Arbeitsdatei Handbuch Web Anwender - PMI.AG

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Benutzerhandbuch

Scolaris Web

Ausgabe vom Februar 2011

Scolaris ab Version 2.00

© PMI.AG

Handbuch Scolaris Web

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Inhaltsverzeichnis

1 Zu diesem Handbuch .......................................................................................................... 4

1.1 Aufbau des Handbuchs .............................................................................................................. 4

1.2 Typografische Elemente ............................................................................................................. 4

1.3 Symbole ................................................................................................................................... 4

2 Benutzeroberfläche ............................................................................................................ 5

2.1 Anmeldung ............................................................................................................................... 5

2.2 Passwort ändern ....................................................................................................................... 5

3 Administration .................................................................................................................... 6

3.1 Adress- und Personalstammdaten ............................................................................................... 6

3.2 Excel-Export ............................................................................................................................. 7

3.3 Journal und Absenzen ................................................................................................................ 8

3.4 Klassen SMS und Klassen E-Mail ................................................................................................. 8

4 Schulverwaltung ............................................................................................................... 10

4.1 Schülerstammdaten ................................................................................................................. 10

4.2 Excel-Export ........................................................................................................................... 11

4.3 Unterformulare Schüler ............................................................................................................ 12

4.4 Klassen ................................................................................................................................... 14

5 Raumverwaltung .............................................................................................................. 16

5.1 Raumkalender ......................................................................................................................... 16


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1 Zu diesem Handbuch In diesem Kapitel erfahren Sie

- wie dieses Handbuch aufgebaut ist - wie Sie effizient mit diesem Handbuch arbeiten können

1.1 Aufbau des Handbuchs Dieses Handbuch ist thematisch gegliedert und beschreibt die einzelnen Arbeitsschritte diverser

Bereiche und Tätigkeiten in Scolaris Web. Am Anfang jedes Kapitels erfahren Sie in einer Übersicht die wichtigsten Themen. Die Notizfelder bieten Platz für Ihre persönlichen Notizen, Bemerkungen, Erkenntnisse etc.

1.2 Typografische Elemente Zur besseren Visualisierung wurden bestimmten Textelementen typografische Standards zugewiesen:

KAPITÄLCHEN zeigen alle programmspezifischen Bezeichnungen wie z. B. Schaltflächen, Dialogfenster, Symbolleisten etc.

GROSSBUCHSTABEN zeigen die einzelnen Menüs und Menüpunkte (z. B. DATEI – BEENDEN).

Kursivschrift zeigt alle vom Anwender definierten Namen wie z. B. Datei- oder Ordnernamen sowie Hyperlinks und Pfadangaben.

Tastenkombinationen zur Ausführung von Befehlen werden umrahmt dargestellt (z. B. CTRL ALT DEL)

1.3 Symbole Am Seitenrand finden Sie verschiedene Symbole, die zusätzliche Informationen zum Thema anzeigen:

Zusatzinformationen zur Programmbedienung

Lösungsvorschläge für technische Probleme

Warnhinweise bei Aktionen mit allenfalls unerwünschten Auswirkungen.

Tipps und Hinweise, wie Sie eine Arbeit besonders effizient und einfach erledigen können.


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2 Benutzeroberfläche In diesem Kapitel erfahren Sie:

- wie Sie sich in Scolaris Web anmelden - wie Sie Ihr Passwort ändern können

2.1 Anmeldung

Öffnen Sie Scolaris Web mit der URL www.scolaris.ch.

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzername und Passwort an.

Sie gelangen nun auf die Startseite von Scolaris Web.

Nr. Bezeichnung Funktion

1 Synchronisierung Anzeige der Letzen Datensynchronisierung und Benutzerkonfiguration.

2 Abmeldung Hier sehen Sie die Benutzerinformationen sowie den Button zur Abmeldung.

3 Aktualisierung Über den Scolaris Button kann die Website neu geladen werden.

4 Module Hier sehen Sie die verfügbaren Module.

Wenn Sie Scolaris Web über den Browser Internet Explorer starten, achten Sie darauf, dass die Version 8 oder höher installiert ist. Mit älteren Versionen des Internet Explorers kann Scolaris nicht geöffnet werden.

2.2 Passwort ändern

Über den Button kann das Passwort für Scolaris Web geändert werden. Ebenfalls können hier Mandanteinstellungen vorgenommen werden.


