ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI...
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE
Naskah Publikasi
disusun Oleh
Sari Haryanto
06.12.1513
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM IN PRINTING SALES ONE I ONE
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PERCETAKAN ONE I ONE
Sari Haryanto
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Now is the development of science and technology runs fast sting, resulting in people's lives increasingly encouraged to create a new or a better than ever. One example is the development of technology in the field of computer.Di where computers are used to solve problems - problems that exist such as the printing press in managing the data - data in need of a good data processing system making it easier for people to obtain information. In general, every printing need information systems that can provide accurate and useful information for a smooth printing nets tersebut.Percetakan One First One is printing in the field of sales. At the time of printing this manual One First One is still in the process penyimpananya not use the sales information system integrated with the data base so that will complicate the process of processing information about the goods sold. Authors in the practical work in the printing One First One is proposing a sales information system berkomputerisasi and integrated with data bases, so facilitate the processing of sales information, which will impact on the increasingly rapid process percetakan.System that will work in this proposed using Visual Basic programming language 6.0 with the integration of data base using Microsoft accses, and Using Data Report in making the report
.
Keywords: Information Systems, computer, though the data,
management
1.Pendahuluan
Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan
Informasi. Perkembangan teknologi informasi dan komputer saat ini telah mempengaruhi
diberbagai bidang kehidupan manusia dan diperlukan sebagai sarana pendukung untuk
memperoleh informasi secara cepat dan akurat yang dapat menunjang manusia untuk
menyelesaikan suatu permasalahan.
Percetakan adalah sebuah proses industri untuk memproduksi secara massal
tulisan dan gambar, terutama dengan tinta di atas kertas menggunakan sebuah mesin
cetak. Banyak brosur, flyer, spanduk dan kaos sekarang ini biasanya dicetak
menggunakan teknik percetakan offset. Image yang akan dicetak di print diatas film lalu
di transfer ke plat cetak.
Percetakan One I One merupakan salah satu jenis percetakan yang berada di
Yogyakarta. Pada percetakan One I One menyediakan berbagai jasa percetakan mulai
dari jasa pembuatan brosur, flyer, spanduk, undangan, dan lain-lain.
Pada perkembangannya percetakan ini masih menggunakan sistem pembayaran
secara manual dengan hanya menggunakan alat tulis, kalkulator dan nota kertas saja
untuk transaksi. Untuk laporan percetakan ini masih menggunakan data dari copyan
nota – nota kertas yang dikumpulkan setiap bulannya.
Analisis dan Perancangan Sistem Transaksi Pada pecetakan One I One adalah
suatu proses sistem pembayaran dari sistem manual ke sistem komputer. Dalam sistem
ini user dapat mengolah data pembayaran dengan komputer dan dapat mengetahui hasil
transaksi dalam setiap waktu yang ditentukan berupa rekapitulasi transaksi atau lebih
sering disebut laporan. Waktu yang diperlukan untuk mengolah data tersebut jauh lebih
cepat dari sistem manual.
Oleh karena itu ” Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Percetakan One I One “ dirasa perlu dibuat suatu sistem untuk pemecahan masalah
transaksi pembayaran manual pada pecetakan One I One. Dengan sistem ini akan
didapat suatu informasi dari suatu data yang lebih cepat, tepat dan akurat.
2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yaitu
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan
untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian
yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item
penggerak. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari,
dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal,
dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam
pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki
hubungan di antara mereka.1
2.1.2. Karakteristik Sistem
Perkembangan Teknologi Informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan
Informasi dan pertumbuhan tingkat kecerdasan manusia yang semakin kompleks.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu:
3. Analisis dan Perancangan sistem
3.1. Analisis Sistem 3.2.1 Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem memiliki pengertian dari ahlinya, yaitu menurut Drs. Komarudin,
Analisis Sistem adalah susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu
sama lainnya serta prosedur – prosedur yang berkaitan untuk melaksanakan dan
memudahkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi.
Langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem, terdiri dari:
• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
• Understand, memahami kerja dari sistem yang ada
• Analyze, menganalisis sietem 1 http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem
• Report, membuat laporan hasil analisis
3.1.2 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah harus dilakukan pertama kali, yaitu pada tahap awal pembuatan
sistem untuk mengetahui masalah-masalah yang akan menghambat sistem untuk
mencapai tujuan dari sistem yang akan dibuat.
3.2.2.1 Permasalahan yang Timbul
Dari sistem informasi penjualan yang sudah ada dapat menimbulkan masalah seperti
berikut:
1. Proses dari sistem informasi penjualan masih menggunakan cara manual,
sehingga akan memakan waktu yang lama untuk mengolah data.
2. Terdapat kesalahan dalam melakukan perhitungan.
3.2.2.2 Identifikasi Penyebab Masalah
Penyebab dari masalah tersebut adalah karena sistem informasi penjualan yang
sudah ada belum terkomputerasi atau masih dilakukan dengan cara manual.
3.2.5.4.2. Metode periode pengembalian (Payback Period)
Metode periode pengembalian merupakan metode yang bernilai proyek investasi
dengan dasar lamanya. Investasi tersebut dapat ditutup dengan aliran – aliran kas
masuk. Disamping itu metode ini juga untuk mengukur seberapa cepat investasi
akan kembali.
Adapun perhitungan dengan metode ini sebagai berikut :
Nilai investasi = Rp 5.600.000,-
Proceed tahun - 1 = Rp
Sisa investasi tahun - 2 = Rp 2.800.000,-
2.800.000,- (-)
Sisa investasi tahun - 2 tertutup oleh proceed tahun - 2 sebagian sebesar Rp
4.180.000,- yaitu :
Rp 2.800.000,-
X 12 bulan
Rp 4.180.000
= 8,04 bulan
Jadi payback period investasi ini adalah 1 tahun 8 bulan 1 hari.
3.2.5.4.3. Metode Pengembalian Investasi (Return of Investment)
Metode ini digunakan untuk mengukur presentase manfaat yang dihasilkan
proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Total Manfaat – Total Biaya
ROI = X 100%
Total Biaya
Jika ROI > 0 maka proyek dapat diterima
Manfaat tahun ke - 1 = Rp 3.400.000,-
Manfaat tahun ke - 2 = Rp 4.775.000,-
Total Manfaat = Rp 8.175.000,-
Sedangkan Total biaya :
Biaya tahun ke - 0 = Rp 5.600.000,-
Biaya tahun ke - 1 = Rp 600.000,-
Biaya tahun ke - 2 = Rp 575.000,- +
Total Biaya = Rp 6.775.000,-
Rp 8.175.000,- – Rp 6.775.000,-
ROI = X 100%
Rp 6.775.000,-
ROI = 20,66%
Hasil ROI > 0, berarti proyek sistem ini dapat diterima, karena sistem
baru ini dapat memberikan keuntungan sebesar 20,66% dari biaya
investasi.
3.2.5.4.4. Metode Nilai Sekarang (Net Present Value)
Metode Nilai Sekarang Bersih atau New Present Value ini merupakan metode
yang memperhatikan nilai waktu dan uang.
Rumus Metode ini, yaitu :
NPV = – Nilai Proyek + Proceed 1 + Proceed 2
( 1 + i )1 ( 1 + i )
Keterangan
2
NPV: Net Present Value
i : Tingkat Bunga Diskonto = 7% (www.bi.go.id)
n : Umur Ekonomis Investasi
Berikut adalah rincingan perhitungan NPV proyek tersebut :
NPV = - RP 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-
(1 + 0,07) (1 + 0,07)
= - Rp 5.600.000,- + Rp 2.800.000,- + Rp 4.180.000,-
1,07 1,14
= - Rp 5.600.000,- + Rp 2616822,43 + Rp 3.666.666,67
= Rp 683.489,1
Dari hasil perhitungan NPV diatas maka dapat disimpulkan bahwa proyek ini
Feasible (Layak) dilaksanakan karena akan diterimakan nilai sebesar Rp
683.489,1
Hasil perhitungan ketiga metode analisis adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3 Hasil Analisis Biaya dan Manfaat
No Metode Biaya dan
Manfaat Nilai Keputusan
1 Payback Period 1 tahun 8 bulan
1`hari LAYAK
2 Return on Investment 20,66% LAYAK
3 Net Present Value Rp 683.489,1 LAYAK
3.3. Perancangan Sistem 3.3.1 Flowchart
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Penjualan yang diusulkan
Simbol Flowchart
= Simbol untuk dokumen file yang berupa kertas, misalnya hasil print
= Simbol untuk proses komputer
= Simbol untuk pemasukan melalui Keyboard
= Simbol untuk sumber data atau tujuan data
= Arah / arus
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) 3.3.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Penjualan
Gambar diatas adalah gambar diagram konteks sistem informasi penjulan pada
percetakan One I One dimana karyawan berinteraksi langsung dengan sistem.
