ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATABASE BERBASIS WEB

UNTUK SISTEM PAYROLL PADA PT. SKYWORX INDONESIA

Lucky Binus Unversity, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Andrew Gunawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

dan

Edy Syahputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstrak

Tujuan penelitian ialah mengembangkan sebuah prototipe aplikasi database untuk sistem payroll berbasis web yang dapat menangani informasi mengenai sistem payroll dan merancang suatu sistem yang memudahkan dalam pengolahan informasi dalam suatu perusahaan. Metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan basis data berdasarkan pada Database Application Lifecycle yang diambil dari buku karangan Connolly & Begg yang meliputi requirement collection and analysis, conceptual database design, logical database design, DBMS selection, physical database design, dan implementation. Hasil yang dicapai yaitu rancangan basis data dan sebuah prototipe aplikasi database berbasis web untuk sistem payroll yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Simpulan yang didapat adalah dengan analisis dan perancangan aplikasi database berbasis web untuk sistem payroll, maka perusahaan dapat mengurangi waktu perhitungan gaji, mempermudah penyimpanan informasi payroll, mengelola informasi data karyawan, pembuatan laporan, dan mengelola data kontak perusahaan dengan lebih baik. Kata kunci : analisis, perancangan, aplikasi, database, payroll

1. 1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

PT. Skyworx Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang

software and IT system development yang menyediakan jasa dalam pengembangan sistem

IT pada perusahaan lain dan jasa pembuatan custom software. Dalam proses bisnis

hariannya, perusahaan ini melaksanakan proyek-proyek dalam pengembangan sistem IT

dan custom software serta memberikan jasa outsourcing bagi perusahaan-perusahaan lain

yang membutuhkan tenaga kerja dalam bidang IT.

Sistem payroll yang ada di suatu perusahaan nantinya akan melakukan proses

pengolahan informasi yang didapat dari data-data seperti data pegawai, absensi, cuti, izin,

lembur, tunjangan, pinjaman, bonus, pajak, dan lain sebagainya. Pada PT. Skyworx

Indonesia data terkait dengan sistem payroll ini belum diolah menggunakan sebuah basis

data. Proses penyimpanan data mengenai proses bisnis yang mereka lakukan khususnya

payroll masih terbagi menjadi dua tipe penyimpanan yaitu penyimpanan berupa file MS

Office pada masing-masing komputer tiap divisi dan ada juga yang masih menggunakan

penyimpanan manual (dengan menggunakan kertas) pada lemari arsip.

Seiring perkembangan waktu dan perkembangan organisasi, ditemukan beberapa

masalah terkait dengan sistem lama yang digunakan diantaranya adalah besarnya peluang

untuk kehilangan data karena belum adanya sistem pengamanan terhadap data, besarnya

kemungkinan didapatkannya data yang tidak konsisten dikarenakan adanya duplikasi

terhadap data yang sama , dan kebutuhan ruang penyimpanan terhadap data manual

(berupa kertas) pun akan bertambah.

Hal-hal tersebut yang pada akhirnya mengakibatkan perusahaan akan mengalami

kesulitan dalam mendapatkan dan mengolah informasi yang ada. Oleh karena itu, PT.

Skyworx Indonesia membutuhkan suatu basis data dan aplikasi yang dapat

mempermudah proses penyimpanan dan pengolahan informasi mengenai payroll

termasuk informasi-informasi lainnya yang terkait seperti data karyawan, absensi,

pinjaman, tunjangan, lembur, cuti, izin, dan lainnya.

1.2 Ruang Lingkup

Penelitian skripsi ini dilakukan di PT. Skyworx Indonesia, yang bergerak dalam

bidang IT Solution yang beralamatkan di Gedung Binareka, Lantai 4 Jl. Tanah Abang

IV/32 Jakarta 10160. Proses bisnis yang akan diteliti adalah sistem payroll meliputi data

karyawan, absensi karyawan, gaji, pajak, tunjangan karyawan, pinjaman, bonus,

tunjangan hari raya, cuti, izin, lembur, sampai dengan pencetakan laporan seperti slip

gaji beserta laporan-laporan lain yang berkaitan dengan gaji pegawai. Ditambah dengan

modul untuk pembuatan nomor surat secara sistematis dan manajemen kontak partner

perusahaan. Jaringan yang nantinya akan digunakan dalam penelitian ini adalah jaringan

internal dari PT. Skyworx Indonesia (Intranet).

