Analisis estructural de la organización

1

Tecnológico de Costa Rica

Escuela de Administración De Empresas

AGRIQUIMSA S.A.

Análisis de la empresa

Profesor: Eduardo Rojas

Análisis Administrativo

Álvaro Chinchilla Córdoba

Johan Castillo

Oscar Maroto

Diana Mata Fonseca

Giovanni Víquez

21-11-12

Índice

2

Introducción………………………………………………………………………….3

Reseña histórica…………………………………………………………………….4

Comercialización…………………………………………………………………….6

Organigrama actual…………………………………………………………………7

Organigrama estructural…………………………………………………...……….8

Organigrama funcional……………………………………………………………..10

Organigrama de puestos………………………………………………………….. 11

Cadena de valor…………………………………………………………………….12

Diagrama cadena valor…………………………………………………………….13

Procesos……………………………………………………………………………..14

Procedimiento A…………………………………………………………………….15

Descripción…………………………………………………………………………..16

Diagrama del procedimiento………………………………………………...…….18

Análisis SIPOCR…………………….………………………………………………20

Procedimiento B………………………………………………………………….….21

Descripción…………………………………………………………………………..22

Diagrama del procedimiento………………………………………………...……..23

Análisis SIPOCR…………………….………………………………………………24

Procedimiento C………………………………………………………………….….25

Descripción…………………………………………………………………………..26

Diagrama del procedimiento………………………………………………...……..27

Análisis SIPOCR…………………….………………………………………………29

Formularios…………………………………………………………………………..30

Evaluación de riesgos………………………………………………………………35

Croquis…...…………………………………………………………………………..39

Recomendaciones espacio físico………………………………………………….40

Conclusión……………………………………………………………………………41

Anexo 1………………………………………………………………………………42

Anexo 1………………………………………………………………………………49

3

Introducción

Realizar una buena gestión administrativa que maximice la producción de cada

uno de sus componentes es una ciencia que involucra técnicas, formulas,

experiencias y la cooperación de todos los asociados. La importancia de

maximizar la producción radica en que a partir de esta todos los involucrados

salen ganando. Partiendo de esta necesidad, en el trabajo que se presentara a

continuación se busca en cada uno de sus apartados mejorar todos los aspectos

posibles de la empresa AGRIQUIMSA S.A., entre los que se incluyen un mejor

diseño organizacional, una mejor distribución de los departamentos y de la planta

para conseguir mejores resultados a nivel económico, empresarial y laboral.

4

AGRIQUIMSA S.A.

Reseña Histórica

Agriquimsa se fundó en 1991, con la misión de proveer materias primas

agrícolas a la industria de salsas, la más importante en ese momento era chile

picante.

Producto de esto se inició una investigación de las variedades que se cultivaban

tradicionalmente en Costa Rica y su potencial para ser usadas en la fabricación de

salsas picantes, principalmente en mercados de exportación, pues existía en ese

momento una demanda insatisfecha de materias primas para la elaboración de

productos picantes cuyo demanda de mercado iba y va creciendo aceleradamente

en mercados no tradicionales.

Después de identificar dentro de las variedades existentes aquellas que pudieran

tener un potencial de ventas, se procedió a desarrollar un paquete tecnológico

agrícola adecuado para la producción a gran escala.

Desde un principio se hizo evidente que el cultivo presentaba ciertas

características importantes.

1- Es un cultivo en que la mayoría de la labores son manuales.

2- Es un cultivo relativamente intensivo (gran cantidad de kilos en poca área de

cultivo)

5

3- Lo atacan plagas que pueden acabar con la plantación completa pues son

infecciosas y de rápida propagación.

Debido a esto el abastecimiento del chile picante fresco es clave en el negocio.

La estrategia que se seleccionó para la compra de chile picante fue de contratar

las necesidades de producto fresco con pequeños agricultores dado que con esto

se reduciría el riesgo de grandes pérdidas, dispersábamos la demanda de mano

de obra y se adaptaba excelentemente bien para pequeños agricultores. Cabe

decir que por algunas circunstancias especiales como la caída de los precios del

café y la reducción de los cultivos de tabaco, tradicionales en las zonas

potenciales de cultivo de chile picante, dicho cultivo resultó muy bien acogido

tanto por los agricultores y organizaciones campesinas como también de los

entes gubernamentales por lo que la promoción se nos facilitó.

Otra característica importante de este cultivo es que la demanda de mano de obra

puede ser satisfecha en la mayoría de los casos con la mano de obra familiar lo

cual aumenta el impacto socioeconómico en las comunidades que lo siembran.

Inicialmente el mercado mas importante lo constituyó U.S.A. pero a través del

tiempo se han desarrollado otros mercados por lo que actualmente se exportan los

productos a Europa, Caribe y Medio Oriente. Es mas, el mercado local ha

mostrado también un incremento importante por lo que actualmente se provee

concentrados y pulpas de chile picante a clientes locales como Alimentos Heinz de

Costa Rica y Productos Negrini.

6

Los productos que actualmente se elaboran son concentrados y pulpas de

distintas variedades de chile picante, dentro de las cuales las mas importantes

son habanero, cayenne, tabasco y jalapeño. También a solicitud de un cliente la

empresa esta fabricando una pasta de cebollino para la fabricación de un

condimento picante muy popular en el caribe.

COMERCIALIZACION

Por ser un producto de uso totalmente industrial la comercialización se hace

directamente a través de agentes especializados en cada país que ejecuta la labor

de venta, logística, entrega, servicio postventa y cobro.

7

Organigrama

La empresa suministra el siguiente organigrama que es el que se utiliza actualmente:

8

Analizando el organigrama se creó uno nuevo que se representa de tres diferentes maneras: un organigrama estructural, funcional y de puestos.

Organigrama Estructural:

AGRIQUIMSA S.A

Organigrama Estructural

Al 21/11/12

9

Los cambios realizados son para un mediano plazo ya que la empresa está en un punto en el que está en crecimiento, la importancia de estos cambios radica en que la distribución de los departamentos en cada gerencia son de vital importancia para un mejor reconocimiento de como está formada la empresa.

La apertura de la gerencia de ventas es importante ya que las exportaciones son la base de los ingresos de la empresa por lo cual debe llevar un mejor y mayor control sobre esta área. Ya que en algún momento se tendrá que dedicar mayores recursos a esta área por su constante crecimiento.

El área de Recursos Humanos obtiene su importancia en el momento en que la empresa deba mejorar sus procesos de contratación ya que al crecer debe mejorar la manera en que contrata trabajadores porque en el transcurso del tiempo va a generar un perfil de trabajador para cada área.

10

Organigrama Funcional:

AGRIQUIMSA S.A

Organigrama Funcional

Al 21/11/12

11

Organigrama de puestos:

AGRIQUIMSA S.A

Organigrama de puestos

Al 21/11/12

12

Cadena de Valor

En la organización la cadena de valor es de gran importancia ya que esta permite

visualizar las funciones que son primordiales o sustantivas, también las que son

de apoyo y las estratégicas. Esta representación logra mostrar el comportamiento

de los costos de las diferentes funciones en la empresa. Entender estos costos

permite tener una ventaja competitiva fundamental para distribuirlos de una mejor

manera.

13

AGRIQUIMSA

Diagrama de la Cadena de valor

14

Procesos

En este apartado nos dedicamos a analizar tres diferentes procesos presentes en

la organización y diferentes maneras de representarlos. Nos enfocamos a

desarrollar al análisis y diagramación de tres procesos que no han sido registrados

ya que los que poseen registrados son procesos de planta los cuales no requieren

restructuración administrativa sino que son de carácter de planta.

