1 of 3

الوصف

O

والتخطيط اإلعداد .I

1

2

3

4

5

الشراء عملية .II

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

التقارير واعداد السجالت حفظ .III

الوظيفي - الوصف نموذج المشتريات مسؤول

الوصف - نموذج المشتريات مسؤولالوظيفي

السلع والعمليات البرامج جميع لدى أن من للتأكد وفاعلية، بكفاءة القطري للبرنامج بالمشتريات المتعلقة الجوانب كافة وتنسيق إدارة. نخدمهم للذين افضل مساعدة تقديم اجل من إليها، يحتاجون عندما الالزمة والخدمات :ملخص

الرئيسية :المسؤوليات

البرامج التشاور مدير مع (HOP) العمليات لها (HOOP) ومدير حاجة هناك ستكون التي والخدمات السلع من الرئيسية االنواع لتحديدالمصادر أفضل حول للسوق منتظمة تقييمات إلجراء هذا واستخدام والعمليات، للبرامج الحالي الملف على بناء القريب المدى في

.واألسعار

إلى اضافتهم يمكن والذين جدد محتملين موردين لتحديد الخاص والقطاع النظيرة المؤسسات مع مسبقا المحدثة التشاور القائمةالمعتمدين واحدة (ASL) للموردين طلبات حزمة تقديم وبحث االستيراد، أو لإلنتاج مصدر أقرب مع العالقات تطوير االمكان وقدر لدينا،

مشترك اقتصادي مقياس على اعتمادا والشروط األسعار أفضل للتفاوضعلى النظيرة، المؤسسات .مع

احترامها يتم العقد شروط ان من للتأكد اإلنتاج ومرافق المخازن وزيارة المحليين، الموردين مع متواصلة عمل عالقة على المحافظةالحالة اقتضت متى .وذلك

إلى إضافتهم قبل الجدد الموردين جميع أهلية من التحقق المعتمدين تأكيد الموردين الئحة

( االستيراد ( وإجراءات والجباية العمل رسوم ، المضافة القيمة ضريبة المبيعات، الحكومية الضرائب في تغييرات أي .مواكبة

الكاثوليكية االغاثة خدمات مشتريات ودليل لسياسيات ووفقا بكفاءة تتم المشتريات جميع أن من متطلبات (CRS) التأكد مع يتفق وبماالصلة ذات المانحة .الجهات

مشتريات . ودليل سياسة في منصوصعليه والتجاري الشخصي السلوك ان األخالق معايير أعلى تحكمها اإلجراءات جميع أن من التأكدالكاثوليكية االغاثة .(CRS) خدمات

العمليات مدير إلى المشتريات كفاءة تحسين شأنها من جديدة أفكار أي (HOOP) اقتراح ، االغاثة خدمات مشتريات دليل وتحديثسنويا (CRS) الكاثوليكية الدعم .وأدوات

الشراء طلبات جميع جميع (PRs) مراجعة على الحصول وتم واضحة والمتطلبات المواصفات كافة وأن المستهدف السعر من والتحققالمقابلة .التراخيص

جميع أن من األسعار التأكد عروض طلبات (RFQs) الشراء طلب في ورد كما والمتطلبات المواصفات جميع بوضوح .(PR) تعرض

االسعار ملخصعروض ورقة وإعداد والمواصفات، المستهدف للسعر وفقا األسعار وعروض العطاءات جميع ومراجعة استالم .

العروض تنظيم استعراض لجان (BRC) العروض استعراض لجان ارشادات جميع تتبع أنها من والتأكد األمر، لزم هو (BRC) إذا كماالكاثوليكية االغاثة خدمات مشتريات دليل في .CRS منصوصعليه

ان من العروض التأكد استعراض لجان (BRC) التكاليف جميع االعتبار بعين وتأخذ وبعناية تنافسية بطريقة العطاءات جميع بتحليل تقومصريح بشكل االسعار عروض ضمن تقدم لم التي تلك ذلك في بما .والمنافع

الضرورة عند الشحن وخيارات المفضلة، والتسليم الدفع وشروط األسعار، تخفيضات بشأن الموردين مع دائما التفاوض .

