Apostila de GOLE 2013 - Cópia.pdf
-
Upload
raphaela-dias-leonini -
Category
Documents
-
view
100 -
download
1
Transcript of Apostila de GOLE 2013 - Cópia.pdf
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
Curso Técnico em Eventos
GESTÃO OPERACIONAL
E LOGISTICA EM EVENTOS
Nome: Nº. Turma:
2º Mod. Eventos
Professor: Mirna Câmara Perillo Data:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
Conteúdo 1. Princípios de Organização e Montagem de Eventos ................................................................ 4 1.1. PLANEJAMENTO DE UM EVENTO ................................................................................. 4 1.1.1. Conceito gerais .............................................................................................................. 4 2. ELABORAÇÃO DE PROPOSTA E BRIEFING ......................................................................... 6 2.1. Roteiro de Projeto.............................................................................................................. 6 2.2. INSTRUMENTOS AUXILIARES E DE CONTROLE DE ................................................... 7 2.2.1. Briefing .......................................................................................................................... 7 3. LOCAL/SEDE DE UM EVENTO ......................................................................................... 11 4. Definição de data................................................................................................................. 14 5. TEMA E PÚBLICO ALVO DE UM EVENTO ....................................................................... 15 6. RECURSOS ........................................................................................................................ 20 6.1. Recursos Financeiros ...................................................................................................... 20 6.1.1. Previsão Financeira ..................................................................................................... 20 6.1.2. Organização e controle ............................................................................................... 20 6.2. Recursos Humanos ......................................................................................................... 21 6.3. Recursos Materiais .......................................................................................................... 21 7. PLANEJAMENTO, COORDENAÇÃO E CONTROLE ........................................................ 22 7.1. Secretaria executiva ........................................................................................................ 22 7.2. Recepção e atendimento ................................................................................................ 25 7.2.1. Recepcionista da secretaria ........................................................................................ 25 7.2.2. Moderador/apresentador/mestre de cerimônias ......................................................... 26 7.2.3. Recepcionista do aeroporto ........................................................................................ 26 7.2.4. Recepcionista do hotel ................................................................................................ 27 7.3. Marketing e vendas ......................................................................................................... 27 7.4. Publicidade e comunicação ............................................................................................. 28 7.5. Serviços de manutenção das instalações e equipamentos ............................................ 30 8. ORÇAMENTO DE UM EVENTO ......................................................................................... 31 9. CAPTAÇÃO DE RECURSOS ............................................................................................. 36 9.1. FORMAS OU MODALIDADES DE PATROCÍNIO .......................................................... 36 9.1.1. CARTA-PROPOSTA DE PATROCÍNIO...................................................................... 37 9.2. CONTRATO DE PATROCÍNIO ....................................................................................... 38 9.2.1. CONTRATO DE PATROCÍNIO ................................................................................... 38 10. MARKETING DE EVENTOS ........................................................................................... 40 10.1. TÉCNICAS DE MARKETING E VENDAS................................................................... 40 10.2. A MARCA DO EVENTO .............................................................................................. 41 10.3. VENDA DE ESPAÇOS EM EVENTOS TÉCNICOS E COMERCIAIS ........................ 42 10.4. PARTICIPAÇÃO DA IMPRENSA E ÓRGÃOS DE DIVULGAÇÃO ............................. 44 10.5. BOLETINS E FOLHETOS PUBLICITÁRIOS .............................................................. 45 10.6. MALA DIRETA ............................................................................................................. 46 10.7. TELEMARKETING ...................................................................................................... 47 10.8. CARTAZES E FAIXAS ................................................................................................ 48 11. INFLUÊNCIA DOS FATORES SAZONAIS OU .............................................................. 50 11.1. DURAÇÃO DO EVENTO ............................................................................................ 51 11.2. EVENTOS COMPLEMENTARES OU SIMULTÂNEOS AO EVENTO PRINCIPAL ... 51 11.3. ATIVIDADES ESPECIAIS PARA PARTICIPANTES E ACOMPANHANTES ............. 52 12. ROTEIRO PRÁTICO DE UM EVENTO........................................................................... 54 12.1. ORGANIZAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DE UM EVENTO: ROTEIRO BÁSICO 54 12.2. Características do evento programado ....................................................................... 54 12.3. Hospedagem ............................................................................................................... 57 12.4. PESSOAL ESPECIALIZADO ...................................................................................... 57 12.5. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS ............................................... 58 12.5.1. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS DE USO: ............................... 58 13. Noções de decoração para eventos................................................................................ 60
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
3 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
14. INSTALAÇÕES E CONDIÇÕES AMBIENTAIS .............................................................. 61 14.1. DEPENDÊNCIAS E ÁREAS DE OCUPAÇÃO ............................................................ 61 14.2. FUNCIONALIDADE E CONDIÇÕES DE OPERAÇÃO DAS INSTALAÇÕES ............ 63 14.3. ASPECTOS AMBIENTAIS DAS DEPENDÊNCIAS E LOCAIS DE UM EVENTO ...... 63 15. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE........................................................................ 66 16. PROGRAMAÇÃO ............................................................................................................ 72 17. Check list ......................................................................................................................... 74 18. LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS ............................................................ 76 18.1. MÓVEIS E INSTALAÇÕES ......................................................................................... 76 18.2. MATERIAIS DE APOIO ............................................................................................... 77 18.2.1. MATERIAL DE ESCRITÓRIO E IMPRESSOS ........................................................... 78 18.3. MATERIAL PARA DECORAÇÃO ............................................................................... 79 18.4. MATERIAL PARA SANITÁRIOS E BANHEIROS ....................................................... 79 19. HOSPEDAGEM E TRANSPORTE DOS ......................................................................... 80 19.1. ASPECTOS GERAIS .................................................................................................. 80 19.2. CONTRATO DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE E HOSPEDAGEM ........................ 81 19.3. TRANSPORTE ............................................................................................................ 82 19.4. HOTEL ......................................................................................................................... 83 19.5. BAGAGEM .................................................................................................................. 83 19.6. ALTERAÇÕES DE ROTEIRO E HOTÉIS ................................................................... 84 19.7. PREÇOS ..................................................................................................................... 84 19.8. OBSERVAÇÕES GERAIS .......................................................................................... 84 19.9. RECLAMAÇÕES ......................................................................................................... 85 19.10. CONCORDÂNCIA ....................................................................................................... 86 20. SEGURANÇA E PROTEÇÃO DOS LOCAIS DOS ......................................................... 87 20.1. DISPOSIÇÕES GERAIS ............................................................................................. 87 20.2. ENTRADA E SAÍDA DE PESSOAS DOS LOCAIS DE EVENTOS ............................ 87 20.3. ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS ........................................................................... 88 20.4. SERVIÇOS DE GUARDA E VIGILÂNCIA ................................................................... 89 20.5. ATENDIMENTO EMERGENCIAL DE ACIDENTES ................................................... 89 20.6. MANUTENÇÃO E LIMPEZA DOS LOCAIS DE EVENTOS........................................ 90 21. INSCRIÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO EM ....................................................................... 91 22. VERIFICAÇÃO E AUDITORIA DE ATIVIDADES ........................................................... 93 22.1. ASPECTOS GERAIS .................................................................................................. 93 22.2. PESQUISA SOBRE OS SERVIÇOS DE RESTAURANTE......................................... 94 22.3. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO CULTURAL ................................... 95 22.4. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS DE HOTEL ............................. 96 22.5. AUDITORIA OPERACIONAL DE EMPRESA DE EVENTOS ..................................... 97 23. PROVIDÊNCIAS E RELATÓRIO AO TÉRMINO .......................................................... 100 24. FLUXOGRAMAS ........................................................................................................... 102 24.1. FLUXOGRAMAS DAS FASES DO PLANEJAMENTO ............................................. 103 24.2. ETAPA DO PLANEJAMENTO .................................................................................. 105 24.3. ETAPA DA ORGANIZAÇÃO ..................................................................................... 106 24.4. ETAPA EXECUÇÃO.................................................................................................. 107 24.5. Fluxograma 06 – Execução – Véspera do Evento .................................................... 108 24.6. Fluxograma 09 – Execução – Dia do Evento ............................................................ 109 24.7. Fluxograma 14 – Execução – Fim do Evento ........................................................... 110 24.8. Fluxograma Etapa de Avaliação ............................................................................... 111 25. Calendário Oficial de Eventos ....................................................................................... 112 25.1. O calendário oficial de eventos ................................................................................. 112 26. Bibliografia ..................................................................................................................... 117
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
4 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
1.
Princípios de Organização e Montagem de Eventos
1.1. PLANEJAMENTO DE UM EVENTO
1.1.1. Conceito gerais Por sua complexidade, amplitude e importância, a promoção de um evento exige alta
especialização técnica, experiência e especialização no tipo de evento que será realizado. Sua
Operacionalização fundamenta-se em um eficiente sistema de planejamento, abrangendo
alguns aspectos básicos:
Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento.
Isso significa ter o domínio absoluto e integral do ambiente, dos limites de
atuação e de todas as etapas de sua execução;
Estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma de execução
com bastante antecedência da data prevista para seu inicio;
Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências
operacionais;
Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela
coordenação e execução dos trabalhos;
Estabelecer sistema de integração e relacionamento permanente com
patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas,
imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores
colhendo subsídios e sugestões;
Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de
operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, prontamente eventuais
deficiências ou falhas no decorrer do evento;
Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos
necessários para a operacionalização dos serviços;
Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes
dos eventos;
Implantar sistema de controle e acompanhamento das providencias e decisões
tomadas no curso do evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
5 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
A concepção e planejamento de um evento deverão ser precedidas de estudo de
viabilidade para analise das condições e capacidade da entidade promotora para a sua
realização. Além disso, há necessidade de realizar previamente ampla pesquisa técnica para
conhecer a opinião do público – alvo sobre objetivos, sistemática, locais, datas, horários,
participantes, convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de
marketing, os veículos de comunicação e divulgação, bem como as atividades e
responsabilidades relacionadas com a promoção do evento:
Planejamento, coordenação e controle;
Secretaria executiva;
Recepção e atendimento;
Marketing e vendas;
Publicidade e comunicação;
Serviços de manutenção das instalações e equipamentos;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
6 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
2.
ELABORAÇÃO DE PROPOSTA E BRIEFING
2.1. Roteiro de Projeto Para o planejamento e a operacionalização de um evento, é primordial elaborar um projeto
com informações básicas que direcionem o desenvolvimento das atividades necessárias à sua
efetivação.
MODELO DE ROTEIRO DE PROJETO DE EVENTOS
1. Título (nome do evento)
2. Associação, empresa e/ou industria promotora
3. Entidade e/ou empresa organizadora
4. Cidade – sede
5. Local do Evento
5.1. Nome
5.2. Endereço
5.3. Cidade
5.4. Estado
6. Tema do evento
7. Objetivos (o que se pretende alcançar com o evento)
7.1. Geral
7.2. Específicos
8. Justificativa (por que é importante a realização do evento)
9. Público alvo (perfil e número de participantes)
10. Descrição do evento
11. Período de realização do evento e horário
12. Programação preliminar do evento
13. Taxa de inscrição e/ou ingresso
13.1. Ingresso (valores de acordo com o local)
13.2. Inscrição ( gratuita e/ou preços previstos e prazos)
13.3. Outros
14. Recursos necessários
14.1. Recursos humanos
14.2. Recursos materiais (administrativos)
14.3. Materiais de divulgação
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
7 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
14.4. Recursos audiovisuais e equipamentos
14.5. Diversos
15. Instalações (descrição e localização dos espaços físicos que serão utilizados pelo
evento)
16. Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)
17. Plano de divulgação e marketing
18. Previsão orçamentária
18.1. Receitas
18.2. Despesas
19. Cronograma
20. Considerações finais
ANEXOS:
Modelo de carta – convite;
Modelo de material de divulgação;
Modelo de ficha de inscrição;
Modelo de certificado;
Modelo de formulários em geral;
Regulamento de funcionários do evento;
Outros.
2.2. INSTRUMENTOS AUXILIARES E DE CONTROLE
DE PLANEJAMENTO
Durante todas as fases do planejamento e organização de um evento, são utilizados alguns
instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades. Os instrumentos mais
utilizados são briefing, check list e outros.
2.2.1. Briefing Conjunto de informações e instrumentos facultadas com antecedência aos
organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do evento que será organizado.
MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS
EMPRESA/CONTRATANTE
Razão social:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
8 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Endereço:
Fone:
Contato:
Cargo:
Segmento e atuação da empresa:
Produto e/ou linha de produto ou serviço:
Fax:
Depto:
1. Evento:
1.1. Título
1.2. Obejeto principal do evento (comemoração, reengenharia, ciência, técnico,
confraternização, promocional, institucional e outros)
1.3. Qual a tipologia do evento?
1.4. Há tema definido? ( ) sim ( ) não
1.5. Caso a resposta seja afirmativa, qual é?
2. Público Alvo
2.1. Perfil do público alvo: sexo, faixa etária, escolaridade, nível socioeconômico, grau
hierárquico;
2.2. Número estimado de participantes;
2.3. Qual a origem geográfica dos participantes?
3. Data/duração
4. Local
4.1. Existe um local determinado para o evento? ( )sim ( ) não
4.2. Caso a resposta seja afirmativa, onde?
5. Programa
5.1. Existe um programa do evento? ( ) sim ( ) não
5.2. Caso a resposta seja afirmativa, anexa-lo.
6. Hospedagem
6.1. Inclui hospedagem? ( ) sim ( ) não
6.2. Qual a categoria dos hotéis a serem utilizados?
7. Transporte
7.1. Que meio de transporte será utilizado para esse evento?
7.2. Existe empresa transportadora oficial do evento?
8. Serviços
8.1. O que será oferecido aos participantes?
( ) alimentação ( ) brindes ( ) traslados
( ) atividades sociais, culturais e turísticas ( ) outros. Especificar:
9. Convidados e autoridades
9.1. Quem são os convidados e as autoridades?
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
9 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
9.2. Qual o diferencial de serviços e as honras que serão oferecidas a eles?
10. Verba
10.1. Existe verba prevista? ( ) sim ( ) não
10.2. Qual o valor?
11. Comissão organizadora
11.1. Existe uma comissão organizadora? ( ) sim ( ) não
11.2. Quem são os contatos?
12. Idioma
12.1. Qual o idioma oficial do evento?
13. Divulgação
13.1. Como será feita a divulgação?
13.2. Quais veículos de comunicação serão utilizados?
13.3. Existe logotipo do evento? ( ) sim ( ) não
Caso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento.
13.4. Criar material de divulgação de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores
especiais.
14. Equipamentos
14.1. Quais equipamentos audiovisuais e administrativos serão utilizados?
15. Materiais
15.1. Quais materiais administrativos e do participante serão utilizados?
16. Serviços
16.1. Quais serviços serão necessários?
( ) tradução simultânea;
( ) Buffet para jantar e/ou almoço, coquetel, coffee break e outros;
( ) decoração;
( ) sonorização;
( ) filmagem;
( ) fotografia;
( ) outros; Especificar
17. Recursos humanos
17.1. Quantidade:
17.2. Com que qualificação?
17.3. Para esse evento, haverá a contratação de outros prestadores de serviços,
como:
( ) agencia de propaganda;
( ) serviços gráficos;
( ) assessoria de imprensa;
( ) agencia de turismo;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
10 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
( ) assistência médica hospitalar;
( ) transportadora rodoviária para traslados;
( ) seguro;
( ) outros. Especificar
Esse instrumento é aplicado também em outras situações, quando se torna necessário
esclarecer a alguém, resumidamente, do andamento do processo ou de qualquer problema que
não está solucionado.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
11 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
3. LOCAL/SEDE DE UM EVENTO
Os eventos poderão ser realizados em centros de convenções, hotéis, clubes sociais,
auditórios de entidades, quadras esportivas, salões de empresas e instituições religiosas e
outros locais, dependendo do tipo de evento, nível e número de participantes e ainda dos
interesses dos patrocinadores e colaboradores. Para a escolha do local, deverão ser
considerados principalmente os aspectos relacionados com a estrutura de serviços oferecida
pelo estabelecimento-sede e pela localidade onde será realizado o evento, tais como:
instalações físicas disponíveis;
infraestrutura de apoio administrativo e de serviços;
segurança;
meios de comunicação;
transporte, locomoção e acesso a pontos de táxi, ônibus, aeroporto etc.;
proximidade de estabelecimentos de serviços, tais como hospitais,
restaurantes.
Há uma tendência de promover os eventos de maior porte em locais afastados dos centros
urbanos, justificando-se pelo menor custo e por oferecerem maior conforto, segurança,
liberdade e descontração. Nesse caso, para os participantes de eventos culturais e técnicos há
melhores condições de integração nos objetivos do evento, pois convivem em ambientes mais
amplos e saudáveis. Além disso, a realização de eventos de maior expressão e importância em
locais afastados elimina ou reduz as interferências externas, principalmente as atividades de
lazer e diversão oferecidas nos centros urbanos de maior movimento.
Em virtude da diversificação dos tipos de eventos, há carência ou dificuldade de se
ajustarem as características dos eventos aos recursos locais disponíveis. A deficiência de uma
infraestrutura de serviços no local poderá prejudicar os projetos, e as soluções alternativas
tornam-se onerosas ou inadequadas.
Os locais de eventos devem oferecer características específicas e funcionalidade para
viabilizar os empreendimentos, e abranger:
instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, tais como
reuniões, coquetéis, jantares e feiras de maior expressão e, ainda, os eventos
paralelos;
espaços amplos, modulares, com pé-direito alto, permitindo a instalação de
equipamentos especiais;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
12 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
capacidade para a montagem de múltiplos cenários, pontos de iluminação,
sonorização, instalações de equipamentos informatizados e outros instrumentos;
auditórios modulares;
áreas interligadas que proporcionem plena integração das atividades dos participantes;
facilidade de acesso e circulação de pessoas e veículos;
disponibilidade de equipamentos próprios ou locados de terceiros;
áreas de depósito e armazenagem adequadas;
meios de comunicação;
flexibilidade para transformação de ambientes e instalações;
áreas disponíveis e com segurança para o estacionamento de veículos;
disponibilidade de recursos humanos qualificados.
Finalmente, um fator de maior relevância na operacionalização de um evento é o layout
do local, ou seja, a distribuição e fluxo dos serviços no espaço físico disponível ou área de
ocupação e movimentação de todas as atividades. O estudo do layout fundamenta-se
basicamente na planta baixa do local, e deve-se efetuar uma simulação das operações e
circulação no ambiente, incluindo o uso dos equipamentos. Pela simulação de tempos e
movimentos serão estabelecidos os fluxos operacionais adequados e eficientes, evitando-se
pontos de estrangulamento, sobreposição de tarefas e movimentação desnecessária do
pessoal e, ainda, correções no curso dos trabalhos, prejudicando seu andamento ou
funcionamento.