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3 Administration In diesem Kapitel erfahren Sie:

- wie Sie Adress- und Personalstammdaten erfassen - wie Sie Personal ins Excel exportieren - wie Sie Absenz- und Journaleinträge im Personal erfassen - wie Klassen SMS und Klassen E-Mail versendet werden

3.1 Adress- und Personalstammdaten Im Modul Administration sind die Adress- und Personalstammdaten aufgeführt.

Suchen Sie über ADRESSE / PERSONAL

SUCHEN den gewünschten Datensatz.

Über den Button ANZEIGE wird jeweils die gesamte Liste angezeigt.

Öffnen Sie den gewünschten Datensatz und nehmen Sie allenfalls Änderungen vor.

Speichern Sie den Datensatz nach dem Ändern über den Button SPEICHERN.

Berichte / Personalliste

In den Personalstammdaten sehen Sie unter dem Button Berichte alle verfügbaren Druckberichte dieses Datensatzes.

Um Berichte für mehrere Personen zu öffnen, wechseln Sie zu Personalliste.

Wählen Sie den Button PERSON SUCHEN an.

Im Suchfilter können nun diverse Kriterien angegeben werden.

Über den Button wird eine Liste mit allen Schulhäusern / Hauptfunktionen geöffnet.

Wählen Sie anschliessend FILTER ANWENDEN.


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Nun wird eine Liste aller gefilterten Datensätze angezeigt. Sie können mit den Häckchen nun noch auswählen, welche Datensätze auf den Druckberichten angezeigt werden sollen.

3.2 Excel-Export

Filtern Sie über den Suchfilter die gewünschten Personen.

Wählen Sie die zu exportierenden Spalten an (1).

Exportieren Sie die Daten über den Button EXPORT ins Excel.

Vorlagen erstellen

Brauchen Sie mehrmals einen Excelexport mit denselben Spalten, ist es sinnvoll, eine Vorlage zu erstellen.


Klicken Sie auf den Button VORLAGE SPEICHERN und geben Sie der Volage eine Bezeichnung.

Die erstellte Vorlage erscheint nun unter den Exportvorlagen (2).

Über den Button VORLAGEN LÖSCHEN, kann die unter Exportvorlagen angezeigte Vorlage gelöscht werden.

Auch für den Excelexport können Sie in der Liste AUSGEWÄHLTE PERSONEN Häckchen deaktivieren. Diese Datensätze werden dann nicht ins Excel exportiert.


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3.3 Journal und Absenzen Journal

Erfassen, Löschen oder Ändern Sie hier Journaleinträge. Über den Button BERICHTE kann das Journal der gewählten Person gedruckt werden.

Absenzen

Erfassen, Löschen oder Ändern Sie hier Absenzeinträge. Über den Button BERICHTE kann die Absenzenliste der gewählten Person gedruckt werden.

Um einen Journal- oder Absenzeintrag zu löschen, muss das Häckchen beim entsprechenden Eintag gesetzt werden, anschliessend kann dieser Eintrag über den Button SELEKTIERTE LÖSCHEN gelöscht werden.

3.4 Klassen SMS und Klassen E-Mail Klassen SMS

Geben Sie die gewünschte Klasse im Suchfeld ein (1).

Nun werden alle Schüler dieser Klasse mit den entsprechenden Telefonnummern aufgeführt.

Mit den Häckchen könnnen Sie die Schüler anwählen, an welche die SMS versendet werden soll.

Erfassen Sie die Mitteilung (2).

Über den Button SMS VERSENDEN werden die Nachrichten versendet.


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Telefonnummern mutieren

Über TELEFONNUMMERN MUTIEREN können die Telefonnummern angepasst werden.

Klassen E-Mail

Geben Sie die gewünschte Klasse im Suchfeld ein (1).

Nun werden alle Schüler dieser Klasse mit den entsprechenden Mailadressen aufgeführt.

Mit den Häckchen könnnen Sie die Schüler anwählen, an welche die E-Mail versendet werden soll.

Erfassen Sie die Mitteilung (2).

Fügen Sie allenfalls ein Attachment hinzu (3).

Über den Button E-MAIL VERSENDEN werden die Nachrichten versendet.

Über den Button E-MAIL-ADRESSE MUTIEREN kann die E-Mail-Adresse geändert werden, analog Telefonnummern mutieren beim Klassen SMS.

Ihre Notizen


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4 Schulverwaltung In diesem Kapitel erfahren Sie:

- wie Sie Schülerstammdaten erfassen und Berichte drucken - wie Sie Schülerdaten ins Excel exportieren - wie Sie Absenz- und Journaleinträge der Schüler erfassen - wie Sie die Klassenhistory eines Schülers aufrufen können - wie Sie Klassen-Berichte drucken und den Zeugnisexport durchführen können

4.1 Schülerstammdaten Das Modul Schulverwaltung beinhaltet die Schüler- und Klassenstammdaten.

Suchen Sie über SCHÜLER / KLASSE SUCHEN den gewünschten Datensatz.