المطابقة ≤ المشتريات جميع ان من 5التأكد k تستكمل العالمي دوالر التوريد طلب استمارة (GPR) الرئيسي مع (HQ) للمقرموافقة على الحصول من التأكد يجب المحلي السوق هو مصدر أفضل أن ثبت وإذا المحلية، التسعيرات حول من المعلومات الشراء

المحلي الرئيسي السوق المقر قبل من (HQ) المحلي السوق من الشراء امر استمارة تعبئة (LPO) قبل

والجودة بالسعر يتعلق فيما االفضل المورد اختيار ذلك بعد يتم المشتريات، قيمة على اعتمادا المطلوبة الخطوات من االنتهاء بمجردأوامر وإعداد والتسليم؛ السداد بنود وتحديد الشراء والتسليم، (PO) ، الحاجة حسب العقود .وصياغة

في المنصوصعليه النحو على المطبقة اإلعفاءات لكل المشتريات جميع تجهيز يتم انه من المضيف التأكد البلد خالل اتفاق من أوضروريا ذلك كان كلما والضريبة العمل ورسوم المضافة القيمة ضريبة اعفاءات خطابات من أي واعداد المانحة، الجهات اتفاقات .

2 of 3

18

19

20

21

22

اخرى ومهمات والتنسيق االتصال .IV

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

الرئيسية :المسؤوليات

الفاعلة للطلبات منظمة ملفات على والحفاظ والتدقيق، السجالت حفظ الجل سليم بشكل المشتريات وثائق جميع ملء من التأكدالجزئية والشحنات الزمنية الجداول في والتغييرات التغيير، إشعارات مثل الالحقة .واالنشطة

على معتمدين الحفاظ موردين قائمة (ASL) التقييمات على بناء األداء وتصنيف والخدمات السلع حسب االسعار عن بالمعلومات محدثةالتسليم بعد .األخيرة

) ، الكهربائية األدوات وموردين القرطاسية، موردين مثل الخدمات قطاع قبل من الالزمة التفاصيل جميع تشمل للموردين ملفات إنشاء( الخ االجهزة، وموردين

خالل من بالمستجدات المشتريات وطالبي االدارة واعالم طلبشراء كل حالة المشتريات تتبع حالة تقارير (PSRs) المنتظمة .

) / / كل التسليم مسار متابعة سجل على بناء التوصيات مع البائع المورد أداء عن دوري تقييمي تقرير )6انتاج األقل على أشهر .

( السلع ( لتسليم المتوقع الوقت حول ممكن قدر بأكبر مسبق إشعار لديهم لوجستيا او اداريا لالستالم المعينين الموظفين ان من التأكدم إلعداد تام استعداد على يكونوا السلع حتى استالم ذكرة (GRN) كامل .بشكل

( / إلى ( الخ الشريك، اسم و المشروع، التمويل ورقم واألسعار، والمورد، والكمية، النوع الثابتة األصول مشتريات حول تفاصيل تقديم. الممتلكات إدارة عن المسؤولين الموظفين

احترام ومع الحاجة بها بحسب الموصى الواجبات بين المعينين الفصل اللوجستية الخدمات موظفي طاقم أو اإلدارة مع التنسيق يتم ،النحو على المناسب الوقت وفي صحيح بشكل المقررة مهامهم استكمال في مشكلة وجود عند وذلك المشتراة، السلع الستالم

الكاثوليكية االغاثة خدمات مشتريات دليل في والسعر) CRS)): 1المحدد الكمية تطابق المستلمة والفواتير السلع أن من التحقق / الشراء؛ عقد الشراء طلب على السلع (استكمال) 2والمواصفات استالم الواردة، )GRNمذكرة البضائع مقدمة) 3لجميع الجهة إبالغ

المشتريات استالم عن الشراء و) 4طلب األمر، لزم إذا والمخزن الجرد، قوائم إلى البضائع السلع تقديم) 5إدخال استالم GRNمذكرةضمن المطابقة إجراء عن المسؤول الموظف إلى المورد و ( 3وفاتورة الفاتورة، الشراء (اوجه (، )POأمر السلع استالم ))GRNومذكرة

. الدفع طلب تجهيز ثم ومن

بين الفصل بها بعد الموصى / الواجبات اللوجستية الخدمات في أو االدارة في سواء لالستالم المعينين الموظفين الموظف مع العمل ،الشراء امر بين ما الكميات في تباينات أي حل أجل الشحنة / (PO) من بيان المورد تسليم .ومذكرة

بها، الموصى الواجبات بين الفصل احترام ومع الحاجة بالطلب، بحسب خطأ فيها أو تالفة بضاعة أي الستعادتهم الموردين مع التواصلللتطبيق قابل يزال ال كان إذا المطلوبة البضائع استكمال أو استبدال .وضمان

الموكل المشتريات عن المسؤولين غير الموظفين طاقم مع التنسيق يتم بها، الموصى الواجبات بين الفصل احترام ومع الحاجة بحسبضمن المطابقة إجراء الشراء ( 3اليهم وأمر الفاتورة، أوجه (PO) ، السلع استالم عند (GRN)ومذكرة وذلك الدفع، طلب تجهيز ثم ومن

االغاثة خدمات مشتريات دليل في المحدد النحو على المناسب الوقت وفي صحيح بشكل المقررة مهامهم استكمال في مشكلة وجود(CRS) الكاثوليكية

كما مواعيدها في المدفوعات سداد لضمان المالي الفريق مع المتابعة بها، الموصى الواجبات بين الفصل احترام ومع الحاجة بحسبالشراء وأوامر العقود في وارد هو

الحاجة حسب وذلك والرسائل، والمذكرات والمنح االتفاقيات إعداد في .المساعدة

استالمها حين الى والدولية المحلية الطلبات جميع وضع عن علما الطلبات مقدمي .احاطة

وواضحة كاملة الشراء وأوامر ، المودين تسعيرات وردود الشراء، طلبات ان من للتأكد األخرى االقسام مع التنسيق .

