ANALISA PROSES BISNIS -...
Transcript of ANALISA PROSES BISNIS -...
ANALISA PROSES BISNIS
MATERI DAN REFERENSI
Mata kuliah Analisa Proses Bisnis ini akan mempelajari mengeneai Manajemen Proses Bisnis, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management), Peningkatan Proses Bisnis (Business Process Improvement), Manajemen Dokumen, Manajemen Workflow, Seven Tools, Six Sigma dalam Proses Bisnis, serta Benchmarking
MATERI UTAMA
1. Overview Mata Kuliah
2. Manajemen Proses Bisnis
3. Dokumentasi Proses
4. Performance Measurement
5. Manajemen Dokumen
6. Manajemen Workflow
7. Review Materi
Sumber Referensi: The Business Process Management Guide. Ivanka Menken. Handbook on Business Process Management 1. J. Vom Brocke. 2010. Springer
MATERI UTAMA
8. Seven Tools I
9. Seven Tools II
10.Seven Tools III
11.Six Sigma I
12.Six Sigma II
13.Benchmarking
14.Review Materi
Pertemuan 5:
Self AssessmentCredit to. Mahendrawati ER, Ph.D.
1. Konsep Self Assessment
2. Prosedur Self Assessment
3. Interpretasi hasil pengukuran
Outline Materi 1
Konsep Self Assessment
5.1
Konsep
Self assessment: teknik untuk mengevaluasi tingkatkinerja perusahaan dan prosesnya
Kata “self” menunjukkan bahwa pengukuran dilakukanoleh perusahaan sendiri bukan oleh pihak ketiga di luarperusahaan
Apa yang membedakan self assessment denganpengukuran kinerja biasa??
Process
Documentation
Performance
Measurement
Self assessment
& Performance
Evaluation
Improvement
PlanningImprovement
Self Assessment vsPerformance Measurement
Waktu pengukuran:
• Sistem pengukuran biasa dilakukan terus menerus
• sementara self assessment dilakukan hanya pada beberapa momen tertentudengan tenggang waktu tertentu antar setiap self assessment
Fokus:
• Sistem pengukuran kinerja biasa menyediakan pengukuran rinci untuksebuah proses
• Tujuan dari self assessment adalah untuk memberikan gambaran umum danutuh tentang kinerja perusahaan
Self Assessment vsPerformance Measurement
Manfaat:
• Data dari sistem pengukuran biasa, lebih banyak digunakan untukjalannya proses sehari-hari dan mengawasi peningkatan.
• Hasil self assessment lebih banyak digunakan untuk mendefinisikanarea/bagian peningkatan jangka panjang dan pendukung keputusanstrategis
Jadi, pengukuran dalam self assessment dilakukan dalam level
strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih jarang dilakukan
Langkah melakukan Self Assessment
Untuk melakukan self assessment, proses bisnis sebuahorganisasi harus didokumentasikan
Ukuran kinerja untuk proses tersebut harus ditentukan
Manfaat
Dengan merencanakan untuk melakukan self assessment, organisasi dipaksa untuk melakukan dua langkah awal yang sangat penting tersebut
Self assessment memberikan gambaran kepada manajemententang kebutuhan dan potensi peningkatan
Memungkinkan pengarahan sumber daya peningkatan ke area atau proses yang benar
Prosedur/Sistem Self Assessment
5.2
Ukuran Kinerja dalam SA
Tujuan self assessment adalah memberikan gambarankasar tentang
• Proses yang berjalan dengan baik
• Proses apa yang harus ditingkatkan
Ukuran kinerja yang digunakan dalam self assessmentharus pada tingkat yang lebih tinggi dan mencakupkeseluruhan proses bisnis
Tantangan
Mendefinisikan proses inti dalam organisasi danmenentukan mana yang harus diikutkan dalam self assessment
• Proses harus berperan penting untuk daya saing perusahaan
• Jumlah proses yang logis: 10 – 20
• Umumnya meliputi: pengembangan produk, pengiriman, penyediaan jasa, pengadaan dll
Menghubungkan ukuran kinerja dengan proses inti ini
Tantangan
Menghubungkan ukuran kinerja dengan proses inti• Diutamakan variasi dari lima macam ukuran yang telah dibahas sebelumnya
• Jika salah satu proses dalam self assessment adalah pengembangan produk, makaukuran kinerja yang jelas: jumlah produk yang dikembangkan dalam periode tertentu, biaya untuk mengembangkan sebuah produk standar, dan pengaruh pasar
Menentukan interval waktu pelaksanaan self assessment. • Umumnya: sekali dalam 6 bulan bisa naik atau turun tergantung kebutuhan
Elemen Sistem SA
Proses Bisnis
Ukuran kinerja
Sebuah rencana untuk melakukan analisis
Pelaksanaan
Self assessment harus dilaksanakan sesuai denganrencana
Informasi yang terkumpul (hasil pengukuran) harusdisimpan untuk memungkinkan perbandingansepanjang waktu dan mencari trend dalam kinerja
Berdasarkan self assessment:• Tentukan area yang perlu ditingkatkan
• Identifikasi kekuatan yang dapat menjadi keunggulan kompetitif
Informasi ini digunakan untuk memprioritaskanarea peningkatan dan rencana aktivitas peningkatanperiode berikutnya
Pemeliharaan & Perubahan
Sistem self assessment harus dipelihara bahkan ditingkatkankemampuannya
Kenapa perlu dilakukan perubahan dalam sistem self assessment?
