Applicatie-integratie en Services bij

Woningcorporaties

Meer informatie

Voor vragen over deze whitepaper of meer informatie

kunt u contact opnemen met Info Support door te

bellen naar +31 (0) 318 55 20 20 en te vragen naar

Sales Support & Marketing (Nederland) of te bellen

naar +32 (0) 15 28 63 70 (België). U kunt ook een e-mail sturen naar sales@infosupport.com.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012 Pagina 2 van 12

Inhoudsopgave

1 INLEIDING ................................................................................................ 3

2 PROBLEMEN OVERWINNEN: EEN CENTRALE IT-VISIE ............................... 4

3 DE VOOR- EN NADELEN VAN DIVERSE IT-ARCHITECTUREN ...................... 5

4 DE CORPORATIE SERVICE BUS (CSB) ........................................................ 8

5 CORA & VERA .......................................................................................... 10

6 CONCLUSIE ............................................................................................. 11

OVER INFO SUPPORT .................................................................................... 12

© Info Support, Veenendaal 2014 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande toestemming van Info Support.

No part of this publication may be reproduced in any form by print, photo print, microfilm or any other means without written permission by Info Support. Prijsopgaven en leveringen geschieden volgens de Algemene Voorwaarden van Info Support B.V., gedeponeerd bij de K.v.K. te Utrecht onder nr. 30135370. Een exemplaar zenden wij u op uw verzoek per omgaande kosteloos toe.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 3 van 12

1 Inleiding

Woningcorporaties zijn de laatste jaren nadrukkelijk bezig hun organisatie verder te

professionaliseren. Daarnaast is er onder meer sprake van vergaande samenwerking

met andere corporaties of zelfs fusies. Het gevolg daarvan is veelal dat de

informatiehuishouding ingewikkelder wordt, waardoor IT steeds zwaarder op de

begroting gaat drukken en een focuspunt binnen de organisatie wordt.

Dit probleem speelt bij veel corporaties: enerzijds wil men volledige en heldere

informatiestromen op grond waarvan men de juiste beslissingen kan nemen.

Anderzijds wil men een gestructureerd IT-beleid, dat er voor zorgt dat de kosten van

de applicaties nu en in de toekomst beheersbaar blijven.

De oorzaak van het probleem ligt doorgaans in de communicatie tussen de losse

applicaties, portalen en databases die in het verleden zijn gebouwd voor de

verschillende afdelingen, of voor de verschillende corporaties die nu gefuseerd zijn. De

oplossing hiervoor is een IT-architectuur die al die onderdelen integreert en samen

laat werken. Als gezamenlijk initiatief heeft NetwIT de CORA opgesteld, de COrporatie

Referentie Architectuur. Hieruit voortvloeiend is de VERA ontstaan, welke de

technische vertaling van de CORA voor haar rekening neemt. De CORA en VERA

gelden als de leidraad voor de integratievraagstukken van corporaties en dus ook als

leidraad voor dit whitepaper.

In dit whitepaper hebben we voor u de problemen en mogelijke oplossingen op een

rijtje gezet met hun voor- en nadelen. Zo krijgt u een goed inzicht in de IT-

problematiek die momenteel bij veel woningcorporaties speelt.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 4 van 12

2 Problemen overwinnen: een centrale IT-visie

“Alle IT-applicaties binnen en in verbinding met de woningcorporatie vangen in een

centrale IT-visie.”

IT-problemen overwinnen begint bij het ontwikkelen van een centrale IT-visie, waarin

die problemen onderkend worden. In de praktijk blijkt dit voor veel corporaties lastig.

Hieronder vindt u een inventarisatie van problemen en wensen op IT-gebied, die zich

bij veel corporaties voordoen. Deze kunnen de basis vormen voor een goed

onderbouwde IT-visie:

IT is niet afgestemd op de businessprocessen.

Moeite met een duidelijke visie op scheiding Front – Mid – Back Office 1.

Geen grip op en overzicht over de applicatiekoppelingen interne en externe

applicaties werken matig of niet goed samen.2

Te veel handmatige handelingen binnen het informatiesysteem van de

corporatie.

Grotere vraag naar informatie ontsluiten door toezichthouders.

Datakwaliteit garantie: eenduidigheid in vastleggen van gegevens.

Eindgebruiker ontevredenheid3.

Applicaties vervangen.

Diverse half overlappende technologieën/applicaties.

Time to market van IT-projecten.

Niet binnen budget.

Minimale evaluatie van ICT-projecten.4

Geen/slechte business case5.

