ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PASIEN

PADA PUSKESMAS PAKEM YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Angga Supraba

09.12.4283

kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

  

  

ANALYSIS AND DESIGN PATIENT REGISTRATION INFORMATION SYSTEM

THE HEALTH PAKEM YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PASIEN PADA PUSKESMAS PAKEM YOGYAKARTA

Angga Supraba Ema Utami

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In this era of globalization, many people around the world use computers for a variety of rapid technological advances. For any company or agency that is always using a computer to facilitate and speed in completing their work. So every company is always using a computerized system. The system was developed using Visual Basic software Micrososft 6.0 and MySql database. System development method based DFD (Data Flow Diagram). The system includes a data input modules related to the health center members list, personal data of patients, the data group pain complaints.

Patient Registration Information System is intended to simplify the process of patient enrollment in the clinic, because there are so many health centers especially those in areas still using manual systems that would make a mistake in the registration when the input of new and existing patients in the registration process and the system also simplifies the terms of making a statement.

Keywords: Information Systems, Information Systems Health Center

1. Pendahuluan

Pusat Kesehatan Masyarakat disingkat Puskesmas, adalah Organisasi

fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu,

merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat, dengan peran serta aktif

masyarakat. Berdasarkan pengertian Puskesmas tersebut terlihat bahwa Puskesmas

mempunyai peran yang sangat bermanfaat untuk masyarakat sekitar karena fungsinya

yang yang disamping melayani pengobatan juga menyiadakan lapangan pekerjaan bagi

masyarakat sekitar

Untuk menjamin akuntabilitas pelayanan, Puskesmas wajib melaksanakan

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). Melalui SP2TP,

Puskesmas diwajibkan mengumpulkan data transaksi pelayanan baik pelayanan UKP

maupun UKM secara rutin. Melalui berbagai program yang terselenggara, mereka

diwajibkan membuat laporan bulanan ke dinas kesehatan melalui format LB1 (lapo ran

bulanan 1) yang berisi data-data pasien selama sebulan dan pencatatan penyakit selama

sebulan yang tentunya dalam pembuatan laporan tersebut banyak ditemui kendala

seperti kesalahan pencatatan, pencatatan yang ganda sehingga menyebabkan tidak

pasti hasil dari laporan tersebut.

Banyak keluhan dari masyarakat yang mengatakan bahwa pelayanan pada saat

pendaftaran pengobatan di Puskesmas cukup lama dikarenakan masih menggunakan

cara manual yang tentunya membuat antrian panjang dan lama. Sistem seperti ini

seharusnya sudah ditutupi dengan kemajuan jaman Teknologi yang cukup pesat, namun

ini tidak bisa dipungkiri Puskesmas yang masih berada pada daerah Pelosok belum

terjangkau teknologi.

Para pekerja di Puskesmas juga dipusingkan dengan pembuatan laporan dari

laporan pasien, Laporan obat sampai dengan laporan kinerja para dokter yang bekerja di

situ dalam kurun waktu 1 bulan sekali. Pembuatan laporan tersebut juga tidak lepas

dalam kesalahan pencatatan ataupun kesalahan dalam pembuatannya. Hal seperti ini

yang harus dihindari dan harus diperbaiki agar hasil laporan harian, mingguan sampai

dengan laporan tahunan lebih bermanfaat dan bernilai agar laporan tersebut akurat dan

pasti.

Dengan Latar Belakang diatas penulis ingin melihat apakah pelayanan pada

Puskesmas yang sudah memiliki sistem informasi akan menghasilkan pelayanan yang

memuaskan dengan Puskesmas yang masih menggunakan cara manual dalam hal

pendaftaran dan pembuatan laporan.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Teori

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar

relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

2.2 Konsep Dasar Informasi

informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si

penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-

keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Data adalah

kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian atau

peristiwa merupakan himpunan bagian dari ruang sampel. Kesatuan nyata adalah berupa

suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.2.2 Siklus Informasi

2.2.3 Kualitas Informasi

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem didalam suatu system suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2005, h.11). Informasi merupakan hal

yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem

informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah

dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja

dari sistem informasi.

