Apa Itu Standard Operating Procedure

8/18/2019 Apa Itu Standard Operating Procedure

1/9

Apa itu Standard Operating Procedure (SOP) ?On April 21, 2013 by mbah-jingkrak

Apa itu SOP?

SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperini dan tertulis yang harus diikuti demimenapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written

instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berped!man

pada tujuan yang harus diapai"

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi ped!man bagi para pelaksana pekerjaan" #ni bisa berarti para karya$an pr!duksi,

resepsi!nis, office boy, supir, sta% administrasi di kant!r, pabrik atau gudang, super&is!r dan

manager"

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukanseara tim, dan untuk penga$as pekerjaan tsb"

Kapan menyusun SOP?

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan"

• SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau

belum"

• 'ji SOP sebelum dijalankan, lakukan re&isi setelah 1-2 bulan per!baan"

• akukan re&isi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan !leh adanya mesin

baru, peralatan baru, tambahan pekerja, l!kasi berbeda, danatau apapun yangmempengaruhi lingkungan kerja"

• *intalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP seara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

• +idak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan !leh berbagai maam !rang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat"

• amun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana" Sebuah

pr!sedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP

+ahap Persiapan, SOP +ahap Pelaksanaan dan SOP +ahap Penyelesaian)

Siapa yang membuat SOP?


2/9

#dealnya, SOP disusun !leh 1 tim yang terdiri atas

1" Penulis SOP (author )

2" Pelaksana di lapangan (employee)

3" Penga$as lapangan ( supervisor )

." Atasan penga$as (manager )

Keuntungan adanya SOP:

• SOP yang baik akan menjadi ped!man bagi pelaksana, dan sarana k!munikasi antara

pelaksana dan penga$as, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan seara k!nsisten"

• Para pekerja akan lebih peraya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus diapai

dalam setiap pekerjaan"

• SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja

karya$an"

Sistem, Prosedur & angka!

• Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem pr!duksi,

sistem keuangan dan sistem pengembangan S/*" eberhasilan suatu perusahaan

dipengaruhi !leh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama

• Setiap sistem disusun atas beberapa pr!sedur kerja" Sebagai !nt!h, sistem pr!duksi

terdiri atas pr!sedur perenanaan pr!duksi, pr!sedur permintaan bahan, pr!sedur

pelaksanaan pr!duksi, pr!sedur penga$asan pr!duksi, pr!sedur penyerahan hasil

pr!duksi, dan pr!sedur pembuatan lap!ran pr!duksi

• angkah-langkah adalah kegiatan terkeil yang menyusun sebuah pr!sedur" /alam

pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya &ariasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika pr!sedur tidak dibakukan"

*anager menggunakan standard !perating pr!edures (SOP) untuk memastikan agar setiap

!rang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan pr!sedur

"ips #enyusun SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari pr!sedur tsb


3/9

• unakan prinsip erjakan apa yang akan Anda eritakan, kemudian eritakan

• 4uatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat da%tar t!pik yang harus dibiarakan,

kemudian kel!mp!kkan)

• *ulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasi%

• 4uat dra%t terlebih dahulu

• !reksi dra%t setelah 2. jam" Perhatikan apa yang dikatakan !leh setiap kalimat,

kemudian perbaiki

• Perhatikan keb!sanan Anda sendiri ketika membuat SOP" 5ika Anda merasa b!san, maka

hal yang sama akan dirasakan !leh pembaa

"ips Penu$isan SOP

• !mplit semua in%!rmasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan

• Obyekti% berisikan %akta, bukan pendapat

• !heren menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan

• 5elas dan ringkas hindari kalimat yang panjang

Panjang %s Singkat

Panjang

unakan lap biasa untuk membersihkan k!t!ran dan n!da dari mesin, atau keringkan dengan lap

tebal jika ada bagian yang basah

Singkat

4ersihkan k!t!ran dan n!da dari mesin

a" unakan lap biasa untuk menghilangkan k!t!ran

b" unakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah

e$as %s "idak e$as

+idak jelas

4erat dari a%al yang dihasilkan harus diatat di dalam buku lap!ran hasil pr!duksi


4/9

5elas

6atat berat a%al yang dihasilkan di buku lap!ran hasil pr!duksi

'erte$ete$e %s ingkas

4ertele-tele

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan sebelum Andamenyimpan tinta lain yang berbeda $arnanya

7ingkas

4ersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta $arna lain

"ingkat incian

• Pr!sedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam

!leh semua pekerja" 8ilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya&ariasi dalam menjalankan pr!sedur

• Pr!sedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa

terja$ab" Pr!sedur tidak untuk menggantikan training dan feedback , !leh karena itu

pembuat SOP tidak harus berusaha menja$ab semua pertanyaan yang mungkin akanmunul

• Perhatikan bah$a kelemahan %!rmat flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP

yang sederhana (tidak rini)" Pembuatan flowchart untuk pr!sedur yang bersi%atrinik!mpleks akan menyebabkan munulnya p!la langkah yang panjang, berantakandan susah untuk dimengerti

*ormat SOP

• ama dan l!g! perusahaan

• 8alaman

• 5udul

• !de identi%ikasi dan k!ntr!l d!kumen

• +ujuan

• ingkup


5/9

• Penanggung ja$ab

• Pr!sedur

• alkulasipenanganan datad!kumen yang diperlukan

• Penanganan masalah

5ika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih rini"

apan Perlu Working Instruction9

• 4ila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan ara

berbeda

• +ujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang k!nsisten

ingkasan

• Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan

suatu kegiatan"

• SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, k!mplit, !byekti% dan k!heren"

• Pr!sedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat

sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terja$ab"

Home / Teori Organisasi / Pengertian SOP | Standar Operasional Prosedur

Pengertian SOP | Standar Operasional Prosedur YASEMA Centre Teori Organisasi

Pengertian SOP

http://www.dickidirmania.com/http://www.dickidirmania.com/search/label/Teori%20Organisasi?&max-results=8http://www.dickidirmania.com/search/label/Teori%20Organisasihttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://www.dickidirmania.com/search/label/Teori%20Organisasi?&max-results=8http://www.dickidirmania.com/search/label/Teori%20Organisasihttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://www.dickidirmania.com/


6/9

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong danmenggerakkan suatu kelompok untuk menapai tu!uan organisasi.

