Apa Itu Root Cause Analysis???

Analisa akar masalah (Root Cause Analysis / RCA) adalah sebuah alat kerja yang sangat

berguna untuk mencari akar masalah dari suatu insiden yang telah terjadi. Menemukan akar

masalah merupakan kata kunci. Sebab, tanpa mengetahui akar masalahnya, suatu insiden tidak

dapat ditanggulangi dengan tepat, yang berakibat pada berulangnya kejadian insiden tersebut

dikemudian hari. Berikut ini adalah tahap-tahap yang perlu dilakukan untuk memulai suatu

aktifitas RCA.

1. Klasifikasi Insiden

Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur lengkap RCA. Masalah

harus dilakukan klasifikasi dan prioritas. Tujuannya agar terjadi efisiensi dalam pekerjaan. Hal

ini karena prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya yang khusus, jumlahnya terbatas di

organisasi, dan memakan waktu yang tidak sebentar. Sehingga, organisasi perlu menetapkan

suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya masalah yang masuk kriteria saja yang

dilanjutkan ke prosedur RCA. Sementara masalah lain yang tidak masuk kriteria, tetap

dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak seluruh urutan prosedur

lengkap RCA dilakukan. Yang dimaksud prosedur lengkap RCA adalah seluruh tahapan

prosedur dilakukan.

Salah satu alat yang dapat dipakai untuk melakukan klasifikasi dan prioritas masalah adalah

membuat peringkat masalah berdasarkan Konsekuensi (Consequence) dan Likelihood.

Consequence adalah seberapa berat dampak dari masalah itu. Sedangkan Likelihood adalah

seberapa sering masalah itu terjadi. Consequence dan Likelihood diperingkat menggunakan

angka dari 1 sampai 5. Makin tinggi angka berarti makin berat atau makin sering. Setelah angka

nilai Consequence (C) dan Likelihood (L) didapat, kedua angka tersebut dilakukan perkalian.

Angka hasil perkalian itulah yang menentukan peringkatnya. Makin tinggi angkanya, makin

tinggi peringkatnya. Kita dapat menggolongkan peringkat menjadi empat golongan, yaitu

ekstrim (15 – 25), besar (8 – 12), sedang (4 – 6), kecil (1 – 3).

Penjelasan tentang Consequence dan Likelihood dapat dilihat dari Organisasi dapat membuat

kebijakan bahwa hanya masalah yang mempunyai peringkat ekstrim (15 – 25) saja yang

dilakukan prosedur RCA. Contoh: Perawat tertusuk jarum. Konsekuensi dari insiden ini adalah

4, karena dampak dari tertusuk jarum adalah berat (dapat tertular penyakit HIV, Hepatitis B, C,

dll). Likelihood dari insiden ini adalah 5, karena insiden ini terjadi setiap bulan. Sehingga,

peringkat risikonya adalah: 4 X 5 = 20 (ekstrim). Peringkat insiden ini memenuhi kriteria untuk

dilakukan prosedur RCA.

Catatan: untuk kejadian yang berdampak berat (konsekuensinya 4 atau 5, tetapi sangat jarang

terjadi, peringkat resikonya disamakan dengan ekstrim dan dilakukan prosedur RCA.

2. Membentuk Tim RCA

Membentuk tim RCA merupakan langkah berikutnya yang penting. Tanpa tim yang

representatif, hasil aktifitas RCA tidak akan valid. Rekomendasi yang dihasilkannya pun tidak

tepat. Oleh karena itu, perlu perhatian khusus untuk menentukan siapa saja yang dipilih untuk

menjadi anggota tim.

Sebagai pedoman, anggota tim haruslah orang-orang yang kompeten dalam bidang yang akan

dibahas. Kemudian, mereka juga harus dalam posisi netral, bukan orang yang ada sangkut-

pautnya langsung dengan masalah yang akan dibahas. Jika diperlukan, dapat ditunjuk seorang

ahli dari luar organisasi untuk menambah bobot dari tim ini. Jumlah anggota tim jangan terlalu

banyak. Ukuran yang normal adalah antara 5 sampai 8 orang.

