archief van het bestuur van de mesdische expertise (medex) fod ...

41
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 29 ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE (MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2009

Transcript of archief van het bestuur van de mesdische expertise (medex) fod ...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

29

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE

(MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

ARCHIEFSELECTIELIJST

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

2

ARCHIEF VAN HET BESTUUR VAN DE MESDISCHE EXPERTISE

(MEDEX) FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE

VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

ARCHIEFSELECTIELIJST

door

Kathleen DEVOLDER

Brussel 2009

5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

7

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN

AGD Administratieve gezondheidsdienst AMS/SMA Aeromedical Section/Section de Médecine Aéronautique (FOD Mobiliteit, Bestuur

der luchtvaart) ARA Algemeen Rijksarchief ARAB Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming BPR Business Process Reengineering BS Belgisch Staatsblad BSC Balanced scorecard CAF Common Assessment Framework CODA Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie DAG Dienst arbeidsgeneeskunde DIMONA Déclaration immédiate/Onmiddellijke aangifte ECLG Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde FAGG Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten FBZ Fonds voor Beroepsziekten FOD Federale Overheidsdienst GDPBW Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk GGD/OML Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst/Office médico-légal HGR Hoge Gezondheidsraad KB Koninklijk besluit IDPBW Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk IHE Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie IWONL Instituut tot aanmoediging van het Wetenschappelijk Onderzoek in Nijverheid en

Landbouw MB Ministerieel besluit Medex Bestuur van de medische expertise WGO Wereldgezondheidsorganisatie WIV Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

8

9

ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het Bestuur van de medische expertise weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager,

naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief.

Reekscode Voor het gebruiksgemak wordt een reekscode gehanteerd om de reeks

moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Datering De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het

oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. Bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door de het Bestuur van de medische

expertise en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden.

Def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg

met de archiefvormer op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

Opmerkingen Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie

weergegeven.

Bestuur van de medische expertise (Medex) - Archiefselectielijst

11

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

BESTUUR VAN DE MEDISCHE EXPERTISE

A. CENTRALE DIENSTEN

DIRECTRICE

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

A.001 Verslagen van de stafvergaderingen 2000-heden 5 jaar bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

A.002 Verslagen van het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu

2002-heden 10 jaar vernietigen Moeten bewaard worden op het niveau van de voorzitter.1

A.003 Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directrice

2000-heden

5 jaar

selecteren

Persoonlijke of louter informatieve e-mails vernietigen. E-mails ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en moeten bewaard worden.

De e-mails dienen bij voorkeur op elektronische drager b d d b i

1 M. JACQUEMIN, Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 81.

12

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

bewaard te worden en buiten de e-mail software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat.2

A.004 Dossiers inzake de BPR Copermed en een aantal grote projecten, zoals het project ‘ziekteverzuim’

ca. 2001- heden

10 jaar selecteren Bewaren: de opdracht, de onderhandelingsprocedure, het eindrapport (de resultaten).

De voorstellen van de diverse inschrijvers op de opdracht kunnen vernietigd worden.

OFFICE MANAGEMENT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

B.001 Dossier inzake de BPR Copermed

Verslagen van vergaderingen, briefwisseling, rapporten enz.

ca. 2001-2003 10 jaar bewaren

2 S. SOYEZ, Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Deze brochure is voorlopig enkel beschikbaar in het Frans. Een Nederlandse vertaling is in voorbereiding

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

13

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

B.002 Dossiers inzake een aantal lopende projecten zoals Mediflow, het scanproject voor de medische dossiers enz.

ca. 2004-heden

tot einde project

selecteren Belangrijke briefwisseling en nota’s bewaren.

Vanaf 2006 (°PMO): projectfiches, vooruitgangsrapporten en eindrapporten bewaren op het niveau van de dienst Knowledge management

B.003 Dossiers inzake de werkgroep die geleid heeft tot het onstaan van Empreva, de centrale cel van de gemeenschappelijke preventiedienst van sommige federale overheidsdiensten3

jaren 1990-2005

verstreken bewaren

SECRETARIAAT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

C.001 Briefwisseling met de minister, de voorzitter, de inspecteur van Financiën

2002-heden 10 jaar bewaren

C.002 Briefwisseling met andere FOD’s en administraties 2003-heden 10 jaar bewaren

3 Empreva, opgericht op 11 maart 2005, situeert zich administratief binnen de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (www.empreva.be).

