Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de...
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1Assunto: GED
Aplicativo para Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Vera Lúcia Kamiroski
Orientador: Paulo Roberto Dias
13/12/2004
Trabalho de Conclusão de Curso
2Assunto: GED
Roteiro
� Introdução� Objetivos do Trabalho� Arquivística� Sistemas de Informação� Tecnologia da Informação� Gerenciamento Eletrônico de Documentos� Especificação do Sistema� Implementação do Sistema� Conclusões� Limitações� Extensões
Confidential | NEORIS 3Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 3Assunto: GED
Introdução
Desde os primórdios da era da computação as empresas preocupam-se em encontrar maneiras para aumentar a
produtividade tratando as informações e otimizando o fluxo de trabalho.
Com o passar do tempo a informática popularizou-se e a quantidade de documentos e informações cresceu
exponencialmente.Para controlar esse mundo de informações quer sejam ou não originalmente eletrônicas é que surge o GED, tema principal
deste trabalho de conclusão de curso.
4Assunto: GED
Objetivos do Trabalho
� Desenvolvimento de um sistema GED para o armazenamento de documentos de texto e planilhas eletrônicas;
� controlar o acesso a documentos utilizados na área de projetos de uma software house;
� facilitar a localização e recuperação de informações existentes em documentos.
5Assunto: GED
Organização da Apresentação
Inicialmente será fornecida uma breve explanação sobre arquivística, seu relacionamento com a informática, sistemas de informação, tecnologia de informação e GED, realizando um recorte teórico acima do GED para posterior apresentação do
sistema desenvolvido.
6Assunto: GED
Arquivística
Disciplina também conhecida como arquivologia que tem como objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e da teorias, métodos e técnicas a serem observadas na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Verificando a abrangência da arquivística, pode-se dizer que existe uma
divisão entre arquivos, documentos e informação. Seguindo a linha de raciocínio dos autores pesquisados, o objetivo do
estudo da arquivística são os arquivos.
7Assunto: GED
Arquivos
Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que irão oferecer no futuro. O ponto de partida para qualquer aprimoramento do arquivo é a montagem de um sistema que, sendo simples, encerre a garantia de um fluxo
racional de guarda, consulta e retorno de documentos em locais ou posições bem definidas.
8Assunto: GED
Arquivística x Tecnologia da Informação
Com o passar do tempo, pressente-se que algo está mudando, e que mais do que nunca, a evolução das práticas arquivísticas
necessita de um suporte que preserve sua identidade. O fato da importância da gestão documental ser realçada na área da
administração corrente constitui um fato decisivo para facilitar o relacionamento com a tecnologia da informação.
9Assunto: GED
Sistemas de Informação
Os Sistemas de Informação contém informações sobre pessoas, lugares e coisas de interesse dentro da organização. Pode
ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informação para dar suporte
a tomada de decisão
10Assunto: GED
Tipos de Sistemas de Informação
Quatro principais tipos de Sistemas de Informação servem a níveis de organização diferentes:
� sistemas de nível operacional;� sistemas de nível de conhecimento;� sistemas de nível gerencial;� sistemas de nível estratégico.
12Assunto: GED
Sistemas de Informação
Os sistemas de informação são construídos para servir a cada um dos quatro níveis de uma organização. Sistemas de
Processamento de Transações (SPT) servem o nível operacional de uma organização. Sistemas de Trabalho do Conhecimento (STC) e Sistemas de Automação de Escritórios (SAE) servem ao
nível de conhecimento de uma organização. Sistemas de Suporte de Decisão (SSD) e Sistemas de Informação Gerencial (SIG)
servem o nível gerencial da organização. Sistemas de Suporte Executivo (SSE) servem o nível estratégico de uma empresa
13Assunto: GED
Classificação do GED
Dentro da classificação dos Sistemas de Informação, o GED se encaixa entre os sistemas de nível de conhecimento, SAE
14Assunto: GED
Tecnologia de Informação
Em uma definição mais restrita, a TI diz respeito ao aspecto tecnológico de um SI. Ela inclui hardware, software, banco de dados, redes e outros dispositivos. Pode ser vista como um subsistema de um SI, porém, as vezes, os termo TI pode ser usado para designar um SI. Pode até mesmo ser usado em um
sentido mais amplo, para denominar um conjunto de diversos SI, usuários e gestão de uma empresa inteira.
A TI possibilita a interação entre todos os indivíduos da organização, permitindo não somente a comunicação, mas
também o registro de conhecimento que antes se perdiam ou estavam confinados a mente das pessoas.
15Assunto: GED
Tendências Tecnológicas da TI
Com o contínuo avanço da tecnologia, os SI mudam rapidamente e essas tendências tecnológicas afetam a TI
assim como o modo como as organizações administram seus negócios viabilizando a competitividade empresarial.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma das tendências tecnológicas da TI.