Los procesos se dividen en estas tres secciones:

1. Manual de procedimientos: Permite observar de manera detallada

cada procedimiento.

2. Diagrama de flujo de procesos: Este apartado permite observar de manera grafica la secuencia que se realiza para completar el procedimiento.

3. Análisis SIPOC: El análisis SIPOC es otra manera de observar el

procedimiento y entenderlo de una mejor manera a la vez de observar los

que verdaderamente intervienen.

15

Procedimiento A

Procedimiento de reclutamiento, selección y contratación de personal

La empresa Agriquimsa, no cuenta con un proceso de reclutamiento, selección y contratación, claramente definido, por lo que se procede a conocer la forma en cómo se realizar este proceso, para poder describirlo y ponerle por escrito y analizar su efectividad.

Cuando surge la necesidad de contratar a alguien, cada Jefe de Área se encarga del proceso, dándole prioridad a los egresados del CUC y del COVAO.

A continuación el proceso según la explicación de la empresa:

Nombre: Procedimiento para el reclutamiento, selección y contratación de personal.

Objetivo: Reclutar, seleccionar y contratar a las personas más idóneas, para cubrir con las vacantes de la empresa.

Alcance: Desde la necesidad de cubrir un puesto hasta la contratación de nuevo personal.

Responsables: El jefe de área es responsable del reclutamiento y selección del personal, así como de la contratación, en conjunto con el director general.

Políticas, normas o directrices: No aplican

Formularios o documentos impresos: No aplican

Sistemas de información: No aplican

Frecuencia: Cada que se deba cubrir un puesto o surja una vacante.

Conceptos: No Indican Abreviaturas: No Indican

16

Descripción del proceso:

Responsable Actividades

Jefe de Área 0. Inicio del procedimiento

1. El Jefe de Área se comunica con encargados de las bolsas de empleo y estos le facilitan las listas con los datos de las personas, según el perfil buscado.

2. Se procede a llamar a las personas, se les indica el perfil buscado por la empresa, los beneficios y el salario ofrecido.

3. ¿Esta interesado en participar en una entrevista?

SI, Pasa actividad 5

NO, Pasa actividad 4

4. Se publica la oferta de trabajo en algún periódico, se reciben llamadas y si la persona concuerda con el perfil buscado se le invita a una entrevista.

5. Se asignan horas a cada persona para realizar las entrevistas y se les solicita traer el curriculum vitae.

6. Se realiza la primera entrevista, confirmando el perfil buscado y la revisión del curriculum vitae.

7. ¿Cumple la persona con lo requerido por la empresa?

NO, Fin del proceso

SI, Pasa actividad 8

Director General8. Se realiza la segunda entrevista, conociendo a la persona y revisando el curriculum vitae.

Jefe de Área9. El Jefe de Área se reúne con el Director General para tomar la decisión de a quien contratar.

10. Se le pregunta a la persona si ¿Está disponible para formar parte de la empresa?

NO, Fin del proceso

SI, Pasa a la actividad 11

11. Se Contrata a la persona.

12. Fin del proceso.

Una vez realizado el análisis, del proceso anterior procedemos, a recomendar una serie de cambios al proceso, para que quede de la siguiente manera:

17

Responsable ActividadesJefe de Área 0. Inicio del procedimiento

1. Se le informa al Coordinador de RRHH, la necesidad de cubrir un puesto y le indica perfil buscado.

Coordinador de RRHH 2. El coordinador de RRHH se comunica con encargados de las bolsas de empleo y estos le

facilitan las listas con los datos de las personas, según el perfil buscado.

3. Se procede a llamar a las personas y se les solicita enviar el curriculum por correo

4. Se analiza y revisa el curriculum vitae5. ¿Concuerda al menos un curriculum con el perfil buscado?NO, Pasa a la actividad 6SI, Pasa a la actividad 76. Se publica la oferta de trabajo en algún periódico, se reciben llamadas y se les solicita enviar el curriculum vitae.7. Se llama a las personas que concuerdan con el perfil buscado y se les indica los beneficios y salario ofrecido.8. ¿Existen interesados en participar en las entrevista?NO, Fin del procesoSI, Pasa actividad 99. Se asignan horas a cada persona para realizar las entrevistas y se les adjunta el formulario de solicitud de empleo para que lo llenen y lo lleven a la entrevista.10. Se realiza la primera entrevista, evaluando la forma de desenvolverse de cada persona.

Jefe de Área 11. Se realiza la segunda entrevista, evaluando su conocimiento y experiencia.12. El Jefe de Área toma la decisión de a quien contratar.13. Se le pregunta a la persona si ¿Está disponible para formar parte de la empresa?NO, Fin del procesoSI, Pasa a la actividad 1414. Se Contrata a la persona.15. Fin del proceso.

Recomendaciones

A corto plazo contratar una persona o al menos asignar la coordinación de los Recursos Humanos, a una persona, debido a que alguien debe llevar esta importante labor, además para mejorar el proceso de reclutamiento, selección y contratación se crea un formulario de solicitud de empleo.

20

Análisis SIPOCRProveedor Insumo Proceso/ Actividad Salida Cliente Requerimientos

Jefe de ÁreaVacante de

empleo

Se le informa al Coordinador de RRHH, la necesidad de

cubrir un puesto y le indica perfil buscado.

Vacante de empleo y el

perfil buscado

Encargado de RRHH

Indicar claramente el perfil buscado.

Jefe de ÁreaVacante de empleo y el

perfil buscado

Se llama a las bolsas de empleo y estos envian una

lista con los datos de las personas según el perfil

buscado.

Lista de datos de las personas

disponibles

Encargado de RRHH

Los datos deben concordar con el perfil

buscado.

Encargado bolsa de empleo

Lista de datos de las

personas disponibles

Se llama a las personas de las listas o reciben llamadas

según publicación de empleo y se les solicita enviar el curriculum por correo.

Curriculum Vitae

Encargado de RRHH

Solicitar el envio del curriculum vitae

Interesado en laborar para la empresa

Curriculum Vitae

Se llama a las personas que concuerdan con el perfil, se indica los beneficios, salario ofrecido y hora a realizar la

entrevista; se envía el formulario de solicitud de

empleo.

Cita de entrevista y solicitud de

empleo


Traer debidamente llena la solicitud de

empleo a la entrevista


Cita de entrevista y solicitud de

empleo

Se realizan las entrevistas, evaluando la forma de

desenvolverse, experiencia y conocimiento de cada

persona.

Evaluación de las entrevista

Jefe de Área

Evaluar eficientemente la forma de

desenvolverse, experiencia y conocimiento

Jefe de ÁreaEvaluación de las entrevistas

Se toma a decisión de aquien contratar, se le pregunta a la persona si esta disponible y si

lo esta se contrata.

Contrato de nuevo

miembro de la empresa

InteresadoContratar a la persona

más idonea

Procedimiento B

21

Nombre: Procedimiento para solicitar y efectuar compras

Objetivo: Realizar el trámite correspondiente para efectuar la compra de materiales y suministros según la requisición que se genere.

Alcance: El proceso inicia desde que se recibe la boleta de requisición hasta que la compra ingresa a la bodega.

Responsables: Encargada de proveeduría, solicita cotizaciones, y confirma el pedido. Jefe de Departamento, elabora requisición. Gerente financiero contable, verifica y firma la orden de compra. Encargado en producción, revisa el ingreso del producto.

Formularios o documentos impresos: Requisición de materiales Orden de compra Entrada a bodega

Sistemas de información: Nexis

Frecuencia: Cada vez que se requiera adquirir algún suministro o bien necesario en las operaciones de la empresa.