14

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

C.003 Dossiers inzake overeenkomsten met diverse administraties 2000-2007 5 jaar na het einde van de overeen-komst

bewaren

C.004 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota’s 2001-heden 10 jaar bewaren

C.005 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 2000-heden 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen en antwoorden worden gepubliceerd.

C.006 Dossiers inzake de behandeling van vragen van de federale ombudsman

1999-heden 5 jaar vernietigen

C.007 Ontwerpen van ministeriële en koninklijke besluiten ter advies voorgelegd aan de minister (bijvoorbeeld inzake het kilometerkrediet voor de ambtenaren en artsen van Medex, inzake tarieven voor de medische prestaties uitgevoerd voor rekening van Medex in het kader van de controles van de afwezigheden wegens ziekte enz.)

ca. 2000-heden

10 jaar vernietigen

C.008 Dossiers inzake de benoeming van effectieve en plaatsvervangende leden van het College van gerechtelijk-geneeskundige rechtspraak (Gerechtelijk-Geneeskundige Dienst) Bevat: briefwisseling, kandidaturen, koninklijke besluiten

ca. 2000-heden

10 jaar bewaren

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

15

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

C.009 Dossiers inzake de samenstelling van het College van Geneesheren dat optrad bij de controle van de lichamelijke geschiktheid vereist voor gegadigden voor bepaalde overheidsbetrekkingen (art. 3 van het KB van 1 december 1964)

Briefwisseling met de Academiën voor Geneeskunde4 inzake de voordracht van kandidaat-leden, en met de leden (met in bijlage: kopie van het ministerieel besluit van benoeming)

1964-2002 verstreken bewaren De algemene aannemingsonderzoeken voor statutaire ambtenaren werden afgeschaft vanaf 2004.

C.010 Dossiers inzake de aanduiding van geneesheren-niet-ambtenaren voor de pensioencommissie5

ca. 2000-heden

10 jaar bewaren

C.011 Briefwisseling met privé-personen ca. 2000-heden

5 jaar vernietigen

C.012 Dankbetuigingen 2000-heden 3 jaar vernietigen

C.013 Personeelsdossiers

Het betreft enkel het administratief dossier (functiebeschrijvingen, evaluaties enz.). De medische dossiers van Medex-personeel worden bewaard door het diensthoofd Medische kwaliteit

?-heden 5 jaar na het einde van de loopbaan van het personeelslid

vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.6

C.014 Inlichtingenformulieren ingevuld door de personeelsleden 2001 5 jaar vernietigen

4 De Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België en de Académie royale de Médecine. 5 Overeenkomstig artikel 1 van het KB van 10 augustus 1939 duidt de minister van Volksgezondheid jaarlijks, voor iedere provincie, geneesheren aan om als lid van de pensioencommissie te functioneren. 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98.

16

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

C.015 Tabellen “afwezigheden personeel”

Jaarlijkse tabellen met gegevens inzake verlof, recuperatie enzovoort.

ca. 2005-heden

3 jaar vernietigen

C.016 Opvolgingstabel met gegevens inzake verminderde prestaties (begin- en einddatum van 50%, 80% enz.) en afwezigheden van het personeel van minimum 1 maand

ca. 2005-heden

tot substitutie vernietigen

C.017 Tabel “opvolging evaluaties”

Deze tabel wordt bijgehouden a.d.h.v. binnenkomende verslagen. De verslagen worden in het personeelsdossier gestoken en als pdf naar P&O verstuurd

ca. 2005-heden

5 jaar vernietigen

C.018 Tabel “tableau bord Medex”

Opvolgingstabel van de ontwikkelcirkels (functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken)

?-heden 5 jaar vernietigen

C.019 Stukken betreffende de opleiding van personeel 2002-heden 3 jaar vernietigen

C.020 Statistieken inzake griepvaccinatie van het personeel van Medex 2007-heden 3 jaar vernietigen

C.021 Dienstnota’s aan het personeel 2000-2006 5 jaar bewaren

C.022 Dienstnota’s van P&O 2003-2005 5 jaar vernietigen

C.023 Inkomende nota’s van de juridische dienst ca. 2000-heden

5 jaar vernietigen

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

17

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

C.024 Stukken betreffende buitenlandse zendingen (nota’s, reglementering enz.)