1.3 Tujuan

Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah:

1. Mengembangkan suatu aplikasi database berbasis web untuk menangani informasi

mengenai sistem payroll.

2. Merancang sebuah sistem informasi yang memudahkan dalam pengolahan

informasi dalam suatu perusahaan.

3. Membuat prototipe aplikasi payroll.

1.4 Manfaat

Manfaat yang dapat diperoleh dai penulisan skripsi ini adalah :

1. Memudahkan pimpinan untuk mengetahui secara lebih detail dan jelas mengenai

data pegawainya dan berbagai informasi penting yang berkaitan dengan pegawai

tersebut.

2. Memudahkan pegawai dalam melakukan absensi, pengajuan izin/cuti, memperbarui

data diri.

3. Mempermudah dalam menjalankan proses bisnis perusahaan terutama dalam

lingkup sistem payroll.

4. Mempermudah pegawai administrasi dalam melaksanakan tugas harian terutama

dalam proses surat-menyurat dan melakukan manajemen nomor kontak partner

perusahaan.

1.5 Metodologi

Metodologi Perancangan Sistem Basis Data didasarkan pada Database

Application Lifecycle (DBLC) yang diambil dari buku yang berjudul “Database Systems :

A Practical Approach to Design, Implementation, and Management” (Connolly & Begg,

2005). DBLC (Database Application Lifecycle) terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1. Requirement Collection and Analysis

Dalam tahapan ini digunakan metode pengumpulan dan analisis kebutuhan

berdasarkan Fact-Finding Techniques. Dengan cara mempelajari dokumen

perusahaan (Examining Documentation) serta melakukan wawancara (Interviewing)

dengan para karyawan yang terlibat dalam sistem yang sedang berjalan guna

mendapatkan informasi yang dibutuhkan sehingga informasi tersebut dapat diyakini

kebenarannya.

2. Conceptual Database Design

Mendeskripsikan data apa yang disimpan dalam database dan relasi antar data.

3. Logical Database Design

Mendeskripsikan bagaimana data disimpan dalam database (struktur data,

organisasi file).

4. DBMS Selection

Memilih sistem piranti lunak yang sesuai dengan kebutuhan.

5. Physical Database Design

Mendeskripsikan struktur storage dan metode akses untuk mengakses data

secara efisien.

6. Implementation

Menerapkan rancangan basis data yang telah dibuat ke dalam suatu aplikasi.

2. Perancangan 2.1 Perancangan Basis Data Konseptual

Tahapan perancangan basis data konseptual yang dilakukan adalah :

1. Mengidentifikasi tipe entitas

2. Mengidentifikasi tipe relationship

3. Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut suatu entitas

4. Menentukan domain atribut

5. Menentukan candidate key dan primary key

6. Mempertimbangkan konsep enhanced modelling (optional)

7. Memeriksa model dari redudansi

8. Memvalidasi model konseptual lokal dengan transaksi user

9. Melakukan peninjauan ulang model data konseptual dengan user

Setelah melakukan tahapan-tahapan diatas, dihasilkan suatu model ERD

konseptual sebagai berikut :

Karyawan

KaryawanID

HistoriJabatan

HistoriID

Jabatan

JabatanID

Departement

DepartementID

Absensi

AbsensiID

Cuti

CutiIDLembur

LemburID

Tunjangan

TunjanganID

Potongan

PotonganID

Pinjaman

PinjamanID

PPH

PPHID

Salary

SalaryID

HariKerja

HariKerjaID

Surat

NoSurat

Contact

NoContact

JenisSurat

JenisSuratID

memiliki

mensupervisi

memiliki

memiliki

menjabat

menerima

menerimamenerima

melakukan

memiliki

mengajukan

melakukanmembuat

memiliki

memiliki

mempengaruhimempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhimempengaruhi

◄

0..*

1..1

1..11..11..11..1

1..1 1..1 1..1

1..1

1..*

0..*

0..*

0..*

1..*

1..*

1..*

0..*

0..*

0..*

1..1

1..1

1..1

1..1

1..*

1..*

1..*

1..*

1..* 1..*

1..1

1..11..*

1..*

1..*

1..*

0..*

0..1

1..1

1..1

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

1..*1..1

1..1

0..*

JenisTunjangan

JenisPotongan

◄

Manager

Ijin

IjinID

mengajukan

1..1

0..*

◄

2.2 Perancangan Basis Data Logikal

Tahapan perancangan basis data logikal yang dilakukan adalah :

