Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF...felsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med...

Oslo kommune

Kommunerevisjonen

20

07

Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF

Kommunerevisjonen – integritet og verdiskaping

Rapport 12/2007

Oslo kommune

Kommunerevisjonen

Fredrik Selmers vei 2, 0663 Oslo

Telefonnummer: 23 48 68 00

Telefaksnummer: 23 48 68 01

www.krv.oslo.kommune.no

[email protected] Gra

fisk

pro

du

ksj

on

: M

edie

hu

set

GA

N

11.0

7

78055_Rapport_12_2007:78055_Rapport_12_2007 25.10.2007 11:46 Side 1

1/2006 Offentlige anskaffelser – etterlevelse avregelverk

2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslokommune

3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning ogledelse ved Groruddalen skole

4/2006 Offentlige anskaffelser – konkurranse -elementet i kjøpsprosessen

5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA

6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen – samlerapport 2005

7/2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og

idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren – oppfølgings-

undersøkelse12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene

pålitelige?13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg

Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet aveiendomsreformen

16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF

17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelsemed sikkerhetsoppgraderingen av Munch-museet

18/2006 Beredskap i Oslo kommune19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen20/2006 Offentlige anskaffelser –

konkurranseeksponering og direktekjøp21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige

innvandrere i helsestasjonstjenesten

22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd tilkollektivtrafikk

23/2006 Psykisk helsearbeid – bruk av individuelleplaner i to bydeler

24/2006 Psykisk helsearbeid – styringsinformasjon25/2006 Tilgangskontroller i Gerica26/2006 IKT i grunnskolen 2003 – 2005

(Oppfølging av rapport 17/2005)27/2006 Granskingsrapport 2

Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger

og bilgodtgjørelse1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg

Oslo KF2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske

bestillings- og fakturasystemet i Oslokommune

3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer – Samlerapport 2006


5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i

samlokaliserte boliger7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast

plass i sykehjem8/2007 Tildelding av spillemidler til idrettsanlegg9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune

- status for tilbudet10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder11/2007 Psykisk helsearbeid - tre bydelers samarbeid

med spesialhelsetjenesten

For mer informasjon om Kommunerevisjonen og vårerapporter se, www.krv.oslo.kommune.no

Rapport 12/2007

Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo



Kommunerevisjonen 1

Forvaltningsrevisjonsrapport 12/2007

2 Kommunerevisjonen


Kommunerevisjonen 3

Innhold

Hovedbudskap ....................................................... 5

Sammendrag .......................................................... 5

1. Innledning ........................................................ 71.1 Formål ....................................................... 71.2 Bakgrunn ................................................... 71.3 Problemstillinger ....................................... 71.4 Revisjonskriterier ....................................... 81.5 Metode og gjennomføring .......................... 8

1.5.1 Utvalgte anskaffelser .................... 81.5.2 Avgrensninger ............................. 10

2. Faktabeskrivelse, revisjonens vurderinger og konklusjoner ............................................... 112.1 Kunngjøring/konkurranse ........................ 11

2.1.1 Revisjonskriterier ........................ 112.1.2 Faktabeskrivelse .......................... 112.1.3 Revisjonens vurderinger .............. 122.1.4 Konklusjon ...................................132.1.5 Anbefaling ...................................14

2.2 Anskaffelsesprotokoll ..............................142.2.1 Revisjonskriterier ........................142.2.2 Faktabeskrivelse ..........................142.2.3 Revisjonens vurderinger ...............152.2.4 Konklusjon .................................. 162.2.5 Anbefaling .................................. 16

2.3 Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider .......... 162.3.1 Revisjonskriterier ....................... 162.3.2 Faktabeskrivelse ..........................172.3.3 Revisjonens vurderinger .............. 192.3.4 Konklusjon .................................. 192.3.5 Anbefaling .................................. 20

2.4 Anskaffelseskomite ................................. 202.4.1 Revisjonskriterier ....................... 202.4.2 Faktabeskrivelse ......................... 202.4.3 Revisjonens vurderinger .............. 202.4.4 Konklusjon .................................. 20

2.5 Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid ................................................ 20

2.5.1 Revisjonskriterier ........................202.5.2 Faktabeskrivelse .........................202.5.3 Revisjonens vurderinger .............. 212.5.4 Konklusjon .................................. 212.5.5 Anbefaling ...................................22

2.6 Arbeidsdeling ..........................................222.6.1 Revisjonskriterier ........................222.6.2 Faktabeskrivelse .........................222.6.3 Revisjonens vurderinger ..............232.6.4 Konklusjon ..................................232.6.5 Anbefaling ...................................24

2.7 Budsjettering og oppfølging .....................242.7.1 Revisjonskriterier ........................242.7.2 Faktabeskrivelse .........................242.7.3 Revisjonens vurderinger ..............252.7.4 Konklusjon ..................................252.7.5 Anbefaling ...................................25

2.8 Sluttrapport .............................................252.8.1 Revisjonskriterier ........................252.8.2 Faktabeskrivelse .........................252.8.3 Revisjonens vurderinger ..............252.8.4 Konklusjon ..................................262.8.5 Anbefaling ...................................26

2.9 Avrop på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester ............................262.9.1 Revisjonskriterier ........................262.9.2 Faktabeskrivelse .........................262.9.3 Revisjonens vurderinger ..............262.9.4 Konklusjon ..................................272.9.5 Anbefaling ...................................27

3. Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport ............................................. 28

4. Konklusjoner og anbefalinger ......................... 294.1 Konklusjon per problemstilling ................294.2 Anbefalinger ............................................30

Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Boligbygg Oslo KF .............................. 32


4 Kommunerevisjonen


Kommunerevisjonen 5

Hovedbudskap17 undersøkte anskaffelser er i samsvar med regelver-ket med hensyn til kunngjøring/konkurranse. Én av de undersøkte anskaffelsene er ikke kunngjort i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, men det har vært konkurranse om anskaffelsen ved at flere leverandører er kontaktet. For en annen anskaffelse er det i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyt-tet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i sam-svar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen.

Når det gjelder dokumentasjon av anskaffelsesproses-sen, har Kommunerevisjonen konkludert med tilfreds-stillende dokumentasjon når det gjelder tilleggsarbei-der, budsjettering/oppfølging og avrop (bestillinger) på rammeavtaler. Kommunerevisjonen mener at Bolig-bygg har et forbedringspotensial når det gjelder føl-gende områder:

• føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpnings-protokoll)

• utarbeidelse av kontrakt med bruk av standard kon-traktsvilkår for anskaffelser over kr 200 000

• dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

• sluttrapportering

SammendragHovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om utvalgte anskaffelser har vært basert på konkurranse og om anskaffelsesprosessen er dokumentert. Til sammen ble 17 anskaffelser valgt ut til undersøkelsen med hensyn til kunngjøring/konkur-ranse og 19 anskaffelser med hensyn til dokumenta-sjon av anskaffelsesprosessen.

KonklusjonerMed de avgrensningene vi har gjort i undersøkelsen (blant annet at det kan påløpe utgifter for anskaffel-sene etter kontrolltidspunktet), har vi konkludert med følgende for de undersøkte problemstillingene:

Kunngjøring/konkurranse17 av anskaffelsene er i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til kunngjøring/konkurranse. Én anskaffelse er ikke kunngjort i sam-svar med regelverket for offentlige anskaffelser, men det har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffel-sen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,544 mill. kroner. For en annen anskaffelse er det i samsvar

med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaf-felsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regel-verket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,263 mill. kroner.

AnskaffelsesprotokollDet er tilfredsstillende anskaffelsesprotokoller for fire av anskaffelsene, ut ifra hva som er undersøkt. I fem tilfeller har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll, mens for syv av anskaffelsene er åpningsprotokollen/anskaf-felsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Én anskaffelse er ikke kontrollert med hensyn til protokollføring fordi anskaffelsen gjel-der avrop (bestilling) på rammeavtale. Kommunerevi-sjonen mener det er en svakhet at enkelte av anskaffelsesprotokollene først ble utarbeidet i forbin-delse med Kommunerevisjonens undersøkelse.

Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider12 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, kommunens bestemmelser og interne fullmaktsbestemmelser med hensyn til kon-trakt/avtale og tilleggsarbeider. Det er ikke i samsvar med kommunens bestemmelser at det for fire av anskaffelsene bare er utarbeidet rekvisisjoner, det vil si at det ikke foreligger avtaler med bruk av standard kontraktsvilkår. I ett tilfelle er det benyttet påslagspro-sent som ikke er i samsvar med inngått kontrakt, men dette har ikke medført vesentlige merutgifter.

AnskaffelseskomiteDet har ikke vært aktuelt med bruk av anskaffelsesko-mite for de undersøkte anskaffelsene.

Kontroll av varemottak/utførelse av arbeidKontroll av varemottak/utførelse av arbeid er doku-mentert for seks av de undersøkte anskaffelsene, mens slik kontroll ikke er dokumentert for åtte av anskaffelsene. For tre av anskaffelsene har vi ikke kon-trollert dokumentasjonen av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, ettersom det ikke er fakturering utover kontraktsbeløp (se avgrensning i kapittel 1.5.2).

ArbeidsdelingDet er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettan-svarlig godkjenner" for 16 av de undersøkte anskaffel-sene, mens det er manglende arbeidsdeling i ett tilfelle. For øvrig er det for flere av de undersøkte anskaffelsene usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes man-


6 Kommunerevisjonen

glende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utfø-relse av arbeid.

Budsjettering og oppfølgingStyret har vedtatt kostnadsramme for de undersøkte anskaffelsene i samsvar med kommunens budsjettfull-makter. Regnskapsføringen av anskaffelsene er innret-tet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget. Kommunere-visjonen mener imidlertid at prosjektoppfølgingen kan forenkles dersom foretaket benytter bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) på en bedre måte.

SluttrapportBoligbygg har ikke fulgt egne rutiner for sluttrapporte-ring, men for de undersøkte anskaffelsene har det ikke vært aktuelt med sluttrapportering i samsvar med kom-munens bestemmelser.

Avrop (bestillinger) på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenesterFor undersøkte avrop foreligger det rekvisisjoner for fakturerte arbeider, som er underskrevet av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt). Fak-turerte arbeider er i samsvar med rammeavtale og arbeidene er dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende. Derimot er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid ikke dokumentert. Fak-turaene er godkjent av personer med slik myndighet (i henhold til fullmaktsoversikt). Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" for de undersøkte avropene. Det er imidlertid usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Vare-mottaker". Dette skyldes manglende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid.

AnbefalingerKommunerevisjonen anbefaler at Boligbygg iverkset-ter tiltak for å rette opp de svakhetene som er avdekket i undersøkelsen:

• Det bør iverksettes tiltak for å forhindre oppsplitting av anskaffelser som etter regelverket skal håndteres som én anskaffelse.

• Rutinen for føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll) bør innskjerpes, slik at det for alle protokollpliktige anskaffelser foreligger protokoller som er underskrevet i samsvar med foretakets ruti-ner. Videre anbefaler vi at endelig anskaffelsesproto-

koll utarbeides før kontrakt inngås, slik at vedkommende som underskriver kontrakten får kunnskap om prosessen som ligger bak valget av leverandør/tilbud. Dessuten kan viktig informasjon gå tapt dersom anskaffelsesprotokollen utarbeides lang tid i etterkant av anskaffelsen. Dette kan med-føre at lovens krav til etterprøvbarhet ikke blir over-holdt.

• Rutinen for inngåelse av kontrakt bør innskjerpes, slik at det alltid inngås kontrakt med bruk av stan-dard kontraktsvilkår for anskaffelser som overstiger kr 200 000.