2004-heden 5 jaar vernietigen

C.025 Lijsten van treinvertragingen vanwege de NMBS ca. 2000-2004 verstreken vernietigen

QUALITY MANAGEMENT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

D.001 Verslagen van de jaarlijkse externe audit (door Bureau Veritas) voor de ISO 9001-accreditatie van het ECLG (Expertisecentrum voor Luchtvaartgeneeskunde)

2008-heden 5 jaar vernietigen

D.002 Verslagen van de driemaandelijkse interne audits 2008-heden 5 jaar vernietigen

D.003 Dossier inzake de introductie van een systeem van zelfevaluatie van de diensten van Medex volgens het CAF model (Common Assessment Framework)

2008-heden 5 jaar bewaren

D.004 Verslagen van de balanced scorecards per KPI (key performance indicators of kritische succesfactoren)

2007-heden 5 jaar bewaren

18

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

D.005 Kwaliteitshandboek van het ECLG 2008-heden 1 jaar (wordt jaarlijks aangepast)

vernietigen

D.006 Fiches inzake het medisch materiaal van het ECLG (calibratie, onderhoud…)

?-heden 5 jaar vernietigen

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

E.001 Projectfiches

Deze projectfiches bevinden zich op de gemeenschappelijke (T-) schijf

2006-heden 3 jaar na het einde van het project

bewaren

E.002 Maandelijkse vooruitgangsrapporten betreffende de diverse projecten, aangeleverd door de projectleider

2006-heden 3 jaar na het einde van het project

bewaren

E.003 Eindverslagen van de projecten 2006-heden 3 jaar na het einde van het project

bewaren

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

19

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

E.004 Stukken betreffende de beschrijving van processen en procedures binnen Medex (wie doet wat, welke documenten worden gebruikt, waar moeten deze naartoe, enz.)

2006-heden tot invoering van nieuwe procedures

bewaren .

E.005 Klachten over Medex, ingekomen via het webformulier, en afschriften van de antwoorden geformuleerd door de verantwoordelijke (de zogenaamde ‘klachteneigenaar’)

2006-heden 5 jaar vernietigen

E.006 Antwoorden op klachten 2006-heden 5 jaar vernietigen

INFORMATION MANAGEMENT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

F.001 Boordtabellen van de diverse missies van Medex (BSC) 2007-heden 10 jaar bewaren

F.002 Analyses en statistieken gemaakt in opdracht (bijvoorbeeld in antwoord op parlementaire vragen of vragen van de federale ombudsman, in het kader van de voorbereiding van het jaarverslag enz.)

2007-heden 10 jaar bewaren

F.003 Documentatie over de analyses 2007-heden 10 jaar bewaren

20

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

COMMUNICATIE EN KLANTENBEHEER

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

G.001 Klantendossiers

Bevat: briefwisseling, het aansluitingscontract enz.

?-heden 5 jaar na het einde van het contract

vernietigen

G.002 Aangiften van personeelsgegevens ter aanmaak van een medisch nummer (fiches van de werkgevers)

2009-heden 1 maand vernietigen

G.003 Dossiers inzake communicatiecampagnes en -producten 2005-heden 5 jaar vernietigen Van alle brochures en affiches zal één exemplaar in beide landstalen bewaard worden op het niveau van de Communi-catiedienst (diensten van de voorzitter).7

G.004 Teksten inzake Medex voor de website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (www.health.fgov.be)

2005-heden 2005-heden bewaren

7 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 84.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

21

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

G.005 Stukken betreffende de technische uitbouw en het onderhoud van de intranetsite

2005-heden tot substitutie selecteren Samenvattende documenten i.v.m. de technische structuur bewaren.