1. Membuat relasi untuk model data logikal

1.1 Tipe entitas kuat

1.2 Tipe entitas lemah

1.3 Hubungan binary entitas one-to-many (1:*)

1.4 Hubungan binary entitas one-to-one (1:1)

1.5 Hubungan rekursif entitas one-to-one (1:1)

1.6 Hubungan binary many-to-many (*:*)

1.7 Tipe relasi kompleks

1.8 Multi-valued attributes

2. Memvalidasi relasi dengan menggunakan normalisasi

3. Memvalidasi relasi dengan transaksi user

4. Memeriksa integrity constraint

5. Melakukan peninjauan ulang logikal data model dengan user

Setelah melakukan tahapan – tahapan diatas, dihasilkan suatu model ERD logikal

sebagai berikut :

2.3 Perancangan Basis Data Fisikal

Tahapan perancangan basis data fisikal yang dilakukan adalah :

1. Menerjemahkan model data logikal untuk DBMS yang digunakan

1.1 Merancang relasi dasar

1.2 Merancang representasi derived data

1.3 Merancang general constraint

2. Merancang representasi fisikal desain

2.1 Menganalisis transaksi

2.2 Memilih organisasi file

2.3 Memilih index

2.4 Memperkirakan kebutuhan disk space

3. Merancang user view

4. Merancang mekanisme keamanan

3. Implementasi 1. Spesifikasi Hardware

1. Spesifikasi server

Spesifikasi komputer server agar aplikasi dapat berjalan dengan baik adalah :

• Processor : Intel Core2Duo 2,4Ghz

• RAM Memory : Kingston DDR2, 2x1 GB

• Harddisk : Seagate SATA II 500 GB 4 MB

• Casing : Cooler Master Mid Tower

2. Sepesifikasi client

Spesifikasi komputer client agar aplikasi dapat berjalan dengan baik adalah :

• Processor : Intel DualCore E2200 2,2Ghz

• RAM Memory : Kingston DDR2 512 MB

• Harddisk : Seagate SATA II 80 GB 2 MB

• Casing : PowerLogic AZURA 3000 450W

• Keyboard : PowerLogic Keyboard

• Mouse : Optical mouse

2. Spesifikasi Software

Software yang digunakan agar aplikasi dapat berjalan dengan baik :

1. OS Windows 7 32bit

2. Browser Mozilla Firefox 9.0.1

3. XAMPP 1.74

4. Adobe PDF Reader 10.1

4. Evaluasi Berikut adalah hasil evaluasi yang dilakukan kepada para pengguna sistem kami,

diantaranya adalah pegawai HRD, Manager, Admin :

Nama Modul Penilaian User HRD Manager Admin

Home Cukup Sesuai Sesuai Employee Sesuai Cukup - Absensi Sesuai Sesuai - Account Sesuai Sesuai - Cuti Sesuai Sesuai - Izin Sesuai Sesuai - Lembur Cukup Cukup - Surat - - Sesuai Contact - - Sesuai Pinjaman Cukup - - Potongan Cukup - - Tunjangan Sesuai - - Payroll Cukup Cukup -

Ada beberapa perbaikan yang dilakukan setelah evaluasi terhadap para pengguna

sistem yang kami buat, diantaranya adalah :

1. Perubahan penempatan logo

2. Perubahan urutan menu-menu pada layar utama

3. Perubahan penempatan tombol absensi dari layar utama ke halaman absensi

4. Penambahan field PIC dan Keterangan pada tabel Surat

5. Penambahan field Keterangan pada tabel Contact

5. Simpulan Dari hasil analisis, perancangan, implementasi dan evaluasi, dapat ditarik

beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Penggunaan basis data sudah tidak terbatas pada bagian tertentu saja,

penyimpanan data mengenai prosedur-prosedur yang sedang berjalan seperti data

karyawan (history pendidikan, pembuatan project, pengalaman kerja, bahasa yang

dikuasai), absensi karyawan, history jabatan karyawan, cuti, izin, pinjaman,

tunjangan, lembur, pajak, gaji pegawai, nomor kontak partner perusahaan, beserta

nomor surat yang pernah dikirim oleh perusahaan sudah tersimpan menggunakan

basis data.

2. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat mempermudah dalam proses

pengecekan surat yang pernah dikirim oleh perusahaan dan mempermudah dalam

proses pencarian nomor kontak partner perusahaan karena bagian administrasi

tidak perlu melakukan pengecekan dokumen secara manual lagi.

3. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat sudah menerapkan sistem

keamanan berupa authentification dan authorization untuk melindungi data dari

pihak-pihak yang tidak berwenang. Untuk menggunakan aplikasi ini pun user

harus melalui proses login terlebih dahulu sehingga hanya user yang diizinkan

saja yang bisa menggunakan aplikasi ini.

4. Rancangan aplikasi database yang telah dibuat dapat membantu mengurangi

waktu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu tugas karena aplikasi yang

dibuat sudah dilengkapi dengan fasilitas search dan sort sehingga user tidak perlu

melakukan proses pencarian data dengan membuka file satu per satu.

5. Rancangan aplikasi yang telah dibuat dapat menampilkan data history seperti

history pendidikan, jabatan, pembuatan project, maupun data history payroll

beserta rinciannya gaji yang didapat.

6. Rancangan aplikasi yang telah dibuat dapat mengurangi waktu perhitungan gaji,

pembuatan report (slip gaji).

7. Rancangan aplikasi yang telah dibuat mempermudah dalam pembuatan nomor

surat.

Daftar Pustaka

[1] Connolly, T.M. & Begg, C.E. (2005). Database System : A Practical Approach to

Design, Implementation, and Management. Fourth Edition. Addison Wesley Inc,

United States of America.

[2] Cushing, B.E. (1991). Accounting Information System, 6th Edition. Addison Wesley

Publishing Co.

[3] Dessler, G. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi ke-7. Prentice Hall.

New Jersey.

[4] Dessler, G. (2003). Human Resource Management, Ninth Edition. Prentice Hall. New

Jersey.

[5] Eaglestone, B. & Ridley, M. (2001). Web Database Systems. McGraw-Hill Publishing

Co, New York.

[6] George, J.A., Joey, F. & Valacic, H. (1996). Modern Systems Analysis and Design.

Reading : The Benjamin / Cummings Publishing Company.

[7] Hasibuan, M.S.P. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia : Dasar dan Kunci

Keberhasilan . Edisi 9 . PT. Toko Gunung Agung . Jakarta.

[8] Kadir, A. (2000). Konsep dan Perancangan DATABASE, Edisi Pertama. Andi,

Yogyakarta.

[9] Kadir, A. (2004). Dasar Pemrograman Web Dinamis dengan JSP (Java Server

Pages). Andi, Yogyakarta.

[10] Laudon, K. & Laudon, J. (2003) .Essentials of Management Information Systems :

New Approaches to Organization and Techology, Fifth Edition. Prentice Hall.

Upper Saddle River, New Jersey.

[11] Lucas, H.C., Jr (1993) Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi ke-3 Erlangga,

Jakarta.

[12] McLeod, R.,Jr. (1998). Management Information Systems, 7th Edition, Prentice –

Hall Inc A Simon & Schuster Company. Upper Saddle River. New Jersey.

[13] McLord, R.,Jr (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Edisi Bahasa Indonesia.

PT. Prenhallindo, Jakarta.

[14] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi ke 3, Cetakan ke 3. Salemba Empat,

Jakarta.

[15] Noe, R., Hollenbeck, A., John, R.G., Wright, B. & Mullen, P. (2000). Human

Resource Management : Gaining A Competitive Advantage. Third Edition.

McGraw-Hill. NewYork.

[16] O’Brien, J.A. (2003). Introduction to Information System. Eleventh Edition.

MgGraw-Hill Inc, New York.

[17] Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information Systems.

Pearson Education, Inc, Upper Saddle River, New Jersey.

[18] Turban. (2003). Introduction to Information Technology. Second Edition. John

Wiley & Sons, Inc.

[19] Whitten, J.L., Bentley, L.D., & Dittman, K.C. (2004). System Analysis and Design

Methods, 6th edition. Mc-Graw-Hill, New York.

