ET DES ABRÉVIATIONS...............................................................................................13INTRODUCTION.........................................................................................................................................15

Qu’est-ce qu’un tableau de tri ?......................................................................................................15Le contexte de la publication...........................................................................................................15La mise en application d’un outil de management.........................................................................15Les étapes de la réalisation.............................................................................................................16

CADRE HISTORIQUE ET ORGANISATIONNEL.....................................................................................................17Histoire du producteur d’archives...................................................................................................17Compétences et activités du producteur..........................................................................................17Organisation et fonctionnement du producteur...............................................................................21

ORGANIGRAMMES.....................................................................................................................................29PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION

DES ARCHIVES..........................................................................................................................................35I. Situation générale de la production d’archives...........................................................................35

I.1. Le classement des archives...................................................................................................37I.2. La gestion, la conservation et le stockage physique des archives.........................................37

II. La sélection des archives............................................................................................................39II.1. Principes généraux................................................................................................................39II.2. Gestion, conservation et principes spécifiques de la sélection par direction / service.........40

III. La problématique des archives électroniques...........................................................................51III.1 Les e-mails...........................................................................................................................51III.2 Les bases de données...........................................................................................................52III.3 Les tableurs graphiques .......................................................................................................53III.4 Les documents textuels........................................................................................................53III.5 Les sites internet...................................................................................................................53

IV. Le concept de la documentation au sein des archives...............................................................54

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

SOURCES IMPRIMÉES

Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la Capitale du Royaume, Bruxelles 1864-.

Documents parlementaires de Belgique. Chambre des Représentants.

Guide des ministères, Bruxelles, 1951-

Moniteur belge, Bruxelles, 1845- (et Moniteur belge, Londres, 1940-1945).

Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique, Bruxelles, 1834-.

Rapport d’activités 2001-2005 du SPF-Fedict, Bruxelles, 2006.

Rapport d’activités 2006 du SPF-Fedict, Bruxelles, 2007.

Rapport d’activités 2007 du SPF-Fedict, Bruxelles, 2008.

Répertoire des actes du ministère de l’Intérieur et de la Fonction publique / Repertorium van de handelingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Openbaar Ambt, 1976-1993.

Vade-mecum du SPF-Fedict (document interne du SPF-Fedict), 2007.

BIBLIOGRAPHIE

COPPENS H., DESMAELE B., SCHOUPS I., THÉRY L., Directives pour l’étude des ministères belges considérés comme des formateurs d’archives (Miscellanea Archivistica. Manuale, 10), Bruxelles, Archives Générales du Royaume, 1992.

Guide de l’administration fédérale : Tome 1 : Les Ministères fédéraux, Bruxelles : Service fédéral d’information, 1995.

MAST A., ALEN A. et DUJARDIN J., Précis de droit administratif belge, Bruxelles, 1989.

PETIT R., VAN OVERSTRAETEN D., COPPENS H., NAZET J., Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’État en Belgique : I : Gestion des Archives (Miscellanea Archivistica. Manuale, 16), Bruxelles, Archives générales du Royaume, 1994.

VAN DEN EECKHOUT P., VANTHEMSCHE G. et VELLE K., Bronnen voor de studie vanhet hedendaagse België 19e-20e eeuw, Bruxelles, Vubpress, 2003.

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LISTE DES ACRONYMES ET DES ABRÉVIATIONS

A-L Arrêté-LoiAAJB Annuaire administratif et judiciaire de la BelgiqueAM Arrêté MinistérielAR Arrêté RoyalBPR Business Process ReengineeringBSC Balanced ScorecardCM Circulaire ministérielleDG Direction généraleDIRCOM Comité de DirectionFOD Federale Openbare DienstFSO Fedict Support OfficeGM Guide des ministèresICT Information & Communication Technologies (souvent utilisé pour

dénommer le service informatique d’un département, d’une DG ou d’un SPF)

INFOSEC Information Security ManagementKPI Key Performance Indicators (Indicateurs clés de performance)MARCOM Marketing & CommunicationMB Moniteur belgeMPM Moderniseringsprojecten / Projets de modernisationOPERA Opportunity and Portfolio Evaluation and Recommendation of Actions

(= Comité de Direction opérationnel)P&O Personnel & Organisation (souvent utilisé pour dénommer le service

du personnel d’un département, d’une DG ou d’un SPF)Pasin. PasinomieSPF Service public fédéralSPF-Fedict Service public fédéral - Technologie de l’Information et de la

Communication

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INTRODUCTION

QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI ?

Un tableau de tri est un instrument de gestion qui présente une nomenclature systématique des catégories d’archives produites par une institution et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive, autrement dit un outil indiquant quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu’ils auront perdu toute utilité administrative.

LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION

Cet instrument est réalisé à l’instigation des Archives de l’État mais est l’aboutissement d’une requête lancée en 2004 par le président du SPF-Fedict, Jan Deprest, relayée par Katrien Steurtewagen. Les premières inspections remontent à 2005 quand l’archiviste Baudouin D’Hoore a établi un rapport sur la situation des archives. Ce dernier mettait en évidence la très bonne organisation de la gestion et de l’archivage des documents papier et recommandait la rédaction d’un tableau de tri systématique présentant une situation globale des archives du SPF-Fedict, tant sur support papier que sur support électronique. Le présent tableau de tri est la concrétisation de ce projet.

LA MISE EN APPLICATION D’UN OUTIL DE MANAGEMENT

La réalisation d’un tableau de tri pour un service public fédéral tel que le SPF-Fedict ne doit pas seulement être un outil de gestion utile au transfert futur des archives destinées à être conservées. Il doit également et surtout être un outil de bonne gestion documentaire au sein d’une administration fédérale et, dans ce cadre, devenir un outil essentiel de la gestion de toute l’information pertinente (records management), donc de gestion des connaissances (knowledge management).

Nous espérons que cet outil de management de l’information que représente le présent tableau de tri pourra contribuer au développement d’une gestion efficace et globale des documents d’archives du SPF-Fedict. Il peut en effet fournir autant d’arguments pertinents pour les décideurs, les responsables de tout niveau dans l’attribution de moyens humains et matériels adaptés en vue d’assurer un meilleur contrôle du cycle de vie des documents d’archives, de la production à la conservation.

Ce tableau de tri constituera assurément une étape importante dans la perspective de mise en place future d’un système (électronique) de records management intégré et global au niveau du SPF-Fedict mais pourra le cas échéant servir de banc d’essai (test-bed) dans une gestion moderne des archives pour l’ensemble des directions et des services puisqu’il offre une vue d’ensemble – véritable cartographie générale – des processus de travail du SPF-Fedict et donc de ses documents (d’archives) produits et reçus.

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LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION

Après concertation avec la responsable de la Section « Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection » des Archives de l’État, un premier courrier officiel a été transmis fin novembre 2007 au président du SPF-Fedict.

Une première séance d’information générale destinée à l’ensemble des directions de la DG a été organisée le 9 janvier 2008 où notre plan de travail fut exposé. Il avait été convenu de procéder de la manière suivante :

1) une première enquête écrite sur base de formulaire (électronique) envoyé à chaque direction / service / cellule ;

2) une visite d’inspection (de contrôle) systématique auprès de chaque direction, service et cellule ; et

3) la rédaction finale du tableau de tri au terme des deux premières étapes.

Enquête (de janvier à février 2008) Les formulaires d’enquête ont été envoyés dès le 10 janvier 2008. Il avait été convenu que chaque personne désignée par le SPF nous transmette le formulaire complété au plus tard à la mi-février. Sur base du résultat de l’enquête (certains formulaires d’enquêtes nous ont été transmis lors de nos visites d’inspection), un premier descriptif a été établi par direction et par cellule/service.

La plupart des formulaires transmis présentaient une bonne description tant de la partie concernant la présentation du service que de la partie concernant la gestion des archives. Par contre, les informations relatives à la production des archives (en particulier la description des séries d’archives) étaient souvent incomplètes, ce qui rendait nos visites d’inspection indispensables.

Visites d’inspections (de mars à avril 2008)Les visites de contrôle se sont déroulées de début mars à mi-avril. Plus de 20 demi-journées ont été nécessaires aux visites proprement dites et une journée pour le contrôle des archives conservées au 4ème étage du bâtiment du SPF (rue Marie-Thérèse 1/3). Après chaque visite, une ébauche de tableau de tri a été envoyée aux personnes de contact afin de compléter, si nécessaire, les éléments décrits.

Élaboration du tableau de tri du SPF-Fedict et de l’asbl e-gov (d’avril à juillet 2008)Dès le mois de mars, nous avons partiellement entamé la rédaction des tableaux de tri, en ce compris la partie introductive. Nous avons également élaboré les tableaux stricto sensu au fur et à mesure de nos visites. Une première version a été finalisée le 28 juin 2008 pour laquelle une demande de vérification a été introduite le 30 juin 2008. Toutes les personnes rencontrées lors de nos visites, par l’intermédiaire de notre personne de contact au sein du SPF, Katrien Steurtewagen, se sont vues demander de vérifier les données décrites dans les tableaux et d’apporter le cas échéant des éclaircissements sur les derniers détails manquants. Un ultime complément d’information a été nécessaire pour certains services notamment les directions générales qui ne disposent pas d’un secrétariat spécifique. Ainsi entièrement revus et adaptés , les deux tableaux de tri présenteront l’ensemble des données relatives aux séries d’archives dans une version entièrement validée par les Archives de l’État et le Service public fédéral - Technologie de l’Information et de la Communication (SPF-Fedict) et l’asbl e-gov.

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CADRE HISTORIQUE ET ORGANISATIONNEL

HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES

La création du Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication (SPF-Fedict) est instituée par l’arrêté royal du 11 mai 20011. Dans le contexte de la réforme de l’administration fédérale (réforme « Copernic »), la refonte des anciens ministères en services publics fédéraux constitue le point de départ de l’existence de ce nouveau département créé sur base des activités en lien avec l’informatisation et le développement d’applications en matière d’administration électronique (e-government). Les activités présentes actuellement au sein du SPF-Fedict étaient anciennement gérées par le Ministère de la Fonction publique (et de la Modernisation de l’administration) dès 2000. Elles étaient organisées autour d’une cellule de gestion. Dissout après la réforme Copernic, ce ministère allait donner naissance à plusieurs nouvelles entités : le SPF Personnel & Organisation, pour ce qui relevait de l’organisation et de la gestion du personnel à l’échelon fédéral, le SPF Budget & Contrôle de la gestion, pour ce qui avait trait à la gestion budgétaire et financière, et enfin le SPF-Fedict pour ce qui concernait l’e-government et les technologies de l’information et de la communication.

Même si l’arrêté de création date de mai 2001, le début effectif du SPF-Fedict est réalisé par la publication de l’arrêté ministériel du 1er février 20022 mettant en exécution l’arrêté royal du 11 mai 2001. A partir de cette date, cette nouvelle structure reprend l’ensemble des activités des services de l’ancien Ministère de la Fonction publique chargés des missions du SPF-Fedict ainsi que le service « FEDENET »3 des Services du Premier Ministre à l’exception de la partie reprise par le SPF Chancellerie et Services généraux (cf. compétences infra).

Suite à la modification survenue lors de la publication de l’arrêté royal du 15 mars 2004 4, le SPF-Fedict est placé sous l’autorité du Secrétaire d’État à l’Informatisation de l’État. Depuis fin 2007, ces attributions sont passées dans les mains du Ministre de l’Entreprise et de la Simplification.

COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR

L’arrêté royal de création du SPF-Fedict daté du 11 mai 20015 délimite clairement son champ d’activités. Placé dans un premier temps sous l’autorité du ministre qui a la fonction publique dans ses attributions6, le rôle du SPF-Fedict est d’assurer un certain nombre de missions dans le domaine de l’e-government et des technologies de l’information et de la communication. Pour atteindre ces objectifs, il est chargé de :

1 Moniteur belge du 15 mai 2001.2 Moniteur belge du 8 février 2002.3 FEDENET constitue une forme d’intranet des autorités fédérales. Son développement (cf. ciculaire FEDENET - Moniteur belge du 3 mars 1998) décide la mise en place d’un réseau permettant l’échange d’informations au sein de l’autorité fédérale (fonction Mail) et offre à l’autorité fédérale la possibilité de consulter des données de manière systématique dans les banques de données disponibles et de mettre elle-même à la disposition de ce réseau des données d’intérêt politique général (fonction banque de données).4 Moniteur belge du 16 avril 2004.5 Moniteur belge du 15 mai 2001.6 Cf. le tableau évolutif ci-après montrant l’évolution des Ministres et des Secrétaires d’Etat ayant eu les SPF-Fedict dans leurs attributions.

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- développer une stratégie commune en matière d’e-government et d’en surveiller le respect ;

- promouvoir et de développer l’homogénéité et la cohérence de la politique à l’aide de cette stratégie commune ;

- assister les services publics fédéraux lors de la mise en œuvre de cette stratégie commune ;

- développer les normes, les standards et l’architecture de base nécessaires pour une mise en œuvre efficace de la technologie de l’information et de la communication à l’appui de cette stratégie, et en surveiller le respect ;

- développer des projets et des services qui englobent potentiellement l’ensemble des services publics fédéraux et qui soutiennent cette stratégie commune ;

- gérer la collaboration avec les autres autorités en matière d’e-government et de technologie de l’information et de la communication7.

A la date du 1er février 20028, le SPF-Fedict reprend l’ensemble des activités des services du Ministère de la Fonction publique chargés des missions en matière d’administration électronique ainsi que le service FEDENET (intranet des autorités fédérales) qui dépend à ce moment des Services du Premier Ministre9. La circulaire des Services du Premier Ministre qui introduisait le service FEDENET10 prévoyait un accès pour les administrations fédérales suivantes : les ministères fédéraux, les organismes d’intérêt public, toutes les autres institutions de la Fonction publique administrative fédérale et le Pouvoir judiciaire. Le service FEDENET est né de la modernisation de l’ancien système BISTEL en place depuis le milieu des années quatre-vingts11. Décidé le 31 mars 1995 en Conseil des Ministres, c’est en décembre 1996 qu’un contrat est attribué et ouvre la voie vers ce nouveau système baptisé FEDENET. Son objectif pour l’autorité fédérale est double : mettre en place un réseau permettant l’échange d’informations (fonction Mail), offrir la possibilité de consulter des données de manière systématique dans les banques de données disponibles et permettre la mise à disposition de ce réseau des données d’intérêt politique général (fonction banque de données). Même si le choix s’est porté sur la technologie Internet, le service FEDENET est toutefois un réseau interne12. Dans les services prévus, on retrouve l’application « Banques de données » qui comprend Belga, les Agences de presse étrangères (UPI, Reuter, AFP), les archives Belga (Belgadoc) à partir de 1984 et le Moniteur belge.

