Aplikasi MS Project 2003 tingkat menengah ebook

7/26/2008

1

BY INSYIRAHMAN

2008

1

Sebuah Informasi

Sebuah survei berjudul “Tools of the Trade: A Survey of Project Management Tools”muncul di Project Management Journal terbitan September 1998. Journal tersebutmengevaluasi apa yang oleh para penulisnya disebut “Top Project Management Tools”.Sekitar 159 manager proyek dari 1000 manager yang dihubungi, menjawabpertanyaan-pertanyaan survey. Responden memiliki lebih dari 10 tahun pengalamansebagai management proyek dan lebih dari 12 tahun pengalaman dibidang sisteminformasi.Ke-159 responden itu menyebutkan 79 alat-alat management proyek berlainan yangmereka pergunakan saat ini, atau pernah mereka gunakan dalam 3 tahun, Sepuluhterbaik dari 79 alat-alat ini disebutkan oleh tiga per empat responden. Ke-10 alat-alattersebut secara berurutan adalah sebagai berikut:

1. Microsoft Projects2. Primavera Project Planner3. Microsoft Excel4. Project Workbench5. Time Line6. Primavera Sure Trak7. CA-Super Project8. Project Scheduler9. Artemis Prestige10. Fas Tracs

Disarikan dari “MANAJEMEN PROYEK, Menguasai keahlianyang anda perlukan dalam 10 menit”,oleh Jeff Davidson, Edisi terjemahan bahasa Indonesia,Andi Yogyakarta 2002 2

7/26/2008

2

PERENCANAAN/

PLANNING

PELAKSANAAN/

UPDATING

PENGENDALIAN

/ CONTROLING

YES YES YES

YES YES YES

YES YES YES

3

4

PERENCANAAN/ PLANNING

Menyembunyikan kolom “Start” dan kolom “Finish”1. Select kepala kolom “Start” dan kepala kolom“Finish” dan klik kanan lalu klik “Hide Column..”

7/26/2008

3

5


Memunculkan kolom “Baseline Work” dan kolom “Baseline Cost”1. Klik kanan kepala kolom “% Complete”dan klik “Insert

Column..”2. Muncul kotak dialog “Column Definition” dan pilih “Baseline

Work” kemudian klik “OK”3. Ulangi langkah no.1-2, tetapi pilih “Baseline Cost” kemudian klik

“OK”

6


Memunculkan kolom “Baseline Work” dan kolom “Baseline Cost”4. Terlihat hasilnya seperti dibawah ini

7/26/2008

4

7


Menentukan harga unit per item pekerjaan1. Klik kanan kepala kolom “% Complete”dan klik “Insert

Column..”2. Muncul kotak dialog “Column Definition” dan pilih “Number1”

kemudian3. ketik pada kolom “Title” kata “Unit Price” dan klik “OK”

8


Menentukan harga unit per item pekerjaan4. Setelah muncul kolom “Unit Price” lalu klik pada salah satu baris

kolom “Unit Price” dan klik “Tools” kemudian pilih “Customize” lalu klik “Fields..”

5. Muncul kotak dialog “Customize Fields”

7/26/2008

5

9


Menentukan harga unit per item pekerjaan6. Pada kotak dialog “Customize Fields” pilih baris “Number1” lalu klik tombol

“Formula..”7. Muncul kotak dialog “Formula for ‘Number1’8. Klik tombol “Field” lalu “Cost” kemudian ”Baseline Cost” lalu ”Baseline Cost”

10


Menentukan harga unit per item pekerjaan9. Terlihat “Baseline Cost” masuk kolom “Edit Formula”10. Klik tombol pembagian “/”11. Klik tombol “Field” lalu “Work” kemudian “Baseline Work” lalu “Baseline work”

7/26/2008

6

11


Menentukan harga unit per item pekerjaan12. Klik tombol perkalian “*” dan ketik angka “60”13. Terlihat seperti dibawah ini lalu klik “OK

12


Menentukan harga unit per item pekerjaan14. Muncul kotak informasi , lalu klik “OK” dan Hasil akhir terlihat seperti dibawah ini

7/26/2008

7

13


Membuat list Unit price untuk setiap item pekerjaan1. Selek dan copy semua item pekerjaan pada pada kolom “Task Name” dengan cara

klik kanan, lalu pilih “Copy Cell”2. Klik “View” pada baris menu dan kemudian pilih “Resource Sheet”