[20] Yourdon, E. (1989). Modern Structured Analysis. Second Edition. Prentice Hall.

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED DATABASE APPLICATION FOR

PAYROLL SYSTEM AT PT. SKYWORX INDONESIA

Lucky Binus Unversity, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Andrew Gunawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

and

Edy Syahputra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia

Abstract

The research objectives are to develop a web-based database application prototype for payroll system that can handle information about the payroll system and design a system that facilitates the processing of information on a company. Design method used is the database design method based on the Database Application Lifecycle taken from the book by Connolly & Begg which include the requirement collection and analysis, conceptual database design, logical database design, DBMS selection, physical database design, and implementation. The result that achieved is a database design and web-based database applications prototype for payroll system that fits the needs of the company. Summary that concluded is with the analysis and design of web-based database applications for payroll system, the company can reduce the time of calculation of salaries, simplify the payroll information storage, manage employee information data, preparing reports, and manage corporate partner contact data with better. Key words : analysis, design, application, database, payroll

1. 1. Introduction

1.1 Background

PT. Skyworx Indonesia is a company engaged in software and IT system

development that provides services in IT systems development to other companies and

creating custom software. In the daily business processes, the company is implementing

projects in the development of IT systems and custom software and providing

outsourcing services for other companies that need workers in the IT field.

Payroll system in a company will be doing the processing of information obtained

from data such as employee data, attendance, leave, permit, overtime, allowances, loans,

bonuses, taxes, and so forth. At PT. Skyworx Indonesia data related to the payroll system

has not been processed using a database. The process of storing data about the business

processes that they do, especially payroll is divided into two types of storage which is the

storage form of MS Office files on each computer of each division and there is also

manual storage that still use (using paper) on a file cabinet.

As development time and organization growth, has been found several problems

related to the old system that used including the amount chances to lose data because of

the lack of data security systems, the magnitude of potential acquisition of inconsistent

data due to the duplication of the same data, and storage space requirements of the

manual data (paper form) will increase.

Those things that eventually lead the company would having trouble in obtaining

and processing information. Therefore, PT. Skyworx Indonesia requires a database and

applications that can ease the process of storing and processing information about the

payroll, including other related information such as employees data, attendance, loans,

allowances, overtime, leave, permission, and others.

1.2 Scope

This thesis research was conducted at PT. Skyworx Indonesia, which is engaged

in IT Solution located in Binareka Building, 4th level, Jl. Tanah Abang IV/32 Jakarta

10160. Business processes being researched is the payroll system includes employee

data, employee attendance, payroll, taxes, benefits, loans, bonuses, holiday allowances,

leave, permit, overtime, up to the printing of reports such as salary slip along with other

reports relating to salaries. Added with a module for making mail numbers systematically

and company partner contact management. The network that will be used in this research

is the internal network from the PT. Skyworx Indonesia (Intranet).

1.3 Purpose

The purpose of writing this thesis are:

1. Develop a web-based database application to handle information about the payroll

system.

2. Designing an information system that facilitates the processing of information in a

company.

3. Building a prototype of payroll application.

1.4 Benefit

The benefits of writing this thesis are :

1. Ease leaders to knowing data about the employees more detail and clearly and other

important information relating to the employee.

2. Facilitate the employee in doing attendance, submission of permission / leave,

update the data themselves.

3. Ease in running the company's business processes, especially in the scope of payroll

system.

4. Facilitate the administrative staff in conducting daily tasks, especially in the process

of mailing and company partner contact number management.

1.5 Research Method

Database System Design Methodology based on Database Application Lifecycle

(DBLC) taken from a book titled “Database Systems : A Practical Approach to Design,

Implementation, and Management” (Connolly & Begg, 2005). DBLC (Database

Application Lifecycle) consists of several stages:

1. Requirement Collection and Analysis

In this stage are used the needs collection and analysis methods based Fact-

Finding Techniques. By way of studying the company document (Examining

Documentation) and conducted interviews (Interviewing) with the employees

involved in the running system in order to obtain the necessary information so that

information can be believed to be the truth.

2. Conceptual Database Design

Describe and create a model from the information that used.

3. Logical Database Design

Create a model from the information that used in specific model data and

relation among data.

4. DBMS Selection

Selecting a software system that fits the needs.