Contoh: Pada kasus tertusuk jarum di atas, anggota tim RCA adalah: manajer keperawatan,

manajer mutu, koordinator pengendalian infeksi, manajer penunjang medis, koordinator K3.

3. Mengumpulkan Data

Tim kemudian bekerja mengumpulkan data. Hal ini dilakukan untuk memperoleh gambaran

seobyektif mungkin atas peristiwa yang telah terjadi. Ingat, yang dikumpulkan hanya data,

bukan asumsi, kesan, atau tafsiran. Sumber data dapat diperoleh dari:

catatan medis

wawancara orang yang terlibat

wawancara dengan seluruh saksi

kunjungan ke lokasi kejadian

peralatan yang terlibat

dll.

Data-data di atas diperlukan untuk melengkapi fakta yang terjadi.

Disamping itu, diperlukan juga pengumpulan data-data berikut ini:

kebijakan dan prosedur internal organisasi

peraturan atau perundang-undangan

standard mutu

referensi ilmiah terkini

dll.

Data-data di atas diperlukan untuk melihat kesenjangan (gap) yang terjadi antara fakta yang

terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.

4. Memetakan Informasi

Setelah seluruh data terkumpul, insiden yang terjadi direkonstruksi dengan menggunakan data-

data yang tersedia. Seluruh data disusun menurut urutan kejadiannya. Ada beberapa alat yang

dapat dipakai untuk memetakan urutan kejadian ini, misalnya:

Narrative Chronology

Time Person Grid

Timelines

Tabular Timelines

Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, kita cukup menggunakan narrative chronology,

karena insiden tersebut merupakan peristiwa tunggal dan prosesnya tidak kompleks.

5. Identifikasi dan Memprioritaskan Masalah

Setelah seluruh data dipetakan, mulailah kita masuk ke tahap awal analisa masalah, yaitu

dengan mengidentifikasinya. Identifikasi masalah ini sangat penting, dan hanya dapat

dilakukan oleh orang yang memahami proses yang standard (yang seharusnya terjadi). Caranya

adalah dengan meneliti seluruh urutan informasi untuk mencari tahu apakah kejadian-kejadian

tersebut terjadi sudah sesuai dengan seharusnya atau tidak. Untuk memastikan hal ini,

diperlukan berbagai dokumen seperti: Kebijakan dan prosedur internal organisasi, peraturan

atau perundang-undangan, standard mutu, referensi ilmiah terkini, dan lain-lain. Jika

ditemukan ketidaksesuaian dengan kebijakan, prosedur, standard, referensi ilmiah terkini,

itulah yang disebut sebagai masalah. Setelah masalah teridentifikasi, barulah kita lakukan

prioritas masalah. Masalah-masalah kecil yang tidak penting dan tidak berpengaruh besar pada

terjadinya insiden kita singkirkan, dan kita focus pada masalah-masalah utama.

Pada kasus sederhana seperti tertusuk jarum di atas, masalah tertusuk jarum dapat dipakai

sebagai masalah itu sendiri. Tetapi jika masalahnya kompleks dan melibatkan banyak pihak /

departemen, masalahnya harus diidentifikasi satu demi satu.

6. Analisa Untuk Mencari Faktor yang Berperan

Masalah-masalah yang telah diidentifikasi kemudian dianalisa untuk mencari faktor yang

berkontribusi. Ada dua alat terkenal yang biasanya dipakai untuk analisa ini, yaitu 5 Why dan

diagram tulang ikan. Contoh format diagram tulang ikan dapat dilihat:

5 Why dilakukan dengan cara bertanya “Why” sampai 5 kali terhadap suatu masalah sampai

tidak ada jawaban lagi yang dapat dikemukakan. Namun, 5 Why mempunyai kelemahan

mendasar, yaitu bentuk pertanyaannya sangat terbuka dan tidak terarah. Sehingga, hasilnya

sangat tergantung pada latar belakang penanya dan yang ditanya. Boleh jadi, untuk satu

masalah yang sama tapi dilakukan oleh dua orang yang berbeda, akan didapatkan hasil yang

berbeda. Karena 5 Why mempunyai kelemahan mendasar, maka yang dianjurkan adalah

menganalisa masalah menggunakan diagram tulang ikan. Diagram tulang ikan dirancang untuk

mencari faktor yang berperan dengan terarah. Untuk memudahkan mencari faktor yang

berperan pada diagram tulang ikan, dapat digunakan pertanyaan triase faktor yang berperan.