É habitual a locação de dependências de clubes sociais, entidades ou associações
para a realização de eventos, tais como bailes, congressos, jantares, formaturas etc.
Não obstante a excelência das instalações dessas entidades, a locação poderá
apresentar alguns inconvenientes:
os clubes sociais, em geral, somente efetuam a locação de dependências mediante
pedido ou recomendação de associado;
os custos são mais elevados, pois as entidades procuram resguardar-se de eventuais
danos provocados nas instalações, por terceiros;
habitualmente, o pedido de locação deve ser apreciado em reunião de Diretoria da
entidade, o que poderá acarretar morosidade na decisão;
muitas entidades ou clubes liberam suas dependências com a condição, porém, de que
o atendimento dos serviços de alimentação seja feito pelo restaurante da própria
entidade ou em comodato. Essa prática nem sempre atende aos desejos do cliente
quanto a qualidade, tipo e preço dos serviços oferecidos;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
13 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
normalmente, as entidades estabelecem uma série de exigências para o ingresso e
circulação de pessoas que não sejam sócios, restringindo a livre movimentação dos
participantes do evento, o que poderá gerar reclamações e constrangimentos.
Para a decisão quanto ao local do evento, deverá ser feita uma visita de inspeção
detalhada e rigorosa das instalações e ambientes, com o objetivo de assegurar o máximo
conforto aos participantes e melhores condições de atendimento dos serviços exigidos.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
14 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
4. Definição de data
A fixação de data está estreitamente ligada às possibilidades de sucesso do evento. Uma
data mal escolhida pode acarretar inúmeros problemas ao promotor e ao organizador.
Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em vista o calendário promocional e a área
geográfica a ser atingida, tais como:
Não coincidir com eventos cívicos ou religiosos, locais, regionais ou nacionais;
Não coincidir com outros eventos similares em data próxima;
Não coincidir com outros eventos de grande porte que comprometam a
infraestrutura de hospedagem, alimentação e transporte.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
15 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
5. TEMA E PÚBLICO ALVO DE UM EVENTO
O tema ou a mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido ou
inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo. Entendem-se como
público-alvo de eventos as empresas e pessoas, princi¬palmente as que atuam como
consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características
definidas (clientes atuais e potenciais, empresários, fornecedores, estudantes, público em geral
etc.).
Assim, o tema deverá identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem
o universo do evento planejado, ou seja, origem, nível cultu¬ral e social, poder aquisitivo, faixa
etária, sexo, estado civil, nacionalidade etc. Além disso, deverão ser considerados os fluxos
turísticos de outras regiões e ainda interesses que poderão ser criados ou estimulados por
meio da promoção do evento. O título do evento deverá motivar a participação, constituindo-se
no principal agente de divulgação da imagem do evento. Deverão ser evitados títulos,
denominações ou temas que possam gerar interpretações inadequadas ou que não traduzam
com fidelidade e clareza as características do evento, ou não se identifiquem imediatamente
com o público-alvo. Habitualmente, nos eventos realizados periodicamente, os títulos originais
são preservados em virtude de já terem sido incorporados à tradição. Os promotores de
eventos, principalmente das áreas comerciais e industrial (feiras e workshops), deverão ter
pleno conhecimento do mercado-alvo da iniciativa para direcionar e orientar sua estratégia de
marketing. Assim, deverão realizar pesquisas e consultas para obter informações precisas
sobre as condições atuais e tendências do mercado em relação aos produtos, serviços e outras
atividades relacionadas com o evento. Simultanea¬mente à escolha e definição do tema e do
público-alvo, deverá ser feita a seleção preliminar das pessoas, entidades e empresas que
participarão do evento, na condição de autoridade, homenageado, apresentante, técnico,
consultor, con¬ferencista, mediador, orador, coordenador, convidados especiais e outros. Isso
é importante para que os convites sejam feitos com bastante antecipação e per¬mitam aos
convidados e participantes ajustarem suas agendas e confirmarem a presença, possibilitando a
estruturação do programa oficial do evento. Como ilustração, a seguir são apresentados temas
de eventos realizados em diversos locais e épocas:
5.1. EVENTOS CULTURAIS
Festival de teatro popular
Coral
Show artístico de talentos jovens
Danças folclóricas ou clássicas
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
16 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Bandas, orquestras, conjuntos
Instrumentistas
Sessão de vídeo ou cinema
Exposição de arte (pintura, escultura)
Feiras e lançamentos de livros
Feira de antiguidades
Música popular e erudita
Leilão de arte
Bienal internacional do livro
Encontro de corais
Mostra de danças arte-educação
Festival de bandas e fanfarras
Festa dos povos
5.2. EVENTOS RELIGIOSOS
Festa de Nossa Senhora Aparecida
Procissão fluvial
Excursão para localidades religiosas
Seminário brasileiro de evangelização
Festas de padroeiros locais
Fórum de debates religiosos
Festa dos Orixás, lansã 1e Oxum
5.3. EVENTOS ESPORTIVOS
Olimpíada estudantil
Competição hípica internacional
Copa de futebol feminino
Convenção de clubes esportivos amadores
Corrida rústica de São João
Campeonato de squash/paddle2
Campeonato de canoagem
Gincana
Feira esportiva de sol e lazer
Festival de voo livre
1 Nas lendas provenientes do candomblé, Iansã foi mulher de Ogum e depois de Xangô, seu verdadeiro
amor 2 O Paddle é disputado sempre em duplas. A bolinha é diferente da de tênis e a quadra tem algumas
diferenças
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
17 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Corrida rústica de fim de ano
Encontro de corredores e promotores de corridas de longa distância
5.4. EVENTOS GASTRONÓMICOS
Feira da alimentação
Encontro de produtores de bebidas
Noite mexicana
Jantar dançante
Festa do chope
Churrasco da vitória
Festa da uva e do vinho
Noite de queijos e vinhos
Feira gastronômica do litoral norte
Congresso internacional do vinho
Feira internacional do talento gastronômico
Oktoberfest - festival do chope
5.5. EVENTOS COMERCIAIS
Salão de moda jovem
Convenção de lojistas
Lançamento de produtos
Feira de produtos asiáticos
Bazar natalino
Circuito das malhas
Salão de representantes comerciais
5.6. EXPOSIÇÃO E FEIRAS
Feira da indústria e comércio têxtil
Salão internacional de informática
Hotel-feira de produtos e serviços
Rodeio crioulo
Exposição-feira do artesanato
Exposição de pássaros e animais silvestres
Festa dos povos
Festa das flores
Feira das nações
Feira de lojas de conveniências
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
18 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Feira de negócios e tecnologias rurais
5.7. EVENTOS SOCIAIS
Rainha do clube
Baile típico regionalista
Carnaval de inverno
Aniversário de entidade
Réveillon
Festa jovem
Bodas de prata/ouro
Festa da primavera
Festival do folclore
Semana italiana
Confraternização de imigrantes
Feira da amizade da região
Salão da mulher
Encontro de lazer e entretenimento
5.8. EVENTOS TÉCNICO-CIENTÍFICOS
Jornada de atualização tecnológica
Ciclo de estudos superiores
Congresso profissional
Seminário de marketing
Encontro de operadores de turismo
Seminário de integração regional
Encontro de prefeitos e vereadores
Congresso pan-americano de arquitetos
Encontro nacional de jornalistas Salão de corretores de imóveis
Feira de soluções de informática
Jornada ginecológica
5.9. EVENTOS TURÍSTICOS
Feira de pesca e lazer
Congresso de agentes de viagem
Salão profissional de turismo
Semana verde Seminário de ecologia
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
19 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
5.10. EVENTOS INDUSTRIAIS
Feira de inventos e novidades
Salão internacional de máquinas
5.11. EVENTOS RURAIS
Exposição de canários
Feira do cavalo árabe Rodeio crioulo
5.12. DIVERSOS
Feira dos namorados
Encontro de formandos de medicina
Festival da mentira
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
20 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
6. RECURSOS
6.1. Recursos Financeiros O planejamento dos recursos financeiros de um evento pode ser definido por meio da
previsão e da organização e controle das entradas e saídas dos recursos.
6.1.1. Previsão Financeira Composta por receitas e despesas. Os itens de despesa devem ser claramente
identificados e possuir custos de acordo com o preço do mercado. As fontes de receita
devem ser analisadas criteriosamente.
6.1.2. Organização e controle Busca harmonizar, dentro de determinado espaço de tempo, as entradas e saídas de
numerário, de forma que o disponível seja, ao longo do período de organização, suficiente
para cobrir despesas. Deve-se adotar também um critério de prioridades de despesas.
Os recursos financeiros procedem geralmente das seguintes formas:
Recursos preexistentes - para os eventos associativos, é a verba que a
entidade promotora destina para as despesas iniciais;
Taxa de inscrição/ingresso;
Doações - contribuições provenientes de pessoas físicas ou jurídicas, que
podem assumir as seguintes formas: dinheiro, materiais de consumo do
evento, serviços (impressão, buffet, alimentação, hospedagem, anúncios e
outros);
Patrocínio – quando uma organização pública ou privada assume a
responsabilidade total ou parcial dos custo da organização do evento;
Auxílios governamentais - esta fonte pode ser de origem federal, estadual ou
municipal, em que o órgão envolvido financia algum tipo de serviço ou material
do evento, tais como: estadias, passagens, cartazes, folhetos, publicações de
anais3 e outros.
3 É uma publicação eletrônica devidamente reconhecida e registrada, que recebe um número de registro
ISBN, fornecido pela Biblioteca Nacional, que valida a credibilidade do mesmo.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
21 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
6.2. Recursos Humanos A supervisão de logística é a responsável por todos os recursos humanos necessários
à operacionalização do evento, quer sejam da organização ou da empresa organizadora.
Constituem-se nas pessoas locadas na secretaria, no receptivo (quando não terceirizado), na
manutenção, no apoio, na segurança, entre outros.
Tanto os profissionais autônomos como os da própria organização necessitam de
coordenação, treinamento, responsabilidade e uniformes (seguranças, manobristas, buffet,
recepcionistas e outros), que devem ser providenciados pelo responsável, designado pela
supervisão de logística. Os recursos humanos necessários aos eventos, em geral, podem ser
divididos por área de atuação ou por supervisão.
6.3. Recursos Materiais A supervisão de logística é a responsável por todos os recursos materiais envolvidos
na execução, controle e avaliação do evento. Os equipamentos e recursos deverão contemplar
todas as atividades pertinentes ao evento e suas especificidades.
Equipamentos de som,
Equipamentos de luz,
Equipamentos de vídeo,
Equipamentos e aparelhos de comunicação,
Computadores,
Aparelho de fax,
Xerox,
Datashow,
Filmadoras,
Projetores de slides,
DVD players,
Gravadores,
Linhas telefônicas,
Painéis
Outros.
Somando-se a esses materiais diversos como bandeiras, bandejas, canetas, cinzeiros,
copos, e jarras de água, flores, medalhas, revistas, papéis e outros. Neste item está inserido
todo o material de secretaria que conforme o evento, estará disposto em um check list e em
fichas de responsabilidades.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
22 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
7. PLANEJAMENTO, COORDENAÇÃO E CONTROLE
A operacionalização de um evento abrange a integração das diversas atividades
técnicas nas respectivas especializações, através de uma unidade responsável pelas seguintes
atividades:
Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em
âmbito interna externo;
Designar os coordenadores setoriais;
Implantar sistemas de controle das operações;
Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa;
Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades;
Promover reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para a analise das
atividades em andamento;
Coordenar a instalação e montagem das secretarias dos congressistas e palestrantes,
sala VIP, sala de coordenação, slide desk e auditórios;
Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades;
Realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros;
Realizar a contratação de equipamentos de tradução simultânea e de interpretes, no
caso da participação de conferencistas/palestrantes estrangeiros;
Realizar a licitação de locação de equipamentos;
Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de
trabalho;
Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final;
Coordenar a elaboração dos anais do evento após sua realização, em que constem os
fatos relevantes ocorridos, conteúdo de palestras e informações sobre os participantes;
Coordenar as atividades do pessoal que abrangem: participar da seleção e contratação
de pessoal e serviços de terceiros, organizar as equipes de trabalho, orientando as
respectivas atribuições e responsabilidades, estabelecer normas de procedimentos e
conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicação.
7.1. Secretaria executiva
E responsável pelas seguintes atividades:
participar da elaboração dos cerimoniais das solenidades oficiais;
processar as inscrições dos participantes de eventos;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
23 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
prestar suporte técnico e operacional aos serviços de recepção e atendimento;
providenciar a confecção de formulários e impressos, tais como ficha de inscrição,
convites, ingressos, certificados de participação em cursos, apostilas, material didático,
contratos pré-impressos etc.;
elaborar e controlar as listas de presença nos eventos, quando exigíveis;
preparar os conjuntos de materiais para distribuição aos participantes (pastas,
formulários, "folha de perguntas", relatório de avaliação, material promocional, canetas
etc.);
providenciar a confecção e distribuição de adesivos, crachás, diplomas, certificados,
apostilas, pastas, credenciais e outros objetos etc.;
acompanhar as reuniões e encontros controlando o fornecimento de água e
refrigerante para a mesa principal, limpeza e decoração do local, coffee break etc.;
coletar o material técnico de estudo ou leitura que será distribuído aos participantes e
providenciar a reprodução de documentos, apostilas e materiais dos cursos e
palestras;
distribuir os convites e materiais publicitários e técnicos, tais como folders, boletins etc.;
coordenar os serviços relacionados com as reservas, transporte, recepção e
hospedagem dos participantes especiais do evento (palestrantes, autoridades,
homenageados etc.);
controlar as datas e horários das companhias aéreas e rodoviárias para o
acompanhamento das viagens dos convidados especiais;
acompanhar a programação de passeios ou tours, especialmente de participantes;
controlar o cumprimento dos convênios firmados com estabelecimentos comerciais,
restaurantes e pontos de venda incluídos nos roteiros turísticos;
verificar as condições dos veículos de viagem e traslados, incluindo equipamentos,
ambiente, conforto e, principalmente, as atividades e atitude dos motoristas e
auxiliares;
instalar, acompanhar e manter atualizado o quadro geral e a agenda da programação
de eventos, tais como conferências, debates, reuniões etc., indicando as datas,
horários, locais, ternário e palestrantes;
divulgar as alterações da programação;
providenciar os equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes,
assessorando ou orientando o uso adequado e guarda;
providenciar a colocação de faixas promocionais no local do evento;
providenciar a colocação de placas indicadoras de circulação, avisos e proibições nos
locais de fluxo e movimentação de pessoas;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
24 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
manter contato com entidades, homenageados, convidados especiais, patrocinadores
etc. para confirmar as datas de promoções especiais constantes do programa do
evento;
manter contatos diretos e permanentes com os promotores e patrocinadores dos
eventos para prestar informações sobre o andamento dos serviços e coordenar
providências;
providenciar e encaminhar para o mestre de cerimônias o material para a apresentação
pública dos palestrantes e oradores, destacando os aspectos de maior expressão ou
relevância de caráter pessoal e profissional, tais como a formação técnica, trabalhos
publicados e funções desempenhadas;
implantar/organizar sistema de informações de interesse geral, tais como:
locais e telefones de urgência para assistência médica, sinistros, polícia etc.;
informações turísticas (locais de lazer, visitas, viagens etc.);
serviços de terceiros (meios de transporte, fornecedores de produtos,
locadoras etc.);
nomes/endereços/telefones de entidades, autoridades,
participantes/convidados.preparar as dependências e áreas de circulação e
ocupação dos eventos ou reuniões e em especial os seguintes locais:
sala de recepção dos convidados;
áreas de estacionamento;
sanitários e banheiros;
portarias auxiliares;
auditório;
sala de imprensa;
áreas de lazer e entretenimento.
coordenar a aplicação das normas estabelecidas quanto aos horários de
funcionamento das diversas unidades de serviços;
disciplinar e fiscalizar a movimentação das pessoas e veículos para observância das
normas estabelecidas;
controlar os serviços de portaria e vigilância;
organizar e controlar a manutenção de estoque de medicamentos de emergência e
pequenos socorros;
organizar e controlar a documentação e o arquivo do evento;
controlar o movimento de caixa e bancos;
controlar a conduta, apresentação e vestuário do pessoal envolvido na recepção e
atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos serviços contratados com
terceiros.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
25 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
7.2. Recepção e atendimento É responsável pelas seguintes atividades:
7.2.1. Recepcionista da secretaria
verificar as condições de ordem e limpeza das áreas de acesso e circulação de
pessoas e veículos;
recepcionar os participantes e convidados e realizar os serviços de inscrição e
credenciamento dos participantes;
entregar ao mestre de cerimônias antes do início das sessões a relação de autoridades
e convidados especiais;
inspecionar as instalações, móveis e utensílios dos locais de recepção e atendimento
dos participantes;
assumir, quando necessário, as funções de mestre de cerimônias nos eventos culturais
e sociais na abertura das sessões e apresentação da constituição da mesa e
palestrantes;
participar das sessões como coadjuvante do mestre de cerimônias, colocando-se em
locais estratégicos, tais como na entrada ou ao lado do plenário e nas proximidades da
mesa diretora para o atendimento de eventuais pedidos de providências;
observar os casos que exigem atendimento especial, tais como convidados,
homenageados, autoridades etc.
auxiliar no plenário a distribuição e recolhimento das perguntas dos participantes aos
apresentantes de temas;
dispor de todas as informações referentes ao evento (serviços, locais, horários, preços,
telefones, datas, responsáveis pelas operações etc.);
controlar o fluxo de movimentação de pessoal e serviços e a observância das placas
indicadoras instaladas no local;
distribuir material didático ou publicitário aos participantes de reuniões, palestras etc.;
auxiliar no controle dos serviços de coffee break nas reuniões, verificando, em cada
intervalo, a temperatura das bebidas para a reposição, se for o caso (café, água, sucos
etc.);
supervisionar as condições de funcionamento dos sistemas de iluminação, som e
ventilação;
controlar o material e os equipamentos utilizados nas reuniões;
zelar pelo atendimento eficiente da mesa principal das reuniões e em especial o
suprimento de água, sucos e café;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
26 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
auxiliar nos trabalhos de entrega dos certificados de participação nos cursos, quando
necessário;
verificar e controlar a programação estabelecida para os acompanhantes dos
participantes de eventos;
controlar a aplicação das normas relativas ao fornecimento e uso dos crachás de
identificação pelos participantes.
7.2.2. Moderador/apresentador/mestre de cerimônias
coordenar o cerimonial e em especial a coleta dos currículos e conteúdo das palestras;
no início das reuniões/sessões, apresentar o currículo dos panelistas ao público e ao
término
proferir o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes
especiais;
providenciar a remessa do material técnico à Secretaria para a elaboração dos anais e
encaminhamento para a imprensa;
verificar no setor técnico as condições dos equipamentos de uso dos apresentantes e
sistemas de som, elétrico, ar-condicionado;
coordenar a distribuição e recolhimento das folhas de perguntas aos participantes das
sessões, presentes no plenário;
fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos, principalmente a movimentação das
pessoas e interrupções eventuais;
controlar os ruídos, conversas paralelas, consumo de alimentos, uso de telefones
celulares no curso das palestras técnicas.
