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Índice

O que é o GED360? Objetivo da Oi Benefícios do GED360 Benefícios operacionais Benefícios para a gestão Benefícios na produtividade Benefícios na qualidade

De Cara Nova Portal de Notas Fiscais (BrNotas)

Manual Funcional do BrNotas Visão Fornecedor – Primeiros Passos

GED360 Oi

Sempre buscando qualidade e inovação em seus processos, a Oi dá um

importante passo com a reformulação e atualização de suas ferramentas de

gestão documental.

Aqui você vai encontrar as principais informações sobre este grande projeto.

O que é o GED360?

O objetivo principal do projeto GED360 é conferir agilidade e qualidade aos processos de gestão de

documentos fiscais, permitindo que a operação conte com um processo de qualidade e transparente para

todos os envolvidos. Para isto, a solução deverá contemplar fluxos e workflows de processos que permitam

desde a gestão eletrônica dos documento até a análise automatizada e processamento de documentos de

forma dinâmica visando agilidade na tomada de decisões.

Além dos workflow orquestrado, o projeto GED360 dispõe de um portal web inovador que permite a

realização de gestão dos indicadores de qualidade da documentação, consultas online e relatórios diversos

que viabilizam a gestão da documentação.

Objetivo da Oi

Com o GED360, a Oi implanta uma solução de gestão documental inovadora que permitirá integrar áreas

como Fiscal, Regulatório, DRC entre outras, além de otimizar os processos realizados por seus fornecedores

Benefícios GED360

Agilidade e eficiência aliadas à qualidade na gestão da documentação além do acompanhamento direto de

todos os processos envolvidos.

De Cara Nova Portal de Notas Fiscais

O portal ganhou um toque de inovação e sofisticação, bem

como uma interface amigável e intuitiva.

O portal de Nota Fiscal (BrNotas) teve seu layout redesenhado, mas suas

funcionalidades continuam as mesmas. Esta foi uma das missões da Oi e BrScan em reformular o

layout do portal de modo que os usuários não tivessem nenhum impacto operacional, pelo

contrário, preparamos novidades que você irá se surpreender.

Apresentaremos a partir de agora uma amostra do que a Oi está preparando para você.

Dentre todos módulos disponíveis no portal, separamos os principais para te mostrar, veja:

Como acessar o novo portal;

Processo de autenticação – Tela de Login;

Cadastro e Consulta de Documentos;

WorkFlow de Tratamento de Documentos;

Relatórios (sintéticos e analíticos);

Como acessar o novo portal?

Nosso objetivo com este documento é esclarecer dúvidas como essa, portanto, segue a nova forma

para acessar o portal BrNotas.

O portal deve ser acessado através da url: https://ged360.oi.net.br. Ao acessar esta URL o portal irá

solicitar sua autenticação conforme tela abaixo:

Para acessar, basta inserir o usuário e senha que será divulgado posteriormente e em seguida inserir

o texto verificador e clicar em ENVIAR.

Se você tiver alguma dúvida sobre qual usuário utilizar ou encontrar alguma dificuldade no acesso,

clique em “Dúvida como acessar” para ter acesso às orientações rápidas e também o contato do

suporte.

Agora que você já sabe como acessar, iremos mostrar como ficou o portal por dentro.

Principais otimizações:

Menu dinâmico

Filtros personalizados

Sistema de Busca inteligente

Campos de pesquisa com máscaras de dados

Saída de relatório em Excel

Facilidade de acesso ao MENU de tratamento e histórico

https://ged360.oi.net.br/

Manual Funcional do BrNotas

Bem-vindo ao seu novo Portal de Notas Fiscais! Assim que realizar o processo de autenticação com sucesso, o portal irá leva-lo para a página abaixo: Clique sobre o MENU do usuário logado para conhecer suas funcionalidades.

Segue legenda para os itens em destaque acima:

1- Visualizar o perfil que está sendo Utilizado. 2- Alterar a senha de acesso ao sistema. 3- Sair da Aplicação.

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Pronto! A partir de agora você já está dentro do BrNotas.

Página Inicial do Portal

A página inicial será carregada com as funcionalidades que o usuário possuir para o seu perfil. Caso

deseje realizar uma busca rápida no MENU de funcionalidades basta utilizar nosso novo sistema de

BUSCA – em destaque azul.