Pertanyaan triase tersebut dapat anda lihat (halaman 8). Anda juga dapat mencari faktor yang

berperan dengan menggunakan alat bantu tabel contributing faktor yang dikeluarkan oleh

NPSA (halaman 14).

Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, contoh diagram tulang ikannya dapat

dilihat (halaman 22).

Hasil dari analisa ini adalah didapatkannya faktor yang berperan terhadap insiden tersebut.

Untuk setiap faktor yang berperan, dilakukan prosedur pertanyaan “5 Why” sampai tidak ada

jawaban lagi yang dapat dikemukakan. Jawaban terakhir itulah yang biasanya merupakan akar

masalah. Pada kasus tertusuk jarum di atas, akar masalahnya adalah:

Belum dilakukan tinjauan keselamatan pada alat (faktor peralatan).

Belum ada prosedur yang aman (faktor kebijakan / prosedur).

Barrier yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf (faktor penghalang).

Sebagai bagian akhir dari analisa ini, kita mencoba membuat pernyataan sebab akibat, untuk

menguji apakah akar masalah yang kita dapatkan berhubungan sebab akibat dengan insiden

yang terjadi. Juga untuk menguji, apakah jika akar masalah tersebut di atasi, insiden dapat

dihindari.

Contoh pernyataan sebab akibat:

Karena belum dilakukan tinjauan keselamatan pada syringe AGD, maka belum ada

mekanisme yang menjamin keselamatan selama memakai alat tersebut, yang

menyebabkan mekanisme yang ada gagal mencegah terjadinya insiden tertusuk jarum.

Belum ada prosedur yang aman menyebabkan jarum syringe AGD ditutup lagi setelah

digunakan dan dibawa keluar ruangan, yang mengakibatkan meningkatnya peluang

terjadinya insiden tertusuk jarum.

Penghalang yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf yang menyebabkan

terjadinya insiden staf perawat tertusuk jarum.

7. Menyusun Rekomendasi Penyelesaian Masalah

Menyusun rekomendasi merupakan hal yang paling penting dari aktifitas RCA ini. Karena

tanpa rekomendasi, masalah tidak dapat diselesaikan dan terus membebani organisasi. Ibarat

berobat ke dokter, pasien tidak cukup diberi tahu tentang diagnosanya, tapi jauh lebih penting

adalah diberi pengobatan yang tepat.

Menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang memadai tentang

masalah yang sedang dihadapi. Disinilah arti penting dari anggota tim. Anggota tim RCA harus

memiliki kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk melakukan hal itu. Referensi yang

dikumpulkan pada tahap mengumpulkan data di atas dapat dipakai untuk membantu proses

ini.

Ada satu alat yang sangat berguna untuk menyusun penyelesaian masalah ini. Alat itu disebut

analisa penghalang (barrier analysis).

Namun, sebelum masuk ke dalam analisa penghalang, kita perlu memahami dahulu pengertian

penghalang dihubungkan dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden. Ilustrasi

tentang penghalang dihubungkan dengan kemampuannya mencegah terjadinya insiden adalah

sebagai berikut:

8. Membuat Laporan RCA

Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan pelaksanaan RCA mulai dari awal sampai

rekomendasi yang diberikan. Laporan ini kemudian disampaikan kepada pemimpin organisasi

untuk disetujui. Proses persetujuan ini sangat penting. Karena tanpa persetujuan pemimpin,

rekomendasi tak dapat dieksekusi dan dilaksanakan.

sumber:

1. RCA Tools NPSA 2009

2. A Guide for RCA Team Patient Safety Centre Queensland Health 2009