Aplicaci³n Aprobaci³n de Facturas - .APLICACI“N DE FACTURAS Con el objetivo de dar...

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  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    Aplicacin Aprobacin de

    Facturas

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    Gestin de las facturas electrnicas de forma rpida y eficaz

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    Un nico punto de entrada Para las facturas electrnicas

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    Aprende a Utilizarla y obtn el mximo provecho

    1. Manual de Uso

    2. Configuracin y puesta en

    marcha

    3. Preguntas Frecuentes

    NDICE

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    Con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley 25/2013,

    de 27 de diciembre, de impulso de la factura

    electrnica y creacin del registro contable de facturas

    en el Sector Pblico y la legislacin que la desarrolla,

    Gestiona dise una aplicacin propia que permite, no

    solo dar cumplimiento a la legislacin, si no tambin

    permitir a las diferentes entidades que as lo deseen,

    tener un punto de presentacin propio de facturas,

    facilitando a las personas encargadas de la

    tramitacin de las facturas su gestin y orden dentro

    de la misma plataforma en la que habitualmente

    trabajan.

    REGISTRO DE FACTURAS

    1. Registro de facturas presenciales

    Si las facturas son presentadas en modo papel, se

    realizar el registro de forma convencional,

    seleccionando la opcin de Factura en la casilla de

    Tipo de documento.

    Una vez seleccionado, el cajn de resumen ser

    sustituido por un nuevo espacio en el que se solicitan

    los datos de la factura.

    Gestiona incorpora la posibilidad de discernir, dentro

    de la factura, aquellos conceptos con tipo impositivo

    distinto, clasificados en funcin de si son impuestos

    repercutidos o retenidos. Para ir incorporando hay que

    pinchar en Aadir.

    Adems, si la factura que se est registrando tiene

    asociado un certificado de obra o de servicio, habr

    que marcarlo en los datos especficos de la misma.

    Debemos tener en cuenta que durante el registro de la

    factura , como sucede para el resto de registros de

    entrada, se debe elegir la dependencia de destino

    (este paso es bsico para llevar a cabo la

    conformidad de la factura); el tercero que lo presenta

    y la carga del documento escaneado.

    Ahora, en los registros tipo factura, Gestiona marcar,

    de forma automtica, al tercero que lo presenta como

    proveedor. Adems podr ver de un solo vistazo y

    editar si el tercero tiene acceso en el Punto General

    de Entrada para hacer seguimiento de sus facturas.

    MANUAL

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    2. Registro automtico de facturas

    Gestiona est preparado para soportar el registro

    automtico de facturas.

    --Si la factura se ha presentado a travs del Punto

    General de Recepcin de Facturas, su registro ser

    automtico en Gestiona. Para ello se debe solicitar la

    integracin Gestiona a travs del departamento de

    soporte soportegestiona@espublico.com

    Una vez que el proveedor presenta su factura en el

    Punto de recepcin, se produce una entrada en el

    registro de entrada del ayuntamiento, en una oficina

    de registro auxiliar RSIR.

    --Dentro de la Sede Electrnica, cada entidad que

    trabaje con Gestiona, dispone de la posibilidad de

    habilitar su propio punto de presentacin de facturas.

    Una vez que el proveedor presenta su factura

    electrnica en Gestiona, dentro de la pestaa de

    Registro, se produce, de forma automtica, un registro

    de entrada. Lo diferenciaremos claramente porque,

    adems de tener una numeracin diferente, tiene un

    dibujo diferente:

    Cuando se finalice el registro correctamente.

    Gestiona incorporar al registro nuevas pantallas

    propias de la factura. Entre ellas, un panel para que la

    persona destinataria de la anotacin pueda desde la

    misma pantalla, dar la conformidad de forma directa.

    MANUAL

    mailto:soportegestiona@espublico.commailto:soportegestiona@espublico.commailto:soportegestiona@espublico.com

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    MANUAL

    3. Visualizacin de la factura

    En el caso de que deseemos visualizar la factura, el

    Ministerio de Industria, Energa y Turismo ofrece

    aplicaciones para poder visualizar la factura.

    Tanto en la notacin del registro como en la pestaa

    documentos del Expediente especfico de la factura

    Gestiona nos marca directamente en el cono

    informativo de la misma cmo poder visualizarla a

    travs de la aplicacin del ministerio. Nos podemos

    descargar la aplicacin directamente desde Gestiona

    haciendo clic en el icono azul que se encuentra al lado

    de la factura.xml descargada desde FACE.