G.006 Intranet ca. 2005-heden

tot substitutie selecteren Een beeld van de site bewaren bij elke grondige wijziging. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites.

G.007 Website ca. 2005-heden

tot substitutie bewaren De website van de FOD dient op centraal niveau bewaard te worden.8

BUDGET EN BEHEER

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

H.001 Personeelsdossiers ?-heden 2 jaar na het einde van de loopbaan van het personeelslid

vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.9

8 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 101. Het Rijksarchief bereidt momenteel richtlijnen voor inzake de archivering van websites. 9 Ibid., p. 98.

22

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

H.002 Informaticatoepassing voor de uitvoering van de begroting (“Fedcom”)

2008-heden tot substitutie niet van toepassing (wordt niet beheerd door Medex)

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu fungeert als één van de test-departementen voor het project Fedcom dat de modernisering van de federale boekhouding als doel heeft. Het project wordt gecoördineerd door de FOD Budget en Beheerscontrole.10

H.003 Dossiers inzake opmerkingen vanwege het Rekenhof jaren 1990-heden

10 jaar vernietigen

H.004 Dossiers inzake de herverdeling van het budget 2003-heden 10 jaar vernietigen

H.005 Vastleggingsbulletins 2003-heden 7 jaar vernietigen

H.006 Bestelbons 2003-heden 7 jaar vernietigen

H.007 Afschriften van facturen 2003-heden 5 jaar vernietigen

10 http://www.begroting.be.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

23

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

H.008 Contracten met leveranciers ?-heden 5 jaar na het einde van het contract

vernietigen

H.009 Honorariastaten van de geneesheren-experten en van de kamers van beroep

2003-heden 7 jaar vernietigen

H.010 Honorariastaten voor huisbezoeken door de geneesheren-experts 2003-heden 7 jaar vernietigen

H.011 Honorariastaten van de geneesheren-specialisten 2003-heden 7 jaar vernietigen

H.012 Driemaandelijkse rekeningen van de rekenplichtigen van de medische centra

2003-heden 7 jaar vernietigen Budget en Beheer ontvangt 4 exemplaren; het stuurt 3 ervan naar het Rekenhof.

H.013 Stukken betreffende verblijfs- en reiskosten van personeelsleden van Medex

2003-heden 7 jaar vernietigen

H.014 Uittreksels van de postcheckrekening 2003-heden 7 jaar vernietigen

H.015 Dossiers inzake arbeidsongevallen met derde verantwoordelijke jaren 1980-heden

tot afsluiting van het dossier

vernietigen

H.016 Briefwisseling 2005-heden 5 jaar vernietigen

H.017 Klachtenbrieven van leveranciers (firma’s, geneesheren enz.) 2005-heden 5 jaar vernietigen

24

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

CENTRALE POSTBUS (CP)

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

I.001 Inkomende e-mailberichten (via het centraal e-mailadres van Medex)

Binnenkomende e-mails worden door de CP verstuurd naar de bevoegde dienst of het betrokken medisch centrum, maar ook elektronisch gearchiveerd (per dag)

2005-heden 5 jaar vernietigen

I.002 Inkomende faxen (via het centrale faxnummer van Medex)

De CP verspreidt binnenkomende faxen verder als pdf-bestanden. Deze worden elektronisch gearchiveerd (per dag)

2008-heden 5 jaar vernietigen

I.003 Borderellen van de stukken afgeleverd door De Post 2005-heden 5 jaar vernietigen

I.004 Borderellen van de stukken bestemd voor De Post 2005-heden 5 jaar vernietigen

I.005 Borderellen van in- en uitgaande dossiers (via de chauffeur) 2005-heden 5 jaar vernietigen

BEHEER MEDISCH CENTRA

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

25

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

J.001 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels11: verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met het administratief en het onderhoudspersoneel van de medische centra

ca. 2005-heden

5 jaar vernietigen Deze verslagen worden via e-mail naar P&O gestuurd, waar de eigenlijke personeelsdossiers bewaard worden.