• Kommentarfeltet i økonomisystemet (Agresso) bør benyttes til å dokumentere kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i de tilfellene hvor slik kontroll ikke er dokumentert med stempel/underskrift fra byggeleder på fakturaen. Vi er kjent med at Bolig-bygg har planer om å styrke kontrollene av at faktu-rerte varer og tjenester faktisk er mottatt. Vi anbefaler at Boligbygg i den forbindelse sørger for dokumentasjon av de utførte kontrollene, for eksem-pel at det i kommentarfeltet i Agresso vises til under-liggende dokumentasjon. Tilsvarende bør den underliggende dokumentasjonen påføres bilags-nummeret/fakturanummeret, slik at tilstrekkelig kontrollspor finnes.

• Boligbygg bør sørge for nødvendige innstillinger i økonomisystemet (Agresso), slik at "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" ikke kan være samme person i forbindelse med behandlingen av en faktura.

• Bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) bør blant annet benyttes til å angi hva slags faktura som er bokført, det vil si angi om det er en avdragsnota eller endringsnota og nummeret på avdragsnotaen/endringsnotaen. På denne måten blir det trolig enklere for prosjektlederne å få oversikt over fakture-ringen.

• Foretaket bør gjeninnføre rutine for sluttrapportering, slik at kommunens bestemmelser blir overholdt.

Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapportForeløpig rapport ble sendt på høring til Boligbygg. I høringsuttalelsen opplyser Boligbygg at foretaket tar Kommunerevisjonens merknader alvorlig, og vil umid-delbart innskjerpe rutinene vedrørende protokoller og kontrakter.


Kommunerevisjonen 7

1. Innledning

1.1 FormålHovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å undersøke om utvalgte anskaffelser har vært basert på konkurranse og om anskaffelsesprosessen er dokumentert.

1.2 BakgrunnUndersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget 24. januar 2007. Undersøkelsen sorterer under fokusområ-det Anskaffelser i overordnet plan for forvaltningsrevi-sjon, vedtatt av bystyret 16. mars 2005.

Boligbygg Oslo KF kjøper hvert år varer og tjenester for flere millioner kroner. Bokførte investeringsutgifter i 2006 i forbindelse med rehabiliteringsprosjekter utgjorde 229 mill. kroner, mens investeringsbudsjettet for rehabiliteringsprosjekter i 2007 er på 160 mill. kro-ner.

Regelverket for offentlige anskaffelser stiller krav til gjennomføringen av offentlige anskaffelser og skal bidra til at det offentlige foretar kostnadseffektive inn-kjøp gjennom effektiv konkurranse. Regelverket skal også motvirke forskjellsbehandling, korrupsjon og annen myndighetsmisbruk. Brudd på regelverket kan medføre erstatningsansvar og påføre kommunen renommétap.

Foretaket var én av virksomhetene, som i 2006 var omfattet av Kommunerevisjonens undersøkelse rettet mot konkurranseeksponering og direktekjøp i forbin-delse med offentlige anskaffelser. Resultatet av under-søkelsen fremgår av Kommunerevisjonens rapport 20/2006, hvor vi konkluderte med brudd på regelverket for én av tre undersøkte anskaffelser hos Boligbygg.

I 2005 gjennomførte Kommunerevisjonen en undersø-kelse om økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg. Det ble konkludert med at foretaket hadde et forbedringspotensial på følgende områder:

• å etablere rutiner med krav om skriftlige beskrivelser av planene (omfang og fremdrift) ved oppstart av det enkelte prosjekt

• å etablere krav om godkjenning av planene både for prosjektporteføljen og for det enkelte prosjekt før oppstart

• å utvikle en felles praksis for dokumentering og god-kjenning av endringer og avvik

1.3 ProblemstillingerI undersøkelsen har vi fokusert på følgende problem-stillinger for de utvalgte anskaffelsene:

1. Kunngjøring/konkurransea) Har anskaffelsen vært kunngjort i samsvar med

regelverket?b) Har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse?

2. Anskaffelsesprotokolla) Er det ført anskaffelsesprotokoll for anskaffelsen?b) Er begrunnelse for valg av leverandør protokollført?c) Er anskaffelsesprotokollen underskrevet i samsvar

med foretakets rutiner?

3. Kontrakt/avtale og tilleggsarbeidera) Foreligger det skriftlig kontrakt/avtale for anskaffel-

sen i samsvar med kommunens regelverk?b) Er medgåtte utgifter knyttet til avtalen innenfor ram-

men av det som er avtalt?c) Er eventuelle tilleggsarbeider vesentlige?d) Er eventuelle tilleggsarbeider dokumentert med

endringsmeldinger som er godkjent av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)?

4. AnskaffelseskomiteEr anskaffelseskomite benyttet i samsvar med regelver-ket internt i kommunen og er bruken av anskaffelses-komite dokumentert?

5. Kontroll av varemottak/utførelse av arbeidEr kontroll av varemottak/utførelse av arbeid doku-mentert?

6. ArbeidsdelingEr det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen?

7. Budsjettering og oppfølginga) Har styret vedtatt kostnadsramme for anskaffelsen/

prosjektet i samsvar med kommunens budsjettfull-makter?

b) Er regnskapsføringen av anskaffelsen/prosjektet innrettet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget?

8. SluttrapportEr det avlagt sluttrapport i samsvar med kommunens regelverk?


8 Kommunerevisjonen

9. Avrop (bestillinger) på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester

a) Foreligger det rekvisisjon for fakturerte arbeider underskrevet av person med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)?

b) Er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtale (type arbeid, timepris og lignende)?

c) Er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende?

d) Er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid doku-mentert?

e) Er faktura godkjent av person med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt)?

f) Er det arbeidsdeling mellom de forskjellige rollene i anskaffelsesprosessen?

1.4 RevisjonskriterierRevisjonskriteriene som er benyttet i undersøkelsen, er utledet fra:

• Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (anskaffelsesloven)

• Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (anskaffelsesforskriften)1

• Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen

• Byrådets rundskriv 33/2001 (Nye standard kontrakts-vilkår for Oslo kommune)

• Byrådets rundskriv 6/2007 (Intern kontroll og identi-fisering av roller i anskaffelsesprosessen)

• Byrådets rundskriv 22/2006 (Avleggelse av sluttrap-porter for bygg- og anleggsprosjekter – Etater, byde-ler og foretak)

• Budsjettfullmakter for kommunale foretak• Oslo kommunes økonomireglement for 2007• Interne bestemmelser hos Boligbygg: rutiner for

føring av anskaffelsesprotokoll, fullmaktsbestem-melser

Nærmere omtale av revisjonskriteriene fremgår innled-ningsvis i hvert delkapittel under kapittel 2.

1.5 Metode og gjennomføringI anskaffelsesloven § 5 stilles det blant annet krav til at anskaffelsesprosessen skal være gjennomsiktig og etterprøvbar. Derfor har vi hovedsakelig basert under-søkelsen på gjennomgang av anskaffelsesdokumenter (blant annet anskaffelsesprotokoller, kontrakter og bilag). Vi har også hatt samtaler med sentrale personer på anskaffelsesområdet hos foretaket.

1.5.1 Utvalgte anskaffelserBoligbygg var i 2006 gjenstand for gjennomgang av anskaffelser både av Kommunerevisjonen og av ekstern konsulent. Vi har av den grunn valgt å fokusere på nyere anskaffelser, det vil si anskaffelser fra 2007 eller slutten av 2006. Vi har valgt ut anskaffelser fra både drifts- og investeringsregnskapet. Utvalgte anskaffelser fremgår av tabell 1 nedenfor; oppgitte beløp er eksklusiv merverdiavgift.

1. Erstatter forskrift av 15. juni 2001, som gjaldt til og med 31. desember 2006


Kommunerevisjonen 9

Utgifter i 2006 for ISS Facility Services AS: Beløpet omfatter kr 215 772, som feilaktig er bokført på artskonto 12600.

Når det gjelder utvalgt anskaffelse vedrørende Oslo Rørservice AS, gjelder dette flere anskaffelser. Vi har fokusert på den største av disse anskaffelsene, som gjelder Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6, og hvor det er bokført kr 2 000 579 på kontrolltidspunktet. Vi har imidlertid valgt å undersøke om øvrige anskaffelser vedrørende Oslo Rørservice AS er kunngjort/basert på konkurranse i tilfeller hvor bokførte utgifter overstiger den nasjonale terskelverdien (jf. kapittel 2.1.1). Dette gjelder Norderhovsgt. 34 og Heimlibakken 1, hvor det er bokført henholdsvis kr 741 444 og kr 564 489. Resul-tatet av denne gjennomgangen fremgår av kapittel 2.1.

I 2005 inngikk Boligbygg rammeavtaler for håndverker-tjenester, gjeldende for 2006 og fremover. Høsten 2006 foretok ekstern konsulent en gjennomgang av diverse anskaffelsesdokumenter (blant annet kunngjø-ring, konkurransegrunnlag, anskaffelsesprotokoll, kon-trakt og avrop/bestillinger) knyttet til rammeavtalene. Vi har derfor valgt å ikke omfatte disse rammeavtalene i undersøkelsen, til tross for at påløpte utgifter knyttet til rammeavtalene er vesentlige.

Imidlertid har det i 2007 skjedd en volumreduksjon i rammeavtalene fra 2005, som nå utgjør 30 % av totalt innkjøpsvolum ifølge foretaket. Det er inngått seks nye

Tabell 1: Utvalgte anskaffelser

Type utgift Prosjektnr. Prosjektnavn LeverandørUtgifter i 2006

Utgifter i 2007 pr. 31.05.

Sum utgifter

Investering 10023960Colletsgt/Geitemyrsvn (el-anlegg) Elajo Installasjon AS 2 173 750 448 625 2 622 375

Investering 10026899 Nytt FDV-system OptioFM AS 101 625 226 500 328 125

Investering 10026931Christiesgt. 23, Hans Barliensgt 2-4 (våtrom) VVS Senteret Norge AS 0 4 313 688 4 313 688

Investering 10026958Minister Ditlefsv. 22 (ombygg) Olaf E. Eriksen AS 0 1 878 138 1 878 138

Investering 10026959 Pastor Fangensv. (ombygg)Haga & Berg Entreprenør AS 0 3 264 346 3 264 346

Investering 10026978Søren Jaabeksgt. 3, 4, 6 (våtrom) Brunata 0 106 780 106 780

Investering 10027996Innglassering balkonger, Granstangen Balkongsystemer AS 0 308 400 308 400

Drift, kjøp av vaktmester-tjenester (arts-konto 12383) ISS Facility Services AS 1 630 457 1 097 517 2 727 974

Drift, kontroll av el-anlegg (arts-konto 11893) Elektro Nettverk Service AS 0 316 730 316 730

Drift, maling/gulvlegging bebodde leilighe-ter (artskonto 12300) Pedersen & Sikkerbøl AS 0 262 567 262 567

Investering 10024953 Maridalsveien 244/250 Askim Entreprenør AS 5 514 781 5 563 132 11 077 913

Investering 10026927Nordrehovsgt. 34 (total rehabilitering)

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS 5 306 081 858 201 6 164 282

Investering 10026956Stovner senter 14-16 (ombygg) Kristiansen & Nilsen AS 5 001 250 6 939 793 11 941 043

Investering10026986 + 10027989 HMS-tiltak/pålegg Roderik-Jako AS 233 285 310 886 544 171

Investering 10027981Boligseksjonen inv. ubebodde leiligheter Bygg Ide AS 0 177 680 177 680

Investering10026991 + 10027994 ENØK, fyring, ventilasjon Oslo Rørservice AS 2 840 269 741 512 3 581 781

Investering10026991 + 10027994 ENØK, fyring, ventilasjon Nordisk Energikontroll AS 1 396 000 667 590 2 063 590


10 Kommunerevisjonen

generalentreprisekontrakter, som skal utgjøre 70 % av innkjøpsvolumet. Konkurransen vedrørende de nye rammeavtalene ble kunngjort i TED-databasen2 13. november 2006 som en åpen anbudskonkurranse. Leverandørene det er inngått rammeavtale med i den forbindelse, er følgende:

• Kaasa AS • Andresen & Far AS• Haga & Berg AS• Reidar Håkonsen & Sønn AS• Malermester Widar Lund AS• Karlsen & Norseth Vedlikehold AS

Kontraktenes varighet er fra 19. mars 2007 til 19. mars 2009. Vi har med utgangspunkt i bokførte utgifter til-knyttet disse leverandørene i mai 2007 (tilfeldig utvalgt måned), på stikkprøvebasis undersøkt avrop (bestillinger) på rammeavtalene.