7 Arrêté royal du 11 mai 2001 (Moniteur belge du 15 mai).8 Moniteur belge du 8 février 2002.9 A l’exception de la partie reprise par le SPF Chancellerie et Services généraux (cf. tableau de tri des archives du SPF Chancellerie du Premier Ministre, prochainement publié par les Archives de l’Etat).10 Moniteur belge du 3 mars 1998.11 BISTEL (Belgian Information System By Telephone) est un système informatique électronique qui d'une part procurait un accès à des bases de données et, d'autre part, assurait la communication entre les différents cabinets de l'autorité fédérale belge au moyen d'un service postal (cf. circulaire du Premier ministre du 12 juillet 1985, Moniteur belge du 25 juillet 1985).12

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TABLEAU ÉVOLUTIF DES MINISTÈRES AYANT EXERCÉS DES COMPÉTENCES EN MATIÈRE DE « GESTION FÉDÉRALE DE LA TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION » :

Dates Organe responsable

Base légale(création / modification / abrogation)

Compétences / Décisions

1998-2002 – SERVICES DU PREMIER MINISTRE (ATTRIBUTIONS CONFIÉES AU PREMIER MINISTRE)

1998 Services du Premier MinistreCirculaire des Services du Premier Ministre (MB du 3 mars 1998)

Le système Bistel est progressivement remplacé par le système Fédénet (1998)

1999-2001 – MINISTÈRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA MODERNISATION DE L’ADMINISTRATION (ATTRIBUTIONS CONFIÉES AU MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE)

1999-2001 Cellulle de l’informatisation de l’administration fédérale

Circulaire sur l’organisation du ministère13

Une cellule en charge de l’informatisation de l’administration fédérale est progressivement mise en place au sein du Ministère de la Fonction publique. Une partie des compétences est maintenue au sein des services du Premier ministre.

13 Annuaire administratif et judiciaire de Belgique et de la Capitale du Royaume, Bruxelles, 1999, 2000.

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Dates Organe responsable

Base légale(création / modification / abrogation)

Compétences / Décisions

2001 SPF-Fedict AR du 11 mai 2001 (MB du 15 mai 2001)

L’arrêté royal porte la création du Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication.

2002-AUJ – SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (SPF-FEDICT)

2002 SPF-Fedict + Fedenet AM du 1er février 2002 (MB du 8 février 2002)

Cet arrêté ministériel met en exécution l'arrêté royal du 11 mai 2001 portant création du Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication. Ce SPF reprend le personnel des services ou parties des services suivantes : 1) les parties des services du Ministère de la Fonction publique chargé des missions du Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication et 2) le service FEDENET des Services du Premier Ministre à l'exception de la partie reprise par le Service public fédéral Chancellerie et Services généraux.

2004 SPF-Fedict AR du 15 mars 2004 (MB du 16 avril 2004)

Cet arrêté royal place le Service public fédéral Technologie de l'Information et de la Communication sous l’autorité du Secrétaire d’État à l’Informatisation de l’État.

2007 SPF-Fedict - Depuis fin 2007, le SPF-Fedict est placé sous l’autorité du Ministre pour l’Entreprise et la Simplification

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ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR

En se référant à la situation existante en 2007, le Service public fédéral - Technologie de l’Information et de la Communication14 (SPF-Fedict) est organisé de la manière suivante (cf. également les organigrammes présentant l’évolution organisationnelle de ce SPF en fin de partie) :

- 1 comité de direction (sous la responsabilité du président) ;- 4 directions générales : la direction générale de la Gestion des programmes et des

projets, la direction générale de la Gestion des services, la direction générale des Standards et de l’architecture du système et la direction générale de la Gestion de l’information ;

- 3 services d’encadrement : le service de l’ICT et de la Logistique, le service du Budget et du Contrôle de la gestion et l’Economat et le service du Personnel et de l’Organisation (en ce compris le Secrétariat et le support de facilitation) ; et

- 6 services de support : le service « Marcom » (Marketing et Communication) et de la traduction, le service « Infosec » (Information Security Management), le service « FSO» (Fedict Support Office), le service juridique, le service des Marchés publics et le service des Relations avec les autorités.

Le SPF-Fedict comptait en 2007 entre 80 et 100 collaborateurs. Il disposait en 2006 d’un budget annuel de près de 26 MEUR (millions d’euros)15.

La particularité dans le fonctionnement du SPF-Fedict est qu’il est centré sur la synergie entre ses différentes composantes. Dans le but de réaliser la politique du gouvernement en matière d’e-government, ce SPF est responsable de la mise en œuvre des programmes qui permettront le développement de projets spécifiques (par l’entremise de la direction générale « Gestion de programmes et de projets » avec le soutien opérationnel des directions générales « Gestion de l’information » et « Standards et Architecture du système » ainsi que, le cas échéant, des services de support concernés). Le résultat de ces projets donne parfois lieu à la mise sur pied de services. Le SPF-Fedict (notamment par le biais de sa direction générale « Gestion des services ») est ensuite chargé de gérer la panoplie de ces services offerts en garantissant leur maintenance et leur éventuel développement ultérieur. Citons-en quelques-uns : le portail fédéral, l’ensemble des applications de l’e-ID, le module Tax-on-Web, le portail de la police fédérale (Police-on-web).

Le Service de la PrésidenceLe service est articulé autour du Président et de son comité de direction. Ce dernier, outre son président, est composé des directeurs des quatre directions générales et des directeurs de trois services d’encadrement. Le secrétariat de la présidence est assuré par le service d’encadrement « P&O, Secrétariat et Support de facilitation » (cf. ci-après) qui gère dans la pratique le pôle des secrétaires (assistant management), tant au niveau de la présidence qu’au niveau des directions générales. Il n’existe donc pas de service de secrétariat traditionnel au sein de chaque entité (présidence, directions générales et services) mais bien un pôle de secrétariat repris dans le service d’encadrement précité offrant un soutien administratif transversal suivant les besoins. Outre le comité de direction, il existe également un comité de direction opérationnel (OPERA16) qui constitue la force motrice de la collaboration entre les services. Il s’agit d’une réunion de « sponsors » de programmes relatifs à l’ICT et à l’e-

14 Suivant la présentation organisationnelle du dernier rapport d’activités pour l’année 2006.15 Les données reproduites ici sont extraites du Rapport d’activités de 2006 du SPF Fedict.16 Opportunity and Portfolio Evaluation and Recommendation of Actions.

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government. Ces sponsors traduisent la vision stratégique du Comité de direction en activités opérationnelles, qu’ils confient ensuite à un gestionnaire de programmes et à une équipe de gestionnaires de projets, de gestionnaires de services et d’architectes de projets. Chaque sponsor veille à ce que les ressources humaines et financières suffisantes soient disponibles pour l’exécution de son programme, et assure le suivi des activités du gestionnaire de programme ainsi que de son équipe (cf. schémas présentés en fin de partie).

Les Directions généralesLes quatre directions générales constituent les services opérationnels du SPF-Fedict :la « Direction générale de la Gestion des programmes et des projets », la « Direction générale de la Gestion des services », la « Direction générale des Standards et de l’architecture du système » et la « Direction générale de la Gestion de l’information ».

La « Direction générale de la Gestion des programmes et des projets » est chargée d’élaborer des applications et des services dans le domaine de l’ICT, de l’e-government et de l’e-society, en partenariat avec les services publics fédéraux qui deviendront les gestionnaires de ces applications et de services développés. Elle met également en place un centre de compétence et d’expertise en gestion des projets et de programmes pour l’ensemble des acteurs du domaine. L’organisation de la direction générale s’articule autour des gestionnaires de programmes et de projets et du project management office. Sa mission principale est donc d’assurer la réalisation des projets du SPF-Fedict en développant non seulement la gestion de ses programmes et de ses projets mais également les produits et services dans le cadre de la prestation de services de Fedict et les projets d’e-government auprès des institutions demanderesse. Afin de réaliser ses objectifs, la direction générale est responsable du développement des compétences, des processus et des modèles de gestion professionnelle des projets en matière d’e-government et d’ICT. Elle est en outre responsable de la sélection et du processus de gestion des programmes et des projets ainsi que du transfert des résultats (produits et services) vers le responsable du service concerné (qu’il soit interne au SPF-Fedict ou externe chez un partenaire).

La « Direction générale de la Gestion des services » offre quant à elle des services spécifiques à des groupes cibles identifiés. Ceux-ci concernent principalement l’ensemble des services publics fédéraux et leurs utilisateurs finaux (en d’autres mots les utilisateurs des services). Le support offert aux différents services publics permet une gestion autonome des applications développées. Elle met également en place un centre de compétence et d’expertise en gestion des services. Afin de réaliser ses objectifs, la direction générale organise son activité autour de l’IT Transition Management, responsable de la gestion de la transition entre projet et service et de la présentation du catalogue de services, du Service Delivery, qui est chargé de la livraison effective du service aux bénéficiaires et le Service Support, chargé du support aux utilisateurs finaux. L’objectif de cette direction est multiple : - assurer la gestion des services en matière d’e-government et ICT communs en développant des compétences, des processus et des modèles de la gestion de services, en établissant une organisation de service professionnelle (support aux utilisateurs finaux, livraison aux clients, gestion des infrastructures et gestion des applications) et en gérant le catalogue des services offerts par le SPF-Fedict) ;- assurer les relations avec les fournisseurs du SPF-Fedict (ceux qui fournissent une prestation lors de développement de service) dès la phase d’acquisition dans le cadre de la loi sur les marchés publics ; assurer un service ability (facilité de service) de tous les développements du SPF-Fedict, en participant dès le départ à la définition de service avec le client, en définissant les impératifs de niveau de service et en dirigeant la réception des services, le tout en support du chef de projet (projets internes au SPF-Fedict et externes dans le cadre de certains développements) ; - encadrer au niveau logistique la mise en œuvre opérationnelle des services e-government tant pour les gestionnaires de systèmes que pour les utilisateurs (supporter l’acquisition des compétences et capacités nécessaires et transfert de l’exploitation des services), mettre sur

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pied des centres d’expertise dans les domaines du service management, de la sécurité de l’information et de la légistique et surveiller la qualité des services en appliquant des contrats de garantie de service (service level agreements - SLA). Cette direction était également à l’origine active dans la mise en place d’une gestion de la sécurité de l’information, tant au niveau des besoins du SPF-Fedict que pour les systèmes d’information externes17.

La « Direction générale des Standards et de l’architecture du système » définit l’architecture technique de base nécessaire à l’utilisation de services de base de l’e-government par les services publics fédéraux. Elle définit également les normes et règles correspondantes afin d’assurer une collaboration technique entre les services publics concernés. En d’autres mots, elle est chargée de mettre en œuvre des synergies dans le domaine ICT, en particulier pour ce qui est des applications développées dans le cadre d’initiatives e-government. C’est cette direction qui se voit également confier le soin d’analyser les évolutions techniques/technologiques – et de manière sous-jacente les directives, les normes et les standards qui en découlent – dans le but d’assurer une interopérabilité des systèmes et des documents au sein de l’administration fédérale. Elle est responsable de la mise en place d’un centre de compétence et d’expertise en technologie informatique. La direction générale organise son activité et entretient son expertise autour de matières liées à l’architecture de réseau, l’architecture d’intégration, l’architecture d’applications, l’architecture de sécurité et la problématique de l’interopérabilité (des systèmes et des services). La mise en place d’une architecture de base pour l’ICT et l’e-government destiné à l’ensemble des acteurs fédéraux, est réalisée grâce aux moyens suivants : la définition et la réalisation de l’architecture en question, le support à la réalisation des versions successives de cette architecture et la définition et la promotion des standards d’architecture. Son rôle est donc d’assurer le développement des compétences, des processus et des modèles relatifs aux architectures techniques, de définir des standards d’architecture, une architecture technique de base pour l’e-government, de réaliser cette architecture via les programmes mis en œuvre par le SPF-Fedict (cf. supra), de fournir une expertise technique spécifique au niveau des projets et des programmes et de réaliser l’architecture conçue pour les autres services publics fédéraux.

La « Direction générale de la Gestion de l’information » analyse et améliore les flux d’informations qui existent au sein de l’administration fédérale. Afin de permettre l’échange d’informations, la direction générale définit des sources authentiques d’informations, en les rendant accessibles aux services publics fédéraux et aux institutions publiques. Elle est chargée de la mise en place d’un centre de compétence et d’expertise dans le domaine de la gestion de l’information. La direction générale organise son activité autour de son directeur général, d’un expert en gestion de l’information et d’un business process analyst. Afin d’optimiser la circulation de l’information au sein de l’administration fédérale, cette direction générale a donc comme objectif de normaliser les éléments d’information et les flux d’information concernés, de normaliser le support des échanges d’information et la modélisation du processus métier, des sous-processus et des activités ainsi que de communiquer sur les éléments d’information et de processus et sur l’activité disponible et réutilisable. Dans ce cadre, elle vient en support des autres directions générales en particulier de la direction générale des Standards et de l’Architecture du système dans le cadre du développement de standards pour les instruments d’échange d’information.

Les Services d’encadrementLe SPF-Fedict présente trois services d’encadrement qui sont partagés (shared services) avec trois autres services publics fédéraux (le SPF Chancellerie du Premier Ministre, le SPF Personnel & Organisation et le SPF Budget & Contrôle de la Gestion) : le service ICT, le

17 Depuis 2004, cette tâche est assurée par un service spécifique au sein du SPF-Fedict : le service de support Information Security Management – Infosec - cf. infra.