7.2.3. Recepcionista do aeroporto
planejar os serviços de recepção, registrando as características pessoais dos visitantes
(origem, nacionalidade, idade, modalidade de participação no evento, acompanhantes,
idioma etc.);
recepcionar os visitantes e convidados, acompanhando o desembaraço de bagagens e
outros procedimentos de transporte até o local de destino;
providenciar os utensílios, instrumentos e informações relacionados com a recepção de
passageiros, tais como as planilhas dos voos, crachás de identificação pessoal e do
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
27 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
evento, placa de identificação com o nome do visitante ou evento, dados sobre o local
de hospedagem e itinerários;
apresentar ao visitante informações sobre a localidade, telefones e endereços de locais
de interesse, mapas, endereços e telefones de contato com os organizadores do
evento e material de divulgação com informações turísticas e históricas da cidade;
requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas imprevistas de
pequeno porte.
7.2.4. Recepcionista do hotel
acolher os visitantes, conferindo o registro das reservas com as dependências
colocadas à disposição pelo hotel;
providenciar e controlar o transporte das bagagens;
verificar as condições das instalações de hospedagem, orientando e recomendando o
visitante quanto aos serviços e benefícios oferecidos pelo hotel;
solicitar e transmitir aos participantes informações sobre empresas de transporte,
aeroporto, programação noturna e turística, telefones úteis e endereços especiais;
verificar o atendimento de convidados caracterizados ou recomendados como clientes
VIP.
7.3. Marketing e vendas
É responsável pelas seguintes atividades:
estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes,
ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos;
acompanhar a execução das cláusulas constantes nos contratos de vendas e
patrocínio;
organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades;
promover permanentemente pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial dos
eventos;
desenvolver estudos e sugerir preços e tarifas para a venda de ingressos, locações de
espaços e equipamentos, taxas de matrícula, descontos especiais para a compra de
ingressos antecipados e para grupos, comissão de vendedores e agentes etc.;
acompanhar e analisar os eventos promovidos por outras empresas, principalmente as
tarifas, comissões e procedimentos adotados;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
28 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
promover a instalação de pontos de venda;
manter contatos permanentes com agências de turismo, operadoras, entidades, jornais,
escolas e outros, objetivando maior integração técnica e operacional;
acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e
consolidar uma imagem positiva dos serviços;
promover contatos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio;
firmar convênios com as empresas fornecedoras de produtos e serviços para
concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos
e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casas de espetáculos etc.;
apurar e analisar as características dos clientes e participantes (profissão,
nacionalidade, idade, nível social etc.) para direcionar ou adequar o planejamento de
marketing;
participar e analisar as promoções e atividades complementares realizadas
simultaneamente ao evento principal;
implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e ocorrências,
tais como o livro de impressões de visitantes, livro de sugestões e reclamações, álbum
fotográfico para a constituição do acervo histórico do evento;
promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços,
receptividade às promoções realizadas, apurar eventuais deficiências e colher críticas
e sugestões.
7.4. Publicidade e comunicação É responsável pelas seguintes atividades:
coordenar a divulgação dos eventos ativando os agentes de distribuição de imagem,
tais como imprensa, publicidade, relações públicas e mala direta;
elaborar o texto dos anúncios, releases, mala direta, folhetos, folders, notícias, boletins,
convites, faixas, cartazes, outdoors etc.;
estudar e sugerir programa de integração com a imprensa (releases, entrevistas
coletivas, sala de imprensa, coquetel de lançamento, credenciais a jornalistas etc.);
providenciar o encaminhamento de material promocional e informativo aos órgãos de
divulgação, agências de publicidade, turismo e via¬gens;
realizar a revisão dos anais dos eventos, a fim de garantir a qualidade da publicação;
desenvolver programas de telemarketing;
desenvolver e publicar o site do evento na Internet;
manter contatos permanentes com jornais, revistas, rádio, TV e outros veículos de
comunicação;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
29 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
coordenar iniciativas com os órgãos de divulgação, principalmente a realização de
entrevistas;
sugerir a distribuição de credenciais e crachás a jornalistas e a outras pessoas
relacionadas com o evento;
organizar a sala de imprensa, abrangendo:
mesa de reuniões e cadeiras para entrevistas;
condições ambientais favoráveis (ar-condicionado, ventilação, som, iluminação);
móveis e equipamentos para trabalhos de informática;
copiadora;
equipamentos audiovisuais;
telefax;
material de expediente (laudas, lápis, canetas, blocos etc.);
press-kit com materiais sobre o evento, fotos, programas, folhetos, briefing,
currículos dos participantes especiais ou dados pessoais, relação de autoridades,
palestrantes e convidados VIP.
analisar o desempenho e os resultados das campanhas publicitárias;
estudar e sugerir peças ou material publicitário personalizado identificado com o
evento, tais como marcas, brindes, símbolos, placas, crachás, impressos, logotipos,
decalques etc.;
providenciar a compra ou negociar o patrocínio de brindes, placas, troféus, medalhas,
pastas;
coordenar e dirigir a publicação de jornais ou boletins publicitários dos eventos
abrangendo:
pauta das edições;
laudas das matérias;
reportagem e entrevistas;
orçamento de custos;
comercialização da publicidade no jornal;
acompanhamento da impressão;
execução e controle da distribuição.
providenciar a expedição da correspondência de agradecimento aos participantes
especiais;
coordenar com a Secretaria Geral a expedição da correspondência, convites, folders,
boletins publicitários, malas diretas etc.;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
30 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
providenciar os equipamentos audiovisuais para as sessões, incluindo gravador de
palestras, projetores multimídia, computador, notebook e equipamentos de sonorização
com microfones;
organizar o cadastro de clientes ou mailing list;
promover contatos ou acompanhar a confirmação da presença de autoridades,
palestrantes, homenageados, convidados, participantes e outros;
acompanhar e confirmar a presença de convidados e participantes;
coordenar as providências e o cerimonial de recepção aos visitantes especiais,
convidados e homenageados;
representar a coordenação do evento em coquetéis, jantares e outras promoções;
sugerir e colaborar na seleção e contratação de serviços de lazer e di¬versão
(orquestras, bandas, conjuntos, artistas, shows etc.);
participar na seleção e licitação de equipamentos e materiais a serem usados nos
eventos, principalmente sistemas audiovisuais;
coordenar o cerimonial e protocolo;
providenciar a instalação de bandeiras nas cerimônias.
7.5. Serviços de manutenção das instalações e equipamentos
Consistem nas seguintes atividades:
verificar as condições de funcionamento dos telefones, iluminação, ventilação, ar-
condicionado, som, microfones, projetores multimídia, computadores, Internet etc.;
coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalações, estandes,
móveis etc.;
acompanhar a instalação e montagem de equipamentos locados;
analisar as propostas e o orçamento de serviços de terceiros;
efetuar controle das compras, uso, reposição e estoque dos utensílios, ferramentas e
peças;
inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as condições de
uso das instalações;
elaborar programas de trabalhos de manutenção das instalações, equipamentos e
máquinas;
realizar inventários dos estoques e emitir relatório das faltas constatadas para efeito de
ressarcimento pelos responsáveis ou participantes dos eventos.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
31 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
8. ORÇAMENTO DE UM EVENTO O orçamento deverá ser expresso em várias alternativas para estudo e avaliação pelo
interessado das opções e decisão final, e serve de base para o contrato de serviços.
Na negociação do evento, é importante considerar as cláusulas de risco
correspondentes a serviços incluídos no cronograma de trabalho que deverão ser executados
por terceiros.
No caso de eventos de maior porte e expressão, nos contatos preliminares com os
interessados é recomendável a presença dos supervisores responsáveis pelos setores ou
áreas que participarão no atendimento dos serviços.
Esse procedimento é importante para esclarecer dúvidas e principalmente para
análise prévia e discussão de eventuais alternativas em relação à programação.
É conveniente também uma visita às áreas ou dependências onde será realizado o
evento, incluindo portarias de entrada e saída e áreas de circulação e estacionamento.
Após definidos os detalhes do evento, para a formalização das condições e
compromissos acertados, será firmado um contrato de prestação de serviços ou utilizado o
próprio formulário do orçamento aprovado, com assinaturas.
Para as providências de âmbito interno relacionadas com a execução do evento, será
utilizado o formulário relativo ao orçamento aprovado ou emitida uma ordem de serviço para o
encaminhamento para todas as áreas envolvidas.
A seguir, é apresentado modelo/sugestão de orçamento aplicável de acordo com as
características de cada estabelecimento, nível e porte do evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
32 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
33 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
34 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
35 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
36 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
9. CAPTAÇÃO DE RECURSOS
9.1. FORMAS OU MODALIDADES DE PATROCÍNIO
O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o
resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e longo prazo projeta e consolida a
imagem no mercado.
O patrocínio poderá abranger a participação e destaque publicitário das empresas em
eventos sociais, esportivos, culturais e recreativos, tais como festividades, concertos
musicais, palestras e conferências, exposições, mostras, peças teatrais etc.
Os eventos de maior expressão popular são preferidos para patrocínio pelas
empresas fornecedoras de materiais, produtos e serviços. Entretanto, muitas empresas
patrocinam eventos relacionados com a cultura, tais como espetáculos teatrais e musicais,
pinacoteca, exposições de arte etc., que, embora tenham um público restrito, são
considerados como mercado de grande força e potencialidade.
O apoio de patrocinadores poderá ser feito também por meio de produtos e material
promocional, hospedagem e transporte para convidados e participantes do evento
(conferencistas, músicos, artistas, estilistas e cozinheiros e chefs, no caso de festivais
gastronômicos).
As formas tradicionais de patrocínio ou apoio são:
contribuição financeira;
doação de brindes para distribuição gratuita ou venda (toalhas, canetas, chaveiros,
avental, material de escritório, copos e taças, camisetas etc.);
empréstimo de equipamentos, utensílios, móveis etc.;
prestação de serviços técnicos;
cessão de locais ou dependências;
instalação de pontos de venda;
serviços de transporte;
fornecimento gratuito de produtos para venda (consignação);
hospedagem e transporte para os convidados e participantes especiais do evento
(conferencistas, músicos, estilistas etc.).
O apoio promocional poderá proporcionar os seguintes benefícios imediatos aos
patrocinadores:
inscrição da logomarca na mídia especializada do evento;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
37 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
divulgação da empresa patrocinadora por meio da assessoria de imprensa da
promotora do evento;
promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários, mala
direta, boletins, convites, release de imprensa, painéis, murais publicitários etc.;
utilização do mailing list da promotora para divulgação de produtos e serviços da
patrocinadora;
divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;
inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário,
utensílios etc.;
inclusão de publicações do patrocinador no encarte oficial do evento.
A seguir é apresentado modelo-sugestão de uma proposta de patrocínio
encaminhada por empresa promotora de evento para um patrocinador potencial.
9.1.1. CARTA-PROPOSTA DE PATROCÍNIO
Prezados Senhores,
Atuamos desde o ano de ____ na organização de eventos sociais, esportivos, culturais e
recreativos, com aplicação de tecnologia moderna e dinâmica, o que é confirmado pelo
sucesso de nossas promoções e conceito profissional.
Tendo em vista a tradicional participação e apoio dessa empresa em outras iniciativas,
vimos oferecer o patrocínio publicitário, exclusivo ou em co-participação, de evento a ser
realizado em —/—/—, conforme programa que lhe encaminhamos anexo, cujo êxito
podemos antecipar com segurança, fundamentados em nossa experiência e tradição nessa
atividade.
O evento objetiva ____________, apresentando as seguintes características:
(inserir as características)
A colaboração ou patrocínio poderá ser feita por meio de donativos, em moeda corrente,
materiais, serviços ou outra modalidade, a seu critério.
O patrocínio ou apoio promocional será amplamente divulgado e deverá proporcionar breve
retorno e benefícios, tais como:
projeção da imagem da empresa num universo seletivo de participantes;
associação ou vinculação ao evento do nome, marca e logomarca da empresa;
possibilidade de acesso à mídia eletrônica e imprensa (rádio, televi-são, jornais,
revistas etc.);
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
38 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
presença marcante da empresa na comunidade que participa direta ou
indiretamente no evento e que se constitui em um mercado potencialmente
promissor.
Apreciaríamos manter um contato para apresentação e análise das características do
evento e de sua participação.
Na expectativa de sermos honrados com sua acolhida, aproveitamos o ensejo para
manifestar nosso apreço e amizade.
Atenciosamente,
(nome e assinatura do organizador/responsável)
9.2. CONTRATO DE PATROCÍNIO
Após concluídas as negociações para a obtenção do patrocínio, deverá ser firmado
um contrato de parceria que estabelece as responsabilidades recíprocas das empresas
promotora e patrocinadora relacionadas a aspectos operacionais, financeiros e jurídicos.
A responsabilidade da promotora consiste basicamente em atuar de forma eficiente e
ampla para a melhor difusão promocional da imagem da empresa patrocinadora.
A As atividades expressas no contrato deverão ter o acompanhamento permanente
dos interessados para verificação de problemas, decisões, providências e principalmente
avaliação do material promocional e seus efeitos.
A seguir é apresentado um modelo-sugestão de contrato de patrocínio:
9.2.1. CONTRATO DE PATROCÍNIO
As partes ____________________ e __________________,patrocinadora e promotora,
celebram o presente contrato de patrocínio ou apoio com as seguintes cláusulas e
condições:
1. A patrocinadora garante o apoio ao evento de ________________ no período de
_____ a ____, na localidade de _____________________ por ____________________.
2. O patrocínio ou apoio abrangerá os seguintes compromissos e responsabilidades:
serviços: ( descrever os serviços que serão prestados)
valores: R$ ______________ ( inserir por extenso)
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
39 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
materiais/equipamentos: ( descrever os materiais e equipamentos com suas
configurações, quantidade e características)
outros: ___________________________________________________________
3. Os bens e serviços descritos no item 2 serão repassados à promotora até o dia
____/___/____, da seguinte forma: (descrever a forma de envio) _____________________
4. Em contrapartida ao patrocínio e apoio, a promotora compromete-se a atender aos
seguintes compromissos ou encargos:
distribuir o material;
promover atos ou ações promocionais;
realizar a colocação do material publicitário nos pontos estabelecidos;
estabelecer contatos.
5. A patrocinadora tem pleno conhecimento e concorda com a participação no evento de
outras empresas relacionadas com o segmento em que atua, discriminadas a seguir
(descrever os eventos) ______________________________________________________
6. Será reservada exclusiva participação da patrocinadora nos seguintes aspectos: ____
_________________________________________________________________________
7. No decorrer do evento, será facultado o acesso às dependências do evento de pessoas
indicadas pela patrocinadora, com características de assistentes ou participantes.
8. A promotora deverá encaminhar à patrocinadora _________ dias após a realização do
evento relatório descritivo do evento quando, de comum acordo, poderá ser convencionado
o término das obrigações contratadas.
Promotora Patrocinadora
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
40 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
10. MARKETING DE EVENTOS
10.1. TÉCNICAS DE MARKETING E VENDAS As técnicas de marketing são aplicáveis na área de eventos, principalmente por meio
das seguintes atividades:
desenvolver atividades promocionais;
planejar, elaborar e coordenar programas de comunicação com o público
direcionados para estimular os níveis de demanda.
Para as pessoas, os fatores estimulantes da demanda poderão ser a oportunidade de
conhecer novos locais, compra de mercadorias, contatos pessoais, integração e
congraçamento social e profissional, hospedagem em hotéis com custos reduzidos ou
promocionais, ou simplesmente viajar e sentir novas emoções.
Para as empresas que participam de feiras comerciais ou industriais, o objetivo e a
motivação poderá ser a realização de compras, absorção de tecnologias, promoção de
lançamento de produtos, reativação de vendas, ampliação do mercado etc.
O importante para quem promove um evento é saber identificar a expectativa e os
desejos dos participantes, ter sensibilidade para absorvê-los e concretizar esses anseios.
Esses desejos poderão ser ativados ou despeitados imediatamente por estímulos
externos, tais como apelos publicitários, cartas, faixas, cartazes, promoções etc., de acordo
com o perfil dos participantes.
O press-kit é um conjunto de peças destinadas a promoção e divulgação de um
evento, e é constituído em geral dos seguintes instrumentos:
programação do evento;
regulamento;
bríefing sobre o evento (programação da publicidade e planejamento);
relação dos participantes (autoridades, convidados, homenageados,
palestrantes, especialistas, conferencistas, apresentadores etc.);
relação de patrocinadores e colaboradores;
material promocional (boletins, folders, circulares, press-release 4etc.).
4 Um press release ou comunicado de imprensa é um texto resumido sobre um artigo científico publicado
nos periódicos, que pode ser usado para destacar os elementos principais da pesquisa para uso
principalmente de jornalistas.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
41 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
10.2. A MARCA DO EVENTO Para atingir e consolidar seu público, cada evento deverá ser promovido utilizando-se
de instrumentos adequados e eficazes. Um instrumento da maior expressão e importância
poderá ser "a marca" do evento que apresenta características de uma programação visual. A
formação e consolidação da marca envolve ações de marketing direto, assessoria de
comunicação e imprensa e outros elementos exigidos para uma ampla e eficiente campanha
publicitária do evento no mercado. O programa de consolidação da marca deve considerar
todos os instru¬mentos ou meios de comunicação, tais como:
cartazes;
faixas;
laudas;
painéis publicitários;
placas de sinalização;
folhetos informativos ou programas;
outdoors;
cartões postais;
anúncios;
programas.
Além desses elementos, a marca ou nome poderão ser inseridos e promovidos por
meio de símbolos ou logotipos em outros veículos publicitários:
adesivos;
cartões de visita;
crachás;
pastas;
material de escritório (lápis, caneta, blocos de anotações, ficha de inscrição,
envelopes etc.);
certificados de conclusão de cursos;
apostilas de cursos;
regulamento do evento.
O logotipo é um símbolo gráfico composto por letras ou palavras, que pode ser
acompanhado por uma marca que identifica o evento. Em geral, o logotipo acompanha o
nome ou sigla do evento. Em seu conjunto, a programação visual ou marca de um evento
deverá apresentar os seguintes atributos:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
42 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
criatividade;
originalidade;
clareza e objetividade;
estética e beleza;
harmonia de conjunto;
imagem e cor.
Os luminosos ou back-lights contribuem para atrair a atenção do estande dos
eventos. Apresentam um custo superior aos cartazes e faixas, mas poderão ser utilizados
em outros locais e ocasiões. A posição dos luminosos deve ser estabelecida antes da
montagem, podendo ser horizontal ou vertical e instalados no interior ou exterior do
estande.