1.5.2 Avgrensninger

Anskaffelsesregelverket tar utgangspunkt i beregnet anskaffelsesverdi. For å kunne vurdere rimeligheten av denne verdien, må revisor i utgangspunktet ha første-hånds kunnskap om alle de varene og tjenestene som er anskaffet. Vi har ikke denne kunnskapen, og har derfor tatt utgangspunkt i kontraktsbeløp og bokførte utgifter. Vi regner med at Boligbygg i høringsuttalelsen har kommet med tilbakemelding ved uenighet med våre vurderinger og konklusjoner.

Hvis foretaket har fremlagt dokumentasjon på at anskaffelsen har vært kunngjort, har vi konkludert med at anskaffelsen har vært basert på konkurranse. Vi har ikke kontrollert om anskaffelsene er korrekt kunngjort i henholdsvis DOFFIN-databasen3 og TED-databasen.

Når det gjelder tilfellene med bruk av direktekjøp4 som anskaffelsesprosedyre, har vi undersøkt om vilkårene for bruk av direktekjøp er oppfylt og om det er innhen-tet tilbud fra flere leverandører. Vi har ikke kontrollert om det har vært reell konkurranse om oppdraget i tilfel-lene hvor direktekjøp er benyttet som anskaffelsespro-sedyre og hvor flere leverandører er kontaktet. Hvis pri-sen er avgjørende, vil det for eksempel ikke være reell konkurranse om et oppdrag hvis oppdragsgiver fore-spør tilbud fra leverandører man vet har vesentlig høy-ere priser enn andre.

For de utvalgte anskaffelsene har vi undersøkt bokførte utgifter til og med mai 2007. Det kan påløpe utgifter etter dette tidspunktet, noe som kan endre enkelte av konklusjonene.

Vi har bare undersøkt foretakets kontroll av varemot-tak/utførelse av arbeid som ikke inngår i kontraktsbe-løpet. For kontraktsfestede arbeider antar vi at ferdig-befaring vil avdekke dersom disse arbeidene ikke er utført.

2. TED-databasen: den offisielle databasen for kunngjøringer i Kontoret for De europeiske fellesskaps offisielle publikasjo-ner

3. DOFFIN-databasen: den offisielle databasen for kunngjørin-ger i Norsk lysingsblad

4. Direktekjøp/direkte anskaffelse: Anskaffelse som skjer ved direkte henvendelse til én eller flere leverandører.


Kommunerevisjonen 11

2. Faktabeskrivelse, revisjonens vurderinger og konklusjoner

Nedenfor gis en fremstilling av de undersøkte anskaf-felsene. Fremstillingen er inndelt etter undersøkte pro-blemstillinger. I tilfellene hvor Boligbygg i høringsutta-lelse har innvendinger til Kommunerevisjonens vurde-ringer og konklusjoner, har vi særskilt angitt dette.

Oppgitte beløp nedenfor er eksklusiv merverdiavgift.

2.1 Kunngjøring/konkurranse

2.1.1 Revisjonskriterier

Ifølge anskaffelsesloven § 5, skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse.

Alle anskaffelser som overstiger kr 500 000, skal i utgangspunktet kunngjøres, jf. anskaffelsesforskriften § 2-1 (2)5. Denne terskelverdien blir betegnet som nasjonal terskelverdi.

Direktekjøp kan benyttes som anskaffelsesprosedyre for anskaffelser over den nasjonale terskelverdien, der-som ett av vilkårene i anskaffelsesforskriften § 2-1 (2) er oppfylt:

a) anskaffelsen kan bare foretas hos én leverandør i markedet, for eksempel av tekniske eller kunstne-riske årsaker, eller for å beskytte en enerett mv.,

b) det foreligger et usedvanlig fordelaktig tilbud som gjør det mulig å anskaffe ytelser til en pris som lig-ger vesentlig under normale markedspriser, og en anbudskonkurranse eller konkurranse med forhand-ling ikke lar seg gjennomføre i det tidsrommet tilbu-det foreligger,

c) anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendighe-ter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennom-føre en konkurranse,

d) uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nødvendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelingen skjer til samme leverandør,

e) det i en forutgående anbudskonkurranse eller kon-kurranse med forhandling ikke foreligger tilbud, eller de tilbud som foreligger ikke er egnet, eller

f) det gjelder varer eller tjenester som kjøpes på børs, råvarebørs eller lignende marked.

2.1.2 Faktabeskrivelse

Tabell 2 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffel-sene har vært håndtert med hensyn til konkurranse.

5. § 11-2 i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desem-ber 2006

Tabell 2: Håndtering med hensyn til kunngjøring/konkurranse

Leverandør Håndtering med hensyn til kunngjøring/konkurranseElajo Installasjon AS Kunngjort konkurranse

OptioFM AS Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører

VVS Senteret Norge AS Kunngjort konkurranse

Olaf E. Eriksen AS Kunngjort konkurranse

Haga & Berg Entreprenør AS Kunngjort konkurranse

Brunata Kunngjort konkurranse

Balkongsystemer ASDirektekjøp med forespørsel hos tre leverandører etter at kunngjort konkurranse ikke resulterte i mottak av tilbud

ISS Facility Services AS Kunngjort konkurranse

Elektro Nettverk Service AS Avrop på rammeavtale

Pedersen & Sikkerbøl AS Direktekjøp, forespørsel hos én leverandør

Askim Entreprenør AS Kunngjort konkurranse

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Kunngjort konkurranse

Kristiansen & Nilsen AS Kunngjort konkurranse

Roderik-Jako AS Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører

Bygg Ide AS Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6) Kunngjort konkurranse

Oslo Rørservice AS (Norderhovsgt. 34)Iverksettelse av opsjon i kontrakt vedr. Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6

Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1) Direktekjøp, forespørsel hos tre leverandører

Nordisk Energikontroll AS Direktekjøp, forespørsel hos én leverandør



2.1.3 Revisjonens vurderinger

Som tabell 2 viser, har 10 av anskaffelsene vært kunn-gjort. Én anskaffelse gjelder avrop (bestilling) på ram-meavtale, som ble inngått med leverandør etter kunngjort konkurranse. På grunn av at anskaffelsene har vært kunngjort, har vi konkludert med at anskaffel-sene har vært gjenstand for konkurranse.

En annen anskaffelse gjelder iverksettelse av opsjon i kontrakt som ble inngått etter kunngjort konkurranse. På grunn av at opprinnelig anskaffelse har vært kunn-gjort, har vi konkludert med at anskaffelsen har vært gjenstand for konkurranse. (Vi har ikke vurdert bruken av opsjon utover å konstatere at opsjonen er nedfelt i kontrakten for den kunngjorte anskaffelsen.)

I ett tilfelle (Balkongsystemer AS) ble anskaffelsen først gjennomført som et direktekjøp, hvor flere leve-randører ble invitert til å gi tilbud. Tre leverandører leverte tilbud. Som følge av at tilbudsverdiene var over den nasjonale terskelverdien, ble prosedyren avlyst og det ble besluttet å gjennomføre ny kunngjort konkur-ranse. Oppdragsgiver mottok ingen tilbud innen til-budsfristen i den kunngjorte konkurransen. Det ble derfor besluttet å gjennomføre anskaffelsen som direk-tekjøp, hvor de tre leverandørene som hadde levert til-bud i første runde, ble invitert til forhandling. Bokførte utgifter for anskaffelsen per mai 2007 (0,308 mill. kro-ner) er under den nasjonale terskelverdien. Imidlertid er kontraktsverdien 1,364 mill. kroner, det vil si over terskelverdien. I henhold til anskaffelsesforskriften § 2-1 (2) bokstav e6, kan direktekjøp benyttes som anskaffelsesprosedyre dersom "det i en forutgående anbudskonkurranse eller konkurranse med forhand-ling ikke foreligger tilbud, …". Kommunerevisjonen vur-derer det å være i samsvar med regelverket at det i dette tilfellet er foretatt direktekjøp, ettersom det ikke kom inn noen tilbud i den kunngjorte konkurransen.

For en annen anskaffelse (Bygg Ide AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører. Vi har ikke fått fremlagt kontrakt for anskaffelsen. Imid-lertid er både bokførte utgifter per mai 2007 (0,178 mill. kroner) og tilbud (0,397 mill. kroner) under den nasjonale terskelverdien. Vi vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, og det har vært konkur-ranse om anskaffelsen ettersom tre leverandører ble kontaktet.

Det er foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandører også for en annen anskaffelse (OptioFM AS). Ifølge inngått kontrakt omfatter anskaffelsen et

arbeid på 400 timer til en timepris på kr 750, det vil si til sammen 0,3 mill. kroner. Ifølge fremlagt dokumenta-sjon vil det påløpe ytterligere 254 timer. Dette betyr at endelig anskaffelsesverdi vil bli cirka 0,491 mill. kro-ner, som er under den nasjonale terskelverdien. Kom-munerevisjonen vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaf-felsesprosedyre, og det har vært konkurranse om anskaffelsen ettersom tre leverandører ble kontaktet.

Også for en tredje anskaffelse (Roderik-Jako AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos tre leverandø-rer. Boligbygg har delt anskaffelsen i to, med anslått kontraktsverdi på 0,3 mill. kroner og 0,2 mill. kroner ifølge anskaffelsesprotokollen. Kontrakt er ikke frem-lagt for anskaffelsen. Anslått kontraktsverdi ser ut til å være basert på innkomne tilbud. Tilbudet fra valgt leverandør (0,434 mill. kroner) er lavere enn den nasjo-nale terskelverdien. Imidlertid er bokførte utgifter per mai 2007 (0,544 mill. kroner) større enn terskelverdien. Avvik mellom bokførte utgifter og anslått kontrakts-verdi skyldes at den anslåtte kontraktsverdien er basert på et mindre kvantum enn det som faktisk ble anskaffet. Begge anskaffelsene gjelder kjøp av vaske-maskiner/tørketromler og begge anskaffelsene er fore-tatt i et tidsrom på én uke. Det var også de samme tre leverandørene som ble forespurt i begge tilfellene. Det følger av bestemmelsen i anskaffelsesforskriften § 2-3 (4)7 at "En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå at bestem-melser i denne forskrift kommer til anvendelse." Klage-nemnda for offentlige anskaffelser har blant annet i sak 2003/8 uttalt at delleveranser hvor kontraktene er inngått på "noenlunde samme tid" medfører at delleve-ransene skal regnes sammen ved anvendelsen av direktekjøpsregelen i forskriften. På grunnlag av dette har vi konkludert med at oppdeling av anskaffelsen ikke er i samsvar med regelverket. Vi mener dessuten at bruken av direktekjøp som anskaffelsesprosedyre ikke er i samsvar med regelverket, ettersom den nasjo-nale terskelverdien er overskredet. Imidlertid har anskaffelsen vært gjenstand for konkurranse ved at tre leverandører ble forespurt.