Bovenstaande problemen/uitdagingen kunnen vanuit de invalshoek van de

bedrijfsprocessen in de corporatie, vertaald worden in een Visiedocument: welke

oplossingen verlangt de corporatie van de IT en hoe wil men dat bereiken?

De volgende stap is de technische inrichting op basis van de door de corporatie

besloten visie: de IT-architectuur. In het volgende hoofdstuk kunt u lezen hoe die

technische inrichting kan plaatsvinden en wat de voor- en nadelen daarvan zijn.

1 NetwIT – Kennis moet je delen (2009) 2 PriceWaterhouseCoopers - ICT bij woningcorporaties in beweging (2008) 3 PriceWaterhouseCoopers - ICT bij woningcorporaties in beweging (2008) 4 NetwIT – Kennis moet je delen (2009) 5 NetwIT – Kennis moet je delen (2009)

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 5 van 12

3 De voor- en nadelen van diverse IT-

architecturen

Bij de inrichting van de IT moeten alle facetten van de IT-visie meegenomen worden.

Wij beperken ons hier tot de applicatiearchitectuur.

Er zijn 3 mogelijkheden om de IT-architectuur in te richten.

a. Geen koppeling van applicaties

Applicaties niet koppelen, maar los onderhouden.

b. De directe koppeling van applicaties

Alle gerelateerde applicaties direct koppelen.

c. De losse koppeling van applicaties

Applicaties los koppelen en ‘inprikken’ op een tussenlaag, te vergelijken met

een denkbeeldige stekkerdoos.

Elke mogelijkheid heeft zijn eigen voor- en nadelen. Laten we ze op een rijtje zetten

om een helder inzicht te krijgen.

a. Geen koppeling van applicaties

Kenmerk

Elke applicatie binnen de woningcorporatie (ERP, documentmanagement,

boekhouding, CRM enz.) staat los van de andere applicaties. Er is bijvoorbeeld geen

koppeling tussen de applicatie voor reparatieverzoeken en de applicatie met het

klantenbestand.

Voordelen

- Als er in één applicatie een fout wordt gemaakt, wordt deze fout niet

overgenomen door een andere applicatie.

- Als er onderhoud wordt gepleegd op één applicatie, heeft dat geen invloed op

de overige applicaties.

- Het zijn veelal standaardapplicaties, met slechts een klein deel maatwerk. Dat

betekent nauwelijks investeringskosten in een eigen architectuur.

Nadelen

- Geen integratie met andere applicaties mogelijk, geen automatische koppeling

van informatiestromen, lage betrouwbaarheid van analyses.

- Beheerkosten op iedere individuele applicatie.

- Dezelfde gegevens moeten in verschillende applicaties worden ingevoerd.

- Kans op fouten door handmatig overzetten gegevens in diverse systemen.

- Beveiliging moet per applicatie worden gewaarborgd.

b. De directe koppeling van de applicaties

Kenmerk

Dit is een combinatie van standaardapplicaties en maatwerk. Er worden koppelingen

gemaakt tussen de applicaties die voor de corporatie belangrijk zijn.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 6 van 12

Voordelen

- Veranderingen die worden gedaan ergens in een applicatie (bijvoorbeeld als

bewoners via internet inloggen) worden automatisch gesynchroniseerd met

gekoppelde applicaties.

- Als een applicatie gegevens gebruikt uit database van een andere, gekoppelde

applicatie, hoeft er maar één applicatie te worden onderhouden.

- Als applicaties naar wens van de corporatie gekoppeld zijn en de koppeling

voor de juiste informatiebehoefte/analyse zorgt, hoeft er niet geïnvesteerd te

worden.

Nadelen

- In de praktijk is het moeilijk koppelingen te standaardiseren en is elke

koppeling verschillend opgezet.

- Er kunnen veel koppelingen bestaan tussen diverse applicaties. Deze

koppelingen moeten per applicatie worden bekeken, omdat er per applicatie

een andere ‘koppelingstaal’ is.

- Voor het verwisselen van applicaties in de toekomst, of het toevoegen van

andere applicaties moeten alle individuele koppelingen worden nagegaan en

ontkoppeld. Dit kan voor drempels en minder bewegingsvrijheid zorgen.

- 1-op-1 koppelingen kan leiden tot 2*(n-1) (n: aantal applicaties)! Terwijl een

service bus oplossing slechts leidt tot 2*n koppelingen. -

- Beperkte koppeling van informatiestromen, ergo: beperkte analyses

- Beheer en beveiliging op meerdere applicaties is nodig, omdat er slechts ten

dele gekoppeld is. Vaak is het beheer en beveiliging per koppeling ingericht.