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service Budget et contrôle de la gestion et de l’économat et le service Personnel et organisation.

Le Service ICT (shared service) est responsable des activités, des applications et de l’infrastructure internes en matière d’ICT des quatre services publics fédéraux précités. C’est aussi ce service d’encadrement qui se charge des services ICT de base tels que la gestion du travail mobile (télétravail), du courrier électronique, du service de fichier et d’impression et de l’accès à l’Internet. Tous les clients de ce shared service ICT ont leurs propres exigences spécifiques. Le service est centralisé au sein du SPF-Fedict mais possède un relais au sein de chaque SPF géré par un coordinateur local. Chaque département local peut, pour son fonctionnement, faire appel au département central ainsi qu’aux autres départements locaux. Cette façon de procéder permet de partager du personnel et des ressources financières et de ne pas devoir disposer de toutes les compétences dans chaque département. Par ailleurs, cette cellule fournit des services de téléphonie et de déplacement d’infrastructure ICT en cas de déménagement. Le service partagé ICT a aussi développé plusieurs applications simplifiant la gestion interne des SPF (applications générales ou spécifiques à un SPF). La cellule ICT offre donc à l’ensemble de ses départements locaux des garanties de qualité sur le plan de la disponibilité, de la sécurité, de la performance, de la transparence et de la flexibilité. Depuis 2006, le SPF-Fedict a procédé, en collaboration avec BELNET18, à la rénovation du réseau informatique FedMAN19. Ce dernier relie les administrations fédérales entre elles ainsi qu'avec le citoyen, les applications d’e-government et Internet. Grâce à ce nouveau réseau, les services prestés par les pouvoirs publics et l'efficacité des échanges de données entre services publics bénéficieront d'une nouvelle amélioration. Le nouveau FedMAN II est accessible à tous les fonctionnaires fédéraux de Bruxelles, soit environ 80.000 personnes travaillant sur 24 sites. Le réseau permet d’assurer une connexion rapide et sécurisée vers la plupart des applications d'e-gouvernment, telles par exemple le portail fédéral www.belgium.be, la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS), Tax-on-Web, la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), ou le télétravail des fonctionnaires.

Le Service du Budget et du Contrôle de la gestion et de l’Économat est l’antenne locale du shared service Budget & Contrôle localisé au SPF Budget. Cette antenne au sein du SPF-Fedict est responsable du planning financier, du budget ainsi que du suivi et du contrôle interne. Concrètement, la cellule élabore des instruments afin de pouvoir, sur la base des objectifs stratégiques et opérationnels de chaque SPF, planifier, exécuter et évaluer le budget. Cela permet à chaque SPF bénéficiant de ce service partagé, de gérer de manière optimale les moyens qui leur sont octroyés. Bien entendu, le service B&CG soutient aussi la direction de chaque SPF dans le cadre de l’optimisation des différents processus. Au sein du SPF-Fedict, le service B&CG est également chargé du facility management et de l’économat.

Le Service Personnel et Organisation est responsable, en étroite collaboration avec les responsables du management des services publics fédéraux, du recrutement, de l’accueil, de la formation et du développement du personnel. Le service se charge aussi de l’administration du personnel et du suivi des conditions de travail. Une autre mission de ce service d’encadrement est le support de facilitation, pris en charge par le chauffeur et le personnel d’entretien. Les assistants du management et la responsable de l’accueil se chargent quant à eux du support administratif et assurent un pôle de secrétariat au service des directions générales. La partie du service en charge de la gestion du personnel constitue un service d'encadrement qui englobe les services d'encadrement Personnel & Organisation des quatre SPF précités. Il est responsable du développement de l’organisation ainsi que de l’apport et du développement des bonnes compétences au sein de ces SPF. Concrètement, P&O se charge du planning, du recrutement, de l’accueil, de la formation et du développement du personnel

18 Service d’état à gestion séparée du SPP-Politique scientifique fédérale.19 FedMAN : Federal Metropolitan Area Network ; le développement de ce projet est réalisé en collaboration avec la direction générale des Standards et de l’Architecture du système.

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et ce, toujours en étroite collaboration avec le management des SPF. Le service se charge aussi de l’administration du personnel et du suivi des conditions de travail. Chez Fedict, la cellule P&O s’est vue attribuer une mission supplémentaire hors du champ de compétences du service d’encadrement, il s’agit de l’office support management. Cette cellule est constituée de plusieurs personnes qui apportent un soutien administratif et des services spécifiques aux membres du personnel du SPF-Fedict. Tout d’abord le pôle d’assistants du management qui sont chargés d’apporter un soutien aux managers et aux collaborateurs de l’équipe dont ils font partie. Ils collaborent avec les autres services d'encadrement, les membres des différentes équipes de projets pour les missions qui leur sont confiées, ainsi qu’avec les clients, fournisseurs et autres personnes de contact au sein de l’administration. Ils offrent un support sur le plan organisationnel et administratif. Pour illustrer cette activité, ils sont chargés du suivi et du traitement du courrier entrant et sortant et de toute autre communication, ainsi que de l’organisation, du suivi et de la préparation de réunions, de la rédaction de rapports, de la gestion des agendas et de la coordination administrative de dossiers. Ils ne sont pas affectés strictement à un service en particulier. En cas d’absence, ils sont chargés de se remplacer mutuellement, et quand le travail l’exige, travaillent de concert. Nous pouvons également citer les autres composantes de cet office support management : le responsable de l’accueil, le chauffeur et les collaboratrices d’entretien.

Les Services de supportLe SPF-Fedict dispose de six services dits de support : le service Marcom (Marketing & Communication) et de la traduction, le service Infosec (Information Security Management), le service FSO (Fedict Support Office), le service juridique, le service des Marchés publics et le service des Relations avec les autres autorités.

Le Service « Marcom » met sur pied des actions de communication afin d’informer les autres services publics fédéraux, mais aussi les entreprises et le grand public, des activités et missions du SPF-Fedict. Par ailleurs, ce service veille également à informer les collaborateurs internes du SPF-Fedict et coordonne le volet « Communication » des projets d’e-Society. Une cellule de ce service s’occupe en particulier des traductions à réaliser pour l’ensemble du SPF et, suivant les besoins, pour d’autres acteurs externes notamment les autres services publics fédéraux. Le service Marcom s’occupe de la communication externe et interne du SPF-Fedict. L’objectif principal en matière de communication interne est la diffusion d’informations liées à l’organisation.

Le Service « Infosec » veille à la sécurisation des informations lors de transactions liées à l’ICT et à l’e-government. Il s’agit tant des données privées des citoyens que des informations classifiées. Cela concerne tant les besoins spécifiques du SPF-Fedict que l’aspect de gestion des systèmes d’information qui lui sont confiés. Dans le cadre de la promotion et du support de la sécurité de l’information, ce service est responsable de la mise sur pied d’un forum spécialement dédié à ce sujet (forum « Infosec »). Il rassemble les conseillers en sécurité de l’ensemble des SPF. Le but est d’y coordonner la gestion de la sécurité de l’information. Le service « Infosec » est également le représentant aux groupes de travail liés à la gestion de la sécurité de l’information et assure par ailleurs le secrétariat de la plate-forme de concertation sur la sécurité de l’information. Dans ce cadre particulier, le SPF-Fedict, par le biais de son service « Infosec », est amené à traiter les aspects technologiques et organisationnels de la sécurité de l’information. La plate-forme réunit tous les acteurs concernés par la sécurité des informations de l’administration. Dans le cadre de la gestion des risques au sein des différents SPF et de la problématique de la continuité de service, il est également chargé de rassembler, d’analyser et de préparer toute l’information nécessaire pouvant être utile aux acteurs concernés. Il est enfin chargé de mettre en place une procédure de certification et d’homologation pour les systèmes gérants pour des informations classifiées.

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Le Service Fedict Support Office (FSO) maintient un aperçu de l’ensemble des études, des programmes, des projets et des services en cours au sein du SPF-Fedict. L’initiative du lancement du service « FSO » a été prise en septembre 2006 et a été concrétisée par le comité de direction opérationnel d’avril 2007. A l’aide du système d’évaluation Balanced Scorecard, ce service dresse également un aperçu mensuel précis permettant de savoir où le SPF-Fedict en est dans la réalisation de ses objectifs stratégiques. Le Fedict Support Office gère et maintient l’aperçu de l’ensemble des études, programmes, projets et services en cours. Cet aperçu comprend des informations sur la progression et la gestion de chacune de ces activités. Ces informations de management permettent au comité de direction opérationnel (OPERA) de diriger correctement les différents programmes et d’engager de manière optimale des ressources humaines et financières.

Le Service juridique offre une expertise dans des domaines liés à l’ICT, comme le droit de l’informatique, l’e-commerce et la propriété intellectuelle. Ce service est mis à la disposition des autres services publics fédéraux. Le service juridique du SPF-Fedict travaille également en collaboration avec des centres juridiques et des cabinets d’avocats spécialisés dans les matières ICT. Le service juridique de Fedict est chargé de fournir plusieurs types de consultance : de la consultance juridique relative aux projets, de la consultance juridique relative aux marchés publics et aux contrats, de la consultance juridique relative à la gestion des informations, en matière de technique législative (soutien consultatif), d’aide en cas de différends et de gestion des connaissances (élaborer une base de documentation juridique).

Le Service des Marchés publics met à la disposition l’expérience que le SPF-Fedict possède dans les domaines de l’adjudication, de l’attribution et du suivi des marchés publics (tant en interne que vers les autres services publics). Ce service est chargé de la gestion opérationnelle en matière de sélection des fournisseurs et sous-traitants, de l’élaboration des contrats et du suivi des dossiers d’achat.

Le Service des Relations avec les autres autorités entretient les contacts avec les autres autorités belges, européennes et internationales. Ce service assure le suivi des initiatives d’e-government au niveau régional et/ou international afin d’identifier celles auxquelles le SPF-Fedict doit chercher à participer. Il fait office de lobbying dans l’adoption des normes et des services offerts par le SPF-Fedict par la communauté internationale, notamment l’Union européenne et y défend les intérêts de la Belgique. Au niveau belge, il est chargé des relations avec les autres autorités fédérées (régions et communautés), ainsi que les villes et communes. Sa mission couvre aussi le networking, l’organisation de visites de délégations étrangères en Belgique et la présentation des réalisations du SPF-Fedict en vue de l’octroi de récompenses internationales et européennes. Ce service participe activement à l’International Council for Information Technology in Government Administration (ICA) qui est une organisation internationale sans but lucratif érigée en 1968 dont la mission est d’entretenir un échange informel d’idées, de connaissances et d’expérience concernant la gestion, l’impact organisationnel et l’utilisation des technologies de l’information. La vice-présidence de ce conseil est actuellement assurée (pour une période de 2 ans) par le représentant des Relations avec les autorités du SPF-Fedict. L’événement principal de l’ICA est son congrès annuel, lors duquel des groupes d’étude présentent à huis clos les résultats et recommandations de leurs études effectuées pour le compte de l’ICA. Dans son rôle de vice-président, le représentant de ce service sera le bras droit du président de l’ICA et sera chargé de gérer tous les groupes d’étude, de rechercher de nouveaux membres pour le réseau des représentants nationaux et d’assurer la responsabilité du nouveau site web.

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Mode de fonctionnement du SPF-Fedict (de la politique du ministre à la vision stratégique)La mise en œuvre des programmes d’activités du SPF-Fedict nécessite une structure adaptée et spécifique articulée en trois niveaux de décision : le niveau stratégique, le niveau opérationnel et la gestion concrète des programmes. Le Comité de direction du SPF-Fedict est chargé d’appliquer la politique du Ministre (et de la Cellule stratégique) et de la transcrire en objectifs stratégiques. Ces objectifs conduisent à proposer un catalogue de services. Le schéma ci-dessous permet de visualiser ce fonctionnement particulier.

(Schéma extrait du Rapport d’activités 2001-2005 du SPF-Fedict, p.33)

Structure spécifique de collaboration au sein du SPF-FedictAfin de permettre le développement de produits et de services ICT dans le cadre des programmes mis en œuvre, il est nécessaire que les directions générales mettent à disposition leurs compétences spécifiques afin de garantir la bonne réalisation des objectifs des projets. Pour chaque programme, trois personnes sont identifiées pour assurer un contrôle centralisé : le programme manager, le service manager et le project architect. Le programme manager et son équipe de project managers, service managers et project architects se chargent de la gestion opérationnelle des programmes avec le soutien d’un sponsor. Ce dernier est chargé de la mise à disposition de ressources (humaines et budgétaires) nécessaire à la bonne réalisation des programmes (cf. schéma ci-dessous).

(Schéma extrait du Rapport d’activités 2001-2005 du SPF-Fedict, p.32)

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Organigrammes du Service public fédéral – Technologie de la Communication et de l’Information (SPF-Fedict)

Les organigrammes du SPF-Fedict présentés ci-après reprennent l’évolution organisationnelle de l’institution depuis 2002 (même si le SPF-Fedict est institué en 2001 – cf. supra). Comme indiqué précédemment, nous signalons qu’une cellule de gestion existait au sein de l’ancien Ministère de la Fonction publique, premier embryon de ce qui allait donner naissance au futur SPF-Fedict.

Pour l’élaboration de ces organigrammes, nous nous sommes basés sur les sources officielles20 et, en particulier pour les dernières années, sur les sources internes du SPF-Fedict21.

20 Principalement l’Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique et le Guide des Ministères (cf. la Liste des sources et bibliographie).21 Les rapports annuels ainsi que des organigrammes diffusés au sein du SPF-Fedict.

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ORGANIGRAMMES

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asbl E-GOV – Tableau de tri

PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTIONDES ARCHIVES

Comme indiqué dans la partie introductive, le SPF-Fedict ne dispose pas d’un service spécifiquement chargé de la gestion des archives. Même si cette dernière est formellement placée sous la responsabilité du secrétariat de la présidence, chaque direction et chaque service sont dans la pratique responsables de la production, de la gestion et de la sélection de ses archives.

