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“考えるスピード”で文書を視覚化

いくら文書に視覚化が必要でも、1 つの作図に時間がかかっていては迅速なコミュニケーションに対応できません。この問題を解決すべく、Visio は誰でも簡単に描ける仕掛けがあります。ユーザー インターフェイスは Word や Excel などの他の Office アプリケーションと共通なので、使い慣れた環境で作業ができます。面倒な処理を自動化する機能やウィザードも

充実しているので、作図に時間がかかりません。

ビジネスの現場で、文字が長々と綴られた文書を見るとウンザリしてしまいます。どの情報が大切で、どの情報が必要

なのかをすばやく知りたいのに、結果として心に残るのは“混乱”という 2 文字です。こうした状況の中、アイデアや

情報を誰にでもわかりやすい形で表現することが求められるようになりました。この要求に応えるために、ビジネス

文書の視覚化が急速に広まりつつあります。Microsoft Office Visio 2003 なら、複雑でわかりにくい内容を“考える

スピード”で図式化し、コミュニケーションを円滑に進めることができます。

このパンフレットでは、人事・総務部門での Visio 活用シーンをご紹介します。

Microsoft® Office Visio® 2003が望みをかなえます

効率性と迅速さ @ Visio

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Bすばやく図面が描けても、見栄えが悪ければすべて台無しです。そこで、Visio には誰でもセンスある図面が描けるスマートシェイプが用意されています。ビジネスの種類に応じて用意されたスマートシェイプを図面にドラッグ アンドドロップするだけで簡単に描くことができます。芸術的な才能や特別なスキルも必要ありません。人事 / 総務部門で必要となるビジネス プロセス図、フローチャート、組織図、オフィス レイアウト図など、日常の業務文書に使えるスマートシェイプがすべて揃っています。

見栄えと訴求力 @ Visio

CVisio が一般の作図ソフトと大きく違っている点は、図形に高度な動作を追加できることです。これにより、スマートシェイプを自分好みに作り変えることができます。たとえば、図形を右クリックしてショートカット メニューを追加したり、ダブルクリックやスマート タグによって動作の制御を行う図形を作成することが可能です。さらに図形にはさまざまなデータを格納することができます。たとえば、オフィス レイアウトを作成した場合、座席に人物の氏名、社員番号、電話番号といった情報を持たせることができます。これらのデータを Excel や Access、その他のバックエンドで動くサーバーやデータベースと共有することで、業務の効率化につながります。

図に意味を持たせる @ Visio

Visio で作成した図形やチャートは PowerPoint ® や Word の資料に貼り付けて使うこともできます。配色も自動的に合わせられるので、図面だけが浮いてしまうこともなく自然に馴染みます。Visio ＋ PowerPoint の資料なら、訴求力も飛躍的に高まることでしょう。

Visioの導入効果

①理解度の向上複雑なプロセスやアイデアなどをVisio で説明した場合、33% の理解度の向上が見られました。

②計画達成に貢献戦略的計画や人員計画などの設計にVisio を使用した場合、効率が 26%向上し、計画目標達成までの時間が8% 短縮されました。

③コミュニケーションの改善他者との意見交換のためのコミュニケーション ツールとして Visio を使用した場合、伝達効果が 28% 向上し、所要時間は 6% 短縮されました。

結論として、50% 以上の時間短縮、33% 以上の効率アップ、40% 以上の効果アップが達成されました。特に、日ごろ Office アプリケーションをお使いのユーザーにとっては大きな効果があります。

2001 年、米国META Group Consulting がビジネス系ユーザーと技術系ユーザーを対象に、Visio の導入効果についての調査研究を実施しました。幅広い分野、さまざまな利用用途において、ほとんどのユーザーでもなんらかの導入効果があることがわかりました。

スマートタグを追加して動作を制御することができます。たとえば、別の図面にリンクをはったり、印刷を実行することができます。

図形にはさまざまな情報を格納することができます。そのデータを Excel などに出力して管理することができます。

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Visio なら日常業務の問題をすばやく解決人事 / 総務部門

スピード経営が求められる企業では、従業員同士の連携や各部署の機能と役割を明確にするために、人事異動や組織

変更が頻繁に行われます。そうした状況下では、組織図や座席配置表などの書き換え作業に迅速な対応が求められます。

Visio を使えば、組織図をはじめ、オフィス レイアウト図やネットワークに至るまで、さまざまなオフィス管理図を

効率的に作成することができます。

専門的な図形も外部業者に頼らずカンタン作図

Visio では組織図を驚くほど簡単に作成できます。上司にあたる図形に部下の図形をドラッグアンドドロップし、人数を指定するだけで、自動的に線をつなぎながら組織の相互関係が視覚化されます。また、組織図ウィザードを使えば、Excel や Access に格納された人事データを取り込んで、組織図を自動生成することもできます。