5. Physical Database Design

Describe how data is stored in the database (data structures, file

organization)

6. Implementation

Implementing a database design that have been made into an application.

2. System Design 2.1 Conceptual Database Design

Conceptual database design consists of:

1. Identify the entity type

2. Identify the type of relationship

3. Identify and associate attributes of an entity

4. Determine the the attributes of domain

5. Indentify candidate key and primary key

6. Considering the concept of enhanced modelling (optional)

7. Check the model from the redundancy

8. Validating local conceptual model with user transaction

9. Review the conceptual data model with user

ERD conceptual :

Karyawan

KaryawanID

HistoriJabatan

HistoriID

Jabatan

JabatanID

Departement

DepartementID

Absensi

AbsensiID

Cuti

CutiIDLembur

LemburID

Tunjangan

TunjanganID

Potongan

PotonganID

Pinjaman

PinjamanID

PPH

PPHID

Salary

SalaryID

HariKerja

HariKerjaID

Surat

NoSurat

Contact

NoContact

JenisSurat

JenisSuratID

memiliki

mensupervisi

memiliki

memiliki

menjabat

menerima

menerimamenerima

melakukan

memiliki

mengajukan

melakukanmembuat

memiliki

memiliki

mempengaruhimempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhi

mempengaruhimempengaruhi

◄

0..*

1..1

1..11..11..11..1

1..1 1..1 1..1

1..1

1..*

0..*

0..*

0..*

1..*

1..*

1..*

0..*

0..*

0..*

1..1

1..1

1..1

1..1

1..*

1..*

1..*

1..*

1..* 1..*

1..1

1..11..*

1..*

1..*

1..*

0..*

0..1

1..1

1..1

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

◄

1..*1..1

1..1

0..*

JenisTunjangan

JenisPotongan

◄

Manager

Ijin

IjinID

mengajukan

1..1

0..*

◄

2.2 Logical Database Design

Logical database design consists of :

1. Make the relation to the data model

1.1 Strong entity

1.2 Weak entity

1.3 Relationship entity binary one-to-many (1:*)

1.4 Relationship entity binary one-to-one (1:1)

1.5 Recursive relationship entity one-to-one (1:1)

1.6 Relationship binary many-to-many (*:*)

1.7 Complex relationship type

1.8 Multi-valued attributes

2. Validating the relationship using the normalization

3. Validating relationship type with user transaction

4. Check integrity constraint

5. Review the logical data model with user

ERD Logical :

2.3 Physical Database Design

Physical database design consists of :

1. Translate the logical data model to the DBMS used

1.1 Design the base relation

1.2 Design representation of derived data

1.3 Design general constraint

2. Design representation of physical design

2.1 Analyzing the transaction

2.2 Choosing file organization

2.3 Choosing index

2.4 Estimating disk space requirements

3. Design the user view

4. Designing security mechanism

3. System Implementation

1. Hardware Specification

1. Server specification

Specification of the server computer for this application to run properly are :

• Processor : Intel Core2Duo 2,4Ghz

• RAM Memory : Kingston DDR2, 2x1 GB

• Harddisk : Seagate SATA II 500 GB 4 MB

• Casing : Cooler Master Mid Tower

2. Client specification

Specification of the client computer for this application to run properly are :

• Processor : Intel DualCore E2200 2,2Ghz

• RAM Memory : Kingston DDR2 512 MB

• Harddisk : Seagate SATA II 80 GB 2 MB

• Casing : PowerLogic AZURA 3000 450W

• Keyboard : PowerLogic Keyboard

• Mouse : Optical mouse

2. Software Specification

Software used for this application to run properly :

1. OS Windows 7 32bit

2. Browser Mozilla Firefox 9.0.1

3. XAMPP 1.74

4. Adobe PDF Reader 10.1

4. Evaluation Here are the results of the evaluation is conducted to the users of our system,

including the HRD staff, Manager, Admin :

Module Name Assessment of User HRD Manager Admin

Home Fair Good Good Employee Good Fair - Absence Good Good - Account Good Good - Leave Good Good - Permissions Good Good - Overtime Fair Fair - Mailing - - Good Contact - - Good Loans Fair - - Cuts Fair - - Allowance Fair - - Payroll Fair Fair -

There are some improvements made after evaluation of the users of the system we

make, including the :

