Arch y gest documental
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DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-DNDAAIDNDAAI
CURSO A DISTANCIA CURSO A DISTANCIA Introducción a la Archivística y su Introducción a la Archivística y su
normatividadnormatividad
PRIMER MÓDULO:PRIMER MÓDULO:
ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL
TUTOR: JORGE SARMIENTO SICOSTUTOR: JORGE SARMIENTO SICOS
Lima 2013Lima 2013
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El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad:El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad: Delimitar, precisar y homogenizar las nociones
básicas con las que cuentan los participantes sobre la Archivística, Archivos, Documentos, Información y otros términos archivísticos.
Generar una reflexión crítica respecto a la cientificidad de la Archivística y como disciplina interdisciplinaria analizar las relaciones con otras disciplinas diferenciando los objetos de estudio.
clarificar los conceptos fundamentales y las definiciones sobre los documentos de archivo.
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El concepto ha ido variando a través del El concepto ha ido variando a través del tiempo y el espacio.tiempo y el espacio.
Quiere decir tres cosas:Quiere decir tres cosas:1.1. En el pasado el Archivo era considerado el En el pasado el Archivo era considerado el
“Depósito” de información de la elite “Depósito” de información de la elite gobernante y privada.gobernante y privada.
2.2. En la sociedad moderna es el centro de En la sociedad moderna es el centro de información por excelencia.información por excelencia.
3.3. Según el tipo de sociedad varia su Según el tipo de sociedad varia su importancia importancia
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Según el diccionario de terminología Archivística: es “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos". Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.)
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En la definición de Antonia Heredia la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la función primordial de las Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.
Archivística objeto archivos Archivos objeto documentos
Documento objeto información
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Al custodiar información pertinente clasificada, son vitales en la conservación y permanencia de los regímenes sociales y de toda estabilidad política, ya que el principio de servicio al publico no es cumplido en su totalidad, a excepción de algunos regímenes.
Por la información conservada permiten la elaboración de toda historia del poder, social, cultural, etc. (mediante la selección y el expurgo se permite el acceso a cierto tipo de información)
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
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Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados en trabajos o investigaciones, son consideradas auxiliares en cuanto son utilizadas en un trabajo específico
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El objeto de las disciplinas auxiliares de la Archivística es el documento.
Cada una tiene su manera de preguntar a los documentos y distintas respuestas
El Archivista debe cuestionar y contestar todas, por lo que, tiene la necesidad de todas las disciplinas auxiliares.
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Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas. (Diccionario de Terminologìa Archivística)
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Juzga la autenticidad o falsedad de los documentos
Valora los documentos a partir de ciertos caracteres intrínsecos y extrínsecos
La crítica abarca tres funciones:◦Clasifica el documento según tipologías
existentes◦Explica el documento según sus caracteres
internos y externos◦Declara su autenticidad
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La Diplomática, como estudio de los documentos, a través de sus elementos integrantes (como soporte, escritura, lenguaje, otros) permite interpretarlos y decidir sobre su autenticidad
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Es la ciencia que trata del conocimiento y la interpretación de la escritura, y que estudia sus orígenes y evolución
El Archivista necesita de la Paleografía de lectura como de la de análisis
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Sanción real a la Compañía de Jesús
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Disciplina que trata del cómputo del tiempo de los acontecimientos históricos
Para el Archivista es necesaria en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificación
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Tiene por objeto el estudio de los sellos
Describe y estudia de manera critica desde el punto de vista histórico, artístico, técnico y valor probatorio
Es auxiliar de la Archivística en cuanto que todos los tipos de sellos existentes son parte del microcosmos del documento de archivo
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Los documentos se generan de acuerdo con unas normas y procedimientos que fijan los pasos a seguir por la Administración en la resolución de sus asuntos
Ayuda a estudiar la tipología documental para establecer las diferentes categorías que se forman en cada dependencia de cualquier institución
Permite realizar la selección de los documentos porque establece los plazos de vigencia administrativa.
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Es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivística.
Existe una dificultad en la automatización de los archivos porque un mismo programa no puede aplicarse a distintos archivos.
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Memoria de la evolución de la humanidad
La organización de un archivo exige el conocimiento de la historia de su creador para◦ Comprender la forma y el orden como se han
producido los documentos◦ Conocer su estructura orgánica, las funciones y
las actividades desarrolladas◦ Comprender el significado de los documentos
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Es fundamental el conocimiento de las instituciones para el estudio de las organizaciones, jurisdicción, competencias y evolución a lo largo del tiempo
El archivista parte de la historia de las instituciones para organizar un fondo
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Viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales
Proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley
El Archivista debe conocer determinados campos:◦ Legislación básica del Estado◦ Legislación del ámbito archivístico◦ Legislación sobre el procedimiento administrativo
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Ciencia que estudia la lengua humana
El Archivista y demás profesionales de la información la necesitan para el análisis de los documentos
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Etimologicamente proviene del latín “documentum”, derivado del verbo “docere”: enseñar, instruir; mas como quiera que este es un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo
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El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.” Es la combinación de un soporte y la Es la combinación de un soporte y la información registrada en él.información registrada en él.
