____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 1

A/R INVOICE

(Hóa đơn bán hàng)

Mục tiêu

xuấ c c

Phạm vi tài liệu

u c

License: Professional, Limited Logistics

Định nghĩa

- Customer: Khách hàng

- A/R Invoice:

- Delivery: P u xuấ

Tham chiếu

Tham khảo thêm các tài liệu có liên quan:

- Business Partner Master Data

- Item Master Data

- System Initialization

- Business One Main Menu

- Sales Process in SAP Business One

- GEN- Find and update a document

Quy trình

C 3 c c ể u:

1 Cách 1: Tạo mới hoàn toàn A/R Invoice

1.1 ớc 1: T u c hệ th ng đ m o m A/R Invoice mới

Main Menu Modules Sales – A/R A/R Invoice

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 2

1.2 ớc : Ch n hách hàng

ó cách ch n khách hàn nh au:

- ách : a ào m khách hàn

T i t n Customer n i ử dụn click ào n t i u t n nh h nh d i ho c d n h m Ta t ên àn

h m hệ th n hi n th danh ách khách hàn hiện có n i ử dụn double-click ào khách hàn t n

n ch n

- ách : a ào tên khách hàn

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 3

T i t n Name n i ử dụn nh th n tin i nh t on d u * ồi Ta hệ th n t n liệt kê

danh ách khách hàn ch a th n tin i nh n i ử dụn dou l -click ào khách hàn t n n

ch n

1.3 ớc 3: Điền ngà + Loại đồng tiền hạch toán

Tên t ng Mô tả

Posting Date Ngày h ch toán vào hệ th ng

Due Date Ngày d kiến thanh toán

Document Date N ày hóa n

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 4

Tên t ng Mô tả

Local Currency Đồng tiền a h n (tham khảo tài liệu System Initialization ->

Company Details)

System Currency Đồng tiền hệ th ng (tham khảo tài liệu System Initialization -> Company

Details)

BP Currency Đồng tiền giao d ch v i BP (tham khảo tài liệu Business Partner Master

Data)

Đ i i BP u ncy: L a ch n thêm ồn tiền à tỷ iá ên c nh

1.4 ớc : h anh mục hàng bán

N i d n l a ch n lo i It m/S ic Ty :

- It m: Bán các m t hàn có quản lý tồn kho

- S ic : ác d ch ụ

1.4.1 Đ i với hóa đơn ịch vụ (Type: Service)

N i d n nh các n i dun ch nh t on hóa n d ch ụ nh h nh d i y:

T on ó:

+ Description: iễn iải n i dun

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 5

+ G/L Account: Tài khoản doanh thu

+ Tax Code: Mã VAT

+ Total (LC): Giá t t c thuế

1.4.2 Đ i với hóa đơn bán hàng thông th ờng (Type: Item)

ó cách nh danh mục hàn án nh au:

- ách : a ào m hàn hóa

T i t n Item No. n i ử dụn click ào n t i u t n nh h nh d i ho c d n h m Ta hệ th n t

n hi n th danh ách các m t hàn n i ử dụn dou l -click ào m t hàn c n án ch n

- ách : a ào tên hàn hóa

T i t n Item Description n i ử dụn nh th n tin i nh t on d u * ồi ta hệ th n t n

liệt kê danh ách các m t hàn n i ử dụn dou l -click ào m t hàn c n án ch n

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 6

1.5 ớc 5: Điền đầ đủ một s thông tin tab Contents

- Sau khi th c hiện c 4 hệ th n hi n th m t th n tin m c nh th o h n tu Item ho c BP

c ch n (tham khảo tài liệu Item Master Data, Business Partner Master Data) -> n i d n có th

chỉnh ửa l i cho th ch h

Tên t ng Mô tả

Unit Price Đ n iá (m c nh khi thiết l p bảng giá – Price List và Price List trong

tab Payment Terms trên BP Master Data)

Tax Code Mã thuế VAT bán ra (m c nh trong tab Sales Data trên Item Master

Data)

Whse Kho xu t hàng (m c nh trên Item Master Data -> tab Inventory Data ->

Default Warehouse)