10.3. VENDA DE ESPAÇOS EM EVENTOS TÉCNICOS E COMERCIAIS
No caso de venda de espaços para empresas, entidades e expositores de produtos e
serviços, a estratégia de marketing e venda consiste em apresentar ao participante potencial
todas as características do evento e principalmente os seguintes aspectos:
a) Características do evento
Descrição dos objetivos; significado ou expressão/local/regional/nacional do evento;
abrangência; áreas de especialização; empresas/entidades promotoras; público-alvo; local;
período de realização; área total; quantidade de estandes e área de cada um (m2); previsão de
visitantes, expositores e público etc.
b) Retorno para a empresa
Finalidade da participação; benefícios; retorno financeiro; perspectivas; parâmetros
de avaliação.
c) Participantes/setores de atividades que devem comparecer no evento:
Fornecedores, fabricantes, compradores, vendedores, distribuidores, consumidores,
prestadores de serviços, exportadores.
d) Participação, patrocínio e contribuições de outras empresas/entidades
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
43 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Unidades de apoio, patrocínio e colaboração; contribuição e forma de participação de
cada uma, tipo e porte das empresas (micro, pequenas, médias e grandes).
e) Produtos a serem apresentados
Produtos, serviços e sistemas que poderão ser promovidos ou apresentados nos
estandes.
f) Eventos e promoções
Tipos de promoções, participantes, benefícios.
g) Estrutura de suporte administrativo e operacional
Secretaria, estacionamento, sala de imprensa, sala VII? auditório, central telefónica,
correio, postos bancários, posto médico, loja, serviço de som, telão, parque de alimentação.
Pessoas que participarão do evento, quantidade e qualificação técnica e experiência, serviços
de terceiros.
h) Material promocional para distribuição durante o evento
Descrição, previsão da quantidade.
i) Estratégia mercadológica
Programas e estratégias a serem adotados para atrair o público, instrumentos de
promoção e publicidade.
j) Modelo/projeto dos estandes
Estandes oferecidos (com montagem básica/sem montagem básica). Planta baixa do
local, mobiliário, divisórias, cartazes, preço da locação e de serviços de terceiros, regulamento
de uso.
k) Infraestrutura de apoio
Montagem e desmontagem do estande, transporte, equipamentos e materiais,
serviços de manutenção, telefonia, segurança, limpeza, alimentação, seguros, impostos e
taxas.
l) Recursos técnicos
Equipamentos e sistemas disponíveis (computadores, impressoras, fax etc.),
assistência técnica, locação de acessórios e equipamentos.
m) Cronograma de atividades Tarefas a serem desenvolvidas.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
44 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
n) Serviços de suporte
Serviços oferecidos aos participantes: reserva de hotéis, transporte, locação de
veículos, carga e descarga, locação de equipamentos e máquinas.
o) Custo previsto
Previsão dos custos de participação e modalidades de pagamento; descontos e
bonificações.
p) Eventos complementares.
q) Programação para acompanhantes.
10.4. PARTICIPAÇÃO DA IMPRENSA E ÓRGÃOS DE DIVULGAÇÃO
Para o êxito de um evento, é fundamental o apoio e efetivo relacionamento com os
órgãos de divulgação.
Isso significa manter contatos, desenvolver um trabalho conjunto e estabelecer um
fluxo permanente de informações com os órgãos de imprensa.
Para maior divulgação do evento, destacam-se as seguintes atividades:
encaminhar material e informações sobre o andamento do evento, frequência de
público, visitas importantes e ocorrências de maior relevância;
organizar a sala de imprensa;
distribuir credenciais e crachás a jornalistas;
promover, antes do evento, entrevista coletiva para a imprensa, que pode ser
complementada por um breve happy hour ou coquetel.
É recomendável realizar a entrevista e o coquetel vários dias antes da data fixada
para o evento, na quarta ou quinta-feira anterior ao evento, possibilitando a divulgação até o
final da semana, quando normalmente ocorre o término do evento.
A divulgação do evento em geral é feita gratuitamente quando apresentar
característica de notícia de interesse público, destacando-se:
presença de personalidades e visitantes;
produtos e serviços novos;
eventos simultâneos;
atividades sociais e culturais;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
45 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
associações com outras empresas.
10.5. BOLETINS E FOLHETOS PUBLICITÁRIOS A divulgação de um evento poderá ser feita por meio dos seguintes instrumentos:
convites impressos personalizados;
folders (prospectos);
folhetos específicos que indicam a disponibilidade e capacidade das salas e
ambientes, bem como as alternativas de montagem das instalações e móveis;
mala direta para os clientes atuais e potenciais;
visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores;
telemarketing dirigido;
releases e divulgação pelos meios de comunicação;
outdoors informativos (geralmente, em conjunto com os demais expositores);
painéis públicos nas ruas e vias de acesso a feiras;
material informativo específico para hotéis, agências de turismo e viagens, entidades
de classe etc.;
entrevistas ou contatos programados;
trabalhos em grupos institucionais, utilizando o potencial da empresa promotora do
evento, participantes e colaboradores;
fam-tour que reúne jornalistas, agentes de viagem e turismo, operadores,
patrocinadores e convidados especiais.
Os boletins e folhetos publicitários deverão informar o tema ou motivo, objetivo, datas,
horários, locais, preços, forma e condições de participação, hospedagem, transporte,
colaboradores ou patrocinadores etc.
A distribuição poderá ser feita de fornia ampla e pública ou com caráter seletivo e
personalizado.
Neste último caso, a promotora do evento deverá dispor de um cadastro (mailing list)
próprio ou então adquirir listagens ou etiquetas de endereçamento de empresa ou entidade
especializada.
Para maior segurança e eficiência, deverá ser verificada previamente a fidelidade e
atualização das informações dos cadastros.
Os boletins ou folhetos deverão ser direcionados de acordo com o perfil do público ou
cliente que se deseja atingir e atrair.
O texto deve ser claro e objetivo, com forte apelo emocional, e pode conter imagens e
ilustrações que motivem o interesse para a leitura e participação no evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
46 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Em geral, os boletins publicitários com distribuição restrita e seletiva incluem um
quadro para resposta ou inscrição no evento que será preenchido pelas pessoas e empresas
interessadas.
O pedido de inscrição será destacado e remetido para a promotora do evento pelo
correio ou transmitido via fax ou Internet. Opcionalmente, os impressos poderão incluir o layout,
ilustração do local do evento, informações de trajetos, atrações turísticas e outras informações,
de acordo com o tipo ou natureza do evento.
10.6. MALA DIRETA
A mala direta é uma técnica de marketing direto que consiste na remessa de folhetos
publicitários para clientes ou para um público-alvo específico, objetivando estimular a venda de
produtos, serviços e prestar informações.
A mala direta é uma mensagem que atinge o cliente por um custo reduzido e de
retorno satisfatório.
O planejamento de um programa ou sistema de mala direta envolve os seguintes
aspectos básicos:
identificar o público-alvo ou universo a quem será dirigida a mensagem e,
principalmente, se atingirá os atuais ou novos clientes;
orçamento do custo dos impressos e postagem;
definir claramente os objetivos, ou seja, divulgação, comunicação, pesquisa de
mercado ou venda;
organizar ou adquirir um cadastro atualizado, adequado aos objetivos do evento, com
os clientes catalogados por sexo, ramo de atividade, nível econômico, domicílio etc.;
adotar uma linguagem clara, objetiva e simples, identificada com o público-alvo e com
um forte apelo de venda;
oferecer produtos e serviços adequados à capacidade, nível e qualificação do cliente
ou destinatário;
efetuar o encaminhamento do material com bastante antecipação à data ou período
da promoção;
incluir no impresso fatores que estimulem a resposta dos destinatários, tais como
brinde ou desconto especial de compra do produto ou serviço oferecido;
desenvolver técnicas e processos que permitam avaliar ou medir os resultados da
promoção;
atualizar permanentemente o cadastro de clientes com base em informações das
áreas da empresa e de terceiros.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
47 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
O formulário e o sistema de remessa via mala direta deverão enquadrar-se no padrão
de postagem estabelecido pelo correio quanto à disposição do texto de endereçamento e,
principalmente, à dimensão dos impressos.
Uma alternativa para o retorno mais rápido da mala direta é a oferta de brindes, o que
estimula a resposta. O objeto da oferta deverá ser de fácil reposição, custo reduzido de frete ou
porte e facilidade de embalagem. A data da remessa da mala direta é de maior relevância
quando a mensagem, produto ou serviço forem afetados por fatores estacionais. No sistema de
postagem pelo correio, é importante verificar o prazo de entrega e o peso do impresso, sujeito
a uma tabela crescente de valor. Na pesquisa e seleção dos destinatários da mala direta,
preliminarmente deve ser consultado o cadastro interno da empresa. A relação de nomes ou
mailing list deve ser discriminada em segmentos ou setores para maior eficiência na remessa e
retorno, além de orientar as ações de marketing para determinadas áreas de comunicação. O
objetivo da mala direta deve ser a promoção de produtos e serviços, e não ser apenas um
simples veículo de comunicação. Por exemplo, uma empresa enviou um folheto com
embalagem especial que continha sementes de flores. Em outra mala direta, a linguagem tinha
relação com religiões ou seitas indianas, invocando-se divindades. Em outra promoção, o
impresso exalava um odor de perfume.
10.7. TELEMARKETING
Telemarketing é uma técnica de comunicação com o público que utiliza o telefone
como instrumento para promover a venda de produtos e serviços.
A promoção de eventos de forma direta e pessoal com a aplicação desse processo
deverá ser antecedida de um trabalho de organização e atualização do cadastro dos clientes
atuais e potenciais.
Para melhor comunicação, o cadastro deverá incluir informações que facilitem e
orientem o operador quanto ao público ou perfil do cliente.
Assim, além do nome, endereço, o cadastro deve incluir profissão, cargo, natureza do
relacionamento com a empresa, características pessoais, idade, nacionalidade etc., extraídos
do arquivo da empresa ou de pesquisa externa.
O trabalho de telemarketing deverá continuar após a realização do evento para colher
sugestões e opinião dos participantes.
O telemarketing poderá ser ativo ou passivo.
O telemarketing ativo ocorre quando a empresa se dirige ao cliente objetivando
'Vender" o produto ou o serviço. No telemarketing passivo, a ação é direcionada para o cliente
que tomou a iniciativa de contato com a empresa.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
48 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
No caso de evento, a atuação de marketing consiste em tentar estimular o desejo do
cliente para a participação.
Para o uso do telemarketing, deverá ser desenvolvido um programa de treinamento
específico dos operadores em relação ao público-alvo, forma de contato com o cliente,
horários, tratamento e linguagem, duração do telefonema e, principalmente, o pleno
conhecimento do produto que está sendo oferecido.
Os operadores deverão adotar uma postura tranquila, cordial, descontraída e
simpática, demonstrando segurança e desembaraço, especialmente no caso de eventuais
objeções e até mesmo tratamento descortês de clientes.
O contato com o público poderá ser feito pela manipulação do aparelho telefônico ou
sistema automático informatizado. Neste último caso, não haverá a preocupação com a
discagem do número nem com a confirmação da ligação, pois, se o destinatário não atender, a
chamada será reciclada imediatamente.
10.8. CARTAZES E FAIXAS Os cartazes e faixas usados como instrumentos publicitários e promocionais
normalmente provocam forte impacto.
Os cartazes poderão ter característica de outdoors publicitários, painéis ou luminosos
eletrônicos.
Os principais aspectos técnicos que devem ser observados no uso de cartazes são:
texto ou conteúdo (tipo de impressão, espaçamento entre as linhas, letras e
palavras);
tamanho ou formato do cartaz e das letras;
direcionamento ou público-alvo;
local de instalação;
visibilidade ou distância em que a mensagem será observada;
posição e forma de colocação dos cartazes;
quantidade de cartazes instalados;
período de exposição;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
49 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
qualidade do material utilizado;
custos.
Para a utilização de cartaz ou faixa, deverá ser observada a legislação da localidade,
pois algumas restringem a colocação em determinados locais e disciplinam seus tipos e
dimensões.
Os elementos básicos de um cartaz são tema, ilustrações, layout e cores. O tema é a
mensagem que se pretende transmitir. Para facilitar a memorização do tema, poderão ser
utilizados símbolos que reduzirão as palavras do texto. O desenho dará maior emoção e brilho
ao cartaz, principalmente quando utilizadas figuras geométricas (retângulo, triângulo e
circunferência). O texto de um cartaz deve combinar com a ilustração, e ser simples, objetivo e
direto. Quando inseridos nos cartazes, os slogans ou ditos populares e expressões tradicionais
produzem amplo efeito. O estilo da letra deve ser de fácil e rápida leitura e seu tamanho
proporcional à distância da leitura e importância do tema. Para distâncias até 5,00 m,
normalmente usam-se letras com 1,00 cm; até 10,00 m, com 2,5 cm; até 20,00 m, de 5,00 cm,
e assim por diante, nessa sequência, para outras medidas. O espaçamento entre as palavras
dependerá do tamanho do letreiro. O espaçamento entre as linhas não deve ser inferior a 2/3
da altura das letras. As letras devem ser cheias, evitando-se as letras vazadas que apresentam
somente o contorno, o que dificulta a leitura. Quanto ao fundo, normalmente é usado um
letreiro escuro em fundo claro, embora o inverso também possa produzir efeitos positivos. A cor
é um elemento relevante na comunicação visual, que não deve, porém, ser usada em excesso
para não prejudicar a visão da mensagem. Recomenda-se usar, no máximo, três cores, além
da cor do fundo. Para que um cartaz seja efetivamente comunicativo e atinja seus objetivos, é
necessário que a distribuição de todos os elementos ou o layout seja cuidadosamente
elaborado.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
50 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
11. INFLUÊNCIA DOS FATORES SAZONAIS OU
ESTACIONAIS NA PROMOÇÃO DE UM EVENTO
Em todas as áreas de atividades, há interferência de fatores sazonais ou estacionais.
No setor de turismo e eventos, a sazonalidade é influenciada pelo calendário das férias
profissionais e escolares e pelas temporadas de praia e serra, que oferecem as melhores
condições do ano para lazer.
A sazonalidade manifesta-se, também, de forma acentuada na área de alimentação,
pela necessidade de consumir produtos de outras regiões, o que influi na qualidade do produto
e nos custos de transporte e estocagem que devem ser repassados ao preço dos alimentos.
No planejamento dos eventos, devem ser apurados e dimensionados os efeitos da
sazonalidade, para neutralizar ou reduzir sua influência, e podem ser adotados os seguintes
procedimentos:
diversificar e distribuir os eventos durante todo o ano e em diversas localidades;
adotar uma política de preços específica para cada época;
dinamizar a área de eventos, realizando promoções especiais de curto prazo;
promover eventos na baixa estação, quando os hotéis apresentam índice de ocupação
reduzido e para compensar oferecem serviços a taxas promocionais.
Essa circunstância favorece os hotéis pelo aumento da ocupação, os participantes pelo
custo reduzido e os promotores do evento pela facilidade de obter locais para sua realização.
A promoção de eventos nos períodos de baixa estação beneficia, também, a acomodação dos
convidados e participantes, que são hospedados nas melhores dependências do hotel. Permite
ainda a melhoria da qualidade dos serviços, pois os funcionários poderão dedicar um
tratamento mais personalizado aos clientes.
Na área de negócios, é conveniente a realização dos eventos de acordo com a época
em que as empresas realizam o planejamento ou programação das compras.
A realização de eventos nos meses de janeiro e fevereiro poderá ser prejudicada em virtude do
período das férias e atividades de lazer. Em dezembro e julho, são promovidos alguns eventos,
embora sejam considerados períodos de recesso. Tradicionalmente, em dezembro ocorrem os
eventos de formaturas, festas de fim de ano e o baile de réveillon no dia 31 de dezembro.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
51 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
11.1. DURAÇÃO DO EVENTO
Um evento com período de duração muito longo poderá provocar o afastamento ou
desmotivação dos participantes, pelo seu custo e exaustão dos responsáveis pelos trabalhos.
Adota-se como ideal ou referência um período mínimo de três dias ou com início na segunda
ou terça-feira e término na sexta-feira.
O encerramento do evento na sexta-feira possibilita a liberação do final de semana
para passeios, compras e outras atividades de lazer e recreação aos participantes e
acompanhantes. Essa oportunidade de conhecer as atrações da localidade poderá motivar a
presença em outros eventos. No caso específico de exposição ou feira de animais, o período
de duração do evento deverá ser reduzido, evitando a permanência prolongada de animais no
local, com elevado custo de hospedagem e manutenção, além da natural exaustão dos
participantes nesta atividade.
11.2. EVENTOS COMPLEMENTARES OU SIMULTÂNEOS AO EVENTO PRINCIPAL
Aproveitando a imagem e os canais de comunicação do evento principal, são
promovidas habitualmente outras atividades e iniciativas complementares ou paralelas. Essas
promoções poderão ser realizadas na área de alimentos e bebidas, feira de produtos,
atividades sociais, culturais, artesanato, concursos, lazer e outras, a fim de dar maior
expressão ao evento principal e atrair o público.
Incluem-se como atividades complementares a instalação de postos de venda de
produtos e artigos promocionais típicos da localidade ou região, tais como camisetas,
chaveiros, bonés, flâmulas, adesivos, cartões-postais, abrigos esportivos, bolsas etc.,os quais
deverão ser personalizados com o símbolo do evento, da localidade ou da região.
De preferência, os eventos paralelos devem identificar-se com as características do
evento principal, influindo para motivar a presença de outras pessoas e outros grupos.
No estudo de viabilidade dos eventos complementares, deverão ser observa-dos os
seguintes aspectos:
amplitude e repercussão das novas promoções e sua influência na atitude do público;
necessidade de mudanças na programação original;
conflitos de interesses entre o evento principal e os complementares;
receptividade do público em relação às atividades de suporte;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
52 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
horários diversificados de realização dos eventos complementares, de fornia a
possibilitar a participação do público em todas as atividades programadas.
A promoção de eventos complementares poderá ampliar a área de atuação do evento
principal e consequentemente a participação do público. Para isso deverão ser analisadas e
aproveitadas às características culturais próprias de cada localidade ou região, tais como
música, danças, esportes, objetos, artesanato etc.
Para melhor avaliação da contribuição dos eventos complementares para o êxito do evento
principal, deverão ser analisados os seguintes aspectos principais:
elementos ou fatores locais de maior relevância que podem ser agregados ou
relacionados com o evento principal;
atividades que podem proporcionar maior retorno e benefício financeiro à localidade, a
empresas ou entidades participantes;
faixa de idade ou grupos para onde poderão ser direcionados os eventos especiais;
pessoas ou grupos que apresentam maior identidade e relacionamento com o evento
principal, tais como esportistas, médicos, industriais, professores etc., com vistas a
promoção de iniciativas para integração no programa do evento complementar.