J.002 Stukken betreffende de tweemaandelijkse vergaderingen met de secretarissen van de medische centra

ca. 2005-heden

3 jaar vernietigen Van deze vergaderingen wordt geen PV opgemaakt.

MEDISCHE KWALITEIT

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

K.001 Dossier inzake het budget van de dienst 2007-heden 5 jaar vernietigen

K.002 Stukken betreffende opleidingen voor de geneesheren 2007-heden 5 jaar vernietigen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

K.003 Thematische dossiers over de diverse missies van Medex (arbeidsongevallen en beroepsziekten, pensioenen, ziekteverzuim en verkeersveiligheid)

Wet- en regelgeving, richtlijnen aan de geneesheren, belangrijke briefwisseling enz.

2007-heden 5 jaar bewaren

11 Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden – leidinggevenden én medewerkers – te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. http://www.fedweb.belgium.be.

26

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

K.004 Dossiers inzake de medische vergaderingen (‘réunions médicales’) die een aantal keer per jaar georganiseerd worden.

Uitnodigingen, agenda’s, voordrachten (PowerPoint voorstellingen) enz.

2007-heden 5 jaar bewaren

K.005 Beslissingsmodellen voor medische onderzoeken bij arbeidsongevallen (publicatie)

2008 tot substitutie bewaren 1 exemplaar in beide landstalen.

K.006 Beslissingsmodellen voor medische onderzoeken bij vervroegde pensioneringen (publicatie)

2008 tot substitutie bewaren 1 exemplaar in beide landstalen.

K.007 Medische dossiers van het actieve Medex-personeel ?-heden Idem als voor de overige medische dossiers (zie p. 79): dossiers zonder AO12 of met AO 0%: 5 jaar na pensioneringvan de ambtenaar. - dossiers met AO: levenslang

vernietigen Het diensthoofd Medische kwaliteit bewaart deze dossiers omwille van de confiden-tialiteit in haar kantoor. Als het personeelslid in kwestie op pensioen gaat of Medex verlaat, wordt het dossier overgemaakt aan het bevoegde medisch centrum.

12 AO = arbeidsongeval.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

27

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

K.008 Briefwisseling, vnl. vragen om informatie 2007-heden 5 jaar vernietigen

K.009 Inkomende klachtenbrieven en antwoorden 2007-heden 5 jaar vernietigen

EVALUATIE LICHAMELIJKE SCHADE

ARBEIDSONGEVALLEN – BEROEPSZIEKTEN

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

L.001 Dienstorders jaren 1980-heden

5 jaar bewaren

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

L.002 Administratieve procedures inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten

?-heden tot invoering van nieuwe procedure

bewaren ‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst.

Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management.

L.003 Thematisch dossier inzake arbeidsongevallen en beroepsziekten (vnl. wetgeving en reglementering)

jaren 1990- heden

5 jaar selecteren Bewaren: belangrijke briefwisseling en nota’s. Vernietigen: kopieën van wetgeving.

L.004 Interne cursus over arbeidsongevallen (voor personeel van het hoofdbestuur en van de medische centra)

2007-heden 5 jaar bewaren

28

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

L.005 Klachtenbrieven en antwoorden ?-heden 5 jaar vernietigen

L.006 Tabel klachtenbeheer ?-heden 5 jaar vernietigen

L.007 Tabel voor de follow-up van de dossiers beroepsziekten politie

Bevat volgende rubrieken: datum aangifte, datum van binnenkomst dossier, jaar, geneeskundig nummer, naam, datum van vertrek van het dossier

ca. 2001-heden

tot substitutie vernietigen

MEDISCHE KOSTEN

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

M.001 Schuldvorderingen

De betalingen worden per 50 gegroepeerd in ‘ordonnances’. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 5 soorten ‘ordonnances’: betalingen aan dienstverleners, betalingen aan slachtoffers, verplaatsingskosten, kosten in het buitenland en retouren

2003-heden 7 jaar vernietigen

M.002 Briefwisseling

Sinds 2009 wordt de briefwisseling ook elektronisch gearchiveerd. De papieren briefwisseling wordt geordend op medisch nummer (vóór 2009: chronologisch)