". SOP merupakan tataara atau ta#apan yang di$akukan dan yang #arus dilaluiuntuk menyelesaikan suatu proses ker!a tertentu.

Tujuan SOP

1. Agar petugas/pega%ai men!aga konsistensi dan tingkat kiner!apetugas/pega%ai atau tim dalam organisasi atau unit ker!a.

". Agar mengeta#ui dengan !elas peran dan &ungsi tiap'tiap posisi dalamorganisasi

(. Memper!elas alur tugas) %e%enang dan tanggung !a%a$ daripetugas/pega%ai terkait.

*. Melindungi organisasi/unit ker!a dan petugas/pega%ai dari malpraktek ataukesala#an administrasi lainnya.

+. ,ntuk meng#indari kegagalan/kesala#an) keraguan) duplikasi dan ine-siensi

Fungsi SOP

1. Memperlanar tugas petugas/pega%ai atau tim/unit ker!a.

". Se$agai dasar #ukum $ila ter!adi penyimpangan.

(. Mengeta#ui dengan !elas #am$atan'#am$atannya dan muda# dilaak.

*. Mengara#kan petugas/pega%ai untuk sama'sama disiplin dalam $eker!a.

+. Se$agai pedoman dalam melaksanakan peker!aan rutin.

Kapan SOP diperlukan ?

1. SOP #arus suda# ada se$elum suatu peker!aan dilakukan

". SOP digunakan untuk menilai apaka# peker!aan terse$ut suda# dilakukandengan $aik atau tidak

(. ,!i SOP se$elum di!alankan) lakukan reisi !ika ada peru$a#an langka# ker!ayang dapat mempengaru#i lingkungan ker!a.

http://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.html


7/9

Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang $aik akan men!adi pedoman $agi pelaksana) men!adi alatkomunikasi dan penga%asan dan men!adikan peker!aan diselesaikan seara

konsisten

". Para pega%ai akan le$i# memiliki peraya diri dalam $eker!a dan ta#u apayang #arus diapai dalam setiap peker!aan

(. SOP !uga $isa dipergunakan se$agai sala# satu alat trainning dan $isadigunakan untuk mengukur kiner!a pega%ai.

alam men!alankan operasional perusa#aan) peran pega%ai memiliki kedudukan

dan &ungsi yang sangat signi-kan. Ole# karena itu diperlukan standar'standar

operasi prosedur se$agai auan ker!a seara sunggu#'sunggu# untuk men!adi

sum$er daya manusia yang pro&esional) #andal se#ingga dapat me%u!udkan isi

dan misi perusa#aan

Contoh Standar Operasional Prosedur

alam mengimplementasikan suatu Standar Operasional Prosedur 0SOP di suatu

organisasi $aik s%asta maupun pemerinta#) $entuk dan !enis SOP yang di$uat

#arus sesuai dengan $udaya dan sistem organisasi itu sendiri. 2alau ada Conto#

SOP perlu di sesuaikan kem$ali agar ook dengan lingkungan organisasi kita.dikarena kan tu!uan dari pem$uatan SOP ini adala# untuk memuda#kan dan

men!elaskan proses suatu kegiatan ole# semua pi#ak. Menurut Stup 0"331) ada

$e$erapa $entuk dan riteria dalam pem$uatan Standar Operasional Prosedur

0SOP) yaitu 4

1. Simple Steps

Prosedur yang singkat dan tidak mem$utu#kan $anyak keputusan yang ditulis. SOP

ini dianut ole# perusa#aan yang memiliki peker!a tidak terlalu $anyak.

2. ierar!hi!al Steps5entuknya ukup pan!ang le$i# dari 13 langka#) tetapi tidak terlalu $anyak

keputusan.

". #raphi! Format

5entuk ini sama seperti Hierar#ial Steps yaitu ukup pan!ang le$i# dari 13

langka# tetapi tidak terlalu $anyak keputusan. Per$edaannya terletak dalam

http://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.htmlhttp://dirmania-centre.blogspot.com/2013/05/pengertian-sop-standar-operasional.html


8/9

penyampaiannya) 6rap#i 7ormat $erisikan suatu gra-k) gam$ar) diagram untuk

mengilustrasikan apa yang men!adi tu!uan dari suatu prosedur.

$. Flo%!hart

Prosedur yang memiliki $anyak keputusan) dapat ditulis dalam $entuk ini. 7lo%#art

merupakan gra-k seder#ana yang men!elaskan langka#'langka# dalam mem$uatkeputusan. Hal yang #arus diper#atikan dalam pem$uatan 7lo%#art ini yaitu

pemakaian sim$ol'sim$ol dalam pen!elasanya) karena sim$ol'sim$ol ini memiliki

arti dan makna yang $er$eda. Ada $e$erapa sym$ol'sim$ol dari 8o%#art ini yaitu 4


9/9

Apa Itu Standard Operating Procedure

Documents

Transcript of Apa Itu Standard Operating Procedure