14


Membuat list Unit price untuk setiap item pekerjaan3. Muncul Form Resource Sheet dan klik kanan pada kolom “Resource Name” pada

baris pertama kemudian klik “Paste” dan terlihat hasil seperti dibawah ini

7/26/2008

8

15


Membuat list Unit price untuk setiap item pekerjaan4. Kembali ke tampilan “Gant Chart” dengan cara klik “View” pada baris menu dan

pilih “Gantt Chart”5. Muncul tampilan “Gantt Chart”6. Lalu select semua harga di kolom “Unit Price” dan klik kanan “Copy”

16


Membuat list Unit price untuk setiap item pekerjaan7. Kembali ke tampilan “Resource Sheet” dengan cara klik “View” pada baris menu

dan pilih “Resource Sheet”8. Muncul tampilan “Resource Sheet” dan Klik kanan pada kolom “Std.Rate”dan klik

“Paste”9. Terlihat hasil akhir tampilan “Resource sheet”

7/26/2008

9

17


Memasukkan unit price untuk setiap item pekerjaan1. Kembali ke tampilan “Gantt Chart” dan munculkan juga tampilan “Resources &

Predecessor” dengan cara klik “Window” pada baris menu kemudian klik “Split”2. Terlihat hasil akhir tampilan “Resources & Predecessor”

18


Memasukkan unit price untuk setiap item pekerjaan3. Klik pada item pekerjaan no.4 “Survey/ Pengukuran lapangan” lalu klik di kolom

“Resource Name” kemudian pilih “Survey/ Pengukuran Lapangan”

7/26/2008

10

19


Memasukkan unit price untuk setiap item pekerjaan4. Ketik angka “6” pada kolom “Work” dan pilih “Fixed Duration” pada kolom “Task

Type” lalu klik OK

20


Memasukkan unit price untuk setiap item pekerjaan5. Untuk melakukan pengisian unit price pada item pekerjaan berikutnya yaitu

pekerjaan “Gudang” klik tombol “Next” dan ulangi langkah 1-4 tetapi pada kolom“Work” ketik angka “128”. Angka “128” tersebut adalah angka manhours khususpekerjaan “Gudang”. Lakukan pengisisan unit price untuk item-item pekerjaanberikutnya.

7/26/2008

11

21


Memasukkan unit price untuk setiap item pekerjaan6. Lakukan pengecekan terhadap unit price yang sudah dimasukkan dengan

memunculkan kolom “Cost” dan kolom “Work”, caranya dapat diikuti langkah padahalaman 6, terlihat hasil setelah unit price dimasukkan semua. (Catatan: nilai“Cost” = “Baseline cost” dan “ nilai “Work” = “Baseline work”)

22


Pengecekan pemakaian jumlah orang untuk setiap item pekerjaan1. Ubah tampilan ke “Resource Sheet” dan terlihat beberapa item pekerjaan

berwarna merah, dan lakukan perubahan angka pada kolom “Max.Units” denganmengetik 2, atau 3 ataupun 4, sampai warna merah berubah menjadi hitam. Maknanya adalah untuk setiap item pekerjaan dibutuhkan minimal 1, 2, 3 atau 4 orang dalam durasi tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya.

7/26/2008

12

23


Pengecekan pemakaian jumlah orang untuk setiap item pekerjaan2. Terlihat perubahan warna menjadi hitam semua, perhatikan item pekerjaan

no. 14 “Pek. Pengisian batu gunung” butuh minimal 8 orang perhari

Konsep Pelaksanaan/ Updating adalah memasukkan data aktual darilapangan berupa waktu, dan tenaga kerja dan atau perubahan biaya yang kemudian dilakukan perhitungan oleh program MS Project sehinggadiperoleh informasi-informasi penting dalam rangka penyelesaianpekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Ada 2 sistem updating yaitu

1. Sistem updating detail yaitu Updating dilakukan setiap hari denganmemasukkan data penggunaan tenaga kerja, tanggal dimulainya suatupekerjaan dan data perubahan/ eskalasi harga. Pelaksanaan sistem inibiasa dilakukan oleh Kontraktor Pelaksana dilapangan

2. Sistem Updating Minimal yaitu Updating dilakukan dalam durasimingguan atau bulanan, data yang dimasukkan adalah tanggal mulaipekerjaan dan % progress per item pekerjaan. Pelaksanaan sistem inibiasa dilakukan oleh kantor pusat dan atau konsultan pengawas