16Assunto: GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Considerando que o GED surgiu como uma das subdivisões da TI, e que procede ao gerenciamento de documentos, logo o GED gerencia documentos de forma eletrônica e deve-se ressaltar que não somente a gestão de documentos eletrônicos, que são os originalmente produzidos em meio eletrônico, mas sim, que
as iniciativas em relação a gestão de documentos, são procedidas com o uso da tecnologia, de forma eletrônica,
constituindo-se assim no GED
17Assunto: GED
Princípios do GED
É a tecnologia que provê um meio para facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos
eletrônicos.Deste conceito é possível tirar alguns princípios:
� possui modo de gerenciamento e visualização de documentos em formato digital, seja digitalizado, em processador de texto, planilha ou outro;
� não são restrito somente a documentos acabados, no estágio final de aprovação ou com destino ao arquivo. São sistemas que, dependendo de sua necessidade, podem controlar o documento desde sua criação.
19Assunto: GED
Componentes Típicos de um GED
O conjunto destes componentes constitui um ambiente de GED. Eventualmente seja necessário um software especial para
controlar a digitalização, programa para cadastro em lote de documentos, programa gerenciando a impressão, programa
efetuando a busca de palavras dentro de arquivos, e o software que gerencie o documento propriamente dito. O GED
dificilmente possui todas essas funcionalidades integradas, mesmo porque em separado, elas oferecem melhor resultado e
permite uma integração das melhores soluções para um determinado problema.
20Assunto: GED
Componentes Típicos de um GED
O GED pode possuir em maior ou menor escala grupos de funcionalidades que o tornem distintos dos demais no mercado.
As funcionalidades mais comuns no mercado são:
� banco de dados para armazenar os índices de pesquisa para que seja possível localizar o documento no futuro;
� check out: exporta documentos do banco de dados, indicando que ele está fora para processamento;
� check in: permite importar documentos em check out de volta ao ambiente GED, incrementando revisão se for o caso, mas não necessariamente.
21Assunto: GED
Características de um GED
O GED se caracteriza em dois macrogrupos de soluções, de acordo com o ciclo de vida das informações: os de gerenciamento de
documentos, Document Management (DM) e os de gerenciamento de imagens de documentos, Document Imaging
(DI). No primeiro grupo as informações estão em estado dinâmico, enquanto que no segundo estão estáticas.
22Assunto: GED
Especificação do Sistema GED
O sistema foi especificado utilizando as ferramentas PowerDesigner e Visio. Nelas foram elaborados o modelo lógico,
diagrama de contexto e DFD
26Assunto: GED
Implementação do Sistema
A implementação do sistema foi realizada utilizando programação estruturada no ambiente de desenvolvimento de programaçãoDelphi e banco de dados Microsoft SQL Server 2000 Desktop
Engine (MSDE)
27Assunto: GED
Implementação – Tela de Login
O sistema é iniciado com uma tela de login, onde é solicitado informar usuário e senha. Para iniciar o sistema deverá ser informado usuário 1 e senha 1 que já foram previamente
inseridos no sistema e possui perfil gerencial, que permite o cadastro das demais informações no sistema. Após ter sido
efetuado o login no sistema, é necessário que seja alterado a senha do usuário, para garantir a integridade das informações.
28Assunto: GED
Implementação – Menu de Funções
Em seguida é apresentada a tela principal do sistema onde estádisponível o menu de funções.
29Assunto: GED
Implementação - Classificação
A seguir pode-se efetuar o cadastro da classificação de documentos.
Conforme as técnicas de Arquivística estudadas, a melhor maneira de localizar ou identificar um documento, esteja ele
armazenado em um arquivo de aço, contendo várias pastas de documentos, ou em meio eletrônico, é através de uma
classificação. No sistema GED desenvolvido a classificação foi feita pela tipologia do documento.