Responsable Actividades

22

0. Inicio

Jefe de departamento1. Elabora la boleta de "Requisición de materiales" , además la persona debeindicar si ya tiene el lugar idóneo para solicitar la cotización.

Encargada de proveeduría2. Se procede a conseguir las cotizaciones, solicitándolas a un promedio de tresproveedores.3. Una vez recibidas las cotizaciones se analiza la mejor opción, tomando enconsideración el precio, tipo de material, y la urgencia con que se requiera.4. Se elabora la orden de compra con la proforma que reúne las mejorescondiciones. Esta debe ser firmada por la persona que requisa la compra y elgerente general o gerente financiero.5. Se envía la orden de compra al proveedor

Encargado en producción 6. Recibe el producto e inmediatamente se verifica el pedido7. ¿El producto está en buen estado o es el correcto según pedido?NO, pasa a la actividad 8SÍ, pasa a la actividad 9

Encargada de proveeduría8. Se llama al proveedor y se coordina la devolución, con cambio del producto,nota de crédito o factura nueva.

Encargado en producción9. Se elabora la boleta de "Entrada a bodega" dicho documento debe serfirmado por el encargado que recibe el producto.10. Fin del proceso

23

Análisis SIPOCR

24

Proveedor Insumo Proceso/ Actividad Salida Cliente Requerimientos

Jefe de ÁreaNecesidad de

adqurir materiales

Se elabora requisición de materiales y si se conoce un proveedor idoneo se debe

solicitar la cotización

Requisición de Materiales

Encargada de proveeduría y

recepción.

Elaborar correctamente la solicitud y si hay un

proveedor idoneo solicitar cotización

Jefe de ÁreaRequisición

de materiales

Se solicitan y reciben las cotizaciones, se analizan y se

elige la mejor opción.

Proforma del proveedor de los materiales.


recepción.

Se deben solicitar al menos tres cotizaciones

yse elige la mejor opción según el precio,

el material y la urgencia.


recepción.

Proforma del proveedor de

los materiales.

Se elabora la orden de compra con la proforma y se envía la orden de compra al

proveedor.

Orden de compra

Proveedor de los materiales

La orden de compra debe estar firmada por

el que solicita la compra y debe tener el

visto bueno del proveedor.


Producto o Materiales

Se recibe y verifica que el producto este en buen

estado, si lo esta en buen estado se confecciona la

boleta de entrada a bodega.

Boleta de entrada a Bodega

Encargado de producción

El producto o materiales deben estar

en perfecto estado.


Producto o Materiales

En caso de que el producto no esté en buen estado se

solicita la devolución o cambio.

Devolución del pedido


Si el producto no esta en buen esta se debe

devolver al proveedor.

Procedimiento C

25

Nombre: Procedimiento para el pago de facturas a proveedores

Objetivo: Analizar el vencimiento de las cuentas por pagar para efectuar el pago de facturas pendientes a proveedores.

Alcance: El proceso inicia desde que se elabora el detalle de las facturas pendientes a pagar hasta el momento en que el proveedor entrega el recibo a su pago correspondiente.

Responsables: Encargada de proveeduría, entrega detalle de facturas pendientes. Gerente financiero contable, verifica y autoriza elaboración del cheque. Auxiliar contable, elabora el cheque. Gerente General, autoriza la entrega del cheque.

Formularios o documentos impresos: Cheque impreso

Sistemas de información: Nexis

Frecuencia: El detalle de las facturas pendientes por pagar se realiza los dos primeros días hábiles de cada mes. El pago a proveedores se realiza cada semana, los días jueves cuando se trata de facturas en colones y viernes en el caso de facturas en dólares.

Responsable ActividadesEncargada de proveeduría 0. Inicio

1. Verifica el correcto ingreso y registro de la compra

26

2. Elabora el detalle de las cuentas por pagar al vencimiento de un mes, dichoreporte debe indicar el número de factura, fecha, monto y vencimiento. Esteinforme se elabora los dos primeros días hábiles de cada mes luego se envíaal auxiliar contable

Auxiliar contable3.Distribuye las facturas dentro de cuatro semanas para proceder a efectuar el cheque y se envía al auxiliar de contable.4. Elabora e imprime el cheque según detalle de pago recibido y envía los cheques impresos al Gerente Financiero

Gerente financiero contable5. Verifica los datos del cheque, revisa que sea la factura correcta con su montoy proveedor correspondiente.6. ¿Los cheques fueron elaborados correctamente?. NO, pasa a la actividad 4.. SÍ, pasa a la actividad 7.7. Una vez verificados los cheques, la encargada adjunta su firma para indicarsu revisión.8. Los cheques revisados son traslados al archivo correspondiente a estos.9. Analiza los cheques y toma por prioridad los pendientes que no fueronpagados en semanas anteriores y los distribuye para ser pagados a proveedores según el presupuesto que mantenga la empresa.10. Define el cuadro de lo que se puede pagar y se envía dicho cuadro al gerente general para obtener su aprobación.

Gerente General 11.¿Autoriza el pago de cheque?. NO, pasa a la actividad 8.. SÍ, pasa a la actividad 12.

Auxiliar contable12. El asistente solicita los cheques aprobados para el registro correspondiente,y posteriormente los envía a la encargada de proveeduría.

Encargada de proveeduría13. Se procede a comunicarles a los proveedores que el trámite de pago ya hasido realizado.14. Una vez que el proveedor se presenta a retirar su cheque, se le solicita la firma y el recibo de pago15. Fin del proceso

29

Analisis SIPOCR

Proveedor InsumoProceso/ Actividad Salida Cliente Requerimientos


recepción

Registro de la compra

Se verifica el correcto ingreso y registro de la compra, se elabora el detalle de las cuentas por pagar y se envía al

gerente financiero.

Detalle de cuentas por

pagar

Auxiliar contable

El ingreso y registro de la compra debe estar

correcto.


recepción

Detalle de cuentas por

pagar

Se distribuye las facturas en cuatro

semanas y se elaboran los cheques y se envía al Gerente Finaciero.

Cheques Elaborados

Gerente Finaciero

Distribuir las facturas en cuatro semans

según su antigüedad.

Auxiliar Contable

Cheques Elaborados

con su respectiva

factura.

Se verifican y revisan las facturas y los

cheques elaborados, se firman y se archivan.

Cheques con su correspondient

e factura revisados

Gerente Finaciero

Los cheques deben estar elaborados

correctamente y con su correspondiente

factura.

Gerente Finaciero

Cheques Revisados

Se analizan los cheques para definir cuales se van a pagar según la

antigüedad de la factura y el

presupuesto.

Cheques a pagar

Director General

Se deben definir los cheques a pagar según

la antigüedad de la factura y el

presupuesto de la empresa.

Gerente Finaciero

Cheques a pagar

Se autoriza el pago del cheque.

Cheques aprobados para

el pago

Auxiliar contable

Se deben autorizan los cheques a pagar según

la antigüedad de la factura y el

presupuesto.

Director General

Cheques aprobados

para el pago

Se registran los cheques a pagar y se envían a recepción.

Cheques a pagar

registrados

Encarga de proveduría y

recepción

Se deben registrar correctamente todos los cheques a pagar.

Auxiliar Contable

Cheques a pagar

registrados

Se procede con el trámite de pago llamando a los

proveedores, una vez que retiran el cheque se les solicita el recibo

de pago y la firma.

Cheques con su correspondient

e recibo de pago

Gerente Finaciero

Se debe llamar al proveedores y

solicitarles el recibo de pago y la firma.