Det er også et fjerde tilfelle (Oslo Rørservice AS (Heim-libakken 1)) hvor det er foretatt direktekjøp med fore-spørsel hos tre leverandører. Ifølge tilbudsinnstilling fra ekstern konsulent, er tilbudet fra valgt leverandør 1,172 mill. kroner. Ifølge tilbudsinnstilling underskrevet av eiendomsdirektør og prosjektleder, er tilbudet redu-sert til 0,441 mill. kroner, ettersom Boligbygg har valgt bort deler av postene i det opprinnelige tilbudet. Jus-tert tilbudspris er lavere enn den nasjonale terskelver-dien. Imidlertid er bokførte utgifter per mai 2007

6. § 11-2 (1) bokstav f i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006

7. § 2-3 (3) i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006



(0,564 mill. kroner) større enn terskelverdien. I hørings-uttalelsen fra Boligbygg av 1. oktober 2007, mener Boligbygg at anskaffelsen er foretatt i tråd med gjel-dende regelverk. Boligbygg begrunner dette med at kontraktsverdien er under kr 500 000 og at overskridel-sen av den nasjonale terskelverdien skyldes tilleggs-kostnader i form av endringsarbeid. Boligbygg opply-ser videre at tilleggskostnadene skyldes at det under arbeidets gang ble konstatert feil dimensjon på én av pipene. Med utgangspunkt i opplysningene fra Bolig-bygg, mener Kommunerevisjonen at det kan være aktu-elt å benytte bestemmelsen i anskaffelsesforskriften § 2-1 (2) bokstav d. Her fremgår det at direktekjøp kan benyttes dersom "uforutsette omstendigheter gjør det nødvendig å utføre tilleggsytelser som er strengt nød-vendige for kontraktens fullføring, forutsatt at tildelin-gen skjer til samme leverandør". Ettersom det ble avdekket feil dimensjon i en eksisterende del under arbeidets gang, vurderer vi at anskaffelsesforskriftens vilkår er oppfylt. Vi har derfor konkludert med at anskaffelsen er i samsvar med regelverket når det gjel-der kunngjøring.

I et tilfelle (Nordisk Energikontroll AS) er det foretatt direktekjøp med forespørsel hos bare én leverandør. Anskaffelsen gjelder kjøp av utkopling av elektriske kjeler/salg av elektrisk kraft/energistyring. Ifølge anskaffelsesprotokollen er anslått anskaffelsesverdi 1,3 mill. kroner, det vil si at den nasjonale terskelver-dien er overskredet. Av anskaffelsesprotokollen frem-går det videre at det ikke er innhentet flere tilbud fordi valgt leverandør er i en monopolsituasjon. Ekstern råd-giver har bekreftet vurderingen med hensyn til mono-

polsituasjon. I henhold til anskaffelsesforskriften § 2-1 (2) bokstav a8, kan direktekjøp benyttes som anskaf-felsesprosedyre dersom "anskaffelsen kan bare fore-tas hos én leverandør i markedet, …". Vi vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre og at bare én leverandør ble kontaktet.

Det er også i et annet tilfelle (Pedersen & Sikkerbøl AS) foretatt direktekjøp med forespørsel hos bare én leve-randør. Anskaffelsen gjelder oppussing av leiligheter. Vi har ikke fått fremlagt kontrakt for anskaffelsen, men det foreligger tre rekvisisjoner på til sammen 0,35 mill. kroner, som er mindre enn den nasjonale terskelver-dien. Også bokførte utgifter for anskaffelsen per mai 2007 (0,263 mill. kroner) er under den nasjonale ter-skelverdien. Kommunerevisjonen vurderer det derfor å være i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men at det ikke er i samsvar med regelverket at det ikke har vært kon-kurranse om anskaffelsen.

2.1.4 Konklusjon

Tabell 3 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om de undersøkte anskaffelsene har vært kunngjort i samsvar med regelverket og om anskaffel-sene har vært gjenstand for konkurranse.

8. § 11-2 (1) bokstav b i anskaffelsesforskrift som gjaldt til og med 31. desember 2006

Tabell 3: Konklusjon kunngjøring/konkurranse

Leverandør KonklusjonElajo Installasjon AS Ok

OptioFM AS Ok

VVS Senteret Norge AS Ok

Olaf E. Eriksen AS Ok

Haga & Berg Entreprenør AS Ok

Brunata Ok

Balkongsystemer AS Ok

ISS Facility Services AS Ok

Elektro Nettverk Service AS Ok

Pedersen & Sikkerbøl AS Avvik

Askim Entreprenør AS Ok

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Ok

Kristiansen & Nilsen AS Ok

Roderik-Jako AS Avvik

Bygg Ide AS Ok

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6) Ok

Oslo Rørservice AS (Norderhovsgt. 34) Ok

Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1) Ok

Nordisk Energikontroll AS Ok



Som tabellen viser, har vi konkludert med at 17 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offent-lige anskaffelser med hensyn til kunngjøring/konkur-ranse. Én anskaffelse er ikke kunngjort i samsvar med regelverket, men det har vært konkurranse om anskaf-felsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,544 mill. kroner. For en annen anskaffelse er det i samsvar med regelverket at direktekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkur-ranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,263 mill. kroner.

Høringsuttalelse fra BoligbyggI høringsuttalelse fra Boligbygg av 1. oktober 2007 mener foretaket at anskaffelsen fra Roderik-Jako AS må betraktes som to anskaffelser: 1) strakstiltak på grunn av driftsstans i tre vaskerier i primo oktober 2006, 2) oppgradering av maskinparken i fellesvaskerier. Bolig-bygg viser også til bestemmelsen i anskaffelsesfor-skriften § 2-1 (2) bokstav c. Av denne bestemmelsen fremgår det at direktekjøp kan benyttes i tilfeller hvor anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter, ikke kan utsettes i den tid det tar å gjennomføre en til-budskonkurranse.

Kommunerevisjonens kommentarer til høringsutta-lelse fra BoligbyggDet er strenge krav til bruk av bestemmelsen i anskaf-felsesforskriften § 2-1 (2) bokstav c. Ettersom drifts-stansen var i primo oktober 2006 og anskaffelsen først er foretatt i desember 2006, stiller vi spørsmål til om anskaffelsen overfor Roderik-Jako AS kan betraktes som et strakstiltak. Dessuten er strakstiltak og oppgra-dering gjort med tett mellomrom. Dette styrker vår opp-fatning av at det er snakk om én anskaffelse i dette tilfellet. Kommunerevisjonen opprettholder derfor kon-klusjonen om at oppdelingen av anskaffelsen fra Rode-rik-Jako AS ikke er i samsvar med regelverket.

2.1.5 Anbefaling

Kommunerevisjonen anbefaler at det iverksettes tiltak for å forhindre oppsplitting av anskaffelser som etter regelverket skal håndteres som én anskaffelse.

2.2 Anskaffelsesprotokoll


Det fremgår av anskaffelsesforskriften § 3-2 at det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser som

overstiger kr 100 000. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av vedlegg 3 eller 4 i forskriften. Her fremgår det blant annet at valg av leverandør og begrunnelse for valget skal protokollfø-res.

I anskaffelsesforskriften som var gjeldende inntil 31. desember 2006, er det §§ 8-1 og 15-1 som har bestem-melser om innholdet i anskaffelsesprotokollen. Også i denne forskriften fremgår det at protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det fremgår videre at protokollen blant annet skal innholde opplys-ninger om hvilken leverandør som er tildelt kontrakt og begrunnelse for valget med angivelse av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de øvrige tilbudene. Kravene til protokollføring gjaldt imidlertid ikke for direktekjøp.

Ifølge Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen punkt 6.2.2, skal det utarbeides anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser med kontraktsverdi over kr 50 000. Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen skal fremgå av protokollen. Bestemmelsene trådte i kraft 25. januar 2007.

Boligbygg har en egen skriftlig rutine vedrørende utar-beidelse av anskaffelsesprotokoll. Ifølge rutinen skal det fylles ut åpnings-/mottaksprotokoll for hver anskaffelse som overstiger kr 50 000. Dette er en egen protokoll fra tilbudsåpningen og protokollen skal sig-neres av de to personene som foretok åpningen. Fore-taket benytter i stor grad eksterne rådgivere i anskaffel-sesprosessen, også i forbindelse med tilbudsåpning. Ifølge Boligbygg skal åpningsprotokollen signeres av minst én person fra Boligbygg, eksterne rådgivere skal ikke alene signere på protokollen. Ifølge foretakets rutine skal endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides av innkjøpsansvarlig saksbehandler og protokollen skal signeres av budsjettansvarlig leder.


Tabell 4 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffel-sene har vært håndtert med hensyn til anskaffelses-protokoll.




For fire av anskaffelsene har vi ingen bemerkninger til anskaffelsesprotokollen med hensyn til hva som er undersøkt. I ett tilfelle har vi ikke undersøkt anskaffel-sesprotokollen fordi anskaffelsen gjelder avrop (bestil-ling) på en rammeavtale.

For øvrige anskaffelser har vi følgende bemerkninger:

• I fem tilfeller (Olaf E. Eriksen AS, Haga & Berg Entre-prenør AS, Brunata, Balkongsystemer AS og Kristian-

sen & Nilsen AS) har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll.

• For tre av anskaffelsene (VVS Senteret Norge AS, Askim Entreprenør AS og Karlsen & Nordseth Entre-prenør AS) er åpningsprotokollen bare signert av eksterne rådgivere.

• I ett tilfelle (Oslo Rørservice AS) er åpningsprotokol-len ikke signert.

Tabell 4: Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll

Leverandør Håndtering med hensyn til anskaffelsesprotokoll

Elajo Installasjon ASÅpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, bare prosjektleder som har signert protokollene

OptioFM ASAnskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner

VVS Senteret Norge AS

Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er bare signert av ekstern rådgiver, anskaffelsesprotokoll er signert i samsvar med foretakets rutiner

Olaf E. Eriksen AS

Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner

Haga & Berg Entreprenør AS


Brunata


Balkongsystemer AS


ISS Facility Services AS

Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner, bare jurist som har signert anskaffelsesprotokollen

Elektro Nettverk Service AS (Ikke kontrollert; avrop på rammeavtale)

Pedersen & Sikkerbøl ASAnskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner

Askim Entreprenør AS


Karlsen & Nordseth Entreprenør AS


Kristiansen & Nilsen AS

Åpningsprotokoll er ikke fremlagt. Anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner.

Roderik-Jako ASAnskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, bare prosjektleder som har signert protokollen

Bygg Ide ASAnskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6)

Åpningsprotokoll og anskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, åpningsprotokollen er ikke signert, anskaffelsesprotokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner

Nordisk Energikontroll ASAnskaffelsesprotokoll foreligger, begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, protokollen er signert i samsvar med foretakets rutiner



• For tre av anskaffelsene (Elajo Installasjon AS, ISS Facility Services AS og Roderik-Jako AS) er anskaffel-sesprotokollen bare underskrevet av innkjøpsansvar-lig saksbehandler. For den ene av disse anskaffelsene (Elajo Installasjon AS) er også åpningsprotokollen bare underskrevet av innkjøps-ansvarlig saksbehandler.

Omtalte forhold ovenfor er avvik fra foretakets rutiner.

Vi vil også bemerke at enkelte av anskaffelsesprotokol-lene først var utarbeidet i forbindelse med Kommune-revisjonens undersøkelse. Anskaffelsesprotokoll bør utarbeides før kontrakt inngås, slik at vedkommende som underskriver kontrakten får kunnskap om proses-

sen som ligger bak valget av leverandør/tilbud. Dessu-ten kan viktig informasjon gå tapt dersom anskaffel-sesprotokollen utarbeides lang tid i etterkant av anskaffelsen. Dette kan medføre at lovens krav til etter-prøvbarhet ikke blir overholdt.

2.2.4 Konklusjon

Tabell 5 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om det er ført anskaffelsesprotokoll for de undersøkte anskaffelsene, om begrunnelse for valg av leverandør er protokollført, og om det foreligger under-skrifter på anskaffelsesprotokollen i samsvar med fore-takets rutiner.

Som tabellen viser, har vi konkludert med tilfredsstil-lende anskaffelsesprotokoller for fire av anskaffelsene, ut ifra hva som er undersøkt. I fem tilfeller har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll, mens for syv av anskaf-felsene er åpningsprotokollen/anskaffelsesprotokol-len ikke underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Én anskaffelse er ikke kontrollert med hensyn til proto-kollføring fordi anskaffelsen gjelder avrop (bestilling) på rammeavtale. Kommunerevisjonen mener det er en svakhet at enkelte av anskaffelsesprotokollene først ble utarbeidet i forbindelse med Kommunerevisjonens undersøkelse.