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En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información
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CARACTERESCARACTERESINTERNOSINTERNOS
CARACTERESCARACTERESEXTERNOSEXTERNOS
CARACTERES DE CARACTERES DE LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS
CLASE. TIPO. FORMATO. CLASE. TIPO. FORMATO. CANTIDAD. FORMA.CANTIDAD. FORMA.
ENTIDAD PRODUCTORA. ENTIDAD PRODUCTORA. ORIGENES FUNCIONALES. ORIGENES FUNCIONALES.
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓNFECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN. . CONTENIDO SUSTANTIVO.CONTENIDO SUSTANTIVO.
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Clase. Esta determinado por el procedimiento empleado para transmitir la información (Doc. Textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos.)
Tipo. Revela el contendido y su estructuración en el documento. (ley, cuestionario, informe, real cedula, etc.)
Formato. Esta en función de la forma y del soporte (legajos, volúmenes, A 3 A 4, CD ROM, USB Diskette)
Cantidad. Se refiere al numero de unidades y al espacio (legajos, volúmenes, metros lineales, etc.)
Forma. Ó tradición documental, consiste en la ingenuidad, es decir la condición de original ó copia y sus variantes: Copia certificada, copia simple , etc.
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Entidad productora. Entidad productora. El autor del documento (persona El autor del documento (persona física, moral publica o privada.física, moral publica o privada.
Orígenes funcionalesOrígenes funcionales. Las razones por las que ha . Las razones por las que ha producido el documento. Comprende la función, la producido el documento. Comprende la función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado.actividad y el tramite por los que ha sido realizado.
Fecha y lugar de producción. Fecha y lugar de producción. Constituye la datación Constituye la datación crónica y tópica. (tiempo y espacio)crónica y tópica. (tiempo y espacio)
Contenido sustantivo. Contenido sustantivo. El asunto o tema de que trata El asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos con su redacción.con su redacción.
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Los elementos que lo caracterizan son: El soporte que les confiere
corporeidad física: puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.
La información, es decir la noticia que transmite.
El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos, etc.
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En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
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Son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
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Son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel.
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Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc.
Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios y terciarios.
Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.
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Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas, etc.)
La génesis. Se producen dentro de un proceso natural de actividades, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a el.
La exclusividad. La exclusividad. La información que contiene rara vez se La información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión o encuentra en otro documento con idéntica extensión o intensidad, es exclusiva.intensidad, es exclusiva.
La interrelación. La interrelación. Como principio general las piezas aisladas Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco, (documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco, su razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto -su razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto -la unidad archivística ó expediente la unidad archivística ó expediente - y por las relaciones - y por las relaciones establecidas entre si. establecidas entre si.
![Page 39: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/39.jpg)
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![Page 41: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/41.jpg)
ARCHIVOINTERMEDIO
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVOHISTORICO
ARCHIVO DE
GESTIÓN
AGN
![Page 42: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/42.jpg)
HistóricoCultural
InvestigaciónCientífico
ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL
ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores Primario
s
Valores secundario
s
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
![Page 43: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/43.jpg)
AGN
OAA – ARCHIVO INSTITUCIONAL
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO GESTIÓN
TRAMITE DOCUMENTARIO
![Page 44: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/44.jpg)
Es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida y generada en un área establecida orgánicamente, sea cual sea el nivel asignado.
Su permanencia en las oficinas no deben durar mas de cinco años.
Su importancia es fundamental ya que de su organización depende el desarrollo de los demás niveles de archivo.
![Page 45: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/45.jpg)
Son archivos creados
por la realidad de cada
institución, ya que
constituyen segmentos
del archivo central ó
administrativo, que por
su distribución
geográfica, no son
administrados de forma
directa.
![Page 46: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/46.jpg)
Impedir la dispersión o eliminación de documentos
Formación correcta de las series documentales
Coordinación fluida con el Archivo Central para identificación de series.
Prepara las transferencias de acuerdo con las normas siguiendo un registro de estas.
Controla las salidas y entradas de los documentos(Pueden utilizarse sistemas informáticos)
Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos que ya han sido transferidos.
Elabora instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación
![Page 47: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/47.jpg)
Es el responsable de cumplir y hacer cumplir las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos y del Sistema Institucional coordinando las actividades archivísticas, así como la conservación y el uso de la documentación proveniente de los archivos periféricos y de gestión
No puede poseer documentos de mas de 30 años de antigüedad.
![Page 48: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/48.jpg)
Es el responsable de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta ya no sea frecuente al archivo histórico.
No puede conservar documentación de mas de 50 años de antigüedad.
![Page 49: Arch y gest documental](https://reader035.fdocuments.net/reader035/viewer/2022062406/55c068d8bb61eb85298b456a/html5/thumbnails/49.jpg)
Contiene la documentación no eliminada y trasferida por el archivo intermedio.
Puede conservar o poseer donaciones y colecciones de documentos concernientes a la historia nacional.
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ARCHIVISTICA
Referencia
Encuadernación
Certificación
ConsultaReproducción y Reprografía