Application Hosting und Outsourcing gelten bei vielen Marktbeobachtern als Krisen-Gewinner.Kostendruck, Liquiditätsgründe und die Notwendigkeit zur Fokussierung auf Kernkompetenzendrängen die Firmen dazu, verstärkt IT-Prozesse auszulagern. Das bestätigt unter anderem auchdie Lünendonk GmbH in einer aktuellen Markttrendanalyse, die in Kooperation mit dem Ana-lysten Harald Brand (cbc, Ebhausen) erstellt wurde. Application Hosting und Outsourcing lohnen sich.

DDrei mal drei Gründe

1. Mit Outsourcing atmet die IT

Geschäftliche Einbrüche in den Jahren 2008 und 2009, sich füllende Auftragsbücher in der erstenJahreshälfte 2010, erneute Eintrübung der Konjunktur Mitte des Jahres – Firmen stehen in der Pflicht, schnell und gezielt auf wechselnde Marktanforderungen zu reagieren. Die IT muss mit ihren Leistungen die Strategie und Taktik eines Unternehmens flexibel begleiten. Sie darf wederzu groß noch zu knapp bemessen sein. Im ersten Fall würde die Kostenseite des Unternehmensunungebührlich belastet; im zweiten würde sie die unternehmerische Dynamik ausbremsen.

Über den IT-Dienstleister steht der Zugriff auf Ressourcen und Daten mit der gewünschten Leistung schnell und unkompliziert bereit. Selbst die Nutzung für einen bestimmten Zeitraum,etwa bei Spezialprojekten, ist möglich.

Mit anderen Worten: Firmen gewinnen mit Outsourcing die Flexibilität und Verlässlichkeit in der IT, die sie im Markt heute brauchen.

bebit RepArbeiten Sie noch oder hosten Sie schon?

Das Drei-mal-Drei des Application Hostings/Outsourcings

2. Nur zahlen, was benötigt wird – nicht mehr und nicht weniger

Das Schlüsselwort lautet Transparenz. Die Partnerschaft mit einem IT-Dienstleister zeigtvielen Unternehmen erstmals schwarz auf weiß, was sie für IT ausgeben, welche Leistungverfügbar ist und welche tatsächlich benötigt wird. Diese Transparenz ist insbesondere in mittelständischen Firmen zuvor in den wenigsten Fällen vorhanden. Eine über die Jahregewachsene IT be- und verhindert einen vollständigen Überblick. Die Folge ist, dass einer-seseits die Leistung so mancher Server nicht ausgeschöpft wird oder die Funktionalitäten ge-kaufter Software nicht optimal ausgeschöpft werden. Andererseits wirkt die IT vermeintlichpreisgünstig, da Raum- und Energieaufwand nicht zugeordnet werden.

Kurz: Die Umstellung auf Betriebskosten anstelle der Position Investitionskosten/Kapital-aufwandmacht die tatsächlichen Kosten von Anwendungen und IT-Ressourcen kalkulierbar. Und ein Dienstleister, der sich als wirklicher Partner des Kunden versteht, benennt an dieser Stelle offen alle Kostenpositionen, die für die verlangte Leistung nötig sind. Er wird keinen OutsouOutsourcing-Vertrag um jeden Preis abschließen, um nach Start direkt die Bezahlung zu-sätzlicher Leistungen aufgrund unvollständiger Service-Beschreibungen zu verlangen oder durch mindere Service-Qualität das Geschäft seines Kunden zu gefährden.

3. Die Effizienz in Betrieb und Infrastrukturpflege ist garantiert

IT Service-Dienstleister betreiben in der Regel nicht für jeden einzelnen Kunden ein eigenes Rechenzentrum, sondern führen die anfallenden Arbeiten in einem hochmodernen, auto-matisierten Data Center durch. Dies führt zu positiven Skalierungseffekten im Bereich der IIT-Infrastruktur und -Kapazität, die sich in der Preisgestaltung für den Kunden widerspiegeln.