2003-heden 5 jaar vernietigen

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

29

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

M.003 Circulaires van het Fonds voor Arbeidsongevallen 2001-heden 5 jaar vernietigen

M.004 Stukken betreffende RIZIV-reglementering ?-heden 5 jaar vernietigen

TRADITIONELE ACTIVITEITEN GGD

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

N.001 Individuele dossiers (nrs. 10.000-ca. 248.500) ca. 1940-heden

10 jaar na het overlijden

selecteren Bewaren: elk 1 000ste dossier, nl. nr. 10 000, nr. 11 000, nr. 12 000 enzovoort. Indien deze nummers ontbreken (omdat ze reeds vernietigd werden) of indien het een dossier betreft waarvan de ABT nog niet verstreken is, dient gekozen voor het eerstvolgende nummer (dus bijvoorbeeld nr. 10 001 i.p.v. nr. 10 000).

N.002 Klappers van de individuele dossiers

Het betreft een 15-tal registers

juli 1953-2003 tot de vernietiging van de individuele dossiers

vernietigen Deze registers bevatten slechts enkele elementaire gegevens nl. nummer, naam, voornaam en dossiernummer van de opdrachtgevende administratie.

30

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

N.003 Access-databank jaren 1950-2003

tot de vernietiging van de individuele dossiers

vernietigen De dienst maakte aanvankelijk gebruik van steekkaarten die opgeborgen waren in twee grote rolklassementen. In de jaren ’90 werden deze fiches ingevoerd in een access-databank; de fiches zelf werden vernietigd. Sinds 2003 maakt de GGD gebruik van de applicatie “Emulatie”. De gegevens van de Access-databank werden echter niet allemaal overgenomen in “Emulatie”

N.004 Verslagen van de vergaderingen van het College van gerechtelijk geneeskundige rechtspraak

?-heden 5 jaar bewaren

PENSIOENEN

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

O.001 Thematisch dossier inzake vervroegde pensioneringen ?-heden 5 jaar selecteren Bewaren: belangrijke briefwisseling en nota’s. Vernietigen: kopieën van wetgeving.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

31

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

O.002 Administratieve procedures inzake vervroegde pensionering ?-heden tot invoering van nieuwe procedure

bewaren ‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst.

Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management

O.003 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen ca. 2000-heden

5 jaar vernietigen

O.004 Dossiers inzake de behandeling van vragen van de federale ombudsman

ca. 2000-heden

5 jaar vernietigen

ZIEKTEVERZUIM

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

32

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

P.001 Webapplicatie “Absenteisme” 2006-heden tot substitutie vernietigen Analyses en wetenschappelijke studies op basis van de gegevens van de applicatie (door Information management of door het WIV13 bijvoorbeeld) dienen wel bewaard te worden.

P.002 Handleiding voor de gebruikers (m.a.w. de administraties)

Deze handleiding zal op de onthaalpagina van de webapplicatie beschikbaar zijn

2009 tot substitutie vernietigen

P.003 Administratieve procedures inzake ziekteverzuim 2006-heden tot invoering van nieuwe procedure

bewaren Administratieve procedures dienen centraal bewaard te worden door de dienst Knowledge management.

P.004 Dossiers van de externe controleartsen

Bevat: de aanwijzing als controlearts, het contract, belangrijke briefwisseling (bijvoorbeeld herhaalde of ernstige klachten) enz.

2006-heden 2 jaar na het einde van het contract

vernietigen

P.005 Nieuwsbrieven voor de controleartsen 2006-? 5 jaar bewaren

13 Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid. Op zijn website geeft het WIV een lijst van beschikbare rapporten en publicaties. http://www.iph.fgov.be.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

33

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

P.006 Dossiers inzake de door de dienst georganiseerde didactische causerieën voor de externe controleartsen

2006-heden 3 jaar bewaren

P.007 Voordrachten (informatiesessies) over de werking van de dienst en het controlesysteem op het ziekteverzuim

2006-heden 3 jaar bewaren

P.008 Lijsten met controleaanbiedingen per dag 2008-heden 1 jaar vernietigen

P.009 Briefwisseling (vnl. elektronische briefwisseling met administraties)

2006-heden 5 jaar vernietigen Het betreft briefwisseling over praktische, organisatorische aangelegenheden.