    Una vez que tengamos la aplicacin descargada en

    nuestro ordenador, le acrgaremos el archivo

    factura.xml para su lectura.

    Vista no oficial de Facturae

    Gestiona proporciona de la misma forma una utilidad

    por la que genera una vista no oficial de la misma en

    formato pdf.. Esto nos permite visualizar una factura

    en un formato similar al de las facturas tradicionales,

    mucho ms comprensible y evitndonos tener que

    utilizar un visor de facturas externo para visualizarlas

    o imprimirlas.

    .

    Esta opcin se encuentra tanto en notacin de

    registro, como en datos bsicos del expediente y en la

    pestaa documentos.

    Como cualquier otro documento en pdf usted podr

    imprimirlo, enviarlo a la firma del responsable, o

    adjuntarlo a la tramitacin del acta de conformidad de

    facturas.

    Esta vista no oficial incluye, adems, la informacin

    del registro de entrada en el punto de recepcin de

    facturas electrnicas de su entidad.

    En la

    pestaa

    documento

    s

    En la

    anotacin

    de registro

    de entrada

    En los

    datos

    bsicos del

    expediente

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    GESTIN DE FACTURAS

    Una vez se finalice el registro, Gestiona crear de

    forma automtica un expediente para la factura con

    una numeracin de expediente especfica. FACT-

    201X-XX

    La tramitacin de los expedientes especficos de

    facturas se gestionan desde el mdulo Aplicacin de

    facturas.

    Cuando accedamos a la aplicacin nos vamos a

    encontrar con un listado de todos los expedientes que

    se han creado cada vez que se ha registrado una

    factura en nuestra entidad. En este caso, al tratarse

    de una aplicacin propia de facturas, tenemos

    criterios de bsqueda propios de las facturas que nos

    ayudarn a localizarlas y gestionarlas.

    MANUAL

    Una vez dentro del expediente, se encuentran las

    mismas pestaas que en el resto de expedientes de

    Gestiona (datos bsicos, documentos, terceros,

    alertas, relacionados.)..

    En la pestaa de datos bsicos se pueden encontrar

    datos relativos a la contabilidad para que podamos

    incluirlos en la estructura de datos de nuestro

    expediente.

    Si queremos relacionar el expediente de contratacin

    desde el que se ha originado la factura deberemos

    clicar en el botn Relacionar y buscar el expediente

    origen. Este dato quedar reflejado tanto en el combo

    especfico de datos bsicos como en la pestaa de

    expedientes relacionados.

    Una vez que hemos incluido todos los datos de la

    factura, podemos pasar a realizar la tramitacin de la

    misma.

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    MANUAL

    Cada factura contiene seis FASES DE

    TRAMITACIN. Se trata de los seis estados que

    tiene una factura y que, necesariamente, debemos

    cambiar de color conforme el gestor del mdulo vaya

    tramitando para que, si el proveedor desea consultar

    el estado de tramitacin de la factura, pueda hacerlo.

    El estado de la factura es visible para el proveedor

    desde el Punto General de Aprobacin de facturas.

    El estado de tramitacin de la factura es visible para

    los usuarios de Gestiona desde registro. Cada una de

    las fases quedar identificada con un color Verde o

    amarillo, indicando si ha sido aceptada o rechazada

    en cada caso. Si la fase est pendiente de

    tramitacin, la marca es de color blanco.

    Gestiona permite realizar la tramitacin de la factura

    de forma individual o conjunta con el fin de recoger en

    un nico expediente la resolucin de un conjunto de

    facturas en funcin de los criterios que determine la

    entidad.

    1. Tramitacin individual de la factura

    Desde que un proveedor presenta su factura en el

    Ayuntamiento hasta que recibe el abono en su cuenta,

    la factura tiene que superar las seis fases anteriores.

    Conformidad de la factura.

    En la gua de tramitacin podemos hacer clic en la

    primera fase sealando la opcin correspondiente en

    cada caso.

    Si la factura no es conforme, hay que hacer clic en el

    botn No conforme, Aparece un paso previo a la

    generacin de documento de tramitacin para

    exponer el motivo de la no conformidad.

  • APLICACIN DE

    FACTURAS

    MANUAL

    Al generar o cargar el documento podrs lanzar el

    circuito de tramitacin y se cambiar automticamente

    el estado de la fase.

    Fiscalizacin previa

    El proceso de todas las fases es el mismo. Si es

    favorable se procede a realizar el proceso de

    generacin de documentos y si esta fase tiene algn

    reparo, hay un paso previo a la generacin d