2.2.5 Anbefaling

Kommunerevisjonen anbefaler at rutinen for føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll) inn-

skjerpes, slik at det for alle protokollpliktige anskaffel-ser foreligger protokoller som er underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Videre anbefaler vi at endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides før kontrakt inngås.

2.3 Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider

2.3.1 Revisjonskriterier Kontrakter og bestillinger skal være skriftlige ifølge Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen punkt 6.2.3.

Ifølge byrådets rundskriv 33/2001 (Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kommune) skal følgende

Tabell 5: Konklusjon anskaffelsesprotokoll

Leverandør KonklusjonElajo Installasjon AS Avvik

OptioFM AS Ok

VVS Senteret Norge AS Avvik

Olaf E. Eriksen AS Avvik

Haga & Berg Entreprenør AS Avvik

Brunata Avvik

Balkongsystemer AS Avvik

ISS Facility Services AS Avvik

Elektro Nettverk Service AS Ikke kontrollert

Pedersen & Sikkerbøl AS Ok

Askim Entreprenør AS Avvik

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Avvik

Kristiansen & Nilsen AS Avvik


Bygg Ide AS Ok

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6) Avvik




standard kontraktsvilkår benyttes for anskaffelser over kr 200 000:

• Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av varer

• Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester

• Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag

• Norsk Standard (NS) 8401 Alminnelige kontraktsbe-stemmelser for prosjekteringsoppdrag

• Norsk Standard (NS) 8402 Alminnelige kontraktsbe-stemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid

• Norsk Standard (NS) 3430, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser om utfø-relse av bygg- og anleggsarbeider

• Norsk Standard (NS) 3431, 2. utgave september 1994, Alminnelige kontraktsbestemmelser for tota-lentrepriser

Ifølge Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester punkt 7.1 og 7.3, skal pålegg om endringer være skriftlige og tjenesteyteren har ikke rett til å foreta endringer uten oppdragsgive-rens skriftlige forhåndssamtykke. Tilsvarende bestem-melser fremgår av Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av konsulentoppdrag punkt 8.1 og 8.3.

Av Norsk Standard 3430 Alminnelige kontraktsbestem-melser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider punkt 28.2, fremgår det at byggherrens pålegg om endringer

skal være skriftlige og gi klar beskjed om hva endrin-gene består i. Tilsvarende bestemmelser fremgår av Norsk Standard 3431 Alminnelige kontraktsbestem-melser for totalentrepriser punkt 33.2 og Norsk Stan-dard 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for pro-sjekteringsoppdrag punkt 10.1.

Det er en viss adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at dette medfører at anskaffelsesforskriftens regler kommer til anvendelse. Dette er tilfellet dersom endringer er hjemlet i kontrakten. Det er lagt til grunn at slike endringsklausuler i utgangspunktet må være forutberegnelige og ivareta kravet til likebehandling i anskaffelsesloven § 5. Også selv om kontrakten ikke innholder endringsklausuler, er det i en viss grad adgang til å endre inngåtte kontrakter uten at anskaf-felsesforskriftens regler kommer til anvendelse. Imid-lertid er det i EF-domstolens sak 337/98 lagt til grunn av det ikke er adgang til å foreta "vesentlige endrin-ger".

Vi har tatt utgangspunkt i foretakets fullmaktsoversikt per 1. mai 2007, når vi har kontrollert om eventuelle til-leggsarbeider er dokumentert med endringsmeldinger som er godkjent av personer med slik fullmakt.


Tabell 6 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffel-sene har vært håndtert med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider.



Tabell 6: Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeider

Leverandør Håndtering med hensyn til kontrakt/avtale og tilleggsarbeiderElajo Installasjon AS Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

OptioFM AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering etter medgått tid. Avtalen omfatter 400 timer, mens man ifølge Boligbygg har blitt enige om en sluttavregning på ytterligere 254 timer

VVS Senteret Norge ASSkriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr 14 750, som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder

Olaf E. Eriksen AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 28,5 % av kontraktsfaktureringen per mai 2007. Endringsmeldinger er fremlagt for kr 398 118 av totalt kr 416 898 som er fakturert utover kontraktsbeløp. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av person med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter

Haga & Berg Entreprenør AS Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

Brunata Skriftlig avtale foreligger. Begrenset fakturering hittil

Balkongsystemer AS Skriftlig avtale foreligger. Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

ISS Facility Services AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 21,5 % av kontraktsfaktureringen per mai 2007. Fakturering utover kontraktsbeløp skyldes varer/tjenester som ikke inngår i kontrakten, noe som det ble tatt hensyn til i forbindelse med valg av leverandør. Fakturert med feil påslagsprosent (15 % istedenfor 10 %)

Elektro Nettverk Service AS Avrop på rammeavtale. Fakturerte timepriser er i samsvar med rammeavtale

Pedersen & Sikkerbøl AS

Skriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjoner). Fakturering utover rekvisisjonsbeløp utgjør kr 10 990 og skyldes elementer i tilbudet som ikke var prissatt (ifølge prosjektleder)

Askim Entreprenør AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 13,9 % av kontraktsfaktureringen per mai 2007. Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr 82 611, som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr 1 272 261, som er dokumentert med endringsmeldinger. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av personer med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 2 % av kontraktsfaktureringen per mai 2007. Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr 63 380, som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr 58 400, som er dokumentert med endringsmeldinger. Kr 15 950 av endringsmeldingene er godkjent av person med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter, mens endringsmelding som utgjør kr 42 450 mangler godkjennelse

Kristiansen & Nilsen AS

Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør ca. 19,7 % av kontraktsfaktureringen per mai 2007. Av faktureringen utover kontraktsbeløp utgjør regningsarbeider kr 45 260, som er dokumentert med rekvisisjon underskrevet av byggeleder. Resterende fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr 1 922 730, som er dokumentert med endringsmeldinger. Fremlagte endringsmeldinger er godkjent av personer med myndighet til dette i henhold til interne fullmakter

Roderik-Jako AS

Skriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjoner, 3 stk.). Fakturert i samsvar med rekvisisjon for de to tilfellene hvor rekvisisjon er fremlagt. Rekvisisjon ikke fremlagt i ett tilfelle, utgjør kr 47 365 av bokførte utgifter per mai 2007 (kr 544 886)

Bygg Ide ASSkriftlig avtale ikke fremlagt (bare rekvisisjon). Ingen fakturering utover rekvisisjonsbeløp


Skriftlig avtale foreligger. Fakturering utover kontraktsbeløp utgjør kr 14 150 og gjelder opsjon

Nordisk Energikontroll ASKontrakt vedr. installasjon av utstyr ikke fremlagt (bare driftsavtale). Fakturerte arbeider er i samsvar med driftsavtale




Skriftlig avtale foreligger for 12 av anskaffelsene. I ett tilfelle gjelder anskaffelsen avrop (bestilling) på ram-meavtale for håndverkertjenester.

For fire av anskaffelsene har vi bare fått fremlagt rekvi-sisjoner, det vil si at vi ikke har fått fremlagt avtaler med bruk av standard kontraktsvilkår. Dette er ikke i samsvar med kommunens bestemmelser, ettersom kontraktsverdien er større enn kr 200 000. Forholdet gjelder utvalgte anskaffelser vedrørende følgende leve-randører:

• Pedersen & Sikkerbøl AS• Roderik-Jako AS• Bygg Ide AS• Nordisk Energikontroll AS (kontrakt vedrørende

installasjon av utstyr er ikke fremlagt, bare drifts-avtale)

Anskaffelsen med størst tilleggsfakturering utover kon-traktsbeløpet gjelder anskaffelsen hvor OptioFM AS er leverandør. Avtalen omfatter 400 timer, mens man ifølge Boligbygg er blitt enige om en sluttavregning på ytterligere 254 timer. Fakturering utover kontraktsbelø-pet utgjør dermed 38,8 %. Vi har ikke foretatt en vurde-ring av vesentlighetsgraden i dette tilfellet, ettersom bokførte utgifter trolig kommer til å bli mindre enn den nasjonale terskelverdien for direktekjøp.

Den nest største tilleggsfaktureringen utover kontrakts-beløpet gjelder anskaffelsen med Olaf E. Eriksen AS som leverandør. I dette tilfellet utgjør tilleggsfakture-ringen 28,5 %. Vi anser ikke omfanget av tilleggsfaktu-rering for å være så vesentlig i anskaffelsesfaglig sam-menheng, at vi har foretatt nærmere undersøkelser av tilleggsfaktureringen.

Tilleggsarbeider er stort sett dokumentert med endringsmeldinger og endringsmeldingene er stort sett godkjent av personer med slik myndighet i henhold til interne fullmakter.

I ett tilfelle er medgåtte utgifter ikke innenfor rammen av det som er avtalt. Dette gjelder anskaffelsen vedrø-rende leverandøren ISS Facility Services, hvor det er benyttet påslagsprosent (15 %) som ikke er i samsvar med kontrakten (10 %). Dette har imidlertid ikke med-ført vesentlige merutgifter.

2.3.4 Konklusjon

Tabell 7 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om det foreligger skriftlig kontrakt/avtale for anskaffelsen i samsvar med kommunens bestemmel-ser, om medgåtte utgifter knyttet til avtalen er innenfor det som er avtalt, om det er vesentlige tilleggsarbeider, og om tilleggsarbeider er dokumentert med endrings-meldinger som er godkjent av personer med slik full-makt (i henhold til fullmaktsoversikt).

Som tabellen viser, har vi konkludert med at 12 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offent-lige anskaffelser, kommunens bestemmelser og

interne fullmaktsbestemmelser med hensyn til kon-trakt/avtale og tilleggsarbeider. Det er ikke i samsvar med kommunens bestemmelser at det for fire av

Tabell 7: Konklusjon kontrakt/avtale og tilleggsarbeider


OptioFM AS Ok




Brunata Ok









Bygg Ide AS Avvik


Nordisk Energikontroll AS Avvik



anskaffelsene bare er utarbeidet rekvisisjoner, det vil si at det ikke foreligger avtaler med bruk av standard kontraktsvilkår. I ett tilfelle er det benyttet påslagspro-sent som ikke er i samsvar med inngått kontrakt, men dette har ikke medført vesentlige merutgifter.

Høringsuttalelse fra BoligbyggI høringsuttalelse fra Boligbygg av 1. oktober 2007 mener foretaket at manglende avtaledokument ikke innbærer at skriftlig kontrakt ikke foreligger. Boligbygg mener at foretaket har en formell skriftlig kontrakt med tilbyder gjennom bruk av rekvisisjon.

Kommunerevisjonens kommentarer til høringsutta-lelse fra BoligbyggKommunerevisjonen har ikke vurdert det juridiske i for-bindelse med bruk av rekvisisjoner. Vi har imidlertid konstatert at det i fire tilfeller ikke er benyttet standard kontraktsvilkår i samsvar med byrådets rundskriv 33/2001 (Nye standard kontraktsvilkår for Oslo kom-mune).

2.3.5 Anbefaling

Kommunerevisjonen anbefaler at rutinen for inngåelse av kontrakt innskjerpes, slik at det alltid inngås kon-trakt med bruk av standard kontraktsvilkår for anskaf-felser som overstiger kr 200 000.

2.4 Anskaffelseskomite


Oslo kommunes regelverk om virksomhetenes ansvar for gjennomføring av anskaffelsesprosessen har bestemmelser om anskaffelseskomite i punkt 5.2.

Ifølge punkt 5.2.1 i regelverket, skal anskaffelsesko-mite opprettes i tilfeller hvor den anslåtte kontraktsver-dien er over gjeldende EØS/WTO-terskelverdier for bygg- og anleggsarbeider9 og over 10 millioner kroner eksklusiv merverdiavgift for varer og tjenester.

Av punkt 5.2.3 fremgår det at anskaffelseskomiteen skal kvalitetssikre at anskaffelsesprosessen blir gjen-nomført i samsvar med gjeldende anskaffelsesregel-verk.