• Mengakomodasi pengalaman yang diperoleh dalam menggunakan self assessment
• Perubahan kondisi di sekitar organisasi
Pemeliharaan meliputi:
• Penyesuaian bagian dari sistem yang sudah kuno misal: menghilangkan proses yang tidak lagi dilakukan perusahaan
Pengembangan sistem: mengubah fokus pengukuran ke area yang diperkirakan lebih penting di masa yang akan datang
Perubahan vs Stabilitas
Apa permasalahan yang mungkin timbul jika dilakukanperubahan terhadap sistem self assessment?
Jika dilakukan perubahan maka sulit menjagakesinambungan pengukuran
Tanpa ada kesinambungan maka perbandingan denganhasil pengukuran terdahulu menjadi tidak berguna tidak bisa mengidentifikasi trend
Harus dipikirkan sebelum melakukan perubahan!
Interpretasi Hasil Pengukuran
5.3
Mengapa?
Agar self assessment berguna maka hasil pengukuranharus diinterpretasikan
Beberapa alat untuk memprioritaskan usaha peningkatanberdasarkan hasil self assessment adalah:
• Trend analysis
• Spider chart
• Performance matrix
Trend Analysis
Analisis perkembangan tingkat kinerja
Dengan membandingkan hasil pengukuran saat inidengan periode sebelumnyadapat dilihat arahperkembangan
Ukuran yang menunjukkan trend negatif adalah kandidatyang relevan untuk aktivitas peningkatan
Contoh
Kinerja
Hari ini
Waktu
Waktu pengiriman
Jumlah produk baru
Jumlah penawaran yang dimenangkan
Spider Chart
Sebuah tool untuk membandingkan tingkat kinerjasebuah organisasi dengan organisasi lain
Hasil self assessment dapat diinterpretasikan dalamkaitannya dengan perusahaan lain, misalnya: kompetitor
• Memberi gambaran seberapa baik kita dibanding competitor
Input: analisis pasar, statistik industri, dll
Contoh Spider Chart
Time to market
Percent new product
Cost per new product
Market share
Quality
Flexibility
Reliability
Brand awareness
Kinerja perusahaan
Kinerja pesaing utama
Kemana usaha peningkatan harus diarahkan?
Performance Matrix
Digunakan untuk menganalisis tidak hanya sebaik apaproses bisnis dilakukan tetapi seberapa penting proses tersebut
Kenapa??
• Untuk menghindari perusahaan menghabiskan sumber daya dalammeningkatkan proses yang kinerjanya tidak bagus dan tidakpenting!
Contoh Performance Matrix
Cu
rren
t P
erfo
rm
an
ce
Importance
UnimportantMust be
Improved
Overkill OK
Kriteria Pengujian
Jika organisasi memiliki persepsi yang jelas tentangfaktor-faktor utama daya saing
• Criteria testing alat yang berguna untuk secara numerikmenganalisis proses bisnis apa yang memiliki pengaruh paling besar terhadap faktor-faktor kesuksesan
Alat yang tepat untuk mengubah Critical Success Factormenjadi proses bisnis, dan memungkinkan peningkatandilakukan terhadap proses bisnis yang benar-benarberpengaruh terhadap daya saing
Critical Success Factor
A limited number of factors that to a large extent impacts the organization’s competitiveness and its performance in the
marketplace
Usually answer the question:
What is it that our customer truly value about our enterprise and help maintain them as customers?
Contoh Kriteria Pengujian
Business Process CSF 1 2 3 4 Skor
Weight 1 3 3 2 Total
Haircut and other services 3 3 0 0 6
Time Planning 1 9 6 0 16
Accepting Reservation 0 9 6 0 15
Recruiting 1 3 9 6 19
Keeping the staff 1 0 9 0 10
Planning additional services 0 0 0 6 6
Purchasing accessories 3 0 0 2 5
😉 terima kasih 😉