G/L Account Tài khoản doanh thu (m c nh l y t i t ng Revenue Account khi

setup Item Group ho c Warehouse)

- M t th n tin quan t n khác:

Tên t ng Mô tả

Quantity S l ng xu t bán

Discount % Ph n t ăm chiết kh u

Total (LC) Tổng giá tr (th o ồng tiền Local Currency)

Total (Doc) Tổng giá tr (th o ồng tiền của BP)

Total (SC) Tổng giá tr (th o ồng tiền System Currency)

Gross Price Đ n iá ồm VAT

Gross Total Tổng giá tr ao ồm VAT

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 7

- M t th n tin chun :

Tên t ng Mô tả

Sales Employee Nhân viên kinh doanh (m c nh theo tab General trên BP Master Data)

Discount % Ph n t ăm chiết kh u (m c nh theo tab Payment Term trên BP Master

Data)

Remarks N i dung (254 kí t )

Chú ý: - Đ mở hi n th thêm ho c ẩn t i các t n kh n c n thiết ho c di chuy n th t t c

au các t n n i d n ào ch c năn Form Setting t ên thanh c n cụ ta Table Format

(tham khảo tài liệu Business One Main Menu)

- Nếu m t hàn quản lý th o Batch/Serial Number, khi add, hệ th n yêu c u n i d n ch n

Batch/Serial Number

ó cách ch n Batch/Serial Number:

ách : h n t c tiế Batch/S ial Num :

Á dụn t on t n h ch n Batch/S ial Num cho item có l n t

T on t n Select Qty, n i d n nh t c tiế l n t on atch num au ó click Update

nh h nh ên d i:

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 8

T on t n h m t hàn quản lý th o S ial num n i d n có th t m S ial num

ằn ch c năn Filter by nh h nh ên d i:

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 9

Sau khi ch n S ial num cho m t hàn n i d n click Update:

ách : h n t n Batch/S ial Num :

N i d n có th ch n t n t on t n h hiếu xu t kho i l n l n m t hàn ằn

cách click ào n t “Auto S l ct”

1.6 ớc 6: Ki m t a và điền thông tin địa chỉ tại tab Logistics

- Ship To: Đ a chỉ iao hàn (m c nh khi thiết l t on ta Address trên Business Partner Master Data)

- Bill To: Đ a chỉ hóa n (m c nh khi thiết l t on ta Address trên Business Partner Master Data)

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 10

1.7 ớc 7: Ki m t a và điền thông tin hạch toán tại tab Accounting

Tên t ng Mô tả

Journal Remark Diễn giải bút toán

Control Account Tài khoản công n h ch toán (m c nh khi thiết l p BP Master Data)

Payment Terms Điều khoản thanh toán (m c nh khi thiết l p BP Master Data)

Federal Tax ID Mã s thuế của khách hàng (m c nh khi thiết l p BP Master Data)

N i ử dụn ki m t a l i các th n tin ồi nh n Add nh A/R Invoice ào hệ th n .

2 Cách : Sử ụng tính năng Co To

ách này th n c á dụn t on t n h m t hóa n l cho m t hiếu xu t kho của m t khách

hàng.

Phiếu xu t kho ( li y) còn t on t n thái “O n”

2.1 ớc 1: M elive đ nh a

ách mở Delivery x m tài liệu h n d n GEN- Find a document

2.2 ớc : Sử ụng tính năng Co To

N i ử dụn ử dụn t nh năn Copy To >> A/R Invoice hệ th n t n chuy n toàn th n tin

t Delivery sang A/R Invoice, n i d n ki m t a các t n th n tin

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 11

- Nếu n i dun t ên A/R Invoice i n nh n i dun của Delivery th n i d n nh n Add nh A/R

Invoice ào hệ th n

- Nếu t ên A/R Invoice có thay ổi o i Delivery th n i d n ửa l i ồi nh n Add nh A/R

Invoice ào hệ th n

3 Cách 3: Sử ụng tính năng Co F om

ách này th n ử dụn t on các t n h au:

- M t hóa n l cho nhiều hiếu xu t kho khác nhau của c n m t u tom

- M t hóa n l cho m t hiếu xu t kho của m t u tom

Phiếu xu t kho ( li y) còn t on t n thái “O n”

3.1 ớc 1: T u c hệ th ng đ m orm A/R Invoice mới (gi ng hần 1.1)

3.2 ớc : Ch n hách hàng (gi ng hần 1. )

3.3 ớc 3: Điền ngà và loại tiền hạch toán (gi ng hần 1.3)

3.4 ớc : Ch n Item/Se vice T e

3.5 ớc 5: Sử ụng tính năng Co F om

N i ử dụn d n t nh năn Copy From >> Delivery nh h nh d i y:

ệ th n t n hi n th các hiếu xu t của khách hàn ch a c l hóa n ho c l nh n ch a

hết n i ử dụn lick ào m t ho c nhiều hiếu xu t t n n (d n h m t l ho c Shift) ồi click ào

n t Choose ch n

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 12

ệ th n hi n th yêu c u n i d n l a ch n nh au:

- Use Row Exchange Rate from Base Doc: Sử dụn tỷ iá t n dòn của tài liệu c (n i ử dụn

click ào l a ch n này nếu mu n co y tỷ iá t ên t n dòn ở tài liệu c an -> chỉ á dụn khi ồn

tiền h ch toán t ên target document khác base document)

- Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc: Sử dụn tỷ iá chun của tài liệu c

- Use currency Exchange Rate from the Exchange Rate Table: Sử dụn tỷ iá tiền tệ t ản tỷ iá

- Draw all Data (Freight and Withholding tax): Nh n toàn d liệu

- Customize: t y chỉnh (co y h n an -> ch n l i l n ho c iền l i iá t )

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 13

N i ử dụn có th click ào l a ch n nh h nh t ên ồi nh n n t Finish hệ th n t n chuy n

thông tin trên Delivery sang A/R Invoice, n i ử dụn ki m t a các t ng thông tin.

- Nếu n i dun t ên A/R Invoice i n nh n i dun của Delivery th n i d n nh n Add nh A/R

Invoice ào hệ th n

- Nếu t ên A/R Invoice có thay ổi o i Delivery th n i d n ửa l i ồi nh n Add nh A/R

Invoice ào hệ th n

4 Ghi chú

T i màn h nh nh hóa n án hàn n i ử dụn có th xác nh các th n tin liên quan ến th c tế

hóa n t i mục User Defined Fields nh au:

- om any Nam : Tên c n ty xu t hóa n

- om any Add : Đ a chỉ c n ty xu t hóa n

- om any Tax I : M thuế khách hàn

- In oic S ial: Ký hiệu hóa n

- In oic No: S hóa n

- In oic at : N ày hóa n

- In oic Ty : Lo i hóa n

- In oic Statu : T n thái hoá n

- P iod: Kỳ khai áo

- In oic Ty : Lo i hóa n (d n chun ch u thuế kh n ch u thuế)

____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

TELECOMMUNICATION SOLUTIONS JSC 14

5 Hạch toán ế toán

T ng h p H ch toán Giá tr h ch toán

A/R In oic c l p

N tài khoản Control account

Có tài khoản Revenue Account

Có tài khoản Tax Account

N tài khoản Cost of Goods Sold

Có tài khoản Inventory Account

- Giá tr gồm VAT

- Giá tr ch a VAT

- VAT

- Giá v n (Item Cost) của

m t hàng t i th i i m xu t.

A/R Invoice sử dụng

ch c năn opy to

ho c Copy from

N tài khoản Control account

Có tài khoản Revenue Account

Có tài khoản Tax Account

- Giá tr gồm VAT

- Giá tr ch a VAT

- VAT

6 In hóa đơn

N i ử dụn mở hóa n c n in a ồi ào File Preview x m l i n i dun A/R Invoice in a

Nếu ch nh n in A/R Invoice th n à i h m Ctrl + P ho c n ào i u t n máy in t ên thanh c n

cụ hệ th n hi n th các máy in c cài t n i d n ch n máy in ồi click n t Print in A/R

Invoice