Det har ikke vært benyttet anskaffelseskomite for de undersøkte anskaffelsene.


Ettersom kontraktsverdien for de undersøkte anskaffel-sene er lavere enn beløpsgrensene for bruk av anskaf-felseskomite, er det i henhold til kommunens bestemmelser at anskaffelseskomite ikke har vært benyttet.

2.4.4 Konklusjon

Det har ikke vært aktuelt med bruk av anskaffelsesko-mite for de undersøkte anskaffelsene.

2.5 Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

2.5.1 Revisjonskriterier For å kunne etterprøve kontroll av varemottak/utfø-relse av arbeid, er det nødvendig med dokumentasjon av utført kontroll.


Ifølge Boligbygg er det byggeleder som skal kontrollere mottak av varer/tjenester for de store rehabiliterings-prosjektene. Byggeleder skal signere på fakturaen for utført kontroll. Når det gjelder ubebodde leiligheter, er det boligkoordinatoren som skal befare leiligheten sammen med totalentreprenøren og det skal skrives protokoll. Ved tiltak i bebodde leiligheter gjennomfø-res det ikke noen kontroll med hensyn til mottak av varer/tjenester, men Boligbygg antar at beboer klager hvis feil/mangler ikke er utbedret. For driftstjenestene er det driftskoordinatorene som skal påse at tjenes-tene blir utført, og ifølge Boligbygg kommer det hen-vendelser fra beboere dersom tjenestene ikke er tilfredsstillende utført.

Tabell 8 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffel-sene har vært håndtert med hensyn til kontroll av vare-mottak/utførelse av arbeid. Vi har i den forbindelse tatt utgangspunkt i hvordan mottakskontrollen er dokumentert på bilagsdokumentasjonen.

9. Gjeldende terskelverdi f.o.m. 1. januar 2007 er 43,5 mill. kro-ner, mens terskelverdien var 38,55 mill. kroner f.o.m. 12. januar 2006.




Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er doku-mentert for seks av de undersøkte anskaffelsene. Dokumentasjonen består i at det på fakturaen forelig-ger stempel/underskrift fra byggeleder for utført kon-troll. For tre av anskaffelsene har vi ikke kontrollert dokumentasjonen av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, ettersom det ikke er fakturering utover kon-traktsbeløp (se avgrensning i kapittel 1.5.2).

For åtte av anskaffelsene mangler det dokumentasjon for kontroll av varemottak/utførelse av arbeid. Kom-mentarfelt i økonomisystemet (Agresso) kan benyttes

til å dokumentere kontrollen. For de åtte anskaffelsene er kommentarfeltet i Agresso ikke benyttet til dette for-målet. For den ene av disse anskaffelsene står det "OK" i kommentarfeltet i Agresso. Vi mener at denne kommentaren ikke er av en slik art at det dokumente-rer kontroll med hensyn til varemottak/utførelse av arbeid, ettersom det ikke fremgår hva som er "OK".

2.5.4 Konklusjon

Tabell 9 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til om kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er dokumentert.

Tabell 8: Håndtering med hensyn til kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Leverandør Håndtering med hensyn til kontroll av varemottak/utførelse av arbeidElajo Installasjon AS Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

OptioFM AS Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert

VVS Senteret Norge AS Byggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Olaf E. Eriksen AS Byggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Haga & Berg Entreprenør AS Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

Brunata Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert

Balkongsystemer AS Ingen fakturering utover kontraktsbeløp

ISS Facility Services ASKontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert, underdokumen-tasjon mangler helt/delvis i tre tilfeller (utgjør til sammen kr 28 229)

Elektro Nettverk Service AS Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert

Pedersen & Sikkerbøl AS Det står "OK" i kommentarfeltet i Agresso. Det fremgår ikke hva som er kontrollert

Askim Entreprenør ASByggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, med unntak av i to tilfeller (utgjør til sammen kr 57 261)

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Byggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Kristiansen & Nilsen AS Byggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Roderik-Jako AS Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert

Bygg Ide AS Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6) Byggeleder har signert for utført kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Nordisk Energikontroll AS Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert



Som tabellen viser, har vi konkludert med at kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er dokumentert for seks av de undersøkte anskaffelsene, mens slik kon-troll ikke er dokumentert for åtte av anskaffelsene. For tre av anskaffelsene har vi ikke kontrollert dokumenta-sjonen av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, ettersom det ikke er fakturering utover kontraktsbeløp.

2.5.5 Anbefaling

Kommunerevisjonen anbefaler at kommentarfeltet i Agresso benyttes til å dokumentere kontroll av vare-mottak/utførelse av arbeid i de tilfellene hvor slik kon-troll ikke er dokumentert med stempel/underskrift fra byggeleder på fakturaen. Vi er kjent med at Boligbygg har planer om å styrke kontrollene av at fakturerte varer og tjenester faktisk er mottatt. Vi anbefaler at Boligbygg i den forbindelse sørger for dokumentasjon av de utførte kontrollene, for eksempel at det i kom-mentarfeltet i Agresso vises til underliggende doku-mentasjon. Tilsvarende bør den underliggende dokumentasjonen påføres bilagsnummeret/faktura-nummeret, slik at tilstrekkelig kontrollspor finnes.

2.6 Arbeidsdeling


Av byrådets rundskriv 6/2007 (Intern kontroll og identi-fisering av roller i anskaffelsesprosessen) fremgår det at rollen som varemottaker ikke skal kombineres med rollen som bestiller. Det fremgår videre at rollene "Bud-sjettansvarlig godkjenner" og "Varemottaker" ikke skal innehas i kombinasjon med rollen "Bestiller". Disse bestemmelsene trådte i kraft 2. februar 2007.

Av byrådets rundskriv 24/2006, som var gjeldende i perioden 30. august 2006 – 1. februar 2007, fremgår det at rollen "Budsjettansvarlig godkjenner" ikke skal innehas i kombinasjon med rollen "Bestiller".


Tabell 10 nedenfor viser hvordan de utvalgte anskaffel-sene har vært håndtert med hensyn til arbeidsdeling.

Tabell 9: Konklusjon kontroll av varemottak/utførelse av arbeid

Leverandør KonklusjonElajo Installasjon AS Ikke kontrollert

OptioFM AS Avvik



Haga & Berg Entreprenør AS Ikke kontrollert

Brunata Avvik

Balkongsystemer AS Ikke kontrollert


Elektro Nettverk Service AS Avvik






Bygg Ide AS Avvik


Nordisk Energikontroll AS Avvik




Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettan-svarlig godkjenner" for 16 av 17 undersøkte anskaffel-ser.

I ett tilfelle10 er "Bestiller" og "Budsjettansvarlig god-kjenner" samme person. Bilaget det gjelder er av uve-sentlig beløp, men tilfellet viser at det i økonomisyste-met (Agresso) er mulig at "Bestiller" og "Budsjettan-svarlig godkjenner" kan være samme person.

For øvrig er det for flere av de undersøkte anskaffel-sene usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestil-ler" og "Varemottaker". Dette skyldes manglende doku-mentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid (se kapittel 2.5), slik at det er usikkert hvem som fysisk har foretatt kontrollen. Vi er imidlertid kjent med at Boligbygg er i ferd med å etablere en egen bestillerfunksjon, som skal være atskilt fra mottaks-kontrollen.

2.6.4 Konklusjon

Tabell 11 nedenfor viser hvordan vi har konkludert med hensyn til arbeidsdeling.

Tabell 10: Håndtering med hensyn til arbeidsdeling

Leverandør Håndtering med hensyn til arbeidsdeling

Elajo Installasjon ASArbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"; ingen fakturering utover kontraktsbeløp

OptioFM AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

VVS Senteret Norge ASArbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Olaf E. Eriksen AS

Arbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner", med unntak av i ett tilfelle (kr 18 780) hvor det ikke er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Haga & Berg Entreprenør ASArbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"; ingen fakturering utover kontraktsbeløp

Brunata Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Balkongsystemer ASArbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"; ingen fakturering utover kontraktsbeløp

ISS Facility Services AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Elektro Nettverk Service AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Pedersen & Sikkerbøl AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Askim Entreprenør ASArbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Karlsen & Nordseth Entreprenør ASArbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Kristiansen & Nilsen ASArbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Roderik-Jako AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Bygg Ide AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"


Arbeidsdeling mellom "Bestiller", "Varemottaker" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

Nordisk Energikontroll AS Arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner"

10. bilagsnummer 90011265



Som tabellen viser, har vi konkludert med at det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" for 16 av de undersøkte anskaffelsene, mens det er manglende arbeidsdeling i ett tilfelle. For øvrig er det for flere av de undersøkte anskaffelsene usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes manglende dokumenta-sjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid.

2.6.5 Anbefaling

Vi anbefaler at Boligbygg sørger for nødvendige innstil-linger i Agresso, slik at "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" ikke kan være samme person i forbindelse med behandlingen av en faktura.

2.7 Budsjettering og oppfølging


Av kommunens Budsjettfullmakter for kommunale foretak punkt 5.2 fremgår det at dersom bystyret vedtar samlet kostnadsramme for en gruppe prosjekter, må styret vedta kostnadsramme per prosjekt etter de samme reglene som gjelder for bykasseinvesteringer. Bestemmelsene som gjelder for bykasseinvesteringer fremgår av Oslo kommunes økonomireglement for 2007 punkt 1.1. Her fremgår det at kostnadsramme må vedtas spesifikt for alle investeringsprosjekter over 5 mill. kroner som er fullfinansiert i årsbudsjettet, og dessuten for alle investeringsprosjekter som er plan-lagt gjennomført over mer enn ett budsjettår. De samme bestemmelsene var også gjeldende i 2006.

Av byrådets rundskriv 22/2006 (Avleggelse av sluttrap-porter for bygg- og anleggsprosjekter – Etater, bydeler og foretak), som var gjeldende fra 22. august 2006, fremgår det at det skal utarbeides sluttregnskap for bygg- og anleggsprosjekter og at sluttrapportene blant annet skal inneholde oppstilling over og sammenlig-ning mellom de årlige faktiske kostnadene og de god-kjente kostnadsoverslagene. Dette krever at foretaket har innrettet regnskapsføringen på en slik måte at bok-førte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoversla-get.


De undersøkte anskaffelsene er bokført i økonomisys-temet (Agresso) på diverse prosjektnumre.

I henhold til rapporteringsinstruks hos Boligbygg, skal byggelederne rapportere minimum månedlig til Bolig-bygg. Det er utarbeidet en mal for rapport, som inne-holder følgende hovedpunkter: fremdrift, økonomi, endringer, kvalitetssikring, HMS-forhold, myndigheter og informasjon.

Prosjektlederne hos Boligbygg skal rapportere annen-hver måned og per tertial til prosjektdirektøren på eget prosjektrapporteringsskjema. Det skal rapporteres om følgende: beskrivelse av prosjektet, status for prosjek-tet, viktige hendelser denne måned, viktige hendelse neste måned, kostnadsutvikling/økonomi, fremdrift, HMS og kvalitet, organisasjon og bemanning, avvik, endringer, varsler fra entreprenør og generell prosjekt-informasjon. Utgangspunktet for den økonomiske rap-porteringen er rapporter fra Agresso.

Tabell 11: Konklusjon arbeidsdeling


OptioFM AS Ok


Olaf E. Eriksen AS Avvik


Brunata Ok


ISS Facility Services AS Ok


Pedersen & Sikkerbøl AS Ok




Roderik-Jako AS Ok

Bygg Ide AS Ok





Prosjektdirektøren skal rapportere annenhver måned og per tertial til administrerende direktør.


Kommunerevisjonen har fått fremlagt eiendomsavde-lingens statusrapport per mars 2007. Denne rapporten omfatter alle de undersøkte anskaffelsene/prosjek-tene, med unntak av prosjekt 10026899 (Nytt FDV-anlegg), som ikke tilhører eiendomsavdelingen.