24

PELAKSANAAN/ UPDATING

7/26/2008

13

Memasukkan Tanggal dan progress % aktual1. Letakkan kursor pada item pekerjaan yang akan di update, misalnya

item no. 4 “Survey/ pengukuran lapangan”2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task”

25

PELAKSANAAN/ UPDATING MINIMAL

Memasukkan Tanggal dan progress % aktual3. Isikan kolom “% complete = 20%”, 4. isikan “Actual dur: = 3” dan5. isikan “Actual start= Jul 3’07” dan klik OK

26


7/26/2008

14

Memasukkan Tanggal dan progress % aktual6. Hasil updating terlihat durasi item pekerjaan no.4 “Survey /

Pengukuran lapangan” menjadi lebih lama yaitu 15 hari dari durasiawal/ baseline 7 hari

7. Beberapa pekerjaan bergeser dari rencana awal terutama item pekerjaan yang berada dijalur kritis atau “Critical path” sehinggapekerjaan ini akan selesai pada tanggal 15 November 2007, bergeser dari tanggal rencana awal 5 November 2007

27


Memasukkan data aktual1. Bagi 2 tampilan dengan klik “Window” pada baris menu

kemudian pilih “split”2. Terlihat tampilan seperti dibawah

28

PELAKSANAAN/ UPDATING DETAIL

7/26/2008

15

Memasukkan data aktual3. Klik di area “Resource Name”4. Klik “View” pada baris menu, kemudian klik “Task Usage”

29


Memasukkan data aktual5. Terlihat tampilan “Task Usage”6. Klik tombol “Zoom In” beberapa kali sehinga tampilan grafik kotaknya menjadi

harian

30


7/26/2008

16

Memasukkan data aktual7. Klik kanan di salah satu baris pada jendela “Task Usage” dan klik “Detail

Styles..”8. Muncul kotak dialog “Detail Styles”

31


Memasukkan data aktual9. Pada kotak dialog “Detail Styles” pilih “Work”, “Actual Work”, “Cost” dan “Actual

Cost” pada kolom “Available field” dipindahkan ke kolom “Show these fields” dengan klik tombol “Show>>” dan klik “OK”

32


7/26/2008

17

Memasukkan data aktual10. Isikan jumlah jam kerja pada kolom T = 0.85, W=0.85 dan T=0.85 pada baris

“Act. Work”

33


Memasukkan data aktual11. Terlihat bahwa % Complete = 43%, tidak sesuai dengan kondisi aktual12. Isikan angka 12 pada kolom “Remaining Duration” sehingga “% Complete”

menjadi 20%

34


7/26/2008

18

PENGENDALIAN/ CONTROLING

Tujuan pengendalian adalah memantau, mengkaji, mengadakan koreksi danmembimbing agar yang telah ditetapkanterlaksana sesuai dengan perencanaan.

Pelaksanaan proyek berlangsung secaracepat dan penyimpangan akan selaluterjadi dan harus segera terdeteksisehingga diperlukan sistem pengendalianyang realistik dan memberikan petunjukakan adanya penyimpangan tersebut.

35

Ada 2 macam penyimpangan dalam proyek:1. Penyimpangan waktu terhadap jadwal2. Penyimpangan biaya terhadap anggaran

Penyimpangan Waktu terhadap Jadwal

Untuk kasus pekerjaan dibawah ini, terlihat bahwa waktupelaksanaan pekerjaan no.4 Survey/ pengukuran lapanganmenyimpang dari 7 hari menjadi 15 hari, ini disebabkan % progress dalam 3 hari hanya 20 %

36


7/26/2008

19

37

PENGENDALIAN/ CONTROLINGPenyimpangan waktu terhadap jadwalDapat juga dilakukan langkah-langkah berikut:1. Klik “View” pada menu baris, kemudian pilih “Table:Entry” lalu klik “More Tables..”2. Muncul kotak dialog “More Tables” lalu pilih “Earned Value Schedule Indicators”

kemudian klik “Apply”

38

PENGENDALIAN/ CONTROLINGPenyimpangan waktu terhadap jadwalDapat juga dilakukan langkah-langkah berikut:3. Terlihat hasil seperti dibawah ini

7/26/2008

20

39


Penyimpangan waktu terhadap jadwal4. Khusus pekerjaan item no. 4 “Pek Survey/ pengukuran lapangan” terbaca SPI