30

Formularios

La empresa cuenta con los siguientes formularios:

Requisición de material: Este formulario es utilizado para cotizar o comprar

cualquier tipo de material o insumo. En su diseño podemos notar que la

identificación institucional trae solamente el nombre de la empresa, por lo que el

formulario carece del logo y la cedula jurídica, en su localización institucional

encontramos el teléfono y fax de la empresa omitiendo el domicilio de la empresa

y la dirección electrónica, su objetivo es claro, carece de identificación del usuario

debido a que solo se indica el departamento solicitante.

Este formulario trae consigo cuatro columnas en donde se indica el código de

artículo, la cantidad a solicitar, el producto como tal y la descripción detallada de

este, cuenta con el respaldo de las firmas de autorización y las fechas en que fue

solicitado y para cuando es requerido.

Este formulario no utiliza consecutivo, ni código, es manejado con el original sin

ninguna copia.

Recomendaciones Agregar el logo y la cedula jurídica para que la

identificación institucional quede debidamente completa, así como el

domicilio de la empresa y la dirección electrónica para completar la

localización de la empresa. Indicar además del departamento, el nombre

del solicitante para saber claramente quien es el responsable o usuario de

la solicitud.

Orden de compra: Este formulario va seguido del formulario de requisición de

compra y consiste o su objetivo es solicitar la compra al proveedor que se ha

elegido en base a la mejor oferta o a la urgencia de la compra. En su diseño

notamos que la identificación institucional esta completa, debido a que viene: el

nombre de la empresa, el logo y la cedula jurídica, su localización institucional se

presenta incompleta, en está encontramos el teléfono y fax de la empresa y la

dirección electrónica, omitiendo el domicilio de la empresa, su objetivo es claro, El

31

formulario carece de identificación del usuario debido a que solo se indica el

departamento solicitante.

Este formulario trae consigo siete columnas en donde se indica la cantidad a

solicitar, las unidades solicitadas, la descripción detallada del producto, el precio

unitario, el monto del impuesto y otra columna por si es exento y el total, además

se estipula la condición de pago, cuenta además con el respaldo de las firmas de

autorización, la fecha y el nombre del proveedor.

Este formulario es controlado mediante el uso de un consecutivo según la orden.

Recomendaciones: Agregar al formulario el domicilio de la empresa para

que la localización institucional quede debidamente completa, Indicar

además del departamento, el nombre del solicitante para saber claramente

quien es el responsable o usuario de la solicitud. En el cuerpo del formulario

notamos las columnas de unidades y exento innecesarias, debido a que

ésta primera es lo mismo que la cantidad y en cuanto a la de exento se

puede utilizar la misma columna de gravado dejando el saldo en cero.

Entrada de bodega: Este formulario es utilizado para ingresar la materia prima

que fue adquirida a la bodega. Su diseño es muy simple y carece de identificación

institucional y localización institucional, indica el usuario que recibe la materia

prima.

Este formulario trae consigo cuatro columnas en donde se indica la fecha de

ingreso a bodega, la cantidad que ingresa, la descripción del producto y la factura

de compra, además el respaldo de las firmas de recibido y de aprobación de

calidad de que todo viene en buen estado. Este formulario presenta consecutivo,

el cual facilita su identificación.

Recomendaciones: Incluir los datos necesarios para dejar debidamente

estipula la identificación institucional y localización institucional.

32

Solicitud de empleo

Recomendaciones: Debido a la carencia de una solicitud de empleo, se procede

a elaborar una, considerando esta importante y necesaria para el proceso de

reclutamiento, selección y contratación de personal.

FOTO

33

AGRICOLA INDUSTRIAL QUIRÓS MURILLO S.A.CEDULA JURÍDICA 3-101-091-367CARTAGO, COSTA RICATELEFONO: (506) 2537-2424FAX: 2537-2434EMAIL: [email protected]

FORMULARIO DE SOLICITUD DE EMPLEOFECHA:

D A T O S P E R S O N A L E S

NOMBRE COMPLETO: CÉDULA DE IDENTIDAD:

SEXO:

DIRECCIÓN DE EXACTA:PROVINCIA: CANTON:

TELÉFONO DE HABITACIÓN: CELULAR: E-MAIL:

EDAD: FECHA DE NACIMIENTO: LUGAR: NACIONALIDAD:

ESTADO CIVIL: NÚMEROS HIJOS: EDADES:

ENFERMEDADES, ALERGIAS O PADECIMIENTOS: PROFESIÓN:

PUESTO AL QUE ASPIRA: PRETENSIÓN SALARIAL:

F O R M A C I Ó N A C A D E M I C A

NIVEL ACADEMICO INSTITUCIÓNAÑO EGRESO TÍTULO OBTENIDO

EDUC. BÁSICA:

EDUC. SUPERIOR:

EDUC. UNIVERSITARIA:

OTROS (POSTGRADO, MAESTRÍA, DOCTORADO:

E X P E R I E N C I A L A B O R A L (2 U L T I M A S E M PR E S A S) INICIAR CON LA ÚLTIMA O ACTUAL EMPRESA

34

NOMBRE DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN:

FECHA DE INGRESO: PUESTO:SUELDO:

FECHA DE SALIDA: JEFE INMEDIATO:MOTIVO DE SALIDA:

¿SE PUEDE SOLICITAR REFERENCIAS LABORALES? TELEFONO:SI ( ) NO ( )NOMBRE DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN:

FECHA DE INGRESO: PUESTO:SUELDO:

FECHA DE SALIDA: JEFE INMEDIATO:MOTIVO DE SALIDA:

¿SE PUEDE SOLICITAR REFERENCIAS LABORALES? TELEFONO:SI ( ) NO ( )

OTROS C U R S O S, I D I O M A S, H A B I L I D A D E S Y D E S T R E Z A SNOMBRE DEL CURSO: NOMBRE DEL INSTITUTO: TITULO OBTENIDO:

NOMBRE DEL CURSO: NOMBRE DEL INSTITUTO: TITULO OBTENIDO:

IDIOMAS AVANZADO MEDIO BAJO INSTITUTO

HABILIDADES:DESTREZAS:

D I S P O N I B I L I D A D E I N F O R M A C I Ó N C O M P L E M E N T A R I A

INMEDIATA: SI ( ) NO ( ) ESTA DISPUESTO A RESIDENCIARSE EN OTRO PAIS?

EN CUANTO TIEMPO: TIENE DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR:POSEE VEHICULO PROPIO SI: ( ) NO ( ) MARCA: TIPO DE LICENCIA:

R E F E R E N C I A S P E R S O N A L E S

NOMBRE Y APELLIDO: TELÉFONO: OCUPACIÓN:AFINIDAD

NOMBRE Y APELLIDO: TELÉFONO: OCUPACIÓN:AFINIDAD

D E C L A R A C I O N E SA) LOS DATOS ANOTADOS EN ESTA SOLICITUD SON FIDEDIGNOS Y NO HAY OMISIÓN ALGUNA DE MI PARTE QUE MODIFIQUE, ALTERE, CONDICIONE O RESTRINJA LA INFORMACIÓN BRINDADA.B) AUTORIZO A AGRIQUIMSA PARA VERIFICAR LOS DATOS SUMINISTRADOS Y OBTENER INFORMACIÓN NECESARIA POR LOS MEDIOS QUE CONSIDERE CONVENIENTES.LUGAR Y FECHA: FIRMA DEL

35

SOLICITANTE:

Evaluación de riesgosEste apartado del trabajo se enfoca en la medición de riesgos en áreas que se han identificado como críticas dentro de la empresa. En el caso de AGRIQUIMSA S.A. cabe resaltar un área que posee deficiencias que es el caso de la Administración de Recursos Humanos.