P.010 Klachtenbrieven 2006-heden 5 jaar vernietigen

VERKEERSVEILIGHEID – EXPERTISECENTRUM VOOR LUCHTVAARTGENEESKUNDE (ECLG)

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

Q.001 Medische dossiers piloten

Papieren dossiers (alfabetisch gerangschikt), en sedert 2003 ook elektronische medische dossiers (in ‘Health one’)

?-heden 10 jaar na het laatste contact

Papieren dossiers: over- dragen aan de FOD Mobiliteit.Elektronische dossiers: vernietigen

De papieren dossiers behoren toe aan het AMS (FOD Mobiliteit). Momenteel loopt in het ECLG een scanproject. Na afloop zullen de papieren dossiers overgemaakt worden aan de FOD Mobiliteit.

34

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

Q.002 Medische dossiers van ongeschikt bevonden Rijnschippers 2006-heden 10 jaar na het laatste contact

vernietigen

Q.003 Administratieve procedures inzake medische onderzoeken van chauffeurs, schippers en piloten

1996-heden tot invoering van nieuwe procedure

bewaren ‘Oude’ procedures bewaren op het niveau van de dienst.

Vanaf 2006: administratieve procedures centraal bewaren door de dienst Knowledge management.

Q.004 Klachtenbrieven 2007-heden 5 jaar vernietigen

B. MEDISCHE CENTRA

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

R.001 Personeelsdossiers

Bevatten documenten betreffende verlof, opleiding enz.

?-heden 2 jaar na het einde van de loopbaan van het personeelslid

vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O.14

R.002 Afschriften van bestelbons 2003-heden 5 jaar vernietigen

14 M. JACQUEMIN, op. cit., Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 98.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

35

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.003 Driemaandelijkse rekeningen van het medisch centrum 2001-heden 7 jaar vernietigen Deze driemaandelijkse rekening wordt overgemaakt aan Budget en Beheer.

R.004 Rekeningen van kleine aankopen (ten laste van de kas van het medisch centrum)

2001-heden 7 jaar vernietigen

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

R.005 Applicatie “Emulatie/Emulation”

Bevat ca. 2 miljoen records

ca. 1990-heden

tot substitutie vernietigen Deze applicatie wordt door vrijwel alle diensten van Medex gebruikt (GGD, Centrale postbus, cel Medische kosten…). Ze wordt in deze archiefselectielijst slechts één keer vermeld.

Er is een project lopende om “Emulatie” te vervangen door “Mediflow”.

36

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.006 Medische dossiers

Geordend volgens medisch nummer. De dossiers bevatten zowel administratieve documenten (o.a. de AGD1B-attesten) als medische stukken

ca. 1937-heden

Dossiers zonder AO15 of met AO 0%: 5 jaar na pensionering van de ambtenaar

Dossiers met AO en dossiers van bedienaars der erediensten: levenslang

vernietigen

Een staal van een 100-tal Vlaamse en een 100-tal Waalse dossiers dient overgedragen te worden aan het Rijksarchief

R.007 Dossiers ‘chauffeurs’

Geordend volgens Rijksregisternummer

jaren 1950-heden

10 jaar na het laatste contact

vernietigen Een 5-tal dossiers dienen als specimen overgedragen te worden aan het Rijksarchief.

R.008 Dossiers ‘schippers’

Geordend op volgnummer per jaar

jaren 1950-heden

10 jaar na het laatste contact

vernietigen Een 5-tal dossiers dienen als specimen overgedragen te worden aan het Rijksarchief.