30Assunto: GED
Implementação - Classificação
Aqui podemos observar a tela de cadastro das classificações no sistema
31Assunto: GED
Implementação - Classificação
procedure TwndClassificacaoForm.btnOKClick(Sender: TObject);
begin
// -- grava alteracoes
if (GEDDM.CLASSIFICACAO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin
try
GEDDM.CLASSIFICACAO.Post;
except
ExibeMensagem(5);
GEDDM.CLASSIFICACAO.Cancel;
end;
end;
end;
32Assunto: GED
Implementação – Perfil de Acesso
A seguir podemos observar a tela de cadastro do perfil de acessoao sistema
33Assunto: GED
Implementação – Perfil de Acesso
procedure TwndPerfilForm.btnOKClick(Sender: TObject);
begin
// -- grava alteracoes
if (GEDDM.PERFIL.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin
try
GEDDM.PERFIL.Post;
except
ExibeMensagem(5);
GEDDM.PERFIL.Cancel;
end;
end;
end;
34Assunto: GED
Implementação – Usuários
A seguir podemos observar a tela de cadastro de usuários do sistema
35Assunto: GED
Implementação – Usuários
procedure TwndUsuarioForm.btnOKClick(Sender: TObject);
begin
// -- grava alteracoes
if (GEDDM.USUARIO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin
// -- confere senha
if (GEDDM.USUARIO.FieldByName('DS_SENHA').AsString <> edtConfirma.Text) then begin
ExibeMensagem(4);
edtConfirma.SetFocus();
end
else begin
try
GEDDM.USUARIO.Post;
except
ExibeMensagem(5);
GEDDM.USUARIO.Cancel;
end;
end;
end;
end;
36Assunto: GED
Implementação – Documentos
A seguir podemos observar a tela de cadastro de documentos no sistema
37Assunto: GED
Implementação – Documentos
procedure TwndDocumentoForm.btnOKClick(Sender: TObject);
var
DocBD: TStream;
DocSO: TFileStream;
Begin // -- arquivo precisa ser valido
if (FileExists(edtDSCaminho.Text) = False) then begin
ExibeMensagem(7);
edtDSCaminho.SetFocus;
Exit;
end;
// -- grava alteracoes
if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsEdit, dsInsert]) then begin try
if (GEDDM.DOCUMENTO.State in [dsInsert]) then begin
DocBD := GEDDM.DOCUMENTO.CreateBlobStream(GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('LB_DOCUMENTO'), bmReadWrite);
DocSO := TFileStream.Create(edtDSCaminho.Text, fmOpenRead);
DocBD.CopyFrom(DocSO, DocSO.Size);
DocSO.Free; end;
GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_USUARIO_CRIADOR').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger;
GEDDM.DOCUMENTO.Post; except
ExibeMensagem(5);
GEDDM.DOCUMENTO.Cancel; end; end;
end;
38Assunto: GED
Implementação – Check out / Check in
A seguir podemos observar a tela check in / check out de documentos no sistema
39Assunto: GED
Implementação – Históricos
A seguir podemos observar a tela que permite a visualização de alterações efetuadas sobre os documentos do sistema
40Assunto: GED
Implementação – Históricos
GEDDM.HISTORICO.Insert;
GEDDM.HISTORICO.FieldByName('NR_HISTORICO').AsInteger := GEDDM.HISTORICO.RecordCount + 1;
GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger := GEDDM.DOCUMENTO.FieldByName('CD_DOCUMENTO').AsInteger;
GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DT_HISTORICO').AsDateTime := DataA;
GEDDM.HISTORICO.FieldByName('DS_HISTORICO').AsString := edtDSHistorico.Text;
GEDDM.HISTORICO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger := GEDDM.QUSUARIO.FieldByName('CD_USUARIO').AsInteger;
41Assunto: GED
Implementação – Busca
A seguir podemos observar a tela que permite a busca de documentos no sistema
42Assunto: GED
Implementação – Busca
procedure TwndBuscaForm.btnProcurarClick(Sender: TObject);
var
SQL: String;
begin
GEDDM.QBUSCA.SQL.Clear;
SQL := SQL + 'DS_DOCUMENTO LIKE ''%' + edtDSDescricao.Text + '%'''; // -- monta consulta
case (cbxDescricao.ItemIndex) of
0: SQL := SQL + ' AND DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtDSAssunto.Text + '%''';
1: SQL := SQL + ' OR DS_ASSUNTO LIKE ''%' + edtDSAssunto.Text + '%''';
end;
if (cbxDSClassificacao.Text <> '') then begin
case (cbxAssunto.ItemIndex) of
0: SQL := SQL + ' AND CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString;
1: SQL := SQL + ' OR CD_CLASSIFICACAO = ' + GEDDM.QCLASSIFICACOES.FieldByName('CD_CLASSIFICACAO').AsString;
end; end;
if (cbxDSUsuarioAtual.Text <> '') then begin
case (cbxAssunto.ItemIndex) of
0: SQL := SQL + ' AND CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString;
1: SQL := SQL + ' OR CD_USUARIO_ATUAL = ' + GEDDM.QUSUARIOS.FieldByName('CD_USUARIO').AsString;
end; end;
Confidential | NEORIS 43Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 43Assunto: GED
Conclusão
O objetivo principal, construir um sistema GED foi alcançado.
A pesquisa e o uso das ferramentas mencionadas, promoveram a simplificação e rapidez no processo de desenvolvimento.
Contribuição: Estudo das técnicas para desenvolvimento de sistemas GED
Confidential | NEORIS 44Do Not Reproduce without prior written permission from Neoris 44Assunto: GED
Conclusão – Possíveis Extensões
� Elaboração de modelos pré-definidos, também chamados detemplates para agilizar a criação de novos documentos epadronização de documentos dentro da empresa;
� integração do GED com programas geradores de novos documentos, como processadores de texto e planilhas eletrônicas;
� controle de versão de documentos;
� inclusão do conceito de alçada de aprovação de documentos;
� controle de backup.