Cabe resaltar que para toda compañía que está en constante crecimiento debe preocuparse por establecer perfiles de de trabajadores por contratar y además ofrecerles un ambiente laboral optimo a sus trabajadores actuales, por consiguiente la empresa debe centrar su atención en temas relacionados al recurso humano ya que no posee un área dedicada a este apartado.

Analizando los posibles riesgos que podría presentar la empresa se han establecido 5 factores de riesgos importantes que se estarían presentando dentro de la organización:

Área critica Factores de riesgoPonderación de FR

1-10

Administración de Recursos Humanos

Falta de conocimiento 5

Habilidades Requeridas 9Experiencias requeridas 8Regulaciones 5Comunicación 7

36

En el siguiente cuadro se desglosa los riesgos presentes según su frecuencia y su impacto aparte del peso que posee cada uno de ellos en el desarrollo optimo de ese apartado de la administración y su relación directa con las demás áreas en la organización para su optimo funcionamiento

Cuando existen riesgos dentro de la organización lo primordial es buscar controles que vengan a minimizar los efectos directos de los riesgos potenciales. Se presentan a continuación una serie de controles que vendrían a amortiguar los efectos de los riesgos. Donde se establece su peso a la hora de aplicarlas ante los riesgos y su efectividad.

*La lista que se presentara a continuación se recomienda sea aplicada por un departamento de Recursos Humanos que sea establecido en la organización.

37

Lista de ControlesAdministración de Recursos Humanos

Peso Efectividad Total

Capacitación 8 9 72.00%

Encuestas de ambiente laboral

5 7 35.00%

Disponibilidad de recurso humano 9 9 81.00%Normas de conducta 6 5 30.00%

Ahora es importante comparar el peso de los riesgos y la efectividad de los controles y analizar si funcionan.

*La relación establecida en el cuadro corresponde al tipo de riesgo y el control más apropiado.

Ejemplo:

Riesgo: Falta de conocimiento 60% Control: Capacitación 72%

Tipo de riesgoValoración de riesgo

Efectividad de

controles

Falta de conocimiento 60.00% 72.00%Habilidades Requeridas 60.00% 72.00%Experiencias Requeridas 34.00% 72.00%Regulaciones 15.00% 30.00%Comunicación 66.00% 35.00%Renuncias 20.00% 81.00%Despidos 25.00% 81.00%

38

En el siguiente cuadro se ve con mayor claridad el impacto de cada control y cuanto pasa a ser el peso verdadero de cada riesgo, lo que se enmarca es el riesgo o los riesgos que necesitan una mayor atención ya que son mas susceptibles o que los controles ejercen un menor efecto.

Tipo de riesgoValoración de riesgo

Efectividad de

controles Total

Falta de conocimiento 28.00% 72.00% 100.00%Habilidades Requeridas 28.00% 72.00% 100.00%Experiencias Requeridas 28.00% 72.00% 100.00%Regulaciones 70.00% 30.00% 100.00%Comunicación 65.00% 35.00% 100.00%Renuncias 19.00% 81.00% 100.00%Despidos 19.00% 81.00% 100.00%

La representación final de la cobertura de los controles sobre los riesgos es la siguiente:

Falta de conocimiento

Habilidades Requeridas

Experiencias Requeridas

Regulaciones

Comunicación

Renuncias

Despidos

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Valoracion de riesgoEfectividad de controles

40

Recomendaciones para la distribución del espacio físico

- Los pasillos deben ser mas anchos para que las personas puedan circular sin problemas y que puedan circular personas en sillas de ruedas o personas con discapacidad.

- Se amplio la oficina de Gerencia General ya que aunque solo permanece una persona, necesita contar con un buen espacio y una mesa para reunirse con otras personas, aparte de que necesita tener mayor espacio para distribuir mejor las cosas que hay en la oficina.

- Además se ampliaron algunas oficinas con tal de que contaran con más espacio para circular y que puedan distribuir mejor las cosas que posee cada una.

- También se amplio el baño de las oficinas que se encuentra a la par de la gerencia ya que era muy pequeño y una persona con silla de ruedas no podría entrar.

- El parqueo se amplio dejando dos espacios para los carros de las personas con discapacidad.

- Se amplio el patio y el comedor para que los empleados dispongan de mayor comodidad en sus tiempos de descanso y esparcimiento.

- Se separó el área de descanso de la bodega de químicos; con el fin de obtener mayor seguridad para los colaboradores.

- Por último consideramos que la empresa debería tener más rotulación para que las personas se puedan ubicar mejor dentro de la misma, así como tener salidas de emergencia y extinguidores.

41

Conclusión

El entendimiento de la situación actual de la empresa y la búsqueda de soluciones

a partir de diferentes métodos de análisis y representación, llevan a una mejor

visualización de la organización lo cual se ha conseguido a partir de este trabajo

ya se puede observar la situación a a corto y mediano plazo en aspectos de

nuevos departamentos, controles, sistemas de contratación y desarrollo de

procesos; todo en búsqueda de una mejor gestión administrativa y desarrollo

integro dentro de la organización.

42

ANEXOS

ANEXO 1 Manual de puestos

AGRIQUIMSA

MANUAL DE PUESTOS

M-SOP-08-01

Versión:V.3 Fecha De Emisión:

23-05-12

1. OBJETIVO

Lograr la calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones que realiza la empresa AGRIQUIMSA así como acelerar y facilitar la inducción o el entrenamiento del personal de nuevo ingreso o que ha sido promovido y para concientizar y comprometer a todos los colaboradores con la inocuidad de los productos produccidos a través del cumplimiento de los procedimientos del sistema HACCP.

2. ALCANCE

Todos los colaboradores de la empresa AGRIQUIMSA.

3. RESPONSABLES

Las diferentes gerencias serán responsables de vigilar por el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Manual de Puestos. Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

4.2 Organigrama Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales.

43

AGRIQUIMSA

PERFIL DE PUESTOVERSION:

V.3

1. Propósito y AlcanceEste documento tiene como requisito definir las funciones que debe desempeñar el colaborador para cumplir con los procedimientos del HACCP del área productiva y garantizar la inocuidad del producto

Operario: Encargado del Empaque.

2. Contenido

Funciones a cumplir.

FUNCIÓN O TAREA FRECUENCIA

1. Solicitar a bodeguero el material de Empaque Cada vez que se requiera

2. Agregar la bolsa en cada estañonCada vez que se requiera

3. Cerrar las bolsas con amarraCada vez que se requiera

44

4. Agregar la tapa a cada estañon si es internacional Cada vez que se requiera

5. Colocar los marchamos a los Estañones de Exportación

Cada vez que se requiera

6. Envolver la boquilla de los estañones con Plástico Paletizador Cada vez que se requiera

7. Agregar el Fleje a los estañones de Exportación Internacional


8. Coloca la Etiqueta Respectiva a cada Estañon Cada vez que se requiera

9. Realizar cualquier otra actividad programada por su superior


Modificado por: Especificación de cambios Versión modificada

45

AGRIQUIMSA


V.3

1. Proposito y AlcanceEste documento tiene como requisito definir las funciones que debe desempeñar el colaborador

Auxiliar Contable y Encargado del financiamiento Dado a los agricultores de

Pemaca

2. ContenidoFunciones a cumplir.

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1. Digitar, revisar y pasar a la Gerencia Financiera las operaciones de los siguientes asientos contables para su respectiva aplicación:i) Compra Materia Prima PEMACAii) Ventas locales PEMACAiii) Movimientos cuentas Bancariasiv) Depósitos Y ND BNCRv) Ajustes.