A partir de agora vamos falar um pouco mais sobre as principais funcionalidades disponíveis para o

perfil do Fornecedor.

Relatórios

Relatório de Nota Fiscal – Pesquisa de NF

Esta funcionalidade foi desenvolvida com a finalidade de permitir a busca por uma nota fiscal de

forma unitária ou por período, através de um ou mais campos de busca personalizados, conforme

imagem a seguir.

Protocolo – Informar o número do protocolo gerado no momento do cadastro CNPJ do Fornecedor – Informar o CNPJ do fornecedor para o qual a NF foi faturada Número do Documento – Número do documento fiscal que está sendo pesquisado Tipo de Nota – Selecionar o tipo de NF Pedido de Compra – Preencher número do pedido, respectivo a nota cadastrada, com máximo de 10 caracteres Data de Emissão – Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar o ícone de calendário. Data de Cadastro – Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar o ícone de calendário. Formato – Visualizar no Browser ou Visualizar em CSV (excel)

Após preencher o(s) campos de busca desejados escolha o formato de saída do relatório e clique

em “Pesquisar”. Em caso de sucesso, o sistema exibe os dados da Nota, como ilustrado na imagem

a seguir;

Visualização no Browser

Clicando no protocolo da NF (link em azul) o usuário terá acesso os dados da Nota Fiscal.

Caso escolha a saída do relatório em formato CSV o portal irá realizar o download da planilha

conforme abaixo:

Visualização em CSV

Este relatório permite ainda que o usuário inclua novos filtros através do ícone “+Filtros” conforme

imagem abaixo:

Clicando em um dos filtros disponíveis (imagem) este será inserido ao relatório podendo ser

utilizado como mais uma possibilidade de busca para o usuário. Após a inclusão clicando novamente

no filtro escolhido (realçado em azul) este deixará de ser uma possibilidade de busca.

Ex: Neste exemplo inserimos os seguintes filtros: Status da Nota Fiscal, Número Recebimento Físico

Fiscal e Data de Aceite do Gestor.

Obs.: assim que realizar um novo login o portal trará somente os filtros default.

Cadastro de Notas Fiscal

Esta funcionalidade tem por finalidade a realização do cadastro em lote ou unitário das notas

sejam elas Físicas ou Eletrônicas no BrNotas.

O procedimento de cadastro não mudou, inclusive o MENU continua o mesmo e pode ser

acessado, conforme abaixo:

Agora iremos detalhar os principais aspectos dos cadastros e mostrar as diferentes ações que

devem ser realizadas para finalizar o cadastro com sucesso.

Cadastro Unitário

O cadastro unitário poderá ser utilizado para Notas Fiscais físicas e eletrônicas e como era feito no

sistema anterior o preenchimento dos campos obrigatórios será manual para nota física e eletrônica

de Serviço e preenchimento automático, a partir do XML, para notas de Material.

Alguns campos de preenchimento serão essenciais independente do tipo de Nota a ser cadastrado,

excluindo as notas de Material Eletrônicas que devido ao preenchimento automático necessita

apenas do preenchimento dos campos abaixo:

Nome do Gestor – Utilizar o ícone da lupa para pesquisar o nome do gestor informado.

Pedido/Item – Utilizar o verificador de cor verde para incluir o pedido e o item informado.

Campos Essenciais:

Empresa - Selecionar a empresa do grupo Oi, para a qual o fornecedor faturou a nota fiscal.

Localidade - Selecionar a filial da empresa do grupo Oi, para a qual o fornecedor faturou a

nota fiscal.

Número do Documento - Número do documento fiscal que está sendo cadastrado. Máximo

de 10 caracteres numéricos.

Data de Emissão - Preencher somente com caracteres numéricos (ddmmaaaa) ou selecionar

o ícone de calendário.

Nome do Fornecedor - Esta informação é referente ao fornecedor e será preenchida

considerando o usuário logado ao sistema. Importante conferir se esta informação é igual à

do emissor da nota fiscal

Valor Total - Valor Total referente a nota fiscal - Preencher somente com caracteres

numéricos.