R.009 “Lijst onderzoeken”

Excel-bestand voor de expertises van schippers. Bevat volgende rubrieken: nummer, naam, geboortedatum en datum onderzoek

ca. 2003-heden

tot substitutie vernietigen

15 AO = arbeidsongeval.

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

37

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.010 Radiografieën

Alfabetisch geklasseerd

einde jaren 1990-ca. 2003

tot vernietiging van het medisch dossier

vernietigen Niet in alle medische centra is er nog een klassement radiografieën. Sinds enige jaren worden RX-opnamen meegegeven aan de patiënt.

R.011 Medische attesten AGD1 (afwezigheden wegens ziekte) 2005-heden 3 jaar vernietigen

R.012 Medische attesten AGD1C (afwezigheid van één dag) 2009-heden tot invoering van de gegevens

vernietigen Deze attesten zullen op termijn wellicht afgeschaft worden. Besturen van het federaal openbaar ambt hoeven nu al niet langer een AGD1C door te geven aan Medex. Zij kunnen afwezigheden van één dag rechtstreeks meedelen via de applicatie “Absenteïsme”. Aangesloten besturen maken voorlopig wel nog een AGD1C aan het bevoegde medisch centrum van de afwezige ambtenaar over.

R.013 Elektronische agenda voor het vastleggen van de afspraken van de geneesheren (UtraGenda)

?-heden 5 jaar vernietigen

R.014 Stukken betreffende de tweemaandelijkse vergaderingen van de secretarissen van de medische centra op het hoofdbestuur

ca. 2005-heden

3 jaar vernietigen

38

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

R.015 Wetgeving en documentatie inzake ziekteverzuim, arbeidsreglementering enz.

?-heden geldigheid van de wetgeving

vernietigen Het betreft afschriften van wetgeving.

C. REGIONALE GGD-CENTRA

Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer van de dienst

- - - - - -

Archief met betrekking tot de bevoegdheden en activiteiten eigen aan de dienst

S.001 Registers der zittingen, zowel voor geneesheren-experten als voor de kamers van beroep (‘het roze boek’)

De registers worden ingevuld per dokter. De secretaris vermeldt: datum van de zitting, uur van oproeping, naam en voornaam aanvrager, dossiernummer. De geneesheer-expert vult het boek aan per zitting (wat is er met het dossier gebeurd? Bijvoorbeeld: aanvragen gespecialiseerd onderzoek, aanvragen medische documenten, afwezig, overleden, af te werken op stukken, huisbezoek)

jaren 1960-heden

tot subsitutie selecteren De registers van één regionaal centrum in Vlaanderen en van één regionaal centrum in Wallonië bewaren.

S.002 Maandelijkse lijsten van de zittingen

Datum zitting, uur, naam van de dokter, naam en voornaam aanvrager, dossiernummer

ca. 2004-heden

3 jaar vernietigen

Bestuur van de medische expertise (Medex) – Archiefselectielijst

39

Code van de reeks

Reeks Datering Bewaar- termijn

Definitieve bestemming

Opmerkingen

S.003 Honorariastaten voor de geneesheren-experten en de kamers van beroep

De honorariastaten worden opgemaakt per dokter en apart voor de traditionele taken en politie

2003-heden 5 jaar vernietigen Opgemaakt in viervoud: 2 voor Budget en Beheer, 1 voor het centrum en 1 voor de geneesheer-expert.

S.004 Honorariastaten voor huisbezoeken 2003-heden 5 jaar vernietigen Opgemaakt in viervoud: 2 voor Budget en Beheer, 1 voor het centrum en 1 voor de geneesheer-expert.

S.005 Afschriften van honorariastaten van de geneesheren-specialisten 2003-heden 5 jaar vernietigen De geneesheer-specialist dient de honorariastaat in 3 exemplaren af te leveren (ev. 1 origineel en 2 afschriften). Een originele staat en 1 kopie worden opgestuurd naar Budget en Beheer. Soms stuurt de geneesheer-specialist de staten rechtstreeks naar Budget en Beheer.

S.006 Borderellen van binnenkomende GGD-dossiers 2005-heden 5 jaar vernietigen

S.007 Borderellen van buitengaande GGD-dossiers 2005-heden 5 jaar vernietigen

S.008 Lijsten van aangetekende zendingen verstuurd door het centrum 2005-heden 5 jaar vernietigen

41