Por outro lado, a realização de eventos simultâneos e de interesse do mesmo público
poderá gerar problemas de transporte e hospedagem, que deverão ser ajustados.
11.3. ATIVIDADES ESPECIAIS PARA PARTICIPANTES E ACOMPANHANTES
Simultaneamente à realização do evento principal e complementares, pode¬rão ser
promovidas outras iniciativas que objetivam despertar maior interesse e atrair participantes e
acompanhantes. Essas iniciativas ou programas poderão ter caráter técnico, recreativo ou de
lazer, social, turístico, cultural etc., tais como:
a) VISITAS TÉCNICAS
Objetivam proporcionar aos participantes visitas a fábricas, empresas industriais,
comerciais e de serviço para maior relacionamento pessoal e conhecer os processos de
produção, instalações e outras pessoas. Em geral, as visitas integram a programação do
evento, podendo, porém, ser facultativa a participação.
Normalmente, as visitas são patrocinadas pelas empresas, cabendo, entretanto, à
comissão coordenadora sua organização. Isso inclui a fixação da data, horários, roteiro,
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
53 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
transporte, acompanhamento, recepção no local e opcionalmente refeições, lanches,
distribuição de brindes, folhetos e outras atrações. Em alguns casos, é recomendada a
utilização de roupas e equipamentos especiais pelos participantes, principalmente acessórios
de proteção e segurança, tais como capacetes, óculos, calçados etc.
b) ATIVIDADES DE LAZER E DIVERSÃO
Essa programação poderá ser direcionada exclusivamente para os participantes ou
acompanhantes ou para ambos.
Com maior frequência, os programas consistem em:
roteiros turísticos ou passeios (city tour);
visitas para compras em empresas conveniadas;
visitas a locais considerados como atrações típicas do local;
jogos;
espetáculos artísticos;
concursos e competições com prêmios.
A programação deve ser divulgada com antecedência, no quadro de avisos, em
destaque, estabelecendo-se um número mínimo de participantes.
As atividades desenvolvidas serão acompanhadas por guias ou recepcionistas com
experiência, familiarizados com os roteiros e locais de atração.
Deverá ser observada a disposição e idade dos participantes para adequação das
condições do trajeto, duração, horário e refeição.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
54 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
12. ROTEIRO PRÁTICO DE UM EVENTO PARTICULAR
12.1. ORGANIZAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO DE UM EVENTO: ROTEIRO BÁSICO
Após definidas as características gerais do evento, deverá ser elaborado um plano de
operações ou roteiro detalhado de atividades a serem desenvolvidas.
A seguir, é apresentado um roteiro com características de manual de operações que
deverá ser adaptado de acordo com o tipo e as características do evento a ser realizado.
O roteiro deverá ser padronizado e elaborado em conjunto pelas pessoas responsáveis
pelas atividades programadas, as quais receberão uma cópia para orientação e
acompanhamento.
12.2. Características do evento programado
a) Título
b) Objetivo/tema
aniversário;
confraternização;
evento gastronômico;
negócios/workshop;
casamento;
congresso;
exposição/feira;
palestra/conferência;
comemoração;
curso/seminário;
exposição de arte;
reunião de trabalho;
competição esportiva;
desfile;
lançamento de produto;
simpósio.
c) Promotora do evento
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
55 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
empresa/entidade;
nome/razão social;
endereço;
telefone/fax/e-mai/;
responsável/contato (nome, telefone).
d) Período/data/horários
e) Características gerais e discriminação dos participantes
casais;
homens;
mulheres;
solteiros;
idosos;
crianças.
f) Dados pessoais dos participantes
profissão/atividades;
cargos/funções;
nacionalidade (estado/país);
local/residência;
faixa etária (adultos e crianças);
características predominantes dos participantes;
total estimado de participantes.
g) Participantes especiais
autoridades;
diretores;
conferencistas/palestrantes;
patrocinadores;
homenageados;
convidados VIP;
coordenadores/mediadores.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
56 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
h) Serviços de suporte
transporte de passageiros
transporte de materiais;
traslados;
passeios/tours;
recreação para adultos;
recreação infantil.
i) Locais de ocupação e serviços
apartamentos;
sala de reuniões;
auditório;
sala de jogos;
boate;
cinema;
bar;
restaurante;
cancha de futebol;
quadra de vôlei/basquete;
sala de ginástica/academia;
quiosque;
playground;
quadra de ténis;
piscinas;
ducha circular;
estacionamento;
sala VIP;
escritório virtual;
salas de apoio;
business center;
heliporto;
sauna.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
57 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
12.3. Hospedagem
apartamento single;
apartamento double;
apartamento triplo;
suíte;
cortesias;
crianças menores até _ anos;
hospedagem para o pessoal de serviço e apoio.
Alimentação e bebidas
Tipos de serviços
à Ia corte;
buffet;
coquetel.
12.4. PESSOAL ESPECIALIZADO
tradutor/intérprete;
recepcionista;
garçom exclusivo;
fotógrafo;
mensageiro;
manobrista;
motorista;
operador de som/luz;
guia turístico;
secretária;
secretária bilíngue;
datilógrafa;
digitador;
baby-sitter;
instrutor;
monitor;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
58 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
segurança/vigilante;
médico;
enfermeiro;
porteiro;
eletricista;
encanador/hidráulico;
decorador;
recreacionista;
músico;
conjunto musical;
cinegrafista;
copeira;
mestre de cerimônias/apresentador;
telefonista;
motoboy;
operador de audiovisual;
jornalista;
office-boy;
panfleteiro;
operador de fotocopiadora;
auxiliar de limpeza.
12.5. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS
12.5.1. EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E UTENSÍLIOS DE USO:
retroprojetor com tela;
microfone (comum, lapela, headset e pedestal, com fio e sem fio);
amplificador e mesa de som;
aparelho de som, CD player/DVD;
mesas auxiliares;
alto-falante para chamadas e avisos;
videotape;
televisor (monitor), TV de plasma;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
59 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
videocassete com TV;
microcomputador;
computador, impressora, j ato de tinta, laser matricial;
placas de rede;
cabos e extensões (réguas);
estabilizador;
ventilador, ar-condicionado;
projetor de slides;
projetor multimídia (datashow};
tape deck para gravação;
telas e telão de projeção fixos ou móveis;
projetor de filmes sonoros óptico ou magnético;
telefone extensão exclusivo e nas salas de apoio;
central telefônica com discagem direta nacional e internacional;
telefone celular, fax;
equipamentos com acesso à Internet;
fotocopiadora;
flip chart completo (com folhas ou em alumínio com quadro branco que permite a
escrita com marcadores de giz líquido);
máquina calculadora;
máquina fotográfica;
laser pointer;
filmes/vídeos/disquete;
fumadora;
quadro negro (blackboard);
quadro branco magnético para escrita com marcador de giz líquido. O quadro branco
poderá ser um sistema de correr, composto de um qua dro branco fixo no fundo e dois
quadros ao lado, deslizantes, de cores variadas azul e verde;
sistema de videoconferência com transferência via canal permanente de satélite;
centro de informações com chamada de áudio;
cabine de projeção/tela;
quadro de avisos/mural;
fragmentadora de papéis;
urnas para votação, com cadeado;
cortina de palco eletro automática com comando a distância;
cofre;
lâmpadas de reposição para todos os tipos de equipamentos.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
60 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
13. Noções de decoração para eventos
Com a proliferação de eventos promovidos por empresas em que são oferecidos
coquetéis, almoços, brunchs e jantares, a necessidade de servir dentro de regras adequadas
ou com um certo requinte colaborou para o desenvolvimento de estratégias de decoração que
visam atingir o objetivo do evento, proporcionando um ambiente agradável e coerente com o
público esperado.
A decoração propriamente dita está inclusa em um âmbito bem maior – o da
ambientação – temática ou convencional, que engloba além da decoração cenográfica, a
escolha de cardápios temáticos, sonorização e iluminação, trilhas sonoras e uniformes, entre
outros.
Escolher ou propor uma ambientação temática envolve pesquisa de usos, costumes,
tradições, cores, artesanatos e tantos outros itens que se fizerem necessários para se
transmitir autenticidade e promover o sucesso do evento.
No que se refere à decoração de uma mesa, os componentes precisam estar
adequados ao local e tipo de evento, a um público definido e coerente com o cardápio servido,
mas tudo isso tem seus segredos e técnicas.
Alguns profissionais percebem cedo o valor da montagem das mesas e ganharam
prestígio com a qualidade e com o visual do serviço. Muitos chefs e banqueteiros passaram a
dedicar mais tempo para formatar a apresentação das mesas em que seriam dispostas suas
receitas especiais. Outros ousaram e saíram das regras tradicionais, criando maneiras até
exóticas ou bem humoradas de colocar o principal produto – a comida. A gastronomia
performática está ai para comprovar essas mudanças.
Eventos temáticos com apresentação de pratos especiais e ornamentação de mesas
originais tem se tornado bastante comum e vem chamando a atenção do público. A variedade
de materiais que podem ser usados é infinita embora no Brasil ainda não estejam, em sua
grande maioria, disponíveis para locação.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
61 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
14. INSTALAÇÕES E CONDIÇÕES AMBIENTAIS DO LOCAL
DO EVENTO
14.1. DEPENDÊNCIAS E ÁREAS DE OCUPAÇÃO
Deverão ser examinadas detidamente, se possível em grupo, todas as áreas de
ocupação, tais como salões de eventos, recepção, sanitários, garagem e estacionamento,
áreas de lazer, cozinha, copa, bar, portarias sociais e de serviço etc. No caso de salões de
eventos e centros de convenções, os aspectos fundamentais são os auditórios, os recursos
audiovisuais, a infraestrutura de serviços oferecida, alimentação e outros aspectos específicos
relacionados com cada evento.
Com base na planta baixa da área física, deve ser feita a análise da capacidade de
ocupação e a simulação de movimentação dos participantes, bem como as condições e
facilidades para carga e descarga de materiais, equipamentos, móveis etc., no horário normal e
em horários especiais. Ilustrando, são apresentadas a seguir as características de ocupação,
capacidade e layout de um centro de convenções de grande porte.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
Centro de Convenções (Convention Ceníer) Salas/Auditório
Medidas
Capacidade Comprime
nto (m)
Largura (m)
Altura (m)
Área (m
2)
Coquetel
Auditório
Escolar
Espinha de peixe
Banquete
"U"
(D + (2)
34
25
4,4
812
1.350
1.300
700
440
800
330 Salão (1)
17
25
4,4
406
675
650
300
220
400
165 Salão (2)
17
25
4,4
406
675
650
300
220
400
165 Salão (4)
16
7
2,8
108
140
130
60
50
100
50 Auditório
7
8
2,8
50
-
45
-
-
-
- Salão (6)
5
7
2,8
36
30
40
32
-
-
15 (7) + (8)
16
7
2,8
118
150
130
60
50
100
50 Sala (7)
8
7
2,8
55
70
60
32
25
60
26 Sala (8)
8
7
2,8
64
65
70
32
25
60
26 Sala de reuniões
(9)
4
6
2,8
27
15
Mesa fixa para 12 pessoas Centro de Convenções e Exposições
Pavilhão A
Medidas
Medidas Comprime
nto (m)
Largura (m)
Altura (m)
Área (m
z)
Pavilhão B
Comprimen
to ^.(m)
Largura (m)
Altura (m)
Área (m
2)
39
15
4,6
565
40
15
4,6
586
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
14.2. FUNCIONALIDADE E CONDIÇÕES DE OPERAÇÃO DAS INSTALAÇÕES
A operacionalização de um evento de forma eficiente poderá exigir o atendimento de
vários requisitos em relação às instalações e, especialmente:
capacidade de multiuso e flexibilidade das instalações para mudanças internas e
principalmente colocação de divisórias móveis;
temperatura, ventilação e luminosidade dos ambientes;
disponibilidade de espaços para a colocação de palcos, móveis, estrados, estandes,
coretos, anfiteatros etc.;
condições de convivência e relacionamento com as áreas e locais vizinhos ou limítrofes
do local do evento;
proximidade e integração das dependências onde serão instalados os setores e
serviços do evento (secretaria, copa, cozinha, instalações sanitárias, estacionamento,
portaria etc.), a fim de assegurar rapidez e facilidade de comunicação dos serviços;
condições e facilidades para a instalação de equipamentos e aparelhos audiovisuais,
telas, vídeos, projetores, microfones etc.;
possibilidade de instalação de unidades de apoio, tais como postos bancários, correio,
agências de câmbio, ambulatório médico etc.;
instalações apropriadas para a colocação de aparelhos (telefones, fax, computador,
fotocopiadora etc.);
acesso, estacionamento e segurança dos veículos, incluindo manobristas exclusivos;
dispositivos para controle e isolamento termoacústico;
existência de cortinas e protetores de luz natural nas dependências;
capacidade dos elevadores ou portas para carga e transporte de objetos e
equipamentos de maior volume e peso;
existência de saídas de emergência, em casos de sinistros, com sinalizações e
dispositivos especiais de segurança e proteção.
14.3. ASPECTOS AMBIENTAIS DAS DEPENDÊNCIAS E LOCAIS DE UM EVENTO
a) COR
A cor das paredes, pisos, decoração etc. exerce forte influência psicológica na atitude
das pessoas em qualquer ambiente, principalmente em um local de trabalho. Assim, nas salas
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
64 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
e dependências poderão ser adotadas tonalidades fortes, como o vermelho, para imprimir
dinâmica ou vitalidade, ou cores neutras, que abrandam a tensão do ambiente. Outras cores
também podem afetar o ânimo das pessoas quando aplicadas em determinados ambientes,
tais como:
Cor Efeito Ambiente
Laranja Energiza o corpo e a mente Corredor de entrada
Salmão ou rosa Harmoniza as emoções Sala de visita
Amarelo Estimula os músculos e o
cérebro
Cozinha, salas de estudos e
ginastica
Verde Higieniza o ambiente/alivia o
estresse
Banheiro
Azul Acalma, cura , favorece a
meditação
Quarto de dormir
Violeta Purifica e eleva a
espiritualidade
Quarto de dormir
b) MOBILIÁRIO
O tipo de mobiliário é um elemento que deverá influir no estilo, qualidade e expressão
do evento.
O mobiliário abrange principalmente as mesas diretoras, mesas de apoio, poltronas,
cadeiras do plenário, pódio, tablados e estrados.
A forma e disposição da mesa podem influenciar o desenvolvimento de uma reunião.
Ilustrando, a mesa quadrada ou redonda é adotada quando se pretende estabelecer uma
igualdade entre os participantes de uma reunião sem a identificação formal de um coordenador
ou dirigente do encontro.
Em geral, utilizam-se móveis de madeira, evitando-se os de plástico, exceto em
desfiles de moda e concursos de beleza feminina. Em alguns casos, há preferência por mesas
e cadeiras dobráveis, que podem ser empilhadas e facilitam o transporte e ocupação dos
espaços.
As cadeiras exercem influência considerável no curso de uma reunião, pois poderão
induzir os participantes à indolência ou inquietação, dependendo do grau de conforto que
proporcionam e do período de uso. O assento deve auxiliar as pessoas a se manterem atentas
e em postura firme e deve nivelar-se perfeita¬mente com a altura das mesas.
A forma ou estilo do assento influi na postura e, consequentemente, no ânimo das
pessoas.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
65 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
O revestimento do assento, de acordo com o material usado, poderá também provocar
desconforto, principalmente quando provocar aquecimento, o que ocorre com os assentos de
couro ou com os que apresentam falhas ou desníveis na superfície.
Todos esses aspectos poderão ser destacados igualmente, no caso da existência ou
falta de suportes para os braços na poltrona e tipo de material usado. A estrutura do suporte do
braço poderá ser de cromo ou plástico de qualidade. O náilon apresenta alta durabilidade,
enquanto a madeira poderá deteriorar-se ou desgastar mais rapidamente.
c) ILUMINAÇÃO
A iluminação interfere na atitude ou comportamento das pessoas e provoca uma
diferenciação acentuada entre os ambientes de lazer, repouso e trabalho.
Ilustrando, um procedimento frequente é a utilização de luz incandescente em torno da
área externa do ambiente para aquecer a superfície das paredes e a luz fluorescente na área
central e sobre o teto. As instalações de luz devem proporcionar a visualização do telão e
fornecer iluminação suficiente para anotações no caso de cursos.
d) ACÚSTICA
Adota-se corno referência que nas salas ou locais de reuniões com lotação superior a
20 pessoas é recomendável a instalação de equipamentos de som para a melhoria das
condições de audição. Deverá ser feito um teste para verificar a ocorrência de eco e se o som
é audível em todos os locais do ambiente.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
66 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
15. ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DE
UM EVENTO
Com base no planejamento global e após definidas as atividades relacionadas com o
evento, deverá ser estruturado o cronograma de trabalho, que é o principal instrumento da fase
de operacionalização do projeto e o responsável pelo controle de sua execução.
O cronograma de trabalho compreende a descrição detalhada das atividades do
evento, indicação dos responsáveis pela execução e a data estimada de início e término de
cada tarefa, que é um fator importante principalmente em relação a tarefas que dependem de
serviços de terceiros.
O cronograma deverá ter características de controle, registrando a data das atividades
programadas e data em que a tarefa foi realizada, ou seja, o previsto e o realizado. Além disso,
auxilia na estruturação do orçamento financeiro, pois define as datas das operações e serviços
e, consequentemente, a previsão dos recebimentos e pagamentos. O cronograma também
poderá ser configurado como um projeto global, com base no qual são formulados os
planejamentos setoriais.