(Schedule Performance Index)= 0.47 sangat jauh dari standar yaitu 1, pertandaperforma jelek

SPI = BCWP/BCWSBCWP adalah Budgeted Cost Work Performance (Biaya yang sudah dianggarkan

dikalikan dengan % progress dengan peninjauan sampai “Status Date”)BCWS adalah Budgeted Cost Work Schedule (Biaya yang sudah dianggarkan

berdasarkan baseline waktu dengan peninjauan sampai “Status Date”)

Penyimpangan biaya terhadap anggaranUntuk mengetahui penyimpangan biaya, lakukan langkah-langkah berikut:1. Klik “View” pada menu baris, kemudian pilih “Table:Entry” lalu klik “More Tables..”2. Muncul kotak dialog “More Tables” lalu pilih “Earned Value Cost Indicators”

kemudian klik “Apply”

40


7/26/2008

21

Penyimpangan biaya terhadap anggaranUntuk mengetahui penyimpangan biaya, lakukan langkah-langkah berikut:3. Terlihat hasil seperti dibawah ini

41


Penyimpangan biaya terhadap anggaranUntuk mengetahui penyimpangan biaya, lakukan langkah-langkah berikut:4. Khusus pekerjaan item no. 4 “Pek Survey/ pengukuran lapangan” terbaca CPI

(Cost Performance Index)= 0.47 sangat jauh dari standar yaitu 1, pertandaperforma jelek

5. Perkiraan pemakaian biaya untuk menyelesaikan pekerjaan ini adalah kolom EAC (Estimated At Completion) = Rp. 1.271.582,61 dari rencana awal BAC (Baseline At Completion) = Rp. 593.405.23

42


CPI = BCWP/ACWPBCWP adalah Budgeted Cost Work Performed (Biaya yang sudah dianggarkan dikalikan

dengan % progress dengan peninjauan sampai “Status Date”)ACWP adalah Actual Cost Work Performed (Actual Work x Rate per hours dengan

peninjauan sampai “Status Date”)

7/26/2008

22


Pertanyaan adalah: Bagaimana mengembalikan waktu pelaksanaanpekerjaan agar kembali ke Baseline?

Lakukan langkah berikut:

1. Letakkan kursor pada item pekerjaan item no. 4 “Survey/ pengukuranlapangan”

2. Klik icon “Update TasK” dan muncul kotak dialog “Update Task” (lihat halaman36 )

3. Isikan kolom “% complete = 73%” (perkiraan), 4. isikan “Actual dur: = 5” dan5. klik OK

43


44

6. Terlihat waktu sudah kembali ke Baseline



7/26/2008

23

Perkiraan kebutuhan tenaga agar kembali ke Baseline schedule

45


1. Bagi 2 tampilan dengan klik “Window” pada baris menu kemudian pilih “split”

2. Klik item pekerjaan no. 4 Survey/ pengukuran lapangan3. Klik baris di “Resources Name”


46


4. Klik “Fixed Units” di kolom “Task Type”5. Isikan angka “0.33” pada kolom Units (mengganti angka “0.11”)6. Klik OK7. Muncul kotak dialog, klik OK

7/26/2008

24


47


8. Terlihat kembali ke baseline, dan dibutuhkan tenaga 3 x dari perencanaan semula

Segera beri masukan ke Pelaksana lapangan diantaranya:Pekerjaan no.4 “Survey/ pengukuran lapangan” dalam 2 hari kedepan harusmencapai progress 73% dan tingkatkan jumlah tenaga kerja menjadi 3 kali lipat dari perencanaan semula

48


Laporan

1. Klik “View” pada baris menu kemudian “Reports..”2. Muncul kotak dialog “Reports” dan pilih “Cost..” kemudian klik “select”

7/26/2008

25

49


Laporan

3. Klik “Cash Flow” kemudian klik “Edit..”4. Muncul kotak dialog “Crosstab Report” dan pilih “In progress task” pada kolom

“Filter:”

50


Laporan

5. Klik “Days” pada kolom “Column” kemudian OK6. Klik “Select” pada kotak dialog “Cost Report”7. Disajikan pengeluaran project khusus untuk item yang sedang berjalan atau “In

progress” item no. 4. Survey/ pengukuran Lapangan”

Aplikasi MS Project 2003 tingkat menengah ebook

Documents

Transcript of Aplikasi MS Project 2003 tingkat menengah ebook