Présentons en quelques chiffres la situation des archives du SPF-Fedict :

- Volume d’archives (en mètres linéaires)22

(en octets)

:env. 280 mètres(environ 200 mètres d’archives dynamiques et environ 80 mètres d’archives statiques)

(env. 28 To23)

- Accroissement annuel moyen

(en mètres linéaires)

(en octets)

:

env. 50 mètres

(env. 5 To)

I. SITUATION GÉNÉRALE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES

En guise de préambule, nous tenons à indiquer qu’une seule visite d’inspection (d’une journée) avait eu lieu au SPF-Fedict avant notre démarche. Elle est le fait de l’archiviste-inspecteur Baudhuin D’Hoore qui a surveillé partiellement les archives de cette administration en 2005 en se concentrant sur les archives statiques. Dans le cadre de sa mission, il a établi un rapport (daté du 20 décembre 2005) concluant d’une part la très bonne organisation des archives papier (tant du point de vue de l’identification que de la conservation) et indiquait d’autre part qu’il serait utile que l’administration élabore, en concertation avec les Archives de l’État, une proposition de tableau de conservation de ses archives. Mais étant donné le manque de ressources disponibles (tant humaines que matérielles), aucune liste de tri n’a pu être préparée par le SPF-Fedict suite à cette inspection. Le présent tableau de tri constitue dès lors l’aboutissement de la volonté conjointe d’aboutir à un résultat probant en matière de recommandations pour la gestion et la conservation adéquates des archives produites par cette administration.

Étant donnée la relative jeunesse de cette administration, le volume d’archives papier est encore limité. Mais l’accroissement futur de ses activités va inévitablement conduire à une augmentation rapide et substantielle de ce volume tant pour les archives sur support papier que sur support électronique. Le seul déménagement ayant eu lieu est celui qu’ont connu les services du SPF-Fedict dès sa création officielle, à savoir dans le courant de l’année 2002. Au regard des enquêtes réalisées et des différentes entrevues passées, il semble qu’aucune série d’archives n’ait fait l’objet d’élimination. En attente de directives précises (demandées par le secrétariat de la présidence depuis 2004), le présent tableau de tri réalisé par les Archives de l’État en collaboration avec toutes les directions et services du SPF-Fedict tentera d’apporter un maximum de réponses en matière de gestion et de conservation des archives.

22 Situation approximative des archives dynamiques et statiques relevée entre février et juin 2008.23 Téraoctets ou Térabytes ; le volume d’archives électroniques a été calculé de manière approximative sur base de la règle : 1 mètre d’archives papier équivaut à environ 100 Go.

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La situation actuelle, constatée lors de nos visites d’inspection, a mis en évidence un certain nombre d’éléments positifs et négatifs liés à la production et surtout à la gestion des archives. De manière générale, nous pouvons souligner les éléments suivants : pour les archives conservées sous forme papier :

- le statut de l’archive (dynamique, intermédiaire, statique) détermine en général l’endroit où les dossiers sont conservés : les archives dynamiques et intermédiaires sont conservées dans les bureaux des agents et les archives statiques (principalement celles relevant de l’activité du service de la présidence) dans le local d’archivage situé au 4ème étage du bâtiment ;

- les conditions de conservation apparaissent comme globalement satisfaisantes24, et le principal local destiné à l’archivage définitif (situé au 4ème étage du bâtiment) remplit toutes les conditions de base pour une bonne conservation : niveaux de température et d’humidité apparemment constants et absence de fenêtres (et donc de rayons lumineux en provenance de l’extérieur), fermeture du local, conditionnement et étiquetage ad hoc des dossiers, tenue d’inventaires des archives (sur support électronique et papier) ;

- certaines séries de dossiers provenant de directions et de services sont parfois conservées à des emplacements distincts (bureaux, couloirs, salle d’archivage de ces directions et services) ce qui est lié à un manque de place disponible.

pour les archives conservées sous forme électronique :- une arborescence des fichiers est mise en place pour chaque direction/service et pour

chaque programme/projet/service mis en œuvre ; les différents documents qui y sont conservés sont consultables uniquement par les personnes qui en ont reçu explicitement l’autorisation (pour la plupart, les personnes de la direction ou du service concerné(e)) ;

- la plate-forme e-communities (fonctionnant avec la plateforme Livelink, disposant de fonctionnalités GED et de travail collaboratif) est régulièrement utilisée comme espace de stockage ainsi que pour faciliter le partage des documents ; cet outil ne disposant pas de fonctionnalités spécifiques d’archivage (classement normalisé et métadonnées), il est recommandé de ne l’utiliser que comme un outil collaboratif et de placer les documents à archiver sur le répertoire du disque dur réservé à cet effet ; en outre, il est recommandé aux utilisateurs d’utiliser la fonction de verrouillage des fichiers dont le contenu peut être considéré comme une version définitive (ex. rapport d’activités, procès-verbaux de réunions, …) et de prévoir pour chaque service ou direction un plan de classement et des règles de dénomination des fichiers uniformisées ;

- la conservation de documents sur plusieurs supports, à la fois papier et électronique implique une attention accrue et une évaluation des documents à conserver ; nous recommandons de conserver le document sous forme papier si aucune législation spécifique ne régit la conservation électronique et sous forme électronique si une telle législation est en place25 ; en outre, il est nécessaire de mettre en œuvre une politique d’archivage électronique structurée (conformément aux dispositions légales et aux recommandations des Archives de l’État) afin de déterminer les exigences de base qui garantiront une conservation pérenne des documents (authenticité, intégrité, lisibilité).

24 Cf. infra les commentaires sur le stockage des archives.25 Cf. la situation pour le SPF Sécurité sociale (numérisation des dossiers de pensions, cf. arrêté royal du 9 janvier 2000 relatif à la force probante des informations utilisées par l’Administration des Pensions) ; pour le SPF Emploi et Travail, cf. l’arrêté royal du 15 mars 1999 relatif à la valeur probante, en matière de sécurité sociale et de droit du travail, des informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites par les services ministériels et les parastataux de cette administration ; cf. également le récent exemple du contrat de travail électronique (avec signature électronique), cf. Loi du 3 juin 2007 portant des dispositions diverses relatives au travail, (Moniteur belge du 23 juin 2007) complétant l’article 1322 du Code Civil.

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I.1. Le classement des archivesDe manière absolue, les directions générales, les services d’encadrement et les services de support utilisent un classement numérique de leurs dossiers, en particulier de leurs documents liés à l’organisation de leur service ainsi qu’à leurs activités opérationnelles spécifiques. Il arrive également que certaines directions aient recours à des outils – comme la plate-forme e-Communities – pour stocker leurs documents afin d’offrir un accès partagé. La structure est souvent déterminée par entité (direction générale ou service) mais il arrive que certains agents organisent unilatéralement leurs documents, créant de facto une organisation et une structure parallèle des documents (cf. remarque supra).

Quant aux archives intermédiaires et aux archives statiques (sous forme papier) rassemblées dans les locaux d’archivage et dans les bureaux, elles disposent presque toutes d’inventaire ou de répertoire (papier ou électronique) référençant les dossiers archivés. Chaque direction est en outre responsable de l’organisation et de la gestion de ses archives, tant papier qu’électronique.

De manière générale, tant du point de vue des archives conservées sous forme papier et sous forme électronique, nous suggérons d’appliquer une organisation rigoureuse de la gestion des archives (tous les agents doivent suivre les mêmes règles de classement) qui pourrait notamment passer par l’élaboration systématique de plans de classement par direction et par service, le cas échéant englobés dans un plan de classement général du SPF-Fedict. L’engagement d’une personne qualifiée – au besoin un spécialiste en records management – peut s’avérer être d’un grand secours dans le cadre de la gestion des archives tant dynamiques – celles encore utiles dans la gestion quotidienne – que statiques.

Dans un objectif d’harmonisation du classement des dossiers et dans un souci d’organisation plus méthodique des archives, il est souhaitable que toutes les directions et les services réfléchissent, au besoin avec les Archives de l’État, à l’utilisation systématique de plans de classement qui faciliteront largement la gestion des archives dynamiques et statiques. Dans une perspective future de mise en place d’un système de records management, ces plans de classement – tant pour les archives papier qu’électronique – constituent sans nul doute un pré-requis incontournable pour une meilleure gestion de l’information et des connaissances.

I.2. La gestion, la conservation et le stockage physique des archives

Lors de nos visites d’inspection, nous avons relevé un certain nombre de bonnes et de mauvaises pratiques dans la gestion des archives tant papier qu’électronique. De manière générale et afin de faciliter la conservation ultérieure et d’assurer une meilleure gestion quotidienne, il conviendra d’établir des procédures plus claires en matière de tri et de classement des archives dynamiques26 afin d’améliorer leur gestion sur le long terme. Les premières étapes dans l’établissement de ces procédures passeront sans nul doute par la mise en pratique des directives mentionnées dans le présent tableau de tri.

Par ailleurs, plusieurs fonctionnaires nous ont indiqué durant nos visites qu’une partie très limitée de dossiers ayant perdu leur valeur administrative avaient été éliminée d’autorité. Nous ne pouvons qu’attirer l’attention sur ce fait et insister sur la nécessité à l’avenir de se tenir aux dispositions du présent tableau et, en cas de doute, de toujours soumettre les décisions internes à l’avis préalable de l’Archiviste général du Royaume, en application de la loi du 24 juin 1955 sur les archives27.

26 Ces archives (appelées également archives courantes), présentant une valeur administrative directe pour le producteur d’archives, sont généralement conservées dans les bureaux des fonctionnaires.27 Moniteur belge du 12 août 1955.

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Archives conservées sous forme papier (et très largement produites sous forme électronique28) : - tous les espaces de stockage des archives produites par le SPF-Fedict sont disposés

au n°1/3 de la rue Marie-Thérèse. Deux types d’espace y ont été relevés : d’une part les bureaux utilisés pour la conservation des archives dynamiques ou semi-dynamiques (archives courantes pour lesquelles l’utilité administrative n’est pas encore dépassée) et, d’autre part, le local situé au 4ème étage du bâtiment destiné principalement à la conservation des archives statiques (archives dont le délai d’utilité administrative est écoulé) ;

- les espaces de stockage des archives dynamiques – étagères ouvertes et fermées dans les bureaux – sont de manière générale très satisfaisants. Nous insistons sur le fait que dans quelques rares cas, les dossiers sont empilés dans et sur les différentes étagères ce qui ne constitue pas une gestion idéale dans le cadre de l’activité des agents. Dès que la destination finale attribuée à chaque série d’archives sera connue (conservation, tri ou élimination), la gestion courante et statique des archives en sera grandement facilitée ;

- le principal local destiné à l’archivage définitif réunit toutes les conditions pour une conservation optimale des archives qui y sont stockées. Nous n’avons relevé aucun problème qui pourrait nuire à la bonne conservation matérielle des archives qui y sont stockées. Toutes les archives sont en outre conditionnées dans des boîtes fermées. Nous avons également constaté la présence d’indications sur les étagères métalliques et sur les boîtes (descriptions des dossiers29). Nous ne pouvons qu’encourager cette très bonne organisation des archives tant du point de vue physique qu’intellectuel. Nous invitons l’ensemble des agents des directions et services à s’en inspirer et à systématiser cette pratique qui permet une identification rapide de l’origine des archives et évite tout mélange ou perte de dossiers archivés. Cette pratique peut être également accompagnée de la tenue – par direction et par service – d’un inventaire systématique des archives conservées tant sur support papier qu’électronique.

Archives produites et conservées sous forme électronique : - les espaces de stockage prévus sur les disques-durs réseau sont relativement bien

adaptés pour une conservation des documents électroniques courants ; une meilleure uniformisation de l’arborescence des répertoires de classements des documents (par service et par département) est néanmoins recommandée (certains services étant parfois mieux organisés que d’autres) afin de garantir un meilleur accès et une meilleure documentation des archives ;

- un espace disque (sur le même réseau ) est réservé à l’archivage électronique ce qui est une très bonne pratique ; l’accès au document est restreint ce qui garantit une sécurité suffisante des fichiers qui y sont conservés ; il est néanmoins conseillé de placer cet espace d’archivage sur un disque différent et de prévoir une stratégie de conservation spécifique (sauvegardes régulières, gestion stricte des accès, copies « miroir » des données archivées stockées à un autre emplacement, entretien régulier des formats de fichiers – prévoir des migrations et des conversions avec procédure de contrôle et les documenter) afin de préserver au mieux les documents avant leur éventuel transfert vers les dépôts numériques des Archives de l’État ;

- comme indiqué préalablement, tout autre espace de stockage (tel que l’outil e-Communities), non adapté à une conservation pérenne des données informatiques, ne doit pas être privilégié pour l’archivage ; il peut néanmoins être utilisé comme espace de travail collaboratif mais une meilleure structuration basée notamment sur un plan de classement général et/ou spécifique est nécessaire afin de faciliter le transfert des documents à archiver vers les espaces (disques durs) réservés à cet effet.

28 La plupart des documents papier présents dans les dossiers de travail ont été générés à partir de logiciels informatiques (dits de bureautiques).29 Indication de la provenance, descriptif du contenu, datation (et numérotation).