Exemplificando, a seguir são apresentadas algumas atividades relacionadas com a
administração e operação de um evento que deverão ser incluídas no cronograma:
revisar com a promotora e responsáveis pelas diversas áreas a programação geral e o
cronograma setorial de atividades;
revisar com os promotores a sistemática de funcionamento dos trabalhos,
principalmente os horários de abertura e encerramento de sessões ou reuniões;
confirmar preço dos serviços, forma de cobrança, tratamentos especiais, cortesias,
permutas;
promover reuniões periódicas com supervisores e funcionários de cada área de
serviços;
confirmar o número de participantes e sua composição;
confirmar as reservas e a chegada dos participantes;
disciplinar o acesso e a movimentação das pessoas e veículos nos locais de eventos;
planejar os serviços especiais incluídos nos programas de eventos (welcome drinks,
coffee break, recepção de autoridades, convidados e participantes VIP);
revisar a programação de recepção, credenciamento dos participantes e entrega de
crachás de identificação;
verificar o número de inscrições e confirmações dos eventos especiais (jantar
dançante, tours etc.);
providenciar os transportes e traslados dos participantes e funcionários;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
67 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
disciplinar o funcionamento das áreas de estacionamento e portaria;
coordenar a montagem e instalação das secretarias dos congressistas e palestrantes,
sala VIP sala de coordenação, auditórios;
providenciar os serviços de colocação de bandeiras, faixas, placas, painéis;
confirmar equipes, horários, programas e sistemas que serão utilizados na limpeza
geral das áreas internas, externas, corredores, piscina, estacionamento e
especialmente os utensílios e materiais usados;
revisar a disposição e condições das mesas, cadeiras e móveis nas salas de reuniões;
verificar as condições e o funcionamento dos telefones públicos e cabines;
verificar nas empresas de audiovisuais a qualidade e atualidade dos equipamentos,
bem como o cumprimento dos horários pelos técnicos e operadores;
providenciar a sinalização interna e externa dos locais (placas, indicadores de
circulação, cordões de isolamento, alertas, proibições);
organizar a sala de imprensa com os equipamentos exigidos;
promover a instalação de loja para venda de jornais, revistas, fichas telefônicas,
cigarros, doces, lembranças, remédios de emergência e outras utilidades;
verificar a necessidade de equipamentos de som e os tipos de microfones a serem
utilizados (de mesas, de tribuna, de pedestal, de mão, de lapela, headset e outros
equipamentos audiovisuais, como o projetor multimídia);
verificar as condições e funcionamento dos equipamentos e instalações;
verificar as condições de funcionamento dos computadores, notebooks, laser points,
impressoras, telas etc.;
preparar e equipar as salas de reuniões;
contratar/locar serviços e equipamentos de terceiros;
providenciar a contratação de intérpretes, bem como a instalação de equipamentos de
tradução simultânea, no caso da presença, no evento, de estrangeiros;
definir e programar os tipos de serviços do restaurante (cardápios, horários, sistemas
de atendimento etc.);
confirmar o número de pessoas a serem atendidas nos serviços de alimentação;
verificar estoque e necessidade de compra de alimentos e bebidas;
programar os serviços de alimentação especial para participantes que deverão receber
tratamento e cardápios diferenciados;
elaborar o mapa das mesas do salão;
providenciar a confecção e definir o sistema de placas de identificação das pessoas
nas mesas de jantares especiais;
verificar as condições de hospedagem dos participantes;
revisar o quadro de pessoal em atividade e cadastro de candidatos;
verificar o vestuário do pessoal (tipos, apresentação, controle do estoque, lavanderia);
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
68 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
verificar os comprovantes ou recibos de entrega e devolução de uniformes,
instrumentos, ferramentas e utensílios;
estabelecer as escalas de serviços do pessoal;
programar a alimentação dos funcionários da empresa e do pessoal contratado para
serviços eventuais;
verificar e providenciar as condições de alojamento do pessoal;
confirmar a contratação de pessoal externo/serviços de terceiros;
verificar os materiais a serem adquiridos para as competições (troféus, medalhas,
presentes, brindes); Q verificar o estoque de produtos e materiais;
estabelecer a programação e periodicidade das compras;
negociar com fornecedores condições especiais de compras, entregas e pagamentos;
programar os estoques de bebidas nas datas de realização de compe¬tições e festas
especiais;
conferir o estoque de utensílios e materiais de uso (talheres, louças etc.);
revisar a programação de lazer e diversões;
verificar a aplicação de normas de segurança e proteção patrimonial;
coletar material promocional nas entidades, associações e empresas locais;
preparar o material a ser distribuído aos participantes dos cursos (material didático,
apostilas);
contratar os ônibus/veículos para tours e traslados;
recolher as taxas de direitos autorais;
obter o alvará de licença nos órgãos de fiscalização oficial;
providenciar a compra de medicamentos de emergência e pronto-socorro, instruindo o
pessoal quanto ao uso e guarda;
planejar os cerimoniais dos eventos (abertura, programação e encerramento);
disciplinar a entrada de animais nos locais de eventos;
definir a decoração dos ambientes e locais e providenciar a compra de materiais;
elaborar o formulário de dúvidas e perguntas para as conferências, palestras e outras;
verificar a necessidade de berços e cadeiras para crianças;
verificar a aplicação das normas de segurança individual e uso de equipamentos e
roupas de proteção.
O cronograma poderá ser estruturado com a seguinte configuração ou apresentação,
destacando os períodos de execução:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
69 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
SEIS MESES ANTES DO EVENTO
DATA/PERÍODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES
1. Promover reuniões preliminares com as entidades e
as pessoas envolvidas (promotor, coordenador,
supervisores).
2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as
condições operacionais para a realização do evento.
3. Elaborar o orçamento financeiro preliminar.
4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades
relacionadas direta ou indiretamente com o evento.
5. Verificar o layout para reserva dos locais onde será
realizado o evento.
6. Elaborar o planejamento de marketing e publicidade.
7. Verificar as atividades que dependem de serviços de
terceiros.
8. Analisar as necessidades de equipamentos e
acessórios cujo orçamento será apresentado na
próxima reunião.
9. Implantar sistema de controle e acompanhamento da
execução dos trabalhos e programação de reuniões de
coordenação.
TRÊS MESES ANTES DO EVENTO
DATA/PERIODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES
1. Encaminhar/distribuir o material publicitário do
evento para os órgãos de comunicação.
2. Expedir os convites e formalizar os convites
especiais.
NO MES ANTERIOR AO DO EVENTO
DATA/PERIODO RESPONSÁVEL ATIVIDADES
1. Revisar a situação das atividades programadas e
debater os problemas existentes.
2. Verificar as inscrições realizadas e tomar
providências para aumentar o volume dos
participantes.
3. Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a
recepção e hospedagem dos participantes.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
70 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
4. Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.
5. Confirmar a execução e contratação de serviços de
terceiros.
6. Instalar os serviços de apoio (secretaria, telefonia,
limpeza, estacionamento, lavanderia etc).
7. Preparar os locais das reuniões, salões, recepção,
sala de imprensa etc.
8. Estabelecer contatos com os órgãos de imprensa
para confirmar a programação estabelecida.
9. Revisar a relação de convidados, autoridades,
patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a
presença.
10. Emitir normas de serviços disciplinando
procedimentos e práticas a serem adotados no
decorrer do evento.
11. Preparar as cartas de agradecimento que serão
expedidas logo após o término do evento.
O cronograma de atividades poderá ser estruturado, também, da seguinte forma ou
apresentação:
Ainda, como ilustração, a seguir é apresentado um modelo resumido de cronograma
de participação em uma feira ou workshop:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
71 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
72 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
16. PROGRAMAÇÃO
A programação de um evento por uma entidade obedece basicamente ao seguinte
roteiro:
objetivo;
data/horário;
local;
número de participantes;
nível ou perfil dos participantes;
instalações e montagens;
equipamentos;
material de apoio;
serviços a serem executados;
cardápio;
preços e condições de pagamento;
data limite para confirmação da proposta.
Após definidos esses aspectos, deverá ser elaborada a programação de ativi-dades
que, no caso de promoção de evento cultural ou congresso, poderá ter o seguinte roteiro
resumido:
PROGRAMAÇÃO:
Dia: ____/_____/_____: _______ feira _____horas
Coquetel para a imprensa, patrocinadores, autoridades etc.
Dia _/__/__: ___ feira _____horas
Recepção aos participantes/congressistas (conferencistas, convidados, participantes
etc.)
_____ horas
Apresentação de credenciais na Secretaria
Recebimento de inscrições
Entrega de crachás, programas e material técnico
—————horas
Sessão solene de abertura pelo presidente da entidade ou coordenador do evento
com a presença de autoridades e convidados especiais
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
73 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Composição da mesa na abertura do evento:
______________________________________________________
______________________________________________________
_________.horas
Coquetel/jantar de "boas-vindas"
Autoridades/imprensa/convidados presentes:
Pronunciamento do presidente da entidade, saudando os participantes
Palestra de abertura pelo conferencista, professor __________ sobre o tema
________.
Dia _/__/__: ___ feira _____horas
Cerimônia de encerramento do evento pelo presidente da entidade ou coordenador
com agradecimentos aos participantes e colaboradores
Entrega de certificados ———— horas
jantar dançante;
show artístico;
distribuição de brindes.
Programação para acompanhantes/adultos
Dia _/__/__: ____ feira _____horas
City tour em locais turísticos
Inscrição na secretaria
Dia _/__/__: ____ feira _____horas
Roteiro de compras
Dia _/__/__: ____ feira _____ horas
Happy hour (cortesia) com sorteio de brindes
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
74 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
17. Check list
É uma relação de providencias, tarefas ou necessidade do evento. Existem diversas
formas de apresentação do check list, por exemplo, reunir as necessidades por ordem
alfabética ou por grupos de atividades, setores de organização ou para circunstâncias
específicas, tais como check list de secretaria de plenário, de programação social, de local do
evento e outras.
MODELO DE CHECK LIST
Evento:
Local:
Data:
Horário
Responsável:
Discriminação Unidade/setor Responsável Situação
1. Reserva do local.
2. Reunião para montagem da comissão
organizadora da semana.
3. Distribuição de atividades para as
diversas comissões de trabalho.
4. Definir tema e programação do
evento.
5. Contratar empresas e/ou profissional
autônomo para criação de material de
divulgação.
6. Buscar patrocínio e apoio cultural.
7. Definição do material de divulgação.
8. Contratação de gráfica para
impressão do material de divulgação e
administrativo.
9. Fazer listagem de convidados e
palestrantes.
10. Enviar carta convite para autoridades,
palestrantes, diretoria da instituição e
demais funcionários.
11. Fazer reserva de equipamentos de
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
75 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
audiovisual no departamento
responsável.
12. Fazer solicitação de serviço de copa
(café, água e chá).
13. Solicitação de mobiliário ao
departamento competente.
14. Fazer follow up5 dos convidados,
autoridades e outros.
15. Fazer a divulgação do evento na
instituição.
16. Fazer a divulgação do evento na
instituição.
17. Montar as pastas dos participantes e
convidados.
18. Definição de recepcionista e escala de
trabalho.
19. Verificação e liberação de
estacionamento.
20. Elaborar carta de agradecimento para
os palestrantes.
21. Providenciar os certificados dos
participantes.
22. Definir mestre de cerimônia.
23. Treinar as recepcionistas.
24. Elaborar cartas de agradecimentos
para os convidados, patrocinadores e
a todos que colaboraram com o
evento.
25. Convocar reunião de avaliação do
evento.
26. Elaborar relatório de avaliação.
5 Quando se faz o "follow up" você está buscando um retorno do que foi questionado e que ainda não
obteve resposta.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
76 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
18. LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS DE
TERCEIROS
Os hotéis e centros de convenção em geral não possuem todos os equipamentos de
apoio necessários para atender a eventos especiais, sendo necessária a locação de terceiros,
principalmente os equipamentos audiovisuais.
A locação poderá apresentar as seguintes vantagens:
uso de equipamentos mais modernos;
assistência técnica do locador na instalação, uso e transporte;
atendimento ininterrupto 24 horas, durante o período do evento;
disponibilidade de equipamento de reserva;
entrega de equipamentos em locais distintos e mesmo distantes, por meio de depósitos
próprios ou convênios com assistências técnicas;
eliminação dos problemas de garantia, manuseio, utilização e assistência técnica,
quando se tratar de equipamentos próprios;
possibilidade de entrega antecipada dos bens locados para serem inspecionados e
submetidos previamente a testes de funcionamento e qualidade. De preferência, a
inspeção deverá ser feita em conjun¬to com o interessado, usuário ou palestrante,
para evitar problemas quando em uso, o que é habitual ocorrer;
a instalação completa, inclusive os ajustes, treinamento personalizado dos usuários e a
retirada dos equipamentos por conta do contratado;
existência de conjuntos modulares que possibilitam a rapidez e facilidade de montagem
e desmontagem;
operadores próprios das empresas locadoras;
renovação constante dos aparelhos e tecnologia;
manutenção gratuita ou custo reduzido;
abater as despesas no Imposto de Renda.
A locação poderá ser feita pelo promotor do evento ou pelo próprio cliente diretamente,
conforme acertado na contratação do serviço.
18.1. MÓVEIS E INSTALAÇÕES
passarela/palco;
divisórias;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
77 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
estantes;
pódio/tablado/plataforma/estrado;
púlpito simples;
tribuna/púlpito com luz, microfone e base para papéis;
placas, faixas, cartazes;
outdoors;
expositores/painéis;
sistema de iluminação regulável;
circuito interno de TV;
sistema de sonorização ambiental e cabine;
sistema de segurança contra incêndio;
gerador próprio de energia;
sistema de ar condicionado central;
tochas para fogos de artifício;
bandeiras, mastros e ponteiras;
balcões;
sinalização interna (quadros e placas de aviso);
faixa promocional ou painel decorativo na frente da mesa principal com a denominação
do evento, patrocinador, promotor etc.;Nenhuma entrada de sumário foi encontrada.
posto bancário;
posto agência de câmbio;
posto agência de viagem;
frigobar nas salas de apoio;
tradução simultânea (cabines simples, várias cabines, canais de transmissão com
diversos canais receptores, microfones e antenas);
bebedouros;
mesas e cadeiras;
instalações para saídas de emergência;
berços e cadeiras para crianças.
18.2. MATERIAIS DE APOIO
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
78 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
18.2.1. MATERIAL DE ESCRITÓRIO E IMPRESSOS
Lápis, papel ofício, borracha, pincel atômico, fita adesiva, clip, papel para presente,
bloco, barbante, régua, grampo, cartolina, papel celofane, giz, papel para fax, papel
para fotocopiadora, folhas de flip chart, grampeador, furador, tesoura, recibos,
formulário contínuo, tinta para impressora, pastas (com logomarca, sem logomarca,
náilon), papel sulfite, papel crepom, fichas de inscrição, certificados de cursos, etiqueta
adesiva, transparências, envelopes (grande, médio, pequeno), fita gomada, cola,
almofada e tinta para carimbo, corretivo líquido, cartolina, caneta esferográfica, caneta
hidrográfica (várias cores), canetas para transparência, agenda, fio de náilon, cartões
telefônicos, tickets de estacionamento, placas de identificação de mesas, pastas, livro
de ocorrências e de presença, vale-lanche e vale-refeição, crachás, livro-caixa,
questionários, formulários de pesquisas/consultas, tecido/pano para descerrar placas.
Material para aniversário (velas, enfeites, balões),
Prêmios e troféus (taças, placas, medalhas, diplomas, brindes)
Material de lazer e diversão (brinquedos, bola, raquete, jogos)
Móveis e utensílios
Cadeiras, mesas, berços, escadas, mesa da diretoria, poltronas para mesa da diretoria,
cadeiras para crianças, vasos, lixeira.
Material publicitário
Logotipos, decalques promocionais, boletins, adesivos para carros, fita de inauguração,
pastas para os participantes, cartões de visitas, folders, bandeiras, faixas, galhardetes,
cartazes, fichas de inscrição, convites, placas, outdoors.
Guarda-sol e toldos
Fogos de artifício com tocha
Medicamentos de pronto-socorro e emergência
Material de segurança e proteção
Material de higiene e limpeza
Material de apoio aos participantes
jornais e revistas;
guias/roteiros turísticos;
mapa da cidade;
guia telefônico;
horários de voos;
relação de endereços e telefones úteis;
tabelas de preços de serviços;
programa oficial.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
79 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
18.3. MATERIAL PARA DECORAÇÃO
floreiras;
vasos ornamentais;
flores;
fitas;
centros de mesa.
18.4. MATERIAL PARA SANITÁRIOS E BANHEIROS toalhas;
sabonete;
papel higiênico.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
80 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
19. HOSPEDAGEM E TRANSPORTE DOS PARTICIPANTES
DO EVENTO
19.1. ASPECTOS GERAIS Os serviços de hospedagem e transporte normalmente são organizados por agências
de viagem e turismo por meio de pacotes promocionais com tarifas e condições especiais para
os participantes e acompanhantes.
Geralmente, no convite ou boletim publicitário do evento, consta a relação de hotéis
conveniados, níveis e tipos bem como as modalidades de pagamento, sendo recomendado aos
interessados manter contato direto com o hotel para maiores informações e reservas.
Tratando-se de serviço especial, são indicadas alternativas de hotéis de diversos
portes, locais e características.
Os hotéis indicados normalmente dispõem de instalações e serviços de recreação e
lazer para os acompanhantes, menores e crianças.
Quando acompanhados de familiares, é prática habitual dos participantes, após o
término do evento, prolongar o período de permanência no local para desenvolver atividades
de turismo e lazer, aproveitando as tarifas promocionais oferecidas.
Isso ocorre, principalmente, nos eventos com término às sextas-feiras quando a
permanência poderá ser estendida, no mínimo, até domingo.
No caso das reservas de hospedagem serem feitas com a participação ou através da
Coordenação do evento, poderá ser utilizada a ficha de reserva, similar à utilizada pelos hotéis
de acordo com o modelo-sugestão apresentado a seguir:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
81 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Nas mesmas condições da hospedagem, deverá ser feita uma programação específica
do transporte dos participantes do evento e especialmente dos convidados especiais.
As providências devem ser tornadas com bastante antecipação, no caso de excursões,
passeios turísticos, locação de veículos de terceiros, traslados etc.
O procedimento inicial em relação às passagens é a emissão da solicitação de reserva
conforme modelo - sugestão apresentada a seguir:
19.2. CONTRATO DE SERVIÇOS DE TRANSPORTE E HOSPEDAGEM
No caso de contratação conjunta de hospedagem e transporte, poderá ser utilizado o
modelo-sugestão de contrato a seguir, utilizado habitualmente por empresas promotoras de
turismo.
CONTRATO DE SERVIÇOS
O presente contrato estabelece as condições gerais e específicas aplicáveis aos
programas de viagens internas organizados pela agência de viagens (promotora).
1. PREÇOS
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
82 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
O preço inclui viagens no meio de transporte previsto no programa, passeios e visitas
programadas, hospedagem em hotéis de categoria turística em aparta mento Standard, duplos
e triplos, com banheiro privativo, café da manhã nos hotéis de pernoite e as refeições indicadas
no programa.
O preço não inclui taxas de aeroportos, ingressos em locais de turismo e lazer, taxa de
guarda-bagagem, bebidas, frigobar, café da manhã, lavanderia, telefonemas e outras despesas
extras de caráter pessoal, passeios opcionais sugeridos no programa, voos, pernoites ou
refeições que, por motivos alheios à operadora, venham a ocorrer fora do especificamente
previsto no programa e casos de emergências médico-hospitalar, farmácia e outros.
2. INSCRIÇÕES
Serão aceitas mediante o pagamento de um sinal de ——— % do valor da viagem.
O saldo deverá ser pago até ___ dias úteis antes da partida.
3. DESISTÊNCIA
O passageiro que não comparecer ao embarque, por qualquer motivo, mesmo
justificado por atestado médico, será considerado no show, e não terá direito ao reembolso dos
valores pagos.
No caso de desistência, em viagens aéreas serão aplicadas as normas constantes das
condições gerais das companhias aéreas.
O passageiro que desistir da viagem em qualquer hipótese, após haver iniciado, não
terá direito a reembolso.