Diaria

2. Tarjetas de credito Diaria

3. Apoyo en la elaboración de declaración D151 Diaria

4. Manejo auxiliares de ventas locales petaca Diaria

5. Coordinación con personal de la zona sur Diaria

Documento de referencia Especificación de cambios Versión modificada

47

AGRIQUIMSA


V.3

1. Propósito y AlcanceEste documento tiene como requisito definir las funciones que debe desempeñar el colaborador para cumplir con los procedimientos del HACCP del área productiva y garantizar la inocuidad del producto

Operario: Encargado del Empaque.

2. ContenidoFunciones a cumplir.


48

1. Solicitar a bodeguero el material de Empaque Cada vez que se requiera

2. Agregar la bolsa en cada estañonCada vez que se requiera

3. Cerrar las bolsas con amarraCada vez que se requiera

4. Agregar la tapa a cada estañon si es internacional Cada vez que se requiera

5. Colocar los marchamos a los Estañones de Exportación


6. Envolver la boquilla de los estañones con Plástico Paletizador Cada vez que se requiera

7. Agregar el Fleje a los estañones de Exportación Internacional


8. Coloca la Etiqueta Respectiva a cada Estañon Cada vez que se requiera

9. Realizar cualquier otra actividad programada por su superior


Modificado por: Especificación de cambios Versión modificada

49

ANEXO 2

PROCESOS

AGRIQUIMSA

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE MASH

Pr-SOP- 06-03

VersiónV.2

Elaborado por:Rebeca Masis

Fecha emisión12/04/12

Aprobado por:José Alberto Meza Pacheco.

Página 1 de 12

1. OBJETIVO

Garantizar que todo el producto que se procese en la presentación mash cumpla con los estándares de calidad e inocuidad requeridos por los clientes.

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2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para las variedades de cayenne, habanero, tabasco, bananito, jalapeño, scotch Bonnet rojo y verde y futuras variedades que se procesen en mash, en la planta de Agriquimsa.

3. RESPONSABLES

El Departamento de Control de Calidad asume la responsabilidad de monitorear el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.

Los colaboradores de planta son responsables de cumplir y registrar lo establecido en el presente procedimiento.

4. DEFINICIONES

Mash: Producto resultante de la molienda del chile fresco con sal, en un molino de martillos.

5. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE MASH

a) Descripción del producto

Nombre del Producto Presentación mash

Descripción

Producto pastoso fermentado de color rojo o verde homogéneo,

según la variedad, con semillas, conservado por adición de cloruro de

sodio y acido acético.

Materias Primas

Acido acético y cloruro de sodio, chile picante de diferentes

variedades: cayenne, habanero, bananito, tabasco, jalapeño, scotch

bonnet rojo y verde.

Empaque

Tambor plástico o metálico, con capacidad de 200 a 250 Kg, con o sin

tapa, con bolsa plástica de polietileno de alta densidad grado

alimenticio, con sellos de seguridad. Cubetas plásticas de 9kg y

20kg, pichingas de 25kg, flexitank con 21000kg.

Indicaciones en la etiqueta Nombre de la empresa .nombre cliente, código, lote, peso, fecha

fabricación, fecha vencimiento, especificaciones (%sal, pH, acidez y

51

consistencia).

Utilización principal del producto

Materia prima para la fabricación de salsas

Vida útil Dos años

b) Diagrama de flujo para la elaboración mash:

PRODUCTO MASH

ALMACENAMIENTO

un mes para alcanzar la fermentación

TRANSPORTE en planta

RECEPCION

PESADO

52

↓

PRE-LLENADO

VACIADO

BOMBA

FILTRADO

ESTANDARIZADO

consistencia Bostwick y acidez

POST-LLENADO

Según Especificaciones del cliente

MEZCLADO

Adición de agua de chile, ácido acético

53

c) DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

1. Elaboración de Chile Mash Despachado en Estañones y Cajones Para Exportación.

Este procedimiento se aplica para la elaboración de las diferentes variedades de chile picante cayenne, habanero, bananito, tabasco, jalapeño, scotch bonnet rojo y verde. en presentación mash despachado en cajones y estañones. Se solicita Pemaca las cantidades de chile mash en las diferentes formulaciones, según las necesidades de la planta (se encuentran en red de AGRIQUIMSA)

El producto que se despacha en cajones y estañones para exportación se procesa bajo las mismas condiciones y en la etapa en que se diferencian es en el tipo de empaque, en el siguiente procedimiento se dará a conocer a fondo el tipo de empaque para la presentación de chile picante Mash

ESTANDARIZADO

sal, ´pH, acidez, sensorial

VACIADO

(Con bomba)

EMPACADO

Tarros plásticos, metálicos, pichingas o Cajones.

Según Especificaciones del cliente

Adición sal, ácido acético, remolacha para el color

54

RECEPCION Y PESADO Se recibe la materia prima, en tanquetas debidamente

etiquetados, según procedimiento Pr-SOP-06-10. Procedimiento de Recibo y

Almacenamiento de Materia Prima y Producto Terminado.

ALMACENAMIENTO: Se almacena el producto a temperatura ambiente, un año según

Pr-SOP-06-10. Procedimiento de Recibo y Almacenamiento de Materia Prima y

Producto Terminado

TRANSPORTE en planta: Las tanquetas con la variedad de chile y porcentaje de sal requerido según las especificaciones del cliente, anotadas en el registro R-SOP-06-06-01 Registro control de Producción De Estañones-Exportación, son llevadas del área de almacenamiento de vaciado, el Operario responsable del lavado de las tanquetas antes de su vaciado, anotará esta operación en el Registro de Lavado de Tanquetas e Integridad del Material Quebradizo R-SOP-06-06-12.

VACIADO:

Una vez que se corrobore que las tanquetas se encuentren limpias, Operario de Producción de Producto, Mezcla y Empaque chequea el lote en la etiqueta para verificar que sea la variedad y porcentaje de sal requerida en la formulación anotada por el encargado de Aseguramiento de la Calidad en el R-SOP-06-06-01 Registro control de Producción De Estañones-Exportación, se procede a vaciarlas al tanque de mezclado, de la siguiente manera:

1. Se coloca una manguera con su acople de la tanqueta a la bomba de succión, esta manguera será utilizada para el trasiego de producto del área de vaciado al área de proceso, esta será pasada a través del orificio en la pared adyacente al tanque de mezclado, como se observa en la siguiente imagen.

2. Seguidamente se colocan dos mangueras en la bomba, una proveniente de la tanqueta y la segunda que conecta la bomba con el tanque de mezclado.

3. La estructura del filtro esta adaptada al final de la manguera, que conecta la bomba con el tanque.

55

FILTRADO:

El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado es el responsable de la colocación del filtro antes del vaciado del chile, este será revisado por el encargado de Calidad o su designado cada vez que se vacié el tanque, el resultado de esta inspección será anotado en el Registro De Revisión Del Filtro De Chile R-SOP-01-04-01

POS-LLENADO:

El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado antes de completar la capacidad máxima del mismo, debe estandarizar la consistencia con agua de estandarización Según la especificación del cliente anotada en el Registro Control de Producción de Estañones R-SOP-06-06-13 o en el R-SOP-06-06-07 debido a lo anterior el tanque se llena entre el 90 y 95% de su capacidad, esto se debe porque el operario necesita espacio para poder agitar la mezcla para evitar el derramamiento de producto.

Agua de Estandarización

Se realiza con 100kg de chile mash mas porcentaje de chile que necesite el Cliente y Agua.

ESTANDARIZADO DE CONSISTENCIA Y ACIDEZ

El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado debe agitar la mezcla para obtener la consistencia deseada, para verificar que se encuentra dentro del rango se utilizará el consistómetro Bostwick según el Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01, este dato será reportado al encargado de Calidad para que lo anote en el Registro de Resultados de los análisis Físico-Químicos y Sensoriales R-SOP-06-01-01.