Über den Button ANZEIGE wird jeweils die gesamte Liste angezeigt.

Öffnen Sie den gewünschten Datensatz und nehmen Sie allenfalls Änderungen vor.

Speichern Sie den Datensatz nach dem Ändern über den Button SPEICHERN.

Über die blau markierten Bezeichnungen glangen Sie direkt in das jeweilige Formular, zu den Daten des geöffenten Schülers.

Über den Button BERICHTE lassen sich die Druckberichte Schülerkarte, Schülerjournal und Schülerabsenz öffnen. Hier werden nur die Daten des geöffneten Schülers angezeigt.

Berichte / Schülerliste

In den Schülerstammdaten können Sie die Berichte für den geöffneten Schüler öffnen. Um Berichte für mehrere Schüler zu öffnen, wechseln Sie zu SCHÜLERLISTE.

Wählen Sie den Button SCHÜLER SUCHEN.

Im Suchfilter können nun diverse Kriterien angegeben werden.

Über den Button wird eine Liste mit allen Klassen / Sprachen geöffnet.

Wählen Sie anschliessend FILTER ANWENDEN.


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Nun wird eine Liste aller gefilterten Datensätze angezeigt. Sie können mit den Häckchen nun noch auswählen, welche Datensätze auf den Druckberichten angezeigt werden sollen.

4.2 Excel-Export

Filtern Sie über den Suchfilter die gewünschten Schüler.


Exportieren Sie die Daten über den Button EXPORT ins Excel.

Vorlagen erstellen

Brauchen Sie mehrmals einen Excelexport mit denselben Spalten, ist es sinnvoll, eine Vorlage zu erstellen.


Klicken Sie auf den Button VORLAGE SPEICHERN und geben Sie der Volage eine Bezeichnung.

Die erstellte Vorlage erscheint nun unter den Exportvorlagen (2).

Über den Button VORLAGEN LÖSCHEN, kann die unter Exportvorlagen angezeigte Vorlage gelöscht werden.

Auch für den Excelexport können Sie in der Liste AUSGEWÄHLTE SCHÜLER Häckchen deaktivieren. Diese Datensätze werden dann nicht ins Excel exportiert.


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4.3 Unterformulare Schüler Öffnen Sie das Schülerjournal oder die Schülerabsenzen und suchen Sie unter SCHÜLER SUCHEN den gewünschten Datensatz.

Journal

Erfassen, Löschen oder Ändern Sie hier Journaleinträge. Über den Button BERICHTE kann das Journal des gewählten Schülers gedruckt werden.

Absenzen

Erfassen, Löschen oder Ändern Sie hier Absenzeinträge. Über den Button BERICHTE kann die Absenzenliste des gewählten Schülers gedruckt werden.

Um einen Journal- oder Absenzeintrag zu löschen, muss das Häckchen beim entsprechenden Eintag gesetzt werden, anschliessend kann dieser Eintrag über den Button SELEKTIERTE LÖSCHEN gelöscht werden.


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Klassenhistory

Öffnen Sie die Klassenhistory und suchen Sie unter SCHÜLER SUCHEN den gewünschten Datensatz. Erfassen, Ändern oder Löschen Sie hier Historyeinträge.

Um Einträge zu löschen, muss das Häckchen bei den entsprechenden Eintägen gesetzt werden, anschliessend können die Einträge über den Button SELEKTIERTE LÖSCHEN gelöscht werden.

Ihre Notizen


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4.4 Klassen Öffnen Sie die Klassen und suchen Sie unter KLASSE SUCHEN die gewünschte Klasse.


1 Lehrperson zuweisen Weisen Sie der Klasse über den Button Lehrpersonen zu.

2 Schüler Hier werden alle Schüler dieser Klasse angezeigt.

3 Verknüpfung zu Schülerdaten

Über die blauen Pfeile gelangen Sie zu den Stammdaten, den Absenzdaten oder den Journaldaten des jeweiligen Schülers.

4 Berichte Über den Button BERICHTE können folgende Berichte gedruckt werden: Klassenliste, Geburtstagsliste, Telefonalarm, Klassentabelle sowie die Personalkarte des Lehrers.

Ihre Notizen


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Zeugnisexport (nur Kanton Aargau)

Über den Button ZEUGNISEXPORT können Schülerdaten einer Klasse exportiert werden, um diese auf einem Online-Portal hochzuladen.

Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein:

Im Formular KLASSE im Feld SCHULART dürfen nur die vorgegebenen Schularten eingetragen werden. Ansonsten werden diese nicht exportiert und müssen manuell eingetragen werden.

Vorgegebene Schularten: Kindergarten, Eingangsstufe, Primarschule, Kleinklasse Primarstufe, Realschule, Sekundarschule, Bezirksschule, Kleinklasse Sekundarstufe I

Im Formular Klasse und im Formular Schüler muss das Programmjahr eingetragen sein.

Zeugnisexport einer Klasse erstellen:

Öffnen Sie die Klassen und suchen Sie unter KLASSE SUCHEN die gewünschte Klasse.

Klicken Sie auf den Button ZEUGNISEXPORT.

Nun wird eine Exceldatei erstellt, welche Sie in Ihrer Dateiablage speichern können.

Diese Datei können Sie nun wie folgt auf das Online-Portal hochladen:

Öffnen Sie in Ihrem Internetbrowser die Seite www.ag.ch/schulzeugnisse und klicken Sie auf DRUCHSUCHEN.

Wählen Sie die Export-Datei aus und klicken Sie auf ÖFFNEN. Im Feld QUELLDATEI wird nun der Dateiname angezeigt. Klicken Sie auf UPLOAD um die Daten auf die Plattform hochzuladen.

Bei Bedarf können Sie Name, Vorname und Geburtsdatum der einzelnen Schüler manuell ändern (1). Wählen Sie anschliessen den gewünschten Dokumententyp (2).

Sobald Sie den Dokumententyp auswählen, erscheint nebenan ein weiterer Bereich, den Sie bei Bedarf ebenfalls manuell anpassen können. Sind die Angaben korrekt klicken Sie auf ERSTELLEN.

Nun wird ein PDF-Formular geöffnet, welches Sie mit den entsprechenden Benotungen ergänzen und speichern können.


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5 Raumverwaltung In diesem Kapitel erfahren Sie:

- wie Sie Raumbelegungen erfassen

5.1 Raumkalender Im Modul Raumverwaltung kann der Raumkalender geöffnet werden. Hier sehen Sie alle Raumbelegungen der Schule und können selbst neue Belegungen erfassen.


1 Raumfilter Filtern Sie die Räume nach Zuordnung, Gebäude oder nach beidem.

2 Räume Hier werden alle gefilterten Räume angezeigt.

3 Ausgewählte Räume Der im Feld RÄUME ausgewählte Raum wird hier angezeigt. Es können auch mehrere Räume angezeigt werden. Setzen Sie dazu das Häckchen MEHRFACHAUSWAHL und wählen Sie im Feld RÄUME weitere Räume an.

4 Kalender Wählen Sie einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein Jahr aus. Standardmässig wird immer das heutige Datum angezeigt.

5 Kalenderansicht Definieren Sie die Kalenderansicht.

6 Blättern Blättern Sie im Kalender oder springen Sie über den Button TODAY auf das heutige Datum.

7 Geöffnete Räume Hier werden die Kurzbezeichnungen der ausgewählten Räume angezeigt. Sind mehrere Räume geöffnet, werden diese nebeneinander angezeigt.

8 Bestehende Belegung Hier sehen Sie die bereits im Kalender des ausgewählten Raumes eingetragenen Belegungen.

9 Neue Belegung erstellen

Durch Klicken an der gewünschten Stelle im Kalender erscheint der Button , klicken Sie auf diesen Button und anschliessend auf NEUER TERMIN, um

eine neue Belegung zu erstellen.


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Neue Belegung erfassen

Markieren Sie die gewünschte Stelle im Kalender.

Wählen Sie den Button , und klicken Sie auf

.

Nun öffnet sich nebenstehendes Fenster.

Duch aktivieren des Häckchens EXTERNE

VERMIETUNG (1), öffnen sich die Felder für die Kontaktdaten eines externen Mieters.

Über den Button SPEICHERN wird die neue Belegung angelegt.

Belegung bearbeiten

Um eine Belegung zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin.

Wählen Sie den Button an.

Nun können Sie die Belegungsdaten bearbeiten und anschliessend über SPEICHERN wieder zum Kalender zurückkehren.

Belegung kopieren

Wählen Sie die zu kopierende Belegung an.

Verschieben Sie die angewählte Belegung mit gedrückter Ctrl Taste.

Durch Drag & Drop (Kicken und Verschieben) lassen sich die Termine im Kalender verschieben.

Um einen neuen Termin zu erfassen, kann auch eine ganze Zeitspanne im Kalender markiert werden. Ist die Zeitspanne markiert, erscheint der Button um den neuen Termin zu erfassen.

Ihre Notizen

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