Apresentação para Disciplina Gestão de Projetos
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Pelotas, 03 de fevereiro de 2013
VERSÃO 3.0
PROJETO REALIZANDO SONHOS (Festa de Formatura - Meninas CST em Processos Gerenciais – UFPEL)
desenvolvido por: Daiane Torres, Greice Marques, Lucinara Silveira, Silvia Ferreira e Vera Krüger
GERENTE DO PROJETO Daiane Torres Almeida
JUSTIFICATIVA
Realizar festa de formatura de ensino superior satisfazendo as expectativas dos clientes, proporcionando uma Noite dos Sonhos.
Confraternização e celebração para os formandos, familiares e amigos.
INFO
RM
AÇ
ÕES
INTE
GR
AÇ
ÃO
Desenvolvimento do termo de abertura.
Desenvolvimento do plano de gerenciamento.
Orientação e gerenciamento.
Monitoramento e controle.
Realizar o controle integrado de mudanças.
Encerramento do projeto ou fase.
Definição de onde e como os esforços e recursos devem ser concentrados.
INTE
GR
AÇ
ÃO
INTEGRAÇÃO
Escopo
Custos
Tempo
Qualidade
Recursos Humanos
Comunicações
Riscos
Aquisições
Partes Interessadas
DEC
LAR
AÇ
ÃO
DO
ESC
OP
O
Planejamento, análise, acompanhamento da execução do evento com a integração de todas etapas e itens
necessários para a realização do mesmo.
O QUE SERÁ FEITO?
Contempla: Reserva do local para a festa.
Contratação do serviço de Decoração/ Iluminação/Sonorização.
Contratação do serviço de Buffet.
Contratação do serviço de Fotografia e Filmagem.
Contratação do serviço de Recepção do Evento.
Contratação do serviço de Segurança e Estacionamento.
Contratação de Atrações.
Contratação do serviço de Convites.
Esco
po
do
Pro
jeto
Esco
po
do
Pro
jeto
Não Contempla: Aluguel de roupas.
Cerimonial da formatura na faculdade.
4 formandas.
100 convidados cada, totalizando 400 pessoas.
Todos serviços serão terceirizados.
O salão localizado em local de fácil acesso
distância máxima de 40km do centro de Pelotas.
Cada formanda deverá arcar com os gastos da
festa
Gastos divididos igualmente entre todas.
PR
EMIS
SAS
RES
TRIÇ
ÕES
Os gastos totais do projeto não deverão exceder a R$ 3.750,00 por formanda.
Não será permitida a entrada no evento de pessoas que não estejam na lista de convidados.
Se não estiverem com todos os pagamentos efetuados até uma semana antes da data prevista para o evento, o mesmo não ocorrerá.
RES
UM
O D
O E
SCO
PO
Justificativa Não Escopo Recursos Envolvidos
Noite dos sonhos para as
formandas A realização da festa
Acesso à internet
Telefone
Sala de reunião
Salão de Festas
Transporte
Objetivo Produtos do Projeto Fatores-chave de Sucesso
Planejar uma festa de formatura
Confirmação de Convidados
Definição de Local
Decoração Contratada
Alimentação Definida
Atração Contratada
Realização dentro do
planejamento
Escopo Especialidades Envolvidas Estimativa do Prazo
Estabelecer Lista de Convidados
Procurar Local
Definir Decoração
Definir Cardápio
Definir Atração
Definir Recepção
Definir Filmagem/Fotos
Verificar Empresa de Segurança
Decorador
Buffet
Músicos
Seguranças
Recepcionistas
Fotográfos
60 dias
Estimativa de Custo
R$ 15.000,00
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S Parte interessada (Stakeholders):
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- G
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RSO
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Recurso % Envolvimento Fases de envolvimento no projeto
Gerente do projeto 100% Todas as fases.
Cliente 55% Iniciação, planejamento e encerramento.
Equipe do gerente do
Projeto 100% Todas as fases.
Fornecedores 75% Planejamento, execução e encerramento.
Sponsor 45% Iniciação, planejamento e encerramento.
CO
MU
NIC
AÇ
ÃO
Para conceber, organizar, coletar, armazenar, disseminar e assegurar as informações necessárias
para o andamento e o sucesso do projeto. O objetivo é integrar todos os envolvidos e atender
as expectativas de cada um.
CO
MU
NIC
AÇ
ÃO
Como ferramenta de gestão e comunicação:
Reuniões: Realizadas semanalmente, e sendo necessário, serão convocadas reuniões extraordinárias.
E-mails e telefone: Como ferramentas de apoio.
CO
MU
NIC
AÇ
ÃO
Estrutura de reunião:
1. Definir propósito da reunião. Informar ou decidir algo.
2. Convidar os participantes da equipe, com antecedência suficiente para possibilitar o comparecimento de todos, determinando o horário e local.
3. Manter o horário estipulado, manter o enfoque no assunto. Definir regras básicas para a condução da reunião.
4. Utilizar as ferramentas 5W2H e Brainstorming.
5. Registrar em ata, as ações, responsáveis e os respectivos prazos para a conclusão das atividades acordadas.
6. Ao final da reunião, repassar o resumo, reforçando os pontos discutidos.
7. Avaliar com os participantes, a produtividade e modelo da reunião.
8. Repassar a ata aos participantes da reunião, via email, agendando a data da próximo encontro para realizar o follow up das ações.