4. TRANSFERÊNCIA
Poderão ser feitas transferências de titular, desde que o passageiro apresente outra
pessoa em tempo hábil para seu lugar.
5. DESLIGAMENTO
A operadora reserva-se o direito de desligar do grupo o passageiro que venha
prejudicar o transcorrer normal da viagem, por motivo de embriaguez, tóxico e outros.
Nesse caso, haverá reembolso da parte correspondente a hotéis não utilizados de
acordo com as tarifas contratadas para esta viagem (preço de grupo). É responsabilidade do
passageiro o retorno ao local de embarque.
19.3. TRANSPORTE A mudança do meio de transporte poderá ser feita sem aviso prévio em caso de
acidente, falhas mecânicas e outros, com prosseguimento da viagem no tipo de
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
83 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
transporte possível na emergência. Se a mudança ocorrer em viagem, motivada pela
interrupção de tráfego nas estradas (queda de barreiras, pontes), nenhuma restituição
será devida.
Traslados, passeios e outros serviços locais poderão ser realizados em veículos de
terceiros, sem ar condicionado.
As transportadoras aéreas, em conexão com a programação, serão designadas pela
operadora.
Esta, preferencialmente, utilizará o mesmo voo para todo o grupo.
Os bilhetes das viagens programadas não serão endossáveis para outras companhias
aéreas. As tarifas aéreas são as oficiais em vigor. O valor da parte terrestre somente é
válido com a emissão da parte aérea pela operadora.
As viagens aéreas terão seus horários em voos indicados pela operadora.
19.4. HOTEL Será o previsto ou similar. Não sendo possível a hospedagem nos hotéis normalmente
utilizados pela operadora, por estarem sem disponibilidade, à operadora exime-se de
qualquer responsabilidade.
A hospedagem nas viagens é prevista em apartamentos duplos e triplos. O passageiro
já inscrito que não possa ser acomodado com outra pessoa será alojado em
apartamento individual, pagando a diferença correspondente que será cobrada pelas
operadoras três dias antes da partida.
As diárias dos hotéis iniciam-se às 14 horas do dia da chegada do hóspede e vencem
às 11 horas do dia de partida.
Os passageiros que solicitarem noites extras no início ou final do tour, ou com opções
especiais fora do roteiro programado, perderão o direito ao traslado de chegada/saída.
Se os passageiros decidirem por acomodação em apartamento duplo e no decorrer da
viagem optarem por acomodação em single, a diferença de custo dos apartamentos
será de total responsabilidade do optante.
19.5. BAGAGEM Devido à capacidade limitada do bagageiro do ônibus, será permitido o transporte de
uma mala por passageiro, cujas medidas não excederem 70 x 50 x 20 centímetros. As
malas excedentes pagarão um valor adicional para cobrir despesas extras, variável de
acordo com a viagem. Em caso de incapacidade de carga do ônibus, não serão
transportadas malas extras.
Os passageiros terão direito, ainda, de transportar um pequeno volume de mão que
deverão conservar em seu poder.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
84 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Aos passageiros é facultado o uso do porta-bagagem no ônibus, exclusivamente para
transportar objetos que possam ser acondicionados em sua mala (bagagem permitida).
O extravio comprovado de malas com etiqueta da operadora, desde que consideradas
"bagagem permitida", será ressarcido se for comprovada falha da operadora na forma
das disposições legais que regulamentam os transportes rodoviários de passageiros.
Dinheiro, joias ou qualquer objeto de valor (não componente de vestuário) não devem
ser transportados nas malas, pois não estão amparados por lei, sendo de exclusiva
responsabilidade do passageiro.
Volumes de mão, tais como bolsas, sacolas, frasqueiras ou similares, não estão
amparados pelas disposições legais.
19.6. ALTERAÇÕES DE ROTEIRO E HOTÉIS Os organizadores e companhias prestadores de serviços se reservam o direito de
alterar sem aviso prévio e por motivo de força maior a rota ou os hotéis.
19.7. PREÇOS Os preços estabelecidos para as viagens poderão sofrer reajustes sem aviso prévio em
razão de aumentos em hotéis, combustíveis, tarifas aéreas ou outros fora do controle da
operadora.
19.8. OBSERVAÇÕES GERAIS para a observância dos horários de saída dos programas, poderá haver tolerância de
15 minutos de atraso dos passageiros. Após esse prazo, não caberá qualquer
reclamação ou indenização;
para melhor andamento da viagem ou por motivos técnicos, a ordem do programa
poderá ser alterada ou invertida;
em roteiros que cumpram trechos e passeios comuns poderão ser juntados dois ou
mais grupos. Nesse caso, não haverá preferência de um grupo sobre o outro, por estar
utilizando o ônibus ou serviço há mais tempo. Os veículos e tripulação da empresa
prestam serviços em condições iguais para todos;
a interrupção do tráfego nas estradas normalmente utilizadas nos programas exime a
operadora da responsabilidade da continuação da viagem. Pernoites e refeições que
excedam o total programado, bem como viagem de avião que resulte dessa
interrupção, serão pagas diretamente pelos passageiros aos hotéis, restaurantes e
companhias aéreas;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
85 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
ocorrendo atraso no programa motivado por fechamento de aeroporto, interrupção de
estrada, problema mecânico ou qualquer outro motivo alheio à vontade da operadora, o
tempo de permanência no local será considerado como de viagem realizada. Por esse
motivo, não será devida pela operadora qualquer devolução ou pernoite
compensatórios. Pernoites adicionais em razão do fechamento de aeroporto deverão
ser pagos pelos passageiros ou companhias aéreas, de acordo com a legislação;
as operadoras vendem serviços terrestres a seus usuários. As viagens de avião são
um serviço de transporte oferecido pela companhia aérea ao passageiro, atuando a
operadora como mera intermediária na aquisição dos respectivos bilhetes, sem outras
responsabilidades;
a bordo do ônibus, em viagens internacionais poderá haver sistema de rodízio de
lugares com orientação do guia da operadora, o que deverá ser respeitado pelos
passageiros;
na contratação de serviços de terceiros, o extravio de bagagem é de responsabilidade
dos mesmos;
qualquer saída que não reúna o número de 20 passageiros poderá ser calculada ou ter
seu preço recalculado (se for do interesse dos passageiros). Em caso de cancelamento
por parte da operadora, a devolução da quantia paga será feita integralmente;
nos roteiros com jantar, as refeições serão servidas em conjunto e em horário
determinado pelo guia. Esse serviço inclui menu fixo, com entrada, prato principal e
sobremesa sem bebidas;
o usuário portador de doença grave, ou portador de aparelhos de ajuda cardíaca ou
respiratória, ou similar, ou qualquer outra doença grave deverá declarar sua condição e
viajar coberto ou assistido por seguro. O risco de viagem, em face de qualquer dessas
condições, é da responsabilidade do usuário;
usuário com dificuldade de locomoção e assimilação deverá viajar em companhia de
pessoa por ele indicada, que lhe assegure assistência em tempo integral.
19.9. RECLAMAÇÕES As reclamações quanto à prestação de serviços serão encaminhadas pelo usuário por
escrito à operadora, no prazo de _______ dias após a conclusão dos serviços, conforme
estabelece o Código de Defesa do Consumidor.
Caso as reclamações não sejam feitas após este prazo, a relação contratual será
considerada perfeita e acabada, desobrigando a operadora de qualquer responsabilidade,
salvo quanto a eventuais danos.
A arbitragem, de comum acordo, poderá ser adotada para dirimir quaisquer dúvidas
pendentes de aplicação desse contrato. Nenhuma reclamação será considerada caso o
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
86 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
usuário, em vez de utilizar quaisquer dos procedimentos legais previstos, preferir o uso dos
meios de comunicação, ocasionando publicidade negativa que produzirá à operadora danos
materiais e morais, de responsabilidade do usuário.
19.10. CONCORDÂNCIA
Ao participar de uma viagem, o usuário, por si, ou pela agência de viagem sua
mandatária, declara conhecer, pelo que adere contratualmente, as condições gerais e
especiais estabelecidas para o programa adquirido, comprometendo-se, quando for o caso, por
sua pessoa e por seus familiares.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
87 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
20. SEGURANÇA E PROTEÇÃO DOS LOCAIS DOS EVENTOS
20.1. DISPOSIÇÕES GERAIS
A segurança das pessoas e dos locais de eventos é de relevante importância, exigindo
o máximo cuidado e eficiência dos serviços de Portaria, Guarda e Vigilância.
As responsabilidades relacionadas com a segurança dos locais abrangem,
principalmente, os seguintes aspectos:
controlar a movimentação das pessoas na portaria e locais;
proteger e dar segurança pessoal a determinadas pessoas;
dirigir as operações de carga e descarga de veículos;
supervisionar as áreas de estacionamento;
verificar os sistemas e equipamentos de segurança instalados no local.
Para o controle da movimentação na portaria, deverão ser utilizados instrumentos
hábeis que permitam identificar:
as pessoas e veículos que tiveram acesso às dependências do evento;
os horários de entrada, saída e de permanência na área interna;
os motivos do ingresso e permanência no local.
Os serviços de segurança deverão manter a máxima reserva e discrição,
principalmente em relação ao porte de arma e ocorrências verificadas em sua área de
atividade.
20.2. ENTRADA E SAÍDA DE PESSOAS DOS LOCAIS DE EVENTOS
O regulamento de entrada e saída de pessoas dos locais de eventos fundamenta-se
nas seguintes disposições básicas:
todas as pessoas que transitam na portaria, exceto casos especiais estabelecidos pela
coordenação do evento, ficam sujeitas na saída a revista obrigatória de sacos, sacolas,
pastas etc.;
a saída de qualquer material que não seja de uso pessoal dependerá de autorização
especial;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
88 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
somente será permitido o acesso dos funcionários de empresas instaladas na área
mediante autorização expressa, o que poderá ser feito verbalmente em cada caso ou
ter caráter permanente no período de duração do evento.
É vedada a entrada de pessoas ou funcionários nos dias de folga dos serviços ou fora
do horário normal de trabalho.
Nos casos de movimentação de pessoas que não portarem autorização especial da
Administração do evento, será exigida a apresentação de documento de identidade, que
permanecerá retido na portaria até a saída.
O ingresso de menores será disciplinado pelo regulamento específico de cada evento.
A portaria funcionará de forma ininterrupta durante as 24 horas do dia.
Os porteiros deverão obrigatoriamente usar uniforme nas dependências do evento,
quando em serviço.
Dez minutos antes do encerramento do expediente, mediante registro de movimento da
portaria deverá ser verificado se todos os veículos e pessoas, cujo acesso foi autorizado, ainda
se encontram nas dependências.
Poderão ser instituídos tipos e cores diferenciados de crachás para:
as pessoas vinculadas à organização do evento;
funcionários das empresas de serviços;
visitantes;
prestadores de serviço (pedreiros, serventes de obra, pintores etc.) contratados por
empreitada.
20.3. ENTRADA E SAÍDA DE VEÍCULOS
a) Veículos de transporte de materiais
Os veículos exclusivos para carga e descarga de materiais somente terão acesso ao
local do evento após a verificação da carga, altura e largura com a identificação do motorista e
passageiros, além do registro do veículo, destino, objetivo e horário de entrada.
Os motoristas e acompanhantes deverão apresentar documento de identidade que
ficará retido na portaria até o retorno.
A portaria entregará um crachá de identificação individual que deverá ser mantido em
posição visível, durante a permanência na área.
Poderá ser concedida, em casos especiais, autorização para o ingresso de
fornecedores e prestadores de serviço, por prazo determinado e até o término do evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
89 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Os veículos que tiverem acesso na portaria permanecerão exclusivamente nos locais
estabelecidos e somente durante o tempo necessário para os serviços de carga e descarga.
As entradas e saídas de veículos de carga somente poderão ser feitas em
determinados horários (geralmente das 6:00h às 9:00h).
Os casos especiais deverão ser autorizados expressamente pela Administração.
b) Veículos particulares
Os organizadores ou participantes do evento terão acesso no local com credencial ou
identificação especial.
Os motoristas receberão um crachá de identificação que será colocado em local visível
e apresentado na entrada e saída da portaria.
Os veículos que prestarem serviços permanentes a qualquer empresa, entidade ou
pessoa no recinto do evento deverão qualificar-se junto a Administração para o devido registro.
A Secretaria fornecerá um cartão de identificação que será obrigatoriamente afixado
em local visível do veículo.
Em todos os casos, deverá ser mantido na portaria um registro das pessoas e veículos
com acesso autorizado.
20.4. SERVIÇOS DE GUARDA E VIGILÂNCIA
Os serviços de guarda e vigilância dos eventos objetivam preservar a integridade física
dos participantes, dos bens patrimoniais e das instalações do local.
Habitualmente, esses serviços são contratados com empresas especializadas em
virtude de seu caráter eventual e pela qualificação exigida para os funcionários dessa função,
principalmente em relação ao porte e uso de armas e aplicação de técnicas especiais de
vigilância e segurança.
O pessoal da guarda será distribuído entre a guarita ou posto fixo de guarda e em
serviços de ronda permanente com itinerário estabelecido previamente.
Para efeito de controle, o supervisor da guarda deverá contar com instrumentos
eficazes e modernos para o registro dos horários e trajetos percorridos no turno de trabalho
pelos funcionários vigilantes.
20.5. ATENDIMENTO EMERGENCIAL DE ACIDENTES
Para atender a casos emergenciais de acidentes (cortes, entorses e fraturas) sem
gravidade ou que exigem um tratamento imediato, deverá ser mantido um estoque de
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
90 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
medicamentos de primeiros socorros. É necessário, também, o conhe¬cimento das técnicas
corretas de atendimento e aplicação dos medicamentos e instrumentos recomendados para
cada caso e momento. O estoque de medica mentos deverá conter no mínimo compressas de
gase, rolos de ataduras, curativos adesivos, rolos de esparadrapo, soro fisiológico, termômetro,
tesoura, pinça, luvas de látex e medicamentos para limpeza e aplicação em contusões. No
caso de eventos em áreas externas, é prudente incluir repelentes para insetos e antitérmico
para crianças. As compressas de gases ideais são de tamanho médio, com aproximadamente
7,5 cm de largura. No caso de ataduras de crepe, incluir três tamanhos. O menor será utilizado
para ferimentos na mão, o de tamanho médio, para o braço, e o maior, para aplicação na coxa
e membros inferiores. As luvas de látex serão utilizadas para contatos em lesões na pele. Os
materiais de pronto-socorro serão embalados em papéis impermeáveis e colocados em maleta
de plástico, caixa de papelão ou de madeira de fácil transporte e depositados em local distante
e de difícil acesso para crianças. Para a composição do estoque de medicamentos, é
aconselhável consultar um médico. É importante, também, observar e manter controle dos
prazos de validade dos produtos e materiais.
20.6. MANUTENÇÃO E LIMPEZA DOS LOCAIS DE EVENTOS
Os serviços de manutenção dos ambientes e locais dos eventos abrangem
principalmente as seguintes atividades:
limpeza diária das áreas externas e internas em horários preestabelecidos (canteiros,
passeios, corredores, calçadas, bueiros, calhas);
eliminação de plantas nocivas e ervas daninhas das áreas verdes;
poda e desbaste das plantas e árvores;
conservação e recuperação permanente de corredores, trilhas, avenidas e áreas de
circulação e lazer;
verificação das condições das quadras de esporte que exigem trata¬mento
diferenciado;
conserto das torneiras dos bebedouros;
verificação das condições de funcionamento dos equipamentos de lazer e recreação
(balanços, barras de ginástica, gangorras, brinquedos etc.);
revisão dos equipamentos e acessórios de ferro e metal para prevenir a ocorrência de
ferrugem;
substituição da areia e terra dos locais de lazer infantil;
verificação das cercas, muros e portões que limitam a área de parques e jardins
(restauração, pintura, colocação de telas, desinfecção);
revisão da decoração paisagística das áreas verdes e jardins.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
91 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
21. INSCRIÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS
A formalização do interesse ou desejo de participar de um evento é feita
habitualmente pelo preenchimento de ficha de inscrição ou ficha de adesão, que em geral está
inclusa no próprio convite.
A ficha de inscrição/adesão ou contrato deverão conter, de forma clara, todas as
condições relacionadas com a participação do evento, e em especial:
informação sobre o participante/empresa;
forma de participação;
data/período/horário/local;
taxa de participação/condições e forma de pagamento;
benefícios/vantagens relacionadas com a taxa de participação;
data e assinatura do participante ou empresa responsável pela inscrição;
condições e procedimentos em caso de desistência.
A seguir, são apresentados modelos-sugestões de fichas de adesão ou inscrição:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
92 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
93 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
22. VERIFICAÇÃO E AUDITORIA DE ATIVIDADES DE
EVENTOS
22.1. ASPECTOS GERAIS
No decorrer de cada evento e no seu término, deverão ser realizadas pesquisas
sobre as atividades e serviços com os participantes, expositores, locadores de estandes,
conferencistas etc.
A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinião do público e participantes,
observar o cumprimento dos objetivos traçados, a situação atual e as deficiências que
devem ser corrigidas.
Os expositores deverão também ser previamente instruídos, para fornecer dados
estatísticos e outras informações, tais como:
número de visitantes recepcionados no estande;
perfil, qualificação, origem, nacionalidade etc. dos visitantes;
operações realizadas;
material de divulgação e promoção utilizado.
Para a avaliação de desempenho final, serão juntados os dados estatísticos
operacionais e as pesquisas de opinião realizadas sobre os serviços oferecidos,
instalações, produtos etc. por meio de entrevistas, telefonemas ou questionários. As
pesquisas devem ser aplicadas utilizando roteiros padronizados, de forma clara e objetiva,
permitindo a análise técnica e conclusões sobre os resultados e desempenho. A opinião do
público é importante e valiosa, pois deverá influenciar futuras decisões sobre os produtos e
serviços e, principalmente, quanto à viabilidade de realização de eventos similares.