Si la consistencia del producto está fuera del rango de especificación se debe adicionar agua estandarizada.

56

Si el producto que se esta procesando requiere de adición de acido acético, por especificación del cliente, Gerente de Calidad o su designado tomara una muestra y será llevada al laboratorio para que se le determine el % de acidez según Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01, una vez obtenido el resultado de la acidez el encargado realiza el calculo de cuanta cantidad de acido acético hay que adicionar y se lo hace saber al Operario de Producción de Producto, Mezcla y Empaque para que ejecute esta acción.

MEZCLADO:

Se agita la mezcla manualmente, entre 3 y 5 minutos, utilizando un agitador de acero inoxidable, para así lograr la estandarización de la mezcla.

PRE-LLENADO:

Posteriormente se procederá a terminar de llenar el tanque hasta alcanzar su capacidad máxima de 2700 kg, después de llenado se lleva una muestra al laboratorio para que se le realicen los análisis Físico-Químicos.

ESTANDARIZADO:

En esta etapa a la muestra se le aplican los análisis físico-químicos de %acidez, pH y % de sal, según el Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01. Si en dado caso los resultados no coinciden con las especificaciones del cliente se hara uso del Procedimiento de Producto No Conforme Pr-SOP-06-07

Los Datos los análisis se anotaran en el Registro de los Resultados de los Análisis Físico Químicos y Sensoriales R-SOP-06-01-01, esta información será utilizada para realizar el Certificado de Análisis R-SOP-06-06-04.

VACIADO EN ESTAÑONES:

57

1. El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado coloca los 4 tarros, las bolsas sobre una tarima tratada y se lleva al área de pesado, con la ayuda del montacargas, antes de esta operación Control de Calidad verificara el buen estado de la bolsa y estañon, esta verificación se registrara en el Registro de Control del Empaque-Exportación R-SOP-06-06-07

2. Se coloca en la romana, se pesa y se anota su peso en el Registro Control de Producción de Estañones- Exportación. R-SOP-06-06-01, este registro se coloca en la pared derecha de planta

3. El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado tarros le asigna un número consecutivo del 1 al 80 a cada tarro que va llenando, este número lo coloca con un marcador y escribe su peso en la sección de verificación de pesos del Registro Control de Producción de Estañones- Exportación R-SOP-06-06-01.

4. Se inicia el llenado de los tarros donde el Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado mantiene el control sobre la bomba de succión y la manguera de llenado, hasta alcanzar los 900 kilos netos de producto por tarima y de 225kg por estañon. Se le hace un amarre provisional a la bolsa con amarra negro que contiene el producto y se pasa con el montacargas la tarima, al área de empaque.

EMPACADO:

Se cierran las primeras dos bolsas con amarra negro a la tercera no se le hace este cierre, se dobla solamente. Se pegan las etiquetas una o dos por tarro según el cliente, una se coloca en la tapa y otra a un lado del tarro, según las especificaciones para cada cliente. Esta información el colaborador la obtiene del Registro Control de Producción de Estañones-Exportación. R-SOP-06-06-01.

1. Se colocan los marchamos consecutivos o sellos , control de calidad entrega a producción los marchamos y lleva el control de estos en el Registro Control de Empaque de Exportación R-SOP-06-06-07

2. Se coloca fleje y el plástico para paletizar y queda listo para despachar.

VACIADO EN CAJONES

1. Se colocan los 4 bolsas en el cajón y la ultima bolsa no se coloca para evitar la contaminación física de la misma, debido a que antes del llenado el cajón permanece cierto tiempo en el área de empaque esperando a ser llenado, posteriormente se lleva al área de proceso en donde es pesado, esto con la ayuda del montacargas.

2. Se coloca en la romana, se pesa y se anota el peso de empaque y luego se anota el peso neto de producto (1000 kg) en la sección de verificación de pesos en el Registro Control de Producción de Cajones R-SOP-06-06-03, este registro se coloca en la pared derecha de planta.

58

3. El colaborador le asigna un número consecutivo a cada cajón que va llenando, este número lo coloca con un marcador en una regla del mismo.

4. Se inicia el llenado del cajón, donde un colaborador manipula la bomba de succión y la manguera de llenado, hasta alcanzar los 1000 kilos netos de producto por cajón. Se le hace un amarre provisional a la bolsa que contiene el producto y se pasa con el montacargas el cajón al área de empaque.

EMPACADO:

1. Se cierran las primeras 3 bolsas con cierre de moño, a la cuarta bolsa no se le hace este cierre, se dobla solamente.

2. Se colocan las tapas de las sacas. 3. Se pega una etiqueta por cajón, la información del etiquetado se puede obtener en

Guía de Etiquetado De Producto Nacional e Internacional R-SOP-06-06-10. 4. Se coloca fleje y queda listo para despachar

2. Elaboración de Chile Mash Despachado en Estañones Plásticos y Pichingas Para mercado Nacional.

Este procedimiento se aplica para la elaboración de las diferentes variedades de chile picante en presentación mash despachado estañones plásticos. Se solicita a la planta Águila las cantidades de chile mash en las diferentes formulaciones según carpeta en la Red del sistema llamada Inventario Versión nueva Junio modificada para las necesidades de la planta Agriquimsa.

RECEPCION Y PESADO Se recibe la materia prima, en tanquetas debidamente

etiquetados, según procedimiento Pr-SOP-06-10. Procedimiento de Recibo y

Almacenamiento de Materia Prima y Producto Terminado.

ALMACENAMIENTO: Se almacena el producto a temperatura ambiente, según

Pr-SOP-06-10. Procedimiento de Recibo y Almacenamiento de Materia Prima y

Producto Terminado

59

TRANSPORTE: Las tanquetas con la variedad de chile y porcentaje de sal requerido según las especificaciones del cliente, anotadas en el registro R-SOP-06-06-01 Registro control de Producción de Estañones Nacional R-SOP-06-06-13 son llevadas del área de almacenamiento al área de vaciado, el responsable del lavado de las tanquetas antes de su vaciado, anotará esta operación en el Registro De Lavado de Tanquetas e Integridad del Material Quebradizo R-SOP-06-06-12

VACIADO:

Una vez que se corrobore que las tanquetas se encuentren limpias, se chequea el lote en la etiqueta para verificar que sea la variedad y porcentaje de sal requerida en la formulación anotada por el encargado de Aseguramiento de la Calidad en el R-SOP-06-06-01 Registro control de Producción De Estañones-Nacional, se procede a vaciarlas al tanque de mezclado, de la siguiente manera:

4. Se coloca una manguera con su acople de la tanqueta a la bomba de succión, esta manguera será utilizada para el trasiego de producto del área de vaciado al área de proceso, esta será pasada a través del orificio en la pared adyacente al tanque de mezclado, como se observa en la siguiente imagen.

5. Seguidamente se colocan dos mangueras en la bomba, una proveniente de la tanqueta y la segunda que conecta la bomba con el tanque de mezclado.

6. La estructura del filtro está adaptada al final de la manguera, que conecta la bomba con el tanque.

FILTRADO:

El encargado del tanque de mezclado es el responsable de la colocación del filtro antes del vaciado del chile, este será revisado por el encargado de Calidad o su designado cada vez que se vacié el tanque, el resultado de esta inspección será anotado en el Registro De Revisión Del Filtro De Chile R-SOP-01-04-01

POS-LLENADO:

El encargado del tanque de mezclado antes de completar la capacidad máxima del mismo, debe estandarizar la consistencia según la especificación del cliente, debido a lo anterior el tanque se llena entre el 90 y 95% de su capacidad, esto se debe porque el operario necesita espacio para poder agitar la mezcla para evitar el derramamiento de producto

ESTANDARIZADO DE CONSISTENCIA Y ACIDEZ

60

El operario debe agitar la mezcla para obtener la consistencia deseada, para verificar que se encuentra dentro del rango utilizará el consistómetro de Bostwick según el Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01 y MF-C01 Método Físico Para Determinación de Consistencia, este dato será reportado al encargado de Calidad para que lo anote en el Registro de Resultados de los análisis Físico-Químicos y Sensoriales R-SOP-06-01-01.