- Er kan een onduidelijkheid tussen gekoppelde applicaties ontstaan.

- Geen beheerbaarheid, het is moeilijk te controleren of er fouten worden

gemaakt bij de koppelingen en traceerbaarheid ontbreekt vaak. Hierdoor kan

de beheerorganisatie niet pro-actief ingrijpen op problemen en is zij

afhankelijk van de signalen van eindgebruikers.

Oplossing b: Directe koppeling van applicaties (versimpelde weergave)

c. De koppeling van applicaties via een (Corporatie) Service Bus

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 7 van 12

Kenmerken

Dit is een combinatie van standaardapplicaties en maatwerk. Er is een onafhankelijke

tussenlaag gemaakt, een zogenaamde stekkerdoos, waar alle interne en externe

applicaties op aangesloten zijn. In de IT-volksmond wordt dit ook wel de Enterprise

Service Bus (ESB) genoemd. Deze Service Bus ‘spreekt’ een universele taal, waardoor

alle applicaties met elkaar kunnen communiceren. Een voor de corporatiemarkt

gedeeltelijk ingerichte ESB noemen we dan een Corporatie Service Bus (CSB).

Voordelen

- Veranderingen die ergens in een applicatie worden gedaan (bijvoorbeeld als

bewoners via internet inloggen) worden automatisch overgenomen door de

gekoppelde applicaties.

- 1-op-1 koppelingen kan leiden tot 2*(n-1) (n: aantal applicaties)! Terwijl een

service bus oplossing slechts leidt tot 2*n koppelingen.

- Makkelijker verwisselen of in de toekomst toevoegen van nieuwe applicaties –

geen lockin meer.

- Beveiliging is eenduidig in te regelen.

- Overzichtelijk gekoppelde interne en externe systemen.

- Eenvoudige koppeling tussen alle informatiestromen, diepgaande analyses

mogelijk.

Nadelen

- Er zijn kosten verbonden aan het inrichten van een tussenlaag/ESB.

- Er is een omvorming nodig van de huidige inrichting.

- Beheer complex tenzij genoeg maatregelen worden getroffen.

De keuze

De keuze die een corporatie maakt, is afhankelijk van vele factoren, waaronder de

grootte van de corporatie, de kosten die gemaakt worden voor ICT, het aantal

applicaties en het aantal vestigingen. Hieronder is een grafische

voorstelling van de oplossingen a,b en c afgebeeld.

Oplossing c (versimpelde weergave)

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 8 van 12

4 De Corporatie Service Bus (CSB) IT (kosten) beheersen

We gaan wat dieper in op optie c, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk, De

koppeling van applicaties via een (Corporatie) Service Bus. Deze kan bijzonder

interessant zijn voor corporaties die willen fuseren of gefuseerd zijn en problemen

ondervinden in de informatiestromen of het koppelen daarvan.

Directe koppelingen zijn complexer

Natuurlijk is het mogelijk direct koppelingen te maken tussen applicaties en de

portalen. Op korte termijn bekeken, is dat waarschijnlijk ook goedkoper. Maar zoals in

de grafische afbeelding van oplossing a/b al te zien is, wordt het uiteindelijk

complexer. De wet- en regelgeving en zaken als transparantie en de behoefte aan

actuele managementinformatie, kunnen er immers voor zorgen dat regelmatig nieuwe

koppelingen nodig zijn. Bovendien heeft een aanpassing in de ene applicatie

onherroepelijk gevolgen voor de andere, gekoppelde applicatie. Het gevolg is, dat de

hele IT-structuur op termijn alleen maar complexer wordt, minder goed beheersbaar

is en daardoor meer tijd en geld gaat kosten.

Eén taal

Er is een belangrijk verschil tussen de koppeling met een middenlaag, zoals die van

oplossing c, Corporatie Service Bus (CSB), en de koppelingen zoals die in de

oplossingen a en b beschreven zijn. Dat verschil zit hem in de taal. Bij a en b zijn er

vele verschillende ‘tolken’ nodig: elke koppeling heeft zijn eigen tolk, omdat vrijwel

elke applicatie of portaal zijn eigen taal spreekt.

Daarentegen is de CSB als het ware zélf de tolk en wel een heel bijzondere. Als

middenlaag is hij in staat zeer snel alle binnenkomende en uitgaande gegevens in één

taal om te zetten, waardoor interne en externe applicaties, portalen en databases met

elkaar kunnen communiceren.