A seguir, são apresentadas modalidades de pesquisas aplicáveis a eventos
diferenciados, ou seja:
pesquisa sobre operações e serviços de uma feira de negócios;
pesquisa sobre os serviços oferecidos pelo restaurante e pelo bar;
avaliação de programa de curso desenvolvido em evento cultural ou
técnico;
avaliação dos serviços do hotel-sede de um evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
94 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
22.2. PESQUISA SOBRE OS SERVIÇOS DE RESTAURANTE
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
95 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
22.3. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE EVENTO CULTURAL
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
96 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
22.4. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS
DE HOTEL SEDE
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
97 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
22.5. AUDITORIA OPERACIONAL DE EMPRESA DE EVENTOS
Verificações:
estrutura e qualificação técnica e operacional da empresa para promoção e
atendimento de eventos (instalações, materiais, pessoal, ser¬viços, equipamentos
etc.);
estrutura de apoio para promoção de eventos (marketing e vendas);
máquinas, equipamentos, utensílios (copiadoras, fax, telefones, computador etc.);
programas, cronograma, roteiros e calendário de eventos e promoções;
eventos especiais (comemorativos, estacionais, locais, históricos etc.);
salão de convenções, anfiteatro, cinema, teatro, boate, auditório, salas de jogos,
salas para não fumantes, sala VIP etc.
convênios, contratos de serviço e integração operacional com outras empresas e
entidades para a realização de eventos;
instrumentos de comunicação, propaganda e publicidade (impressos, publicações,
brindes etc.);
programas e contratos de mídia (jornais, televisão, revistas, periódicos);
tabela de preços, forma e condições de pagamento;
descontos, abatimentos, tarifas-cortesia concedidos a participantes especiais de
eventos;
sistemas de serviços (controles internos, formulários, fichas, fluxo da documentação,
prestação de contas, contabilização etc.);
cadastro dos responsáveis pela entidade ou empresa promotora;
orçamentos para promoção de eventos (hospedagem, alimentação, traslados,
locações, fretes, carretos etc.);
contratos de eventos;
contrato de serviços com terceiros (conjuntos musicais, recreacionistas, autônomos
etc.);
procedimentos adotados na organização e na promoção de eventos em relação aos
acompanhantes, menores e crianças que participam;
traslados e passeios dos programas de eventos;
fretes e carretos;
materiais, equipamentos, utensílios especiais para eventos, lazer e diversões;
operações de leasing ou arrendamento;
relatórios dos eventos realizados;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
98 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
apuração, controle e demonstrativos das receitas e despesas (registros contábeis das
operações e resultados dos eventos realizados);
distribuição dos espaços e áreas utilizadas para os eventos;
montagens e desmontagens (salas, divisórias, palcos, iluminação);
arranjos, decoração e jardinagem exigidos para eventos;
disponibilidade de pessoal interno e externo para reforço do atendimento em casos
de eventos especiais de maior porte e complexidade;
contratos de serviços com pessoal especializado: seguranças, fotógrafos,
coreógrafos, músicos, recepcionistas, recreacionistas, baby sitters, digitadores,
tradutores/intérpretes, secretárias, promotores, guias tu¬rísticos, operador de som etc.
(condições gerais de trabalho, horários, hospedagem, refeições, transporte, honorários,
remuneração);
estrutura de atendimento dos serviços de manutenção (marcenaria, serralheria,
pintura, mecânica, elétrica etc.);
estoque de materiais de divulgação (equipamentos, banners, placas, faixas, cartazes
etc.);
estoque de materiais esportivos (equipamentos, jogos, mesas etc.);
estoque de materiais de escritório, utensílios diversos;
controle dos materiais e utensílios locados para eventos;
funcionamento e uso de instrumentos e materiais próprios ou locados de terceiros:
retroprojetor, equipamentos de tradução simultânea, telão, projetor de slides, epíscopo,
iluminação controlável, microfone (lapela e pedestal), videocassete com TV, mesa de
som, centro de informações com chamada de áudio, quadro negro, sonorização
ambiental, tape deck para gravação, flip-chart, tribuna com luz, tela de cinema, projetor
de filmes sonoro (ótico ou magnético), projetor multimídia (data show, DVD e vídeo),
câmaras de vídeo e de fotos, equipamentos de informática (notebooks e
microcomputadores), púlpito, tablado, palco, passarela, urna de acrílico;
sistema de recolhimento, devoluções de sobras de produtos e materiais de eventos;
normas e regulamentos estabelecidos para ressarcimento de danos nas instalações e
equipamentos por ocasião de eventos, principalmente por usuários de instrumentos de
lazer;
serviços de vigilância e segurança nos eventos;
conservação e limpeza dos locais no decorrer e após a realização dos eventos;
estacionamento;
qualificação do pessoal;
serviços de bar;
regulamento de funcionamento das quadras de esportes, canchas esportivas e locais
de lazer (sala de jogos, salas de recreação, cinema, bar, churrascaria, piscina etc.):
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
99 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
horários de uso;
locais de realização;
sistema de atendimento;
tarifas e preços;
conservação e limpeza dos locais;
brinquedos e instrumentos de lazer (responsabilidades, controle interno, sistema de
cobrança, inventário da existência de materiais, guarda e depósito, condições de uso
etc.);
parques e jardins:
equipamentos instalados (bancos, balanços, gangorras, caixas de areia etc.);
instalações sanitárias, bebedouros, áreas cobertas;
espaços livres e corredores de circulação para competições, esportes,
passeios;
manutenção e conservação dos equipamentos e instalações;
locação de equipamentos, instrumentos e materiais (som, imagem, jogos etc.);
uniformes e fardamento do pessoal;
condições de guarda e conservação dos materiais de uso e em estoque;
contratos de manutenção e conservação firmados com terceiros (condições de
pagamento, serviços, controles internos etc.);
custos (energia elétrica, água, recolhimento do lixo etc.);
armários e depósitos de materiais e utensílios;
quadro de pessoal de atendimento (recepção, secretaria, portaria etc.);
horários de trabalho (escala de serviços e folgas);
normas e providências em caso de acidentes;
assistência médica e medicamentos para pronto socorro.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
100 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
23. PROVIDÊNCIAS E RELATÓRIO AO TÉRMINO DO
EVENTO
Após o término do evento, deverão ser tomadas as seguintes providências:
promover reunião para avaliação de desempenho setorial, global e colher sugestões
e informações;
realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.;
realizar um levantamento estatístico ou coleta de dados e indicadores do evento, tais
como volume de operações, número de participantes por nível, categoria, origem,
pessoal de operação etc.;
elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo basicamente as
seguintes informações:
programação do evento;
histórico das atividades;
resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e ao
término do evento;
dados estatísticos relacionados com as atividades, tais como:
número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados,
acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes etc.);
número e área ocupada pelos estandes;
participantes por área de atividade;
participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprie¬tários,
gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes);
participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade etc.
análise das divergências entre a programação prevista e realizada;
resultado financeiro;
comentários e comparativos em relação aos eventos similares já realizados
principalmente quanto ao volume de participantes;
sugestões, recomendações, informações e orientação para os futuros eventos;
montagem das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios,
roteiros de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovantes de
recebimentos e pagamentos, polígrafos ou apostilas, fotografias, orçamento e
cronograma financeiro etc.);
relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
101 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
apreciação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que
interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;
manter contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que
tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e
colaboradores.
Os modelos de mensagens de agradecimento poderão ter um caráter informal e
simples tais como:
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
102 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24. FLUXOGRAMAS
É possível ao organizador de eventos planejar, mais conscientemente, cada etapa da
preparação, a partir de procedimentos visualizados por meio de símbolos, diagramas
de blocos e fluxogramas, tornando mais fácil controlar e decidir sobre ações,
empreendimentos e negociações diversas necessárias, conforme veremos a seguir.
Boa sorte!
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
103 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.1. FLUXOGRAMAS DAS FASES DO PLANEJAMENTO Visando facilitar o planejamento e a organização do evento, apresentamos a seguir
fluxogramas e formulários necessários à organização e à avaliação do evento.
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
104 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
105 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.2. ETAPA DO PLANEJAMENTO Fluxograma Planejamento
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
106 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.3. ETAPA DA ORGANIZAÇÃO Fluxograma 01 - Organização
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
107 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.4. ETAPA EXECUÇÃO A seguir, fluxogramas da etapa de execução.
Fluxograma 01 – Execução
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
108 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.5. Fluxograma 06 – Execução – Véspera do Evento
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
109 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.6. Fluxograma 09 – Execução – Dia do Evento
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
110 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.7. Fluxograma 14 – Execução – Fim do Evento
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
111 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
24.8. Fluxograma Etapa de Avaliação
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
112 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
25. Calendário Oficial de Eventos
O calendário de eventos é o canal de informação que expressa fatos e costumes
diferenciados, difundindo um conhecimento mais profundo de valores – atrativos. Os eventos
promocionais destacados no turismo moderno desempenham, por meio dos centros de
convenções e pavilhões de exposições, relevante papel na economia pela sua função
estratégica de reduzir a sazonalidade e aumentar o fluxo turístico nos períodos de baixa
temporada – promoção. Ambos tem-se tornado uma maneira de as localidades ou entidades
turísticas promoverem sua imagem.
25.1. O calendário oficial de eventos
O calendário e a data escolhida são dois importantes tópicos quando se trata do tema
eventos e sua captação. O primeiro representa, sem dúvida, o intenso esforço de uma equipe,
desde o planejamento até a divulgação. O segundo constitui, sem nenhuma objeção, o primeiro
passo para o sucesso ou o fracasso de um evento. Inúmeros calendários de eventos são
publicados periodicamente, tendo como finalidade básica a divulgação de uma gama de
realizações. Representam intenso esforço de planejamento, pesquisa, classificação, avaliação
e divulgação, realizado por uma equipe, que, durante meses, exerce o trabalho de prospecção
nacional e internacional, coletando dados necessários para a sua montagem e impressão,
levando ao usuário informações de grande importância.
Ao se programar eventos, motivamos a vinda dos turistas ao núcleo receptor em
épocas de baixa estação e nos momentos em que, apesar da presença de turistas, o tempo de
estada destes no núcleo é curto e, consequentemente, os gastos são pequenos.
Há calendários com validade anual, necessitando serem refeitos sistematicamente.
Todavia, há outros que divulgam os eventos com anos de antecedência.
Os objetivos principais do calendário de eventos são:
Fornecer um panorama geral das programações, tanto das atrações espontâneas
da cidade, como é o caso das festas folclóricas, como dos eventos tecnicamente
criados, por exemplo, as feiras agropecuárias;
Orientar as ações de divulgação e publicidade necessárias ao sucesso das
realizações;
Selecionar os acontecimentos que representam interesse para a demanda
turística e a população local;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
113 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Representar a concentração de informações úteis para o usuário como para
aqueles que pretendem, por meio desses calendário, ampliar a sua atividade
comercial;
Possibilitar levantamento estatísticos das várias realizações, por local, mês,
características técnicas, etc.
Na seleção da data e do local de efetivação, a consulta ao calendário propiciará
excelente ocasião para se avaliar a possibilidade de superposição de datas, justificando a sua
transferência para uma oportunidade mais favorável.
Os eventos não devem coincidir com a temporada turística regular, como também
não devem ser realizados em feriados prolongados. Deve-se evitar a soma de importantes
eventos no mesmo período, pois dificultam o atendimento e a comercialização do produto.
A concentração de eventos em determinados centros de convenções ou cidades
passa a criar uma tradição profissional condicionando uma melhoria de estrutura local. H[a
possibilidade de manutenção de pessoal adequado, permanentemente disponível, e sua
reposição imediata quando necessário.
Entretanto, é preciso prever as medidas de organização do núcleo para receber os
eventos; evitar, por exemplo, a realização de obras públicas que possam prejudicar o
andamento do evento.
Pela própria regularidade de realização e pelo crescimento numérico de eventos
haverá, logicamente, a adaptação progressiva aos investimentos financeiros parciais e a
solução das necessidades existentes. Com uso sistemático do material de apoio e das
instalações do recinto, presume-se que ocorrerá a renovação dos estoques desse material e,
certamente, o retorno dos investimentos efetuados.
A analise criteriosa e cuidadosa dos calendários representa maior perspectiva de
negócios para todo o trade turístico envolvido.
Ao montar um calendário, deve-se considerar os aspectos relativos à época, ao local
e à temática e tomar providencias quanto:
À data: registrar os eventos ao longo do ano, observando a distribuição das datas
previstas, bem como o fluxo normal de turistas com ênfase nos pontos de desequilíbrio.
A analise pouco cuidadosa desse item pode provocar a concentração dos eventos em
períodos de alta estação, saturando a oferta turística;
Ao local: determinar a realização de eventos em locais escolhidos com base no
mapeamento da oferta turística. A boa utilização do espaço do núcleo receptor
dinamiza a atividade turística, possibilita a integração e a participação de todos os seus
componentes e a alta sobre a ociosidade de cada componente;
A temática: observar as temáticas dos eventos para encontrar identificações com as
características do núcleo, valorizando os temas culturais, econômicos, artísticos e
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
114 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
sociais de interesse local. A preocupação com a temática é importante para avaliar se
o evento é compatível com o núcleo receptor e suas ofertas turísticas.
Os organizadores terão condições de avaliar as possibilidades de sucesso ou de
fracasso de um evento após a análise dos seguintes indicadores:
Capacidade e atendimento hoteleiro: a data selecionada, quanto mais
distante estiver da alta estação ou temporada do turismo tradicional, facilitará
sobremaneira a negociação com os hotéis, possibilitando maior oferta de
quartos, concentração em menor número de unidades, tarifas mais acessíveis
e, finalmente, prazos de pagamento mais elástico, ensejando condições
altamente relevantes:
Atividades turísticas previstas: a agencia de viagens credenciadas,
quando fora da estação turística, terá condições de colocar toda a
equipe técnica a serviço do evento para desenvolver a reserva e o
controle dos hotéis, enviar passagens aéreas, efetuar operações de
cambio, viabilizar ofertas de pacotes turísticos e guias necessários ao
bom atendimento do evento;
Transporte em geral: a utilização do transporte aéreo possibilitará o
deslocamento dos convencionais do próprio país, bem como os do
exterior, mediante, a aplicação de tarifas reduzidas, conveniência de
horário de voo, melhores esquemas de financiamento e maior
oportunidade para que a companhia de aviação colabore na
divulgação e promoção do evento. É conveniente lembrar que na alta
estação turística o envolvimento do transporte aéreo com o turismo
tradicional é mais intenso. Por outro lado a concentração do transporte
rodoviário, por meio das frotas de ônibus disponíveis, facilitará a
movimentação dos participantes para os centros de convenções, assim
como para as atividades turísticas ou sociais. Quanto maior for à oferta
de ônibus, mais competitivas serão as suas condições de mercado.
Atividade do organizador do evento: a data indevidamente
selecionada poderá prejudicar o trabalho do organizador poderá
prejudicar o trabalho do organizador do evento, comprometendo seu
tempo disponível e a oferta de serviços especializados. Por essa
razão, nos primeiros contatos deverão ser apreciadas as
possibilidades de datas, de comum acordo. Por vezes, quando a
entidade promotora se antecipa e contrata intempestivamente o
período de realização com mo centro de convenções, bloqueando
quartos em hotéis, prejudica qualquer negociação posterior;
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
115 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
Período de férias escolares: as férias escolares facilitam os
deslocamentos familiares ou permitem as viagens dos pais com maior
tranquilidade. Apesar de ser um fator aparentemente positivo, a
realização do evento nesse período leva a superposição de atividades,
com os inconvenientes já citados;
Aspectos da natureza: constituem-se no levantamento das épocas de
chuvas abundantes, de calor e frio intensos, das possibilidades de
tremores de terra em regiões onde esse fenômeno é frequente e, por
fim, da ocorrência de crises políticas ou econômico – sociais de
relevada importância. Acautelar-se significa evitar grandes dissabores
futuros;
Disponibilidade de tempo útil: avaliação da sua possibilidade, a partir
das gestões iniciais, até a data prevista para a realização do evento.
Haverá tempo hábil para desenvolver e concretizar todo o trabalho
previsto?
Acontecimentos cívicos ou religiosos: a coincidência ou soma com
os acontecimentos cívicos ou religiosos previsto em calendário poderá
desviar a atenção do público e das autoridades locais, e o evento deixa
de ser um grande fato de interesse geral;
Aspectos econômicos financeiros: dentro do próprio calendário,
deve-se considerar o inicio, o meio e o final do mês, tendo em vista as
datas de recebimentos de salários, honorários e aplicações financeiras
efetuadas pelos participantes. Épocas em que os possíveis
participantes tenham maiores despesas adicionais, como a entrada do
período escolar, pagamentos de impostos e comemorações
específicas, também devem ser avaliadas;
Conveniência dos centros de convenções: o levantamento
detalhado de suas disponibilidades de espaço e oferta de condições
adequadas, quer sejam econômicas ou técnicas, deve ser efetuado;
Interesse da entidade promotora e dos seus componentes: verificar
se a data escolhida é a que melhor se adapta aos interessados. Após
análise dos fatores próprios da entidade e de seus associados,
favoráveis ou desfavoráveis, impõe-se a decisão final pela data
escolhida ou a sugestão de outra;
Empenho do governo: deverá ser avaliada a possibilidade de maior
dedicação, apoio logístico e recursos vários destinados ao evento, seja
local, municipal, estadual ou federal. Haverá, na ocasião,
disponibilidade de e verbas adequadas? Estarão empenhadas parcial
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
116 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
ou totalmente? Poderão ser destinadas ao evento e na data
específica?
Providencias básicas para a programação do calendário de eventos:
Levantamento e analise das necessidades do mercado;
Opção pela utilização do calendário de eventos;
Elaboração de um esboço do calendário;
Captação de eventos externos para o preenchimento do calendário;
Criação de eventos internos para a complementação do calendário;
Divulgação do calendário preparado;
Apoio e cooperação financeira ao núcleo na execução do calendário;
Apoio político e técnico do órgão representativo do turismo local à implantação
do calendário de eventos;
Todos os eventos programados são cadastrados no organismo oficial de turismo.
Esse organismo encarrega-se de fazer a seleção dos eventos que apresentem as condições
indispensáveis para fazer parte do calendário.
Do cadastro devem constar dados essenciais que garantam a realização dos eventos,
como: previsão de ocupação dos espaços, disponibilidade de reservas, como: previsão de
ocupação dos espaços, disponibilidade de reservas em hotéis e demais serviços necessários.
A partir da decisão de adotar o calendário, devem ser estabelecidos os critérios que
definirão suas características:
Área de abrangência: cadastramento dos eventos conforme o âmbito de sua
influencia – municipal, estadual, regional, nacional ou internacional;
Ordenação do conteúdo: por data, por localidade ou por especialidade;
Apresentação do conteúdo: com fotos, espaços promocionais e publicitários, idiomas
a utilizar;
Custeio da produção do calendário: divisão dos custos entre os componentes da
atividade turística, venda de espaços publicitários;
Esquema de distribuição e a tiragem (número de exemplares);
_________________________________________________________________________
Etec de Ribeirão Pires
117 Técnico em Eventos – Prof.ª Mirna Câmara Perillo
26. Bibliografia
ZITTA, Carmen. Organização de Eventos, da ideia a realidade. 2ª Edição. Brasília. Editora
Senac, 2008.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização de Eventos, Planejamento e
operacionalização. 4ª Edição. São Paulo. Editora Atlas, 2010.
BRITTO, Janaína, FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do
turismo. São Paulo: Editora Aleph,2002
ALLEN, Johnny, O’ TOOLE, William, MCSONNELL, Ian, HARRIS, Robert. Organização e
Gestão de Eventos. Rio de Janeiro. Editora Elsevier,2008
GIACAGLIA, Maria Cecília. Organização de Eventos: teoria e prática. São Paulo. Editora
Thomson Learning,2006.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 5ª edição. Barueri,
2010.