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II. LA SÉLECTION DES ARCHIVES

II.1. Principes généraux

Avant toute opération de sélection, il est nécessaire de procéder à un élagage global des archives du SPF-Fedict. Cette première opération, consistant à éliminer les doubles, les copies et les formulaires vierges présents dans les mêmes séries d’archives (quel que soit le support) ainsi que tous les éléments susceptibles de nuire à la bonne conservation des documents (et de préférence uniquement pour les dossiers dont la destination finale est la conservation) à savoir notamment les trombones métalliques, les agrafes et les classeurs, devra être effectuée par chaque direction voire chaque service afin d’éviter une accumulation inutile de la masse documentaire et par conséquent leur stockage inutile dans les espaces d’archivage trop peu nombreux. Nous avons également remarqué que très souvent le même document existe sous forme papier et sous forme électronique. La rationalisation dans la gestion de la production des documents passe par une meilleure sélection des exemplaires à conserver. En préambule aux règles de sélection, citons un exemple, celui des procès-verbaux des réunions des comités de direction qui sont conservés sous forme papier et sous forme électronique. La présence d’une signature électronique sur la version électronique de ces procès-verbaux garantit l’authenticité du document durant une période limitée dans le temps. La difficulté de pouvoir garantir une conservation pérenne de la signature électronique nous conduit à recommander une utilisation parcimonieuse et réfléchie de ce moyen d’authentification car sa conservation nécessitera la mise en œuvre d’une stratégie complexe et en constante évolution. Au stade actuel des recherches, il est très difficile d’évaluer précisément la période durant laquelle l’authenticité d’un document numérique – notamment par apposition d’une signature électronique – pourra être préservée lorsqu’un archivage électronique est mis sur pied. En outre, compte tenu de la nature même du document et de son degré de sensibilité, il n’est pas toujours nécessaire d’apposer une signature électronique à un document pour l’authentifier. Enfin, le choix de la conservation de la version papier ou de la version électronique d’un document (tel qu’un procès-verbal de réunion) s’opérera en fonction de la préservation ou non de sa valeur probante : si toutes les garanties de préservation de l’original peuvent être apportées (le cas échéant, la préservation de la signature électronique sur le long terme ne constitue pas en soi la solution idéale), la version électronique pourra dès lors être conservée. Si ce n’est pas le cas, nous recommandons de conserver la version papier. Cette même règle peut s’appliquer à tout autre document produit (ou reçu) par le SPF-Fedict.

Notre démarche intellectuelle en vue de déterminer les archives à conserver est détaillée dans le tableau ci-après. Afin de mieux éclairer le lecteur, nous présentons ici les principes généraux que nous avons appliqués en y intégrant deux critères essentiels comme la valeur intrinsèque des dossiers et leur intérêt pour la recherche scientifique et historique (dans son acception la plus large possible) : - conserver la correspondance (papier et/ou électronique30) envoyée et reçue par direction

et par service ; - conserver les minutes des lettres envoyées par direction et par service quand elles

permettent de combler les éventuelles lacunes de certaines séries de la correspondance ou quand elles sont l’unique source de référence pour une période déterminée ;

- conserver les notes de service au niveau de la direction/du service émettrice(teur) ; les notes émanant d’autres administrations que le SPF-Fedict ne seront pas conservées ;

- conserver les procès-verbaux des réunions internes (au niveau du service qui organise ces réunions, par exemple au niveau du secrétariat de la présidence pour les réunions du comité de direction) ;

- conserver les procès-verbaux des réunions externes quand notamment le SPF-Fedict assure le secrétariat d’un comité ou d’un groupe de travail ; pour les réunions auxquelles le SPF-Fedict assiste en tant que membre effectif ou simple observateur, la possibilité de retrouver aisément ou non les procès-verbaux auprès de l’institution/de l’organisme qui

30 Si la série est incomplète dans un format, l’autre format pourra servir à combler les lacunes.

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en assure le secrétariat déterminera souvent la destination finale de ces documents et donc leur conservation ou leur élimination ;

- conserver l’ensemble des dossiers de principe pour chaque direction, service, cellule du SPF-Fedict ; conserver les dossiers relatifs à l’organisation (juridique) de la direction, ou du service ;

- conserver en tout ou en partie les dossiers spécifiques à une mission ou à une compétence du SPF-Fedict par direction ou service (au niveau de l’entité productrice, c’est-à-dire de la direction ou du service qui le(s) produit). Ces dossiers, qui seront le cas échéant triés (une partie de la documentation et des doubles seront éliminés), présentent des informations pertinentes sur les principales activités du producteur d’archives ;

- conserver (ou le cas échéant trier) tous les dossiers hérités de prédécesseurs qui pour leur valeur secondaire constituent une importante source informationnelle (il s’agit ici en particulier des anciens dossiers de la cellule présente au sein du Ministère de la Fonction publique) ;

- conserver les données informatiques (bases de données notamment) dans leur environnement d’origine et prévoir, suivant les éléments à conserver, une migration des données voire une émulation des systèmes afin de conserver l’entièreté de l’information. Les documents présents dans les dossiers dont la destination finale est la conservation et qui existent également sous forme électronique (document texte, graphiques et tableaux statistiques) pourront être conservés temporairement sous forme papier si le dossier comprenant ces documents constitue une unité archivistique cohérente qui n’est ou ne pourra être retrouvée dans l’univers électronique ; à moyen terme, la préférence ira à la mise en place d’un classement électronique qui permettra une gestion globale des documents électroniques produits et reçus31 ;

- trier voire éliminer les dossiers de documentation homogènes s’il apparaît que la documentation conservée peut facilement être retrouvée ailleurs ;

- éliminer les dossiers purement techniques après le délai de conservation indiqué : comme les dossiers purement financiers, les dossiers d’achat d’équipement et de matériel courant, les dossiers de développement et de documentation technique.

Enfin, de manière générale, tout ce qui ne relève pas directement des compétences spécifiques de chaque direction et de chaque service, par exemple les dossiers de personnel et certains dossiers budgétaires seront éliminés. Il s’agit souvent de doubles ou des parties de dossiers déjà conservés au niveau du service compétent voire d’un autre SPF32 gérant en tout ou en partie ces matières. Ces dossiers seront, suivant les cas, conservés au niveau de la direction compétente pour les matières traitées ou directement au sein du SPF compétent (les dossiers de personnel au service P&O, les dossiers budgétaires au service Budget & Contrôle de la gestion). Cette dernière règle implique également que les services ne conservent que les pièces spécifiques utiles à la gestion quotidienne de leurs activités.

II.2. Gestion, conservation et principes spécifiques de la sélection par direction / service33

Les principes de sélection des archives sont repris ci-dessous par direction et par service. En préambule, nous rappelons quelques principes généraux à appliquer pour l’ensemble des directions et des services que compte ce département : d’une part, de conserver les originaux des arrêtés royaux et ministériels, les dossiers relatifs aux travaux législatifs et réglementaires, une série complète des notes de service (en français et en néerlandais) y compris celles qui ne sont plus d’application, les rapports annuels généraux et par direction (en français et en néerlandais), un exemplaire de toutes les publications émanant du SPF-Fedict, de commissions ou de groupes de travail (cf. infra point IV sur la documentation), les rapports établis dans le cadre des projets de recherche scientifique ainsi que les comptes rendus, les rapports ou les procès-verbaux (si possible en français et en néerlandais) des groupes de 31 Qui pourra déboucher sur la mise en place d’un système de records management.32 Comme c’est le cas pour les services partagés ICT, P&O, Budget & Controle de la gestion avec le SPF P&O et le SPF Budget & Contrôle de la gestion.33 Sur base notamment des informations récoltées par le biais des enquêtes (entre février et mars 2008) et des inspections (avril-juin 2008).

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travail pour lesquels la présidence ou le secrétariat est assuré par des membres du SPF-Fedict; d’autre part, éliminer les dossiers concernant les questions parlementaires ainsi que les pièces relatives à l’organisation des réunions des groupes de travail.

Par ailleurs, la plupart des documents de travail courants, si ceux-ci existent sur support électronique, sont placés dans des répertoires structurés au sein des e-Communities. Pour rappel, cette utilisation ne peut se faire que dans le cadre d’un travail partagé et certainement pas à des fins d’archivage définitif. Tous les documents présents sur cet espace de travail partagé, dont la destination finale est la conservation, devront impérativement être conservés sur le serveur spécialement dédié à l’archivage.

II.2.1. LE SERVICE DE LA PRÉSIDENCE

Hormis les quelques dossiers de travail du président (qui ne seront pas conservés s’ils ne présentent pas de pièces originales), la totalité des archives du service de la présidence est gérée et conservée par le secrétariat.

Secrétariat de la présidenceLa production, la gestion et la conservation des archives étant au centre des préoccupations de ce service, une réglementation en la matière est en gestation. Le classement des archives est effectué en fonction du type de tâche ou d’activité. Un inventaire détaillé (sur papier et sur support électronique) reprend l’ensemble des archives conservées au niveau de ce service : les archives dynamiques dans le bureau du secrétariat de la présidence et les archives statiques dans le local d’archives situé au 4ème étage du bâtiment. Le stockage des archives électroniques, pour la plupart statiques, dossiers produits (et reçus) par le service de la présidence, s’effectue par le biais d’un espace-disque spécifiquement dédié à l’archivage. L’accès à ces archives (tant papier qu’électronique) est limité mais l’inventaire est consultable directement sur l’espace-disque réservé à l’archivage. Par ce biais, certains documents peuvent être demandés en consultation. Une liste des requêtes et des accès est par ailleurs conservée. Tant l’inventaire des archives que la liste des requêtes et des accès seront conservés de manière permanente.

Les dossiers ne relevant pas directement des activités du service de la présidence ne seront pas conservés à ce niveau : il s’agit en particulier des dossiers relatifs au budget et à la comptabilité du SPF-Fedict (conservés au service « Budget et Contrôle de la gestion »), des dossiers relatifs aux réunions dans le cadre de projets et de réunions spécifiques dont les éléments principaux sont conservés au niveau de chaque projet (cf. direction générale des programmes et des projets), des dossiers relatifs aux réunions des présidents des services publics fédéraux (conservés au niveau du SPF Chancellerie du Premier ministre), des dossiers relatifs aux présentations dans le cadre des activités de communication du SPF-Fedict (concernent notamment les missions et les projets) qui sont conservés par le service Marketing & Communication, des dossiers relatifs au Balanced Scorecard (concerne l’évaluation des performances du SPF-Fedict) qui sont conservés au sein du Service Fedict Support Office. Une exception s’appliquera néanmoins aux dossiers relatifs au conseil d’administration de l’asbl Smals qui, même s’ils sont conservés par l’asbl elle-même, seront par mesure de précaution conservés également par le SPF-Fedict.L’agenda des réunions du président (agenda papier et électronique) ainsi que des dossiers relatifs aux invitations de participation à des évènements divers (sans réelle plus value informationnelle) ne seront pas conservés. Enfin, les dossiers relatifs aux conseils des ministres (correspondance, agenda, copies des notifications et documentation) seront éliminés étant donné leur conservation au niveau du SPF Chancellerie du Premier ministre.Les dossiers suivants seront en revanche conservés : les procès-verbaux des réunions du Comité de direction du SPF-Fedict (cf. tableau de tri pour plus de détail sur les critères et le mode de tri), les notes de service émanant du Comité de direction du SPF-Fedict, et les dossiers relatifs au conseil d’administration de l’asbl e-Gov : agenda des réunions, procès-verbaux, documentation. Cette dernière série sera conservée par mesure de précaution étant donné le statut particulier et le lien des archives de cette association avec le SPF-Fedict.

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La correspondance entrante et sortante qui revêt la signature du président du SPF-Fedict sera conservée également au niveau du secrétariat de la présidence. Le reste de la correspondance (copies) émanant des autres services (directions générales, services d’encadrement et services de support) ne sera pas contre pas conservée à ce niveau (les originaux sont conservés au niveau du/des secrétariat(s) de ces services). Toute la correspondance sera conservée sous forme papier et à partir de 2004 également sous forme électronique (de préférence dans un format ouvert et standard adapté pour l’archivage comme PDF/A). Enfin, les dossiers relatifs au suivi des activités de la présidence du SPF-Fedict seront conservés intégralement.

La dernière série de dossiers qui concernent la gestion du SPF-Fedict (« dossiers anciens ») et qui renferment à la fois de la correspondance, des projets de lois, des procès-verbaux du conseil des ministres, des dossiers divers (notamment « signature électronique », projet « Phénix » sur l’information de la Justice, réunions de contact avec la Commission européenne) devront faire l’objet d’un tri après qu’un inventaire détaillé de leur contenu (environ 43 boîtes d’archives) aura été réalisé par le SPF-Fedict. Sur base de cet inventaire, les Archives de l’État présenteront des recommandations précises en matière de tri (la première boîte par exemple contient des dossiers relatifs aux origines du SPF-Fedict mais d’autres contiennent uniquement des copies et de la documentation des conseils de ministres).

II.2.2. LES DIRECTIONS GÉNÉRALES

Pour l’ensemble des directions générales, un certain nombre de dossiers similaires sont produits, principalement en ce qui concerne l’organisation générale. Des indications de tri peuvent être globalement présentées. Mis à part l’agenda des réunions des directions générales qui sera éliminé, les autres dossiers produits par les directions générales devront faire l’objet d’un tri attentif. Des procès-verbaux de réunions, ne seront conservés que ceux qui concernent des réunions du staff de la direction (les documents des autres réunions étant conservés à un autre niveau). La correspondance entrante et sortante (tant sur support papier qu’électronique) qui concerne exclusivement les activités des directions générales sera conservée. Les invitations aux réunions et les transmis de documents seront éliminés. Les e-mails seront de préférence conservés dans un format électronique plutôt qu’imprimés (la solution idéale est de les conserver dans un format structuré34 et en dehors du logiciel de messagerie électronique).

La Direction générale de la Gestion des programmes et des projets Des dossiers relatifs à la gestion (mise en œuvre et réalisation) des programmes, ne seront conservés qu’un descriptif synthétique de la mise en œuvre et de la gestion (rapport d’activités) ainsi que le budget qui y est affecté. Des dossiers relatifs à la sélection des programmes et des projets, on conservera une liste des projets et des programmes sélectionnés et des dossiers relatifs à la sélection, au monitoring et à l’évaluation des projets 35 ainsi que, le cas échéant, les rapports synthétiques des évaluations ou les motifs/justificatifs des choix opérés en vue de la sélection. Des dossiers relatifs à la mise en œuvre, la réalisation et la gestion des projets (exemples de projets : e-Id, FedMan2, Tax-on-Web, Police-on-Web, etc.), il est nécessaire de conserver la charte du projet, le contrat, les rapports finaux, un état de l’architecture technique, de l’operation guide et du user manual une fois le projet réalisé. Les autres informations concernent principalement la mise en œuvre du projet lui-même et ne sont pas susceptibles d’offrir de plus-value36 informationnelle. Des dossiers relatifs aux transferts des produits et des services développés (issus des projets) au gestionnaire de services

34 Un exemple de format structuré est XML (cf. directive sur l’archivage des e-mails publiée par les Archives de l’Etat).35 Théoriquement réalisé à l’aide de l’outil SEMOVAL qui permet de définir des critères d’opportunité et des critères de faisabilité, mais, dans la pratique, rarement suivi.36 Ces informations concernent le planning (plan d’action) du projet, la matrice de communications, le rapport de progression (par phase), le plan du projet, l’analyse des parties prenantes, le rapport d’activités (progression générale du projet) et le rapport sur les acceptations des délivrables (tests et mises à jour).