Auch von Personalseite her ist das spürbar: Für den SAP-Eigenbetrieb benötigen mittel-ständische Unternehmen üblicherweise mehrere speziell dafür ausgebildete Mitarbeiter, die sich nahezu ausschließlich mit dem SAP-System beschäftigen. IT-Dienstleister können diegleiche Leistung deutlich wirtschaftlicher erbringen, da das Wissen für mehr als einen Kunden zum Tragen kommt. Wenn die Preise dann noch fair über die gesamte Vertrags-laufzeit kalkuliert werden, profitieren Anwender direkt im ersten Jahr von den Kosten-vvorteilen.

4. Outsourcing mit eingebauter Compliance-Versicherung

Die IT-Verantwortlichen in Unternehmen, insbesondere in mittelständischen Firmen, spüren einen enormen Kostendruck. Dieser ist nicht nur der Wirtschaftskrise geschuldet. Vielmehr sind sie in der Pflicht, eine adäquate Antwort auf die sich verschärfenden gesetz-lichen Anforderungen zu finden. Weit oben auf der Managementagenda steht deshalb zwangsläufig der Punkt, in der Unternehmensorganisation eine ausgewogene Governance-, RisRisk- und Compliance (GRC)-Strategie zu etablieren. Ein solches Vorhaben kostet Zeit und Geld und bedarf angemessener Ressourcen und Kompetenzen. Die gute Nachricht lautet, dass diese Anforderungen für jedes Unternehmen gelten. Und da IT-Dienstleister in diesem Punkt keine Ausnahme bilden,erwirbt ein Unternehmen – die richtige Wahl vorausgesetzt– mit seinem Outsourcing-Anbieter automatisch GRC-Leistungen.

5. Geschäftsabläufe und -prozesse auf Diät

Outsourcing macht die Abläufe und Strukturen in der gesamten Organisation transparent und damit steuerbar. Abhängig von der individuellen Situation lassen sich die verfügbaren Unternehmensprozesse und unterstützende Anwendungssoftware analysieren, um Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Oft werden dabei Arbeitsabläufe überdacht und schlanker gestaltet. Typische Beispiele hierfür sind die Entgelt- und Reisekostenabrechnung oder das Boder das Bewerbermanagement von der Stellenausschreibung über die Bewerberauswahl und -verwaltung bis zur Besetzung einer offenen Stelle. Die Konzentration auf das Wesent-liche, die mit dem Bezug von Outsourcing-Leistungen angestrebt wird, kann sogar die Ein-führung und Zentralisierung weiterer Leistungen mit sich bringen. Ein Beispiel hierfür ist dasScannen und Digitalisieren von Rechnungen und Bestellungen im Rahmen des Outsourcings.Auf einen Schlag sind so sämtliche Daten transparent verfügbar – unabhängig davon, inwelcher Niederlassung der Mitarbeiter arbeitet.

Mehr noch: SelbsMehr noch: Selbst bei unternehmerischen Veränderungen – etwa durch Zukäufe und/oder die Verlagerung von Abteilungen – ist der reibungslose Ablauf der Geschäftsprozesse garantiert.

6. Fachwissen inklusive

IT zählt für die wenigsten Unternehmen zum Kerngeschäft. Ein Argument für den Bezug vonOutsourcing-Leistungen ist, dass der Aufbau von speziellem IT-Know-how nicht mehr erforder-lich ist. Der Anreiz ist im Grunde sogar noch größer: Denn Outsourcing führt indirekt zu einem kkräftigen Wissenszuwachs in Sachen IT-Kompetenz. Schließlich liegt es in der Natur des Ge-schäftes eines IT-Service-Anbieters, ständig nach Optimierungsmöglichkeiten für IT-Ressourcen Ausschau zu halten. Ein Kunde muss also kein Experte neuester Technologien sein, um den Nutzen hieraus zu ziehen. Und im SAP-Betrieb profitiert er automatisch von den deutlichen Kostenvorteilen bei Lizenzen und Systemsoftware-Wartung, die der Einsatz von Linux statt Unix oder MaxDB anstelle von Oracle bewirkt. Insbesondere Mittelständler verfügen kaumüber das Kapital und die Ressourcen, dieses Spezialwissen intern aufzubauen. Für den Outsourcing-Dienstleister Dienstleister zählt es dagegen zum Tagesgeschäft.