図形を移動しても接続関係は維持されるので、手作業で修正する必要はありません。また、右クリックによるショートカット メニューから編集を効率的に行うことができます。

Visio には壁やドアをはじめ、机や椅子、電気配線に至るまで、オフィス レイアウト図を描くための什器が数多く搭載されています。ユーザーはこれらの図形をドラッグアンドドロップにより組み合わせるだけです。煩わしい操作や専門的知識は必要ありません。扉などの図形は閉口部を開閉させるスマートな動きが搭載されています。Visio のスマートシェイプを使えば、扉の近くに什器を置いた場合にぶつからないようにシミュレーションすることができます。

人事異動やオフィス レイアウトの変更により、ネットワークの構成にも影響が出てきます。Visio には、パソコンやプリンタ、ネットワーク機器などの図形が数多く搭載されているので、複雑なネットワーク構成図も簡単に描くことができます。オフィス レイアウト図と組み合わせれば、瞬時にどこに何が設置されているのかという情報を視覚的に得ることができます。

ウィザードを使えば簡単にできます。

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他の Office アプリケーションと組み合わせて業務を効率化人事 / 総務部門

快適で機能的なオフィス プランを考えることは、従業員が働きやすい環境を作るために必要ですが、一方でオフィスの

面積やサイズ、経営資源である机 / 椅子 / パソコンなどのコストの現状を把握することも重要です。オフィスをグラフ

ィックスで明確にしながら、さらに数値データとして管理すれば、改善提案を提示する際などに説得力が増します。

Visio ＋ Excel でオフィスの資産管理

Visio 図面をどの部署からでも参照できるようにしたい場合は、Web ページとして保存し、インターネットで公開す

るといいでしょう。Visio では単純に画像として保存するのではなく、図形内部に収めた情報も表示することができ

ます。また、検索や拡大/縮小ができる特別なナビゲーション バーを付けることができます。

Visio 図面を Web ページ化して共有

什器である各図形には、コスト、サイズなどのデータを格納し、Excel に出力してレポート化することができます。Visio を追加するだけで、簡単にファシリティマネジメントを実現することができます。

ネットワーク図の各パソコンには、製品番号、シリアル番号、設置場所などの多様な情報を入れておくことができます。こちらもExcel などの外部データとリアルタイムに連動させれば、配置を変えたり、新しい什器が追加された場合でも自動的に更新されます。このソリューションを使うと、決算などのタイミングで、各部署に調査をする手間を省くことができ効率的です。

図面を Web ページとして公開することができます。大規模な組織図であっても、検索機能を使えば見たいページがすぐに探せます。複雑な体裁の場合は、図面の一部分を拡大表示して見やすくすることもできます。

複数のメンバ間で図面に追加や修正、コメントを加えながら最良の図形にしあげることができます。Visio はタブレット PC のデジタル インク機能に対応しているため、手書きによる書き込みも可能です。もちろんマウスで書き込むこともできます。

ウィザードを使えば簡単にできます。

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Visio の活用事例集まだまだあります Visio を使えば、企業内

さまざまな活用がなされ

オフィス レイアウト改善企画書現在のオフィスレイアウトを、生産性と効率性を上げる環境へ改善するための提案書です。丸型や多角形のように複雑な形をした外壁も、CAD などの専門ソフトなしで精度の高いものにしあげることができます。

組織業務連係図業務の流れを組み立てて、それに組織を割り付ける組織業務連係図です。複数の部門間を行き来する業務の流れが正しいか、偏っていないか、欠落していなか、などの問題をしっかりと捉えることができます。

組織構造設計チャート組織の構造を見直すためのチャートです。組織における権威は知識やノウハウ、情報のあるところにバランスよく移行することが重要です。そのためには組織構造にも工夫が必要です。

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で発生するさまざまな業務のドキュメント類を簡単に作成することができます。適用用途は非常に幅広く、用件や目的に応じて

ています。ここでは、人事 / 総務部門における具体的な実例を紹介します。

新体制図確立に伴う人事異動について組織の新体制確立による組織図と、これに伴うレイアウト変更の情報を示した図です。変更前後のイメージ、変更スケジュールなどを 1 ページに集約しているので検索性が高まり、情報の比較も容易です。

e ラーニングの概略図e ラーニングがどのようなしくみで成り立ち、どのようなメリットをもたらすのかを図でわかりやすく示しています。複雑なシステムも図式化することで明確に伝えることができ、説得力もあります。

総務部年間スケジュール総務部の年間スケジュールをガントチャートで作成しました。細分化された情報も 1 つにまとめると、わかりやすく示すことができます。Web ページに変換すれば、メンバ間で閲覧することができます。