Pontos de atenção para preenchimento dos campos:

O asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório.

O calendário possibilita seleção de data, mês/ano.

A lupa possibilita localizar os caracteres digitados no campo anterior.

Marcador verde é obrigatório para inclusão da informação digitada no cadastro.

Marcador vermelho possibilita exclusão da informação que está sendo digitada.

A figura da lixeira possibilita eliminar uma informação já incluída.

A figura do lápis possibilita corrigir uma informação já incluída.

Nota Fiscal Física de Material

Campos Específicos: Valor Total – Valor Total referente a nota fiscal. Preencher somente com caracteres numéricos.

Nome do Gestor – Preencher com o nome do Gestor responsável pela NF Informar, no mínimo 3 caracteres para pesquisar o gestor desejado, Selecionar a lupa Clicar sobre o nome do devido gestor.

Pedido/Itens – Preencher com o número do pedido e do item respectivo a NF cadastrada Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações. Caso necessário, é possível excluir um pedido/item já inserido.

Número do código SAP – Preencher o número do Código SAP, máximo de 10 caracteres numéricos.

Nota Fiscal Física de Serviço

Campos Específicos: Nome do Gestor – Preencher com o nome do Gestor responsável pela NF.

Informar, no mínimo 3 caracteres para pesquisar o gestor desejado, Selecionar a lupa Clicar sobre o nome do devido gestor.

Pedido/Itens – Preencher com o número do pedido e do item respectivo a NF cadastrada. Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações. Caso necessário, é possível excluir um pedido/item já inserido.

Número do código SAP – Preencher o número do Código SAP, máximo de 10 caracteres numéricos. Folha de Registro – Preencher número da folha de registro respectiva a NF cadastrada, máximo de 10 caracteres numéricos.

Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações.

Local da Prestação – Selecionar o Estado onde o serviço foi prestado. Digitar, no mínimo, as três letras inicias da cidade onde o serviço foi prestado. Selecionar a lupa Clicar sobre o nome da cidade desejada.

Nota Fiscal Física de Simples Remessa

Campos Específicos: Valor ICMS – Valor do ICMS da NF CFOP – Código CFOP referente a NF Itens – Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

Descrição – Descrição dos itens Qtd. – Quantidade de produtos do Item Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI de cada item.

Nota Fiscal Física – Anexo

Campos Específicos: Protocolo Pai – Informar o número do protocolo da nota principal. (O sistema validará se a nota principal informada já consta na base de dados). Documento Eletrônico - Informar se o anexo será eletrônico ou físico.

Eletrônico: será necessário seguir os seguintes passos: ▪No ícone “Selecione o Arquivo” - localizar o arquivo do documento. ▪No ícone “Enviar” - confirmar a inserção do documento no sistema. ▪No ícone “Cadastrar” - Finalizar o cadastro do anexo no sistema.

Não eletrônico: será necessário enviar a NF para o protocolo para digitalização acompanhada da Capa de Lote.

Nota Fiscal Física de Material de Estoque

Campos Específicos: Pedido/Itens – Preencher com o número do pedido e do item respectivo a NF cadastrada.

Selecionar o ícone verde ao lado do campo, para efetivar o registro das informações. Caso necessário, é possível excluir um pedido/item já inserido.

Número do Recebimento Físico – Preencher somente com um número de Recebimento Físico referente a NF, máximo de 10 caracteres numéricos.

Nota Fiscal Física de Serviço e Material




Número do código SAP – Preencher o número do Código SAP, máximo de 10 caracteres numéricos. Local da Prestação – Selecionar o Estado onde o serviço foi prestado.

Digitar, no mínimo, as três letras inicias da cidade onde o serviço foi prestado. Selecionar a lupa Clicar sobre o nome da cidade desejada.

Nota Fiscal Física de Transferência de Ativo

Campos Específicos: CFOP – Código CFOP referente a NF Itens – Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

Descrição – Descrição dos itens Qtd. – Quantidade de produtos do Item Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI de cada item.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviço







Nota Fiscal Invoice







Finalização do Cadastro Após efetivar o registro de todos os dados da NF selecionando o ícone “Cadastrar” localizado ao final da página o sistema irá apresentar uma mensagem com status do cadastro, conforme imagem que segue.