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concerné sera conservée une liste des produits et des services transférés (tant en interne que vers des partenaires externes). Notons que la partie des dossiers concernant la gestion des services informatiques est conservée par la direction générale « Gestion des services ». Des dossiers relatifs au transfert des compétences, des processus et des modèles de gestion des projets e-government et ICT, il sera utile de conserver les rapports de synthèse.

La Direction générale de la Gestion des services Des dossier relatifs à la gestion des services et de sa fourniture (concerne les contacts entre le client, le fournisseur et le donneur d’ordre), on conservera les contrats de garantie de service (SLA) qui constituent la base juridique de la fourniture du service. Les dossiers relatifs à la mise en place de centres d’expertise dans les domaines du service management, de la sécurité de l’information et de la légistique ainsi que ceux relatifs aux statistiques générales de la direction générale seront à conserver étant donné qu’ils éclairent l’activité de la direction. Les dossiers suivants seront triés : des dossiers relatifs à la gestion des services37 (service support - celui qui utilise le support pour chaque service), conserver une liste (annuelle) des problèmes rencontrés et des solutions préconisées ainsi que des éventuels changements survenus. Les éventuels rapports d’activités concernant la gestion de ces services seront également soigneusement conservés. Des dossiers relatifs à la gestion du catalogue de services disponibles (concerne le catalogue des services offerts par le SPF-Fedict accessible sur un espace de l’e-Communities), conserver une liste (annuelle) des services disponibles.

Des dossiers relatifs aux transferts de l’exploitation des services du SPF-Fedict aux partenaires, conserver une liste (annuelle) des services transférés. Par contre, les dossiers relatifs aux formulaires de demande de services ne seront pas conservés.

La Direction générale des Standards et de l’Architecture du système Cette direction générale fonctionne selon deux axes : le développement de compétences et d’expertise en matière de standardisation et d’architecture de système et la fourniture de ces compétences et cette expertise dans le cadre des projets développés par le SPF-Fedict. Dans ce cadre, un certain nombre de dossiers de travail sont réalisés : des dossiers relatifs au développement et à la gestion d’architecture informatique dans le cadre de la définition de standards et de recommandations, la direction devra conserver les documents définitifs édités et/ou publiés, tel que les directives dans toutes les langues éditées (notamment les recommandations sur les standards ouverts, l’architecture en matière d’e-government, l’information security policy). Pour les dossiers en lien avec les projets mis en œuvre par le SPF-Fedict (cf. direction générale « gestion de programmes et de projets) ou avec d’autres organismes publics (principalement les services publics fédéraux), il sera nécessaire de conserver un aperçu général (liste annuelle) de l’expertise technique fournie (modèles d’architecture, avis, évaluations). Notons que cette aide technique se retrouve au sein des projets et des programmes (cf. direction générale des programmes et des projets). Les dossiers relatifs au développement de compétences spécialisées renferment également de l’information intéressante (notamment en matière de réseau informatique, d’infrastructure intergicielle (middleware38), d’application (front office39), d’infrastructure à clés publiques (public key

37 Dans le cadre de la gestion des services, la direction utilise un logiciel (ASSYST) qui est une solution à la gestion des services informatiques dont elle doit assurer la maintenance; basée sur les pratiques ITIL (IT Information Library), cette solution intègre les processus suivants : - la gestion des actifs et des configurations (= inventaire détaillé des ressources informatiques disponibles et de leurs relations), - la gestion des niveaux de service comme la qualité des services (service level agreements - SLA = contrats de garantie de service) et son amélioration continue, - la gestion des incidents (les mauvais fonctionnements d’un service sont consignés dans le logiciel ; pour chaque problème, création d’un « ticket » géré dans une base de données Oracle), - la gestion des problèmes (incidents ou accumalation d’incidents), - la gestion des changements (planification du changement à opérer pour un service) ; Exemples de services : Token, portail fédéral, …38 Intermédiaire de communication entre plusieurs applications, généralement complexes ou distribuées sur un réseau informatique.

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infrastructure - PKI40) et d’identity & access management). Ils comprennent tant le développement lui-même que des avis concernant le design et l’architecture de système. De ces dossiers, il sera nécessaire de conserver un aperçu général (liste annuelle) de l’activité (modèles, avis, évaluations) ; en outre, si cela donne lieu à la rédaction et à la publication d’un document officiel (tel que des recommandations, des standards, des directives), il est indispensable de les conserver dans leur forme définitive (dans toutes les langues éditées).

La Direction générale de la Gestion de l’information Son rôle principal (assuré depuis 2003) étant d’identifier et d’améliorer la circulation d’informations transitant entre les différents services publics fédéraux, la majeure partie de l’activité de la direction générale consiste à du support et de la fourniture d’expertise interne et externe au SPF-Fedict. Les dossiers relatifs aux activités spécifiques de la direction générale (compétences, processus et modèles de gestion de l’information) seront soigneusement triés et l’on conservera les modèles et les procédures types en la matière. Les rapports de synthèse (mensuels, annuels) sur les activités de la direction générale seront également conservés. En ce qui concerne l’activité d’expertise et de développement de compétences, qu’il s’agisse des besoins et des possibilités en matière de normalisation des éléments d’information en sources authentiques, des procédures de gestion et de contrôle de l’information, des propositions de modifications du cadre législatif et organisationnel en vue d’améliorer la gestion des données, des développements et de la mise à disposition de conventions et de procédures en vue d’échanger de l’information structurée, du support à la direction générale « Standards et architecture du système » dans le cadre du développement de standards pour les instruments d’échange d’information et de la promotion de l’utilisation d’éléments d’information et d'instruments standards dans les échanges d'information et dans leur utilisation au sein des processus, la plupart des éléments produits par la direction générale sont intégrés dans les dossiers de gestion des projets (cf. la direction générale « Gestion des projets et des programmes ») ou sont utilisés dans le cadre du développement de standards et de l’architecture de système (cf. la direction générale « Standards et Architecture du système », voire d’autres services publics fédéraux pour qui ces développements sont réalisés). Ils ne seront donc pas conservés au niveau de la direction générale « Gestion de l’information » mais bien au niveau des autres services (internes et externes au SPF-Fedict) ayant sollicités.

D’autres dossiers, comme ceux relatifs aux marchés publics préparés et attribués dans le cadre des activités du service (copies de contrats, de conventions et de factures, documentation) ou ceux relatifs à de la documentation thématique liées à la gestion du service (interopérabilité, e-HR, e-Communities, Politie, Data dictionary, Content sharing, Datawarehouse,…) ne seront pas conservés étant donné leur importance secondaire. Pour les premiers, tous les originaux des marchés publics (contrats, conventions, factures, …) sont conservés au niveau du service « Marchés publics ». Pour les seconds, l’information pertinente est en principe conservée par la direction générale « Standards et Architecture du système » (le cas échéant, transférer à cette direction toute l’information qui peut s’avérer pertinente pour la gestion de ses activités).

39 Partie d’une application/d’un site web prenant en charge l'interface (par opposition au back office qui regroupe la partie gestion).40 Ensemble de composants physiques (ordinateurs, équipements cryptographiques, cartes à puces), de procédures humaines (vérifications, validation) et de logiciels (système et application) en vue de gérer le cycle de vie des certificats numériques ou certificats électroniques.

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II.2.2. LES SERVICES D’ENCADREMENT

Le SPF-Fedict présente trois services d’encadrement qui sont partagés (shared services) avec trois autres services publics fédéraux : le SPF Chancellerie du Premier Ministre, le SPF Personnel & Organisation et le SPF Budget & Contrôle de la Gestion.

Les Services ICT et LogistiqueDes dossiers relatifs aux activités de support informatique, que ce soit les backups des fichiers présents sur les serveurs (Shared services et Correspondance In/out) et des e-mails présents sur le Mail-server (Ms Exchange), il sera conservé un rapport des interventions sur les différents serveurs (problèmes techniques, migrations) ainsi que les documents de synthèse. Dans le cadre de la gestion partagée du service ICT, une attention particulière sera réservée aux serveurs dédiés à la conservation d’information des SPF bénéficiant du service partagé (SPF Chancellerie du Premier ministre, SPF Budget et Contrôle de la gestion et SPF Personnel et Organisation). En effet, aucune élimination ne sera opérée tant qu’aucune demande (autorisée par les Archives de l’État) n’aura été effectuée dans ce sens par un des SPF concernés. Des dossiers relatifs au suivi des projets ICT (Easy system, Shared services) qui contiennent principalement des rapports de synthèse et de la documentation, il sera utile de conserver les rapports de synthèse expliquant le fonctionnement de ces projets. Les dossiers relatifs aux commandes de matériel informatique (matériel, logiciel et consommable) ainsi que ceux relatifs à la gestion du réseau informatique (dossiers techniques) ne seront par contre pas conservés.

Le Service du Budget et du Contrôle de la gestion et de l’ÉconomatCe service constitue l’antenne locale au sein du SPF-Fedict du service partagé du SPF Budget et Contrôle de la gestion. La plupart des dossiers (originaux) sont également conservés au niveau de ce SPF et ce ne sont que les dossiers spécifiques (et les copies des originaux) que le SPF-Fedict conserve. Il s’agit des dossiers relatifs à la gestion budgétaire propre au SPF-Fedict, concernant à la fois la préparation du budget (tableaux préparatoires), les négociations budgétaires (réunions bilatérales avec le SPF Budget comprenant de la correspondance, des tableaux budgétaires initiaux et ajustés ainsi que le budget finalisé). De ces dossiers, il est nécessaire de conserver la version définitive du budget finalisé (budget initial et ajusté). En outre, le service conservera également les dossiers relatifs aux engagements (budget disponible, fiches budgétaires et tableaux des engagements). Les dossiers relatifs aux contrôles des engagements seront conservés ainsi que ceux relatifs aux questions de la Cour des comptes (et aux réponses apportées). Par contre, les dossiers relatifs aux ordonnancements (mise en paiement en fonction du budget disponible) seront éliminés (dans le respect du délai de conservation fixé par la législation en vigueur). Les dossiers spécifiques liés aux marchés publics (cahiers de charge, appel d’offres et marché(s) sélectionné(s)) seront eux aussi éliminés au terme du délai de conservation (10 ans à partir du paiement de la dernière facture) étant donné leurs conservation au sein du Service « Marchés publics ». Enfin, l’ensemble des dossiers relatifs aux commandes (comprenant de la correspondance et des bons de commandes) seront éliminés.

Le Service Personnel et Organisation, Secrétariat et Support de facilitationAu sein du SPF-Fedict, une antenne du SPF Personnel & Organisation assure la gestion du personnel et son organisation : il s’agit du Service Personnel et Ogranisation41. La personne ressource qui assure cette gestion décentralisée traite les dossiers courants mais les originaux sont conservés au sein du SPF-P&O. L’ensemble des dossiers conservés au niveau du SPF-Fedict sont en fait des copies de ces originaux. Les seules séries qui sont uniquement gérées par le SPF-Fedict sont celles qui concernent les cercles de développement. A ce titre, ils seront conservés. Les dossiers de gestion du personnel stricto sensu seront conservés pour les besoins courants du service mais pourront à terme être éliminés étant donné leur conservation au SPF-P&O. Les descriptions des fonctions spécifiques au sein du SPF-Fedict seront conservées à ce niveau-ci. Tous les documents originaux (notamment les arrêtés royaux et 41 Ce service est composé d’une seule personne.

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ministériels) concernant notamment le cadre organique et le cadre linguistique seront également conservés. Les dossiers de documentation (tests organisés par le SELOR, documents du service social, descriptions des formations) seront éliminés étant donné leur conservation par les services concernés.

L’activité des secrétaires s’effectuant de manière transversale au SPF-Fedict, les documents produits et gérés par cette entité se retrouvent au niveau du secrétariat de la présidence ainsi qu’au niveau de chaque direction générale. En ce qui concerne le support de facilitation, à savoir les dossiers relatifs à la gestion et à l’organisation de l’accueil (support administratif), rien ne sera conservé. Ceci vaut également pour les dossiers relatifs à la gestion et à l’organisation des activités du chauffeur (agenda, livraison du courrier) ainsi que les dossiers relatifs à la gestion et à l’organisation des activités d’entretien du bâtiment.

II.2.2. LES SERVICES DE SUPPORT

Le SPF-Fedict dispose de six services dits de support : le service Marcom (Marketing et Communication) et de la traduction, le service Infosec (Information Security Management), le service FSO (Fedict Support Office), le service juridique, le service des Marchés publics et le service des Relations avec les autres autorités.

Le service « Marcom » (Marketing & Communication) et la cellule de TraductionResponsable des actions de communication dans le but d’informer les autres services publics fédéraux, les entreprises et le grand public, des activités et missions du SPF-Fedict, le service « Marcom » est également responsable de la communication interne et coordonne le volet « Communication » des projets d’e-society. A ce titre, il est chargé de la publication et de la diffusion d’information par le biais de différents médias. Pour la partie « Marketing et Communication », tous les fichiers créés ou reçus sont placés sur un espace-disque placé en réseau – type NAS (back-up informatique assuré tous les jours). De la production d’archives de ce service, nous recommandons de conserver toute publication officielle concernant le SPF-Fedict dans son ensemble (rapports d’activités, campagnes d’informations notamment) ainsi que toute la valorisation des programmes, des projets et des services spécifiques mis en œuvre et assurés par ses directions et ses services.

Une cellule de ce service s’occupe en particulier des traductions à réaliser pour l’ensemble du SPF voire pour certains autres acteurs (autres services publics fédéraux).Pour la cellule de la traduction, le stockage des demandes de traduction est effectué à l’aide du logiciel de messagerie électronique (Ms Outlook) et les traductions résultantes sont placées sur un espace-disque en réseau. Ces traductions concernent des procès-verbaux, des rapports d’activités, de la correspondance et des actions de communication liées aux activités propres du SPF-Fedict (notamment les projets qu’il met en œuvre) et les actions dans lesquelles il est actif. Étant donné leur finalité, ces traductions ne seront pas conservées au niveau de la cellule de la traduction mais bien au niveau des services demandeurs, au sein des dossiers de travail des agents concernés.