ضروريا ذلك يكون عندما مهنية وبطريقة المحدد الوقت في التدقيق لمتطلبات .االستجابة

التخطيط لغرض أو الميزانية لوضع الحاجة دعت كلما والخدمات السلع أسعار عن المعلومات .جمع

مقبولة معايير وضمن الضرورة عند العاجلة التشغيلية االحتياجات لتلبية الشراء وأوامر طلبات في .التسريع

الغش لمنع التوجيه احدث ومتابعة الشراء عمليات جميع في االحتيال عمليات من الحذر .توخي

الشراء عملية كفاءة لتحسين الجديدة والتطبيقات التقنيات استخدام تعزيز في .المساعدة

واإلنتاجية السليمة العمل عالقات في واالنضباط الواحد، الفريق روح ضمن العمل على الحفاظ في .المساهمة

الكاثوليكية االغاثة خدمات لموظفي المشتريات إدارة على والتدريب الدعم ضروريا (CRS) تقديم االدارة تجده كما .والشركاء

3 of 3

40

o

o

بنزاهة الخدمة o

اإلشراف نماذج o

بناءة عالقات خلق o

التعلم تشجيع o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

الضرورة عند وذلك ميسرة بطريقة للشركاء والمفاهيم األفكار تتابع على القدرة o

o

o

o

وكتابة تحدثا االنجليزية باللغة ودقة بوضوح التواصل على القدرة o

o

o

الرئيسية :المسؤوليات

بها يكلف كما إضافية واجبات وأداء الغياب، أو ذلك العمل حجم يقتضي عندما االخرين للموظفين المهنية التغطية تقديم .

:الداخلية

الرئيسية العمل :عالقاتلهم أو الشراء طلبات يقدمون والذين الصلة ذوي القطري البرنامج موظفي وجميع الرئيسي للمقر التابع العالمية التوريدات فريقا

: المعلومات وتكنولوجيا ،واإلدارة، اللوجستية والخدمات والمالية، البرمجة، من بدءا عملية .ادوار

:الخارجية

الجمارك ومسؤولي الضرائب، ومصلحة الشحن الموردين، ووكالء النظيرة ، والمؤسسات المانحة، والجهات واالستشاريين، والناقلين، ، .

هذه جذور الكاثوليكية الكفاءاتتمتد االغاثة لخدمات التوجيهية والمبادئ وقيم، رسالة، في (CRS) المرجوة النتائج وتحقيق بمسؤولياتهم للوفاء وموظفة موظف كل قبل من .وتستخدمالوكالة نطاق :الكفاءاتعلى

الدوام على والنزاهة الثقة من جو وتهيئة الصدق في .الصرامةالشخصية :المهارات

استخدام على كاملة وقدرة واالتصاالت، المعلومات تكنولوجيا في (MSWord, Excel and PPT) مهارات ، توريدات إجراء في وخبرةاألسعار ومقارنات .اإلنترنت

للمؤسسة العالية المعايير على الحفاظ مع التكلفة حيث من وفعالية وسرعة بكفاءة شرائية خدمات تنفيذ على القدرة .

.مفاوضجيد

السوق أبحاث إجراء في .خبرة

البيانات تحليل في جيدة .مهارات

ممكنة عمالء خدمة أعلى تقديم بدوام .االلتزام

جيدة تنظيمية .مهارات

العالقة وبناء األشخاص بين التواصل في ممتازة .مهارات

البكالوريوسفي .العرضشهادة ( بها ( معترف مؤسسة من ، اإلدارة أو اللوجستية الخدمات مثل صلة ذا آخر مجال أو المشتريات وإدارة

:المؤهالتالصلة .3 ذات الخبرة من األقل على سنوات

مفضل امر مهنية شرائية منظمة في .العضوية

مكتملة وسجالت ملفات على والحفاظ التقارير إعداد على .القدرة

المنصب مع المرتبطة والمسؤوليات والواجبات، والجهد للمهارة شاملة ليسقائمة الوظيفي الوصف .هذا مسؤولية :اخالء