2.5 Konsep Basis Data

2.5.1 Pengertian Basis Data

Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti

manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan

dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau

kombinasinya. Sistem Informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang

bekerja mengolah data menjadi informasi (Fathansyah, 2007). Basis Data adalah adalah

sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan

berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan

dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.2.1 Identifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan hal pertama yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk

dipecahkan. Permasalahan yang ditemukan harus ditindak lanjuti untuk menemukan

pemecahannya sebagai suatu alternative agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan

yang diharapkan dan tujuan dari sistem itu sendiri tercapai.

Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Kepala

Puskesmas/

Dokter

Laporan Rekapitulasi Registrasi Laporan data pendaftaran pasien

Laporan data Pemeriksaan Laporan data pasien

Laporan data Petugas Laporan data Obat

Laporan data Dokter Laporan Pendaftaran per Poli

Input Data Pasien Input Data Obat Input Data Poli

Input Data Penyakit Input Data Desa

Input Data Pendaftaran Input Data Pemeriksaan

Input Data Dokter Input Data Agama Input Data Petugas

Input Data Pekerjaan

Sistem Informasi

Puskesmas Pakem

Informasi Data Pasien Informasi Data Obat Informasi Data Poli

Informasi Data Penyakit Informasi Data Desa

Informasi Data Pendaftaran Informasi Data Pemeriksaan

Informasi Data Dokter Informasi Data Agama Informasi Data Petugas

Informasi Data Pekerjaan

Admin

Pasien

Kartu Pasien

b) Logical Model (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan

dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut

akan disimpan (Jogiyanto, HM, 2005 :700).

Gambar 3.3 DFD level 1

Relasi Antar Tabel

Gambar 3.10 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

4.1.2 Manual Program

1. Form Login

Gambar 4.11 Form Login

Pada menu Login, pengguna harus memilih pilihan level yang berisikan

“Petugas” dan “Admin” jika user name dan Password salah maka akan keluar informasi

yang menunjukan bahwa pengguna salah dalam memasukkan user name dan Password.

Gambar 4.12 Kesalahan dalam memasukkan Username dan Password

2. Tampilan Menu Utama

Gambar 4.13 Tampilan Menu Utama

Pada menu Form Utama terdapat menu-menu seperti Data Petugas, Data Obat, Data

Pasien, Data Pendaftaran, dll yang bisa diakses dan digunakan oleh pengguna.

3. Tampilan Form Pasien

Pada Form ini pengguna dapat melakukan pengolahan data pasien mulai dari

menambah data pasien, mengedit, menyimpan, menghapus sampai dengan mencari

pasien. Cara untuk menambah data pasien yaitu dengan mengklik tombol „Tambah‟

kembudian dilanjutkan dengan user mengisikan data dari pasien tersebut dan diakhiri

dengan mengklik tombol „Selesai‟ jika data tidak terisi dengan lengkap maka akan

muncul suatu peringatan bahwa data harus diisi dan tidak boleh kosong. Untuk mengedit

data, user cukup sorot atau klik datagrid petugas kemudian klik tombol „Edit‟ dan maka

secara otomatis data pasien tersebut akan terisi kembali di kotak pengisian masing-

masing, dan tinggal user untuk melakukan pengeditan, setelah selesai mengedit cukup

klik tombol „Simpan‟ maka secara otomatis data pasien sudah berubah. Untuk

menghapus data, user cukup sorot datagrid atau klik data mana yang akan dihapus

kemudian klik tombol hapus maka akan ada peringatan untuk memilih menghapus atau

tidak, pilih „ya‟ dan data akan terhapus secara otomatis. Untuk melakukan pencarian

pasien, cukup memilih akan mencari berdasarkan kode atau nama pasien kemudian

tuliskan kedalam kolom yang sudah disediakan, tekan „Enter‟ dan data yang dicari akan

muncul.