7. Was SAP alles kann

Softwareanwendungen wie SAP ERP werden immer komplexer; infolgedessen benötigt das Management mehr Zeit, Arbeitsaufwand und spezielles Know-how. Der Wissenszufluss im Rahmen des Outsourcings ist von daher nicht allein auf den Aspekt IT-Kompetenz begrenzt, sondern schließt nachweislich den fachlichen Nutzen der Anwendung ein.

Nicht nur in Branchen mit hohem Sicherheitsbedarf wie Bankenund Versicherungen ist es heutzutage Standard, den Nachweis über ein professionelles Informations- und Risiko-management zu erbringen. Die Umsetzung nach ISO 27001 ist weder schnell noch einfachund kostengünstig. Den hohen Verwaltungsaufwand dafür muss ein Unternehmen, das Outsourcing-Dienste in Anspruch nimmt, jedoch nicht zwangsläufig alleine bewältigen. Wenn der IT-Dienstleister sein Rechenzentrum nach diesem Standard zertifiziert hat, ist der NacNachweis automatisch erbracht. Outsourcing-Kunden wissen also, dass die Sicherheit ihrer Informationen einschließlich der Prozesse und Kontrollstrukturen jederzeit dokumentiert und gewährleistet wird.

Ein IT-Dienstleister mit viel Implementierungserfahrung bietet hier zusätzlich breites Prozess-Wissen und pragmatische Best-Practice-Ansätze für den SAP-Einsatz. Die enge Verbindung zum Hersteller führt zusätzlich zu einschlägigen Anwendungsspezialkennt-nissen. Entscheidend ist allerdings, dieses Know-how auch dem Outsourcing-Kunden zu- zuführen. Von Vorteil ist es deshalb, wenn der IT-Dienstleister selbst das Selbstverständnisund die Flexibilität eines Mittelständlers besitzt.

8.8. Von wegen ab in die Wolke: das Rechenzentrum in der Region

Den Markt für IT-Services prägt aktuell das Bild des Cloud Computings. Damit einher geht die Vorstellung einer IT, die sich in der „Wolke“ auflöst. Letztlich läuft jedoch alles wieder auf Hosting-beziehungsweise Outsourcing-Angebote hinaus, die sich allein in ihrer Ausprägung unterscheiden. Einen Unterschied gibt es allerdings: Zunächst sind weder der Standort deseigentlichen Rechenzentrums noch die zuständigen Mitarbeiter bekannt. Ein erfolgreiches Outsourcing/Application Hosting setzt deshalb eine funktionierende Partnerschaft voraus. WWenn ein Kunde ein externes IT-Service-Angebot als Teil seiner Unternehmens-IT verstehenund anerkennen soll, darf es nicht einfach anonymisiert beispielsweise über ein Call Center bereitgestellt werden.

Die größte Überzeugungskraft in diesem Kontext entwickeln vertrauensbildende Maßnahmen wie gemeinsame Workshops, die vor Outsourcing-Vorhaben veranstaltet. Das Kennenlernen derhandelnden Personen auf beiden Seiten legt das Fundament für eine partnerschaftliche Arbeitsbeziehung, die eine offene Kommunikation über Erwartungen und technisch Mach-babares erleichtert.

9. Die Hype-Kontrolle

Jedes Technologie-Segment unterliegt Modeströmungen. Die IT ist in diesem Punkt wahrlich keine Ausnahme. Man denke nur an die vielen Betriebssystemwechsel auf dem PC. Oder die Geschwindig-keit, mit der Updates oder Ergänzungspakete für Anwendungen auf den Markt kommen. Manches mit besten Absichten in Angriff genommene Modernisierungsvorhaben entpuppt sich im Nachhinein als ein „Groschengrab“ mit zweifelhaftem Nutzen. Bei anderen zeigt sich dagegen, dass ein früher Einstieg zu deutlichenEinstieg zu deutlichen Verbesserungen führt. Mit dem IT-Service-Anbieter verfügt ein Anwendungs-unternehmen im Grunde über den idealen Spürhund, der den Wert von Hype-Themen und -Techniken bestimmen kann. Wenn eine Technologie verlässliche Leistungsverbesserungen und Kostenvorteile verspricht, wird der Dienstleister den Einsatz empfehlen. Schließlich besitzt er schon aufgrund der Wettbewerbssituation ein reges Interesse daran, die Vorteile neuer Techniken für den Kunden zu erschließen.