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�Web 図� Web サイトのマップ� � ○

�� Web サイト概念図� � ○

�ソフトウェア� COM および OLE� � ○

�� Jackson� � ○

�� ROOM� � ○

�� UML モデル図� � ○

�� Windows XP ユーザー

�� インターフェイス� � ○

�� データ フロー モデル図� � ○

�� プログラム構造� � ○

�� 企業アプリケーション� � ○

�チャートとグラフ� チャートとグラフ� ○� ○

�� マーケティング図表� ○� ○

�データベース� Express-G� � ○

�� ORM 図� � ○

�� データベース モデル図� � ○

�ネットワーク� Active Directory� � ○

�� LDAP ディレクトリ� � ○

�� Novell Directory Services� � ○

�� ラック図� � ○

�� 基本ネットワーク図� ○� ○

�� 詳細なネットワーク図� � ○

�ビジネス プロセス� EPC 図� ○� ○

�� データ フロー図� � ○

�� フォールト ツリー解析図� ○� ○

�� ワーク フロー図� ○� ○

�� 監査図� ○� ○

�� 基本フローチャート� ○� ○

�� 原因 - 結果チャート� ○� ○

�� 総合品質管理図（TQM 図）� ○� ○

�� 部門連係フローチャート� ○� ○

�ブレーンストーミング� ブレーンストーミング図� ○� ○

�フローチャート� IDEF0 図� � ○

�� SDL 図� � ○

�� データ フロー図� � ○

�� 基本フローチャート� ○� ○

�� 部門連係フローチャート� ○� ○

分　類 テンプレート名 Visio Standard2003

Visio Professional2003

�プロジェクト スケジュール� PERT チャート� ○� ○

�� カレンダー� ○� ○

�� ガント チャート� ○� ○

�� タイムライン� ○� ○

�プロセス エンジニアリング� プロセス フロー図� � ○

�� 配管と計装図� � ○

�ブロック図� ブロック図� ○� ○

�� ブロック図（透視図）� ○� ○

�� 基本図� ○� ○

�機械工学� パーツとアセンブリ図面� � ○

�� 空気圧および油圧システム� � ○

�建築設計� オフィス レイアウト図� ○� ○

�� セキュリティと入退室設備� � ○

�� フロア プラン� � ○

�� 給排水設備と配管設備� � ○

�� 空間設計� � ○

�� 空調制御論理図� � ○

�� 空調設備設計� � ○

�� 工場設備のレイアウト� � ○

�� 住宅設計� � ○

�� 天井伏図� � ○

�� 電気電信設備� � ○

�� 用地計画� � ○

�組織図� 組織図� ○� ○

�� 組織図ウィザード� ○� ○

�地図� 道路地図� ○� ○

�� 道路地図（立体）� ○� ○

�電気工学� システム� � ○

�� 回路と論理� � ○

�� 基本電子工学系� � ○

�� 産業用制御システム� � ○

分　類 テンプレート名 Visio Standard2003

Visio Professional2003

■テンプレート比較表

©2004 Microsoft Corporation. All rights reserved.

●Microsoft、Microsoft ロゴ、Office ロゴ、PowerPoint、Visio は、米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です。 ●その他、記載されている会社名、製品名

は、各社の登録商標または商標です。 ●このカタログの内容は、2004 年 2 月現在のものです。発売前の情報となりますので、予告なく内容が変更される可能性がありますのでご了承ください。

最新情報は、http://www.microsoft.com/japan/office/visio/ をご覧ください。このパンフレットに掲載した Visio ファイルは、上記 URL よりダウンロードできます。

【マイクロソフトが提供する Visio シェイプとテンプレート】

http://office.microsoft.com/

Visio の「図形を検索」機能を利用すれば、Microsoft Office Online で随時提供される最新の

シェイプをすぐに見つけることができます。テンプレートも多く用意していますので、ぜひアクセスし

てみてください。

�

【プレゼンテーション・企画書等のビジネス文書を演出する Visio シェイプ】

http://www.dex.ne.jp/dexstyle/visio/（提供：デザインエクスチェンジ株式会社）

Visio でプレゼン資料を“リフォーム”しませんか！？ PowerPoint と Visio を活用すればカッコよ

くて伝わる資料が簡単に作成できます。プレゼンテーション等のビジネス文書を演出するシェイプを

提供します（有償）。

�

【ファシリティ マネジメント用の Visio シェイプ】

http://www.visio.jp/（提供：株式会社マイスター）

家具や照明など、代表的なオフィス家具メーカー 10 社の「家具シェイプ」を無償でダウンロード提

供します。 シェイプにはメーカー名、型番等の情報がすでに入力されています。

【機械工学系の Visio シェイプ】

http://www.visio-tech.jp/（提供：ナレッジネットワーク株式会社）

機械・建築・土木などの分野での一般的な JIS 規格部品や立体部品などの機械部品を中心とした

「工学シェイプ」を無償でダウンロード提供します。シェイプにはメーカー名、型番等の情報がすでに

入力されています。

【自動車の Visio シェイプ】

http://www.visio-car.com（提供：タクトシステムズ株式会社）

自動車関連事業での利用促進を目的として、「自動車シェイプ」を無償でダウンロード提供します。

シェイプは実際の寸法を基に作成されており、メーカー名・車種名・全長・全幅・全高・車両種別の情

報がすでに入力されています。

�

【防災・防犯マップ作り用の Visio シェイプ】

http://www.safe-design.com/index.html（提供：セーフデザイン株式会社）

Visio を活用して簡単に地図が作れます。防災・防犯マップ作りに必要な「防災マップシェイプ」を

無償でダウンロード提供します。

Visio 2003 のエディションには、Visio Standard 2003 と Visio Professional 2003 があります。

■オンラインで提供される Microsoft Office Visio の各種シェイプ 以下の URL から、Visio の各種シェイプをダウンロードすることができます。