CO
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LIST
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ENTO
DE
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Id Nome da tarefa Duração Predecessor Responsável
0 FESTA FORMATURA 46,6
1 Gerenciamento do Projeto 46,6
2 Plano da festa – duração total 6
3 Avaliar alternativas da festa 2 Formandas
4 Elaborar o plano da festa 2 3 Gerente do Projeto
5 Documentar o plano da festa 1 4 Gerente do Projeto
6 Fazer ajustes com família 1 5 Formandas
7 Plano da festa concluído 0 6 Gerente do Projeto
8 Gestão do orçamento - duração total 7
9 Identificar o baseline de custos 2 7 Formandas
10 Organizar papelada das
contratações 3 22;28;35 Gerente do Projeto
11 Fazer os pagamentos 1 40 Gerente do Projeto
12 Elaborar planilha de gastos 1 11 Gerente do Projeto
13 Planilha final de gastos concluída 0 12 Gerente do Projeto
GER
ENC
IAM
ENTO
DE
TEM
PO
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ILH
A
14 Gestão dos terceiros – duração total 4
15 Checar de véspera se está tudo
correto 1 40 - 1 dia Gerente do Projeto
16 Acompanhar execução dos
serviços 1 40 Gerente do Projeto
17 Acompanhar a entrega e
montagem da decoração 1 40 Gerente do Projeto
18 Acompanhar devolução de
material 1 40 + 1dia Gerente do Projeto
19 Local da festa – duração total 4
20 Escolher local da festa
(Estacionamento e Segurança) 3
Formandas e gerente do
projeto
21 Reservar salão 1 Equipe de apoio do
gerente do projeto
22 Salão escolhido e reservado 0
GER
ENC
IAM
ENTO
DE
TEM
PO
- P
LAN
ILH
A
19 Local da festa – duração total 4
20 Escolher local da festa
(Estacionamento e Segurança) 3
Formandas e gerente do
projeto
21 Reservar salão 1 Equipe de apoio do
gerente do projeto
22 Salão escolhido e reservado 0
23 Decoração – duração total 4
24 Escolha do tema e decoração 2,5 Formandas
25 Pesquisar fornecedores da
decoração desejada 1,5 Gerente do projeto
26 Contratação – duração total 1,6
27 Escolher um fornecedor (Custo x
Qualidade) 0,6 Gerente do projeto
28 Alugar a decoração 1 21 Gerente do projeto
29 Decoração escolhida e contratada 0 22 Gerente do projeto
GER
ENC
IAM
ENTO
DE
TEM
PO
- P
LAN
ILH
A 30 Sonorização – duração total 8
31 Definir tipo de sonorização 1 Equipe de apoio do
gerente de projeto
32 Fazer pesquisa de opções 5 25 Gerente do Projeto e
Formandas
33 Escolher um fornecedor (Custo x
Qualidade) 1 26 Gerente do projeto
34 Contratar serviço de sonorização 1 27 Gerente do projeto
35 Sonorização contratada 0 28
36 Buffet – duração total 7
37 Definir tipo de alimentação
desejada 1 Formandas
38 Definir tipo de staff desejado 2 31 Formandas
39 Fazer pesquisa de opções 3 32 Gerente do projeto
40 Escolher um fornecedor (Custo x
Qualidade) 0 33 Gerente do projeto
41 Contratar serviço de buffet 1 34 Gerente do projeto
42 Buffet Contratado 0
43 Convidados – duração total 5
44 Lista de convidados 2 4 Formandas
45 Entrega de convites 3 36 Equipe de apoio do
gerente do projeto
46 Pessoas convidadas 0 37
GER
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ENTO
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Serviço Hora/Qtde Preço Total
Sonorização e iluminação 8 R$ 200,00 R$ 1.600,00
Fotografia e filmagem Pacote R$ 700,00 R$ 700,00
Convites de formatura 160 R$ 4,69 R$ 750,00
Bar (garçon) 8 R$ 80,00 R$ 640,00
BUFFET 400 R$ 15,90 R$ 6.360,00
Decorações 1 R$ 2.000,00 R$ 2.000,00
Salão para festa
(segurança e estacionamento) 1 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00
Gerenciamento do projeto e
cerimonial 46,6 R$ 41,85 R$ 1.950,00
TOTAL DA FESTA DE FORMATURA R$ 15.000,00
GER
ENC
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ENTO
DA
QU
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DA
DE
Item Critério de aceitação
Local da Festa De acordo com as especificações realizadas pelo
cliente que consta na declaração do escopo.
Decoração A decoração deverá ser de acordo com aceite do
cliente e o tema escolhido.
Sonorização e Iluminação Sonorização
-Iluminação de Pista
-Iluminação Decorativa
-Lasers
-1 Telão
Buffet O Buffets será um rodízio de salgados. As bebidas
serão servidas pelos garçons nas mesas.