Gambar 4.14 Form data Pasien

4. Tampilan Form Petugas

Form ini memiliki tombol yang sama dengan form sebelumnya yang dapat

melakukan pengolahan data meliputi, tambah petugas, edit sampai dengan hapus. Form

ini bertujuan untuk melakukan penyimpanan data petugas pasien yang bekerja di

puskesmas.

Gambar 4.15 Form Data Petugas

5. Tampilan Form Poli

Form Poli berfungsi untuk menyimpan data poli yang dimiliki oleh puskesmas

seperti poli Bp.Umum, Poli Gigi dll. Tombol didalam form ini juga tidak berbeda dengan

form dari pasien dan petugas.

Gambar 4.16 Form Data Poli

6. Tampilan Form Penyakit

Form yang berfungsi untuk menyimpan data macam penyakit sehingga

mempermudah petugas maupun dokter untuk mengetahui nama-nama penyakit, serta

form ini terdapat menu cari, sehingga mempermudah dan mempercepat dalam proses

pencarian, sedangkan untuk menu seperti tambah, edit, hapus sama seperti dengan

menu sebelumnya.

Gambar 4.17 Form Data Penyakit

7. Tampilan Form Agama

Form Agama yang berfungsi untuk menyimpan data agama yang nantinya dapat

digunakan sewaktu-waktu dalam pengisian data seperti pasien.

Gambar 4.18 Form Data Agama

8. Tampilan Form Desa

Form desa ini berfungsi dalam penyimpanan data desa sehingga pasien yang

mendaftar dapat diketahui dan dicatat data dirinya seperti berasal dari desa mana. Untuk

tombol sendiri sama dengan form lain, dapat melakukan penyimpanan, edit dan hapus.

Gambar 4.19 Form Data Desa

9. Tampilan Form Dokter

Form dokter digunakan dalam menyimpan data dokter yang berkerja di

puskesmas tersebut, dan dapat juga digunakan untuk kepentingan input pendaftaran

pasien.

Gambar 4.20 Form Data Dokter

10. Tampilan Form Obat

Penyimpanan data obat akan disimpan di form ini serta pengolahan dapat

dilakukan dengan tombol-tombol yang sudah disediakan. Disediakan menu filter obat

dimana data dapat diurutkan berdasarkan nama atau Kode.

Gambar 4.21 Form Data Obat

12. Tampilan Form Pendaftaran

Pada form ini sedikit berbeda dengan cara input form lain, pada tampilan form

pendaftaran tersebut terlihat ada 5 datagrid atau table yang berfungsi sebagai input data,

sebagai contoh: user ingin melakukan input data petugas dan disebelah kanan terdapat

table petugas, jika user ingin melakukan input data hal pertama yang dilakukan adalah

klik tombol tambah agar form aktif, selanjutnya double klik baris dari table petugas

tersebut, maka secara otomatis data yang tersorot ketika klik table akan terisi di kolom

kode petugas. Begitu juga dengan table yang lain, cara seperti ini sangat efektif apabila

user pada saat akan melakukan input data mengalami lupa dengan data yang ingin

disimpan maka disediakan table tersebut.

Gambar 4.22 Form Data Pendaftaran

Pada bagian atas dari setiap table juga terdapat kolom cari untuk mencari data yang

diinginkan user agar ketika ingin mencari data yang begitu banyak tidak akan

memperlambat waktu dan efisien, terdapat juga icon edit disetiap table, icon ini terletak

diatas disetiap table, fungsi dari icon ini adalah untuk melakukan edit table yang

dimaksud dengan cepat, sehingga user tidak perlu repot-repot untuk menutup form

terlebih dahulu.