1. Logo placement changes

2. Change the order of the menus on the main screen

3. Change the placement of absence button of the main screen to the attendance page

4. The addition of PIC and Keterangan fields in the table Surat

5. The addition of Keterangan fields in the table Contact

5. Conclusion Based on the analysis result, design, implementation, and evaluation system that

has been presented in previous chapters, some conclusions can be concluded, such as:

1. The use of database is not only limited to specific sections, the storage of data

about the running procedures at the company like employee data (include history

of employee education, employee working experiences, employee’s language

skills, history of project that have been done by the employee), employee

absences, history of employee position, leave, permit, loan, allowance, overtime

pay, taxes, salaries, contact number of company partner, and number of letter sent

by the company had been sotred using database.

2. The database aplication design made the process of checking letter sent by the

company easier and facilitate in the process of finding the contact number of

company partner because administration section not need to check the document

manually.

3. The design of database applications that have been made was applied a security

system of authentification and authorization to protect data from those who did

not authorized. To use this application user was must go through the login process

first so only authorized users who can use this application.

4. The design of a database application that have been made could help reduce the

time used to complete a task since the application created has been equipped with

search and sort facilities so users do not need to do a data search process by

opening files one by one.

5. The design of applications that have been made can showing history data such as

educational history, job history, project ever built, and payroll history data along

with salary details gained.

6. The design of applications that have been made can reduce the time of calculating

salaries, making report (salary slip).

7. The design of application has been made simplify in making mail number.

References

[1] Connolly, T.M. & Begg, C.E. (2005). Database System : A Practical Approach to

Design, Implementation, and Management. Fourth Edition. Addison Wesley Inc,

United States of America.

[2] Cushing, B.E. (1991). Accounting Information System, 6th Edition. Addison Wesley

Publishing Co.

[3] Dessler, G. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi ke-7. Prentice Hall.

New Jersey.

[4] Dessler, G. (2003). Human Resource Management, Ninth Edition. Prentice Hall. New

Jersey.

[5] Eaglestone, B. & Ridley, M. (2001). Web Database Systems. McGraw-Hill Publishing

Co, New York.

[6] George, J.A., Joey, F. & Valacic, H. (1996). Modern Systems Analysis and Design.

Reading : The Benjamin / Cummings Publishing Company.

[7] Hasibuan, M.S.P. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia : Dasar dan Kunci

Keberhasilan . Edisi 9 . PT. Toko Gunung Agung . Jakarta.

[8] Kadir, A. (2000). Konsep dan Perancangan DATABASE, Edisi Pertama. Andi,

Yogyakarta.

[9] Kadir, A. (2004). Dasar Pemrograman Web Dinamis dengan JSP (Java Server

Pages). Andi, Yogyakarta.

[10] Laudon, K. & Laudon, J. (2003) .Essentials of Management Information Systems :

New Approaches to Organization and Techology, Fifth Edition. Prentice Hall.

Upper Saddle River, New Jersey.

[11] Lucas, H.C., Jr (1993) Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi ke-3 Erlangga,

Jakarta.

[12] McLeod, R.,Jr. (1998). Management Information Systems, 7th Edition, Prentice –

Hall Inc A Simon & Schuster Company. Upper Saddle River. New Jersey.

[13] McLord, R.,Jr (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Edisi Bahasa Indonesia.

PT. Prenhallindo, Jakarta.

[14] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, Edisi ke 3, Cetakan ke 3. Salemba Empat,

Jakarta.

[15] Noe, R., Hollenbeck, A., John, R.G., Wright, B. & Mullen, P. (2000). Human

Resource Management : Gaining A Competitive Advantage. Third Edition.

McGraw-Hill. NewYork.

[16] O’Brien, J.A. (2003). Introduction to Information System. Eleventh Edition.

MgGraw-Hill Inc, New York.

[17] Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2006). Accounting Information Systems.

Pearson Education, Inc, Upper Saddle River, New Jersey.

[18] Turban. (2003). Introduction to Information Technology. Second Edition. John

Wiley & Sons, Inc.

[19] Whitten, J.L., Bentley, L.D., & Dittman, K.C. (2004). System Analysis and Design

Methods, 6th edition. Mc-Graw-Hill, New York.

[20] Yourdon, E. (1989). Modern Structured Analysis. Second Edition. Prentice Hall.