Si el producto que se está procesando requiere de adición de acido acético, por especificación del cliente, se tomara una muestra y será llevada al laboratorio ara que se le determine el % de acidez según Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01 y MQ-A02 Método Químico Para la valoración del Porcentaje de Acidez, una vez obtenido el resultado de la acidez el encargado realiza el cálculo de cuanta cantidad de acido acético hay que adicionar y se lo hace saber al encargado del tanque de mezclado para que ejecute esta acción.

MEZCLADO:

El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado agita la mezcla manualmente, entre 3 y 5 minutos recirculando utilizando un agitador de acero inoxidable, para así lograr la estandarización de la mezcla.

PRE-LLENADO:

Posteriormente el Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado procederá a terminar de llenar el tanque hasta alcanzar su capacidad máxima de 2700 kg, después de llenado se lleva una muestra al laboratorio para que se le realicen los análisis Físico-Químicos.

ESTANDARIZADO:

En esta etapa a la muestra se le realizan análisis físico-químicos de %acidez, pH y % de sal, según el Procedimiento de Análisis de Producto Terminado Pr-SOP-06-01 Si los resultados quedan fuera del rango de especificación, se hará uso del Procedimiento de Producto No Conforme Pr-SOP-06-07

61

Los Datos de los análisis se anotarán en el Registro de los Resultados de los Análisis Físico Químicos y Sensoriales R-SOP-06-01-01, esta información será utilizada para realizar el Certificado de Análisis R-SOP-06-06-04.

VACIADO EN ESTAÑONES PLASTICOS:

1. El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado será el responsable directo del embolsado y del lavado del estañon plástico, antes de esta operación y se verificara el buen estado de la bolsa y estañon, esta verificación se registrará en el Registro Control de Empaque Nacional R-SOP-06-06-07

2. El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado lo coloca en la romana, se pesa y se anota su peso en el Registro Control de Producción de Estañones- Nacional. R-SOP-06-06-01, este registro se coloca en la pared derecha de planta

3. Se inicia el llenado de los tarros donde el Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado manipula la bomba de succión y la manguera de llenado, hasta alcanzar los 200 kilos netos de producto por por estañon.

4. Después de haber alcanzado el peso de los 200kg por estañon, el Operario de Producción de Producto, Mezcla y Empaque le hace un nudo provisional a la bolsa contenedora del producto con un mecate.

EMPACADO:

1. El Operario Encargado de Empaque debe de sacar el máximo de aire posible antes del cierre apuñando la misma contra el producto y luego le hace el nudo de moño a la bolsa que contiene el producto y se pasa con el montacargas al área de despacho de producto nacional.

2. El Operario Encargado de Empaque se encargara de paletizar la boca del estañon, para proteger la integridad y prevenir la contaminación del mismo.

3. Una vez realizada esta operación, el producto se encuentra listo para su despacho según la fecha indicada por el cliente.

62

VACIADO EN PICHINGAS:

Este tipo de empaque tiene capacidad de 25kg a 35kg es de color blanco o azul solo se utilizara para despachar producto nacional en pequeñas cantidades en donde el pedido no exceda los 200 kg.

1. El Operario de Producción de Producto, Mezcla y llenado será el responsable directo de la limpieza del empaque antes del llenado que será verificado en el Registro Control de Empaque Nacional R-SOP-06-06-09

2. Una vez lavado el empaque se procederá con el llenado, en donde se empacaran 25 kg por pichinga que será documentado en el Registro Control de la Producción de Pichingas Nacional R-SOP-06-06-16

3. Una vez listo el producto se llevará al área de despacho de producto nacional en donde se mantendrá en tarimas hasta la fecha límite dada por el cliente para su retiro.

d) MONITOREO Y FRECUENCIA

Etapa Variable a monitorear Frecuencia Registros Responsable

Recepción y

pesado.Peso de tanquetas

Cada vez que se recibe producto

Registro de Recibo de Chile Mash

R-SOP-03-01-01

Encargado de Bodega

Transporte

Variedad de chile, % sal, fecha lote.

Cada vez que sale producto de

almacenamiento a proceso.

Boleta salida de bodega según

consecutivo a la fecha.

Jefe producción

O Designado

Mezclado %sal, %acido. pH, consistencia, color,

sabor.

Se analiza cada dos tanques de

producto

Resultados de análisis físico-

químicos y sensoriales.

R-SOP-06-01-01

Control de calidad

Vaciado Peso neto por tarima 900 kg

Cada vez que llenen una tarima

Registro Control de Producción de

Estañones El Operario de Producción de

Producto,

63

R-SOP-06-06-01 Mezcla y llenado

Empaque

Etiquetas, sellos seguridad, cierre.

Cada vez que salga un

contenedor

Registro Evaluación de producto final

R-SOP-06-06-02

Control de calidad

Inspección de

Empaque

Integridad física de material de empaque y la no presencia de material extraño

Cada vez que se utilice material de

empaqueRegistro de Control

de EmpaqueControl de

Calidad

6. ACCIONES CORRECTIVAS.

Si el peso de la materia prima es mayor o menor al reportado por el proveedor, se anota en la boleta de entrada a bodega y se pasa a contabilidad.

Si se saca a proceso una tanqueta que no es la variedad requerida, se informa al jefe de planta para que la regrese a bodega.

Si los análisis de sal, acido o consistencia no coinciden con las especificaciones, se procede a ajustarlas según Procedimiento análisis producto terminado Pr-SOP-06-01.

Si el peso por tarima no es el requerido se ajusta agregando o quitando producto de los tarros en el vaciado.

Si las etiquetas están mal pegadas se procede a cambiarlas.

Si el etiquetado no es el correcto se verificará la información según la Guía de Etiquetado de Producto Nacional e Internacional R-SOP-06-06-10.

7. VERIFICACIÓN.

El departamento de control de calidad es el responsable de la revisión de los siguientes registros:

64

Revisión del registro R-SOP-06-06-02. Registro evaluación producto final Revisión del registro R-SOP-06-01-01.Registro resultados de los análisis

físico-químico y sensoriales Revisión del registro R-SOP-06-06-01.Registro Control de Producción de

Estañones-Exportación. Esta revisión la realiza primero el jefe de producción y luego el jefe de control de calidad.

Revisión del registro R-SOP-06-06-07. Registro de Control del Empaque Exportación

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

Pr-SOP-06-10. Recibo y almacenamiento de materia prima y producto terminado.

R-SOP-06-06-01. Registro Control de Producción de Estañoñes-Exportación. R-SOP-06-01-01. Registro resultados de análisis físico-químico y sensorial Pr-SOP-06-01 Procedimiento de Análisis de Producto Terminado. M-SOP-06-01 Manual Explicativo de Proceso Productivo

9. CONTROL DE CAMBIOS

Modificado por:

Descripción del CambioFecha de

modificaciónVersión

modificada

Víctor Marín

DESCRIPCIÓN DE PROCESO

ACCCIONES CORRECTIVAS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

12/04/12 V.1

Rebeca Masis Descripción del Producto, Monitoreo y Frecuencia 21/06/12 V.2

Analisis estructural de la organización

Documents

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