Convidados O tema dos convites será com emblema do curso
de Processos Gerenciais e com foto das formandas,
serão realizados 160 convites no total, sendo que
cada formanda receberá 40 convites, entregues
com 3 semanas de antecedência ao evento pela
gráfica. A gráfica ficará responsável de protocolar a
entrega.
GER
ENC
IAM
ENTO
DA
QU
ALI
DA
DE Fotografia e Filmagem FOTOS NO CD(sem álbum)
Fotografia digital de alta resolução
Fotografo profissional
Equipamento Nikon ou Cannon, mais moderno do
mercado
Mais de 400 fotos em alta resolução de imagem no CD
Foto jornalismo(pessoas sendo fotografadas
naturalmente, serem percebidas)
CD de fotos Personalizados e com Capa de Alta
qualidade
FILMAGEM
1 câmera de Vídeo Profissional
1 cinegrafista Profissional
Edição computadorizada de ultima geração
2 Dvds com Filmagem de Todo Evento
Menu animado e interativo no vídeo
Fotos na mídia e na capa do DVD
Tudo isso Foto+Filmagem R$ 700,00 Para pagamento
a vista em eventos rápidos de domingo(promoção por
tempo limitado)
GER
ENC
IAM
ENTO
DA
QU
ALI
DA
DE
Gerenciamento do projeto e cerimonial Reunião inicial com o cliente para estabelecero
estilo do Evento.
Elaboração de cronograma do Evento.
Elaboração de roteiro do Evento.
Ensaio Prévio, Escolha de musicas. Reserva de
lugares para familiares e convidados.
Orientação de Foto e Filmagem. Organização dos
Cumprimentos. Recepcionistas para o controle de
entrada e saída de convidados.
Orientação e acompanhamento do Buffet e serviços
dos garçons. Entrega de doces,bolo, bem casados e
chocolates para os donos da festa o final da evento.
E todas as outras atividades que estão no escopo do
projeto.
RIS
CO
S Riscos identificados: Através da técnica de brainstorming e analisando todo projeto.
GERÊNCIA DO PROJETO Mau planejamento e controle inadequado RECURSOS HUMANOS
Contratação de fornecedores que não atendam as necessidades do projeto e perdas de membros da equipe durante a execução do projeto.
FINANCEIRO Inadimplências por parte dos clientes.
RIS
CO
S D
OS
REC
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SOS
HU
MA
NO
S
Tem como impacto a necessidade de contratação de profissionais terceirizados, além dos membros da equipe do projeto.
Também tem como impacto a sobrecarga de trabalho para os membros da equipe.
RESPOSTA AO RISCO
Assinatura de um contrato onde conste a possível necessidade de novas contratações, caso ocorra falta de mão de obra por parte do fornecedor.
RIS
CO
FIN
AN
CEI
RO
Inadimplência por parte dos clientes poderá acarretar a falta de recursos para boa execução do projeto.
RESPOSTA AO RISCO
propor pagamentos mensais por parte do cliente com previsão de quitação até dez dias antes da data do evento.
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Avaliados semanalmente, nas reuniões.
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ENTO
Local: Não ter disponibilidade na data marcada. NULO
Data será reservada previamente através de um contrato.
Falta de luz. MÉDIO
Ligar imediatamente para Companhia de Energia Elétrica. O local escolhido terá disponível um gerador com capacidade de manter a energia por duas horas.
Interrupção do fornecimento de água. MÉDIO
Devido pesquisas foi observado não ter histórico de falta de água nessa época no local.
Problemas de manutenção nos banheiros. MÉDIO
Segundo o contrato o local deverá passar por uma vistoria prévia.
Decoração: Não cumprimento do contrato. BAIXO
Segundo o contrato a decoração deverá ser entregue três horas antes para vistoria, a fim de verificar se as exigências foram cumpridas.
Sonorização e iluminação: Não cumprimento do contrato. MÉDIO
Segundo o contrato a sonorização e iluminação deverão ser montados e testados no turno inverso.
PO
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DIA
DO
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ENTO
Buffet: Quantidade insuficiente de refeições. BAIXO
O risco é baixo, pois terá confirmação dos convidados até sete dias antes da festa.
Comida com más condições de conservação. BAIXO
Os pratos serão elaborados pouco tempo antes de serem servidos na festa e conservados em local específico para cada alimento.
Fotografia e filmagem: Não comparecimento. MÉDIO
Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a função.
PO
SSÍV
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S -
DIA
DO
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ENTO
Segurança: Não comparecimento. BAIXO
Ter uma pessoa de sobreaviso para que desempenhe a função.
Convidados: Entrada de pessoas não convidadas. BAIXO
Terá uma lista de controle para entrada de convidados.
PO
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S -
DIA
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ENTO
Condições climáticas: Chuva. BAIXO
O local da festa é coberto e também haverá guarda chuvas disponíveis para os convidados se deslocarem do carro até o salão.
Calor/frio. BAIXO
Ambiente climatizado.
PO
SSÍV
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DIA
DO
EV
ENTO
BOA SORTE É O QUE ACONTECE QUANDO A
OPORTUNIDADE ENCONTRA O PLANEJAMENTO!
Thomas A. Edison