Le service « Infosec » (Information Security Management)Ce service veille à la sécurisation des informations – données privées des citoyens et informations classifiées – lors de transactions liées à l’ICT et à l’e-government.

A l’origine rattachée à la Direction générale de la gestion des services, l’activité liée à la sécurité de l’information s’est développée pour devenir en 2004 un service de support distinct. Son activité est surtout centrée sur du conseil, de l’audit et de l’avis en matière d’information security management, en proposant notamment une méthodologie appliquée (des guidelines) aux projets mis en œuvre tant en interne par le SPF-Fedict qu’en externe par d’autres acteurs fédéraux voire des entités fédérées. La majeure partie de l’information produite par ce service, étant donnée sa nature, se retrouve dans les dossiers des projets, des programmes voire des

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services qui ont sollicité cette aide/avis/conseil en la matière. Dès lors, l’information sera conservée à ce niveau. Par contre, il est demandé de conserver la synthèse de l’activité du service, éditée dans un bilan annuel, offrant un résumé des actions menées et des différentes tâches accomplies.

Dans le cadre de la concertation et de la collaboration de ce service avec les autres entités du SPF-Fedict et d’autres services publics fédéraux, plusieurs axes de travail sont présents : - la plate-forme de concertation relative à la sécurité de l’information (procès-verbaux de réunions, rapports et documentation) : des dossiers produits dans ce cadre, il est utile de conserver les procès-verbaux des réunions (les réunions mensuelles sont organisées depuis décembre 2005) ;- le groupe de travail « Sécurité, traçabilité et vie privée » est un lieu d’échange des best practices en matière d’e-government entre entité fédérale et entités fédérées. La base de ce groupe de travail est inscrite dans un accord de coopération conclu entre l’État fédéral, les Régions et les Communautés le 23 mars 200142. Il n’y a pas d’information pertinente conservée au niveau du SPF-Fedict ;- le comité consultatif pour les Télécommunications dont le secrétariat est assuré par l’Institut belge des services postaux et des télécommunications (IBPT) : le service « Infosec » participe à l’un des groupes de travail de ce comité qui est chargé de suivre la problématique de la sécurité de l’information. L’information produite par ce comité et ses groupes de travail est à conserver au niveau de l’IBPT.

Pour ce qui est de l’aide et du support en matière de gestion du risque, le service « Infosec » offre aux différents projets (du SPF-Fedict et des services publics fédéraux) une expertise en tentant notamment d’appliquer la norme ISO/IEC 27005:2008 en matière de gestion du risque dans le domaine de la sécurité de l'information. Comme toute la contribution se retrouve dans les projets eux-mêmes, c’est à ce niveau que l’information sera conservée.

Dans le cadre du support interne et externe, ce service offre par ailleurs une expertise en matière de gestion de la continuité de service informatique (IT Service Continuity Management – ITSCM). L’objectif principal de ce processus est de définir, tester et mettre à jour les plans et les procédures afin de prévenir toute interruption des services informatiques en réduisant l’impact d’une panne majeure ou d’une catastrophe.

En ce qui concerne la gestion de la certification et de l’homologation de système et de réseau conservant de l’information classifiée, le service « Infosec » est actif dans le réseau européen TESTA (Trans-European Service for Telematics between Administrations). Ce réseau transeuropéen, reliant en toute sécurité les différentes administrations et états membres européens, concrétise les échanges d’informations entre états membres via diverses applications (notamment les systèmes d´information anti-fraude, les données pharmaceutiques, les données relatives aux demandeurs d´asile et à la sécurité sociale). La gestion au niveau belge de ce point d´échange central est assurée par Belnet 43. A ce titre, c’est au niveau de cette entité que l’information sera conservée. Concernant le support aux services publics fédéraux, l’activité est au point mort et attend un cadre réglementaire spécifique qui établira des organismes de certification et d’homologation. Il sera demandé de conserver au niveau de ce service toute l’information liée à la sélection des organismes chargés de l’homologation ainsi qu’une liste de ces organismes (sauf si cette information est publiée dans le Moniteur belge).

42 Moniteur belge du 8 août 2001.43 Service d’Etat à gestion séparée émanant du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique : la gestion de ce réseau peut constituer un service supplémentaire sur le réseau FEDMAN (Federal Metropolitan Area Network). Ce dernier ayant été lancé en 2002 dans le cadre du projet d’e-government des autorités fédérales par le SPF-Fedict. La conception, l’implémentation et la gestion de l´interconnexion de l’ensemble des services publics fédéraux ont été confiées à BELNET alors que le SPF-Fedict assurait les coûts de réalisation et d´implémentation de ce réseau fédéral.

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Le service « FSO » (Fedict Support Office)Ce service, mis en chantier en septembre 2006 et en activité depuis avril 2007, est chargé de maintenir un aperçu de l’ensemble des études, des programmes, des projets et des services en cours au sein du SPF-Fedict. Il est en outre responsable de l’outil de gestion des performances, le Balanced Scorecard, et produit un aperçu mensuel précis permettant de savoir où le SPF-Fedict en est dans la réalisation de ses objectifs stratégiques.

De manière systématique, des dossiers relatifs au support en matière de méthodologie (programme/project/service

manager), il est nécessaire de conserver les implémentations de méthodologie de travail commune (2ème partie du Vade-mecum) et les templates disponibles ;

des dossiers relatifs au support en matière d’assurance qualité (quality assurance) contenant principalement des conseils et des propositions d’améliorations, il est recommandé de conserver la description des processus en place au SPF-Fedict (3ème partie du Vade-mecum) ;

en ce qui concerne les dossiers relatifs au support en matière de planification des activités (porte-folio) de l’ensemble du SPF-Fedict, il est nécessaire de conserver : - des formulaires des initiatives, un état régulier (tous les 6 mois) des initiatives extrait

du logiciel Ms SharePoint (base de données « SQL Server »), - de la base de données des activités (projets et services), un descriptif complet par

programme des activités (projets et services) extrait du logiciel Ms SharePoint (Base de données en SQL Server) soit sous forme électronique – export dans un tableau Ms Excel ou Ms Access converti en format « standard ouvert (comme PDF/A) et transféré vers le répertoire de l’espace-disque W destiné à l’archivage du SPF-Fedict – soit l’impression papier du tableau,

- du reporting des activités, les rapports (servant notamment au comité de direction du SPF-Fedict) extraits sous forme électronique et sous forme papier (pour la conservation, cf. remarque précédente) ;

en ce qui concerne les dossiers relatifs au support en matière de reporting des performances au sein du SPF-Fedict : - de la gestion des indicateurs clé de performance (Key Performance Indicators – KPI),

conserver la documentation sur les indicateurs clé de performances (KPI) ; celle-ci étant sous forme électronique, la conserver dans un format « standard ouvert » (comme PDF/A par exemple) et la transférer vers le répertoire de l’espace-disque W destiné à l’archivage du SPF-Fedict ;

- de la gestion et utilisation d’un outil de gestion des performances (Balanced Scorecard -BSC), conserver les tableaux (mensuels) extraits du prototype ARYS44 (version papier conservée au niveau du secrétariat de la présidence en vue des réunions du comité de direction opérationnel ; la version électronique – fichier en Ms Word – est placée sur l’outil e-Communities : convertir ces fichiers dans un format « standard ouvert » (comme PDF/A par exemple) et les transférer vers le répertoire de l’espace-disque W destiné à l’archivage du SPF-Fedict ;

des dossiers relatifs à la coordination et à la gestion de la plate-forme e-Communities, conserver un plan de classement du processus opérationnel (général et par entité – direction générale, service, cellule), et

conserver l’ensemble des dossiers relatifs au support en matière de gestion de document et de gestion des connaissances (Document & Knowledge Management).

Le Service juridique Les dossiers créés au sein de ce service concernent l’expertise juridique liée à l’ICT (notamment le droit de l’informatique, l’e-commerce et la propriété intellectuelle) offerte aux projets mis en œuvre par le SPF-Fedict mais également disponible pour les autres services publics fédéraux. Un plan de classement des dossiers a été établi au sein de ce service en suivant les différentes activités. Les dossiers sont créés sur base des projets impliquant le service (nom du projet, sous-rubriques spécifiques au projet). Ils sont conservés depuis 2002-

44 Comme le prototype est amené à évoluer vers le logiciel Ms PerformancePoint Server, s’assurer lors du transfert de conserver l’ensemble des données et leurs liens.

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2003 (depuis 2004, ils le sont systématiquement). Pour la période précédente, les dossiers sont conservés par le secrétariat de la présidence. En ce qui concerne le stockage, un espace-disque est dédié spécifiquement aux dossiers suivant l’objet de l’appui juridique : le support juridique général et l’appui juridique concernant les marchés publics sont ainsi placés sur des espaces-disques différents. Les dossiers relatifs au classement des dossiers du service juridique seront conservés.Les avis juridiques (internes et externes) demandés et rendus par le biais de la correspondance (souvent électronique) seront également conservés. Des dossiers relatifs aux préparations de textes de lois (rédaction d’arrêtés royaux, dossiers de procédure, notes au ministre/secrétaire d’État), il est recommandé de conserver les dossiers de procédure ainsi que les notes destinées au Ministre ou au Secrétaire d’État en charge et au Conseil d’État. Des dossiers de préparation des réponses aux questions concernant la mission du SPF-Fedict (initier, élaborer et accompagner des projets d’e-government pour l’administration fédérale), plusieurs cas se présentent : ceux concernant la Commission de la protection de la vie privée (demandes, réponses sous forme d’avis envoyés par le Président du SPF-Fedict et extrait des délibérations de la Commission transmis en retour) ainsi que d’autres services publics fédéraux seront conservés ; par contre, les dossiers en réponse à des collaborateurs du SPF-Fedict seront éliminés (les réponses étant conservées dans les dossiers des collaborateurs ayant sollicité l’ aide juridique45). Il en va de même pour les dossiers relatifs à l’appui juridique dans le cadre de projets ou d’activités mis(es) en œuvre par le SPF-Fedict (notamment la préparation de protocoles d’accord pour les projets).

Le Service des Marchés publicsLes dossiers créés au sein du service « Marchés publics » concernent l’expertise dans les domaines de l’adjudication, de l’attribution et du suivi des marchés publics (matière ICT). Cette expertise est offerte dans le cadre des projets mis en œuvre tant par le SPF-Fedict que par les autres services publics fédéraux. Cette expertise se marque par : - l’établissement de marchés publics (dossiers de préparation), - la publication des marchés publics, des cahiers des charges (dossiers de publication), - le support dans l’évaluation des offres (dossiers de sélection), - le support lors de l’attribution des offres (dossiers d’attribution), - l’établissement des contrats et – le suivi de l’exécution des marchés (dossiers d’exécution). Entre 2001 et 2005, le nombre de marchés publics qui ont été attribués par le SPF-Fedict a doublé pour atteindre la centaine. Depuis lors, la moyenne annuelle de traitement de ces dossiers tourne autour de la centaine.

Les dossiers sont classés par an et par marché public. Les dossiers relatifs à la préparation, à la publication et à la sélection des marchés publics ne seront pas conservés après l’expiration de leur délai d’utilité administrative (en moyenne 5 ans). Les dossiers d’exécution et les contrats de marchés publics seront conservés ainsi qu’un inventaire plus détaillé que celui repris dans le rapport d’activités annuel (cadre et objet de la contribution, acteurs, budget, date). Les pièces financières (notamment les factures) pourront être éliminées au terme de leur utilité administrative.

Le Service des Relations avec les autres autoritésCe service assure le suivi des initiatives d’e-government au niveau régional et/ou international afin d’identifier celles auxquelles le SPF-Fedict doit chercher à participer. Les rapports mensuels des activités et des prévisions destinés au comité de direction du SPF-Fedict seront conservés (une copie des ces rapports est transmise au SPF Affaires étrangères) étant donné leur aspect informatif voire stratégique. Mis à part la documentation générale rassemblée sur les matières liées aux relations internationales (sur support papier et électronique), concernant principalement des rapports (factsheets) et des études (benchmarking de l’OCDE, des Nations Unies, de la Commission européenne) qui seront éliminés, l’ensemble des dossiers produits par ce service devra faire l’objet d’un tri attentif. En premier lieu, la correspondance (classées par pays et par évènement) sera triée en conservant la partie officielle (sous forme papier et qui revêt la signature du président du SPF-Fedict). La correspondance entrante (version papier) est conservée au niveau du service des relations avec les autorités et la version 45 Notamment auprès du Service Marchés publics et de la direction générale « Programmes et projets ».

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numérisée (format PDF) est conservée au niveau du secrétariat de la présidence. Il est recommandé de conserver la version papier de la correspondance (entrante : signée ; sortante : paraphée) et de ne pas conserver la correspondance électronique (e-mail) étant donné son caractère informel. Des dossiers relatifs aux relations bilatérales entre pays (dans le cadre de la promotion des activités d’e-government), il est nécessaire de conserver les présentations effectuées dans le cadre de ces visites46. En ce qui concerne les dossiers relatifs aux réunions internationales : - dans le cadre de l’Organisation de coopération et de développement économique (OCDE) – département e-government, il faudra conserver les études (screenings) portant sur la situation en e-government de la Belgique et les procès-verbaux du steering group belge (et pas les procès-verbaux des réunions de l’OCDE qui sont conservés à ce niveau) ;- dans le cadre de l’International Council for Information Technology in Government Administration (ICA), les rapports spécifiques établis sur demande particulière du comité de direction du SPF-Fedict seront conservés47. Des dossiers relatifs aux réunions avec la Commission européenne, il est demandé de conserver les procès-verbaux des réunions par mesure de précaution car leur conservation n’est pas toujours garantie au niveau de la Commission européenne. De même, des dossiers relatifs aux projets financés par la Commission européenne, il est demandé de conserver la correspondance, les procès-verbaux des réunions, les cahiers de charges par projet, les marchés publics (adjudications) et les rapports d’évaluation des projets où la Belgique est représentée (souvent par l’entremise du SPF-Fedict)48.