A partir dessa mensagem deverá ser gerada a Capa de Lote que acompanhará as imagens das notas que serão enviadas ao Protocolo Fiscal para Digitalização e/ou Guarda Física. Apenas para notas Eletrônicas de Serviço não será necessário este envio.

Capa de Lote

Cadastro em Lote

O sistema permitirá o cadastro em lote de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço e Material

separando este cadastro em 2 etapas.

Serviço: 1ª Etapa - Carga do arquivo contendo as informações das Notas Fiscais Eletrônica de Serviços através da funcionalidade “Cadastro em Lote de Notas Fiscais” na qual deverá ser feito o upload de um arquivo no formato TXT ou CSV contendo os registros referentes as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica, conforme imagem a seguir.

Após a escolha do arquivo correto o usuário deve clicar no ícone “Enviar” para efetivar o envio do documento. Após esta ação o sistema irá exibir a relação dos protocolos gerados, informando a quantidade de registros importados e os que estão com erro, caso acorra. Novidade: O relatório com as informações cadastradas poderá ser gerado em formato CSV.

2ª Etapa - Envio das imagens das Notas Fiscais. O upload das imagens será possível através da funcionalidade “Upload de Imagens de NFe de Serviço”. As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato TIF ou PDF, sendo necessariamente uma Nota Fiscal de Serviços Eletrônica por cada arquivo e todos os arquivos devem, obrigatoriamente, estar compactadas em um arquivo no formato ZIP. A nomenclatura de cada arquivo PDF deverá seguir o seguinte padrão:

Data de Emissão (sem barras e espaços) / CNPJ (sem barras, ponto e traços) / Número NF. Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ 11.111.111/1111-11 e data de emissão 15/01/2012 o nome do arquivo será: 150120121111111111111125.pdf.

Após a escolha do arquivo correto o usuário deve clicar no ícone “Enviar” para efetivar o envio do documento. Após esta ação o sistema irá exibir a relação dos protocolos gerados, informando a quantidade de registros importados e os que estão com erro, caso acorra.

Pontos de atenção:

Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: “Extensão Inválida Somente arquivos com as extensões ZIP”.

Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de PDF, o sistema não realizará o upload do arquivo e mostrará uma mensagem erro após a tentativa de cadastro.

Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem: “Arquivo fora do padrão”.

Material: 1ª Etapa - envio das imagens das Notas Fiscais. O upload das imagens será possível através da funcionalidade “Upload de XML de NFe de Material em Lote”. As imagens que serão enviadas para o Portal deverão estar no formato XML, sendo necessariamente compactadas em um arquivo no formato ZIP. A nomenclatura de cada arquivo PDF deverá seguir o seguinte padrão:

Data de Emissão (sem barras e espaços) / CNPJ (sem barras, ponto e traços) / Número NF.

Ex: Nota Fiscal Número 25, fornecedor com CNPJ 11.111.111/1111-11 e data de emissão 15/01/2012 o nome do arquivo será: 150120121111111111111125.pdf.

Após a escolha do arquivo correto o usuário deve clicar no ícone “Enviar” para efetivar o envio do documento. Após esta ação o sistema irá exibir a relação dos protocolos gerados, informando a quantidade de registros importados e os que estão com erro, caso acorra.

Pontos de atenção:

Caso o usuário insira um arquivo com formato diferente de ZIP o sistema enviará a seguinte mensagem: “Extensão Inválida Somente arquivos com as extensões ZIP”.

Caso o usuário insira um ZIP contendo outros tipos de arquivos diferente de XML, o sistema realizará o upload do arquivo ZIP, porém, a relação das imagens enviadas estará zerada e estes arquivos serão ignorados.

Caso o usuário insira um ZIP cujos arquivos não possuem a nomenclatura padrão, o sistema realizará o upload, porém, na relação das imagens enviadas será exibida a mensagem: “Arquivo fora do padrão”.

2ª Etapa - Carga do arquivo no formato TXT ou CSV contendo as informações complementares (Gestor e Pedido/Itens) referente a cada Nota Fiscal, através da funcionalidade “Cadastro em Lote de Notas Fiscais”, conforme imagem a seguir.