Seorang user atau karyawan menginputkan data d dan mengolahnya ke dalam sistem
atau output eksekusi program ditunjukkan kepada manajer yang berupa laporan-
laporan. Manajer tidak bisa menggantikan kerja operator, dalam sistem ini manajer
hanya sebagai penerima laporan saja.
3.3.2.2 Diagram Level 1
Gambar 3.4 Diagram Level 1
Dari gambar 3.4 diatas terdapat beberapa proses. Pertama adalah karyawan
melakuakan proses 1 sampai dengan 7 adalah proses input data yang kesemua
data tersebut akan diolah untuk disimpan dalam database. Selanjutnya terdapat
proses 8 sampai dengan 14 yaitu mengolah data yang diperoleh dari database
untuk memperoleh laporan, dimana laporan tersebut akan diberikan kepada
suplier, manajer, dan pelanggan.
3.3.3 Normalisasi
Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvadilasi model data. Normalisasi
dilakukan agar basis data yang akan diterapkan dapat digunakan dan dioperasikan
dengan efesien, mudah dan tidak mengalami anomali atau keanehan. Normalisasi
dimulai dengan menganalisa tabel dalam bentuk tidak normal.
3.3.3.1 Normalisasi bentuk pertama
Normalisasi bentuk pertama mempunyai ciri – ciri yaitu data yang dibentuk dalam
suatu record mempunya nilai dari field berupa alamat value atau tidak merupakan
atribut yang berulang atau atribut yang bernilai ganda (Multi Value)
Tabel 3.4 Normalisasi Bentuk Pertama
Kd_Jasa
Nama_Jasa
Tarif
Jenis
Deskripsi
NIP
Nama_Pelanggan
Alamat_Pelanggan
No_Telp
Tgl_Member
NIK
Nama_Karyawan
Alamat_Karyawan
Telepon
Password
No_Nota
Tgl_Transaksi
Tot_Transaksi
Diskon
NIS
Nama_Supplier
Alamat_Supplier
Kontak
Keterangan
Kd_Barang
Nama_Barang
Harga_Barang
Satuan
No_kwitansi
Tgl_Beli
Total
3.3.3.2 Bentuk Normal Kedua
Bentuk normal kedua yaitu atribut non-key bergantung secara fungsional kepada
primary ke dan tidak ada atribut yang tergantung pada sebagian dari primary key.
Bentuk normal kedua adalah:
Tabel 3.5 Normalisasi Bentuk Kedua
3.3.3.3 Normalisasi Bentuk Ketiga
Normalisasi bentuk ketiga merupakan pengembangan dari bentuk normalisasi kedua.
Bentuk normalisasi ketiga mempunyai syarat setiap tabel tidak mempunya field yang
bergantung transitif maksudnya hanya bergantung pada primery key.
ketergantungan yang transitif. Artinya data-data yang mungkin diisi berulang-ulang dapat
dibuat sebuah tabel baru.