46 Les présentations sur support électronique (en général Ms Powerpoint) doivent être conservées dans un format « standard ouvert » (comme PDF/A par exemple) – cf. dans l’introduction la partie concernant l’archivage électronique.47 Les archives produites par ce conseil international sont conservés par le secrétariat établi à Londres (greffier et gestion financière).48 Exemple : le projet sur l’interopérabilité de la carte d’identité électronique en Europe où la Belgique est impliquée (Budget indicatif total : 20 MEUR).

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III. LA PROBLÉMATIQUE DES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES

La production et la conservation de documents électroniques posent toute une série de problèmes spécifiques qui demandent une attention particulière et des solutions adaptées. Les Archives de l’État vont prochainement publier plusieurs directives sur l’archivage électronique49. Celles-ci proposeront des solutions d’organisation, de gestion et de conservation pour ce type particulier de documents. Ne pouvant être exhaustives ni servir de modèles à l’ensemble des administrations publiques, ces directives ont comme objectif premier de fournir à chaque institution qui le souhaitera un canevas de travail pour la gestion courante et pérenne de l’ensemble des archives électroniques. Nous renvoyons donc à ces premières directives qui seront très certainement suivies de recommandations synthétiques.

Par ailleurs, nous attirons l’attention sur le fait que l’utilisation de standards ouverts50 pour l’échange de documents bureautiques51 permettra dans une plus large mesure de générer et d’échanger des documents (documents texte, feuilles de calcul, présentations, bases de données) dans des formats non-propriétaires en leur assurant une plus grande pérennité et une meilleure accessibilité.

III.1 Les e-mailsUn exemple d’archive électronique, les e-mails, mis en évidence lors de nos visites d’inspection, démontre l’importance d’une gestion adéquate des documents électroniques afin d’éviter les nombreux écueils possibles. Les e-mails qui sont par exemple imprimés systématiquement par les agents et classés dans leurs dossiers ne peuvent être considérés stricto sensu comme des archives, car un certain nombre de données contextuelles et techniques (certaines métadonnées) n’ont pas été conservées lors de l’impression. De plus, rien n’indiquera que l’e-mail imprimé offre des garanties en matière d’authenticité, d’intégrité (en d’autres mots de fiabilité), de sécurité (et donc d’intégrité) et de parfaite lisibilité 52. La version imprimée – sur support papier – d’un document original électronique (ici un e-mail) n’est théoriquement pas conforme aux exigences de base pour sa conservation à long terme. Mais dans la pratique, et dans un souci de conservation d’un maximum d’information, l’impression des e-mails peut constituer une alternative provisoire si l’on souhaite sauvegarder une partie de l’information. A ce titre uniquement, ils pourront être conservés. Mais face à un volume croissant d’e-mails systématiquement imprimés et se trouvant détachés de leur contexte de production, il conviendra de réaliser un tri préalable et de conserver ce qui

49 Archivage des e-mails, des documents bureautiques (textes, tableurs, bases de données, documents de présentation), sites web notamment. D’autres aspects de l’archivage électronique feront prochainement l’objet de recommandations pratiques en particulier pour les formats d’archivages et les supports de stockage.50 Le principe de l’utilisation de standards ouverts pour l’échange de documents bureautiques a été adopté par le Conseil des ministres du 23 juin 2006. Plus de précision sur le site web http://www.belgif.be/index.php/Accueil et sur le site web du SPF Fedict, notamment les directives sur les standards ouverts pour l’échange de documents bureautiques (octobre 2006) et pour l’usage de standards ouverts et/ou spécifications ouvertes dans les administrations fédérales.51 A l’heure actuelle, le gouvernement belge recommande l’utilisation de l’open document format (ODF), le seul format ayant été approuvé en mai 2005 par le comité de normalisation de l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) et ayant reçu en mai 2006 la certification ISO (ISO26300:2006). Un autre format, l’office open XML (OOXML, en bref l’OpenXML), développé par Microsoft, fait l’objet d’un projet de norme internationale auprès de l’ISO (ISO/IEC DIS 29500) et pourrait, dans un avenir proche, être également recommandé comme format « standard ouvert » pour la conservation des documents bureautiques. Cette possibilité reste au conditionnel car, à l’heure actuelle, le stade d’enquête de ce projet de norme internationale est provisoirement à l’arrêt. Par ailleurs, comme il n’existe pas encore d’implémentation de ce format, il est également difficile de le recommander de manière absolue. 52 L’absence de lisibilité étant l’équivalent d’une perte, d’une destruction ou d’une altération des documents.

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s’avère pertinent, à savoir tout échange formel – ou défini comme tel – de la correspondance électronique tant interne qu’externe53.

C’est pourquoi dans le tableau de tri présenté ci-après, nous avons indiqué que les archives électroniques, comme les e-mails, devront en principe être conservées dans leur forme originale, c’est-à-dire électronique. Devant l’impossibilité de conserver systématiquement et de manière globale l’ensemble des messages électroniques échangés par chaque agent dans l’exercice de ses activités54, tant imprimés sur support papier que sous forme électronique, il est capital qu’un tri attentif soit opéré par chaque utilisateur qui conservera uniquement ce qui est pertinent. La pratique actuelle dans l’échange d’e-mails montre que seulement une partie du volume total peut être considérée comme purement « formelle » et, à ce titre, comme relevant d’échanges effectués dans le cadre de l’exécution d’une mission, d’une compétence ou d’une activité de l’institution. Seuls ces e-mails seront conservés, sous forme électronique et en dehors de tout système de messagerie électronique, ce qui implique la mise en place à court terme d’un système (semi-)automatisé d’archivage de documents électroniques qui devrait idéalement permettre de gérer l’ensemble des archives électroniques. En outre, le choix des formats de conservation est un élément de la conservation dont il faut tenir compte dès le début du cycle de vie des documents. Même si, lors d’un premier tri, chaque e-mail peut être extrait du système de messagerie électronique dans un format d’exportation propre à chaque logiciel55, il conviendra lors de l’étape d’archivage définitif, c’est-à-dire quand l’e-mail aura perdu toute valeur administrative, d’envisager l’exportation vers un format d’archivage ouvert et structuré56.

III.2 Les bases de données

Le cas des bases de données est encore plus spécifique. La conservation des bases de données est, comme pour l’ensemble des séries d’archives, liée au délai de conservation fixé dans le présent tableau de tri. Les choix à opérer sur ce qui doit être conservé de la base de données sont essentiels dans la mise en œuvre d’une politique de sauvegarde à long terme. Par exemple si l’application doit être conservée de manière fonctionnelle, il s’agira de conserver cette base de données (application comprise) dans son environnement informatique natif ou de prévoir, pour une conservation de plus de 10 ans, une possible émulation du système 57. Mais si l’application ne doit pas être conservée de manière fonctionnelle, on peut envisager la conservation des données dans un format structuré et le plus ouvert possible58. Il est fortement recommandé de conserver la documentation de l’application (principalement textuelle) dans un format standard, ouvert et aussi souple que possible59. Un autre problème, celui de l’historicité des données (cf. problème de l’ « écrasement » d’anciennes données par de nouvelles) est également crucial lorsqu’il s’agit de conserver le contenu de la base de données. Si le service responsable de la gestion de la base ne tient pas compte dès le début de cet écueil possible, on risque à terme de perdre irrémédiablement un nombre important d’informations pertinentes.

53 Pour plus de détails sur les types d’e-mails à conserver, cf. la directive sur l’archivage des e-mails prochainement publiée par les Archives de l’Etat.54 Double problème : problème de gestion d’une masse informationnelle peu ou prou structurée (et en constante évolution) et problème de protection de la vie privée. Les raisons sont expliquées en détail dans la directive sur l’archivage des e-mails prochainement publiée par les Archives de l’Etat.55 Exemple : format “.msg” pour Ms Outlook, format “.eml” pour Mozilla Thunderbird ou Ms Outlook Express (plus de détail dans la directive sur l’archivage des e-mails prochainement publiée par les Archives de l’Etat). 56 Le format XML (structuré et ouvert) peut par exemple être un format adapté pour ce type de document électronique.57 L’émulation est un principe général consistant à remplacer un système par un autre sans changement du fonctionnement d'un point de vue externe. 58 Cf. note précédente.59 Le format PDF /A constitue à l’heure actuelle une alternative acceptable de conservation de données textuelles (non structurées).

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III.3 Les tableurs graphiques Pour les documents de type « tableurs graphiques », il convient avant tout de déterminer une stratégie adaptée de conservation. Soit l’on décide de conserver uniquement les résultats obtenus (les calculs sur les données d’un tableau par exemple), en ce cas le choix d’un format standard ouvert (comme PDF/A par exemple) semble être le plus adapté. Soit l’on décide de pouvoir ré-exploiter les données, il sera préférable de sauvegarder ces documents dans un format différent que celui proposé prioritairement par le logiciel utilisé60.

III.4 Les documents textuelsSi l’on veut conserver les aspects de mise en forme et si la structure est explicite, les documents textuels seront dans la mesure du possible conservés dans des formats structurés61. Certains formats (comme PDF/A) peuvent être envisagés quand on souhaite par exemple figer des documents mixtes, c’est-à-dire composés à la fois de texte et d’images. Enfin, le format texte simple (TXT) sera choisi si ni la structure ni la mise en forme ne doivent être conservées.

III.5 Les sites internetL’archivage d’un dernier type de document électronique, les sites internet, pose quant à lui toute une série de problèmes spécifiques et complexes. Une directive sera prochainement établie par les Archives de l’État et traitera de cette problématique particulière de l’archivage électronique. Nous pouvons d’ores et déjà attirer l’attention des agents chargés de la gestion et de l’alimentation de sites web, de portails ou d’intranet sur quelques-uns des impératifs en matière de conservation. En partant du postulat que conserver l’ensemble du site lors de chaque mise à jour est impossible, il est préférable que chaque institution définisse dès la mise en œuvre du site internet si elle souhaite conserver tout ou partie et si elle désire le conserver de manière fonctionnelle. Si l’on considère un site internet comme un outil de communication, il sera préférable de conserver (en tout ou partie) la structure et la présentation (lay-out) pour d’éventuelles études ultérieures (politique de communication externe, services électroniques disponibles, etc.). En fonction des choix qui seront effectués, notamment en matière de fréquence et d’étendue de l’archivage, des recommandations plus précises pourront être apportées par les Archives de l’État.62

En attendant des directives plus précises concernant l’archivage de ces documents électroniques, les Archives de l’État se tiennent à la disposition des agents du SPF-Fedict des informations ou des conseils plus spécifiques.

60 En « ASCII délimité », c’est-à-dire en enregistrant les données brutes en format TXT avec un séparateur de champs (tabulation par exemple). 61 Comme le format XML (ou HTML).62 En 2001, Internet Archive lançait la Wayback Machine (machine à remonter dans le temps), qui permet aux utilisateurs de consulter des images de sites Web tels qu'ils s'affichaient à divers moments du passé. WayBack Machine : http://web.archive.org/collections/web.html (consulté le 15 février 2008); Préservation et accès aux ressources en ligne d'Australie (Bibliothèque nationale d'Australie) : Archives de publications en ligne d'Australie, y compris des stratégies pour la préservation à long terme des sites Web. http://pandora.nla.gov.au/.

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IV. LE CONCEPT DE LA DOCUMENTATION AU SEIN DES ARCHIVES

Au sein des directions et des services que compte le SPF-Fedict, nous avons constaté que certaines séries d’archives comprenaient de la documentation – qu’elle soit papier ou électronique – sous de multiples formes (brochures, affiches, coupures de presse, syllabi). Afin d’éclairer notre démarche dans le choix des critères de sélection et pour éviter toute confusion entre les différentes acceptions du terme « documentation », il convient en outre de préciser la nuance qu’il peut y avoir entre « documentation » et « archive ». Du point de vue de la terminologie, les professionnels de la gestion de l’information et de la documentation ainsi que les utilisateurs ne font pas toujours une distinction claire entre les concepts de documentation (ensemble de documents rassemblés dans un but déterminé) et celui de l’archive (document qui, quel que soit son support, sa date ou sa forme matérielle, est créé ou reçu par un organisme dans l’exercice de ses fonctions et est destiné à être conservé).

D’un point de vue plus pragmatique, nous pouvons distinguer trois types de documentation suivant l’usage ou la fonction qu’elle occupe au sein d’un producteur d’archives (comme le SPF-Fedict).1) la documentation produite à usage interne (à diffusion limitée) : supports de formations

(syllabi, manuels), actes de journées d’études, etc. Cette documentation, étant donné ses objectifs de diffusion ciblés ou par le fait qu’elle n’est pas éditée, est parfois appelée « littérature grise », sorte de savoir informationnel interne à tout organisme ;

2) la documentation produite à usage externe (à moyenne ou large diffusion) : rapports, brochures d’information, affiches, etc. La fonction principale de cette documentation est d’être diffusée le plus largement possible vers les publics-cible identifiés ; et

3) la documentation rassemblée : brochures d’information (non produites par le formateur d’archives), articles de presse, etc. Cette documentation est rassemblée en vue de constituer une base informationnelle de référence sur une (ou plusieurs) matière(s).

Notre démarche lors de l’évaluation des séries d’archives nous a conduit à faire preuve d’empirisme face à la sélection de la documentation. Comme les deux premières catégories de documentation sont souvent assimilées à des séries d’archives étant donné le fait qu’elles sont toutes deux produites par le SPF-Fedict, elles seront systématiquement conservées. Par contre, la dernière catégorie de documentation est souvent destinée à rassembler de l’information sur une matière ou un sujet spécifique dans le traitement d’un dossier. Après évaluation et si cette documentation ne présente pas de plus-value informationnelle aux activités des directions et des services du SPF-Fedict, elle sera de préférence éliminée surtout si son état de classement tend à rendre sa description laborieuse.

Le cas spécifique de la documentation présente dans les séries d’archives a été brièvement exposé dans ce chapitre. Les principes généraux et spécifiques de sélection retenus pour l’ensemble des séries d’archives sont exposés plus en détail dans le tableau de tri ci-après.

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