For de øvrige prosjektene har vi kontrollert den økono-miske rapporteringen fra prosjektlederne mot bokførte utgifter i Agresso, registrert budsjett i Agresso og over-sikt over godkjent kostnadsoverslag i henhold til styre-vedtak i sak 20/2007. Det er samsvar for alle de utvalgte prosjektene, med unntak av at prosjekt 10023960 (Colletsgt/Geitemyrsvn (el-anlegg)) er opp-ført med påløpte utgifter per 31. desember 200611 som ikke er i samsvar med Agresso12 og kostnadsoverslag13 som ikke er i samsvar med styrevedtak14. Når det gjel-der prosjektet hvor det er avvik, er det bokført cirka 0,5 mill. kroner mindre pr. 31. desember 2006 enn det som er rapportert. Imidlertid er rapporterte utgifter i notat fra administrasjonen av 7. mars 2007, som er vedlagt styresak 20/2007, i samsvar med bokført i Agresso. For samme prosjekt er det rapportert om en kostnads-ramme som er 2,9 mill. kroner høyere enn styrevedta-ket. Vi antar imidlertid at kostnadsrammen i styresak 20/2007 er feil, ettersom oppført kostnadsramme til-svarer avsetning i budsjettet for 2007 for å ferdigstille prosjektet, mens det påløp 3 mill. kroner i 2006 av en avsetning på 4,3 mill. kroner.

Vi mener at prosjektoppfølgingen til Boligbygg kan for-enkles dersom foretaket benytter bilagstekstfeltet i Agresso på en bedre måte. Etter vår oppfatning benyt-tes bilagstekstfeltet i liten grad og i den grad det benyt-tes, har vi sett at det stort sett benyttes til å oppgi pro-sjektlederens navn. Vi anbefaler at bilagstekstfeltet blant annet benyttes til å angi hva slags faktura som er bokført, det vil si angi om det er en avdragsnota eller endringsnota og nummeret på avdragsnotaen/endringsnotaen. På denne måten blir det trolig enklere for prosjektlederne å få oversikt over faktureringen.

2.7.4 Konklusjon

Styret har vedtatt kostnadsramme for de undersøkte anskaffelsene i samsvar med kommunens budsjettfull-makter.

Regnskapsføringen av anskaffelsene er innrettet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget.

2.7.5 Anbefaling

Kommunerevisjonen mener at prosjektoppfølgingen kan forenkles dersom foretaket benytter bilagstekstfel-tet i Agresso på en bedre måte.

2.8 Sluttrapport


Som nevnt under kapittel 2.7, fremgår det av byrådets rundskriv 22/2006 (Avleggelse av sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter – Etater, bydeler og fore-tak), som er gjeldende fra 22. august 2006, at det skal utarbeides sluttregnskap for bygg- og anleggsprosjek-ter. Sluttrapport skal avlegges innen 3 måneder etter ettårsbefaringen.

Foretakets sluttrapporter skal forelegges styret til god-kjenning. Det skal rapporteres til overordnet byrådsav-deling om de sluttregnskapene som er godkjent av sty-ret.

Det fremgår av rundskrivet hva sluttrapportene skal inneholde.


Boligbygg har utarbeidet en skriftlig rutine for utarbei-delse av sluttrapport. I henhold til rutinen skal pro-sjektlederne utarbeide sluttrapport maksimum fire måneder etter overtakelse av bygget/anlegget fra entreprenør. Det er utarbeidet en mal for sluttrapport, som inneholder følgende hovedpunkter: fremdrift, øko-nomi, bemanning, kvalitetssikring, HMS-forhold, myn-digheter, informasjon og dokumentasjon.

Ifølge Boligbygg har foretaket ikke fulgt disse rutinene, ettersom foretaket har ment at det har vært tilstrekke-lig med rapporteringen annenhver måned og per tertial (jf. kapittel 2.7). Foretaket har imidlertid opplyst at ruti-nen med sluttrapportering vil bli gjeninnført på grunn av kommunens bestemmelser.

Ingen av de undersøkte anskaffelsene var sluttført på kontrolltidspunktet (mai 2007).


Ettersom ingen av de undersøkte anskaffelsene var sluttført på kontrolltidspunktet, har det ikke vært aktu-

11. 3,527 mill. kroner12. 3 mill. kroner13. 4,2 mill. kroner14. 1,3 mill kroner



elt med sluttrapportering for disse anskaffelsene i samsvar med kommunens bestemmelser.

Vi har ikke undersøkt om det er andre enn de utvalgte anskaffelsene som har vært aktuelle for sluttrapporte-ring etter at kommunens bestemmelser trådte i kraft.

2.8.4 Konklusjon

Boligbygg har ikke fulgt egne rutiner for sluttrapporte-ring, men for de undersøkte anskaffelsene har det ikke vært aktuelt med sluttrapportering i samsvar med kom-munens bestemmelser.

2.8.5 Anbefaling

Foretaket bør gjeninnføre rutine for sluttrapportering, slik at kommunens bestemmelser blir overholdt.

2.9 Avrop på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenester

2.9.1 Revisjonskriterier Det vil i liten grad være andre revisjonskriterier vedrø-rende avrop (bestillinger) på rammeavtaler enn for øvrige anskaffelser. Det utarbeides derfor ikke ytterli-gere revisjonskriterier for avropene.


Som nevnt under kapittel 1.5.1, har Boligbygg inngått rammeavtale med følgende leverandører når det gjel-der generalentreprise for håndverkertjenester:

• Kaasa AS • Andresen & Far AS• Haga & Berg AS• Reidar Håkonsen & Sønn AS• Malermester Widar Lund AS• Karlsen & Nordseth Vedlikehold AS

Vi har med utgangspunkt i bokførte utgifter tilknyttet disse leverandørene i mai 2007 (tilfeldig utvalgt måned), på stikkprøvebasis undersøkt avrop på ram-meavtalene.

For leverandørene Kaasa AS og Malermester Widar Lund AS er det ikke foretatt avrop på rammeavtalene per mai 2007.

Rutinen hos Boligbygg er at rekvisisjoner skal skannes sammen med fakturaene, slik at rekvisisjonene frem-kommer i økonomisystemet (Agresso). For de kontrol-lerte avropene foreligger det, med to unntak, rekvisi-

sjon for fakturerte arbeider som er underskrevet av per-soner med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt). Unntakene gjelder to tilfeller hvor rekvisisjon ikke er vedlagt bilagene, men hvor det er henvist til rekvisisjonsnummer på fakturaene.

Det er i to tilfeller fakturert med en timepris som er lavere enn i rammeavtalen. To andre fakturaer er avdragsfakturaer. I øvrige tilfeller er fakturerte arbeider i samsvar med rammeavtalene med hensyn til type arbeid, timepris og lignende.

Med unntak av for de omtalte avdragsfakturaene oven-for, er fakturerte arbeider dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandør og lignende.

I enkelte tilfeller fremgår det av kommentarfelt i Agresso at faktura er kontrollert mot rekvisisjon, mens det i andre tilfeller står "OK" i kommentarfeltet. For enkelte av de undersøkte avropene er det ikke påført kommentar i kommentarfeltet i Agresso. Det fremgår ikke av bilagsdokumentasjonen for øvrig om mottak av varer/tjenester er kontrollert.

Fakturaene er godkjent av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt).

Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettan-svarlig godkjenner" for alle de undersøkte avropene.


At rekvisisjon ikke er skannet i to tilfeller er ikke i sam-svar med foretakets rutine. Rekvisisjon er imidlertid trolig utarbeidet, ettersom det er henvist til rekvisi-sjonsnummer på fakturaene.

Vi har ingen kommentarer til tilfellene hvor det er faktu-rert med en timepris som er lavere enn i rammeavtalen. For avdragsfakturaene er det vanskelig å kontrollere mot rammeavtale med hensyn til timepris.

Gjennomgående mangler det dokumentasjon på kon-troll av varemottak/utførelse av arbeid. Kommentarfel-tet i Agresso kan benyttes til å dokumentere kontrol-len, men i den grad kommentarfeltet er benyttet, er kommentarene ikke av en slik art at det dokumenterer kontroll med hensyn til varemottak/utførelse av arbeid. Kommunerevisjonen anbefaler at kommentar-feltet i Agresso benyttes til å dokumentere kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i de tilfeller hvor slik kontroll ikke er dokumentert med stempel/underskrift fra byggeleder på fakturaen. Som tidligere nevnt under kapittel 2.5.3, er vi kjent med at Boligbygg har planer om å styrke kontrollene av at fakturerte varer og tjenes-ter faktisk er mottatt.



Det er usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestil-ler" og "Varemottaker". Dette skyldes den manglende dokumentasjonen av kontrollen av varemottak/utfø-relse av arbeid, slik at det er usikkert hvem som fysisk har foretatt kontrollen.

2.9.4 Konklusjon

Konklusjonene for de undersøkte avropene er føl-gende:

• Det foreligger rekvisisjoner for fakturerte arbeider, som er underskrevet av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt).

• Fakturerte arbeider er i samsvar med rammeavtale.• Fakturerte arbeider er dokumentert med timelister,

fakturaer fra underleverandører og lignende.

• Kontroll av varemottak/utførelse av arbeid er ikke dokumentert.

• Fakturaene er godkjent av personer med slik myndig-het (i henhold til fullmaktsoversikt).

• Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjett-ansvarlig godkjenner" for de undersøkte avropene. Det er imidlertid usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes manglende dokumentasjon av kontroll av varemot-tak/utførelse av arbeid.

2.9.5 Anbefaling

Vi viser til anbefalingene under kapittel 2.5.5.



3. Mottatte tilbakemeldinger til foreløpig rapport

Foreløpig rapport ble sendt på høring til Boligbygg. I til-fellene hvor Boligbygg i høringsuttalelsen har innven-dinger til Kommunerevisjonens vurderinger og konklu-sjoner, har vi særskilt angitt dette under kapittel 2.

I høringsuttalelsen opplyser Boligbygg at foretaket tar Kommunerevisjonens merknader alvorlig, og vil umid-

delbart innskjerpe rutinene vedrørende protokoller og kontrakter. Boligbygg opplyser videre at foretaket er i ferd med å kontrahere nye eksterne innkjøpsrådgivere og at foretaket i den forbindelse arbeider med rutine-endringer, som er angitt i høringsuttalelsen (jf. vedlegg 1).



4. Konklusjoner og anbefalinger

4.1 Konklusjon per problemstillingMed de avgrensningene vi har gjort i undersøkelsen (blant annet at det kan påløpe utgifter for anskaffel-sene etter kontrolltidspunktet, jf. kapittel 1.5.2), har vi

konkludert med følgende når det gjelder kunngjøring/konkurranse, anskaffelsesprotokoll, kontrakt/avtale, kontroll av varemottak/utførelse av arbeid og arbeids-deling:

Oslo Rørservice (Norderhovsgt. 34 og Heimlibakken 1) er bare kontrollert med hensyn til kunngjøring/konkurranse, jf. kapittel 1.5.1.

Nedenfor følger en verbal beskrivelse av konklusjo-nene, sammen med konklusjon vedrørende anskaffel-seskomite, budsjettering og oppfølging, sluttrapport, og dessuten avrop (bestillinger) på foretakets ramme-avtaler for håndverkertjenester.

Kunngjøring/konkurranse

17 av anskaffelsene er i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser med hensyn til kunngjøring/konkurranse. Én anskaffelse er ikke kunngjort i sam-svar med regelverket, men det har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte

utgifter som utgjør 0,544 mill. kroner. For en annen anskaffelse er det i samsvar med regelverket at direk-tekjøp er benyttet som anskaffelsesprosedyre, men det er ikke i samsvar med regelverket at det ikke har vært konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelsen det gjelder har bokførte utgifter som utgjør 0,263 mill. kroner.