Eén koppeling

Bij directe koppelingen zonder (Corporatie) Service Bus (CSB) betekent één wijziging

automatisch dat die wijziging voor elke koppeling moet worden verricht. Met een CSB

kunnen systemen onafhankelijk van elkaar (oftewel los) gekoppeld worden. De enige

koppeling is die met het CSB-platform. Daarom wordt dit ook wel een Loosely Coupled

System genoemd. Als er een applicatie moet worden toegevoegd of gewijzigd, hoeft

dat alleen voor de desbetreffende applicatie te gebeuren.

Ontsluiting naar de buitenwereld (services)

Het gebruik van een eigentijdse middenlaag (CSB) maakt het ook mogelijk om

interactieve services uit te voeren. Denk hierbij aan portals naar medewerkers,

huurders, leveranciers en stakeholders. Deze doelgroepen hebben te maken met één

gelijksoortig omgeving (portals), terwijl de CSB zorgt voor de communicatie met de

verschillende systemen. Langs deze weg geeft u naast medewerkers ook derden de

mogelijkheid om (geconditioneerd) te muteren in uw systemen. In nauwe samenhang

met workflowsystemen wordt op deze wijze een belangrijk deel van de

werkzaamheden verlegd naar buiten.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 9 van 12

Lange termijn voordeel

Ofschoon directe koppelingen tussen applicaties dus tijdelijke problemen en

informatiebehoeften kunnen oplossen, lijkt de (Corporatie) Service Bus beter te

passen in de wensen van corporaties op langere termijn, zoals:

- een overzichtelijke, voorspelbare en beheersbare IT-structuur;

- eenduidige opslag van gegevens;

- kostenbeheersing van IT-werkzaamheden.

- nieuwe applicaties, databases of portalen eenvoudig aansluiten op het

netwerk;

- makkelijk applicaties aanpassen;

- informatie flexibel ontsluiten voor toezichtinstanties (Gemeente, VROM, CFV,

Raad van Commissarissen, Waarborgfonds Sociale Woningbouw(WSW)

Randvoorwaarden

Een Corporatie Service Bus(CSB) is een groeiproces, dat niet in een maand behaald

zal worden. Om een CSB goed tot zijn recht te laten komen, en hier financiële,

beheer- en effectiviteitvoordelen te behalen, moeten allereerst de bedrijfsprocessen

goed worden ingericht. En om vervolgens een goede CSB in te richten moet er een

herontwerp plaatsvinden van het applicatielandschap dat naadloos aansluit op de

bedrijfsprocessen. De communicatie tussen adviesbureaus, applicatieleveranciers,

integratiepartijen en organisaties zoals NetwIT is essentieel voor het goed en

toekomstvast inrichten van de applicatiearchitectuur/CSB.

Applicatielandschap Scan

Om inzicht te krijgen in de mogelijke voordelen heeft Info Support een

Applicatielandschap Scan ontwikkelt zodat woningcorporaties binnen 2 weken inzicht

krijgen in hun applicatielandschap inclusief aanbeveling voor professionalisering in een

stappenplan.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 10 van 12

5 CORA & VERA

In de voorgaande hoofdstukken hebben we de problematiek van de IT-architectuur

beschreven voor corporaties die applicaties van diverse afdelingen willen koppelen, of

van hun fusiepartners. De CORA (COrporatie Referentie Architectuur) en VERA

(Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur) plaatsen dit alles in een groter

plaatje, namelijk het bundelen van de IT-kracht van alle woningcorporaties. Waarin de

CORA zich voornamelijk richt op processen, richt de VERA zich op de technische

vertaling hiervan.

Krachten bundelen

Corporaties zullen zich sterk moeten maken in de professionaliseringsslag die zich

afspeelt in de markt. De krachten zullen op allerlei terreinen gebundeld moeten

worden, zoals dit al gebeurd in organisaties zoals Aedes, NetwIT en Stichting VERA.

Hierbij zullen adviesorganisaties, IT-leveranciers en integrators ook op de trein

moeten springen en ervoor zorgen dat corporaties hun financiële en maatschappelijke

doelstellingen behalen.

CORA is een initiatief van NetwIT waarin corporaties, applicatieleveranciers,

adviesbureaus en integrators samen tot een eenduidige IT-architectuur moeten komen

voor woningcorporaties.

M&I/Partners omschrijven dit op hun website als:

1.

Uniformering gegevensdefinities, resulterend in een (referentie)

objecten/gegevensmodel voor de branche en een lijst van definities. Zeg maar het

corporatiewoordenboek op logisch niveau.

2.