Após a escolha do arquivo correto o usuário deve clicar no ícone “Enviar” para efetivar o envio do documento. Após esta ação o sistema irá exibir a relação dos protocolos gerados, informando a quantidade de registros importados e os que estão com erro, caso acorra. Novidade: O relatório com as informações cadastradas poderá ser gerado em formato CSV.

Ponto de atenção:

Após o cadastro, o DANFE deverá ser encaminhado para o Protocolo Fiscal juntamente com a etiqueta do protocolo gerada pelo sistema para sua guarda física, caso a Nota Fiscal seja entregue no protocolo sem sua etiqueta fixada ou sem número do Protocolo, a mesma não será aceita.

Correção

Após a Nota Fiscal cadastrada, caso seja constatada alguma inconsistência de dados pela equipe

responsável da OI, poderá ser retornada ao Fornecedor para que seja feita a correção da

inconsistência, essas Notas Fiscais poderão ser visualizadas através da funcionalidade “Aguardando

Correção pelo Fornecedor”.

Novidade: O ícone EXPANDIR e CONTRAIR foram substituídos pelos ícones das pastas, conforme

destaque acima. Para expandir clique na pasta aberta, para contrair clique na pasta fechada. Ao

expandir o sistema trará todas as notas fiscais, separadas por tipo.

Clicando no número da NF (link em azul) o usuário terá acesso aos dados da Nota Fiscal e os

botões com as possibilidades de ações a serem tomadas:

Cancelar – permitirá o cancelamento do cadastro da nota fiscal, caso seja necessário, enquanto.

Corrigir – permitirá a correção das inconsistências informadas pelos analistas nos Campos “Motivo da Alteração” e “Última Observação”. O clique neste ícone abrirá todos os campos para que seja feita a alteração.

A imagem da NF poderá ser visualizada através do ícone “Visualizar Nota”.

Ponto de atenção:

Para Notas de Serviço Eletrônica não será possível realizar a correção do tipo de documento,

caso seja necessária essa alteração, o usuário deverá realizar o cancelamento da nota em

questão e realizar o novo cadastro para o tipo correto.

Para Notas de Material Eletrônica só será permitido a correção dos dados informados no

cadastro, Gestor e Pedido/Item, caso seja necessária a alteração de outros dados, deverá ser

feito o cancelamento desta nota e feito um novo cadastro com o XML com os dados correto.

Para correção de imagem, será necessário cancelamento do cadastro e realização de novo

cadastro da Nota Fiscal, para a inclusão da imagem ou XML correto e para Nota Fiscal Física,

será necessário cancelamento do cadastro, criação de um novo cadastro e envio físico da

nota fiscal correta para o Protocolo Fiscal.

Correção de Notas Fiscais de Devolução – NF Writer

Essas notas entraram no sistema, para pagamento, porém devido alguma inconsistência identificada pelo Gestor deverá ser devolvida, a partir dessa funcionalidade será permitida a inclusão dos campos da NF para que a NF siga o fluxo de devolução. Valor do ICMS - Valor total do ICMS da nota. CFOP - Código CFOP da nota. Item - Preencher os campos a seguir com as informações referentes aos produtos da NF. Para Adicionar um item, basta clicar no marcador verde e para remover um item cadastrado clicar no marcador vermelho.

Descrição – Descrição dos itens Qtd. – Quantidade de produtos do Item Valor(R$) – Valor Unitário de cada produto Unidade – Unidade de medida usada para a venda do produto IPI(R$) – Valor da dedução do imposto IPI de cada item. Valor total dos Itens - Carregado automaticamente, associado à soma dos itens

inseridos.

Como dissemos no início, buscamos garantir uma continuidade do processo sem grandes impactos. Nossa intenção com esse manual funcional foi destacar as principais mudanças e permitir que você a partir de agora sinta-se em casa. Em breve divulgaremos as informações de suporte e também os dados para acesso/login no BrNotas. Aguardem!!!

Projeto: Gestão Documental

Tipo de documento Manual Funcional - BrNotas Versão 1.1 ID Documento Oi_BrNotas_GED360 Autor BrScan Tecnologia Revisado por: Renata Silvestre Jardel Nogueira Data de criação Brasília, 21 de outubro de 2014

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