13. Tampilan Form Pemeriksaan

Tombol menuju form pemeriksaan hanya berada didalam form pendaftaran, jadi

apabila ada seorang pasien yang sudah mendaftar maka user cukup sorot kolom pasien

tersebut yang berada didalam table kemudian klik tombol „Periksa‟ maka secara otomatis

pada form pemeriksaan kode pendaftaran dari pasien tersebut akan langsung terisi dan

user cukup melanjutkan mengisi kolom yang disediakan.

Gambar 4.23 Form Data Pemeriksaan

Form pemeriksaan berfungsi untuk melakukan penginputan lanjutan dalam pendaftaran

yang berisi keluhan sakit dari pasien meliputi input penyakit, input obat, dosis dan

catatan. Dalam kolom catatan difungsikan untuk mencatat obat tambahan yang perlu

pasien konsumsi atau bisa untuk melakukan pencatatan gejala sakit pasien.

14. Tampilan Form Laporan Per Tanggal

Form ini digunakan untuk mencetak laporan dari pendaftaran pasien dimana user

akan mengisi tanggal awal dari pendaftaran pasien sampai dengan tanggal akhir, dan

ketika tombol „preview’ maka akan tercetak laporan seperti gambar dibawah ini

Gambar 4.24 Form Laporan pe Tanggal

Dan apabila user mengklik tombol „Print Semua‟ maka seluruh input pendaftaran dari

awal sampai dengan akhir akan dicetak.

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan perancangan yang telah penulis kerjakan dan

mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sebuah aplikasi

yang dapat membantu mengelola data pasien dan proses pendaftaran pasien sehingga

memberikan kemudahan bagi pengguna dalam melakukan pendataan secara cepat dan

tepat serta kemudahan pembuatan laporan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan

yaitu :

1. Sistem yang digunakan di Puskesmas ini masih menggunakan sistem manual,

yaitu melakukan pencatatan dengan menggunakan media ballpoint dan kertas,

dari pencatatan transaksi pasien hingga laporan bulanan. Karena sistemnya

yang masih manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan arus informasi dan

kemungkinan terjadinya kesalahan pengolahan data cukup besar.

2. Sistem ini dapat mendukung kinerja proses pengolahan data Pasien pada

Puskesmas tersebut menjadi lebih efisien, seperti pencarian, pencatatan dan

pembuatan laporan.

Sistem Informasi Puskesmas ini dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan

terhadap konsumen terutama dalam proses transaksi Pendaftaran Pasien.

3. Pada mekanisme testing terhadap aplikasi ini, telah dibuat sesederhana mungkin

sehingga dalam proses pengoprasiannya, user tidak akan mengalami kesulitan

yang mengakibatkan kesalahan pengoprasian.

5.2 Saran

Pengolahan data yang dilakukan menggunakan sarana komputer sebagai alat

bantu dalam sistem pencatatan pasien, maka agar program ini dapat selalu berjalan

dengan baik maka saran yang perlu diperhatikan dalam penggunaan sarana komputer

sebagai berikut :

1. Diperlukan kedisiplinan untuk menjalankan sistem yang telah dibuat dengan lebih

teliti dalam penginputan dan pemahaman data sehingga sistem dapat berjalan

dengan baik tanpa ada kesalahan.

2. Melakukan pemeliharaan terhadap Hardware dan Software secara berkala dan

benar agar terhindar dari kerusakan yang nanti akan berdampak pada kinerja

sistem.

3. Dalam sistem Informasi Puskesmas ini masih terdapat kekurangan seperti

pembuatan laporan berupa Grafik yang belum dapat dilakukan. Hal ini dapat

diperbaiki maupun dilengkapi untuk pengembangam selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta,Hanif.2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : ANDI Offset

Jogiyanto, HM, 2005 :700 Data Flow Diagram

Jogiyanto H.M.2005.Sistem Teknologi Informasi Edisi II, Yogyakarta : ANDI Offset

Sunyoto,Andi.2007.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL.Yogyakarta : ANDI Offset