Referentiemodel applicatiedomeinen en koppelvlakken, afgeleid van de

(keten)processen in de branche en gebaseerd op de best practices van corporaties

die op dit gebied koploper zijn. 6

Hierdoor kunnen alle corporaties met hun eigen specifieke applicaties profiteren van

een standaard IT-architectuur in de corporatiemarkt. Op de website van Stichting

VERA wordt verder in gegaan op de overlap van CORA en VERA/

De voordelen van CORA & VERA

De voordelen van CORA en VERA voor integratie van het applicatielandschap ligt in het

kennis delen tussen IT-afdelingen van corporaties. Want ook al heeft iedere corporatie

haar eigen bedrijfsproces, er is veel overlap te vinden qua informatiestromen, zoals

contracten, bewoners en leveranciers. Hierdoor hoeft er in veel gevallen niet het wiel

opnieuw te worden uitgevonden. Daarnaast is de standaard referentiearchitectuur

CORA en VERA een basis waar applicatieleveranciers en integratiepartijen zullen

moeten aansluiten, om tot een optimale aansluiting te komen bij de behoeftes van

woningcorporaties. VERA zorgt hierbij voor de uniforme gegevensuitwisseling tussen

ICT systemen door implementeerbare gegevensdefinities beschikbaar te stellen.

6 M&I/Partners:

http://www.mxi.nl/nieuws/index.asp?pa_id=377&keywords=&markt=&competentie=&

jaar=&PageNo=2&StartGroup=0

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 11 van 12

6 Conclusie

Het mag duidelijk zijn. Uitdagingen genoeg voor de woningcorporatie. Maar met als

basis de COrporatie Referentie Architectuur (CORA) en de Volkshuisvesting Enterprise

Referentie Architectuur (VERA), een goed ingerichte Corporatie Service Bus (CSB) en

de juiste aansluiting van applicatieleveranciers en integratiepartijen schept de

toekomst vertrouwen.

Dit betekent niet dat het de woningcorporaties zal komen aanwaaien en de blijvende

dialoog tussen woningcorporaties, adviesbureaus, applicatieleveranciers en

integratiepartijen is essentieel voor het optimaliseren van de IT bij woningcorporaties.

Allereerst is in het onderkennen van bedrijfsprocessen en de wensen van de IT een

grote taak weggelegd voor adviesbureaus. Waarbij het essentieel is om in een

vroegtijdig stadium een IT-architect in te schakelen, om een toekomstvast

applicatielandschap vorm te geven. Dit zal in nauwe samenwerking met de technische

implementatie- en integratiepartner en ERP leverancier moeten gebeuren. De

applicatieleveranciers van o.a. ERP, documentenbeheer en portaalsoftware moeten

aansluiten op de benoemde bedrijfsprocessen, maar ook op het applicatielandschap

van de woningcorporatie. Het wordt namelijk in toenemende mate belangrijk om

koppelingen te kunnen maken tussen de diverse applicaties die aanwezig zijn bij

woningcorporaties.

Het belang van een goed ingerichte architectuur(ESB) wordt onderkend door de

problemen die zij oplost. Het gevolg ervan is een heldere IT-visie, kostenbesparing,

efficiëntievoordelen, betere ontsluiting richting toezichthouders, grip op een

toekomstvast en aanpasbaar applicatielandschap, kortere time to market en een

betere budgetinschatting mogelijk.

Applicatie-integratie en Services bij Woningcorporaties 25-05-2012

Pagina 12 van 12

Over Info Support Info Support is opgericht in 1986 en is met ruim 350 medewerkers in Nederland een

vooraanstaand IT-dienstverlener op het gebied van IT-consultancy, software -

ontwikkeling, opleidingen en beheer. Info Support is niet beursgenoteerd en financiert

de verdere ontwikkeling van de organisatie op basis van een beheerste groei uit eigen

middelen.

Onze drive achter de oplossingen die wij realiseren voor onze klanten is er sterk op

gericht bedrijfsprocessen sneller en beter te maken. Info Support ontwikkelt en

beheert solide en innovatieve softwareoplossingen die organisaties ondersteunen bij

het realiseren van hun doelstellingen.

De kernwaarden Soliditeit, Integriteit, Vakmanschap en Passie typeren onze

werkwijze, waarin we sociaal en solide management belangrijker vinden dan

omzetmaximalisatie. Ons hoogste doel is dat we met opdrachtgevers en medewerkers

willen bouwen aan langetermijnrelaties. Daarbij houden we ons aan gemaakte

afspraken. Dit maken we in de praktijk waar, getuige de jarenlange relaties die we

met onze klanten hebben. Info Support mag zich al 16 jaar op rij TOP-IT-werkgever

van het jaar noemen.

Zie voor meer informatie www.infosupport.com.