Tabel 3.6 Normalisasi Bentuk Ketiga
3.4.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel
4.1 Pengertian Implementasi Implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya
nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan.Tujuan dari
tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan
rancangan yang telah di tentukan. Implementasi merupakan langkah awal untuk menentukan
jangka waktu yang diperlukan dalam tahap implementasi. Adapun kegiatan yang dilakukan
dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut:
1. Menerapkan rencana implementasi
2. Melakukan kegiatan implementasi
3. Tindak lanjut implementasi
4.2 Rencana Implementasi Kegiatan implementasi agar dapat beroperasi sesuai dengan yang direncanakan maka
diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi, adapun jadwal kegiatan implementasi adalah
sebagai berikut :
Tabel 4.1 Jadwal Implementasi Sistem
Jenis Kegiatan
Waktu
Minggu ke
1 2 3 4
1. Pengetesan program
2. Instalasi Hardware & Software
3. Pengetesan Sistem
4. Pelatihan Personil
5. Konversi Sistem
6. Pemeliharaan Sistem
4.3 Manual Program 4.4 Pembuatan manual program dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau
mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penuntun bagi pemakai yang akan
menggunakannya. 4.4.1. Form Login
Gambar 4.3 Form Login
Pada form login user harus memasukkan nama dan password untuk mendapatkan akses
sistem. Apabila seorang user sudah memasukkan nama dan password maka akan
dilakukan pengecekan apakah nama dan password tersebut sesuai dengan data yang ada
di dalam database. Jika tidak sesuai maka akan muncul peringatan "GAGAL MEMASUKI
SISTEM, MUNGKIN NAMA ATAU PASSWORD SALAH!". Jika sudah benar maka akan
tampil menu utama dari aplikasi ini. Tetapi jika tidak mempunyai akun pada sistem user bisa
membuat akun baru dengan memilih “BUAT ID BARU”. Dan jika ingin mengganti Password
maka user tinggal memilih “UBAH PASSWORD”.
4.4.2 Form Menu Utama
Gambar 4.4 Form Menu Utama
Form Menu Utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan Nama dan Password
dengan benar. Pada form menu utama terdapat 5 menu bar, yaitu :
• File, terdiri dari sub menu logout dan keluar
• Transaksi, terdiri dari sub transaksi umum dan pembelian.
• Master, terdiri dari sub data karyawan, data pelanggan, data suplier, data jasa, dan
data barang.
• Laporan-Laporan, terdiri dari sub menu cetak member, laporan data pelanggan, daftar
jasa, daftar barang, laporan transaksi per tanggal, laporan pembelian per tanggal.
• About, yang menjelaskan tentang versi program.
4.4.2. Form Input Transaksi Pembayaran
Gambar 4.5 Form Transaksi Pembayaran
5.1. Kesimpulan
Penulis membuat suatu aplikasi pada skripsi ini, yang berfungsi sebagai sistem
informasi penjualan pada Percetakan One I One. Aplikasi ini digunakan sebagai pengganti
sistem lama yang masih menggunakan cara manual atau belum terkomputerisasi. Dengan
sistem yang telah diterapkan ini, penulisa menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan
keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan. Dengan sistem baru
keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data,
dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang
dihasilkan menjadi lebih berkualitas.
2. Aplikasi Sistem Informasi Transaksi Penjualan ini dapat digunakan untuk membantu
kinerja karyawan yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi pembayaran dan
data pendukung lainnyal.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sistem yang selama ini
berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung
kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien.
5.2. Saran
Dengan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data Transaksi yang
dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.
2. Aplikasi Sistem Pengolahan Data Transaksi yang penulis usulkan harus dapat diterapkan
dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data Transaksi serta menyajikan
informasi yang dibutuhkan.
3. Keamanan data harus selalu diperhatikan. Karena data yang bersifat rahasia harus selalu
mendapatkan perlindungan yang sangat kuat.
Demikianlah kekurangan-kekurangan dan sedikit saran penulis dalam pendesainan
sistem informasi Transaksi pada One I One Offset. Penulis mengharapkan agar kiranya teman-
teman dan pembaca sekalian dapat memberikan saran serta kritik yang sifatnya membangun
dalam upaya menyempurnakan sistem informasi ini nantinya. Semoga aplikasi ini dapat
berguna dan dimanfaatkan sebaik-baiknya.
DAFTAR PUSTAKA
Madcoms. 2005. Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Wahana Komputer. 2007. Pengembangan Aplikasi Database dengan Microsoft Office Access 2007.
Yogyakarta: Penerbit Andi.