Anskaffelsesprotokoll

Det er tilfredsstillende anskaffelsesprotokoller for fire av anskaffelsene, ut ifra hva som er undersøkt. I fem tilfeller har vi ikke fått fremlagt åpningsprotokoll, mens

Tabell 12: Konklusjon per problemstilling

Leverandør

Konklusjon kunngjøring/konkurranse

Konklusjon anskaffelses-protokoll

Konklusjon kontrakt/ avtale og tilleggs-arbeider

Konklusjon kontroll av varemottak

Konklusjon arbeidsdeling

Elajo Installasjon AS Ok Avvik OkIkke kontrollert Ok

OptioFM AS Ok Ok Ok Avvik Ok

VVS Senteret Norge AS Ok Avvik Ok Ok Ok

Olaf E. Eriksen AS Ok Avvik Ok Ok Avvik

Haga & Berg Entreprenør AS Ok Avvik OkIkke kontrollert Ok

Brunata Ok Avvik Ok Avvik Ok

Balkongsystemer AS Ok Avvik OkIkke kontrollert Ok

ISS Facility Services AS Ok Avvik Avvik Avvik Ok

Elektro Nettverk Service AS OkIkke kontrollert Ok Avvik Ok

Pedersen & Sikkerbøl AS Avvik Ok Avvik Avvik Ok

Askim Entreprenør AS Ok Avvik Ok Ok Ok

Karlsen & Nordseth Entreprenør AS Ok Avvik Ok Ok Ok

Kristiansen & Nilsen AS Ok Avvik Ok Ok Ok

Roderik-Jako AS Avvik Avvik Avvik Avvik Ok

Bygg Ide AS Ok Ok Avvik Avvik Ok

Oslo Rørservice AS (Maridalsvn. 171-173 og Gjøviksgt. 6) Ok Avvik Ok Ok Ok

Oslo Rørservice AS (Norderhovsgt. 34) OkIkke kontrollert

Ikke kontrollert

Ikke kontrollert

Ikke kontrollert

Oslo Rørservice AS (Heimlibakken 1) OkIkke kontrollert

Ikke kontrollert

Ikke kontrollert

Ikke kontrollert

Nordisk Energikontroll AS Ok Ok Avvik Avvik Ok



for syv av anskaffelsene er åpningsprotokollen/anskaf-felsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med foretakets rutiner. Én anskaffelse er ikke kontrollert med hensyn til protokollføring fordi anskaffelsen gjel-der avrop (bestilling) på rammeavtale. Kommunerevi-sjonen mener det er en svakhet at enkelte av anskaffelsesprotokollene først ble utarbeidet i forbin-delse med Kommunerevisjonens undersøkelse.

Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider

12 av anskaffelsene er i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser, kommunens bestemmelser og interne fullmaktsbestemmelser med hensyn til kon-trakt/avtale og tilleggsarbeider. Det er ikke i samsvar med kommunens bestemmelser at det for fire av anskaffelsene bare er utarbeidet rekvisisjoner, det vil si at det ikke foreligger avtaler med bruk av standard kontraktsvilkår. I ett tilfelle er det benyttet påslagspro-sent som ikke er i samsvar med inngått kontrakt, men dette har ikke medført vesentlige merutgifter.

AnskaffelseskomiteDet har ikke vært aktuelt med bruk av anskaffelsesko-mite for de undersøkte anskaffelsene.

Kontroll av varemottak/utførelse av arbeidKontroll av varemottak/utførelse av arbeid er doku-mentert for seks av de undersøkte anskaffelsene, mens slik kontroll ikke er dokumentert for åtte av anskaffelsene. For tre av anskaffelsene har vi ikke kon-trollert dokumentasjonen av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid, ettersom det ikke er fakturering utover kontraktsbeløp (se avgrensning i kapittel 1.5.2).

ArbeidsdelingDet er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettan-svarlig godkjenner" for 16 av de undersøkte anskaffel-sene, mens det er manglende arbeidsdeling i ett tilfelle. For øvrig er det for flere av de undersøkte anskaffelsene usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Varemottaker". Dette skyldes man-glende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utfø-relse av arbeid.

Budsjettering og oppfølgingStyret har vedtatt kostnadsramme for de undersøkte anskaffelsene i samsvar med kommunens budsjettfull-makter. Regnskapsføringen av anskaffelsene er innret-tet på en slik måte at bokførte utgifter kan sammenlignes med kostnadsoverslaget. Kommunere-visjonen mener imidlertid at prosjektoppfølgingen kan

forenkles dersom foretaket benytter bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) på en bedre måte.

Sluttrapport

Boligbygg har ikke fulgt egne rutiner for sluttrapporte-ring, men for de undersøkte anskaffelsene har det ikke vært aktuelt med sluttrapportering i samsvar med kom-munens bestemmelser.

Avrop (bestillinger) på foretakets rammeavtaler for håndverkertjenesterFor undersøkte avrop foreligger det rekvisisjoner for fakturerte arbeider, som er underskrevet av personer med slik fullmakt (i henhold til fullmaktsoversikt). Fak-turerte arbeider er i samsvar med rammeavtale og arbeidene er dokumentert med timelister, fakturaer fra underleverandører og lignende. Derimot er kontroll av varemottak/utførelse av arbeid ikke dokumentert. Fak-turaene er godkjent av personer med slik myndighet (i henhold til fullmaktsoversikt). Det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" for de undersøkte avropene. Det er imidlertid usikkert om det er arbeidsdeling mellom "Bestiller" og "Vare-mottaker". Dette skyldes manglende dokumentasjon av kontroll av varemottak/utførelse av arbeid.

4.2 AnbefalingerKommunerevisjonen anbefaler at Boligbygg iverkset-ter tiltak for å rette opp påpekte svakheter:

Kunngjøring/konkurranseKommunerevisjonen anbefaler at det iverksettes tiltak for å forhindre oppsplitting av anskaffelser som etter regelverket skal håndteres som én anskaffelse.

AnskaffelsesprotokollVi anbefaler innskjerping av rutinen for føring av anskaffelsesprotokoll (herunder åpningsprotokoll), slik at det for alle protokollpliktige anskaffelser forelig-ger protokoller som er underskrevet i samsvar med foretakets rutiner.

Videre anbefaler vi at endelig anskaffelsesprotokoll utarbeides før kontrakt inngås, slik at vedkommende som underskriver kontrakten får kunnskap om proses-sen som ligger bak valget av leverandør/tilbud. Dessu-ten kan viktig informasjon gå tapt dersom anskaffel-sesprotokollen utarbeides lang tid i etterkant av anskaffelsen. Dette kan medføre at lovens krav til etter-prøvbarhet ikke blir overholdt.



Kontrakt/avtale og tilleggsarbeider

Vi anbefaler innskjerping av rutinen for inngåelse av kontrakt, slik at det alltid inngås kontrakt med bruk av standard kontraktsvilkår for anskaffelser som oversti-ger kr 200 000.

Kontroll av varemottak/utførelse av arbeidKommunerevisjonen anbefaler at kommentarfeltet i økonomisystemet (Agresso) benyttes til å dokumen-tere kontroll av varemottak/utførelse av arbeid i de til-fellene hvor slik kontroll ikke er dokumentert med stempel/underskrift fra byggeleder på fakturaen. Vi er kjent med at Boligbygg har planer om å styrke kontrol-lene av at fakturerte varer og tjenester faktisk er mot-tatt. Vi anbefaler at Boligbygg i den forbindelse sørger for dokumentasjon av de utførte kontrollene, for eksempel at det i kommentarfeltet i Agresso vises til underliggende dokumentasjon. Tilsvarende bør den underliggende dokumentasjonen påføres bilagsnum-meret/fakturanummeret, slik at tilstrekkelig kontroll-spor finnes.

Arbeidsdeling

Kommunerevisjonen anbefaler at Boligbygg sørger for nødvendige innstillinger i økonomisystemet (Agresso), slik at "Bestiller" og "Budsjettansvarlig godkjenner" ikke kan være samme person i forbindelse med behandlingen av en faktura.

Budsjettering og oppfølgingVi anbefaler at bilagstekstfeltet i økonomisystemet (Agresso) blant annet benyttes til å angi hva slags fak-tura som er bokført, det vil si angi om det er en avdragsnota eller endringsnota og nummeret på avdragsnotaen/endringsnotaen. På denne måten blir det trolig enklere for prosjektlederne å få oversikt over faktureringen.

SluttrapportForetaket bør gjeninnføre rutine for sluttrapportering, slik at kommunens bestemmelser blir overholdt.



Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Boligbygg Oslo KF


2/2006 Innføring av Gerica i to bydeler i Oslokommune

3/2006 Kvalitet i skolen. Resultater, undervisning ogledelse ved Groruddalen skole

4/2006 Offentlige anskaffelser – konkurranse -elementet i kjøpsprosessen

5/2006 Analyse av pleie- og omsorgstjenester med bruk av KOSTRA

6/2006 Intern kontroll i økonomiforvaltningen – samlerapport 2005

7/2006 Bevaring av kunst i Oslo kommune8/2006 Økonomistyring i Friluftsetaten, Kultur- og

idrettsetaten og Park og Idrett Oslo KF9/2006 Intern kontroll i og rundt IT-systemer10/2006 IKT-basert overvåkingssystem Oslo Havn KF11/2006 Sykefravær i PRO-sektoren – oppfølgings-

undersøkelse12/2006 Er nøkkeltall i KOSTRA fra de nye bydelene

pålitelige?13/2006 Bydelsbarnevernet i Oslo kommune14/2006 Generelle IT-kontroller i Utdanningsetaten15/2006 Langsiktig kapitalforvaltning av Boligbygg

Oslo KFs eiendomsmasse i kjølvannet aveiendomsreformen

16/2006 Granskingsrapport. Undervisningsbygg Oslo KF

17/2006 Granskingsrapport. Anskaffelser i forbindelsemed sikkerhetsoppgraderingen av Munch-museet

18/2006 Beredskap i Oslo kommune19/2006 Prioriteringer av lederoppgaver i grunnskolen20/2006 Offentlige anskaffelser –

konkurranseeksponering og direktekjøp21/2006 Brukerorientering overfor ikke-vestlige

innvandrere i helsestasjonstjenesten

22/2006 Kontroll og oppfølging av tilskudd tilkollektivtrafikk

23/2006 Psykisk helsearbeid – bruk av individuelleplaner i to bydeler

24/2006 Psykisk helsearbeid – styringsinformasjon25/2006 Tilgangskontroller i Gerica26/2006 IKT i grunnskolen 2003 – 2005

(Oppfølging av rapport 17/2005)27/2006 Granskingsrapport 2

Undervisningsbygg Oslo KF 28/2006 Virksomhetslederes lønn, reiseregninger

og bilgodtgjørelse1/2007 Oppfølgingsundersøkelse Undervisningsbygg

Oslo KF2/2007 Kontroller i og rundt det elektroniske

bestillings- og fakturasystemet i Oslokommune

3/2007 Intern kontroll i og rundt IT-systemer – Samlerapport 2006


5/2007 Bydelenes bruk av korttidsplasser6/2007 Økonomisk forvaltning av brukermidler i

samlokaliserte boliger7/2007 Bydelenes behandling av søknad om fast

plass i sykehjem8/2007 Tildelding av spillemidler til idrettsanlegg9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune

- status for tilbudet10/2007 Saksbehandling døgnovernattingssteder11/2007 Psykisk helsearbeid - tre bydelers samarbeid

med spesialhelsetjenesten

For mer informasjon om Kommunerevisjonen og vårerapporter se, www.krv.oslo.kommune.no

Rapport 12/2007

Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo


Oslo kommune

Kommunerevisjonen

20

07


Kommunerevisjonen – integritet og verdiskaping

Rapport 12/2007

Oslo kommune

Kommunerevisjonen

Fredrik Selmers vei 2, 0663 Oslo

Telefonnummer: 23 48 68 00

Telefaksnummer: 23 48 68 01

www.krv.oslo.kommune.no

[email protected] Gra

fisk

pro

du

ksj

on

: M

edie

hu

set

GA

N

11.0

7


Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF...felsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med...

Documents

Transcript of Anskaffelsesrutiner i Boligbygg Oslo KF...felsesprotokollen ikke underskrevet i samsvar med...